Taller No. 3

TALLER 3 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO Estos documentos deben quedar en el portafolio de evidencias: 1. Investigue sobre la teoría propuesta para el Despacho de Documentos. Indague diferentes autores y textos. Elabore un escrito con la secuencia teórica sobre el Despacho de Documentos. Uno de los ensayos que componen El defensor (1948), que el invento de la carta es, por lo menos, tan valioso como la rueda en el curso de la humanidad. Desde los correos divinos de la antigua Mesopotamia hasta las modalidades contemporáneas de la epistolografía popular, las cartas y el oficio de su escritura constituyen una excelente azotea desde la que asomarse a la historia de las sociedades. La conveniencia de analizar las cartas en cuanto prácticas sociales sujetas a la dialéctica que todo ejercicio de escritura establece entre la norma que trata de regularlo y la libertad que desarrolla cada persona en el momento de escribir, así como la necesidad de abundar en la historia de los usos de una manifestación escrita que hasta hace poco había interesado casi exclusivamente en cuanto fuente de información, vertebran las páginas de este primer volumen de las Actas del VI Congreso Internacional de Historia de la Cultura Escrita (Alcalá de Henares, julio de 2001). LA IMPORTANCIA DEL CORREO A TRAVÉS DEL TIEMPO *La Administración Postal Nacional* EL CORREO EN LA ANTIGUEDAD El Correo nace con la necesidad que tiene el hombre de comunicarse con lo individuos que se encuentran en otros lugares. Para comunicarse utilizó diferentes medios: • • • •

El lenguaje (Gestos y articulaciones) El oído (Tambores) La vista (Señales de Humo) La palabra

Después el hombre quiere dar vigencia a sus pensamientos y expresiones: Nace la comunicación escrita.

Para enviar los mensajes escritos el hombre utilizó el MENSAJERO. Con el surgimiento de los primeros imperios y estados, la Comunicación Escrita, se convirtió en elemento fundamental tanto para mantener la unidad territorial y política como para permitir el desarrollo y expansión del comercio. Las redes de correos, funcionaban como columnas vertebrales que comunicaban el centro político con la periferia y viceversa. Los imperios no se hubieran mantenido unidos sino hubiese habido una red de correos que los articulara. De la magnitud de la red correos y de su eficiencia dependía la extensión territorial que podía llegar a tener control el centro administrativo. En la antigüedad solo los poderosos tenían acceso a los servicios de correo, enviaban los mensajes a súbditos en todos los rincones de su dominio. Egipto fue el primer Imperio que tuvo un Correo organizado, utilizando como principal sistema de transporte, embarcaciones a través del río Nilo. Esta correspondencia consistía en manuscritos sobre papiro. •

Siglo XI A.C.: El Imperio Persa, bajo el reinado de Ciro, contaba con un sistema en donde se obligaba al pueblo a proporcionar caballos y estaciones para desarrollo del correo. A estas estaciones se les denominó ANGARRIAS’

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Siglo VI A.C.: El Imperio Chino, juega un papel preponderante en la historia de los correos, con la invención del papel, además de contar con el correo mejor organizado de la época. Tenían a disposición 200.000 caballos, en cómodos refugios y caballerizas. TSUA LUN China Inventor del papel.

El Imperio Romano, organizó su correo instituyéndolo en todo el trazado de las carreteras consulares bajo la denominación de CURSUS PUBLICUS. Este correo contaba con una inmensa red de estaciones de cambio de caballos. Una y otra estación recibieron el nombre de posiciones, palabra de la cual se deriva el vocablo: POSTA que más adelante se adoptó como POSTAL. Roma llegó a la máxima organización del correo en los tiempos de Constantino para decaer casi hasta la desaparición ante el atropello de las invasiones bárbaras. Antes del siglo XIV, en el Viejo Mundo, las personas que necesitaban enviar una carta debían recurrir a los costosísimos correos privados. En 1315, los

estudiantes universitarios obtuvieron una patente de FELIPE EL HERMOSO que les permitió mantener un servicio de correo con sus familiares situados en otras provincias. HISTORIA En 1514, por Real Cédula de la Corona española fue creado el Correo Mayor de Indias para prestar el servicio postal entre las colonias americanas y de éstas a España. Posteriormente hacia 1834, se organizó en forma definitiva la Oficina Principal de Correos de Santafé y se crearon tres distritos en las ciudades de Santafé, Caracas y Quito. Durante 1838, representantes de los gobiernos de Ecuador, Venezuela y la Nueva Granada suscribieron el primer convenio postal de América, el cual gestó la que en la actualidad se conoce como la Unión Postal de las Américas, España y Portugal “UPAEP”. Más tarde, en 1881 Colombia ingresó a la Unión Postal Universal “UPU”. En 1923 se creó el Ministerio de Correos y Telégrafos, que más adelante, en 1953 se transformaría en el actual Ministerio de Comunicaciones. Luego en 1963 como consecuencia de una reorganización adelantada en el Ministerio de Comunicaciones y mediante Decreto No. 3267 de 1963,se creó la Administración Postal Nacional como establecimiento público adscrito al Ministerio de Comunicaciones, con autonomía jurídica, administrativa y patrimonial, para ejercer en nombre del estado el monopolio para el manejo de la correspondencia en el territorio nacional. En 1992 por Decreto 2124 Adpostal es reestructurada como Empresa industrial y comercial del Estado y en 1993 con el Decreto 2247 se aprueban los estatutos. La Unión Postal Universal - UPU, tiene por objeto asegurar la organización y el perfeccionamiento de los servicios postales y favorecer en este ámbito el desarrollo de la colaboración internacional. La Administración Postal Nacional como operador público y miembro de la UPU, se rige por las normas del convenio postal universal, sus acuerdos y reglamentos de ejecución. La Unión Postal de las Américas, España y Portugal - UPAEP, propende por el mejoramiento constante de los servicios postales de sus países miembros, facilitar el intercambio de experiencias y la ejecución de acciones coordinadas entre los órganos postales. Implementa iniciativas de cooperación internacional.

TEORIA DE CORRESPONDECIA: Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario. En Europa se origino y se le dio más importancia a la correspondencia, sus precursores fueron: • Correspondencia 1925-1975. Arendt – Heidegger: Afirmaban que La Correspondencia está dividida en tres partes que se corresponden con tres períodos: 1925-1932, años cincuenta, 1966-1975. Las primeras cartas revelan el inicio de la relación. Luego hay un silencio de varios años, debido al distanciamiento y, sobre todo, a los avatares políticos que pusieron a ambos en bandos opuestos. Heidegger es miembro del NSDAP, mientras que Hannah Arendt huye de Alemania por su condición de judía y por sus convicciones políticas. Por iniciativa de ella en 1950, se restablece la relación bajo la atenta mirada de la esposa de Heidegger. El filósofo dedica cartas y poemas apasionados a su antigua amante. Sin embargo, el nexo vuelve a enfriarse a mediados de los cincuenta y se retoma en los sesenta hasta la muerte de Arendt. • Cartas a Louise Colet de Gustave Flaubert. Su teoría era que la correspondencia tallaba y narraba la historia de la humanidad, por que dejaba constancia de los hechos. No es esta la entrega de una correspondencia, dado que las misivas de Colet, amante de Flaubert, fueron meticulosamente destruidas por la sobrina del autor. Sin embargo, las cartas de Flaubert enviadas entre 1846 y 1855 a su amiga poeta permiten intuir el contenido de un diálogo perdido. Los textos escritos por el autor de “Madame Bovary” constituyen, además, una totalidad, un monólogo completo y un retrato íntimo y personal de Flaubert. Son cartas, en un principio, sentimentales que con el paso de tiempo se convirtieron en reflexiones de Flaubert sobre la vida y sobre el pasado; consejos sobre lecturas, y sobre el arte de escribir; varias fobias, y ardientes filias; juicios apasionados sobre la amistad y el arte, sobre la sociedad y sobre la creación literaria; larguísimas, detalladas anotaciones y correcciones de textos de Louise, que revelan la paciencia y el gusto artístico de Flaubert y, en definitiva, la lealtad a su amiga. •

Cartas a sus amigos de Marguerite Yourcenar.

De las miles de cartas que Marguerite Yourcenar escribió -y guardó cuidadosamente- a lo largo de su vida, en este libro se han seleccionado aquellas que mejor revelan su fascinante personalidad y las distintas épocas de su trayectoria literaria. Gracias a ellas, una figura capital de las letras del siglo XX esclarece, de manera póstuma, las claves de su obra, e involucra al lector en los entresijos de la creación literaria y en el compromiso vital consigo misma y con el mundo. • Correspondencia 1928-1940. Theodor Adorno - Walter Benjamín. Por primera vez de forma completa se ofrece la correspondencia entre dos de los pensadores más influyentes de mediados del siglo XX. Estas cartas incorporan todo un friso histórico de personajes, situaciones y obras de una realidad congelada en el tiempo. • Cartas de J.R.R. Tolkien Fue uno de los más prolíficos escritores de cartas del siglo XX. A lo largo de los años escribió a editores, amigos y a los aficionados a sus obras, una masa de cartas que revelan el pensamiento de Tolkien e incluyen observaciones sobre el mundo de hoy y noticias nuevas sobre la Tierra Media. Estas cartas constituyen un patrimonio histórico muy importante para el origen de la correspondencia. 1834 Se organiza, bajo la administración del General Santander, la Oficina Principal de Correos en Santafé de Bogotá, se aumentan las estafetas y se crean tres Distritos Principales de Correos, con sus respectivos administradores quienes deben residir en Santafé de Bogotá, Caracas y Quito. 1838Reunidos en la capital neogranadina los representantes de los gobiernos de Ecuador, Venezuela y Nueva Granada suscriben el primer Convenio Postal de América, que gestó la que más tarde sería la Unión Postal de las Américas y España (UPAE) 1881 El primero de julio de este año Colombia ingresa a la Unión Postal Universal 1888 Siendo Primer Magistrado de la Nación, el doctor Carlos Holguín promulga la Ley 86 que dispone una nueva organización en el ámbito de los correos y perfila la estructura que hará posible más tarde su nacionalización. 1906 Mediante el Decreto 642 se organiza en forma provisional el servicio de Giros. 1913 El Presidente Carlos E. Restrepo firma la Ley 124, por medio de la cual se nacionaliza el servicio de Correos de Colombia.

1914 El presidente José Vicente Concha firma la Ley 76 con la cual se lleva a efecto una nueva organización en el ramo de los Correos y Telégrafos. 1916 El gobierno presenta a consideración de las Cámaras Legislativas un proyecto que otorga al servicio de Giros, autonomía efectiva en el resto de los servicios administrativos, le dota de un fondo especial de Caja, le autoriza constituir cuenta individual y le proporciona responsabilidad propia. Dicho proyecto, se convierte en la Ley 68. 1917 Se establecen, mediante Decreto 168, los Giros Postales y Telegráficos, se fijan sus tarifas y se dispone que el monto máximo de emisión no podrá ser superior a una tarifa de $20, oo. 1919 El Piloto Knox Martin, realiza el Primer Vuelo Postal, entre la ciudad de Barranquilla y Puerto Colombia transportando en su pequeño 1920 Como consecuencia del funcionamiento de las primeras líneas aéreas internacionales, se presenta al Congreso de la U.P.U. reunido en Madrid, España proposiciones encaminadas a extender los servicios aéreos y como resultado se crea un artículo dentro del convenio bajo el título de "Servicios Aéreos" 1922 El 18 de noviembre el gobierno colombiano ratifica, según Ley 78 del mismo año, la convención principal y los convenios adicionales firmados por sus delegados al VII Congreso Postal Universal reunido en Madrid en noviembre de 1920 y se consolida la condición de Colombia como pionera del transporte aéreo de correspondencia en Latinoamérica. Con el objeto de regular la vigilancia oficial en el servicio de transportes aéreos que presta SCADTA y vistos los resultados favorables de este sistema implantado por primera vez en el mundo, el Gobierno legaliza dicha actividad mediante la firma de un contrato por parte del entonces Ministro de Gobierno, doctor Miguel Jiménez López, cuyo término es de 20 años. 1923. El General Pedro Nel Ospina expide el 24 de marzo la Ley 31, la cual crea el Ministerio de Correos y Telégrafos, obedeciendo a que los intereses del país en el ramo postal exigen mayor atención y la necesidad de constituir un organismo independiente que consagre su atención exclusiva a la administración de tan importantes servicios. 1924 El primero de enero de este año, comienza a regir la Ley 31 del año anterior que crea el Ministerio de Correos y Telégrafos. 1931 El gobierno colombiano, teniendo en cuenta el establecimiento de las primeras rutas aéreas internacionales que plantean una nueva situación para el servicio aeropostal nacional, crea la Administración del Correo Aéreo,

mediante Decreto 302, y la confía por delegación a la SCADTA, la cual, más tarde convertida en AVIANCA, dirige desde entonces la operación del Correo Aéreo en Colombia y el exterior. 1940 Mediante Decreto Ley 1362 se liquida el Servicio de Giros Postales y se establece el Banco Postal, de propiedad del Estado, pero dependiente del Ministerio de Correos y Telégrafos. 1941 El primero de enero, inicia operaciones el Banco Postal con un capital asignado de $500.000, oo. 1945 El gobierno nacional reglamenta los servicios de correos, telégrafos y teléfonos mediante Decreto 1418 de junio 14. 1950 El gobierno nacional ordena por Decreto 2254 de julio 31, la liquidación del Banco Postal y el restablecimiento del servicio de giros. 1953 El Decreto 0259 crea el Ministerio de Comunicaciones. 1963 Durante la administración del entonces presidente, doctor Guillermo León Valencia se crea por decreto 3267 La Administración Postal Nacional ADPOSTAL; como establecimiento de carácter publico, de orden nacional, adscrita al recién creado Ministerio de Comunicaciones, con autonomía jurídica, administrativa y patrimonial. El mismo Decreto fija sus funciones y dicta otras disposiciones sobre su funcionamiento. 1965 El Presidente de la República, teniendo en cuenta las normas sobre reducción del gasto público y la duplicidad de las funciones en la Administración pública, suprime la Administración Postal Nacional, mediante Decreto 3253 y la fusiona a la Empresa Nacional de Telecomunicaciones TELECOM. 1966 La Corte Suprema de Justicia declara inexequible el Decreto 3253 del año anterior y la Administración Postal Nacional recobra su autonomía volviendo a funcionar como establecimiento público descentralizado. 1976 Mediante decreto 195 de febrero 09, el Presidente de la República, doctor Alfonso López Michelena, aprueba los estatutos de la Administración Postal Nacional. 1984 El gobierno nacional expide el Decreto 75, de Enero 18 mediante el cual dicta normas sobre la prestación de los servicios postales dentro del territorio nacional y dispone que el servicio de correos esté a cargo exclusivo del estado, quien ejerce el monopolio a través de la Administración Postal Nacional. En enero 24 es expedido, de la misma manera, el Decreto 148

mediante el cual se dictan normas sobre servicios de transmisión codificada para correspondencia pública y se abre paso la implantación en Colombia, el servicio de Correo Electrónico. El 19 de junio, se suscribe un nuevo contrato para la prestación del servicio de correo aéreo que modifica sustancialmente el que venía rigiendo, pues al término de éste, La Administración Postal Nacional asumirá en forma integral la prestación de este servicio. En el mismo año se dicta la resolución del Ministerio de Comunicaciones No. 1248 que define y reglamenta algunos servicios, en concordancia con el Decreto 075. 1985 Se dicta el Decreto 2563 que modifica y adiciona el Decreto 075 y obliga a las entidades del sector público a remitir su correspondencia a través de Adpostal. 1989 El 17 de febrero se firma el Contrato 015 de asociación con AVIANCA, el cual tiene una vigencia de 10 años hasta 1999. El 03 de abril se celebran los 25 años de la Entidad y se adopta la nueva imagen corporativa. 1990 Se suprime el servicio de Giros 1992 Se lleva a cabo la Reestructuración Administrativa de la Entidad, Cambia la naturaleza jurídica de la Administración Postal, que pasa de ser de entidad de servicio público adscrita al Ministerio de Comunicaciones a ser Empresa Industrial y Comercial del Estado, vinculada al Ministerio de Comunicaciones. 1995El Ministerio de Comunicaciones, bajo la dirección del doctor William Jaramillo Gómez, según Decreto 229 reglamenta el servicio de Correos.

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PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS

Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículo Séptimo: Comunicaciones internas: “Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.“ •

PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

Controles de las comunicaciones oficiales: “Registro de Correspondencia Externa Recibida: Este se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada dependencia” •

DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

Mensajería: Diligenciamiento de Control de correspondencia para entrega directa en las entidades y Control para pago de transporte urbano del AGN Formato y/o copia del documento recibido. Para enviar comunicaciones por correo electrónico, se produce en original y copia impresa debidamente firmada para su radicación, se remite a la Unidad de Correspondencia adjuntando el medio magnético con la comunicación y sus anexos. Esta comunicación en medio magnético debe corresponder fielmente a la comunicación impresa. “Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico deberán incluir el siguiente mensaje: “La información contenida en esta comunicación es confidencial y sólo puede ser utilizada por la persona natural o jurídica a la cual está dirigida. Correo tradicional: Diligenciamiento de Planillas normalizadas ADPOSTAL Fax: Diligenciamiento formato Registro de correspondencia enviada por fax AGN-FTRD-122 Correo electrónico y Página Web: Envío centralizado en la Unidad de Correspondencia. “Cuando se envían dos o más comunicaciones en uno o más disquetes, se debe adjuntar la lista con los nombres de los archivos en él (los) contenidos y sus correspondientes anexos” Art. 2, párrafo 2 . “Una vez enviado el mensaje se devolverá el disquete a la dependencia, se imprimirá y radicará el reporte de envío tanto para la dependencia remitente como el consecutivo de correspondencia. Cuando las circunstancias lo exijan, cada dependencia solicitará acuse de recibo o confirmará con el destinatario la recepción del mensaje. •

ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS

Mensajería y Correo tradicional: Inclusión de documentos impresos dentro de los sobres de carta o manila, planos en tubos o rollos y medios magnéticos y análogos en cajas diseñadas para tal fin y sobre de manila burbuja. Cuando se requiera embalaje se hace con papel kraft y el amarre con cinta de faya, si se utilizan cajas serán de cartón corrugado libre de ácido e icopor para protección. Cualquiera sea la forma de empaque se deberá hacer la identificación y el rotulado. Fax, Correo electrónico y Página Web: Organización de los documentos y sus anexos para ser remitidos por los equipos dispuestos por la entidad. El correo electrónico mediante el programa Outlook.

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CONSTANCIAS DE ENVÍO

Mensajería: planilla AGN-FR-169 y/o copia de recibido Correo tradicional: Planillas normalizadas ADPOSTAL y copia de guías Fax: Reporte de envío, impreso de manera automática por el equipo de fax y Planilla AGN-FTRD-122 Correo electrónico y Página Web: Reporte de envío desde el sistema electrónico de mensajería 2. Investigue sobre los formatos de registro de la correspondencia despachada y el formato de control de reparto interno y externo.

FORMATO CONTROL ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y OTROS ENVÍOS A DEPENDENCIAS FECHA DE ENTREGA:

NOMBRE FUNCIONARIO QUE REALIZA LA ENTREGA:

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: CLASE DE No. ENVIÓN (Carta. RADICACIÓN Sobre. Revista...)

FECHA

REMITENTE

ASUNTO

OBSERVACIONES

3. Adjunte a su trabajo un ejemplar de estos formatos, conocido por usted y utilizado en su empresa patrocinadora o en otra.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LAS ENTIDADES NUMERO DE RADICACIÓN

FECHA REMITE

DESTINO Y RESPONSABLE OK DIRECCIÓN