Tema 10 El Archivo

TEMA TEMA 10 10 EL ARCHIVO

10.1 NECESIDAD DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación debe guardarse y conservarse por:  

Interés de la organización Exigencia legal

10.2 CONCEPTO DE ARCHIVO ARCHIVO: Conjunto de documentos o documentación de una empresa ARCHIVO: Lugar donde se almacenan los documentos La finalidad es asegurar y garantizar su custodia y localizar cualquier documento rápidamente.

10.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS: CAPTACIÓN, ELABORACIÓN DE DATOS Y CUSTODIA. Los datos se plasman en documentos que habrá que conservar. Estos datos llegan a la empresa y pasan una fase de elaboración hasta llegar al archivo. (Fig 10.3) (Ejemplo factura)

10.4 CLASES DE ARCHIVO PÚBLICOS ARCHIVOS PRIVADOS (Eª)

10.5 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO El archivo se puede organizar en base a: Grado de utilización Grado de autonomía

GRADO DE UTILIZACIÓN 

ACTIVOS: Documentos de utilización frecuente.

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SEMI-ACTIVOS: Docs. que reflejan operaciones recientes pero se consultan de forma esporádica.

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INACTIVOS: Docs. Que serán consultados en raras ocasiones

GRADO DE AUTONOMIA CENTRALIZADO: Todo un archivo para todos los documentos de la empresa. DESCENTRALIZADO: Por ejemplo, archivo independiente para cada departamento.

10.6 SISTEMAS DE ARCHIVOS El sistema de archivo busca organizar los documentos de forma que sea rápida su localización. Existen los archivos: o CONVENCIONALES o MICROFILME o INFORMÁTICOS

CONVENCIONALES • CARPETAS (Simple, clasificadora, colgantes...) • CARPETA ARCHIVADOR (Tipo A-Z, con anillas) • MOBILIARIO (estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armario sobre raíles, de seguridad)

Se utiliza en grandes empresas por la cantidad de espacio que ocupan los archivos convencionales. Es un sistema que consiste en la microfilmación (grabación) Estas microfotografías se archivan y se visualizan con un visor.

INFORMÁTICOS Los sistemas que se utilizan hoy en día para archivar electrónicamente todos los documentos (pedidos, facturas, albaranes, estudios, presupuestos, correspondencia, faxes...) son las bases de datos y los scanners.

10.7 FUNCIONAMIENTO HABITUAL Y NORMAS DDE UTILITZACIÓN DEL ARCHIVO A) FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO Una vez la documentación haya acabo su recorrido por la oficina lo guardaremos según su futura movilidad. Bandeja de oficina  Carpeta simple o colgante  Archivo semi-activo (cuando deje de ser útil  Archivo definitivo (cuando ya no se vaya a consultar)

Los pases entre un archivo y otro siguen un criterio racional pero cada empresa marca sus directrices según sus necesidades y preferencias.

B) NORMAS PRÁCTIVAS PARA LA UTILIZACIÓN No existe una normativa para el archivo. Según empresa, adopta un sistema en función de sus necesidades. Es recomendable:  No retrasar el archivo de documentos  Detallar o tener concretado el tiempo de permanencia de cada documento en cada archivo  Si se extrae un documentos es interesante dejar en su hueco una referencia de quién se llevó el documento (departamento y persona)

10.8 CONTROL DEL ARCHIVO El control del archivo va relacionado con el movimiento de los documentos. En el archivo activos no deberían permanecer más que el tiempo imprescindible. En el semi-activo deberían permanecer un año (según empresa) y luego pasar al archivo definitivo. Las cajas de archivo definitivo deben estar correctamente etiquetadas y/o señalizadas con la documentación que contienen.

10.9 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Es conveniente saber que persona o empleado necesita información y que tipo de información y quien es el responsable de dar la información. La Dirección de la empresa será la que decidad que empleados tienen acceso a que tipo de documentación, y establecerá los controles o filtros reglamentarios.

10.10 LOS FICHEROS Los ficheros son los muebles donde se guardan las fichas. Estos muebles que contiene fichas (ya sea de clientes, de proveedores..) pueden ser simples (cajones-ficheros) o rotativos (se desplazan verticalmente. Actualmente las fichas se suelen llevar informáticamente.

10.11 PURGA Y DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN La destrucción o purga de documentos vienen marcadas por la dirección de la empresa. Una vez los documentos han de ser destruidos hemos de utilizar medios que los destruyan (destructora de documentos). Hay empresas especializadas que se encargan de la recogida y la destrucción.

PREGUNTAS TIPO EXAMEN 

Trabaja en una empresa de mensajería urgente y estas en el departamento de facturación. Te encargas de puntear que los clientes hayan pagados sus facturas, una vez la has verificado que está cobrada en que archivo lo pondrías? Pasarías las facturas a otro archivo más tarde? Cuanto más tarde?

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Trabajas en un taller mecánico pequeño (sois 6 empleados, 4 mecánicos, 1 comercial y 1 administrativa (tú), como organizarías el archivo según el grado de autonomía y porqué?)

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Según el grado de utilización del archivo cita un par y pon un ejemplo que documento pondrías en cada uno de estos archivos.

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Cita las tres maneras en las que puede archivar la documentación una empresa, cúal crees que es el que más se utiliza hoy en día y porqué?

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Tu jefe te ha dado instrucciones de que ha llegado el momento de destruir parte del archivo definitivo ya que hay documentos que son muy antiguos y ya no se utilizaran ni serán exigibles por la ley, es la primera vez que se hace destrucción del archivo en té empresa y no hay instrucciones sobre que hacer... Pero eres tú la responsable, que harías considerando que es una empresa grande? Y una pequeña.??