Teknologi-informasi-kesehatan-ii_sc.pdf

Hak Cipta  dan Hak Penerbitan dilindungi Undang-undang

Cetakan pertama, Agustus 2018 Penulis

: Dian Budi Santoso, S.KM., M.P.H. Angga Eko Pramono, S.KM., M.P.H.

Pengembang Desain Intruksional : Ake Wihadanto, S.E., M.T. Desain oleh Tim P2M2 : Kover & Ilustrasi : Tata Letak :

Bangun Asmo Darmanto, S.Des. Nono Suwarno

Jumlah Halaman

213

:

DAFTAR ISI Halaman BAB I:

PENGENALAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN .......................................................................................

1

Topik 1. Pengertian Aplikasi Perangkat Lunak ................................................................

3

Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 1 ..……………………………..……...............................................................................

19 19 19

Topik 2. Jenis Aplikasi Perangkat Lunak di Sarana Pelayanan Kesehatan ....................... Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 2 ..……………………………..……...............................................................................

21 31 31 32

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF .................................................................... GLOSARIUM .................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................

33 34 35

BAB II: MENGGUNAKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK UNTUK REGISTRASI PASIEN DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN ......................................

36

Topik 1. Aplikasi Perangkat Lunak Untuk Registrasi Pasien di Puskesmas ..................... Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 1 ..……………………………..……...............................................................................

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

39 46 46 47

iii

iv

Topik 2. Aplikasi Perangkat Lunak Untuk Registrasi Pasien di Rumah Sakit .................... Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 2 ..……………………………..……...............................................................................

48 62 63 63

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ..................................................................... GLOSARIUM ....................................................................................................

65 66

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................

67

BAB III: MENGGUNAKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK UNTUK TELUSUR BERKAS REKAM MEDIS DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN ..............

68

Topik 1. Distribusi Berkas Rekam Medis ........................................................................ Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..………………………………………….................................................................

70 80 80

Tes 1 ..……………………………..……...............................................................................

81

Topik 2. Pengembalian Berkas Rekam Medis ............................................................... Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 2 ..……………………………..……...............................................................................

82 89 89 89

Topik 3. Telusur Berkas Rekam Medis ............................................................................

91

Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 3 ..……………………………..……...............................................................................

93 94 94

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ..................................................................... GLOSARIUM ................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................

96 97 98

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

BAB IV: APLIKASI PERANGKAT LUNAK ANALISIS/ AUDIT REKAM MEDIS ...........

99

Topik 1. Aplikasi Analisis Kuantitatif Rekam Medis ...................................................... Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 1 ..……………………………..……...............................................................................

101 111 112 112

Topik 2. Aplikasi Analisis Kualitatif Rekam Medis .......................................................... Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 2 ..……………………………..……...............................................................................

114 123 124 124

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ...................................................................... GLOSARIUM ..................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................

126 127 128

BAB V:

APLIKASI PERANGKAT LUNAK PROSES KLAIM (REIMBURSEMENT) BIAYA KESEHATAN ...........................................................................

129

Topik 1. Claim/Reimbursement di Rumah Sakit ............................................................ Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 1 ..……………………………..……...............................................................................

131 138 139 139

Topik 2. Claim/Reimbursement di Puskesmas ............................................................... Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 2 ..……………………………..……...............................................................................

141 156 157 157

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

v

vi

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ...................................................................... GLOSARIUM ..................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................

159 160 162

BAB VI: APLIKASI PERANGKAT LUNAK PELAPORAN DATA KESEHATAN .............

163

Topik 1. Pelaporan Data Kesehatan di Rumah Sakit ......................................................

165

Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 2 ..……………………………..……...............................................................................

190 190 190

Topik 2. Pelaporan Data Kesehatan di Puskesmas ........................................................ Latihan ....……………………………………………................................................................ Ringkasan ..…………………………………………................................................................. Tes 2 ..……………………………..……...............................................................................

192 201 201 201

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ..................................................................... GLOSARIUM .................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................

203 204 205

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Bab 1 PENGENALAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN Dian Budi Santoso, S.KM., M.P.H.

Pendahuluan

P

engetahuan tentang aplikasi perangkat lunak sangat penting untuk menunjang

pekerjaan yang kita lakukan. Saat ini kita tidak dapat lepas dari penggunaan komputer baik sebagai kebutuhan maupun sebagai kewajiban yang berakitan erat dengan penyelesaian pekerjaan. Di sarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas dan rumah sakit, sering kita jumpai komputer yang digunakan oleh petugas untuk menginput, mengolah, dan mencari data terkait kegiatan pelayanan disana. Komputer terdiri atas perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia sebagai penggunanya (brainware). Perangkat keras seperti kita ketahui terdiri dari berbagai macam piranti seperti CPU, monitor, keyboard, mouse, laptop, dan lain-lain.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

1

Gambar 1.1. Komponen komputer Pada Bab 1 ini kita akan fokus untuk membahas perangkat lunak khususnya yang digunakan di sarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas dan rumah sakit.

2

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 1 Pengertian Aplikasi Perangkat Lunak

P A.

erangkat lunak terdiri dari perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi dimana perangkat lunak aplikasi tidak dapat berjalan tanpa adanya perangkat lunak sistem operasi.

PERANGKAT LUNAK SISTEM OPERASI

Sistem operasi adalah perangkat lunak (software) yang merupakan penghubung antara pengguna komputer (brainware) dengan perangkat keras komputer (hardware). Sebelum ada sistem operasi, pengguna berinteraksi dengan perangkat keras menggunakan sinyal analog dan digital tanpa disertai dengan tampilan antar muka seperti yang biasa kita gunakan seperti sekarang. Sistem operasi mempermudah interaksi antara pengguna dengan komputer. Pengertian sistem operasi secara umum ialah pengelola seluruh sumber-daya yang terdapat pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan (system calls) ke pemakai sehingga memudahkan penggunaan dan pemanfaatan sumber-daya sistem komputer. Setidaknya ada 3 (tiga) sistem operasi yang cukup dikenal dan banyak digunakan di Indonesia yaitu Windows, Linux, dan Macintosh. Diantara ketiganya Windows merupakan sistem operasi yang paling banyak digunakan di Indonesia. 1.

Windows Windows merupakan sistem operasi yang diproduksi oleh perusahaan Microsoft. Sistem ini merupakan sistem operasi berbayar dan bersifat closed source. Penemu Windows untuk pertama kalinya adalah dua orang yang saling bersahabat sejak kecil yaitu Bill Gates dan Paul Allen. Sejak penemu Windows ini, Windows kini mengalami perkembangan dari versi yang satu ke versi lainnya dengan kualitas yang semakin ditingkatkan. Sistem operasi Windows merupakan pengembangan dari MS-DOS, sebuah sistem operasi berbasis modul teks dan command-line atau CLI (Command Line Interface). Windows merupakan sistem operasi yang menyediakan lingkungan berbasis grafis (Graphical User Interface (GUI)) dan kemampuan multitasking. a.

Windows 1.0 Sistem operasi Windows 1.0 dikeluarkan pada tanggal 20 November 1985 dan diresmikan pertama kali pada tanggal 10 November 1983 yang dijuluki dengan Windows Graphic Environment 1.0. Windows 1.0 bukanlah sebuah sistem operasi yang lengkap, namun ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

3

hanya memperluas kemampuan MS-DOS dengan tambahan antarmuka grafis berbasis 16-bit. Windows 1.0 juga memiliki masalah dan kelemahan sama yang dimiliki oleh MS-DOS. Sebagai contoh, jendela-jendela di dalam Windows 1.0 hanya dapat ditampilkan di layar secara “tile” saja, sehingga jendela tersebut tidak dapat saling menimpa satu sama lainnya. Tentu saja, Windows 1.0 memiliki cukup banyak kekurangan sehingga belum begitu dikenal di masyarakat.

Gambar 1.2. Tampilan Sistem Operasi Windows 1.0 b.

Windows 2.0 Windows 2.0 mendapatkan keuntungan, karena dapat menggunakan prosesor terbaru pada tahun itu, yaitu Intel 286 Prosesor, memory yang lebih besar, dan fitur komunikasi antar aplikasi dengan menggunakan Dynamic Data Exchange (DDE). Dengan peningkatan dukungan grafis, pengguna sekarang dapat mengatur besar kecil ukuran jendela dan penambahan dukungan untuk keyboard sehingga dapat menggunakan Windows dengan hanya berbekal keyboard dan juga dukungan keyboard shortcut. Windows 2.0 sendiri di luncurkan pada tanggal 9 Desember 1987.

4

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 1.3. Tampilan Sistem Operasi Windows 2.0 c.

Windows 3.0 Windows 3.0 dirilis pada tanggal 22 Mei 1990. Windows 3.0 memiliki kemampuan dukungan kartu grafis SVGA atau XGA dan juga icon. Microsoft menyediakan SDK (Software Development Kit) sehingga para developer piranti lunak dapat mengembangkan aplikasi agar mampu berjalan di Windows 3.0 ini. Sistem ini mengenalkan Virtual Device Driver yang berguna untuk meminimalisasi ketergantungan setiap driver pada perangkat keras tertentu. Sistem ini berevolusi menjadi Windows 3.1 yang mengenalkan fitur Multimedia dan True Type Font. Sistem ini memudahkan pengguna karena adanya fitur Drag and Drop. Windows versi 3.0 ini berkembang menjadi Windows 3.11 yang mendukung aplikasi networking.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

5

Gambar 1.4. Tampilan Sistem Operasi Windows 3.0 d.

Windows 95 Windows 95 dirilis tanggal 24 Agustus 1995. Windows 95 sudah terintegrasi dengan 32bit TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) dan sudah mendukung jaringan internet, dial-up networking, dan dukungan fitur plug and play, dimana kita bisa menginstall device dengan hanya mencolokan kabel hardware-nya. Versi 32 bit dari Windows 95 terdapat peningkatan kapabilitas multiedia, fitur yang lebih kaya untuk mobile computing, dan networking yang sudah diintegrasikan.

6

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 1.5. Tampilan Sistem Operasi Windows 95 e.

Windows 98 Pada 25 Juni 1998, Microsoft merilis Windows 98 yang merupakan revisi minor terhadap Windows 95. Secara umum Windows 98 jauh lebih stabil dan dapat diandalkan dibandingkan dengan pendahulunya, Windows 95. Windows 98 mencakup banyak driver perangkat keras baru dan dukungan sistem berkas FAT32 yang lebih baik yang mengizinkan partisi untuk memiliki kapasitas yang lebih besar dari 2 gigabyte, sebuah batasan yang terdapat di dalam Windows 95. Dukungan USB di dalam Windows 98 pun juga jauh lebih baik dibandingkan dengan pendahulunya.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

7

Gambar 1.6. Tampilan Sistem Operasi Windows 98 f.

Windows 2000 Windows 2000 termasuk ke dalam keluarga Windows NT. Dirilis pada 17 Februari 2000, Windows 2000 ini khusus dibuat untuk kalangan bisnis. Ada versi Professional, Server, Advanced Server dan Datacenter Server. Untuk pengguna rumahan, Windows merilis Windows ME beberapa bulan kemudian. Fitur-fitur baru yang diadopsi dari Windows 98 juga ditanamkan di dalamnya, seperti Device Manager yang telah ditingkatkan dengan menggunakan Microsoft Management Console, Windows Media Player, dan DirectX 6.1 yang memungkinkan sistem operasi berbasis kernel Windows NT untuk menjalankan game.

8

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 1.7. Tampilan Sistem Operasi Windows 2000 g.

Windows ME (Millenium Edition) Sesuai dengan namanya, Windows ME ini dirilis pada 14 September tahun 2000 yang sering disebut sebagai tahun milenium. Dibandingkan dengan Windows 98, Windows ME memiliki boot time yang jauh lebih cepat. Di Windows inilah pertama kali ada fitur System Restore untuk merestore PC ke titik tertentu jika mengalami permasalahan. Namun demikian, banyak yang menganggap bahwa Windows ME ini adalah produk gagal yang memiliki banyak masalah. Keberadaan Windows ME ini pun segera digantikan oleh Windows NT Family lainnya yaitu XP, Vista, 7, dan Windows 8.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

9

Gambar 1.8. Tampilan Sistem Operasi Windows ME h.

Windows XP Pada tahun 2001, Microsoft memperkenalkan Windows XP yang memiliki nama kode “Whistler” selama pengembangan. Akhirnya setelah merilis beberapa versi Windows berbasis Windows 9x dan NT, Microsoft berhasil menyatukan kedua jajaran produk tersebut. Windows XP menggunakan kernel Windows NT 5.1, sehingga menjadikan kernel Windows NT yang terkenal dengan kestabilannya memasuki pasar konsumen rumahan untuk menggantikan produk Windows 9x yang berbasis 16/32-bit yang sudah menua. Windows XP merupakan versi sistem operasi Windows yang paling lama paling tidak hingga saat ini karena memang berkisar dari tahun 2001 hingga tahun 2007 saat Windows Vista dirilis ke konsumen. Jajaran sistem operasi Windows XP akhirnya diteruskan oleh Windows Vista pada 30 Januari 2007.

10

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 1.9. Tampilan Sistem Operasi Windows XP i.

Windows Vista Tanggal 30 November 2006, Microsoft meluncurkan versi baru Windows untuk pengguna rumahan dan kalangan bisnis pada tanggal 30 Januari 2007 dengan nama Windows Vista. Fitur-fitur pada Windows Vista perubahannya boleh dikatakan radikal, terutama pada bagian user-interface. Kemampuan sekuritas juga ditambahkan oleh Microsoft, sehingga Microsoft megklaim versi terbarunya ini lebih stabil,aman, dan memanjakan pengguna komputer. Edisi Windows Vista terdiri dari Windows Vista Starter, Windows Vista Home Basic, Windows Vista Home Premium, Windows Vista Business, Windows Vista Enterprise, dan Windows Vista Ultimate.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

11

Gambar 1.10. Tampilan Sistem Operasi Windows Vista j.

Windows 7 Rilis selanjutnya setelah Windows Vista adalah Windows 7, yang sebelumnya dikenal dengan sebutan Blackcomb dan Vienna. Saat pertama kali dirilis, Windows ini memiliki kernel NT versi 6.1 build 7600 yaitu perbaikan dari Windows Vista dimana saat rilis pertama memiliki kernel NT 6.0 build 6000. Windows 7 yang dirilis pada tanggal 22 Oktober 2009 ini memiliki keamanan dan fitur yang baru serta dibekali dengan Windows Media Player 12 dan Internet Explorer 8. Beberapa fitur yang unik adalah Sidebar yang berganti nama menjadi Gadget dan bebas ditaruh kemana-mana pada desktop tidak seperti Sidebar yang hanya bisa diletakkan di tempat tertentu. Fitur itu membuat Windows 7 menjadi menarik.

12

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 1.11. Tampilan Sistem Operasi Windows 7 k.

Windows 8 Windows 8 adalah versi selanjutnya dari Microsoft Windows, serangkaian sistem operasi yang diproduksi oleh Microsoft untuk digunakan pada komputer pribadi, termasuk komputer rumah dan bisnis, laptop, netbook, tablet PC, server, dan PC multimedia. Salah satu metode untuk mencapai hal tersebut adalah dengan mengurangi beban pemakaian RAM di dalam sistem operasi. Penghematan penggunaan RAM di Windows 8 dipastikan dapat secara signifikan memperpanjang penggunaan PC yang memakai baterai seperti laptop ataupun tablet PC karena RAM merupakan salah satu komponen di komputer yang paling banyak memakai arus listrik.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

13

Gambar 1.12. Tampilan Sistem Operasi Windows 8 l.

Windows 10 Micorosoft sengaja tidak mengeluarkan versi windows 9 karena dikhawatirkan para

pengguna akan menganggap windows 9 yang dipakai adalah windows 95 atau windows 98 karena berawalan 9. Karena itu Micorosoft langsung memproduksi windows 10 sebagai versi terbaru dari sistem operasi windows yang menyempurnakan kekurangan pada Windows 8 yang banyak dikeluhkan pengguna. Windows 10 banyak digandrungi oleh masyarakat karena tampilannya yang simpel, menarik, dan canggih.

14

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 1.13. Screenshot Windows 10 2.

Linux Linux merupakan sistem operasi yang berbasis open source. Nama Linux sendiri

diturunkan dari pencipta awalnya, Linus Torvalds, dari Universitas Helsinki, Finlandia. Pada tahun 1969, Ken Thompson dan Dennis Ritchie, para peneliti di AT&T Bell Laboratorium Amerika, membuat sistem operasi UNIX yang merupakan cikal bakal dari Linux. UNIX mendapatkan perhatian besar karena seluruh source code-nya dibuat dengan bahasa C sehingga mempermudah pemindahannya ke berbagai platform. Dalam waktu singkat UNIX berkembang dalam dua jalur yaitu UNIX yang dikembangkan oleh Universitas Berkeley dan yang dikembangkan oleh AT&T. Setelah itu mulai banyak perusahaan yang melibatkan diri dan terjadilah persaingan yang melibatkan banyak perusahaan untuk memegang kontrol dalam bidang sistem operasi. Persaingan ini menyebabkan perlu adanya standarisasi. Dari sini lahirlah proyek POSIX yang dimotori oleh IEEE (The Institute of Electrical and Electronics Engineers) yang bertujuan untuk menetapkan spesifikasi standar UNIX. Sejak saat itu muncul berbagai macam jenis UNIX dengan standar yang telah disepakati bersama. Salah satu jenis atau versi UNIX yang muncul adalah MINIX yang dibuat oleh A. S. Tanenbaum untuk tujuan pendidikan. Source code MINIX inilah yang oleh Linus Torvalds, seorang mahasiswa Universitas Helsinki pada waktu itu, dijadikan sebagai referensi untuk membuat sistem operasi baru yang gratis dan source code-nya bisa diakses oleh umum. Sistem

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

15

operasi ini kemudian diberi nama Linux. Dalam membangun Linux, Linus menggunakan tools dari Free Foundation Software yang berlisensi GNU. Kemudian untuk menjadikan Linux sebuah sistem operasi yang utuh, dia memasukkan program-program yang juga berlisensi GNU. Dengan sifatnya yang open source, Linux kemudian berkembang sangat pesat karena dikembangkan oleh berbagai komunitas open source sehingga dihasilkan berbagai macam distro Linux. Beberapa distro linux yang cukup dikenal diantaranya: a. Ubuntu b. Debian c. d. e. f. g. h. i.

Red Hat Mandriva Slackware Fedora CentOS SUSE Linux Mint

Gambar 1.14. Screenshot Ubuntu

16

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

3.

Macintosh Macintosh merupakan sistem operasi yang diproduksi oleh perusahaan Apple yang kita kenal dengan produk hardware-nya yaitu Macbook. Apple pertama didirikan pada tanggal 1 april tahun 1976 oleh Steve Jobs, Steve Wozniak, dan Ronald Wayne. Sistem operasi Macintosh merupakan sistem operasi yang memiliki hubungan erat dengan Linux karena diturunkan dari kernel yang sama. Sistem operasi Macintosh dijual sepaket dengan hardware-nya sehingga kita hanya bisa menggunakan Macintosh melalui Macbook, tidak seperti sistem operasi Windows dan Linux yang dapat diinstall dan digunakan pada berbagai merk laptop atau notebook. Macintosh juga telah dirilis dengan berbagai versi, yaitu: a. Public Beta: "Kodiak" b. Versi 10.0: "Cheetah" c. Versi 10.1: "Puma" d. Versi 10.2: "Jaguar" e. Versi 10.3: "Panther" f. Versi 10.4: "Tiger" g. Versi 10.5: "Leopard" h. Versi 10.6: "Snow Leopard" i. Versi 10.7: "Lion" j. k. l. m. n. o.

Versi 10.8: "Mountain Lion" Versi 10.9: "Mavericks" Versi 10.10: "Yosemite" Versi 10.11: "El Capitan" Versi 10.12: "Sierra" Versi 10.13: "High Sierra"

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

17

Gambar 1.15. Screenshot Macintosh High Sierra

B.

PERANGKAT LUNAK APLIKASI

Perangkat lunak aplikasi dibutuhkan agar komputer Anda dapat dimanfaatkan dan digunakan untuk berbagai keperluan (Sobri dkk, 2017). Perangkat lunak aplikasi adalah seluruh perintah yang digunakan untuk memproses informasi. Perangkat lunak aplikasi dapat berupa program atau prosedur yang dijalankan melalui perangkat lunak sistem operasi seperti yang sudah kita bahas di Topik 1. Perangkat lunak aplikasi merupakan program yang dijalankan untuk melakukan fungsi tertentu sesuai dengan kebutuhan penggunanya yang telah ditentukan pada awal pembuatan program tersebut. Biasanya perangkat lunak aplikasi dibuat untuk kepentingan pengolahan data. Beberapa yang kita kenal diantaranya perangkat lunak aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Powerpoint. Dalam ranah kesehatan nanti kita akan mengenal istilah sistem informasi manajemen kesehatan yang merupakan perangkat lunak untuk membantu proses pengumpulan, pengolahan, dan pencarian kembali data kesehatan. Sistem informasi manajemen terdiri atas tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi 18

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data. Kegiatan dalam SIM meliputi pengolahan (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat ini juga mapun di masa datang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan (Sutanta, 2003).

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

Sebutkan 3 komponen komputer! Apa yang dimaksud sengan perangkat lunak sistem operasi? Apa yang dimaksud dengan perangkat lunak aplikasi?

Ringkasan Perangkat lunak (software) merupakan komponen dari sebuah perangkat komputer yang terdiri dari perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi. Keduanya saling terkait dimana perangkat lunak aplikasi tidak akan dapat berjalan tanpa perangkat lunak sistem operasi. Sistem operasi yang banyak digunakan di Indonesia adalah Windows, Linux, dan Macintosh.

Tes 1 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Berikut termasuk ke dalam perangkat keras komputer (harware), kecuali …. A. CPU B. Windows 7 C. Monitor D. Mouse

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

19

2)

Jenis sistem operasi yang paling banyak digunakan di Indonesia adalah …. A. Linux B. Windows C. Macintosh D. Ubuntu

3)

Penemu sistem operasi Linux adalah .… A. Bill Gates B. Steve Jobs C. D.

Linus Torvalds Jack Ma

4)

Macintosh diproduksi oleh perusahaan .… A. Apple B. Microsoft C. Linux D. Samsung

5)

Versi sistem operasi berikut dapat diinstall dan digunakan di berbagai merk laptop, kecuali .... A. Sierra B. Windows 10 C. Ubuntu D. Fedora

20

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 2 Jenis Aplikasi Perangkat Lunak di Sarana Pelayanan Kesehatan

T

erdapat beberapa aplikasi perangkat lunak yang khusus digunakan di sarana pelayanan kesehatan untuk menunjang pekerjaan petugas khususnya perekam medis dan informasi kesehatan. Aplikasi perangkat lunak tersebut menyesuaikan

dengan kebutuhan di masing-masing tingkatan sarana pelayanan kesehatan. Dalam modul ini akan kita bahas beberapa jenis aplikasi perangkat lunak yang digunakan di puskesmas dan rumah sakit.

A.

JENIS APLIKASI PERANGKAT LUNAK DI PUSKESMAS

Seiring dengan kemajuan teknologi, Pusat Kesehatan Masyarakat (puskesmas) maupun fasilitas kesehatan tingkat perlama yang lain tidak dapat lepas dari penggunakan software atau aplikasi perangkat lunak. Petugas puskesmas dituntut untuk dapat mengoperasikan aplikasi perangkat lunak pada komputer sehingga kegiatan pelayanan pada pasien maupun kegiatan administratif lain di puskesmas dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien, dan optimal. Aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di puskesmas antara lain p-Care, SIMPUS, SIHA, dan Epi Info. 1.

P-Care Salah satu software yang wajib digunakan puskesmas pada era Jaminan Kesehatan Nasional adalah aplikasi primary care atau yang sering disebut dengan p-Care. Aplikasi p-Care merupakan sistem informasi manajemen berbasis web yang dapat diakses melalu web browser dengan alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id. Setiap puskesmas atau fasilitas kesehatan primer akan mendapatkan akun dari BPJS berupa username dan password.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

21

Gambar 1.16. Halaman Login p-Care Jika proses login berhasil maka kita akan masuk ke halaman utama dari palikasi p-Care. Setelah masuk halaman utama, kita dapat memeriksa data keanggotaan BPJS pasien karena hanya pasien BPJS yang datanya dapat diinputkan ke dalam p-Care dan dilayani sebagai pasien BPJS.

Gambar 1.17. Halam utama aplikasi p-Care Secara umum p-Care berfungsi untuk memeriksa validitas keanggotaan BPJS seorang pasien yang datang berobat ke puskesmas, menyimpan data pelayanan yang telah diberikan kepada pasien BPJS, menerbitkan surat rujukan pasien ke fasilitas kesehatan tingkat lanjut 22

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

(rumah sakit) dan merekap data pelayanan yang telah diberikan puskesmas untuk disampaikan kepada BPJS sebagai laporan. 2.

SIMPUS SIMPUS merupakan kependekan dari Sistem Informasi Manajemen Puskesmas. SIMPUS berfungsi mencatat dan menyimpan data pelayanan yang dilakukan puskesmas baik pelayanan kepada pasien di dalam gedung maupun kegiatan pelayanan di luar gedung. Terdapat banyak produk SIMPUS di pasaran sehingga sangat dimungkinkan aplikasi SIMPUS di satu puskesmas akan berbeda dengan aplikasi SIMPUS di puskesmas lain, namun secara umum prinsip penggunaannya sama.

Gambar 1.18. Contoh tampilan halaman utama salah satu versi SIMPUS Secara umum SIMPUS digunakan mulai dari proses penerimaan pasien, input data sosial dan registrasi pasien, input data pelayanan pasien berupa hasil pemeriksaan fisik, anamnese, dan diagnosis hingga rekapitulasi laporan sesuai format yang telah ditentukan. Penggunaan SIMPUS akan membatu petugas puskesmas dalam hal penyimpanan, pengolahan, penelusuran, penyajian kembali, serta rekapitulasi data pelayanan.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

23

Gambar 1.19. Contoh format laporan LB1 yang dihasilkan SIMPUS 3.

SIHA SIHA merupakan kependekan dari Sistem Informasi HAIV-AIDS dan IMS. SIHA dikembangkan untuk mengatasi masalah ketidakakuratan data pada pelaporan data penderita HIV-AIDS dan IMS. Dengan danya SIHA maka pelaporan data penderita HIV-AIDS dan IMS dilakukan melalui satu pintu sehingga diharapkan tidak ada data yang saling tumpah tindih satu sama lain. Seluruh informasi terkait kejadian HIV-AIDS dan IMS di Indonesia dapat dilihat dan diperoleh melalui SIHA yang dapat diakses secara online melalui alamat http://www.siha.depkes.go.id.

Gambar 1.20. Halaman login SIHA

24

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Pengguna harus memasukan username dan password agar dapat masuk ke halaman utama. SIHA memiliki 13 modul atau menu yang dapat digunakan pengguna yang terdiri dari: a. Modul Konseling dan Testing b. Modul PITC c. Modul IMS d. Modul Pencegahan HIV dari Ibu dan Anak (PMTCT) e. Modul Perawatan HIV f. Modul Mengenai Dampak Pengobatan ARV g. Modul Penjangkauan h. i. j. k. l. m.

Modul Layanan Alat Suntik Steril (LASS) Modul ODHA yang diberi dukungan Modul Methadon Modul Kasus AIDS Modul Bahan dan Alat Modul Sero Sentinel

Gambar 1.21. Salah satu form isian pada SIHA

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

25

4.

SITT SITT adalah kependekan dari Sistem Informasi Tuberkulosis Terpadu. Sama halnya dengan SIHA, sistem ini dikembangkan untuk mengatasi masalah ketidakakuratan data pada pelaporan data penyakit, dalam hal ini adalah tuberkulosis. SITT dapat diakses secara online dengan mengakses alamat http://sittindonesia.org/sitt/.

Gambar 1.22. Tampilan halaman login SITT 5.

Epi Info Epi Info adalah aplikasi yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data epdiemiologi. Umumnya aplikasi ini digunakan oleh petugas surveilance epidemiologi di puskesmas maupun dinas kesehatan. Epi Info terdiri atas beberapa fungsi utama yaitu membuat form elektronik, menginput data pada form elektronik, melakukan analisis data, menampilkan hasil analisis data dalam bentuk visual (grafik), serta menampilkan data dalam bentuk peta epidemiologi. Aplikasi Epi Info dikembangkan oleh Centers for Disease Control and Prevention. Aplikasi Epi Info dapat di-download langsung gratis oleh siapa saja pada alamat https://www.cdc.gov/epiinfo/support/downloads.html. Petunjuk penggunaan atau tutorial Epi Info juga dapat diakses pada website tersebut.

26

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 1.23. Menu utama Epi Info

B.

JENIS APLIKASI PERANGKAT LUNAK DI RUMAH SAKIT

Rumah sakit merupakan fasilitas kesehatan tingkat lanjut yang mengelola berbagai sumber daya yang cukup kompleks. Penggunaan aplikasi perangkat lunak diperlukan untuk membantu pihak manajemen rumah sakit dalam mengolah semua data pelayanan di rumah sakit agar didapatkan informasi yang akurat secara cepat untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Aplikasi perangkat lunak juga digunakan untuk menunjang kegiatan pelayanan terhadap pasien. Aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di rumah sakit antara lain SIMRS, INA-CBGs dan SIRS Online. 1.

SIMRS SIMRS adalah kependekan dari Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. SIMRS

mengelola seluruh data pelayanan di rumah sakit. Berbagasi versi SIMRS juga banyak beredar di pasaran sehingga SIMRS di satu rumah sakit juga bisa berbeda dengan SIM RS di rumah sakit ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

27

lain, bahkan ada rumah sakit yang membangun sendiri SIMRS-nya. Cakupan dari SIMRS di masing-masing rumah sakit pun berbeda, mulai dari yang hanya memfasilitasi pendaftaran pasien sampai yang juga mampu memfasilitasi data keuangan, stok obat, dan kepegawaian. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia juga telah meluncurkan SIMRS versi free dan open source dengan nama SIMRS GOS.

Gambar 1.24. Contoh tampilan salah satu halaman SIMRS GOS SIMRS GOS merupakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang cukup lengkap. SIMRS GOS terdiri dari beberapa modul yang memfasilitasi: a. Pendaftaran pasien b. Pelayanan rawat jalan c. Pelayanan rawat inap d. Laboratorium dan radiologi e. Apotek f. Pembayaran g. Kamar operasi h. i. j.

Rekam medis Pelaporan internal Pelaporan eksternal

Karena sifatnya yang free dan open source, SIMRS GOS cocok digunakan oleh rumah sakit yang memiliki masalah keterbatasan dana dalam hal pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit. Namun tetap dibutuhkan tenaga ahli yang memiliki pengalaman dalam mengembangkan sistem informasi berbasis web sehingga dapat melakukan 28

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

kustomisasi atau penyesuaian terhadap SIMRS GOS agar dapat diimplementasikan di rumah sakit yang bersangkutan. 2.

INA-CBGs Jika fasilitas kesehatan tingkat pertama seperti puskesmas menggunakan aplikasi p-care, fasilitas kesehatan tingkat lanjut dalam hal ini rumah sakit menggunakan aplikasi INA-CBGs kaitannya dengan implementasi jaminan kesehatan nasional. Aplikasi INA-CBGs berguna untuk mencatat dan mengajukan klaim penggantian biaya pasien yang ditanggung oleh BPJS.

Gambar 1.25. Tampilan aplikasi INA-CBGs 3.

SIRS Online SIRS Online adalah sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan oleh rumah sakit untuk melaksanakan pelaporan data kepada Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Aplikasi ini dapat dikases secara online di alamat http://sirs.yankes.kemkes.go.id/sirs/. Petugas rumah sakit dapat meng-upload data pelaporan dalam bentuk file microsoft excel sesuai dengan format yang sudah ditentukan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

29

Gambar 1.26. Tampilan halaman login SIRS Online Format laporan yang harus di-upload rumah sakit pada aplikasi SIRS online terdiri dari format RL1 samapi dengan RL5. Secara rinci format laporan tersebut terdiri dari: a. RL1. Data Dasar Rumah Sakit ▪ RL1.1. Data Dasar Rumah Sakit ▪ RL1.2. Indikator Pelayanan Rumah Sakit ▪ RL1.3. Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap b. RL2. Data Ketenagaan c. RL3. Data Pelayanan ▪ RL3.1. Rawat Inap ▪ RL3.2. Rawat Darurat ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ 30

RL3.3. Gigi dan Mulut RL3.4. Kebidanan RL3.5. Perinatologi RL3.6. Pembedahan RL3.7. Radiologi RL3.8. Laboratorium RL3.9. Rehabilitasi Medik RL3.10. Pelayanan Khusus Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

d.

e.

▪ RL3.11. Kesehatan Jiwa ▪ RL3.12. Keluarga Berencana ▪ RL3.13. Farmasi Rumah Sakit ▪ RL3.14. Rujukan ▪ RL3.15. Cara Bayar RL4. Data Morbiditas dan Mortalitas ▪ RL4a. Penyakit Rawat Inap ▪ RL4b. Penyakit Rawat Jalan RL5. Data Pengunjung Rumah Sakit ▪ ▪ ▪ ▪

RL5.1. Pengunjung Rumah Sakit RL5.2. Kunjungan Rawat Jalan RL5.3. Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap RL5.4. Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3) 4)

Sebutkan 3 jenis aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di puskesmas! Sebutkan 3 jenis aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di rumah sakit! Jelaskan fungsi aplikasi p-Care! Jelaskan fungsi aplikasi INA-CBGs!

Ringkasan Sarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas dan rumah sakit memiliki berbagai jenis aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk menunjang kegiatan pelayanan khususnya yang digunakan oleh perekam medis dan informasi kesehatan. Aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di puskesmas antara lain p-Care, SIMPUS, SIHA, dan Epi Info. Sedangkan aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di rumah sakit antara lain SIMRS, INA-CBGs dan SIRS Online.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

31

Tes 2 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Berikut merupakan aplikasi perangkat lunak yang digunakan di puskesmas, kecuali …. A. SIHA B. P-Care C. SIMPUS D. INA-CBGS

2)

Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk menginput data HIV-AIDS dan IMS di puskesmas adalah …. A. SITT B. SIHA C. P-Care D. SIMPUS

3)

Aplikasi perangkat lunak BPJS yang digunakan di rumah sakit adalah …. A. SITT B. C. D.

32

SIMRS P-Care INA-CBGS

4)

Aplikasi perangkat lunak BPJS yang digunakan di puskesmas adalah …. A. SITT B. SIMRS C. P-Care D. INA-CBGS

5)

Aplikasi perangkat lunak yang digunakan rumah sakit untuk melakukan pelaporan data kepada Kementerian Kesehatan adalah …. A. SITT B. SIMRS C. INA-CBGS D. SIRS Online

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Kunci Jawaban Tes Tes 1 1) B 2) B 3) C 4) A 5) A

Tes 2 1) D 2) 3) 4) 5)

B D C D

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

33

Glosarium Sinyal Analog dan Digital : merupakan sinyal data yang ditransmisikan untuk memberikan perintah kepada perangkat keras/ mesin. Open source : merupakan istilah untuk sebuah perangkat lunak yang kode programnya dapat dilihat dan dimodifikasi oleh pengembang lain sehingga dapat dihasilkan versi perangkat lunak yang berbeda dengan aslinya. Closed source : merupakan istilah untuk perangkat lunak yang kode programnya tidak dapat dilihat dan dimodifikasi oleh pihak luar.

34

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Daftar Pustaka Sobri, M., Emigawaty, Damayanti, N. R. 2017. Pengantar Teknologi Informasi – Konsep dan Teori. Yogyakarta: Andi. Sutanta, E. 2003.Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

35

Bab 2 MENGGUNAKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK UNTUK REGISTRASI PASIEN DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN Dian Budi Santoso, S.KM., M.P.H.

Pendahuluan

T

empat Penerimaan Pasien (TPP) merupakan gerbang pelayanan pertama di suatu

fasilitas pelayanan kesehatan (Budi, 2011). Pelayanan di TPP sangat mempengaruhi presepsi pasien terhadap pelayanan di fasilitas pelayanan kesehatan. Kesan pertama yang diterima pasien di TPP sangat mempengaruhi apakah pasien akan berkunjung kembali ke fasilitas pelayanan kesehatan tersebut atau tidak. Pelayanan di TPP harus didukung dengan sarana-prasarana pelayanan kesehatan, kemampuan petugas rekam medis dalam melakukan komunikasi yang efektif, alur pasien dan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang jelas. Elemen-elemen pendukung tersebut harus dipenuhi untuk memberikan pelayanan yang berfokus pada pasien dan patient safety. Saranaprasarana pelayanan kesehatan bisa berupa Alat Tulis Kantor (ATK), seperangkat komputer dan koneksi internet, dan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang mumpuni. SIMRS di bagian TPP akan dibahas lebih lanjut di bab ini. Kemampuan komunikasi efektif sangat penting dimiliki oleh petugas TPP. Strategi komunikasi dengan pasien dengan delapan langkah yaitu; 1. Perkenalkan diri kepada pasien 2. Menjelaskan apa yang akan terjadi selama komunikasi 3. 4. 5. 36

Tunjukkan empati Mendengar aktif Mengenali dan mengintrepretasi bahasa non-verbal pasien Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

6. 7. 8.

Menyadari akan adanya hambatan komunikasi dengan pasien Gunakan strategi umpan balik Alokasikan waktu yang cukup untuk komunikasi dengan pasien

Sistem penerimaan pasien sendiri dibagi menjadi tiga sub sistem yaitu subsistem penerimaan pasien rawat jalan, subsistem penerimaan pasien gawat darurat, dan subsistem pasien penerimaan rawat inap (Budi, 2011). Menurut Huffman (1994) pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di fasilitas pelayanan kesehatan. Langkah-langkah dalam penerimaan pasien sebaiknya tertulis dalam SPO. Tempatkan SPO di tempat yang mudah dibaca oleh petugas. SPO inilah yang akan menjadi pedoman petugas dalam memberikan pelayanan kepada pasien dan menjadi tolak ukur pelayanan minimal yang diterima pasien. Pasien gawat darurat merupakan pasien yang datang ke tempat penerimaan pasien gawat darurat yang dibuka selama 24 jam pelayanan, pasien ditolong terlebih dahulu setelah itu kemudian menyelesaikan administrasinya (Budi, 2011). Petugas TPP harus mengarahkan pasien untuk ditolong terlebih dahulu. Pada proses administrasi, petugas TPP harus memberikan penjelasan kepada keluarga pasien atau pasien tentang bagaimana BPJS bisa dipakai berdasarkan keterangan gawat darurat dari dokter. Penerimaan pasien rawat inap adalah penerimaan pasien untuk mendapatkan pelayanan lanjutan setelah mendapatkan surat pengantar dirawat dari pihak yang berwenang (Budi, 2011). Hal yang harus diperhatikan terutama untuk pasien BPJS adalah ruang kelas perawatan harus sesuai dengan kelas iuran yang dibayarkan oleh peserta.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

37

Gambar 2.1. Alur Pelayanan Pasien Alur pasien berobat di fasilitas pelayanan kesehatan mulai dari pasien datang ke bagian tempat penerimaan pasien untuk mendaftar ke klinik atau pelayanan yang dituju. Setelah berkas disiapkan oleh petugas penerimaan pasien, pasien akan mendapatkan pelayanan di klinik. Tenaga medis akan menetapkan diagnosis untuk pasien dan pasien dinyatakan pulang atau di rawat inap. Jika pasien diizinkan pulang, maka pasien dapat menuju ke bagian farmasi untuk memesan obat. Untuk pengambilan obat bisa dilakukan setelah pasien membayar biaya pelayanan dan obat, setelah itu pasien diijinkan untuk pulang. Bagi pasien yang membutuhkan perawatan lebih lanjut (rawat inap), pasien akan dibuatkan surat pengantar dirawat yang akan dibawa pasien untuk melakukan pendaftaran pasien rawat inap. Setelah selesai melakukan pendaftaran di tempat penerimaan pasien rawat inap, pasien akan diantar ke bangsal oleh perawat. Pasien mendapatkan perawatan dan obat-obatan di bangsal perawatan. Setelah dinyatakan boleh pulang oleh dokter, keluarga pasien atau pasien mengurus administrasi dan membayar biaya perawatan di kassa kemudian pasien diperbolehkan pulang. 38

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 1 Aplikasi Perangkat Lunak Untuk Registrasi Pasien di Puskesmas

A

plikasi perangkat lunak untuk registrasi pasien di puskesmas secara umum dapat dibedakan sesuai dengan jenis pembayarannya. Khusus untuk pasien anggota JKN, BPJS menyediakan perangkat lunak khusus untuk melakukan registrasi

pasien.

A.

REGISTRASI PASIEN UMUM

1.

Registrasi pasien baru. Jika pasien belum pernah berkunjung ke puskesmas sebelumnya maka pasien tersebut dikategorikan sebagai pasien baru. Untuk memastikannya, petugas registrasi pasien harus mengecek terlebih dahulu pada database pasien apakah pasien sudah pernah terdaftar sebelumnya atau belum.

Gambar 2.1. Pengecekan data pasien

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

39

Petugas memasukkan nama pasien yang mendaftar ke dalam kotak pencarian data pasien kemudian menekan tombol “Enter” atau klik tombol “Cari”. Kemudian akan muncul data pasien sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan. Selain nama pasien, petugas juga dapat mencocokkan tanggal lahir dan alamat pasien untuk melakukan identifikasi pasien. Jika pasien belum pernah terdaftar sebelumnya maka petugas dapat menggunakan prosedur pendaftaran pasien baru, sebaliknya jika pasien sudah pernah terdaftar sebelumnya maka petugas dapat menggunakan prosedur pendaftaran pasien lama.

Gambar 2.2. Pendaftaran pasien baru di puskesmas Untuk melakukan registrasi pasien baru, petugas dapat menggunakan menu “Pendaftaran” kemudian klik sub menu “Input Data Pasien” sehingga muncul form registrasi pasien seperti pada Gambar 2.2. Petugas harus menginputkan data sosial pasien yang meliputi nomor rekam medis, NIK (nomor induk kependudukan/nomor KTP), nama lengkap pasien, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, desa, pekerjaan, nama kepala keluarga, nama istri (dari kepala keluarga), status kawin, status keluarga, tanggal kunjungan, jenis pasien/ cara bayar, serta jenis pelayanan yang dikehendaki di puskesmas. Data kepala keluarga diperlukan karena umumnya puskesmas menganut sistem family folder dimana data rekam medis 1 (satu)

40

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

keluarga disimpan dalam 1 map/ folder yang sama dengan data kepala keluarga sebagai penandanya. Pemberian nomor rekam medis kepada pasien baru perlu diperhatikan dengan seksama oleh petugas puskesmas. Tidak boleh terjadi duplikasi nomor rekam medis dimana 1 (satu) nomor rekam medis digunakan oleh lebih dari 1 (satu) orang pasien. Aplikasi perangkat lunak registrasi pasien yang baik seharusnya mampu mencegah terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Jika nomor rekam medis sudah pernah digunakan sebelumnya maka nomor tersebut tidak boleh digunakan lagi atau diberikan kepada pasien lain.

Gambar 2.3. Contoh peringatan jika nomor rekam medis telah digunakan sebelumnya 2.

Registrasi pasien lama. Jika pasien sudah pernah berkunjung ke puskesmas sebelumnya maka pasien tersebut dikategorikan sebagai pasien lama. Data pasien lama telah ada dalam database SIMPUS sehingga petugas tinggal mencari datanya kemudian tinggal menginputkan jenis pasien/ cara bayar dan jenis pelayanan yang dikehendaki.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

41

Gambar 2.4. Pendaftaran pasien lama di puskesmas

B.

REGISTRASI PASIEN BPJS

Khusus untuk pasien anggota JKN, BPJS telah menyediakan aplikasi perangkat lunak khusus untuk pendaftaran pasien yaitu p-Care. Pada beberapa puskesmas masih terjadi double entry antara SIMPUS dan p-Care untuk data pasien BPJS mengingat keduanya harus terisi dengan data pelayanan pasien yang bersangkutan. Pada beberapa puskesmas yang lain, p-Care sudah terintegrasi dengan SIMPUS sehingga cukup menginputkan data pada SIMPUS dan data juga otomatis akan terinput ke database p-Care. 1.

Registrasi pasien menggunakan SIMPUS Sama seperti pada registrasi pasien umum, petugas harus mengecek terlebih dahulu apakah pasien yang bersangkutan sudah pernah berkunjung sebelumnya ke puskesmas. Petugas dapat mengecek pada database pasien dengan menginputkan kata kunci pencarian berupa nama pasien.

42

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 2.5. Pengecekan data pasien Misal nama pasien yang akan dicari adalah “astik” maka petugas cukup menuliskan kata kunci tersebut pada kolom pencarian seperti pada Gambar 2.5. Jika pasien sudah pernah terdaftar sebelumnya maka datanya akan muncul pada halaman hasil pencarian seperti pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6. Data pasien lama ditemukan Setelah data pasien ditemukan, petugas cukup meng-klik tombol “registrasi” di sebelah kanan data hasil pencarian sehingga kemudian muncul halaman pendaftaran pasien lama seperti tampak pada Gambar 2.7. Perbedaan registrasi pasien umum dan pasien BPJS adalah pada kolom isian cara bayar.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

43

Gambar 2.7. Form registrasi pasien lama Jika pasien belum pernah terdaftar sebelumnya maka petugas dapat menggunakan prosedur pendaftaran pasien baru. Seperti halnya pendaftaran pasien baru pada Gambar 2.2., harus diinputkan data sosial pasien secara lengkap untuk disimpan pada database SIMPUS. Input data sosial pasien baru dapat dilihat juga pada Gambar 2.8. Gambar ini menggunakan SIMPUS versi yang berbeda dengan yang ditampilkan pada Gambar 2.2.

44

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 2.8. Form registrasi pasien baru 2.

Registrasi pasien menggunakan p-Care Perangkat lunak untuk registrasi pasien BPJS di puskesmas adalah p-Care. Seperti yang dijelaskan pada Bab 1 modul ini, p-Care adalah aplikasi perangkat lunak yang wajib digunakan oleh fasilitas kesehatan tingkat pertama yang bekerjasama dengan BPJS. Petugas puskesmas perlu memperhatikan dengan baik syarat seorang pasien peserta BPJS dapat dilayani secara grartis di Puskesmas. Pasien tersebut harus terdaftar sebagai peserta BPJS dengan pemilihan

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

45

pemberi pelayanan kesehatan tingkat 1 (PPK 1) adalah puskesmas bersangkutan tempat petugas bekerja saat ini. Jika tidak terdaftar sebagai peserta BPJS di puskesmas yang bersangkutan maka pasien dapat ditawari pindah PPK 1 atau dilayani sebagai pasien umum.

Gambar 2.9. Pendaftaran pasien BPJS menggunakan p-Care

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

Jelaskan perbedaan pasien baru dan pasien lama dalam konteks registrasi pasien! Sebutkan langkah registrasi pasien menggunakan SIMPUS! Sebutkan langkah registrasi pasien menggunakan p-Care!

Ringkasan Secara umum di puskesmas digunakan 2 (dua) macam aplikasi perangkat lunak untuk melakukan registrasi pasien yaitu SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas) dan pCare. Khusus untuk pasien BPJS, data harus diinputkan ke SIMPUS maupun ke p-Care sehingga pada beberapa puskesmas masih terjadi double entry.

46

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Tes 1 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk memvalidasi status kepesertaan BPJS pasien yang berobat ke puskesmas adalah …. A. SIMRS B. P-Care C. SIMPUS D.

SEP Integrated System

2)

Sistem penerimaan pasien dibagi menjadi beberapa sub sistem berikut, kecuali…. A. Rawat Darurat B. Rawat Jalan C. Rawat Inap D. Penunjang

3)

Sistem rekam medis di puskesmas dimana berkas rekam medis satu keluarga disimpan dalam satu map atau folder adalah… A. B. C. D.

4)

Pasien yang sudah pernah berobat ke puskesmas sebelumnya sehingga datanya telah tercatat di puskesmas disebut pasien… A. Baru B. Lama C. Umum D.

5)

Family folder Personal folder Electronic folder Paper based folder

Pribadi

Registrasi pasien umum dapat dilayani menggunakan aplikasi perangkat lunak…. A. SIMRS B. P-Care C. SIMPUS D. SEP Integrated System

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

47

Topik 2 Aplikasi Perangkat Lunak Untuk Registrasi Pasien di Rumah Sakit

A

plikasi perangkat lunak untuk registrasi pasien di rumah sakit secara umum dapat dibedakan sesuai dengan jenis pembayarannya. Khusus untuk pasien anggota JKN, BPJS menyediakan perangkat lunak khusus untuk melakukan registrasi

pasien. Menurut Peraturan Menteri No 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, salah satu variabel dalam SIMRS adalah pendaftaran. Item-item yang harus dipenuhi dalam variabel pendaftaran adalah: 1. Pendaftaran

2. 3. 4. 5.

a. Pendaftaran Melalui Telepon b. Pendaftaran Bayi Baru Lahir Daftar Data Pasien Daftar Kunjungan Pasien Asuransi Laporan a. b.

Rekap Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Pencarian Data Asuransi

Berdasarkan penjelasan diatas diharapkan SIMRS di bagian pendaftaran dapat melakukan tugas minimal yaitu; melakukan pendaftaran pasien umum (pasien baru dan pasien lama), melakukan pendaftaran pasien BPS (pasien baru dan pasien lama) , melakukan pendaftran pasien perjanjian (pasien lama), dapat menampilkan data pasien, serta daftar kunjungan pasien per hari atau per bulan. Pasien yang ingin mendapatkan pelayanan rawat jalan harus melakukan registrasi terlebih dahulu dimana pada proses regitrasi ini pasien akan memberikan kartu identitas kepada petugas rumah sakit pada loket karcis dan melakukan pembayaran biaya pendaftaran. Jika pasien sudah pernah berobat, pasien cukup menunjukkan kartu berobat yang telah diberikan petugas saat pertama kali mendaftar (Mulyani, 2016). Pada Topik 2 ini kita akan membahas bagaimana proses registrasi pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan di rumah sakit. Kategori pasien dibagi menjadi pasien umum dan pasien BPJS. Kemudian menurut tanggal registrasinya dikenal istilah pasien yang melakukan registrasi pada hari atau tanggal yang sama dengan tanggal pelayanan dan pasien

48

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

yang melakukan registrasi sebelum tanggal pelayanan atau dikenal dengan istilah pasien perjanjian.

A.

REGISTRASI PASIEN UMUM

1.

Registrasi pasien baru Registrasi pasien baru umum diperuntukkan bagi pasien yang belum pernah berobat ke rumah sakit tersebut dan tidak menggunakan asuransi. Contoh tampilan registrasi pasien baru umum dapat dilihat pada Gambar 2.10.

Gambar 2.10. Tampilan Registrasi Pasien Baru Umum Petugas pendaftaran akan mengisi nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, satus perkawinan pekerjaan, alamat dan lain-lain sesuai dengan kartu identitas pasien. Status pasien karena tidak menggunakan BPJS maka pilih “UMUM”. Tanggal periksa diisi tanggal saat periksa, poliklinik diisi sesuai dengan keluhan pasien, status kunjungan juga diisi “UMUM”. Rujukan diisi “RUJUKAN” jika berasal dari rujukan fasilitas pelayanan kesehatan pertama dan diisi “DATANG SENDIRI” jika pasien bukan merupakan pasien rujukan. Jenis pasien diisi “UMUM”, penanggungjawab diisi diri sendiri sedangkan jika pasien belum 18 tahun maka penanggungjawab diisi orangtua, dokter diisi sesuai dokter yang diinginkan pasien atau dokter yang masih menerima pasien, jenis kunjungan diisi “L” untuk pasien lama dan “B” untuk pasien ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

49

baru, alasan kunjungan jika belum diketahui maka diisi “Belum Diketahui”. Setelah semua terisi kemudian klik simpan. 2.

Registrasi Pasien Lama Registrasi pasien lama umum diperuntukkan untuk pasien yang sudah pernah berobat ke rumah sakit tersebut dan tidak menggunakan asuransi. Karena pasien sudah pernah berkunjung sebelumnya maka petugas pendaftaran tinggal mencari datanya melalui SIMRS. Contoh tampilan registrasi pasien lama umum dapat dilihat pada Gambar 2.11.

Gambar 2.11. Tampilan Registrasi Pasien Lama Umum Petugas memilih menu pencarian pasien kemudian muncullah tampilan seperti Gambar 2.11. Masukkan nomor rekam medis pasien, nama, dan atau alamat pasien. Apabila pasien yang dicari sudah muncul kemudian klik “Pilih”. Setelah itu tampilan yang muncul adalah seperti tampilan registrasi pasien baru umum yang dapat dilihat pada Gambar 2.10. Perbedaannya adalah data sosial pasien sudah terisi otomatis diambil dari database SIMRS. Petugas pendaftaran tinggal mengisi tanggal periksa, poliklinik tujuan, status kunjungan, rujukan, jenis pasien, penanggungjawab, dokter, jenis kunjungan, dan alasan kunjungan. Setelah semua terisi kemudian klik tombol “simpan”.

50

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

B.

REGISTRASI PASIEN BPJS

1.

Registrasi Pasien BPJS dengan SIMRS Registrasi pasien BPJS diperuntukkan untuk pasien yang menggunakan asuransi BPJS dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Pasien yang ingin melakukan registrasi menggunakan asuransi BPJS harus melengkapi syarat dan ketentuan yang berlaku antara lain kartu BPJS masih aktif, foto copy kartu keluarga, foto copy kartu tanda penduduk, dan membawa surat rujukan yang masih berlaku, kecuali pasien gawat darurat yang dapat langsung dilayani tanpa surat rujukan. Tampilan aplikasi untuk melakukan registrasi pasien baru BPJS sama dengan registrasi pasien baru umum pada Gambar 2.10., perbedaannya pada item jenis pasien diisi “BPJS”. 2.

Registrasi Pasien BPJS dengan Aplikasi SEP Sebelum didaftar menggunakan SIMRS sebagai pasien BPJS, terlebih dahulu pasien BPJS divalidasi status keanggotaan BPJS-nya melalui aplikasi SEP Integrated System BPJS Kesehatan sebagai syarat agar dapat dilayani sebagai pasien BPJS. SEP adalah kependekan dari Surat Eligibilitas Peserta yang harus dicetak sebagai salah satu syarat registrasi pasien BPJS. Cara untuk mencetak SEP cukup mudah, klik menu ”Pembuatan SEP” lalu masukkan nomor peserta, lengkapi data lain yang dibutuhkan.

Gambar 2.12. Aplikasi SEP Integrated System BPJS Kesehatan ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

51

Kolom isian data tentang data peserta sudah terintegrasi dengan data e-ktp sehingga nomor kartu, NIK, nama peserta, dan lain-lain akan terisi otomatis. Kewajiban petugas pendaftaran adalah mengisi jenis perawatan, nomor rekam medis, nomor surat rujukan yang dibawa pasien, asal rujukan, tanggal rujukan, tanggal SEP, diagnosis awal, dan poliklinik tujuan. Apabila semua sudah data sudah diisi kemudian klik tombol ”Cetak”.

C.

REGISTRASI PASIEN PERJANJIAN Registrasi pasien perjanjian sudah mulai dikembangkan di beberapa rumah sakit di

Indonesia. Registrasi pasien perjanjian dapat melalui Short Message Service (SMS), aplikasi WhatsApp, pendaftaran online berbasis website, pendaftaran online berbasis aplikasi mobile, dan yang paling umum digunakan adalah registrasi pasien melalui pesawat telepon. Kali ini kita akan membahas contoh proses registrasi pasien perjanjian secara online menggunakan website dan aplikasi mobile. 1.

Registrasi Pasien Perjanjian Melalui Website Pembahasan kali ini akan mengulas mengenai cara melakukan registrasi pasien perjanjian berbasis web dengan contoh kasus di Rumah Sakit Gladiool Magelang. Pasien yang hendak mendaftar cukup mengakses website pendaftaran pasien online melalui alamat http://registrasi.gladiool.com/. Pasien yang belum mempunyai akun harus membuat akun terlebuh terlebih dahulu, sedangkan pasien yang sudah mempunyai akun dapat langsung melakukan proses login untuk kemudian mengikuti tahap selanjutnya dan melakukan registrasi secara mandiri.

Gambar 2.13. Halaman utama website registrasi online

52

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Jika belum memiliki akun maka pasien harus membuat akun terlebih dahulu dengan meng-klik tombol ”Daftar Baru”. Menu ”Daftar Baru” berisi 3 langkah untuk mendaftar. Pertama adalah isi biodata, kedua pilih dokter dan ketiga adalah selesai. Pengisian biodata dibagi menjadi dua bagian yaitu informasi akun dan biodata pasien.

Gambar 2.14. Informasi Akun Informasi Akun berisi data-data yang berkaitan dengan akun yang akan pasien buat. Nama diisi nama akun yang akan dibuat (bukan nama pasien), nomor handphone diisi sesuai nomor handphone yang dimiliki oleh pasien atau keluarga, nomor telepon rumah tidak wajib diisi (opsional), email diisi alamat email yang aktif dan dapat dihubungi, username diisi username akun yang digunakan untuk keperluan login, dan password diisi dengan password yang digunakan untuk keperluan login. Ulangi password diisi sesuai password yang telah diisi sebelumnya. Setelah semua terisi, pasien bisa mengisi biodata pasien.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

53

Gambar 2.15. Biodata Pasien Biodata pasien berisi identitas pasien yang akan didaftarkan pada pelayanan rawat jalan rumah sakit. Isikan biodata pasien sesuai dengan kartu identitas yang dimiliki oleh pasien atau biasanya sesuai dengan data yang ada di KTP. Nama pasien diisi dengan nama pasien yang tertera pada KTP. Alamat diisi selengkap-lengkapnya apabila alamat domisili berbeda isikan alamat domisili pasien berada. Tempat lahir dan tanggal lahir diisi sesuai tempat dan tanggal lahir sesuai dengan KTP pasien. Pasien yang sudah mengisi informasi dengan lengkap dan benar dapat menuju ke tahap selanjutnya dengan meng-klik tombol ”Lanjutkan”.

54

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 2.17. Tampillan Pilih Dokter Setelah mengisi biodata, pasien bisa langsung ke tahap selanjutnya yaitu ke tahap pilih dokter. Tahap ini sama dengan tahap yang dilalui pasien lama setelah melakukan proses login. Pasien bisa memilih klinik sesuai dengan keluhan yang dirasakan atau rujukan yang ditulis di surat rujukan. Setelah memilih klinik, pasien memilih dokter yang akan memeriksa pasien. Daftar dokter yang tampil sudah sesuai dengan daftar dokter jaga yang ada di klinik tersebut. Pasien yang telah memilih dokter kemudian memilih tanggal periksa sesuai dengan keinginan pasien. Daftar tanggal periksa yang tersedia telah disesuaikan dengan jadwal jaga dokter yang bersangkutan. Setelah semua data terisi kemudian klik ”Daftar”.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

55

Gambar 2.18. Registrasi pasien perjanjian selesai Pasien yang telah melalui tahap pilih dokter akan menuju tahap terakhir yaitu menyelesaikan proses registrasi. Pasien wajib menyimpan screenshoot tampilan layar seperti diatas atau mengunduh bukti registrasi online dalam bentuk pdf dengan mengklik simpan bukti registrasi online (PDF) untuk diserahkan kepada petugas rumah sakit saat datang sesuai jadwal yang telah dipesan. Pada website registrasi online ini juga dapat dilihat informasi tentang jadwal dokter dan daftar antrian untuk masing-masing dokter tersebut. Dengan adanya website registrasi online ini pasien tidak perlu lagi antri di loket pendaftaran untuk menanyakan daftar dokter dan daftar antrian. Pasien cukup mengakses informasi tersebut dan melakukan proses registrasi dari rumah.

56

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 2.19. Jadwal dokter

Gambar 2.20. Daftar antrian 2.

Registrasi Pasien Perjanjian Melalui Aplikasi Mobile Masih terkait dengan registrasi pasien perjanjian. Kali ini kita akan membahas penggunaan aplikasi mobile untuk melakukan registrasi pasien perjanjian, studi kasus pada Rumah Sakit Margono Soekarjo. Pengguna ponsel berbasis Android dapat mengunduh dan menginstall aplikasi RSMS online melalui Google Play. ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

57

Gambar 2.21. Aplikasi RSMS Online pada Google Play Sebelum menginstall dan mengakses aplikasi RSMS Online pastikan dulu ponsel kita memiliki akses internet. Apabila aplikasi RSMS Online telah terinstall, kita dapat menggunakannya untuk melakukan registrasi pelayanan rawat jalan pada Rumah Sakit Margono Soekarjo. Tampilan pertama saat mengakses aplikasi RSMS Online adalah permintaan melakukan login seperti tampak pada Gambar 2.22.

58

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 2.22.

Gambar 2.23.

Halaman Login RSMS Online

Pendaftaran akun baru

Gambar. Halaman login aplikasi RSMS Online Apabila kita belum memiliki akun pada aplikasi RSMS Online maka kita akan diminta membuat akun dengan meng-klik menu “Daftar Sekarang”. Kemudian akan muncul form pengisian biodata meliputi nama akun atau username, nama lengkap, nomor KTP, nomor HP, alamat email, dan password yang kita kehendaki untuk login pada aplikasi RSMS Online. Pastikan data nomor HP dan alamat email yang diinputkan adalah nomor HP dan alamat email yang masih aktif karena kode aktivasi akan dikirimkan ke nomor dan alamat tersebut. Setelah semua data diisi kemudian kil tombol “Daftar”. Akan muncul halaman untuk menginputkan kode aktivasi yang dikirimkan melalui nomor HP dan alamat email yang kita inputkan tadi. Tunggu beberapa saat kemudian data kode aktivasi akan masuk melalui SMS maupun email. Masukan kode aktivasi, jika kode yang kita masukan benar maka kita akan dibawa menuju halaman utama aplikasi RSMS Online seperti tampak pada Gambar 2.24.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

59

Gambar 2.24. Halaman utama aplikasi RSMS Online Aplikasi RSMS Online dapat digunakan untuk melakukan registrasi pasien secara mandiri, melihat jadwal dokter, melihat data antrian, serta melihat berbagai informasi terkait pelayanan rawat jalan dan rawat inap. Halaman utama terdiri dari delapan menu yang tediri dari: a. Pendaftaran Online, untuk melakukan registrasi pelayanan rawat jalan; b. Anggota Keluarga, untuk menambahkan data anggota keluarga sehingga dapat kita c. d. e. f. g. h. 60

registrasikan melalui aplikasi ini; Riwayat Pendaftaran, untuk mengecek data registrasi yang telah kita lakukan; Informasi Antrian, untuk melihat data antrian pasien; Tempat Tidur, untuk melihat informasi tempat tidur rawat inap yang tersedia; Fasilitas Rawat Inap, untuk melihat fasilitas yang ada pada setiap kelas rawat inap; Klinik-Dokter, untuk melihat jadwal pelayanan dan jadwal dokter pada masing-masing klinik rawat jalan; Portal Data RSMS, untuk mengakses data rumah sakit yang dibuka untuk publik. Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Klik menu “Pendaftaran Online” untuk memulai proses registrasi pelayanan rawat jalan secara mandiri. Saat melakukan proses registrasi kita akan dihadapkan pada dua pilihan yaitu registrasi pasien baru jika pasien belum pernah berobat sebelumnya di Rumah Sakit Margono Soekarjo, serta registrasi pasien lama jika pasien sudah pernah berobat sebelumnya.

Gambar 2.25. Pilihan menu registrasi pasien

Gambar 2.26. Form registrasi pasien lama aplikasi RSMS Online

Ikuti langkah-langkah pada aplikasi RSMS Online sampai proses registrasi selesai. Kita akan mendapatkan nomor antrian dan perkiraan informasi tentang jam dimana kita akan mendapatkan pelayanan. Pasien diminta datang lebih awal dan jika terlambat lebih dari 15 menit daru waktu yang ditetapkan maka nomor antrian tersebut sudah tidak dapat digunakan. Aplikasi ini juga akan memberitahu kita terkait dokumen atau syarat registrasi yang harus dibawa pada saat berobat terutama bagi pasien peserta BPJS yang memang cukup banyak syarat dokumen registrasinya. Bukti registrasi menggunakan aplikasi RSMS Online dapat dilihat pada Gambar 2.27.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

61

Gambar 2.27. Bukti registrasi menggunakan aplikasi RSMS Online

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

62

Apa yang Anda ketahui tentang SEP? Jelaskan langkah registrasi pasien menggunakan SIMRS! Jelaskan langkah registrasi pasien kategori perjanjian menggunakan aplikasi mobile!

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Ringkasan Secara umum registrasi pasien di rumah sakit dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) yaitu registrasi pasien umum, registrasi pasien BPJS, dan registrasi pasien perjanjian. Khusus untuk pasien BPJS, di rumah sakit terdapat aplikasi perangkat lunak SEP Integrated System yang digunakan untuk menerbitkan Surat Eligibilitas Peserta BPJS agar dapat dilayani di rumah sakit.

Tes 2 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan registrasi pasien umum di rumah sakit adalah …. A. SIMRS B. P-Care C. SIMPUS D. SEP Integrated System

2)

Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk memvalidasi status kepesertaan BPJS pasien yang berobat ke puskesmas adalah …. A. SIMRS B. P-Care C. SIMPUS D. SEP Integrated System

3)

Pasien BPJS dapat dilayani di rumah sakit tanpa rujukan dari fasilitas kesehatan tingkat pertama untuk kasus …. A. Kehamilan B. C. D.

4)

Meriang Demam Gawat Darurat

Berikut adalah beberapa cara registrasi pasien perjanjian, kecuali…. A. Melalui website B.

Melalui telepon

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

63

C. D. 5)

64

Melalui pos Melalui WA

Aplikasi mobile untuk melakukan registrasi online pasien perjanjian pada ponsel berbasis Android dapat didownload melalui… A. Google Play B. Google Mail C. Google Contact D. Google Calendar

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Kunci Jawaban Tes Tes 1 1) B 2) D 3) A 4) B 5) C

Tes 2 1) A 2) 3) 4) 5)

D D C A

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

65

Glosarium Aplikasi mobile

66

: merupakan istilah untuk aplikasi perangkat lunak yang digunakan pada handphone.

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Daftar Pustaka Budi, S. C . 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. Huffman, E. K. 1994. Health Information Management. Illionis: Physicians' Record Company. Mulyani, S. 2016. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit: Analisis dan Perancangan. Bandung: Abdi Sistematika. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Diakses dari www.hukor.depkes.go.id pada tanggal 15 Januari 2018.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

67

Bab 3 MENGGUNAKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK UNTUK TELUSUR BERKAS REKAM MEDIS DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN Dian Budi Santoso, S.KM., M.P.H.

Pendahuluan

S

istem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan salah satu aplikasi

perangkat lunak yang banyak digunakan di berbagai rumah sakit di Indonesia. Dalam Permenkes No. 82 tahun 2013, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Penggunaan SIMRS memberikan banyak manfaat bagi rumah sakit kaitannya dalam efisiensi dan efektifitas pelayanan. Bagi unit kerja rekam medis sendiri, penggunaan SIMRS akan membantu mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data dengan lebih baik. Informasi yang dihasilkan SIMRS dapat dijadikan dasar pihak manajemen untuk mengambil keputusan terkait perbaikan dan peningkatan kualitas pelayanan. Salah satu manfaat penggunaan SIMRS bagi petugas rekam medis adalah dapat memudahkan petugas untuk melakukan telusur berkas rekam medis, yaitu mengetahui dengan pasti letak atau posisi berkas rekam medis ketika dibutuhkan sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan dipergunakan sesuai kebutuhan. Dalam satu siklus pelayanan, berkas rekam medis akan dikeluarkan dari rak filing menuju tempat dimana pasien diberikan perawatan hingga berkas tersebut dikembalikan lagi ke rak penyimpanan. Alur berkas rekam medis dapat dilihat pada Gambar 3.1. 68

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 3.1. Alur berkas rekam medis

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

69

Topik 1 Distribusi Berkas Rekam Medis

P

endistribusian rekam medis dapat diartikan sebagai proses pengiriman berkas rekam medis seorang pasien ke tempat yang dituju sesuai dengan asal pemintaan berkas tersebut. Ada berbagai cara untuk melakukan distribusi berkas rekam medis. Apabila rekam medis sudah berbasis elektronik maka secara otomatis datanya sudah terdistribusi melalui jaringan komputer yang menghubungkan antar bagian di sarana pelayanan kesehatan. Apabila rekam medis masih berbasis kertas maka pendistribusian berkas dilakukan oleh petugas baik dengan membawanya secara manual menggunakan tangan kosong, keranjang, maupun troli atau menggunakan bantuan mesin tertentu seperti lift berkas ataupun pneumatic tube.

Gambar 3.2. Pendistribusian berkas rekam medis oleh petugas

70

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 3.3. Pendistribusian berkas rekam medis dengan lift berkas Pneumatic tube merupakan salah satu teknologi yang dapat dimanfaatkan di sarana pelayanan kesehatan untuk mengirimkan kantong darah, obat-obatan, surat-surat, maupun berkas rekam medis. Pneumatic tube system terdiri atas beberapa komponen, yaitu: 1. 2. 3.

Stasiun; merupakan tempat pengiriman dan penerimaan barang yang telah dikirim dari atau ke stasiun yang terhubung dengan pusat kontrol. Pengalir; merupakan tempat pengiriman untuk meluncurkan tabung pengirim yang dihubungkan dari blower sampai stasiun. Pusat kontrol; merupakan pusat kontrol semua sistem yang dilengkapi dengan komputer untuk memrogram sistem yang dikehendaki yang dihubungkan ke semua sistem pneumatic.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

71

4. 5.

1.

Blower; merupakan mesin pendorong tabung pengirim agar barang sampai ke tempat tujuan yang diinginkan. Sistem kopling; merupakan sistem yang berfungsi sebagai percabangan pipa yang dihubungkan ke stasiun yang mempunyai 1 input dan outputnya bisa 2,3, sampai 4 lubang. Kemudian cara pengoperasian penumatic tube adalah sebagai berikut: Masukkan berkas yang akan dikirim ke dalam tabung pengirim.

Gambar 3.4. Berkas dalam tabung pengirim

72

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

2.

Masukkan tabung pada stasiun peluncur.

Gambar 3.5. Stasiun peluncur penumatic tube 3.

Pada pusat kontrol pilih kemana berkas akan dikirim kemudian tekan atau sentuh tulisan “SEND” atau sesuai petunjuk penggunaan pada masing – masing mesin pengirim.

Gambar 3.6. Pusat kontrol pneumatic tube ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

73

A.

PELAYANAN RAWAT JALAN

Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien yang tidak mendapatkan rawat inap di fasilitas pelayanan kesehatan. Menurut Permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, isi rekam medis untuk pasien rawat jalan sekurangkurangnya memuat: 1. Identitas pasien 2. Tanggal dan waktu 3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic Diagnosis Rencana penatalaksanaan Pengobatan dan/atau tindakan Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik, dan Persetujuan tindakan bila diperlukan

Karena pasien tidak menginap di sarana pelayanan kesehatan maka berkas rekam medis untuk pelayanan rawat jalan juga harus kembali ke rak penyimpanan pada hari yang sama dengan ketika berkas dikeluarkan dari rak penyimpanan. Rumah sakit yang masih menggunakan rekam medis kertas proses distribusi rekam medis rawat jalan diawali dengan cetak tracer yang perintahnya berasal dari tempat pendaftaran pasien. Bagi pasien baru, akan dibuatkan berkas rekam medis baru. Sedangkan untuk pasien lama, petugas akan mencarikan berkas rekam medis pada rak penyimpanan dan menggunanakan alat bantu berupa tracer yang berfungsi sebagai penanda untuk memudahkan petugas ketika akan mengembalikan kembali berkas tersebut. Berkas rekam medis rawat jalan didistribusikan menuju ke poliklinik yang dikunjungi pasien oleh petugas distribusi. Standar minimal untuk waktu penyediaan rekam medis pasien adalah ≤ 10 menit (Depkes, 2008).

74

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 3.7. Tracer untuk pengambilan berkas rekam medis

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

75

Gambar 3.8. Rak filing

76

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 3.9. Tracer sebagai penanda bahwa berkas rekam medis sedang keluar dari rak filing Petugas distribusi harus menginputkan data rekam medis yang didistribusikan agar nantinya posisi atau keberadaan berkas rekam medis dapat dilacak. Petugas dapat menggunakan salah satu fitur dalam SIMRS untuk melakukan hal tersebut. Ilustrasi input data distribusi berkas rekam medis untuk pelayanan rawat jalan dapat dilihat pada Gambar 3.10.

Gambar 3.10. Input data distribusi berkas rekam medis untuk pelayanan rawat jalan ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

77

B.

PELAYANAN RAWAT INAP

Pelayanan rawat inap adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien jika dalam pengobatannya pasien memerlukan perawatan secara khusus hingga diperlukan untuk menginap pada jangka waktu tertentu di rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan lainnya. Menurut Permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, isi rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat: 1. Idenditas pasien 2. Tanggal dan waktu 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik Diagnosis Rencana penatalaksanaan Pengobatan dan/atau tindakan Persetujuan tindakan bila diperlukan Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan Ringkasan pulang (discharge summary) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan

12. 13.

Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu, dan Untuk pasien gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

Berkas rekam medis untuk pelayanan rawat inap akan mengikuti dimanapun pasien berada. Selama pasien belum pulang maka berkas rekam medis juga belum akan kembal ke rak penyimpanan. Selain itu, pengolahan berkas rekam medis rawat inap juga harus melalui kegiatan pengolahan yang lebih kompleks dibanding dengan berkas rekam medis rawat jalan sehingga kadang ditemui jika berkas rekam medis pasien belum kembali ke rak penyimpanan padahal pasiennya sudah pulang rawat inap dan datang untuk kontrol rawat jalan di keesokan harinya. Petugas filing berkas rekam medis harus tahu dengan pasti lokasi atau keberadaan berkas rekam medis pasien yang telah pulang rawat inap jika berkas tersebut belum kembali ke rak penyimpanan. Ketika berkas rekam medis akan dikirimkan ke bangsal perawatan, petugas harus menginputkan datanya ke dalam SIMRS. Ilustrasi kegiatan input data distribusi berkas rekam medis untuk pelayanan rawat inap dapat dilihat pada Gambar 3.11.

78

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 3.11. Input data distribusi berkas rekam medis untuk pelayanan rawat inap

C.

PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIS

Selain untuk pencatatan kegiatan pelayanan pasien rawat jalan dan rawat inap, unit kerja rekam medis juga melayani peminjaman berkas rekam medis untuk kebutuhan lain misalnya untuk kegiatan penelitian. Peneliti akan mengisi form permintaan data rekam medis kemudian jika sudah disetujui maka petugas filing akan mencarikan berkasnya di rak filing. Petugas harus menginputkan data berkas yang dipinjam melalui aplikasi perangkat lunak agar ketika berkas rekam medis nanti dibutuhkan untuk pelayanan rawat jalan maupun rawat inap maka berkas tersebut dapat ditelusuri keberadaannya dengan cepat.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

79

Gambar 3.12. Input data peminjaman berkas rekam medis

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

Jelaskan alur berkas rekam medis di rumah sakit! Jelaskan proses pencatatan data berkas rekam medis yang didistribusikan untuk pelayanan rawat jalan! Jelaskan proses pencatatan data berkas rekam medis yang dipinjam untuk kepentingan kegiatan penelitian!

Ringkasan Berkas rekam medis didistribusikan untuk kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap, dan untuk keperluan penelitian. Setiap data berkas rekam medis yang keluar dari tempat penyimpanan harus tercatat datanya pada aplikasi perangkat lunak sehingga dapat ditelusuri keberadaan atau lokasinya secara akurat.

80

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Tes 1 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Sebuah sebuah pipa yang menggunakan tekanan udara untuk mengirimkan rekam medis ke berbagai tujuan disebut …. A. Troli B. Filing C. Pneumatic Tube D.

Air Tube Transport System

2)

Berkas rekam medis pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memual hal berikut, kecuali…. A. Tanggal periksa B. Identitas pasien C. Anamnese D. Resume

3)

Formulir yang khusus untuk pasien klinik gigi adalah .… A. B. C. D.

Resume Odontogram General Consent Informed Consent

4)

Berikut adalah keperluan berkas rekam medis dikeluarkan dari rak filing, kecuali .… A. Dibawa pulang pasien B. Pelayanan rawat jalan C. Pelayanan rawat inap D. Penelitian.

5)

Agar keberadaan berkas rekam medis dapat ditelusuri dengan cepat melalui komputer, berkas rekam medis yang keluar dari rak filing harus dicatat tujuannya menggunakan… A. Tracer B. Buku register C. Buku peminjaman D. Aplikasi perangkat lunak

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

81

Topik 2 Pengembalian Berkas Rekam Medis

A

lur data rekam medis berasal dari tempat penerimaan pasien baik pelayanan rawat jalan, rawat inap, ataupun darurat. Berkas yang disiapkan oleh petugas penerimaan pasien akan didistribusikan ke unit pelayanan sesuai tujuan pasien datang ke fasilitas pelayanan kesehatan, misalnya di klinik, bangsal, atau unit penunjang. Setelah berkas rekam medis selesai digunakan untuk mencatat data medis pasien, berkas rekam medis harus segera dikembalikan ke unit rekam medis sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengembalian berkas rekam medis melalui bagian pengolahan rekam medis (Budi, 2011). Setelah pasien selesai mendapatkan pengobatan, maka berkas rekam medis tersebut harus dilengkapi dan kemudian dikembalikan pada unit rekam medis. Berkas rekam medis yang kembali dapat berasal dari pelayanan rawat jalan maupun pelayanan rawat inap.

A.

PELAYANAN RAWAT JALAN Permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa

informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga kerahasiaanya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Artinya semua elemen yang ada di rumah sakit harus menjaga kerahasiaan isi atau informasi yang ada dalam berkas rekam medis. Pengelolaan rekam medis yang baik akan memberikan dampak yang baik bagi peningkatan kualitas pelayanan pasien. Pada standar pelayanan minimal rekam medis berdasarkan Kepmenkes nomor 129 Tahun 2008 disebutkan bahwa waktu penyediaan berkas rekam medis rawat jalan ≤ 10 menit. Standar ini tidak akan terlaksana jika berkas rekam medis pasien rawat jalan belum kembali baik masih di ruang pelayanan atau masih dipinjam unit lain. Karena itu, petugas filing berkas rekam medis harus menginputkan data berkas rekam medis yang telah kembali ke rak penyimpanan sehingga jika pada saat pengambilan berkas ditemukan kejadian misfile maka lokasi berkas dapat ditelusuri melalui SIMRS.

82

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 3.13. Input data berkas rekam medis kembali dari pelayanan rawat jalan

B.

PELAYANAN RAWAT INAP

Pada pelayanan rawat inap, berkas rekam medis yang keluar dari ruang filing harus kembali setelah pasien pulang rawat inap dan harus dalam lengkap dalam batas waktu yang telah ditentukan. Berkas rekam medis pelayanan rawat inap yang berada dari bangsal rawat inap harus kembali ke ruang filing selambat-lambatnya dalam kurun waktu 2x24 jam setelah pasien selesai mendapatkan perawatan. Tentunya setelah berkas tersebut melalui proses pengolahan rekam medis. Sama halnya dengan pengembalian berkas rekam medis dari pelayanan rawat jalan, petugas filing juga harus menginputkan data berkas rekam medis yang telah kembali dari pelayanan rawat inap melalui SIMRS.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

83

Gambar 3.14. Input data berkas rekam medis kembali dari pelayanan rawat inap

C.

PENGOLAHAN REKAM MEDIS

Pengolahan berkas rekam medis adalah salah satu dari tugas pokok perekam medis. Sistem pengolahan berkas rekam medis terdiri dari beberapa subsistem yaitu assembling, coding, indexing, filing dan penyusutan. 1.

Assembling Assembling berarti perakitan, tetapi untuk kegiatan assembling berkas rekam medis difasilitas pelayanan kesehatan tidaklah hanya sekedar merakit atau mengurutkan satu halaman ke halaman yang lain sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengurutan halaman ini dimulai dari berkas rekam medis rawat darurat, rawat jalan dan rawat inap. Pergantian section pada masing-masing pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang menonjol sehingga dapat mempermudah pencarian formulir dalam berkas rekam medis. Kegiatan assembling termasuk juga kegiatan pengecekan kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan formulir yang harus ada pada berkas rekam medis. Kegiatan pengecekan kelangkapan pengisian berkas rekam medis ini termasuk bagian kecil dari analisis kuantitatif (Budi, 2011). Berkas rekam medis dari unit pelayanan akan dikembalikan ke unit rekam medis bagian assembling. Setelah itu berkas rekam medis dianalisis untuk mengetahui kelengkapan 84

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

pengisiannya. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan ke tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien melalui unit kerjanya. Berkas rekam medis akan ditinggal dalam waktu yang telah ditentukan dan akan diambil kembali untuk diproses lagi di bagian assembling. Pada bagian assembling ini akan ditemukan dua tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis yaitu: a. Incomplete medical record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis ketika berkas rekam medis kembali dari unit pelayanan. b. Delinquent medical record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis ketika berkas sudah dimintakan kelengkapannya kepada tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien dalam waktu yang telah ditentukan, tetapi setelah diambil dan diproses kembali di bagian assembling ditemukan berkas rekam medis masih belum lengkap juga. Berdasarkan Kepmenkes nomor 129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, rekam medis harus terisi lengkap 24 jam setelah pelayanan. Salah satu tugas petugas pada bagian assembling adalah memastikan standar tersebut dapat terpenuhi. Petugas harus dapat menjalin komunikasi dengan baik dengan tenaga kesehatan lain yang terlibat dalam pengisian berkas rekam medis agar setelah pasien diberikan perawatan datanya juga segera dituliskan dalam berkas rekam medis. Dan jika ditemukan adanya ketidaklengkapan, petugas harus segera menghubungi tenaga kesehatan yang bersangkutan agar segera melengkapi berkas rekam medis tersebut.

Gambar 3.15. Input data berkas rekam medis di bagian pengolahan rekam medis ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

85

Petugas rekam medis di bagian assembling menginputkan data berkas yang masuk ke bagian assembling meliputi nomor rekam medis, tanggal dilakukan assembilng, dan keterangan tentang kelengkapan pengisian berkas. Dengan data yang diinput tersebut dapat diketahui bahwa lokasi terakhir berkas rekam medis ada di bagian assembling. Selain itu dengan menginput data tersebut maka akan dapat dilakukan rekapitulasi data kelengkapan pengisian dan ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis.

Gambar 3.16. Rekapitulasi kelengkapan dan ketepatan waktu pengembalian rekam medis 2.

Coding dan Indexing Kegiatan pengodean adalah pemberian atau penetapan kode dengan menggunakan

huruf dan angka atau kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data. Kegiatan yang dilakukan dalam coding meliputi kegiatan pengodean diagnosis penyakit dan pengodean tindakan medis. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode bertanggungjawab atas keakuratan kode. Kode klasifikasi penyakit oleh WHO bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera, gejala dan faktor yang memengaruhi kesehatan. Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan negara anggotanya termasuk Indonesia menggunakan klasifikasi penyakit revisi 10 (ICD-10). Namun, di Indonesia sendiri ICD-10 baru ditetapkan untuk menggantikan ICD-9 pada tahun 1998 melalui SK Menkes RI

86

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

No.50/MENKES/KES/SK/I/1998. Sedangkan untuk pengodean tindakan medis dilakukan menggunakan ICD-9CM. Item data untuk mengisi kode diagnosis maupun kode tindakan sudah disediakan di masing-masing formulir atau di ringkasan pulang jika pasien merupakan pasien rawat inap. Hasil dari pengodean baik diagnosis maupun tindakan akan diolah atau dilakukan indexing sehingga akan dihasilkan indeks penyakit maupun format indeks dan pelaporan lain yang dibutuhkan.

Gambar 3.17. Input data berkas rekam medis di bagian coding

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

87

Gambar 3.18. Indeks penyakit 3.

Filing dan penyusutan Salah satu sub unit pada unit kerja rekam medis terutama jika rekam medisnya masih berbasis kertas adalah bagian filing dan penyusutan. Sarana pelayanan kesehatan, seperti rumah sakit, harus menyediakan tempat dan fasilitas yang memadai untuk menyimpan berkas rekam medis yang berbentuk fisik kertas. Petugas filing yang nantinya harus memastikan bahwa berkas rekam medis tersimpan dengan baik dan dapat ditemukan kembali dengan cepat jika dibutuhkan. Volume berkas rekam medis secara fisik akan terus bertambah seiring dengan bertambahnya jumlah pasien yang berkunjung ke sarana pelayanan kesehatan. Pada beberapa kasus dijumpai bahwa rak penyimpanan sudah tidak mampu lagi menyimpan berkas rekam medis yang semakin bertambah. Karena itu perlu dilakukan kegiatan penyusutan, yaitu kegiatan mengurangi volume berkas rekam medis untuk berkas rekam medis pasien yang sudah tidak berkunjung lagi ke sarana pelayanan kesehatan dalam jangka waktu tertentu. Dengan melakukan penyusutan maka volume berkas rekam medis di rak penyimpanan dapat dikurangi. Seluruh kegiatan penyusutan yang sudah dilakukan harus tercatat dengan baik sehingga jika pasien pemilik berkas rekam medis yang bersangkutan berkunjung kembali maka datanya tetap dapat ditelusuri.

88

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Setiap melewati bagian pengolahan rekam medis petugas harus menginputkan data berkas rekam medis yang telah selesai diolah. Dengan menginputkan data berkas rekam medis yang telah diolah maka keberadaan berkas rekam medis akan dapat ditelusuri secara detail lokasinya bahkan di tiap sub unit pengolahan berkas rekam medis.

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

Apa yang Anda ketahui tentang aplikasi perangkat lunak untuk pencatatan data pengembalian berkas rekam medis? Jelaskan proses pencatatan data pengembalian berkas rekam medis pada bagian pengolahan rekam medis! Jelaskan proses pencatatan data pengembalian berkas rekam medis dari pelayanan rawat jalan!

Ringkasan Setiap berkas rekam medis yang kembali ke tempat penyimpanan harus dicatat datanya melalui aplikasi perangkat lunak baik itu dari rawat jalan, rawat inap, maupun berkas rekam medis yang masuk ke bagian pengolahan rekam medis. Dengan sistem pencatatan yang baik maka dapat diketahui dengan cepat jika ada berkas rekam medis yang belum kembali ke tempat penyimpanan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Tes 2 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Berikut adalah elemen di rumah sakit yang wajib menjaga kerahasiaan isi berkas rekam medis, kecuali …. A. Dokter B. Pasien C. Perawat D. Direktur rumah sakit

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

89

2)

Standar waktu penyediaan berkas rekam medis menurut standar pelayanan minimal rekam medis berdasarkan Kepmenkes No 129 Tahun 2008 adalah …. A. ≤ 5 menit B. ≤ 10 menit C. ≤ 15 menit D. ≤ 20 menit

3)

Bagian dari pengolahan rekam medis yang bertugas melakukan perakitan berkas rekam medis disebut …. A. B. C. D.

90

Assembling Indexing Coding Filing

4)

ICD-10 mulai digunakan di Indonesia menggantikan ICD-9 pada tahun…. A. 1992 B. 1994 C. 1996 D. 1998

5)

Petugas harus menginputkan data berkas rekam medis pada aplikasi perangkat lunak telusur berkas rekam medis kecuali petugas pada bagian…. A. TPP B. Filing C. Coding D. Assembling

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 3 Telusur Berkas Rekam Medis

T

elusur rekam medis dapata diartikan sebagai proses pencarian dan pengambilan berkas rekam medis sesuai dengan permintaan, bisa berasal dari poliklinik, dokter yang melakukan riset, ataupun pihak ketiga lainnya yang memiliki kepentingan dan izin untuk mengakses berkas rekam medis, oleh petugas rekam medis di bagian filing. Jika berkas rekam medis tidak ditemukan di rak filing maka petugas rekam medis dapat menelusuri lokasi berkas tersebut melalui fitur SIMRS.

A.

PENGAMBILAN KEMBALI BERKAS REKAM MEDIS

Rekam medis berisi seluruh data individual seorang pasien yang bersifat rahasia. Sehingga setiap lembarnya harus disimpan ditempat yang aman agar terjaga dari pihak yang tidak berwenang yang ingin mengaksesnya. Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kemabli berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filing, mempermudah mengambil dari tempat penyimpanan, serta melindungi dari bahaya fisik, kimiawi dan biologi. Oleh karena itu, dalam penyimpanan berkas rekam medis dibutuhkan sebuah sistem untuk mempermudah petugas rekam medis ketika akan melakukan pengambilan kembali berkas rekam atau dikenal dengan sebutan retrieval. Berdasarkan lokasi penyimpanannya, terdapat 2 cara dalam penyimpanan berkas rekam medis, yaitu: 1. Sentralisasi Sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dengan cara menyatukan berkas rekam medis baik kunjungan rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat ke dalam satu folder tempat penyimpanan. Kelebihan dari sistem sentralisasi yaitu: (1) Mengurangi terjadinya duplikasi rekam medis dalam pemeliharaan dan penyimpanannya; (2) Mudah dalam menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang digunakan; (3) Efiesiensi kerja petugas; dan (4) Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat. Sedangkan kelemahannya yaitu: (1) Membutuhkan waktu yang lebih lama dalam penyediaan berkas rekam medis; (2) Memerlukan ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis (Ismaniar, 2015).

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

91

2.

Desentralisasi Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi adalah sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri (Budi, 2011). Pada umumnya, berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan dalam folder dan atau ruang yang sama, sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di tempat terpisah, seperti di bangsal atau unit rekam medis yang terpisah dari tempat penyimpanan pasien rawat jalan. Sistem penyimpanan desentralisasi memiliki beberapa keuntungan, yaitu: (1) Efisiensi waktu, dimana pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat; (2) Beban kerja petugas lebih ringan; (3) Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah dikarenakan ruang penyimpanan yang lebih sempit. Meskipun demikian, masih terdapat beberapa hal yang menjadi kekuragan dari sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan cara desentralisasi, diantaranya yaitu: (1) Terjadi duplikasi pada berkas rekam medis sehingga membuat informasi tentang riwayat pasien terpisah; (2) Biaya untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruang yang digunakan lebih banyak; (3) Bentuk/isi rekam medis berbeda (Ismaniar, 2015). Jika ada permintaan untuk meminjam berkas rekam medis maka petugas rekam medis dapat memastikan terlebih dahulu keberadaan atau lokasi berkas rekam medis yang diminta melalui SIMRS. Ilustrasi telusur berkas rekam medis menggunakan aplikasi perangkat lunak dapat dilihat pada Gambar 3.19.

Gambar 3.19. Telusur berkas rekam medis menggunakan aplikasi perangkat lunak 92

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

B.

KEJADIAN MISFILE

Proses pencarian dan pengambilan berkas rekam medis tidak selalu lancar, pasti terdapat permasalahan yang ditemui oleh petugas rekam medis. Salah satu masalah yang sering terjadi di unit rekam medis khususnya di bagian filing adalah berkas rekam medis tidak ditemukan di tempat yang seharusnya. Kejadian ini dikenal dengan istilah misfile. Kejadian misfile ini umumnya terjadi pada berkas rekam medis pasien lama yang sudah pernah berobat di sarana pelayanan kesehatan. Ada beberapa hal yang dapat mengakibatkan terjadinya misfile, diantaranya adalah minimnya kompetensi SDM dibidang rekam medis, tidak memadainya SOP dalam pelaksanaan filing dan sistem penjajaran, tidak adanya dan atau tidak sesuainya peralatan di bagian filing dengan kebutuhan penggunaannya, seperti tidak digunakannya tracer, dan double job yang dimiliki petugas pendaftaran dan filing. Kejadian misfile ini bisa berdampak pada masalah lainnya, yaitu duplikasi berkas rekam medis. Hal ini dapat terjadi apabila petugas langsung membuatkan berkas baru tanpa memberi tanda misfile pada berkas untuk pasien lama ketika tidak menemukan berkas rekam medisnya pada rak penyimpanan. Adanya permasalahan misfile dan duplikasi berkas rekam medis dapat mengakibatkan riwayat perawatan pasien tidak berkesinambungan. Untuk meminimalisir terjadinya misfile, petugas yang memberikan pelayanan kepada pasien dan berinteraksi dengan berkas rekam medis harus konsisten dalam menggunakan aplikasi perangkat lunak untuk telusur berkas rekam medis. Sehingga jika ditemukan adanya kejadian misfile, maka petugas dapat segera menelusuri keberadaan berkas rekam medis melalui aplikasi perangkat lunak tersebut seperti yang diilustrasikan pada Gambar 3.19.

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

Apa yang Anda ketahui tentang retrieval berkas rekam medis? Apa yang Anda ketahui tentang kejadian misfile pada kegiatan retrieval berkas rekam medis? Jelaskan proses telusur berkas rekam medis menggunakan aplikasi perangkat lunak!

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

93

Ringkasan Aplikasi perangkat lunak untuk telusur berkas rekam medis mutlak diperlukan untuk memudahkan petugas jika terjadi misfile pada proses retrieval berkas rekam medis. Aplikasi perangkat lunak ini mencatat data berkas rekam medis yang keluar dan kembali ke tempat penyimpanan berkas rekam medis. Untuk mengetahui lokasi atau keberadaan berkas rekam medis, petugas cukup melakukan pencarian data melalui aplikasi perangkat lunak tersebut.

Tes 3 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Kegiatan pengambilan kembali berkas rekam medis dari rak filing disebut dengan kegiatan …. A. Retrieval B. Reporting C. Indeksing D. Assembling

2)

Kejadian dimana berkas rekam medis tidak ditemukan di rak filing disebut dengan …. A. Misfile B. Complete C. Incomplete D. Delinquent

3)

Telusur lokasi keberadaan berkas rekam medis dapat dilakukan melalui …. A. SIRS Online B. SIMRS C. D.

4)

Kejadian dimana pasien memiliki lebih dari satu berkas rekam medis di sarana pelayanan kesehatan yang sama disebut…. A. Deliquent B.

94

Aplikasi SEP INA-CBGS

Incomplete

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

C. D. 5)

Duplikasi Inkonsistensi

Sebuah alat yang digunakan sebagai penanda bahwa berkas rekam medis sedang keluar dengan menggantikan posisi berkas yang keluar di rak filing disebut…. A. KIUP B. KIB C. Register D. Tracer

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

95

Kunci Jawaban Tes Tes 1 1) C 2) D 3) B 4) A 5) D Tes 2 1) B 2) B 3) 4) 5)

A D A

Tes 3 1) A 2) 3) 4) 5)

96

A B C D

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Glosarium SIMRS

: kependekan dari Sistem Informasi Manajamen Rumah Sakit, merupakan aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk menginput, menyimpan, mengolah, dan merekap data pelayanan di rumah sakit secara elektronik.

Odontogram

: merupakan formulir khusus bagi pasien klinik gigi yang digunakan oleh dokter gigi untuk mencatat kondisi gigi pasien secara visual.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

97

Daftar Pustaka Budi, S. C . 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. Ismaniar, H. 2015. Manajemen Unit Kerja: Untuk Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Ilmu Kesehatan Masyarakat, dan Kebidanan. Yogyakarta: Deepublish.

98

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Bab 4 APLIKASI PERANGKAT LUNAK ANALISIS/ AUDIT REKAM MEDIS Angga Eko Pramono, S.KM., M.P.H. Dian Budi Santoso, S.KM., M.P.H.

Pendahuluan

B

ab ini merupakan rangkaian dari modul-modul sebelumnya yang berisi tentang aplikasi terkait proses pengelolaan rekam medis dan pelayanan kesehatan kepada pasien. Bab ini berisi konsep analisis/audit rekam medis beserta contoh pengaplikasiannya

menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait. Modul ini terbagi menjadi 2 topik. Topik 1 berisi tentang analisis kuantitatif rekam medis dan Topik 2 yang berisi tentang analisis kualitatif rekam medis. Selanjutnya, Topik 1 membahas tentang konsep analisis kuantitatif rekam medis dan prosesnya menggunakan aplikasi perangkat lunak analisis kuantitatif. Topik 2 membahas tentang konsep analisis kualitatif rekam medis beserta prosesnya menggunakan aplikasi perangkat lunak analisis kualitatif. Manfaat dari mata kuliah ini adalah dengan diketahuinya konsep dan aplikasi perangkat lunak terkait proses audit/analisis rekam medis maka proses telaah rekam medis dapat dilakukan dengan mudah dan lebih efisien. Manfaat lain adalah untuk mempercepat proses pengambilan keputusan sebab aplikasi dapat mempercepat proses analisis data hasil audit secara otomatis. Tujuan instruksional umum dari mata kuliah ini adalah peserta didik Program RPL mampu memahami pengelolaan kegiatan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait setelah melakukan pembelajaran. Khusus pada bab ini, peserta didik diharapkan mampu memahami konsep audit/analisis rekam medis menggunakan aplikasi perangkat lunaknya.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

99

Untuk mempelajari modul ini, mulailah Saudara memahami dengan cermat uraian tentang konsep, pengertian, dan penjelasan pada bagian awal. Apabila menemukan kata atau istilah yang kurang atau tidak Saudara pahami, gunakan glosarium yang disediakan untuk menemukan pengertiannya. Selanjutnya, apabila Saudara telah memahami uraian tersebut, kerjakan latihan yang telah disediakan satu demi satu hingga selesai. Apabila ternyata Saudara belum bisa atau belum berhasil menjawab semua soal latihan, perhatikan kembali penjelasan mengenai konsep, pengertian, dan penjelasan yang berkaitan dengan soal latihan dan jawaban. Apabila Saudara telah berhasil menjawab semua atau sebagian besar soal latihan, lanjutkan dengan mengerjakan tes. Dalam mengerjakan tes, jawablah terlebih dahulu soal yang ada tanpa melihat kunci jawaban. Apabila sudah selesai menjawab semua pertanyaan baru kemudian cocokkanlah jawaban Saudara dengan kunci jawaban yang tersedia. Berusahalah dengan tekun dan cermat dalam mempelajari materi yang masih belum Saudara pahami. Gunakanlah kembali latihan dan tes mengenai konsep, pengertian, dan penjelasan yang ada untuk membantu meningkatkan kemampuan Saudara..

100

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 1 Aplikasi Analisis Kuantitatif Rekam Medis A.

KONSEP ANALISIS KUANTITATIF REKAM MEDIS

Mutu dalam pengisian data rekam medis merupakan tanggung jawab para tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa setiap dokter dan dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Di dalam peraturan tersebut juga dijelaskan bahwa rekam medis harus dibuat segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan. Setelah berkas rekam medis tiba di unit rekam medis, petugas rekam medis yang menerimanya harus memeriksa kelengkapan berkas rekam medis tersebut dengan menggunakan teknik analisis rekam medis. Di dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis juga telah diatur bahwa setiap pencatatan ke dalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan secara langsung. Dijelaskan pula bahwa dalam hal terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan pada rekam medis, petugas dapat melakukan pembetulan. Namun, pembetulan tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Pembetulan hanya dapat dilakukan dengan cara pencoretan tanpa menghilangkan catatan yang dibetulkan dan dibubuhkan paraf dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang bersangkutan. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak memenuhi kebutuhan kelengkapan data pada berkas rekam medis maka petugas rekam medis wajib meminta petugas kesehatan yang bersangkutan untuk melengkapinya. Petugas unit rekam medis hanya boleh memasukkan berkas rekam medis yang telah lengkap ke dalam rak penjajaran (Depkes RI, 1997). Analisis rekam medis digunakan dua cara yaitu analisis kuantitatif dan analisis kualitatif (Hatta, 2011). Analisis kuantitatif adalah telaah atau review bagian tertentu dari isi rekam medis dengan maksud menemukan kekurangan khusus yang berkaitan dengan pencatatan rekam medis atau dapat disebut juga sebagai analisis ketidaklengkapan baik dari segi formulir yang harus ada maupun dari segi kelengkapan pengisian semua item pertanyaan yang ada pada formulir sesuai dengan pelayanan yang diberikan pada pasien (Huffman, 1994). Menurut Depkes RI (1997), analisis kuantitatif adalah analisis yang ditujukan kepada jumlah lembaran-lembaran rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan meliputi kelengkapan lembaran medis dan penunjang sesuai prosedur yang ditetapkan. Petugas akan menganalisis setiap berkas yang diterima apakah lembaran rekam medis yang seharusnya ada ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

101

pada berkas seorang pasien sudah ada atau belum. Ketidaklengkapan berkas pasien dari lembaran tertentu agar segera menghubungi ke ruang rawat inap dimana pasien dirawat. Kegiatan analisis kuantitatif dimaksudkan untuk menilai kelengkapan dan keakuratan rekam medis rawat inap dan rawat jalan yang dimiliki oleh sarana pelayanan kesehatan. Untuk melakukannya, rumah sakit membutuhkan standar waktu analisis, misalnya yang ditetapkan oleh organisasi profesi ataupun rumah sakit. Analisis kuantitatif rekam medis rawat inap dapat dilaksanakan pada saat pasien masih berada di fasilitas kesehatan/rumah sakit (concurrent analysis) ataupun sesudah pasien pulang (retrospective analysis). Keuntungan dari penelaahan rekam medis saat pasien masih berada di rumah sakit yaitu terjaganya kualitas kelengkapan data/informasi klinis dan pengesahannya (adanya nama lengkap, tanda tangan tenaga kesehatan atau pasien atau wali, waktu pemberian pelayanan, identitas pasien dan lainnya) dalam rekam medis, namun membutuhkan waktu dan petugas yang banyak. Adapun keuntungan dari penelaahan rekam medis setelah pasien pulang adalah pelaksanaan analisis dapat dilakukan secara menyeluruh tetapi dapat menghambat proses tindakan melengkapi isinya dengan segera. Dalam perkembangannya, kegiatan analisis kuantitatif rekam medis sesudah pasien pulang dianggap kurang efektif dan kurang bermanfaat dibandingkan bila dilakukan disaat pasien masih dirawat inap. Analisis kuantitatif rawat jalan juga dilakukan sesudah pasien menyelesaikan kunjungannya ke unit rawat jalan. Johns (2002) dan Clark (2004) mengemukakan bahwa telaah rekaman kesehatan secara kuantitatif dilaksanakan dengan mengevaluasi kelengkapan berbagai jenis formulir dan data/informasi (manual kertas maupun elektronis) seperti pada: 1. semua laporan yang dianggap penting, bentuk manual atau elektronik; 2. semua laporan keakuratan informasi identitas pasien (nama lengkap, nomor pasien, kelamin, dokter yang merawat dan lainnya); 3. semua jenis perizinan yang diperlukan pasien, ragam otorisasi atau pengesahan yang telah ditandatangani pasien atau wali pasien yang berwenang; 4. semua jenis tes penunjang diagnostik yang diinstruksikan oleh dokter serta hasilnya; 5. pelaksanaan semua konsultasi medis yang diinstruksikan oleh dokter dan laporan 6. 7. 8. 9.

102

konsultan; semua masukan dan laporan yang harus diberi pengesahan telah ditandatangani serta diberi tanggal sesuai dengan peraturan kebijakan sarana pelayanan kesehatan; riwayat dan laporan pemeriksaan fisik telah lengkap, termasuk pendokumentasian diagnosis saat mendaftar; ringkasan riwayat pulang (resume) lengkap; dokumentasi dokter yang meliputi semua diagnosis utama dan sekunder serta prosedur utama dan tambahan; Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

10.

11.

Untuk pasien bedah, telaah kelengkapan juga mencakup: a. Semua laporan anestesi saat pra dan intra serta pascaoperasi, b. Semua laporan operasi, laporan patologi dan catatan perkembangan pascaoperasi, dan c. Semua laporan ruang pemulihan (recovery room) dan catatan perkembangan; serta Pasien yang meninggal saat dirawat dan diautopsi dilengkapi dengan laporan awal dan akhir proses autopsi.

Komponen analisis kuantitatif menurut Huffman (1994) yaitu: 1. Identifikasi Telaah identifikasi dilakukan untuk mengecek kolom isian data yang disediakan pada masing-masing formulir rekam medis terkait kelengkapan penulisan nama, nomor rekam medis, jenis kelamin, tanggal lahir, umur, alamat, pendidikan, agama, dan lain-lain.Telaah dapat dilakukan saat pasien sudah pulang atau masih dirawat di rumah sakit. 2.

Laporan Penting Pengecekan ada atau tidaknya laporan pada situasi yang mengharuskan laporan yang dimaksud ada. Laporan yang dimaksud antara lain adalah ringkasan masuk dan keluar rumah sakit, resume medis, informed consent, laporan operasi, laporan anestesi yang di dalamnya memuat data-data penting terkait pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien seperti diagnosis, prosedur/tindakan medis, keadaan keluar, tanggal masuk dan keluar dirawat, dan lain-lain. Analisis kuantitatif menjadi penting karena laporan tidak mungkin ditambahkan/disusulkan setelah pasien pulang. 3.

Autentikasi Telaah dilakukan untuk memastikan bahwa semua masukan (isian data) adalah legal (sah) yang ditandai dengan adanya tanda tangan tenaga kesehatan yang berwenang dan dilengkapi dengan nama serta disertai gelar keprofesiannya. Legalisasi tidak boleh diwakili, kecuali keadaan mendesak. Legalisasi biasanya terdapat pada formulir ringkasan masuk dan keluar rumah sakit, resume medis, perintah dokter, asuhan/catatan keperawatan, informed consent, laporan operasi, laporan operasi, dan lain-lain. 4.

Pendokumentasian yang benar Telaah dijalankan untuk memastikan pemasukan data harus sesuai dengan aturan yang ditentukan. Perbaikan adalah aspek penting pada suatu praktik pendokumentasian rekam medis dan harus disertai paraf dan penjelasan terperinci. ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

103

Gambar 4.1. Contoh Formulir Check List Analisis Kuantitatif Informasi yang hilang atau belum lengkap harus dilaporkan secara manual dengan lembar kekurangan (deficiency note) atau melalui komputerisasi (bagi fasilitas kesehatan yang telah melaksanakan kegiatan manajemen rekam medis dan informasi kesehatan secara elektronik). Selanjutnya, praktisi rekam medis dan informasi kesehatan segera memberitahu pihak yang memberikan pelayanan agar segera melengkapinya. Secara berkala, unit kerja rekam medis memberikan laporan tentang tingkat kekurangan yang ada dari waktu ke waktu kepada manajemen rumah sakit sebagai umpan balik.

104

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Untuk tingkat analisis kuantitatif yang lebih mahir, Hatta (2011) berpendapat agar praktisi jangan hanya terfokus pada penganalisisan kelengkapan data sosial pasien (demografi) dan kelengkapan beragam lembaran medis belaka (seperti yang biasa dilakukan). Namun, analisis kuantitatif juga harus mengintegrasikan kegiatannya dengan kegiatan yang berdampak pada unsur hukum dan administratif yang kemudian diintegrasikan dengan standar pelayanan kesehatan. Dengan demikian analisis kuantitatif format rekaman kertas (manual) maupun elektronik harus betul-betul menyeluruh. Dalam metode ini, analisis dititikberatkan pada empat kriteria yaitu: 1. Menelaah kelengkapan data sosial pasien (demografi) meliputi informasi tentang

2.

identitas pasien yaitu: a. nama lengkap yang terdiri dari nama sendiri dan nama ayah atau suami atau marga; b. nomor pasien; c. alamat lengkap; d. usia; e. orang yang dapat dihubungi; dan f. tanda tangan persetujuan. Menelaah kelengkapan bukti rekaman yang ada yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan yang diberikan. Bukti rekaman tersebut meliputi: a.

3.

4.

laporan umum, seperti lembar riwayat pasien, pemeriksaan fisik, catatan perkembangan, observasi klinik, ringkasan penyakit; dan b. laporan khusus, seperti laporan operasi, anastesi, dan hasil pemeriksaan laboratorium; Menelaah tanda bukti keabsahan rekaman dari tenaga kesehatan maupun tenaga lain yang terlibat dalam pelayanan kepada pasien sehingga informasi dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Menelaah tata cara mencatat (administratif) yang meliputi adanya tanggal, keterangan waktu, menulis pada baris yang tetap serta menerapkan cara koreksi yang benar.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

105

Tabel 4.1. Contoh Angket Analisis Kuantitatif Metode Hatta

Sumber: Hatta dkk, 2015

B.

ANALISIS KUANTITATIF REKAM MEDIS DENGAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK

Proses analisis kuantitatif menggunakan aplikasi perangkat lunak pada komputer pada prinsipnya hampir sama dengan penggunaan formulir check list analisis kuantitatif secara manual/konvensional. Aplikasi dapat berdiri sendiri atau merupakan modul pada sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Langkah pertama yang dilakukan adalah membuka modul audit/analisis rekam medis (Gambar 4.2) yang di dalamnya terdapat pilihan analisis kuantitatif dan analisis kualitatif. Untuk memulai proses analisis kuantitatif, pilih menu analisis kuantitatif rekam medis sehingga akan muncul tampilan untuk input data dan rekapitulasi data (Gambar 4.3). Selanjutnya, pilih menu input data untuk menginput data kelengkapan pengisian rekam medis. Menu input data terbagi menjadi empat submenu antara lain: 1. Submenu input data komponen identifikasi pasien (Gambar 4.4); 2. Submenu input data komponen laporan penting (Gambar 4.5); 3. Submenu input data komponen autentikasi (Gambar 4.6); dan 4. Submenu input data komponen pendokumentasian yang benar (Gambar 4.7).

106

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Masing-masing submenu dilengkapi dengan tombol “simpan” untuk menyimpan data yang sudah dientri dan tombol “batal” untuk membatalkan penyimpanan data.

Gambar 4.2. Tampilan Modul Audit/Analisis Rekam Medis

Gambar 4.3. Tampilan Menu Utama Analisis Kuantitatif Rekam Medis ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

107

Gambar 4.4. Tampilan Input Data Komponen Identifikasi Pasien

Gambar 4.5. Tampilan Input Data Komponen Laporan Penting 108

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 4.6. Tampilan Input Data Komponen Autentikasi

Gambar 4.7. Tampilan Input Data Komponen Pendokumentasian yang Benar ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

109

Apabila data pengisian rekam medis yang dibutuhkan telah selesai dientri dan disimpan, langkah berikutnya adalah membuka menu rekapitulasi (Gambar 4.6). Menu ini digunakan untuk menampilkan hasil penjumlahan dan persentase data kelengkapan pengisian rekam medis. Petugas tidak perlu menjumlahkan manual karena aplikasi akan secara otomatis menghitung dan menampilkannya. Menu ini dilengkapi dengan tombol “Excel” yang digunakan untuk mengunduh data rekapitulasi dalam format Microsoft Excel (.xls atau .xlsx). Selain itu, menu ini juga dilengkapi dengan tombol “Grafik” yang berfungsi untuk menghasilkan grafik kelengkapan pengisian rekam medis. Grafik langsung secara otomatis ditampilkan oleh aplikasi (Gambar 4.7).

Gambar 4.8. Tampilan Menu Rekapitulasi Analisis Kuantitatif Rekam Medis

110

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 4.9. Tampilan Penyajian Data Hasil Analisis Kuantitatif Hasil akhir berupa grafik ketidaklengkapan pengisian rekam medis dapat dimanfaatkan untuk proses interpretasi dan pengambilan kesimpulan terkait kelengkapan pengisian data rekam medis. Hasil interpretasi selanjutnya dapat digunakan untuk saran atau rekomendasi kepada tenaga kesehatan dan pimpinan rumah sakit dalam hal peningkatan mutu pendokumentasian rekam medis.

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

Apa yang dimaksud dengan analisis kuantitatif rekam medis? Sebut dan jelaskan dengan singkat komponen analisis kuantitatif rekam medis! Jelaskan dengan singkat proses analisis kuantitatif rekam medis dengan menggunakan aplikasi elektronik!

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

111

Ringkasan Analisis kuantitatif rekam medis dimaksudkan menemukan kekurangan khusus yang berkaitan dengan pencatatan rekam medis atau dapat disebut juga sebagai analisis ketidaklengkapan baik dari segi formulir yang harus ada maupun dari segi kelengkapan pengisian semua item data yang ada pada formulir rekam medis sesuai dengan pelayanan yang diberikan pada pasien. Penggunaan aplikasi perangkat lunak analisis kuantitatif rekam medis akan meningkatkan efisiensi proses pengolahan dan penyajian data hasil analisis kuantitatif sehingga akan mempercepat proses pengambilan keputusan guna perbaikan lebih lanjut terkait kelengkapan pendokumentasian hasil pelayanan kesehatan.

Tes 1 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

112

Analisis kuantitatif dapat disebut juga dengan … A. B.

analisis ketepatan pencatatan rekam medis analisis kecurangan pencatatan rekam medis

C. D.

analisis keberhasilan pencatatan rekam medis analisis ketidaklengkapan pencatatan rekam medis

2)

Komponen analisis yang tidak termasuk dalam komponen analisis kuantitatif rekam medis menurut Huffman (1994) adalah … A. Laporan penting B. Desain formulir C. Autentikasi D. Identifikasi

3)

Analisis rekam medis yang dilaksanakan setelah pasien pulang/keluar dari rumah sakit disebut dengan istilah … A. Recurrent analysis B. Concurrent analysis C. Progressive analysis D. Retrospective analysis

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

4)

Komponen analisis kuantitatif rekam medis yang berisi penelaahan terkait ada dan tidaknya legalisasi pemberi pelayanan kesehatan adalah … A. Identifikasi B. Autentikasi C. Laporan penting D. Pendokumentasian yang benar

5)

Hasil akhir dari analisis kuantitatif rekam medis biasanya berupa … A. B.

Bagan alur analisis kuantitatif rekam medis Grafik ketidaklengkapan pengisian rekam medis

C. D.

Tabel komponen analisis kuantitatif rekam medis Gambar prosedur analisis kuantitatif rekam medis

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

113

Topik 2 Aplikasi Analisis Kualitatif Rekam Medis A.

KONSEP ANALISIS KUALITATIF REKAM MEDIS

Analisis kualitatif adalah suatu review pengisian rekam medis yang berkaitan tentang kekonsistenan isi rekam medis (Huffman, 1994). Analisis ini ditujukan kepada mutu dari setiap berkas rekam medis. Tujuan analisis kualitatif adalah demi terciptanya isi rekam medis yang terhindar dari masukan yang tidak ajeg atau taat asas (konsisten) maupun pelanggaran terhadap rekaman yang berdampak pada hasil yang tidak akurat dan tidak lengkap. Kegiatan ini membutuhkan praktisi analisis yang cakap, menguasai terminologi medis, anatomi, fisiologi, dasar proses penyakit, makna isi rekam medis, dan mengetahui ketentuan rekaman atau standar yang ada. Unit kerja Manajemen Informasi Kesehatan yang masih menggunakan lembaran kertas (tradisional) wajib melakukan perakitan (assembling) dengan cara merapikan lembaran – lembaran rekam kesehatan rawat inap atau jalan secara kronologis yang sesuai dengan aturan penataan lembaran. Kegiatan perakitan ini merupakan bagian dari analisis kuantitatif. Selanjutnya, praktisi perakitan juga bisa melaksanakan analisis kualitatif meski secara terbatas. Sayangnya, kebanyakan praktisi perakitan cenderung hanya melaksanakan analisis kuantitatif dan belum ke arah an alisis kualitatif. Penyebabnya karena terbatasnya waktu atau keterampilan diri. Padahal, semakin tingginya tingkat sarana pelayanan kesehatan yang ada, kebutuhan akan dianalisis kualitatif menjadi semakin kompleks. Hal ini terjadi misalnya pada rumah sakit pendidikan atau rumah sakit pusat. Dalam praktiknya, sebelum meletakkan rekam medis ke dalam rak penjajaran (filing shelves), praktisi perakitan dan juga petugas klasifikasi penyakit (coding) sering kurang jeli dalam menganalisis rekam medis. Akibatnya, bila rekaman diperiksa kembali, petugas sering menemukan kekuranglengkapan data atau informasi yang serius. Dari sudut pertanggungjawaban secara hukum, ketidakcermatan dalam penganalisisan dapat berakibat fatal, baik terhadap pasien, instansi maupun sebagai ancaman kelalaian terhadap pihak pengisi. Kenyataan ini menunjukkan bahwa pelaksanaan analisis kualitatif tidak dapat dilaksanakan bersamaan dengan waktu analisis kuantitatif di tempat perakitan. Kegiatan analisis kualitatif mambutuhkan waktu penelaahan yang lebih lama dan mendalam serta harus terlebih dahulu dilakukan analisis kuantitatif.

114

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

a. b. c. d. e. f.

Komponen analisis kualitatif menurut Huffman (1994) yaitu: Review Kelengkapan dan Kekonsistenan Diagnosis Review ini ditujukan untuk memeriksa kekonsistenan diagnosis yang ditulis antara lain: Diagnosis saat masuk/alasan saat masuk dirawat; Diagnosis tambahan; Pre-operatif diagnosis; Post-operatif diagnosis; Diagnosis patologis; Diagnosis klinis;

g. h.

Diagnosis akhir/utama; dan Diagnosa sekunder/kedua.

1.

2.

Review Kekonsistenan dan Kelengkapan Pencatatan Diagnosis Konsistensi dan kelengkapan merupakan suatu upaya pencocokan antara satu bagian dengan bagian lain dan dengan seluruh bagian sehingga diperoleh hasil yang menunjukkan bahwa pencatatan dari awal sampai akhir sama. Ada tiga hal yang harus konsisten dalam rekam medis yaitu catatan perkembangan, instruksi dokter, dan catatan obat. 3.

Review Pencatatan saat Perawatan dan Pengobatan

Rekam medis harus dapat menjelaskan keadaan pasien selama dirawat dan harus dapat menjelaskan seluruh hasil pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang yang dibuktikan dengan catatan hasil pemeriksaannya. Selain itu, rekam medis juga harus dilengkapi dengan catatan mengenai tindakan yang telah dilakukan pada pasien. 4.

Review adanya Informed Consent Pada komponen ini, analisis dilakukan untuk mengecek ada atau tidaknya surat persetujuan tindakan medis (khususnya untuk kasus bedah/risiko tinggi). Surat persetujuan tersebut juga dilihat pengisian datanya apakah benar dan lengkap sesuai dengan prosedur dan peraturan yang dibuat secara konsisten. Hatta (2011) mengembangkan konsep analisis kualitatif administratif dan analisis kualitatif medis. Analisis kualitatif administratif (AKLA) dilakukan untuk menelaah kelengkapan enam informasi unsur administratif perawatan yaitu: 1. Kejelasan Masalah dan Kondisi/Diagnosis Review ini akan dimaksudkan untuk memeriksa kekonsistenan pencatatan diagnosis pada: a. diagnosis saat masuk atau alasan saat masuk rawat; ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

115

b. c. d. e. f. g. h.

diagnosis tambahan; pre-operatif diagnosis; post-operatif diagnosis; diagnosis patologis; diagnosis klinis; diagnosis akhir atau utama; dan diagnosis kedua.

2.

Masukan Konsisten

Konsistensi merupakan suatu penyesuaian atau kecocokan antara satu bagian dengan bagian lain dan dengan seluruh bagian, dimana diagnosa dari awal sampai akhir harus konsisten. Tiga hal yang harus konsisten yaitu catatan perkembangan, instruksi dokter, dan catatan obat. 3.

Alasan Pelayanan Rekam medis harus menjelaskan keadaan pasien selama dirawat dan harus menyimpan seluruh hasil pemeriksaan dan mencatat tindakan yang telah dilakukan pada pasien. Contoh: Hasil tes normal, pasien dalam keadaan baik, pasien telah diberi penjelasan dan petunjuk. Semua hal itu harus dilengkapi dengan catatan di dalam rekam medis. 4.

Persetujuan Tindakan Kedokteran (Informed Consent) Khusus pasien bedah/penerima tindakan berisiko tinggi, persetujuan tindakan medis wajib diberikan kepada pasien atau keluarganya. Persetujuan dapat diberikan secara tertulis, lisan atau tindakan isyarat bila telah memperoleh informasi tentang tindakan medis yang akan diterimanya. Persetujuan dikatakan ada dan lengkap bila diisi dan ditandatangani oleh pemberi layanan kesehatan, pasien, dan saksi-saksi. 5.

Telaah rekaman: mutakhir, tulisan terbaca, singkatan baku, menghindari sindiran, pengisian tidak senjang, tinta, dan catatan jelas. a.

b.

116

Waktu pencatatan harus termutakhirkan dan tidak ada waktu kosong antara dua penulisan, khususnya pada saat emergency. Tidak adanya pencatatan pada suatu periode dapat meningkatkan resiko kegagalan dalam pengobatan. Tulisan/pencatatan data harus mudah dibaca, tinta yang digunakan harus tahan lama, dan penulisan dilakukan dengan hati-hati dan lengkap.

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

c.

d.

6.

Data harus menggunakan singkatan yang umum sehinga perlu dibuatkan pedoman untuk membakukan singkatan-singkatan yang digunakan. Dengan demikian, semua tenaga kesehatan yang merawat tahu tentang arti singkatan tersebut. Data yang dicatat haruslah tidak mengandung komentar atau hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pengobatan pasien, bahkan kritikan atau hinaan.

Informasi Ganti Rugi Biaya perawatan pasien harus dicatat dengan jelas khususnya bila ada informasi medis

yang memerlukan biaya penggantian pembayaran. Rekam medis harus mempunyai semua catatan mengenai kejadian yang dapat menyebabkan atau berpotensi tuntutan kepada institusi pelayanan kesehatan baik oleh pasien maupun oleh pihak ketiga. Analisis dilanjutkan dengan analisis kualitatif medis (AKMed). Analisis ini bertujuan untuk mengetahui kualitas pelayanan medis yang diberikan kepada pasien berdasarkan kelengkapan informasi medis. Caranya dengan menelaah keberadaan informasi tambahan tentang pelayanan medis pada kolom pemanfaatan kelengkapan informasi medis. Penilaian dilakukan dengan sistem pemberian skor. Berikut disajikan contoh format AKLA dan AKMed. Tabel 4.1. Format Angket Analisis Kualitatif Metode Hatta

Sumber: Hatta, 2011

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

117

Tabel 4.2. Contoh Angket Analisis Kualitatif Metode Hatta

Sumber: Hatta dkk, 2015

B.

ANALISIS KUANTITATIF REKAM MEDIS DENGAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK Proses analisis kualitatif menggunakan aplikasi perangkat lunak pada komputer dapat

dilakukan setelah analisis kuantitatif. Aplikasinya dapat berdiri sendiri atau merupakan modul pada sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Langkah pertama yang dilakukan adalah membuka modul audit/analisis rekam medis (Gambar 4.10) yang di dalamnya terdapat pilihan analisis kuantitatif dan analisis kualitatif. Untuk memulai proses analisis kualitatif, pilih menu analisis kualitatif rekam medis sehingga akan muncul tampilan untuk input data dan rekapitulasi data (Gambar 4.11). Selanjutnya, pilih menu input data untuk menginput data kekonsistenan pengisian data rekam medis. Menu input data terbagi menjadi empat submenu antara lain: 1. submenu input data kelengkapan dan kekonsistenan diagnosis (Gambar 4.12); 2. submenu input data kelengkapan dan kekonsistenan pencatatan diagnosis (Gambar 3. 4.

4.13); submenu input data review data perawatan dan pengobatan (Gambar 4.14); dan submenu input data review informed consent (Gambar 4.15).

Masing-masing submenu dilengkapi dengan tombol “simpan” untuk menyimpan data yang sudah dientri dan tombol “batal” untuk membatalkan penyimpanan data.

118

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 4.10. Tampilan Modul Audit/Analisis Rekam Medis

Gambar 4.11. Tampilan Menu Utama Analisis Kualitatif Rekam Medis

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

119

Gambar 4.12. Tampilan Input Data Kelengkapan dan Kekonsistenan Diagnosis

Gambar 4.13. Tampilan Input Data Kelengkapan dan Kekonsistenan Pencatatan Diagnosis

120

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 4.14. Tampilan Input Data Review Data Perawatan dan Pengobatan

Gambar 4.15. Tampilan Input Data Review Informed Consent ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

121

Apabila data analisis kualitatif yang dibutuhkan telah selesai dientri dan disimpan, langkah berikutnya adalah membuka menu rekapitulasi (Gambar 4.16). Menu ini digunakan untuk menampilkan hasil penjumlahan dan persentase data kekonsistenan pengisian rekam medis. Petugas tidak perlu menghitung manual karena aplikasi akan secara otomatis menghitung dan menampilkannya. Menu ini dilengkapi dengan tombol “Excel” yang digunakan untuk mengunduh data rekapitulasi dalam format Microsoft Excel (.xls atau .xlsx). Selain itu, menu ini juga dilengkapi dengan tombol “Grafik” yang berfungsi untuk menghasilkan grafik konsistensi pengisian rekam medis. Grafik langsung secara otomatis ditampilkan oleh aplikasi (Gambar 4.7).

Gambar 4.15. Tampilan Menu Rekapitulasi Analisis Kuantitatif Rekam Medis

122

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 4.16. Tampilan Penyajian Data Hasil Analisis Kuantitatif Hasil akhir berupa grafik kekosistenan pengisian rekam medis dapat dimanfaatkan untuk proses interpretasi dan pengambilan kesimpulan terkait konsistensi dan kelengkapan pengisian data rekam medis terutama terkait diagnosis, dokumen perawatan dan pengobatan, serta informed consent. Hasil interpretasi selanjutnya dapat digunakan untuk saran atau rekomendasi kepada tenaga kesehatan dan pimpinan rumah sakit dalam hal peningkatan mutu pendokumentasian rekam medis.

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1)

Apa yang dimaksud dengan analisis kualitatif rekam medis?

2)

Sebut dan jelaskan dengan singkat komponen analisis kualitatif rekam medis!

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

123

3)

Jelaskan dengan singkat proses analisis kualitatif rekam medis dengan menggunakan aplikasi elektronik!

Ringkasan Analisis kualitatif rekam medis dimaksudkan mengecek kekonsistenan catatan yang ada di dalam rekam medis. Analisis dilakukan untuk menelaah kelengkapan dan kekonsistenan diagnosis, kekonsistenan dan kelengkapan pencatatan diagnosis, pencatatan saat perawatan dan pengobatan, dan review adanya informed consent. Penggunaan aplikasi perangkat lunak analisis kualitatif rekam medis akan meningkatkan efisiensi proses pengolahan dan penyajian data hasil analisis kualitatif sehingga akan mempercepat proses pengambilan keputusan guna perbaikan lebih lanjut terkait mutu pendokumentasian hasil pelayanan kesehatan.

Tes 2 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Analisis kualitatif dimaksudkan untuk mengecek …. A.

ketidaklengkapan pengisian rekam medis

B. C. D.

kekonsistenan pencatatan rekam medis kelengkapan formulir rekam medis ada dan tidaknya autentikasi

2)

Komponen analisis kualitatif meliputi bagian berikut ini, kecuali …. A. Review adanya informed consent B. Review kelengkapan data identitas pasien C. Review kelengkapan dan kekonsistenan diagnosis D. Review pencatatan saat perawatan dan pengobatan

3)

Pernyataan antara yang benar terkait analisis kualitatif dengan analisis kuantitatif berikut ini adalah …. A. B. C. D.

124

analisis kualitatif mambutuhkan waktu penelaahan yang lebih lama daripada analisis kuantitatif analisis kualitatif dilakukan terlebih dahulu sebelum analisis kuantitatif analisis kualitatif lebih mudah dilakukan dibandingkan analisis kuantitatif analisis kualitatif memerlukan waktu yang lebih cepat dibandingkan dengan analisis kuantitatif Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

4)

Review kekonsistenan dan kelengkapan pencatatan diagnosis dilakukan untuk menelaah catatan berikut ini, kecuali …. A. catatan perkembangan B. instruksi dokter C. catatan obat D. resume

5)

Analisis kualitatif dilakukan untuk mengecek ada atau tidaknya surat persetujuan tindakan medis, khususnya untuk kasus …. A. bedah/berisiko tinggi B. C. D.

rawat jalan rawat inap kontrol

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

125

Kunci Jawaban Tes Tes 1 1) D. 2) B. 3) D. 4) B. 5) B. Tes 2 1) B. 2) B. 3) 4) 5)

126

A. D. A.

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Glosarium Informed consent

SIMRS

: persetujuan tindakan kedokteran yang diberikan oleh pasien atau keluarga terdekatnya setelah mendapatkan penjelasan secara lengkap mengenai tindakan kedokteran yang akan dilakukan terhadap pasien tersebut, biasanya untuk tindakan yang berisiko tinggi : sistem informasi manajemen rumah sakit

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

127

Daftar Pustaka Clark, J. S. 2004. Documentation for Acute Care, Revised. Chicago: AHIMA. Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI. Hatta, G. R., 2011. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan, Edisi Revisi 2. Jakarta: UI-Press. Hatta, G. R., Kristianto, J., Sekarwati, T. & Ardesa, Y.H. 2015. Metoda Hatta untuk Analisis Kelengkapan dan Pemanfaatan Pendokumentasian Rekam Kesehatan Ortotik Prostetik. Jakarta: Poltekkes Kemenkes Jakarta I. Diakses dari https://www.poltekkesjakarta1.ac.id/ pada tanggal 8 Februari 2018. Huffman, E.K. 1994. Health Information Management. IIIinois: Physician’s Record Company. Johns, M. L. 2002. Health Information Management Technology: An Applied Approach. Chicago: AHIMA. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis.

128

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Bab 5 APLIKASI PERANGKAT LUNAK PROSES KLAIM (REIMBURSEMENT) BIAYA KESEHATAN Angga Eko Pramono, S.KM., M.P.H.

Pendahuluan

B

ab ini merupakan rangkaian dari modul-modul sebelumnya yang berisi tentang aplikasi terkait proses pengelolaan rekam medis dan pelayanan kesehatan kepada pasien. Bab ini berisi konsep klaim/reimbursement biaya kesehatan beserta contoh

pengaplikasiannya menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait. Modul ini terbagi menjadi 2 topik. Topik 1 berisi tentang claim/reimbursement di rumah sakit dan Topik 2 yang berisi tentang claim/reimbursement di puskesmas. Selanjutnya, Topik 1 membahas tentang prosedur klaim di rumah sakit dan prosesnya menggunakan aplikasi INA-CBG. Topik 2 membahas tentang prosedur klaim di puskesmas beserta prosesnya menggunakan aplikasi PCare. Manfaat dari mata kuliah ini adalah dengan diketahuinya prosedur dan aplikasi perangkat lunak terkait proses klaim maka proses pelaksanaan kegiatan klaim diharapkan semakin lancar. Manfaat lain adalah untuk membuat standar atau aturan yang seragam terkait teknis pelaksanaannya. Tujuan instruksional umum dari mata kuliah ini adalah peserta didik Program RPL mampu memahami pengelolaan kegiatan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait setelah melakukan pembelajaran. Khusus pada bab ini, peserta didik diharapkan mampu memahami prosedur klaim dan mengenal aplikasinya (INA-CBG dan P-Care). Untuk mempelajari modul ini, mulailah Saudara memahami dengan cermat uraian tentang konsep, pengertian, dan penjelasan pada bagian awal. Apabila menemukan kata atau

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

129

istilah yang kurang atau tidak Saudara pahami, gunakan glosarium yang disediakan untuk menemukan pengertiannya. Selanjutnya, apabila Saudara telah memahami uraian tersebut, kerjakan latihan yang telah disediakan satu demi satu hingga selesai. Apabila ternyata Saudara belum bisa atau belum berhasil menjawab semua soal latihan, perhatikan kembali penjelasan mengenai konsep, pengertian, dan penjelasan yang berkaitan dengan soal latihan dan jawaban. Apabila Saudara telah berhasil menjawab semua atau sebagian besar soal latihan, lanjutkan dengan mengerjakan tes. Dalam mengerjakan tes, jawablah terlebih dahulu soal yang ada tanpa melihat kunci jawaban. Apabila sudah selesai menjawab semua pertanyaan baru kemudian cocokkanlah jawaban Saudara dengan kunci jawaban yang tersedia. Berusahalah dengan tekun dan cermat dalam mempelajari materi yang masih belum Saudara pahami. Gunakanlah kembali latihan dan tes mengenai konsep, pengertian, dan penjelasan yang ada untuk membantu meningkatkan kemampuan Saudara.

130

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 1

Claim/Reimbursement di Rumah Sakit A.

PROSEDUR CLAIM/REIMBURSEMENT DI RUMAH SAKIT

Klaim adalah proses penyiapan berkas dan penilaian terhadap layak tidaknya klaim yang dibayar dan berhubungan dengan kelengkapan dokumen, yakni surat rujukan, pemeriksaan, pelayanan penunjang, diagnosa dan tindakan medis yang ditandatangani oleh dokter yang memberikan pelayanan serta obat-obatan yang diberikan. Mengutip panduan praktis administrasi klaim fasilitas kesehatan yang diterbitkan oleh BPJS Kesehatan, fasilitas kesehatan dapat mengajukan klaim setiap bulan secara reguler paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, kecuali kapitasi, tidak perlu diajukan klaim oleh fasilitas kesehatan. BPJS Kesehatan wajib membayar fasilitas kesehatan atas pelayanan yang diberikan kepada peserta paling lambat 15 (lima belas) hari kerja sejak dokumen klaim diterima lengkap di Kantor Cabang/Kantor Operasional Kabupaten/Kota BPJS Kesehatan. Batas waktu klaim kolektif fasilitas kesehatan milik Pemerintah maupun swasta, baik tingkat pertama maupun tingkat lanjutan adalah 2 (dua) tahun setelah pelayanan diberikan. Batas waktu klaim perorangan maksimal adalah 2 (dua) tahun setelah pelayanan diberikan, kecuali diatur secara khusus. Pelayanan kesehatan yang diklaim lebih dari batas waktu tersebut dianggap kadaluarsa atau hangus. Secara umum, kelengkapan administrasi klaim meliputi: 1) formulir pengajuan klaim (FPK) rangkap tiga, 2) Softcopy luaran aplikasi, 3) kuitansi asli bermaterai cukup, dan 4) bukti pelayanan yang sudah ditandatangani oleh peserta atau anggota keluarga. Secara lebih lengkap, syarat-syarat pengajuan klaim antara lain: 1. Salinan kartu kepesertaan BPJS Kesehatan pasien; 2. SEP (surat eligibilitas peserta); 3. Kuitansi pembayaran asli bermeterai cukup; 4. Softcopy luaran aplikasi (hasil grouper INA-CBG); 5. 6. 7. 8. 9.

Surat rujukan/surat dalam perawatan/surat kontrol; Salinan KTP; Salinan kartu keluarga (bagi peserta PBI dan/atau peserta yg masih belum mempunyai KTP); Formulir bukti pelayanan kesehatan yang berisi bukti pemeriksaan dan diagnosis yang dilengkapi dengan autentikasi dokter yang merawat; dan Dokumen-dokumen lain dari rumah sakit seperti: bukti hasil pemeriksaan penunjang diagnostik, bukti tindakan medis, dan bukti resep dokter.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

131

Proses pengajuan klaim terdiri dari beberapa tahapan. Tahapannya dimulai dari tempat penerimaan pasien yaitu pengumpulan berkas persyaratan klaim yang terdiri dari surat rujukan asli (untuk pertama kali kontrol) dan salinan surat rujukan (untuk kedua kali dan seterusnya)/surat dalam perawatan/surat kontrol, Salinan KTP dan/atau Salinan kartu keluarga, salinan kartu peserta BPJS Kesehatan, formulir bukti pelayanan, dan formulir SEP. Semua berkas tersebut disiapkan oleh pasien/keluarganya dan kemudian diserahkan kepada petugas di rumah sakit (petugas administrasi/perawat). Berkas kemudian dilengkapi dengan formulir bukti pelayanan yang berisi diagnosis/ tindakan dan resep. Selanjutnya, berkas dikirim ke apotek untuk proses pengambilan obat oleh pasien. Setelah itu, berkas disampaikan kepada kasir/bagian keuangan untuk dicek kembali kelengkapan dan jumlah biaya administrasinya. Berkas selanjutnya diserahkan ke bagian rekam medis untuk proses coding diagnosis dan tindakan medis berdasarkan ICD-10 dan ICD-9-CM. Kode tersebut ditulis di formulir bukti pelayanan. Petugas coding selanjutnya melakukan entri kode per pasien di sistem informasi rumah sakit. Setelah selesai dientri, berkas diserahkan kepada petugas grouping untuk diproses lebih lanjut. Proses dilanjutkan dengan menghitung jumlah berkas yang diterima oleh petugas grouping. Pada tahap ini, petugas grouping melakukan entri data klaim ke dalam aplikasi INACBG (nomor rekam medis, nama pasien, jenis kelamin, umur, nomor Kartu BPJS, nomor SEP, jenis perawatan, kelas perawatan, tanggal masuk/tanggal keluar, cara pulang, nama dokter penanggung jawab pasien (DPJP), berat lahir, biaya RS, diagnosa, dan prosedur). Setelah itu, petugas melakukan grouping INA-CBG sehingga muncul tarif pelayanan kesehatan dan kemudian mencetak laporan per pasien. Petugas grouping lantas menyerahkan berkas yang sudah di-grouping kepada petugas bagian keuangan untuk dicek kembali/diverifikasi internal sebelum akhirnya diserahkan kepada verifikator BPJS Kesehatan setempat.

B.

PROSES CLAIM/REIMBURSEMENT DI RUMAH SAKIT MENGGUNAKAN APLIKASI INA-CBG

Tim tarif Kementerian Kesehatan RI mempunyai tugas dan tanggung jawab melakukan pengembangan, monitoring, dan evaluasi terhadap pola pembayaran terkait penyelenggaraan program Jaminan Kesehatan Nasional (JKN). Tim ini terdiri dari dua subtim yaitu Subtim Teknis INA-CBG (National Casemix Center) dan subtim tarif kapitasi. Selanjutnya, National Casemix Center (NCC) mempunyai tugas melakukan pengembangan dan evaluasi pola pembayaran prospektif di rumah sakit dengan mengembangkan sistem diagnostic related groups (DRG). Pengembangan dilakukan dengan meng-update program INA-CBG Grouper, mengembangkan

132

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

sistem informasi penunjang, melakukan pembaharuan costing dan coding secara rutin untuk menyempurnakan aplikasi INA-CBG. National Casemix Center (2016) menyebutkan bahwa aplikasi INA-CBG sendiri merupakan aplikasi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan program JKN yang dimulai sejak tanggal 1 Januari 2014. Namun demikian, INA-CBG sebenarnya merupakan perubahan dan pengembangan dari INA-DRG yang dimulai sejak tahun 2006. Aplikasi INA-CBG pertama kali dikembangkan dengan versi 1.5 yang selanjutnya diperbaharui hingga saat ini menjadi versi 5.2. Pengembangan yang dilakukan meliputi interface, fitur, grouper, penambahan variabel, tarif, modul protokol integrasi dengan SIMRS dan BPJS, serta rancang bangun pengumpulan data dari rumah sakit ke BPJS Kesehatan dan Kementerian Kesehatan RI. Aplikasi ini telah digunakan oleh rumah sakit dan fasilitas kesehatan yang sejenis yang melayani peserta program JKN. Untuk dapat menggunakannya, rumah sakit dan fasilitas kesehatan sejenis harus memiliki kode registrasi yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan Kementerian Kesehatan RI. Namun demikian, aplikasi INA-CBG ini diberikan secara gratis oleh Kementerian Kesehatan RI kepada fasilitas kesehatan yang membutuhkan. Untuk menggunakan aplikasi ini, Saudara harus membuka browser terlebih dahulu kemudian mengetikkan “localhost/eclaim” pada alamat url. Selanjutnya, Saudara dapat memasukkan username dan password. Saudara juga harus memastikan sebelumnya bahwa modul xampp sudah aktif agar grouper dapat bekerja dengan baik.

Gambar 5.1. Tampilan Awal INA-CBG ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

133

Setelah berhasil masuk, Saudara dapat memilih dan klik menu Coding/Grouping. Setelah itu, masukkan nomor rekam medis/nomor SEP/nama apabila pasien lama, atau klik pasien baru bagi pasien yang baru pertama kali datang ke fasilitas kesehatan. Untuk pasien baru, silahkan memasukkan data sesuai variabel yang diminta dilanjutkan dengan klik tombol simpan sampai dengan proses grouping.

Gambar 5.2. Menu Registrasi Pasien Baru

Gambar 5.3. Tampilan Proses Awal Klaim Setelah data pasien disimpan, langkah selanjutnya adalah klik tombol “Klaim Baru” sehingga akan muncul formulir yang berisi data perawatan pasien. Silahkan diisi lengkap sesuai dengan permintaan dan data klinis pasien.

134

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 5.4. Formulir Pengisian Data Klinis Pasien Pada bagian isian data tarif rumah sakit, silakan diisi detail dari tarif rumah sakit sesuai dengan gambar berikut:

Gambar 5.5. Formulir Isian Detail Tarif Rumah Sakit Setelah grouping selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah melihat keterangan pada bagian special casemix main groups (CMG). Apabila terdapat kasus yang mendapat special ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

135

CMG, Saudara dapat mengklik menu seperti Gambar 6 dan silahkan memilih keterangan yang dimaksud.

Gambar 5.6. Pilihan Data Special CMG Setelah dilakukan pemilihan pada menu special CMG, total tarif akan berubah sesuai dengan nilai special CMG yg didapatkan (gambar 7). Apabila setelah dinilai data sudah valid, Saudara dapat mengklik tombol “final klaim”.

136

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 5.7. Tampilan Tarif setelah Penambahan Special CMG Setelah diklik final klaim, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 5.8. Tampilan Final Klaim

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

137

Apabila ada data klaim yang masih perlu dirubah, Saudara dapat mengklik tombol “Edit Ulang Klaim”. Setelah klaim dinyatakan final, terdapat pilihan untuk langsung mengirimkan data ke pusat data Kementerian Kesehatan RI dengan mengklik tombol “Kirim Klaim Online”. Apabila berhasil terkirim secara online, tampilan akan menunjukkan keterangan “Terkirim” pada kolom status data klaim. Untuk mendapatkan informasi lebih jelas, Saudara dapat mengarahkan mouse ke tanda tanya [?] yang terletak disamping kolom status data klaim.

Gambar 5.9. Tampilan Status Data Klaim “Terkirim”

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

138

Bagaimana prosedur klaim pembiayaan kesehatan di rumah sakit? Apa yang Anda ketahui tentang INA-CBG? Jelaskan dengan singkat langkah penggunaan aplikasi INA-CBG untuk keperluan klaim!

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Ringkasan 1.

2.

Proses pengajuan klaim terdiri dari beberapa tahapan. Tahapannya dimulai dari tempat penerimaan pasien yaitu pengumpulan berkas persyaratan klaim yang kemudian dilengkapi dengan formulir bukti pelayanan yang berisi diagnosis/ tindakan dan resep. Berkas selanjutnya diserahkan ke bagian rekam medis untuk proses coding dan entri data. Setelah selesai dientri, berkas diserahkan kepada petugas grouping untuk entri data klaim dan grouping ke dalam aplikasi INA-CBG. Aplikasi INA-CBG merupakan aplikasi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan program JKN diberikan secara gratis oleh Kementerian Kesehatan RI kepada fasilitas kesehatan yang membutuhkan. Aplikasi ini digunakan untuk penentuan tarif pelayanan kesehatan berdasarkan kelompok penyakit dan prosedur.

Tes 1 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Fasilitas kesehatan dapat mengajukan klaim setiap bulan secara reguler paling lambat setiap …. A. B. C. D.

2)

Sejak dokumen klaim diterima lengkap di Kantor Cabang/Kantor Operasional Kabupaten/Kota BPJS Kesehatan, BPJS Kesehatan wajib membayar fasilitas kesehatan atas pelayanan yang diberikan kepada peserta paling lambat …. A. 5 (lima) hari kerja B. C. D.

3)

tanggal 5 bulan berikutnya tanggal 10 bulan berikutnya tanggal 15 bulan berikutnya tanggal 20 bulan berikutnya

10 (sepuluh) hari kerja 15 (lima belas) hari kerja 20 (dua puluh) hari kerja

Batas waktu klaim kolektif fasilitas kesehatan milik Pemerintah maupun swasta, baik tingkat pertama maupun tingkat lanjutan adalah …. A. B.

setengah tahun satu tahun

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

139

C. D.

140

dua tahun tiga tahun

4)

Yang bukan berkas kelengkapan administrasi klaim adalah …. A. kuitansi asli bermaterai cukup B. formulir pengajuan klaim C. softcopy luaran aplikasi D. salinan akta kelahiran

5)

Aplikasi INA-CBG merupakan aplikasi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan program JKN yang dimulai sejak tahun …. A. 2011 B. 2012 C. 2013 D. 2014

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 2

Claim/Reimbursement di Puskesmas A.

PROSEDUR CLAIM/REIMBURSEMENT DI PUSKESMAS

Setelah mempelajari prosedur dan aplikasi claim/reimbursement di rumah sakit, pada topik kali ini, Saudara akan mempelajari tentang prosedur claim/reimbursement di fasilitas pelayanan tingkat pertama (FKTP) khususnya puskesmas. Pembiayaan kesehatan di puskesmas sebenarnya hampir sama dengan di rumah sakit yaitu pasien melakukan pembayaran langsung (fee for service/out of pocket/retrospektif) atas pelayanan kesehatan yang telah diterimanya atau dengan cara menggunakan jaminan kesehatan (asuransi)/prospektif. Hanya saja, ada sedikit perbedaan dengan pembayaran di rumah sakit. Seperti yang telah dibahas pada topik 1, proses claim/reimbursement di rumah sakit yang telah bekerja sama dengan BPJS Kesehatan biasanya menggunakan aplikasi INA-CBG. Apabila sebuah puskesmas telah bekerja sama dengan BPJS Kesehatan maka pembayaran pelayanan kesehatan di puskesmas tersebut dapat dilakukan dengan sistem tarif kapitasi atau dengan cara mengajukan klaim untuk tarif non-kapitasi ke BPJS Kesehatan melalui aplikasi Primary Care (P-Care). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 52 Tahun 2016 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan, tarif kapitasi adalah besaran pembayaran per bulan yang dibayar di muka oleh BPJS Kesehatan kepada FKTP berdasarkan jumlah peserta yang terdaftar tanpa memperhitungkan jenis dan jumlah pelayanan kesehatan yang diberikan. Tarif ini diberlakukan pada FKTP yang melakukan jenis pelayanan: 1. administrasi pelayanan; 2. promotif dan preventif; 3. pemeriksaan, pengobatan, dan konsultasi medis; 4. tindakan medis non spesialistik, baik operatif maupun non operatif; 5. 6.

obat dan bahan medis habis pakai; dan pemeriksaan penunjang diagnostik laboratorium tingkat pratama.

Penetapan besaran Tarif Kapitasi di FKTP dilakukan berdasarkan kesepakatan bersama antara BPJS Kesehatan dengan Asosiasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Standar tarif kapitasi di FKTP yang ditetapkan di puskesmas atau fasilitas kesehatan yang setara sebesar Rp3.000,00 (tiga ribu rupiah) sampai dengan Rp6.000,00 (enam ribu rupiah) per peserta per bulan. Besaran ini ditentukan melalui proses seleksi dan kredensial yang dilakukan oleh BPJS ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

141

Kesehatan yang melibatkan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan/atau Asosiasi Fasilitas Kesehatan dengan mempertimbangkan sumber daya manusia, kelengkapan sarana dan prasarana, lingkup pelayanan, dan komitmen pelayanan. Ketentuan mengenai pertimbangan penilaian pemenuhan kriteria sumber daya manusia ditetapkan sebagai berikut: Tabel 5.1. Penetapan Tarif Kapitasi di Puskesmas/Fasilitas Kesehatan yang Setara Tarif Kapitasi per

No.

Jenis dan Jumlah SDM

1

Puskesmas yang tidak memiliki dokter dan tidak memiliki dokter gigi

Rp 3.000,00

2

Puskesmas hanya memiliki dokter gigi dan tidak

Rp 3.500,00

peserta per bulan

memiliki dokter 3

Puskesmas hanya memiliki 1 (satu) orang dokter, tetapi tidak memiliki dokter gigi

Rp 4.500,00

4

Puskesmas hanya memiliki 1 (satu) orang dokter dan memiliki dokter gigi

Rp 5.000,00

5

Puskemas memiliki paling sedikit 2 (dua) orang

Rp 5.500,00

dokter, tetapi tidak memiliki dokter gigi 6

Puskesmas memiliki paling sedikit 2 (dua) orang dokter, dan memiliki dokter gigi

Rp 6.000,00

Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di FKTP, selain dengan melihat pemenuhan sumber daya, penerapan pembayaran kapitasi juga dilakukan dengan berbasis pemenuhan komitmen pelayanan. Pembayaran kapitasi berbasis pemenuhan komitmen pelayanan pada FKTP telah mulai dilaksanakan pada tahun 2016 dengan mengacu pada Surat Edaran Bersama Kementerian Kesehatan dan BPJS Kesehatan Nomor HK.03.03/IV/053/2016 dan Nomor 01 Tahun 2016 tentang Pelaksanaan dan Pemantauan Penerapan Kapitasi Berbasis Pemenuhan Komitmen Pelayanan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Hal ini juga didukung dengan terbitnya Peraturan Bersama Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan dan Direktur Utama BPJS Kesehatan Nomor HK.02.05/III/SK/089/2016 dan Nomor 3 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembayaran Kapitasi Berbasis Pemenuhan Komitmen Pelayanan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Dana kapitasi akan dibayarkan oleh BPJS Kesehatan tiap awal bulan setelah melalui penilaian terhadap pemenuhan komitmen pelayanan yang telah dilakukan oleh FKTP atau puskesmas. Pemenuhan komitmen pelayanan diukur berdasarkan beberapa indikator yaitu angka kontak 142

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

peserta, rasio rujukan rawat jalan kasus non-spesialistik, dan rasio peserta prolanis yang berkunjung. Tabel 5.2. Target Pemenuhan Indikator Komitmen Pelayanan No.

Indikator

Target

1

Angka kontak

≥ 150 per mil

2

rasio rujukan rawat jalan kasus non-spesialistik

< 5%

3

rasio peserta prolanis yang berkunjung

≥ 50%

Pemenuhan indikator tersebut menjadi dasar BPJS Kesehatan untuk membayarkan dana kapitasi kepada FKTP atau puskesmas. Apabila ketiga indikator dapat dicapai, FKTP atau puskesmas akan menerima pembayaran dana kapitasi sebesar 100% dari norma yang telah ditetapkan. Apabila hanya dua dari tiga indikator yang dapat dicapai, FKTP atau puskesmas akan menerima pembayaran dana kapitasi sebesar 95% dari norma yang telah ditetapkan. Apabila hanya satu dari tiga indikator yang dapat dicapai, FKTP atau puskesmas akan menerima pembayaran dana kapitasi sebesar 92,5% dari norma yang telah ditetapkan. Apabila tidak ada indikator yang dapat dicapai, FKTP atau puskesmas hanya akan menerima pembayaran dana kapitasi sebesar 90% dari norma yang telah ditetapkan. Selain indikator tersebut, BPJS juga mensyaratkan indikator tambahan yaitu rasio kunjungan rumah (RKR). Pencapaian terhadap indikator kegiatan kunjungan rumah dengan pendekatan keluarga memenuhi syarat apabila rasio kunjungan rumah mencapai 100/12% atau sekitar 8,33 (delapan koma tiga puluh tiga) persen setiap bulannya. Dengan demikian dalam satu tahun RKR harus dicapai 100% untuk mendapatkan kompensasi komitmen pelayanan. Untuk mendapatkan dana kapitasi dari pemerintah, FKTP atau puskesmas harus menggunakan aplikasi yang telah disediakan oleh BPJS Kesehatan yaitu aplikasi Primary Care (P-Care). BPJS Kesehatan akan memberikan daftar nama peserta yang terdaftar di FKTP dan akses data peserta terdaftar ke FKTP melalui P-Care. Apabila FKTP atau puskesmas tidak memiliki jaringan internet, data peserta dapat diberikan dalam bentuk hardcopy/softcopy. Selanjutnya, FKTP atau puskesmas memberikan pelayanan kepada peserta dan melakukan entri data pelayanan ke dalam P-Care secara real time, atau paling lambat sampai dengan tanggal 3 (tiga) bulan berjalan untuk pelayanan bulan sebelumnya. Data yang telah dientri tersebut akan digunakan oleh BPJS Kesehatan untuk menilai dan menentukan besaran dana kapitasi yang akan diberikan.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

143

Selain sistem tarif kapitasi, pembiayaan kesehatan melalui aplikasi P-Care dapat dilakukan dengan menggunakan tarif non-kapitasi. Skema ini ditujukan untuk pelayanan yang tidak termasuk dalam paket pelayanan berbasis dana kapitasi. Pelayanan tersebut meliputi pelayanan rawat inap tingkat pertama, persalinan/maternal dan neonatal non-kapitasi, pelayanan darah, pelayanan obat rujuk balik, pelayanan pemeriksaan penunjang rujuk balik, pelayanan pemeriksaan penunjang skrining kesehatan, dan pelayanan lain (terapi krio untuk pasien dengan hasil tes IVA positif). FKTP atau puskesmas dapat mengajukan klaim setiap bulan secara reguler paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Pengajuan klaim biasanya dilakukan secara kolektif. Kelengkapan administrasi klaim yang diajukan oleh FKTP atau puskesmas yaitu: 1. Formulir pengajuan klaim (FPK) rangkap 3 (tiga); 2. Softcopy data pelayanan bagi FKTP yang telah menggunakan aplikasi P-Care atau rekapitulasi pelayanan secara manual untuk FKTP yang belum menggunakan aplikasi PCare; 3. Kuitansi asli bermeterai cukup; 4. Bukti pelayanan yang sudah ditandatangani oleh peserta atau anggota keluarga; dan 5. Kelengkapan lain yang dipersyaratkan oleh masing-masing tagihan klaim. Nantinya, BPJS Kesehatan akan membayar FKTP atau puskesmas atas pelayanan yang diberikan kepada peserta paling lambat 15 (lima belas) hari kerja sejak dokumen klaim diterima lengkap di Kantor Cabang/Kantor Operasional Kabupaten/Kota BPJS Kesehatan.

B.

PROSES CLAIM/REIMBURSEMENT DI PUSKESMAS MENGGUNAKAN APLIKASI P-CARE

P-Care atau Primary Care merupakan sistem informasi pelayanan pasien yang ditujukan untuk pasien peserta BPJS Kesehatan berbasis komputer dan online via internet. Sistem ini digunakan untuk kegiatan pengolahan data mulai dari pendaftaran, bagian penegakan diagnosis, pemberian terapi, dan hasil pemeriksaan terhadap pasien. Aplikasi ini disediakan khusus untuk fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP) seperti puskesmas. Dengan aplikasi ini, petugas FKTP dapat dengan mudah mengakses data ke server BPJS seperti memasukkan data pasien yang berobat, pasien yang dirujuk, konseling, dan kegiatan-kegiatan lain yang dilaksanakan di FKTP. Aplikasi P-Care telah diperkenalkan pada tahun 2014 yang lalu dan terus-menerus diupdate oleh pihak BPJS Kesehatan agar dapat berjalan dengan optimal. P-Care dapat langsung diakses via browser dengan alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id. Pengguna juga dapat men-download aplikasi P-Care untuk PC maupun alat elektronik berbasis android. Tidak 144

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

semua orang dapat mengakses dan menggunakan aplikasi ini. Pengguna dibatasi hanya petugas yang bekerja di FKTP yang telah terdaftar dengan resmi di BPJS Kesehatan. FKTP tersebut akan mendapatkan username dan password sehingga dapat mengakses dan menggunakannya.

Gambar 5.10. Tampilan Halaman Depan P-Care

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

145

1.

Tampilan Menu Home Setelah petugas memasukkan username dan password, maka sistem masuk ke halaman utama P-Care (home). Halaman ini hanya berupa tampilan kosong yang dilengkapi dengan tampilan menu utama, yaitu home, entri data, lihat data, tools, dan logout. Berikut tampilannya:

Gambar 5.11. Menu home P-Care 2.

Tampilan Menu Entri Data Menu entri data digunakan untuk memasukkan data sosial dan data medis pasien. Menu

ini terdiri dari 3 submenu yaitu pendaftaran pasien, pelayanan pasien, dan kegiatan kelompok. Berikut tampilannya:

146

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Nama dan No. Kepesertaan

Gambar 5.12. Menu entri data P-Care 3.

Tampilan Menu Lihat Data Menu lihat data digunakan untuk melihat data kumulatif pasien yang telah dilayani selama kurun waktu atau periode tertentu. Menu ini terdiri dari 5 submenu yaitu jumlah peserta terdaftar, daftar kunjungan peserta sakit, daftar kunjungan peserta sehat, daftar kegiatan kelompok, dan tagihan non-kapitasi. Berikut tampilannya:

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

147

Gambar 5.13. Menu Lihat Data P-Care 4.

Tampilan Menu Tools

Menu tools digunakan untuk mengganti password sistem, melihat dan menambahkan data petugas, dan berisi link informasi layanan BPJS. Menu ini terdiri dari 3 submenu yaitu ganti password, eksternal akses >> LUPIS – BPJS, dan data tenaga medis. Berikut tampilannya:

148

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 5.14. Menu tools P-Care 5.

Menu Logout Menu logout digunakan untuk keluar dari sistem apabila petugas sudah menyelesaikan pekerjaannya di P-Care. Apabila Saudara telah paham terkait gambaran umum dari aplikasi P-Care, berikut ini disajikan deskripsi dan langkah-langkah penggunaan aplikasi P-Care untuk proses pengajuan klaim dana non-kapitasi. Penggunaan aplikasi P-Care untuk proses pengajuan klaim ke BPJS Kesehatan dimulai dengan masuk ke dalam menu entri data kemudian memilih submenu pendaftaran pasien. Petugas kemudian memasukkan data nomor kepesertaan pasien untuk menemukan detail data pasien yang akan diajukan klaim pelayanan kesehatannya seperti yang ditunjukkan pada gambar 15. Setelah diklik tombol cari, data pasien akan dimunculkan oleh aplikasi seperti tampilan pada gambar 16. Kemudian pasien yang dimaksud didaftarkan oleh petugas untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang diperlukan.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

149

Nama dan No. Kepesertaan

Gambar 5.15. Entri Data Kepesertaan

Nama dan No. Kepesertaan

Gambar 5.16. Tampilan Hasil Pencarian Data Pasien

150

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Setelah pasien selesai didaftarkan, petugas dapat mengklik kembali menu entri data kemudian memilih submenu pelayanan pasien (Gambar 17).

Gambar 5.17. Submenu Pelayanan Pasien Apabila submenu pelayanan pasien dipilih, aplikasi akan menampilkan formulir isian jenis pelayanan. Petugas selanjutnya mengisikan data hasil pelayanan yang telah diberikan meliputi jenis poliklinik, diagnosis, hasil pemeriksaan fisik, nama tenaga medis, dan status pulang (Gambar 18).

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

151

Gambar 5.18. Entri Data Pelayanan Pasien Setelah entri data pelayanan pasien selesai, langkah selanjutnya adalah entri data tindakan, obat, dan/atau pemeriksaan penunjang diagnostik. Pada pasien prolanis, tindakan yang biasa dientri untuk diproses klaim biasanya adalah pemeriksaan gula darah, baik pemeriksaan gula darah sewaktu (GDS), gula darah puasa (GDP) maupun gula darah postprandial (GDPP). Sedangkan pada pasien kesehatan ibu dan anak (KIA), pelayanan dan/atau tindakan yang biasanya dientri adalah pemeriksaan antenatal screening (ANC), persalinan per vaginam normal, penanganan perdarahan pasca-keguguran, persalinan per vaginam dengan tindakan emergensi dasar, pemeriksaan post-natal care (PNC)/neonatus, pelayanan tindakan pasca-persalinan (misal: plasenta manual), pelayanan pra-rujukan pada komplikasi kebidanan dan neonatal, pelayanan KB dengan pemasangan intrauterine device (IUD)/implant dan suntik, serta penanganan komplikasi KB pasca-persalinan.

152

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 5.19. Tampilan Entri Data Tindakan Pasien Prolanis

Gambar 5.20. Tampilan Entri Data Tindakan Pasien KIA ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

153

Setelah semua data yang dibutuhkan guna proses klaim selesai dientri, data akan tersimpan di sistem. Langkah berikutnya adalah memilih menu lihat data kemudian pilih submenu tagihan non-kapitasi (Gambar 21). Pada bagian daftar tagihan, semua data klaim baru dapat dilihat seperti pada Gambar 22.

Gambar 5.21. Tampilan Menu Lihat Data – Tagihan Non-Kapitasi

154

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Nama dan No. Kepesertaan

Gambar 5.22. Tampilan Daftar Klaim Baru Apabila data pasien yang menerima pelayanan sudah dientri semua ke dalam aplikasi PCare, tugas petugas berikutnya adalah melakukan verifikasi data. Apabila data sudah benar, data pasien dirubah sehingga pada kolom status baru berubah menjadi status belum diverifikasi (Gambar 22). Proses verifikasi selanjutnya akan dilakukan oleh petugas BPJS Kesehatan. Namun, apabila ada data klaim yang salah atau masih belum benar, petugas FKTP atau puskesmas dapat mengklik tombol remove sehingga data klaim dibatalkan.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

155

Nama dan No. Kepesertaan

Gambar 5.23. Tampilan Daftar Klaim Pasca-Verifikasi Puskesmas Langkah akhir dari proses klaim yaitu petugas mencetak formulir pengajuan klaim (FPK) yang berisi data pelayanan dan tindakan yang telah dientri ke dalam P-Care sebanyak tiga kali. Formulir tersebut selanjutnya digunakan sebagai berkas penyerta pengajuan klaim yang dilengkapi dengan hasil rekapitulasi pemberian pelayanan kesehatan, hasil pemeriksaan laboratorium, surat pengantar periksa laboratorium, salinan kartu kepesertaan BPJS Kesehatan pasien, formulir bukti pemberian pelayanan, dan kuitansi rangkap tiga yang dibubuhi meterai cukup. Setiap bulannya, FKTP mengajukan berkas klaim ke BPJS Kesehatan yang dilengkapi dengan surat pengantar pengajuan klaim yang ditandatangani oleh kepala puskesmas.

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut!

156

1) 2) 3)

Bagaimana prosedur klaim pembiayaan kesehatan di puskesmas? Sebutkan syarat-syarat pengajuan klaim non-kapitasi! Apa yang dimaksud dengan p-Care?

4)

Jelaskan dengan singkat langkah penggunaan aplikasi P-Care untuk keperluan klaim!

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Ringkasan 1.

2.

3.

4.

Pembayaran pelayanan kesehatan di FKTP atau puskesmas dapat dilakukan dengan sistem tarif kapitasi atau dengan cara mengajukan klaim untuk tarif non-kapitasi ke BPJS Kesehatan melalui aplikasi Primary Care (P-Care) Untuk mendapatkan dana kapitasi dari pemerintah, FKTP atau puskesmas harus menggunakan aplikasi yang telah disediakan oleh BPJS Kesehatan yaitu aplikasi Primary Care (P-Care). Lebih lanjut, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di FKTP, penentuan besaran dana kapitasi mempertimbangkan sumber daya manusia, kelengkapan sarana dan prasarana, lingkup pelayanan, dan komitmen pelayanan. Aplikasi P-Care telah diperkenalkan sejak tahun 2014 yang dapat langsung diakses via browser dengan alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id. Atau di-download untuk PC maupun alat elektronik berbasis android. Pengguna dibatasi hanya petugas yang bekerja di FKTP yang telah terdaftar dengan resmi di BPJS Kesehatan. Penggunaan aplikasi P-Care untuk proses pengajuan klaim ke BPJS Kesehatan dimulai dengan mengakses aplikasi P-Care kemudian berturut-turut masuk ke dalam menu entri data untuk memasukkan semua data pasien sesuai kebutuhan klaim yang dilanjutkan dengan proses cetak FPK yang digunakan sebagai salah satu berkas pengajuan klaim ke BPJS Kesehatan.

Tes 2 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

Sistem pembayaran biaya pelayanan kesehatan yang dapat dilakukan di puskesmas sebagai berikut, kecuali …. A. kapitasi B. fee for service C. D.

2)

klaim non-kapitasi mengajukan hutang

Peraturan Pemerintah yang mengatur tentang standar tarif pelayanan kesehatan dalam penyelenggaraan program JKN adalah …. A. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2004 B.

Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2011

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

157

C. D. 3)

Yang bukan merupakan lembaga yang berperan dalam penentuan besaran tarif kapitasi adalah …. A. asosiasi fasilitas kesehatan B. dinas kesehatan C. BPJS Kesehatan D. puskesmas

4)

Puskesmas yang hanya memiliki satu orang dokter dan tidak memiliki dokter gigi akan mendapatkan tarif kapitasi per peserta per bulan sebesar …. A. Rp 3.000,00 B. Rp 3.500,00 C. Rp 4.000,00 D. Rp 4.500,00

5)

Puskesmas akan mendapatkan tarif kapitasi sebesar Rp 6.000,00 per peserta per bulan apabila …. A. B. C. D.

158

Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 28 Tahun 2014 Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 52 Tahun 2016

puskesmas memiliki 1 (satu) orang dokter dan memiliki dokter gigi puskesmas memiliki 1 (satu) orang dokter tetapi tidak memiliki dokter gigi puskesmas memiliki minimal 2 (dua) orang dokter dan memiliki dokter gigi puskemas memiliki minimal 2 (dua) orang dokter tetapi tidak memiliki dokter gigi

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Kunci Jawaban Tes Tes 1 1) B. 2) C. 3) C. 4) D. 5) D. Tes 2 1) D. 2) D. 3) 4) 5)

D. D. C.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

159

Glosarium ANC : antenatal care, perawatan sebelum proses persalinan BPJS Kesehatan : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial di bidang kesehatan CMG : casemix main groups, klasifikasi tahap pertama dalam sistem INA-CBG yang terdiri dari 31 kelompok berdasarkan sistem organ tubuh dan dilabelkan dengan huruf alfabet (A-Z) Coding : penerjemahan diagnosis dan prosedur/tindakan medis menjadi kode alfanumerik dan/atau kode numerik berdasarkan standar klasifikasi yang DPJP GDP

: :

GDPP

:

Grouping

:

ICD-10

: International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems Tenth Revision, standar klasifikasi penyakit utama yang diterbitkan oleh badan kesehatan dunia (WHO) dan diterapkan di Indonesia : International Classification of Diseases Ninth Revision – Clinical Modification, standar klasifikasi prosedur/tindakan medis yang diterbitkan oleh badan kesehatan dunia (WHO) dan diterapkan di Indonesia : Indonesia Case Based Group, istilah baru yang menggantikan INA-DRG untuk penentuan tarif pembiayaan kesehatan

ICD-9-CM

INA-CBG INA-DRG IUD JKN PNC SEP

160

berlaku (ICD-10 dan/atau ICD-9-CM) dokter penanggung jawab pasien gula darah puasa, tes gula darah puasa yang dilakukan setelah berpuasa selama 8 jam gula darah post-prandial, tes gula darah yang dilakukan 2 jam setelah makan proses pengelompokan diagnosis dan prosedur/tindakan medis menggunakan aplikasi INA-CBG untuk menghasilkan tarif pembiayaan kesehatan tertentu.

: Indonesia Diagnosis Related Group, pengembangan awal dari grouping system yang kemudian diubah menjadi INA-CBG : intra-uterine device, salah satu jenis alat kontrasepsi yang dimasukkan ke dalam rahim : Jaminan Kesehatan Nasional : post-natal care, perawatan pasca-kelahiran : surat eligibilitas peserta yang merupakan bukti keabsahan peserta JKN yang diterbitkan di fasilitas kesehatan, yang menyatakan bahwa Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Tes IVA Xampp

seseorang adalah benar peserta BPJS Kesehatan dan berhak mendapatkan pelayanan di fasilitas kesehatan tersebut : tes yang dilakukan untuk deteksi dini kanker serviks/leher rahim dengan teknik inspeksi visual dengan asam asetat : singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl yang tersedia dalam General Public License (GNU) dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan untuk melayani tampilan halaman web yang dinamis

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

161

Daftar Pustaka National Casemix Center. 2017. Petunjuk Teknis E-Klaim INA-CBG 5.2. Jakarta: Pusat Pembiayaan dan Jaminan Kesehatan Kementerian Kesehatan RI. Panduan Praktis Administrasi Klaim Fasilitas Kesehatan BPJS Kesehatan. Diakses dari https://bpjs-kesehatan.go.id/ tanggal 5 Februari 2018. Peraturan Bersama Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan dan Direktur Utama BPJS Kesehatan Nomor HK.02.05/III/SK/089/2016 dan Nomor 3 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembayaran Kapitasi Berbasis Pemenuhan Komitmen Pelayanan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 52 Tahun 2016 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan. Surat

Edaran Bersama Kementerian Kesehatan dan BPJS Kesehatan Nomor HK.03.03/IV/053/2016 dan Nomor 01 Tahun 2016 tentang Pelaksanaan dan Pemantauan Penerapan Kapitasi Berbasis Pemenuhan Komitmen Pelayanan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.

162

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Bab 6 APLIKASI PERANGKAT LUNAK PELAPORAN DATA KESEHATAN Angga Eko Pramono, S.KM., M.P.H.

Pendahuluan

B

ab ini merupakan bab terakhir dari rangkaian dari modul-modul tentang aplikasi perangkat lunak terkait proses pengelolaan rekam medis dan pelayanan kesehatan kepada pasien. Bab ini berisi konsep pelaporan kesehatan beserta contoh pengaplikasiannya menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait. Modul ini terbagi menjadi 2 topik. Topik 1 berisi tentang pelaporan rekam medis di rumah sakit. Topik 2 berisi tentang pelaporan rekam medis di puskesmas. Selanjutnya, Topik 1 membahas tentang sistem pelaporan di rumah sakit dan proses pembuatan laporan menggunakan aplikasi perangkat lunak (SIMRS/SIRS). Topik 2 membahas tentang sistem pelaporan di puskesmas beserta proses pembuatan laporan menggunakan aplikasi perangkat lunak (SIMPUS). Manfaat dari mata kuliah ini adalah dengan diketahuinya prosedur dan aplikasi perangkat lunak terkait proses pelaporan kesehatan maka proses pelaksanaan kegiatan diharapkan semakin lancar. Manfaat lain adalah untuk membuat standar atau aturan yang seragam terkait teknis pelaksanaannya. Tujuan instruksional umum dari mata kuliah ini adalah peserta didik Program RPL mampu memahami pengelolaan kegiatan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait setelah melakukan pembelajaran. Khusus pada bab ini, peserta didik diharapkan mampu memahami prosedur pembuatan laporan rekam medis dan mengenal aplikasinya (SIMRS/SIRS, SIMPUS, dan GIS). Untuk mempelajari modul ini, mulailah Saudara memahami dengan cermat uraian tentang konsep, pengertian, dan penjelasan pada bagian awal. Apabila menemukan kata atau istilah yang kurang atau tidak Saudara pahami, gunakan glosarium yang disediakan untuk menemukan pengertiannya. Selanjutnya, apabila Saudara telah memahami uraian tersebut, ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

163

kerjakan latihan yang telah disediakan satu demi satu hingga selesai. Apabila ternyata Saudara belum bisa atau belum berhasil menjawab semua soal latihan, perhatikan kembali penjelasan mengenai konsep, pengertian, dan penjelasan yang berkaitan dengan soal latihan dan jawaban. Apabila Saudara telah berhasil menjawab semua atau sebagian besar soal latihan, lanjutkan dengan mengerjakan tes. Dalam mengerjakan tes, jawablah terlebih dahulu soal yang ada tanpa melihat kunci jawaban. Apabila sudah selesai menjawab semua pertanyaan baru kemudian cocokkanlah jawaban Saudara dengan kunci jawaban yang tersedia. Berusahalah dengan tekun dan cermat dalam mempelajari materi yang masih belum Saudara pahami. Gunakanlah kembali latihan dan tes mengenai konsep, pengertian, dan penjelasan yang ada untuk membantu meningkatkan kemampuan Saudara.

164

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Topik 1 Pelaporan Data Kesehatan di Rumah Sakit A.

SISTEM PELAPORAN DI RUMAH SAKIT

Kebutuhan data dan informasi semakin meningkat dan mencakup berbagai aspek. Guna menentukan kebijakan di bidang upaya kesehatan, rumah sakit wajib membuat pelaporan data kesehatannya. Pelaporan rumah sakit yang baik dan benar bergantung pada data yang ada di rumah sakit sehingga diperlukan sebuah sistem manajemen yang mengatur dan mengawasi cara pengisian dan pengolahan data rumah sakit dengan baik. Sistem ini biasa dikenal dengan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). SIMRS adalah subbagian paling penting dari sistem informasi rumah sakit (SIRS) sehingga SIMRS bisa juga disebut dengan aplikasi sistem informasi rumah sakit. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data rumah sakit di Indonesia. Sistem informasi ini mencakup semua rumah sakit umum maupun khusus, baik yang dikelola oleh pemerintah maupun swasta sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit, SIRS terdiri dari: 1. Data identitas rumah sakit; 2. Data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit; 3. Data rekapitulasi kegiatan pelayanan; 4. Data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap; dan 5. Data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan. SIRS yang berlaku saat ini adalah SIRS revisi 6 tahun 2011 yang merupakan penyempurnaan dari SIRS Revisi V yang disusun berdasarkan masukan dari tiap Direktorat dan Sekretariat di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan RI. Hal ini dilakukan agar dapat menunjang pemanfaatan data yang optimal. Fungsi SIRS yaitu: 1. membantu mewujudkan visi dan misi rumah sakit; 2. membangun dan mengembangkan infrastruktur teknologi informasi; 3. mensosialisasikan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di rumah sakit dalam hal teknologi informasi; 4. meningkatkan kinerja rumah sakit; 5. meningkatkan image rumah sakit di mata masyarakat sebagai rumah sakit yang mengedepankan pelayanan; ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

165

6. 7. 8. 9. 10. 11.

meningkatkan manajemen pengelolaan data menjadi informasi yang cepat dan tepat; meningkatkan mutu dan mempercepat proses pelayanan rumah sakit; mengurangi kesalahan-kesalahan faktor manusia (human error); menghilangkan permasalahan redudansi data; menghilangkan permasalahan ketidakkonsistenan data; dan membantu proses pemetaan desain sistem informasi sesuai dengan kebutuhan informasi pada saat ini dan masa datang.

Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit, setiap rumah sakit wajib melaksanakan SIRS. Formulir SIRS terdiri dari: 1. RL 1, berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini dapat dikatakan data yang yang bersifat terbarukan setiap saat (updated); 2. RL 2, berisikan Data Ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun; 3. RL 3, berisikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit yang dilaporkan periodik setiap tahun; 4. RL 4, berisikan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien yang dilaporkan periodik setiap tahun; dan 5. RL 5, yang merupakan Data Bulanan yang dilaporkan secara periodik setiap bulan, berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar penyakit.

1.

Secara rinci, jenis pelaporan rumah sakit berdasarkan SIRS sebagai berikut: RL 1 (Data Dasar Rumah Sakit) yang terdiri dari formulir RL 1.1 (Data Dasar Rumah Sakit), formulir RL 1.2 (Indikator Pelayanan Rumah Sakit), dan formulir RL 1.3 (Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap). a. RL 1.1, berisi data nomor kode rumah sakit, tanggal registrasi, nama rumah sakit, jenis rumah sakit, nama direktur rumah sakit, nama penyelenggara rumah sakit, alamat/lokasi rumah sakit (kabupaten/kota, kode pos, telepon, fax, email, nomor telepon bagian umum/humas rumah sakit, website), luas rumah sakit (tanah dan bangunan), surat izin/penetapan (nomor, tanggal, oleh, sifat, masa berlaku), status penyelenggara swasta, akreditasi rumah sakit (pentahapan, status, dan tanggal akreditasi), jumlah tempat tidur (perinatalogi, kelas VVIP, kelas VIP, kelas I, kelas II, kelas III, ICU, PICU, NICU, HCU, ICCU, ruang isolasi, ruang UGD, ruang bersalin, dan ruang operasi), jumlah tenaga medis (dokter Sp.A, dokter Sp.OG, dokter Sp.Pd, dokter Sp.B, dokter Sp.Rad, dokter Sp.RM, dokter Sp.An, dokter Sp.JP, dokter Sp.M, dokter Sp.THT, dokter Sp.KJ, dokter Sp.P, dokter Sp.PK, dokter Sp.PD, dokter Sp.S, dokter subspesialis, dokter spesialis lain-lain, dokter umum,

166

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

dokter gigi, dokter gigi spesialis, perawat, bidan, farmasi, dan tenaga kesehatan lainnya), dan jumlah tenaga non-kesehatan.

Gambar 6.1. Formulir RL 1.1 b.

RL 1.2, berisi data statistik rumah sakit dalam kurun waktu tiga tahun terakhir yang meliputi data bed occupancy rate (BOR), length of stay (LOS), bed turn over (BTO), turn over interval (TOI), net death rate (NDR), gross death rate (GDR) dan rata-rata kunjungan per hari.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

167

Gambar 6.2. Formulir RL 1.2 c.

RL 1.3, berisi perincian jumlah tempat tidur per kelas perawatan (VVIP, VIP, kelas I, kelas II, kelas III, dan kelas khusus) tiap jenis pelayanan di rumah sakit (penyakit dalam, kesehatan anak, obstetri, ginekologi, bedah, bedah orthopedi, bedah saraf, luka bakar, saraf, jiwa, psikologi, penatalaksanaan penyalahgunaan NAPZA, THT, mata, kulit dan kelamin, kardiologi, paru-paru, geriatric, radioterapi, kedokteran nuklir, kusta, rehabilitasi medik, isolasi, ICU, ICCU, NICU/PICU, umum, gigi dan mulut, pelayanan rawat darurat, dan perinatology/bayi).

168

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.3. Formulir RL 1.3 2.

RL 2 (Ketenagaan Rumah Sakit), hanya terdiri dari satu formulir saja yang berisi perincian jumlah tenaga di rumah sakit berdasarkan kualifikasi pendidikan yang dihitung jumlahnya saat (keadaan) ini, kebutuhan (ideal), dan kekurangannya per jenis kelamin.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

169

Gambar 6.4. Formulir RL 2 3.

RL 3 (Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit) yang terdiri dari formulir RL 3.1 (Kegiatan Pelayanan Rawat Inap), formulir RL 3.2 (Kunjungan Rawat Darurat), formulir RL 3.3 (Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut), formulir RL 3.4 (Kegiatan Kebidanan), formulir RL 3.5 (Perinatologi), formulir RL 3.6 (Kegiatan Pembedahan), formulir RL 3.7 (Kegiatan Radiologi), formulir RL 3.8 (Pemeriksaan Laboratorium), formulir RL 3.9 (Pelayanan Rehabilitasi Medik), formulir RL 3.10 (Kegiatan Pelayanan Khusus), formulir RL 3.11 (Kegiatan Kesehatan Jiwa), formulir RL 3.12 (Kegiatan Keluarga Berencana), formulir RL 3.13 (Pengadaan Obat, Penulisan dan Pelayanan Resep), formulir RL 3.14 (Kegiatan Rujukan), dan formulir RL 3.15 (Cara Bayar).

170

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.5. Formulir RL 3.1

Gambar 6.6. Formulir RL 3.2

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

171

Gambar 6.7. Formulir RL 3.3

Gambar 6.8. Formulir RL 3.4

172

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.9. Formulir RL 3.5

Gambar 6.10. Formulir RL 3.6 ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

173

Gambar 6.11. Formulir RL 3.7

Gambar 6.12. Formulir RL 3.8 174

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.13. Formulir RL 3.9

Gambar 6.14. Formulir RL 3.9

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

175

Gambar 6.15. Formulir RL 3.11

Gambar 6.16. Formulir RL 3.12

176

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.17. Formulir RL 3.13

Gambar 6.18. Formulir RL 3.14

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

177

Gambar 6.19. Formulir RL 3.15 4.

RL 4 (Data Morbiditas/Mortalitas Pasien) yang terdiri dari formulir RL 4A (Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap Rumah Sakit dan Penyebab Kecelakaan), formulir RL 4B (Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit dan Penyebab Kecelakaan) dan berisi jumlah pasien tiap kasus menurut golongan umur dan jenis kelamin.

Gambar 6.20. Formulir RL 4A (Keadaan Morbiditas Rawat Inap)

178

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.21. Formulir RL 4A (Morbiditas Rawat Inap – Penyebab Kecelakaan)

Gambar 6.22. Formulir RL 4B (Keadaan Morbiditas Rawat Jalan)

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

179

Gambar 6.23. Formulir RL 4B (Morbiditas Rawat Jalan – Penyebab Kecelakaan) 5.

RL 5 (Data Bulanan Rumah Sakit) yang terdiri dari formulir RL 5.1 (Pengunjung Rumah Sakit), formulir RL 5.2 (Kunjungan Rawat Jalan), formulir RL 5.3 (Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap), dan formulir RL 5.4 (Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan).

Gambar 6.24. Formulir RL 5.1

180

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.25. Formulir RL 5.2

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

181

Gambar 6.26. Formulir RL 5.3

Gambar 6.27. Formulir RL 5.4 182

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

C.

PROSES PEMBUATAN LAPORAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK (SIMRS/SIRS)

Sebelum menggunakan SIRS, terlebih dahulu disiapkan data laporan kesehatan sesuai dengan jenis formulirnya. Data tersebut disimpan dalam file-file terpisah dalam format Microsoft Excel (.xls). Kita harus memastikan bahwa file datanya dalam format .xls dan bukan dalam format .xlsx seperti ditampilkan pada Gambar 6.28. Isian tabel pada masing-masing file sudah disesuaikan dengan format petunjuk teknis SIRS yang dicontohkan pada Gambar 6.29.

Gambar 6.28. File Formulir Data Pelaporan Kesehatan

Gambar 6.29. Isian Data Salah Satu Formulir Data Kesehatan Apabila data sudah siap, langkah selanjutnya adalah membuka browser dan mengetikkan alamat url: http://sirs.yankes.kemkes.go.id/sirs/login.php sehingga muncul tampilan seperti Gambar 6.30. ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

183

Gambar 6.30. Tampilan SIRS Online Untuk dapat mengaksesnya, masukkan username dan password yang ditentukan. Setiap rumah sakit dan dinas kesehatan mempunyai username dan password sendiri-sendiri. Apabila berhasil login/masuk maka tampilan akan ditunjukkan seperti Gambar 6.31.

Gambar 6.31. Tampilan Login Awal SIRS Online 184

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Setelah itu, petugas dapat memilih menu-menu pelaporan mulai dari RL 1 sampai dengan RL 5 untuk proses import data kesehatan (Gambar 6.32).

Gambar 6.32. Tampilan Pilihan Menu Pelaporan SIRS Online Sebagai contoh, apabila petugas memilih dan mengklik menu RL5.1, tampilan SIRS akan beralih pada tampilan yang berisi tabel laporan data pengunjung rumah sakit (Gambar 6.33). DI bagian atas, pilih tombol “import” untuk memasukkan data laporan kunjungan pasien.

Gambar 6.33. Tampilan Salah Satu Formulir Laporan SIRS Online Selanjutnya, apabila tombol “import” diklik, aplikasi akan memunculkan kotak dialog yang digunakan untuk menelusuri file excel data laporan yang dimaksud (Gambar 6.34). ◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

185

Gambar 6.34. Tampilan Kotak Dialog Import Data Pilih dan klik tombol “telusuri” sehingga akan dimunculkan kotak tampilan yang berisi daftar data laporan yang sudah disiapkan (Gambar 6.35). Setelah itu, petugas dapat memilih file laporan yang sesuai dan klik “open”.

Gambar 6.35. Tampilan Daftar Pemilihan File Laporan Setelah tombol “open” diklik, tampilan akan kembali seperti pada Gambar 6.34, hanya saja pada kolom isian sudah ada keterangan file data yang akan diunggah. Tampilannya ditunjukkan pada Gambar 6.35.

186

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.36. Tampilan Konfirmasi Unggah File Apabila petugas belum yakin dengan file data yang dipilih, petugas dapat mengulang pengambilan file dengan mengklik ulang tombol “Telusuri” kemudian memilih file datanya dan dilanjutkan dengan klik tombol “open” sekali lagi. Apabila petugas sudah yakin maka petugas tinggal mengklik tombol “Import”. Apabila file data berhasil diunggah, kotak dialog akan memunculkan istilah “sent” dan keterangan yang artinya file telah terkirim (Gambar 6.37). Selanjutnya, petugas dapat mengklik tombol “Back to list” untuk melihat hasil unggah datanya (Gambar 6.38).

Gambar 6.37. Tampilan Berhasil Unggah File

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

187

Gambar 6.38. Tampilan Hasil Import Data Apabila ada perubahan data, petugas dapat melakukan edit data dengan cara mengklik logo

yang ada pada kolom paling kiri dari tampilan (Gambar 6.39).

Gambar 6.39. Tampilan untuk Edit Data Setelah tombol edit diklik, SIRS online akan memunculkan tampilan kotak dialog yang dapat digunakan untuk edit dan/atau update data (Gambar 6.40). Apabila data sudah selesai

188

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

diperbaiki maka petugas tinggal mengklik tombol “Save” sehingga data akan tersimpan kembali.

Gambar 6.40. Tampilan Kotak Dialog Edit Data Aplikasi SIRS Online juga menyediakan fasilitas “Delete” untuk menghapus data yang tersimpan di dalamnya (Gambar 6.41).

Gambar 6.41. Fasilitas “Delete” untuk Menghapus Data

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

189

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) 2) 3)

Apa yang dimaksud dengan SIMRS dan SIRS? Sebutkan jenis-jenis pelaporan di rumah sakit! Jelaskan dengan singkat proses pelaporan di rumah sakit dengan menggunakan aplikasi SIRS!

Ringkasan Setiap rumah sakit wajib melaksanakan SIRS sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit yang meliputi data identitas rumah sakit, data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit, data rekapitulasi kegiatan pelayanan, data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap, dan data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan.

Tes 1 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

2)

190

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang berlaku di Indonesia saat ini adalah … A. SIRS revisi III B. SIRS revisi IV C.

SIRS revisi V

D.

SIRS revisi VI

Formulir SIRS RL2 berisi tentang … A. Data dasar rumah sakit B. Data ketenagaan rumah sakit C. Data morbiditas/mortalitas pasien D. Data kegiatan pelayanan rumah sakit

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

3)

Laporan rumah sakit yang berisi tentang data bulanan terkait dengan data kunjungan rumah sakit dan sepuluh besar penyakit adalah … A. RL 2 B. RL 3 C. RL 4 D. RL 5

4)

Sebelum mengakses SIRS online, sebaiknya data laporan disiapkan dalam format … A. .ppt B. C. D.

5)

.doc .xls .jpg

Menu pada aplikasi SIRS Online yang digunakan untuk unggah data laporan adalah … A. eksport B. import C. edit D. delete

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

191

Topik 2 Pelaporan Data Kesehatan di Puskesmas A.

SISTEM PELAPORAN DI PUSKESMAS

Puskesmas adalah sarana pelayanan kesehatan dasar yang amat penting di Indonesia. Puskesmas merupakan unit yang strategis dalam mendukung terwujudnya perubahan status kesehatan masyarakat menuju peningkatan derajat kesehatan yang optimal. Untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal tentu diperlukan upaya pembangunan sistem pelayanan kesehatan dasar yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat selaku konsumen dari pelayanan kesehatan dasar tersebut (Profil Kesehatan Indonesia, 2016). Salah satu upaya yang dilakukan oleh puskesmas dalam mendukung terwujudnya peningkatan derajad kesehatan adalah dengan melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Data hasil kegiatan tersebut harus didokumentasikan dan dilaporkan kepada pihak terkait seperti dinas kesehatan setempat. Laporan dibuat dengan mengacu pada format sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Depkes RI, 1997). Tujuan umum dari SP2TP adalah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun tujuan khususnya ialah: 1) tersedianya data secara akurat yang meliputi segala aspek, 2) terlaksananya pelaporan yang secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku, dan 3) digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana dalam bidang program kesehatan. Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Adapun formulir Laporan yang digunakan untuk kegiatan SP2TP adalah 1) Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kesakitan (LB.1), Data Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3) serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4); 2) laporan Sentinel, yang mencakup: Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3) Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3); dan 4) Laporan wabah 192

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

(W2). Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan baling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi dan Kementerian Kesehatan (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian.

B.

PROSES PEMBUATAN LAPORAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK (SIMPUS)

Proses pembuatan laporan secara elektronik di puskesmas biasanya dibantu dengan pemnafaatan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS). SIMPUS merupakan suatu tatanan atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya. Simpus diharapkan dapat meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdayaguna melalui pemanfaatan secara optimal dari sistem pencatatan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Data SP2TP dan data lainnya dikumpulkan, dientri, diolah, disajikan dan diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masingmasing program yang ada (seperti program ISPA, malaria, imunisasi, kesehatan lingkungan, KIA, gizi, dan lain-lain) melalui SIMPUS. Sebelum masuk ke menu pelaporan, data-data yang digunakan sebagai sumber laporan harus terlebih dahulu dientri ke dalam SIMPUS. Data dientri mulai dari bagian pendaftaran, pemeriksaan di balai pengobatan/klinik, laboratorium, farmasi, dan layanan lainnya sesuai dengan pelayanan yang diberikan kepada pasien. Untuk dapat mengakses SIMPUS, petugas harus memasukkan username dan password terlebih dahulu (Gambar 6.42) dan apabila berhasil masuk maka aplikasi akan menampilkan menu-menu untuk proses entri dan pelaporan data (Gambar 6.43).

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

193

Gambar 6.42. Tampilan Login SIMPUS

Gambar 6.42. Tampilan Homepage (Menu Utama) SIMPUS 1.

Entri Data Pendaftaran Proses entri data dimulai pertama kali saat pasien datang ke puskesmas di bagian pendaftaran. Petugas akan mencatat data sosial pasien yang meliputi: nama pasien, nomor rekam medis, nomor register, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, dan data lain yang dibutuhkan. Selanjutnya, petugas akan mengentri tanggal kunjungan, jenis daftar (pasien

194

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

baru atau lama), jenis layanan, balai pengobatan/klinik yang dituju dan cara pembayaran (umum/jaminan kesehatan).

Gambar 6.43. Tampilan Menu Pendaftaran

Gambar 6.43. Tampilan Submenu Pencarian Data Pendaftaran

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

195

Gambar 6.43. Tampilan Entri Data Pelayanan Pendaftaran

Gambar 6.43. Tampilan Entri Data Detail Pelayanan Pendaftaran Apabila semua data pendaftaran sudah selesai dientri maka petugas tinggal mengklik tombol simpan. Data secara otomatis akan tersimpan di database SIMPUS.

196

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

2.

Entri Data Klinis Proses entri data klinis dimulai dengan memilih menu Klinik (Gambar 6.44) yang di dalamnya terdiri dari submenu UGD, balai pelayanan umum, balai pelayanan gigi, anak, lansia, KIA, laboratorium, dan lain-lain. Entri data dilakukan oleh pemberi layanan kesehatan (dokter, dokter gigi, perawat, bidan, dan tenaga kesehatan lain).

Gambar 6.44. Tampilan Menu Klinik Data yang dientri biasanya meliputi data resume medis pasien, hasil anamnesis, hasil pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan/prosedur, pengobatan, dan kondisi pasien pulang/rujuk (Gambar 6.45).

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

197

Gambar 6.45. Tampilan Entri Data Pemeriksaan 3. Menu Pelaporan Apabila semua data pasien sudah dientri ke dalam SIMPUS, petugas rekam medis atau administrasi puskesmas tinggal membuka menu laporan. Di dalamnya disediakan submenu laporan sesuai dengan konsep SP2TP dan laporan-laporan lainnya sesuai kebutuhan (Gambar 6.46). Petugas tinggal memilih submenu laporan yang dibutuhkan kemudian secara otomatis SIMPUS akan menghitung dan menyajikan laporan yang dikehendaki (Gambar 6.47 – 6.50). aplikasi menyediakan tombol cetak dan export ke Excel untuk kebutuhan pencetakan laporan.

Gambar 6.46. Tampilan Menu Laporan 198

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Gambar 6.47. Tampilan Laporan Diagnosis (1)

Gambar 6.48. Tampilan Laporan Diagnosis (2)

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

199

Gambar 6.49. Tampilan Laporan Diagnosis (LB1)

Gambar 6.50. Tampilan Laporan Rekapitulasi Kunjungan Pasien

200

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Latihan Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan berikut! 1) Apa yang dimaksud dengan SP2TP? 2) Sebutkan jenis-jenis pelaporan di puskesmas! 3) Jelaskan proses pelaporan di puskesmas menggunakan SIMPUS dengan singkat!

Ringkasan Data hasil kegiatan pelayanan di puskesmas harus didokumentasikan dan dilaporkan kepada pihak terkait seperti dinas kesehatan dan kementerian kesehatan. Laporan dibuat dengan mengacu pada format sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Data SP2TP dan data lainnya dapat dikumpulkan, dientri, diolah, disajikan dan diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masing-masing program yang ada (seperti program ISPA, malaria, imunisasi, kesehatan lingkungan, KIA, gizi, dan lain-lain) melalui SIMPUS.

Tes 2 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1)

2)

SP2TP merupakan singkatan dari …. A. sistem pelayanan dan pelaporan terpadu puskesmas B. sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas C.

sistem pengumpulan dan pelaporan terpadu puskesmas

D.

sistem pendampingan dan pelaporan terpadu puskesmas

Laporan puskesmas yang berisi data gizi, KIA, imunisasi dan pengamatan penyakit menular adalah … A. LB1 B. LB2 C. LB3 D. LB4

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

201

3)

Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya pada tanggal … A. 1 Januari tahun berikutnya B. 31 Januari tahun berikutnya C. 1 Februari tahun berikutnya D. 27/28 Februari tahun berikutnya

4)

Laporan tahunan puskesmas mencakup LT-1, LT-2, dan LT-3. LT-2 berisi tentang … A. Data dasar puskesmas B. Data kesakitan puskesmas C. D.

5)

202

Data peralatan puskesmas Data kepegawaian puskesmas

Laporan puskesmas disampaikan pertama kali ke … A. dinas kesehatan kabupaten/kota B. dinas kesehatan provinsi C. kementerian kesehatan D. BPJS Kesehatan

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Kunci Jawaban Tes Tes 1 1) D. 2) B. 3) D. 4) C. 5) B. Tes 2 1) B. 2) C. 3) 4) 5)

B. D. A.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

203

Glosarium SIMPUS SIMRS SIRS

204

: Sistem informasi manajemen puskesmas : Sistem informasi manajemen rumah sakit : Sistem informasi rumah sakit

Teknologi Informasi Kesehatan II ◼

Daftar Pustaka Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI. Profil Kesehatan Indonesia. 2016. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

◼ Teknologi Informasi Kesehatan II

205