Taller No 2

Taller No 2 1. Manuales: •

Manual de Archivo y Correspondencia: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.

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Plan de Gestión Documental: Se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo (de la gestión documental) al interior de una entidad.

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Manual de Gestión Documental: Es un documento en el cual se produce a través del análisis y procesamiento de la información contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejó de la información producida o recibida.

2. Normas Legales Para la Clasificación y el Despacho:

Constitución Política de Colombia

Articulo 8: Es obligatorio del estado y de las personas protege las riquezas naturales y culturales de la nación.

Artículo 15: todas las personas tienen derecho a su intimidad personal a rectificar información, correspondencia es inviolable y en caso de inspección se exigirá

Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de difundir pensamientos y opiniones y a recibir información.

Articulo 70: Promover y difundir el acceso a la cultura por medio de estudios y enseñanza y promoverá la investigación, la

Articulo71: Creación de incentivos y fomento de las ciencias en general y ofrecerá incentivos a personas e instituciones que ejercen estas

Articulo 72: El patrimonio cultural esta bajo la protección del estado y establecerá los mecanismos de adquisición cuando se encuentre en

Artículo 23: toda persona tiene derecho a presentar peticiones por motivo de interés general.

Articulo 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Articulo “7: El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Articulo 95: Los colombianos deben cumplir y acatar los derechos y deberes de esta nación.

Articulo 63: Loas bienes públicos son inalienables, imprescriptible e imbargables

Artículo 112: Los movimientos políticos que no participen en el gobierno tienen derecho a acceso de información.

Acuerdo 06 de 2001

Articulo 1: Establecimie nto de lineamientos de las unidades de corresponde ncia Artículo 9: Para la conservación documental, entidad en su programa de gestión documental debe adoptar normas para la permanencia y durabilidad

Articulo 2: Definiciones y conceptos

Articulo 3: Funciones de las unidades de corresponden cia y sobre tramite y el personal de esta.

Articulo 4: Cargos de los funcionarios autorizados para las firmas de la documentació n

Artículo 5: Toda comunicació n deberá ir radicada, sin números repetidos ni enmendados

Artículo 6: La numeración de actos administrativ os debe ser consecutiva

Artículo 7: Las comunicacion es internas deberán ser controladas y llevar un estricto seguimiento

Artículo 8: Se llevaran plantillas o formatos para el control de las comunicacion es oficiales

Artículo 10: Para las comunicacio nes oficiales recibidas deben ser revisados y enviar respuestas.

Artículo 11: Las comunicacio nes oficiales enviadas en soporte papel, se elaboraran en originales y copias de máximo dos.

Articulo 12: Comunicacio nes vía fax se tramitara según su información y se dará lineamientos para su control

Articulo13: Las comunicacio nes oficiales por correo se tendrán control y se reglamentara su utilización

Articulo14: La imagen corporativa será establecida en sus manuales, teniendo en cuneta las normas icontec.

Artículo 15: Los horarios de atención serán puestos en un lugar visible para el público.

Articulo16: El siguiente acuerdo se cumple a partir de su expedición

Decreto 2150 de 1995

Artículo 1: La entidades públicas le queda prohibido exigir documentos autenticados o reconocidos judicialmente.

Artículo 13: en todas las actuaciones publicas, queda prohibido la exigencia de copias o fotocopias de documentos que esta tenga en su poder.

Articulo 26 Se debe habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen información.

Articulo16: Cuando las entidades requieran solución de un procedimiento o petición que obre en otra empresa podrá solicitar dicha información. Articulo 29: Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la

administración publica por escrito deberán adelantar en original y un máximo de dos copias.

Articulo18: Ninguna autoridad de la administración pública podrá retener documentos de identidad.

Artículo 19: Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades publicas no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte de prestación social..

Código de Comercio

Articulo 48: Todo comerciante conformara su contabilidad en general y podrán autorizar el uso de sistemas como la microfilmación facilite la guarda de archivo y correspondencia y será permitida la utilización de otros procedimientos, siempre que facilité el conocimiento y prueba de la historia

clara, completa y fidedigna.

Artículo 54: Deberá dejarse copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y durabilidad de la copia. Se debe conservar correspondencia con fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

Articulo 60: Los libros y papeles a que se debe este capitulo serán conservados a lo menos diez años, transcurrido el lapso podrán ser destruidos mientras, se garantice su producción exacta por cualquier medio técnico, la cámara de comercio verificara su actitud de la copia y el secretario firmara acta donde hablara de los libros y papeles y su procedimiento par su reproducción.

Ley 734 de 2002

Articulo 34: Deberes

1. Cumplir y hacer cumplir los deberes contenidos en la constitución política, las leyes etc, emitidas por funcionarios competentes.

5. Custodiar y cuidar la documentación e información que conserva bajo su custodia o a la cual tenga acceso

Articulo 35: prohibiciones

5. Responder por la conservación de los útiles, muebles, etc., y rendir cuentas de su utilización

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones, así como retenerlas o enviarlas a destinatarios diferentes.

13. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes, elementos o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones

21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas

Ley 594 de 2000

Titulo 1: definiciones y principios generales de los archivos

Titulo 2: Sistemas nacional de archivos sus funciones y las entidades integrantes de el mismo.

Titulo 3 Diferentes archivos su conservación y la preservación

Titulo 4: Capacitacione sy funcionarios que se encargan de la conservación.

Titulo 5: Ciclo vital de los documentos y realización de un PGD y tablas de retención.

Titulo 6: Consulta de documentos y restricciones sobre conservación y otros medios de consulta.

Titulo 8: Visitas de inspección a los archivos de las entidades, la normalización para el control de los archivos y sanciones.

Titulo 9: Archivos privados de carácter público el archivo podrá tener copias del mismo y podrán ser consultados por el pueblo y donados.

Titulo10: Donación, adquisición y expropiación, los archivos de carácter histórico podrán ser adquiridos por la nación

Titulo 11: Será implementado un programa de conservación y garantizará la durabilidad

Titulo 12: El gobierno estimulara con premios las acciones que contribuyan a la salvaguarda del patrimonio.

Titulo 13: La procuraduría y la contraloría apoyaran al archivo general al cumplimiento de esta ley.

Titulo 7: Permiso por salida de documentos y autorización de archivos históricos.

Normas Técnicas Colombianas:

3393: Carta Pautas para la elaboración de cartas comerciales, definición de términos, estilo en bloque o bloque extremo.

3234: Circulares Pautas para la elaboración de circulares, definición de términos, estilo bloque o bloque extremo.

3397: Memorandos Pautas para la elaboración de memorandos, definición de términos, estilo bloque o bloque extremo.

3369: Sobre Elaboración de sobres comerciales, definición de términos, estilo bloque o bloque extremo

3394: Actas Pautas para la elaboración de actas administrativas, definición de términos, estilo bloque o bloque extremo.

4176: Certificados y Constancias Pautas para la elaboración de certificados y constancias, definición de términos, estilo bloque o bloque extremo.

3588: Informes Pautas para la elaboración de informes, definición de términos, estilo bloque o bloque extremo.

4. NORMAS ISO 9000 La familia de normas ISO 9000 son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", establecidas por la ISO que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización actividad sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoria (el proceso de verificar que los sistemas de gestión cumplen con el estándar). Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo, ofrece una gran cantidad de ventajas para las empresas. Los principales beneficios son: • •

Mejorar la satisfacción del cliente Mejorar continuamente los procesos relacionados con la Calidad.

NORMAS ISO 9001 La 'Norma ISO 9001' ha sido elaborada por el Comité Técnico ISO/TC176 de ISO Organización internacional para la estandarización, y especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para certificación o con fines contractuales. La versión actual de ISO 9001 (la tercera) data de diciembre de 2000, y por ello se expresa como ISO 9001:2000. Se espera una próxima versión para octubre de 2008.