Reformasi Birokrasi

REFORMASI BIROKRASI: MENGAKHIRI INEFISIENSI DENGAN REKAYASA ULANG Ketika seseorang merancang organisasi mengunakan konsep reengineering, struktur organisasi dibuat setelah proses-proses yang diperlukan dalam melaksanakan misi suatu organisasi telah terindentifikasi dan dianggap sudah efisien. Sedangkan pada pendekatan hierarkis-fungsional, biasanya struktur organisasi dibuat setelah fungsi-fungsi pokok diketahui dan proses dirancang justru setelah struktur organisasi yang flat (datar), sedangkan yang kedua menghasilkan struktur organisasi yang gemuk. Demikian pula kinerjanya, yang pertama menghasilkan pelayanan efisien, yang kedua pelayanan berbelit. Hal itu terjadi karena pendekatan hierarkis-fungsional yang diperkenalkan Max Weber pada abad ke-19, biasanya menekankan pada wewenang dari struktur organisasi dan biasanya diperkuat dengan menggunakan pendekatan legalistik. Tipe-tipe “Reengenering” Reengenering yang diperkenalkan Hammer & Champly (ibid) telah terbukti ampuh meningkatkan daya saing perusahaan yang mengadopsinya dan terhindar dari keterpurukan. Belakangan, dengan, semakin maraknya wacana new public management (NPM) sejak akhir decade 80-an reengenering mulai diperkenalkan di organisasi pemerintah (Saxena, 1996). Di Indonesia, sebuah kabupaten di Sumatra Utara adalah pemerintah daerah pertama yang mencoba melakukan restrukturisasi pemerintahannya dengan menggunakan pendekatakan reengineering. Kebutuhan PNS Hasil pemetaan proses yang dilakukan menunjukkan, kebutuhan riil pegawai di kabupaten tersebut (rata-rata) 20,55% jika dibandingkan jumlah pegawai negeri saat ini (table 1). Artinya, dari 1384 orang pegawai yang dimilikinya sekarang, untuk mengerjakan beban kerja yang ada dengan car seperti sekarang, hanya diperlukan 282 pegawai. Denga kata lain, dari delapan jam kerja perhari mereka hanya bekerja dua jam. Berbagai angka telah dikemukakan, namun pada umumnya yakin setidaknya birokrasi kita bisa dipangkas sampai 50%. Sebuah angka yang masuk akal karena hasil perhitungan dengan metode yang sama yang sering dilakukan diperusahaan swasta nasional Indonesia yang tentu kita semua yakin jauh lebih efisien daripada birokrasi pemerintah, angka yang muncul 20% sampai 40%. Ketika Hitungan yang sama dilakukan di sebuah unit organisasi Pemda DKI pada tahun 1997 menghasilkan angka 40% inefisiensi.

Lantas, apa mungkin sisa 80% pegawai lainnya dipangkas kemudian birokrasi berjalan dengan 20% pegawai ? Tampaknya kita perlu berhati-hati, karena utilisasi jam kecil itu tidak semata disebabkan tidak ada pekerjaan melainkan karena kemampuan SDM-disamping manajemen yang lemah dalam bidangnya sehingga gagal menggali dan mengelola apa yang harus dikerjakan . Lihat angka berikut ini. Persentae terkecil utilisasi jam orang bekerja adalah kantor Satpol PP (2,7%), diikuti Dinas perhubungan (5,08%), Kantor Nakertrans (5,7%), Diknas tidak temasuk guru (7,8%) dan koperasi (7,82%). Angka itu menunjukkan, dinas atau kantor yang mengurusi perangkat lunak masyarakat tidak berjalan dengan baik, karena perangkat lunak memerlukan kecerdasan lebih untuk memahami pekerjaannya. Sangat berbeda umpamanya dengan dinas Perindag (38%), Pertanahan (26%), Peternakan (22,9%), dan Kimprasda (19,9%), semuanya mengurusi perangkat keras daerah, yang mudah dilihat dan dihitung sehingga mereka mudah menggali kebutuhannya. Memang ada pengecualian pada dinas KB (44%) dan Bappeda (20%) yang mengurusi perangkat lunak pula. Akan tetapi, Dinas KB lebih terorganisasi berkat peningkatan BKKBN masa Prof. Dr. Haryono Suyono yang relative semarak dan terorganisasi sampai desa. Sedangkan Bappeda karena pekerjaan mereka relative jelas seperti halnya Dispenda (25%) disamping kapasitas SDM Bappeda yang relative memadai. Efisiensi Namun, bila kita pelajari lebih dalam, seyogyanya temuan ini memberi petunjuk kepada para petinggi kita untuk segera mengambil tindakan, terutama kepada presiden SBY, yang pernah mengeluhkan pemborosan biaya operasional birokrasi pemerintah sebasar 7,2 triliun, uang tersebut digunakan untuk listrik air, telepon dan biaya perawatan gedung. Apabila 50% pegawai dirumahkan (dengan tetap digaji normal) berarti pemerintah berhemat sebesar lebih kurang Rp. 3,6 triliun per tahun karena separuh gedung pemerintah tidak perlu lagi bayar empat komponen di atas. Bukankah ketika pegawai tidak punya kerja cenderung menggunakan seperti fasilitas telepon dan computer secara lebih? Kesimpulan dia tas tidaklah berlebihan , sebab simulasi biaya yang dilakukan di kabupaten yang sama sangat mendukung. Setelah melakukan restrukturisasi dengan mengabungkan beberapa dinas menjadi satu, dengan struktur organisasi lebih ramping sehingga memungkinkan mereka bekerja lebih banyak dengan sumber daya lebih kecil maka tentu jumlah pejabat eselon II hingga IV menjadi berkurangnya biaya operasional seperti untuk ruangan AC, meja, mobil, tunjangan jabatan dan biaya perjalanan. Tanpa mengitung biaya ibiaya tersebut dan tanpa melakukan pemecatan pegawai yang tidak diperlukan ditemukan penghematan 30% hingga 40%. Salah satu hitungannya dapat dilihat dalam table 2 di atas. Angka inefisiensi tersebut didapat dengan mengasumsikan bahwa biaya operasional yang diperlukan dinas yang baru adalah sama besar dengan biaya operasional tertinggi dari dinas yang lama (Dinas Perkebunan), sehingga penghematan yang terjadi berarti sebesar jumlah biaya operasional dua dinas lainnya (Kehutanan dan Pertanahan) . sejatinya karena struktur

organisasi lebih ramping dari ketiga dinas tersebut , maka efisiensi yang dapat lebih besar. Masalah Implementasi Jika metode ini dir\terapkan sebagai grand desing reformasi birokrasi di pemerintah pusat , tampaknya akan menghasilkan angka yang tidak jauh berbeda. Sebab persoalan birokrasi kita merupakan persoalan sistematik, bahwa system birokrasi yang diterapkan akan memaksa proses penyelesaian pekerjaan tidak efisien, tidak efektif dan menimbulkan ego sektorial. Oleh karena itu persoalan yang mereka hadapi relative seragam. Masalahnya , beberapa kendala sudah diduga segera menghadang ketika akan dimplementasikan. Kultur birokrasi yang telah terbiasa bekerja denga pendekatan legalistic (kaku) dan melihat semua pekerjaan dari sisi sejauh mana kewenangan yang dimiliki , sudah berurat akar , tentu tidak akan mudah menerima pola kerja berorientasi pelanggan yang fleksibel. Masalah lain yang cukup terasa adalah pengaruh demokrasi kita yang cenderung menggunakan birokrasi sebagai sapi perahan untuk kepentingan konstituennya atau bahkan dirinya sendiri . Akibatnya , mereka sangat berkepentingan dengan semakin banyaknya departemen (Kementerian), kendati secara rasional banyak kementerian yang tidak layak ada. Namun, harapan bukannya tidak ada. Bukankah system presidensial plus pemilihan langsung telah memberikan kekuasaan cukup besat kepada Presiden SBY ? sehingga yang diperlukan Presiden sekarang adalah keberanian bertindak, menghadang segala rintangan yang ada. Dan peluang ini sangat besar. Medrial Alamsyah, Konsultan Public Sector Reform, Direktur Indication Tabel 1 Prosentase Kebutuhan pegawai Kabupaten X Vs actual No

1 2 3 4 5

OPD

SETDA Dinas Kesehatan Daerah Kabupaten Dinas Pemukiman & Prasarana Daerah Kabupaten Dinas Perindustrian, Perdagangan & penanaman modal Daerah Kabupaten Dinas Pendidikan, Pemuda & Olahraga

Pagawai Saat ini

Kebutuhan Pegawai

Orang

Orang 67,43 13,74 26,27

33,38 14,61 19,61

27

10,48

38,82

96

7,05

7,34

202 94 134

%

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

20

21 22 23 24 25

daerah kabupaten Dinas Perhubungan, Pariwisata & Kebudayaan daerah kabupaten Dinas Pertanian Tanaman Pangan & Holtikultura daerah kabupaten Dinas Peternakan Daerah Kabupaten Dinas Koperasi & Usaha Kecil Menengah Daerah Kabupaten Dinas Kehutanan Daerah Kabupaten Dinas Perkebunan Daerah Kabupaten Dinas Perikanan & Kelautan Daerah Kabupaten Dinas Pertanahan Daerah Kabupaten Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Dinas Keluarga Berencana Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Badan Pengawas Daerah Kabupaten Badan Pemberdayaan Masyarakat Daerah Kabupaten Kantor Kesauan bangsa & Perlindungan masyarakat daerah Kabupaten Kantor Kesatuan bangsa & Perlindungan Masyarkakat Daerah Kabupaten Kantor Kepegawaian daerah kabupaten Kantor tenaga Kerja & Transmigrasi Daerah Kabupaten Kantor Kebersihan & Pertamanan Daerah Kabupaten Kantor Pengendalian dampak Lingkungan daerah Kabupaten Kantor Satuan Polisi Pamong Prraja daerah kabupaten Total

Sumber: Laporan Konsultasi, 2006

Tabel 2

41

2,08

5,08

60

10,76

17,93

37 45

8,51 3,52

22,99 7,82

72 56 44

5,16 6,45 8,09

7,17 11,51 18,39

28 53 31 73

7,44 13,51 13,73 14,87

26,57 25,49 44,28 20,38

36 34

34,81 7,30

96,70 21,46

35

2,55

7,31

35

2,56

7,31

40 63

4,05 3,59

10,13 5,70

20

3,80

19,00

15

2,21

14,73

23

0,62

2,70

1.384

281,172

20,55

Dinas

Biaya Operasional

Kehutanan 1.529.711.937 Perkebunan 1.167.055.306 Pertanahan 289.759.343 Total 2.986.526.586 Presentasi 41% Sumber: Laporan Konsultasi 2006

Sumber: Media Indonesia, 05 september 2006

Efisiensi 1.167.055.306