Spo Pengendalian Dokumen.docx

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

SPO

No. Dokumen

:

Terbitan

:

No. Revisi

:

Ditetapkan Oleh

Tgl Mulai Berlaku : 30 Juli 2015 Halaman 1. Pengertian

:

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 1. Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2. Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahanperubahan yang terjadi selama pemakaiannya. 3. Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 4. Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. 5. Pedoman Mutu Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi. 6. Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan 7. Program Pendukung Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2. Tujuan

3. Kebijakan

Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008 . SK Kepala Puskesmas No : Rekaman

4. Referensi 5. Alat dan Bahan ATK, Formulir 6. Prosedur / Langkah-langkah 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir 2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan 3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ) 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi

Tentang Pengendalian Dokumen dan

Bagan Alir Menetapkan Jenis Dokumen

Membuat Dokumen

Memberikan Identitas

Mengesahkan isi dokumen

Memberikan Penomoran

Menerbitkan & Mendistribusi

Menerbitkan Ulang

Merevisi Dokumen

Melakukan Penarikan & Pemusnahan

Melakukan Peninjauan Ulang

Melakukan Pengendalian Dokumen eksternal

nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I menunjukkan jenis dokumen MM untuk manual mutu PK untuk prosedur kerja FORM untuk Formulir yang digunakan

b.

Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen. c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau

Seksi d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR. 7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen 8.

MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9.

MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN REKAMAN a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali 11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator

Unit/Pemegang

program

mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen

eksternal.

Bila

suatu

dokumen

eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal

7. Hal-hal yang perlu diperhatikan 8. Unit Terkait 9. Dokumen Terkait

Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Dokumen Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar induk dokumen eksternal