Taller 1

TALLER I 1. Elabore un listado completo y detallado de los equipos, muebles, implementos y herramientas de trabajo, contemplados para las actividades de recibo y despacho de documento Los equipos que se usan para el recibo y despacho de documentos. •

Cajas

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Destructoras de papel

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Dobladoras de papel

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Corta papel

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Guillotina

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Pesa

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Casillero

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Silla ergonómica

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Kárdex

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Estanterías fija y móvil

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Escritorio

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Mesa

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Reloj de correspondencia

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Maquina porteadora

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Gancho legajador

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Cinta mágica

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Clicks

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Hojas

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Tajalápiz

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Borrador

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Saca ganchos

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Cosedora

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Grapa

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Sobres oficio, carta, Manila, ventanilla

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Etiquetas

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Sellos radicación; despacho, recibo, copia

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Fólder fuelle

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Fólder A-Z

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Formato de registro

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CDs

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Carpetas

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Fotocopiadora

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Archivador

•

Impresora

•

Escáner

•

Microfilm

•

Rollo de microfilm

•

Lector de microfilm

•

Maquina de escribir

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Teléfono

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Fax

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Computador

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Internet

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Intranet

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Software

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Telefax

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Correo electrónico

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Lápices

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Esferos

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Perforadora

2. Redacte un texto de dos páginas, sobre la estructura orgánico-funcional de la empresa ORGANIGRAMA Representación grafica de la estructura de una entidad, se hace por medio de la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad, señalan la relación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales. Funciones Del Organigrama •

Para la ciencia de la administración :

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. •

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. •

Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. •

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. Tipos de organigramas Los organigramas pueden ser: •

Organigrama vertical

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. Ventajas: Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal. Desventajas: Se produce el llamado "efecto de triangulación", ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse: Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados. •

Organigrama horizontal

Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas: Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros. •

Organigramas circulares

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Ventajas: Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles. •

Organigramas escalares

Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. •

Organigrama Mixto

En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización. Criterios para el diseño de una Estructura Organizacional: Los siguientes principios o elementos pueden ser tomados en consideración para el establecimiento de toda organización: •

Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y entendido, incluyendo las divisiones o

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funciones que sean básicas al mismo tiempo: para que una organización sea eficaz, requiere que sus objetivos sean claros y la consecución de los mismos esté apoyada por un plan de organización que mantenga las políticas para llevar a cabo la acción. La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente: la autoridad no se puede concebir separada de las responsabilidades, es decir, esta debe ser comprendida por la persona que la ejerza y por los demás miembros de la organización. La delegación de la autoridad deberá ser descendente para su actuación: de acuerdo con el sistema de organización que se establezca, la autoridad debe darse de un nivel superior a otro inferior, la falta de una apropiada delineación de autoridad produce demora, mala comunicación, falta de control administrativo y sobre todo fuga de responsabilidad. La división del trabajo adecuado evitará duplicidad de funciones: una lista de todas las funciones que se desarrollan en la empresa sirve de guía para asignarlas a áreas o divisiones especificas, estableciendo y determinando como entidades separadas el menor número de funciones en que pueda ser dividido el trabajo. Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona: si no se respeta el principio básico de la "unidad de mando" es imposible establecer responsabilidades. Es necesario diferenciar ante quien se es responsable y las cosas por las que se es responsable. Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible: cada estructura deberá ser analizada con el objeto de asegurarse que esta resulte práctica, desde el punto de vista de costos, si la misma implica costos elevados, la organización tendrá que ser modificada.

3. Investigue sobre los manuales de operación de los equipos anteriormente mencionados. Elabore una lista de los aspectos más importante de uno de los equipos mencionados. SOFTWARE: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación. TELEFAX: Es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos a la distancia utilizando por lo general líneas telefónicas. Desde que ingresa hasta que sale la hoja la imagen o texto es copiado, proceso que es enviado usando la línea telefónica en forma de códigos a una máquina receptora la cual no es otra cosa que otro fax, este aparato receptor imprimirá

una copia del documento que recibe usando por lo general un papel de tipo especial.

CORREO ELECTRÓNICO: El correo electrónico es un servicio de la Internet que permite enviar y recibir mensajes entre emisor y receptor cuando estos han acordado el intercambio. Es uno de los servicios más utilizados debido a que facilita las comunicaciones en cualquier momento y a cualquier parte. Por lo tanto al enviar un mensaje se requiere que el receptor revise su correo electrónico para leerlo, de lo contrario este permanece almacenado en un servidor de correo hasta que el usuario lo busque.

INTRANET: Se entiende como Intranet el sistema de información interna, basado en tecnología Internet, utilizado por una entidad. Su uso se limita al personal de la misma. Una Intranet representa la parte “inteligente” de la organización y su objetivo es organizar el trabajo de cada una de las personas de la entidad a un mínimo costo, tiempo y esfuerzo con el único fin de llegar a ser más productiva, más rentable y más competitiva, evita desplazamientos.

IMPRESORA: Es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico imprimiéndolos en medios físicos normalmente en papel o transparencias utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.

COMPUTADOR: Es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Puede ejecutar con exactitud, sorprendente rapidez y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa. 4. realice un repaso sobre las técnicas de redacción, normas de ortografía, puntuación sintaxis y gramática para la producción de textos y documentos empresariales. Presente un resumen. TECNICAS DE REDACCION: Técnicas que mejoran la expresión escrita y ayudan a evitar determinados errores que frecuentemente se realizan cuando vamos a redactar un texto. Aquí te expresare 9 regalas para mejorar tu redacción: 1. Orden sintáctico.- Por el momento, acostúmbrate a construir las oraciones con la siguiente ordenación: SUJETO - VERBO COMPLEMENTOS.

2. Concordancia.- Comprueba que los sujetos concuerdan con los verbos en número y persona. Ten cuidado con la confusión de yo y a mí, tú y a ti, etc. 3. Repeticiones.- En la escritura ha de evitarse la repetición de una misma palabra. A veces la podemos sustituir por un sinónimo o directamente suprimirla. También debe evitarse la repetición de algunas palabras de la misma familia 4. Conjunciones.- Una repetición que debe evitarse es la de ciertas conjunciones como porque, y, etc. Algunas veces pueden sustituirse por signos de puntuación. 5. Adverbios en -mente.- Cuando aparezcan dos adverbios en -mente muy próximos, sustituye uno por un adjetivo o por una locución adverbial. 6. Adjetivos.- Intenta ser parco en el empleo de los adjetivos, innecesarios cuando los sustantivos están bien elegidos. Pero utiliza el adjetivo cuando sea preciso. 7. Proposiciones de relativo.- La abundancia de proposiciones de relativo hace que los textos resulten pesados y dificulta su claridad. Sustitúyelas siempre que puedas por adjetivos o participios. 8. Precisión expresiva.- Evita, siempre que puedas, las palabras "comodín" de significado poco preciso. 9. Dequeísmo.- Evita el uso incorrecto de la preposición "de" ante la conjunción "que". NORMAS DE ORTOGRAFIA: •

ORTOGRAFÍA DE LAS LETRAS.

1. Uso de las mayúsculas. Se escribe con letra mayúscula inicial:  La primera palabra de un escrito y la que va detrás de punto.  Los nombres propios.  Los atributos divinos: Altísimo, Creador. Los títulos y nombres de dignidades: Sumo Pontífice, Duque de Olivares.

 Los sobrenombres y apodos: Isabel la Católica...  Los tratamientos si van en abreviatura, pero si van completos es preferible escribirlos con minúscula.  Los nombres y adjetivos que integran el nombre de una institución o corporación.  Se escribe con mayúscula sólo la primera letra de los títulos de obras literarias, películas... 2. uso de la B.  Se escribe con b toda palabra en que el sonido b preceda a otra consonante.  Se escriben con b los verbos acabados en –bir, excepto hervir, servir y vivir.

 Se escriben con b las terminaciones –ba, -bas, -bais, .-ban.  Se escriben con b las palabras que empiezan por los sonidos bibl-, y por las sílabas bu-, bur- y bus-.  Se escriben con b las palabras que empiezan con los prefijos: bi, bis (dos veces); bene (bien) y bio (vida).  Se escriben con b todos los compuestos y derivados de las palabras que llevan esta letra. 3. Uso de V.  Se escribe v después de la sílaba –ad.  Se escriben con v los adjetivos llanos terminados en –ava, -avo, -eva, -evo, -ivo, -iva, -ave.  Se escriben con v las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni b ni v, a excepción del pretérito imperfecto de indicativo.  Se escriben con v las palabras compuestas que comienzan con los prefijos vice- y villa-.  Se escriben con v las palabras que terminan en –ívoro, -ívora, a excepción de víbora.  Se escriben con v los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra. 4. Uso de la H.  Se escriben con h las palabras que empiezan por los sonidos hidr-, hiper- e hipo-.  Se escriben con h las palabras que empiezan por los prefijos hetero-, hecto-, hemi-, hepta- y hexa.  Se escriben con h las palabras que empiezan por el diptongo ue.  Se escriben con h los compuestos y derivados de las palabras que tienen h, excepto los derivados de hueso, huevo, hueco y huérfano que no empiezan por el diptongo ue. 5. Uso de la G.  En los grupos gue, gui se emplea la diéresis (¨) cuando queremos que suenen todos los sonidos.  Se escriban con g las palabras que empiezan por geo Se escriben con g todos los verbos acabados en –ger, -gir, menos tejer y crujir.  Se escriben con g casi todas las palabras que comienzan y acaban en gen.  Se escriben con g los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra. 6. Uso de la J.

 Se escriben con j las palabras que terminan en –aje, -eje y –jería. Se exceptúa ambages, que significa “sin rodeos”.  Se escriben con j las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni g ni j.  Se escriben con j los compuestos y derivados de palabras que tienen la letra j. 7. Uso de la S y la X.  se escriben con x las palabras que tienen los prefijos ex y extra.

8. Uso de la Y y la LL.  Se escribe y al final de palabra que acaba en diptongo o triptongo y es inacentuada. Si está acentuada se escribe con í.  La conjunción y se escribe siempre y.  Se escriben con ll las terminaciones illo, illa, illos, illas.  Se escriben con y las formas verbales cuyo infinitivo no tiene ll ni y.

9. Uso de la R y RR.

 El sonido fuerte erre se escribe rr cuando va en el interior de palabra entre vocales.

 El sonido r cuando va al principio de palabras o en interior tras l, n, s y no entre vocales.

10. Uso de la M.

 Se escribe m antes de b y p.

11. Uso de la D y Z finales.

 Se escriben con d las palabras que hacen el plural en –des.  Se escriben con z las palabras que hacen el plural en –ces.

12. Uso de C, Z y Q.

 Se escriben con doble c las palabras que al formar la familia léxica se transforman en CT.

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ACENTUACIÓN.

1. Reglas generales de acentuación: agudas, llanas.  Las palabras agudas llevan tilde cuando acaban en vocal y en consonante n o s.  Las palabras llanas llevan tilde cuando acaban en consonante que no sea no s.

2. Reglas generales de acentuación: esdrújulas y sobresdrújulas.  Todas las esdrújulas y sobresdrújulas llevan tilde.

3. Acentuación de los diptongos, triptongos e hiatos.  Los diptongos y triptongos llevan tilde cuando siguen la regla general, y ésta se coloca siempre sobre la vocal abierta (a, e, o).  En los hiatos: Si el hiato está formado por vocales abiertas (a,e,o), siguen la regla general (geólogo, canoa, peleó...). Pero si la vocal en hiato es i, u y van acentuadas, llevan tilde aunque no sigan la regla general (reír, día, ahínco...).

4. Acentuación de palabras compuestas.

 Los compuestos perfectos siguen la regla general de acentuación como si se tratara de una palabras simple: decimoctavo, veintidós...

 En compuestos imperfectos cada componente conserva su acento y se  

aplica la regla general en cada uno de ellos: reloj-despertador, teóricopráctico... Los adverbios terminados en –mente llevan tilde cuando debiera llevarla el adjetivo sobre el que están formados siguiendo la regla general: buenamente, tímidamente... Compuestos formados por un verbo más un pronombre átono (me, te, se...). Si el verbo lleva tilde, sigue llevando tilde (propón-propónle) y si no sigue la regla general como si se tratara de una sola palabra: dile, díselo...

5. La tilde diacrítica.

 Acentuación de monosílabos. Los monosílabos en general no llevan nunca tilde. Pero las palabras él, mí, tú, sí, dé, sé, té, más y aún se escriben con tilde cuando son tónicas, es decir, llevan acento.  Acentuación de palabras interrogativas y exclamativas. Llevan tilde las palabras qué, quién, quiénes, cuál-cuáles, cómo, dónde, cuándo y cuánto, cuánta, cuántas-cuántos, cuando se emplean en interrogativas y exclamativas.  Acentuación de los demostrativos. Los demostrativos este, ese, aquel... llevan tilde cuando funcionan como pronombre, es decir, no acompañan a un nombre.  El adverbio solo. Lleva tilde cuando es adverbio y equivale a solamente, pero no cuando es determinante o pronombre.  Se ha de escribir siempre con tilde sobre las letras mayúsculas cuando deben llevarla.

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LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS.

1. El uso del punto.

 Se emplea el punto: para señalar el final de una oración; y detrás de abreviaturas: Sr. (señor)...

2. Uso de los dos puntos.

 En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara... de los escritos oficiales.  Antes de una enumeración.  Antes de una cita en la que se reproducen palabras textuales.  Se escriben también dos puntos en los diálogos, detrás de las palabras dijo, preguntó, explicó, contestó y sus sinónimos.

3. Uso de la coma.  Se emplea la coma para separar palabras o frases que forman una enumeración o serie cuando no van unidas con las conjunciones y, o, ni.  El vocativo se escribe seguido de coma si va al principio de la frase, precedido de coma si va al final y entre comas si va en medio.  Se emplea la coma para limitar una aclaración o ampliación que se inserta en la oración.  Se escriben entre comas las expresiones esto es, es decir, en fin, por último, por consiguiente, sin embargo, no obstante y otras parecidas.  Se usa coma cuando se invierte el orden habitual de una oración y se antepone la expresión que expresa circunstancias de lugar, tiempo, causa, finalidad, condición...  No es necesario el uso de la coma cuando al invertir el orden habitual de una oración la expresión que se antepone es breve. 4. El uso del punto y coma.  Se utiliza el punto y coma para separar los distintos miembros de una oración cuando alguno de ellos lleva ya una coma.  Se emplea el punto y coma delante de las conjunciones o locuciones conjuntivas pero, aunque, sin embargo, no obstante... cuando las oraciones son extensas.

5. El uso de la interrogación y la admiración.  Se escriben signos de interrogación al principio y al final de oraciones o frases en las que se formula de modo directo una pregunta.  Se escriben signos de admiración al principio y al final de oraciones o frases exclamativas.  Nunca se escribe punto después de los signos de interrogación y exclamación.  Cuando se formula la pregunta indirectamente no se escriben signos de interrogación.

6. El uso de la raya.  Se emplea la raya para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un diálogo.  Se emplea la raya para limitar las aclaraciones que el narrador intercala en los diálogos.

7. El uso del paréntesis.  Se emplea para encerrar oraciones o frases aclaratorias y éstas están desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.  Para encerrar datos aclaratorios como fechas, lugares, explicaciones de abreviaturas...

8. Las comillas.  Se emplean al principio y final en las frases que reproducen exactamente lo que ha dicho un personaje.  Se usan cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos palabras extranjeras.

9. El guión.

 Se emplea para separar los miembros de una palabra compuesta en la que cada uno de los miembros conserva su acento: teórico-práctico. • Para dividir una palabra al final del renglón.

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CARTA COMERCIAL

. Carta comercial La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. El encabezamiento El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se

indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata. El cuerpo El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión. • En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. • En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación. • Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo. El cierre El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta. Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’. Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable. Ejemplo: Santiago, 14 de junio de 2003 Manuel Montt 367 A la atención del Sr. H. Riveros SANTIAGO DE CHILE Asunto: Invitación a charla Distinguido Cliente: Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre Management, el señor TOM Peeters. La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad". Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia. Saludo atentamente Leyvi Bibiana villaquiran C.c. 1023887275 Bogota