Taller 1

Taller No. 1 Despacho de Documentos Conocer el entorno de trabajo y las herramientas usadas para el despacho de documentos interno y externo. Camilo Cabra 2008

Taller No. 1 1 de enero de 2008

TALLER No. 1

Presentado por: Cristian Camilo Cabra Neira

Grupo: 63606

TECNÓLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SENA 2008

Taller No 1

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1. Herramientas de trabajo contempladas para el recibo y despacho de documentos Las unidades de correspondencia determinan los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la entidad. •

Equipos de oficina y software: de acuerdo con las funciones, la producción documental de cada entidad podrá contemplar el uso de recursos informáticos como: ○

Computador: es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, sorprendente con rapidez, y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa, una múltiple variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente determinadas, proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y al que lo realiza se le llama programador.

○

Redes: es un conjunto de equipos (computadoras y/o dispositivos) conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información(archivos), impresoras,

etc.)

y

mail, chat, juegos), etc. ©

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servicios

recursos (acceso

(CD-ROM, a

internet, e-

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○

Fax: Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).

○

Internet: es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas, de protocolos TCP/IP,

que

garantizando

utilizan

la

familia

que

las

redes

físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. ○

Bases de datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

○

Correo electrónico: es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.

○

Fotocopiadora: es un aparato para hacer copias en papel de un documento impreso. Actualmente, están siendo sustituidas por su evolución, los equipos multifunción. Esto

equipos

además

permite

el

uso

separado

como escáner de computadora e impresora. ○

Sellos: con el in de dejar constancia de la recepción de documentos: las unidades de correspondencia deberán contar con ello como: recibido,

devuelto, radicador y

urgente, y los demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

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○

Carpetas:sirven para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la conservación y clasificación de los mimos, cada unidad administrativa deberá contar como mínimo una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva dependencia, los documentos que recibe y que envía.

○

Casilleros: en virtud de las unidades de correspondencia centralizada, la recepción y envió de las comunicaciones es deber contar con muebles dotados con divisiones que permitan el almacenamiento temporal de los mimo y por tanto u ubicación.

○

Perforadora: es un accesorio de oficina habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el propósito de unir las hojas con anillas.

○

Cosedora: accesorio para evitar la pérdida de los documentos por medio de la perforación de los documentos que son sostenido por un gancho metálico.

○

Intranet: comunicación interna de una entidad que usa el sistema de redes como base para la comunicación ágil y eficaz

2.

ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA EMPRESA

Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo obstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca de un organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad:

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Desempeña un papel informativo, al permite que los integrante de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales. De instrumentos para análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada. La clasificación del organigrama se hace tomando en cuenta una serie de criterios y factores En consecuencia, procedemos a estableces las bases para posteriormente caracterizar cada tipo en particular. Según la forma como muestran la estructura son; •

Analítico

•

Generales

•

Suplementarios

ANALÍTICOS Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas

y

por

escrito,

símbolos

convencionales

de

referencia

con datos circunstanciados .Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. GENE Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinta de la organización: se limita a las unidades de mayor importancia. Se le denomino general por ser las más comunes. SUPLEMENTARIOS Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc. son complemento de los analíticos Según la forma y disposición geométrica de los Organigramas, éstos pueden ser:

Verticales. Tipo clásico ©

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Horizontales.be izquierda a derecha Escalares. Circulares o concéntricos

Algo muy importante de mencionar es como el instrumento de análisis sirve para

detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las

unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa: A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.

3. Manual de operaciones Equipos de oficina y software Computador

Aspectos importantes Facilita el trabajo en todos

lo

momentos de la radiación de lo documentos y además es necesario para el desarrollo de software y Redes

bases de datos. Facilitan tanto las comunicaciones internas como las externas en la una entidad, también contribuyen a la agilidad

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en

la

circulación

de

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Fax

comunicaciones oficiales. Agiliza en soporte físico

las

comunicaciones

en

oficiales

que

realidad son de carácter urgente, aunque también contribuye en el momento de acortar distancias entre Internet

receptor y destinatario. Gran herramienta y plataforma base para

el

intercambio

comunicaciones

de

vía

las correo

electrónico y también la utilización de bases de datos y software que requiera Bases de datos

una

unidad

de

correspondencia. Es como un biblioteca interactiva la cual nos muestra cuando queremos la

información que se

le haya

cargado, además permite ubicar, radicar y registrar un documentos Correo electrónico

más fácilmente. Medio utilizado para el envió y recibo de documentos electrónicos, puesto que así se facilita el trámite desde la unidad de correspondencia hasta la respuesta

por

dependencia Fotocopiadora

parte

que

de

recibe

la este

susodicho documento. Con el avance de la tecnología también impresora

funciona y

como

escáner,

además

permite

trasformar de soporte físico a digital ©

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un documento o viceversa, también reproduce

una

copia

exacta un

documento al que se solicite o Sellos

archive. Registro importante que da la unidad de correspondencia puesto qu este, la prueba testimonial de que un documento fue radicado, registrado, distribuido o devuelto, estos sellos son únicos para cada empresa pero se rigen según el acuerdo 060 del

Carpetas

2000. Son

importantes

organizado

este

para

tener

pequeño

pero

importante archivo de gestión y además impide el deterioro de lso documentos mientras permanecen Casillero

allí. Es opcional puesto que se pueden manejar gavetas también y siguen cumpliendo la misma función que es mantener organizada y clasificada por asuntos la documentación que

Perforadora

entra o sale de la entidad. Aunque los documentos no se deben perforar, se hace básicamente para evitar la perdida del mismo y poderlo

Cosedora

anexar junto a otros. Tampoco se deben

perforar

el

documento puesto que provocan su deterioro más rápidamente y se ©

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deben usar más bien clip plásticos Intranet

seria una buena opción. Es muy útil ya que no hay que estar corriendo por toda la oficina dando información

o

entregando

documentos, esto aplica claro para documentos digitales y manejo de recordatorios en la correspondencia.

4.

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unidad de