Sesi 3. Managing Internal Communication.pdf

Relasi Internal

III. Managing Internal Communication by: Roosita Cindrakasih, SH, M. Ikom

Key Responsibility For The Chief 1.  Bersikap proaktif, dilandasi pemikiran positif. Setiap pemimpin tidak pernah boleh menyalahkan pimpinan di atasnya atau memberikan alasan-alasan atas ketidak berhasilan. Setiap pemimpin harus menjaga komunikasinya sebagai komunikasi pemenang, dan bukan komunikasi pecundang. Bahasa yang digunakan harus benar-benar diperhatikan sebagai dasar dari komunikasi kepemimpinan. 3.  Menetapkan tujuan dan menterjemahkannya secara detail dan jelas agar seluruh anggota team terlibat didalamnya. Semua perbedaan perlu dikonfrontasi dengan “cita-cita bersama” sebagai pemersatu. 5.  Menetapkan skala prioritas bagi team, “batu besar” yang paling penting dalam mencapai tujuan. Penetapan prioritas yang jelas akan memudahkan warganya untuk mengelola sumber daya yang terbatas. 2

4. Mendengar: the greatest leaders are the greatest listeners. Dengan mendengarkan, memahami aspirasi, persepsi dan harapan warga yang dipimpinnya setiap pemimpin akan mampu menemukan cara untuk membangun motivasi dan memberdayakan seluruh warganya mencapai cita-cita bersama 5. Selalu berfikir win win: setiap kelompok memiliki tantangan masing-masing, dan tak mudah membangun keselarasan kepentingan seluruh pihak. Setiap pempimpin bertugas membangun komunikasi konstruktif untuk menciptakan solusi win win bagi seluruh team. 6. Membangun sinergi: pemimpin efektif giat membangun sinergi di dalam kelompok yang dipimpinnya. Dengan adanya diskusi yang terbuka, memberikan kesempatan bagi seluruh warga menyampaikan pendapat, berdebat, menciptakan ide-ide kreatif dan inovasi-inovasi yang dapat membawa menuju cita-cita, pemimpin menciptakan kebersamaan yang konstruktif, menghasilkan lebih besar daripada kalau setiap warga bekerja sendiri secara terpisah. 7. Setiap pemimpin perlu sensitif dalam mengukur temperatur tim kerjanya, dan membangun stabilitas tim kerjanya agar selalu “tajam”. Pemimpin efektif mendorong semangat warganya untuk mengasah gergajinya dengan selalu mengejar ilmu, berolah raga, membangun jaringan secara luas dan lain-lain. 3

Key Responsibility – Internal Com Ê  The function will be delegated to a board director Ê  Internal Com specialist are those who have the relevant

information

Ê  Produce internal publication – print or web based Ê  The choice between in-house department or external providers

determined by the size of the organization

Ê  Dedicated team have commitment to the delivery of internal com Ê  They suppose to have support and commitment of the senior

team

Ê  Be a part of it officially or unonfficially 4

Internal Communication Department Ê  A dedicated department allows other communications

professionals in the organization to get on with what they do best: public affairs, media relations, community liaison Ê  As facilitative rather than a delivery agent Ê  Needs to raise the credibility most especially inside the

organization

5

Public Relations/Corporate Communications Ê  Paul Inglegield (2002) – survey of internal

communication in local government: internal communications managed by corporate communications

Ê  The ear of senior management and the right level of

credibility to ensure they can argue their case more successfully

Ê  Internal communication was commonly found in

corporate communication departments but also possibly HR or marketing

Ê  Consistency with external messages is essential 6

BASIC CORPORATE COMMUNICATION Corporate Communication Komunikasi yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan kepada publik/audiencenya, baik internal (i.e. karyawan) dan eksternal (i.e. market, pemerintah, media, publik umum/ masyarakat, industri) Tujuan : Menyampaikan PESAN yang sama kepada semua STAKEHOLDERS sehingga memberi KESAN konsisten dan rasional, integritas, etis etc....”baik/positif” Hal-hal yang terkait: CORPORATE CULTURE yang kuat, CORPORATE IDENTITY yang solid, CORPORATE PHILOSOPHY yang wajar. karena fokus adalah pada : - efektifitas dan timing penyampaian pesan; - CORPORATE IMAGE yang positif; 7 - hubungan yang baik dan lancar dengan semua stakeholders

BASIC PUBLIC RELATION Public Relations the practice of managing the spread of INFORMATION between an individual/organization -  and the public; a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between -  organizations and their publics; (fungsi manajemen yang melakukan) seni menciptakan pengertian publik terhadap suatu -  individu/organisasi Peran PR : dalam membantu MENGINFORMASIKAN pada publik internal dan eksternal dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti (menyampaikan pengetahuan dan pengertian). Hal-hal yang terkait : 1. COMMUNICATION, 2. BRANDING, 3. IDENTITY mencakup: -  Audience Messaging - - Media tools 8

Modernisasi Paradigma MANAGEMENT KUNO

MANAGEMENT MODERN

Ê  Sasaran perusahaan jangka pendek

Ê  Mempunyai Visi Korporasi

Ê  Budayanya kaku

Ê  Budayanya Flexibel

Ê  Orientasi hanya pada Produk

Ê  Orientasi bagaimana Pasarnya

Ê  Berfocus hanya Internal perusahaan

Ê  Berfokus pada usaha external

Ê  Menekankan kebutuhan Regional

Ê  Mencari pasar Global

Ê  Dikomando oleh Management

Ê  Mendaya-gunakan karyawan

Ê  Hanya ada perhitungan Analysis

Ê  Memakai unsur Kreativitas, analysis dan

intuisi

Ê  Hanya ada semangat Kompetisi Ê  Sebatas pada nilai-nilai Aggressive

Ê  Harus ada Cooperation (kerja sama) Ê  Menekankan Harmonasi, Kepercayaan dan 9

Kejujuran

Penerapan Dalam Bidang Pekerjaan Marketing Communication.

Public Relations

Ê  Sangat umum

Ê  Lebih banyak ditargetkan

Ê  Hanya ketrampilan administratif

Ê  Perlu ketrampilan aplikatif

Ê  Menulis mengenai Business saja

Ê  Sebagai Komunikator Bisnis

Ê  Sebagai Administrator Business

Ê  Menjadi perancang manajemen yang

Ê  Hanya sedikit manfaatnya bagi

seluruh karyawan

Ê  Komunikasi bersifat umum – hanya

memerlukan pengetahuan

Strategik

Ê  Membina hubungan antar karyawan Ê  Mengembangkan karir kerja Ê  Sensitivitas pada kondisi sosial Ê  Mengatasi krisis krisis komunikasi 10

perusahaan

Mitos dan Realitas Ê  Public Relations mitos à perlu penampilan fisik saja 1.  Membantu Promosi, Publisitas, Press Release 2.  Mempropagandakan perusahaan 3.  Hanya memberikan à FIGURE pada Publik

Ê  Public Relations realitas saat ini à merupakan intangible asset 1.  Tanggung-jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility) 2.  Good Corporate Governance 3.  Memberikan bagi Perusahaan (korporasi) secara keseluruhan à KREDIBILITAS

Jadi PR memberikan citra (IMAGE) à membangun REPUTASI PERUSAHAAN 11

PR dalam persepsi yang lain MARKETING Ê  Hanya alat dari unit kerja Marketing Ê  Diberi tugas Promosi

MANAGEMENT Ê  Mempunyai fungsi memgembangkan manajemen Strategik Ê  Diberi tanggung jawab untuk mengatasi Issue dan Krisis

Ê  Diberi tanggung jawab untuk

menangani Publisitas



Ê  Mempunyai fungsi Strategik

Ê  Hanya diberi fungsi Teknis

Ê  Menopang rencana Sustainable

(kelangsungan hidup) perusahaan

Ê  Aktivitasnya sementara

Ê  Fungsi Public Relations merupakan

Ê  Memberi beban (orientasi) bagi

investasi Jangka Panjang

Biaya

Ê  Tugasnya harus dilaksanakan secara

Ê  Sebagai Public figure

Professional

12

HR or PR? David Ashford (2001) : -  Pada beberapa perusahaan skala besar, Internal

Komunikasi harus sejalan dengan PR

-  Organisasi dengan skala kecil berada di bawah HR

13

5 Models for Internal Communications: 1)  alignment with HR 2) alignment with PR 3) Division of responsibility between PR and HR 4) Reporting to the chief executive 5) Full integration and shared responsibility between HR and PR

14

STRATEGI KOMUNIKASI PEGAWAI JENIS SARANA & CARA KOMUNIKASI Rapat seluruh karyawan, Rapat diskusi empat mata, sistem KOMUNIKASI ANTAR INDIVIDU penghargaan, event keakraban ( makan siang bersama, event ulang tahun )

KOMUNIKASI TERTULIS

KOMUNIKASI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

KEUNGGULAN

KELEMAHAN

Memberikan kesempatan antar individu memiliki waktu lebih Memerlukan waktu lebih banyak untuk berkomunikasi dan karena dituntut adanya berdiskusi secara langsung dan kehadiran secara fisik leluasa Memiliki niai sosial yang =nggi

Tidak bisa menyembunyikan iden=tas jika ingin mengutarakan kri=k dan saran

Merupakan komunikasi masal yang paling mudah dibuat.

Lebih memakan banyak biaya

Bule=n Internal Perusahaan, Buku Dapat mencakup sangat banyak proses pembuatannya panduan karyawan, Perpusatakaan memerlukan lebih banyak usaha informasi Perusahaan, Papan Pengumuman dan waktu ( karena menuntut Terkesan formal karena krea=fitas supaya dapat menarik bentuknya sebagai tulisan perha=an ) Belum dapat dipas=kan semua Lebih murah, prak=s, dan cepat karyawan dapat mengoperasikan sarana teknologi ini. Email, Pengiriman email massal, lebh terdapat kemungkinan Dapat menjangkau skala Konfrensi Telekomunikasi, Website adanya Miss0 Communica=on internasional dikarenakan pesan elektronik sangat fleksibel untuk diolah dan massal yang diterima =ap 15 dimodifikasi individu