Conociendo Los Documentos.docx

CONOCIENDO LOS DOCUMENTOS

PRESENTADO POR

HERNANDEZ KENIA MENESES CHRISTIAN PALMA ELAYNE SARMIENTO KAROLAY

PRESENTADO A ROCIO ESTER ANTEQUERA PEÑA

1133630

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

2017

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN ACTIVIDAD 3.1.1 A través de la campaña "Cero Papel" el Gobierno nacional pretende optimizar el uso del papel en las entidades públicas. Si bien sabemos la tecnología ha sido un fenómeno que ha acaparado nuestra sociedad logrando posicionarse como una herramienta útil e indispensable en nuestras vidas. Por lo tanto, las empresas se ven forzadas a estar al nivel del avance de la tecnología por lo que deben pasar por un proceso de adaptación de la misma, para eso deben tener un nivel de capacitación y conocimiento para poder aprovechar positivamente los recursos o herramientas que la tecnología les puede ofrecer, mirando desde una perspectiva en la que se encuentre los puntos fuertes como puede ser que la tecnología facilita el tiempo de flujo de información en las entidades, también disminuye los gastos que usar papel en las empresas se requiere, por lo que llegamos a la conclusión que las entidades se ven obligadas a adaptarse a este fenómeno llamado tecnología.

Actividad 3.2.2 Carta Comercial: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y las personas naturales. NTC 3393 Memorando: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa. NTC 3397 Circular: Comunicación escrita destinada a un grupo de personas. NTC 3234 Acta Administrativa: Documento en el que consta lo sucedido, tratado o acordado en una reunión. NTC 3394 Informe Administrativo: Documento que describe el estado de una actividad, estudio o proyecto. NTC 3588 Certificados: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o un acto solenme. NTC 4176 Constancias: Documento de carácter probatorio en el que se describe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad. NTC 4176 ACTIVIDAD 3.2.3 Cotización: Establecer un precio, realizar una estimación de algo, abonar una cuota. Es un documento que el departamento de compras se usa en una negoción. La cotización es la tasación o variación de una acción o título económica con el propósito de determinar su valor en el mercado a los a los efectos de la compra o venta.

Pedidos: Es el documento que utilizan las empresas para que a través de los clientes soliciten los artículos deseados. Según las necesidades de las empresas, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente.

Remisión: Es un documento que emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y este se encuentre impreso membretado, según necesidad de la empresa sirve para el comercio de testimonios de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobadas por el departamento de ventas.

Factura de venta: Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá liberar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio, los bienes que se disponen para su comercialización se consideran que han realizado una venta, cuando se remite la respectiva factura y el cliente muestra su conformidad.

Nota Debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica ver cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota Crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objetivo de informar la creditación en su cuenta un valor determinado por el concepto que se indica en la misma nota.

Recibo de caja: Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes. Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor determinado por el concepto que se indica en la misma nota.

ACTIVIDAD 3.2.4

Letra de cambio: La letra de cambio es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.

Pagarés: El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

Cheques: Un cheque es un documento de naturaleza bancaria que posee, especificada, una orden escrita de pago, mediante la cual el titular de una cuenta bancaria, también llamado librador, habilita a otra persona, conocida como beneficiario, a cobrar una cantidad determinada de dinero en la entidad bancaria, o libradora.

Bonos: Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados tanto por entidades privadas como por entidades de gobierno. El bono es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable. Pueden ser emitidos por una institución pública (un Estado, un gobierno regional o un municipio) o por una institución privada (empresa industrial, comercial o de servicios).

Libranza: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido.

Factura Cambiaria: La factura cambiaria de compraventa es otra clase de título valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.

ACTIVIDAD 3.2.5 Bibliografías: Las bibliografías proporcionan validez a los trabajos de investigación científica, académica, y monográficas, ya que indican la preocupación de su autor por buscar fuentes que pudieran fundamentar las bases de su investigación, del mismo modo le sirve de orientación y le aporta valor. Las bibliografías, generalmente se ubican al final del libro. Boletines de resúmenes: Boletines de sumarios, boletines de resúmenes y boletines de índices son productos documentales elaborados tradicionalmente por las bibliotecas y centros de documentación, con el fin de facilitar a sus usuarios la localización de la información contenida en revistas y publicaciones periódicas. Catálogos: Es una lista de series de productos que se ofrecen para la venta. El mismo tiene la información en lo que respecta a dichos productos como asimismo tiene el precio al que se ofrece al público. Enciclopedias: Una enciclopedia es un registro del conocimiento de la humanidad en el formato de escritos compendiados con información de las diversas ramas de dicho conocimiento. Por la cantidad de temas que una enciclopedia puede tratar, puede ser presentada en uno o más volúmenes, pudiendo llegar a una importante colección de libros. Los volúmenes contienen la información dividida en artículos de cada tema que la enciclopedia está destinada a cubrir y, normalmente, están ordenados alfabéticamente.

Diccionarios: Un diccionario es un libro en el cual se recopilan y se les da significado o se asocian, generalmente de manera alfabética, a palabras o términos de una lengua o disciplina. Es la lexicografía, quien se encarga de desarrollar y elaborar los diccionarios. Ya que esta rama de estudio, se preocupa de verificar, qué símbolos escritos de manera conjunta, logran conformar una palabra válida, para una lengua, con un significado concreto. Directorios: Es un contenedor virtual en el que se almacenan una agrupación de archivos informáticos y otros subdirectorios, atendiendo a su contenido, a su propósito o a cualquier criterio que decida el usuario. Técnicamente, el directorio almacena información acerca de los archivos que contiene: como los atributos de los archivos o dónde se encuentran físicamente en el dispositivo de almacenamiento. Anales: Los Anales son una forma concisa de escrito histórico que registra los hechos cronológicamente, año por año. ACTIVIDAD 3.2.6 DOCUMENTO E.A 1 2 3

E.I

E.H

X X

E.P

FECHA DE P LUGAR DE P

DIAN SENA

01/01/1993 BARRANQUILLA X 28/12/1998 BARRANQUILLA X

ACTIVIDAD 3.2.7 DOCUMENTO Nº02 CARACTERES EXTERNOS Formato Clase Tipo documental Cantidad Forma de presentación CARACTERES INTERNOS Entidad productora Contenido Origen funcional Lugar de producción Fecha de producción

DOCUMENTO Nº03

folio textuales certificado 1 original

Dian Certificado de ingresos y peticiones Barranquilla-Atlántico 01/01/1993

TRADICION

CARACTERES EXTERNOS Formato Clase Tipo documental Cantidad Forma de presentación CARACTERES INTERNOS Entidad productora Contenido Origen funcional Lugar de producción Fecha de producción

folio textuales correspondencia 1 original

Sena Acta de posesión posesión de cargo Barranquilla-Atlántico 28-12-1558

3.3 ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO ACTIVIDAD 3.3.1