Taller No 3

Taller No 3 1. TEORIA PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS: La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional; además, en la medida en que los documentos que la dependencia capta día con día constituyen la materia prima de la infraestructura informativa institucional, la recepción de documentos constituye también un evento con importantes implicaciones para el manejo y acceso ulterior a la información requerida por aquella. En este sentido, en la recepción de documentos oficiales deberá cumplirse siempre con tres requisitos complementarios: 1) garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia desde el momento de su ingreso; 2) garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su trámite; y 3) garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones. El servicio de despacho de correspondencia que no es un simple servicio de mensajería, constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y la culminación satisfactoria de las gestiones estrechamente relacionadas con el resto de las operaciones que se realizan dentro de la Entidad para manejar coherente y eficazmente la información documental que la dependencia requiere y produce. En este aspecto debe considerase como un requisito esencial el garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la dependencia sean recibidos oportunamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental, resguardando y promoviendo los intereses de la dependencia ante las diversas instancias de gestión interinstitucional. 2. Investigue sobre los formatos de registro de la correspondencia despachada y el formato de control de reparto interno y externo.

FORMATO DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA ENVIADA