Taller No. 2

TALLER No. 2 1. Realice un repaso sobre el tema Manual de Procesos y Procedimientos para el manejo de la correspondencia en la empresa. Manual de Archivo y Correspondencia (Manual de Gestión Documental, Plan de Gestión documental). Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a la correspondencia en cada una de las oficinas, es indispensable al radicar en las Unidades de Correspondencia o en el Grupo de Administración de Documentos todas las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan y controlan su trámite a través de cualquier opción automatizada o manual. Es necesario implementar instrumentos de control. Recepción de comunicaciones oficiales y otros envíos en la dependencia: El encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones oficiales deberá confrontar el formato de comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia. Distribución y trámite de la correspondencia en la dependencia: El encargado en cada dependencia de la distribución y trámite de la correspondencia deberá controlar los siguientes trámites: • Todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios. • La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren como pendientes de trámite. • Cuando se trate de comunicaciones extremas a las que se les ha dado respuesta escrita se debe adjuntar el antecedente a la respuesta, para que los funcionarios de la Unidad de Correspondencia, puedan registrar que ha sido tramitado. • Registrar las comunicaciones que quedarán como soporte de los archivos de gestión sin respuesta porque no la amerita. Recordatorios de correspondencia: La Unidad de Correspondencia remitirá mensualmente a todas las áreas el recordatorio de correspondencia pendiente de trámite como alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de trámite con el fin de darles respuesta o para que se registren como soporte de los archivos de gestión porque no requieren respuesta. De igual forma, cada dependencia deberá elaborar un recordatorio interno sobre las comunicaciones pendientes de trámite a cargo de cada uno de los funcionarios. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

La Ley General de Archivos (594 de 2000), estableció la obligatoriedad para las entidades del estado de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas al Archivo General de la Nación, para su aprobación. Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, el Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental del SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación para todas las dependencias con Resolución 01515 del 5 de diciembre de 2001. De acuerdo con la reestructuración de la Entidad, se actualizaron las Tablas de Retención de la Dirección General y se estableció su aplicación obligatoria con la Resolución 002625 del 15 de diciembre de 2005. Recomendaciones generales para clasificar los documentos de archivo Todos los documentos que ingresen o produzcan las dependencias, se deben clasificar teniendo en cuenta los siguientes conceptos y se deben abrir y cerrar expedientes por años. Se exceptúan los expedientes de contratos; convenios; historias laborales y de pensionados; procesos judiciales y disciplinarios; inventarios y traspasos de muebles y equipos y transferencias documentales) los cuales se cierran únicamente cuando se finaliza el proceso adelantado en desarrollo de un mismo contrato o convenio, cuando se retira el funcionario, cuando se finaliza el proceso judicial o disciplinario, cuando se hace entrega definitiva del inventario o cuando se establece como disposición final de los documentos su eliminación, series que pueden estar conformadas por uno o más expedientes, de acuerdo con el volumen documental que manejen. 2. Investigue cuáles son las normas legales establecidas para clasificación y despacho de documentos. Elabore un mapa conceptual sobre este tema. •

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ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados” EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO 016 (MARZO 8 DE 2002) Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio. El Consejo Directivo. ACUERDO No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos. ACUERDO No. 008 (Octubre 18 de 1995) “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por el Decreto. ACUERDO No. 006 (febrero 07 de 1996) “Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación” LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En uso de sus facultades.

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COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema. • NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación. • NTC 4080: .Micrografía. ... (Clasificación, ordenación, descripción), se adelantan en la dependencia llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia con la normatividad vigente. Tal es el caso de la utilización de la Norma. COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema. • Clasificación y Descripción La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa. En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas

deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.” En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto. Es de advertir, que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo, incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayoría de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del país. Por lo anterior, el Archivo General de la Nación contempla en este modelo de Programa de Gestión Documental, esta situación de los fondos acumulados, para que sea corregida y superada por las entidades, como un capítulo aparte para su atención y desarrollo. La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos 3. Realice un repaso sobre las NTC vigentes para la elaboración y presentación de documentos empresariales. Elabore un cuadro resumen.

NTC 3393 Elaboración de cartas comerciales NTC 3234 Elaboración de circulares NTC 3397 Elaboración de memorandos NTC 3394 Elaboración de actas administrativas NTC 3588 Elaboración de informes administrativos NTC 3369 Elaboración de sobres comerciales NTC 3580 Guía para la elaboración de hoja de transmisión por telefax NTC 4176 Elaboración de certificados y constancias NTC 1486 Elaboración de proyectos, tesis, trabajo de grado y otros 4. realice un repaso sobre las normas de calidad ISO para la gestión documental. Enfatice en lo relativo al recibo y despacho de documentos. La ISO 9001 habla sobre la documentación de la gestión. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS • • • • • • •

Definición del proceso para lograr el resultado deseado Identificación de las entradas y salidas del proceso Identificación de las interrelaciones del proceso con las funciones de la organización Identificación de posibles riesgos e impactos de los procesos en los clientes, proveedores y otras partes interesadas en dichos procesos. Establecimiento de la clara responsabilidad, autoridad y compromiso para gestionar el proceso Identificación de procesos especiales (la conformidad del producto resultante no se puede verificar fácil y económicamente) En general implica la planificación e implementación de los procesos, bajo condiciones controladas para agregar valor.

TIPO DE DOCUMENTOS • Documentación acerca del sistema de gestión de la calidad. Manuales de calidad. • Documentación acerca de la aplicación del sistema de gestión de calidad. Planes de calidad. • Documentos que establecen requisitos. Especificaciones. • Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. Guías. • Documentación acerca de cómo desempeñar las actividades o procesos. Procedimientos, Instrucciones, Planos. Documentación que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados logrados.

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Política y objetivos, manual de calidad, procedimientos ISO, control de operaciones, registros de calidad ISO. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN PROCEDIMIENTOS PARA: • Aprobación de la adecuación de los documentos • Revisión y actualización • Identificar cambios y estado de revisión • Disposición en sitios apropiados • Preservación de los documentos • Identificación de documentos externos • Evitar uso de documentos obsoletos • Conservación de documentos obsoleta