Taller 5

TALLER Nº 5 1. Investigue sobre las normas establecidas para correo y mensajería. •

Decreto 2622 de 1994: Artículo 1º.- Modificanse los literales c), d) y e) del parágrafo del artículo 6 del Decreto 1697 de 1994, los cuales quedarán así: "c) Admisión. El servicio de mensajería debe expedir un recibo de admisión o guía, por cada envío, en el cual deben constar: •

Número de identificación del envío.

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Fecha y hora de admisión.

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Peso del envío en gramos.

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Valor del servicio.

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Nombre y dirección completa del remitente y destinatario.

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Fecha y hora de entrega.

d) Curso del envío. Todo envío de mensajería debe cursar, con una copia del recibo de admisión o guía, adherido al envío. e) Tiempo de entrega. Los envíos de mensajería especializada se caracterizan por la rapidez en la entrega. El servicio de mensajería debe prestarse en condiciones normales con unos tiempos de entrega no superiores a: Veinticuatro (24) horas en servicio urbano. Cuarenta y ocho (48) horas en servicio nacional a cualquier lugar del país.

Noventa y seis (96) horas en servicio internacional".

2. Investigue sobre el tratamiento que las empresas tienen establecido para el envío de correo electrónico y fax, en lo que hace referencia al recibo y despacho de documentos. Comunicaciones Vía Fax Para toda información recibida o transmitida a través del Fax, se tendrá en cuenta lo siguiente:  Los documentos que se envíen o reciban deben ser legibles, y no presentar borrones, repisados o enmendaduras.

Así mismo deben

evitarse las reducciones y los tipos de letra muy pequeños, porque afectan la nitidez del fax.  Para lograr que el fax llegue a su destino final es necesario identificar claramente los datos del destinatario y mencionar el número de hojas que componen la transmisión.  En caso de presentarse dificultades en el recibo o envío del fax, debe informarse acerca de ella por teléfono o e-mail, para corregir los problemas.  La línea telefónica del fax no debe tener derivaciones, para evitar interferencias, y debe mantenerse el equipo encendido y con papel suficiente.  Los equipos de Fax no se deben ubicar en lugares expuestos a rayos solares directos, polvo, vibraciones, altas temperaturas o humedad o en superficies que no ofrecen estabilidad.  Para el envío retire los clips, grapas y otros objetos antes de su transmisión, y no mezcle documentos de diferentes tamaños o espesores.

 Si los documentos a transmitir se encuentran arrugados, muy ondulados, rotos, con papel carbón al dorso o en otro estado que pueda entorpecer el paso del documento por la máquina, se debe sacar una copia fotostática y utilizar la copia obtenida para la transmisión. Comunicaciones por Correo Electrónico y Medios Digitales

Normas Básicas Para Enviar y Recibir Correos Electrónicos: La entidad internamente se comunica con e-mail o mensajes cortos de carácter general o particular enviados y recibidos por los funcionarios identificados con una dirección electrónica. Este sistema permite recibir y remitir mensajes y archivos adjuntos en Excel, Word ó de cualquier otro tipo de programas a uno o varios destinatarios a través de una red de computador, agiliza el trámite de una operación. Es un medio oficial de comunicación que identifica a los usuarios mediante la firma electrónica, por requerir un password personal e intransferible para el ingreso al sistema. Por esta razón, todos los usuarios de correo electrónico deben manejar con discreción y seguridad este medio, dejando bloqueado el acceso cuando no se esté utilizando. Para el envío de mensajes por este medio es necesario cumplir lo siguiente:  Se debe tener en cuenta que se están enviando comunicaciones con la firma de la empresa, así todo lo que se escriba reflejará la imagen corporativa del mismo.  En los mensajes de correo electrónico se debe tener en cuenta: Escribir en letra Arial normal, tamaño 12, color negro, escritura tipo oración (mayúscula inicial y minúscula el resto de texto). El carácter de envío de los documentos (opciones, opciones de mensaje

Utilizar espacios entre párrafos de igual forma que una carta en Word. Enviar copia a los funcionarios que realmente estén relacionados con el tema tratado. Emplear la auto firma para mensajes internos y externos. En caso de que sean nuevos o reenviados, cuando se responde un mensaje no es necesario que vaya el auto firma.  Al enviar correos electrónicos nunca se debe: Tutear en una comunicación, ni tratar asuntos personales a través de este medio. No escribir todo el texto en mayúscula, ya que esto demuestra un tono fuerte en el mensaje, en cambio, pueden utilizarse símbolos para enfatizar algo, como asteriscos, negrilla o guiones. Enviar mensajes con errores de ortografía. Aunque el correo sea una herramienta que se utiliza para dar agilidad a las comunicaciones, no se deben enviar errores de este tipo. Confirmar telefónicamente los correos. El correo electrónico es un medio de comunicación que no requiere ratificación telefónica ni por otro medio, ya que éste es una forma para disminuir costos y tiempo al evitar confirmaciones de recepción. El correo de la mayoría de funcionarios de la entidad está configurado para enviar mensajes hasta de 300 KB, por lo que el tamaño de los archivos adjuntos no debe ser superior al establecido. Los mensajes soportes de las solicitudes, decisiones y órdenes dadas a través de correo electrónico, que deban conservarse, no deben ser impresos,

deben ser archivados en el disco duro o conservados en una carpeta personal manejada a través del correo electrónico.  Para la redacción de los mensajes que se envían por correo electrónico se tiene en cuenta lo siguiente: En lo posible toda comunicación escrita debe empezar con un saludo, sin olvidar que al otro extremo se encuentra una persona, a quien se debe contestar de la forma más adecuada. Procurar ser breve en el envío de mensajes, ya que las frases breves tienen más impacto que los largos párrafos, los cuales, probablemente serán menos leídos. Las solicitudes de información y comunicaciones en general a través del correo electrónico, tienen que ser claras, concisas y completas, con el fin de agilizar su uso. Se debe tener cuidado con el contenido y forma de lo que se escriba. Esto debe hacerse con un lenguaje sumamente respetuoso y cumpliendo con las normas de cortesía, gramaticales y ortográficas.  Para dar respuesta a los mensajes que se reciben por correo

electrónico se tiene en cuenta lo siguiente: Al dar respuesta a un mensaje, se debe resumir lo que se está contestando. Es innecesario citar completamente el mensaje anterior, ya que ha sido recibido por el resto de miembros de la lista y no aporta nueva información. Por lo tanto se debe responder de forma concisa y clara. La respuesta debe aparecer en la parte superior del mensaje de respuesta, así no se obliga a recorrer todo el mensaje hasta encontrar la respuesta.

Si la respuesta es personal, lo adecuado es enviar el mensaje al interesado. No se deben enviar mensajes personales a una lista y se deben evitar los diálogos "uno a uno", que pueden no interesar a la mayoría (responder vs. responder a todos). En muchas ocasiones se utiliza un mensaje para entremezclar una respuesta, eliminando las partes que son irrelevantes. Es altamente recomendable incluir el mensaje original tal y como fue recibido. Almacenamiento de Correos Electrónicos y Documentos Digitales: Para efectos prácticos, un correo electrónico y un documento digital son lo mismo: una forma de almacenar información no estructurada en un medio digital para su fácil reproducción, uso, indexación y búsqueda.

Por lo tanto, la

disposición final de un documento electrónico debe ser la misma: el Archivo Electrónico Central, donde, dependiendo de las herramientas tecnológicas que se implementan, acceder esta información puede ser fácil y eficiente.

Para el caso concreto de un documento digital, estos se deben guardar en el AEC, o en el disco duro si su contenido no es valioso y se puede reemplazar fácilmente. 3. En qué consiste el embalaje. Investigue y describa el proceso. Son tofos los materiales procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular almacenar, conservar y transportar una mercancía. El embalaje debe satisfacer tres necesidades ser resistente, proteger y conservar documento.

NORMATIVIDAD PARA EL EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS "NTC 4702"

NORMAS PARA EL EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS El Ministerio de Transporte en convenio con el Organismo Nacional de Normalización " ICONTEC " desarrolló normas técnicas colombianas como lo fue la NTC 4702 para el transporte de todo tipo de material peligroso. Igualmente elaboro un concurso de la empresa privada normas técnicas colombianas, que contienen las especificaciones que debe cumplir tanto el vehículo como el producto y los ensayos a que se deben someter los envases y embalajes que contengan mercancías peligrosas; además de las instrucciones del embalaje /envase para las modalidades de transporte aéreo, marítimo y terrestre por carretera. 4. Investigue sobre los servicios de correo y mensajería existente en Colombia. Realice una visita de campo y recopile información. Fedex Colombia: Federal Express es la compañía que ofrece entregas con amplías rutas de servicio de transporte expreso y aéreo a destinos nacionales e internacionales. Servientrega: Logística promocional con procesos de almacenamiento, gestión de inventarios, alistamiento, empaque, telemercadeo, repuesta pagada y entrega de artículos en puntos de canje o a domicilio. DHL Colombia: Empresa encargada del correo expreso internacional, transporte por vía terrestre y flete aéreo. Cuenta con servicios de transporte marítimo y logística contratada con una gama completa de soluciones personalizadas para el envío de documentos por correo expreso.

Surenvíos Ltda.: Compañía creada para responder a las necesidades de transporte rápido, serio y responsable de mercancía, sobres, paquetes, encomiendas y carga. Archidigital Ltda.: Empresa encargada del manejo de mensajería y correspondencia a nivel nacional e internacional. Deprisa y bien hecho: Compañía de transporte aéreo que presta servicios de envío de documentos y paquetes a nivel nacional e internacional. Envía mensajería y mercancías: Empresa de mensajería que se encarga del transporte y administración de documentos, correos, cartas, campañas de correo directo y manejo masivo a nivel nacional. CORREO INTERNACIONAL Para este tipo de correo tenemos convenio con las siguientes empresas:  FEDEX  SERVIENTREGA INTERNACIONAL  DHL