Tehnici De Negociere.docx

Proiect Tehnici de negocieri

Tema: Echipa de negocieri.Stabilirea calculelor în echipa. Organizarea activă și lucrul în echipă

Marketing 531 Asist.Univ.dr.Ciucescu Nicoleta

2014,BACĂU

1

Cupris 1. Elemente de teorie a negocierii…………………………………..3 2. Echipa de negociatori………………………………………………4 3. Structura echipei de negociere..................................................4 4. Conducatorulechipei de negociere……………………………..8 5. Recomandaricuprivire la comportamentulechipei de negociere………………………………………………………………8 6. Stabilirea atribuţiilor echipei de negociere………………………9 7. Mandatulechipei de negociere…………………………………….10 8. Concluzie……………………………………………………………….12 9. Bibliografie……………………………………………………………..13

Negociereaeste un talent, un harînnăscut, darşi o abilitate dobândită prin experienţă, formare şi învăţare. Meseria de negociatoresteuna “de elită”, înafaceri, îndiplomaţie, înpolitică. O marjă de câtevaprocente la preţ, la termenul de garanţie, la condiţiile de livrare şi transport, la termenul de plată etc. sau o marjă de doar câteva promile, la comision sau 2

dobândă, rămân oricând negociabile. În marile tranzacţii, pe piaţa industrială, unde se negociază contracte cu valori de miliarde de lei, această marjă negociabilă poate însemna sume de zeci sau de sute de milioane. De pepoziţiafiecăreiadintrepărţi, acestea pot fi pierdutesaucâştigate..

1.

Elemente de teorie a negocierii

Procesul de negociere este prezent in toate aspectele existentei noastre, negociem oricand, orice si aproape cu oricine. Negocierea este prezenta sub o multitudine de forme, se realizeaza intr-o diversitate de domenii si este cunoscuta pe plan local, national si international. Negocierea este in egalamasura o arta, apanaj al talentuluinativ si o stiintacureguli, instrumente si pârghiispecificedobanditeprinexperienta si invatare. Teoria negocierii apartine sociologiei si psihologiei sociale,segmentui care studiaza comportamentul uman in diferite situatii sociale. Termenul de negociere dateaza inca din secolul al 6-lea i.e.n. si are origini in Roma antica, respective termenul negotium = negot, afacere. D.E.X. definestenegocierea ca fiind o actiune prin care se trateaza cu cineva, incheierea unei conventii economice, politice, culturale, etc. sau o actiune de intermediere, de mijlocire a unei afaceri. Dictionarul diplomatic considera ca negocierea constituie un process de abordare a unei probleme, a unui diferend, a unei situatii conflictuale prin mijloace pasnice de intelegere directa in scopul promovarii sau infaptuirii unui acord intre parti. In termeni generali este o forma generica de lupta retorica si de confruntare cu argumente si probe, purtata intre doi sau mai multi parteneri, cu interese si opinii complementare care urmaresc sa ajunga la un acord reciproc avantajos. Ea permite crearea, mentinerea sau dezvoltarea unei relatii interumane in general si a unei relatii de afaceri in general.

Negociereadevinenecesarasiesteposibilaori de cate orisuntindeplinite o serie deconditii : 

existentaunuiconflict de interese manifestate de cel putin doua parti in raport cu un obiect ; 3



existentadorintei si interesului partilor in obtinerea unui acord pentru care sunt dispuse sa faca reciproc concesii ;



posibilitatea demararii unui proces de comunicare, de transfer de informatii si intelegere a lor intre persoanele implicate, comunicarea trebuie sa se poata face in toate modalitatile proprii acesteia ;



lipsaunorreguli si proceduri prestabilite si obligatorii sau lipsa unei autoritati aflate deasupra partilor interesate care sa impuna solutionarea conflictului de interese peste vointa acestora.

Echipa de negociatori O parte a procesului de pregătire a negocierii o reprezintă constituirea echipei de negociere şi rezolvarea tuturor problemelor aferente acestei acţiuni. Succesul in negociere nu depindeintotdeauna de marimeaechipei de negociatori.Dimensiunilesistructuraacesteiechipedepind de naturasicomplexitateatranzactiei. In genere, persoaneledesemnatetrebuiesaacopereurmatoarelesegmente: 

comercial: pret, cost, termen de livrare, cheltuieli cu transportul si asigurarea, politica comerciala;



tehnic: parametrii tehnici, asistenta tehnica, service, perioada de garantie;



juridic: uzantele si reglementarile internationale, legislatia diferitelor tari, litigiile posibile, institutiile de arbitraj competente, rezilierea si prelungirea clauzelor contractuale;



financiar: modalitatile si termenele de plata, creditele, riscurile, garantiile.

Structura echipei de negociere Complexitateaoperatiunilorcomertului international actual impune ca negocierea contractelor de vanzare comerciala internationala sa se faca de regula de echipe interdisciplinare de

4

negociatori ; numai in situatii de exceptie, ca de exemplu afaceri repetitive traditionale, negocierea se efectueaza intre doua personae sau prin corespondenta. O echipa de negociere este de regula formata din membrii permanenti si specialisti atrasi in functie de aspectele specifice ale negocierii. Membrii permanenti au putere de decizie si isi asuma riscurilecomerciale, in timp ce consilierii (specialistiatrasi) au competentelimitate strict la consilierea in problemespecificeprofiluluilor de activitate.



Alegereaechipei de negociatori – se face de regulautilizandu-se treicriterii de selectie :  Cunostiinteleprofesionale – se au in vedere pregatirea teoretica si experienta practica a persoanei candidate la pozitia de negociator, un accent deosebit se pune pe cunostintele in domeniul tehnicilor si practicilor de comert exterior, pe cunostintele tehnice privind produsul care face obiectul negocierii si pe cunostintele de limbi straine ;  Caracteristicile personale – se au in vedere in principal urmatoarele :



capacitatea de receptionare si analiza ;

 spirit de initiativa si creativitate ;

 tact si discretie ;

 aptitudinide exprimareclara,concludenta, coerenta si convingatoare ;

 spirit practiccomercial ;

 incredere in foteleproprii ;



capacitate de a se stapanii cand este supus la presiuni ; 5

 un gradridicat de cultura generala si abilitate in a conlucracupersoane de diferitenationalitati care apartinunorculturidiferite.

 Varsta – fara a fi un criteriuhotarator, varstaeste un element important in procesul de selectie a negociatorilor ; varsta optima pentru un negociator se considera a fi intre 35 – 55 ani ; sub limita minima se apreciaza ca experienta acumulata este prea redusa, iar peste limita maxima se considera ca oamenii devin predispusi la concesii radicale si suntpreacomozi. Se poatesustine ca prinprocesul de negociere se realizeaza o evaluarenescrisa a calitatilorsicaracteruluinegociatorului. Pentru a fi consideratieficienti, negociatoriitrebuiesaindeplineascatreiconditii: 

sa fie bine apreciatiatat de propria firma, cat si de parteneri;



saaibacontinuitate in obtinerea de rezultatecalitativepe o perioadaindelungata de timp, pentru a nupunesuccesulpeseamaunorfactoriintamplatori;



saasigure o concordantaintreobtinereauneisolutii de succesdatorataapropieriiacesteia de pozitiainitiala de negocieresivalabilitateasolutiei de succesexprimataprinbunaderulare a tranzactiei.

Echipa de negociatoriestestructurată, în general, princinciroluri, distibuiteînfuncţie de personalităţilereale ale membrilor. Decizia de distribuire a rolurilortrebuiesăaibăînvederemodalitateapredominantă de reacţie la conflict a membrilorechipei. Practicanegocieriiaidentificatcinciroluri a căroracţiunecomunăconferăeficienţăuneiechipe: Liderul, Băiatul Bun, BăiatulRău, DurulşiCapulLimpede. Se vacomparatipul predominant de reacţie la conflict a coechipierilorşi se vaalegerolulînfuncţie de caracteristicilecerute.

Caracteristici ale rolurilor Rol

Comportament Conduce negocierile, coordoneazăechipa;

Liderul

Decide închestiuni de competenţăînconformitate cu Poate fi persoana cu ceamai mare mandatulprimit; experienţăşiautoritate. Nu esteneapăratpersoanaceamaiversat 6

ăşi cu vechimeaceamai mare înmuncă.

Băiatul Bun Este persoana cu care se identificăechipaadversă, este „oponentul” ideal. Poate fi o persoană care reacţionează predominant conciliant la conflict.

BăiatulRău

Exprimăînţelegereapoziţieişinevoilorpartenerilor; Conferăadversarilor un fals sentiment de siguranţă;

Întrerupenegocieriledacăşicândestenevoie;

Submineazăorice argument saupunct de Este opusulbăiatului bun şi arerolul vedereexprimat de opoziţie; de a-l convingepeadversarcăacestareprezi ntă o piedicăînfaţaconsensului. Este Intimideazăopoziţiaşiîncearcăsărolulcelmaiagresivşi se apropiemult isubliniezeslăbiciunile; de reacţiaspontană de tip buldozer.

Duru

Întârzienegocierileprintacticablocajului; Le permitepartenerilorsărevinăasupraofertelorpe care aceştia le-au formulat, înmăsuraîn caresuntavantajoasepentruechipă;

Abordeazănegocierea de pepoziţieproprieiechipe. Pune opoziţiaînsituaţiicomplicate,înmomen tulîn care colegiiîidaucuvântul. Le permitecolegilorsărămânăcentraţipeobiectivelenego cierii;

CapulLimpede Identificăşiclarificătoatepunctele de vedereexprimate, după care le prezintă sub forma uneipoziţii unite şiconvingătoare. Este tipul cu o reacţie predominant raţională la conflict.

Sugereazăsoluţii de depăşire a impasului; Are grijă ca discuţiasănu se îndepărtezepreamult de subiect; Semnaleazăinconsecvenţelepunctului de vedere al opoziţiei;

7

Este posibilăşi o distribuţierestrânsă a acestorroluriînsituaţiaîn care echipaesteformată din maipuţinimembri. Înacestcaz, fiecaremembru ca preluamaimulteroluricompatibile – de ex. va fi atâtbăiatul bun câtşi capullimpede.

Conducatorulechipei de negociere

La constituireaechipei de negociere o atentiecutotulspeciala se acordanumiriiConducatoruluiechipei de negociere, adica o persoana care va juca un rol crucial peparcursulintregiiperioade de tratative. In negocierilecomerciale internationale adevaratainteractiune are locintreconducatoriicelordouaechipe de negociere. Acesta esteraspunzatorpentrustabilireasiarmonizareastrategieisi a tacticilor, cat si a stilului general care urmeaza a fi adoptat in negociere.



sa stabileasca membrii echipei si sa se preocupe de pregatirea lor;



sa participe la elaborarea mandatului de negociere;

8



sa organizeze si sa conduca efectiv negocierile;



sa influenteze pozitiv moralul propriei echipe de negociatori;



sa stimuleze pe fiecare membru al echipei, astfel incat acesta sa dea un randament maxim;



sa elaboreze proiectul de contract;



sa intocmeasca raportul asupra negocierii.

Conducatorulechipei de negociere trebuie sa aiba ca trasaturi de caracter : inteligenta pragmatica, capacitate de adaptare, sociabilitate, concentrare, capacitate de exprimare si simtul umorului, rabdare, rezistenta, capacitati organizatorice, sa asigure solidaritatea echipei si sa fie instruit asupraaspectelortehnicealeobiectuluisupusnegocierii. Conducatorul-sefimpreunacuconducereacompanieitrebuiesaacorde atentie speciala dimensionarii echipei de negociere, in cele dintre cele mai multe cazuri este bine ca echipa de negociere sa ramana cat mai restransa, numarul optim de negociatori este de 5, numar in care nu se includ si consultantii. Recomandaricuprivire la comportamentul echipei de negociere Peparcursultratativelor,negociatoriitrebuie sa acționeze in sensul :  pastrariicaracteruluiconfidential al negocierii absolut obligatoriu ;

 pastrarii stapanirii de sine ;

 pastrarii stimei si respectului fata de partener ;

9

 combaterea reprosurilor ;

 pastrareademnitatii ;

 vointa si puterea de a asculta expunerea partenerului ;

 exprimareabucuriei si a supararii nu trebuie sa fie facuta in fatapartenerului. Dupa constituire echipa de negociere primeste instructiunile aferente atributiilor pe care le are de indeplinitpetoataduratatratativelor pana la prezentarearaportului de finalizare a negocierii. Stabilireaatribuţiilorechipei de negociere După constituire, echipei de negocire i se stabilesc atribuţiile de realizat din momentul constituirii ei şi până în momentul prezentării raportului de finalizare a acţiunii încredintate. Munca echipei de negociatori trebuie să fie analizată periodic, verificându-se modul în carereacţionează aceasta. Pentru o echipă ce acţionează cu un lider “pionier”, consideraţiile cheie suntcele ale liderului, acestea privind modul în care reacţionează colegii săi. Într-o echipă maidemocrată, este util să se ia în consideraţie o listă de obiective. Se pot stabili 8 caracteristici ce pot fi analizate de către echipă, pentru a se verifica progresul tratativelor: 1. Scopurile sunt clare membrilor echipei scopurile urmărite? Sunt de acord cu ele? 2. Participarea - sunt toţi membrii echipei implicaţi efectiv? 3. Sentimentele - sunt membrii echipei pregătiţi să vorbească între ei despre sentimentele lor? Care sunt părerile lor despre Ceilalţi şi sunt aceste păreri corecte? 4. Analiza problemelor grupului - atunci când echipa are probleme, cum sunt tratate acestea:superficial sau în profunzime? 5. Suportul - se susţin reciproc membrii echipei, atât verbal cât şi non-verbal? 6. Modul de conducere: care sunt relaţiile dintre liderul echipei şi membrii acesteia? Dar cu Ceilalţi? Membrii echipei au iniţiative în cazul unor expertize speciale? 7. Încrederea - membrii echipei au încredere unii în ceilalţi? Se pot ei exprima în mod deschis negativ fără a le fi teamă de represaliile colegilor? 8. Expertiza - Este competentă expertiza efectuată de această echipă sau sunt necesare expertize suplimentare pentru a ajuta activitatea ei?

10

Grupul de negociere este format din două echipe. Ca orice grup de lucru acesta îşi dezvoltă,propriul ciclu de viaţă şi îşi are particularităţile sale. Aceste particularităţi şi climat sunt createînainte de începerea negocierilor, dar trebuie susţinute în timpul acestora. Iată câteva elemente debază ce trebuie urmărite pentru “întreţinerea grupului”. 1. În grup trebuie să existe un sens al scopului negocierilor şi a ceea ce trebuie obţinut. Înparticular ar fi de dorit ca ambele părţi să se găsească în aceeaşi arie de negocieri şi în acestfel se pot face progrese adecvate. 2. Fiecare parte trebuie să simtă că are un rol important. Nu este productiv ca doar una dintre părţi să conducă, să împingă înainte negocierile sau să susţină dialogul. 3. Fiecare individ trebuie să simtă că participă la negociere şi că are o contribuţie la munca echipei, atât ca persoană cât şi ca membru al echipei. Cum se poate susţine acest proces al “întreţinerii grupului”? Susţinerea va depinde demaniera în care procesele caracteristice vor fi iniţial conduse: în parte prin perioada de topire agheţii, dar mai mult prin stabilirea unui sens comun al scopului, planului şi duratei negocierilor încăînainte de începerea acestora. În timpul tratativelor, progresele realizate trebuie reamintite mereu, astfel menţionândusepunctul la care s-a ajuns pentru încheierea unui acord: “Ei bine,domnilor, am stabilit anterior că planul nostru este de a face patru paşi: A, B, C,D. Până acum am parcurs complet pasul A, şi în continuare ne-am concentrat asupra pasului B. Putem spune că acesta a fost parcurs?” Iar în cazul unui răspuns afirmativ: “Credeţi că am putea acum, după cum am stabilit, să începem pasul C?” Echipa de negociatori mai are nevoie şi de sprijinul persoanelor din organizaţia pe care o reprezintă, cei care vor forma echipa de acasă. Echipa va negocia mai bine ştiind că are acest sprijin în spate. Dar în acelaşi timp, ei trebuie să ţină seama de împuternicirile pe care le au şi să-şi informeze colegii asupra celor discutate atât formal cât şi informal. Pentru aceasta, ei vor comunica permanent cu echipa de acasă, aşteptând sprijinul acesteia pe tot parcursul tratativelor.

Intocmireamandatuluiechipei de negociere Mandatul reprezinta documentul care consfiinteste sarcinile si obiectivele cu care pleaca o echipa la negociere. Mandatul se intocmeste in forma scrisa si se semneaza de cel care are responsabilitateacompaniei.

11

Mandatul de negociere va stabili nivelul de autoritate de care urmează să dispună negociatorul. Mandatul echipei de negociere constă în instrucţiunile date conducătorului echipei de către conducereacompaniei şi este diferit de planul de negociere, care este elaborat de echipa de negociere şi carereprezintă maniera în care echipa urmează să aplice mandatul. Mandatul este pregătit în formă scrisă şisemnat de directorul companiei. În ceea ce priveşte conţinutul mandatului, acesta trebuie: 1. să precizeze cine este conducătorul echipei de negociere; 2. să menţioneze persoanele care fac parte din echipă şi ce probleme vor avea de rezolvat; 3. să definească obiectul de negociere, respectiv problemele ce urmează să fie discutate; 4. să sintetizeze informaţiile culese despre produs, piaţă, partener, concurenţă, preţul minim,respectiv maxim acceptabil, condiţiile de livrare, creditare, calitate, service, modalităţi de plată,transport, etc. 5. să stabilească căile prin care se poate comunica; 6. să fixeze perioada de desfăşurare şi finalizare a negocierilor. Mandatul de negociere va stabili nivelul de autoritate de care urmează a dispune negociatorul. Estevorba de una din următoarele trei tipologii întâlnite cel mai adesea în practica negocierii: 

autoritatea deplină/totală;



autoritatea ascendentă;



autoritatea limitată.

Rareori decidentii reali sunt chiar negociatorii. Cele mai multe negocieri nu se poartă cu participarea celor care detin autoritatea deplină, a şefilor, ci prin intermediari.Se recomandă ca negocierile să se desfăşoare la nivelul celor care deţin o autoritate limitată.Un negociator din această categorie poate să se dovedească a fi destul de puternic şi să obţinărezultatele scontate, autoritatea limitată constituindu-se într-o însemnată sursă de putere. Un asemeneanegociator poate amâna luarea unei decizii, câştigând în acest fel timp pentru a gândi mai bineafacerea sau chiar pentru a ieşi dintr-o situaţie dificilă. Are astfel posibilitatea de a spune mai uşor,,nu’’ şi asta în mod amabil, fără a putea fi acuzat de metode neloiale sau lipsă de politeţe. Aceastadeoarece el spune ,,nu’’ în numele altcuiva, acest altcineva fiind ,,cineva peste care nu se poate trece’’. De multe ori, în negociere există şi o autoritate ascendentă, de fapt o escaladare a autorităţii, scopulacesteia fiind acela de a pasa aprobarea la nivelele ierarhice superioare. Într-o asemenea situatie, cel cucare negociezi este obligat să-şi repete singur argumentele la fiecare nivel de autoritate în parte.

12

Pebazamandatului si a celorlalte materiale documentare, echipa de negociere elaboreaza propriul sau plan-model de negociere, cu mentionarea strategiilor si tacticilor pe care le va utiliza, a argumentelor pe care le va sustine si a modului in care le va grada in functie de argumentareapartenerilor.

Concluzii

Înpractică, mulţinegociatoripleacă de laipotezacă se poateînvăţadinexperienţapropriesau a celorlalţimembri ai echipei de negociatori. Înprocesul de negocieri este posibilsă seconcentrezeaceastăexperienţăşisă se facăpregătireanoilornegociatoriprinstudii de caz, oriteoretic, dar seînvaţămult mai multdinrealizărileşigreşelilepropriisaudinobservareamoduluiîn care acţioneazăcolegii. Apoiaceasta se mai obţinedinanalizaunornegocieridejaîncheiate, dinanalizacomportamentuluicolegilor, dar şi a celorcu care au negociat. Evident, se poatecâştigaexperienţăşidinanalizaaltornegocieri, dar va rămânenecesitateaunorexperienţe-test, adică de a se duce efectivtratative. Pregătirea este importantăşipentrunegociatoriicuexperienţăiaraceasta va constituicel dealtreilea aspect al managementuluipersonalşianumemotivareanegociatorilorexperimentaţi. Nici un negociator nu va fi motivatdacă nu simtecă are un salariuadecvat, unbiroupemăsură, o maşinăpotrivită. Întoateevaluările, câteste de “adecvat” depinde de standardulpe careşi l-a construitfiecarenegociator. Acest standard esteinfluenţat de ceea ce crede el despreevoluţiapieţeişi a preţurilor, de ceea ce consideră a fi standardulaltorpersoaneaflateîntr-o situaţieasemănătoare.

13

Bibliografie 1. ȘtefanPruteanu “Antrenamentulabilităților de Negociere”edituraPolirom-Iași2007; 2. http://www.asecib.ase.ro/Roman/PDF/CAP9.pdf; 3. http://mail.ubv.ro/~janeta.sirbu/MM1_11.pdf; 4. Tehnici de negociereșicomunicareînafaceri/ Suport de curs.

14