Senarai Semak Utk Sekolah

SS2/01

SENARAI SEMAK PENYEDIAAN PELAN PEMBANGUNAN MEMPERKASA SEKOLAH NAMA SEKOLAH:

DAERAH/BAHAGIAN:

NEGERI:

SKALA PENARAFAN KENDIRI SEKOLAH

1 •

Tidak dilakukan serta tidak didokumenkan

2 •

Telah dilakukan tetapi tidak didokumenkan dengan tersusun/baik

3 •

Telah dilakukan mengikut sebahagian kecil keperluan dan telah didokumenkan

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

1

4 •

Telah dilakukan mengikut sebahagian besar daripada keperluan dan telah didokumenkan dengan baik.

5 •

Telah dilakukan mengikut keperluan sepenuhnya dan telah didokumenkan dengan baik sempurna.

FASA SATU: PROSES PRA PERANCANGAN •

Adakah perkara/aktiviti didokumenkan?)

berikut

telah

dilakukan?

(dan

a.

Mengadakan satu sesi taklimat kepada semua staf terhadap: • tujuan dan faedah pembinaan perancangan strategik memperkasakan sekolah • meningkatkan tahap kesediaan dan komitmen semua anggota organisasi untuk membina dan melaksanakan pembangunan sekolah.

b.

Menubuh jawatankuasa kerja dan senarai tugas setiap ahli jawatankuasa.

c.

Mengumpul maklumat: • Latar belakang organisasi • Pencapaian organisasi pada masa yang lalu (dalam semua aspek) • Pencapaian terbaik yang telah dicapai dalam sejarah organisasi • Laporan analisis prestasi program/projek (atau strategi) tahun-tahun sebelumnya • Laporan status prestasi semasa. • Pencapaian terbaik setiap bidang utama organisasi lain di peringkat zon, daerah, negeri atau kebangsaan untuk tujuan penandaarasan • Analisis prestasi pencapaian pelaksanaan pelan pembangunan yang lepas

Bersambung/

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

2

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan anda (mengapa dan apakah tindakan anda?)

Sambungan daripada FASA SATU d.

Mengenalpasti mandat dan arahan-arahan terkini dari pihak yang berkepentingan. Apakah yang telah dikenalpasti?

e.

Menjadikan perancangan pembangunan sekolah sebagai tugas utama setiap staf kanan/ketua bahagian/ketua jabatan/ketua unit/ketua panatia (satu taklimat / mesyuarat khas perlu dilaksanakan) Memberi latihan peningkatan kefahaman dan kemahiran perancangan pembangunan sekolah secara khusus dan mendalam kepada semua staf (melalui latihan dalaman) Membina jadual kerja menyediakan pelan perancangan pembangunan sekolah (khususnya jika bengkel diadakan di luar organisasi)

f. g.

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

3

FASA DUA: MENDEFINISIKAN DAN MEMPERJELAS (menetapkan) HALA TUJU (STRATEGIC INTENT) • Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan

didokumenkan?) 1. Adakah pernyataan misi organisasi mempunyai perkara-perkara berikut? • Tujuan atau sebab organisasi ditubuhkan? (What is our basic purpose or Why do we exist?) • Kepada siapakah perkhidmatan diberikan? (pelanggan?) (Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) • Apakah hasil akhir yang diingini? (What we produce - outcome benefits: products, services, uses) • (CIRI TAMBAHAN: Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more effectively" than others) • Ringkas, padat, mudah difahami dan diingati • • • 2.

Fokus kepada apa yang diingini untuk memenuhi keperluan pelanggan Realistik dan boleh dicapai mencerminkan ciri-ciri keunikan/nilai-nilai/prinsip pegangan utama organisasi dalam memenuhi tujuan kewujudannya. Adakah pernyataan visi/wawasan organisasi telah menekankan perkara-perkara berikut?: • hasrat perubahan/ pencapaian/ prestasi organisasi dalam jangkamasa 3 – 5 tahun kehadapan (penetapan haluan) • boleh mencabar semua ahli organisasi untuk bekerja bersama bagi mencapai kejayaan.

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

4

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

Bersambung/ Sambungan daripada FASA KEDUA • menjadi sebagai penyemarak motivasi dan komitmen semua staf untuk bekerja bersama bagi mencapai kejayaan • perubahan yang realistik/boleh dicapai • mengintegrasikan setiap bahagian/bidang/unit dalam organisasi • merungkai paradigma setiap staf • pemangkin prestasi • meningkat kemampuan untuk berubah • meningkatkan daya kepimpinan • pernyataan yang ringkas, padat, mudah difahami dan diingati • jelas menunjukkan faktor kejayaan kritikal (key success factor areas). • menunjukkan pengukuran/indikator pencapaian misi dan visi organisasi 3. Adakah dijelaskan nilai dan prinsip yang dipegang oleh ahli organisasi dan kepentingannya dalam mencapai misi dan visi? 4. Adakah pernyataan piagam pelanggan dibina berasaskan keperluan/kehendak pelanggan (murid, guru, ibu bapa, PPD/JPN/KPM & komuniti)? 5. Adakah slogan, moto, rekabentuk logo & warna korperat di hubungkaitkan dengan Misi dan Visi?

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

5

FASA TIGA : PENGUMPULAN MAKLUMAT DAN ANALISIS STRATEGIK ( STRATEGIC ANALYSIS ) •

Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan didokumenkan?) 3. Adakah penilaian persekitaran organisasi (pengumpulan dan penganalisisan maklumat organisasi) meliputi perkara-perkara berikut? • kelebihan/keupayaan/kekuatan semua aspek dalaman organisasi untuk mencapai misi dan visi. • kekurangan/ketidakupayaan/kelemahan semua aspek dalaman organisasi untuk mencapai misi dan visi. • peluang/kelebihan dari persekitaran luar yang meliputi PEST untuk mencapai misi dan visi. • ancaman/halangan dari persekitaran luar yang meliputi PEST untuk mencapai misi dan visi. • memilih 5 aspek yang utama bagi setiap peringkat 6.1 hingga 6.4 (KLAP) di atas untuk dianalisis secara terperinci. • mandat-mandat dari pihak atasan samada formal atau tidak formal. • perubahan dan arah aliran (trends) pada tempoh 3-10 tahun kehadapan. • keperluan pihak berkepentingan (stakeholders). • keputusan prestasi strategi-strategi yang lepas bersama penandaarasan (Benchmarking) bagi setiap strategi berkenaan

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

6

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

FASA EMPAT: PILIHAN STRATEGIK (STRATEGIC CHOICE) •

Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan didokumenkan?)

4.0 Adakah isu-isu, matlamat strategik dan KPI telah dijanakan dilakukan mengikut faktor-faktor di bawah? • Adakah isu-isu strategik berdasarkan kesimpulan analisis KLAP (SWOT), halatuju dan mandat telah dijanakan? • Adakah pemilihan isu-isu strategik telah dilakukan mengikut prioriti? • Adakah telah dikenalpasti matlamat strategik berasaskan isuisu strategik yang telah dipilih? • Adakah faktor kejayaan kritikal (CSFs) telah dikenalpasti? • Adakah telah ditentukan indikator prestasi utama (key performance indicators/KPI) berasaskan CSFs?

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

7

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

FASA KE LIMA: • Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan didokumenkan?)

5. Adakah penjanaan objektif telah dilakukan mengikut keperluan berikut? • Adakah objektif jangka panjang dan pendek telah dikenalpasti? • Adakah objektif konsisten dengan pernyataan visi dan misi? • Adakah pernyataan objektif dibina berasaskan kriteria SMART? (specific, measurable, attainable, reliable and timing in nature)

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

8

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

FASA ENAM: PENJANAAN STRATEGI •

Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan didokumenkan?)

•

Adakah telah ditetapkan setiap strategi (pendekatan atau kaedah utama untuk mencapai objektif) menyokong sekurang-kurangnya satu objektif atau matlamat? Adakah penjanaan serta pemilihan strategi telah menggunakan maklumat analisis persekitaran? Adakah faktor-faktor di bawah telah diberi pertimbangan semasa memilih strategi? a. tahap kesukaran proses kerja b. kompetensi staf yang bertanggungjawab c. sumber kewangan dan kos pembiayaan yang terlibat d. kemudahan infrastruktur dan peralatan e. andaian keupayaan untuk mengatasi halangan f. andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi g. akur/kepatuhan terhadap mandat/arahan h. rekod keberkesanan pelaksanaan strategi yang lepas i. kesesuaian dengan persekitaran terkini

• •

•

Dalam menjana dan memilih strategi, adakah telah mengutamakan mereka yang terlibat dengan proses? • Dalam menjana dan memilih strategi, adakah telah digunakan instrumen kualiti atau statistik? • Dalam menjana dan memilih strategi, adakah telah membuka peluang penglibatan seluas-luasnya kepada semua staf? • Adakah strategi-strategi yang terpilig itu telah memupuk rasa kesepunyaan (sense of ownership) dan komitmen semua staf? Sambungan/

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

9

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

Sambungan daripada ENAM • • •

Adakah draf pertama pelan strategik telah dibentangkan untuk disemak oleh semua staf? Adakah telah menggunakan mengunakan penandaarasan (benchmarking) untuk mendapat idea/maklumat untuk menjana strategi baru? Adakah penjanaan serta pemilihan strategi telah mewujudkan suasana kerja organisasi yang menggalakkan staf berfikir secara kreatif?

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

10

FASA TUJUH: PELAN TAKTIKAL •

Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan didokumenkan?)

7. Adakah pelan taktikal telah memenuhi kriteria di bawah? • Adakah setiap strategi telah disokong oleh sekurang-kurangnya satu pelan tindakan/taktikal? • Adakah pelan taktikal/tindakan mempunyai maklumatmaklumat berikut? a. tindakan b. tanggungjawab c. tempoh masa pelaksanaan d. indikator prestasi e. sumber: kos, peralatan, manusia dll f. hasil yang diinginkan (output) g. pelan kontingensi (jika perlu) h. (tambahan: menghubungkan pelan tindakan dengan pelan belanjawan) 13.

pelan operasi (operational) dibina bagi menjelaskan dengan lengkap tugas/ prosedur kerja yang akan dilakukan bagi setiap pelan tindakan pada bahagian 12 di atas. 13.1 rajah carta aliran kerja, carta gantt digunakan dalam pembinaan pelan operasi. 14. pelan kontingensi bagi menyokong strategi atau pelan tindakan atau pelan operasi yang kritikal.

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

11

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

FASA LAPAN: PELAN OPERASI •

Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan didokumenkan?)

8. Adakah pelan operasi yang telah disediakan telah mempunyai maklumat berikut? • Tajuk yang sesuai (contohnya tidak melabelkan sesuatu kumpulan) • Objektif yang jelas dan SMART (objektif perlakuan) • Kumpulan sasaran • Proses kerja/aliran kerja yang detail dan kreatif • Tarikh mula dan tarikh siap (tempoh) • Pengurus yang bertanggungjawab • Status pelaksanaan • Pelan kontingensi • Penilaian • Penambahbaikan

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

12

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

FASA SEMBILAN: PELAKSANAAN STRATEGIK (STRATEGIC IMPLEMENTATION) • Adakah perkara/aktiviti berikut telah dilakukan? (dan

didokumenkan?) • Adakah pelan pelaksanaan perancangan pembangunan sekolah tertumpu kepada: • Ciri-ciri pengurusan dan kepimpinan berkesan? • Kuasa-kuasa pengurus dan pemimpin yang perlu untuk pelaksanaan? • Skil-skil yang perlu dikuasai oleh pengurus dan pemimpin berkesan? • Ilmu-ilmu tambahan yang perlu dikuasi oleh seorang pengurus dan pemimpin untuk melaksanakan pelan pembangunan sekolah? • Pembinaan pasukan?

•

Adakah pelan pengawalan dan pemantauan pelaksanaan pembangunan sekolah tertumpu kepada: • kawalan proses (input-proses-output)? • melakukan audit kualiti dalaman? • mesyuarat khas kajian semula pengurusan sekurang-kurungnya sekali setahun? • mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan secara sistematik? • menyelenggara rekod-rekod hasil proses dengan baik dan teratur bagi tujuan kawalan proses, bukti kecekapan dan keberkesanan proses?

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

13

Ya/ Tidak

Skala Penilaian (1/2/3/4/5)

Ulasan (mengapa dan apakah tindakan anda?)

• •

Pusingan semula proses perancangan strategik (You can take one out of four corrective actions)

First, you can change your schedule -- slip your due date. Second, you can change the tactics you're performing to implement your strategy. Third, you can change your strategy. Finally, as a last resort, you can compromise your objective. Each of these corrective actions is applicable under specific circumstances. Let's see....

Laporan disediakan oleh: …………………………………………………….. (Nama: ) Tarikh:________________________

Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan IAB

14