Taller No. 2

TALLER No 2 2008

TALLER No. 2

Presentado por: Cristian Camilo Cabra Neira

Grupo: 63606

TECNÓLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SENA

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2008 TALLER 2 1. Realice un repaso sobre el tema Manual de Procesos y Procedimientos para el manejo de la correspondencia en la empresa. Manual de Archivo y correspondencia (Manual de Gestión Documental, Plan de Gestión Documental). MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Es un documento en el que se especifica los pasos para desarrollar las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una dependencia de la empresa. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. PROCESO: Es la actividad global que se debe realizar para alcanzar un objetivo. PROCEDIMIENTO: La secuencia de pasos necesarios para realizar el proceso. RASGOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAPA DE PROCESOS: Muestra la clasificación general de los procesos que realiza la empresa. - Estratégicos: Relacionados con la plantación. - Misionales: Relacionados con la razón de ser de la empresa. Ventajas del manual de procedimientos:  Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.  Facilita la capacitación del personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.  Sirve para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

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 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.  Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.  Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Nº

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1.

Ordenar y Clasificar los expedientes

Técnico

2.

Atender las solicitudes documentales por parte de los funcionarios Diligenciar planillas de préstamo de documentos.

Técnico

4.

Aplicar las Tablas de Retención Documental

Técnico

5.

Recepcionar las transferencias documentales de cada una de las áreas Organizar, rotular y ubicar todos aquellos expedientes que transfiere los funcionarios al archivo central.

Técnico Funcionarios

3.

6.

Técnico

Técnico

OBSERVACIONES, RIESGOS Y CONTROLES. La no actualización total de la información, a causa de las cargas de trabajo (procesos de correspondencia). En la mayoría de los casos los funcionarios no tiene claridad de la información que buscan Los funcionarios, se demoran para la devolución de los mismos. Se está gestionando el proceso de actualización de Tablas de Retención Documental Realizar cronogramas para las transferencias documentales. Está actividad es muy expandiosa para una sola persona, debido a que se deben realizar las otras actividades de correspondencia.

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7.

Radicar la correspondencia externa que llega al instituto

Técnico

8.

Distribuir la correspondencia a cada una de las áreas Coordinar la correspondencia que sale del instituto.

Auxiliar

9.

Técnico

10. Comprobar que la correspondencia que sale del instituto se entregue.

Técnico

11. Recolectar las copias de los consecutivos de los oficios que genera el instituto a nivel interno como externo

Técnico

Se ingresa la información relevante de la correspondencia, en una base de datos de la intranet y posteriormente a un archivo plano en Excel, donde se imprime el recorrido diario a cada una de las áreas Cuando la persona no se encuentra el técnico asume la responsabilidad. Distribuir la correspondencia al mensajero motorizado. Y a la persona que apoya las labores de distribución de correspondencia. Cuando se requiera. Dentro del archivo plano en Excel se anexaran los documentos de recibido, y de igual modo entregarlos en el área correspondiente. Faltan muchos consecutivos que los funcionarios no han entregado al área de archivo y correspondencia, mensualmente se hace un control sobre los consecutivos faltantes.

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr

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agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de al entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.

Características  Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la entidad.  Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.  Contemplar la totalidad de los procesos, sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.  Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por lo tanto, su uso no es privativo de la Oficina de Administración de Documentos, sino debe estar al servicio de toda la entidad.  La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura, dado que los procesos no son estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambia radicalmente las metodologías de trabajo. 2. Investigue cuales son las normas legales establecidas para la clasificación y despacho de documentos. Elabore un mapa conceptual sobre el tema. NORMAS LEGALES PARA LA CLASIFICACION Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

DECRETO Nº 4933/87 En donde se enfoca hacia la confección de Cuadros de Clasificación que permitirá a las distintas Unidades administrativas y al Archivo General uniformar procedimientos para determinar con precisión la producción documental y brindar información completa sobre la existencia documental de los distintos tipos de archivos

ACUERDO 060

ACUERDO 07 DE 1994

Hace referencia a que los soportes contables serán Por el cual se transmitidos CAPITULO adopta y seI.expide mediante una Gestión de elDocumentos Reglamento comunicación ya sea General de II. Archivos carta o memorando, CAPITULO y que todas las Estructura de los fondos entidades deben CAPITULO III. llevar el registro de Entrada y salida de los documentos documentos en los recibidos con archivos anotación de fecha y CAPITULO IV. los documentos que Descripción de los salgan de la documentos © Copyright se reservan todos los derechos de autor empresa se debe CAPITULO V. Acceso a los dejar copia fiel y cual documentos de una de ellas se deja archivo en el consecutivo de CAPITULO VI. la entidad Reprografía de los productora. documentos

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3. Realice un repaso sobre las NTC vigentes para la elaboración y presentación de documentos empresariales. Elabore un cuadro resumen.

NTC 3393 Carta Comercial

NTC

Definición Comunicación escrita que se realiza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

PARTES DEL DOCUMENTO -Número: numeración consecutiva. -Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha de envió. -Datos del destinatario: tratamiento, nombre, cargo, empresa, dirección y ciudad. -Asunto: constituye la síntesis del tema de la carta. -Saludo: para las damas el nombre, para los caballeros el apellido. -Texto: se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes -Paginas subsiguientes: encabezado entre 2 y 3 cm. -Despedida: expresión de cortesía, se escribe a dos interlineas del texto seguida por una coma. -Remitente: Nombre y cargo del que envía la comunicación. -Líneas especiales: Anexos, copias

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NTC 3234 Circulares

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Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo contenido, dirigida a varios destinatarios.

Número: numeración consecutiva. -Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha de envió. -Datos del destinatario: grupo destinatario de la circular. -Asunto: constituye la síntesis del tema de la circular. -Texto: se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes. -Paginas subsiguientes: encabezado entre 2 y 3 cm. -Despedida: expresión de cortesía, se escribe a dos interlineas del texto seguida por una coma. -Remitente: Nombre y cargo del que envía la comunicación. -Líneas especiales: Anexos, copias

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NTC 3397 Memorandos

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Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas

Número: numeración consecutiva. -Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha de envió. -Encabezamiento: DE, PARA y ASUNTO en mayúscula sostenida -Datos del destinatario: tratamiento, nombre y cargo -Texto: se trata un solo tema. Tratamiento de usted. -Paginas subsiguientes: encabezado entre 2 y 3 cm. -Despedida: expresión de cortesía, se escribe a dos interlineas del texto seguida por una coma.

NTC 3394 Actas administrativas

-Remitente: Nombre y cargo del que envía la comunicación. Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

-Líneas especiales: Anexos, copias  Razón social  Titulo:(nombre y naturaleza de la reunión)  Fecha  Hora  Lugar  Asistentes  Invitados  Ausentes  Orden del día: (motivos de la reunión)  Desarrollo  Convocatoria (a una nueva reunión)  Firma, nombre y cargo de los responsables.

4. normas de calidad ISO para la gestión documental NORMAS ISO

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La familia de normas ISO 9000 son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoría (el proceso de verificar que los sistemas de gestión cumplen con el estándar). NORMA ISO 9000: Es un conjunto de normas de calidad establecidas por la organización internacional para la estandarización (ISO), que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización NORMA ISO 9001: Es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de la calidad y se centra a todos los elementos de la administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo, ofrece una gran cantidad de ventajas para las empresas. Los principales beneficios son:  Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio  Aumento de la productividad  Mayor compromiso con los requisitos del cliente  Mejora continua La familia de normas apareció por primera vez en 1987 teniendo como base una norma estándar británica (BS), y se extendió principalmente a partir de su versión de 1994, estando actualmente en su versión 2000. La principal norma de la familia es actualmente la: ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos. PROCESO DE CERTIFICACION Con el fin de ser certificado bajo la norma ISO 9000, las organizaciones deben elegir el alcance de la actividad profesional que vaya a registrarse, seleccionar un registro, someterse a la auditoría, y después de completar con éxito, tener una visita anual de inspección para

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mantener la certificación. En el caso de que el registrador / auditor encuentre áreas de incumplimiento, la organización tiene un plazo para adoptar medidas correctivas, sin perder la vigencia de la certificación o la continuidad en el proceso de certificación (dependiendo de que ya hubiera o no obtenido la certificación). SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN LOS ARCHIVOS Todo archivo al tener una misión y objetivos que cumplir con una estructura orgánica, hace factible implantar un Sistema de Gestión de Calidad como cualquier otro tipo de organización. Por lo cual es necesario darle importancia a los procesos archivísticos como parte de los sistemas de trabajo de organización, más aun, considerando que la información que resguardan los archivos es base fundamental para la toma de decisiones. Calidad: Conjunto de elementos y acciones, tangibles o intangibles que ayuden a satisfacer las expectativas del Cliente.  Satisfacción de los requerimientos del usuario. Nivel de excelencia en la organización. Producto/servicio: Resultado de un proceso. En un archivo sería lo resultante de cada una de las tareas archivísticas: documentos descritos, guías, inventarios, catálogos, etc.  En el área de conservación: registro diario de temperatura y humedad y registro de documentos restaurados.  En el área de consulta: proporcionar la documentación y la reprografía solicitada por el usuario.  En el área de Difusión: dar a conocer los acervos con los que se cuenta.    

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