Template Sk Kecamatan.docx

PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT KECAMATAN JAGAKARSA KEPUTUSAN KEPALA PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT KECAMATAN JAGAKARSA KOTA ADMINISTASI JAKARTA SELATAN NOMOR 3496 TAHUN 2018 TENTANG PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT KECAMATAN JAGAKARSA KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN, Menimbang

Mengingat

:

:

a.

Bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan/ program dan pelayanan kesehatan Puskesmas perlu dibentuk sistem pengendalian dokumen di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya;

b.

Bahwa pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas;

c.

bahwa sehubungan dengan pernyataan pada butir a dan b tersebut diatas, perlu menetapkan Keputusan Kepala Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan Jagakarsa Tentang Panduan Tinjauan di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa;

1.

Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;

2.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;

3.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter, dan Tempat Praktek Mandiri Dokter Gigi;

4

Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 386 Tahun 2016 Tentang Pembentukan, Organisasi Dan Tata Kerja Pusat Kesehatan Masyarakat; MEMUTUSKAN

Menetapkan

:

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.

Kesatu

:

Panduan Pengendalian Dokumen Kebijakan Dan Standar Operasional Prosedur seperti tercantum dalam Lampiran Surat Keputusan ini.

Kedua

:

Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dengan ketentuan terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan dirubah dan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Pada Tanggal

: :

Jakarta 6 November 2018

KEPALA PUSKESMAS KECAMATAN JAGAKARSA KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN

Dewi Isnawati Q. I.

LAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS NOMOR 3496 TAHUN 2018 TENTANG : PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BAB I DEFINISI 1. Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang di atur dalam prosedur kerja. 3. Dokumen adalah Infromasi dan media yang menjadi acuan kerja. Memberikan panduan atau menjelaskan tindakan yang harus dilakukan dan dapat dirubah atau di revisi. 4. Rekaman mutu yaitu berupa rekaman medik dan atau rekaman hasil kegiatan puskesmas yang di dokumentasikan dan tidak dapat dirubah atau di revisi. 5. Dokumen internal adalah dokumen yang di tetapkan/disahkan oleh Kepala Puskesmas meliputi dokumen sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan perorangan, dan system penyelenggaran upaya kesehatan masyarakat. 6. Dokumen eksternal adalah dokumen yang di jadikan acuan bagi Puskesmas dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta Penyelengaraan Upaya Kesehatan Masyarakat yang bukan di tetapkan atau di sah kan oleh Kepala Puskesmas, seperti: Undang – Undang, Peraturan Presiden, Peraturan Perundangan, Pedoman Kementrian Kesehatan dan lain – lain. 7. Master List Dokumen adalah daftar seluruh dokumen internal dan ekternal yang beredar di Puskesmas. 8. Daftar Induk Dokumen adalah daftar seluruh dokumen internal dan ekternal yang ada di unit/ program/ poli masing – masing. 9. Dokumen Master adalah Dokumen asli yang hanya tersimpan di lemari Mutu dan diberi cap basah “Master”. 10. Dokumen Salinan adalah Salinan dokumen dari dokumen asli yang dapat di distribusikan ke unit/ program/ poli yang terkait serta diberi cap basah “Salinan, terkendali dan distribusi” 11. Dokumen terkendali adalah dokumen yang di distribusikan ke setiap unit/program/poli dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan serta dapat di Tarik bila ada perubahan (Revisi) dengan diberi Cap basah “Terkendali”. 12. Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang di distribusikan sebagai kebutuhan ekternal atau atas permintaan pihak di luar puskesmas di gunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki cap basah “Tidak Terkendali”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen Mutu dan tercatat pada daftar distribusi tidak terkendali.

13. Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang di nyatakan tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan atau revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan, dokumen dengan diberi Cap basah “Kadaluarsa”. 14. Kebijakan adalah peraturan/surat keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penggung jawab maupun pelaksana. 15. Pedoman peningkatan mutu dan kinerja Puskesmas adalah dokumen yang memberikan informasi yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen mutu yang disusun, ditetapkan dan dipelihara oleh organisasi. 16. Pedoman adalah ketentuan dasar yang memberi arah langkah – langkah dan sebagai dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Pedoman mengatur beberapa hal dan dapat berasal dari internal dan eksternal. 17. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan dan hanya mengatur satu kegiatan. 18. Kerangka Acuan Program (KAP) adalah dokumen perencanaan program dimana di dalamnya berisi penjelasan atau keterangan tentang apa, mengapa, siapa, kapan, dimana dan bagaimana serta berapa perkiraan biaya untuk melaksanakan kegiatan di Puskesmas. 19. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) adalah dokumen perencanaan kegiatan dimana di dalamnya berisi penjelasan atau keterangan tentang apa, mengapa, siapa, kapan, dimana dan bagaimana serta berapa perkiraan biaya untuk melaksanakan kegiatan di Puskesmas. 20. Standar Operasional Prosedur adalah urutan langkah – langkah (atau pelaksanaan – pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

BAB II RUANG LINGKUP Ruang lingkup Panduan Pengendalian Dokumen ini adalah mencakup seluruh unit/ program di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa meliputi Upaya Kesehatan Perorangan (UKP), Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Administrasi dan Manajemen (ADMEN).

BAB III TATA LAKSANA 1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN Kepala Puskesmas/ Wakil Manajemen Mutu/ Ka. Subbag Tata Usaha/ Kasatpel UKM/ Kasatpel UKP menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi: a. Dokumen internal meliputi : 1. Kebijakan/ Surat Keputusan Kepala Puskesmas 2. Manual Mutu 3. Pedoman/ Panduan 4. Standar Operasional Prosedur (SOP)

5. Rekaman Mutu b. Dokumen eksternal 1. Undang-undang 2. Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang 3. Peraturan Pemerintah 4. Peraturan Presiden 5. Peraturan Menteri 6. Peraturan Daerah 2. PEMBUATAN DOKUMEN Wakil Manajemen Mutu menetapkan sistematika pembuatan dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) yang terdiri dari: a. Pengertian b. Tujuan c. Kebijakan d. Referensi e. Langkah-langkah f. Bagan alir g. Hal-hal yang perlu diperhatikan h. Unit terkait i. Dokumen terkait j. Riwayat perubahan dokumen 3.

PENGESAHAN DOKUMEN Setiap dokumen Surat Keputusan Kepala Puskesmas dan Standar Operasional Prosedur harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas dalam bentuk tanda tangan kepala puskesmas

4.

PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN a. Pengendalian Kebijakan/ Surat Keputusan Kepala Puskesmas 1. Struktur Pedoman Manual Mutu mengikuti struktur yang ada di buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2017 2. Surat keputusan Kepala Puskesmas: “XXXX Tahun YYYY” contoh ”0025 Tahun 2018” 3. XXXX: Nomor Kebijakan/ Surat Keputusan Kepala Puskemas diambil dari buku nomor Surat Keputusan Puskesmas Kecamatan Jagakarsa 4. YYYY: Tahun Kebijakan/ Surat Keputusan ditetapkan 5. Menggunakan huruf Arial dengan Size 11 6. Menggunakan line spacing 1,15 7. Di lembar pertama bagian atas tengah terdapat logo Pemda Provinsi DKI Jakarta 8. Nama Pejabat yang mengesahkan dokumen tanpa gelar dan tanpa NIP 9. Menggungakan kertas ukuran A4 b. Pengendalian Manual Mutu/ Pedoman Mutu

1. 2. 3. 4. 5.

Struktur Pedoman Manual Mutu mengikuti struktur yang ada di buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2017 Dibuatkan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Kecamatan Jagakarsa Tidak menggunakan header maupun nomor dokumen, dikarenakan manual mutu/ pedoman mutu dan kinerja hanya satu Di tinjau ulang minimal 1 tahun sekali Menggunakan kertasl A4

c. Pengendalian Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja 1. Struktur Pedoman Manual Mutu mengikuti struktur yang ada di buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2017 2. Dilampirkan SK Kepala Puskesmas Kecamatan Jagakarsa 3. Penomoran Pedoman mengikuti nomor SK Kepala Puskesmas Kecamatan Jagakarsa 4. Menggunakan kertas A4 d. Pengendalian Pedoman Pelayanan Unit Kerja 1. Struktur Pedoman Manual Mutu mengikuti struktur yang ada di buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2017 2. Dibuatkan SK Kepala Puskesmas Kecamatan Jagakarsa 3. Penomoran Pedoman Pelayanan Unit Kerja mengikuti nomor SK Kepala Puskesmas 4. Menggunakan kertas A4 e. Pengendalian Panduan 1. Struktur Pedoman Manual Mutu mengikuti struktur yang ada di buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2017 2. Panduan dibuatkan SK Kepala Puskesmas dalam penerbitannya 3. Dokumen Panduan adalah lampiran dari SK Kepala Puskesmas tersebut diatas 4. Dokumen Panduan dicetak pada kertas ukuran A4 f. Pengendalian Dokumen Standar Operasional Prosedur 1. Kolom sebelah kiri tercantum logo Pemda DKI, dan dibawahnya tulisan Puskesmas Kecamatan Jagakarsa 2. Pada kolom tengah atas tertulis Judul dokumen 3. Kolom tengah dibawahnya : No Dokumen 4. Kolom tengah dibawahnya : Nomor Revisi dokumen 5. Kolom tengah dibawahnya : Tanggal terbit 6. Kolom tengah paling bawah : Halaman (menunjukan halaman berapa dari jumlah) 7. Kolom tengah paling bawah : Tanda tangan kepela puskesmas/pengesahan 8. Kolom sebelah kanan atas : logo Puskesmas dari Kemenkes RI 9. Kolom sebelah kanan bawah : Nama kepala Puskesmas dan nomor NIP 10. Standar Operasional Prosedur  SOP/JGK /AAA-XXX-YY

i.

SOP

ii.

JGK

iii. iv. v.

AAA XXX YY

: Singkatan Standar Operasional Prosedur : Menerangkan Puskesmas tersebut : Nama Pokja : Nama Unit Kerja : Nomor urut SOP

11. Menggunakan kertas A4 g. Rekaman Mutu Pada pengendalian rekaman mutu harus diberi penomoran dengan aturan sebagai berikut: 1. Tata cara penomoran rekaman mutu F-JG-XXX-YYY.R.00 -F : Singkatan dari Formulir - JG : Jagakarsa - XXX : Nama unit terkait - YYY : Nomor urut - R.00 : R berarti Revisi nomor. 00 menunjukan status revisi dokumen

2. 3. 4.

Penomoran rekaman mutu diletakan pada pojok kanan bawah Penomoran menggunakan font arial dengan size 8 dan dicetak miring Rekaman mutu didokumentasikan di kertas ukuran A4 atau F4

h. Daftar Singkatan

Singkatan dari unit Pelayanan dan Program terkait, sebagai berikut: NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

UNIT Admininstrasi dan manajemen Loket Kasir Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kesekretariatan Barang Pemeliharaan Keuangan Perencanaan dan pengadaan Upaya kesehatan perorangan Pelayanan kesehatan Balai pengobatan umum Balai pengobatan gigi

KODE UNIT ADM LOK KAS KPG DIK SEK BRG PML KEU PPD UKP YAN BPU BPG

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

MTBS Penyakit tidak menular Penyakit menular Kesehatan ibu Kesehatan anak Keluarga berencana Lansia Poli IMS Poli haji Rumah bersalin Layanan 24 jam Ruang tindakan Gawat darurat dan bencana Klinik gizi dan laktasi Laboratorium Farmasi Pelayanan pasar Upaya kesehatan masyarakat Promosi kesehatan Kesehatan lingkungan KIA/ KB Gizi Masyarakat Pencegahan dan penanggulangan penyakit

MTB PTM PM KI KA KB LAN IMS HAJ RB Y24 RTD GDB GZ LAB FAR PS UKM PRO KL KKB GZM P2P

5.

PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan oleh Kepala Puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat Mutu dan WMM kepada semua unit yang terkait dengan mendokumentasikan di formulir daftar distribusi dokumen c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen master, memelihara daftar induk dan formulir yang ada pada satuan pelayanan, unit/ program sampai pada pelaksana d. Untuk menunjukan salinan dokumen adalah dengan memberi cap/ tanda “TERKENDALI” dengan persetujuan Wakil Manajemen Mutu

6.

REVISI DOKUMEN a. Semua personil yang terlibat pada suatu proses dapat mengajukan usulan perubahan dokumen. Pemohon usulan mengajukan permintaan perubahan dokumen kepada Wakli Manajemen Mutu, dengan menggunakan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen.

b. Untuk perubahan yang bersifat redaksional/ atau penambahan keterangan tanpa mengubah substansi dan maksud dari pada isi materi tidak dilakukan perubahan nomor revisi, hanya di catat dalam Riwayat Perubahan Dokumen c. Revisi dapat dilakukan sampai tak terbatas dengan memberi penomoran revisi dari 01 dan seterusnya d. Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke unit terkait dengan menggunakan Form Pengiriman dan Pengembalian Dokumen e. Kemudian dicatat didalam form daftar distribusi dokumen f. Permintaan revisi disetujui oleh pejabat yang berwenang g. Revisi dokumen dicatat dalam riwayat perubahan pada tiap dokumen 7.

PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN a. Sekretariat Mutu atau Wakil Manajemen Mutu menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir pengiriman dan pengembalian dokumen. b. Untuk dokumen tidak terkendali, penggandaan dokumen dilakukan dengan persetujuan resmi WMM atas sepengetahuan Kepala Puskesmas. Pada halaman pertama dokumen tidak terkendali diberi cap/stempel bertuliskan “TAK TERKENDALI”. c. Dokumen yang sudah ditarik diberi cap “KADALUARSA” di halaman pertama. d. Perubahan dokumen harus merevisi daftar induk dokumen internal sesuai dokumen yang ada di unit/ program. e. Dokumen yang sudah diberi cap kadaluarsa tetap dipelihara dan akan dimusnahkan setelah satu periode. Pemusnahan dokumen menggunakan formulir berita acara pemusnahan dokumen mutu. f. Formulir berita acara pemusnahan dokumen mutu disimpan oleh Sekertariat Mutu.

8.

PENINJAUAN ULANG DOKUMEN a. Dokumen ditinjau ulang setiap tiga tahun sekali. b. Peninjauan dilakukan dilakukan bersama dengan Kepala Puskesmas, Kepala Subbag Tata Usaha, Wakil Manajemen Mutu, Kasatpek UKP, Kasatpel UKM, Kasatpel ADMEN, dan seluruh pelaksana unit/ program.

9.

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL a. Penanggung jawab unit/ program mengidentifikasi dan mengendalikan dokumen eksternal dengan menggunakan formulir daftar induk dokumen eksternal. b. Apabila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan atau sudah tidak digunakan, dokumen kontrol menarik dokumen eksternal dan memberi cap “KADALUARSA”. c. Kemudian dokumen kontrol merevisi formulir dokumen daftar induk dokumen eksternal sesuai dokumen yang ada di unit/ program.

BAB IV DOKUMENTASI

Berkas pengendalian dokumen mutu Puskesmas Kecamatan didokumentasikan menggunakan rekaman mutu sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Jagakarsa

Formulir permintaan perubahan dokumen Formulir daftar distribusi dokumen Formulir pengiriman dan pengembalian dokumen Formulir berita acara pemusnahan rekaman mutu Daftar induk dokumen internal Daftar induk dokumen eksternal

KEPALA PUSKESMAS KECAMATAN JAGAKARSA KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN

Dewi Isnawati Q. I.