Taller No5

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TALLER No5 1. Normas legales establecidas para el correo y mensajeria: o DECRETO XXX DE 2003: Por el cual se reglamentan los servicios postales y se dictan otras disposiciones. o LEY 962 DE 2005: Esta ley es una iniciativa que entre otras materias, pretende dotar de validez a la información y a las comunicaciones vinculadas con los servicios electrónicos del Estado. o DECRETO 229 DE 1995 (febrero 1 ): por el cual se reglamenta el Servicio Postal. 2. Tratamiento que las empresas tienen establecido para el envió de correo electrónico y fax: o Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. RECOMENDANCIONES PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO: A continuación encontraran las recomendaciones más relevantes que los ayudaran a usar esta herramienta adecuadamente. No lo use para resolver temas complejos. El correo electrónico es para transmitir información, no es muy bueno para resolver problemas complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación

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son lentas y algo limitadas. No envíe mensajes Consideren que a cualquiera puede molestarle.

obscenos.

Identifique claramente la persona a la cual le enviará el correo verifique que es la persona que necesita, recuerde que existen nombres parecidos u homónimos. Piense bien a quién va a enviar un mensaje. Use la lista más pequeña que sea posible. No conteste "Responder a Todos" a no ser que sea estrictamente necesario!!!. Cuando sea necesario enviar mensajes a un grupo amplio de destinatarios, adicione el siguiente texto al final del mensaje: "FAVOR NO RESPONDER A ESTE CORREO", si el mensaje no debe ser respondido. En el caso en que el mensaje deba ser respondido adicione: "EN CASO DE RESPONDER ESTE MENSAJE, POR FAVOR HÁGALO SOLO AL REMITENTE Y NO A TODAS LAS PERSONAS". Si el mensaje requiere de acción por parte de alguien en específico, diríjalo a esa persona. Ponga los demás nombres en la lista de "Cc:" (Con copia CC). Utilice el campo CCO (Con copia Oculta), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya direcciones por fuera de la empresa. También, cuando envíe mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo al exterior y que después seamos saturados de correos con basura. Utilice con prudencia las listas de direcciones. No envíe copias de correo electrónico a personas que no necesitan ese mensaje. Actualice con frecuencia su libreta personal de direcciones, grupos personales y contactos. No envíe correos masivos sin importancia, con asuntos personales o que no tienen relación con el trabajo, este tipo de mensajes molestan y hacen perder tiempo a quienes van dirigidos. No envíe correos (ni internos ni externos) en los cuales se hable mal de alguien

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Cree grupos personales de usuarios en su libreta de direcciones o contactos, para que la comunicación se realice sólo entre las personas afines a su actividad. No mantenga muchos mensajes en la caja de entrada de su Buzón. Ud. debe tener el menor número posible de mensajes en la caja de entrada, cree carpetas personales y mueva los mensajes de la caja de entrada a estas carpetas. Puede organizar estas carpetas, por temas, por labores, por proyectos, mensajes pendientes etc. Procure que su mensaje no sea mayor de dos pantallas. Organice su mensaje y use "viñetas ", Colores, tipos de letra cuando sea posible. Ponga un asunto claro y elocuente. Así como un libro necesita un buen título, un mensaje de correo electrónico necesita una línea de asunto. Si el mensaje es extenso, indíquelo en el encabezado, Si hay una fecha en juego, póngala en la línea del asunto. Eso ayudará a fijar el nivel de precisión y urgencia adecuado. Si hay un lugar, especifíquelo. Dígale al destinatario qué quiere. Una vez diga de qué se trata el mensaje, cuéntele lo que espera que el destinatario haga: ¿Confirmar la fecha? ¿Leer el plan de negocios? ¿Hacer correcciones al informe?. También diga la fecha para la que espera la respuesta. Por supuesto, siempre será tan pronto como sea posible, pero es mejor ser específico al respecto: “Entre más pronto, mejor, pero lo necesito a más tardar el jueves” Ejercite el buen gusto, sea respetuoso. Una cuenta de correo electrónico no es una licencia para abusar u ofender a la gente. Sea Breve. Debe pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes funcionan mejor si son cortos y van al grano. Describa brevemente quién es usted, si el destinatario no lo sabe todavía. Utilice una firma, casi todos los programas de correo le permiten crear una. Se trata de un pequeño bloque de texto que se incorpora automáticamente a los mensajes que envía. Su objetivo es darle a la gente una idea de quién es usted: nombre, empresa, cargo, teléfono (si quiere que la gente lo tenga); Considérela como su tarjeta de presentación virtual.

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Tenga conciencia de que el correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser confidencial. No exagere. Evite los mensajes marcados como "urgentes " o "prioritarios", a menos que en realidad lo sean. Emplee las letras mayúsculas con prudencia. Cuando alguien utiliza mayúsculas en todo un mensaje, muchas personas perciben que está gritando, además es más difícil de leer. Evite responder a los mensajes con palabras como: “OK”, “LISTO”, “ENTERADO”. Tómese el respeto de redactar una respuesta apropiada siempre y cuando el mensaje lo amerite Si va a disfrutar de su periodo de vacaciones o se va a ausentar de su puesto por varios días, delegue en otra persona la lectura de su correo, haga uso de las herramientas que para esto tiene su cliente de correo. No envíe documentos o imágenes adjuntos mientras no sea estrictamente necesario, ya que estos utilizan muchos de los recursos del sistema y son de mayor dificultad para leer. Limite el número de archivos anexos. Los archivos anexos (attachments) son útiles para enviar documentos largos en formatos específicos, pero no son un sustituto para el texto de un mensaje. Toma cierto tiempo abrir un anexo; con frecuencia, el destinatario prefiere revisar el siguiente mensaje y dejar el archivo anexo para más tarde. Si usted envía uno de estos documentos, asegúrese de explica qué es? Cuando envíe documentos adjuntos, estos deben ser en los programas estándares de la compañía: Works, Word, Excel y Power Point. Sólo envíe en otros programas en casos específicos y cuando este seguro que la persona a la que se lo envía tiene estos programas. Procure siempre enviar los documentos del menor tamaño posible, haga uso de los programas que comprimen el tamaño de los archivos. Por seguridad y para evitar el contagio de virus, las siguientes extensiones están restringidas para el ingreso y salida de mensajes de Internet: VCBS, MP3, CHM, SCR, EXE, SHS, OCX, HTA, BMP, PIF, DLL, VCF, GIF, BAT, INI, HTR, AVI, COM, INF, HTT, PPS.

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Al reenviar un mensaje que fue remitido a un grupo de personas entre las que se encuentra usted, es posible que entregue valiosa información personal que puede ser rastreada. Por ello, antes de pulsar la tecla Forward ó reenviar, borre todas las direcciones que aparezcan en el encabezado del mail. Si recibe un correo sospechoso o no deseado, desconfié siempre de el. Cuando reciba un mail con un archivo adjunto NO LO EJECUTE hasta que no lo revise con un antivirus actualizado, si el adjunto es de un correo de un desconocido TENGA MAS PRECAUCIÓN (lo recomendable es borrarlo). o

Servicio de Fax: Es la recepción y/o envío de documentos por este medio. El propósito es agilizar las comunicaciones enviadas y recibidas en la Institución.

Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, tendrán la validez de cualquier mensaje de datos, por lo tanto no siempre es necesario enviar el original de la comunicación no obstante, si con la transmisión de un documento vía fax queda satisfecha la comunicación, no se envía el original y se contribuye a los procesos de austeridad institucional, cuando es absolutamente necesario el envío del original, debe hacerse el mismo día. Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. Normas para el trámite de comunicaciones vía fax. •

Hacer los controles que garanticen la recepción o envío de la información y archivar las comunicaciones recibidas por este

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medio, en el asunto o serie correspondiente, con el fin de garantizar la consulta o comprobación. Las oficinas productoras que utilizan papel químico para la impresión de los fax, deben reproducir este documento sobre el papel que garantice su permanencia y durabilidad,. En las transferencias al Archivo Central, no se recibirán series y subseries que incluyan documentos en papel térmico. No se tramitarán fax personales. Elaborar en cada oficina el directorio de fax de las instituciones o personas que tienen relación con los procesos de la oficina, para lograr eficiencia en la comunicación. Las comunicaciones que no cumplan lo estipulado en este reglamento, guías y procedimientos del Archivo, NO serán radicadas y se devolverán con un formato, indicando el porqué se realiza la devolución, con el fin de corregir las inconsistencias y mejorar los procesos. En qué consiste el embalaje: El Embalaje es el recipiente o envoltura que sirve para agrupar y transportar productos. Otras funciones propias del embalaje son las de proteger el contenido, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc.

Los modelos más habituales son los siguientes: o Caja de madera: El embalaje de madera se utiliza para transportar productos pesados (motores, maquinaria, etc.) como contenedor o para determinados productos tradicionales de gama alta (puros, bebidas alcohólicas, etc.) Las cajas para productos agrícolas se componen de finas láminas de chopo grapadas entre sí.

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o Caja de solapas: También llamada coloquialmente caja americana, la caja plegable es un embalaje de cuatro caras laterales que se cierra tanto en su parte superior como inferior por medio de cuatro solapas. Generalmente fabricada en cartón, su gran versatilidad y alta resistencia al apilamiento la han convertido en la más popular de las cajas.

o Caja con rejilla incorporada: Se llama así a la caja de cartón ondulado que contiene una rejilla de cartón o cartoncillo. La rejilla incorporada sirve para individualizar botes o botellas de cristal utilizándose tradicionalmente en cajas para seis y doce botellas de vino. 4. Servicios de correo y mensajeria existentes en Colombia: Actualmente nuestro país cuenta con muchas oficinas de correo y mensajeria a nivel nacional e internacional, aéreo, marítimo y terrestre, entre ellas tenemos: Aeroenvios Servientrega Tcc Velotax Deprisa rapidísimo Coordinadora

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