Rpp-fixx.doc

RENCANA PELAKSA NAAN PEMBELA Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi

Nama Lengkap

: Ayu Nofita Prahastiwi

Bidang Keahlian

: Administrasi Perkantoran

Fakultas

: Ekonomi

Jurusan

: Manajemen

No. HP

: 089650369925

Kata Pengantar

Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahanNya, sehingga kami dapat menyelesaikan contoh perangkat pembelajaran ini. Contoh perangkat ini dibuat dengan maksud untuk memenuhi tugas mata kuliah Media Pembelajaran Berbasis TIK yang dibina oleh Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi kami untuk mempersiapkan pemahaman dan pengetahuan kami sebelum

tentang perangkat pembelajaran

kami menjalankan PPL nantinya serta menjadi

calon guru

Administrasi Perkantoran sehingga diperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial. Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan

proses,

psikomotor,

keterampilan

sosial

dan

menumbuhkembangkan perilaku berkarakter. Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS , LP-1: Penilaian Kognitif, LP-2: Penilaian Afektif, LP-3 Penilaian Psikomotor dan Kinerja. Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi kami dan calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

Penulis

i

Daftar Isi Kata Pengantar...............................................................................................i Daftar Isi..........................................................................................................ii Silabus...............................................................................................................1 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran.................................................................3 LKS-1: Pengertian Komunikasi Lisan/Tertulis................................................ 8 Jenis-jenis Komunikasi Lisan/Tertulis................................................ 8 Keunggulan dan Kelemahan Komunikasi Lisan/Tertulis................... 9 LKS-2: Analisa Komunikasi yang Baik & Kemudahan Komunikasi.............13 LKS-3: Studi Kasus Komunikasi tertulis dalam kehidupan sehari-hari..........15 LP-1: Penilaian Kognitif...................................................................................17 LP-2: Penilaian Afektif.....................................................................................20 LP-3: Penilaian Kinerja Psikomotor.................................................................21 Lampiran Modul Komunikasi Lisan dan Tertulis......................................................... 23

ii

SILABUS Nama Sekolah Mata Pelajaran Bidang Keahlian Kelas/Semester Alokasi Waktu Standar Kompetensi

: SMK Negeri 1 Turen : Kejuruan Administrasi Perkantoran : Bisnis dan Manajemen : X / I (Satu) : 1 x 45’ : Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi

1

Materi Pembelajaran

Kegiatan pembelajaran 1.

Pemahaman tentang komunikasi lisan dan tertulis

2.

Jenis-jenis komunikasi lisan dan tertulis

3.

Keunggulan dan kelemahan komunikasi lisan dan tertulis

4.

Melakukan diskusi sebagai wujud komunikasi lisan

Menerapkan ketrampilan komunikasi lisan dan tertulis

Indikator Pencapaian Kompetensi Kognitif 1. Mampu memahami

Penilaian Teknik Tes

Bentuk Instrumen Tes Tulis

pengertian

Contoh Instrumen LP-1: Kognitif

komunikasi lisan dan tertulis 2. Mampu memahami jenis-jenis komunikasi lisan dan tertulis 3. Mampu memahami

Alokasi Waktu 1 x 45’

Sumber Belajar 1. LKS 1 : a. Komunikasi lisan dan tertulis b. Jenis-jenis komunikasi lisan dan tertulis c. Keunggulan dan kelemahan komunikasi lisan dan tertulis

keunggulan dan kelemahan masing-

d. Kunci LKS 1

masing jenis komunikasi

5. Afektif  Mampu mengembangkan perilaku sopan santun dalam berkomunikasi  Mampu

e. LP 1: Kognitif Mengamati

Penilaian Karakter

LP-2: Afektif

f. LP 2: Afektif g. LP 3: Psikomoto r /kinerja h. Silabus i. Modul

mengembangkan perilaku komunikatif dalam berkomunikasi

3 2

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP. 01) Mata Diklat

: Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester

:X/1

Pertemuan

: I ( SATU )

Materi Pembelajaran

: Menerapkan komunikasi lisan dan tertulis

Alokasi Waktu

: 1 x 45 Menit

A. Standart Kompetensi : Mengapilasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi B. Kompetensi Dasar : Menerima dan menyampaikan Informasi C. Indikator 1. Kognitif  Mampu memahami pengertian komunikasi lisan dan tertulis  Mampu memahami jenis-jenis komunikasi lisan dan tertulis  Mampu memahami keunggulan dan kelemahan masing-masing jenis komunikasi 2. Afektif  Mampu mengembangkan perilaku sopan santun dalam berkomunikasi  Mampu mengembangkan perilaku komunikatif dalam berkomunikasi  Mampu berpikir positif dan jujur dalam berkomuniksasi  Mampu mengembangkan perilaku sosial seperti bekerjasama, aktif dan kritis 3. Psikomotorik  Terampil berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan baik dan benar melalui diskusi dan mengumpulkan hasil laporan diskusi 4. Kinerja  Siswa mampu berdiskusi kelompok dengan baik tentang soal yang diberikan guru dan membuat laporan diskusi D. Tujuan Pembelajaran : 1. Kognitif  Diharapkan siswa mampu mendiskripsikan pengertian komunikasi lisan maupun tertulis dengan benar dan tepat serta dapat menjawab dengan baik pada LP 1  Diharapkan siswa mampu mendiskripsikan jenis-jenis komunikasi baik lisan maupun tertulis dengan baik dan dapat menjawab soal dengan benar dan tepat pada LP 1  Diharapkan siswa mampu memahami keunggulan dan kelemahan dari komunikasi lisan maupun tertulis dan menjawab benar pada LP1 2. Afektif  Diharapkan siswa dalam mengikuti pelajaran komunikasi ini dapat mengembangkan sikap sopan santun dalam komunikasi dan berperilaku, berpikir positif, jujur dan komunikatif dalam berkomunikasi melalui dikusi kelompok sesuai dalam LP2 2

 Mengembangkan sikap sosial untuk bertanya, saling membantu menjawab pertanyaan dan menanggapi dan aktif sekaligus kritis dalam diskusi sesuai LP2 3. Psikomotorik  Diharapkan siswa mampu berdiskusi kelompok dengan baik dan benar serta membuat laporan hasil diskusi sesuai dalam LP3 4. Kinerja  Telah disediakan tema diskusi tentang materi dan dibentuk kelompok kemudian diharapkan siswa mampu berdiskusi dengan kelompok sesuai LP3 E. Pendekatan dan Strategi Pembelajaran 1. Pendekatan pembelajaran : Orientasi siswa 2. Strategi pembelajaran : Group Resume Group Resume : a. Fasilitator membagi siswa ke dalam kelompok –kelompok b. Fasilitator memberi tugas kepada masing-masing kelompok untuk mengidentifikasi dan membuat resume kelompok c. Fasilitator memberi kertas plano dan spidol kepada kelompok untuk menulis resume F. Model dan Metode Pembelajaran 1. Model pembelajaran yang digunakan Model Pembelajaran Kooperatif (MPK) 2. Metode Pembelajaran yang digunakan  Diskusi  Tanya Jawab  Ceramah G. Proses Belajar Mengajar 1. Pendahuluan Penilaian Kegiatan

oleh Pengamat 1 2 3 4

 Bertegur sapa mengucapkan salam , berdoa dan presensi  Memperkenalkan SK/KD dan tujuan pembelajaran  Apersepsi dan memberikan kesempatan siswa mengemukakan pendapat tentang jenis komunikasi yang diketahui dalam lingkungan sehari-hari (fase 1MPK)  Mengkomunikasikan pada siswa bahwa komunikasi lisan maupun tulisan sering kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari dan manusia tidak lepas dari komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung. (fase 1 MPK) 3

2. Inti Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4

 Siswa diberi kesempatan untuk berpendapat tentang komunikasi lisan dan tertulis (Fase 2 MPK)  Guru memberikan informasi tentang pengertian komunikasi lisan dan tertulis serta menyebutkan jenisjenis komunikasi lisan maupun tertulis. Guru membentuk kelompok 4-5 orang. Guru membagikan LKS I pada setiap kelompok. (Fase 3 MPK)  Siswa berdiskusi tentang pengertian, jenis-jenis dan keunggulan komunikasi lisan maupun tertulis dan membuat laporan hasil diskusi . Siswa mengisi LKS I (Fase 4 MPK)  Perwakilan 1 kelompok mempresentasikan hasil diskusinya kepada seluruh siswa dan secara aktif mengajukan pertanyaan  Guru memberi penjelasan tentang jenis-jenis komunikasi yang tepat 3. Penutup Penilaian Kegiatan

oleh Pengamat 1 2 3 4

 Guru menyimpulkan hasil diskusi dan materi  Guru memberikan kesempatan untuk bertanya jika ada yang kurang dimengerti oleh siswa  Guru memberikan pekerjaan rumah untuk siswa dan menutup pelajaran dengan doa serta salam

H. Sumber Pembelajaran 1. LKS 1 4

2. Kunci LKS 1 3. LP 1 : Kognitif 4. LP 2 : Afektif 5. LP 3 : Psikomotorik dan Kinerja 6. Silabus 7. Materi Slide Power Point 8. Modul I. Alat dan Media: 1. Alat terdiri dari: 

Alat Tulis Kantor (ATK),

2. Media terdiri dari Slide tentang: a. Power Point 

Komunikasi lisan dan tertulis



Jenis-jenis komunikasi lisan dan tertulis



Keunggulan komunikasi lisan dan tertulis

b. Papan Tulis dan Spidol c. Laptop d. LCD 3. Bahan 

Lembar Kerja 1

Daftar Pustaka Endang, Sri R. dkk. 2012. Ketrampilan Dasar Komunikasi. Jakarta: Erlangga http://arifeychance.blogspot.com/2012/08/jenis-jenis-komunikasi_26.html http://subimurtanto.blogspot.com/2011/11/komunikasi-dalam-organisasikomunikasi.html

5

Nama/Kelompok _________________ Kelas: _________Tgl: _______________ Lembar Kerja Siswa 1 : Komunikasi Lisan dan Tertulis (Penilaian Kognitif) Tujuan : 1.

Dapat memahami pengertian komunikasi lisan dan tertulis

2.

Dapat memahami jenis-jenis dan keunggulan komunikasi lisan tertulis

3.

Dapat membuat laporan hasil diskusi dengan baik dan benar

Rumusan Masalah : Apakah arti, jenis, dan keunggulan komunikasi lisan dan tertulis ? Langkah – langkah : 1.

Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna komunikasi lisan dan

2.

tertulis Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta mendiskusikan contoh

3. 4. 5.

komunikasi lisan maupun tertulis Siswa diminta untuk menjelaskan beberapa jenis komunikasi lisan dan tertulis Menganalisis keunggulan komunikasi lisan dan tertulis Membuat laporan hasil diskusi yang telah dilakukan

Analisis : 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi lisan dan tertulis? ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ....................................................................................................... 2. Sebutkan contoh-contoh komunikasi lisan dan tertulis yang Saudara pahami! ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ....................................................................................................... 3. Apakah Anda setuju bahwa komunikasi tertulis memiliki keunggulan sosial yang lebih tinggi daripada komunikasi lisan? Jelaskan pendapat 6

Anda! .............................................................................................................................. ........................................................................................................................................... .................................................................................................................... 4. Dalam komunikasi lisan terdapat beberapa jenis komunikasi seperti diskusi, Apa yang kalian ketahui tentang diskusi ? ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ..................................................................................................... 5. Koran, Surat kabar, Majalah merupakan ragam dari komunikasi tulisan. Mengapa demikian? ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ..................................................................................................... 6. Apakah Laporan Pemasaran pada perusahaan merupakan bentuk komunikasi tertulis? Jelaskan ! ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ...................................................................................................... 7. Sebutkan kelemahan dari komunikasi tertulis? ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... .................................................................................................... 8. Komunikasi lisan bisa berbentuk langsung maupun tidak langsung. Jelaskan dan beri contoh! ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ....................................................................................................... 9. Surat merupakan jenis komunikasi tertulis yang sering kita jumpai, bagaimana surat yang baik dan komunikatif? ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ....................................................................................................... 10.

Jelaskan yang dimaksud dengan telegram dalam komunkasi tertulis!

7

........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ..................................................................................................... Nama/Kelompok ________________Kelas: _________ Tgl: _______________ Kunci lembar Kerja 1 : Komunikasi Lisan dan Tertulis 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi lisan dan tertulis? Komunikasi lisan dapat terjadi baik secara langsung maupun tak langsung yang dibatasi oleh jarak dan waktu, komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. Komunikasi lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato. komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara. 2. Sebutkan contoh-contoh komunikasi lisan dan tertulis yang Saudara pahami! Contoh Komunikasi Lisan : a. Telepon b. Diskusi c. Rapat d. Presentasi e. Seminar Contoh Komunikasi Tertulis a. Laporan b. Telegram c. Surat d. Majalah e. Koran f. Baliho 3. Apakah Anda setuju bahwa komunikasi tertulis memiliki keunggulan sosial yang lebih tinggi daripada komunikasi lisan? Jelaskan pendapat Anda! Komunikasi, baik lisan maupun tertulis memiliki keunggulan masing-masing, namun jika dikaitkan dengan keunggulan sosial hal itu benar jika dikatakan komunikasi tertulis lebih unggul karena jika dilihat komunikasi lisan bisa diperoleh seseorang secara alami dari masa kecil hingga dewasa tanpa memerlukan pembelajaran khusus, mungkin orang lebih memandang dari lingkungan dimana seseorang itu berada yang 8

membuat seseorang tersebut bisa dengan baik berkomunikasi lisan, namun orang akan lebih memandang seseorang ketika mereka cakap berkomunikasi dari hasil pembelajaran yang hal tersebut cenderung lebih menjurus pada komunikasi tertulis, dimana seseorang mendapat pembelajaran tersebut secara terprogram. 4. Dalam komunikasi lisan terdapat beberapa jenis komunikasi seperti diskusi, Apa yang kalian ketahui tentang diskusi ? Diskusi adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. Menurut KBBI, diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) 5. Koran, Surat kabar, Majalah merupakan ragam dari komunikasi tulisan. Mengapa demikian? Karena didalam surat kabar, koran, majalah mengandung penyampaian informasi kepada pembaca, meskipun komunikasi tersebut tidak langsung hanya berbentuk naskah, kata-kata dan gambar namun hal tersebut merupakan proses komunikasi yang mana dalam tulisan tersebut ingin menyampaikan informasi kepada pembaca sehingga timbul pengertian yang sama. 6. Apakah Laporan Pemasaran pada perusahaan merupakan bentuk komunikasi tertulis? Jelaskan ! Laporan pemasaran merupakan salah satu jenis komunikasi tertulis karena dalam laporan mengandung penyampaian informasi dari atasan kebawahan sebagai pertanggungjawaban tugas bidang pemasaran kepada atasannya. Dalam penyampaiaan informasi tersebut terdapat proses komunikasi karena ada pengirim informasi (pegawai pemasaran), media , penerima informasi (atasan atau manager) dan feedback atau tindak lanjut laporan tersebut oleh atasan 7. Sebutkan kelemahan dari komunikasi tertulis? a. Berita tertulis mengha-biskan banyak kertas. b. Berita yang diekspresikan kurang baik, jika pengirim berita bukan penulis efektif. c. Umpan balik tidak diterima langsung. 8. Komunikasi lisan bisa berbentuk langsung maupun tidak langsung. Jelaskan dan beri contoh! Komunikasi lisan berbentuk langsung adalah komunikasi yang dilakukan tidak ada jarak dan alat atau media yang membatasi dan dapat dilakukan dengan bertatap muka secara langsung misalnya rapat, sedangkan komunikasi lisan tidak langsung adalah komunikasi melaui perantara alat seperti telepon. 9

9. Surat merupakan jenis komunikasi tertulis yang sering kita jumpai, bagaimana surat yang baik dan komunikatif? Cara menulis surat yang baik dan komunikatif: Keinginan pembaca diutamakan Kalimatnya sederhana Nada bahasanya tepat Harus merumuskan isi surat Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas Dapat mengatur alinea Sedapat mungkin menghindari kesalahan 10. Jelaskan yang dimaksud dengan telegram dalam komunkasi tertulis! Telegram berasal dari bahasa yunani, tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. a. b. c. d. e. f. g.

Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh.

Nama/Kelompok _________________ Kelas: _________Tgl: _______________ Lembar Kerja Siswa 2 : Komunikasi Lisan dan Tertulis (Penilaan Afektif) Tujuan : 10

1.

Dapat aktif dan ktitis dalam berdiskusi

2.

Dapat mengemukakan gagasan yang dimiliki

Langkah : 1. Menilai keaktifan siswa dalam berdiskusi 2. Menilai siswa yang kritis dalam menanggapi diskusi 3. Menilai cara komunikasi siswa dalam mengemukakan gagasan

Analisa: 1. Bagaimanakah pendapat anda komunikasi yang baik itu, baik lisan maupun tulisan? 2. Menurut Saudara apakah komunikasi lisan itu lebih mudah dan komunikatif dalam penyampaiannya dibandingkan dengan komunikasi tertulis?

Kunci lembar Kerja 2 : Komunikasi Lisan dan Tertulis 1. Bagaimanakah pendapat anda komunikasi yang baik itu, baik lisan maupun tulisan? Komunikasi Lisan yang baik itu adalah komunikasi yangbisa menyampaikan pesan yang tepat kepada penerima pesan dan penerima pesan mengerti akan pesan atau

11

informasi tersebut dengan menggunakan bahasa baik verbal maupun non-verbal dengan baik. 2. Menurut Saudara apakah komunikasi lisan itu lebih mudah dan komunikatif dalam penyampaiannya dibandingkan dengan komunikasi tertulis? Komunikasi baik lisan maupun tulisan sama-sama memiliki kelemahan dan kelebihan masing-masing, tergantung dari bagaimana situasi yang mengakibatkan kita memilih antara keduanya. Seperti dalam organisasi terkadang untuk berkomunikasi dengan rekan masalah perjanjian kerjasama mereka akan lebih memilih surat karana mungkin akan lebih sopan dan mewakili atas anama perusahaan. Namun ketika itu bersifat rahasia perusahaan akan lebih memilih bertemu langsung yang berarti komuunikasi lisan yang mereka pilih.

Lembar Kerja Siswa 3 : Komunikasi Lisan dan Tertulis (Penilaan Psikomotorik dan Kinerja)

12

Tujuan: 1. Siswa dapat berdiskusi kelompok dengan baik dengan menganalisis kasus yang terjadi dalam masyarakat sekitar 2. Siswa dapat membuat laporan hasil diskusi dengan baik Langkah-Langkah: 1. Siswa menganalisa kasus sesuai dengan tema yang diberikan oleh guru dalam pengalaman sehari-hari 2. Siswa berdiskusi kelompok sebanyak 3-4 orang 3. Siswa bekerjasama dengan baik dan masing-masing aktif dalam diskusi 4. Siswa melaporkan hasil diskusi dengan benar Analisa Kasus 1. Cobalah Saudara analisis bagaimanakah komunikasi tertulis yang sering Saudara lakukan? Apakah ada kesulitan dalam komunikasi ini? Bagaimana Saudara mengatasinya?

Kunci lembar Kerja 3 : Komunikasi Lisan dan Tertulis

13

1.

Cobalah Saudara analisis bagaimanakah komunikasi tertulis yang sering Saudara lakukan? Apakah ada kesulitan dalam komunikasi ini? Bagaimana Saudara mengatasinya? “JAWABAN SESUAI DENGAN ANALISA SISWA”

Nama :

NIS :

Tanggal :

14

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: Kognitif 1. Definisikan Komunikasi lisan dan tertulis yang anda ketahui! 2. Rapat merupakan salah satu jenis komunikasi lisan, jelaskan pengertian rapat dan jenis rapat yang anda ketahui! 3. Sebut dan jelaskan contoh komunikasi tertulis yang sering Anda lakukan dan temui dalam kehidupan sehari-hari! 4. Sebutkan keunggulan dan kelamahan komunikasi lisan maupun tertulis!

Kunci Jawaban (LP) 1: Kognitif 1.

Definisikan Komunikasi lisan dan tertulis yang anda ketahui! Komunikasi Lisan : Komunikasi dapat terjadi baik secara langsung maupun tak langsung yang dibatasi oleh jarak dan waktu. Jarak dan waktu sangat mempengaruhi efisiensi dan efektifitas komunikasi. Komunikasi lisan bertujuan agar informasi yang disampaikan oleh si penyampai informasi (berita) dapat diterima dan dipahami oleh si penerima berita. Teknologi Komunikasi Lisan adalah berkomunikasi dengan menggunakan alat yang menghasilkan suara berbahasa lisan di antaranya telepon. Komunikasi lisan langsung artinya komunikasi terjadi antara pemberi informasi langsung ke penerima informasi tanpa melalui perantara baik orang atau alat. Komunikasi langsung mem-punyai kelebihan dan kekurangan. 15

Komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara. Komunikasi tertulis : Komunikasi tulis adalah komunikasi yang di-sampaikan secara tak langsung dengan tulisan, huruf, atau gambar.

Dengan komunikasi tertulis dapat

mengkomuikasikan ide, gagasan, pesan dan informasi lainnya, contohnya surat menyurat. 2.

Rapat merupakan salah satu jenis komunikasi lisan, jelaskan pengertian rapat dan bagaimana rapat yang baik! Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. The Liang Gie, adalah pertemuan antar anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

3.

Syarat rapat yang baik: Suasana terbuka Partisipasi penuh Bimbingan dan kontrol Ada argumentasi Pertanyaan singkat Menghindari klik kelompok Ada kesimpulan

Sebut dan jelaskan contoh komunikasi tertulis yang sering Anda lakukan dan temui dalam kehidupan sehari-hari! Contoh komunikasi tertulis yang paling kita kenal adalah surat kabar atau koran, majalah, artikel, dan lain-lain. Bentuk-bentuk komunikasi tertulis tersebut menyampaikan pesan dari informasi yang ada didalamnya, disinilah tejadi komnikasi tidak langsung dimana terdapat media sebagai perantara dan bentuk dari informasi tersebut adalah gambar, tulisan, huruf, grafik dan lain sebagainya, bahkan pada era dulu sebelum adanya teknologi surat menyurat merupakan bentuk

4.

komunikasi tertulis yang sering digunakan. Sebutkan keunggulan dan kelamahan komunikasi lisan maupun tertulis! a. Komunikasi Lisan : Keunggulan 

Umpan balik dapat diterima secara langsung.



Pendengar dapat mena-nyakan bila belum jelas.



Pesan dapat diekspresikan 16

Kerugiannya 

Waktu banyak.



Seringkali tidak membawa hasil



Tidak seragam

b. Komunikasi Tertulis : Keuntungan  Dapat disimpan, direkam.  Dapat dipersiapkan de-ngan cermat.  Seragam.  Jangkauan luas.  Biaya relatif murah. Kerugiannya  Berita tertulis mengha-biskan banyak kertas.  Berita yang diekspresikan kurang baik, jika pengirim berita bukan penulis efektif.  Umpan balik tidak diterima langsung.

Lembar Penilaian (LP) 2 : Afektif Siswa:

Kelas:

Tanggal:

Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A= Sangat baiik perbaikan kemajuan Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

1

Sopan Santun

2 \3 4

Komunikatif Aktif Kritis

Memerlukan Menunjukkan Memuaskan perbaikan kemajuan (B) (D) (C)

Sangat baik (A)

17

5 6 7

Perilaku Jujur Bekerjasama

Malang, .................................... 2014 Pengamat

(………………………………)

Lembar Penilaian (LP) 3 : Psikomotorik dan Kinerja Siswa:

Kelas:

Tanggal:

Prosedur : 1. 2. 3. 4.

Siswa diminta untuk diskusi dari soal analisis pada LKS 1 Siswa bekerja sama dengan kelompok yang telah dibentuk oleh guru Siswa dituntut aktif dalam berdiskusi Setelah diskusi guru menunjuk perwakilan 1 kelompok mempresentasikan hasil

5. 6. 7. 8.

diskusi kepada semua siswa Siswa diharapkan aktif bertanya dan kritis dalam proses presentasi berlangsung Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Psikomotor 18

No

Rincian Tugas Kinerja

1

Menyiapkan rangkaian

2.

rangkaian materi diskusi Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam

3

teknik dalam proses

20

20

20

komunikasi pada diskusi Mengidentifikasikan ketrampilan berkomunikasi saat diskusi sesi tanya jawab

5

Maksimum

Skor Asesmen Oleh siswa Oleh guru sendiri

kelompok Mengidentifikasi hal-hal yang penting seperti bahasa dan

4

Skor

20

berlangsung Mengindentifikasikan kerapian dan ketepatan laporan hasil

20

diskusi Jumlah

Siswa

(......................................)

100

Malang,………………….2014 Guru

(..........................................)

19

LAMPIRAN…………….

MODUL 2 Menerima dan Menyampaikan Informasi

20

Oleh : Ayu Nofita Prahastiwi 120412402987

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: a. Komunikasi individu dengan kelompok b. Kelompok dengan individu c. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2. Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. Menurut KBBI, diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah.

21

b. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c. Seminar, adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli. 3. Rapat a. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. The Liang Gie, adalah pertemuan antar anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 2) Menurut bahasa inggris, disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan, tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b. Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan

yang

diadakan

karena

ada

dua

atau

lebih

orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal, hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 8) Suasana terbuka 9) Partisipasi penuh 10) Bimbingan dan kontrol 11) Ada argumentasi 12) Pertanyaan singkat 13) Menghindari klik kelompok 14) Ada kesimpulan 22

d. Tipe-tipe pimpinan rapat 1) Otoriter: mau menang sendiri, lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan, memaksakan pendapat, peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian, keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah, peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran. e. Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasi-informasi, sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. Hanya bisa menjadi pendengar. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan. f. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g. Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h. Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 23

5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i. Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC, membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus 4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai, kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional, yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah, selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. Penyelesaian tahap akhir, meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orang-orang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut. j. Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat 24

Isi undangan: a) Hari, tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu, dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran, huruf U, huruf V, setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar), segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya, yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, foto kopi surat-surat keputusan, buku referensi dan sebagainya b) Pensil, ballpoint, penghapus dan sebagainya c) Laptop, karbon, kertas stensil, HVS, tinta stensil, dan sebagainya. 4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu, kesehatan dan kebersihan B. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui

surat, mempunyai

sasaran tunggal, dengan tujuan

mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. Cara menulis surat yang baik: h. i. j. k.

Keinginan pembaca diutamakan Kalimatnya sederhana Nada bahasanya tepat Harus merumuskan isi surat 25

l. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas m. Dapat mengatur alinea n. Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. Penetapan tujuan b. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2. Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani, tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. 3. Buku Adalah lembaran-lembaran kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. Ciri-ciri buku: a. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Jangka terbitnya: tidak menentu c. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. Sifat isinya: tulisan, gambar, grafik dan sejenisnya e. Sasarannya: masyarakat umum 4. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya, yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Pengertian laporan menurut ahli: a. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirjo, adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b. J. C Denyer, report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya.

26

a. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam c) Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan, yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik, setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan, layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan 27

c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian), tahunan b) Laporan berkala, mingguan, bulanan c. Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan, meliputi: a. Pendekatan b. Asas-asas c. Teknik dan model matematik d. Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi dan evaluasi data e. Penemuan sebab-sebab f. Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e. penyusunan konsep f. pengetikan laporan g. penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 28

Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. Cara bernegosiasi: a. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun b. c. d. e. f.

tidak Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan Kedua pihak harus dapat berdiplomasi Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian

Contoh surat perjanjian: a. b. c. d. e. a.

Surat perjanjian kerja Surat perjanjian sewa menyewa Surat perjanjian pinjam uang Surat perjanjian jual beli Surat perjanjian borongan Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum.

b. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c. Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Contoh: perjanjian jual beli, sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. d. Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e. Bagian surat 29

1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f. Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa. 2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syarat-syarat yang dikehendaki kedua belah pihak d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban, masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan

kesepakatan

yang

saling

menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. Memasarkan produk yang sama, wilayah tempat pemasaran yang beda b. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama), wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a. Judul perjanjian b. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c. Pernyataan kesepakatan 30

d. Isi perjanjian e. Saat dan jangka waktu berlalu f. Tempat kedudukan menurut hukum g. Penyelesaian perselisihan h. Bagian penutup 7. Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan, sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI, draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya); buram. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan, maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Tata cara menulis draf: a. Menuliskan tema, judul permasalahan (bagian pendahuluan) b. Latar belakang permasalahan c. Tujuan permasalahan d. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. Tempat pelaksanaan kerja C. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1. Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan, sopan santun, nilai-nilai dan norma-norma, serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai; a. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal, vertikal, maupun diagonal. Pengurusan informasi, yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien 31

e. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. Semua informasi, keterangan, dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masingmasing i. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. Alat utama bagi anggota organisasi p. Penting bagi pengambilan keputusan 4. Pelaksanaan komunikasi kantor a. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian

berita

berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya, begitu pula sebaliknya b. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. c. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan, terutama pada: a. b. c. d. e.

Kecepatan kerja Kecermatan kerja Semangat kerja sama Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan Kemungkinan tumbuhnya pemimpin

D. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI, identifikasi adalah tanda kenal diri; penentu/penetapan identitas seseorang; benda; dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas; metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan.

32

Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis, langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain; 1. Pemahaman pengertian 2. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. Perencanaan b. Komposisi c. revisi 3. Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. Memberi informasi b. Persuasi (persuating) c. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis; siapa mereka, bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. Cara mengembangkan keadaan komunikan, yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. 6. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Apakah menggunakan surat, laporan, media pidato atau presentasi. E. Keunggulan Komunikasi Lisan dan Tertulis Komunikasi Lisan Komunikasi dapat terjadi baik secara langsung maupun tak langsung yang dibatasi oleh jarak dan waktu. Jarak dan waktu sangat mempengaruhi efisiensi dan efektifitas komunikasi. Komunikasi lisan bertujuan agar informasi yang disampaikan oleh si penyampai informasi (berita) dapat diterima dan dipahami oleh si penerima berita. Teknologi Komunikasi Lisan adalah berkomunikasi dengan menggunakan alat yang menghasilkan suara berbahasa lisan di antaranya telepon. 33

Komunikasi lisan langsung artinya komunikasi terjadi antara pemberi informasi langsung ke penerima informasi tanpa melalui perantara baik orang atau alat. Komunikasi langsung mem-punyai kelebihan dan kekurangan. a) Keuntungannya Umpan balik dapat diterima secara langsung. Pendengar dapat mena-nyakan bila belum jelas. Pesan dapat diekspresikan b) Kerugiannya Waktu banyak. Seringkali tidak membawa hasil Tidak seragam

2) Komuniasi Tulis Komunikasi tulis di-sampaikan secara tak langsung, contoh yang paling kita kenal adalah surat kabar atau koran, majalah, artikel, dan lain-lain. Teknologi komunikasi tulis adalah berkomunikasi yang menggunakan tulisan, huruf, atau gambar. Melalui tulisan, Anda dapat mengkomuikasikan ide, gagasan, pesan dan informasi lainnya, contohnya surat menyurat. a) Keuntungan  Dapat disimpan, direkam.  Dapat dipersiapkan de-ngan cermat.  Seragam.  Jangkauan luas.  Biaya relatif murah. b) Kerugiannya  Berita tertulis mengha-biskan banyak kertas.  Berita yang diekspresikan kurang baik, jika pengirim berita bukan penulis efektif.  Umpan balik tidak diterima langsung.

34