Taller No. 2 Karenn Cespedes

TALLER No. 2

1. MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Es un documento en el que se especifica los pasos para desarrollar las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una dependencia de la empresa. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. PROCESO: Es la actividad global que se debe realizar para alcanzar un objetivo. PROCEDIMIENTO: La secuencia de pasos necesarios para realizar el proceso. 

RASGOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MAPA DE PROCESOS: Muestra la clasificación general de los procesos que realiza la empresa. • Estratégicos: Relacionados con la plantación. • Misionales: Relacionados con la razón de ser de la empresa. • Apoyo: Carácter administrativo. Ventajas del manual de procedimientos:  Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.  Facilita la capacitación del personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.  Sirve para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.  Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.  Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.  Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.  Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.  Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

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CARACTERISTICAS DEL MANUAL

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita

flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización 

APLICACIÓN DE LOS MANUALES

La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las siguientes funciones básicas del manual de procesos: El establecimiento de objetivos La definición de políticas, guías, procedimientos y normas. La evaluación del sistema de organización. Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. Las normas de protección y utilización de recursos. La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal. La generación de recomendaciones. La creación de sistemas de información eficaces. El establecimiento de procedimientos y normas. La institución de métodos de control y evaluación de la gestión. El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal. La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos. Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima importancia en la organización, y son fundamentales para la correcta gestión de la empresa. 

CONTENIDO DEL MANUAL

El manual de procedimientos debe poseer en su contenido, los conceptos claros de: Misión, visión, estrategia, políticas, valores, principios, objetivos, funciones, productos o servicios. 

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

El manual de correspondencia es una herramienta básica para clarificar y sustentar las normas y procedimientos que constituyen la base del proceso de

administración documental del grupo de Archivo y correspondencia, además para normalizar el trámite de documentos, de acuerdo con sus características y destino final. Los manuales de correspondencia ayudan a gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos. 

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

El manual de gestión documental es la compilación de los lineamientos que aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y los actos administrativos en la Universidad Tecnológica de Pereira para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos. Gestionar la documentación oficial así como los actos administrativos se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante la creación de directrices internas que orienten este proceso. El Área de Gestión de Documentos de la Universidad Tecnológica tiene una función de gran importancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación. Asimismo se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de todas las áreas, debido a que alberga fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala el manejo de documentos estratégicos, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial. Como unidad de información dentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye selección y depuración, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, clasificación, ordenación, descripción, protección por su carácter confidencial, conservación y difusión de la documentación al personal que labora en la Universidad. Este manual está basado entre otros en la aplicación de la Ley General de Archivos, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el acuerdo 060 de 2001 y el acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de al entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.

Características  Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la entidad.  Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.  Contemplar la totalidad de los procesos, sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.  Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por lo tanto, su uso no es privativo de la Oficina de Administración de Documentos, sino debe estar al servicio de toda la entidad.  La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura, dado que los procesos no son estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambia radicalmente las metodologías de trabajo. 

PLAN DE GESTION DOCUMENTAL.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental al interior de cada entidad. 2. NORMAS PARA LA CLASIFICACCION Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

NORMAS LEGALES ACUERDO 060 DE 2001. POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

Código de comercio. Articulo 48, 54 y 60.

Decreto 4933/87. La clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo documental.

DECRETO 514 DE 2006 "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."

Resolución 0616. Las unidades documentales son la estructura de un fondo documental.

Acuerdo 07. Reglamento general de archivos, organización de archivos.

Ley 527/99. Firmas digitales, el acceso y uso de correo electrónico.

3. NTC PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES. Las Normas Técnicas Colombianas del presente compendio tienen como objetivo principal crear herramientas que faciliten la gestión documental en las empresas oficiales y privadas, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de sus comunicaciones. Las normas deben verse como guías flexibles que permitan su adaptación a las necesidades y características de cada empresa y a su vez, contribuyan a la disminución de tiempos y costos con buena calidad.

NTC 3234 Circulares

NTC 3393 Carta Comercial

NTC

Definición Comunicación escrita que se realiza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo contenido, dirigida a varios destinatarios.

PARTES DEL DOCUMENTO Y CLASIFICACION -Número: numeración consecutiva.

-Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha de envió. -Datos del destinatario: tratamiento, nombre, cargo, empresa, dirección y ciudad. -Asunto: constituye la síntesis del tema de la carta. -Saludo: para las damas el nombre, para los caballeros el apellido. -Texto: se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes -Paginas subsiguientes: encabezado entre 2 y 3 cm. -Despedida: expresión de cortesía, se escribe a dos interlineas del texto seguida por una coma. -Remitente: Nombre y cargo del que envía la comunicación. -Líneas especiales: Anexos, copias Número: numeración consecutiva. -Fecha: datos de nombre de fecha de envió.

ciudad y

-Datos del destinatario: destinatario de la circular.

grupo

-Asunto: constituye la síntesis del tema de la circular. -Texto: se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes. -Paginas subsiguientes: entre 2 y 3 cm.

encabezado

-Despedida: expresión de cortesía, se escribe a dos interlineas del texto seguida por una coma. -Remitente: Nombre y cargo del que envía la comunicación. -Líneas especiales: Anexos, copias

NTC 3397 Memorandos

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas

Número: numeración consecutiva. -Fecha: datos de nombre de fecha de envió.

ciudad y

-Encabezamiento: DE, PARA y ASUNTO en mayúscula sostenida -Datos del destinatario: tratamiento, nombre y cargo -Texto: se trata un solo tema. Tratamiento de usted. -Paginas subsiguientes: entre 2 y 3 cm.

encabezado

-Despedida: expresión de cortesía, se escribe a dos interlineas del texto seguida por una coma.

NTC 3394 Actas administrativas

-Remitente: Nombre y cargo del que envía la comunicación.

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

-Líneas especiales: Anexos, copias  Razón social  Titulo:(nombre y naturaleza de la reunión)  Fecha  Hora  Lugar  Asistentes  Invitados  Ausentes  Orden del día: (motivos de la reunión)  Desarrollo  Convocatoria (a una nueva reunión)  Firma, nombre y cargo de los responsables.

NTC 3369 NTC 3588 Informes Sobres Administrativos Comerciales NTC 4176 Certificados y Constancias

Da a conocer el estado de cualquier actividad

Se dividen en informe extenso e informe corto

Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.

Se clasifican en SOBRE OPTICO SOBRE PARA TARJETA SOBRE DE MANILA LOCAL NACIONAL INTERNACIONAL

Certificado: Documento de carácter público o privado que asegura la veracidad de un hecho.

Constancias para: Tiempo de servicio, experiencia, salarios u honorarios, clase de trabajo, jornada laboral. Certificados para: Calificaciones, asistencia a cursos, registro civil, becas, documentos de identidad, prestamos.

Constancia: probatorio, se Estilos bloque y bloque extremo describen hechos o circunstancias.

4. NORMAS DE CALIDAD ISO PARA LA GESTION DOCUMENTAL. INTRODUCCIÓN La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión de la calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlo. La desaparición de los mercados tradicionales ha forzado al país a tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que ha convertido en un imperativo para muchas empresas la implementación de sistemas de gestión de la calidad. De hecho, en el 2002, 90 empresas cubanas ya cuentan con sistemas de gestión de la calidad certificados, con una tendencia a un aumento de la cifra al avanzar el proceso de Perfeccionamiento Empresarial.

La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones. Existen diversos metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la documentación como una etapa importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestión a ofrecer algunos consejos para la elaboración de documentos ( fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se trata sólo de confeccionarlos sino de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administración de los procesos. Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodología para implementar un sistema documental que cumpla con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por los especialistas de calidad de cualquier organización que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de gestión de la calidad. NORMAS ISO La familia de normas ISO 9000 son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoria (el proceso de verificar que los sistemas de gestión cumplen con el estándar). NORMA ISO 9000: Es un conjunto de normas de calidad establecidas por la organización internacional para la estandarización (ISO), que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización NORMA ISO 9001: Es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de la calidad y se centra a todos los elementos de la administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo, ofrece una gran cantidad de ventajas para las empresas. Los principales beneficios son:  Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio  Aumento de la productividad  Mayor compromiso con los requisitos del cliente  Mejora continua

La familia de normas apareció por primera vez en 1987 teniendo como base una norma estándar británica (BS), y se extendió principalmente a partir de su versión de 1994, estando actualmente en su versión 2000. La principal norma de la familia es actualmente la: ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos. PROCESO DE CERTIFICACION. Con el fin de ser certificado bajo la norma ISO 9000, las organizaciones deben elegir el alcance de la actividad profesional que vaya a registrarse, seleccionar un registro, someterse a la auditoria, y después de completar con éxito, tener una visita anual de inspección para mantener la certificación. En el caso de que el registrador / auditor encuentre áreas de incumplimiento, la organización tiene un plazo para adoptar medidas correctivas, sin perder la vigencia de la certificación o la continuidad en el proceso de certificación (dependiendo de que ya hubiera o no obtenido la certificación). SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN LOS ARCHIVOS Todo archivo al tener una misión y objetivos que cumplir con una estructura orgánica, hace factible implantar un Sistema de Gestión de Calidad como cualquier otro tipo de organización. Por lo cual es necesario darle importancia a los procesos archivísticos como parte de los sistemas de trabajo de organización, más aun, considerando que la información que resguardan los archivos es base fundamental para la toma de decisiones. CALIDAD: Conjunto de elementos y acciones, tangibles o intangibles que ayuden a satisfacer las expectativas del Cliente.  Satisfacción de los requerimientos del usuario. Nivel de excelencia en la organización. Producto/servicio: Resultado de un proceso. En un archivo sería lo resultante de cada una de las tareas archivísticas: documentos descritos, guías, inventarios, catálogos, etc.  En el área de conservación: registro diario de temperatura y humedad y registro de documentos restaurados.  En el área de consulta: proporcionar la documentación y la reprografía solicitada por el usuario.  En el área de Difusión: dar a conocer los acervos con los que se cuenta.    