Trabajo-avances.docx

PROYECTO FORMATIVO

MJ ALUMINIO&HIERRO Yulibeth Ardila, Farid Orozco, Lina Carrillo, Nancy Franco, Cristian Meneses. Tecnólogos en Gestión Administrativas

ANALIZAR Y ESTRUCTURAR EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION QUE CONTRIBUYA CON EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LAS AREAS DE GESTION ADMINISTRATIVA EN EL SECTOR PRODUCTIVO V2.

INTRODUCCIÓN

ANTECEDENTES DEL PROYECTO La situación actual de las Mipymes de la ciudad de Barranquilla en la generación de desarrollo económico, contrasta con el escaso acceso a las tecnologías de información y comunicación. Según datos del Dane solo el 13,2% de las microempresas hacen uso de computador y 7,2% utilizan la Internet y menos del 3% tienen presencia en la web, esta vulnerabilidad de las Mipymes colombianas hacen que nuestros empresarios sean menos competitivos con relación a las empresa nacionales y/o extranjeras que desarrollan la misma actividad económica. De qué manera puede este proyecto ayudar a las pymes a mejorar su producción y ser más competitivos, teniendo en cuenta el manejo de su información.

JUSTIFICACIÓN Este proyecto es necesario para garantizar el desarrollo de las competencias de los aprendices del programa de Tecnólogo en Gestión administrativa; de igual manera para proporcionar las herramientas administrativas y tecnológicas que incrementarán los niveles de productividad y competitividad de las Mipymes de la ciudad de Barranquilla, en la medida en que les permitirán contrarrestar el bajo desarrollo en las tecnologías de información y comunicación.

OBJETIVO GENERAL Analizar y estructurar el desarrollo de un sistema de información para el mejoramiento de los procesos administrativos en el sector productivo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS



Identificar la problemática y deficiencias en los procesos administrativos.



Proponer acciones y estrategias a desarrollar



Estructurar e implementar bases de datos y sistemas de información en el puesto de trabajo Evaluar los sistemas de información.



ANALISIS LISTA DE VERIFICACION

1 .P LANEAR

SI

NO NA O BSERVACIO N

1.1 ¿Tiene misión?

X

1.2 ¿La misión se encuentra visible?

X

1.3 ¿La misión se encuentra actualizada?

X

1.4 ¿Conocen sus empleados la misión?

X

1.5 ¿Va encaminada la empresa a la misión?

X

1.6 ¿Tiene visión?

X

1.7¿La visión se encuentra visible?

X

1.8¿La visión se encuentra actualizada?

X

1.9¿Conocen sus empleados la visión?

X

1.10¿La empresa cuenta con valores corporativos?

X

1.11¿Conocen los trabajadores los valores corporativos?

X

1.12¿Los valores corporativos son aplicados dentro de la empresa?

X

1.13¿Cuenta con politica de calidad?

X

1.14¿Conocen sus trabajadores la politica?

X

1.15¿Cuenta con la política de prevención de riesgos laborales?

X

1.16¿Cuenta con la politica de seguridad y salud en el trabajo?

X

1.17¿Gestiona y miniza el impacto ambiental?

X

1.18¿Realiza autodiagnósticos de actitudes emprendedoras?

X

1.19¿Cuenta con un plan de inversiones?

X

1.20¿Cuenta con un plan marketing?

X

2 . O RGANIZAR 21.¿Cuenta con un líder?

X X

2.2¿Cuenta con un organigrama?

X

2.3 ¿Se encuentra en función el orden jerárquico?

X

2.4 ¿Cuenta con un manual de funciones establecido?

X

2.5 ¿Cuenta con unidades operativas?

X

2.6 ¿Cuenta con un comité de evaluación?

X

2.7 ¿Selecciona y coloca a los trabajadores en el puesto adecuado?

X

3 . DIRIGIR

X

3.1 ¿Reciben sus empleado capacitaciones requeridas?

X

3.2 ¿Motiva a los miembros de la organización?

X

3.3 ¿Comunica con efectividad la información necesaria?

X

3.4 ¿Satisface las necesidades de los empleados a través de esfuerzo en el trabajo?

X

3.5 ¿Cuenta con canales de comunicación? 3.6¿Supervisa el trabajado de los trabajadores?

X X

3.7 ¿Promueve la participación grupal en la organización?

X

3.8 ¿Tiene en cuenta a sus trabajadores en la toma de decisiones?

X

4 . CO NTRO LAR 4.1 ¿ lleva un seguimiento de las actividades implementadas?

X

4.2¿Define estándares para medir el desempeño de los trabajadores?

X

4.3¿Se realizan evaluaciones de desempeño?

X

4.4 ¿Se realizan auditorias pertinentes?

X

4.5 ¿Corrige desviaciones y garantiza que se haga la planeación?

X

4.6 ¿Lleva la contabilidad requerida por la empresa?

X

4.7 ¿Cuenta con los permisos vigentes para laborar?

X

5 . SERVICIO AL CLIENTE

X

5.1 ¿Capacita al personal para mejorar el servicio al cliente?

X

5.2 ¿Brinda solución a los problemas que presentan los usuarios?

X

5.3 ¿Define parámetros para identificar prioridad de servicio?

X

5.4 ¿Se interesa por las necesidades del cliente?

X

5.5¿Acepta mejoras en el ámbito de servicio al cliente?

X

5.6 ¿Cuenta con un servicio posventa?

X

5.7¿Cuenta su empresa con un buzón de sugerencia?

X

5.8 ¿Cuenta con la tecnología adecuada?

X

5.9 ¿Cuenta con página web?

X

6 . GESTIÓ N DO CUMENTAL 6.1 ¿Capacita al personal en gestion documental?

X

6.2 ¿Implementa el sistema de gestión de documentos electrónicos?

X

6.3 ¿Cuenta con una base de datos adecuado?

X

6.4 ¿Se encuentra actualizada la base de datos?

X

6.5 ¿Cuenta con un sistema de recolección de información?

X

6.6 ¿Provee espacios de almacenamiento para la documentacion?

X

6.7¿Cuenta con un espacion fisico para archivo?

X

6.8¿Tiene una persona encargada de administrar el archivo?

X

6.9¿Cuenta con un codigo de conducta?

X

6.10¿Cuenta con un reglamento sancionatorio para el personal?

X

6.11¿Conocen sus empleados el reglamento o codigo de conducta?

X

6.12¿Conocen los limites y extremos a los que deben llegar? 6.13¿Evita conflitos dentro de las instalaciones?

X

X

PLANEACION ESTRATEGICA

MISIÓN

MJ ALUMINIO es una empresa dedicada a la fabricación y la comercialización de cerramientos en aluminio, hierro y vidrios templados, brindado soluciones de larga durabilidad y alta calidad en los diseños que se ajustan a la necesidad de nuestros clientes. VISIÓN

MJ ALUMINIO para el año 2020 desea cumplir las expectativas de contar con un local más amplio, y con un personal capacitado y altamente calificado para generar mayor utilidad y sostenibilidad en el mercado laboral.

OBJETIVO GENERAL Brindar a nuestros clientes productos en cerramiento con aluminio, hierro y vidrio templado, satisfaciendo sus necesidades, llenando sus expectativas dándoles mayor seguridad y comodidad en sus hogares.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS    

Fidelizar al cliente por medio de los productos que MJ ALUMINIO ofrece. Ofrecer a nuestros clientes un sistema de PQRS capaz de resolver sus necesidades e inquietudes. Alcanzar un posicionamiento sostenible en la ciudad de Barranquilla.

VALORES Y PRINCIPIOS 





 



Responsabilidad y compromiso: el empleado se debe concientizar que debe cumplir con las diferentes actividades y responsabilidades que se le otorguen al momento de seleccionar el cargo. Iniciativa y calidad de servicio: fomentar la participación activa entre los empleados, conlleva a aportar nuevas ideas que ayuden a mejorar la calidad de la empresa. Pensamiento proactivo: estamos convencidos que todas las personas tienen el talento y la calidad suficiente para s creativos y con voluntad para anticipar el futuro para responder con éxito a los nuevos retos económicos, sociales, culturales y morales. Efectividad: anticipamos los hechos, minimizándolos los recursos en el tiempo estipulado. Honestidad: llevar una conducta recta, honrada que llevan a observar normas y compromisos, así como actuar con la verdad lo que denota sinceridad en el área de trabajo y transparencia en sus actos, entre lo que hace, piensa y dice Equidad: mantener una buena relación interpersonal con los empleados conlleva a tener un ambiente armoniosos en el área de trabajo.

POLITICAS GENERALES MJ ALUMINIO Y HIERRO va orientada a satisfacer las necesidades y deseos del cliente garantizando la total resistencia de los productos que brindamos, además contamos con un personal altamente calificado; comprometida en el diseño de los producto, en la estructuras de las obras y en el ensamblaje de las mismas.

POLITICAS ESPECÍFICAS Políticas de calidad   



La empresa va enfocada a cumplir las actividades legales y vigentes en el proceso adecuado a la fabricación del producto con estándares de calidad. Nuestros productos brindan una alta durabilidad, puesto que es resistente y ligero las cual nos garantiza una mayor seguridad. Aplicando las Normas ISO 14001 en nuestros procesos de fabricación en los que identificamos, priorizamos y gestionamos los riesgos ambientales minimizando el impacto en el planeta. Somos comprometidos y responsables entregando el producto Justo a tiempo lo cual garantiza fidelización por parte del cliente.

Políticas Venta 

La empresa desarrolla publicidad, para la difusión de los productos que ofrecemos. Políticas de Producción

 

La empresa se adapta a las necesidades y gusto que presente el cliente. Hacer un mantenimiento preventivo de todas las maquinarias de trabajos cada tres meses para que el producto sea de la mejor calidad.

Políticas de personal      

El personal contratado o admitido debe contar con cualidades excepcionales y experiencia en el área de carpintería y aluminio. Se hará una rotación del personal en su área de acuerdo a la experiencia y compromiso del subordinado. Dotación de los recursos humanos y materiales necesarios para su consecución; incluyendo el adiestramiento y la capacitación periódica del personal. La atención personal y profesional de forma rápida, eficaz y cualificada. Motivación constante al equipo de trabajo y las enseñanzas de nuestros errores para mejorar. Posicionar la empresa siendo altamente competitivos en nuestro mercado; basado en la confianza y fidelización de nuestros clientes.

FORTALEZAS

MATRIZ DOFA

1. Buena calidad del producto. 2. Cuenta con un Personal cualificado. 3. Características especiales del producto que se oferta. 4. Entusiasmo y entrega por parte del gerente. 5. Calidad en la fabricación de los productos. 6. Aprovechamiento de los materiales para no escatimar recursos.

DEBILIDADES 1. No cuenta con publicidad. 2. No cuenta con una planeación estratégica estructurada. 3. No cuenta con plataformas virtuales. 4. No lleva los procesos contables.

OPORTUNIDADES 1. Adaptación a los cambios. 2. Los clientes buscan un factor personalizado en cerramientos. 3. No cuenta con competencia en el sector. 4. Lanzamiento de nuevos proyectos de edificaciones, que requieran la implementación de estructuras en aluminio.

FO 3.2 Diseño de obras personalizadas en aluminio, fidelizando al cliente con el productos para lograr su satisfacción y generar ingresos por medio de esta. 4.1 Potencial y entrega por parte del gerente para realizar innovaciones y cambios en lo que ofrece. 2.4 Compromiso por parte del personal, en el ensamble, fabricación e instalación de las obras en los que se requieran los cerramientos. 3.2 Presentar ideas de productos, para ampliar el portafolio de los servicios que presta.

DO 1.1

AMENAZAS 1. No es reconocida en el área. 2. Alta competitividad de empresas especializadas en el aluminio. 3. Tendencia de los clientes a preferir bajos precios por productos de calidad. 4. Descenso del mercado en temporadas del año. 5. Estabilidad y rentabilidad de empresas de aluminio en Barranquilla.

FA DA 4.1 debido a la falta de reconocimiento 1.1 implementar un marketing en redes de la empresa en el sector, se muestra sociales y una plataforma virtual, interés por parte del Gerente en que mejore el posicionamiento de la adoptar cambios, que contribuyan al empresa en el sector. mejoramiento de la misma. 4.5 Implementar un sistema de 1.3 Excelente calidad en los productos, información tipo escritorio, que debido a su alta durabilidad, lo que optimice los procesos contables. conlleva a pagar precios módicos. 2.5 Se propuso implantar una 1.2 La buena calidad de los productos, planeación estratégica, que contribuya lleva a posicionarse a un buen nivel, al direccionamiento y continuidad de la con respecto a la alta competitividad empresa. de otras empresas dedicada a la fabricación de cerramientos en aluminio. 6.4 Las ventas de los productos se relacionan con las temporadas altas del año, donde se incrementa mayor demanda de los productos ofertados.

Crear plataformas web que contribuyan al mejoramiento de la empresa. 4.1 Implementar un software de contable que mejores el registro de nómina y facturación de la empresa. 3.1 Implementar el manejo de redes sociales y pagina web. 3.2 A través de las plataformas virtuales, se busca tener mayor interacción con los clientes.

ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMA

Gerente

Maestro de obra

Auxiliar de obra

Secretaria

Soldador

MANUALES DE FUNCIONES

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Gerente General Departamento: Directivo Cargo del jefe inmediato: 2. MISION DEL CARGO

Planear y controlar, las actividades directivas financieras y administrativas de la organización, así mismo resolver los asuntos en los que se requiera de su presencia, liderando a su personal al éxito y trabajo en equipo. 3. NIVEL DE RESPONSABILIDAD

Gerente General

Secretaria

Maestro de obra

Auxiliar de obra

Soldador

1. FUNCIONES DEL CARGO

DIARIAS      



Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y los análisis se estén ejecutando. Diseñar estructuras organizacionales acordes a la demanda del entorno y de los mercados. Guiar y motivar a los empleados, así como velar por el logro de los objetivos de la empresa. Tomar decisiones y dirigir el rumbo de la empresa hacia sus objetivos. Controlar el desempeño de los empleados verificando el logro de metas de la organización. Fomentar la responsabilidad social de la empresa, para cuidar el medio ambiente, respetar los derechos humanos y políticas de las empresas y contribuir al desarrollo social de sus trabajadores. Cumplir con las políticas, reglamentos, normas, procedimientos y demás disposiciones que la empresa tenga establecidas, a fin de mantener un clima que favorezca las relaciones laborales.

4.2 PERIODICAS 

Señala y determina los cambios tecnológicos para lograr innovación, crecimiento y mejoras.

 

Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con los objetivos Anuales.

4.3 OCASIONALES 

Viajar a una reunión de negocios extraordinaria.

5. REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO

EDUCACIÓN Profesional

FORMACIÓN ENTRENAMIENTO Administrador de empresa

EXPERIENCIA 1 Año mínimo

6. HABILIDADES Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:         

Asertivo Líder Eficaz y eficiente Proactivo Iniciativa Criterio propio Creativo e innovador Dirigir eficazmente su equipo de trabajo. Estratega 7. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

POR EQUIPOS: Computador, teléfono, celular, impresora. POR PROCESOS: POR CALIDAD: Asegurarse que todos los procesos dentro de la organización, se cumplan de acuerdo a lo estipulado. POR REGISTROS: Llevar un control de las entradas y salidas de dinero, como también un control de cada área comercial, productiva y financiera. POR DINERO Y/O VALORES:

8. SUPERVICION RECIBIDO: EJERCIDA: Ejerce supervisión ante el maestro de obra y la secretaria.

1.IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar del maestro de obra Departamento: Operativo - Producción Cargo del jefe inmediato: Maestro de obra 2.MISION DEL CARGO Brindar un apoyo inmediato en los procesos de ensamblaje y fijación en acabados de carpintería en aluminio y hierro que la empresa ofrece. 3.NIVEL DE RESPONSABILIDAD

Gerente General

Maestro de obra

Auxiliar de obra

4.FUNCIONES DEL CARGO DIARIAS  Cumplir con las exigencias que le otorga su jefe inmediato en la elaboración e implementación de la labor que se está ejerciendo.  Realizar el trabajo en el lazo de tiempo estipulado.  Utilizar los recursos o materiales que la empresa le adquiere.  Cumplir con las políticas, reglamentos, normas, procedimientos y demás disposiciones que la empresa tenga establecida a fin de mantener un clima que favorezca las relaciones laborales. 4.2 PERIODICAS  

Suplantar o cubrir el puesto de su subordinado, si este no se encuentra disponible o no puede cumplir con su cargo en el momento que se requiera. Apoyar en otras áreas funcionales.

4.3 OCASIONALES 

Tomar decisiones con el fin de replantear fallas en los procesos.

5. REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO EDUCACIÓN .Bachiller .Auxiliar

FORMACIÓN ENTRENAMIENTO .Bachiller Industrial .6 Meses. .Auxiliar en procesos de ensamblaje.

EXPERIENCIA

6. HABILIDADES Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:   

Conocimiento en técnicas de acabados de carpintería en aluminio y hierro. Responsabilidad con sus subordinados y laborales que se le otorgan. Agilidad en elaboración de los productos que se solicitan. 7. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

POR EQUIPOS: POR PROCESOS: POR CALIDAD: Calidad en las técnicas de fabricación, garantizar la calidad en el proceso de ensamblaje. POR REGISTROS: POR DINERO Y/O VALORES:

8. SUPERVICION RECIBIDO: Recibe supervisión del maestro de obras en un periodo de 4 veces por semana. EJERCIDA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo: Soldador Departamento: Operativo - Producción Cargo del jefe inmediato: Maestro de obra 2. MISION DEL CARGO Ensamblar, pulir y posicionar, cerramientos, ventanas y divisiones de los productos ofrecidos por la empresa, mediante la utilización de materiales como aleaciones de acero y electrodos al carbono, garantizando así la firmeza en la fijación de la materia prima. 3. NIVEL DE RESPONSABILIDAD

Gerente General

Maestro de obra

Soldador

Auxiliar de obra r

4. FUNCIONES DEL CARGO DIARIAS 

Llevar a cabo su proceso con calidad.



Unir las piezas del material, para dar un producto final.



Verificar la calidad en los puntos de unión.



Pulir la unión de los puntos para dar mejores acabados.



Proteger su integridad usando los elementos de seguridad necesarios.



Cumplir con las políticas, reglamentos, normas, procedimientos y demás disposiciones que la empresa tenga establecida a fin de mantener un clima que favorezca las relaciones laborales.

4.2 PERIODICAS 

Comprobar la existencia del inventario y equipos a cargo.



Informar a superiores sobre el estado de la obra.



Brindar mantenimiento a los equipos a cargo.

4.3 OCASIONALES 

Expresar opinión en cuanto a replanteamiento del proceso, si implica mejora.

5. REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO

EDUCACIÓN Técnico

FORMACIÓN Técnico en soldadura

ENTRENAMIENTO

EXPERIENCIA 1 Año mínimo

6. HABILIDADES Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:         

Responsable Proactivo Líder Ser buen comunicador Criterio en la toma de decisiones Valores éticos Buenas relaciones Dominio técnico Trabajo en equipo 7. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

POR EQUIPOS: Es responsable de mantener la vida útil de la máquina de soldar y sus complementos, así como también de la pulidora. POR PROCESOS: Verificar los métodos de trabajo hasta el productos final. POR CALIDAD: Calidad en las técnicas de fabricación, garantizar la calidad en el proceso de ensamblaje. POR REGISTROS: POR DINERO Y/O VALORES: 8. SUPERVICION RECIBIDO: Recibe supervisión del maestro de obras en un periodo de 4 veces por semana. EJERCIDA: Ejerce supervisión ante el auxiliar de obra diariamente.

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Secretaria Departamento: Administrativo Cargo del jefe inmediato: Administrador 2. MISION DEL CARGO Brindar a su Jefe un apoyo incondicional en las labores establecidas, optando por una buena vigilancia en todos los procesos a seguir, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño para la organización. 3. NIVEL DE RESPONSABILIDAD

Administrador

Secretaria

4. FUNCIONES DEL CARGO DIARIAS          

Redacta correspondencia oficios, actas, memorando. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica, direcciones y de reuniones. Toma mensajes y los transcribe. Elabora y entrega cheques. Archiva documentos. Tener un buen servicio al cliente. Elabora cálculos elementales Estar al pendiente de la tramitación de expedientes. Informa todo lo relativo al departamento del que depende. Cumplir con las políticas, reglamentos, normas, procedimientos y demás disposiciones que la empresa tenga establecidas, a fin de mantener un clima que favorezca las relaciones laborales.

4.2 PERIODICAS 

Llevar un balance de todas las operaciones que se han ejecutado.

4.3 OCASIONALES  

Realizar o notifica sobre perdidas de ganancias Realiza demás funciones que de acuerdo con la naturaleza del cargo, le sean asignadas por su jefe inmediato.

5. REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO

EDUCACIÓN Tecnólogo

FORMACIÓN ENTRENAMIENTO Curso de informática avanzada. Técnico en contabilidad. Curso de servicio al cliente.

EXPERIENCIA 3 Año mínimo

6. HABILIDADES

Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:            

Persona de buen trato, cortes y serio Excelente redacción y ortografía Facilidad de expresión oral y escrita Persona proactiva y organizada Facilidad para interactuar en grupo Dominio de Windows, Microsoft office, internet Desempeñarse eficientemente en su área Buenas relaciones interpersonales Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones Capacidad para trabajar bajo presión Elaborar operaciones contables Asertivo

7. RESPONSABILIDADES DEL CARGO POR EQUIPOS: Computador, teléfono, calculadora, impresora, celular. POR PROCESOS: Que la información de las cuentas se encuentren perfectamente y los balances. POR CALIDAD: Velar que todos las operaciones se estén llevando eficientemente. POR REGISTROS: Llevar un control de la entrada y salida del dinero. POR DINERO Y/O VALORES: Responsabilidad de entrada de ingresos, registros de nómina. 8. SUPERVICION RECIBIDO: Recibe supervisión del Gerente General. EJERCIDA:

FLUJOGRAMA DE PROCESO OPERATIVO

FLUJOGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Actividades Operaciones Inspecciones Movimientos Almacenamientos Demoras 1. Recibir al cliente 2. Atender su necesidad 3. Buscar opciones para el cliente 4. Presentar muestras al cliente 5. Validación del producto 6. Traslado a caja 7. Pago de producto

8. Verifico satisfacción 9. Despedida cordial

FICHA TECNICA DE LOS PRODUCTOS

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

PROTOCOLO DE SERVICIOS

OBEJTIVO Definir una filosofía de servicios donde cada uno de los empleados que labora en la compañía sepa desenvolverse con los clientes, llevando adecuadamente una conversación, mostrando una buena imagen para nuestra empresa.

ALCANCE Este protocolo de servicio al cliente se aplicara como estructura fundamental y adecuada para que nuestros empleados y empleadores hagan más fácil su labor, ya que con ayuda de éste, las personas de nuestra empresa conocerán y aprenderán a desenvolverse en un ámbito laboral y personal con los clientes y compañeros y podrá estar establecido como normas internas y externas para nuestra empresa MJ ALUMINO.

PROTOCOLO DE ATENCIÓN PERSONAL Cuando un cliente se acerque a nuestras instalaciones, el servidor que lo atienda debe:  Saludar al cliente de forma amable: “Buenos días o buenas tardes, Mi nombre es (nombre y apellido), ¿en qué puedo servirle?  Dar al cliente a un lugar cómodo y reservado para atenderlo.  Dar al cliente la atención completa y exclusiva durante el tiempo de contacto.  Escuchar de manera atenta la solicitud del cliente para posteriormente brindarle una solución o acuerdo.  Brindar al cliente información clara y precisa sobre los servicios que presta nuestra empresa.  Realizar el seguimiento con el apoyo del área correspondiente de la solicitud hasta que se dé respuesta al cliente. PROTOCOLO DE ATENCIÓN TELEFONICA  

    



Contestar el teléfono lo más antes posible Saludar a quien llama de la siguiente forma: MJ ALUMINIO, buenos (días/tardes) Mi nombre es (nombre y apellido), ¿Con quién tengo el gusto de hablar? Y posteriormente, ¿en qué puedo servirle? Es necesario que el empleado hable con nitidez, con buena articulación y vocalización para que el cliente entienda el mensaje. Utilizar el inicio de la conversación para invitar al cliente a que describa la necesidad que tiene y que espere que le suministre la empresa. Proporcionar al cliente la atención completa y exclusiva durante dl contacto telefónico ( evitar interrupciones y dejarlo en espera) Informar al cliente de forma clara y concreta sobre el trámite y tiempo estimado en que la empresa entregara la información solicitada. Despedirse de forma cortés y agradecer al cliente por haberse comunicado con MJ ALUMINIO y manifestar que con gusto le atenderemos en caso de que requiere algo más. Realizar el seguimiento con el apoyo del área correspondiente de la solicitud telefónica hasta que se dé respuesta efectiva al cliente.

PROTOCOLO DE ATENCIÓN VIRTUAL 

  

La información e nuestra página web como mínimo deben cumplir con las siguientes características de tipografía: fuente, tamaño y color, que permitan la fácil lectura e interpretación en la pantalla del medio virtual. Disponer de una opción de búsqueda que facilite la ubicación de información dentro del ambiente virtual. Contar con una opción en la que el cliente pueda interactuar con la organización para dar a conocer sus quejas, reclamos o sugerencias. Las columnas de texto deben ser cortas para no saturar la imagen de caracteres.

PLANTILLA MANEJO DE CORRESPONDENCIA

CRONOGRAMA DE GANTT

EJECUCION

LISTA DE CHEQUEO CONTABLE

Criterios evaluados La empresa tiene Registro en Cámara de Comercio y se encuentra renovado La empresa expidió el Registro Único Tributario la empresa desarrolla actividades como régimen simplificado La empresa desarrolla actividades como régimen común La empresa se encuentra inscrita en Industria y Comercio La empresa registro libros contables La empresa realizo balance inicial y describe el inventario inicial del ente económico La empresa es con ánimo de lucro La empresa es sin ánimo de lucro ¿Los comprobantes y soportes cumplen con las normas establecidas en los artículos 123 y 124 del decreto 2649 de l.993 Los soportes se conservan archivados en orden cronológico de tal manera que es posible su Verificación.

SI X

No

X X

X

X

X X

X X X

X

Las operaciones contables están respaldadas por comprobantes de contabilidad como lo Establecen las normas contables y tributarias.

X

Se utiliza el plan de cuentas establecido para los comerciantes o el que aplique según la entidad que les efectúa inspección, vigilancia o control.

X

Las facturas recibidas cumplen con las normas establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

X

OBSERVACIONES

Las facturas cumplen con los requisitos establecidos en el art. 771-2 y por tanto sirven para la procedencia de los costos e impuestos descontables Esas facturas tienen la resolución de autorización de numeración de la facturación emitida por la DIAN.

X

Los documentos o cuentas de cobro recibidos de los no obligados a facturar cumplen con lo Indicado.

X

Ha validado que los Trabajadores se encuentran afiliados Al Sistema de Seguridad Social, Pensión y Riesgos Laborales. Los trabajadores se encuentran vinculados a la empresa mediante la modalidad de Contrato fijo Los trabajadores se encuentran vinculados a la empresa mediante la modalidad de Contrato Indefinido. Ha validado que los aportes retenidos por salud y pensión a los trabajadores se hayan pagado al sistema.

X

X

X

X

X

INFORME MJ ALUMINIO LA 24

FECHA:

Barranquilla, Marzo 14 de 2017

ELABORADO POR: Yulibeth Ardila, Lina Carrillo, Nancy Franco, Cristian Meneses, Farid Orozco

OBJETIVO: Conocer el estado actual de la empresa en el marco legal y contable.

MJ Aluminio la 24, es una empresa constituida legalmente según los parámetros establecidos por la Cámara de Comercio de Barranquilla como persona natural, desde el 27 de febrero de 2014 , con el NIT 32673544-9 y número de matrícula 0000590948 que actualmente se encuentra en estado activo y hace parte del régimen simplificado.

Entre sus actividades económicas se encuentran: 2599 - Fabricación de otros productos elaborados de metal n.c.p. y 3311 - Mantenimiento y reparación especializado de productos elaborados en metal, lo que refiere a la elaboración y reparación de elementos como ventanas, puertas, divisiones de baño y cerramientos en materiales como hierro y aluminio combinado con vidrio templado.

Dicha empresa, no cuenta con un personal de planta para la realización de las actividades, en ésta se opta por la contratación de obra y labor, según la cantidad de trabajo que se deba realizar, pues el propietario asegura que normalmente él solo puede cumplir con toda la carga laboral y que en los casos en que se presenten trabajos grandes, suele contratar hasta máximo cuatro operarios.

Actualmente la organización no maneja soportes contables de ninguna clase, no utiliza libros de contabilidad, pues el propietario prefiere administrar este tipo de información por su cuenta, empleando los conocimientos que posee por su experiencia, y justifica que no hace falta llevar libro de inventarios, puesto que no almacena material y compra el necesario para cada obra.

PROGRAMA DE CAPACITACION INTRODUCCIÓN Un sistema de capacitación, puede definirse como un programa estratégico, por medio del cual los empleados de una organización adquieren conocimiento y habilidades específicas para ser desarrolladas en su puesto de trabajo, esto hace parte de unos de los componentes más importantes del área de talento humano, puesto que el empleado debe ser lo primordial en una organización, estimulando así su personalidad para lograr un incremento de su eficiencia y eficacia en los procesos que realice, para alcanzar los objetivos de la organización. Por consiguiente este trabajo tiene como objetivo dar a conocer el sistema de capacitación a aplicar en la empresa proyecto MJ ALUMINIO. Basándonos en un diagnostico acerca de los programas de capacitación que serían útiles a aplicar en la organización, estos son los siguientes: Programa de capacitación en la seguridad y salud en el trabajo Programa de capacitación en el manejo y uso de la tecnología, a través de un sistema de información tipo escritorio y las redes sociales respectivas.

JUSTIFICACIÓN El plan de capacitación a aplicar en la empresa MJ ALUMINIO tiene como objetivo principal realizar mejoras continuas, que ayuden al desarrollo de la organización; aumentar la motivación del empleado, como también ampliar su conocimiento, teniendo en cuenta sus habilidades y desempeño, contribuyendo así con el alcance de los objetivos organizacionales Por ello se decidió implementar las siguientes mejoras: 

Capacitar a los empleados sobre la seguridad y salud en el trabajo, disminuyendo los posibles riesgos laborales, manteniendo así una excelente salud física y mental.



Brindar a los trabajadores un avance tecnológico en el puesto de trabajo, mejorando así la eficacia y eficiencia de estos, para generar mayor pro actividad en los procesos laborales y los objetivos de la organización.

OBJETIVO GENERAL Desarrollar una propuesta de capacitación formando continuamente el personal de trabajo, motivándolos al crecimiento profesional e integral, satisfaciendo así las necesidades de nuestros clientes, con el objetivo de potencializar la efectividad de nuestros trabajos, ajustándonos a las preferencias y gustos de nuestros clientes; contribuyendo de esta forma al desarrollo social.

OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Elaborar un programa de capacitación enfocado a la seguridad de los trabajadores y avances tecnológicos. 2. Identificar el contexto de la empresa a tener en cuenta para definir los parámetros básicos del plan de gestión del riesgo. 3. Identificar, evaluar y analizar los peligros y los riesgos presentes en cada una de las áreas. 4. Contribuir al desarrollo de las capacitaciones individuales y colectivas de los empleados. 5. Proponer un mayor ambiente de seguridad. 6. Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en las áreas especializadas. 7. Formular Metas y Objetivos de marketing 7. Crear cronograma de las actividades a desarrollar 8. Establecer medidas de seguimiento que permitan realizar una evaluación de los métodos de control propuestos.

MARCO TEÓRICO NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE PARA DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Decreto 1567 de1998. Según esta normatividad se crea el sistema nacional de capacitación y sistemas de estímulos, fue creado principalmente para organizaciones del estado pero es un modelo que fácil y uniformemente se puede adaptar a cualquier tipo de organización. Es un sistema que consta de artículos de ley, que explican el paso a paso que debe seguir el sistema de gestión del talento humano, para dar soporte al desarrollo y mantenimiento del mismo en Colombia. Este sistema debe constar primero de que todo con un campo de aplicación, es decir, el tipo de organización a la cual va dirigida ya sea entidades del estado o privadas, segundo debe estar definido por objetivos a alcanzar, políticas y planes o programas que aporten a la capacidad de aprendizaje acción y función que contribuyan con eficiencia y eficacia a la organización. Luego de esto se debe definir y seleccionar al grupo poblacional al que va dirigido el programa, puede ser general o especifico. Estos programas deben estar acreditados y certificados por una entidad o ente evaluador de calidad. Se ejecutara lo planeado y así mismo será evaluado para verificar el resultado de la capacitación brindada, de igual forma también se habla sobre la estimulación a los empleados, que consta de motivar e incentivar al talento humano a las mejoras con el fin de que brinden todo de ellos para cumplir con los objetivos organizacionales. ISO 9001 de 2008. Es la norma que especifica los requisitos para un sistema de gestión de calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, con la finalidad de mejorar la calidad de sus productos y servicios. Ésta se constituye de 8 capítulos, siendo el número 6 el dedicado a la gestión de los recursos, entre los que se encuentran: infraestructura, recurso humano y ambiente de trabajo. Puntualmente el numeral 6.2 nos refiere sobre el talento humano de una organización, sobre lo cual puntualizaremos a continuación; teniendo en cuenta que para que una empresa pueda crear satisfacción en sus clientes con buenos productos, también debe ofrecer personal de calidad. Se considera que el recurso humano de una organización es de calidad cuando posee bases competentes en educación, habilidades, formación y experiencia, cuando reconoce la importancia de sus labores en relación con la calidad y cuando se siente a gusto en su entorno. Para ésta norma, el personal es competente cuando cumple los requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia que la organización determina para cada puesto de trabajo; considerando que La educación son los estudios mínimos que una persona debe tener para un determinado puesto. Teniendo en cuenta esto, se hace necesario que a la hora de la selección de personal, las empresas cuenten con perfiles estrictamente detallados que le permitan saber cuáles son los conocimientos o habilidades mínimas que el aspirante al cargo debe tener para lograr acceder a dicho puesto. El comparativo de perfiles

es una matriz en la que se le da un peso a cada uno de los aspectos del perfil del puesto de acuerdo a la relevancia que ese aspecto tiene. Se elabora una tabla de ponderación que indicará en qué medida el perfil del empleado se ajusta al requerido. En esta secuencia de ideas se diseñan las pruebas de selección, donde se trata de evaluar las habilidades de cada aspirante y que por medio del análisis de las puntuaciones obtenidas, se determine quien está mejor capacitado para el empleo. Una vez, ya con el personal laborando en la institución, se debe considerar la diferencias en los perfiles que generen posibles necesidades de capacitación que podrán ser más o menos urgentes de acuerdo a la cantidad de aspectos en que difieran ambos perfiles y a la relevancia del aspecto en el que se difiere para la ejecución de las actividades de dicho puesto. Otro punto importante que la organización debe tener en cuenta para tener un personal competente y en el que la Norma ISO hace mucho hincapié es la formación del empleado. Saber detectar a tiempo las necesidades de capacitación y formación de un empleado es beneficioso tanto para el individuo como para la organización, ya que ayuda a reducir los costes por errores o incumplimiento, sirve para reducir desperdicios y aumenta el rendimiento. Además es un tema en el que la organización no debe descuidarse debido a la rapidez con la que se producen los cambios y el peligro de la obsolescencia profesional. El plan de capacitación será efectivo cuando consiga alcanzar los objetivos propuestos, que pueden ser un aumento en los conocimientos del empleado, un desarrollo en habilidades concretas o un cambio en las actitudes. Esto puede verificarse mediante la superación de pruebas o exámenes que se toman después de la capacitación, mediante un aumento en el rendimiento (aumento de la cantidad producida o disminución del tiempo empleado sin que se afecte la calidad del producto), o al comprobar que disminuyen los errores o defectos. También puede ser un indicador de efectividad la reducción de accidentes o situaciones de riesgo y la disminución de conflictos. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La seguridad y salud en el trabajo, antes denominada Salud ocupacional, se define como la disciplina que se encarga de la prevención de los riesgos y consecuencias asociados a la ejecución de una actividad laboral, y de la promoción y protección de la salud de los trabajadores. Por lo anterior un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. Su ejecución es permanente, como un proceso de mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo. Mediante el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, el Ministerio del Trabajo implementa acciones con el fin de mantener condiciones laborales que garanticen el bienestar, la salud de los trabajadores y la eficiencia de la empresa. El conocimiento de las bases legales permite identificar los diferentes cambios, evoluciones y modificaciones que se han implementado con el fin de brindar mejores condiciones laborales que a la vez genere productos de calidad. A continuación se presenta el marco legal de la seguridad y salud en el trabajo en nuestro país:

DX DE CUMPLIMIENTO DE LA CAPACITACION AL TALENTO HUMANO Como diagnostico en nuestra empresa proyecto, mediante la técnica de observación, podemos tener como resultado, la falta de capacitación al talento humano sobre normas de seguridad en el trabajo a manera específica, ya que en nuestra empresa proyecto se trabaja con materiales y herramientas corto punzantes, además se utilizan máquinas de cortes así que es indispensable actualizar al personal sobre el cuidado de su integridad al llevar a cabo sus labores. A manera de capacitación organizacional queremos implementar un programa de capacitación sobre servicio al cliente, para brindar un mejor servicio de atención al cliente interno y externo. A manera de capacitación específica implementaríamos un plan de actualización sobre las TICS ya que es de vital importancia la utilización de las nuevas herramientas tecnológicas para la comunicación con nuestro entorno.

Planes de capacitación Debido que en la empresa, en la que estamos presentando el proyecto trabaja con elementos que pueden causar un daño físico a los empleados como lo son el aluminio y acero además de las herramientas que emplean para su manipulación se encuentran en alto riesgo laboral. Presentamos a colación una capacitación sobre seguridad y salud en el trabajo, con el fin de fortalecer la seguridad de las instalaciones de trabajo y tener más precauciones a la hora de laborar. Como líder de seguridad y salud en el trabajo, usted debe conocer los diferentes elementos de protección personal, identificar las condiciones en las cuales se requiere su uso, mantenerlos de manera correcta y ayudar a sus compañeros a concientizarse de la importancia de estos. Los Elementos de Protección Personal tienen como función principal proteger diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga contacto directo con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesión o enfermedad. Los Elementos de Protección Personal no evitan el accidente o el contacto con elementos agresivos pero ayudan a que la lesión sea menos grave. Algunos de los principales Elementos de Protección Personal se presentan a continuación: PARA LA CABEZA • Casco de seguridad: Cuando se exponga a riesgos eléctricos y golpes • Gorro o cofia: Cuando se exponga a humedad o a bacterias PARA LOS OJOS Y LA CARA • Gafas de seguridad: Cuando se exponga a proyección de partículas en oficios como carpintería o talla de madera • Monogafas de seguridad: Cuando tenga exposición a salpicaduras de productos químicos o ante la presencia de gases, vapores y humos

• Careta de seguridad: Utilícela en trabajos que requieran la protección de la cara completa como el uso de pulidora, sierra circular o cuando se manejen químicos en grandes cantidades • Careta o gafas para soldadura con filtro ocular: Para protección contra chispas, partículas en proyección y radiaciones del proceso de soldadura.

PARA EL APARATO RESPIRATORIO • Mascarilla desechable: Cuando esté en ambientes donde hay partículas suspendidas en el aire tales como el polvo de algodón o cemento y otras partículas derivadas del pulido de piezas • Respirador purificante (con material filtrante o cartuchos): Cuando en su ambiente tenga gases, vapores, humos y neblinas. Solicite cambio de filtro cuando sienta olores penetrantes de gases y vapores • Respiradores autocontenidos: Cuando exista peligro inminente para la vida por falta de oxígeno, como en la limpieza de tanques o el manejo de emergencias por derrames químicos.

PARA LOS OÍDOS • Premoldeados: Disminuyen 27 dB aproximadamente. Permiten ajuste seguro al canal auditivo • Moldeados: Disminuyen 33 dB aproximadamente. Son hechos sobre medida de acuerdo con la forma de su oído • Tipo Copa u Orejeras: Atenúan el ruido 33 dB aproximadamente. Cubren la totalidad de la oreja.

PARA LA MANOS • Guantes de plástico desechables: Protegen contra irritantes suaves • Guantes de material de aluminio: Se utilizan para manipular objetos calientes • Guantes dieléctricos: Aíslan al trabajador de contactos con energías peligrosas • Guantes resistentes a productos químicos: Protegen las manos contra corrosivos, ácidos, aceites y solventes. Existen de diferentes materiales: PVC, Neopreno, Nitrilo, Butyl, Polivinil

PARA LOS PIES • Botas plásticas: Cuando trabaja con químicos • Botas de seguridad con puntera de acero: Cuando manipule cargas y cuando esté en contacto con objetos corto punzantes • Zapatos con suela antideslizante: Cuando este expuesto a humedad en actividades de aseo • Botas de seguridad dieléctricas: Cuando esté cerca de cables o conexiones eléctricas

PARA TRABAJO EN ALTURAS

Para realizar trabajos a una altura mayor de 1.8 metros sobre el nivel del piso use arnés de seguridad completo: • Casco con barbuquejo • Mosquetones y eslingas • Línea de vida

Antes de realizar algún trabajo en altura, todos los Elementos de Protección Personal deben ser inspeccionados. Cada equipo deberá tener una hoja de vida en la cual se registren los datos de cada inspección. Bajo ninguna circunstancia debe permitirse el uso de algún equipo defectuoso, éste deberá ser retirado inmediatamente.

Las personas que van a realizar trabajo en altura deben recibir entrenamiento sobre el uso y mantenimiento sobre el equipo de protección personal.

Para su buen mantenimiento, lávelos periódicamente en una solución jabonosa, déjelos secar al aire libre (lejos de los rayos solares), guárdelos en su respectivo estuche o bolsa, no los almacene cerca de superficies calientes y pida cambio cuando se percate de algún deterioro.