Makalah Total Quality Manajement, Sumber : Edwar Sallis Bab 3-4

TOTAL QUALIT Y MA NAJEME NT DALA M K ONT EK S P EN DIDI KA N

(Sumber : Bab 3, Buku TQM In Education, Edwar Sallis) TQM adalah sebuah filosofi tentang perbaikan secara terus menerus, yang dapat memberikan seperangkat alat praktis kepada setiap institusi pendidikan dalam memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan para pelanggannya, saat ini dan untuk masa yang akan datang (Edwar Sallis, 2008). Untuk menghindari salah persepsi tentang TQM, kita bisa membedakannya, seperti pada tabel di bawah ini: TQM (Benar) BUKAN TQM (Salah) TQM bisa diterapkan untuk siapa saja TQM tidak bisa diterapkan untuk kita (organisasi atau individu) TQM dikerjakan dengan baik sejak awal TQM tidak selalu dikerjakan dengan baik dari awal TQM menekankan adanya perbaikan TQM tidak menyiapkan kesempatan untuk disetiap tahap manajemen. keselahan TQM dikerjakan secara menyeluruh oleh TQM hanya dikerjakan oleh manajer senior, seluruh staff yang ada di lembaga atau bukan pegawai bawahan. organisasi tersebut. Yang terpenting bukan nama (TQM) tetapi Nama TQM tidak boleh diganti dengan perubahan yang terjadi pada kultur nama lain. sekolah. TQM adalah pola pikir sekaligus aktivitas TQM hanya konsep dan gagasan. praktis. Mendeskripsikan alat dan teknis seperti TQM tidak perlu menjelaskan teknis dan brainstorming. alat yang digunakan. Kenapa perbaikan terus-menerus?. TQM adalah pendekatan praktis dan strategis dalam menjalankan roda organisasi yang memfokuskan diri pada kebutuhan pelanggandan kliennya. Karena kebutuhan dan kepuasan pelanggan selalu berubah dan berkembang, maka manajemen dan pelayanan terhadap pelnggan juga harus terus diperbaiki Mengapa TQM perlu di wujudkan dalam bentuk rangkaian proyek-proyek bersekala kecil?. TQM menganut konsep perubahan dan perbaiakan yang bertahap 1

tidak sekaligus. Hal ini bisa diwujudkan dalam bentuk proyek-proyek bersekala kecil. Sekala kecil (Kaizen) bisa dilakukan dengan lebih murah dan lebih mudah, tidak terlalu tergantung pada sumberdaya besar. Kaizen dilakukan untuk membangun pengetahun dan kepercayaan diri, yang kelak bisa dikembangkan dalam sekala yang lebih besar. Jika kita punya proyek besar, pilah-pilah menjadi proyek kecil-kecil, sehingga semua bisa dilakukan dengan teliti dan bertahap. Kenapa TQM memerlukan perubahan kulture?. Total quality manajement hanya akan tercapai jika dilakukan oleh seluruh pihak yang terlibat dan dilakukan terus menerus. Ini artinya memerlukan perubahan sikap, kebiasaan dan budaya seluruh staff dan memerlukan perubahan metode dalam mengarahkan sebuah institusi. Untuk bisa berubah dan menghasilkan mutu yang baik, para staf membutuhkan : 1). Lingkungan yang cocok untuk bekerja (prosedur yang jelas, sederhana, dan dilengkapi oleh sarana yang cukup); 2). Lingkungan yang mendukung dan menghargai kesuksesan dan prestasi yang mereka raih. Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi terbalik?.. Biasanya susunan organisasi berbentuk krucut. Pimpinan ada dibagian atas, menyusul pimpinan tengah, guru dan staff pendukung. Dalam TQM bentuk krucut ini harus terbalik. Justru pucuk pimpinan berada di bawah, yang memberikan implikasi ia harus menjadi pelayan bagi pimpinan di yang ada level menengah. Begitupun pimpinan menengah harus melayani guru, dan guru harus melayani kebutuhan siswanya. Mengapa hubungan dengan pelanggan (siswa) menjadi hal yang utama dalam TQM pendidikan? Kriteri keberhasilan penerapan TQM dalam pendidikan adalah kepuasan pelanggan, dalam hal ini siswa, orang tua dan masayarakat. Hubungan yang erat dan komunikasi yang lancar antara institusi sekolah dengan pihak pelanggan sangat dibutuhkan. Komunikasi yang baik, akan memudahkan proses panjang penyesuaian antara harapan pelanggan dengan berbagai hal yang ditawarkan oleh institusi sekolah. Proses ini sangat penting untuk mengatasi keragaman kebutuhan tiap pelanggan. 2

Siapa pelanggan utama dalam QTM?. Untuk menentukan siapa pelanggan utama kita, ada dua pertanyaan kunci: 1). Siapa yang paling utama kita layani?; 2). Siapa yang bergantung pada kita agar tugas-tugas mereka berjalan dengan baik?. Yag termasuk dalam dua jawaban pertanyaan tersebut bisa pelanggan eksternal (siswa dan orang tua siswa), bisa juga pihak yang ada di dalam institusi sekolah itu sendiri. Dalam kondisi ini hirarki dalam institusi menjadi tidak perlu. Bos dan pucuk pimpinan bukan yang harus dilayani sebagai raja, tetapi sebaliknya harus melayani semua jajaran yang ada di bawah koordinasinya. Guru-guru yang ada di sekolah adalah pelanggan utama bagi kepala sekolah. Para murid adalah pelayan utama bagi guru dikelasnya. Apa itu pemasaran internal dan mengapa sangat dibutuhkan dalam aplikasi TQM?. Pemasaran internal adalah serangkaian proses komunikasi ide antar seluruh staff dalam institusi sekolah. Dalam hal ini terjadi sharing ide dan pengalaman antara sesama staff, sehingga perbaikan mutu setiap saat bisa dilakukan. Pengetahuan dan pengalaman guru, dan seluruh pengelola akan lebih cepat meningkat, yang akan berguna untuk memecahkan setiap masalah yang muncul di dalam institusi tersebut. Jika hal ini dikerjakan terus menerus, maka akan dihasilkan guru-guru, dan staf-staf yang sangat paham terhadap pekerjaanya (Profesionalisme), dalam rangka memenuhi harapan pelanggan dan mutu pendidikan dan kejuruan. Profesionalisme tidak hanya membuat pelanggan tersenyum, tetapi mampu berdialog dengan mereka tentang harapan dan kekuatiran yang mereka hadapi. Dalam hal ini profesionalisme mengandung arti ”memiliki perhatian yang tinggi terhadap pelanggan”. Bagaiaman menciptakan mutu pembelajaran?. Mutu pembelajaran hanya akan tercapai jika memperhatikan fakta berikut ini : 1. Tiap individu siswa memiliki keragaman dalam metode belajar, sehingga guru harusnya memiliki metode mengajar yang juga beragam. 2. Keragaman metode belajar belum tentu diterima langsung oleh siswa dan orang tua, sehingga guru harus menjelaskan kenapa perlu variasi metode belajar – mengajar. 3

3. Sering terjadi gap antara harapan siswa/orang tua dengan hal yang ditawarkan oleh guru (sekolah), oleh karena itu sebaikan ada media negosiasi tentan visi dan misi yang tersepakati antara sekolah dan orang tua, atau antara guru dan siswa. Lebih detil guru harus selalu bersepakat dengan siswa tentang ”Hasil belajar yang ingin dicapai Kendala apa yang dihadapi dalam mengaplikasi TQM?. Banyak hambatan yang biasanya dihadapi dalam implemtasi TQM, seperti : •

Kurangnya dukungan dari top manajemen (pimpinan), hal ini bisa disebabkan oleh kekuatiran kehilangan peran sebagai pemimpin, atau kurangnya niat baik dari pimpinan untuk bersikap sebagai pelayan.

•

Diperlukan biaya yang cukup besar untuk melakukan pemberdayaan aparatur pemerintah,

dan

warga

masyarakat

yang

dipimpinnya,

serta

biaya

untukmelakukan evaluasi yang terus menerus. •

Koordinasi dan komunikasi antar bagian atau staf intitusi tidak mudah dilakukan, memerlukan kerja keras dan kemauan tingi.

•

Biasanya tiap individu atau bagian intsitusi sekolah bekerja sendiri-sendiri.

•

Besarnya tekanan eksternal yang menghambat atau menolak implementasi TQM.

•

Biasanya manajer level menengah menjadi penghambat komunikasi antara pelanggan dengan top manajer. Hal ini bisa diakibatkan oleh kekuatiran terhadap hal yang belum tentu.

4

TOKOH -TOKOH M UT U : Deming, Juran dan Crosby (Sumber : Bab 4, Buku TQM In Education, Edwar Sallis) Filsafat Mutu Deming Deming merumuskan konsep TQM dalam 14 poin penting, yang kemudian terkenal dengan konsep 14 poin deming, yaitu sebagai berikut : 1. Ciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa. dengan tujuan agar bisa kompetitif dan tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan. Deming percaya bahwa terlalu banyak organisasi yang hanya memiliki tujuan jangka pendek dan tidak melihat apa yang akan terjadi pada 20 atau 30 tahun mendatang. Mereka harus memiliki rencana jangka panjang yang didasarkan pada visi masa depan dan inovasi baru. Mereka harus terus menerus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan mereka. 2. Adopsi falsafah baru. Sebuah organisasi tidak akan mampu bersaing jika mereka terus mempertahankan penundaan waktu. kesalahan, bahan-bahan cacat dan produk yang jelek. Mereka harus membuat perubahan dan mengadopsi metode kerja yang baru. 3. Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Inspeksi tidak akan meningkatkan atau menjamin mutu. Anda tidak dapat menginspeksi mutu ke dalam produk. Deming berpendapat bahwa manajemen harus melengkapi stafstaf mereka dengan pelatihan tentang ala-talat statistik dan teknik-teknik yang dibutuhkan mereka untuk mengawasi dan mengembangkan mutu mereka sendiri. 4. Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga. Menurut Deming harga tidak memiliki arti apa-apa tanpa ukuran mutu yang dijual. Praktek kontrak yang hanya cenderung pada harga yang murah dapat menggiring pada kesalahan yang mahal. Metode yang ditawarkan mutu terpadu adalah mengembangkan hubungan dekat dan berjangka panjang dengan pensuplai, dan sebaiknya pensuplai tunggal, 5

dan bekerjasama dengan mereka dalam mutu komponen. 5. Tingkatkan secara konstan sistem produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas. dan selanjutnya turunkan biaya secara konstan. Ini merupakan tugas manajemen untuk mengarahkan proses peningkatan dan menjamin bahwa ada proses perbaikan yang berkelanjutan. 6. Lembagakan pelatihan kerja. Pemborosan terbesar dalam sebuah organisasi adalah

kekeliruan

menggunakan

keahlian

orang-orangnya

secara

tepat.

Mempergunakan uang untuk pelatihan tenaga kerja adalah penting, namun yang lebih penting lagi adalah melatih dengan standar terbaik dalam kerja. Pelatihan adalah alat kuat dan tepat untuk perbaikan mutu. 7. Lembagakan kepemimpinan. Deming mengatakan bahwa kerja manajemen bukanlah mengawasi melainkan memimpin. Makna dari hal tersebut adalah berubah dari manajemen tradisional yang selalu memperhatikan hasil -indikatorindikator prestasi, spesifikasi dan penilaian- menuju peranan kepemimpinan yang mendorong peningkatan proses produksi barang dan jasa yang lebih baik. 8. Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara etektit. Keamanan ada/ah basis motivasi yang dibutuhkan para pegawai. Deming yakin bahwa pada hakikatnya setiap orang ingin melakukan kerja dengan baik asalkan mereka beke~a da/am /ingkungan yang mampu mendorong semangat mereka. 9. Uraikan kendala-kenda/a antar departemen. Orang dalam departemen yang berbeda harus dapat bekerja bersama sebagai sebuah tim. Organisasi tidak diperkenankan untuk memiliki unit atau departemen yang mendorong pada arah yang berbeda. 10. Hapuskan slogan, desakan, dan target, serta tingkatkan produktifitas tanpa menambah beban kerja. Tekanan untuk bekerja giat merepresentasikan sebuah pemaksaan kerja oleh seorang manajer. Slogan dan target memiliki sedikit dampak praktis terhadap peke~a. Kebanyakan persoa/an produksi terletak pada persoa/an

sistem

dan

ini

merupakan

tanggungjawab

manajemen

untuk

mengatasinya. 11. Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik. Mutu tidak dapat 6

diukur dengan hanya mengkonsentrasikan pada hasil proses. Bekerja .antuk mengejar quota numerik sering menyebabkan terjadinya pemotongan dan penyusutan mutu. 12. Hilangkan kenda/a-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keah/iannya. Hal ini perlu dilakukan dengan menghilangkan s/stem penilaian dan penghitungan jasa. Deming telah berupaya keras menentang sistem penilaian yang mana diyakln/ menempatkan peke~a dalam kompetisi antara satu dengan yang lain dan merusak ke~a tim. 13. Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kualitas kerja. Semakin tahu, orang akan semakin giat bekerja. Stat yang berpendidikan baik adalah mereka yang memiliki semangat untuk meningkatkan mutu. 14. Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transformasi. Transformasi menuju sebuah kultur mutu adalah tugas setiap orang. la juga merupakan tug as terpenting dari manajemen

7

Apa saja yang menjadi penyebab utama kegagalan mutu pendidikan menurut Deming? Kegagalan mutu pendidikan disebabkan oleh : Desain kurikulum yang lemah, bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang buruk, sistem dan prosedur yang tidak sesuai, jadwal kerja yang serampangan, sumberdaya yang kurang, dan pengembangan staf yang tidak memadai.

Kegagalan Umum : Masalah sistem, kebijakan, atau sumberdaya, •

Untuk menentukan akar dan penyebaran sebuah masalah, diperlukan sebuah upaya untuk mencari data-data kegagalan dan melakukan pemeriksaan secara teratur.

•

Dan kesalahan yang sering kali terjadi dalam dunia pendidikan adalah kurangnya penelitian dan analisa terhadap sebab-sebab rendahnya tingkat pencapaian tujuan, serta belum terwujudnya penelitian dan analisa tersebut sebagai subyek

Sebab-sebab khusus masalah mutu bisa mencakup kurangnya pengetahuan dan ketrampilan anggota, kurangnya motivasi, kegagalan komunikasi, atau masalah yang berkaitan dengan perlengkapan-perlengkapan

Lalu apa peran manajer dalam menangani kegagalan tersebut ?. Mengetahui sebab kegagalan mutu dan memperbaikinya adalah tugas kunci seorang manajer. Sudah terlalu sering solusi atau orang yang tidak tepat ditugaskan untuk memecahkan masalah. Juga sudah terlalu sering individu dipersalahkan dengan kesalahan yang bukan salah mereka. Dalam kasus-kasus sedemikian, mereka berubah menjadi frustasi ketika usahanya tidak dihargai.

8

Manajemen Joseph Duran : Aturan 85/15 . Juran adalah 'guru' manajemen pertama dalam menghadapi isu-isu manajemen mutu yang lebih luas. Dia yakin, seperti Deming, bahwa kebayakan masalah mutu dapat dikembalikan pada masalah keputusan manajemen. Saat mempertimbangkan peran kepemimpinan dalam mum, aturan 85/15 dariJosephJuran menjadi sesuatu yang'sangat dibutuhkan. Juran menyatakan bahwa 85 persen masalah-masalah mutu dalam sebuah organisasi adalah hasil dari desain proses yang kurang baik. Sehingga, penerapan sistem yang benar akan menghasilkan mutu yang benar. Dengan demikian, menurutJuran, 85 persen masalah merupakan tanggungjawab manajemen, karena mereka memiliki 85 persen kontrol terhadap sistem organisasi.

Untuk membantu manajer dalam merencanakan mutu, Juran telah mengembangkan sebuah pendekatan disebut Manajemen Mutu Strategis (Strategic Quality Management). SQM adalah sebuah proses tiga-bagian yang didasarkan pada staf pada tingkat berbeda yang memberi kontribusi unik terhadap peningkatan mutu. Manajemen senior memiliki pandangan strategis tentang organisasi; manajer menengah memiliki pandangan operasional tentang mutu; dan para karyawan memiliki tanggungjawab terhadap kontrol mutu. Ini adalah sebuah ide yang cocok diterapkan dalam konteks pendidikan dan mirip dengan gagasan yang telah dikembangkan oleh Consultant at Work dalam upaya meningkatkan mutu dalam pendidikan. John Miller dan rekanrekannya di Consultant at Work berpendapat bahwa manajer senior -Dewan Rektorperlu menggunakan manajemen mutu strategis dengan cara menemukan dan menyusun visi, prioritas, dan kebijakan universitas. Manajer menengah -para Dekanbertanggungjawab terhadap jaminan mutu, dengan melibatkan diri dalam koordinasi informasi dalam tim penyusun mata pelajaran dan secara sistematis memeriksa efektifitasnya serta menyampaikan hasil pemeriksaan tersebut kepada tim penyusun dan manajemen senior. Kontrol mutu dilakukan oleh para staf -Guru-yang beroperasi dalam tim penyusun mata pelajaran yang mendesain karakteristik dan' standar program studio Dengan demikian, mereka dapat memenuhi kebutuhan para pelajar. Juran Institute, yang memberikan konsultasi berdasarkan prinsip-prinsip Juran, menganjurkan

penggunaan

sebuah

pendekatan

tahap

demi

tahap

untuk 9

menyelesaikan masalah dalam meningkatkan mutu. Peningkatan mutU hanya akan berarti ketika diaplikasikan secara praktis, dan aplikasi tersebut mempakan variasi dari tahap itu sendirL Juran pernah mengatakan bahwa, 'Semua bentuk peningkatan mutu harus dilakukan dengan tahap demi tahap dan tidak

Empat belas langkah Philip Crosby Untuk meraih Mutu. 1. Komitmen Manajemen yang dikomunikasikan dalam bentuk statemen kebijakan. 2. Membangun team peningkatan mutu. 3. Mengukur mutu yang sudah dicapai. 4. Mrngukur biaya mutu. 5. Membangun kesadaran mutu 6. Pelatihan bagi pengawas mutu. 7. Menyusun metodologik yang sistematik. 8. Membentuk tiem tugas dengan agenda kegiatan yang dibuat dengan sangat hatihati. 9. Menyelenggarakan hari tanpa cacat. 10. Menyusun tujuan atau goal. 11. Menghapuskan sebab-sebab kesalahan 12. Memberikan apresiasi dan penghargaan bagi mereka yang berprestasi. 13. Mendirikan dewan mutu. 14. Lakukan lagi dan lakukan lagi.

10

TOTAL QU ALIT Y MAN AGEME NT IN ED UC ATIO N (P enga r ang buku : Ed war d Sa ll is)

Makalah ini disampaikan dalam rangka memenuhi tugas dari Mata Kuliah ”Kajian Mandiri Manajemen Pendidikan” yang di Bimbing oleh Prof. Dr. Sutaryat Trisnamansyah.

Di Susun Oleh : Arman, Efendi, Enci, Endang, Triyono

PROGR AM PAS CA SA RJ ANA S3 MAN AJEMEN PEND ID IK AN UN IV ERS IT AS ISLA M N USA NT AR A JUL I 2009

11

Kata Penghantar Syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan ke hadirat Ilahirobi, dengan selesainya menyusunan makalah ini. Terimkasih yang tak terhinga, penulis haturkan kepada Prof. Dr. Sutaryat Trisnamansyah yang telah membimbing kami dalam mempelajari mata kuliah kebijkan publik dan kinerja birokrasi. Selama penyusunan makalah ini, penulis memperoleh manfaat dan bahan pelajaran banyak, yang kelak bisa diterapkan di lapangan untuk memperbaiki mutu pendidikan, baik pendidikan formal atau pendidikan non formal yang sehari-hari kami geluti. Terimkasih banyak penulis sampaikan pada seluruh teman angkatan VI Program Pasca Sarjana (S3) Uninus, yang menjadi teman dalam berdiskusi dan mendalami berbagai bidang ke ilmuan baik di dalam atau di luar kelas. Akhirnya penulis harapkan adanya manfaat dari penulisan makalah ini, bagi diri sendiri dan bagi siapa saja yang punya perhatian besar pada upaya perbaikan kinerja birokrasi di Negri Indonesia Tercinta ini. Terimkasih Team Penulis

12