Standar Operasi Prosedur

Standar Operasi dan Prosedur Penugasan UIDP Individual Consultant Pendahuluan Urban Sector Development Reform Project (USDRP) adalah program yang disiapkan Pemerintah Indonesia bekerja sama dengan Bank Dunia (The World Bank) dalam rangka mewujudkan kemandirian daerah dalam penyelenggaraan pembangunan kawasan perkotaan yang layak huni, berkeadilan sosial, berbudaya, produktif dan berkelanjutan serta saling memperkuat dalam mendukung keseimbangan pengembangan wilayah. Untuk mewujudkan kemandirian daerah dalam penyelenggaraan pembangunan kawasan perkotaan seperti yang dicita-citakan, USDRP mengadopsi pendekatan holistik yang melibatkan 3 (tiga) strategi pembangunan dengan fokus pada strategi pengentasan kemiskinan, strategi pengembangan ekonomi lokal dan strategi peningkatan pelayanan publik; serta 3 (tiga) komponen kegiatan yang meliputi peningkatan kapasitas, pembaharuan/reformasi dasar dan investasi pembangunan infrastruktur perkotaan. Secara skematis pendekatan ini dapat dilihat pada diagram berikut. Kerangka Pendekatan USDRP TUJUAN TATA PEMBANGUN AN PERKOTAAN

KOTA MANDIRI: LIVEABLE, BANKABLE COMPETITIVE & GOOD GOVERNANCE

PENINGKATAN KAPASITAS

INDIVIDU

SEKTOR

MASYARAKAT

REFORMASI DASAR

PENGADAAN

PENGELOLAA N KEUANGAN

TRANSPARANSI & PARTISIPASI

EQUITY

HIBAH

INVESTASI INFRASTRUKTUR

SASARAN USDRP

LAYANAN PUBLIK

LED

SISTEM ORGANISASI

PENGENTASA N KEMISKINAN

PINJAMAN

I.

SARANA & KEGIATAN

USDRP terdiri dari 2 (dua) komponen utama, yakni

A. Kompone n Pembaharuan Pembangunan Perkotaan dan Pengembanga n Kelembagaan Komponen B. Kompone n Investasi Pembangunan Perkotaan

USDRP terdiri dari 2 (dua) komponen utama, yakni; A. Komponen Pembaharuan Pembangunan Perkotaan dan Pengembangan Kelembagaan Komponen, yang terdiri dari 2 (dua) sub-komponen, yakni: A1. Program Pengembangan Kelembagaan Perkotaan atau Urban Institutional Development Program (UIDP) UIDP akan membantu pemerintah daerah untuk: (a) melaksanakan program pembaharuan; (b) merumuskan strategi dan Program Pembangunan perkotaan; (c) melaksanakan program pengembangan kelembagaan dan kapasitast. Di tingkat pusat, UIDP akan membantu pemerintah untuk merumuskan kebijakan nasional pembangunan perkotaan. A2. Dukungan untuk Implementasi Proyek Komponen ini menyediakan bantuan teknis (TA) bagi Unit Pengelola Proyek di tingkat Pusat (CPMU) untuk mengelola, melakukan koordinasi dan supervisi pelaksanaan USDRP baik di tingkat pusat maupun kota/kabupaten B. Komponen Investasi Pembangunan Perkotaan Komponen ini digunakan untuk membiayai investasi pembangunan perkotaan yang diusulkan pemerintah kota/kabupaten peserta USDRP dalam rangka memperbaiki/meningkatkan pelayanan perkotaan. Urban Institutional Development Program (UIDP) atau Program Pengembangan Kelembagaan Perkotaan merupakan instrumen nasional untuk membantu Pemerintah kota/kabupaten dalam melaksanakan program pembaharuan pembangunan perkotaan di bidang 1. pembaharuan tata pemerintahan dasar, 2. pembaharuan pokok di sektor pembangunan perkotaan, dan 3. program pengembangan kelembagaan dan kapasitas daerah. UIDP memiliki tujuan a. mengorganisasikan kegiatan bantuan teknis, studi dan pelatihan bagi pemerintah kota/kabupaten peserta USDRP dalam bidang pembaharuan perkotaan. Termasuk disini program pengembangan kapasitas bagi sesuai kebutuhan aktual di daerah; b. membantu Pemerintah Indonesia (Bappenas, Dep

PU, DepKeu dan DepDagri) untuk memperbaiki strategi pembangunan perkotaan dan memperkuat kapasitas mereka untuk untuk mendukung pemerintah kota/kabupaten dalam upaya pembangunan perkotaan dan pembaharuan tata pemerintahan dasar; c. mengidentifikasi, mengkaitkan dan mendesiminasikan program-program dan kegiatan pembaharuan perkotaan tingkat nasional; d. menyiapkan database mengenai pengalaman keberhasilan baik ditingkat nasional maupun internasional dalam pembaharuan perkotaan, dan mendiseminasikannya kepada pemerintah kota/kabupaten; e. membangun jaringan pertukaran informasi mengenai pembaharuan perkotaan diantara manajer kota/kabupaten, khususnya para manajer program pembaharuan perkotaan, jajaran pemerintah pusat, kalangan akademisi dan perwakilan masyarakat madani; dan f. program bantuan teknis yang diusulkan masingmasing kota/kabupaten peserta USDRP. Menurut jenis kegiatannya, komponen UIDP terdiri 6 (enam) paket kegiatan, yakni: a. Manajemen UIDP b. Pengembangan strategi dan kebijakan pembangunan perkotaan c. Pembaharuan bidang pengadaan barang dan jasa d. Pembaharuan bidang pengelolaan keuangan e. Pengembangan Kapasitas Generik, dan f. Pembaharuan bidang partisipasi publik dan transparansi dalam pengambilan keputusan publik Dua paket kegiatan pertama, baik pengadaan dan pelaksanaannya di lakukan di tingkat Pusat, sedangkan 4 (empat) paket terakhir diorganisasikan di tingkat Pusat dan dilaksanakan di tingkat kota/kabupaten peserta USDRP. Kegiatan konsultansi individual di bidang reformasi merupakan bagian dari komponen UIDP yang dimaksudkan untuk memfasilitasi Pemerintah Daerah dalam mempercepat pelaksanaan agenda reformasi di bidang Transparansi dan Partisipasi, Pengadaan Barang dan Jasa serta Pengelolaan Keuangan Daerah II. Tujuan penugasan Tujuan penugasan dari masing-masing konsultan individu (mengacu pada term of reference )adalah

N o 1

Konsultan Individual FM Reform

Tujuan Penugasan

2

Procurement Reform

3

GCB

4

Transparansi, Partisipasi dan Akuntabilitas

Konsultan secara intensif akan membantu Pemerintah Daerah dalam mengimplementasi agenda reformasi yang disetujui, terutama di bidang pengelolaan keuangan daerah. Konsultan akan berkerja dengan Konsultan lainnya yang akan membantu Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan TPA, reformasi pengadaan barang dan jasa serta meningkatkan pengelolaan asset dan pendapatan. Di akhir penugasan konsultan, Pemerintah Daerah telah mencapai agenda reformasi yang disepakati sesuai dengan waktu dalam jadwal dengan melihat kepada tujuan dan indicator kinerja yang ada. Konsultan secara intensif akan membantu Pemerintah Daerah dalam mengimplementasi agenda reformasi yang disetujui, terutama di bidang Pengadaan Barang dan Jasa. Konsultan akan berkerja dengan Konsultan lainnya yang akan membantu Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan TPA, reformasi pengelolaan keuangan daerah serta pengelolaan asset dan pendapatan. Di akhir penugasan konsultan, Pemerintah Daerah telah mencapai agenda reformasi pengadaan barang dan jasa sebagaimana waktu yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan dan indikator kinerja yang telah ditentukan Konsultan secara intensif akan membantu Pemerintah Daerah untuk mengoptimalisasi pendapatan melalui peningkatan pengelolaan asset. Konsultan akan berkerja dengan Konsultan lainnya yang akan membantu Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan TPA, reformasi pengelolaan keuangan daerah serta reformasi pengadaan barang dan jasa. Di akhir penugasan konsultan, Pemerintah Daerah telah mencapai rencana tindak yang disepakati sebagaimana waktu yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan dan indicator kinerja yang telah ditentukan

III.Daftar Istilah Daftar dalam USDRP

istilah proyek

1. DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM adalah suatu

Lembaga Pemerintahan yang berada dibawah pimpinan Menteri Pekerjaan Umum. 2. USDRP adalah salah satu Proyek yang berada di Bawah Direktorat Bina Program, Departemen

Pekerjaan Umum. 3. CPMU adalah Unit Pengelola Proyek USDRP yang berada pada Direktorat Bina Program, Departemen Pekerjaan Umum. 4. PMU adalah Unit pengelola Proyek USDRP di tingkat Pemerintah Daerah bertanggung jawab atas pelaksanaan pembaharuan tata pemerintahan dasar dan investasi pembangunan perkotaan yang diusulkan 5. PIU adalah pelaksana sub proyek yang akan bertanggung jawab dalam pengadaan, pengelolaan keuangan dan mengelola aspek sosial dan lingkungan 6. Procurement Anchor Unit (PAU) adalah PAU unit yang bertanggungjawab kepada SekDa Kota/ Kabupaten dan memiliki tugas dan tanggung jawab yang tidak terbatas pada mengawasi pelaksanaan proses pengadaan agar sesuai dengan peraturan dan petunjuk yang telah ditetapkan, memberikan saran kepada PMU/PIU apabila ditemukan pelanggaran dalam proses pengadaan dan memfasilitasi pengaduan/keluhan masyarakat terhadap proses pengadaan 7. PPK adalah Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan Penyusunan Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan dan Strategi Satuan Kerja Pembinaan dan Pengembangan Program Cipta Karya IV. Lingkup Pekerjaan dan Pelaporan Lingkup pekerjaan dan pelaporan konsultan

No 1

2 3

4

Lingkup pekerjaan dari masing-masing konsultan diatur dalam Term Of Reference dari masing-masing konsultan individual (lampiran I) Secara umum, pelaporan konsultan individual terdiri dari :

Jenis Laporan Waktu Keterangan Laporan 2 Setiap tanggal Berisi progress, aktivitas dan mingguan 5 dan 20 tiap rekomendasi konsultan. (format bulannya terlampir) Untuk konsultan reformasi pengadaan barang dan jasa serta reformasi pengelolaan keuangan daerah akan menyerahkan assesmenet baseline report 2 minggu setelah mobilisasi Laporan Setiap tanggal Terdiri dari laporan progress, aktivitas, Bulanan 25 setiap rekomendasi, tindak lanjut dan laporan bulannya administrasi keuangan. (format terlampir) Laporan 20 hari setelah Hanya diperuntukkan kepada Konsultan Pendahuluan mobilisasi GCB. Berisi assessment awal terhadap kondisi masing-masing Pemerintah Daerah serta rencana kerja Laporan Akhir 1 bulan Meliputi progress pekerjaan dibandingkan

No

Jenis Laporan

Waktu Keterangan sebelum masa terhadap agenda dan jadwal, penugasan rekomendasi ke depan, lesson learned berakhir dan hal-hal terkait lainnya

V. Working arrangement

Pengaturan kerja dalam komponen USDRP

1. Konsultan di kontrak oleh PPK dan bertanggung jawab kepada CPMU - USDRP. 2. Konsultan akan berkantor di sekretariat PMU di masing-masing Kabupaten/Kota. Konsultan akan melengkapi ATK dan perlengkapan kantor lainnya sendiri. 3. Konsultan akan berkoordinasi dengan PMU serta instansi lain yang terkait dengan bidang pekerjaannya misal Procurement Anchor Unit (PAU), Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah, dan lain sebagainya. 4. PMU akan membantu Konsultan dalam penyediaan data terkait pekerjaan konsultan. Apabila diperlukan PMU akan mefasilitasi konsultan dalam melakukan koordinasi dengan dinas/organisasi terkait, seperti dalam surat menyurat, atau bentuk fasilitasi lainnya. 5. PMU akan melakukan verifikasi terhadap laporan bulanan yang disusun oleh Konsultan, sebelum konsultan menyerahkan laporan kepada CPMU dan PPK. 6. Konsultan akan menyerahkan laporan dua mingguan kepada CPMU pada tanggal 5 dan 20 setiap bulannya. Dua minggu setelah mobilisasi, konsultan akan menyerahkan laporan dua mingguan berupa assessment base line report. 7. Bila dirasa dibutuhkan, maka konsultan individu akan mendapatkan masukan terkait dengan substansi pekerjaan ataupun metode dari konsultan MTAS to CPMU, UIDP Management, dan UIDP-Urban Strategy and Policy. 8. Konsultan melaksanakan kegiatan Jasa dengan standar profesionalisme, kompetensi etis, dan integritas tertinggi. Konsultan harus dapat menerima untuk diberhentikan dari tugasnya berdasarkan kontrak ini, bilamana Konsultan dianggap oleh Klien tidak melakukan pekerjaan secara memuaskan.

VI. Tata Cara Pelaporan dan Pembayaran

a. Tata pelaporan

cara dan

Konsultan menyerahkan laporan kepada PMU untuk diverifikasi dan mendapatkan persetujuan sebelum disampaikan ke CPMU USDRP. Hasil verifikasi dan

pembayaran konsultan individu

persetujuan PMU dituangkan dalam bentuk surat kepada Ketua CPMU (form 4) Hal-hal yang akan diverifikasi oleh PMU terhadap laporan konsultan adalah sebagai berikut • Akurasi data dan informasi yang disampaikan seperti nomor Peraturan Daerah, SK Walikota, kebijakan Pemda, dan lain sebagainya • Pelaksanaan kegiatan konsultan selama 1 bulan • Kesepakatan rencana kerja dan tindak lanjut antara Pemerintah Daerah dan Konsultan individu • Rekomendasi bulanan yang dihasilkan konsultan individu b. Konsultan Individual menyerahkan kewajibankewajibannya yang telah ditetapkan dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK), paling lambat tanggal 25 kepada PPK Kebijakan dan strategi dengan ditembuskan kepada CPMU USDRP. c. Atas dasar kontrak/perjanjian, pihak ketiga (konsultan) mengajukan invoice (Permintaan pembayaran) dengan menggunakan form 1 kepada Pejabat Pembuat Komitmen dengan melampirkan dokumen berikut: Laporan yang berfungsi sebagai alat penagihan disampaikan dalam dua bagian I. Bagian pertama merupakan laporan yang berisi substansi sebagaimana diatur SOP dengan ketentuan diatur dalam Lampiran aspek substantif konsultan individu II. Bagian kedua merupakan bagian invoice yang berisi • Permintaan Pembayaran Invoice (form 1) • Kuitansi (form 2) • Invoice a) Rekapitulasi penggunaan anggaran b) Time Sheet (ditandatangani oleh PMU)- format ada di lampiran 2 c) Bukti Perjalanan o Tiket/Bukti Pembelian o Boarding Pass o Airport tax o Transport Lokal/Taxi/Bus d) Bukti Akomodasi e) Perjanjian Sewa (bila ada perjanjian) f) Bukti Pembelian/sewa

g) Bukti penggandaan h) Lainnya • Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Pekerjaan (form 3) • SSP (surat setoran pajak) per bulan • Faktur Pajak • Rencana penggunaan anggaran 1 bulan ke depan e. CPMU USDRP akan melakukan verifikasi terhadap laporan yang disampaikan oleh Konsultan Individu paling lambat 5 (lima ) hari sejak laporan diterima. Apabila belum memenuhi syarat, maka CPMU akan melakukan konfirmasi dan klarifikasi kepada Konsultan, Pemerintah Daerah atau pihak terkait lainnya dan Konsultan akan diminta untuk melengkapi kekurangan untuk kemudian diserahkan kembali untuk diverifikasi. Penilaian akan menggunakan format sebagaimana terlampir dalam SOP f. Apabila telah memenuhi syarat, maka CPMU akan memberikan persetujuan pembayaran konsultan kepada PPK (form 3) g. Selanjutnya PPK membuat Berita Acara Pembayaran dan dokumen lain yang dipersyaratkan, dan mengajukan SPP-RK (Surat Permintaan PembayaranRekening Khusus) ke Pejabat Penguji dan Penerbit SPM (Bagian Keuangan) h. Setelah SPM diterbitkan oleh Pejabat Penguji dan Penerbit SPM (Bagian Keuangan), selanjutnya dikirimkan ke KPPN untuk penerbitan SP2D. i. KPPN menerbitkan SP2D 3 rangkap, lembar 1 untuk Bank Operasional, lembar 2 untuk PPK dan lembar 3 untuk KPPN. j. Bank Operasional akan mentransfer dana ke rekening pihak ketiga (Konsultan Individu) k. Untuk laporan bulanan pada bulan pertama, diharapkan Konsultan dapat memasukkan laporan bulanan pada tanggal 20 September 2008 (bersamaan dengan laporan mingguan ke dua) Mekanisme pencairan dana Grant PHRD TF. 053555-IND untuk konsultan individu dilaksanakan sebagaimana gambar berikut

Konsultan

Laporan Bulanan

Diterima

PMU dan Instansi Terkait melakukan Verifikasi

Konsultan Mengirimkan laporan bulanan

Tanggal 20 tiap bulan

Setiap Tanggal25

Diterima

PPK

Diteruskan (3 hari setelah laporan lengkap dan benar)

BANK OPERASIONAL

Pejabat dan Penguji Penerbit SPM (bagian Keuangan)

Pembayaran

BANK INDONESIA

SP2D ASLI

KPPN

CPMU USDRP

Laporan Diteruskan kepada Bank Dunia

WORLD BANK

Laporan Realisasi Penarikan D ana Copy SPM Copy SP2D Permohonan Replenishment Laporan konsolidasi Penarikan Dana FMR Konsolidasi + Form AW

Direktorat PKN Ditjen Perbendaharaan

Replenishment

VII. Referensi 1.SK Walikota/Bupati on Reform action plan for participating ULG 2. Progress report of reform agenda implementation of ULG 3. Aide memoires of USDRP 4. Technical Guidelines on Reforms of USDRP 5. Project Appraisal Documents (PAD) of USDRP 6. Loan Agreement and Grant Agreement of USDRP

Diperbaiki

Revisi

Ditolak

Ditolak

LAMPIRAN I. LINGKUP PEKERJAAN KON SULTAN II. ASPEK SUBSTANSI LAPORAN KONSULTAN INDIVIDU DAN PELAPORAN III.FORM PERMOHONAN PEMBAYARAN

LAMPIRAN I LINGKUP PEKERJAAN (refer to TOR)

Lingkup Pekerjaan dan Pelaporan UIDP Individual Consultant N o 1

Konsultan Individual Reformasi Pengelolaan Keuangan

Lingkup Pekerjaan Tugas A: Mengkoordinasikan dan membantu pemda/pemkot peserta USDRP dalam melakukan review dan pemutakhiran rencana tindak reformasi pengelolaan keuangan mereka Agenda reformasi keuangan yang ada saat ini telah dikembangkan selama masa persiapan proyek yaitu tahun 2004/2005. Sejak saat itu, pemda/pemkot peserta USDRP telah menerapkan beberapa kegiatan yang ada dalam agenda reformasi. Peraturan-peraturan baru mengenai pengelolaan keuangan di daerah terus diluncurkan oleh Pemerintah Pusat. Oleh karena itu, adalah penting untuk melakukan review atas kemajuankemajuan yang dicapai hingga saat ini guna mengidentifikasi hambatan-hambatan dan strategistrategi untuk lebih mempercepat laju pelaksanaan agenda reformasi keuangan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Konsultant akan memastikan bahwa pemda/pemkot peserta USDRP akan menghasilkan: a. IPR dua tahunan pemda mengenai reformasi pengelolaan keuangan, termasuk rekomendasi untuk mengatasi rintangan-rintangan, mempercepat pelaksanaan agenda reformasi pengelolaan keuangan, serta pengidentifikasian kebutuhan akan adanya pembangunan kapasitas; b. rencana tindak reformasi pengelolaan keuangan termutakhir sebagai bagian dari agenda reformasi pemerintah daerah yang ada (SK Bupati/Walikota mengenai agenda reformasi pada tiga ruang lingkup), dan hal tersebut harus dilakukan setiap tahun; Task B: Mengkoordinasikan dan membantu pemda/pemkot peserta USDRP dalam membangun kerangka kelembagaan dan hukum reformasi pengelolaan keuangan mereka Pengelolaan keuangan pada tingkat pemerintah daerah melibatkan dinas/unit/SKPD yang bertanggung jawab untuk pengelolaan pendapatan, keuangan dan aset daerah, serta administrasi dan pengendalian keuangan/anggaran. Beberapa pemda/pemkot peserta telah membentuk Badan Pengelola Keuangan Daerah atau BPKD yang menggabungkan fungsi pengelolaan keuangan, sementara itu beberaapa Beberapa pemda/pemkot peserta lainnya belum mempunyai BPKD sehingga pengelolaan keuangannya masih harus ditangani oleh unit-unit lain. Beberapa pemda/pemkot peserta USDRP telah membentu BPKD “quasi”, di mana beberapa fungsi pengelolaan keuangan masih ditanani oleh sebuah unit yang berbeda. Bawasda merupakan sebuah unit yang bertanggung jawab untuk melaksanakan control dan audit atas SKPD. Menurut PP 41/2007 dan Permendagri 57/2007, pemerintah daerah harus membentuk Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset (D-PPKA). Dalam hal pemerintah daerah telah membentuk D-PPKA, maka Konsultan harus bekerjasama dengan lembaga tersebut, atau konsultan tersebut harus bekerjasama dengan BPKD, atau lembaga-lembaga terkait lainnya. D-PPKA atau

Pelaporan

1. Assesment report

2.

3.

Implementation Progress Report (IPR) dua tahunan pemda mengenai agenda reformasi FM; Rencana Kerja untuk 12 bulan masa penugasan yang telah disetujui oleh pemda/pemkot peserta USDRP, untuk melaksanakan tugas tersebut termasuk jadual, target, dan indikator yang jelas; laporan kemajuan dua mingguan yang mencakup elaborasi dari permasalahan dan tindak lanjut serta rekomendasi dari Konsultan. Laporan kemajuan dua mingguan tersebut harus dikirimkan ke Unit Pengelola Proyek Pusat (CPMU pada Ditjen Cipta Karya) setiap tanggal 5 dan 20 tiap bulannya; dan, untuk dua pertama penugasan, konsultan akan menghasilkan sebuah waktu dasar atau baseline laporan penilaian. Semua laporan harus dibagikan dan dibahas bersama dengan Unit Pengelolaan Proyek (PMU pada pemerintah daerah) sebelum dikirimkan ke

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan BPKD atau dinas terkait akan melakukan upaya-upaya reformasi pengelolaan keuangan di area kewenangan masing-masing. Selain itu, Konsultant harus bekerjasama dengan Bawasda yaitu sebuah unit yang sebagian tanggung jawabnya adalah untuk memastikan bahwa reformasi pengelolaan keuangan dilaksanakan secara benar. Sekretaris Daerah (SEKDA) akan memimpin pengawasan, supervise, dan memandu dinas-dinas tersebut dalam penerapan keseluruhan reformasi pengelolaan keuangan. B.1. Konsultant akan memastikan bahwa output-output akan diselesaikan oleh pemda/pemkot peserta USDRP: a. Memastikan bahwa SEKDA akan memimpin dan mengkoordinasikan seluruh pelaksanaan agenda reformasi keuangan. Sebuah SK Walikota/Bupati mengenai penunjukkan panitia agenda reformasi keuangan yang akan bertanggung jawab untuk melaksanakan penerapan reformasi pengelolaan keuangan mungkin harus dikeluarkan guna memastikan adanya koordinasi dan sinergi dalam pelaksanaan agenda reformasi pengelolaan keuangan. b. Sebuah PERDA (Peraturan Daerah) mengenai Prinsipprinsip Pengelolaan Keuangan Daerah sesuai dengan PP No. 58/2005, Permendagri 13/2006, dan Permendagri 59/2007; c. Sebuah SK Bupati/Mayor mengenai Sistem dan Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan APBD, termasuk ketentuan-ketentuan berikut ini: o SKPD akan mengeluarkan sebuah Laporan Pertanggungjawaban Tahunan kepada Mayor/Bupati, dengan tembusan kepada Bawasda, menegaskan kepatuhannya kepada peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. o Rekening Bank untuk menerima atau menyalurkan dana publik hanya dapat dibuka berdasarkan otorisasi dari Bupati/Mayor; o Kepala Unit-unit Kerja/SKPD harus menyerahkan Laporan Triwulanan kepada Bagian Keuangan dan Bupati/Mayor yang menyebutkan nama, lokasi, dan saldo rekeneing bank atas nama Unit Kerja/SKPD atau pejabat terkait. o Revisi tengah tahun dalam alokasi anggaran tahunan atau subyek item target dalam batasbatas finansial yang telah ditentukan sebelumnya adalah dimungkinkan. o Kriteria yang jelas untuk pembelanjaan yang harus didanai dari anggaran tak terduga dan prosedur otorisasi dan komitment haruslah dijelaskan o Bagian Keuangan akan melaksanakan rekonsiliasi komprehensif berkala dari rekening kas yang meliputi pencatatan akuntansi, laporan bank, bukti penerimaan resmi dan sementara, dan penerimaan kas aktual. o Fungsi Checks and balances dari bendahara daerah ditingkatkan, dan praktik penempatan kantor Kas Daerah pada lokasi yang sama dengan Bank Pembangunan Daerah (BPD) dihentikan

Pelaporan

4.

5.

6.

CPMU. proposal anggaran untuk mendanai kegiatan operasional konsultan dengan persetujuan dari PMU sebelum penyerahan/perse tujuan oleh CPMU, diserahkan setidaknya dua minggu sebelum bulan dibutuhkannya anggaran tersebut; rencana dan bahan pelatihan, bila dibutuhkan, disetujui oleh CPMU dan PMU pada saat penyelesaian tugas, Konsultan akan menyiapkan sebuah laporan akhir, yang mencakup: (a) pencapaian tugas, dibandingkan dengan Rencana Kerja agenda reformasi FM terbaru; (b) pelajaran yang didapat serta cara mempercepat pelaksanaan agenda reformasi FM.

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan

o

Fungsi-fungsi Bagian Keuangan (yang harus bertanggung jawab terhadap penerbitan Surat Perintah Membayar – SPM) dan Kantor Kas Daerah haruslah dipisahkan dengan jelas o Instruksi bahwa Kantor Kas Daerah tidak diijinkan untuk menerima, membelanjakan atau memegang uang tunai. o Ketentuan bahwa semua pembayaran pajak/iuran dan pungutan daerah lainnya harus disimpan langsung oleh pembayar pajak pada rekening bank pemda, kecuali untuk pembayaran yang kecil. o Pengadopsian penggunaan bukti penerimaan yang diberi nomor seri untuk semua penerimaan pendapatan. o Penyelesaian dan penggandaan laporan keuangan/realisasi anggaran per triwulan paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya periode laporan triwulanan dimaksud. o Menyediakan kepada publik dan masyarakat informasi mengenai rincian anggaran, laporan keuangan atau realisasi anggaran tahunan, laporan audit, dan laporan tindak lanjut audit dari unit-unit yang diaudit o Memberikan salinan semua laporan audit Bawasda kepada DPRD. o Sebuah alokasi anggaran yang memadai di dalam APBD guna mendukung kegiatan reformasi pengelolaan anggaran. B.2. Konsultan harus mereview tiga point pertama di atas (B1.a, B.1.b, dan B1.c) dan memberikan rekomendasi untuk menjembatani kesenjangan antara apa yang diwajibkan dalam peraturan-peraturan Pemerintah RI dengan perda. Selain tugas-tugas khusus di bawah, Tugas C – G dari Konsultan akan mencakup penerapan peraturan yang dihasilkan oleh Tugas B-1a,b,c. Konsultan diharapkan memonitor, mengawasi, dan membantu pemda/pemkot peserta USDRP (BPKD dan SKPD terkait) untuk mencapai apa yang telah dinyatakan di dalam peraturan yang dihasilkan di dalam Tugas B-1a,b,c. Laporan Kemajuan Konsultan dan Laporan Akhir sebagaimana disebutkan di dalam Seksi F akan merepresentasikan pencapaian-pencapaian pemda/pemkot peserta USDRP dalam menerapkan peraturan tersebut, terutama untuk komponenkomponen yang dijelaskan dalam tugas B-1a,b,c. Tugas C: REALISASI DAN KOMPREHENSIVITAS ANGGARAN Konsultan akan membantu BPKD atau SKPD terkait untuk mencapai: a. Pengawasan dan akuntabilitas yang kuat atas semua dana publik yang dihasilkan atau diterima oleh Kabupaten atau Kota. b. Prosedur dan otorisasi yang kuat atas penggunaan anggaran. Konsultan akan terus mengawasi dan menyiapkan laporan secara teratur mengenai pencapaian dari output-output di atas, sesuai dengan rencana yang telah disetujui dan pencapaian indikator antara oleh pemda/pemkot peserta USDRP. Konsultan juga akan membantu pemda/pemkot peserta USDRP untuk mencapai output-output tersebut.

Pelaporan

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan

Pelaporan

TUGAS D: Pengawasan dan Pelaksanaan Anggaran Konsultan akan membantu BPKD atau SKPD untuk mencapai: a. Sebuah akuntabilitas yang lebih baik dari kepada SKPD dalam hal kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. b. Sebuah kontrol keuangan yang lebih baik atas pengelolaan dana publik. Konsultan akan terus mengawasi dan menyiapkan laporan secara teratur mengenai pencapaian dari output-output di atas, sesuai dengan rencana yang telah disetujui dan pencapaian indikator antara oleh pemda/pemkot peserta USDRP. Konsultan juga akan membantu pemda/pemkot peserta USDRP untuk mencapai output-output tersebut. TUGAS E: PENGOLAAN PENDAPATAN Pengelolaan pendapatan daerah merupakan salah satu dari kegiatan-kegiatan kunci untuk meningkatkan kapasitas pemda dalam melakukan pembiayaan layanan publik untuk masyarakat. Hal tersebut menunjukkan tingkat akuntabilitas pemda. Konsultant akan membantu BPKD atau SKPD untuk memperkuat prosedur dan sistem penerimaan pendapatan. Konsultan akan terus mengawasi dan menyiapkan laporan secara teratur mengenai pencapaian dari output-output di atas, sesuai dengan rencana yang telah disetujui dan pencapaian indikator antara oleh pemda/pemkot peserta USDRP. Konsultan juga akan membantu pemda/pemkot peserta USDRP untuk mencapai output-output tersebut. Tugas F: Sistem Akuntansi dan Pelaporan Konsultan akan membantu SKPD terkait untuk menerapkan transparansi yang lebih luas dalam pengelolaan keuangan daerah. Konsultan akan terus mengawasi dan menyiapkan laporan secara teratur mengenai pencapaian dari output-output di atas, sesuai dengan rencana yang telah disetujui dan pencapaian indikator antara oleh pemda/pemkot peserta USDRP. Konsultan juga akan membantu pemda/pemkot peserta USDRP untuk mencapai output-output sebagaimana dijelaskan dalam peraturan daerah pada Bagian B-1a,b,c. Konsultan perlu memastikan bahwa laporan pengelolaan keuangan triwulanan diserahkan ke CPMU sebagai bagian dari ketentuan USDRP. Tugas G: Audit Internal & Eksternal Konsultant akan membantu SKPD terkait untuk meningkatkan efektivitas fungsu audit internal. Konsultan akan terus mengawasi dan menyiapkan laporan secara teratur mengenai pencapaian dari output-output di atas, sesuai dengan rencana yang telah disetujui dan pencapaian indikator antara oleh pemda/pemkot peserta USDRP. Konsultan juga akan membantu Pemda/Pemkot peserta USDRP untuk mencapai output-output tersebut.

2

Reformasi Pengadaan

Tugas A: Mengkoordinasikan dan membantu pemda/pemkot peserta USDRP dalam melakukan review dan pemutakhiran rencana tindak reformasi pengadaan

Konsultan akan menyiapkan laporan kemajuan dwi mingguan

N o

Konsultan Individual

1

Lingkup Pekerjaan

Pelaporan

Agenda reformasi pengadaan telah dikembangkan selama masa persiapan proyek. Sejak saat itu, pemda/pemkot peserta USDRP telah menerapkan beberapa kegiatan yang ada dalam agenda reformasi. Oleh karena itu, adalah penting untuk melakukan review atas kemajuan-kemajuan yang dicapai hingga saat ini guna mengidentifikasi hambatan-hambatan dan strategi-strategi untuk lebih mempercepat laju pelaksanaan agenda reformasi pengadaan. Tugas B : Membantu dan memfasilitasi pemda/pemkot peserta USDRP dalam pembentukan “Procurement Anchor Unit”, yaitu sebuah unit yang memimpin dan mengkoordinasikan reformasi pengadaan Karena saat ini belum ditemukan fungsi pengawasan dan pengaturan pengadaan, maka masing-masing pemda/pemkot peserta USDRP akan menunjuk satu unit1 yang sudah ada di dalam sistem pemda/pemkot peserta USDRP, hal mana peranan dari unit tersebut akan diperluas untuk memimpin dan mengkoordinasikan upaya-upaya reformasi pengadaan. Pada jangka panjang, unit ini akan menjadi jangkar untuk fungsi-fungsi pengaturan dan pengawasan pengadaan2. Konsultant akan memastikan bahwa halhal berikut ini akan dirampungkan oleh masing-masing pemda/pemkot peserta USDRP: • Sebuah SK Walikota/Bupati mengenai penunjukkan unit jangkar pengadaan (PAU), yang akan memberikan mandat khusus kepada unit tersebut untuk melaksanakan fungsi-fungsi perluasan sebagai berikut: o bila diperlukan, melakukan kerjasama dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah (LKPP) o memimpin dan mengkoordinasikan reformasi pengadaan di pemda/pemkot peserta USDRP; o memberikan pelatihan pengadaan terkait pada unit-unit lain di dalam tubuh pemda/pemkot peserta USDRP; o mengawasi, memonitor, dan memberikan laporan mengenai praktikpraktik pengadaan; dan mempublikasikan sebuah Buletin Pengadaan Triwulanan guna membuka ke ruang public informasi-informasi penting mengenai peluang dan praktikpraktik pengadaan. • Sebuah anggaran yang memadai telah dialokasikan pertahun • Sebuah Peraturan Daerah (Perda) yang telah diamandemen yang mencakup tugas dan tanggung jawab PAU di dalam struktur tubuh pemda/pemkot peserta USDRP. Tugas C : Membantu dan menfasilitasi pemda/pemkot peserta USDRP, qq PAU,

yang harus diserahkan ke CPMU setiap tanggal 5 dan 20 tiap bulannya; dan, untuk 2 minggu pertama penugasan, konsultan tersebut akan menghasilkan sebuah baseline assessment report. 2. Pada saat penyelesaian tugas, Konsultan akan menyiapkan sebuah laporan akhir, yang mencakup: (a) pencapaian tugas dengan merujuk pada rencana kerja dan agenda refomasi pengadaan termutakhir; (b) pelajaran yang didapat serta cara mempercepat pelaksanaan agenda reformasi pengadaan. Konsultan harus menyerahkan semua laporan kepada CPMU sebanyak 10 rangkap. Setelah disahkan oleh Ditjen Cipta Karya, laporan tersebut akan diserahkan ke Bank Dunia Kantor Perwakilan Jakarta masing-masing satu eksemplar.

Unit ini tidak akan memiliki fungsi pengadaan/pengikatan kontrak kecuali untuk kebutuhannya sendiri. Unit tersebut dapat memberikan masukan teknis/profesional mengenai masalah pengadaan umum yang merujuk padanya, namun unit tersebut tidak boleh terlibat atau memberikan pendapat mengenai evaluasi pengadaan khusus atau pemberian kontrak, sehingga tetap menjaga fungsi sejatinya selaku unit kebijakan, bantuan teknis, pelatihan, dan pengawasan. 2 Adalah wajib untuk mengikuti peraturan pangadaan nasional, sehingga, pemerintah daerah tidak diperkenankan untuk membuat sendiri peraturan dan pengatuan pengadaannya, kecuali untuk klarifikasi praktik pengadaan tertentu.

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan

Pelaporan

dalam mereformasi peraturan daerah yang terkait dengan pengadaan dan praktik pengadaan publik Konsultan akan membantu PAU dalam memastikan bahwa tidak ada peraturan daerah yang bertentangan dengan peraturan pemerintah pusat dalam hal pengadaan publik. Hal ini akan melingkupi tinjauan atau review dari peraturan pemda/pemkot peserta USDRP yang ada mengenai pengadaan dan peraturanperaturan lain yang dapat mempengaruhi pengadaan, misalnya: peraturan daerah yang mungkin terkait dengan peningkatan/pengurangan intensitas persaingan, perda yang mungkin menerapkan bebanbeban keuangan tertentu (pajak, ongkos, pungutan, retribusi, dsb.) terhadap peserta tender tertentu. Konsultan akan membantu PAU dalam mereformasi praktik-praktik pengadaan publik, sebagai bagian dari rencana tindak reformasi pengadaan, termasuk hal-hal berikut ini: • Mengadopsi dokumen lelang standar untuk pemda/pemkot peserta USDRP oleh pemda/pemkot peserta USDRP yang akan mengeluarkan sebuah SK Walikota/Bupati mengenai sistem dan prosedur untuk pelaksanaan Keppres 80/2003. SK tersebut setidaknya akan mencakup hal-hal berikut ini: o Sebuah dokumen lelang standar. Konsultan akan bekerjasama dengan PAU untuk mereview beragam dokumen lelang standard yang digunakan oleh semua SKPD, dan berdasarkan hal ini, menyiapkan sebuah dokumen lelang yang sesuai dengan Keppres 80/2003. o pengadopsian dokumen lelang standar3 untuk kontrak pengadaan pemda/pemkot peserta USDRP, terlepas dari sumber dari pendanaan yang digunakan. o penciptaan mekanisme yang jelas dan kuat untuk mencatat dan menangani keluhan pengadaan. o penegakan dan pengungkapan secara publik sanksi-sanksi yang terkait dengan defisiensi pengadaan. • Membantu pemda/pemkot peserta USDRP dalam mengeluarkan sebuah SK Walikota/Bupati untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan Keppres 80/2003 dalam praktik-praktik pengadaan di lingkungan pemda, terutama inisiatif baru yang dikenalkan dalam Keppres 80/2003, pada areal berikut ini: o Penghapusan sistem pra-kualifikasi untuk kontrak-kontrak kecil (
Dengan ketiadaan dokumen lelang standar yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat, maka akan ada dokumen lelang standar yang akan dikembangkan dan berlaku bagi semua pemda/pemkot.

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan

o o

o

Pelaporan

nilai kontrak dengan sistem pengadaan yang kompetitif Pengungkapan publik mengenai hasil evaluasi lelang, nama pemenang tender, dan cakupan/nilai kontrak. Penghapusan pembatasan dalam tender hanya bagi peserta tender yang terdaftar dalam masing-masing wilayah kabupaten, dan pembukaan persaingan bagi peserta tender yang memenuhi syarat. Memastikan bahwa hanya karyawan yang terlatih4 baik saja yang terlibat di dalam keputusan/tindakan/pengawaan pengadaan, termasuk Pimpro, anggota Panitia Lelang, dan juga staf Bawasda yang terlibat dalam audit pengadaan.

•

Membantu pemda/pemkot peserta USDRP dalam melibatkan “Wakil Pengamat Masyarakat” (WPM) dalam proses tender Tugas D : Membantu dan memfasilitasi pemda/pemkot peserta USDRP, qq PAU, dalam meningkatkan sistem informasi pengadaan Tugas ini mencakup membantu PAU dalam mempublikasikan Buletin/Situs Pengadaan Triwulanan yang akan memberikan informasi berikut: o pengungkapan publik mengenai kontrak yang diberikan (termasuk nama kontraktor/pemasok, uraian ringkas jasa yang akan diberikan, dan nilai kontrak); o rencana pengadaan unit-unit kerja pemda/pemkot peserta USDRP; o kinerja SKPD dalam pengadaan (paling efisien dengan kualitas kerja yang baik) o kinerja kontraktor (paling efisien, penyelesaian tepat waktu dan kualitas kerja yang baik) o pangkalan data harga unit untuk kuntrak-kontrak utama pengadaan barang, pekerjaan, dan konsultan o daftar lamanya waktu proses evaluasi tender untuk masin-masing paket kontrak untuk tahun anggaran tertentu dibandingkan dengan periode masa berlaku tender; o daftar kontrak; o laporan kemajuan proyek untuk semua proyek empat SKPD utama (proses dan pelaksanaan pengadaan); dan o daftar status keluhan dan sanksi yang dikenakan o mempublikasikan hasil-hasil evaluasi (dan rekomendasi) melalui situs dan bulletin pemda dengan mendistribusikannya ke para rekanan. Perlu pula digarisbawahi bahwa edisi triwulan 4

Apabila ada sistem sertifikasi nasional, maka staf yang telah tesertifikasi dapat diberdayakan untuk memenuhi ketentuan ini.

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan pertama akan menginformasikan hal-hal berikut ini: o harga unit yang termonitor serta kecenderungannya untuk komponenkomponen utama kontrak pekerjaan konstruksi, dan juga harga untuk barang-barang dengan kategori utama; o daftar kontrak yang telah rampung untuk tahun anggaran tertentu bersamaan dengan kualitas dari barang/jasa/pekerjaan yang diberikan; dan o pengungkapan publik mengenai survei tahunan atas pengalaman para peserta tender pengadaan pemda/pemkot peserta USDRP, dan juga pandangan dan persepsi masyarakat mengenai praktik pengadaan pemda/pemkot peserta USDRP. TUGAS E: MEMBANTU DAN MEMFASILITASI PAU UNTUK MENINGKATKAN SISTEM PENGENDALIAN, AUDIT, UMPAN BALIK PADA TINGKAT KABUPATEN Dengan tugas ini, Konsultan diharapkan dapat membantu PAU untuk mengeluarkan dan mengembangkan hal-hal berikut: 1. Sebuah survei tahunan atas pengalaman para peserta tender pengadaan pemda/pemkot peserta USDRP, dan juga pandangan dan persepsi masyarakat mengenai praktik pengadaan pemda/pemkot peserta USDRP. Survei ini akan dijadikan praktik reguler sebagai bagian dari mendapatkan umpan balik untuk praktik-praktik pengadaan publik. Hasil survei akan diumumkan ke publik dan akan dijadikan dasar bagi setiap sanksi yang akan diberlakukan. 2. Sebuah audit sistem pengadaan yang akan dilaksanakan 3. Database harga unit yang dikontrakkan setidaknya tiga tahun terakhir, yang akan dimutakhirkan setiap tahun, untuk paketpaket kontrak utama barang, dan pekerjaan konstruksi. 4. Sebuah sistem penanganan keluhan, termasuk: (a) inventarisasi keluhan; (b) tindak lanjut keluhan; (c) standar layanan penanganan keluhan; (d) insentif dan disinsentif atas penanganan keluhan; (e) diseminasi penanganan keluhan. Diharapkan bahwa penanganan keluhan untuk masalah pengadaan akan diakomodir di dalam keseluruhan sistem penanganan keluhan pemda—sesuai dengan PP 41/2007 TUGAS F : MENINGKATKAN KAPASITAS PENGELOLAAN PENGADAAN Tugas ini mencakup pemastian bahwa petugas yang terlibat dalam pengambilan keputusan/review/audit pengadaan telah terlatih dengan baik. Oleh karena itu, diharapkan bahwa Konsultan yang membantu PAU dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pada masing-masing pemda/pemkot peserta USDRP, dan mengajukan mereka untuk berpartisipasi dalam setiap

Pelaporan

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan pelatiahan yang berkualitas profesionalisme mereka.

3

Reformasi GCB

demi

Pelaporan meningkatkan

Tugas A. Melaksanakan studi mengenai program dan aset yang dapat memberikan pendapatan bagi pemda baik itu yang telah ada maupun yang potensial, serta membantu pemerintah dalam menganalisa apakah aset-aset tersebut telah digunakan secara optimal dan dikelola secara profesional Output-output Konsultan: Studi mengenai Pengelolaan program/aset yang dapat memberikan pendapatan bagi pemda. Studi tersebut harus memetakan aset/program yang ada bersamaan dengan riwayat dan potensi pendapatan, biaya, dan kontribusi mereka bagi Pendapatan Pemda. Studi tersebut harus merekomendasikan cara pengelolaan aset/program tersebut secara optimal. Tugas B. Membantu Pemda untuk mengembangkan program dan rencana tindak peningkatan pendapatan Konsultan harus membantu dan memastikan bahwa pemda mengeluarkan Rencana Aksi optimalisasi pendapatan melalui pengelolaan aset yang lebih baik. Program ini harus mencakup rencana pelaksanaan, manfaat ekonomi/non-ekonomi yang akan diperoleh, perkiraan biaya, dan kerangka waktu. Metode untuk meningkatkan pendapatan dan efisiensi biaya operasional menjadi target khusus program tersebut. Output-output Pemda: a. Program Aksi yang dikeluarkan oleh Pemda yang dibantu oleh Konsultan dengan langkahlangkah yang jelas, tahapan pencapaian, dan kerangka waktu untuk mengoptimalkan aset/program. Program Aksi tersebut harus cukup terinci untuk dapat dilaksanakan dalam Tugas C. b. Program Aksi Prioritas, yang dikeluarkan oleh Pemda dengan dibantu oleh Konsultan, dalam bentuk Pilot Project dalam satu atau dua tahun pertama c. Peraturan Daerah atau SK yang dikeluarkan oleh Pemda/DPRD untuk melaksanakan Program Aksi Tugas C. Membantu Pemda melaksanakan proyek perintis program dan rencana aksi yang dikembangkan dalam Tugas B Konsultan akan membantu dan memastikan bahwa pemda melaksanakan satu atau dua proyek perintis untuk mengoptimalisasi pendapatan. Program peningkatan pendapatan perintis dapat berupa program/kegiatan yang sederhana, misalnya, pengelolaan pendapatan parkir atau pengelolaan retribusi bahan tambang “galian C”. Output-output Konsultan: Laporan Pasca Pelaksanaan yang membandingan kemajuan actual dari Pilot Project dengan Program Aksi. Tugas D. Mereview praktik-praktik dan kinerja pengelolaan aset yang telah ada dan serupa Didanai oleh USDRP, Pemda merehabilitasi dan memperbaiki pasar lamanya

Selain laporan teknis, konsultan diharapkan memberikan laporanlaporan berikut: 1. Laporan Pendahuluan, yang akan menjelaskan rencana dan jadual kerja konsultan. Draft laporan awal tersebut harus diserahkan paling lambat satu bulan setelah konsultan tersebut mulai bertugas. Laporan tersebut harus diserahkan ke PMU untuk kemudian diserahkan ke Bappeda dan CPMU. Komentar yang diterima dalam waktu 20 hari kerja harus disertakan di dalam laporan pendahuluan tersebut. Apabila setelah 20 hari tidak ada komentar yang diterima, maka rancangan laporan tersebut dianggap diterima oleh Bappeda, PMU dan CPMU. 2. Laporan Kemajuan Bulanan: Konsultan harus melaporkan kemajuan pekerjaan dibandingkan dengan rencana kerja sebagaimana dijelaskan di dalam Laporan Pendahuluan. Laporan tersebut juga harus menjelaskan permasalahan yang dihadapi, bila ada, serta bagaimana cara mengatasi masalah tersebut. Masalah penting yang mungkin berdampak besar terhadap pekerjaan mereka harus segera

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan

Pelaporan

Praktik-praktik pengelolaan aset prarehabilitas dan hasilnya dalam hal kinerja aset dan kesehatan keuangan harus dipelajari dan perlajaran yang dapat dipetik harus didokumentasikan untuk dijadikan pelajaran berharga dalam mengelola aset yang telah direhabilitasi/diperbaiki. Konsultan harus mereview dan menganalisa praktik dan kinerja dari pengelolaan aset yang telah ada dan serupa. Rancangan struktur organisasi, pengelolaan sumber daya manusia, insentif dan disinsentif, pengelolaan keuangan, dan profitabilitas keuangan yang ada sekarang harus dijelaskan dan dianalisa secara mendalam guna mendapatkan pelajaran yang berharga dalam mengelola aset yang didanai oleh USDRP. Konsultan harus memberikan rekomendasi yang relevan dan berguna dalam mengelola aset yang didanai oleh USDRP. Output-output Konsultan: Sebuah laporan (jatuh tempo pada bulan ke dua) yang menjelaskan secara rinci pengelolaan aset yang didanai oleh USDRP sebelum rehabilitasi/peningkatan atau pengelolaan dari aset serupa yang ada. Laporan tersebut harus memberikan rekomendasi yang relefan dan berguna dalam mengelola aset yang didanai oleh USDRP. . Tugas E. Membantu pemda/pemkot peserta USDRP untuk menentukan skema terbaik pengelolaan aset USDRP Konsultan harus memastikan dan membantu Bupati/ Walikota memilih skema pengelolaan aset yang terbaik dari lima alternatif yang ada dalam Panduan Pengelolaan Proyek USDRP (PMM). Output-output Pemda: a. Keputusan Bupati/Walikota mengenai skema pengelolaan aset terpilih. (paling lambat dua bulan setelah pemilihan) b. Penetapan peraturan dan perundangundangan daerah oleh Kepala pemda/pemkot peserta USDRP atau DPRD untuk melaksanakan skema tersebut, bila mana dianggap perlu (jatuh tempo pada bulan ke enam) Task F. Membantu pemda/pemkot peserta USDRP membentuk skema yang dipilih sebelumnya pada Tugas B Ketika Tugas E berhasil dirampungkan, Konsultan harus memastikan bahwa pemda/pemkot peserta USDRP membentuk kelembagaannya Output-output Pemda: a. Pembentukan dan berfungsinya lembaga terpilih untuk mengelola aset yang didanai dari USDRP b. Dikeluarkannya laporan tahunan 2008 dari lembaga tersebut yang berisi (1) laporan keuangan 2008 yang diaudit, dan (2) laporan manajemen mengenai pelaksanaan aktual dari struktur organisasi yang direncanakan dan dilaksanakan, prosedur dan struktur tata pemerintahan, pengelolaan sumber daya manusia, sistem manajemen dan akuntansi beserta segala kegiatannya. Tugas G. Membantu pemda/pemkot peserta USDRP dalam merancang dan melaksanakan

dilaporkan ke PMU dan CPMU. Laporan tersebut diserahkan paling lambat pertengahan bulan berikutnya. 3. Laporan Akhir: Sebelum berakhirnya masa penugasan, Konsultan harus membuat laporan akhir yang menjelaskan kemajuan dari pekerjaannya dibandingkan dengan rencana kerja dan jadual yang telah dibuat sebelumnya. Laporan tersebut juga harus memuat rekomendasi dari langkah-langkah selanjutnya yang harus diambil oleh Pemda dalam rangka optimalisasi program/aset yang dapat mendatangkan pendapatan bagi pemda tersebut. Draft laporan akhir harus diserahkan kepada PMU dan CPMU paling lambat satu bulan sebalum berakhirnya masa penugasan konsultan untuk mendapatkan masukan-masukan. Masukan atau rekomendasi tersebut harus dimasukkan ke dalam Laporan Akhir dengan jatuh tempo pada akhir masa penugasan konsultan. Laporan tersebut akan digunakan sebagai dokumen pendukung untuk pemrosesan pembayaran bulanan.

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan

Pelaporan

operasional, akuntani, serta sistem dan prosedur kendali internal yang baik Konsultan harus memastikan dan membantu pemda/pemkot peserta USDRP merancang operasional, akuntani, serta sistem dan prosedur kendali internal yang baik. Apabila diperlukan dalam melaksanakan rancangan tersebut, maka harus disediakan pengadaan sistem computer oleh dan untuk pemda/pemkot peserta USDRP melalui APBD. Output-output Konsultan:

•

Rancangan sistem informasi akuntansi/manajemen manual maupun berbasis komputer pada unit penglola aset USDRP. Konsultan dapat merekrut beberapa analis/programer sistem setempat untuk merancang perangkat lunak akuntansi atau menyarankan sebuah paket akuntansi siap pakai yang dijual bebas yang sesuai untuk melaksanakan sistem tersebut. Analis sistem local, programer atau perangkat lunak akuntani, dan sistem perangkat keras/jaringan komputer harus disediakan untuk pemda/pemkot peserta USDRP.

•

Melaporkan lokakarya mengenai sistem informasi akuntansi/manajemen untuk karyawan pengelola aset. Laporan ini berisi modul-modul lolakarya, daftar peserta dan komentar serta masukan-masukan dari peserta.

•

Laporan Pasca Pelaksanaan mengenai pelaksanaan sistem informasi akuntansi dan manajemen. Laporan tersebut berisi sistem/subsistem yang telah diimplementasikan dan belum serta rekomendasi untuk perbaikan sistem di masa mendatang. Output Pemda: sistem informasi akuntansi/manajemen diimplementasikan.

yang

telah

Tugas H. Membantu merancang sistem tata pemerintahan dan prosedur untuk memastikan penyampaian jasa dan keberlanjutan keuangan yang baik dari aset USDRP segera setelah aset tersebut berada dalam tahap operasional Konsultan diharapkan dapat membantu dan memastikan bahwa pemda/pemkot peserta USDRP merancang sistem tata pemerintahan yang baik, yaitu sistem yang mengatur keseimbangan antara hak dan kewajiban dari pemilik aset USDRP (pemda), pengelola, dan pihak pemangku kepentingan lainnya guna memastikan penyampaian jasa dan keberlanjutan keuangan yang baik dari aset USDRP segera setelah aset tersebut berada dalam tahap operasional. Output Pemda: Merancang struktur tata pemerintahan sebagaimana ditetapkan dalam SK Bupati/Walikota. Rancangan tersebut mencakup struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab serta struktur insentif atau disinsentif pengelola aset guna memastikan bahwa aset tersebut dikelola secara profesional, transparan, dan akuntabel kepada semua pihak pemangku kepentingan.. Output Konsultan: Laporan Pasca Pelaksanaan mengenai pelaksanaan

N o

Konsultan Individual

Lingkup Pekerjaan prosedur dan sistem tata pemerintahan. Laporan ini berisi kinerja aktual dari sistem tata pemerintahan bila dibandingkan dengan rancangan struktur dan sistem awal, dan rekomendasi untuk perbaikan lebih lanjut dari sistem tata pemerintahan tersebut.

Pelaporan

LAMPIRAN

II

ASPEK SUBSTANSI LAPORAN KONSULTAN INDIVIDU DAN PELAPORAN

TRANSPARANSI, PARTISIPASI DAN AKUNTABILITAS (TPA) TRANSPARENCY, PARTICIPATION & ACCOUNTABILITY

JENIS LAPORAN SUBSTANTIF 1. LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE (Baseline Assessment Report), tenggat waktu 31 Oktober 2008 2. RENCANA KERJA Pendampingan Konsultan disertai dengan indikator pencapaian dan daftar output yang diharapkan (dari Konsultan dan Pemda): TAHUNAN (1 September 2008 – 31 Agustus 2009) dan TIGABULANAN (mulai September-November 2008) 3. LAPORAN HASIL PELATIHAN dan LOKAKARYA beserta lampirannya 4. LAPORAN KEMAJUAN DWI-MINGGUAN dan lampirannya (mulai 15-30 September 2008) 5. LAPORAN KEMAJUAN BULANAN (mulai 1-30 September 2008) dan TRIWULANAN (mulai September-November 2008) beserta lampirannya 6. TIME-SHEET (mulai 15-30 September 2008) disertai diskripsi prestasi kerja dan output terkait dengan kegiatan tersebut untuk periode yang dilaporkan yang disahkan oleh Kepala PMU. 7. BUKU HARIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN (mulai 15-30 September 2008) 8. LAPORAN SEWAKTU-WAKTU yang bersifat ‘sesuai kebutuhan’ (occasionally) 9. LAPORAN AKHIR (1 September 2008-Agustus 2009) I. LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE Laporan penjajakan baseline setidaknya mencakup uraian mengenai: A. Hasil kajian terhadap pencapaian terhadap agenda pembaruan di Bidang Transparansi, Partisipasi dan Akuntabilitas (TPA) dan Anti-Korupsi yang berisi: 1. Ringkasan dalam bentuk tabel mengenai pencapaian agenda pembaruan: aspek-aspek pembaruan yang sudah dan belum tercapai, jenis output terkait, serta pihak penanggungjawab dalam struktur Pemda. Tabel disesuaikan dengan format Agenda Pembaruan dengan kerangka waktu yang jelas (disertai deviasi antara rencana dan realisasi serta keterangan singkat). Format dapat dilihat pada lampiran. 2. Deskripsi mengenai kondisi saat ini untuk aspek-aspek pembaruan (disesuaikan dengan rencana tindak pembaruan TPA dan Anti-Korupsi). Deskripsi dijelaskan dengan indikator yang terukur serta periode waktu yang jelas. Konsultan akan menggunakan indikator ini sebagai acuan kemajuan pekerjaan pendampingan terhadap Pemda selama penugasannya. 3. Kajian terhadap transparansi, partisipasi dan akuntabilitas sesuai dengan aspek-aspek yang tercantum di dalam agenda pembaruan. Kajian setidaknya berfokus kepada: (i) Keberadaan dan kecukupan Peraturan Daerah yang mendukung transparansi, partisipasi masyarakat dalam perencanaan dan

penganggaran, partisipasi masyarakat dalam pemantauan kegiatan pembangunan dan pelayanan publik, dan akuntabilitas; (ii) Jenis media yang digunakan untuk penyebaran informasi dan dokumen publik, sebaran serta jenis-jenis informasi yang ditonjolkan oleh masing-masing media, lembaga yang menginisiasi dan karakteristik target publik, dokumen-dokumen yang disebarluaskan dan metode penyebarluasannya dan lainnya yang relevan; (iii) Mekanisme penanganan keluhan: landasan peraturan, keorganisasian, kecukupan anggaran, keberfungsian, mekanisme atau prosedur yang jelas, mekanisme tindak lanjut dan pemantauannya, dan lain sebagainya; (iv) Partisipasi masyarakat dalam perencanaan, penganggaran dan pemantauan untuk kegiatan-kegiatan pembangunan: landasan peraturan, mekanisme atau prosedur yang jelas dan diikuti oleh berbagai instansi dan masyarakat, pihak-pihak yang terlibat dan pada tahap yang mana, dan lainnya; (v) Peningkatan pelayanan publik: identikasi upaya Pemda untuk peningkatan pelayanan publik (misalnya unit perijinan, unit pelayanan terpadu, dan lainnya), mekanisme atau acuan untuk pelayanan (standar pelayanan minimal), keorganisasian dan kecukupan anggaran, keberfungsian, dan upaya peningkatan kapasitas; (vi) Forum berbagai pemangku kepentingan (stakeholders): keberadaan forum stakeholder di tingkat kota, jenis-jenis forum stakeholders dan bidangnya, keterlibatan (dan kepentingan) forum berbagai pemangku kepentingan dalam berbagai kegiatan pembangunan, keberfungsian, keorganisasian dan kecukupan anggaran, kemandirian, inisiatif pendirian, dan lainnya yang relevan. 4. Kajian mengenai upaya anti-korupsi yang telah dan sedang dilakukan oleh Pemda untuk aspek-aspek sebagai berikut (sesuai dengan Anti-Corruption Action Plan dalam PAD USDRP): (i) Upaya anti-korupsi yang telah dan sedang dilakukan: landasan hukum, kegiatan atau program serta hasilnya, pihak yang memberikan inisiatif, instansi (lembaga) yang melaksanakan, keorganisasian dan kecukupan anggaran, dan lainnya yang relevan; (ii) Publikasi berbagai informasi mengenai pengadaan barang dan jasa (dalam hal ini harus dikoordinasikan dengan Konsultan Pendamping mengenai Pembaruan Pengadaan); (iii) Keterlibatan masyarakat dalam pemantauan kegiatan pembangunan, termasuk pemantauan terhadap kegiatan pelelangan;

(iv) Publikasi harga satuan terkontrak untuk kegiatan pelelangan

(dalam hal ini harus dikoordinasikan dengan Konsultan Pendamping mengenai Pembaruan Pengadaan); (v) Mekanisme pengaduan atau penanganan keluhan: landasan peraturan, mekanisme pengaduan dan tindak lanjut, instansi yang bertanggung-jawab, sistem basis data penanganan keluhan, dan lainnya yang relevan; (vi) Mekanisme sanksi terhadap individu (staff pemerintah) yang melakukan KKN: landasan hukum, mekanisme penerapan sanksi dan lainnya; (vii) Komitmen anti-korupsi dalam jangka panjang antara pemerintah dan berbagai pemangku kepentingan. 5. Kesimpulan, rekomendasi dan rencana pendampingan konsultan B. Rekomendasi untuk perbaikan atau peningkatan pencapaian Agenda Pembaruan di TPA berdasarkan kajian yang dilakukan oleh Konsultan, dituangkan dalam bentuk rencana kerja yang akan/harus didiskusikan dengan Pemda.

II. RENCANA KERJA PENDAMPINGAN KONSULTAN Rencana kerja ini terdiri dari dua bagian, yaitu: (i) Rencana Kerja Tahunan, yang merupakan rencana pencapaian agenda pembaruan terkait dengan penugasan pendampingan konsultan. Rencana kerja ini menggambarkan pentahapan kegiatan dalam rangka pencapaian agenda pembaruan. Rencana kerja tahunan ini bersifat umum, tidak rinci. Rencana kerja ini sudah diverifikasi oleh PMU (yang berarti sudah disepakati bersama untuk pencapaiannya); (ii) Rencana Kerja Triwulan, mulai SeptemberNovember 2008 berupa rencana kegiatan pendampingan konsultan terhadap Pemda, bersifat rinci, dikaitkan dengan tahap-tahap dalam rencana kerja tahunan.

A. Rencana Kerja Tahunan 1. Rencana kerja ini memuat: daftar kegiatan (disesuaikan dengan agenda pembaruan), tenggat waktu pencapaian, output yang diharapkan dari Pemda, jenis laporan terkait kegiatan, penanggungjawab, dan sumberdaya yang akan dipergunakan.

2. Rencana kerja ini harus didiskusikan dan mendapatkan persetujuan Pemda. 3. Perubahan pada rencana kerja tahunan harus berdasarkan hasil supervisi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pekerjaan, yang disepakati oleh Pemda dan termuat dalam laporan tertulis yang disampaikan konsultan kepada CPMU. 4. Format rencana kerja tahunan dapat dilihat pada lampiran. B. Rencana Kerja Triwulanan 1. Rencana kerja ini memuat kegiatan rinci konsultan untuk periode penugasan tiga bulan (terkait dengan rencana kerja tahunan): daftar kegiatan, instansi pemda yang menjadi mitra dalam melaksanakan kegiatan tersebut, metode pelaksanaan kegiatan, jadwal dan tenggat waktu, jenis laporan terkait kegiatan, ouput dari kegiatan tersebut yang dihasilkan oleh Pemda dan sumberdaya yang akan digunakan. Format rencana kerja triwulanan dapat dilihat pada lampiran. 2. Rencana kerja ini harus didiskusikan dan mendapatkan persetujuan Pemda yang menjadi mitra. 3. Perubahan terhadap rencana kerja ini, baik berdasarkan konsultasi maupun hasil monitoring, harus tercatat dan dilaporkan pada laporan dwi-mingguan dan triwulanan disertai dengan dokumen pendukungnya. III. LAPORAN HASIL PELATIHAN DAN LOKAKARYA 1. Laporan terhadap berbagai hasil pelatihan dan lokakarya yang diikuti dan dilaksanakan oleh Konsultan, baik yang diselenggarakan oleh CPMU atau pihak lain, terkait dengan bidang penugasan konsultan pendamping. 2. Konsultan pendamping sudah mengikuti pelatihan pertama yang diselenggarakan di Wisma PKBI di Jakarta. Hasil pelatihan (Berita Acara Pelatihan) disampaikan kepada CPMU sebagai laporan. 3. Rekomendasi terhadap kebutuhan pelatihan untuk peningkatan kapasitas konsultan dan Pemda. 4. Dokumentasi kegiatan dan hasil pelatihan dan lokakarya: proceedings, foto, daftar peserta, materi dan lainnya yang relevan. IV. LAPORAN KEMAJUAN DWI-MINGGUAN 1. Laporan kemajuan dwi-mingguan terdiri dari dua bagian yaitu: (i) ringkasan dan (ii) deskripsi rinci mengenai kemajuan pelaksanaan kegiatan. 2. Ringkasan dibuat dalam format tabel, disesuaikan dengan rencana kerja triwulanan dengan menambahkan kolom deviasi antara rencana dan realisasi disertai dengan keterangan dan tindak lanjut.

3. Deskripsi menjelaskan mengenai proses pelaksanaan kegiatan, analisa terhadap peran Pemda, kemajuan dan hasil kegiatan, kendala yang dialami oleh Pemda dan Konsultan serta rencana (kesepakatan) untuk penyelesaian (tindak lanjut), keberhasilan dan pembelajaran yang dapat diambil, dan rekomendasi. 4. Lampiran berupa dokumen pendukung kegiatan: berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, fotofoto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan. V. LAPORAN KEMAJUAN BULANAN DAN TRIWULANAN 1. LAPORAN KEMAJUAN BULANAN mencakup:

• • •

Ringkasan mengenai pencapaian Pemda dalam agenda pembaruan Rekapitulasi terhadap laporan dwi-mingguan Deskripsi mengenai isu-isu utama, tindak lanjut dan rencana penyelesaiannya • Rekomendasi dan tindak lanjut • Lampiran berupa dokumentasi hasil pendampingan konsultan dan pencapaian Pemda: berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, foto-foto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan. 2. LAPORAN KEMAJUAN TRIWULANAN mencakup • Ringkasan (dalam bentuk tabel, sesuai dengan agenda pembaruan) mengenai pencapaian Pemda dalam agenda pembaruan • Uraian terhadap pencapaian rencana kerja triwulanan • Uraian mengenai pencapaian agenda pembaruan • Deskripsi mengenai isu-isu utama dan tindak lanjutnya (sesuai dengan isu-isu yang pernah disampaikan dalam laporan bulanan) • Deskripsi mengenai potensi permasalahan dan rekomendasi terhadap perubahan rencana kerja atau substansi pencapaian agenda pembaruan • Rekomendasi dan tindak lanjut • Lampiran berupa dokumentasi hasil pendampingan konsultan dan pencapaian Pemda: berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, foto-foto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan. VI. TIME-SHEET DAN PENCAPAIAN PRESTASI KERJA

1. Lembar ini disampaikan oleh konsultan kepada CPMU dalam format

tertentu. Lembar ini menjadi alat bagi CPMU dalam memantau kinerja konsultan. Format time-sheet dapat dilihat pada lampiran. 2. Time-sheet ini harus ditandatangani oleh PMU sebagai bentuk pertanggungjawaban PMU dalam memonitor kinerja konsultan. VII. BUKU HARIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN 1. Buku Harian Pelaksanaan Pekerjaan merupakan bentuk pencatatan terhadap segala kegiatan konsultan pendamping selama penugasannya yang disertai dengan berbagai dokumentasi pendukungnya. Buku ini mencatat jenis kegiatan dan waktunya, pihakpihak yang ditemui, aspek-aspek yang dibicarakan serta hasilnya, permasalahan yang ditemui dan aspek-aspek lainnya yang relevan. Berbagai dokumentasi terkait dengan kegiatan tersebut dilampirkan bersama dengan buku harian tersebut. 2. Buku harian ini disampaikan bersamaan dengan laporan dwimingguan. 3. Metode penulisan buku harian diserahkan kepada masing-masing Konsultan Pendamping (misalnya: diketik untuk kemudian dijilid, ditulis tangan dalam buku tulis, dan lain sebagainya). VIII. LAPORAN SEWAKTU-WAKTU (OCCASIONALLY) 1. Laporan sewaktu-waktu (occasional) merupakan jenis laporan yang

bersifat insidental berdasarkan kegiatan tertentu atau permintaan dari CPMU. 2. Laporan bersifat ringkas (kurang dari 5 halaman) dan langsung difokuskan kepada isu atau aspek yang perhatian pada saat itu. IX. LAPORAN AKHIR 1. Laporan tahunan merupakan laporan menyeluruh mengenai hasil pendampingan Konsultan kepada Pemda selama satu tahun penugasan. 2. Laporan tahunan setidaknya melingkupi: pencapaian agenda pembaruan oleh Pemda, pencapaian rencana kerja dan deviasinya, gap antara kondisi awal (pada saat baseline) dengan kondisi saat ini, permasalahan selama satu tahun penugasan dan penyelesaiannya, faktor-faktor yang mendukung keberhasilan dan ketidakberhasilan, pembelajaran (lesson learned), serta rekomendasi untuk tindak lanjut pelaksanaan pendampingan dan pembaruan. 3. Draft laporan akhir disampaikan pada minggu ke-3 akhir penugasan serta dipresentasikan kepada Pemda, CPMU, EA dan Bank Dunia untuk

mendapatkan masukan. Laporan akhir Final disampaikan pada minggu ke-2 Bulan September 2009 kepada CPMU.

FORMAT LAPORAN BASELINE

TABEL BASELINE PEMBARUAN TRANSPARANSI, PARTISIPASI, AKUNTABILITAS(TPA) KABUPATEN/KOTA: ________________________, STATUS TANGGAL: (Untuk hal-hal yang bersifat spesifik, disesuaikan dengan rencana tindak pembaruan bidang TPA daerah masing-masing kabupaten/kota)

NO. A.

INDIKATOR

KONDISI SAAT INI

KONDISI PADA AKHIR PROYEK

KETERANGAN

PENYEBARAN DOKUMEN DAN INFORMASI PUBLIK

1. Jenis Media yang diproduksi atau digunakan oleh Pemda untuk mempromosikan dokumen dan informasi publik (buletin, brosur, koran, radio interaktif, website & televisi lokal) 2. Pengembangan Sistem Informasi Terpadu 3. Penggunaan media dalam memonitor kegiatan-kegiatan pembangunan B.

BANTUAN DAN PENDAMPINGAN KEPADA PEMDA UNTUK MENGEMBANGKAN MEKANISME PENANGANAN KELUHAN

1. SK atau Peraturan Bupati mengenai mekanisme penanganan keluhan 2. Petunjuk teknis/SOP mengenai mekanisme penanganan keluhan 3. Penggunaan berbagai media untuk penanganan keluhan Utilization of various medias for complaint handlings (buletin, brosur, koran, radio interaktif, website & televisi lokal) C.

KONSULTASI DAN PARTISIPASI PUBLIK DALAM PENYUSUNAN PERATURAN DAERAH DAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN

1. SK/Peraturan Daerah mengenai partisipasi masyarakat dalam perencanaan pembangunan

2. Petunjuk teknis/SOP mengenai mekanisme partisipasi masyarakat dalam perencanaan pembangunan 3. Konsultasi publik mengenai pembangunan dengan masyarakat D.

PENDAMPINGAN KEPADA PEMDA MENGENAI PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK TERUTAMA DALAM PENINGKATAN KINERJA UNIT PELAYANAN TERPADU (OSS)

1. SK atau Peraturan Daerah mengenai Pelayanan Publik 2. SOP atau mekanisme mengenai pelayanan publik (Standar Pelayanan Minimal/SPM) 3. Pengembangan Unit Pelayanan Terpadu 4. Pelatihan untuk Peningkatan kapasitas E.

PENGUATAN PERAN FORUM BERBAGAI PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS FORUM) Keberfungsian forum dalam berbagai kegiatan terkait pembangunan atau isu perkotaan

NO. F.

INDIKATOR

KONDISI SAAT INI

KONDISI PADA AKHIR PROYEK

PENYUSUNAN PERATURAN DAERAH MENGENAI PARTISIPASI DAN PERATURAN DAERAH MENGENAI TRANSPARANSI 1. Peraturan Daerah mengenai Partisipasi dan Peraturan Daerah mengenai Transparansi 2. Petunjuk Teknis mengenai mekanisme partisipasi dan transparansi

KETERANGAN

GARIS BESAR LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE KABUPATEN/KOTA: (Baseline Assessment Report, untuk bagian Deskripsi, main text tidak boleh lebih dari 10 halaman) 1. Status Pencapaian Agenda Pembaruan bidang TPA (status per 1

Oktober 2008) Diuraikan berdasarkan aspek-aspek dalam Pembaruan bidang TPA. Deskripsi memuat indikator proses dan output dengan cakupan: (i) proses/kegiatan yang telah/sedang dilakukan oleh Pemda serta metodenya untuk mendukung pencapaian suatu aspek pembaruan; (ii) stakeholder yang terlibat dan dinilai sesuai tingkat kepentingan dan keefektifannya serta aktor yang memimpin aspek pembaruan tersebut (focal point); (iii) sumber-daya yang digunakan (anggaran, pelatihan untuk peningkatan kapasitas, dan lainnya) serta sumbernya; (iv) periode waktu yang dapat menggambarkan perubahan perilaku (mengetahuimemahami-melakukan); (v) kendala dan hambatan serta tindak lanjut penyelesaiannya; (vi) pelajaran yang bisa diambil dari proses tersebut 2. Kajian terhadap Transparansi, Partisipasi dan Akuntabilitas 3. Kajian mengenai Anti-Korupsi 4. Kesimpulan, Rekomendasi dan Rencana pendampingan konsultan

FORMAT RENCANA KERJA

RENCANA KERJA TAHUNAN KONSULTAN PENDAMPING PERIODE: SEPTEMBER 2008- AGUSTUS 2009 NO.

KEGIATAN KONSULTAN PENDAMPING

A.

PENYEBARAN DOKUMEN DAN INFORMASI PUBLIK

B.

BANTUAN DAN PENDAMPINGAN KEPADA PEMDA UNTUK MENGEMBANGKAN MEKANISME PENANGANAN KELUHAN

C.

KONSULTASI DAN PARTISIPASI PUBLIK DALAM PENYUSUNAN PERATURAN DAERAH DAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN

D.

PENDAMPINGAN KEPADA PEMDA MENGENAI PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK TERUTAMA DALAM PENINGKATAN KINERJA UNIT PELAYANAN TERPADU (OSS)

E.

PENGUATAN PERAN FORUM BERBAGAI PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS FORUM)

F.

PENYUSUNAN PERATURAN DAERAH MENGENAI PARTISIPASI DAN PERATURAN DAERAH MENGENAI TRANSPARANSI

Disampaikan oleh:

METODE KERJA

PEMDA MITRA

INPUT PEMDA

Diketahui dan Disetujui oleh:

OUTPUT KONSULTAN

JADWAL PEMDA

Tanggal:

B1

B2

KETERANGAN B…

(Nama Lengkap Konsultan)

(Kepala PMU)

FORMAT RENCANA KERJA

RENCANA KERJA TRIWULANAN KONSULTAN PENDAMPING PERIODE: _______________________________________

NO.

KEGIATAN KONSULTAN PENDAMPING (Hanya mencantumkan kegiatan rinci yang terkait dengan kegiatan dalam rencana kerja tahunan yang akan diselesaikan dalam tiga bulan pertama)

A.

PENYEBARAN DOKUMEN DAN INFORMASI PUBLIK

B.

BANTUAN DAN PENDAMPINGAN KEPADA PEMDA UNTUK MENGEMBANGKAN MEKANISME PENANGANAN KELUHAN

C.

KONSULTASI DAN PARTISIPASI PUBLIK DALAM PENYUSUNAN PERATURAN DAERAH DAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN

D.

PENDAMPINGAN KEPADA PEMDA MENGENAI PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK TERUTAMA DALAM PENINGKATAN KINERJA UNIT PELAYANAN TERPADU (OSS)

E.

PENGUATAN PERAN FORUM BERBAGAI PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS FORUM)

F.

PENYUSUNAN PERATURAN DAERAH MENGENAI PARTISIPASI DAN PERATURAN DAERAH MENGENAI TRANSPARANSI

Disampaikan oleh:

METODE KERJA

PEMDA MITRA

INPUT PEMDA

Diketahui dan Disetujui oleh:

INDIKATOR PROSES

OUTPUT KONSULTAN

Tanggal:

JADWAL PEMDA

M1

M2

KETERANGAN M…

(Nama Lengkap Konsultan)

(Kepala PMU)

FORMAT LAPORAN DWI-MINGGUAN

LAPORAN DWI-MINGGUAN NAMA KONSULTAN

: _______________________________

WILAYAH KERJA

: _______________________________

PERIODE PELAPORAN : _______________________________

I. RINGKASAN NO.

KEGIATAN KONSULTAN

INDIKATOR PROSES RENCANA

A.

PUBLIC DOCUMENTS AND INFORMATION DISSEMINATION

B.

ASSIST AND FACILITATE ULG TO DEVELOP A GRIEVANCE/ COMPLAINTS HANDLING MECHANISM

C.

PUBLIC CONSULTATION IN PREPARATION OF LOCAL REGULATION AND DEVELOPMENT PLANNING

D.

FACILITATE ULG ON IMPROVEMENT IN PUBLIC SERVICES ESPECIALLY IN IMPROVEMENT OF OSS PERFORMANCE

E.

STRENGTHENING THE ROLE OF STAKEHOLDERS FORUM

F.

DEVELOPING PERDA ON TRANSPARENCY AND PARTICIPATION

PENCAPAIAN

TARGET OUTPUT KONSULTAN

PEMDA

REALISASI PENCAPAIAN OUTPUT KONSULTAN

PEMDA

KETERANGAN

NO.

KEGIATAN KONSULTAN

INDIKATOR PROSES RENCANA

PENCAPAIAN

TARGET OUTPUT KONSULTAN

PEMDA

REALISASI PENCAPAIAN OUTPUT KONSULTAN

PEMDA

KETERANGAN

II. DESKRIPSI (main text tidak boleh lebih dari 5 halaman) 1. Proses pelaksanaan kegiatan dan hasilnya (menjelaskan mengenai proses

2. 3. 4. 5. 6. 7.

pendampingan yang dilakukan oleh konsultan pendamping terkait dengan pelaksanaan rencana kerja triwulan dan kegiatan yang dilakukan oleh Pemda, ‘pembagian tugas’ yang jelas) Analisa terhadap peran Pemda dan Stakeholders lainnya Pencapaian target (input dan output) serta indikator proses (pelaksanaan kegiatan) Kendala dan tindak lanjut yang telah dilakukan untuk mengatasi kendala yang muncul Keberhasilan (prestasi) dan pembelajaran Masukan dan Rekomendasi, yang mungkin dapat berpengaruh terhadap rencana kerja konsultan Lampiran (berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, foto-foto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan)

FORMAT TIMESHEET

LEMBAR WAKTU KERJA DAN PRESTASI

NAMA KONSULTAN

: ____________________________________________

WILAYAH KERJA

: ____________________________________________

PERIODE PELAPORAN : ____________________________________________

NO.

DAFTAR KEGIATAN KONSULTAN

ALOKASI WAKTU

KETERANGAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Deskripsi mengenai Prestasi Kerja (Hal-hal yang dirasakan sebagai prestasi kerja bagi konsultan pendamping dalam periode yang dilaporan)

Disampaikan oleh, tanggal:

Diketahui dan Disetujui oleh, tanggal:

(Nama Konsultan)

(Kepala PMU)

KETERANGAN:

•

Alokasi waktu diisi dalam bentuk prosentase didasarkan pada hari, misal: 50 % ditulis menjadi 0.5. Diukur menurut periode waktu pelaporan. Contoh: dalam 10 hari kerja, waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan administrasi adalah 1 hari penuh efektif, maka ditulis 0.1.

PEMBARUAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH (PPKD) FINANCIAL MANAGEMENT REFORM

JENIS LAPORAN SUBSTANTIF 1. LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE (Baseline Assessment Report), tenggat 2.

3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

waktu 31 Oktober 2008 RENCANA KERJA Pendampingan Konsultan disertai dengan indikator pencapaian dan daftar output yang diharapkan (dari Konsultan dan Pemda): TAHUNAN (1 September 2008 – 31 Agustus 2009) dan TIGABULANAN (mulai September-November 2008) LAPORAN HASIL PELATIHAN dan LOKAKARYA beserta lampirannya LAPORAN KEMAJUAN DWI-MINGGUAN dan lampirannya (mulai 15-30 September 2008) LAPORAN KEMAJUAN BULANAN (mulai 1-30 September 2008) dan TRIWULANAN (mulai September-November 2008) beserta lampirannya TIME-SHEET (mulai 15-30 September 2008) disertai diskripsi prestasi kerja dan output terkait dengan kegiatan tersebut untuk periode yang dilaporkan yang disahkan oleh Kepala PMU. BUKU HARIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN (mulai 15-30 September 2008) LAPORAN SEWAKTU-WAKTU yang bersifat ‘sesuai kebutuhan’ (occasionally) LAPORAN AKHIR (1 September 2008-Agustus 2009)

I. LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE mencakup: A. Kajian terhadap pencapaian terhadap agenda pembaruan di Bidang Pengelolaan Keuangan Daerah berisi: 1. Ringkasan dalam bentuk tabel mengenai pencapaian agenda pembaruan: aspek-aspek pembaruan yang sudah dan belum tercapai, jenis output terkait, serta pihak penanggungjawab dalam struktur Pemda. Tabel disesuaikan dengan format Agenda Pembaruan dengan kerangka waktu yang jelas (disertai deviasi antara rencana dan realisasi serta keterangan singkat). Format dapat dilihat pada lampiran. 2. Deskripsi mengenai kondisi saat ini untuk aspek-aspek pembaruan

(disesuaikan dengan rencana tindak pembaruan pengelolaan keuangan daerah). Deskripsi dijelaskan dengan indikator yang terukur serta periode waktu yang jelas. Konsultan akan menggunakan indikator ini sebagai acuan kemajuan pekerjaan pendampingan terhadap Pemda selama penugasannya. 3. Kajian mengenai kerangka peraturan perundangan dan pelaksanaannya di daerah dan nasional: (i) Kesesuaian (compliance) antara Perda (Draft Perda) mengenai Prinsip-prinsip Pengelolaan Keuangan Daerah dan Peraturan Kepala Daerah (Draft Peraturan) mengenai Sistem dan Prosedur Penyusunan dan Pelaksanaan APBD dengan Permendagri 59/2007

(dan peraturan perundangan lainnya yang terkait). Sebagai acuan, pada lampiran dijelaskan secara ringkas mengenai aspek-aspek yang harus ada di dalam Peraturan Kepala Daerah mengenai SisDur. (ii) Kajian terhadap pelaksanaan Perda, dikaitkan dengan aspek pembaruan pengelolaan keuangan daerah: pemenuhan unsur kelembagaan (organisasi), kecukupan aspek operasionalisasi, potensi sumber daya dan hambatan dalam penerapan Perda dan Peraturan Kepala Daerah, serta rekomendasi. Pada penugasan bulan pertama, kajian difokuskan kepada instansi pengelolaan dan pengawasan pengelolaan keuangan daerah (BPKD/Dinas Pengelolaan Keuangan dan Bawasda/Inspektorat) (iii) Kajian dan rekomendasi terhadap isu-isu yang bersifat crosscutting, misalnya: publikasi laporan keuangan (transparansi) B. Rekomendasi untuk perbaikan atau peningkatan pencapaian Agenda Pembaruan di Bidang Pengelolaan Keuangan daerah berdasarkan kajian yang dilakukan oleh Konsultan, dituangkan dalam bentuk rencana kerja yang akan/harus didiskusikan dengan Pemda.

II. RENCANA KERJA PENDAMPINGAN KONSULTAN Rencana kerja ini terdiri dari dua bagian, yaitu: (i) Rencana Kerja Tahunan, yang merupakan rencana pencapaian agenda pembaruan terkait dengan penugasan pendampingan konsultan. Rencana kerja ini menggambarkan pentahapan kegiatan dalam rangka pencapaian agenda pembaruan. Rencana kerja bersifat umum, tidak rinci. Rencana kerja ini sudah diverifikasi oleh PMU (yang berarti sudah disepakati bersama untuk pencapaiannya); (ii) Rencana Kerja Triwulan, mulai September-November 2008 berupa rencana kegiatan pendampingan konsultan terhadap Pemda, bersifat rinci, dikaitkan dengan tahap-tahap dalam rencana kerja tahunan. A. Rencana Kerja Tahunan 1. Rencana kerja ini memuat: daftar kegiatan (disesuaikan dengan agenda pembaruan), tenggat waktu pencapaian, output yang diharapkan dari Pemda, jenis laporan terkait kegiatan, penanggungjawab, dan sumberdaya yang akan dipergunakan. Format rencana kerja tahunan dapat dilihat pada lampiran. 2. Rencana kerja ini harus didiskusikan dan mendapatkan persetujuan Pemda. 3. Perubahan pada rencana kerja tahunan harus berdasarkan hasil supervisi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pekerjaan, yang disepakati oleh Pemda dan termuat dalam laporan tertulis yang disampaikan konsultan kepada CPMU.

B. Rencana Kerja Triwulanan 1. Rencana kerja ini memuat kegiatan rinci konsultan untuk periode penugasan tiga bulan (terkait dengan rencana kerja tahunan): daftar kegiatan, instansi pemda yang menjadi mitra dalam melaksanakan kegiatan tersebut, metode pelaksanaan kegiatan, jadwal dan tenggat waktu, jenis laporan terkait kegiatan, ouput dari kegiatan tersebut yang dihasilkan oleh Pemda dan sumberdaya yang akan digunakan. Format rencana kerja triwulanan dapat dilihat pada lampiran. 2. Rencana kerja ini harus didiskusikan dan mendapatkan persetujuan Pemda yang menjadi mitra. 3. Perubahan terhadap rencana kerja ini, baik berdasarkan konsultasi maupun hasil monitoring, harus tercatat dan dilaporkan pada laporan dwi-mingguan dan triwulanan disertai dengan dokumen pendukungnya. III. LAPORAN HASIL PELATIHAN DAN LOKAKARYA 1. Laporan terhadap berbagai hasil pelatihan dan lokakarya yang diikuti dan diselenggarakan oleh Konsultan, baik yang diselenggarakan oleh CPMU atau pihak lain, terkait dengan bidang penugasan konsultan pendamping. 2. Konsultan pendamping sudah mengikuti pelatihan pertama yang diselenggarakan di Wisma PKBI di Jakarta. Hasil pelatihan (Berita Acara Pelatihan) disampaikan kepada CPMU sebagai laporan. 3. Rekomendasi terhadap kebutuhan pelatihan untuk peningkatan kapasitas konsultan dan Pemda. 4. Dokumentasi kegiatan dan hasil pelatihan dan lokakarya: proceedings, foto, daftar peserta, materi dan lainnya yang relevan. IV. LAPORAN KEMAJUAN DWI-MINGGUAN 1. Laporan kemajuan dwi-mingguan terdiri dari dua bagian yaitu: (i) ringkasan dan (ii) deskripsi rinci mengenai kemajuan pelaksanaan kegiatan. 2. Ringkasan dibuat dalam format tabel, disesuaikan dengan rencana kerja triwulanan dengan menambahkan kolom deviasi antara rencana dan realisasi disertai dengan keterangan dan tindak lanjut. 3. Deskripsi menjelaskan mengenai proses pelaksanaan kegiatan, analisa terhadap peran Pemda, kemajuan dan hasil kegiatan, kendala yang dialami oleh Pemda dan Konsultan serta rencana (kesepakatan) untuk penyelesaian (tindak lanjut), keberhasilan dan pelajaran yang dapat diambil, dan rekomendasi. 4. Lampiran berupa dokumen pendukung kegiatan: berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, fotofoto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan.

V. LAPORAN KEMAJUAN BULANAN DAN TRIWULANAN 1. LAPORAN KEMAJUAN BULANAN mencakup: • Ringkasan mengenai pencapaian Pemda dalam agenda pembaruan • Rekapitulasi terhadap laporan dwi-mingguan • Deskripsi mengenai isu-isu utama, tindak lanjut dan rencana penyelesaiannya • Rekomendasi dan tindak lanjut • Lampiran berupa dokumentasi hasil pendampingan konsultan dan pencapaian Pemda: berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, foto-foto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan. 2. LAPORAN KEMAJUAN TRIWULANAN mencakup

• • • • • • •

Ringkasan (dalam bentuk tabel, sesuai dengan agenda pembaruan) mengenai pencapaian Pemda dalam agenda pembaruan Uraian terhadap pencapaian rencana kerja triwulanan Uraian mengenai pencapaian agenda pembaruan Deskripsi mengenai isu-isu utama dan tindak lanjutnya (sesuai dengan isu-isu yang pernah disampaikan dalam laporan bulanan) Deskripsi mengenai potensi permasalahan dan rekomendasi terhadap perubahan rencana kerja atau substansi pencapaian agenda pembaruan Rekomendasi dan tindak lanjut Lampiran berupa dokumentasi hasil pendampingan konsultan dan pencapaian Pemda: berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, foto-foto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan.

VI. TIME-SHEET DAN PENCAPAIAN PRESTASI KERJA 1. Lembar ini disampaikan oleh konsultan kepada CPMU dalam format tertentu. Lembar ini menjadi alat bagi CPMU dalam memantau kinerja konsultan. Format time-sheet dapat dilihat pada lampiran. 2. Time-sheet ini harus ditandatangani oleh PMU sebagai bentuk pertanggungjawaban PMU dalam memonitor kinerja konsultan.

VII. BUKU HARIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN 1. Buku Harian Pelaksanaan Pekerjaan merupakan bentuk pencatatan terhadap segala kegiatan konsultan pendamping selama penugasannya yang disertai dengan berbagai dokumentasi pendukungnya. Buku ini mencatat jenis kegiatan dan waktunya, pihakpihak yang ditemui, aspek-aspek yang dibicarakan serta hasilnya, permasalahan yang ditemui dan aspek-aspek lainnya yang relevan. Berbagai dokumentasi terkait dengan kegiatan tersebut dilampirkan bersama dengan buku harian tersebut. 2. Buku harian mingguan.

ini

disampaikan

bersamaan

dengan

laporan

dwi-

3. Metode penulisan buku harian diserahkan kepada masing-masing Konsultan Pendamping (misalnya: diketik untuk kemudian dijilid, ditulis tangan dalam buku tulis, dan lain sebagainya).

VIII. LAPORAN SEWAKTU-WAKTU (OCCASIONALLY) 1. Laporan sewaktu-waktu (occasional) merupakan jenis laporan yang bersifat insidental berdasarkan kegiatan tertentu atau permintaan dari CPMU. 2. Laporan bersifat ringkas (kurang dari 5 halaman) dan langsung difokuskan kepada isu atau aspek yang perhatian pada saat itu.

IX. LAPORAN AKHIR 1. Laporan tahunan merupakan laporan menyeluruh mengenai hasil pendampingan Konsultan kepada Pemda selama satu tahun penugasan. 2. Laporan tahunan setidaknya melingkupi: pencapaian agenda pembaruan oleh Pemda, pencapaian rencana kerja dan deviasinya, gap antara kondisi awal (pada saat baseline) dengan kondisi saat ini, permasalahan selama satu tahun penugasan dan penyelesaiannya, faktor-faktor yang mendukung keberhasilan dan ketidakberhasilan, pembelajaran (lesson learned), serta rekomendasi untuk tindak lanjut pelaksanaan pendampingan dan pembaruan. 3. Draft laporan akhir disampaikan pada minggu ke-3 akhir penugasan serta dipresentasikan kepada Pemda, CPMU, EA dan Bank Dunia untuk mendapatkan masukan. Laporan akhir Final disampaikan pada minggu ke-2 Bulan September 2009 kepada CPMU.

FORMAT LAPORAN BASELINE

TABEL BASELINE PEMBARUAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH KABUPATEN/KOTA: ________________________, STATUS TANGGAL: (Untuk hal-hal yang bersifat spesifik, disesuaikan dengan rencana tindak pembaruan pengelolaan keuangan daerah masing-masing kabupaten/kota)

NO. A.

INDIKATOR KERANGKA HUKUM DAN KELEMBAGAAN Penerbitan Perda mengenai Prinsip-prinsip Pengelolaan Keuangan daerah, yang sesuai (compliance) dengan PP No. 58/2005 Penerbitan Peraturan (SK) Kepala Daerah tentang Sistem dan Prosedur Penyusunan dan Pelaksanaan APBD, yang sesuai (compliance) dengan peraturan pemerintah pusat dan mengandung aspek-aspek pembaruan pengelolaan keuangan daerah yang tercantum dalam rencana tindak

B.

KELENGKAPAN DAN REALISASI ANGGARAN Peraturan Kepala Daerah (atau SK) yang menyatakan bahwa:

1.

1. (i) Pembukaan Rekening Bank, untuk menerima atau menyerap dana publik, hanya dapat dilakukan dengan otorisasi Kepala Daerah (ii) Setiap Kepala SKPD harus menyerahkan laporan triwulanan kepada BPKD/Dinas Keuangan dan Kepala Daerah dengan mencantumkan: nama, lokasi dan saldo dari semua rekening bank atas nama SKPD/PejabatSKPD terkait

2. Pengalokasian sejumlah persentase APBD untuk mendukung 2.

kegiatan-kegiatan yang diusulkan melalui proses perencanaan pembangunan yang partisipatif ( diusulkan bahwa persentase pada awal proyek adalah 5 % dan menjadi 10 % pada akhir proyek) a. Pemberian otorisasi kepada pejabat pemerintah daerah untuk membuat revisi APBD atau target tengah-tahun dengan syarat masih berada dalam batasan keuangan yang telah ditentukan sebelumnya, serupa dengan otorisasi yang diberikan kepada pejabat pemerintah di tingkat pusat

b. Peraturan daerah yang menjelaskan secara spesifik mengenai kriteria untuk pengeluaran (pembelanjaan) yang dibiayai dari Belanja Tidak Tersangka (contingency budget) serta prosedur yang mengatur otorisasi dan komitmen penggunaan dana tersebut C.

PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN ANGGARAN

1.

Penerbitan SK (atau Peraturan) Kepala Daerah yang mensyaratkan bahwa Kepala SKPD harus mengeluarkan Laporan Pertanggung-jawaban Tahunan kepada Kepala Daerah, dengan salinan dikirim kepada Bawasda/Inspektorat, sesuai dengan peraturan yang berlaku

KONDISI SAAT INI

KONDISI PADA AKHIR PROYEK

KETERANGAN

NO.

INDIKATOR

2.

Laporan Pertanggung-jawaban Tahunan tersebut harus memuat pernyataan bahwa seluruh pendapatan yang terkumpul dan sumbangan yang diterima langsung disimpan ke dalam rekening bank milik Kas Daerah yang sudah mendapatkan otorisasi (hal ini tidak berlaku untuk BUMD)

3.

a. Pemberian instruksi kepada Bagian Keuangan untuk melakukan rekonsiliasi secara periodik dan menyeluruh terhadap rekening kas yang meliputi catatan akunting, rekening koran, dan bukti-bukti penerimaan dana (baik yang sementara maupun actual)

b.

Perbaikan fungsi ‘check and balances’ pada Kas Daerah dengan cara menghentikan praktek yang menempatkan Kas Daerah dengan fungsi yang sama dengan Bank Pembangunan Daerah (BPD)

c.

Penerbitan SK (atau Peraturan) Kepala Daerah mengenai pemisahan fungsi secara jelas antara Bagian Keuangan (yang seharusnya bertanggungjawab untuk mengeluarkan surat perintah membayar/SPM) dan Kas Daerah d. Pmberian instruksi kepada Kas daerah untuk tidak menerima, menyerap atau menyimpan uang tunai

D.

PENGELOLAAN PENDAPATAN

1.

Penerbitan SK (atau Peraturan) Kepala Daerah mengenai keharusan bahwa setiap pembayaran pajak dan pembayaran lainnya harus langsung disetorkan oleh pembayar (pajak dan lainnya) kepada rekening bank milik pemda, kecuali untuk pembayaran-pembayaran yang nilainya kecil seperti retribusi parkir, tiket masuk musium, dan lainnya Penggunaan bukti tanda-terima (bon, dan lainnya) yang dilengkapi dengan nomor berseri untuk setiap penerimaan yang diterima oleh pemda

2. E.

SISTEM AKUNTING DAN PELAPORAN

1.

2.

Penerbitan SK (atau Peraturan) Kepala Daerah untuk menjamin penyelesaian dan publikasi laporan realisasi anggaran pada paling lambat dua bulan setelah triwulan berakhir Penerbitan SK (atau Peraturan) Kepala Daerah mengenai akses publik dan masyarakat madani mengenai rincian anggaran, informasi program, laporan realisasi anggaran dan keuangan tahunan serta laporan tindaklanjut audit dari SKPD terkait (yang diaudit)

F.

PENINGKATAN MEKANISME KONTROL, AUDIT DAN UMPAN BALIK Penerbitan Peraturan Daerah mengenai keharusan penyerahan salinan laporan audit Bawasa kepada DPRD

KONDISI SAAT INI

KONDISI PADA AKHIR PROYEK

KETERANGAN

GARIS BESAR LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE KABUPATEN/KOTA: (Baseline Assessment Report, untuk bagian Deskripsi, main text tidak boleh lebih dari 10 halaman) 1. Status Pencapaian Agenda Pembaruan Pengelolaan Daerah (status

per 1 Oktober 2008) Diuraikan berdasarkan aspek-aspek dalam Pembaruan Pengelolaan Keuangan Daerah. Deskripsi memuat indikator proses dan output dengan cakupan: (i) proses/kegiatan yang telah/sedang dilakukan oleh Pemda serta metodenya untuk mendukung pencapaian suatu aspek pembaruan; (ii) stakeholder yang terlibat dan dinilai sesuai tingkat kepentingan dan keefektifannya serta aktor yang memimpin aspek pembaruan tersebut (focal point); (iii) sumber-daya yang digunakan (anggaran, pelatihan untuk peningkatan kapasitas, dan lainnya) serta sumbernya; (iv) periode waktu yang dapat menggambarkan perubahan perilaku (mengetahuimemahami-melakukan); (v) kendala dan hambatan serta tindak lanjut penyelesaiannya; (vi) pelajaran yang bisa diambil dari proses tersebut 2. Kajian terhadap Kerangka Hukum dan Kelembagaan. Fokus kepada:

(i) kesesuaian Perda dengan peraturan perundangan nasional; (ii) (potensi) operasionalisasi Perda terkait dengan kelembagaan untuk BPKD/Dinas Keuangan dan Bawasda/Inspektorat; (iii) aspek-aspek yang mungkin tidak sejalan dengan peraturan perundangan nasional serta rekomendasi untuk Pemda dalam melaksanakan aspek pembaruan (mendorong Pemda untuk secara kreatif menjalankan aspek pembaruan). 3. Kajian

mengenai Isu-isu yang bersifat Cross-cutting: (i) transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan daerah, dan (ii) partisipasi publik dalam perencanaan dan penganggaran.

4. Kesimpulan, Rekomendasi dan Rencana pendampingan konsultan

FORMAT RENCANA KERJA

RENCANA KERJA TAHUNAN KONSULTAN PENDAMPING PERIODE SEPTEMBER 2008-31 AGUSTUS 2008 NO.

KEGIATAN KONSULTAN PENDAMPING

A.

KERANGKA HUKUM DAN KELEMBAGAAN

B.

KELENGKAPAN DAN REALISASI ANGGARAN

C.

PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN ANGGARAN

D.

PENGELOLAAN PENDAPATAN

E.

SISTEM AKUNTING DAN PELAPORAN

F.

PENINGKATAN MEKANISME KONTROL, AUDIT DAN UMPAN BALIK

METODE KERJA

PEMDA MITRA

INPUT PEMDA

Disampaikan oleh:

Diketahui dan Disetujui oleh:

(Nama Lengkap Konsultan)

(Kepala PMU)

OUTPUT KONSULTAN

JADWAL PEMDA

Tanggal:

B1

B2

KETERANGAN B…

FORMAT RENCANA KERJA

RENCANA KERJA TRIWULANAN KONSULTAN PENDAMPING Periode: ______________________________ NO.

KEGIATAN KONSULTAN PENDAMPING (Hanya mencantumkan kegiatan rinci yang terkait dengan kegiatan dalam rencana kerja tahunan yang akan diselesaikan dalam tiga bulan pertama)

A.

KERANGKA HUKUM DAN KELEMBAGAAN

B.

KELENGKAPAN DAN REALISASI ANGGARAN

C.

PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN ANGGARAN

D.

PENGELOLAAN PENDAPATAN

E.

SISTEM AKUNTING DAN PELAPORAN

F.

PENINGKATAN MEKANISME KONTROL, AUDIT DAN UMPAN BALIK

METODE KERJA

PEMDA MITRA

INPUT PEMDA

Disampaikan oleh:

Diketahui dan Disetujui oleh:

(Nama Lengkap Konsultan)

(Kepala PMU)

INDIKATOR PROSES

OUTPUT KONSULTAN

Tanggal:

JADWAL PEMDA

M1

M2

KETERANGAN M…

FORMAT LAPORAN DWI-MINGGUAN

LAPORAN DWI-MINGGUAN

NAMA KONSULTAN

: _________________________________

WILAYAH KERJA

: _________________________________

PERIODE PELAPORAN : _________________________________

I. RINGKASAN NO.

KEGIATAN KONSULTAN

INDIKATOR PROSES RENCANA

A.

KERANGKA HUKUM DAN KELEMBAGAAN

B.

KELENGKAPAN DAN REALISASI ANGGARAN

C.

PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN ANGGARAN

D.

PENGELOLAAN PENDAPATAN

E.

SISTEM AKUNTING DAN PELAPORAN

F.

PENINGKATAN MEKANISME KONTROL, AUDIT DAN UMPAN BALIK

PENCAPAIAN

TARGET OUTPUT KONSULTAN

PEMDA

REALISASI PENCAPAIAN OUTPUT KONSULTAN

PEMDA

KETERANGAN

II. DESKRIPSI (main text tidak boleh lebih dari 5 halaman) 1. Proses pelaksanaan kegiatan dan hasilnya (menjelaskan mengenai proses

2. 3. 4. 5. 6. 7.

pendampingan yang dilakukan oleh konsultan pendamping terkait dengan pelaksanaan rencana kerja triwulan dan kegiatan yang dilakukan oleh Pemda, ‘division of tasks’ yang jelas) Analisa terhadap peran Pemda dan Stakeholders lainnya Pencapaian target (input dan output) serta indikator proses (pelaksanaan kegiatan) Kendala dan tindak lanjut yang telah dilakukan untuk mengatasi kendala yang muncul Keberhasilan (prestasi) dan pembelajaran Masukan dan Rekomendasi, yang mungkin dapat berpengaruh terhadap rencana kerja konsultan Lampiran (berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, foto-foto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan)

FORMAT TIMESHEET

LEMBAR WAKTU KERJA DAN PRESTASI

NAMA KONSULTAN

: ________________________________

WILAYAH KERJA

: ________________________________

PERIODE PELAPORAN : ________________________________

NO.

DAFTAR KEGIATAN KONSULTAN

ALOKASI WAKTU

KETERANGAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Deskripsi mengenai Prestasi Kerja (Hal-hal yang dirasakan sebagai prestasi kerja bagi konsultan pendamping dalam periode yang dilaporan)

Disampaikan oleh, tanggal:

Diketahui dan Disetujui oleh, tanggal:

(Nama Konsultan)

(Kepala PMU)

KETERANGAN:

•

Alokasi waktu diisi dalam bentuk prosentase didasarkan pada hari, misal: 50 % ditulis menjadi 0.5. Diukur menurut periode waktu pelaporan. Contoh: dalam 10 hari kerja, waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan administrasi adalah 1 hari penuh efektif, maka ditulis 0.1.

PEMBARUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA (PPKD) PROCUREMENT REFORM

JENIS LAPORAN SUBSTANTIF 1. LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE (Baseline Assessment Report), tenggat waktu 31 Oktober 2008 2. RENCANA KERJA Pendampingan Konsultan disertai dengan indikator pencapaian dan daftar output yang diharapkan (dari Konsultan dan Pemda): TAHUNAN (1 September 2008 – 31 Agustus 2009) dan TIGABULANAN (mulai September-November 2008) 3. LAPORAN HASIL PELATIHAN dan SOSIALISASI 4. LAPORAN KEMAJUAN DWI-MINGGUAN dan lampirannya (mulai 15-30 September 2008) 5. LAPORAN KEMAJUAN BULANAN (mulai 1-30 September 2008) dan TRIWULANAN (mulai September-November 2008) beserta lampirannya 6. TIME-SHEET (mulai 15-30 September 2008) disertai diskripsi prestasi kerja dan output terkait dengan kegiatan tersebut untuk periode yang dilaporkan yang disahkan oleh Kepala PMU. 7. BUKU HARIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN (mulai 15-30 September 2008) 8. LAPORAN SEWAKTU-WAKTU yang bersifat ‘sesuai kebutuhan’ (occasionally) 9. LAPORAN AKHIR (1 September 2008-Agustus 2009) I. LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE mencakup: Di dalam Laporan Baseline Konsultan Pendamping Reformasi Pengadaan, minimal harus terdapat informasi sbb: A. Reformasi Kelembagaan 1. Hasil review terhadap SK PAU dan substansi teknis SK tersebut, apakah telah sesuai dengan manual reformasi pengadaan, dan rekomendasi Konsultan 2. Hasil review terhadap Perda/Perbup/Perwal yang terkait dengan Tupoksi instansi yang menangani reformasi pengadaan barang dan jasa, apakah Pemda telah menetapkan instansi teknis sebagai coordinator reformasi pengadaan, rekomendasi konsultan bagaimana B. Reformasi Peraturan 1. Hasil review terhadap SK Rencana Tindak Reformasi Pengadaan Barang dan Jasa, dan Rekomendasi Konsultan 2. Hasil review terhadap SK/Perda/Perbup/Perwal mengenai mekanisme penerapan sanksi 3. Hasil review terhadap kegiatan pelelangan dengan nilai Rp. , 50 M, apakah dilakukan dengan paska kualifikasi 4. Hasil review terhadap SK/Perbup/Perwal tentang Sistem dan Prosedur atau petunjuk Teknis Pengadaan Barang dan Jasa terkait dengan Keppres 80/2003 dan perubahannya 5. Hasil review terhadap mekanisme pengaduan dalam pengadaan apakah telah dilaksanakan sesuai dengan aturan dan tepat waktu

masa penanganannya, berapa persen yang ditangani tepat waktu dan tepat sasaran, berapa jumlah pengaduan, jenis pengaduan 6. Hasil review terhadap Perda/SK terhadap mekanisme penyampaian dan penanganan pengaduan dalam pengadaan dan mekanisme pencatatan pengaduan C. Peningkatan Sistem Informasi Pengadaan 1. Hasil review terhadap publikasi informasi pengadaan, apakah informasi pengadaan seperti rencana pengadaan, pengumuman pelelangan, hasil evaluasi penawaran dan penetapan pemenang telah diumumkan secara luas, melalui Koran, website, bulletin pengadaan, radio, dll 2. Hasil review konsultan pendamping terhadap substansi Buletin Pengadaan dan rekomendasinya D. Peningkatan system Audit, monitoring dan umpan balik dalam pengadaan 1. Hasil review terhadap hasil audit Bawasda, apakah hasil audit Bawasda telah dipublikasikan dalam laporan audit regular Bawasda, dan bagaimana rekomendasinya 2. Hasil review terhadap dokumen pengadaan standar yang ada di Pemda, apakah seluruh SKPD yang ada di Pemda menggunakan dokumen pengadaan standar yang sama dan review terhadap substansi dokumen pengadaan tersebut 3. Hasil review terhadap dokumen APBD di seluruh SKPD apakah terdapat alokasi anggaran untuk publikasi informasi pengadaan dan capacity building staf pengadaan 4. Hasil review terhadap pengumuman lelang di seluruh SKPD apakah ada informasi pembatasan terhadap peserta lelang yang harus terdaftar di wilayah setempat 5. Hasil review terhadap SK pelibatan WPM dalam pengadaan dan rekomendasi konsultan 6. Hasil review terhadap hasil pengamatan WPM dan rekomendasi-nya 7. Hasil review terhadap survey tahunan, apakah Pemda telah melaksanakan survey terhadap rekanan dan masyarakat untuk mendapatkan response mengenai pelaksanaan pengadaan yang dilakukan oleh Pemda 8. Hasil review terhadap harga satuan standar pemda, apakah harga satuan tersebut telah mengikuti harga pasar? Hasil review terhadap pelaksanaan pengadaan di Pemda, apakah penetapan pemenang di laksanakan tepat waktu sesuai dengan jadwal pengadaan, berapa persen yang mengalami keterlambatan 9. Hasil review terhadap kemajuan pelaksanaan pengadaan di Pemda, apakah terdapat bagian/instansi yang memonitor pelaksanaan pengadaan, dan berapa persen yang pengadaan tersebut selesai tepat waktu sesuai dengan masa pelaksanaan kontrak

E. Peningkatan kapasitas Staf Pengadaan 1. Hasil review terhadap Panitia Pengadaan, apakah seluruh staf Panitia Pengadaan telah mempunyai sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah 2. Hasil review terhadap staf Bawasda, apakah seluruh staf Bawasda telah mempunyai sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah 3. Hasil review konsultan pendamping terhadap program capacity building staf pengadaan dan staf Bawasda terkait dengan perolehan untuk sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah II. RENCANA KERJA PENDAMPINGAN KONSULTAN Rencana kerja ini terdiri dari dua bagian, yaitu: (i) Rencana Kerja Tahunan, yang merupakan rencana pencapaian agenda pembaruan terkait dengan penugasan pendampingan konsultan. Rencana kerja ini menggambarkan pentahapan kegiatan dalam rangka pencapaian agenda pembaruan. Rencana kerja tahunan ini bersifat umum, tidak rinci. Rencana kerja ini sudah diverifikasi oleh PMU (yang berarti sudah disepakati bersama untuk pencapaiannya); (ii) Rencana Kerja Triwulan, mulai SeptemberNovember 2008 berupa rencana kegiatan pendampingan konsultan terhadap Pemda, bersifat rinci, dikaitkan dengan tahap-tahap dalam rencana kerja tahunan. A. Rencana Kerja Tahunan 1. Rencana kerja ini memuat: daftar kegiatan (disesuaikan dengan agenda pembaruan), tenggat waktu pencapaian, output yang diharapkan dari Pemda, jenis laporan terkait kegiatan, penanggungjawab, dan sumberdaya yang akan dipergunakan. 2. Rencana kerja ini harus didiskusikan dan mendapatkan persetujuan Pemda. 3. Perubahan pada rencana kerja tahunan harus berdasarkan hasil supervisi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pekerjaan, yang disepakati oleh Pemda dan termuat dalam laporan tertulis yang disampaikan konsultan kepada CPMU. 4. Format rencana kerja tahunan dapat dilihat pada lampiran. B. Rencana Kerja Triwulanan 1. Rencana kerja ini memuat kegiatan rinci konsultan untuk periode penugasan tiga bulan (terkait dengan rencana kerja tahunan): daftar kegiatan, instansi pemda yang menjadi mitra dalam melaksanakan kegiatan tersebut, metode pelaksanaan kegiatan, jadwal dan tenggat waktu, jenis laporan terkait kegiatan, ouput dari kegiatan tersebut yang dihasilkan oleh Pemda dan sumberdaya yang akan digunakan. Format rencana kerja triwulanan dapat dilihat pada lampiran.

2. Rencana kerja ini harus didiskusikan dan mendapatkan persetujuan Pemda yang menjadi mitra. 3. Perubahan terhadap rencana kerja ini, baik berdasarkan konsultasi maupun hasil monitoring, harus tercatat dan dilaporkan pada laporan dwi-mingguan disertai dengan dokumen pendukungnya. III. LAPORAN HASIL PELATIHAN DAN SOSIALISASI Laporan ini berisikan laporan hasil pelaksanaan sosialisasi/lokakarya/pelatihan baik yang dilaksanakan oleh CPMU, Pemda maupun yang difasilitasi oleh Konsultan sendiri. Susbtansi laporan mencakup : • Penyampaian hasil pelaksanaan kegiatan, materi kegiatan, pembicara, siapa saja yang hadir, waktu pelaksanaan • review terhadap materi kegiatan, pembicara, waktu, yang hadir • rekomendasi terhadap pelaksanaan kegiatan sejenis IV. LAPORAN KEMAJUAN DWI-MINGGUAN 1. Laporan kemajuan dwi-mingguan terdiri dari dua bagian yaitu: (i) ringkasan dan (ii) deskripsi rinci mengenai kemajuan pelaksanaan kegiatan. 2. Ringkasan dibuat dalam format tabel, disesuaikan dengan rencana kerja triwulanan dengan menambahkan kolom deviasi antara rencana dan realisasi disertai dengan keterangan dan tindak lanjut. 3. Deskripsi menjelaskan mengenai proses pelaksanaan kegiatan, analisa terhadap peran Pemda, kemajuan dan hasil kegiatan, kendala yang dialami oleh Pemda dan Konsultan serta rencana (kesepakatan) untuk penyelesaian (tindak lanjut), keberhasilan dan pelajaran yang dapat diambil, dan rekomendasi. 4. Lampiran berupa dokumen pendukung kegiatan: berita acara, notulensi dan absensi pertemuan/konsultasi, materi presentasi, fotofoto (gambar), laporan dan hasil yang diproduksi oleh Pemda terkait dengan pendampingan yang dilakukan oleh konsultan serta dokumen lainnya yang relevan. V. LAPORAN KEMAJUAN BULANAN DAN TRIWULANAN Laporan kemajuan Bulanan Konsultan Individu, disusun berdasarkan target rencana kerja yang telah disusun untuk 3 bulan pertama dan seterusnya, yang mencakup: a. Review antara rencana kerja dengan output yang dihasilkan selama 1 bulan, apakah target tercapai, dan b. Revisi target rencana kerja untuk bulan berikutnya serta strategi pencapaiannya c. Pendampingan apa saja yang sudah dilaksanakan oleh konsultan kepada Pemda

d. Siapa saja pihak-pihak terkait yang difasilitasi oleh konsultan e. Permasalahan dan hambatan yang dialami oleh Konsultan dalam melakasanakan rencana kerja f. Rekomendasi dan usulan dalam mengatasi permasalahan dalam butir e di atas. Laporan Kemajuan Triwulanan merupakan rekapitulasi dari Laporan Bulanan, yang disertai dengan ringkasan apa saja yang sudah dilaksanakan selama 3 bulan berjalan, permasalahan dan hambatan yang dihadapi serta rekomendasi, dan rencana kerja untuk 3 bulan ke depan (yang dirinci per bulan) VI. TIME-SHEET DAN PENCAPAIAN PRESTASI KERJA 1. Lembar ini disampaikan oleh konsultan kepada CPMU dalam format tertentu. Lembar ini menjadi alat bagi CPMU dalam memantau kinerja konsultan. Format time-sheet dapat dilihat pada lampiran 2. Time-sheet ini harus ditandatangani oleh PMU sebagai bentuk pertanggungjawaban PMU dalam memonitor kinerja konsultan.

VII. BUKU HARIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN 1. Buku Harian Pelaksanaan Pekerjaan merupakan bentuk pencatatan terhadap segala kegiatan konsultan pendamping selama penugasannya yang disertai dengan berbagai dokumentasi pendukungnya. Buku ini mencatat jenis kegiatan dan waktunya, pihakpihak yang ditemui, aspek-aspek yang dibicarakan serta hasilnya, permasalahan yang ditemui dan aspek-aspek lainnya yang relevan. Berbagai dokumentasi terkait dengan kegiatan tersebut dilampirkan bersama dengan buku harian tersebut. 2. Buku harian mingguan.

ini

disampaikan

bersamaan

dengan

laporan

dwi-

3. Metode penulisan buku harian diserahkan kepada masing-masing Konsultan Pendamping (misalnya: diketik untuk kemudian dijilid, ditulis tangan dalam buku tulis, dan lain sebagainya).

VIII. LAPORAN SEWAKTU-WAKTU (OCCASIONALLY) 1. Laporan sewaktu-waktu (occasional) merupakan jenis laporan yang bersifat insidental berdasarkan kegiatan tertentu atau permintaan dari CPMU. 2. Laporan bersifat ringkas (kurang dari 5 halaman) dan langsung difokuskan kepada isu atau aspek yang perhatian pada saat itu.

IX. LAPORAN AKHIR Laporan ini berisikan pelaksanaan kemajuan pekerjaan konsultan selama 1 (satu) tahun penugasan. Apa saja yang sudah dilaksanakan, dibandingkan dengan rencana kerja. Permasalahan yang dihadapi selama melaksanakan pendampingan kepada Pemda dan rekomendasi pada masa yang akan datang agar proses reformasi pengadaan barang dan jasa di Pemda berjalan dengan baik

CONTOH FORMAT RENCANA KERJA

RENCANA KERJA TAHUNAN PEMBARUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

NO. A.

INDIKATOR OUTPUT Min. 50 % staf pengadaan, PPTK, staf Bawasda mempunyai sertifikasi pengadaan a. Mengumpulkan informasi/data jumlah staf Pemda yang telah mempunyai sertifikat keahlian pengadaan b. Mengidentifikasi Peraturan LKPP/SE Meneg Bapenas mengenai keharusan staf pengadaan yang mempunyai sertifikat keahlian pengadaan nasional c.

Mengumpulkan informasi data daftar Panitia Pengadaan di seluruh SKPD

d.

Mengidentifikasi staf pengadaan yang mempunyai sertifikat keahlian pengadaan pemerintah

e.

Membantu PAU dalam menyiapkan rencana program peningkatan keahlian staf pengadaan, staf Bawasda untuk TA. 2009 Membantu PAU dalam menghubungi Pelatih Pengadaan/staf LKPP untuk dapat melatif staf Parimo Membantu PAU dalam melaksanakan Pelatihan Pengadaan (menyiapkan TOR, identifikasi staf yang akan dilatih, tempat, dll)

f. g.

B.

Pemantapan Tim PAU a. Mereview SK Pembentukan Tim PAU dan substansi SK b.

Memberikan rekomendasi terhadap SK dan substansi SK Pembentukan Tim PAU

c. d.

Mensosialisasikan agenda reformasi pengadaan di Tim PAU Mereview Rencana Tindak Reformasi Pengadaan (yang ada di dalam SK) yang telah ditetapkan tahun 2005 Memfasilitasi PAU dan atau Pemda dalam merevisi Perda tentang Organisasi Perangkat Daerah (terkait dengan PP 41/2007) untuk memasukkan Tupoksi PAU ke dalam salah satu instansi/bagian yang ada di Pemda

e.

C.

Min. 75 % dari pengaduan dapat ditangani dengan tepat dan sesuai dengan tanggang waktu-nya, dan dipublikasikan serta terdapatnya daftar sanksi a.

b.

c.

Memfasilitasi PAU dalam menyiapkan SOP mekanisme peyampaian dan penanganan pengaduan khususnya yang terkait dengan pengadaan barang/jasa Memfasilitasi PAU dalam mensosialisasikan SOP mekanisme peyampaian dan penanganan pengaduan khususnya yang terkait dengan pengadaan barang/jasa Mengidentifikasi data pengaduan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa dan penanganannya pada setiap

Kondisi Saat Ini

2008 Sep

Okt

Nop

2009 Des

Jan

Peb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Keterangan

NO.

INDIKATOR OUTPUT SKPD d.

Memfasilitasi PAU dalam menyiapkan daftar pengaduan dan penanganannya yang terkait dengan pengadaan barang/jasa

e.

Memfasilitasi PAU dan Humas/Dinas Infokom untuk mempublikasikan daftar pengaduan dan penanganannya yang terkait dengan pengadaan barang/jasa Memfasilitasi PAU dalam melaksanakan Survey Tahunan untuk mengetahui tanggapan rekanan dan masuyarakat terhadap pengadaan yang dilaksanakan oleh Pemda di TA 2008

f.

D.

Terdapatnya Buletin Pengadaan yang terbit Triwulanan a.

Memfasilitasi PAU dalam menyiapkan Format Buletin Pengadaan volume 1

b.

Memfasilitasi PAU dalam mengumpulkan daftar pengumuman pemenang kontrak, lingkup kegiatan, nilai pagu, nilai kontrak, dll Memfasilitasi PAU dalam menyiapkan daftar kemajuan pelaksanaan paket-paket kegiatan yang dilaksanakan selama TA 2008

c.

E.

F.

G.

d.

Memfasilitasi PAU dalam mempublikasikan harga satuan terkontrak untuk pekerjaan fisik dan barang

e.

Memfasilitasi PAU dalam mempublikasikan rencana pengadaan untuk TA. 2009

Min 75 % dari penawaran dapat ditetapkan kontraknya secara tepat waktu a.

Mengumpulkan data paket kegiatan yang dilelangkan di seluruh SKPD

b.

Memfasilitasi PAU dalam memonitor proses pengadaan di di masing2 SKPD

c.

Bekerja sama dengan WPM dalam memonitor jadwal pelaksanaan pengadaan di masing2 SKPD

Kegiatan pengadaan dapat diaudit oleh Bawasda/Inspektorat dan dilaporkan secara regular oleh Bawasda a.

Memfasilitasi PAU dalam menyiapkan Revisi Tupoksi Bawasda dalam bentuk SK Walikota/Bupati/Perda untuk menambahkan fungsi Bawasda dalam mengaudit proses pengadaan

b.

Memfasilitasi PAU dalam mensosialisasi Tupoksi Baru Bawasda

c.

Memfasilitasi PAU untuk mempublikasikan hasil audit regular Bawasada

Pelibatan WPM dalam Proses Pengadaan a. Memfasilitasi PAU untuk sosialisasi pelibatan WPM dalam proses pengadaan barang/jasa

Kondisi Saat Ini

2008 Sep

Okt

Nop

2009 Des

Jan

Peb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Keterangan

NO.

INDIKATOR OUTPUT b. c. d.

H.

I.

Memfasilitasi PAU dalam menyiapkan TOR, format pengamatan WPM, metode perekrerutan Memfasilitasi PAU dalam seleksi WPM Memfailitasi PAU dalam mempublikasikan hasil pengamatan WPM di dalam Buletin pengadaan Mereview dokumen lelang standar yang ada di tiap SKPD, apakah seluruh SKPD menggunakan dokumen pengadaan yang sama Mereview substansi dokumen pengadaan yang digunakan di SKPD apakah terdapat Pasal/ atau aturan yang membatasi peserta lelang atau ketidaktransparanan, dll

J.

Mereview pengumuman lelang, apakah terdapat informasi yang membatasi peserta lelang

K.

Mereview mekanisme penerapan sanksi yang sudah diberlakukan di Pemda

Kondisi Saat Ini

2008 Sep

Okt

Nop

2009 Des

Jan

Peb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Keterangan

FORMAT TIMESHEET

LEMBAR WAKTU KERJA DAN PRESTASI

NAMA KONSULTAN

: ____________________________________________

WILAYAH KERJA

: ____________________________________________

PERIODE PELAPORAN : ____________________________________________

NO.

DAFTAR KEGIATAN KONSULTAN

ALOKASI WAKTU

KETERANGAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Deskripsi mengenai Prestasi Kerja (Hal-hal yang dirasakan sebagai prestasi kerja bagi konsultan pendamping dalam periode yang dilaporan)

Disampaikan oleh, tanggal:

Diketahui dan Disetujui oleh, tanggal:

(Nama Konsultan)

(Kepala PMU)

KETERANGAN:

•

Alokasi waktu diisi dalam bentuk prosentase didasarkan pada hari, misal: 50 % ditulis menjadi 0.5. Diukur menurut periode waktu pelaporan. Contoh: dalam 10 hari kerja, waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan administrasi adalah 1 hari penuh efektif, maka ditulis 0.1.

69SOP Individual Consultant UIDP

CHECKLIST PEMERIKSAAN HASIL KERJA KONSULTAN (untuk CPMU dalam memberikan rekomendasi kepada PPK setelah pemeriksaan)

BIDANG : ________________________________________ Periode Penugasan : ________________________________________ Nama Konsultan : ________________________________________ Wilayah Kerja : ________________________________________ Kepala PMU : ________________________________________ NO. 1.

JENIS LAPORAN LAPORAN PENJAJAKAN BASELINE Ringkasan Diskripsi Hasil Kajian Rekomendasi Lampiran

TGL TERIMA

KELENGKAPAN L TL L TL L TL L TL L TL L TL

KONSISTENSI K TK K TK K TK K TK K TK K TK

KUALITAS J S B J S B J S B J S B J S B J S B

2. 3. 4.

RENCANA KERJA TAHUNAN RENCANA KERJA TRIWULANAN LAPORAN HASIL PELATIHAN

L L L

TL TL TL

K K

TK TK

J J J

S S S

B B B

5.

LAPORAN DWI-MINGGUAN Ringkasan Diskripsi Rencana monitoring dan Tindak Lanjut Lampiran

L L L L

TL TL TL TL

K K K K

TK TK TK TK

J J J J

S S S S

B B B B

KETERANGAN L : Lengkap TL : Tidak lengkap REKOMENDASI

K TK

: Konsisten : Tidak Konsisten

J S B

REKOMENDASI

: Jelek : Sedang : Bagus

: DIKEMBALIKAN atau DITERIMA

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

PEMERIKSA

70SOP Individual Consultant UIDP

Standar Penulisan Laporan 1. 2. 3. 4. 5.

Font Arial Narrow 12 Spasi 1,5 Jarak antar paragraph 0 Jilid Ring Plastik Hitam Cover laporan a. Untuk draft cukup dengan kertas biasa (hitam putih) b. Untuk final Soft cover berwarna i. Procurement : Kuning ii. FM : Hijau iii. GCB : Biru 6. Apabila diperlukan dan memungkinkan, isi laporan berwarna (misal untuk foto, Tabel, Gambar dan lain sebagainya)

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

71SOP Individual Consultant UIDP

LAMPIRAN

III

FORM PEMBAYARAN

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

72SOP Individual Consultant UIDP

Form 1. Kepada Yth.: Pejabat yang Melakukan Tindakan yang Mengakibatkan Pengeluaran Anggaran Belanja, Satuan Kerja Pembinaan dan Pengembangan Program Cipta Karya Kegiatan Penyusunan, Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan dan Strategi Jl. Pattimura No. 20 Kebayoran Baru, Jakarta – Selatan

Dengan Hormat Perihal Pekerjaan:

:

Permintaan

Pembayaran

Invoice

ke…………….atas

Konsultan Individu Bidang…………………..Wilayah Kabupaten/Kota …………………..Urban Institutional Development Program (UIDP) PHRD Grant No. TF.053555-IND _____________________________________________________________________ Sehubungan dengan Kontrak No………………………… tanggal………..Pekerjaan: Konsultan Individu Bidang…………………….wilayah Kabupaten/kota…………….. Urban Institutional Development Program (UIDP) PHRD Grant No. TF.053555-IND, kami mohon untuk dibayarkan dalam mata Uang Rupiah sebesar Rp………………………….(…………………rupiah). Mohon dibayarkan sejumlah tersebut diatas melalui: Bank : Alamat Nomor Rekening : Nama :

:

Demikian disampaikan, atas kerjasamanya diucapkan terima kasih. Hormat kami,

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

73SOP Individual Consultant UIDP

(nama individu konsultan)

Form 2 No………. KWITANSI

Sudah terima dari ANGGARAN

:

KEPALA

SATUAN

KERJA/KUASA

PENGGUNA

PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN PROGRAM CIPTA KARYA, DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Banyaknya uang :………………………Rupiah Untuk pembayaran :Invoice ke…………Pekerjaan: Konsultan Individu Bidang………….Urban Institutional Development Program (UIDP) PHRD Grant No. TF.053555-IND Sesuai Kontrak No……………….tanggal…………..

Rp…………….,Jakarta,……………….. Meterai (Nama konsultan individu)

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

74SOP Individual Consultant UIDP

Form 3 DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA CENTRAL PROJECT MANAGEMENT UNIT – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT Jalan Pattimura No.20, Kebayoran Baru – Jakarta Selatan 12110, Telp/Faks(021) 727-96578 BERITA ACARA PEMERIKSAAN DAN SERAH TERIMA LAPORAN BULANAN No. /BA/CPMU-USDRP/…/2008 Pada hari ini …….. tanggal ………. bulan ……. tahun ………., kami yang bertandatangan dibawah ini: 1. Tim CPMU-USDRP Alamat : Jl…….. 2. Nama : Jabatan : Konsultan Individu Bidang………………. Lokasi Proyek : Alamat : Jl. ……….. Kedua belah pihak bersama-sama telah mengadakan pemeriksaan dan Serah Terima Laporan bulanan ke……….untuk Pekerjaan konsultan individu Urban Institutional Development Program (UIDP) bidang………………wilayah kabupaten/kota ……………….. berdasarkan Kontrak Kerja Nomor : ………………………, tanggal ………2008 Sebagai hasil pemeriksaan (terlampir) dan serah terima Laporan Bulanan Pekerjaan Konsultan Individu Urban Institutional Development Program (UIDP). Telah selesai dikerjakan, sehingga dapat diterima oleh CPMU-USDRP. Jakarta, ……………….2008 1. CPMU-USDRP N Tim CPMU-USDRP o (diisi dengan ketentuan dibawah ) *)

2. Konsultan N o 1 …………

Nama

Jabatan

Jabatan

Tanda Tangan

Tanda Tangan

………………

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

75SOP Individual Consultant UIDP

*)Untuk tim CPMU USDRP konsultan menyesuaikan sebagai berikut Bidang pengadaan Barang dan Jasa 1. Muhammad Reva S, ST (ketua) 2. Agus Nefo Ssi 3. Sunarjo S.Sos Bidang Keuangan Daerah 1. Bambang Sukamto (ketua) 2. … 3. …… Bidang Pengembangan Kapasitas Kelembagaan 1. Bhima Dananjaya, ST (ketua) 2. Bernardi Heryawan, ST 3. Endah T Widowati , SE Bidang Transparansi Partisipasi dan Akuntabilitas 1. Elkana Catur H, ST (ketua) 2. Yuke Ratnawulan, ST 3. ISmet Ali

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

76SOP Individual Consultant UIDP

4. Form 4

KOP PROJECT MANAGEMENT UNIT (PMU) USDRP KAB/KOTA Nomor : ……… Kab/Kota, tanggal/bulan/200x Lampiran : ----

Kepada Yth Ketua CPMU USDRP Di Jakarta Perihal

:

Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Laporan Konsultan Individu Bidang …. Di Kab/Kota…..

Sehubungan dengan penugasan Saudara ….. sebagai Konsultan Individu Bidang ….. di Kabupaten/Kota….., maka bersama ini kami informasikan bahwa kami telah menerima dan memeriksa pekerjaan dari konsultan bersangkutan pada bulan ……... Dari hasil pemeriksaan kami terhadap laporan yang dibuat, maka perlu kami beritahukan bahwa laporan tersebut kami nilai telah memenuhi hal-hal yang diatur dalam Kerangka Acuan Kerja. Adapun beberapa hal yang perlu ditindaklanjuti oleh konsultan antara lain ; 1. (diisi sesuai hasil temuan PMU dalam laporan) 2. dll Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Project Management Unit Urban Sector Development Reform Project Kab/Kota….

………………………….. Ketua

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT

77SOP Individual Consultant UIDP

Tembusan : 1. PPK Penyusunan, Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan dan Strategi, Dit Bina Program 2. Ketua Procurement Anchor Unit/Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah/ …. (diisi sesuai dengan instansi mitra masing-masing konsultan individu) 3. Pertinggal

LOAN-4786 IND & GRANT PHRD TF-53555 – URBAN SECTOR DEVELOPMENT REFORM PROJECT