Total Quality Manajement (by Arman & Triono)

TO TA L QU ALI TY MAN AJEMEN T DA LA M KONTE KS PE NDI DIKAN (Sumber : Bab 3, Buku TQM In Education, Edwar Sallis)

Dosen Pembimbing Prof. Dr. Sutaryat Trisnamansyah. Oleh: Arman, Eddy, Efendi, Enci, Endang, Triyono UNIV ERSITA S ISL AM NU SA NTA RA PR OGR AM PA SC ASA RJA NA BANDUN G 2 00 6

Apa Itu TQM • TQM adalah sebuah filosofi tentang perbaikan secara terus menerus, yang dapat memberikan seperangkat alat praktis kepada setiap institusi pendidikan dalam memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan para pelanggannya, saat ini dan untuk masa yang akan datang (Edwar Sallis, 2008).

Untuk menghindari salah persepsi tentang TQM, kita bisa membedakannya, seperti pada tabel di bawah ini:

TQ M ( Be nar )

BUKA N TQ M (Sa la h)

TQM bisa diterapkan untuk siapa saja (organisasi atau individu)

TQM tidak bisa diterapkan untuk kita

TQM dikerjakan dengan baik sejak awal

TQM tidak selalu dikerjakan dengan baik dari awal

TQM menekankan adanya perbaikan disetiap tahap manajemen.

TQM tidak menyiapkan kesempatan untuk keselahan

TQM dikerjakan secara menyeluruh oleh seluruh staff yang ada di lembaga atau organisasi tersebut.

TQM hanya dikerjakan oleh manajer senior, bukan pegawai bawahan.

Yang terpenting bukan nama (TQM) tetapi perubahan yang terjadi pada kultur sekolah.

Nama TQM tidak boleh diganti dengan nama lain.

TQM adalah pola pikir sekaligus aktivitas praktis.

TQM hanya konsep dan gagasan.

Kenapa perbaikan terus-me nerus?. • TQM adalah pendekatan praktis dan strategis dalam menjalankan roda organisasi yang memfokuskan diri pada kebutuhan pelanggandan kliennya. Karena kebutuhan dan kepuasan pelanggan selalu berubah dan berkembang, maka manajemen dan pelayanan terhadap pelnggan juga harus terus diperbaiki

Mengapa TQ M perl u di wuj udkan dal am bentuk rangkai an proyek- proyek bersekal a keci l?. • TQM menganut konsep perubahan dan perbaiakan yang bertahap tidak sekaligus. • Hal ini bisa diwujudkan dalam bentuk proyekproyek bersekala kecil. Sekala kecil (Kaizen) bisa dilakukan dengan lebih murah dan lebih mudah, tidak terlalu tergantung pada sumberdaya besar. • Kaizen dilakukan untuk membangun pengetahun dan kepercayaan diri, yang kelak bisa dikembangkan dalam sekala yang lebih besar. • Jika kita punya proyek besar, pilah-pilah menjadi proyek kecil-kecil, sehingga semua bisa dilakukan dengan teliti dan bertahap.

Kenapa TQM memer luka n perubahan kul ture?.

• Total quality manajement hanya akan tercapai jika dilakukan oleh seluruh pihak yang terlibat dan dilakukan terus menerus. • Ini artinya memerlukan perubahan sikap, kebiasaan dan budaya seluruh staff dan memerlukan perubahan metode dalam mengarahkan sebuah institusi. • Untuk bisa berubah dan menghasilkan mutu yang baik, para staf membutuhkan : 1). Lingkungan yang cocok untuk bekerja (prosedur yang jelas, sederhana, dan dilengkapi oleh sarana yang cukup); 2). Lingkungan yang mendukung dan menghargai kesuksesan dan prestasi yang mereka raih.

Apa yan g di maksud dengan strukt ur organi sasi terb alik? .

• Biasanya susunan organisasi berbentuk krucut. Pimpinan ada dibagian atas, menyusul pimpinan tengah, guru dan staff pendukung. • Dalam TQM bentuk krucut ini harus terbalik. Justru pucuk pimpinan berada di bawah, yang memberikan implikasi ia harus menjadi pelayan bagi pimpinan di yang ada level menengah. Begitupun pimpinan menengah harus melayani guru, dan guru harus melayani kebutuhan siswanya.

Mengapa hubungan dengan pelanggan (si swa) m enj adi hal yang ut ama dal am TQ M pendi dikan?

• Kriteri keberhasilan penerapan TQM dalam pendidikan adalah kepuasan pelanggan, dalam hal ini siswa, orang tua dan masayarakat. Hubungan yang erat dan komunikasi yang lancar antara institusi sekolah dengan pihak pelanggan sangat dibutuhkan. • Komunikasi yang baik, akan memudahkan proses panjang penyesuaian antara harapan pelanggan dengan berbagai hal yang ditawarkan oleh institusi sekolah. Proses ini sangat penting untuk mengatasi keragaman kebutuhan tiap pelanggan.

Sia pa p ela nggan utama d ala m QT M? . • Untuk menentukan siapa pelanggan utama kita, ada dua pertanyaan kunci: 1). Siapa yang paling utama kita layani?; 2).Siapa yang bergantung pada kita agar tugas-tugas mereka berjalan dengan baik?. • Yang termasuk dalam dua jawaban pertanyaan tersebut bisa pelanggan eksternal (siswa dan orang tua siswa), bisa juga pihak yang ada di dalam institusi sekolah itu sendiri. • Dalam kondisi ini hirarki dalam institusi menjadi tidak perlu. Bos dan pucuk pimpinan bukan yang harus dilayani sebagai raja, tetapi sebaliknya harus melayani semua jajaran yang ada di bawah koordinasinya. • Guru-guru yang ada di sekolah adalah pelanggan utama bagi kepala sekolah. Para murid adalah pelayan utama bagi guru dikelasnya.

Apa itu p emasaran i nte rnal d an mengapa sangat dib utuhkan dala m aplik asi TQM ?. •

•

•

•

Pemasaran internal adalah serangkaian proses komunikasi ide antar seluruh staff dalam institusi sekolah. Dalam hal ini terjadi sharing ide dan pengalaman antara sesama staff, sehingga perbaikan mutu setiap saat bisa dilakukan. Pengetahuan dan pengalaman guru, dan seluruh pengelola akan lebih cepat meningkat, yang akan berguna untuk memecahkan setiap masalah yang muncul di dalam institusi tersebut. Jika hal ini dikerjakan terus menerus, maka akan dihasilkan guru-guru, dan staf-staf yang sangat paham terhadap pekerjaanya (Profesionalisme), dalam rangka memenuhi harapan pelanggan dan mutu pendidikan dan kejuruan. Profesionalisme tidak hanya membuat pelanggan tersenyum, tetapi mampu berdialog dengan mereka tentang harapan dan kekuatiran yang mereka hadapi. Dalam hal ini profesionalisme mengandung arti ”memiliki perhatian yang tinggi terhadap pelanggan”.

Ba gaia ma n mencip takan mutu pembela ja ran?.

Mutu pembelajaran hanya akan tercapai jika memperhatikan fakta berikut ini : • Tiap individu siswa memiliki keragaman dalam metode belajar, sehingga guru harusnya memiliki metode mengajar yang juga beragam. • Keragaman metode belajar belum tentu diterima langsung oleh siswa dan orang tua, sehingga guru harus menjelaskan kenapa perlu variasi metode belajar –mengajar. • Sering terjadi gap antara harapan siswa/orang tua dengan hal yang ditawarkan oleh guru (sekolah), oleh karena itu sebaikan ada media negosiasi tentan visi dan misi yang tersepakati antara sekolah dan orang tua, atau antara guru dan siswa. Lebih detil guru harus selalu bersepakat dengan siswa tentang ”Hasil belajar yang ingin dicapai

Ken da la ap a y ang di ha dap i dal am m eng apl ikas i TQ M?. Ban yak ha mb ata n y ang bi asan ya d ih ad api da lam im ple mt asi TQ M, sepe rti :

• Kurangnya dukungan dari top manajemen (pimpinan), hal ini bisa disebabkan oleh kekuatiran kehilangan peran sebagai pemimpin, atau kurangnya niat baik dari pimpinan untuk bersikap sebagai pelayan. • Diperlukan biaya yang cukup besar untuk melakukan pemberdayaan aparatur pemerintah, dan warga masyarakat yang dipimpinnya, serta biaya untukmelakukan evaluasi yang terus menerus. • Koordinasi dan komunikasi antar bagian atau staf intitusi tidak mudah dilakukan, memerlukan kerja keras dan kemauan tingi. • Biasanya tiap individu atau bagian intsitusi sekolah bekerja sendiri-sendiri. • Besarnya tekanan eksternal yang menghambat atau menolak implementasi TQM. • Biasanya manajer level menengah menjadi penghambat komunikasi antara pelanggan dengan top manajer. Hal ini bisa diakibatkan oleh kekuatiran terhadap hal yang belum tentu.

TOK OH -TOKO H MUT U : Deming, Juran dan Crosby • Ciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa. dengan tujuan agar bisa kompetitif dan tetap berjalan, serta menyediakan lowongan pekerjaan. • • •

• • • •

Adopsi falsafah baru Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga.

Tingkatkan secara konstan sistem produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas. Lembagakan pelatihan kerja. Lembagakan kepemimpinan. Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara efektif.

• • •

• • •

Uraikan kendala-kendala antar departemen (bagian). Hapuskan slogan, desakan, dan target, serta tingkatkan produktifitas tanpa menambah beban kerja. Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik. Mutu tidak dapat diukur dengan hanya mengkonsentrasikan pada hasil proses. Hilangkan kenda/a-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keah/iannya. Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kualitas kerja. Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat me-lakukan transformasi

• •

• • •

•

Penyebab Gagalnya Mutu

Apa sa ja yan g m en jad i p en yeb ab ut ama keg ag ala n mu tu pen did ik an me nur ut D emi ng? Ke gag al an mu tu p en did ik an di seb abk an ol eh : Desain kurikulum yang lemah, bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang buruk, sistem dan prosedur yang tidak sesuai, jadwal kerja yang se-rampangan, sumberdaya yang kurang, dan pengem-bangan staf yang tidak memadai. Ke gag al an Um um : Mas al ah s is tem, ke bi ja kan , atau sum be rday a, Untuk menentukan akar dan penyebaran sebuah masalah, diperlukan sebuah upaya untuk mencari data-data kegagalan dan melaku-kan pemeriksaan secara teratur. Dan kesalahan yang sering kali terjadi dalam dunia pendidikan adalah kurangnya penelitian dan analisa terhadap sebab-sebab rendahnya tingkat pencapaian tujuan, serta belum ter-wujudnya penelitian dan analisa tersebut sebagai subyek Sebab--sebab khusus masalah mutu bisa mencakup kurangnya pengetahuan dan ketrampilan anggota, kurangnya motivasi, kegagalan komunikasi, atau masalah yang berkaitan dengan perlengkapan-perlengkapan

• Jura n me-n yata kan b ahwa 85 pers en masala h-ma sala h mu tu dalam s ebuah organis asi a dalah hasil dari desain pro ses y ang kura ng b aik. Sehingga, penerapan sistem yang benar akan menghasilkan mutu yang benar. • Dengan demikian, menurutJuran, 85 persen masalah merupa-kan tanggungjawab manajemen, karena mereka memiliki 85 persen kontrol terhadap sistem organisasi

Empat belas langkah P

hilip Cr os by U ntuk meraih Mutu.

• Komitmen Manajemen yang dikomunikasikan dalam bentuk statemen kebijakan. • Membangun team peningkatan mutu. • Mengukur mutu yang sudah dicapai. • Mrngukur biaya mutu. • Membangun kesadaran mutu • Pelatihan bagi pengawas mutu. • Menyusun metodologik yang sistematik. • Membentuk tiem tugas dengan agenda kegiatan yang dibuat dengan sangat hati-hati. • Menyelenggarakan hari tanpa cacat. • Menyusun tujuan atau goal. • Menghapuskan sebab-sebab kesalahan • Memberikan apresiasi dan penghargaan bagi mereka yang berprestasi. • Mendirikan dewan mutu. • Lakukan lagi dan lakukan lagi.