Redes De Arquivos /redes Sociais

FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO

ESTUDO DE REQUISITOS ORGANIZACIONAIS E TÉCNICOS DE REDES DE ARQUIVOS USANDO UMA ABORDAGEM DE REDES DE ACTORES SOCIAIS -Aplicação ao Sector do Vinho do Porto-

Francisco Vicente Teixeira Barbedo Licenciado em História –variante Arte e Arqueologia pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto

Dissertação submetida para satisfação parcial dos requisitos do grau de mestre em Gestão de Informação

Tese realizada sob a supervisão do Professor António Lucas Soares, da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

Porto, Janeiro de 2003

2

RESUMO

O presente trabalho propõe como objectivos testar a aplicabilidade de uma abordagem baseada em redes de actores sociais à análise organizacional considerada sob a perspectiva de desenvolvimento ou melhoria de sistemas de informação e sistemas de arquivo. As redes de actores sociais são intensamente utilizadas como metodologia de exploração de disciplinas sociais como sociologia, antropologia ou psicologia social. O seu emprego em planeamento de sistemas de informação e utilização expedita em análise organizacional não tem porém sido muito popularizado. Esta realidade parece no entanto estar a modificar-se. Para a concretização deste propósito assume-se como base de aplicação e exploração da abordagem como universo de estudo o sistema de informação e o sistema de arquivo, considerados como duas entidades conexas, com objectivos diferenciados so bre um objecto comum –a informação–, em que se explora alguns aspectos de análise organizacional nomeadamente a SSM, Redes de Actores Sociais e modelação de processos inter-organizacionais Um segundo propósito consiste na identificação dos requisitos técnicos e organizacionais necessários para constituir uma rede interorganizacional que suporte processos, gestão de informação e de documentos de arquivo. Esta rede de arquivos, que também se poderia designar por rede de documentos ou rede de informação fixada, tem com propósito a realização de actividades e processos entre organizações de forma a aumentar a sua eficiência,

eficácia

e

efectividade

mantendo

simultaneamente

as

capacidades de evidenciais inerentes a toda a transacção organizacional.

3

ABSTRACT The present work holds the following goals: To test the accuracy and aplicability of an approach based on social actors networks considered under

the

perspective

of

information

and

recordkeeping

systems

development and/or improvement. Social Network Analysis has been intensively applied in scientific areas such as sociology, anthropology or social psicology. It’s use on the field of information systems planning and operative organizational assessement, however, has not been fully adopted. This trend seems to be changing lately. In order to achieve the stated purpose it is considered as the basis to an approach development, the universe of information and recordkeeping systems, regarded as two connected entities pursuing different ends and sharing a common object –information– in which some aspects of organizational assessement like SSM, SAN and modeling are applied. On a second view this thesis aims to achieve the identification and understanding of organizational and technical requirements that may be needed in order to build networks between organizations able to support information and archival processes comprehended in interorganizational processes. This kind of network, that could as well be called a record or fixed information network, aims to improve the outcoming of activities and processes between organizations on a way that increases efficiency and at the same time, preserves the evidential needs that every organizational activity and transactions must take account on.

4

AGRADECIMENTOS A elaboração de qualquer trabalho de investigação implica sempre a colaboração e ajuda directa ou indirecta de um conjunto muitíssimo alargado de actores. No presente caso será quase apropriado falar de uma “rede pessoal de suporte” compreendendo coesão, conectividade, densidade e centralidade suficientes e combinadas nas doses exactas e quase ideais (porque o ideal é infinito e logo inatingível). Assim sendo a sua individualização torna-se irrelevante dado que o contributo de cada actor (mesmo que ele disso não tivesse consciência) por menor que tenha sido foi sem dúvida decisivo. Mas porque a centralidade é um facto, alguns pontos na rede existem cujo respectivo índice deve ser marginalmente valorado. Gostaria assim de agradecer ao actor IVP pela disponibilidade manifestada (Ana, Sérgio) ao actor ADP pela experiência transmitida, ao ALS (Sim, sim, é o António Lucas Soares...) por trazer a ordem à desordem e à Maria João Pires de Lima (actor MJPL!) pela sempre mais que benevolente e esclarecida centralidade. E, claro, à minha rede egocêntrica de actores sociais...

5

6

SUMÁRIO CAP. 1

INTRODUÇÃO_____________________________________________________________13

CAP 2. REDES SOCIAIS e REDES de ACTORES SOCIAIS

_________________18

2.1 Definição e contexto de emergência _______________________________________________18 2.2 Caracterização teórica ______________________________________________________________21 2.2.1 Redes Sociais v. Redes de Actores Sociais_______________________________________23 2.2.2 Perspectivas de Análise em RAS _________________________________________________26 2.3 Questões metodológicas ___________________________________________________________34 2.3.1 Reduzida investigação teórica ____________________________________________________34 2.3.2 Problemas de amostragem de rede e generalização ___________________________34 2.3.3 Excessiva incidência na análise de dados e reduzida atenção à recolha de dados _____________________________________________________________________________________37 2.3.4 Desfasamento entre forma e conteúdo da rede _________________________________37 2.4 Análise de redes sociais_____________________________________________________________38 2.4.1 A recolha de dados ________________________________________________________________38 2.4.1.1 Príncípios e métodos de recolha de dados_____________________________________39

2.4.1.1.1 Princípios de recolha de dados _____________________________________42 2.4.1.1.2 Métodos de recolha de dados _______________________________________43 2.4.2 Métodos de Análise de Redes Sociais ____________________________________________47 2.4.2.1 Níveis de análise ________________________________________________________________47 2.4.2.2 Ferramentas de análise _________________________________________________________47 2.4.2.3. Parâmetros de Avaliação_______________________________________________________52 2.4.2.4 Medidas específicas de análise _________________________________________________60 2.5 Análise organizacional e Redes de Actores Sociais________________________________74

CAP. 3 ORGANIZAÇÕES e SISTEMAS__________________________________________86 3.1 Teoria de sistemas __________________________________________________________________86 3.2 Visões da organização ______________________________________________________________91 3.2.1 Tipologias de organizações _______________________________________________________95 3.2.1.1 Organizações clássicas _________________________________________________________96

3.2.1.1.1 Metáforas de organizações __________________________________________97 3.2.1.1.2 Modelos de organizações ____________________________________________99 3.2.1.1.3 Outras perspectivas da organização_____________________________104 3.2.1.2 Organizações virtuais__________________________________________________________106 3.3 Análise organizacional: princípios e métodos ____________________________________110 3.4 Sistemas de informação____________________________________________________________124 3.5 Sistemas de Arquivo________________________________________________________________132 3.6 Processos___________________________________________________________________________139 3.7 Documentos_________________________________________________________________________143

7

CAP 4 ESTUDO de CASO: O SECTOR do VINHO do PORTO____________158 4.1 Contexto legal, social e organizacional ___________________________________________159 4.2 Metodologia utilizada ______________________________________________________________169 4.2.1 Métodos de recolha de dados ____________________________________________________170 4.2.2 Nivel de agregação e envolvimento de actores_________________________________171 4.2.3 Exploração da recolha de dados _________________________________________________172 4.3. Descrição de actores ______________________________________________________________174 4.3.1 Critérios de inclusão de actores _________________________________________________174 4.3.2 Descrição de actores _____________________________________________________________175 4.4 Análise de estrutura social (RAS) _________________________________________________187 4.4.1 Introdução ________________________________________________________________________187 4.4.2 Análise da rede ___________________________________________________________________193 4.4.2.1 Análise global __________________________________________________________________193 4.4.2.3 Identificação de subgrupos: nCliques ________________________________________205 4.4.3 Conclusões e Propostas __________________________________________________________207 4.5 Processos inter- organizacionais___________________________________________________210 4.5.1 Relação estrutura social/processos/rede ______________________________________235 4.6 Documentos_________________________________________________________________________237 4.7 Arquivos na rede ___________________________________________________________________244 4.7.1 Rede como infra- estrutura de informação______________________________________244 4.7.2 Requisitos tecnológicos __________________________________________________________248 4.7.3 Identificação de actores _________________________________________________________254 4.7.4 Meta- informação _________________________________________________________________258 4.7.4.1 Modelo SPIRT/RKMS___________________________________________________________258 4.7.4.2 Esquemas para aplicação de valores__________________________________________263 4.7.4.3 Exemplificação de modelo _____________________________________________________268

CAP. 5 CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO

_______________________________272

5.1 Conclusões__________________________________________________________________________272 5.2 Avaliação do trabalho realizado e possibilidades de trabalho futuro.___________274

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ___________________________________________________279

8

SUMÁRIO de FIGURAS e TABELAS Cap. 2 Figura 2.1 - Exemplos de díades e tríades Figura 2.2 - Rede tipo borboleta (O actor 4 é transconector) Figura 2.3 - Exemplo de ponte Figura 2.4 - Exemplo de grafo Figura 2.5 - Contexto de metodologia RAS Tabela 2.1 – Perspectivas de análise (segundo R. Burt) Tabela 2.2 Analogias de relações (adaptado de Lemieux. Les Reséaux d’Acteurs Sociaux) Tabela 2.3 - Um exemplo de matriz de adjacência Tabela 2.4 - Síntese de medidas de análise RAS Tabela 2.5 (adaptado de TICHY, Ob.Cit, p. 236) Cap. 3 Figura 3.1 - SSM (segundo Galliers) Figura 3.2 - Sistema de Arquivo Figura 3.3 - Diagrama de processo Figura 3.4 - Informação, documentos e documentos de arquivo Figura 3.5 - Encapsulação de MI (VERS) Figura 3.6 - Relacionação de MI Tabela 3.1 Relação tecnologia/estrutura/dimensão Tabela 3.2 Síntese de modelos UML Cap.4 Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura

4.1 - Diagrama de classes do universo analisado 4.2 - Rede de Actores Sociais 4.3 - Grafo de adjacência 4.4 - Grafo caminhos geodésicos 4.5 - Grafo conectividade/fluxo 46 - Grafo grau de centralidade 4.7 - Grafo grau de centralidade: modo sectores 4.8 – Grafo Proximidade 4.9 – Grafo Intermediação 4.10 – Grafo Cliques 4.11 - Grafo nCliques e actores 4.12 - Diagrama de objectivos 4.13 - Diagrama de objectivos 2 4.14 - Extracto rede actores sociais 4.15 - Diagrama de processo 4.16 – Diagrama de actividades 4.17 - Extracto de diagrama RAS 4.18 - Diagrama de processo 4.19 - Diagrama de actividades 4.20 - Actividades: possível melhoria 4.21 - Extracto de diagrama RAS 4.22 - Diagrama de processo 4.23 – Diagrama de actividades 9

Figura 4.24 - Extracto de diagrama RAS Figura 4.25 - Diagrama de processo Figura 4.26 – Diagrama de actividades Figura 4.27 – Diagrama de actividades: possível melhoria Figura 4.28 - Diagrama de classes de rede Figura 4.29 – Diagrama de classes Tabela 4.1 – Caracterização do sector de Vinho do Porto Tabela 4.2 - Quadro síntese de actores participantes na rede Tabela 4.3 - Matriz de graus de entrada e saída Tabela 4.4 - Matriz de distâncias geodésicas Tabela 4.5 – Matriz caminhos alternativos Tabela 4.6 – Influência RAS, processos e rede

10

LISTA DE ABREVIATURAS ADP – Arquivo Distrital do Porto AGLS – Australian Governement Locator System CAA – Circuito Administrativo de Amostras CIRDD - Comissão Interprofissional da Região Demarcada do Douro DIRKS - Designing and Implementing RecordKeeping Systems EVP – Empresa de Vinho do Porto IAN/TT – Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo II – Instituto de Informática IVP – Instituto do Vinho do Porto IVV – Instituto do Vinho e da Vinha MI – Meta-Informação MOREQ – Modeling Functional Requirements NAA – National Archives of Australia OA – Organizational Assessement PRO – Public Record Office RAS – Redes de Actores Sociais RDF – Resource Description Framework RIA – Rede Interorganizacional de Arquivos RKMS – Record Keeping Metadata Scheme SBDR – Sistema de Bases de Dados Relacional SA – Sistema de Arquivo SI – Sistema de Informação SPIRT - Strategic Partnership with Industry - Research and Training UE – União Europeia UML – Uniform Modeling Language VERS – Victorian Electronic Records Strategy

11

12

CAP. 1

INTRODUÇÃO

Quantas vezes ouvimos falar de redes?

Referimo-nos de forma quase

generalizada e muitas vezes irreflectida a estas entidades: Redes de comunicação, de informação, de circulação, redes de estradas, portagens, etc. Mas certamente que sob uma aparente simplicidade existe uma elaborada teia de planeamento, estudo e execução que torna esta entidade num objecto particularmente complexo. No entanto não subsistem dúvidas de que a rede constitui, hoje em dia, uma estrutura básica que abrange uma vasta gama de actividades, técnica e socialmente solidamente imbricadas no que se convencionou chamar de Sociedade

de

Informação.

A

própria

conectividade

permitida

pelas

Tecnologias de Informação e Comunicação que torna a distância física irrelevante, é um exemplo paradigmático da inevitabilidade de rede. Outros exemplos abundam: As organizações virtuais, o comércio electrónico o conceito de “network centric warfare” - as redes chegaram à guerra!demonstra claramente que o conceito é um facto estabelecido e mais que isso, essencial para o desempenho normal da maior parte das facetas da vida quotidiana das pessoas e organizações. No entanto será aplicável, e mesmo que aplicável será útil, para todos os tipos de actividade económica, social humana a utilização de redes? E de entre a considerável panóplia de metodologias disponíveis para análise, desenho e implementação de redes haverá eventualmente alguma nova ou pelo menos alguma significativa contribuição insuficientemente explorada? A presente tese pretende ensaiar uma tentativa de aplicação de abordagem baseada

em

redes

de

actores

sociais

para

efectuar

análise

interorganizacional sob o ponto de vista de estruturas e agentes sociais e com o objectivo de definir, desenhar e implementar uma rede de informação de arquivo. A razão da opção por esta área prende-se por um lado com o teor do curso de mestrado em que a apresentação desta tese se insere –gestão de informação– e em cujo contexto a escolha de sistemas de informação como foco de aplicação parecia à partida evidente! Mas porquê arquivos?

Os

arquivos,

na

realidade

sistemas

de

informação

com

13

peculiaridades próprias, constituem um aspecto habitualmente desprezado por todos os profissionais de informação (e de qualquer outro sector se quisermos ser precisos!) à excepção dos próprios arquivistas! Mas na realidade o documento de arquivo e o sistema que

o gere são

fundamentais para a concretização de forma legal e socialmente válida dos objectivos de qualquer organização, na medida em que garantem a adequação do seu comportamento funcional ao ambiente externo em que esta opera, considerado sob a vertente da salvaguarda de interesses e posições dessa organização relativamente a outros actores com os quais interactua. Paralelamente o sistema de arquivo não é dissociável lógica e conceptualmente do sistema de informação. Ambos têm como objecto esta entidade embora a abordem com perspectivas e objectivos diferentes. Partindo destes pressupostos pareceu-nos interessante equacionar os requisitos necessários para colocação de arquivos em rede, ou se quisermos dar a volta ao texto, tornar visíveis documentos, considerados no sentido arquivístico do termo, num ambiente de rede ordinariamente absorvido com outras preocupações operacionais e administrativas que não os arquivos! A metodologia de redes sociais é utilizada para investigação substantiva em diversas áreas científicas, como a antropologia, sociologia, psicologia social. Tem também sido alvo de aplicação mais pragmática de carácter eminentemente

operacional.

Neste

último

esta

metodologia

é

essencialmente utilizada como uma ferramenta para reestruturação de organizações, embora normalmente dirigida tanto para gestão de recursos humanos, mas também para redes de organizações [122]. Devemos portanto frisar que de toda a bibliografia consultada a maior parte era devotada a definições da organização e de processos de trabalho. A aplicabilidade a sistemas de informação aparece em alguns autores mas de uma

forma

muito

organizacional.

diluída

em

enquadramentos

de

posicionamento

Um elemento que nos dá informação curiosa sobre esta

ausência de contacto entre as áreas de investigação é o facto de os autores de ciência organizacional ou de sistemas de informação não citarem autores perfeitamente associados com análise de redes sociais, sendo o contrário igualmente verdade. O silêncio é quase total! Mas no entanto esta parece ser uma área especialmente promissora para uma abordagem baseada em redes sociais. Com efeito um sistema de informação baseia-se na 14

comunicação de informação através de uma estrutura ou infraestrutura de informação

que

assenta

simultaneamente

nas

vertentes

social

e

tecnológica. Neste contexto e porque a análise de redes de actores sociais incide a sua análise sobre uma estrutura social de rede em que são especialmente valorizados os atributos e dinâmicas comportamentais das relações estabelecidas entre actores, esta metodologia sugeria fortes possibilidades de aplicação a cenários de análise organizacional para desenvolvimento de sistemas de informação. Na sequência do exposto e sintetizando os desideratos desta tese diremos que o presente trabalho tem como objectivos: 1/ a aplicabilidade da abordagem de Redes de Actores Sociais na análise e concepção de uma rede de arquivos, envolvendo naturalmente sistemas de arquivos e sistemas de informação. 2/ a aplicabilidade de métodos de modelação do negócio da engenharia informática à análise de processos interorganizacionais na área de arquivos. 3/Como corolário deste processo propõe-se um modelo conceptual de rede de arquivos que englobe requisitos de natureza tecnológica – apropriados às características específicas do universo em estudo – e requisitos de metainformação aplicada tendo em consideração as vistas de identificação, integridade e autenticidade de documentos produzidos numa perspectiva de realização de transacções interorganizacionais jurídica e socialmente válidas. Para a realização deste trabalho partiu-se dos seguintes pressupostos: •

A tecnologia interactua com a estrutura social sobre a qual é aplicada

•

Os sistemas de arquivo gerem documentos que são um objecto informacional com atributos e comportamentos específicos.

•

Um processo organizacional gere e manipula objectos documentais de arquivo os quais se inserem necessariamente no contexto funcional e operativo do primeiro.

O contexto de análise exclui documentos históricos focando -se apenas nas transacções deco rridas em processos interorganizacionais e nos documentos activos e com utilidade operacional aí produzidos. Este trabalho não partiu de hipóteses de trabalho particulares ou préconcebidas, procurando-se através de uma recolha de dados orientada segundo

métodos

escolhidos,

avaliar

e

tentar

esclarecer

se

uma 15

metodologia muito específica e cientificamente complexa –RAS- é, no todo ou em parte, adequada ou a sua aplicação vantajosa para gestão de informação e sistemas de informação e em que medida contribui para a “montagem” de uma rede. Procurou-se igualmente definir em que medida e em que áreas pode esta metodologia revelar-se de especial interesse. Acrescentamos que a aplicabilidade deste processo foi inevitavelmente condicionada pela rede de teste montada. Mas mesmo no caso em que determinados resultados escaparam à lógica de análise ficamos pelo menos com a informação do potencial resultado se a rede escolhida fosse de outra natureza. Este trabalho foi estruturado nos capítulos indicados no sumário seguindose uma breve síntese do conteúdo de cada um deles. •

No capítulo dois procura-se dar uma panorâmica geral e estado da arte sobre redes sociais e redes de actores sociais, diferenciando, se bem que superficialmente (visto que os elementos comuns são em maior número que os divergentes) os dois conceitos e respectivos métodos. Serão apresentadas algumas das principais medidas utilizadas na análise social baseada em redes e finalmente falar-se-á da potencial relação entre a abordagem escolhida e a sua aplicabilidade em contextos organizacionais.

•

No capítulo três aborda-se a questão da organização. Procura-se explicitar alguns conceitos logo a seguir amplamente utilizados, como o de sistema e ainda de teoria organizacional, organizações virtuais, organizações em rede e processos inter-organizacionais. O objectivo é de preparar teoricamente o cenário para a exploração do capítulo seguinte no qual que se desenvolve o estudo de caso. Apresenta-se uma breve síntese sobre metodologias utilizadas em análise organiz acional, procurando referir diversos princípios e métodos de abordagem. Fala-se ainda de sistemas de informação e sistemas de arquivos apontando algumas abordagens relativamente a estas entidades. Aborda-se finalmente as características e especificidades do objecto documental e redes de arquivos como suporte a redes transaccionais de negócio e suporte de processos. 16

•

No capítulo quatro é apresentado o estudo de caso compartimentado nas três vistas sistémicas que julgamos pertinente incluir: a representação

da

interorganizacional

rede em

que

como

uma

estrutura

são

incluídos

actores

social e

e

relações

verificadas entre esses actores e realizadas medidas que se julgaram mais adequadas à caracterização efectiva da estrutura social observadas e das possíveis influências verificáveis nas vistas adjacentes; os processos que decorrem como substância dessas mesmas relações, ou seja, a camada operativa da rede (aquela onde se passam acções) são igualmente analisados e finalmente os documentos produzidos em cada processo e que irão preencher a rede de arquivos propriamente dita. Ainda nesta parte procede-se à aplicação parcial do modelo RKMS/SPIRT de meta-informação incidente sobre classes (entidades) presentes na rede. Partimos do princípio se enquadra em sectores transaccionais de negócio, i.e., que os seus actores transaccionam através desta estrutura e que os documentos, na sua condição de bem e subproduto de processos aí desenrolados, devem ser geridos em rede. •

No capítulo cinco são apresentadas conclusões e possibilidades de trabalho futuro.

•

A

última

parte

é

constituída

por

quatro

anexos

onde

são

apresentadas respectivamente no anexo A as tabelas e grafos efectuados para a análise de redes de actores sociais, no anexo B a descrição e modelos dos processos realizada em UML com extensões Eriksson-Penker,

diagramas

de

actividade

e

de

conexão

actores/papéis, no anexo C a descrição sucinta dos documentos produzidos no âmbito dos processos identificados anexo

D

a

explicitação

dos

diversos

e finalmente no

elementos

do

modelo

SPIRT/RKMS utilizado.

17

CAP 2. REDES SOCIAIS e REDES de ACTORES SOCIAIS

2.1 Definição e contexto de emergência

A metodologia de análise de redes sociais e particularmente de redes de actores sociais (daqui em diante denominada de RAS), disseminou-se de forma significativa durante a década de 70, associada ao desenvolvimento de informática que possibilitou a exploração das possibilidades matemáticas de análise. A utilização desta metodologia exige uma base de aplicação normalizada e exactamente estruturada de forma a sustentar a aplicabilidade de recursos quantitativos. Essa estrutura foi encontrada na matemática discreta e mais particularmente na tautologia de rede, conceito directamente inspirado na teoria de grafos. Um grafo é por definição uma rede sendo a teoria de grafos o estudo do aspecto conectivo dessa rede. Ou seja, a única ilação a retirar de um grafo é estrutural [59]. Os antecedentes da análise de redes sociais enraízam num conjunto de disciplinas que surgem e se disseminam amplamente a partir da década de 40. A sociometria inicialmente aplicada por Moreno, [43] introduziu os conceitos de actores e relações assim como o emprego de métodos quantitativos para análise de estruturas sociais. Os trabalhos de Radcliff-Brown e de Lévi-Strauss na área de antropologia e que entroncam na corrente estruturalista, constituem igualmente uma base epistemológica e heurística para o desenvolvimento do conceito de estrutura social. Sob o ponto de vista metodológico, o estruturalismo analisa grandes sistemas sociais através da observação das relações e funções dos elementos atómicos constitutivos desse sistema. Pretende portanto identificar as infraestruturas “inconscientes”, ou seja, não conscientemente percepcionadas, de fenómenos culturais/organizacionais à luz de uma aproximação relacional. As relações que se estabelecem entre agentes são o objecto de estudo e não os actores individualmente

18

considerados,

ou

sequer

a

entidade

social

na

sua

totalidade.

Complementarmente adopta-se uma abordagem sistémica da realidade propondo leis gerais explicativas de padrões comportamentais subjacentes à própria estrutura social. 1 As redes sociais radicam igualmente na psicologia social, através de autores como, por exemplo, Bavelas que em 1948 introduziu a noção de que a ordenação estrutural dos laços que ligam os membros de um grupo orientado para a realização de tarefas pode ter consequências significativas na sua produtividade e consciência laboral. Este autor propôs, segundo Freeman, [43] ser a centralidade o atributo estrutural dominante para a realização deste tipo de análise, tendo especificado

formalmente este

parâmetro. Estas acções precursoras de investigação baseadas em análise estrutural, entram num período de latência que se prolonga até à década de 70. A razão para este facto reside na ausência de ferramentas de cálculo suficientemente poderosas que permitissem a exploração de modelos qualitativamente significativos. Os cálculos associados à análise estatística sociométrica

são

substancialmente

exigentes

de

capacidades

de

computação, à época (décadas de 40-50) inexistentes. A aplicabilidade deste método de análise estava, portanto, à partida limitada por falta de ferramentas capazes de o potenciar. Sem esses recursos a extensão dos casos observados era reduzida e portanto insusceptível de deduzir conclusões genéricas ou produzir teoria formal [49]. A partir da década de 70 no entanto, várias circunstâncias se combinaram para produzir o contexto propício ao recrudescimento da metodologia, a qual se traduziu nomeadamente no aparecimento de diversas revistas especializadas e associações profissionais.2 Em primeiro lugar o desenvolvimento sistemático de informática e indústria de

computadores

pôs

à

disposição

dos

investigadores

poderosas

ferramentas que viabilizavam análise rápida e conclusiva sobre estruturas sociais de grande dimensão bem como a computação de algoritmos complexos [107]3 .

1

Lévi-Strauss afirmava que para um observador capturar na sua totalidade um minuto da vida de um actor numa sociedade primitiva, necessitaria de toda uma vida de trabalho. (entrevista dada à TF1 em 1972) 2 As revistas Connections, Social Networks e a fundação do INSNA (International Network for Social Network Analysis) 3 os algoritmos NEGOPY ou o CONCOR, ambos muito exigentes computacionalmente, datam desta época

19

Em segundo lugar o desenvolvimento da área de matemática discreta com particular ênfase na teoria de grafos e matemática algébrica com recurso a matrizes, proporcionou os recursos para construção de modelos estruturais alargados

e

genéricos.

A

análise

de

redes

sociais

é

realizada

fundamentalmente a partir de duas representações matemáticas: o grafo, ou a representação gráfica de actores e relações existentes entre eles, e a matriz ou representação canónica dessa estrutura gráfica. Estes dois processos de representação estão intrinsecamente relacionados coexistindo por norma nos estudos baseados em redes sociais [21], [42],[59]. Diversas perspectivas teóricas em áreas tão variadas como teoria organizacional, teoria cognitiva, teoria de acção, são susceptíveis de ser condensadas através de análise baseada em estruturas de rede. Isto é explicável

pelo

facto

representa

de

forma

desta

constituir

simplificada

um

mas

modelo

estruturado

significativa,

visto

que

conter

intrinsecamente todos os atributos que caracterizam os actores incluídos e as relações que os unem, uma determinada realidade social. Uma rede social pode pois, nessa óptica, ser considerada como um modelo particularmente vocacionado para sobre ela serem testados diversos tipos de análise de acordo com os mais diversos paradigmas teóricos e epistemológicos. A aplicabilidade de análise de redes sociais alarga-se a áreas variadas das ciências

sociais,

como

a

epidemiologia,

análise

organizacional

e

interorganizacional, sociologia, administração de empresas, implementação de

infra-estruturas

informáticas

ou

ainda

organização

militar

nomeadamente na aplicabilidade do paradigma de 4CISR (Command, Control, Communications, Computers & data, Intelligence, Surveillance, Reconnaissance) [35]. Este exemplo tem particular importância porque constitui um caso exemplar de aplicação de RAS a sistemas de informação, sendo que actualmente, um cenário de intervenção militar - mesmo que sem fins bélicos- se articula numa arquitectura de rede (network centric warfare), sendo a informação recolhida, processada e distribuída pelos actores que nela participam de forma interactiva. A metodologia RAS neste contexto tem capital importância para caracterizar a rede e determinar caminhos óptimos de circulação de informação.

20

2.2 Caracterização teórica

Lemieux [82] considera uma rede de actores sociais como um sistema baseando -se para o efeito na definição avançada por Le Moigne para quem um sistema é uma entidade que existe em algo (contexto ambiental) para realizar qualquer coisa (objectivo), que concretiza algo (actividade, função) através de algo (estrutura, forma estável) que se transforma no tempo (evolução). Esta definição é-nos útil

no presente contexto já que se

adequa admiravelmente bem à descrição e adaptação a realidades organizacionais e inter-organizacionais. Com efeito, se concretizarmos o modelo proposto podemos substituir cada uma das constantes enunciadas por entidades concretas observadas no terreno. O contexto ambiental será o sector de negócio específico com o seu quadro regulamentar, técnico, jurídico e normativo cujos objectivos são respectivamente a produção, comercialização e preservação de um produto. Esses objectivos são conseguidos através de uma rede interorganizacional que mantém entre si processos de negócio documentados (actividade função) ao longo do tempo. Uma estrutura segundo, por exemplo, Eisenberg é a ordenação de elementos de um sistema e do conjunto de relações que conectam esses mesmos elementos e os mantêm unidos. A tradição estruturalista defende que indivíduos ocupam posições designadas no sistema e os papéis que estão associados a essas mesmas posições restringem o comportamento desses mesmos indivíduos (unidades individuais de observação). A palavra sistema aparece neste contexto indiferentemente citada e referindo-se a uma entidade integrada e coerente. Um sistema total é representado por todos os componentes e relações necessárias para a concretização de um objectivo, atendendo a um conjunto de restrições identificadas. O objectivo do sistema define a finalidade para a qual foram ordenados os componentes e relações (em RAS designadas por actores e conexões) enquanto que as restrições constituem as limitações introduzidas no seu desempenho que definem os seus limites e permitem explicar as condições de funcionamento. Este conceito parece-nos directamente associável à concepção

de

uma

rede

como

estrutura

de

oportunidades

e

constrangimentos [34] que se oferecem aos actores participantes. 21

Os sistemas são normalmente representados através de modelos. Uma rede, por exemplo, é um modelo de um sistema social. Uma organização por seu turno, é um sistema e uma rede de actores sociais modela essa organização representando o sistema social composto pelos actores e relações entre eles estabelecidas com objectivos individuais e comuns de viabilizados pela troca/apropriação de recursos aí existentes. A

análise

baseada

em

redes

sociais

baseia-se

primariamente

no

pressuposto de que uma estrutura social não se organiza aleatoriamente mas sim de forma padronizada (BROWN citado por FREEMAN)[42][43]. O comportamento social dos actores, qualquer que seja o nível de agregação considerado (individual ou colectivo), manifesta-se através de padrões – latentes ou evidentes – concretizados através de conexões estabelecidas com os restantes actores que compõem essa rede. Estabelece-se portanto um modelo de rede para representar a estrutura social que se pretende retratar, de forma a permitir a aplicação de métodos de matemática estatística que permitam a emergência e caracterização desses padrões sociais comportamentais e relacionais latentes os quais resistem a análises sociológicas convencionais. Esta estrutura social na qual o actor se insere constitui, na medida em que uma rede permite a comunicação de recursos e a efectivação de acções4 , uma fonte de oportunidades que se oferece ao actor para este conseguir os interesses próprios por si percepcionados. Mas por outro lado, representa também conjuntos de restrições na medida em que o alcançe de metas ou interesses, quer individuais ou colectivos, podem ser condicionados ou mesmo impedidos pelos interesses próprios dos outros actores existentes na rede. A análise de redes sociais pretende deste modo identificar estruturas profundas [107] i.e., padrões regulares que se inscrevem, ou decorrem debaixo da superfície complexa dos sistemas sociais através de aplicação de matemática estatística cujos resultados são directamente interpretados à luz da teoria social. Esta

metodologia

comporta

ainda

duas

assumpções

importantes

relativamente a comportamento social. [42], [73]. 4

Neste contexto a acção é entendida como (PACHERIE, E., Action Concepts.)

um comportamento revestido de intencionalidade e competência.

22

a/ Todo o actor participa num sistema social que envolve outros actores os quais constituem referenciais fundamentais para as suas decisões e acções empreendidas. Este pressuposto é exemplificado pelo facto do próprio comportamento social não ser isolado mas colectivo, ou pelo menos conter implicações colectivas, na medida em que os actos de um indivíduo afectam e podem mesmo colidir com os interesses ou comportamentos dos restantes actores. Este facto é particularmente claro através de observação de mecanismos desenvolvidos para regular a vida em sociedade como os quadros legis lativo, regulamentar e normativo. Da mesma forma o comportamento do indivíduo isolado será influenciado pela percepção dos seus interesses e pelas relações que estabelece com outros actores. Por outras palavras, a acção de um actor deve ser considerada à luz de variáveis recolhidas da sua conectividade na estrutura social e da percepção dos seus próprios interesses enquanto indivíduo. b/ Existem vários níveis de estruturas num sistema social, considerando-se como definição de estrutura, neste contexto, as regularidades nos padrões relacionais

entre

entidades

concretas,

i.e.,

unidades

individuais

de

observação. Significa isto que a organização de relações sociais constitui um conceito nuclear da análise de redes na medida em que esta se interessa fundamentalmente pelas propriedades estruturais em que os actores sociais se integram e pela detecção dos fenómenos sociais os quais não existem exclusivamente ao nível do actor individual. Isto significa que a análise de redes sociais incide antes de mais, sobre o conjunto de relações mantidas pelos actores e não sobre os seus atributos individuais.

2.2.1 Redes Sociais v. Redes de Actores Sociais

Sintetizando o exposto diremos que a análise de redes sociais procura localizar e caracterizar propriedades emergentes nascidas da articulação de unidades individuais de observação com as conexões efectuadas ou existentes entre elas.

23

As redes de actores sociais, constituem uma variação ou se quisermos, um ramal daquela metodologia. A diferença de substância encontra-se na atenção atribuída aos atributos dos actores que constituem os nós da rede [80]. A par da caracterização das conexões que unem os pontos da rede, é considerada e realizada a descrição dos atributos dos próprios actores ou vértices que circunscrevem uma relação. Sobre este aspecto as redes sociais não prestam especial atenção. Os actores são considerados apenas na medida do seu capital conectivo com os restantes, o qual é avaliado, medido e descrito de forma quantitativamente exacta. Considera-se assim não existir vantagem em concluir teoria social a partir dos atributos individuais dos actores. Esta posição constituiu uma ruptura com anteriores escolas epistemológicas que consideravam estas características tais como sexo, idade, etc., elementos por si só explicativos de comportamentos sociais. Na análise RAS (Redes Actores Sociais), embora se mantenha como ponto nuclear as relações sociais estabelecidas, é igualmente atribuída atenção aos atributos específicos de cada actor os quais são analisados associadamente com a caracterização do seu capital conectivo. Há portanto uma análise matricial (vertical e transversal) dos elementos da rede. Os

aspectos

diferenciadores

entre

uma

abordagem

exclusivamente

centrada em redes sociais e outra baseada em redes de actores sociais (RAS) podem assim ser sintetizados nos seguintes pontos: 1/ O interesse das redes sociais reside, como atrás dito, na estrutura social representada na rede. A RAS interessa-se igualmente por essa entidade mas considerando que esta deriva das acções observadas dos actores que participam nessa rede, ou seja, os actores sociais. Estes têm características próprias, que devem ser consideradas e incluídas na análise a empreender. [3]. 2/ Simultaneamente a relação efectuada entre unidades individuais de observação (actores), possui propriedades que não são apenas específicas dos actores participantes, - entre os quais se estabelece a relação -, nem tão pouco constituem o simples somatório dessas mesmas propriedades. São essencialmente atributos emergentes da relacionação dessas unidades individuais de observação. As conexões são pois, baseadas num contexto 24

específico que ao ser alterado modifica ou extingue as propriedades dessa mesma relação. 3/ A RAS compreende procedimentos de reconstituição da estrutura ou seja, da morfologia do sistema de troca e acção, constituindo blocos de actores obtidos através de medidas estatísticas de equivalência, das quais adiante se falará mais detalhadamente, em que se incluem as relações estabelecidas entre esses bloco s e os atributos individuais dos actores que não se diluem no contexto global da rede. 4/ Os actores são posicionados dentro da estrutura de acordo com o seu capital conectivo e atributos individuais. 5/

São

efectuados

procedimentos

de

associação

entre

posição

e

comportamento de actores. Esta estrutura de relações entre os actores e posições que eles ocupam pode ser considerada como uma variável independente que contribui para a identificação de influência exercida sobre os comportamentos sociais. Autores como Lemieux [82], por exemplo reduzem a fronteira entre redes sociais e de actores sociais a problemas de terminologia. Considera este autor a primeira designação demasiado vaga uma vez que pode incluir redes materiais de intercâmbio. As redes de transportes, dadas a título de exemplo, constituem conjuntos de pontos representando locais unidos por linhas de comunicação por onde circulam, entre outros, actores sociais. Não são portanto exclusivamente redes de actores sociais embora se possam considerar redes sociais. A fronteira entre estas duas abordagens não constitui uma linha divisória concreta. Note-se que os métodos quantitativos analíticos são idênticos e os investigadores utilizam indiferentemente as duas designações bem como processos de investigação similares. Poderemos portanto considerar a RAS como uma evolução ou aperfeiçoamento de análise de redes sociais, não existindo qualquer ruptura metodológica ou epistemológica entre as duas aproximações. Na realidade os pontos de vista de análise de atributos individuais de actores e as propriedades das relações que os unem são, 25

embora de naturezas diferentes, complementares e ambos coexistem articuladamente [73].

2.2.2 Perspectivas de Análise em RAS

A investigação com base em análise RAS constitui um meio de identificar a estrutura de comunicação de recursos através do emprego de dados individuais e relacionais sobre unidades de análise. Neste contexto podemos apontar duas perspectivas de macroanálise utilizadas: 1/ A perspectiva relacional em que a unidade atómica de análise é o actor sendo a sua relação com os outros actores entendida sob perspectivas interpretativas obtidas através de várias aproximações analíticas como força, coesão, proximidade. São neste caso analisadas as relações entre actores através de constituição de díades (conjuntos de dois actores) e tríades (conjuntos de três actores),

consideradas como sub-estruturas

atómicas da rede, sem incluir nessa análise as relações com outros actores que escapem a esses conjuntos simples de unidades. Essas relações serão analisadas dentro dos conjuntos de díades e tríades em que o mesmo actor participe [121]. Por exemplo, um actor A é analisado no contexto da relação mantida com o actor B. No entanto o actor mantém igualmente relações com os actores C, F e Z residentes na rede. Existem portanto 4 díades que irão ser sucessivamente analisadas: {A → B};

{A→ C};

{A → F}; {A → Z}, sem no entanto serem integradas essas análises, ou seja, a comparação da díade 1 com a 2, etc. Esta representação é extensiva a tríades sendo que estas são compostas de três actores e das respectivas conexões. {A→ B}; {A→ C}; {B→ C}5 [26], [80]. Os conceitos de diferenciação utilizados nesta aproximação baseiam-se essencialmente em aspectos sócio-psicológicos. 2/ A perspectiva estrutural ou posicional em que o objecto de pesquisa consiste

na

identificação

de

padrões

idênticos

ou

similares

de

relacionamento com os restantes actores da rede e que, dessa forma,

5

Note-se que as direcções das conexões entre tríades não obedecem obrigatoriamente apenas ao esquema apresentado.

26

permitem A

B

A

díade: conexão adjacente

B

A

díade: conexão direccionada

B

a

topológica

díade: conexão direccionada simétrica

de

identificação um

actor

ou

conjunto de actores que ocupem posições semelhantes dentro da

B 1 A

estrutura social observada.

B

C tríade adjacente

A

2 3

Por outras palavras, identificam-

C

se

tríade transitiva

Figura 2.1 - Exemplos de díades e tríades

actores

individualizados

ou

grupos de actores que mantêm

posições equivalentes com os restantes actores que integram a rede, inferindo padrões comportamentais e relacionais de uns relativamente a outros. A análise padronizada de conjuntos de relações permite determinar posições relativas de conjuntos de actores (singulares ou colectivos) ocupadas

na

desenvolvimento

estrutura

social

observada.

Nesta

destes

mesmos

conceitos

baseia-se

perspectiva em

o

aspectos

antropológicos e sociológicos. Sintetizando o exposto pode-se afirmar que a RAS pretende identificar numa rede de actores sociais, padrões de relacionamento entre conjuntos de dois ou três actores (díades e tríades) e, complementarmente, isolar conjuntos – singulares ou colectivos – com posições equivalentes, relativamente a todos os restantes membros da rede. Estas definições são mais claramente visíveis através da tabela 1. Numa leitura vertical é-nos dado o nível de agregação dos actores como unidades de análise, sendo identificados 3 níveis: actor, subgrupos, subestruturas. Numa leitura horizontal temos as definições para cada nível de agregação de acordo com as duas perspectivas de análise descritas: relacional e posicional. Tabela 2.1 – Perspectivas de análise (segundo R. Burt)

Perspectivas de análise Relacional

Nível de agregação de actores na unidade de análise Actor Vários actores unidos Múltiplos subgrupos num subgrupo como sistema estruturado Rede pessoal Grupo primário como uma Sistema estruturado extensiva, densa clique de rede: Conjunto de denso ou transitivo e/ou multiplexa actores unidos por relações coesas

27

Posicional

Ocupante de uma posição central e/ou prestigiada na rede

Conjunto posição/papel considerado como posição na rede; um conjunto de actores estruturalmente equivalentes

Sistema estruturado como estratificação de conjuntos de posições/papéis

Segundo Burt [26] a tabela acima representada apresenta duas dimensões complementares: As células da primeira fila corresponderão à análise de redes egocêntricas (egonet) e análise tríadica, ou seja, análise de transitividade e densidade da rede e consequentemente das relações em que os actores se encontram envolvidos (abordagem relacional). Uma segunda dimensão ou classe, representada pela segunda fila consiste em actor, subgrupo e modelos de sistemas de topologias sociais. Esta classe serve para destacar e descrever a estrutura social em termos de diferenciação entre actores e subgrupos (abordagem posicional). Considera-se

a

combinação

destes

dois

tipos

de

análise

como

complementares já que os resultados pretendidos se enquadram em objectivos diferentes. Blau, citado por Rogers [107] afirma que a perspectiva relacional será mais útil para estudar sistemas recémformados6 enquanto que a aproximação posicional poderá ser mais eficaz para estudar sistemas já estabelecidos e consolidados há mais tempo. Na realidade não há estudos em número suficiente que ponham em comparação as duas abordagens e que permitam aferir com propriedade da maior ou menor adequação ou apetência de um ou de outro relativamente à sua aplicabilidade a RAS. Um outro aspecto que no entanto é necessário esclarecer refere-se à natureza essencial dos actores da rede. Um grafo integra dois elementos estruturais característicos [59] –linhas e pontos– que sob a perspectiva de RAS, poderemos designar como unidades individuais de observação. Estes objectos podem ter vários níveis de agregação. O ponto de vista de análise no entanto é sempre individual, no sentido em que a observação a um nível de abstracção elevado considera conjuntos de actores e relações. Significa isto que os actores incluídos na rede podem representar pessoas, objectos, unidades orgânicas, organizações, países, etc., não havendo na prática qualquer limite para o critério de agregação utilizado para a construção da rede de análise [42]. A preferência pressentida por um universo de 6

No contexto do presente trabalho referimo- nos sempre a sistemas organizacionais.

28

observação

estável,

no

sentido

de

manter

padrões

relacionais

e

comportamentais regulares, justificou durante algum tempo a tendência da escolha de actores colectivos para inclusão na rede. Preferiam-se entidades com o maior nível de agregação possível - papéis, estatutos, grupos, instituições - preterindo-se o nível individual dada a sua tendência para variabilidade. Esta opção, no entanto, acabou por ser abandonada por se considerar que o próprio grau de instabilidade ou estabilidade de uma dada estrutura social é por si só um tópico de investigação [73]. No entanto, a unidade de análise pode não ser o actor singular ou apenas a relação que o une a outros actores. Há portanto que distinguir entre estas realidades: a unidade individual de observação, que é sempre o actor individual ou colectivo, e a unidade de análise. Esta última pode possuir vários níveis de agregação, incidindo quer sobre o actor individualmente e independentemente do seu nível de agregação (e nesse caso as duas entidades são coincidentes) quer sobre conjuntos de actores considerados como subgrupos definidos pela coesão e reciprocidade das conexões estabelecidas dentro da rede constituída, ou ainda, aí constituindo subsistemas estruturados e estratificados. Esta realidade concorda com as perspectivas de análise relacional e posicional atrás referidas. Actores, nós Atendendo às características específicas da RAS julgamos conveniente referir alguns aspectos relevantes sobre actores, ou seja, unidades individuais de observação de uma rede. De uma forma geral os actores presentes numa rede – na medida em que esta representa uma estrutura social – utilizam os recursos que lhes estão acessíveis para realizar os seus interesses, qualquer que seja a sua natureza [34]. De acordo com a teoria social e económica [25][26][27] os interesses manifestados por um actor são gerados pela percepção que esse mesmo actor detém ou adquire sobre a possibilidade ou vantagem de empreender acções alternativas. Ou seja, uma determinada acção é efectuada se não for entendido como vantajosa a realização de uma outra acção alternativa. Estes aspectos são de forma geral nítidos na análise organizacional, manifestando-se nas várias camadas funcionais e hierárquicas de uma instituição. 29

A este respeito é importante referir que uma organização constitui antes de mais uma estrutura social e nessa condição inclui níveis de actuação política (caracterizada por poder) e cultural (caracterizada pelos arquétipos culturais dos actores individuais e colectivos ou cultura organizacional). Estas camadas, ou vistas, articulam-se através de relações permanentes e dinâmicas efectuadas entre os actores que participam na organização e que desempenham acções as quais podem obedecer a motivações diversas: funcionais, amizade, interesse, progressão, louvor, etc. No quadro funcional de

uma

organização

há

actividades

que

são

obrigatoriamente

desempenhadas, no entanto a forma como o são pode ter variações consideráveis e essas flutuações podem moldar decisivamente a eficiência, eficácia e efectividade do seu desempenho. A forma de actuação de actores pode ser considerada à luz de três interpretações teóricas: 1/ Atomista em que se consideram os actores como a mais pequena unidade social existente numa rede, agindo portanto em função dos seus interesses próprios, ou seja, dos interesses que percepcionam como válidos ou vantajosos para si próprios. Neste sentido a avaliação de vantagem de aquisição de um recurso é realizada sem ter em atenção as necessidades de outros actores. Esta perspectiva é normalmente utilizada em análise macroeconómica [25]. 2/ Normativa, em que se consideram os actores como interdependentes entre si empreendendo acções de acordo com normas socialmente estabelecidas

e

aceites.

Esta

é

uma

aproximação

essencialmente

antropológica e sociológica. A este respeito é apropriada uma referência sucinta à aproximação teórica apresentadas por Giddens (GIDDENS citado por WALSHAN) [119], enquadrada em contextos organizacionais. Giddens ao propor a sua teoria de estruturação, identifica em qualquer organização dois níveis distintos relacionados com agentes humanos e sistemas sociais, descrevendo uma camada intermédia de ligação através de, respectivamente, esquemas interpretativos, suporte material e normas. Esta abordagem ao considerar a existência de agentes humanos /actores e sistemas sociais (redes) é articulável com a caracterização de actores em RAS através de duas particularidades: (1) os actos são desenvolvidos por agentes humanos quer 30

de acordo com a perspectiva atomística ou normativa (2) Os actos são desenvolvidos

em

estruturas

sociais.

O

comportamento

dos

actores/agentes humanos insere-se numa perspectiva atomista enquanto que a sua interacção/participação em sistemas sociais, obriga a uma perspectiva de acção normativa. 3/ Burt [25] propõe uma terceira alternativa sugerindo que os interesses dos actores são padronizados pelas posições que ocupam na estrutura social, as quais são definidas por conjuntos de propriedades individuais e gerais da rede na sua qualidade de modelo representativo da estrutura social. Segundo este autor um actor avalia o aumento de utilidade que um determinado recurso lhe oferece relativamente a outro em função de referências por ele estabelecidas ou pré-existentes e subordinadas a um determinado critério, ou melhor, em função do incremento marginal de utilidade que é avaliado com base nesses critérios. Cada actor possui portanto um capital social que lhe servirá para adquirir ou manter posições dentro da rede. O capital social, ao contrário dos capitais humano (atributos pessoais de carácter profissional, pessoal) e económico, é relacional uma vez que é composto pelo conjunto de relações que um determinado actor possui numa rede (capital conectivo) [27]. Este capital funciona como critério de ponderação relativamente à acessibilização do actor às oportunidades –aqui citadas como significando acesso a recursoscriadas na rede. Burt refere-se a posições ideográficas definidas por relações com forma e conteúdo de especial significado dentro de um determinado sistema de actores (localização topológica) num ponto específico de tempo (localização cronológica). De acordo com esta perspectiva posicional (que neste autor tem directamente a ver com equivalência estrutural) e posto perante um problema de avaliação de um determinado recurso, a um actor A colocarse-ia a questão de em que medida uma acção poderá incrementar ou melhorar o seu controlo sobre um recurso relativamente ao nível de controlo exercido sobre esse mesmo recurso por outros actores que lhe são estruturalmente próximos (equivalentes). Desta forma o facto de um determinado actor ocupar uma posição estruturalmente equivalente com outro actor pode revestir-se de dois significados, sendo um exacto -os dois 31

actores ocupam uma posição topológica e ideograficamente idêntica-, e o segundo interpretável -os dois actores podem reciprocamente substituir-se, i.e., um deles pode ser redundante e dispensável. Relações/Arcos Uma relação é composta por forma e conteúdo [26] [73]. A primeira diz respeito à medida que representa a força da relação entre um actor [A → B], ou seja, as propriedades da conexão de uma díade as quais existem de forma independente do conteúdo dessa mesma conexão. Este atributo é normalmente resolvido pelo

grau de intensidade estabelecido

entre os dois actores e ainda o grau de participação comum nas mesmas actividades. O conteúdo é o tipo de relação que representa, ou seja, a substância e natureza da própria forma de conexão de um actor [A → B]. Este atributo pode ser classificado de acordo com categorias de relações que convenham ser definidas: Por exemplo do ponto de vista de formalização da relação esta pode constituir uma relação de transacção, de controlo, multiplexa. No entanto se a considerarmos numa óptica dos recursos difundidos através dessa mesma relação, poderá então ser designada de informação, recursos materiais, acção, etc. Do ponto de vista organizacional esta dicotomia é importante na medida em que permite a integração de processos funcionais na qualidade de conteúdos de uma relação entre actores a qual possui uma forma específica que irá condicionar a forma de realização desse mesmo processo. Dito de outro modo, se um recurso ou acção (conteúdo) que circula entre dois actores é controlada por um deles (forma), se a iniciativa (forma) parte de um actor ou se mesmo que isso não aconteça esse actor assume o domínio desse recurso ou acção (conteúdo), podemos dizer que a relação é de controlo. Se o recurso for transaccionado pelos actores envolvidos na relação, quer de forma livre ou condicionada, podemos então dizer estar perante uma relação transaccional (forma). Finalmente se as conexões que unem dois actores são de natureza individual e não relacional, i.e., se se reportam

exclusivamente

a

atributos

(personalidade, concentração, poder...)

específicos

de

cada

actor

estaremos perante conexões de

laços [82]. 32

Estabelecendo uma comparação curiosa entre as interpretações de relações dadas por analogias antropológicas e matemáticas obtemos o seguinte quadro: Tabela 2.2 Analogias de relações (adaptado de Lemieux. Les Reséaux d’Acteurs Sociaux) Relações transacções controlos laços

Analogia antropológica Deserção Tomada da palavra lealdade

Analogia matemática Estruturas algébricas Estruturas de ordem Estruturas topológicas

Outra forma de caracterizar uma relação é identificar a direcção que ela assume. Uma relação pode exprimir um contacto apenas, expresso numa variável dicotómica –existe ou não– mas pode assumir igualmente direccionalidade, ou seja, a relação inicia-se num nó e dirige-se para outro. Pode igualmente ser simétrica o que é diferente da simples expressão de contacto. Neste caso o recurso é simetricamente enviado de um actor para outro havendo capacidade de iniciativa de parte a parte. A simetria exprime apenas a possibilidade de uma relação se estabelecer nos dois sentidos, independentemente do teor dessa relação (controlo, transacção, laço). As características atrás referidas coexistem numa mesma conexão podendo -se portanto classificá-las como, por exemplo, controlo bilateral (simétrico) ou transacção assimétrica. A orientação não implica necessariamente controlo. A identificação dos recursos transmitidos na rede pode ser à partida explicitamente definida no momento da constituição da rede. No entanto uma rede pode e normalmente tem muitos tipos de recursos a circular nela. Lemieux categoriza-os de acordo com a sua natureza e ainda com a sua condição de serem reno váveis ou não. No primeiro caso são identificados seis grupos: normas, estatutos, comandos, recursos humanos, recursos de informação, relacionais [80]. Categorizações deste género são no entanto livres, podendo ser utilizadas as que mais se adaptarem ao caso em estudo, desde que sejam devidamente explicitadas e descritas. No caso da rede analisada por exemplo foram identificados recursos de tipo informacional (em que se incluem documentos como subespécie de objecto informacional), de tipo normativo, material e humano.

33

2.3 Questões metodológicas

A teoria e práticas metodológicas de RAS não são consideradas como isentas de problemas quer sejam eles intrínsecos à sua própria natureza teórica,

como

à

própria

estrutura

metodológica.

Estes

problemas

percepcio nados por teóricos da disciplina agrupam-se, segundo Rogers, em 4 categorias [107]. 2.3.1 Reduzida investigação teórica A escassez de investigação redunda numa excessiva tendência para análise prática sobre modelos de redes constituídas a partir de recolecção de dados, tendo igualmente como consequência a relativa ausência de produção de teoria formal. A este respeito relembramos os conceitos de teoria substantiva e teoria formal tal como Glaser e Strauss a apresentam [49] sendo a primeira desenvolvida para uma área empírica da investigação social, enquanto o desenvolvimento da segunda se reporta a áreas formais ou conceptuais da teoria social (estes conceitos são igualmente aplicáveis a qualquer área de investigação de ciências sociais). Esse facto permite a produção de trabalhos metodológicos, de desenvolvimento de investigação social (ou de qualquer outra área em que RAS seja aplicável) mas não de produção teórica sobre o método o que de facto retarda o desenvolvimento e amplitude de estruturação metodo lógica da própria teoria. A análise de redes sociais consiste na maior parte dos casos de modelos descritivos e não prescritivos de uma determinada realidade [26]. 2.3.2 Problemas de amostragem de rede e generalização

Este problema traduz -se pelo que se convencionou designar pelo problema de delimitação de fronteiras. Na prática trata-se de estabelecer as entidades que devem (ou podem) ser incluídas na rede a estudo. Este aspecto é particularmente delicado quando aplicado a redes, já que uma rede é por natureza expansível a conjuntos de actores que por uma razão ou outra possam com ela ser conectados.

34

Para ilustrar este último ponto imaginemos, por exemplo, que construímos uma rede de uma organização com um determinado intuito – por exemplo, determinar a estrutura concorrencial dessa empresa face ao mercado em que se insere. Logo à partida se torna evidente a falibilidade dos actores a escolher: se nos limitamos aos actores que integram a organização excluímos entidades externas que com essa organização mantêm relações. Se, por outro lado, os incluirmos, “herdamos” todos os actores com que essas organizações, agora elementos da rede, estabelecem relações. Mas de facto, caso essa rede social não os inclua, resultará num modelo incompleto da estrutura que pretende representar. Os problemas ligados à inclusão de actores (delimitação de fronteiras) residem portanto no facto de se excluir actores que à partida e em consequência de uma primeira observação não seriam particularmente significativos para a estrutura em análise mas que na realidade podem desempenhar papéis fulcrais para a caracterização da mesma, como por exemplo o papel de transconectores [73]. Para ilustrar esta possibilidade de enviesamento apresenta-se na figura 1 o exemplo clássico da rede tipo borboleta [73] em que o actor 4 soma apenas “2” relações desempenhando no entanto o papel topológico de união entre dois conjuntos de actores. Ou seja, caso este actor fosse excluído da rede a interpretação da mesma e sua disposição topológica revestir-se-ia de aspectos e interpretações completamente diferentes e desfasadas da realidade. 2

A selecção de actores a incluir

5

na rede pode obedecer a dois 1

4

7

critérios [73] [77]. a) As

3

6

Figura 2.2 - Rede tipo borboleta ( O actor 4 é transconector)

social

fronteiras da entidade (neste

organizações

caso e

as

respectivas

redes de actores) podem ser impostas de acordo com os limites conscientemente percepcionados pelos actores que fazem parte dessa(s) entidades(e) (método ideográfico), b) estas são determinadas pelo investigador na medida em que este impõe uma estrutura conceptual que serve um determinado propósito de investigação

(método

nomotético).

Neste

último

são

considerados

35

conjuntos de factores que possam eventualmente influenciar a investigação na direcção de uma determinada meta. Os critérios de inclusão no caso da abordagem nomotética sugerem possibilidades para a definição concreta dos actores a incluir na rede. [73]. É o caso por exemplo de mútua relevância. Este critério [77] estipula que apenas as actores que sejam reciprocamente relevantes deverão ser incluídos na rede de análise. Os actores cujas acções reais ou potenciais sejam inconsequentes do ponto de vista de participação nessas acções, serão excluídos. Para a aplicação deste critério os autores citados [77] especificam 4 tipos de evidência empírica: Posicional (organizações formais com funções ou interesses no domínio do problema); decisional (actores que são chamados a decidir sobre assuntos relacionados com a área em que se inscreve a rede); reputação (actores considerados influentes por painéis de especialistas reunidos para o efeito); relacional (actores nomeados durante as entrevistas com representantes das organizações obtidas pelo primeiro grupo). Como método de inclusão de actores na rede existe ainda o processo de bola de neve (“snowball”). Neste método solicita-se a um actor que indique os actores com quem tem relações relativamente a uma determinada actividade, processo. Depois indagam-se os actores assim obtidos com a mesma interrogação o que nos dá um segundo conjunto de actores, eventualmente mais alargado, os quais serão por sua vez interrogados daí resultando um terceiro conjunto de actores. Este processo é iterativamente efectuado até se considerar ter uma amostra representativa do universo a estudar. Trata-se de um processo similar ao utilizado para a compilação de bibliografia num trabalho de investigação. Neste caso, particularmente quando o tema não seja muito popularizado, inicia-se a pesquisa bibliográfica a partir de um pequeno conjunto de obras a partir das quais se seleccionam outras obras a partir da bibliografia que elas contêm (na realidade trata-se de uma interrogação indirecta aos autores/actores) e vaise progressivamente, seguindo este processo iterativo, aumentando o conjunto de referências até que este seja considerado como um corpus suficiente de informação bibliográfica. Este método é apropriado quando a investigação social e teórica seja escassa. 36

2.3.3 Excessiva incidência na análise de dados e reduzida atenção à recolha de dados

Este aspecto refere-se à idiossincracia entre os métodos de recolha de dados realizados em Ciências Sociais e a sua posterior análise. No primeiro caso

é

inevitável

uma

percentagem

mais

ou

menos

elevada

de

subjectividade que pode potencialmente levar a ausência de rigor dos dados recolhidos. Por outro lado o estudo desses mesmos dados é realizado a partir de análises rigorosas – positivistas – sobre esses mesmos dados à partida suspeitos de falibilidade [107]. Como outro aspecto negativo da recolha de dados de rede é apontado o recurso excessivo a dados indirectos, ou seja, dados pré-existentes recolhidos por outras entidades em função de outro caso de estudo particular. Este facto é apontado como causa de uma ausência de conhecimento e percepção mais precisas da rede em análise visto os dados não terem sido recolhidos directamente pelo investigador nem especificamente para o caso em análise. Outro problema levantado por Rogers [107] reside na ausência de exploração do contexto histórico, entendido numa perspectiva de curta duração. Esta análise, de resto igualmente defendida por Lazega [80] possibilita uma melhor compreensão da evolução da estrutura social o que facilita a direccão tomada da recolha de dados segundo métodos correntemente utilizados em Ciências Sociais.

2.3.4 Desfasamento entre forma e conteúdo da rede

Rogers [107] afirma que os analistas focam a sua atenção sobretudo na forma das redes e ignoram, ou pelo menos atribuem menor importância, ao conteúdo da informação que flui pelas conexões existentes. Este autor avança como motivo principal para este facto os métodos de recolha de dados e particularmente o tipo de perguntas formuladas, as quais considera limitadoras de veiculação de informação sobre o conteúdo das relações percepcionadas. Um actor questionado presencialmente pode não dar

37

informações relevantes para a caracterização dos conteúdos de relação identificada. Muitas vezes porque não se lembra no momento em que é questionado, de detalhes por vezes fundamentais. O autor aponta como forma

de

ultrapassar

esta

limitação

a

utilização

de

novos meios

tecnológicos que através de capacidades de interactividade poderão viabilizar a recolha pormenorizada de dados com interferência indirecta, dos actores observados. É o caso por exemplo de correio electrónico, em que a constitui

análise das mensagens tro cadas entre actores seleccionados, potencialmente

uma

poderosa

fonte

de

informação.

As

desvantagens identificadas no entanto não são menos importantes embora se situem noutro plano: Quantidade sobredimensionada de informação e direito à privacidade são alguns dos problemas que impõem precauções na exploração desta metodologia.

2.4 Análise de redes sociais

O primeiro aspecto a considerar para a análise de redes sociais é naturalmente

a

sua

constituição

ou

montagem.

Hierarquizando

procedimentos teremos antes de mais a definição do universo de análise que implica a inclusão de actores como unidades individuais de observação. Este aspecto em particular não será aqui explorado visto ter sido atrás focado relativamente ao problema de delimitação de fronteiras. Refere-se apenas que as amostragens de populações para inclusão na rede pressupõem a escolha do nível de agregação das unidades individuais de observação, i.e., se se trata de indivíduos, unidades orgânicas, processos, instituições, etc. A escolha sobre os actores a incluir, ou seja, a realização da amostragem a partir da qual se passará à generalização, pode obedecer a diferentes princípios -ideográfico e nomotético-

e ainda a diversos

métodos como por exemplo a “bola de neve” (ver secções 2.2.2 e 2.3.2)

2.4.1 A recolha de dados

38

Esta questão diz antes respeito à forma e método de recolha e análise de dados. Dentro desta área podemos contar essencialmente duas tendências: Uma denominada clássica em que se procede a extensas recolhas de dados orientados por hipóteses de trabalho formuladas à priori e que se enquadram nas grandes teorias sociológicas, destinando-se portanto a deduzir teoria substantiva e, em última análise, explorar ou confirmar a teoria formal. Esta metodologia foi recorrentemente utilizada pelas sucessivas escolas de sociologia e deu origem a grandes conjuntos de dados recolhidos por meio de processos de inquéritos muito complexos e elaborados. Apresenta à partida o inconveniente de cercear o investigador pelos limites que ele próprio impôs através da escolha ou formulação de hipóteses a ser testadas. Uma segunda escola denominada “grounded theory” [49], prescreve ao contrário uma análise qualitativa dos dados que vão sendo recolhidos através de trabalho de campo. Ao contrário da metodologia anterior, o investigador vai formulando as hipóteses de trabalho na medida em que a análise dos dados progressivamente recolhidos elucida ou permite a emergência de factos ocultos que podem e devem alterar o sentido inicial da investigação. Neste campo, o investigador não está condicionado por qualquer idéia preconcebida – e portanto limitadora – sendo livre para seguir e alterar

o curso da sua investigação à medida que os dados

recolhidos e analisados dão potencialmente novas pistas e direcções de análise. A recolha de dados é igualmente baseada na percepção recolhida pelo investigador, podendo concentrar-se numa determinada área à partida não considerada como nuclear ou, ao contrário, reforçar uma determinada área em detrimento de outras. O problema de recolha de dados é particularmente pertinente em ciências sociais já que ao contrário de ciência positiva em que a realidade é -pelo menos aparentemente- estável, a recolha de dados em contexto social e humano caracteriza-se pela subjectividade e ausência de métodos de recolha exactos.

2.4.1.1 Príncípios e métodos de recolha de dados

39

Considerando as características próprias de RAS atrás mencionadas há que fazer incidir a recolha sobre dados relacionais, sobre dados relativos aos atributos dos actores (caracterização de actores) e finalmente sobre os comportamentos susceptíveis de ser influenciados pela posição destes últimos na estrutura relacional observada. A recolha de dados neste contexto deve ser precedida ou acompanhada de investigação de contexto ambiental, funcional e histórico de forma proporcionar um quadro integrador da rede a estudar [80]. A recolha de dados em ciências sociais consiste como atrás referido numa área classicamente problemática. Não tendo as características exactas e experimentais de ciências positivas ou exactas, elas tornam-se alvo de subjectividade, mesmo por uma poderosa razão: é que inserindo-se em contextos

de

actividades

humanas,

a

recolha

de

dados

passa

obrigatoriamente pela colaboração desses mesmos actores. A recolha de dados é à partida limitada por esse facto visto que por variadíssimas razões os inquiridos podem não fornecer dados exactos ou podem fornecer dados que considerem exactos mas que eventualmente se venha a verificar que efectivamente o não eram. A observação directa de actores humanos, embora seja um método utilizado (serão a seguir discriminados os métodos mais difundidos em ciência sociais) não retorna resultados tão exactos como a observação levada a cabo sobre actores não humanos. Os indivíduos ao sentir-se observados podem adoptar comportamentos inabituais e defensivos, possivelmente causadores de enviesamento de dados. Outro problema de base consiste na ausência de vontade de cooperação dos actores. Este aspecto é particularmente relevante em contextos organizacionais em que se torna difícil ganhar adeptos ou voluntários para a realização de uma série de inquéritos que normalmente são considerados como maçadores ou sem utilidade prática e imediata visível! Outro aspecto focado nesta secção trata da opção que o analista toma ao recolher dados sobre determinados tipos – e não outros – de relações que unem os actores do universo de recolha. Por exemplo na rede em análise neste trabalho, foram tomadas em atenção as conexões caracterizadas por relações de controlo e transacção. No entanto a inclusão de elos baseados em preferências e pessoais tais como amizade, cooperação comum 40

poderiam ter igualmente sido incluídas. Foi de facto observado que em determinados

processos

individualmente

este

considerados,

tipo actua

de

elos

como

existente

entre

actores

elemento

facilitador

no

desempenho informalizado de determinadas actividades constituintes de processos.

Ao

excluir

um

determinado

tipo

de

relação

estamos

necessariamente a não ter em conta o enriquecimento estrutural de uma rede. Essa posição é defensável caso sejam equacionadas as consequências e justificadas as opções tomadas. A análise de vários tipos de relações revela muitas vezes informação significativa, já que há actores muito fortemente conectados em determinados tipos de relações e fracamente noutro tipo. Este aspecto é por exemplo observável dentro de organizações em que os actores podem encontrar-se funcionalmente conexos, porque participam, por exemplo, em processos ou estruturas orgânicas comuns, mas no entanto a distância entre eles sob o ponto de vista de relações pessoais (aconselhamento, cooperação) ser considerável. As repercussões ao nível de desempenho poderão ser significativas atendendo à necessidade de informalização da comunicação para o incremento de eficiência de processos [29] [119]. Uma regra cooptada da análise estatística obriga a que as unidades individuais de observação, i.e., os actores, se situem ao mesmo nível de agregação. Caso isso não aconteça os resultados não serão conclusivos. Para combinar dados de diferentes níveis de agregação será necessário constitui tantas redes quantas os respectivos níveis de abstracção escolhidos. Interessa ainda, para completa explicitação deste capítulo, enumerar de forma sintética os princ ipais métodos normalmente utilizados para recolha de dados em ciências sociais. Façamos um esclarecimento entre as duas realidades apresentadas a seguir: Os princípios de recolha de dados são as posições teoricamente sustentadas da perspectiva que o investigador deverá assumir sobre o universo de recolha, ou seja, sobre os actores que se propõe inquirir, independentemente do seu nível de agregação ou da sua natureza. Os métodos utilizados, por seu turno, referem-se ao conjunto de procedimentos práticos realizados para a recolecção dos dados. Os últimos podem

ser

incluídos

nos

primeiros.

Avançando

um

exemplo:

independentemente de se adoptar uma perspectiva de “observar os 41

actores” ou “seguir os actores”, poderão ser utilizados processos como o questionário ou a entrevista. Gostaríamos ainda de ressalvar que para a realização deste estudo apenas alguns destes processos foram utilizados, não se tendo considerado os restantes como úteis ou passíveis de aplicação efectiva neste contexto (Estes aspectos serão desenvolvidos no cap. 4). Refira-se finalmente que deverá ser sempre deixada ao investigador a imaginação metodológica indispensável para em cada caso específico retirar o conjunto de dados mais completo e preciso de forma a responder às metas por si propostas [80]

2.4.1.1.1 Princípios de recolha de dados

a/Associação Livre Associação livre consiste em não impôr uma determinada matriz de análise sobre os actores forçando -os a assumir papéis pré-determinados. Adoptase ao contrário uma postura que permita o investigador seguir todas as translações livremente seguidas pelos actores [104]. b/ Deixar falar os actores O investigador deve seguir as interpretações dos actores envolvidos no processo em vez de impôr as suas interpretações. Os actores de uma rede definem o seu quadro de referência e impõem os seus próprios limites, O investigador deve situar-se dentro deste quadro tentando questionar apenas o que os actores fazem e relatar as negociações que decorrem na rede de observação [104]. c/Seguir os actores Esta atitude significa que o investigador não tem qualquer concepção prédefinida do processo a ser estudado. Segue portanto os actores para identificar as formas por que estes definem e associam os diferentes elementos com os quais constroem e explicam o seu mundo, seja ele social ou natural. Esta prática dá ao investigador informação sobre as acções e crenças dos actores envolvidos [104].

42

2.4.1.1.2 Métodos de recolha de dados

Inquérito O inquérito é um instrumento essencial de recolha de dados em ciências sociais. Realizá-lo é “...interrogar um determinado número de indivíduos tendo em vista uma generalização...” [48] Trata-se portanto da inquirição directa ou indirecta de actores de forma a obter dados que sejam posteriormente analisados. Pode

revestir-se de diversas formas sendo

mais ou menos extensivo. O inquérito é normalmente realizado pelos processos de questionário e entrevista (e ainda a observação). A este instrumento de recolha de dados é associada a recolha indirecta de dados secundários

provenientes

eventualmente

realizados

de

arquivos

com

ou

propósitos

levantamentos diferentes

(por

de

dados

exemplo,

inquéritos levados a cabo por instituições especializadas, por ex., o Instituto Nacional de Estatística). a. Questionário O questionário pode ser presencial em que o investigador se encontra em presença dos respondentes prestando -se a dar esclarecimentos quanto ao preenchimento do mesmo. Pode ser não presencial que é normalmente utilizado quando em presença de uma população muito extensa de potenciais inquiridos. Neste caso o inquérito deve ser claro e sempre acompanhado de notas explicativas relativamente a cada item a responder a1. Questionários fechados Trata-se de inquéritos com respostas fechadas ou seja em que respostas alternativas são oferecidas ao entrevistado limitando-se este a assinalar aquela (s) que julga como correcta(s). a.2 Questionários abertos Neste caso as perguntas formuladas são genéricas e vagas apelando ao discernimento e formulação de conceitos e juízos por parte do entrevistado

43

a.3 Questionários semi-abertos São características deste tipo de inquéritos perguntas com alternativas fechadas mas contendo por vezes elementos abertos. Normalmente nos inquéritos este tipo de entrevista manifesta-se por uma pergunta final em que se apela ao entrevistado a opinar sobre o assunto a que respeita o bloco de perguntas em que aquela pergunta se insere. b. Entrevistas A entrevista, o método mais utilizado para a realização da presente tese, tem vantagens apreciáveis visto que permite ao analista um contacto directo com o entrevistado e portanto uma percepção e capacidade de orientação da recolha de dados de acordo com o posicionamento detectado no entrevistado e que se julgue mais eficaz para alcançar a meta à partida proposta. A entrevista tem no entanto as suas limitações que consistem nomeadamente no enviesamento por parte do entrevistador, ou na retracção

do

entrevistado

posto

perante

questões

pessoal

ou

organizacionalmente delicadas. Este facto foi verificado na experiência deste trabalho, tendo -se constatado uma progressiva descontracção dos entrevistados ao fim de algumas sessões de trabalho. Note-se que estas nem sempre são passíveis de ser realizadas repetidas vezes o que obriga a um aumento de eficiência num curto espaço de tempo . b.1 Directivas Neste tipo de entrevista é elaborado um guião com perguntas específicas a realizar procurando-se da parte do entrevistado perguntas e respostas curtas e incisivas. Este método permite o lançamento dos dados que vão sendo obtidos em matrizes ou formulários construídos para o efeito. Este procedimento simplifica a posterior análise e sintetização da informação assim como o seu carregamento em ferramentas informáticas de análise. Implica um conhecimento profundo por parte do entrevistador da área em estudo pretendendo -se dos actores respostas curtas e específicas com vista a recolher dados sobre aspectos que necessitam de esclarecimentos. b.2 Não directivas

44

Neste caso não existe qualquer tipo de guião deixando os actores entrevistados discorrer livremente sobre um tema ou temas sugeridos pelo analista. Estes temas no entanto funcionam como meios de desencadear a comunicação não sendo linhas condutoras rígidas da entrevista. Este método é adaptável ao princípio atrás referido de seguir os acto res e significa que não existe uma percepção ou idéia pré-concebida sobre a área a estudar, sendo portanto da maior utilidade permitir o livre discurso do entrevistado. b.3 Semi-directivas Este caso, que constitui um compromisso entre os dois métodos anteriores, consiste numa série de perguntas genéricas obedecendo a temas que se pretendem analisar, mas dentro de cada pergunta é dada uma extensa latitude de resposta aos entrevistados. O analista pode dirigir, interromper, ou redireccionar o curso da conversa conforma isso convenha à informação que pretende recolher. Insere-se no método de deixar falar os actores porque existe uma idéia e uma linha de força presente na perspectiva do entrevistador e é dentro dela que se dá latitude aos entrevistados para discorrer. c. Dados indirectos e arquivos Este método de recolha de dados é indicado por todos os autores consultados e que se referem a recolecção de dados [48] [73] [107] embora por vezes referindo-se-lhes através de termos curiosos como “vestígios” [Cf. 48, p.7]- como uma fonte potencialmente rica de dados essenciais

para

a

constituição

(através

de

inclusão

dos

actores

participantes) e caracterização das unidades individuais de observação. Apresenta como principais vantagens: 1) A interrogação e levantamento de dados ser realizado sobre actores passivos,

ou

seja,

cuja

validação

de

dados

transmitidos

depende

exclusivamente do investigador não estando sujeito a enviesamentos indirectos provocados -voluntária ou involuntariamente-

pelo agente

interrogado. 2) Reportarem-se a acontecimentos distanciados no tempo e sobre os quais possam não existir actores ou testemunhos directos vivos. 45

3) Poderem potencialmente cobrir um hiato cronológico significativo. Apresenta no entanto como inconvenientes o facto do investigador se encontrar descontextualizado do comportamento a ser estudado, o qual se encontra operacional e cronologicamente terminado, e os dados não terem sido recolhidos com propósitos específicos de análise científica, o que limita a sua apetência de resposta. Glaser [49] refere similaridades entre o trabalho de campo realizado pelo investigador e as pesquisas realizadas em Arquivos na medida em que se torna necessário escolher um ângulo posicional de análise. Num Arquivo este é dado pela análise de instrumentos de pesquisa e subsequente posicionamento topográfico de documentos. No trabalho de campo o investigador tem de se dirigir para local de trabalho ou de permanência dos actores a ser interrogados o que na prática equivale à mesma acção. A forma e a especificidade com que os dados devem ser recolhidos são objecto de atenção de vários autores (MORENO, citado por BURT) [26]. Este processo deve obedecer a uma série de condições como por exemplo as

fronteiras

do

sistema

(rede)

deverem

ser

conhecidas

pelos

respondentes; estes devem ser solicitados a indicar os indivíduos que escolhem ou rejeitam em termos de critérios específicos; as questões técnicas mais complexas devem ser colocados ao respondente a um nível de compreensão adequado, etc. Informação sobre o teor das perguntas a ser realizadas é igualmente fornecido em vários trabalhos especializados.7 Os princípios que presidem à recolha de dados sociais aconselham a confirmação de resultados obtidos através de fontes cruzadas de forma a despistar eventuais incoerências e enviesamentos. O métodos da triangulação, i.e., o cruzamento de três fontes diferentes é aconselhável, nomeadamente através de fontes arquivísticas com as vantagens próprias deste tipo de informação. Da mesma forma a confirmação de dados através de recolha por processos indirectos, ou seja, sem a intervenção dos actores participantes, é uma forma cada vez mais utilizada em RAS (por exemplo através de recurso a TIC, como a contabilização de mensagens de correio electrónico trocadas. (Ver a este respeito [46] [54] [61]).

7

Autores como HALINAN; BERNARD e KILLWORTH não referenciados no presente trabalho.

46

2.4.2 Métodos de Análise de Redes Sociais

Relativamente aos métodos de análise podemos considerar os seguintes aspectos: (1) níveis possíveis de análise , (2) ferramentas de análise utilizadas e (3) principais medidas estatísticas de rede utilizadas, i.e., parâmetros de avaliação.

2.4.2.1 Níveis de análise

De acordo com Lazega [80] podem ser distinguidos três níveis de análise: estrutural ou posicional, relacional e individual. No nível estrutural ou de rede completa segundo Knoke [73] procura-se descrever conjuntos sociais completos e compará-los. Nesta circunstância a análise incide sobre a rede globalmente considerada, procurando -se identificar padrões relacionais e posicionais que permitam a agregação de actores equivalentes e a identificação de subconjuntos relacionais coesos. As medidas utilizadas para caracterizar a rede a este nível consistem nas categorias de coesão e densidade. Knoke divide este nível em rede completa que incide sobre análise posicional e rede egocêntrica em que o objecto de análise consiste em cada nó individual e as suas relações com cada um dos restantes actores da rede. Ao nível relacional os objectos de análise são as estruturas atómicas da rede: (1) díades compostas por um conjunto de dois actores e (2) tríades compostas por três actores e as suas conexões. Este nível de análise é em Knoke dividido em análise diádica e triádica. O objectivo da análise é caracterizar as relações propriamente ditas descrevendo a sua forma e conteúdo. Sob o ponto de vista individual o objecto de análise consiste nos atributos de cada actor existente na rede. Neste caso procuram-se essencialmente medidas de centralidade e prestígio que levam a uma localização topológica do indivíduo na estrutura de rede.

2.4.2.2 Ferramentas de análise

47

A análise de RAS baseia-se na utilização de grafos e de matrizes. Grafos Basicamente um grafo consiste numa estrutura simplificada que representa realidades lineares através de pontos e linhas. Nesta estrutura são indiferentes as características de cada nó, podendo ser este uma representação de qualquer tipo de objecto ou entidade, desde um circuito integrado até um objecto social. As características relevantes e objecto de estudo são apenas as propriedades de conexão que unem os diversos nós nessa rede [59]. Num grafo aplicado a RAS os nós e arcos que os relacionam constituem actores ou unidades individuais de observação. Sobre este conjunto de entidades recai a análise macroscópica quando incidente na simples observação do desenho da rede, ou análise baseada em cálculos retirados a partir de matrizes. Note-se que numa rede de pequena dimensão a simples observação do grafo constituído pode trazer resultados reveladores. Quando a análise RAS incide sobre diversas redes que representem estruturas organizacionais, e a esfera de influência dessas redes se cruzam embora sem se integrarem numa estrutura inter-organizacional, diremos estar perante redes multimodais, Na prática de análise esta abordagem significa o estudo separado (em vários modos) das diversas redes entrecruzadas [52]. Uma rede pode ser considerada como uma estrutura com diversas vistas concorrentes representadas por tipos dissimilares de relações estabelecidas entre os actores: uma relação de controlo, de transacção, de amizade, etc. esta capacidade multivariada constitui uma poderosa capacidade de RAS já que

condensa

caracterizáveis

uma

pluralidade

através

de

de

análises

visões

numa

combinadas.

única Esta

estrutura, forma

de

representação da rede permite visualizar facilmente argumentos como distância e proximidade entre actores. Alguns aspectos básicos sobre grafos [21][59] permitem sintetizar superficialmente

as

seguintes

propriedades:

Um

grafo

pode

ser

direccionado ou não, consoante as linhas que unem os actores demonstrem direccionalidade. Esta é expressa diagramaticamente por uma seta. No 48

caso de não ser representada seta a linha evidencia apenas adjacência. Quando uma linha é direccionada toma o nome do arco. Os grafos podem ser ou não valorados, ou seja, pode ser atribuída ponderação a qual indica neste contexto de análise os atributos específicos de cada relação. O grau de um nó significa o número de nós a que é adjacente. No caso de um dígrafo ou grafo direccionado consideram-se os graus de entrada e saída que correspondem aos números de linhas que saem do nó e que nele entram. O conceito de distância transparece das ilações a retirar de grafo: O caminho mais curto entre dois pontos, i.e., entre dois nós, constitui um geodésico e está relacionada com a eficiência de comunicação do grafo, ou melhor, da estrutura que o grafo representa, e ainda com o desempenho da atingibilidade. A distância num grafo é avaliada pelo número de linhas que ele contém, sendo esta uma medida essencial para redes sociais. O grafo é inteiramente conectado se existe um caminho (pelo menos um) entre todos os nós representados, sendo este grau de conexão obtido pelo número de caminhos existentes. Caminho é uma sequência de pontos adjacentes e das linhas que os conectam. Quanto mais caminhos existirem num grafo, maior será, em princípio, o seu grau de conectividade. Como conceitos básicos mencionaremos ainda os pontos de desconexão, ou seja, nós que se retirados do grafo implicariam a desconectividade do mesmo e pontes que possuem as mesmas propriedades dos elementos anteriores mas reportam-se a linhas e não a pontos (ver figura 2.3). Harary refere limitações de

2

5

aplicação desta metodologia a análise social ao avisar que a

1

4

7

teoria de grafos por si só não é suficiente para deduzir leis 6

3

ou tendências empíricas de

Figura 2.3 - Exemplo de ponte

atributos estruturais [59]. Por esse

motivo

à

representação

gráfica

é

normalmente

associada

a

representação matricial.

49

Matrizes Uma

matriz

é

uma

representação

matemática do grafo desenhado. É de uma forma geral necessário elaborar a matriz relativa à estrutura em análise, porque só ela permite a elaboração de cálculos de análise social. Os programas UCINET [22] Figura 2.4 - Exemplo de grafo

ou Netminer [98] consideram todos os dados

carregados

como

matrizes

realizando trabalho a partir dessa estrutura. Existem vários tipos de matrizes aplicáveis a análise social, no entanto a mais correntemente utilizada é a matriz de adjacência em que é representada a existência positiva ou negativa de relações entre dois actores. Caso essa relação exista é representada através de um “1” caso não se verifique é representada através de um “0”. É pois uma matriz binária. É de facto possível e nalguns casos desejável ponderar os valores carregados nas matrizes, quando por exemplo queremos exprimir numa só matriz relações diferenciadas (controlo, transacção, etc.) ou se se pretende por exemplo atribuir valores diferentes a distâncias diferentes constatadas ao desenhar o grafo. No entanto o processo mais comum é o acima descrito. A metodologia de matrizes para RAS implica que os actores dispostos em linhas emitem para os actores em colunas. Se a relação for simétrica, ou recíproca, ou seja, tanto um actor A emite para o actor B como o contrário se verifica, cria-se a situação mais simples para análise estatística. Por vezes, mesmo sendo a matriz assimétrica e ponderada, torna-se necessário simetrizá-la e dicotomizá-la para realizar determinados cálculos, como por exemplo relacionados com identificação de subestruturas. Sendo a matriz simétrica há tantos casos verificados através do somatório das linhas como das colunas, visto que uma para cada linha se verifica exactamente o mesmo número de recíprocos nas colunas. No entanto no caso de uma relação não ser simétrica isto provocará um desequilíbrio nos valores totais obtidos pelos somatórios individuais de cada coluna e cada linha. Nestes casos o preenchimento da matriz é feito por duas vezes: uma para as relações emitidas pelas colunas e outra para as relações emitidas

50

pelas

linhas.

Os

resultados

obtidos

para

umas

e

outras

serão

significativamente diferentes. Para exprimir numa mesma relação diferentes tipos de transacção, por exemplo se se verificar -como é o caso do presente estudo - relações onde se reúnem simultaneamente ou pela realização de processos de natureza características diversas, transacção e controlo, há que representar estas duas tipologias relacionais, uma vez que ambas dão percepções diferentes de uma determinada realidade organizacional/social. Neste contexto será útil criar várias matrizes em que estas situações sejam representadas. Haverá então uma matriz que comportará as relações transaccionais, outra as relações de controlo isolando-se apenas os actores em que se verifica esta sobreposição. As relações consideradas numa perspectiva relacional podem ser identificadas e tratadas através deste método visto que numa díade a relação estabelecida entre dois actores, embora tenha repercussões na rede, não influencia as relações directas desse actor com outro com que mantenha um único tipo de relação. A análise posicional, no entanto, porque implica a comparação da posição ideográfica de um actor com todos os outros actores, torna necessário em cada matriz criada incluir todos os actores da rede, já que as relações posicionais do actor com os restantes é condicionada pela natureza da relações estabelecidas. A representação binária numa matriz não permite a representação de toda a informação observada na rede. É, por exemplo, complexo representar a intensidade de uma relação ou se quisermos a sua força. Um actor está conectado com outro, mas de que forma, com que intensidade, qual frequência dos seus contactos? Tabela 2.3 - Um exemplo de matriz de adjacência Para

ultrapassar

esta

contingência

é

possível a utilização de outros tipos de dados, nomeadamente nominais, valores

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

0 0 1 0 1 0 1 0 0 0

0 0 1 1 0 0 0 0 0 0

1 0 0 1 1 0 0 0 0 0

1 0 1 0 1 0 0 0 0 0

1 0 1 1 0 0 0 1 0 0

1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 1 1 0 0 0 0 0

0 0 1 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

positivos e ainda intervalos, não sendo no entanto incluíveis na mesma matriz. As matrizes podem ter duas dimensões caso apresentem apenas dois tipos de entidades, i.e., as entidades representadas nas linhas sejam 51

idênticas às das colunas. Neste caso representamos igualdades e respectivas adjacências. Mesmo neste caso uma matriz pode ter mais que duas dimensões se estiverem em causa outras variáveis, como por exemplo o tempo. Se se pretender representar as conexões ente actores ao longo de um determinado período de tempo e se essas conexões se alterarem em função dessa variável tempo, teremos uma terceira dimensão que deve ser representada [54][120]. Uma matriz pode ser multimodal, ou seja, apresentar diversos tipos de entidades estabelecendo as relações entre elas. Po r exemplo avaliar relações

sociais

estabelecidas

por

actores

em

organizações

e,

simultaneamente, avalia a conectividade estabelecida entre esse mesmo conjunto de actores em contextos de actividades desenvolvidas nos tempos livres [54]. Refira-se que as categorias de dados utilizados em RAS são idênticos aos utilizados em estatística geral. A metodologia quantitativa em Ciências Sociais é de resto baseada em matemática estatística. Tem no entanto um propósito específico e portanto delimitado, ou, se quisermos, especializado. Apesar disso todas as medidas utilizadas podem ser obtidas, se bem que não directamente, através de programas estatísticos como o SPSS ou o STATISTICA. 2.4.2.3. Parâmetros de Avaliação

Antes de iniciar esta secção será talvez útil explo rar brevemente a relação entre análise RAS e matemática estatística geral. Embora esta metodologia utilize as medidas estatísticas nos seus planos descritivos, inferenciais e de teste de hipóteses, existem algumas diferenças que justificam uma aproximação particular aos métodos estatísticos convencionais, a mais flagrante das quais consiste no facto das variáveis utilizadas em RAS serem dependentes.

A

estatística

descritiva

aplica-se

convenientemente

à

extracção das medidas caracterizadoras da rede considerada globalmente. A estatística inferencial no entanto encontra maior restrições para aplicabilidade a RAS por várias razões. Primeiro porque a inferência de resultados procura a identificação de possibilidades de generalização dos resultados que satisfaçam a condição de repetibilidade

das condições

52

observadas e do resultado obtido. Na análise de redes este objectivo não é primordial quer porque não interessa generalizar uma população de rede específica e portanto não generalizável, ou porque a amostra/rede não foi obtida através de métodos de recolha estatísticos. Por outro lado o teste de hipóteses normalmente não é aplicável a RAS. Esta área da estatística pretende comparar hipóteses para deduzir da validade de um determinado resultado. O procedimento consiste na apreciação

de

um

resultado

relativamente

a

outro

artificialmente

determinado e designado por hipótese nula. O resultado desta comparação determina o grau de probabilidade da validade ou não da hipótese nula, sendo esta confirmada ou eliminada e, em função desse resultado concluindo-se pelo grau de probabilidade de repetição da ocorrência, mediante a verificação das condições observadas sobre o universo de análise [36]. O problema fundamental consiste no facto dos dados de rede serem por definição dependentes, na medida em que são relacionais, enquanto na estatística convencional as variáveis são independentes. A aplicação destas medidas sem a devida parametrização podem resultar em subavaliações da variabilidade real da amostragem. Nesta secção pretendemos incluir descrição de alguma das medidas de análise mais comuns em RAS. Não são de forma alguma exaustivas mas representam métodos básicos de análise a partir dos quais se desenvolvem variações e especializações algorítmicas. A sua inclusão neste trabalho não significa que todos tenham aplicação imediata na análise organizacional e mais concretamente no desenvolvimento de sistemas de informação. Pretende-se antes dar uma síntese descritiva de alguns parâmetros analíticos correntemente utilizados. Todos eles foram aplicados a título experimental à rede utilizada neste trabalho (ver capítulo 4) no entanto concluiu-se, em alguns casos, do seu interesse restrito no caso de estudo analisado. Isto não significa que as medidas consideradas de pouca utilidade para este caso não tenham real aplicabilidade em outros contextos determinados por factores como a natureza das organizações envolvidas, o quadro legislativo e regulamentador em que se integrem e ainda os objectivos que se pretendem alcançar através da análise organizacional e dos sistemas de informação subentendidos.

53

Para cada medida são dadas as seguintes indicações: A categoria, o título, a descrição da metodologia associada, a interpretação considerada na perspectiva de RAS, ou seja, qual o conhecimento (ou padrões sociais e comportamentais) que a medida pretende extraír dos dados analisados; a interpretação que numa óptica de concepção e implementação de sistemas de informação e sistemas de arquivo pode ser eventualmente retirada e, finalmente, o grau de aplicabilidade, segundo a nossa opinião, que a medida descrita pode ter para esta última meta. As diferentes medidas foram agrupadas em categorias obtidas pelos objectivos que normalmente presidem aos respectivos algoritmos e ainda de acordo com o nível de agregação de aplicação (actor individual, grupos, rede global) [22] [80] [98]. Com este objectivo foram identificadas categorias ou grupos de medidas. Embora estas categorizações não sejam uniformemente hierarquização

utilizadas corresponde

por de

todos

os

forma

autores.

geral

aos

No

entanto

tipos

de

esta

medidas

vulgarmente utilizadas. O primeiro nível hierárquico de categorização diz respeito ao tipo macro de análise, ou seja, se se trata, como atrás referido, de uma abordagem relacional ou posicional. O segundo nível hierárquico corresponde ao nível de agregação das unidades individuais de análise. Finalmente no terceiro referem-se categorias de parâmetros de avaliação. Cada uma delas dispõe de objectivos especializados que serão brevemente descritos. Refira-se finalmente que para esta secção foram sobretudo seguidas as obras de Hanemman [54] e Wasserman [121]

A. Análise relacional

1. Rede global

B. Análise posicional

Tabela 2.4 - Síntese de medidas de análise RAS

4. Similaridade

2. Actor individual

3. Subgrupos

1.1 Densidade 1.2 Distância 2.1 Centralidade

1.2.1 Geodésicos 1.2.2 Centralização 2.1.1 Grau 2.1.2 Proximidade 2.1.3 Intermediação

2.2 Rede egocêntrica 3.1 Cliques 3.2 nCliques 3.3 nClãs 4.1 Posições/papéis

4.1.1 Equivalência estrutural

4.1.2 Equivalência automórfica

54

4.1.3 Equivalência regular

A.1. Rede global A conexão exprime a capacidade de comunicação de uma rede. O grau de conectividade entre actores determina em parte a eficiência da rede em termos de fluxo de informação. As medições realizadas avaliam igualmente a força de saída e de entrada de linhas para cada actor, identificando dessa forma os emissores e consumidores de informação. A.1.1 Densidade Medida obtida pela média de todos os valo res aferidos e lançados na matriz. Quanto maior for a densidade maior a coesão da rede, maior acessibilidade e comunicabilidade de recursos se verifica. A.1.2 Distância Avalia as distâncias, mínima, média e máxima, que separam os actores na rede. A.1.2.1 Geodésicos Analisa os caminhos mais curtos existentes entre actores, sendo um caminho um conjunto de nós sucessivos unindo dois actores. Avalia portanto a medida de atingibilidade ou, por outras palavras, a capacidade de um actor alcançar outro nó na rede. A.1.2.2 Centralização Avalia a percentagem de centralização de uma rede considerando a existência de um ponto virtual de referência central (baseado na topologia de rede em estrela) e as médias de variações relativamente a esse ponto. A.2 Actor individual A.2.1. Centralidade Normalmente em RAS a centralidade e poder são entendidos como directamente relacionados, ou seja, quanto mais central se encontra

55

posicionado um actor maior será a sua capacidade relacional de exercício de poder. No entanto, como veremos, nem todos os analistas pensam dessa maneira. Há no entanto um aspecto generalizadamente aceite: o poder é inteiramente relacional, i.e., exerce-se relativamente a outro(s) actor(es) sobre o qual esse mesmo poder é exercido [114]. Existem fundamentalmente três tipos de medições que reflectem aspectos conceptuais e morfológicos do exercício do poder. São eles o grau, a proximidade e a intermediação. A.2.1.1 Grau O grau avalia o número de conexões que um actor possui. Quantas mais existirem maior será teoricamente o seu poder. A.2.1.2 Proximidade A proximidade avalia a frequência com que determinado actor se situa nas proximidades de outros actores; essa proximidade pode indicar poder na medida em que a influência é mais facilmente exercida estando perto do objecto de exercício de poder. A.2.1.3 Intermediação A intermediação avalia

a capacidade de um actor ser necessário para

outros actores comunicarem entre si. Esta medida tem muito a ver com os conceito de “vazio estrutural” [27] e de capital social. Um actor que tenha muitos contactos e que impeça os actores com que tem esses contactos de comunicarem entre si, está numa posição de vantagem. Este conceito é muito vulgarizado e utilizado em estratégia concorrencial. A.2.2 Rede egocêntrica As medidas incluidas nesta subcategoria reportam-se à rede considerando como ponto focal um actor, daí o nome de egocêntrica. Na realidade procura-se determinar os tipos de relações que unem esse actor a cada um dos restantes. O exercício é sucessivamente aplicado a todos os actores que

integram

a

rede

individualmente

considerados.

Avalia-se

a

conectividade de todos os nós da rede considerados de forma individual e sucessiva. 56

3. Subgrupos Esta categoria de medições incide sobre a identificação dentro da rede de subgrupos que estabelecem conexões particularmente fortes entre os actores que os compõem. Este tipo de análise pretende não só identificar subgrupos mas também o seu comportamento e atitudes relativamente a outros subgrupos e à globalidade da rede. Este tipo de análise tem duas aproximações metodológicas designadas por base-topo e topo -base [54]. No primeiro caso parte-se da estrutura atómica de uma rede que é composta por uma díade (dois actores conectados) e sobe-se a partir daí tentando determinar todo s os outros actores que se conectam com cada um dos membros da díade que constituíu o ponto de partida, até obter um grupo coeso. No segundo caso partindo-se da rede completa, pretende-se identificar os pontos de desconexão (“cut-edges”) constituídos por actores ou subgrupo de actores que caso fossem retirados da rede a tornaria, no todo ou em parte, desconectada. Na primeira abordagem os critérios de inclusão e coesão podem ser flexibilizados de forma a poder-se identificar não apenas cliques perfeitas (teoricamente uma clique perfeita será aquela em que se verificam todas as conexões possíveis entre cada um e todos os seus membros), mas grupos com elevado grau de coesão embora esta não seja integral. Os grupos definíveis enunciados em ordem descendente de coesão são ncliques, nclãs, kplexos, knúcleos. A aplicabilidade destes variações de uma medida depende (1) das características da estrutura social/organizacional representada na rede; (2) dos objectivos pretendidos pela análise. Na aplicação desta medida à rede de teste e para todos os casos foi definido “4” como número mínimo de participantes num subgrupo. 3.1 Cliques Identifica subgrupos de actores entre os quais se verificam todas as conexões possíveis, ou seja, possui o grau de coesão máximo e nenhum outro actor na rede é adjacente a todos os membros da clique. Pode haver ocorrência de sobreposição, i.e., os membros pertencerem a mais que uma 57

clique simultaneamente. Este parâmetro comporta várias submedidas com flexibilização de critérios que podem ser eficazes em vários contextos sociais. B. Análise Posicional B.4. Similaridade Avalia a similitude topológica de actores ou conjuntos de actores na rede relativamente à totalidade de actores. B.4.1 Posições/papéis Esta categoria de análise pretende identificar posições dentro da rede. Entende-se por posições actores ou conjuntos de actores que mantêm o mesmo perfil de relacionamento com os restantes actores da rede. Esta realidade é expressa pela proposição A → B; C → B então AóC. Na prática pretende-se identificar equivalências. Dois actores equivalentes ocupam portanto o mesmo espaço na rede sendo substituíveis visto que ambos desempenham exactamente os mesmos papéis e mantêm as mesmas relações com os restantes actores. Esta medida está associada à categoria de análise realizada em grupos e subgrupos para a identificação de cliques. Do ponto de vista de análise RAS este tipo de análise sobre uma estrutura social (representada pela rede e matriz) pode ser considerada sob duas perspectivas: 1/ a identificação de actores similares leva a identificação de redundância e a “dispensabilidade” de um deles; 2/ a identificação de actores posicionalmente equivalentes indica que esses actores têm à disposição a mesma estrutura de oportunidades e constrangimentos dentro da rede observada. Esta medida está compartimentada em 3 tipos de posições sucessivamente flexibilizadas.

A

razão

para

a

necessidade

desta

flexibilização

é

simplesmente o facto de ser raro encontrar uma equivalência estrutural perfeita. Aliás esta é possível apenas matematicamente, visto que na realidade existem apenas aproximações maiores ou menores à similitude absoluta.

58

Para além da equivalência estrutural são aplicadas a equivalência automórfica e regular. 4.1.1 Equivalência estrutural Identifica posições idênticas que actores individuais ou integrados em grupos ocupam na rede. Os actores com equivalência estrutural podem não ter conexões entre si, mas dispõem de idênticos perfis relacionais com os restantes actores da rede. A equivalência estrutural perfeita é uma realidade praticamente virtual já que é difícil em contexto real dois actores ou conjuntos de actores desempenharem ocuparem exactamente os mesmos papéis. São portanto retornadas aproximações expressas em números decimais (sendo 1 a equivalência máxima e 0 a mínima). 4.1.2 Equivalência automórfica Esta

situação

verifica-se

quando

se

torna

possível

realizar

um

reposicionamento de actores, i.e., uma redistribuição física na rede, sem que as propriedades dessa rede sejam alteradas. Mais que actores individuais, manipula sobretudo conjuntos de actores. Esta análise procura determinar conjuntos de actores “trocáveis” dentro da rede mas cujo reposicionamento não afecte estruturalmente a rede em que se integram. 4.1.3 Equivalência regular Na equivalência regular os nós são equivalentes regularmente se tiverem o mesmo perfil de laços com outros conjuntos de actores que também são equivalentes regularmente. Esta afirmação é exemplificada pelos conceitos sociais de, por ex., “mãe”, “patrão”, “colaborador”, etc. Um funcionário é similar a outro havendo no entanto, se detalharmos a posição, um conjunto significativo de diferenças marcantes. Esta equivalência funciona portanto como generalização de conceitos de posições sociais. A atenção é focada no papel desempenhado, ou seja no arco ou relação entre actores, e não nos “valores”

dos

actores

envolvidos.

A

atenção

é

focada

no

papel

desempenhado, ou seja no arco ou relação entre actores, e não nos “valores” dos actores envolvidos. Numa relação chefe ócolaborador é indiferente quem é individualmente o patrão ou o funcionário ou em que empresa ou sector eles se integram. O tipo de relação (papel) será idêntico 59

independentemente dessas variáveis. Em vez de assentar nos atributos dos actores para definir papéis sociais e compreender como estes dão origem a padrões de interacção, a equivalência regular procura identificar papéis através das regularidades dos padrões das relações (arcos), tenham ou não os ocupantes dos papéis nomes para as suas posições.

2.4.2.4 Medidas específicas de análise

Apresentam-se

seguidamente

algumas

medidas

de

análise

mais

vulgarizadas na abordagem baseada em RAS. Como atrás referido, este conjunto apresentado não esgota de forma alguma as medidas existentes e as diversas variações e refinamentos desenvolvido e aplicados. Pretende-se apenas dar uma idéia geral dos métodos analíticos usados e resultados específicos esperados. Para cada medida é são indicados o nível e categoria em que se insere (ver tabela 2.4) o título, uma descrição sucinta, a interpretação aplicável aos resultados obtidos na perspectiva de RAS, a possível interpretação da medida sob o ponto de vista do Sistema de Informação (SI) e Sistema de Arquivo (SA) e finalmente a potencial aplicabilidade da mesma sob este último ponto de vista (SI/SA) Título: Nível: Categoria: Descrição:

Interpretação Ras:

Estatísticas descritivas: medidas de tendência central e de dispersão Relacional Rede global Análise estatística básica aplicada a toda a matriz de adjacência. No caso de se tratar de matriz assimétrica, i.e., direccionada, aplicam-se estas medidas às colunas e linhas. As medidas gerais aplicadas a toda a matriz dão a densidade através da média, i.e., a percentagem das relações efectivamente verificadas relativamente a todas as relações potencialmente verificáveis na matriz 8 . A variância e o desvio padrão indicam a variabilidade das relações constatadas. Uma matriz pouco densa é menos propícia à transmissão de recursos e a transmissão dos mesmos pode ser mais lenta. A análise aplicada às colunas indica o grau de

8 Fórmula N*(N -1) para N= todos os vértices da rede

60

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade : Título: Nível: Categoria: Descrição:

Interpretação Ras:

9

emissão dos actores de recursos. Segundo normas aplicáveis a matrizes de adjacência a leitura da mesma é feita da fila (que emite) para a coluna (que recebe). Esta avaliação permite portanto de acordo com a teoria RAS indicação de influência e poder na medida em que se determina os actores essencialmente emissores ou receptores de recursos ou que detêm uma posição equilibrada entre essas alternativas (no caso deste trabalho os recursos são constituídos por informação e documentos). A análise de cada coluna retorna indicação da percentagem dos actores que recebem arcos. Muitos arcos recebidos podem indicar centralidade, i.e., posição central na estrutura observada assim como posições de prestígio A observação da densidade de uma estrutura social reflecte a maior ou menor apetência da circulação e disseminação da informação. Atendendo à vontade de reorganizar a forma como processos interorganizacio nais decorrem. Por outro lado a informação sobre actores na sua qualidade de emissores, receptores ou mantendo uma posição equilibrada, podem ou devem ser potenciados no contexto de um sistema de informação/arquivo Elevada Transitividade Relacional Rede global Análise estatística social em que são medidas e contadas todas as ocorrências em que existe transitividade entre subestruturas de três actores. A transitividade perfeita entre tríades baseia-se no seguinte teorema: [i → j]; [j → k]; [i → k]. Esta condição é por vezes flexibilizada não se exigindo a conexão final [i → k] estando nesse caso perante tríades vacuosamente transitivas, i.e., aquelas que não contêm suficientes arcos para respeitar as condições do teorema 9 . Na prática uma tríade é um conjunto de triplos, compostos pelas diferentes possíveis combinações entre os nós constituintes Ti, j, k, ; Tj, i, k, etc. A identificação destas subestruturas pode ser feita pelo processo de adjacência, i.e., actores vizinhos, ou pelo método euclidiano que pressupõe estimação de distâncias lineares. Os resultados diferem em cada método. As relações de tríades são por vezes consideradas por sociometristas, como as mais perfeitas sob o ponto de vista de circulação de recursos. Nesse sentido aferir do número de tríades e da sua não vacuidade, ou seja a

cf. Wasserman, p. 245.

61

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade :

Título: Nível: Categoria: Descrição:

Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

sua transitividade, ajuda a caracterizar a eficiênc ia social e, consequentemente, a capacidade de comunicação de uma rede. Avaliar a capacidade e eficiência de uma estrutura social, da sua potencialidade e preparação para suportar sistemas de informação consideradas as capacidades existentes de comunicação e circulação de recursos. Uma elevada transitividade potencia a circulação de informação enquanto um valor reduzido permite supor da fraca conectividade da rede e consequente necessidade ou possibilidade de elaborar um sistema de informação que justamente colmate essa falha. Neste sentido esta medida pode permitir aferir de necessidades para identificar o que deve ser alterado: por exemplo quais os conjuntos (tríades) transitivos de actores existentes (que à partida apresentam conectividade) e quais os actores que incluem conjuntos intransitivos. Baixa. Normalmente esta medida é utilizada em contextos de redes de afinidades, suporte e mobilização Caminhos geodésicos Relacional Rede Global | Distância Determina o caminho mais curto entre dois actores. Numa estrutura de rede cada actor pode atingir outro actor aí existente quer de forma directa, i.e., está-lhe adjacente, quer de forma indirecta necessitando de intermediário s para atingir a meta. Eventualmente um actor pode estar desconectado e nesse caso a distância entre ele e a rede é considerada infinita. Perante opções de comunicação um determinado actor escolhe o caminho mais curto. No entanto, circunstâncias diversas podem alterar esta premissa. Por exemplo se os actores adjacentes são unidos por relação de controlo ou se o seu estatuto recíproco é por qualquer motivo modificado (uma reestruturação organizacional, alterações de competências da instituição, etc.). Trata-se na realidade de modificações incidentes sobre a relação (arco estabelecido) que altera os atributos da mesma. A coesão da rede é em parte avaliada pelos valores obtidos por este cálculo. Na realidade o que é indicado é o número de arcos que separa cada actor dos restantes. Quanto maior as distâncias (nós intermédios) entre um actor emissor e um actor destinatário, maior a lentidão na comunicação de recursos (propagação de informação) A aferição da coesão da rede pode ser um factor significativo na definição de SI. Imaginemos que num contexto transaccional se deseja averiguar da real forma de comunicação de recursos no contexto 10

62

Aplicabilidade : Título: Nível: Categoria: Descrição :

Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

funcional1 0 de processos organizacionais. A distância de comunicação entre actores é um dado importante para determinar por exemplo a infra-estrutura tecnológica a utilizar, particularmente se os papéis desempenhados pelos actores envolvidos são nucleares para o desempenho do processo (Ver cap. 4). No caso analisado verifica-se esta medida como indicadora de actores que desempenham papéis preponderantes nos processos interorganizacionais. Do ponto de vista estrutural esta medida pode dar pistas no aspecto de aferir se actores que participam indirectamente em processos estão distantes daqueles que participam/influenciam directamente nesses mesmos processos. As acções a empreender podem influenciar a infra-estrutura tecnológica, a rede de informação e de arquivos (por exemplo colocar determinado documento produzido no processo disponível a actores que até aí não dispunham desse acesso) Muitas vezes verifica-se que a comunicação entre actores não existe, pese embora fosse suposto tal acontecer, quer por motivos sociais, tecnológicos ou outros. Por outras palavras, os canais de comunicação podem por alguma razão encontrar-se obstruídos tornando a troca recursos ineficiente ou mesmo inexistente. A identificação desta circunstância permite diagnosticar eventuais hiatos que convenha manter ou contrariamente colmatar. No caso de um sistema de informação coeso os vazios de comunicação poderão ser considerados negativos pese embora o facto que a informação não deve ser igualmente difundida, visto que diferentes funções ou papéis exigem informação diferenciada. Elevada Fluxo máximo Relacional Rede Global | Distância Esta medida pretende aferir do total de pontos de transmissão que um determinado actor possui adjacentes a si. Este valor dá o grau de “escolha” que esse actor detém relativamente à transmissão ou recepção de um recurso. Esta medida está relacionada com o conceito de intermediação de uma rede. Permite determinar a capacidade de um actor de enviar recursos e influência. Inclui identificação de grupos (clusters) para determinar padrões similares de comportamento e posicionamento de actores Na rede estudada é normalmente vantajoso determinar actores com comportamento e/ou necessidades

10

Por contexto funcional entende-se o ambiente organizacional directamente ligado ao desenvolvimento de processos e produção documental

63

Aplicabilidade:

Título: Nível: Categoria: Descrição:

Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Descrição:

Interpretação Ras:

similares a nível de partilha de recursos. As medidas de fluxo máximo permitem identificar padrões à partida latentes e portanto não detectáveis através de outros processos. Elevada, mas as medidas de centralidade proporcionam de certa forma resultados idênticos e mais detalhados. Influência de Hubbell e de Katz Relacional Rede Global | Distância Estas medidas, desenvolvidas pelos sociólogos que lhes deram o nome, permitem aferir o total de arcos necessários para conectar dois actores (díade) , atribuindo no entanto uma ponderação por cada arco que compõe a distância geodésica. Baseia-se no pressuposto que a dimensão de uma distância não é irrelevante. Quanto mais perto um actor estiver dos restantes maior coesão da rede e portanto a velocidade de circulação de recursos (informação). Estas medidas, no entanto, não diferenciam relações direccionadas, assumindo as linhas como não dirigidas As distâncias são valoradas sendo acrescentado a cada arco do conjunto que separa dois actores, segundo um determinado coeficiente de ponderação (variável em função da rede em análise e dos critérios do analista). Um valor menor portanto significa uma maior coesão ou proximidade entre dois actores Os resultados deste parâmetro são aperfeiçoamentos do anterior, pelo que as observações feitas aplicam-selhe. Permite apenas determinar com maior grau de detalhe valores de coesão entre actores ou participantes em processos organizacionais. Média Influência de Taylor Relacional Rede Global | Distância Esta medida toma em atenção a direcção dos arcos associados aos actores, atribuindo factor de atenuação que permite valorar diferenciadamente os arcos que entram e aqueles que saem. Os valores positivos são interpretados como preponderância de arcos enviados sobre recebidos ou complementarmente como um equilíbrio entre os dois. Os arcos que saem são expressos por valores negativos De novo esta medida pretende determinar a relação de um actor com os restantes analisando o grau de conectividade através do factor distância. Possui a vantagem de ser possível diferenciar os emissores dos receptores, o que possibilita a aferição do

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Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Descrição: Interpretação Ras: Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade:

Título: Nível: Categoria: Descrição:

direccionamento de actores, e do seu papel no conjunto das relações que mantém com os restantes actores da rede. A informação é um recurso que não obedece a circuitos ponderadamente idênticos. Nem todos os actores recebem a mesma informação ou se espera de um determinado actor tipos específicos de informação. O equilíbrio necessário e preciso é uma meta desejada em gestão de informação. Receber/enviar a informação na qualidade e quantidade estritamente necessárias aos actores certos nos momentos certos. Neste contexto esta medida parece mais útil que as anteriores já que identifica para cada actor ao seu relacionamento com os restantes de forma normalizada e informativa sobre o seu papel como emissor/receptor de informação Média/elevada Medidas de Freeman de centralidade de grau Relacional Actor individual | Centralidade Esta medida calcula o grau de entradas e saídas para cada actor normalizando os resultados para comparações absolutas entre diferentes redes. O grau de saída revela influência, O grau de entrada revela prestígio. Pode ser concluída eventual vontade de aproximação de actores mais prestigiados e centrais. Esta medida é semelhante à análise estatística por linhas e colunas. No caso analisado as médias são idênticas enquanto se verifica variabilidade maior na medida de grau de saída. Há no entanto um parâmetro atribuído em medidas de centralidade: a macroperspectiva da rede denominada de medidas de centralização do grafo de freeman. Este parâmetro exprime o grau de desigualdade ou variância da rede observada, como uma percentagem de uma rede perfeita em forma de estrela da mesma dimensão, ou seja,. com o mesmo número de nós e linhas. De acordo com a perspectiva RAS uma rede estrela será a estrutura de equilíbrio perfeita, em que todos os actores se encontram a idênticas posições uns dos outros. Relativa. Não será particularmente útil dado ser muito semelhante às estatísticas gerais. E estas bastariam para uma análise “operacional” de uma situação. No entanto a macro perspectiva pode ter interesse embora seja sempre um valor síntese. Proximidade de Freeman Relacional Actor individual | Centralidade A medida anterior avaliava o número de laços directos

65

Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade:

Título: Nível: Categoria: Descrição:

Interpretação Ras:) Interpretação SI/SA:

que cada actor possui não tendo em conta os laços indirectos. Este facto pode potencialmente ocasionar enviesamento já um actor pode estar fortemente conectado com actores que por sua vez estão fracamente conectados com outros sectores da rede. Nesta circunstância haveria uma forte conectividade “local” mas não significativa na globalidade da rede. Esta medida tem em conta as relações indirectas utilizando para o efeito o total de caminhos geodésicos que um actor mantém com os restantes. A soma destas distâncias corresponde à distância (“farness”) Este valor é dividido por 1 e depois normalizado relativamente ao actor mais central. Quanto menor for o valor encontrado mais central é o actor. O valor macro encontrado dá o grau de concentração da rede. Na realidade pretende-se identificar ou despistar subgrupos na rede que minem a sua coesão. O valor macro é obtido pela desigualdade comparativa com uma rede em estrela da mesma dimensão (ver medida anterior). Um número elevado exprime elevada concentração da rede. Estas medições são especialmente úteis em contexto de investigação sociológica e não em contextos interorganizacionais em que as posições são à partida definidas. Em cenários de organizações virtuais podem no entanto contribuir para definir graus de hierarquização no desempenho de tarefas [3]. Pode ainda ser útil em contextos de desenvolvimento concorrencial e hostis, ou ainda de reestruturação Neste trabalho reduzida. Noutros contextos pode ser útil. Centralidade intermediária Relacional Actor individual | Centralidade Esta medida vê um actor como ocupando uma posição privilegiada na medida em que esse actor se situa nos caminhos geodésicos existentes entre outros actores na rede. Por outras palavras, quanto mais pessoas dependerem de um actor na rede maior será o seu poder. O algoritmo localiza os caminhos geodésicos entre todos os pares de actores e contabiliza a frequência com que cada actor se encontra em cada um desses caminhos. Quanto maior o valor estimado para cada actor maior será o seu grau de intermediação, ou seja, a capacidade de constituir ponto de passagem obrigatório [77] Esta medida é de aplicação ambígua neste contexto, pelas razões já apontadas (rede com processos e relações obrigatórias e determinadas por um quadro legal). Em termos de aplicação de SI, pode ser útil, tal

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Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Descrição:

como as restantes medidas de centralidade para averiguar do poder exercido por cada actor na rede e da sua influência no desenvolvimento de processos organizacionais (e inter-organizacionais). A estrutura de informação pode ser determinada em função da correlação de forças existente, ou da capacidade de cada actor constituir um ponto de passagem. Se um actor ocupa uma posição central no desenvolvimento de processos nucleares ao negócio, a estrutura de informação deverá ter isso em conta de forma a optimizar o desenrolar do mesmo. A não ser que se pretenda retirar poder a esse mesmo actor (imaginemos uma reestruturação de uma empresa baseado na adopção de novos processos organizacionais, vulgarmente designado por um processo BPR = Business Process Reengeneering) o que pode justificar a “decrementação” de influência desse actor. Este aspecto é igualmente aplicável a organizações virtuais e tradicionais no contexto de relação tarefa/estrutura [3] Média

Aplicabilidade:

Centralidade de fluxo Relacional Actor individual | Centralidade Esta medida é obtida através de proporção do fluxo completo entre dois actores (ou seja, através de todos os caminhos que os conectam) que ocorre nos caminhos em que o actor participa. Na realidade é retornado o grau de mediação dos actores Esta medida pretende determinar a capacidade de um actor utilizar não apenas os caminhos geodésicos relativamente a um actor que deseje alcançar, mas de utilizar todos os caminhos disponíveis no caso do caminho mais curto (geodésico) lhe ser inacessível por, suponhamos, a oposição de outro actor. Esta medida articula-se com a anterior, podendo confirmá-la ou não. Em todo o caso permite sempre um refinamento mais preciso para a percepção dos actores mais centrais na rede. Identificação de caminhos alternativos para a circulação de informação, prevendo percursos alternativos quer em situações de contingência quer com o objectivo de reduzir dependência no contexto inter-organizacional Média

Título: Nível: Categoria: Descrição:

Índice de poder de Bonachich Relacional Actor individual | Centralidade O algoritmo distingue a centralidade do poder

Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

67

Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade:

Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição: Interpretação Ras:

Bonachich defende a teoria que centralidade não significa necessariamente poder. Um actor pode estar numa posição central mas o poder não ser efectivo em virtude do tipo de conexão estabelecida com tipos específicos de actores. A conexão com actores que se encontram “mal” relacionados, traduz normalmente poder porque se cria um ascendente de um actor sobre os outros, explicado precisamente pela má qualidade relacional desses actores, ou seja a sua falta de opções de comunicação e consequente dependência. Se um actor está conectado com outros actores que detêm um capital conectivo eficaz, então o poder desse actor será reduzido. O facto de um actor ter relações com actores que por sua vez têm muitas relações com outros actores reduz o poder desse primeiro actor na medida que o seu grau de influência é limitado pelo capital relacional dos actores com quem se conecta. Na prática este índice não considera apenas o número de conexões mas também a sua qualidade bem como a dos actores conectados (o seu capital social). A forma mais vulgar de representar uma instituição é através do seu organigrama que transmite uma imagem demasiado estática e formal do funcionamento da organização. As estruturas de poder, representadas por linhas de hierarquia vertical não correspondem por vezes ao real poder exercido pelos actores institucionais. [91][92], nem tão pouco as formas por que os actores executam processos correspondem ao institucionalmente formalizado. Esta estrutura “subterrânea” é designada por organigrama informal e dá a perspectiva de como as coisas realmente funcionam debaixo do organigrama institucionalizado. A sua identificação e dos seus actores determinantes é fundamental para o funcionamento de a compreensão da circulação da informação e consequentemente para o desenvolvimento de sistemas de informação adequados. Elevada. Num sistema de informação que se aplica a sistemas de actividades humanas é necessário determinar esta dicotomia entre centralidade e poder, traduzida em, por exemplo, quem pode influenciar um processo ou quem participa em vários processos sem a capacidade de os influenciar (alterar). cliques Relacional Subgrupos aproximação base-topo Método bottom-up (base – topo). A partir de uma díade incrementa-se o número de actores totalmente conectados A determinação de cliques permite identificar subgrupos e analisar possíveis comportamentos diferenciados ou 68

Ras: Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade : Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição:

e analisar possíveis comportamentos diferenciados ou desviantes que ajudem a compreender a estrutura social. Uma análise deste género pode ser útil tanto num contexto organizacional como interorganizacional. Mas note-se que no primeiro caso a aplicabilidade desta medida irá variar muito em função da estrutura e cultura corporativa utilizadas. Normalmente na AP (Administração Pública), por ex., a estrutura burocrática e hierarquizada dá origem a constituição de focos de isolamento orgânicos ou funcionais em que cada serviço só se ocupa dos seus processos e problemas sem comunicar com os restantes. Um exemplo paradigmático desta realidade é por ex., o facto observado em serviços camarários e através de abertura temporalmente sucessiva de obras exactamente no mesmo local coordenadas por serviços diferentes. Esta medida é aplicável em contextos de horizontalização de trabalho e na criação de uma estrutura de projectos e matricial. Neste caso formamse grupos (em princípio coesos) unidos por objectivos finitos comuns. A análise de cliques pode ser aplicável para identificar padrões de comportamento social e afinidades comuns entre funcionários; padrões de interesses ou desenvolvimento funcional comum de funcionários (por ex. relações provenientes de mesmo tipo de formação ou interesses funcionais idênticos). Note-se que o trabalho cooperativo (CSCW) é um ponto crítico de sistemas de informação. Em contextos interorganizacionais as coisas tornam-se diferentes. De novo aqui se torna a verificar como condição prefiguradora a cultura e estrutura interorganizacional adoptada. Acrescente-se ainda o quadro regulamentador impositivo, se o houver. A identificação de cliques pode ter duas aplicações práticas: 1/ A definição de grupos de trabalho eficazes e consequente planeamento e montagem de infraestrutura de informação. 2/ A monitorização de coesão de grupos constituídos. Média / elevada nCliques Relacional Subgrupos aproximação base-topo Esta medida é uma flexibilização da anterior. Partindo do princípio que pode ser dif ícil encontrar cliques totalmente conectadas, introduz -se um elemento de folga. Esse elemento é a distância admissível a que os actores podem estar conectados (ver conceito de caminhos e caminhos geodésicos). O analista define o

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Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição: Interpretação Ras: Interpretação SI/SA: Aplicabilidade:

Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição:

valor de “n” que representa a distância conectiva admissível para o caso em estudo Esta medida equivale à formalização da proposição “os amigos dos meus amigos”. Neste caso define um círculo de relações que podem ser de diversos tipos: amizade, funcionais, trabalho, ou acesso a informação ou a arquivos/documentos Trata-se de um refinamento da anterior. Dá uma perspectiva mais pormenorizada e rica da existência de subgrupos. Note-se que o critério de constituição de subgrupos obedece apenas aos critérios de recolha de dados para análise. Neste caso sendo o pólo orientador a informação e documentos. Média nClãs Relacional Subgrupos aproximação base-topo Trata-se da aplicação do método para determinar nclãs mas acompanhado de uma condição: Pode ser totalmente idêntica à anterior. Este método impede que um actor membro de uma clique e que esteja conectada com actores que não participem de forma alguma nesse subgrupo, seja contabilizado. Idêntica à anterior Baixa. Será essencialmente aplicável à investigação de carácter social. Numa rede e sistema de informação a contabilização de actores não participantes na clique é irrelevante. Apenas numa situação de restrição de acesso a informação esta medida pode ser pertinente. Imaginemos que um actor faz parte de uma clique e que apenas os membros dessa clique podem ter acesso na rede a documentos classificados como restritos ou confidenciais. kPlexos Relacional Subgrupos aproximação base-topo Neste caso inclui-se uma variável de restrição. Um actor é membro de uma clique se tiver conexões (o atributo “n” é aplicável) com todos os membros da clique excepto um número “k”. Dito de outro modo, esta aproximação indica que um nó é membro de uma clique de dimensão “n” se mantiver relações directas (adjacentes) com n-k membros dessa clique. Na rede analisada por exemplo determinou-se k ="2” a dimensão da rede é de 16 actores o que significa que 70

Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição: Interpretação Ras Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição:

dimensão da rede é de 16 actores o que significa que um actor é membro de uma clique se tiver conexões com o número “n” de actores (determinado pelo analista e neste caso 3) menos 2 (=k). Neste caso o resultado não seria significativo dado que o actor formaria praticamente cliques com todos os restantes. Este método permite a identificação de muitos e pequenos subgrupos dentro da estrutura de teste, focando a atenção em sobreposição e centralidade em vez de solidariedade e atingibilidade. Por exemplo, na rede analisada verifica-se que nenhum actor aparece e todas as cliques, o que pode indicar uma rede descentralizada. Podemos igualmente contabilizar o actor(es) que mais surgem e nas cliques definidas obtendo assim uma perspectiva dos actores mais centrais Trata-se de uma medida demasiado detalhada para ser útil no contexto de sistemas de informação. A centralidade é importante mas é dada por outras medidas já descritas. A identificação de cliques é igualmente importante mas não justifica esta medida que na prática retorna “falsas” cliques Baixa Conjuntos lambda Relacional Subgrupos aproximação topo -base. rata-se de encontrar na rede a ou as estruturas disruptivas, i.e., sem as quais a rede ou partes da rede ficariam isoladas Identificação de subgrupos coesos que constituem blocos de desconexão da rede. A aplicação neste contexto tem uma perfeita identificação com a análise SWOT (pontos fortes; pontos fracos; constrangimentos; oportunidades) normalmente empreendida em abordagens de definição de planos estratégicos de sistemas de informação (PESI). Neste âmbito esta medida contribui para a compreensão de pontos fortes internos, i.e., pontos necessários para a coesão da organização, Média/baixa Facções Relacional Subgrupos aproximação base-topo Em termos de RAS os actores dizem-se equivalentes se detêm idênticos perfis e relações com os outros actores. Nessa perspectiva torna-se possível fraccionar a

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Interpretação Ras:

Interpretação SI/SA: Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição:

Interpretação Ras: Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade:

Título: Nível: Categoria:

estrutura em partições de acordo com critério de similitude dos actores conectados entre si. Esta aproximação relaciona-se com a noção de hiatos estruturais como elementos de poder. Permite num grafo direccionado avaliar, diferenciando, emissores e receptores de recursos. Em análise social pode determinar potenciais amigos e inimigos. As observações anteriores aplicam-se a esta medição Média/baixa Coeficiente de correlação de Pearson Posicional Similaridade | Posições/papéis equivalência estrutural Matriz de similitude entre actores que computa a sua proximidade relativamente a todos os outros actores. Os resultados variam entre –1 interpretado como os dois actores terem perfis de relações completamente opostos e 1 que representa equivalência estrutural perfeita. Identificação de capital social de actores e posições ou blocos de posições similares na rede analisada Perante uma situação de análise de uma organização será importante determinar actores que desempenham ou possam desempenhar papéis exactamente idênticos e relativamente aos mesmos actores. Do ponto de vista de eficiência, eficácia, efectividade devolve a existência de redundância ou sobreposição funcional. Um SI ou estrutura de informação [58], sob uma perspectiva singular é essencialmente uma “dialéctica” entre normalização e flexibilidade. Nesta perspectiva esta análise pode justificar-se para a detecção em grandes estruturas organizacionais ou inter-organizacionais, pontos de redundância informativa (actores que sejam receptores, emissores ou híbridos do mesmo tipo de informação, partindo do princípio que essa situação é disfuncional ou no mínimo inútil!). Uma aplicação mais evidente situa-se no campo de BPR o que escapa ao domínio exclusivo de SI. Depende do objectivo que se pretenda atingir. No caso da rede de análise tem baixa utilidade. Mas pode por exemplo definir na infra-estrutura de informação/arquivo actores que, visto a sua posição ser idêntica, devam ter acesso aos mesmos documentos na rede. Distâncias euclidianas Posicional Similaridade | Posições/papéis

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Sub-categoria: Descrição:

Interpretação Ras: Interpretação SI/SA: Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição:

Interpretação Ras: Interpretação SI/AS: Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição:

Interpretação Ras:

equivalència estrutural Trata-se de, ao contrário da medida anterior, de uma medida de dissimilitude. Neste caso o valor=”0” corresponde a equivalência estrutural total diminuindo esta qualidade de forma directamente proporcional ao incremento dos valores obtidos para cada relação. Ou seja o resultado, na prática, é a distância normalizada entre actores e grupos de actores e quanto menor a distância maior a similitude. Os resultados são normalmente idênticos à medida anterior. Esta medida é menos eficiente do que a anterior visto que não permitindo valores negativos não é dado o peso de afastamento entre posições dissimilares. Neste sentido é menos clara que a anterior idem da anterior idem da anterior Percentagem de ocorrências exactas (percentage of exact matches) Posicional Similaridade | Posições/papéis equivalência estrutural Esta medida contabiliza entre dois actores qual a percentagem de vezes em que se verifica (ou não verifica) a ocorrência de relação entre esses actores com outros idênticos actores. O resultado desta medida identifica a proximidade posicional de actores Idem, anterior Idem, anterior Similitude máxima Posicional Similaridade | Posições/papéis equivalência automórfica Baseia-se em equivalências geodésicas, sendo utilizada a distância euclidiana para determinar a dissimilaridade entre os perfis de distâncias para cada par de actores. O algoritmo marca os actores com perfis de distância idênticos como mais automorficamente equivalentes. A escala começa em zero (mais automórfico), aumentando o automorfismo na razão directa dos valores retornados. Esta categoria de medidas é uma flexibilização de equivalência estrutural. A sua validade consiste na identificação de grupos de actores intercambiáveis na rede, sem que esta seja estruturalmente modificada. Quanto menor a distância identificada mais

73

Interpretação SI/SA:

Aplicabilidade: Título: Nível: Categoria: Sub-categoria: Descrição:

Interpretação Ras: Interpretação SI/SA: Aplicabilidade:

intercambiáveis serão os actores. Opções de canais de informação (o circuito lógico e físico da informação) dentro de um sistema interorganizacional. Opções de actores substitutos. Na modificação de atitude corporativa face às funções de fiscalização, por ex., verificou-se na rede em análise a substituição de um actor por outro, mantendo -se aparentemente a estrutura física da rede embora a teia de relações antes existentes se tenha modificado. Média Weitz/Reitz Algoritmo REGE contínuo Posicional Similaridade | Posições/papéis equivalência regular Este algoritmo era o único disponível na aplicação UCINET aplicável a este tipo de análise (também pode ser usado o categorizado). Esta aplicação permite no entanto programar outros algoritmos. Este algoritmo não é considerado muito fiável dado que normalmente retorna uma elevada (excessiva) percentagem de actores equivalentes regularmente Identificação de papéis atribuídos a actores. Identifica eventuais sobreposições de papéis que se possam verificar em processos ou actividades. Reduzida. Um papel é normalmente definido pela organização

2.5 Análise organizacional e Redes de Actores Sociais

Nesta secção pretende-se abordar

em que medida a RAS potencia

a

análise organizacional e as soluções tendentes a produzir informação de diagnóstico sobre situações problemáticas bem como a propor melhoria das mesmas. Para o efeito assumimos os seguintes pressupostos: 1/ A componente social de um sistema organizacional é base endógena de qualquer organização e nessa condição influencia toda a estrutura subjacente. Desse modo interactua com restantes tipologias sistémicas existentes numa organização, nomeadamente sistemas de informação, processos, infra-estrutura tecnológica (TIC).

74

2/ A metodologia RAS é considerada como instrumento de apoio a diagnóstico e proposta de acomodações no âmbito de projectos de mudança organizacional, seja ela macro (estruturas) ou micro (processos) e que implique essencialmente sistemas de informação ou sistemas de arquivo. Não pretende portanto ser utilizada como método de investigação pura em que se pretenda produzir teoria formal ou substantiva. O diagrama a seguir apresentado pretende enquadrar a metodologia RAS no contexto de análise organizacional. Nele são representados o objecto sobre o qual se pretende elaborar estudo para propiciar acção - o sistema de informação e sistema de arquivo -, o ponto de vista de observação que consiste na colocação da componente social como factor determinante do objecto acompanhado de diversas bases teóricas necessárias para apoiar a acção a empreender. O Bases teóricas teoria organizacional teoria de sistemas teoria da acção ...

Tópico Sistemas de informação/ Sistemas de arquivo

Estrutura Objecto de análise Organizações e redes interorganizacionais

Premissa geral Valor de teoria social para percepção/ compreensão de fenómeno

Processos

Metodologias de exploração SSM Redes actores sociais

DIRKS UML

outros

investigaçãoacção

Figura 2.5 - Contexto de metodologia RAS

próprio objecto onde se desenrola a análise que é a rede interorganizacional que se divide em estruturas –componente fixa– e processos –componente dinâmica. Tanto para a determinação e análise social como da rede interorganizacional perspectivada nas duas componentes que a integram,

75

são utilizadas metodologias específicas que possibilitam a recolha de dados e a sua análise de forma a adquirir um conjunto de visões da organização integradas num todo coerente que viabilize intervenções (melhorias ou desenvolvimento) de sistemas pretendidos. A RAS apoia a análise interorganizacional, ou seja, de rede, compreendida na sua componente social. 3/ O grau de aplicação de metodologia RAS é definida em função das metas que se queiram atingir. Por outras palavras, a profundidade de aplicação do método varia em função do objectivo. Se, por exemplo, são detectadas disfunções organizacionais a nível de processos e seu desempenho, a análise envolverá apenas actores internos à organização e portanto apenas algumas medidas de caracterização serão eventualmente úteis: o nível de centralidade, a densidade da rede e a análise relacional que considere a caracterização das relações entre actores. No entanto, caso o objectivo seja, por exemplo, estimular ou revitalizar o posicionamento de uma entidade empresarial no mercado, so b uma perspectiva de elevado nível concorrencial, deverão então ser aplicados métodos que viabilizem uma análise posicional, identificação de grupos que contemple equilibrios de poder, aproveitamento ou criação de vazios estruturais de forma a criar cenários operativos que permitam o reposicionamento competitivo dessa organização. Uma rede, ao representar uma estrutura social que através daquela é caracterizada e avaliada proporciona uma ferramenta efectiva para o conhecimento de disfunções latentes, i.e., não explicitamente observáveis. A circulação da informação, ou seja a forma como ela circula, através de que actores, qual a rapidez de circulação é uma área cuja aplicabilidade de RAS parece evidente. A este respeito será útil mencionar um fenómeno tradicionalmente constatado em RAS e traduzido por “mundo

pequeno” (small world). A

formulação deste fenómeno propõe que todos os actores de uma rede conectada, neste caso falaremos especificamente de uma organização, se encontram a distâncias que nunca excedem valor =”5,5”, desde que nessa rede se verifique elevado nível de coesão. Por outras palavras, no caso de 76

uma rede em que não se verifiquem actores isolados, i.e., sem qualquer conexão com os restantes, qualquer actor é alcançável e consegue alcançar outros (alter) percorrendo uma distância que atinge no máximo 5,5 pontos intermédios [74] [121]. Considera-se, segundo este conceito, corresponder este valor a uma pequena distância e que portanto qualquer rede, desde que conectada e coesa, poderá potencialm ente permitir uma eficiente circulação de recursos. Situando-nos no contexto organizacional e de sistemas de informação, diremos que a informação e sua gestão (que inclui obviamente a circulação) constituiria um recurso facilmente acessível e resolúvel através de uma rede coesamente estabelecida. No entanto, autores como Friedkin [44] tendem a desvalorizar e mesmo a contrariar directamente este pressuposto [74]. Numa organização formamse normalmente subgrupos (clusters) coesamente unidos por actividades comuns inseridas em contextos orgânicos, de função, ou de projecto. Esses grupos partilham endogenamente informação, especializada ou não, e conhecimento. No entanto a comunicação da informação detida ou gerida por um grupo pode ser dificilmente transmitida para outro grupo dentro da mesma ou de outra organização. As razões radicam em diversas ordens de razões como competividade, cultura organizacional, ausência de canais de comunicação, entre outras. No entanto interessa focar aqui que as características im anentes a uma estrutura de rede que impedem a eficiente gestão de informação podem, desde que identificadas e corrigidas, vir a potenciar a eficiência dessa mesma gestão. A ausência de comunicação -ou utilizando uma expressão curiosa, de conhecimento do co nhecimento [74]é uma disfunção do ponto de vista organizacional. Muitas vezes o conhecimento é subcontratado a entidades externas, quando ele existia na própria organização e seria vantajoso a ele recorrer. A apreensão de informação, i.e.,

a capacidade que a rede possui (ou não ) -em várias

plataformas de eficiência-, de reconhecer a existência deste tipo de recursos na sua estrutura, denomina-se horizonte de observação. Investigação desenvolvida 1 1 [44] veio determinar que numa rede, esse horizonte se situa a um máximo de três graus de distância. Ou seja, até 2 graus - uma distância geodésica de dois caminhos dentro do grafo (vértices, linhas)- um actor tem conhecimento esclarecido sobre recursos, oportunidades e 11

Investigação desenvolvida em 6 sistemas interorganizacionais de I&D universitária)

77

restrições disponíveis na rede abarcando o que aí se passa ou existe. Com 3 caminhos de distância entre actores, a informação sobre o que se passa na rede, torna-se difusa. A uma distância superior a 3 graus a rede torna-se virtualmente invisível para um actor, independentemente do seu ponto de observação. Por outras palavras, esse actor desconhece as actividades desenvolvidas por outros actores, mesmo que essas actividades sejam da mesma natureza das desempenhadas pelo observador. A efectivação desta situação está ainda dependente de outras variáveis relacionadas com análise de redes como sejam o nível de coesão, a densidade e a dimensão. No entanto a constatação deste facto clarifica um papel que a RAS pode desempenhar na identificação e optimização da gestão da informação. A utilização de RAS pode ser particularmente útil para a reestruturação de organizações, processo consideravelmente consumista de recursos de análise. Neste cenário várias estratégias de redes podem ser utilizadas para o desenho da arquitectura organizacional: Tichy [113] Avalia organizações identificando grupos que também designa por coligações e cliques, bem como as conexões entre eles estabelecidas. Se considerarmos que numa organização coexistem camadas política, social e cultural [30] [119] e que todas interactuam nos objectivo comuns que presidem à organização, a análise da rede de acordo com métodos RAS, permite,

neste

contexto

determinar

quem

realmente

influencia

a

organização; identificar os interesses dos grupos dominantes; avaliar o grau de acordo ou desacordo entre grupos, seleccionando -se as estratégias a desenvolver.

Se

há

concórdia

desenvolve-se

numa

perspectiva

de

cooperação senão convém criar cenários de negociação partindo do princípio que grupos embora antagónicos, desejam simultaneamente a eficiência da organização e o reforço do seu próprio poder. Tichy elabora um quadrosíntese [113] em que discrimina os dados sociométricos passíveis de ser utilizados

em

análise

organizacional.

São

aí

apontadas

diversas

propriedades pertencentes a respectivamente, relações, rede global, actores, associadas com as características dos grupos-tipo identificados. Neste contexto a RAS viabiliza a identificação do organigrama informal da organização, ou seja a forma como realmente as coisas funcionam debaixo de uma estrutura formalizada [91][92]. 78

O quadro seguinte apresenta uma síntese possível de focos de análise RAS aplicada a organizações como sistemas totais e seus componentes. Tabela 2.5 (adaptado de TICHY, Ob.Cit, p. 236)

Foco de análise

Sistemas tecnológicos

Aquisição de Redes informação pelas interorganizacionais organizações

Organizações

Grupos

Actores

Relações entre a estrutura organizacional , missão, estratégia e ambiente da organização. Hierarquização da propagação de influência. Gestão de incerteza e complexidade Padrões de comunicação que ocorrem em grupos de trabalho. Comportamentos de cliques relativamente a influências externas Identificação de transconectores e pontes Identificação de “estre las” (actores em volta dos quais as relações e processos se estabelecem)

Sistemas políticos

Sistemas culturais

Formas de cooptação, cooperação e concorrência que unem as organizações. Capacidade “construtiva” de conflitos interorganizacionais

Influência de valores sociais e tradicionais sobre culturas organizacionais

Identificação de coligações ou gru pos (cliques), caso haja alguma, dominantes.

Hierarquização de controlo de recursos

Autonomia de grupos de trabalho Pontos de ocorrência de conflitos numa coligação/clique Identificação de transconectores Quem resolve conflitos

Valores e normas individuais transportados para as organizações Doutrinação/integração de novos membros (formação, formas de trabalho, gestão de conhecimento) Homogeneidade de valores Existência de subculturas

Relação de normas sociais e pessoais com tarefas e tecnologias

Conflitos decorrentes de choque entre expectativas e valores

Um outro aspecto que julgamos elucidativo da aplicabilidade de RAS a sistemas e gestão de informação encontra-se materializado e explorado no conceito de estratégia militar baseado numa aproximação de rede, designado por network centric warfare [4], e do paradigma desenvolvido nessa base - o 4CISR 1 2 . A estratégia militar e o que em termos militares é designado por ciclo de decisão (observar, orientar, decidir, agir) implica a gestão de informação baseada numa perspectiva de aquisição activa de 12

4CISR significa «Command, Control, Communication, Computers, Information, Surveillance, Reconaissance»

79

informação,

o

seu

tratamento

(filtragem,

descodificação)

e

sua

disponibilização de forma mais eficiente aos actores que dela necessitem– esses e não outros. Num cenário de guerra a rapidez de comunicação de informação é claramente um factor de vantagem “competitiva”. Será importante referir que o conceito acima mencionado é aplicável a cenários diversos, nomeadamente missões de paz e humanitárias. Num caso concreto analisado por Dekker [35] foram utilizadas diversas medidas de RAS para reformular a gestão de informação numa rede de apoio humanitário. No caso analisado como resultado da análise efectuada e baseada

em

medidas

de

centralidade

e

centralização

da

rede,

reposicionaram-se agentes recolectores e receptores de informação numa rede estruturada com ausência de redundância de informação e sua distribuição de forma temporalmente adequada. Acrescenta-se que a aplicabilidade de métodos militares a contextos civis é em parte possível, bastando para tal alterar o objecto de informação e de negócio. Veja-se a título exemplificativo, as diversas metáforas militares utilizadas correntemente na gíria técnica empresarial: vantagem posicional, concorrência, aquisições agressivas, etc. A este nível não deixa ainda de ser interessante referir a bibliografia produzida na área de gestão e teoria organizacional a partir de obras tão elucidativas como “A Guerra” de Von Clausewitz 1 3 . A redundância de informação é um aspecto susceptível de ser identificado numa rede através de processos de análise RAS, nomeadamente por análise posicional que identifique actores equivalentes. Numa rede o capital social pode ser gerido através de gestão de vazios estruturais, ou seja, hiatos de comunicação entre actores aproveitados por terceiros para assumir o papel de transconectores, de forma a criar redes de contactos de actores não redundantes. Os contactos são redundantes na medida em que dão acesso aos mesmos actores e consequentemente à mesma informação. A diversificação de fontes de informação (ou capital social) é desejável porque permite a expansão do universo disponível de informação. Este aspecto de RAS parece imediatamente aplicável em contextos organizacionais de gestão de informação. Um processo , por exemplo, deve ser gerido de forma 13

Carl Philip Gottfried von Clausewitz (1780-1831) ver http://www.clausewitz.com/CWZHOME/CWZBASE.htm

80

a que a informação produzida ou pré-existente e consumida nesse processo, seja distribuída pelos agentes participantes de forma não redundante para evitar disfunções características como ruído informativo e distribuição desnecessária (perda de tempo, e afectação desnecessária de recursos materiais) da mesma a actores que dela não necessitam. A tecnologia- a sua utilização e desenvolvimento -

interactua com

estruturas sociais. Nesta conformidade a análise de uma organização não pode restringir-se a uma perspectiva positivista que considere apenas aspectos técnicos. Uma organização é antes de mais um conjunto de sistemas de actividades com participação humana -e não humana [78]- e em que portanto os aspectos sociais são estruturais. Ignorar este facto e desprezar o conhecimento detalhado das ramificações sociais existentes é comprometer qualquer solução tecnológica que envolva sistemas de informação [29]. A este respeito apresentamos alguns exemplos observados na execuç ão deste trabalho que, julgamos, ajudarão a ilustrar este aspecto. Exemplo 1: Nas díades (conjunto de dois pontos e uma linha) em que a relação se tenha verificado ser tendencialmente transaccional, -embora possa ser multiplexa na medida em que haja actos ou intenções de controlo associadas-, existe uma aceitação de novas tecnologias num contexto de cooperação

interorganizacional

e

de

melhoria

de

desempenho

de

actividades. As relações processuais estabelecidas são formais e quase amigáveis. No entanto entre actores em que se estabelecem exclusiva ou principalmente relações de controlo, a resistência à adopção de tecnologias para facilitar processos inter-organizacionais é maior constantando -se uma vontade de isolamento, por vezes artificiosa, relativamente ao actor que exerce o controlo. (O actor fiscalizado afirma ignorar a localização da sede do actor fiscalizador...). Exemplo 2: A informação sobre centralidade -periferia - de actores pode basear o estudo de optimização de processos assim como a determinação e escolha de tecnologia. Por exemplo um actor situado numa posição periférica e sem iniciativa de transmissão de recursos ou que os receba 81

apenas de um pequeno número de actores pode ser objecto de uma valorização ou reposicionamento na rede, dependendo das vantagens que venham a ser equacionadas no contexto de desempenho de negócio e do posicionamento global dos restantes actores. No caso da rede analisada verificou-se que actores em posição periférica conectados através de uma relação de controlo unilateral manifestaram resistência em considerar novos processos de trabalho ou de gestão de processos que envolvam o actor que exerce controlo. Exemplo 3: A proximidade topológica de dois actores na rede pode ser determinada e quantificada de forma exacta, sendo atribuídos a esses valores um significado social com repercussões sob o ponto de vista organizacional. A centralidade de um actor na rede pode ser indicativo de um prestígio ou uma posição fortemente influente como vector de um sistema de informação. Do ponto de vista de produção documental esta análise RAS é igualmente importante na medida em que pode vir a influenciar a natureza dos processos decorridos sob a relação. Um processo pode ser alterado e passar de

constitutivo

a

executivo

ou

instrumental,

baixando

o

grau

de

formalidade, de maneira a incrementar o grau de confiança facilitador de adopção de processos tecnológicos mais avançados. De uma maneira geral a tecnologia, ou se quisermos, a sua utilização eficiente e voluntária (adesão) depende em larga medida da forma como os actores se relacionam. Na rede analisada verificou-se que a natureza de uma determinada relação que une dois actores impede a alteração de desempenho de processos a qual no entanto é técnica e juridicamente possível (ver capítulo 4) Exemplo 4: Os actores que recebem muitas relações podem ser mais poderosos (na medida em que informação é poder) ou prestigiados. No contexto interorganizacional, o número de relações iniciadas e terminadas relativamente a um determinado actor reflectem o grau de preponderância da actividade empreendida nos processos desenvolvidos na rede. A existência de muitas relações recíprocas aponta para uma estrutura pouco hierarquizada e com tendência a informalidade e valoração de eficiência. Na 82

rede em estudo este aspecto foi detectado atribuindo-se esse facto à nova política de relacionamento de um actor com as empresas do sector (contrato de garantia). Há alguns anos a situação certamente seria diferente.

Os

aspectos

formais

eram

muito

mais

rígidos,

havendo

predominantemente relações de controlo entre os actores da rede. A cultura organizacional era inclusivamente de tipo "policial”. Exemplo 5: O número de caminhos necessários para um actor atingir outro é uma medida que dá a possível força das relações entre actores. Se um actor está adjacente a outro presumivelmente terá com ele uma relação mais forte. A força, neste caso, é medida pelo proporção inversa do número de caminhos existentes entre díades (relações entre dois actores) ou tríades (relações entre três actores). Esta situação no entanto nem sempre se verifica, havendo pelo contrário a teoria dos elos fracos e da sua força. i. e., quanto mais distante se encontra uma díade mais informação pertinente e expansão na rede é trocada [7] [52]. Este fenómeno é facilmente explicável se pensarmos que normalmente os actores mais próximos são aqueles que partilham de interesses comuns sendo portanto a informação recebida transmitida num círculo restrito de actores unidos por laços específicos dados pela proximidade. Quanto mais longe se encontrar um actor de outro, mais heterogéneo será o círculo de actores e relações e portanto mais eficiente será a disseminação de informação. No caso de uma organização e mais concretamente na rede do caso de estudo este fenómeno tende a materializar-se da seguinte forma: actores que dentro do sistema de actividades desenvolvem tarefas conexas (próximas) mas se encontram organicamente distanciados, tendem a desenvolver relações de cooperação mais

acentuadas

visíveis

numa

maior predisposição para troca de

informação e adopção de novos processos tendentes a melhorar o desempenho de tarefas. Este fenómeno deve ser articulado com outros factores como a natureza da relação que os une (controlo, transacção). Neste

capítulo

abordaram-se

conceitos

teóricos

de

redes

sociais

evidenciando algumas, embora ténues, diferenças relativamente ao conceito de redes de actores sociais (RAS). Procurou-se igualmente descrever métodos de recolha de dados baseados em aproximações de investigação 83

social apontando-se respectivas vantagens, desvantagens e problemas. Procurou-se ainda apresentar uma descrição sucinta de algumas das principais medidas de análise utilizadas em RAS. Conclui-se por fim com alguns exemplos que pretendem indicar a aplicabilidade da abordagem à análise organizacional e particularmente ao desenvolvimento de sistemas de informação e de arquivo.

84

85

CAP. 3 ORGANIZAÇÕES e SISTEMAS

3.1 Teoria de sistemas Neste capítulo pretende-se essencialmente contextualizar duas entidades fundamentais:

o

Considerando

que

sistema

de

ambos

informação

constituem

e

o

sistema

sistemas

e

se

de

arquivo.

integram

em

organizações parece justificável começar por abordar os conceitos de “sistema” e de “organização” Tradicionalmente e desde o desenvolvimento da Teoria Geral de Sistemas1 4 os conceitos de sistema e organização estão estreitamente relacionados. Um sistema é um conjunto de elementos interdependentes que actuam entre si com vista à realização de um determinado objectivo e que constituem um todo organizado cujo resultado (output) é superior aos que esses mesmos elementos poderiam ter caso actuassem isoladamente (propriedade de sinergia). A totalidade do sistema não é, portanto, dada pela

soma

das

partes

discretas

que

o

compõem,

verificando-se

propriedades emergentes que decorrem da interactividade realizada. Numa perspectiva, claramente próxima de RAS, um sistema será composto por um conjunto de relações que interactuam como um todo [109], tendo o sistema o papel de integrador desse conjunto de relações. As relações por seu turno viabilizam a interacção entre os componentes (ou actores) do sistema. Esta

definição

é

aplicável

a

qualquer

entidade

que

possua

estas

características, seja ela biológica, mecânica, ou social. A teoria geral de sistemas assenta em três premissas básicas: 1/Os sistemas existem dentro de outros sistemas gerando-se dessa forma uma hierarquia inclusiva de sistemas baseada na inclusão e dimensão mas não especificamente em configurações escalares. Quando nos referimos a um

subsistema

isso

não

significa

que

essa

entidade

dependa

unilateralmente do sistema em que se inclui, ou seja, possui igualmente inputs, outputs, objectivos específicos, e também componentes que 14

A TGS surgiu a partir dos trabalhos de von Bertalanffy publicados entre 1950 e 1968

86

interactuam entre si com vista ao cumprimento desses objectivos. Esse subsistema é contido pelo sistema e com ele interactua de forma simetricamente dependente. A diferença entre eles reside no âmbito de autonomia dos seus objectivos. Numa organização o capital informacional e a infraestrutura tecnológica ou ainda a gestão de contabilidade constituem exemplos diferentes de três subsistemas contidos no sistema composto pela própria organização. A totalidade de um sistema, ou se quisermos o seu nível de abstracção, é sempre dependente do ponto de vista do observador, ou seja, se se pretender analisar, por exemplo, um sistema de arquivo serão considerados os

seus

vários

subsistemas:

classificação,

circulação,

controlo,

retenção/destino, etc. Caso no entanto o nosso interesse resida na análise da organização como um todo, será esse

o

nível

de

abstracção

determinado, na sua qualidade de unidade individual de análise, e que inclui em si vários subsistemas, entre os quais o de arquivo. Um sistema, finalmente, opera dentro de um determinado ambiente que constitui o conjunto de condições ou se quisermos de restrições, que definem o seu “modus operandi”. Um sistema apenas pode operar desde que identificados e estabelecidos os limites de operabilidade. Caso esses limites não existissem não haveria distinção entre sistemas alargando-se o conceito ao de sistema “universal” [84]. Os limites desse ambiente ou fronteiras, embora consideradas como objectos permeáveis, constituem pois a condição ambiental de operatividade. 2/O sistema é aberto o que significa que recebe e transmite algo aos restantes sistemas com os quais interactua, incluindo a propagação de qualquer tipo de estímulo seja negativo ou positivo –por exemplo uma doença- ou recurso -por exemplo informação. 3/As funções de um sistema dependem da sua estrutura Dois conceitos nucleares estão na base da entidade sistémica: (1) Propósito ou objectivo e (2) globalidade ou totalidade sendo este último interpretado como possuindo o sistema uma natureza orgânica em que os seus componentes efectivam trocas entre si envolvendo qualquer tipo de objectos conforme o cenário a que nos reportemos. Por outras palavras, verificam-se respostas a qualquer estímulo exercido sobre qualquer uma das suas partes, provocando uma reacção de ajustamento de todo o 87

sistema a esse novo estado induzido. Outras propriedades sistémicas adiante referidas, são, elas próprias, enraízadas naqueles dois conceitos: (1) Entropia: ou seja a tendência para o desgaste e desintegração, acompanhado por aumento de aleatoridade. À medida que a entropia aumenta os sistemas decompõem-se, ou seja, perdem qualidades e complexidade, decrementando a ritmos variáveis para estados mais simples até à sua eventual aniquilação. A entropia corresponde neste contexto a desordem. Uma propriedade normalmente associada à informação é a sua capacidade de diminuir a entropia através da diminuição da incerteza contribuindo dessa forma para ordenar os elementos do sistema. Aplicando este princípio a uma organização parece lógico que caso esta não disponha de capacidade de comunicação e informação a sua estrutura formal tende a simplificar-se

e

desagregar-se,

tornando -se

os

seus

componentes

fracamente conectados e perdendo consequentemente a capacidade sistémica de sinergia. Daqui radica o conceito da informação ser um dos instrumentos de ordenação do sistema. [87] (2) Homeostasia: Refere-se ao equilíbrio dinâmico entre as partes do sistema uma vez que este tende a ajustar o seu equilíbrio interno perante estímulos

provenientes de ambientes externos envolventes. Desta

propriedade conclui-se que um sistema possui fronteiras, o que não significa que estas sejam herméticas. As delimitações são porosas permitindo a troca de recursos e simbiose entre o sistema e o ambiente envolvente. Sob o ponto de vista organizacional esta definição é fundamental já que o conceito topográfico tradicional da organização é inadequado, particularmenrte em ambientes centrados em rede e de transacções efectuadas em contextos digitais. No entanto mesmo aplicado a organizações estruturadas de forma convencional [115], o conceito de entidade fisicamente delimitada, é pelo menos parcialmente inadequado, visto que estas interactuam forçosamente com o ambiente envolvente por uma questão de sobrevivência orgânica [113]. Um sistema não só possui propriedades análogas à de um mecanismo biológico como por outro lado funciona num ambiente que constitui o seu contexto.

Por

esse

motivo

está

sujeito

às

suas

influências

e

simultaneamente influencia esse mesmo meio ambiente. Há portanto uma

88

relação de troca permanente recíproca entre a entidade sistémica e o meio ambiente. Uma organização sob este ponto de vista é um sistema complexo, porque lida com actividades humanas as quais são por natureza instáveis e com um grau de imprevisibilidade significativo. Os sistemas podem ser categorizados quanto à sua natureza em abertos e fechados. Os primeiros caracterizam-se por manterem relações de troca com o ambiente através de processos de entrada e saída provocando a interacção com o exterior. Por esse motivo são eminentemente adaptativos reagindo e ajustando-se inatamente a estímulos externos. Uma organização, quer seja formal ou social [116] é um exemplo de sistema aberto, sendo a mudança na realidade um ajustamento -

uma condição impositiva para a sua

sobrevivência. Um sistema fechado no sentido total do termo não existe. Caso existisse implicaria a total impermebilidade relativamente ao ambiente externo o que iria contrariar o princípio de inclusão de sistemas. Nesta categoria são normalmente

considerados

comportamento determinístico

os

sistemas

mecânicos

que

mantêm

e programado e que operam com uma

reduzida troca de matéria e energia com o ambiente externo. Existem ainda determinados parâmetros considerados no sentido de constantes arbitrárias que caracterizam pelos seus atributos e valores a descrição dimensional de um sistema específico ou componente do mesmo. Estes parâmetros são [84]: Entrada (input), parâmetro que determina uma acção ou conjunto de acções específicas composto por transformação e saída. Os imputs podem ser categorizar-se em três tipos: (1) informação, considerada como tudo o que dininui a incerteza relativamente a alguma coisa (reduz a entropia); (2) energia que suporta o processo de transformação e (3) recursos que podem ser ainda classificados de acordo com diferentes perspectivas, por exemplo, renováveis e não renováveis. Saída (output). Consiste na finalidade para a qual se reuniram elementos do sistema e recursos. Devem ser consistentes com o objectivo geral. Transformação (throughput). Mecanismo que realiza a transformação de entradas em saídas, composto pelo conjunto de componentes do sistema e 89

suas relações envolvidos neste processo. O conceito de caixa preta (blackbox) consiste em observar o transformador como uma caixa opaca em que apenas são visíveis os restantes parâmetros. Esta perspectiva baseia-se no facto de se poder elaborar conclusões com base em observações controladas parcelares. É particularmente útil quando o agente de transformação é pouco conhecido ou excessivamente complexo. Retroalimentação (feedback). Mecanismo de ajustamento de processo baseado na comunicação de dados provenientes de uma saída à entrada para que esta seja, se necessário, alterada. As suas principais funções consistem em controlar saídas; manter a estabilidade de operação quando confrontado

com

variáveis

externas

potencialmente

causadoras

de

perturbações operativas. Ambiente: Meio que envolve externamente o sistema e que funciona como um foco gerador de oportunidades e restrições. A categorização de sistemas abrange ainda várias perspectivas baseadas no seu grau de complexidade. Neste contexto podem ser identificados sistemas simples que são simultaneamente complexos e dinâmicos; sistemas descritivos (elaborados e interrelacionados) e sistemas complexos (sistemas muito complicados sendo im possível a sua descrição de forma precisa e detalhada). A complexidade, associada à teoria de caos, caracteriza-se por (1) conter um número indefinido, i.e., não completamente percepcionado, de partes; (2) as relações entre componentes estabelecerem-se de forma não linear, (3) manter comportamentos aparentemente aleatórios, i.e., dificilmente previsíveis ou descritíveis. Inicialmente aplicada a sistemas naturais e físicos, a sua aplicabilidade a organizações e a teoria organizacional e particularmente à análise organizacional foi rapidamente utilizada.

As

características

interdependência,

de

não

comportamentos

linearidade, emergentes,

imprevisibilidade, fronteiras,

e

retroalimentação são conceitos identificáveis numa organização e portanto vantajosamente utilizáveis na sua análise. [39] Outra categorização possível assenta na dicotomia entre determinismo e probabilismo. O determinismo defende que um efeito tem necessariamente uma causa sendo esse fenómeno exactamente replicável e portanto previsível, probabilismo

dentro afirma

de

idênticas ser

circunstâncias.

impossível

determinar

Alternativamente com

precisão

o o 90

comportamento de um determinado objecto 1 5 visto que a aleatoridade e complexidade ocasiona efeitos diferentes e imprevisíveis para causas semelhantes. O fenómeno é portanto dificilmente reproduzível sendo apenas possível inferir da probabilidade dele ocorrer ou não dentro de diferentes cenários. Neste prisma os sistemas assumem diversas formas escalares consoante o grau e percentagem de inclusão destas duas bases de entendimento da realidade e da acção1 6

3.2 Visões da organização

Como premissas básicas e comuns ao conceito de organização são normalmente apontados os seguntes conceitos. 1. Uma organização é uma abstracção, i.e., uma não tem individualidade própria 2. É uma colectividade e não um conjunto individual 3. Os actores empreendem discurso (comunicação entre si) do qual resultam: 3.1 Normas ou expectativas de comportamentos padronizadas 3.2 valores pelos quais os comportamentos serão avaliados através do seu ajustamento a essas mesmas normas enquadradoras. 3.3 Papéis que permitem o desempenho de tarefas cooperativas de forma a superar actividades complexas e portanto irrealizáveis por um só indivíduo 4. As organizações têm capacidades de aprendizagem [5] [99]. Partindo desse princípio, o conjunto de atributos acima referido não é estático mas sim continuamente reificado através do discurso entre actores, enriquecido pela experiência empírica entretanto acumulada. Esta exploração pelo discurso enriquecido pelas práticas, constitui a vertente cultural da organização.

1 5 Eisenberg no seu “princípio da incerteza” referia-se a objectos de dimensão quântica. Mas o princípio é universalmente válido. 16 Podem ser divididos em sistemas deteminísticos simples, complexos, excessivamente complexos, sistemas probabilisticos simples, complexos, excessivamente complexos

91

5. As organizações operam num ambiente externo com o qual interactuam e ao qual se adaptam continuamente, sendo esta adaptabilidade uma condição essencial para a sua sobrevivência. Uma interpretação correntemente conotada com uma visão mecanicista da organização consiste em considerá-la como um conjunto de pessoas e recursos unidos numa estrutura coerente para atingir determinados objectivos sendo a gestão baseada na tomada de decisões destinadas a alcançar esses objectivos da forma mais eficiente possível. Numa perspectiva mais interpretativista uma organização procura gerir relações, sendo os sistemas de informação uma ferramenta para interpretar o mundo, tirando sentido do mesmo de fo rma a viabilizar a gestão dessas mesmas relações. Neste ponto de vista a perspectiva sistémica é relativizada utilizando -se como processo de inquérito a assumpção de que o mundo (organizacional) pode ser organizado como sistema.1 7 São utilizados processos indutivos baseando -se, sob o ponto de vista de teoria social no interpretativismo mais que no funcionalismo. A organização é abordada como um processo social em que o mundo é interpretado de uma forma particular que legitimiza acções comuns estabelecendo no rmas e regras partilhadas. Ciborra define organizações como redes estáveis de transacções reguladas ao longo de um período de relativa estabilidade através de contratos que regulam as transacções entre os seus membros (acomodações) [31] Silverman propõe um a aproximação diferente avançando um quadro acção de referência focado não na perspectiva sistémica interactuante com o ambiente mas sobretudo na natureza das relações entre indivíduos assumindo que a realidade social é permanentemente reificada pelos acto res das situações organizacionais (Silverman citado por Checkland) [29]. A perspectiva da organização como uma estrutura sócio -técnica adveio em parte dos trabalhos realizados por investigadores como Joan Woodward (Woodward citada por Mintzeberg) [90] em contextos organizacionais em que foram introduzidas tecnologias no apoio directo à produção. Nesse contexto verificou-se que a tecnologia alterava as relações e processos de trabalho levando à reconceptualização dos mesmos materializados em 17

CHECKLAND refere-se a esta pseudo- entidade como hólon, [cf. 29, p.19]

92

novas formas de organização de postos de trabalho e desempenho de processos. A conclusão daqui retirada foi a da existência de articulação entre técnica ou tecnologia e estrutura social da organização. Esta perspectiva é especialmente actual na medida em que o desenvolvim ento das TIC tem vindo a alterar significativamente o ambiente organizacional e as formas de realizar negócio. Utilizando uma aproximação o mais abrangente possível [116], diríamos que uma organização é um sistema social complexo e aberto que compreende muitas formas diferentes de estruturas e processos. O sistema de acção é composto por séries iterativas de escolhas sobre o ambiente organizacional, pessoas, dinheiro e trabalho. A arquitectura deste sistema é afectada por constrangimentos (internos e externos) bem como por oportunidades. Estes constrangimentos são impostos na medida em que uma organização interactua como o exterior tanto num movimento de absorção (input) como de expulsão (output). O comportamento organizacional consiste numa série de acontecimentos orientados por objectivos havendo nexos de causalidade entre esses mesmos acontecimentos. Estes são segmentados em funções e actividades de forma a alcançar especialização de processos. Paralelamente os acontecimentos dividem-se em subobjectivos reflectidos na organização por uma intersecção matricial composta por unidades orgânicas e cargos desempenhados. As organizações são construídas por escolhas participadas dos seus actores e não apenas por condições naturais ou determinísticas que ocorram no ambiente em que operam. Os actores realizam portanto escolhas, relativamente: •

ao domínio da organização, i.e., metas específicas escolhidas em termos das funções desempenhadas, dos produtos e serviços que proporciona, das populações alvo e dos mercados que serve;

•

a função de produção constituída pelas vertentes de produção e logística;

•

a sua arquitectura organizacional segmentada em (1) divisão de trabalho, materializada em departamentalização e diferenciação espacial e horizontal (2) estrutura de autoridade.

Os parâmetros acima referidos são ainda condicionados por três factores:

93

(1) a incerteza que constitui a dimensão que está na base de aspectos conceptuais de racionalidade organizacional e determina o grau de equilíbrio em que as escolhas sociais dos actores oscilam entre critérios de racionalidade e eficácia contra poder social, influência e negociação. (2) a complexidade considerada como a dimensão que fundamenta a diversificação estratégica de uma organização. Este processo é comparável a uma decomposição de problemas complexos em subproblemas mais facilmente analisáveis. (3) a restritividade. Este factor respeita à distinção entre sectores –público e privado- em que uma organização opera e varia de acordo com o quadro regulamentor imposto, mas também com a concorrência económica (e neste capítulo saliente-se que as organizações públicas são consideradas como de baixa competitividade), com os ,obstáculos de entrada no mercado e ainda com o grau de sindicalização e portanto capacidade reivindicativa da força de trabalho. Refira-se ainda que uma organização é composta por duas vertentes que se articulam; uma fixa que são as estruturas, representadas por exemplo por unidades formais de carácter orgânico ou funcional (o serviço de contabilidade, a produção etc.) e outra, uma componente essencialmente dinâmica materializada em processos que exprimem movimento e portanto transacções. Os processos são desempenhados por ou através dessas estruturas as quais actuam como pontos de fixação de movimentos. Podemos considerá-los como âncoras. A analogia é importante porque tanto as estruturas como os processos desempenham papéis significativos nos sistemas de arquivos. Com efeito um processo produz informação. Os documentos constituem informação cristalizada e gerida por estruturas após terem sido produzidos e capturados no decorrer de um determinado processo organizacional [90]. A cristalização ou fixação do movimento equivale na prática ao acto de arquivar. Por outras palavras, durante o decurso de um processo os documentos vão sendo produzidos num normal ritmo temporal síncrono às diversas fases do processo. Nesse período o documento não se posiciona num local topológico ou virtual fixo, ele circula por entre os diversos actores organizacionais que participam no processo de acordo

com

as

necessidades

funcionais

pressentidas

e

os

papéis

desempenhados. No entanto, uma vez concluído o processo o conjunto de 94

documentos produzidos é fixado ou se quisermos, posicionado de forma semi ou totalmente permanente num determinado ponto estrutural e topologicamente definido da organização qualquer que seja o grau de abstracção

considerado:

uma

unidade

orgânica,

um

dispositivo

de

instalação como um arquivador, um servidor, um disco óptico. Como súmula do acima exposto e atendendo ao objectivo deste trabalho, será importante reter os seguintes conceitos: Uma organização é: •

um sistema complexo e aberto;

•

Inclui a gestão de relações entre actores conectados por objectivos comuns;

•

Realiza-se discurso entre actores de onde resulta um quadro normativo e valores de referência que enquadram o desempenho de actividades organizacionais;

•

opera num meio ambiente com o qual interactua gerando-se entre estas entidades relações de dependência e influência recíprocas;

•

A

relação

estrutura/tarefa

varia

em

função

do

grau

de

complexidade envolvida; •

A tecnologia e a estrutura social influenciam-se reciprocamente;

•

A condução de processos organizacionais apoia-se em informação e documentos.

3.2.1 Tipologias de organizações

A classificação de organizaçõ es, tal como de qualquer outro objecto, é um processo em parte subjectivo porque depende inteiramente do foco em que o observador se posicione e da sua própria percepção da realidade [23]. Nesta perspectiva os critérios de categorização são sempre variados. Além disso o campo da teoria organizacional é particularmente confuso dada a abundância de produção teórica e diferentes perspectivas que se cruzam e por vezes sobrepõem nesta matéria. Mintzeberg refere-se a este facto ao mencionar “...a massa considerável das investigações que complicam inutilmente um assunto já de si muito complexo...” [cf. 90 p.12]. Começaremos por distinguir entre organizações chamadas clássicas e as que actualmente se designam por organizações virtuais. Estas constituem-

95

se com base no conceito de rede considerada como estrutura base para partilha de recursos, efectivação de acções e sobretudo como forma principal de desempenhar actividades com um objectivo comum em princípio temporalmente finito. No entanto padrões comportamentais e funcionais semelhantes aos das estruturas clássicas têm sido percebidos nestas estruturas organizacionais [3]. Níveis de hierarquização e centralização reflectidos em estruturação de tarefas e processos de trabalho, levam a considerar a possibilidade de persistência ou replicação de alguns padrões característicos de organizações tradicionais.

Por

esse

motivo

julgamos

pertinente

inserir

algumas

considerações sobre estas entidades que designaremos de clássicas. Uma

forma

possível

de

categorização

consiste

em

considerar

metaforicamente uma organização, estabelecendo portanto elementos comparativos com uma realidade, empírica ou simbólica, que se julgue competentemente descritiva do sistema organizacional em análise. Por exemplo as organizações mecanicistas e organicistas, ou organizações como culturas e como sistemas políticos. Cada uma destas aproximações contém em si atributos organizacionais a um nível mais operativo. Por exemplo as organizações mecanicistas empregam conceitos de optimização de tarefas e processos bem como de gestão estratégica que pressupõem determinados métodos analíticos de decomposição funcional [47]. Esses aspectos de influência reflectem-se na sua estrutura orgânica, nos canais de comunicação criados, na formas de trabalho, da estruturação de tarefas e na articulação entre rotina e tarefas. Cada uma destas componentes varia substancialmente dependendo do ponto de observação ou metáfora adoptados. Sintetizam-se seguidamente algumas visões de organizações ordenadas da seguinte forma: descrição de metáforas normalmente utilizadas para caracterizar organizações [119]; categorização das organizações em função da sua estrutura e processos de trabalho [90]; Categorização de organização relativamente a outros aspectos como gestão de conhecimento [99]. Foca-se ainda a relação entre a dimensão e estrutura de uma organização relativamente à tecnologia [47]

3.2.1.1 Organizações clássicas

96

3.2.1.1.1 Metáforas de organizações Nenhuma das metáforas que a seguir de descrevem caracteriza por si só uma organização. Todas podem coexistir em proporções e pesos diferentes. Uma organização pode ser mecanicista e preponderantemente política embora mantendo uma componente cultural ubíqua. Poderá igualmente manter simultaneamente atributos mecanicistas e orgânicos embora em graus de intensidade diferentes. Mecanicistas A metáfora mecanicista da organização radica na teoria de gestão científica desenvolvida por Taylor. Uma organização deste tipo é fortemente estruturada como uma hierarquia complexa. Os objectivos assumidos são a produção optimizada numa lógica de aproveitamento de recursos materiais e

humanos.

O

pressuposto

positivista

desta

abordagem

implica

o

desenvolvimento de análise quantitativa de forma a obter o máximo rigor, normalmente considerado como o ideal funcional. Não são tidas em conta as idiossincracias características de cenários dependentes de actores humanos o que a torna incapaz de gerir eficientemente a complexidade, incerteza e imprevisibilidade características de uma organização. As tarefas são rigorosamente planeadas e antecipadas estando-lhes associado um grau de rotina elevado. A rotina é considerada como sinónimo de previsibilidade sendo os inputs, resultados, bem como o processo de transformação de uma tarefa/processo, previstos e conhecidos. Os sistemas de informação são considerados como modelos de entidades discretas [119] focados em atributos específicos da tecnologia subjacente. O seu contexto social é normalmente ignorado. A esta visão da organização estão associados conceitos como gestão estratégica, optimização de processos e outros desenvolvimentos positivistas da realidade organizacional. Orgânicas Tendo como precursor a teoria desenvolvida por Mayo no início do século 20, esta aproximação considera a organização como um organismo vivo que interactua com o meio ambiente. A influência da teoria geral de sistemas é 97

patente. São tidas em conta as necessidades sociais como essenciais para o funcionamento da organização, embora relativamente a este aspecto e numa visão operativa, a vertente social seja considerada de uma forma secundária que pretende apenas o aumento da produtividade não tendo uma perspectiva social total. Por outras palavras, não se considera a organização como cenário de cruzamento de vectores político, social, realmente prefiguradores da estrutura organizacional. Os sistemas de informação são aqui tomados como entidades sócio-técnicas, optando -se por uma abordagem participativa para o seu estudo e desenvolvimento. Uma evolução desta aproximação radica na teoria da contigência que externaliza a dependência recíproca da organização relativamente ao seu meio ambiente, afirmando que qualquer estímulo numa delas provoca alterações na outra. Daqui surge a tendência de planeamento no sentido de prever todas as consequências que possivelmente possam decorrer de uma determinada acção desenvolvida num cenário específico. Sistemas culturais Esta metáfora assume a organização como padrões de discurso simbólico, como por exemplo a linguagem, que integram um processo de construção da

realidade

viabilizadores

de

percepções

individuais

de

eventos

particulares por parte dos actores. Numa organização gera-se significado partilhado ou acomodado entre actores participantes. Por outras palavra há uma construção cognitiva de padrões e valores comuns. Esta aproximação baseia-se em parte no pressuposto desenvolvido por Weick de construção (enactement) (Weick citado por Walsham) [119] que sugere ser a organização resultado de permanente reificação por parte dos seus actores. Neste processo de construção são criadas estruturas culturais partilhadas por esses actores. O conceito de cultura organizacional é largamente resultante desta aproximação. Todos os processos e actividades bem como a estrutura sedimentada numa organização serão influenciados pela cultura organizacional. Esta não é no entanto monolítica, mas sim heterogénea. Não podemos portanto falar de uma mas sim de várias subculturas organizacionais. Sistemas políticos 98

Esta metáfora tende a ver uma organização como redes de actores com interesses divergentes embora possam manter plataformas comuns de entendimento. Todos podem concordar no objectivo da organização -por exemplo diversificar a produção - mas divergir quanto à melhor forma de o alcançar. Nesta conjuntura geram-se inevitavelmente tensões entre actores no sentido de impôr determinados interesses e visões individuais. O sistema político está por natureza estreitamente relacionado com o conceito de poder. Este como se referiu no capítulo anterior é por natureza relacional. Um refinamento desta concepção de poder reside em defini-lo como a capacidade de realizar qualquer tipo de transformação num indivíduo sobre o qual esse poder é exercido [116]. Neste sentido os sistemas de informação ocupam um papel essencial uma vez que o seu papel é gerir a informação sendo esta uma base de poder tangível. Veja-se por exemplo o peso de decisão ou influência de unidades orgânicas com elevado consumo e produção de informação, como por exemplo, as áreas funcionais de projectos, recursos humanos ou financeiros

18

. O conceito de poder está

associado simultaneamente a moralidade que deve orientar o exercício desse mesmo poder; à autoridade, ou seja, a legitimidade de exercício de poder1 9 e a influência. Este conceito por seu turno é definível como a capacidade de levar um actor a fazer algo que de outra forma não faria, sem recurso ao exercício de poder (PRESTHUS citado por VAN DE VEN) [116].

3.2.1.1.2 Modelos de organizações

Um outro ponto de vista classificativo pode utilizar a concepção de modelos de organizações ou seja padrões baseados em relação objectivos/estrutura. Sob este prisma e de acordo com Mintzeberg podemos dividir as organizações nos seguintes grupos: estruturas simples, burocráticas mecanicistas,

burocráticas

profissionais,

estruturas

divisionalizadas

e

adhocracias2 0 Para a definição destes modelos são identificados dois 18

Veja -se por exemplo a imagem típica de ascendente de uma unidade funcional de contabilidade, particularmente em situações delicadas como a elaboração orçamental ou pedidos de autorização de despesas. 19 A autoridade pode advir de 3 fontes: tradição, burocracia organizacional, carisma (Cf. 116, p. 121). 20 Também passíveis de serem designadas por outras nomenclaturas: por ex. Empresas de mercado; de serviço comunitário, de grupo profissional.

99

parâmetros comuns a qualquer organização cujos valores variam consoante o modelo organizacional utilizado: a divisão de trabalho e os mecanismos de coordenação de tarefas sendo estes útimos classificáveis em ajustamento mútuo, supervisão directa, normalização (de qualificações profissionais, processos de trabalho ou de resultados) [90]. Da mesma forma é adoptada como base de análise da estrutura organizacional o esquema proposto por Mintzeberg composto por centro operacional, canal hierárquico, vértice estratégico, centro tecnocrata e centro de apoio logístico2 1 . 1- Estrutura simples Trata-se

da

organização

não

elaborada

como

uma

tecnoestrutura

normalmente pouco desenvo lvida e componente logística simples em que a divisão de trabalho é imprecisa ou simplificada. No caso de existirem, há pequena diferenciação entre unidades orgânicas. A hierarquização resumese normalmente a um nível que separa o actor responsável dos restantes que operam sendo o comando exercido numa proporção de um para muitos. De uma forma geral recorre-se pouco ao planeamento, formação ou mecanismos de ligação e coordenação a qual é efectuada pelo processo de supervisão directa dado o reduzido número de funcionários. Normalmente estas

organizações

seleccionam

cuidadosamente

nichos

de

mercado

adequados à sua dimensão e que, por esse motivo, permitem capacidade de resposta eficaz. 2- Burocracia mecanicista A normalização de processos de trabalho constitui o principal mecanismo de coordenação. O sistema burocrático encara a organização como um sistema eficiente e ordenado de forma a alcançar metas comuns. Procura diferenciar o trabalho através de actores individuais e integrá-lo da forma mais eficiente possível. A diferenciação é conseguida através de divisão de trabalho, hierarquia de autoridade

e

desempenho

de

tarefas.

A

integração

assenta

na

normalização, formalização e aplicação de regras e políticas que especificam

2 1 Cf. [90], p. 38

100

os direitos e deveres de cada posição laboral2 2 . A especialização de tarefas, i.e.,

a

sua

compartimentação

em

acções

simplificadas

e

portanto

rapidamente compreendidas, é adequado a um elevado nível de rotina e previsibilidade. O centro operacional, que tende a ser sobredimensionado e a tecnoestrutura, i.e., serviços de apoio técnico/analítico e serviços de apoio logístico estão separados. A comunicação tanto de ordens como de informação processa-se num sentido vertical descendente (ordens) e ascendente

(informação).

Este

modelo

de

organização

aplica-se

a

organizações evoluídas com grau de maturação suficientemente avançado para permitir o conhecimento e padronização do máximo de situações antecipáveis. Encontra-se por norma nas grandes organizações de produção embora seja muito aplicado na áreas de serviços (bancos e seguradoras, por exemplo) e no sector público. Mintzeberg [90] refere neste caso a circunstância de necessidade dos processos serem transparentes tendo em conta imperativos decorrentes de responsabilidade pública. Para serem bem sucedidas o ambiente em que operam necessita de ser estável, visto não disporem de capacidade adaptativa necessária para lidar com situações complexas. A este respeito refira-se que a gestão de informação normalmente adequada a este tipo de estrutura não é eficiente pelo facto de percorrer nos dois sentidos várias plataformas hierárquicas não tendo um percurso linear. Este facto induz ruído e imprecisão na mesma o que leva ao estabelecimento de bases de decisão erradas ou tão difusas que a dificultam ou inviabilizam. 3 – Burocracia profissional23 Este modelo de organização assenta basicamente na normalização de qualificações como método de articulação de tarefas e no centro operacional constituído

por

profissionais

tecnicamente

muito

especializados.

A

normalização das tarefas realizadas surge através da normalização do grau de exigências relativamente às qualificações dos actores para ocuparem cargos. Neste sentido elas são determinadas por estruturas profissionais corporativas externas à própria organização as quais estabelecem regras de

22

GIDDENS falaria de esquemas interpretativos, unindo as camadas sociais e de agentes pessoais que coexistem na organização. (GIDDENS. Central problems in Social Theory). 23 Como exemplo destas organizações aponta-se tradicionalmente Universidades, Hospitais, Polícia, organismos de acção social.

101

prática e de conduta que abrangem as vertentes técnicas, morais e deontológicas da actividade exercida (Veja-se por exemplo médicos, professores, engenheiros, etc). Na realidade perante uma determinada tarefa existe uma resposta ou rotina de actividades pré-fixada por essa entidade externa as quais foram cognitivamente absorvidas, ao longo da fase de aprendizagem e de treino, pelos actores que as vão aplicar. As tarefas são desenvolvidas com base na classificação decidida a partir de um diagnóstico que reporta directamente a rotinas pré-estabelecidas e portanto ao conjunto de procedimentos a adoptar no caso específico observado. Simultaneamente,

porque

as

tarefas

desempenhadas

pelo

núcleo

operacional são muito técnicas – exigindo uma dedicação elevada para manter o nível de conhecimento necessário para o seu desempenho – torna-se necessário um forte centro de suporte tanto logístico como administrativo ao desenvolvimento do sistema de actividades primárias. O facto deste centro assumir um papel relevante na estrutura organizativa leva a que coexistam duas hierarquias paralelas: uma operacional e outra administrativa. Estas duas subestruturas funcionam de formas diferentes: A primeira tem um grau de autonomia elevado relativamente à forma de desenvolver tarefas enquanto a segunda obedece a um modelo de tipo mecanicista. Nestas organizações porque o poder é em grande parte dependente dos actores operacionais, a mudança processa-se lentamente partindo da própria reificação dos percepções dos profissionais sobre as suas práticas canónicas. 4 – Estrutura divisionalizada O mecanismo de coordenação é a normalização de resultados. Exigem-se portanto determinados resultados definidos em função de atributos diferentes como padrões de qualidade, ou quantidade de produtos vendidos/produzidos, resultados financeiros. Uma estrutura deste género detém um grau de autonomia, i.e., descentralização relativamente elevado, mas essa autonomia aplica-se a unidades orgânicas e não a indivíduos. São criadas divisões dependentes da sede da organização, determinadas em função de especificidade de mercados e detendo cada uma delas os recursos e a estrutura própria para desenvolver as suas actividades dentro desse mercado. O controlo realizado pela sede efectua-se sobre os 102

resultados definidos para cada divisão e não sobre os processos e métodos que cada unidade orgânica adopta. Os mecanismos de controlo são de seis tipos: (1) A sede gere a pasta estratégica, ou seja, define na prática os objectivos e parâmetros de avaliação para cada divisão. A comunicação entre

estas

interferência

processa-se excessiva

formalmente

nos

processos

procurando de

evitar-se

actividades

uma

concebidos

e

desenvolvidos por cada divisão. (2) A sede gere a afectação global dos recursos financeiros globais. Retira e redistribui de acordo com táticas próprias os resultados financeiros obtidos pelas divisões (3) A sede efectua periodicamente controlo de desempenho sobre as divisões e mais particularmente sobre os seus gestores. (4) A correcção de desempenho de uma determinada divisão ou a sua recuperação no caso de um comportamento particularmente ineficiente reside na substituição do seu responsável. A sede possui portanto a capacidade de substituir e nomear estes actores de forma indiscriminada; (5) É exercido sobre as divisões controlo de natureza pessoal, ou seja, são efectuadas periodicamente inspecções locais. (6) A sede fornece, centralizando, serviços de apoio comuns a todas as divisões, por exemplo assessoria jurídica, I&D, etc. Esta modelo de organização opera em ambientes de diversidade de mercados,

verificando-se

burocrática

mecanicista

normalmente para

uma

uma

migração

progressiva

da

estrutura

divisionalização.

Eventualmente este modelo situa-se na base das organizações virtuais, uma vez que tendem a evoluir para estrutura de organizações independentes unidas por um centro comum. 5 – Adhocracia O mecanismo de coordenação neste modelo é o ajustamento mútuo. Este modelo é utilizado para actividades criativas e normalmente complexas que exigem elevado grau de adaptabilidade posicionando-se em ambientes dinâmicos. Recorre à multidisciplinariedade materializada em estruturas de projecto

ad

tematicamente

hoc,

i.e.,

localizado

criadas com

especificamente balizas

para

cronológicas

um

objectivo

precisas.

Uma

organização adhocrata, por lidar com inovação, não pode por norma recorrer a processos standardizados dado não existir experiência prévia suficiente que permita a elaboração de padrões normalizados de resposta. 103

Assume portanto uma estrutura orgânica baseada na constituição de equipas que comunicam informalmente numa lógica de projecto, recorrendo intensivamente a formação dos actores envolvidos de forma a proporcionarlhes mecanismos cognitivos e empíricos que viabilizem a sua resposta eficiente a problemas específicos surgidos. Simultaneamente a essa estrutura provisória de projecto associa-se uma rede mais estável baseada nas funções da organização. O cruzamento destas duas vertentes resulta numa matriz em que coexistem as áreas funcionais que se desenvolvem verticalmente e asseguram o desempenho de determinadas funções de suporte – gestão de recursos humanos, financeiros – juntamente com os projectos que se desenvolvem horizontalmente utilizando recursos das diversas unidades funcionais que intersectam. Divide-se este modelo em duas vertentes: a adhocracia operacional e administrativa. Ambas têm uma postura proactiva, ou seja, abordam problemas como únicos procurando desenvolver soluções originais. A primeira que corresponde ao centro operacional da organização dedica-se a a actividade viradas para o exterior, ou seja, para o cliente. A segunda desenvolve projectos para o seu interior, ou seja, para servir as próprias necessidades da organização tal como pressentidas pelos actores envolvidos. Neste cenário o centro operacional é truncado tornando -se uma parte relativamente pouco importante da organização em benefício da componente administrativa.

3.2.1.1.3 Outras perspectivas da organização

Outras perspectivas ou focos de interesse sectorial sobre uma organização podem servir como base para estabelecer critérios de categorização. Nonaka, por exemplo, que estuda a organização sob o ponto de vista de gestão

de

conhecimento

e

como

entidade

com

capacidades

de

aprendizagem, considera como modelo s de organizações o que designa por “organização hipertexto” [99] em que se sobrepõem diversas camadas com pontos comuns (links) e esferas de actividades diferentes. São sugeridas 3 camadas assim caracterizadas: (1) A camada de base teria conhecimento explícito em parte proveniente do arquivo da organização: a função desta camada é designada por este autor

104

como a “universidade organizacional” e funciona como base cristalizadora de informação. Esta informação será de natureza arquivística, ou seja, fixada e não alterável. (2) Seguidamente teremos a camada de sistema de negócio (funcional) onde se desenrolam as tarefas rotineiras da organização. (3)A camada superior seria o cenário de desenvolvimento de projectos baseados na constituição de equipas interactivas e pluridisciplinares exercendo tarefas especializadas e complexas e portanto não rotineiras. Constitui esta camada

a plataforma de gestão de conhecimento

organizacional baseado na transmissão e partilha de conhecimento tácito (ou intracraneano) que é dessa forma acessibilizado a um maior número de actores organizacionais. Este esquema organizativo baseado em grupo é intensamente utilizado por organizações centradas em rede e virtuais [5] [99]. Outros critérios passíveis de categorizar tipologias de organizações podem ser adoptados. Por exemplo a articulação entre estrutura, dimensão e tarefas. Este aspecto está estreitamente ligado ao grau de rotina dentro da organização, ou seja, a ausência de especialização de trabalho e de complexidade

do

mesmo,

entendendo-se

por

complexidade

uma

combinação de incerteza e imprevisibilidade. Esta realidade implica uma maior capacidade da organização para reagir a situações excepcionais, sendo considerada a excepção como o desvio à rotina. Numa organização clássica e de modelo mecanicista, por exemplo, o rácio entre rotina e tarefas desempenhadas será elevado pelo facto de as tarefas serem padronizadas o que implica antecipação, i.e., informação prévia sobre os cenários de desenvolvimento possíveis e consequente capacidade de organizar processos em tarefas identificadas e descritas com precisão. A esta perspectiva está associada a visão analítica de uma organização em que procede à decomposição funcional estudando cada componente assim obtido de forma exaustiva para se obter a compreensão total do seu funcionamento. Quando em presença de processos e actividades complexas, ou seja, que comportam incerteza, a rotina não é aplicável visto sobrevirem regularmente

demasiadas

situações

inponderáveis

o

que

inviabiliza

respostas padronizadas.

105

A relação entre dimensão, o volume e grau de tecnologia utilizada e o tipo de estrutura compõe um critério prefigurador da organização na medida em que existem nexos de causalidade entre estas variáveis e o modelo organizacional. A articulação entre estes três factores e particularmente qual deles é precedente relativamente aos restantes é objecto de variadas opiniões.

No

quadro

seguinte

são

sintetizadas

algumas

das

mais

significativas. [Cf. 47, p. 24-25] Tabela 3.1 Relação tecnologia/estrutura/dimensão Autor(es)

Esquema estrutura

Aldrich

Aston

tecnologia

dimensão

Legenda Tecnologia determina a estrutura e as duas concomitantemente a dimensão Tecnologia e dimensão determinam a estrutura

tecnologia estrutura dimensão

Hilton

Blau e Schoenherr

tecnologia

estrutura

dimensão

tecnologia dimensão

estrutura

Tecnologia determina estrutura. Esta e a dimensão estão reciprocamente dependentes dimensão determina a tecnologia e as duas concomitantemente a estrutura.

3.2.1.2 Organizações virtuais

À medida que as TIC se foram tornando uma ferramenta preponderante para a realização de negócio através da constituição de canais de comunicação

remotos

eficazes,

as

fronteiras

físicas

da

organização

tornaram-se cada vez mais diluídas. Veja-se o caso do crescimento das empresas “dot.com” que surgem como exemplo, embora parcialmente frustrado, do desenvolvimento do modelo de organização virtual. A expansão da internet sob o ponto de vista de acesso e utilização pessoais e comerciais é um exemplo evidente do desenvolvimento de áreas de comércio electrónico em que transacções são efectuadas remotamente. Este princípio de transacção remota é naturalmente aplicável a todo o sistema de actividades organizacionais contextualizado na sua cadeia de valor. As

106

relações com os intervenientes no ambiente de mercado quer se trate de clientes, fornecedores ou concorrentes (Porter citado por Huotari) [63], passam a poder ser estabelecidas de forma remota. Neste contexto a organização vai cada vez mais construindo a sua actividade através de uma estrutura de rede quer interna (organizacional) quer externa (interorganizacional).

Na realidade a fronteira que delimita, ainda que

porosamente, a organização do ambiente externo torna-se cada vez mais uma linha simbólica, devido à crescente virtualização das actividades organizacionais [28] [115]. Tsoukas salienta este facto ao referir-se a empresas virtuais em que a materialidade física é substituída por eficientes redes de comunicação que permitem o desempenho de negócio. Neste contexto, as relações de trabalho e controlo criadas são de natureza aparentemente

diferente

de

organizações

convencionais,

ou

seja,

organizações topograficamente identificáveis.2 4 Investigação efectuada [3], no entanto, indica que, apesar de aspectos diferenciadores evidentes, as empresas virtuais possuem ainda algumas características de funcionamento similares

às

organizações

clássicas,

tais

como

hierarquização

e

centralização, sendo este último parâmetro entendido como a forma de distribuição de actores numa rede em volta de um ponto (ou actor) dessa mesma rede. As formas e processos de trabalho são no entanto distintas. Antes de referirmos alguns elementos caracterizadores estas novas formas organizacionais convém distinguir entre o que chamaremos de virtualidade da organização e organização virtual, [108] já que esta última designação reporta-se normalmente a uma realidade particular. No primeiro caso referimo-nos a uma organização cuja estrutura assenta em canais de comunicação tecnologicamente dependentes, constituindo uma rede em que os vários nós são constituídos quer pelos seus actores internos (unidades funcionais, por exemplo) e externos, ou seja as entidades com que interactua no desempenho das suas actividades e do seu negócio (é o caso de fornecedores, clientes). Por organização virtual entende-se antes um conjunto de empresas que se unem através de uma estrutura comum virtual com o objectivo de juntar esforços para alcançar uma ou várias metas precisamente definidas após a 24

Note-se que esta identificação topológica continua a existir obrigatoriamente em ambiente digital. É no entanto substituída por outros recursos como um identificador posicional virtual normalmente designado por URI.

107

conclusão da quais esta estrutura conectiva se dissolve regressando cada membro participante às suas actividades normais [24] [101]. O tipo de conexão estabelecido pressupõe mais que simples cooperação já que implica o desenvolvimento de uma estrutura comum provisória bem como a execução de processos e tarefas de forma colectiva. Neste sentido uma organização virtual deverá possuir as seguintes características [24] [101] (1) Ser estabelecida cooperação voluntária entre actores a diversos níveis (indivíduos, equipas, organizações que produzam um determinado output baseado num entendimento comum de regras de negócio desenvolvendo entre si relações semi-estáveis; (2) fornecimento por cada parceiro dos seus próprios recursos base, competências essas que à partida não deverão ser redundantes formando o que Bultje designa de “best-of-everything organization” [24]; (3) manter externamente apenas uma identidade, ou seja, embora se trate de um aglomerado de várias empresas deve apresentar perante o ambiente externo (público) um único referencial identificativo; (4) criar e manter uma infra-estrutura tecnológica poderosa os parceiros que conecte os parceiros; (5) ser horizontal e não hierárquica, visto que as empresas participantes se unem –provisoriamente- voluntária e paritariamente por interesses recíprocos2 5 ; (6) promover diferenciação entre níveis estratégico e operacional. Neste cenário a configuração de estrutura de rede é obvia já que é a única arquitectura

viabilizadora

do

desenvolvimento

de

processos

interorganizacionais “virtuais”. O termo organização virtual assume pois uma conotação especificamente diversa do conceito de uma organização virtual do tipo “dot.com”. Há no entanto elementos comuns a estas duas entidades. As organizações são vistas como um conjunto de relações estabelecidas entre actores –internos e externos- em detrimento de uma visão topográfica com fronteiras definidas. Esta aproximação implica a aplicação do conceito e arquitectura de rede, considerada como uma estrutura conectiva entre actores que normalmente e particularmente em ambientes de negócio requer mediação tecnológica. Um cenário deste género tem implicações nos processos de trabalho e de relação entre actores da organização, ou seja, incorre-se em transformações nas formas como se 25

Esta característica incialmente apontada como primária tem no entanto vindo a ser questionada

108

estabelecem relações sociais de trabalho ou como se desenvolve a comunicação e se exerce o poder (aqui entendido como exercício de comando). Da mesma maneira uma organização virtual mantém uma visão da realidade organizacional que passa pela reformulação de conceitos de trabalho tradicionais. Uma consequência desta realidade é a repartição, ou pelo menos a possibilidade de repartição da organização por diferentes áreas geográficas mantendo uma coerência de unidade virtual. Ou seja, os processos de trabalho e os canais de comunicação não são influenciados pela distância [115]. Este facto obriga naturalmente a que esses mesmos processos sejam alterados o que por seu turno e de forma encadeada altera inevitavelmente as formas de relações sociais entre actores. Do mesmo modo e atendendo ao nexo de causalidade eventualmente simétrico entre tecnologia e tarefas [47] verifica-se uma maior dependência da infraestrutura tecnológica para o desempenho de tarefas e sua coordenação. Este facto é particularmente visível, por exemplo, no emprego de processos e ferramentas de trabalho cooperativo como o fluxo de trabalho e CSCW2 6 . O correio electrónico assume-se igualmente como um meio de transmissão de recursos informacionais e documentais e ainda como ferramenta de coordenação de trabalho [19]. Um estudo efectuado sobre 75000 mensagens de correio electrónico permitiu identificar padrões curiosos relativamente a comunicação mediada electronicamente, nomeadamente que 10% das mensagens não excedia 15 minutos em tempo de resposta após a recepção da mensagem inicial (Eveland citado por Bikson) [19]. Esta observação aponta para um incremento quer de troca de informação ou de decisão viabilizado por infraestrutura tecnológica. A utilização destas novas formas de trabalho adaptadas a novas configurações organizacionais levam à

alteração

da

estrutura

das

mesmas.

Verifica-se

dessa

forma

horizontalização da hierarquia de comando passando a comunicação a efectuar-se lateralmente [3]. Note-se no entanto que tanto a hierarquia como a centralização continuam a verificar-se embora assumindo formas diferentes das de uma estrutura convencional [3] [99] na medida em que a hierarquia existe mas de forma não personalizada, ou seja, o foco hierárquico é a realização de uma tarefa que é concretizada em diferentes níveis de capacidade interventiva os quais não são todavia escalares na 26

CSCW= Computer Supported Cooperative Work. Fluxo de trabalho= Workflow

109

acepção burocrática do termo, mas antes adoptam uma perspectiva de centralidade. A organização de trabalho altera-se igualmente ao basear-se no grupo de trabalho considerado numa lógica de projecto, i.e., com uma duração temporalmente finita [5][19][99]. Esta estrutura de trabalho é a mais

adequada

para

lidar

com

complexidade

devido

a

permitir

potencialidades emergentes de comunicação e consequente troca de informação. Neste sentido a estrutura virtual adopta uma forma baseada em grupos de trabalho e respectivas interacções, traduzível numa arquitectura

multinivelar

que

pressupõe

parciais

sobreposições

e

lateralizações dos diversos grupos à medida que os respectivos projectos vão evoluindo. Um outro aspecto caracterizador deste tipo de organização reside no ajustamento entre os tipos de tarefas a realizar e a estrutura da rede interorganizacional. Sob este ponto de vista e ao contrário das organizações de tipo burocrático, uma rede ajusta-se às características específicas da tarefa a desempenhar, variando portanto de acordo com a complexidade ou natureza do problema que se apresenta. Deste modo uma tarefa rotineira solicita uma estrutura hierarquizada e padronizada e uma tarefa complexa obriga a uma estrutura não hierarquizada e informalizada. A adequação ou se quisermos, o grau de ajustamento entre o tipo de tarefa e estrutura da rede retorna o desempenho dessa mesma rede [3].

3.3 Análise organizacional: princípios e métodos

No contexto deste capítulo será relevante abordar sinteticamente a análise organizacional. Este conceito é entendido como consistindo nos princípios metodológicos, processos e práticas estruturadas que são utilizados para obter e tratar dados sobre o sistema organizacional, neste caso concreto focado no desenvolvimento ou alteração de sistemas de informação 2 7 . Eventualmente qualquer análise organizacional tem de ser separada em dois níveis sucessivos de abordagem: (1) um primeiro nível mais conceptual e abrangente em que são percepcionadas as necessidades dos utilizadores.

27

A análise organizacional não se limita ao objectivo de desenvolver sistemas de informação. No entanto esse é o foco do presente trabalho.

110

(2) Um segundo nível em que se passa a detalhar de forma mais rigorosa e precisa os requisitos avaliados em face das necessidades pressentidas e acomodações estabelecidas, do sistema de informação ou de arquivo que se pretenda desenvolver. Nesta fase adoptam-se critérios de recolha de dados mais detalhados e dirigidos. A partir do momento em que se trabalhe sobre plataformas de entendimento previamente aceites pelas partes envolvidas torna-se menos necessário o trabalho contínuo conjunto. Criam-se modelos mais precisos e rigorosos recorrendo a linguagens e notações formais de modelação. Eventualmente são utilizados modelos matemáticos para a obtenção de resultados entrando -se no campo da investigação operacional. A utilização de diferentes abordagens implica essencialmente diferentes perspectivas do objecto sobre o qual estas irão empreender análise resultando eventualmente em diferentes resultados finais consoante a metodologia escolhida. Essa diversidade de visões implica metodologias adequadas às percepções que cada um possui da realidade. No entanto ao analisar os diferentes objectivos e metas preconizados por cada uma delas vemos que existem pontos comuns: Todas necessitam recolher dados sobre um

determinado

objecto –a organização–

com

vista

a

alcançar

determinados objectivos, da mesma forma que prescrevem práticas cooperativas de envolvimento de actores institucionais. Do ponto de vista operativo, em que nos colocamos, a opção exclusiva por uma única abordagem parece-nos redutora, pelo facto da opção por uma determinada metodologia depender em grande parte das metas pretendidas pela organização e do seu âmbito de aplicação. Deveremos portanto cruzar as potencialidades de cada abordagem metodológica com as restrições impostas à partida pela entidade que solicita uma intervenção. Qualquer que seja o conjunto de princípios ou métodos utilizados é sempre indispensável a aferição precisa do universo de discurso e as percepções que os actores mantém sobre esse mesmo universo. Caso essa análise não seja correcta e completamente efectuada corre-se o risco de desenvolver sistemas de informação que incorram em erros de tipo III (Mitroff e Featheringham citados por Van de Ven)[116] que se reportam à probabilidade de resolver o problema errado através de métodos correctos. Do ponto de vista conceptual duas aproximações complementares podem ser avançadas: a sistémica e analítica. No primeiro caso e partindo da teoria 111

geral de sistemas, não são considerados os componentes individuais do sistema sendo a organização avaliada como um todo indissociável. São estudados os efeitos relacionais entre as partes sistémicas de forma a compreender as consequências da interacção existente, enfatizando -se a percepção global. Recorre-se sistematicamente a modelação, como de resto na abordagem analítica, mas de forma menos rigorosa tendendo a ser utilizados os modelos como bases de conhecimento e inferência. A metodologia de validação de factos é realizada através da comparação dos comportamentos de um modelo com a realidade. A perspectiva sistémica considera a realidade organizacio nal como complexa, imprevisível e heterogénea. Numa óptica analítica, utilizada no sentido não do processo de análise mas no sentido de aproximação metodológica, o processo seguido isola os elementos organizacionais de forma a caracterizá-los, focando -se na precisão de detalhe. Os factos tendem a ser validados de forma dedutiva e os modelos utilizados tendem a ser precisos e concretos considerados como forma

de

representar

a

realidade

e

como

meio

de

reproduzir

comportamentos identificados. As

duas

aproxim ações

complementam-se

embora

a

segunda

seja

particularmente eficaz em cenários homogéneos e lineares. No entanto hoje em dia uma organização, como sistema complexo, tende a resistir à linearidade prescrita por esta aproximação. Este facto justfica uma combinação das duas perspectivas no sentido de obter os melhores resultados. Consideremos ainda que quando a análise organizacional se insere em contextos organizacionais operativos caracterizados pelos resultados serem aguardados em metas temporais normalmente curtas, verifica-se a impossibilidade de realizar análises longitudinais, i.e., que abrangam a análise de situação ao longo de períodos mais ou menos longos de tempo 2 8 . Apresentam-se em seguida e a título exemplificativo, dois métodos representativos de duas aproximações acima referidas e, cumulativamente, de

dois

diferentes

pontos

de

vista

ontológicos.

Numa

posição

interpretativista teremos o SSM (Soft Systems Methodology) e a OA (Organizational Assessement) embora esta última metodologia se posicione 28

Estudos longitudinais são por norma muito prolongados. Veja-se por exemplo Van de Ven 1972-1980.

112

como ponte entre o positivismo puro (“hard”) e uma aproximação interpretativista (“soft”). Representando a perspectiva “hard” falaremos brevemente sobre o PESI (Planeamento Estratégido de Sistemas de Informação) e o DIRKS (Design and Implementation of Recordkeeping Systems). Apresentamos finalmente a UML (Unified Modeling Language) como exemplo de metodologia de exploração e modelação de dados.2 9 Soft Systems Methodology - SSM A metodologia SSM desenvolvida inicialmente na Universidade de Lancaster no Reino Unido, adopta uma aproximação interpretativista da organização. Baseia-se no método acção/investigação o que significa considerar o processo de análise como um processo de aprendizagem em que actores envolvidos em sistemas de actividades significativas juntamente com actores externos –os analistas, procuram identificar e caracterizar situações consideradas problemáticas (o termo disfunção é evitado!) e possíveis melhorias

a

realizar.

Pressupõe-se

a

impossibilidade

de

conseguir

consensos, dadas as perpectivas da realidade, neste caso da situação e actividades focadas, serem tão numerosas quantos os actores participantes e portanto dificilmente conciliáveis. Neste contexto apenas são possíveis acomodações, ou seja, plataformas de entendimento que viabilizam a realização da actividade da melhor forma possível, dentro das percepções individuais de cada actor. O fluxo do processo no entanto segue padrões determinados sintetizáveis em três fases: Fase

1:

Há

uma

aproximação

entre

os

analistas

e

os

actores

organizacionais. Nesta etapa realiza-se recolha de dados baseada em entrevistas, debates, workshps para localizar e isolar o problema. Realizamse segundo Chekland [30] três tipos de análise: (1) actores e papéis, em que são identificados os actores e respectivos papéis a desempenhar no projecto; (2) análise social em que se procura determinar na organização quais as relações sociais existentes e finalmente (3) a análise política que visa estabelecer a correlação de poderes existentes e qual a sua natureza. Assume-se a organização como uma entidade capaz de funcionar como um

29

Não se inclui a RAS por esta já ter sido detalhada no capítulo anterior.

113

sistema e portanto esta abordagem enquadra-se antes na vertente sistémica que na analítica. Fase 2: São analisados em ambiente isolado da organização, os dados recolhidos e elaborados modelos representativos da situação percepcionada tendentes a identificar sistemas de actividades relevantes, entre os quais se destaca

a

“rich

picture”

e

a

definição

de

raíz.

Estas

pretendem

respectivamente representar de forma lúdica mas significativa essa mesma situação congregando em si as diferentes visões entretanto recolhidas (social, papéis, política) e localizar o âmbito do sistema de actividades identificados através de um conjunto de pontos de vista designados pela menemónica

“CATWOE”

(Clientes;

Actores;

Transformação;

Weltanschaaung –ponto de vista; Proprietários – Owners - e Ambiente – Environement) Fase 3: Os modelos elaborados em ambiente “controlado” ou se quisermos, de laboratório são confrontados com a realidade representada pelos actores organizacionais. O debate emergente proporciona ocasião para reificação de conceitos, aprendizagem propiciadora de criação de conhecimento e retroalimentação. O processo é iterativo e contínuo, visto que se assume como certa a permanente mudança tanto de situações organizacionais como das interpretações que delas fazem os actores envolvidos.

Organizational Assessement – OA A OA foi desenvolvida por Van de Ven, entre outros, [116] através de um estudo longitudinal intensivo iniciado em 1971 e especificamente dirigido à criação e análise de uma metodologia, e ferramentas práticas que a suportassem, dedicada a análise organizacional. A base teórica assenta numa plataforma híbrida em que se ajustam aproximações interpretativistas e positivistas. O ponto de vista é a intervenção operativa numa organização e não o desenvolvimento de investigação ou teoria formal. Esta aproximação considera a avaliação de desempenho de organizações, grupos de trabalho e trabalhos individuais. Desenvolve um conjunto metodológico que compreende (1) um quadro analítico que pretende identificar

as

dimensões

de

contexto,

estrutura

e

comportamento

necessários para explicar o desempenho organizacional, de grupos de

114

trabalho e de cargos/papéis; (2) Um conjunto de ferramentas destinadas a recolher

dados

dentro

de

áreas

específicas

consideradas

como

representativas dos componentes do sistema organizacional; (3) Um processo que desenvolve formas de aplicação do quadro e conjunto de ferramentas -pontos 1 e 2. Em termos práticos pretende-se desenvolver um sistema de informação organizacional que permita aferir permanentemente das relações entre atributos e características entre o contexto, estrutura e desempenho da organização. Este processo é considerado como contínuo e baseado em retroalimentação proveniente dos utilizadores. Considera-se que para analisar a

estrutura complexa da organização é

necessário criar um quadro que: 1/ identifique as propriedades relevantes do contexto, arquitectura e desempenho

aos

níveis

de

macro-organização,

unidades

orgânicas/funcionais, e cargos. 2/ Examine os padrões de arquitectura das unidades e cargos que se diferenciam vertical e horizontalmente e 3/ determine como são integrados esses objectos e ainda qual a sua contribuição funcional para o desempenho geral da organização. O processo proposto foca-se essencialmente em fluxos de informação e de recursos, sendo estas variáveis consideradas como elementos básicos dos processos organizacionais e indicadores de funções instrumentais e de suporte. Proporcionam além disso um meio de operacionalizar a teoria socio -técnica permitindo o mapeamento sociométrico das redes de relações estabelecidas a diferentes níveis da organização 3 0 . As fases previstas deste processo são as seguintes: Fase 1: Pré-requisitos de avaliação Corresponde a clarificação de papéis e afectação de actores da organização cooptados para participarem em grupos de trabalho, bem como a definição de recursos necessários para a concretização do projecto. Fase 2: Exploração de metas Nesta fase procura-se interactivamente aferir da percepção dos actores envolvidos e definidos na fase 1, sobre os problemas eventualmente detectados e metas (melhorias) desejadas. Considera-se vantajoso o 30

A associação metodológica com RAS torna-se aqui evidente.

115

âmbito de actores incluídos no estudo ser o mais abrangente possível de forma a captar uma significativa pluralidade de perspectivas sobre a organização e actividades específicas. Fase 3: Desenvolvimento de critérios Face às metas identificadas na fase anterior, desenvolvem-se critérios que permitam aferir da adequação da avaliação a efectuar e subsequente implementação a essas mesmas metas. São aconselhados nesta fase os seguintes

passos:

(1)

Seleccionar

características

ou

dimensões

concretamente observáveis e/ou mensuráveis; (2) Especificar normas ou pontos críticos a partir dos quais, e conforme sejam ou não alcançados, o grau de sucesso dos objectivos propostos seja avaliado; (3) Determinar escala de ponderação a atribuir a atributos seleccionados de forma a obter resultados expressos quantitativamente. Fase 4: Concepção do processo de avaliação Criação pelo grupo de trabalho de um modelo que explicite eficiência organizacional. Por outras palavras procura-se criar um modelo de aplicação aos critérios de efectividade e eficiência expressos na fase anterior que defina a forma, i.e., os passos e procedimentos a cumprir para a realização do projecto de análise Fase 5: Implementação da avaliação São aplicados os procedimentos definidos na fase anterior tendo em especial atenção os pontos seguintes: (1) Manter a integridade e controlo sobre

a uniformidade de procedimentos de recolha de dados (2)

Acompanhar as unidades organizacionais e respondentes (3) Registar acontecimentos

imprevistos

(4)

Acompanhar

emocionalmente

os

respondentes de forma a gerir a resistência a mudança. Fase 6: Análise de dados e retroalimentação Compilação e tratamento de dados que são debatidos alargadamente na organização. Do resultado deste processo resultam correcções a serem introduzidas numa segunda repetição de todo o processo o qual se prolonga iterativamente até atingir os valores esperados. As ferramentas de recolha de dados consistem em inquéritos-questionários ponderados para permitir subsequente análise estatística. Estes formulários são divididos em 4 módulos: Desempenho; análise macro -organizacional;

116

análise de cargo individual e análise inter-unidades (que recolhe dados comparados entre as unidades orgânicas funcionais da organização) A

metodologia

é

considerada

[116]

viabilizadora

de

processos

de

aprendizagem, da melhoria da qualidade técnica e aceitação social, para o que considera este autor contribuirem as seguintes características: (1) a divisão do processo num conjunto de etapas estruturadas e adaptativas; (2) As fases de avaliação serem consideradas como um processo contínuo e incremental de acção/revisão/adaptação; (3) a elevada participação de actores sociais em todas as fases do processo (4) considerar a natureza dinâmica das organizações e congregar diferentes áreas de conhecimento e níveis de experiência em análise organizacional. Planeamento estratégico de Sistemas de Informação - PESI Sob esta designação, utilizada em Portugal pelo Instituto de Informática e ainda por várias organizações privadas de assessoria, pretendemos agregar um

conjunto

normalmente

uniforme

de

métodos

de

análise

e

desenvolvimento de SI centrados na organização e na sua visão estratégica. O esquema definido embora possa variar em muitos aspectos que vão desde a utilização de determinadas ferramentas específicas de recolha e análise de dados, até aos próprios processos de recolha de dados, mantém um conjunto nuclear de actividades e ferramentas que se podem classificar de comuns a todo o tipo de metodologias “hard”. Para esta compilação baseámo-nos no caderno de apoio publicado pelo Instituto de Informática [67] o qual por seu turno adoptou integralmente a metodologia preconizada pela CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency)3 1 . O processo apresentado pressupõe uma série de passos sequenciais agrupados no chamado ciclo de planeamento estratégico. Este processo pressupõe um esquema de raciocínio orientador, ou seja uma visão estratégica do sistema de informação, e que em cada um dos passos prédefinidos sejam estabelecidos e os produtos a apresentar normalizados. Desta foma o enquadramento das actividades sintetiza-se em definir qual o âmbito pretendido pela organização para sistema de informação; definir e caracterizar a situação presente, sob o ponto de vista

político, social e

31

O CCTA é a organização que superintende à aquisição de equipamentos informáticos e desenvolvimento de sistemas de informação na administração pública inglesa.

117

económico, idenificar as metas que se pretendem atingir a finalmente identificar as formas ou estratégias e processos para alcançar essas mesmas metas. O designado ciclo de planeamento estratégico é composto pelas seguintes fases: 1) Estudo de âmbito Trata-se de identificar e delimitar os problemas bem como estabelecer protocolos de actuação com a entidade intervencionada, nomeadamente nos produtos que serão entregues e nas condições exigidas ou necessárias para o planeamento e implementação serem concluídos. É nesta fase que se especifica o grau e formas de participação de elementos da organização no processo. Sob o ponto de vista de caracterização da organização realizamse nuclearmente três tipos de análise: (1) A análise de grupos de pressão (stakeholders) em que são identificados todos os agentes que de alguma forma são afectados ou têm algum tipo de interesse na organização; (2) A análise PEST (Política, Económica, Social, Tecnológica) onde é caracterizado o meio ambiente sob os pontos de vista enunciados e ainda o perfil da Organização relativamente a tecnologias de informação (3) A análise SWOT (pontos fracos, pontos fortes, oportunidades, constrangimentos). Nesta análise empreende-se a identificação dos aspectos que é necessário reforçar e daqueles que constituem à partida uma vantagem para a organização. Por outro lado são averiguadas quais os factores internos ou externos à organização (tipos de produção, capacidade organizacional, recursos humanos, legislação, concorrência e nichos de mercado, etc) que possam funcionar

como

oportunidades

e/ou

constrangimentos,

ou

seja,

potencialidades de expansão ou de obstáculo à consecussão das metas pretendidas de cujo o sistema de informação será um dos agentes viabilizadores. 2) Estudo estratégico Baseado nas informaçães coligidas na fase anterior, procede-se nesta etapa ao

trabalho

de

análise

organiz acional.

Trata-se

de

conhecer

em

profundidade os processos e estruturas da organização e esquemas de comunicação

entre

essas

entidades.

Procede-se

igualmente

ao

levantamento das capacidades da organização ao nível de TIC, bem como os graus de infusão e difusão das mesmas [67] [120]. Esta análise é 118

articulada com a do portfolio ou seja a identificação das aplicações que existem e a sua adequação relativamente a necessidades de informação pressentidas. Procede-se à identificação de factores críticos de sucesso em que se referenciam e descrevem todos os processos considerados vitais para o desempenho das actividades nucleares da organização; identificação de macro-entidades, ou seja, as entidades que desempenham papéis nos processos organizacionais, independentemente do grau de abstracção; levantamento das necessidades dos utilizadores. São construídos diagramas e modelos posteriormente discutidos com grupos de trabalho dentro da organização. 3) Definição de estratégia Nesta fase é negociado e produzido uma estratégia orientadora para implementação do sistema de informação de acordo com o estudo elaborado na fase anterior 4) Planeamento de actividades Após a aprovação da estratégia são a seguir operacionalizados os diversos passo nela definidos através da constituição de uma pasta de projectos. Estes visam o desenvolvimento de tecnologia necessária que suporte as áreas

e

estruturas

de

informação

identificadas

como

necessárias

(categorizadas segundo vários tipos de esquemas). Cada uma destas aplicações pode constituir um projecto independente ou as várias aplicações serem agrupadas num projecto. São identificados recursos, e elaborados cronogramas. O fluxo é idêntico ao de qualquer outro projecto e todas as actividades são geridas de acordo com a respectiva metodologia específica. 5) Controlo, ajustamento e revisão Não se trata propriamente de uma fase mas sim de um ciclo específico. Trata-se portanto de um processo continuado destinado a avaliar os resultados

do

SI,

introduzindo

sempre

que

necessário

revisões

e

reajustamentos. Os propósitos normalmente enunciados são: avaliar até que ponto foram alcançados os objectivos; actualizar os levantamento de objectivos; identificar o impacto do SI sobre o “negócio”; identificar novas oportunidades de alargamento para o SI; rever declaração de estratégia; ajustar politicas e alterar planos. Este ciclo articula-se como eventuais ciclos de planeamento que venham a ser desencadeados dentro da organização.

119

Designing, Implementing RecordKeeping Systems – DIRKS [97] Esta metodolo gia foi desenvolvida pelos Arquivos Nacionais da Austrália e baseia-se na norma ISO 15489 (na Austrália AS 4390) [68] que trata especificamente de gestão de arquivos (records management): Esta norma possui duas partes sendo a primeira essencialmente normativa e assumindo a segunda o formato de relatório técnico (TR) aí sendo prescritas recomendações práticas de aplicação da primeira parte. A metodologia destina-se primordialmente ao estudo organizacional com vista à concepção e implementação de sistemas de arquivo. Os seus princípios de actuação radicam numa pespectiva mais analítica que sistémica, propondo a decomposição da organização em componentes analisáveis. Baseia—se ainda no processo de desenvolvimento conhecido vulgarmente por ”cascata”. Neste sentido herda algumas das características deste modelo (tanto positivas como negativas): é um processo genérico, i.e., não propõe procedimentos específicos, iterativo, baseado em modelo de projecto e centrado no utilizador. São propostas 7 fases de desenvolvim ento analítico e uma posterior de revisão: Fase A – Investigação preliminar O objectivo é identificar o papel da organização e caracterizá-la sob os pontos de vista dos seus objectivos de negócio e da sua estrutura interna. Inclui-se um levantamento sintético sobre práticas de arquivo. Fase B - Análise de actividade de negócio O objectivo desta fase é desenvolver um modelo conceptual relativo ao seu negócio/funções representando processos e actividades funcionais. Fase C - Identificação de requisitos de sistema de arquivos Procura-se identificar os requisitos de evidência considerados necessários quer pela organização quer por entidades externas. Os critérios obedecem a análise custo/oportunidade que preside a decisões de risco; adequação ao quadro regulamentar impositivo e valores sociais expectáveis da actividade da organização. Fase D - Avaliação de sistemas existentes Identificar e caracterizar sistemas de arquivo já existentes e sistemas de informação de forma a ajuizar do ajustamento dos mesmos aos requisitos definidos na fase anterior. 120

Fase E - Identificação de estratégias para gestão de arquivos Determinar os instrumentos, normas, práticas e políticas mais adequadas para corresponder aos requisitos especificados nas duas fases anteriores. Fase F - Desenho do sistema de arquivo Elaboração de um plano de desenvolvimento de um sistema que se adeque aos requisitos expressos anteriormente. Nesta fase são articulados o desenvolvimento conceptual e tecnológico (TIC). O tipo de sistema a ser desenvolvido depende da situação diagnosticada, podendo consistir numa reengenharia parcelar que adeque os sistemas existentes aos novos propósitos definidos ou na reconversão total do sistema existente. O processo é iterativo e envolvente recorrendo-se regularmente a processos de retroalimentação através de discurso empreendido com utilizadores actuais e futuros. Fase G - Implementação do sistema de arquivo Esta fase envolve pôr em prática na organização o sistema desenvolvido na fase anterior Fase H - Revisões pós-implementação Trata-se de uma fase continuada que monitoriza e avalia o desempenho do sistema, introduzindo sempre que necessário medidas correctivas ou de melhoria.

Unified Modeling Language – UML A escolha desta linguagem para ser descrita nesta secção obedeceu a dois motivos principais: (1) A UML pretender ser uma proposta de normalização de linguagens de modelação; (2) ser a linguagem escolhida para utilizar na modelação de processos no presente trabalho. No entanto qualquer linguagem de modelação, desde que adequada a representação de contextos

organizacionais

e

não

apenas

a

perspectivas

demasiado

especídficas de desenvolvimento informático, poderia servir o propósito de análise organizacional. A vantagem de se modelar uma situação ou uma entidade, seja ela uma organização um processo, uma unidade orgânica ou uma tarefa, consiste em dois aspectos: (1)a capacidade de representar de forma clara e precisa uma situação complexa e (2) a possibilidade de abstracção e respectiva

121

granularização até atingir um nível adequado de compreensão da realidade observada e representada. A elaboração de um modelo por outro lado é um processo intelectual exigente que obriga o modelador a reflectir sobre a situação ou objecto que pretende modelar. Este facto comporta vantagens sob o ponto de vista analítico visto promover a interpretação profunda dos dados que se pretendem representar. O desenvolvimento de UML foi iniciado por Booch, Rumbaugh

e

posteriormente Jacobson em 1994 na Rational Software Corporation. O objectivo explícito era unificar as diversas linguagens de modelação então existentes (OMT, OOSE, Coad/Yourdon entre outras).

Os objectivos da

UML tal como apresentados pelos autores [40] consistiam em modelar sistemas e não apenas software, utiliz ando conceitos de orientação para objectos, estabelecer uma articulação explícita com artefactos intelectuais e executáveis, abordar os problemas de escala característicos de sistemas críticos complexos e criar uma linguagem de modelação compreensível tanto por homem como por máquina. A UML na sua versão 1.0 foi adoptada como norma em 1997 pela OMG (Object Management Group) [100]. Uma linguagem de modelação, tal como qualquer outra linguagem, compreende a notação ou seja, os símbolos utilizados para representar o mundo (ou realidade, sendo que o mundo pode ser real ou simbólico); a sintaxe entendida como um conjunto de regras de representação e articulação desses símbolos (em linguagem natural teríamos palavras, termos, expressões e a sua combinação em frases); a semântica que se refere ao significado dos símbolos utilizados. Existem ainda regras pragmáticas as quais funcionam como recomendações de boa prática para a correcta e compreensível articulação de símbolos. A estrutura da UML divide-se em duas classes de modelos básicas: os dinâmicos que representam movimento e são particularmente adequados a modelação de actividades, processos, e estáticos apropriados sobretudo para a representação de estruturas e componentes (situações). São definidas vistas (ou perspectivas) que consistem em abstracções incluindo vários tipos de diagramas focados num determinado ângulo do objecto a descrever/modelar. Estas perspectivas consistem em: •

vista lógica que descreve como as funcionalidades do sistema são fornecidas, 122

•

casos de uso que descreve as funcionalidades que o sistema deve oferecer tal como percepcionadas pelos actores envolvidos,

•

desenvolvimento que representa o estrutura física do sistema,

•

componente que consiste numa descrição da implementação de módulos e suas dependências,

•

concorrência que representa a divisão do sistema em processos e processadores focando-se nos seus requisitos não funcionais.

Os diagramas UML integram-se nas categorias acima referidas e são representados no quadro seguinte. Tabela 3.2 Síntese de modelos UML Diagrama

Perspectiva

Casos de uso

Casos de uso

Categori a Estática

Classes

Vista lógica

Estática

Objectos

Vista lógica

Estática

Estados

Concorrência

Dinâmica

Sequência

Concorrência

Dinâmica

Colaboração

Concorrência

Dinâmica

Actvidades

Concorrência

Dinâmica

Componente

Componente

Estática

Desenvolvimento

Desenvolvim ento concorrência

Estático

Processo

Os

símbolos

conceptuais

Dinâmica

Descrição Representa actores externos, o sistema e as possíveis funcionalidades espressas como uma associação entre o actor e o sistema. Na prática modela os requisitos funcionais do sistema Representa a estrutura estática de classes existentes no sistema e das relações estabelecidas entre elas. As classes possuem nomes, atributos e operações. Cada objecto de uma classe herda esses elementos. Variante do diagrama anterior aplicada a objectos considerados como instâncias (elementos) de uma classe. Servem normalmente para detalhar diagramas de classes extensos e complexos Representa os possíveis estados que uma classe pode ter e os eventos que induzem a alteração de uma determinada classe de um estado para outro e como o objecto varia ao transitar de um estado para outro Representa uma série de acções de colaboração estabelecidas sequencialmente entre objectos de um sistema Representa uma colaboração dinâmica entre objectos, constituindo uma variação do diagrama de sequência Variante de diagrama de estados. Representa fluxos de actividades e são essenciais para a representação de processos organizacionais. São utilizados para representar e estruturar os componentes de sistemas de software Representa a estrutura física do hardware e software no sistema Extensão de diagrama de actividades desenvolvida através de estereótipo

representados

nos

modelos

denominam-se

elementos. São definidos semanticamente, i.e, quanto ao seu significado o qual tem de ser denotado de forma precisa e sem ambiguidade. Os

123

elementos de modelos são unidos por relações que se podem dividir, quanto à sua natureza, em 4 tipos: •

Associação que indica a existência de uma relação nivelar entre dois elementos

•

Dependência: indica uma relação em que um determinado elemento de modelo depende de um ou vários outros elementos desse modelo.

•

Generalização

que

exprime

uma

relação

hierárquica

entre

elementos à qual se associa o conceito de herança, i.e., os atributos do

elemento

superior

são

herdados

pelo

elemento

inferior,

associação que indica uma simples associação entre elementos; •

Agregação que exprime uma forma de associação em que um elemento co ntém outros elementos. Dependendo da força e intensidade dessa inclusão, pode tomar a forma de composição.

3.4 Sistemas de informação

A definição do conceito de sistema de informação está de longe de ser uniforme. Checkland afirma mesmo que tudo sobre este campo é problemático: o foco, métodos, normas e mesmo terminologia [c.f. 29, p.34]. Outros autores [2] atribuem esta situação confusa a razões concretas nomeadamente ausência de princípios basilares e consequente crise de identidade entendida como a pro liferação de investigadores provenientes dos mais variados quadrantes científicos e que aí encontram um campo de exploração favorável, justamente pela ausência de princípios claramente enquadradores.

Esta

pluralidade

de

contributos

é

significativamente

percebida pelo número de revistas científicas na área de informação e consideradas relevantes existentes: 1366 (Holsapple et al. citados por Adam e Fitgerald) [2]! As consequências são problemáticas visto que dispersam o objecto e método da disciplina. O conceito conscientemente percepcionado de informação surgiu com o computador

e

informática.

Implicitamente

porém

sempre

existiu

a

informação organizada em sistemas ou pelo menos em estruturas mais ou menos especializadas de gestão. Durante séculos, o sistema de informação

124

identificava-se em parte com o sistema de arquivo. A informação residia em documentos e era simultaneamente com eles recuperada. Neste contexto os propósitos de produção de informação documental residiam, tal como hoje, na evidência do desempenho de actividades funcionais. Simplesmente o documento correspondia naturalmente aos dois propósitos: informar e demonstrar. O conceito de recuperação de informação reportava-se em última instância ao documento em si. Vejam-se como exemplo os índices, listagens, inventários, ou seja,

ferramentas baseadas na compilação de

meta-informação, indicadoras da localização e teor de informação contida em

documentos.

Estes

instrumentos

permitiam

essencialmente

a

recuperação topográfica e não intelectual da informação, i.e, era dado conhecer onde se encontrava a informação mas não o completo teor da mesma. A separação funcional e epistemológica que se verifica na entidade informação surge com a vulgarização de tecnologias de informação e ciência de computadores. A partir do ponto de transição (sensivelmente nos anos 60) a informação e o documento, embora tendo o mesmo objecto, passam a constituir entidades separadas porque a recuperação de uma deixa de necessariamente implicar a da outra, ocorrendo portanto uma separação funcional entre elas. Quando pretendemos informação sobre determinada questão assunto, processo, entidade, podemos facilmente obtê-la sem recorrer à informação de natureza documental. O problema é mesmo complexificado

porque

a

informação

assume

estruturas

complexas

distribuídas e tendencialmente atomizadas - por exemplo as bases de dados- o que, por um lado, dificulta a manutenção dos requisitos conceptuais e legais de evidência bem como potencia a diluição da informação documental num ambiente caracterizado pela abstracção. Os dois objectos (informação/documentos) seguiram evoluções diferentes, sendo substancialmente potenciada a primeira em parte por se tratar de uma entidade sobre a qual não recaíam os mesmos imperativos funcionais restritivos dos do cumentos. Esse é, julgamos, um dos motivos que explicam um crescente desfasamento de investigação, teorização e investimento entre sistemas de informação e sistemas de arquivo. Checkland

por

exemplo,

refere-se

implicitamente

a

arquivos

como

integrando o SI. No entanto não o faz conscientemente, (Cf. 29 p. 116-117) mas ao apontar o exemplo de registos de doentes em hospitais como 125

fazendo parte do sistema de informação a desenvolver refere-se a uma tipologia identificada e específica de informação (o registo de doentes) que integra normalmente o Sistema de Arquivo. Consideremos ainda que a informação não existe apenas sob forma escrita ou se reduz à dimensão do arquivo organizacional. O registo oral foi particularmente utilizado nas duas dimensões de informação e evidência, sendo um exemplo disso a cláusula de testemunho directo que foi durante séculos o princípio fundamentador de prova no sistema jurídico britânico [50]. Neste caso a evidência é acima de tudo considerada a partir de um testemunho humano directo, ou seja do testemunho presencial dos factos a provar. A prova documental aparece apenas em segundo lugar na escala do valor probatório. De uma forma geral a informação está muito associada

a atribuição de

significado e "fazer sentido de". A informação suporta a acção, ou seja, apoia as actividades de actores empenhados em desenvolver acção significativa [29]. Esta acção no entanto é empreendida como corolário de um conjunto de passos sequencial e recursivamente realizados. Um actor requer informação para agir a qual é retirada de dados, considerados na acepção de factos imutáveis ou “invariâncias” (Hirscheim citado por Checkland)

[29],

através

de

processos

de

recolha

e

subsequente

interpretação num determinado contexto ou ponto de vista que interesse particularmente ao actor em questão. Este interesse é balizado por referenciais de diversos tipos, desde topológicos e temporais até funcionais e

sociais.

Há

portanto

uma

selecção

dos

dados

a

recolher

e

consequentemente a transformar em informação. Seguidamente o actor avalia

e

cria

julgamentos,

formando

dessa

forma

uma

opinião

-

potencialmente esclarecida e pelo menos completa- a partir da qual formula intenções e executa acções. Trata-se de um processo de filtragem cognitiva baseado nas necessidades pressentidas pelo actor para empreender qualquer tipo de acção. O processo é recursivo na medida em que como resultado da acção resultam consequências que serão utilizadas pelo actores

para

produzir

medidas

rectificativas

empíricas

que

serão

posteriormente utilizadas em subsequentes passos de recolha de dados. Um sistema de informação é um sistema social envolvido em tecnologia de informação. Opera em posição intermediária entre o mundo tal como ele é 126

percepcionado pelo actor e o consumidor de informação (pessoa ou organização) que pretende informação de apoio ao desempenho das suas actividades em que se inclui a decisão. Neste contexto as organizações são consideradas como sistemas abertos contendo conjuntos de subsistemas cada um dos quais (por ex., contabilidade, produção, comercialização) necessita do seu próprio sistema de informação. Paralelamente a esta realidade o comportamento informacional da organização inclui não apenas o conjunto formal construído para gerir os fluxos internos de informação, mas igualmente os sistemas desenhados para a recolha de informação externa e ainda a informação informalmente recolhida pelos actores, mesmo no decurso das suas actividades para-profissionais [63]. Neste contexto as necessidades de informação incluem informação formal e informal, interna e externa. Checkland [29] define o SI como um sistema de apoio a pessoas empenhadas em acções com significado. Neste sentido é enquadrado no seio de um conjunto de elementos que interactuam entre si de forma a criar o processo organizacional social

32

. Neste cenário os actores recolhem dados

do ambiente externo (considerado na acepção da teoria geral de sistemas) utilizados para iniciar discurso entre actores da organização de forma a determinar significados e valores que resultam em acomodações as quais permitem desempenho melhorado de acções pretendidas. Este processo é iterativo e contínuo e considerado como um processo organizacional de aprendizagem, visto que se geram mecanismos cognitivos que levam a uma maior conhecimento da organização, dos sistemas de actividades e do meio ambiente envolvente. Neste contexto, este ciclo de aprendizagem é suportado pelo sistema de informação. O desenvolvimento de SI implica estudos globais de toda a organização, de forma

a definir qual a informação específica necessária para suportar de

todos os passos do processo organizacional. O SI deve no entanto considerar dois tipos de necessidades de informação: (1) a necessária para levar a cabo o processo organizacional, i.e., para empreender acções e (2) a necessária para monitorizar o sistema e definir se ele produz os resultados

pretendidos

[29].

Van

de

Ven

numa

perspectiva

mais

especializada [116] afirma ainda ser necessário o SI produzir informação 32

POM: Process with Organizational Meanings

127

para explicar as razões porque o SI não forneça eventualmente os resultados desejados. Este autor afirma que a maior parte de SI estudados não possui funcionalidades que permitam a obtenção desta informação o que, na sua opinião, tem grandes inconvenientes do ponto de vista de gestão organizacional. No entanto a perspectiva da teoria organizacional clássica relativamente a SI considera-o normalmente como um sistema vertical destinado a transportar informação hierarquicamente nos dois sentidos. Mesmo numa estrutura divisionalizada a informação circula escalarmente entre as unidades de negócio e a sede. [90] Sob o ponto de vista de articulação entre teoria e prática, o campo de SI é complexo visto que as novidades aplicáveis praticamente sucedem-se um ritmo muito rápido o que significa que a teoria anda sempre atrás

da

prática e da tecnologia. Considerando que as organizações não são estáticas estando sempre a alterar-se de forma a adaptar-se ao meio ambiente, os problemas e a percepção que os actores deles detêm sofre uma reificação permanente. Neste cenário os SI proporcionam e gerem informação necessária para percepcionar problemas, criar conhecimento e assegurar a mudança. A perspectiva assumida pela aproximação ”soft” ou interpretativista, consiste portanto na preocupação nuclear de proporcionar informação completa e de forma ordenada e sistemática como parte de um processo contínuo e inevitável de mudança organizacional, com o propósito de influenciar a acção. Um sistema de informação serve para ajudar uma organização considerada sistemicamente, ou os actores individuais que a integram, a conceptualizar o seu mundo, na prática aperceberem-se das suas necessidades concretas, da sua "ontologia funcional". O SI deve atribuir significado a dados apreendidos e esse significado varia conforma a perspectiva e necessidade dos actores envolvidos. Neste processo resultam os sistemas de actividades humanas

ou

significativas

seja

grupos

similares

e

por

reunidos

por

esse

motivo

desempenhar deterem

actividades

percepções

de

necessidades aproximadamente idênticas relativamente a essas mesmas actividades. Os sistemas de actividades identificados são transformados em modelos de fluxo de informação, ou seja, especifica-se que informação é necessária para desempenhar de forma eficiente e eficaz as actividades 128

incluídas no sistema particular identificado e qual a informação que é necessário ser produzida nessa actividade, para que actores deverá circular e como. A estes grupos de informação associam-se estruturas de dados que deverão por eles ser recolhidos e processados de acordo com as necessidades pré-definidas pelos actores, ou seja, o sistema de informação. As aproximações positivistas referem-se preferencialmente a sistemas de gestão de informação, indicando como objectivos, ou missão, satisfazer a procura de informação valorizando dessa forma o negócio. Este valor é definido pelo incremento de probabilidade de serem tomadas as decisões correctas, melhorar a efectividade dos processos e seus resultados, proporcionar informação actualizada e precisa sobre o desempenho do sistema,3 3 melhorar a produtividade e eficácia da organização. Melhorar o desempenho dos actores na organização através da utilização de tecnologia de informação. O ponto focal é portanto colocado no “Negócio” e estratégia organizacional e não no indivíduo ou sistemas de actividades em que este está envolvido. Os sistemas de informação estão estreitamente associados a tecnologias de informação e comunicação (TIC). Consequentemente um sistema de informação radica em parte na infra-estrutura tecnológica e é desenvolvido em função e a partir dela o que pode resultar em disfunção visto

não

atender

à

imprevisibilidade

inerente

a

actividades

com

participação humana. A lógica de aproximação sob o ponto de vista analítico e metodológico implica a recolha de dados tipologicamente idênticos aos recolhidos

por

metodologias

acima

descritas,

no

entanto

a

sua

granularidade e especificidade varia de forma a responder às metas estratégicas

auto -impostas.

Assim

não

se

fala,

por

exemplo,

de

acomodações mas sim de optimização de processos. O processo analítico é rigorosamente compartimentado em etapas com produtos finais prédefinidos (relatórios, análise factores críticos de sucesso, portfolio, pasta de projectos, etc) [67]. São previstas acções de monitorização e avaliação de desempenho traduzidas por identificação de disfunções e respectivas rectificações. Esta fase, embora iterativa, não é considerado como um “processo contínuo de aprendizagem” com larga participação e centrado nos actores envolvidos, mas essencialmente como um co njunto de acções 33

Curiosamente nenhuma das perspectivas considera a necessidade do sistema de informação possuir a capacidade de dar informação sobre as razões porque algo deixou de correr como esperado (Van de Ven)

129

coordenadas

desenvolvidas

por

especialistas

que

actuam

de

forma

tecnicamente autónoma, embora com grau variável de envolvimento organizacional. Nesta perspectiva a informação é tipificada de acordo com perfis ponderados em função das actividades organizacionais que apoia. Por exemplo: •

Informação Estratégica tanto interna como externa, considerada como a informação de maior valor e que apoia os objectivos nucleares da organização.

•

Informação de alto potencial

•

Informação operacional

•

Informação de suporte

Na realidade a informação não possui atributos próprios se considerarmos que esta é uma realidade construída a partir de processamento de dados interpretados num contexto. Neste sentido apenas as necessidades pressentidas pelos actores que interpretam esses mesmos dados, poderão ser classificadas como estratégicas, operacionais, de suporte, etc. Bennet [14] estabelece três tipologias de SI que designa por (1) sistemas operacionais (informação operacional) que incidem sobre tarefas de rotina diariamente

realizadas

e

muito

estruturadas.

Normalmente

apoiam

processos de suporte comuns a todas as organizações (contabilidade, gestão de pessoal, etc.) (2) Sistemas de apoio à gestão em que se apoia a tomada de decisão por parte da gestão da organização (informação estratégica) (3) Sistemas de controlo em tempo real que incidem no controlo de sistemas de operações normalmente operando a nível físico. Neste ponto temos novamente de procurar sintetizar diferentes abordagens sobre o mesmo objecto. Por um lado a perspectiva ontológica que pretende perceber, determinar o que é a informação e logicamente de que trata e qual a essência dos sistemas que a gerem. Esta abordagem propõe heurísticas para o desenvolvimento de sistemas de informação baseadas nos sistemas de actividades relevantes e respectivos actores, sob uma reflexão e metodologia interpretativistas. Uma segunda abordagem mais pragmática

ou

positivista

baseia

a

sua

acção

no

conceito

da

entidade/organização e na sua visão estratégica prescrevendo a aplicação de métodos práticos para o desenvolvimento desses mesmos SI. Estas duas 130

abordagens não são todavia incompatíveis [45]. A recolha de percepções de actores envolvidos em actividades com significado pode ser realizada através de processo de aprendizagem organizacional mas igualmente através de acção articulada de analistas com elementos de organização sem se alcançar um refinamento teoricamente desejável mas muitas vezes pragmaticamente inviável [14] [29] [116]. A combinação destas duas aproximações parece portanto possível e eventualmente desejável atendendo a que ambas possuem pontos de contacto exploráveis mutuamente. O conhecimento do contexto externo e interno

da organização, a determinação dos pontos fortes e fracos,

factores críticos de sucesso são utilizados por ambas as aproximações. Como o desenvolvimento de sistemas de informação está dependente daquilo que a organização pretende, ou dito de outro modo, da intersecção entre o que a organização pretende e conjunto de restrições que o delimitam, a metodologia a utilizar estará igualmente dependente desse factor. Eventualmente

a rapidez de resultados ou a circunscrição da

intervenção apenas a aspectos funcional ou organicamente sectoriais serão igualmente factores determinantes na opção por uma ou outra das aproximações. Uma sugestão de articulação das duas metodologias proposta por Galliers [45] é a seguir representada (figura 3.1). Trata-se de um refinamento do modelo proposto por Scheckland e Scholes que sintetiza a SSM. Neste caso outros passos foram acrescentados pressupondo a repescagem de alguns processos usualmente específicos de aproximações “hard”, por exemplo a divisão de fase de preparação de projecto em análise organizacional, essencialmente virada para o interior e análise ambiental, orientada para o ambiente externo.

131

desenvolvimento de arquitectura de informação flexível

preparação de projecto recomendações organizacionais para melhorar efectividade de processo/estrtura

análise ambiental

análise organizacional/ síntese

comparação de modelos de actividade com análise organizacional/síntese e ambiental

comparação das necessidades/fluxos de info. requeridos com informação existente

«mundo real» racionalização conceptual «laboratório» desenvolvimento de modelos de sistemas de actividades dentro de cenários alternativos

ilação de definições de sistemas de actividades associadas a cenários criados

criação de cenários alternativos

inferência de necessidades e fluxos de info. associados a modelos de sistemas de actividades alternativos

Figura 3.1 - SSM (segundo Galliers)

3.5 Sistemas de Arquivo

Um sistema de arquivo obedece a um propósito diverso de um sistema de informação. Ambos incidem sobre informação mas com metas diferentes. O sistema de informação objectiva a gestão da informação de forma a reduzir a entropia do sistema e diminuir a incerteza e complexidade inerente a uma organização

[60].

Numa

perspectiva

mais

prática

suporta

actores

envolvidos em actividades significativas. A informação, ou se quisermos, a necessidade de informação dos actores, reveste-se de diferentes naturezas, tipologias ou proveniências: pode ser interna ou externa; formal ou informal; estratégica ou operativa, centralizada ou distribuída. É no entanto caracterizada

por

um

aspecto

comum

que

tem

a

ver

como

seu

comportamento: o dinamismo. Ou seja, a informação, numa perspectiva operacional, não é uma entidade estável embora possa ser estabilizada durante períodos mais ou menos curtos de tempo. Isto porque a sua própria natureza e propósito impedem ou contrariam essa mesma estabilização [12]. Se a informação é desactualizada, imprecisa, ou desajustada perde o seu valor, o qual é normalmente efémero. Dificilmente podemos ver

132

benefício em saber de determinado evento caso a vantagem de dele ter conhecimento não poder ser já aplicada. Utilizando uma lógica semelhante constatamos que as percepções dos actores sobre uma determinada realidade alteram-se sistematicamente o que torna a informação – necessária para o desempenho dessas actividades num determinado cenário referencial e operativo –

inútil a partir do momento que esse quadro se

altera. Refiram-se ainda aspectos operacionais da informação, ou seja, os atributos que esta deve ter ou evitar para permitir desempenhos eficazes. Neste contexto, é comum considerar-se que a redundância, deve ser evitada porque ao implicar a duplicação de objectos com idênticos conteúdos sintácticos ou semânticos, incorre-se em perda de tempo e portanto de eficiência. Esta perspectiva no entanto deve ser considerada com prudência. Autores como Nonaka, sobretudo na área de gestão de conhecimento referem-se a redundância como elemento propiciador de acumulação de conhecimento organizacional [99]. Segundo este autor, as camadas sobrepostas numa organização, embora à luz da realidade empresarial japonesa, apontam para a existência de um nível cristalizado, i.e., fixado que corresponde ao repositório de conhecimento de instituição. Esta camada é um retrato do conceito e realidade que normalmente se tem de um arquivo. É importante termos presente esta dualidade de conceitos: Por um lado a redundância e estabilidade positivamente

associadas a

conhecimento e por outro a redundância negativamente considerada quando associada a gestão de informação. Neste contexto podemos inferir que conhecimento consiste em estruturas, individuais ou organizacionais, viabilizadoras de mecanismos cognitivos que se pretendem perduráveis e estáveis, sendo esta tendência convergente com os atributos funcionais de sistemas de arquivo. O conhecim ento organizacional proveniente de interacção de recursos humanos potenciados por ambientes e processos de trabalho e natureza da cultura organizacional implementada, é fixado em unidades documentais, consistindo portanto numa mais-valia informativa materializada fisicamente em documentos (informação fixada) disponíveis para consulta. O grau dessa mais-valia depende tanto dos processos de trabalho que implicam definição de fluxo de actividades, articulação de estrutura/tarefas, gestão de complexidade e incerteza como também da qualidade arquivística do 133

próprio documento. Este aspecto normalmente ignorado pelos teóricos de gestão organizacional, está no centro de atenção de arquivistas. A teoria do documento complexidade

a

sua de

concepção

particularmente

preenchimento/elaboração,

da

sua

adequação

estrutura,

a

objectivos

funcionais e processuais que cumpre, capacidade e adequação da informação contida, são aspectos fundamentais para a construção da base de conhecimento da organização. A qualidade em arquivos passa tanto pelo sistema como pela estruturação do documento, objecto de informação fixada. Uma organização tem objectivos e opera num ambiente que é fonte de recursos (oportunidades) mas também regras (restrições). Por outro lado a própria Organização possui esquemas regulamentares, por menores que sejam, tendentes a clarificar posições e comportamentos considerados desejáveis de acordo com valores internos identificados, para o alcançe dos seus objectivos da forma mais eficiente possível. No primeiro caso foi já apontado como exemplo o quadro regulamentador e legislativo imposto por uma entidade governamental externa à organização fazendo portanto parte do ambiente em que esta opera. Neste contexto e porque as disposições desse mesmo quadro regulamentador são impositivas, i.e., obrigatórias, as acções

empreendidas

pela

organização

são

avaliadas

através

de

comparações sistemática ou regularmente empreendidas (mas sempre de forma padronizada) com o quadro referencial imposto. A implementação de verificação de cumprimento ou adequação a esse quadro implica por parte da entidade auditorada a garantia de cumprimento dos requisitos e normas impostas ou sugeridas. Tal como, da mesma forma, a entidade que audita necessita demonstrar que ela própria actua ou actuou no âmbito das suas próprias competências e de acordo com procedimentos definidos e explicitamente aceites [68]. Esta necessidade de demonstrar o ajustamento comportamental

a

um determinado referencial [66][68], implica

necessariamente que informação, ou parte de informação, produzida sobre e nas acções realizadas seja fixada e gerida por forma a garantir evidência do

comportamento

organizacional

ter

correspondido

aos

padrões

normativos definidos (ou não, sendo nesse caso accionados mecanismos rectificativos ou punitivos). Como qualquer acção efectivamente realizada, este processo tem consequências imediatas e mediatas. A fixação implica a 134

perdurabilidade da informação ao longo de períodos cronológicos variáveis conforme a intensidade, capacidade e natureza da acção. Esta informação, pelos seus propósitos específicos, não deve ser alterável. Caso o fosse esse facto comprometeria a sua integridade e valor evidencial pela simples razão de modificar atributos reportáveis a acções temporal e topologicamente localizadas. A comparação de valores só pode ser feita competentemente entre entidades com as mesmas propriedades e atributos de forma a permitir o estabelecimento de conexões comparativas através de pontos de convergência criados entre elas [64]. Neste contexto o sistema de arquivo surge como a entidade a que funcionalmente corresponde a captura de informação considerada, tanto pela Organização que a produz como pelo quadro regulamentador envolvente, necessária -num grau maior ou menor conforme a avaliação de risco realizada- para demonstrar a adequação do comportamento organizacional. Esta informação registada e fixada sobre a qual um conjunto de operações tem de ser continuamente empreendido, constitui o universo documental do arquivo. O objecto deste sistema é portanto a evidência, ou seja garantir a demonstrabilidade do ajustamento comportamental da organização na sua actividade operativa, verificada a todos os seus níveis de actividade. Uma conclusão que deriva do exposto é a informação contida no SA estar directamente associada e dependente de acções/transacções processos efectuados pela organização [13]

AmbienteExterno

estabeleceCompetênciasDe/ Regula condiciona

EntidadeOrganizacional

cria/possui

SIstemaArquivo desenvolve

suportaActividadeDe gere apoia

processo transacções

DocumentoArquivo

decorremEm éProvaDe

Figura 3.2 - Contexto de Sistema de Arquivo

135

O diagrama representa o sistema de arquivo contextualizado num cenário social e operativo em são igualmente representadas as entidades ou classes com que mantém relações. A relação <estabeleceCompetênciaDe/Regula> apenas

pode

ser

entendida

no

âmbito

da

administração

pública.

Flexibilizando a semântica podemos no entanto entender esta relação no contexto concorrencial do mercado (o ambiente externo) que pode de facto prefigurar o tipo e área de actividade de uma organização privada, assim como a tecnologia pode efectivamente determinar a tarefa (os meios determinam os fins). Veja-se por exemplo o cenário observado em hospitais psiquiátricos em que a visão organizacional passava essencialmente pela reclusão de doentes e não de tratamento/reabilitação pelo facto da tecnologia existente se adequar essencialmente àquela função [47]. O arquivo numa organização é constituído pelo conjunto de todos os documentos – considerados como objectos informacionais com suficiente conteúdo, contexto e estrutura de forma a constituir prova de uma actividade- produzidos, recebidos pela organização no desempenho das suas funções. Este aspecto necessita de algum detalhe: Nem todos os documentos produzidos constituem documentos de arquivo, i.e., integram o arquivo da instituição. Apenas se encontram nessas circunstâncias os documentos que cumpram as seguintes condições: (1) terem sido definidos pela organização ou pela Lei como sendo documentos de arquivo, i.e., incluindo informação necessária para demonstrar que as transacções a que se reportam foram desenvolvidas de acordo com quadro regulamentador de referência. (2) No caso da condição anterior se verificar é necessário que essa informação tenha sido capturada no sistema de arquivo. Ou seja caso tenham

sido

submetidos

a

um

processo

formal

de

validação,

recepção/expedição, e autenticação perante o sistema de arquivo. Este requisito corresponde à acção de fixação de informação com vista a constituir um elemento válido de comparação face ao quadro referencial. Um exemplo disto é o registo do documento. No entanto outros existem particularmente adequados a novas tipologias e formatos documentais. Do ponto de vista de forma e substância um arquivo é um sistema [62], visto que possui objectivo próprio, restrições impostas por quadros regulamentadores impositivos ou prescritivos e, recursos específicos 136

(instalações, equipamento, técnicos especializados) possui ainda inputs e outputs que seguidamente analisaremos e componentes solidariamente conectadas de cujas relações nasce sinergia entre as partes. Um arquivo excede a soma de todos os documentos que contém. Bearman partilha esta opinião ao definir um sistema de arquivo como um aglomerado de componentes [13] que trabalham entre si para concretizar um objectivo. Essas componentes são de várias naturezas e tipologias; legislação, normas,

equipamento,

infraestrutura

tecnológica,

recursos

humanos

especializados e documentos. Analisaremos seguidamente cada componente de um sistema de forma a tentar identificar eventuais correspondências com um arquivo: (1) Objectivo: Neste caso consiste na preservação de capacidade de demonstração de conformidade de acções com um quadro referencial regulamentador seja ele interno ou externo. A este objectivo poderemos chamar a criação e preservação de capacidade evidencial da organização; (2) Inputs: Trata-se de informação produzida no decurso das actividades desenvolvidas na organização. Saliente-se que apenas essa interessa ao sistema de arquivo. (3) Outputs: Informação fixada ou estabilizada com capacidade de persistência

durante

períodos

temporais

diferenciados

conforme

as

características e função dessa informação bem como da natureza do processo em que foi originada. A esta segunda variável chamaremos valor. De acordo com esta perspectiva considera-se portanto que como input teremos informação e como output documentos (4) Transformador: Conjunto de subsistemas integrados no sistema de arquivo que desempenham um séries de processos e tarefas sequenciais de forma a estabilizar e gerir a informação entrada para que esta obedeça aos propósitos de: garantir evidência da transacções processuais durante períodos cronológicos pré-definidos; garantir o acesso a documentos e informação sempre que isso for requerido; assegurar a eliminação de informação que tenha ultrapassado o seu valor primário e ainda preservar a longo termo a informação documental cujo valor informativo tenha sido entendido pela organização e pelo quadro legal/ambiente-envolvente como

137

ilimitado 3 4 . Neste contexto e reportando -nos a teoria arquivística [38] um documento possui cumulativamente os seguintes valores que vão ao longo do tempo sendo alterados: •

Valor primário que corresponde à identificação da qualidade da informação documental com o propósito nuclear (e portanto primário) de demonstrar adequação do transacção que o originou ao quadro normativo e regulamentar. Trata-se portanto de evidência. Este valor tende a decrementar de forma directamente proporcional ao tempo.

•

Valor secundário que corresponde à qualidade intrínseca da informação veiculada. Ou seja, avalia sob o ponto de vista de informação e sob múltiplas perspectivas caracterizadas no entanto por elementos comuns de índole cultural, social e política (cultura organizacional por exemplo) o valor imanente da informação documental. Este valor está de uma forma geral sempre presente no documento podendo no entanto a sua intensidade ou grau justificar

considerá-lo

como

informação

permanentemente

salvaguardada. •

Actualmente este valor pode ser segmentado ou então criada uma terceira categoria valorativa, correspondente à mais valia da informação

documental

para

o

sistema

de

conhecimento

organizacional. Este tem implicações documentais no âmbito de preservação de conhecimento tácito materializado em documentos de qualidade produzidos e que detêm uma valoração específica radicada na base de produção e acumulação de conhecimento [99]. (4.1) Um sistema de arquivo detém ainda diversas componentes ou subsistemas essenciais ao seu funcionamento, tendo cada um deles os seus próprios parâmetros sistémicos [66] [102] [103]. •

Sistema

de

classificação

que

procede

à

categorização

da

informação documental de acordo com uma estrutura classificativa desenvolvida a qual posiciona o documento no universo documental da

organização

estabelecendo

as

relações

existentes

com

34

Neste contexto o ambiente inclui igualmente a o que a sociedade espera do arquivo, nomeadamente memória organizacional e social

138

documentos funcionalmente similares e produzidos por diferentes processos organizacionais. Estabelece dessa forma o contexto de produção da unidade documental. •

Sistema de retenção e destino: estabelece o valor dos documentos criando ferramentas de selecção de forma a eliminar a informação documental cujo valor global seja considerado insuficiente para a sua

manutenção

ou

ainda

cuja

avaliação

de

risco

(custo/oportunidade) se tenha revelado negativa. •

Sistema de captura: Atribui identificador único a cada unidade documental, procedendo ainda à atribuição de meta-informação contextualizadora da produção documental.

3.6 Processos

Uma organização como sistema complexo que é, interactua no meio ambiente com outas entidades individuais ou colectivas, sendo estas outros sistemas

organizacionais.

Para

uma

organização

operar

necessita

nomeadamente de uma estrutura fixa que funcione como âncora para a o desempenho das suas actividades e de um conjunto de objectos dinâmicos que constituem o domínio das transacções realizadas pela Organização. Esses

objectos

denominam-se

processos.

A

par

destes

conceitos

construtivos –estrutura e processos– outras entidades existem que são fundamentais para alcançar os objectivos da organização (visto que um sistema tem necessariamente um objectivo). São elas os recursos e as regras. Os primeiros constituem os objectos dentro e fora da organização, que incluem diversas formas e naturezas, utilizados para o desempenho de acções e transacções próprias da organização. Os recursos podem ser consumíveis ou não e organizam-se em estruturas em que se relacionam reciprocamente com o processo a que são afectados, de forma a serem utilizados de maneira ajustada às necessidades do sistema. Caso isto não se verifique geram-se potenciais desequilíbrios (por exemplo informação em excesso ou incorrecta, ou ainda um recurso material não aproveitado). De uma forma geral podemos agrupar estes recursos em três categorias [40]:

139

físicos ou materiais, abstractos e informacionais. No âmbito deste trabalho referimo-nos ainda a recursos documentais, considerando-os como uma variante de recursos informacionais, já que na prática constituem informação

produzida

e

fixada

com

propósitos

específicos

e

bem

delimitados. As regras, por seu turno, são formulações ou esquemas interpretativos institucionalizados ou não, que definem,

especificam ou restringem as

actividades da organização quer no seu todo quer ainda relativamente a componentes específicas. As regras podem ser internas sendo nesse caso produzidas pela própria organização, ou externas, sendo nesse caso sugeridas ou impostas por uma entidade externa. É o caso, por exemplo, de quadros legislativos e regulamentadores de áreas de actividade económicas determinadas impostos pelo governo, ou ainda de comportamentos assumidos fase a um mercado concorrencial por forma a obter ou manter um posicionamento competitivo. Os processos organizacionais são desenvolvidos dentro da organização no sentido de alcançar metas específicas numa determinada área de actividade ou para um determinado cliente. Os processos podem ser estruturados ou difusos sendo neste último caso efectuados de forma aleatória e sem regras precisas. Eventualmente alcançam a meta pretendida, mas à custa de compromissos consideráveis de eficiência e eficácia. Um processo compreende uma série de actividades as quais se podem ainda compartimentar em tarefas. Estas poderão ser consideradas como a unidade atómica, ou seja, a mais pequena unidade de acção desenvolvida. Eventualmente, caso o nível de abstracção não necessite ser granularizado para a compreensão da forma de funcionamenteo do processo, a unidade atómica poderá ser assumida como actividade. De uma forma geral um processo é composto pelos seguintes elementos básicos já encontrados na Teoria Geral de Sistemas com que se inciou este capítulo: Meta: constitui o objectivo atribuído ao processo, ou seja, a(s) meta(s) que se pretende atingir. Input: Constitui o objecto que desencadeia a acção e vai ser objecto de transformação:

um

processo

é

por

natureza

um

mecanismo

de

transformação, implícita na sua natureza dinâmica.

140

Output: resultado da transformação efectuada. Deve ser consistente com o objectivo geral do processo e manter uma conexão lógica consequencial com o input. Recursos: acima explicitados, constituem os objectos a que processo recorre para executar a transformação. Um processo é composto por actividades desempenhadas numa ordem determinada, a qual o pode ser com maior ou menor rigor, que depende de condições e variáveis externas prefigurando-se séries de procedimentos alernativos

consoante

os

cenários

decorrentes.

Esta

assumpção

é

naturalmente comprometida e reformulável quando aplicada a processos difusos e complexos em que, como vimos atrás, as características principais são a incerteza e variabilidade. Os processos afectam mais que uma unidade orgânica/funcional dentro da organização (no caso de processos inter-organizacionais afectarão várias unidades orgânicas em pelo menos duas organizações).

«controlo»

«meta»

controlo do processo

meta do processo

«output»

«input» objecto informacional

objecto informacional

«processo» processo organizacional

«input

«output

objecto físico

objecto físico

«recurso»

«recurso»

recurso informacional

recurso físico (material e humano)

Figura 3.3 - Diagrama de processo

Os processos são mais valias para um determinado cliente, considerando que uma organização é recursivamente e no que diz respeito a deteminados processos, cliente de si própria. Acrescentando uma característica final diríamos que todos os processos subproduzem documentos. Por outras palavras, os documentos estão associados à realização de processos, para os quais asseguram veiculação de informação e evidência, estando portanto deles dependentes. 141

Na realidade um processo funciona esquematicamente como um minisistema conducente ao cumprimento de objectivos limitados e concretos. Na opção de modelação utilizada neste trabalho (UML com extensões ErikssonPenker) são utilizadas notações específicas sob a forma de “tagged values“ tendentes a representar e descrever um conjunto de variáveis importantes para a compreensão do mecanismo seguido e seu resultado final: São eles: Meta, expresso por um valor textual que descreve informalmente a meta do processo, i.e., aquilo que pretende conseguir. Documentação,

expresso

por

um

valor

textual

que

descreve

informalmente o trabalho desenvolvido no processo. Proprietário , ou seja a entidade/actor que controla o processo, definido por um valor textual. Note-se que a boa prática organizacional determina que todo o processo deve ter uma entidade que o controla – o dono ou proprietário.

Independentemente

desse

mesmo

processo

percorrer

matricialmente a organização, e quase sempre o faz, deverá haver sempre o responsável que assegura a condução e controlo desse processo. Sob o ponto de vista arquivístico trata-se de uma questão fundamental, dado que o controlo de circulação e produção de documentos deverá seguir um circuito perfeitamente definido e inequivocamente controlado por uma entidade formalmente designada dentro da organização. Caso esta circunstância não se verifique podem verificar-se perdas de documentos e consequente comprometimento de validade legal ou total da transacção efectuada pelo processo. Actores do processo, expressos por valores textuais descrevendo os actores que devem participar no processo para este poder ser efectuado. Prioridade, valor textual que descreve o grau de prioridade ou importância do processo na organização. Por exemplo se diz respeito a uma função nuclear ou de suporte. Riscos: Um valor textual que descreve o risco inerente à execução do processo ou ainda elenca as possibilidades de acções negativas Possibilidades: Descreve-se textualmente o potencial do processo Tempo. Valor numérico que indica o tempo aproximado de realização do processo Custo: Valor numérico que indica aproximadamente o custo do processo

142

Os processos podem ainda ser categorizados sob o ponto de vista diplomático utilizando critérios decorrentes da sua natureza, da repercussão funcional e influência orgânica desse mesmo processos na estrutura organizacional da sua formalização e estruturação e ainda da sua obrigatoriedade segundo um quadro regulamentar normativo e valores percepcionados

pela

organização.

Note-se

que

esta

classificação

é

complementar e não antagónica relativamente à classificação de processos já abordada (Penker Eriksson). Com efeito todas as tipologias referidas se podem

inserir

no

âmbito

de

processos

organizacionais

ou

inter-

organizacionais, uma vez que decorrem dentro das suas fronteiras lógicas e se reportam a actividades desenvolvidas no seu contexto funcional [38]. Processos

constitutivos,

considerados

como

aqueles

que,

criam,

extinguem ou modificam o exercício de poder. Podem ser subclassificados relativamente à forma como são aplicados, em processos de concessão, limitação ou autorização. Processos executivos, considerados com aqueles que permitem a normal e regular execução de transacções funcionais (de negócio) de acordo com regras estabelecidas por entidade externa ao próprio processo. Processos instrumentais, considerados como aqueles que em que são transmitidas opiniões e suporte profissional. Inserem-se normalmente no contexto de assessoria a actores, outros processos ou transacções. Processos organizativos, considerados como aqueles que estabelecem, mantêm ou terminam a estrutura organizacional bem como procedimentos internos (de suporte) à mesma.

3.7 Documentos

Um

documento,

de

acordo

com

a

definição do Conselho Internacional de

documentos de arquivo

documentos

Arquivos [32], consiste em “informação produzida ou recebida no início, durante a condução ou na finalização de uma actividade compreenda

organizacional conteúdo,

e

contexto

Informação

que e

Figura 3.4 - Informação, documentos e documentos de arquivo

143

estrutura suficientes para constituir prova dessa actividade”. Neste sentido a atendendo ao acima exposto julgamos importante introduzir uma dicotomia fundamental. Um documento que tenha sido produzido no decurso de uma acção contextualizada num processo funcional de uma organização e que dele demonstra a sua adequação a estruturas normativas e valores percepcionados é diferente em conteúdo e forma do que um documento de biblioteca, como uma monografia, em que a única accão funcional depende da vontade do seu autor e cuja produção de exemplares idênticos o destitui de qualquer intenção35 de constituir prova. Tomemos um segundo exemplo: um documento que tenha sido produzido por um indivíduo numa organização mas que nunca tenha sido institucionalmente comunicado, sendo guardado no esfera privada desse indivíduo, é obviamente diferente de um documento que tenha sido oficialmente comunicado e submetido a processos arquivísticos de validação específicos. Por

estes

exemplos

apercebemo-nos

que

existem

diferenças

táo

determinantes entre os casos referidos que não é possível considerar unicamente o termo documentos por este ser excessivamente abrangente. Os exemplos apresentados constituem documentos, mas nem todos podem ser considerados de arquivo visto que nem todos possuem intenção ou capacidade de constituir evidência de uma transacção. Deste modo assumimos como terminologia básica 36 os termos de documento de arquivo expresso no sentido de “record” na terminologia anglosaxónica e de documento quando nos referimos a informação ou objecto registados num suporte e que podem ser tratados como uma unidade [68] Um documento de arquivo tem algumas características fundamentais: Um documento é único no sentido de unicidade funcional: ou seja, é produzido

para

um

propósito

específico

delimitado

topológica

e

cronologicamente. Uma factura por exemplo é estruturalmente igual a todas as outras. No entanto cada uma delas foi produzida (ainda que simultaneamente) para remir evidência de transacções individuais e específicas por menores que elas fossem.

3 5 Para que uma acção tenha lugar esta tem necessariamente de se revestir de intencionalidade e competência. Aplicando este princípio a documentos de arquivo, estes têm de declarar intenção de provar qualquer coisa – o que não acontece manifestamente com uma monografia- e possuir a competência para o fazer. 3 6 De acordo com a terminologia adoptada para a tradução e revisão técnica d a especificação MOREQ [66 ].

144

Um documento tem contexto (tal como construida a partir de

a informação é uma realidade

dados –“capta” segundo Chekland [29] -

interpretados em contexto, o documento pode ser considerado como informação capturada num determinado contexto funcional de desempenho de uma acção) i.e., é produzido dentro de um ambiente organizacional ou inter-organizaconal com o qual mantém relações funcionais e sociais. (um documento é igualmente um objecto social na medida em que é um subproduto de uma actividade humana e organizacional). Esse contexto ou ambiente é uma entidade heterogénea que articula várias vistas ou perspectivas [70], tais como o ambiente organizacional que se reporta à instituição em que esse documento é produzido atendendo às suas matrizes sociais, políticas, organizacionais. As referências aos diversos ambientes em que o documento foi produzido e desempenhou o seu papel devem ser associadas e estar patentes no próprio documento, ou seja, tem que apresentar como atributos informação pertinente e significativa que o identifique a si próprio e aos diversos contextos acima referidos em que participa e existe. Um documento é seriado ou seja sequencialmente produzido e acumulado. Este aspecto reflecte-se ainda na ausência de percepção individual do documento de arquivo, ao contrário de uma biblioteca onde a base de análise é o documento individual – uma monografia ou o periódico - no arquivo os documentos são considerados de forma agregada constituindo classes de documentos tipologica e funcionalmente similares. Nesse sentido cada documento individual, considerado como objecto, será uma instância de uma classe. Um documento pode ser considerado e categorizado sob diferentes perspectivas Ponto de vista diplomático: A diplomática, ciência que surge no século 17 [38] [69], constitui uma técnica analítica para determinar a autenticidade de

documentos.

Os

seus

princípios

metodológicos

baseiam-se

essencialmente no pressuposto de que o contexto de produção de um documento se materializa na sua forma documental (a qual é definida como o conjunto de regras complexas de representação utilizadas para transmitir uma determinada mensagem) e que essa forma pode ser separada do conteúdo documental e examinada de forma independente. Na prática esta 145

declaração equivale a uma separação analítica de forma ou estrutura conteúdo.

Estes

documento

na

conceitos medida

aparecem

em

que

ele

indissociavelmente deverá

e

ligados

ao

prova

da

constituir

actividade/transacção em que participou e pelo qual foi produzido. Definindo estes dois conceitos e recorrendo a Duranti [38] referimos os seguintes critérios diplomáticos:

(1) Suporte: Pode ser tradicional ou electrónico. Esta variável não influencia em nada a classificação de um objecto como documento de arquivo visto que este é independente do suporte. O critério fundamental para a classificação de um documento como sendo de arquivo é funcional e social. Em contextos digitais os documentos electrónicos estão dissociados do seu suporte, ou seja, não constituem com ele uma unidade (como acontecia com suporte papel, por exemplo), variando a cardinalidade da relação estabelecida

[68].

Vejamos

por

exemplo

as

seguintes

situações

exemplificativas: a) Um documento gravado num suporte óptico. Aparentemente a relação estatabecida seria de 1-1 (Um documento para um suporte). No entanto esta observação é enganadora, porque resulta da simples transposição da realidade convencional para o cenário digital. Na realidade o documento electrónico –basicamente constituído por código binário - será repartido pelos segmentos do disco óptico segundo processos aleatórios, relacionados com a optimização de espaço. Nesta circunstância os vários elementos do documento serão dispersos fisicamente pelo suporte, sendo de facto a relação existentes entre os dois objectos de muitos para um. b) Um documento multimédia que por definição inclui em si diversos documentos com vários formatos. Cada um dos subdocumentos constitutivos espalhados

encontra-se por

vários

armazenado

pontos

de

em

uma

directórios

rede.

Embora

diferentes dispersos

fisicamente, os diversos documentos congregam-se num documento de arquivo composto de forma virtual. Neste caso as relações entre o documento e o suporte estabelecem-se igualmente numa relação com cardinalidade de tipo um para muitos.

146

(2) Forma física: Compreende os atributos formais do documento que determinam o seu aspecto externo. Abrange de uma forma geral a estrutura incluindo todos os componentes que aí se possam encontrar: selos, assinatura digital, fontes, cores, configuração do ficheiro, etc. (3) Forma intelectual: Conjunto de atributos formais que representam e comunicam os elementos da acção em que o documento foi produzido assim como o seu contexto documental como administrativo. Este elemento subdivide-se em três partes: Informação sobre configuração que se refere ao tipo de representação do conteúdo, seja ele texto, gráfico, som, ou uma combinação dos três. A articulação do conteúdo que se refere aos elementos do discurso (data, exposição, etc) e a sua organização. Anotações que constituem as adições feitas ao documento tanto na fase de execução do processo/acção que lhe deu origem, como na fases de desenvolvimento do procedimento ou gestão arquivística do documento (processos de classificação, retenção, etc) (4) Actores: São respectivamente o criador (autor moral do documento) e produtor (autor material do documento) (5) Acção. De acordo com o tipo de acção a que o documento se reporta e cujo testemunho é fixado no documento podemos ter 4 categorias de documentos •

Documentos dispositivos, considerados como aqueles cuja forma escrita – sendo que escrito não significa que a escrita assente em suporte papel, assumindo antes uma materialização num suporte qualquer

que

seja

a

sua

natureza-

é

exigida

pelo

sistema

regulamentar, jurídico e normativo como forma e substância de uma acção. Na prática estes documentos acompanham o acto que lhe dá origem, ou dito de outro modo, são produzidos como prova de um acto, na própria altura da execução desse mesmo acto. É o caso por exemplo de registos de entrada de doentes, ou actas. •

Documentos probatórios, considerados com aqueles cuja forma escrita é exigida pelo sistema normativo, jurídico regulamentar como 147

prova que uma acção teve lugar (ocorreu) antes da própria produção documental. Na realidade estes documentos embora de expressão obrigatória não acompanham o acto que lhes deu origem, ou seja, são-lhe cronologicamente posteriores; por exemplo uma escritura sucede ao contrato, sendo este o acto jurídico e vinculativo e a escritura o documento onde esse acto é materializado fisicamente. •

Documentos produzidos

suporte,

como

considerados

suporte

a

uma

como acção

aqueles

que

são

estando

com

ela

procedimentalmente ligados. A sua forma documental é opcional, i.e, não é juridica e diplomaticamente regulamentada) •

Documentos narrativos, considerados como aqueles que são produzidos de forma opcional pelos actores como parte do processo de suporte do seu trabalho individual.

(6) Contexto. Contexto em que o documento foi produzido. Pode ser segmentado em: •

Contexto jurídico regulamentar normativo que é na prática o quadro regulamentador

das

actividades

desempenhadas

no

sistema

organizacional. Pode-se posicionar quer no ambente externo quer dentro

da

própria

organização.

Condiciona

inevitavelmente

a

informação a ser capturada como documento de arquivo e ainda a sua natureza, tipologia, forma e valores. •

Contexto orgânico ou de proveniência que se refere à unidade orgânica ou organização no caso de uma rede interorganizacional de onde o documento provém, i.e., foi produzido.

•

Contexto funcional ou processual. Indica a função e o processo no âmbito dos quais o documento foi produzido,

•

Contexto

tecnológico.

Indica

as

características

do

sistema

intermediário em que o documento foi produzido. •

Contexto arquivístico. A estrutura interna do sistema de arquivo do qual o documento faz parte, estabelecendo-se as relações existentes entre o objecto documental e os restantes objectos dessa classe.

•

Contexto documental. Exprime as relações existentes entre um objecto documental e os objectos documentais imediatamente anterior e subsequente que tenham participado na mesma actividade 148

de

um

processo

organizacional

ou

funcional.

É

normalmente

assegurado pela classificação que integra o objecto documental numa estrutura normalmente representativa da organização. Este elemento é determinado na medida em que se caracteriza pelo propósito do documento. Existe a partir do momento em que o documento é produzido sendo necessário na medida em que é aplicado a cada objecto documental produzido (7) Conteúdo: Refere-se à mensagem veiculada no documento. Este elemento é problemático de capturar em ambientes digitais particularmente no que respeita a documentos complexos, como, por exemplo, bases de dados, ou documentos multimédia. No primeiro caso porque o conteúdo de uma base de dados é muitas vezes instável na medida em que reveste diversas vistas do conjunto de dados armazenados. Refira-se que uma base de dados pode ser considerada como um documento, ou como uma entidade capaz de produzir documentos (informação com capacidade evidencial relativa a uma determinada acção) mas não o sendo na sua totalidade. Esta realidade varia na medida da base funcional da base de dados, da sua arquitectura e ainda da sua operacionalidade. Referimos ainda dois conceitos finais relativos a documentos. Para usufruirem

de

capacidade

evidencial,

i.e.,

poderem

demonstrar

competentemente a realização de uma determinada acção, um documento de arquivo tem de possuir as propriedades de fidedgnidade e autenticidade. Estes termos são directamente provenientes de vocabulário e term inologia jurídicas e o seu significado é interpretável da seguinte forma: Fidedignidade é a qualidade

do documento

ser aquilo que declara, não

tendo sido sujeito a alterações ou deturpações intencionais ou não. Autenticidade é a qualidade do documento ter competência para comunicar a mensagem veiculada. Exemplificando: Se um determinado documento apresentar vestígios de corrupção, seja, a título de exemplo, porque a sua assinatura digital não o aceita, ou porque existem insuficientes elementos de validação do documento, ou ainda porque a sua forma documental não corresponde exactamente ao prescrito pelo quadro regulamentar, diríamos neste caso que a sua fidedignidade se encontra comprometida. Poderá ou

149

não ainda usufruir de suficiente valor para constituir evidência. Mas a sua qualidade de fidedigno é possivelmente posta em causa. Imaginemos agora um documento que não apresenta quaisquer das contingências acima descritas, estando presentes todos os elementos diplomáticos requeridos. O documento será fidedigno. Mas consideremos que o autor desse documento, ou seja, o actor que o concebeu e produziu (podem ser a mesma ou pessoas diferentes) não dispunha da competência funcional ou autorização para o fazer. Neste caso o documento continua a ver a sua capacidade evidencial comprometida porque, embora fidedigno, não é autêntico. Gostaríamos ainda de esclarecer a diferença entre autenticidade deum documento e autenticação do mesmo. A autenticidade é a propriedade de um documento que se verifica mediante a presença de determinadas características diplomáticas manifestadas externamente a esse documento (ou seja relativas aos seus diversos contextos de produção) e que asseguram corresponder este àquilo que declara ser. A autenticação, por seu turno, é uma validação aposta sobre esse documento e que pretende garantir a sua autenticidade, Por outras palavras, a autenticação apenas é aplicada sobre um documento que seja à partida autêntico [69]. Trata-se portanto de duas acções funcional e temporalmente diferenciadas. Num universo de produção documental tradicional estas acções podem verificar-se nos acto de redação de um documento por alguém competente para o fazer, de acordo com formulário determinado e adequado

à

função

que

o

documento

pretende

desempenhar

(autenticidade); a oposição de assinatura e selo branco corresponderão ao acto de autenticação que apenas se verifica se, examinado o documento se constatar estar este de acordo com os seus requisitos formais préestabelecidos. No contexto electrónico a assinatura digital equivale ao acto de autenticar, não assegurando portanto a autenticidade de um documento, tratando-se

apenas

da

constatação

dessa

qualidade

previamente

assegurada. Para terminar este capítulo é fundamental referir as especificidades do documento (de arquivo) electrónico. E este ponto é fundamental dado que partindo

do

pressuposto

que

se

pretende

implementar

uma

rede

interorganizacional que permita as transacções serem efectuadas de forma electrónica, com recurso a TIC, a utilização de documentos electrónicos é 150

essencial. A utilização de documentos tradicionais é igualmente possível mas constitui um foco de disfunção evidente (atraso de processo e de acesso à informação). Existem apesar disso razões poderosas para estes documentos continuarem a ser utilizados: Uma delas é a necessidade de assegurar a capacidade evidencial do documento a qual em ambientes digitais pode ser comprometida. É neste momento possível técnica, legal e organizacionalmente assegurar a capacidade evidencial do documento electrónico, sendo no entanto um processo tecnicamente elaborado e portanto dispendioso... Muito mais dispendioso que produzir e manter documentos tradicionais. Essa é de resto a segunda razão para muitas vezes se prescindir do documento electrónico. Normalmente, porque não é solicitada a participação de arquivistas na concepção e implementação de processos organizacionais electrónicos, (talvez por se pensar, erradamente, que por ser muito dependente de tecnologia apenas aos respectivos especialistas diz respeito)! O documento não é abordado como um objecto informacional complexo com requisitos específicos de prova e conhecimento. Da mesma forma estruturas de informação tradicionalmente consideradas como repositórios ou suportes de informação apenas (as bases de dados são um exemplo clássico) não são encaradas como potenciais produtoras de documentos (na acepção da definição acima explicitada). No entanto decorrem transacções nesses sistemas, transacções essas cujos “outputs” não são muitas vezes, no todo ou em parte, transpostos para papel ficando registados apenas na sua estrutura informática. Observações realizadas no sistema de informação do Instituto do Vinho do Porto baseado numa base de dados relacional que constitui a base tecnológica de suporte às actividades nucleares do Instituto 3 7 , permitiram determinar que o universo de transacções decorridas dentro do sistema excedia o conjunto de transacções que possuíam outputs em papel (relatórios) Constatou-se assim que as transacções decorridas em processos organizacio nais,

pelo

facto

de

escaparem

aos

requisitos

documentais (prova, auto -demonstrabilidade, fidedignidade, etc) deixam potencialmente de possuir capacidade de prova. Não foi no caso presente efectuada qualquer análise de risco que permitisse determinar se esse facto, i.e., a falência de capacidade evidencial relativamente a determinadas 37

Sistema de bases de dados relacional assente em plataforma AS/400

151

transacções, era contingencialmente aceitável ou não. Uma conclusão possível é que se opera nos limites de risco objectivo e legal sob o ponto de vista de salvaguarda da posição e interesses do IVP, caso sobrevenha litígio ou sejam realizadas auditorias compulsivas. Um documento electrónico tem algumas características que questionam aproximações tradicionais à sua gestão. Comecemos por esclarecer que estes documentos, independentemente da sua complexidade, não são funcionalmente distinguíveis de qualquer outro documento noutro suporte [13] [38]. Significa isto que um documento electrónico possui um valor de prova da acção em que participa e é nesse ponto em tudo idêntico aos documentos

convencionais.

Aliás

eles

coexistem

nas

transacções

e

processos em que participam. No caso observado por exemplo, num mesmo processo

acumulam-se

documentos

em

papel

(por

ex.,

ofícios)

e

documentos electrónicos (por ex. dados estatísticos suportados por folha de cálculo) (ver anexos B e C). As suas outras características resumem-se nos seguintes aspectos: •

São dependentes de um sistema intermediário (a plataforma tecnológica em que foram produzido)

•

São independentes e não solidários do suporte em que são mantidos (ao contrário do papel em que a identificação entre conteúdo, estrutura e suporte é inalterável), mantendo com ele relações múltiplas.

•

São distribuídos. Mesmo um documento electrónico simples como por exemplo um documento de texto inclui componentes externas a si próprio (e.g as fontes que pertencem ao sistema operativo)

•

São dinâmicos e por vezes mantêm capacidades automodificáveis (por exemplo quando utilizadas macros)

•

São complexos assumindo formas muito estruturadas ou combinando diferentes media (v.g., bases de dados e sítios web). Nesta perspectiva um documento de arquivo pode incluir em si vários documentos ou apenas um, mantendo portanto diversos tipos de cardinalidade (1-1; 1-*) [70]. A este respeito apresentamos o seguinte exemplo: Imaginemos um documento, por exemplo um relatório de projecto. Contém uma parte escrita, uma parte composta por uma tabela que está representada num outro documento em 152

formato excel bem como uma imagem representativa do assunto que é

tratado,

Estes

dois

últimos

documentos

existem

independentemente do documento que estamos a produzir (relatório) mas são integrados ou apenas associados (é efectuada ligação mas não inclusão -embedding). O documento de arquivo final - o relatório – embora apenas um documento de arquivo contém em si na realidade três documentos: a parte escrita em formato word, por exemplo; a parte tabelar em formato excel, de novo a título de exemplo; e uma imagem em formato JPEG. Claro que este facto traz um novo problema: na prática coexistem no mesmo objecto documental

três

formatos

diferentes

que,

por

esse

facto,

presumivelmente exigirão procedimentos específicos sob o ponto de vista de preservação prolongada. Simultaneamente os documentos que integram o documento de arquivo continuam a possuir “vida” própria traduzida em alterações provenientes da sua corrente utilização (consideremos por exemplo a actualização da folha de cálculo referida). se bem que essas modificações sejam admissíveis em documentos que não de arquivo, essa transformação torna-se um problema caso se reflictam no documento de arquivo a que essa folha de cálculo se encontra ligada provocando dessa forma a sua modificação que, a não ser que controlada e padronizada em termos comportamentais,

poderá

comprometer

o

valor

primário

do

documento de arquivo. •

São virtuais. Este termo tão correntemente utilizado pode e deve ser considerado conforme as seguintes definições se aplicarem [24]: o

Um objecto irreal mas que parece real. Definição extraida da física óptica: Duas imagens parecem iguais mas apenas a real pode ser capturada em papel fotográfico. A ilação é que um documento de arquivo electrónico pode parecer um objecto único quando na realidade inclui em si vários objectos (documentos, componentes, formatos, etc)

o

Algo imaterial suportado por tecnologias de informação. Esta concepção de virtual é utilizada em vários conceitos como sala de referência virtual, biblioteca virtual, etc, e referem-se a funções que normalmente são desempenhadas por pessoas e 153

são neste contexto substituídas por tecnologia. Esta definição é igualmente aplicável a qualquer documento electrónico no sentido em que este depende de sistema intermediário composto por plataforma tecnológica e informática. o

Algo potencialmente presente e que apenas está activo mediante a superveniência de um estímulo. Aplicável à congregação de diversos elementos informativos que criam uma “vista” (informação com estrutura, contexto e conteúdo mas de duração efémera)

com um propósito pontual e

localizado,

após

dissolvendo—se

o

cumprimento

desse

propósito. (Por ex., documentos gerados on-the-fly); o

Um objecto que existe mas de forma dinâmica (modificável), ou

seja,

cuja

composição

não

é

estável.

Documentos

automodificáveis e documentos complexos (bases de dados e páginas web, documentos com macros, documentos dinâmicos, etc) Este conjunto de atributos induz necessidades específicas de produção e gestão destes documentos na medida em que neles se queira manter a sua capacidade probatória. Desta forma o documento electrónico para além das propriedades

acima

autodemonstrável,

referidas i.e.,

conter

deve em

possuir si

capacidade

mesmo

os

de

ser

elementos

contextualizadores da sua produção e ciclo de vida, sob o ponto de vista ambiental, documental, orgânico, funcional e tecnológico [38] [62] [69] [97]. Deve permanecer inteligível, ou seja, manter a capacidade de ser interpretado independentemente do software ou hardware originais que o tenham produzido. Para permitir a existência destas qualidades propõe-se como solução a utilização de meta-informação, ou seja, informação adicionada de forma automática ou semi-automatizada ao documento em vários momentos do seu ciclo de vida, e que o contextualize sob os pontos de vista atrás mencionados permitindo assim suprir a incapacidade do documento electrónico assegurar por si só as propriedades necessárias para exercer a sua função primária. Na realidade estas qualidades podem ser sintetizadas 154

nas propriedades mais abrangentes de identidade e integridade do documento, sendo que a presença de ambas independente do grau de força de cada uma delas, materializa em si as anteriores propriedades referidas (fidedignidade, autenticidade, inteligibilidade, etc) [69]. A meta-informação dividida em várias camadas segundo diversos tipos de categorizações [37][66][89][103] pode ser associada ao documento através de

vários

processos.

Não

é

nossa

intenção

explorar

demasiado

profundamente este assunto visto que escapa ao âmbito deste trabalho. Apresentamos apenas dois modelos correspondentes a duas aproximações diferentes; Uma proposta pelo VERS [103] de encapsulação do documento como objecto; uma segunda possibilidade (figura 3.6) sugere a relacionação do documento com a sua meta-informação concentrada no perfil metainformativo definido para cada classe de documentos e respectivas instâncias. No primeiro caso representado no diagrama 1, o documento de arquivo é considerado um objecto composto por um ou mais documentos, ao qual são progressivamente acrescentadas camadas de meta-informação. No segundo caso o documento existe como objecto independente sendo relacionado como o perfil de meta-informação correspondente ambos armazenado em tabelas relacionadas que integram o sistemas de bases de dados documental.

DOCUMENTO DE ARQUIVO (record) Meta-informação de documento arquivo -MI de manuseamento -MI de contexto -MI organizacional -MI Histórico .......

processo

documento 1

documento 2

.....

documento "n"

éArmazenadoEm

documentos

produz

documento electrónico perfis de metainformação

META-INFORMAÇÃO de documento de arquivo

MANUSEAMENTO descrição língua âmbito Identificador ...

CONTEXTO actor título assunto relação ...

ORGANIZACIONAL Direitos de acesso Eliminação retenção e destino .....

HISTÓRICO data histórico de utilização preservação ...

éAssociadoA

Figura 3.6 - Relacionação de MI

Figura 3.5 - Encapsulação de MI (VERS)

155

Neste capítulo apresentaram-se os cenários em que se desenrola a “acção” abordada no próximo capítulo: a organização, o sistema de informação e de arquivo. Pretendeu-se dar as diferentes perspectivas da organização assim como uma descrição que permitisse contextualizar esta entidade como sistema e racionalizar o emprego sistemático do conceito de “sistema”. Neste contexto resumiram-se algumaa metodologias passíveis de ser utilzadas no processo de análise organizacional resumida à vertente específica de sistemas de informação. Procurou-se ainda sintetizar visões e conceitos sobre a ontologia e propósitos dos sistemas de informação e de arquivo

apresentando -se

similitudes

e

diferenças

entre

estas

duas

entidades, nomeadamente o objectivo de cada uma delas. Apresentaram-se ainda definições e conceitos relativos a processos e a documentos destacando neste último caso as características próprias do documento de arquivo e problemas específicos de documentos de arquivo electrónicos.

156

157

CAP 4 ESTUDO de CASO: O SECTOR do VINHO do PORTO

O objectivo do estudo que a seguir se apresenta consiste na identificação de requisitos técnicos e conceptuais considerados necessários para construir uma rede que suporte a realização de processos interorganizacionais e transacções de acordo com exigências regulamentadoras de produção documental. Para este efeito foi estudado um grupo de actores recolhidos em três instituições, duas delas a operar no sector do vinho do porto e a terceira proveniente da área de arquivos. Aplicaram-se a este universo processos de recolha e análise de dados que abrangeram abordagens de redes

de

actores

sociais,

identificação

e

modelação

de

processos,

identificação de documentos e sua análise diplomática. A exposição segue uma via de desenvolvimento baseada nos princípios expostos nos capítulos anteriores. Começamos portanto por descrever o contexto social, económico e político condicionador das actividades das entidades

que

constituem

o

universo

estudado.

Seguidamente

são

explorados os dados obtidos através de análise social dos actores participantes

(RAS).

A

identificação

e

análise

de

processos

interorganizacionais que se segue, i.e., os processos desenvolvidos entre as entidades participantes visa por um lado a potencial detecção de situações problemáticas com vista a uma reformulação desses mesmos processos e, por outro, a sua adaptação, antecipando um futuro funcionamento em rede, a esse possível cenário de operação. Dado que a proposta de trabalho inicial consiste numa rede de arquivos, descreve-se ainda o universo documental produzido no âmbito dos processos interorganizacionais identificados, considerando-se estes últimos como o contexto de produção desses documentos. Finalmente propõe-se uma possível arquitectura de topo da rede baseada no esquema SPIRT [89] com especial incidência em métodos de identif icação e validação de entidades participantes na rede atendendo aos diversos níveis de abstracção considerados: organizações, actores sociais, processos, documentos.

158

4.1 Contexto legal, social e organizacional

O cenário em que se desenvolveu o presente trabalho inclui um conjunto de três organizações tipológica e funcionalmente diversas. O motivo de escolha destas entidades deveu-se exclusivamente ao facto de haver bastante trabalho desenvolvido no âmbito de um projecto de assessoria técnica solicitado pelo Instituto do Vinho do Porto ao Arquivo Distrital onde trabalha o autor desta tese. Este projecto, pelas suas características longitudinais, permitiu a apreensão de um vasto conjunto de informação quer sobre o funcionamento e estrutura internas da instituição assessorada como também do sector em que ela funcionalmente se insere. A este facto associou-se a necessidade de encurtar etapas aproveitando um núcleo de trabalho com resultados já consolidados e imediatamente utilizáveis, de forma potenciar a explo ração da abordagem proposta – RAS. O universo escolhido consiste num conjunto heterogéneo na medida em que congrega por um lado organizações provenientes do sector público e privado; sob a perspectiva de objecto de negócio porque duas delas incidem no produto vinho do porto no quadro de actividades económicas e a terceira incide sobre arquivos numa perspectiva cultural e de informação. Há no entanto pontos de conexão evidenciados por vezes de forma outros de forma

evidente e

potencial, ou seja, o cenário funcional e social pode

propiciar a efectivação de relações entre duas das instituições envolvidas. O facto de se tratar de um universo ou rede heterogénea, obriga a algumas explicações prévias. A rede é composta por três entidades: O Instituto do Vinho do Porto (daqui em diante designado por IVP), o Arquivo Distrital do Porto (daqui em diante designado por ADP) uma organização especializada de arquivo e uma Empresa de Vinho do Porto (daqui em diante designada por EVP). Todas têm objectivos e objectos de negócio diferentes. Nenhuma possui as mesmas características organizacionais, estruturas ou processos. No entanto focando -nos no aspecto estrutural e relacional todas têm ou podem potencialmente vir a ter conexões que as unam. O IVP e EVP estão inequivocamente unidos por relações estabelecidas legislativamente no quadro legal regulamentador do sector do vinho do porto. Isto significa que nem uma ou outra dispõem de opção relativamente a estas conexões 159

sociais e funcionais. Elas existem impostas por autoridade superior e não podem ser ignoradas excepto por iniciativa da autoridade de tutela. Este facto condiciona à partida o teor social das relações identificadas na rede. Por outro lado algumas dessas relações encontram-se perfeitamente padronizadas e definidas; por exemplo, as actividades inclusivas dos processos interorganizacionais mantidos são claras e formalmente definidas. A forma como estas são realizadas no entanto é variável e é aí precisamente que a variabilidade social, potencialmente influenciadora do desempenho de processos, irá ser analisada. Estas duas entidades -EVP e IVP- mantêm no entanto um objecto comum: O vinho do porto, sendo que naturalmente

as

perspectivas

e

consequentemente

as

actividades

desempenhadas relativamente a esse produto são diferentes: Uma considera-o como fonte de produtividade e facturação mantendo a outra uma perspectiva essencialmente baseada em aspectos patrimoniais tanto num prisma económico como cultural. No entanto de uma forma ou de outra ambas concentram as suas actividades sobre este produto. O ADP surge como uma entidade marginal, pelo menos numa primeira vista, neste cenário. Na sua qualidade de organização de arquivo especializado cujo objecto são os documentos e sistemas amplos de arquivo, não tem funcionalmente conexão com as actividades nucleares das duas organizações suas coactoras na rede. O ADP conecta-se todavia através de duas formas diferentes ambas contempladas na lei orgânica por que se rege [Decreto -Lei 149/83 de 5 de Abril]: (1) A assessoria de carácter técnico fornecida ao IVP no âmbito de gestão de sistemas de arquivo e ainda (2) a gestão de incorporações, ou seja a condução de um processo tendente a transferir documentos considerados de conservação permanente para a sua esfera de custódia.

Relativamente à EVP não existe de facto

neste momento qualquer tipo de relação situada dentro das duas áreas de intervenção mencionadas. Ou seja, o ADP não mantém qualquer tipo de relação

com

a

EVP.

Esta

situação

produz

à

partida

uma

rede

incompletamente conectada ou uma estrutura de aparelho [82] (na medida em que o ADP não tem directamente relações com um dos nós da rede, podendo apenas a ele aceder através de um nó intermédio, neste caso o IVP). No entanto optou-se por considerar uma situação em que essa conexão existisse de facto e isto pelos seguintes motivos: 160

1/ O ADP tem como funções e competências zelar pelo património arquivístico (no sentido cultural do termo) das organizações consideradas culturalmente relevantes na área do distrito do Porto. As empresas de vinho do porto são detentoras de documentação inquestionavelmente significativa dado incidirem sobre um produto tradicional e historicamente interessante. Isto

significa

que

estas

organizações

são

estrategicamente

alvos

preferenciais da acção proactiva (no caso de tomar a iniciativa de propôr a incorporação) ou reactiva (no caso de ser solicitado a realizar a incorporação) do ADP no que respeita à preservação desse mesmo património documental, sejam essas acções manifestadas sob a forma de assessoria (aconselhamento sobre preservação e tratamento técnico documental) seja sob a forma de transferências desse acervo documental para o próprio ADP. 2/ O ADP proporciona assessoria a instituições distritais, i.e., fisicamente circunscritas à área do distrito do Porto, sejam elas pertencentes ao sector público ou privado. Este facto cria potenciais possibilidades de cooperação entre o ADP e qualquer organização que solicite a sua intervenção, nomeadamente empresas do vinho do porto. 3/ Finalmente tem-se verificado uma aproximação crescente e conjuntural do ADP a área do vinho do porto, materializada através de diversos projectos e programas de cooperação nomeadamente com o Museu do Douro ou o projecto de recuperação do Arquivo da Real Companhia Velha. Neste contexto é lícito considerar uma forte probabilidade de surgirem estruturas de oportunidades de colaboração e criação de relações entre o ADP e EVP. Considerando estes motivos optou-se por considerar a rede como conectada ou seja havendo relações recíprocas entre as três entidades consideradas, Já que este cenário iria enriquecer substancialmente a informação produzida. Este facto significa que a rede assim constituída inclui três organizações com

actividades

diferentes,

produtoras

de

documentos

também

tipologicamente diversos, sendo duas delas fortemente conectadas [IVP, EVP] e uma terceira conectada com apenas um nó formando a díade [ADP, IVP]. O ADP relaciona-se com o IVP em dois processos distintos: por um lado a assessoria técnica que tem prestado àquela instituição e por outro a 161

gestão de incorporação da documentação inactiva do IVP, que se iniciou em Maio deste ano. O contexto em que se passa este estudo é o sector do vinho do porto. Historicamente esta área de produção inicia-se formalmente a partir de 1756 com a criação pelo Marquês de Pombal da Real Companhia Geral de Agricultura das Vinhas do Alto Douro sendo a partir daí a sua produção e comercialização submetidas a um quadro muito detalhado –embora variando a sua severidade ao longo do tempo - de regras e normas quer legais quer enológicas. Vários marcos referenciais podem ser referidos relativamente à organização do sector [93]: Em 1907 o então primeiro ministro João Franco cria a denominação oficial de Vinho do Porto; em 1926 é criado o Entreposto de Gaia que funcionou e funciona como uma zona exclusiva de comercialização deste produto e actua portanto como factor de restrição e controlo com o objectivo de evitar falsificações e negócios ilícitos que possam comprometer a qualidade pretendida. A atribuição de estatuto de entreposto foi igualmente concedida à região do Douro permitindo a comercialização do produto directamente na área de produção. Em 1932 e 1933 são criadas três instituições base para a estruturação do sector: A Casa do Douro (18 de No vembro de 1932), o Grémio de Exportadores extinto em 1974 e hoje em dia substituído pela Associação de Comerciantes do Vinho do Porto (10 de Janeiro de 1975) e o Instituto do Vinho do Porto (10 de Abril de 1933). A regulamentação de fundo do sector foi substanciada no Decreto -Lei 166/86 de 26 de Junho o qual determina a região demarcada e as diferentes tipologias de vinho do porto bem como as suas características organolépticas e químicas. Outros diplomas têm sido regularmente emitidos tendo em vista discip linar o sector o qual é tradicionalmente atingido por uma excessiva sobreposição de competências por parte de várias organizações do sector. A criação da CIRDD (Comissão Inter-Profissional da Região Demarcada do Douro) por Decreto -Lei n.º 74/95, de 19 de Abril; a renovação de competências do IVP por Decreto-Lei n.º 75/95, de 19 de Abril, são alguns desses diplomas. O Sector tem sofrido nos últimos 6 anos uma contracção progressiva traduzida na extinção e absorpção das pequenas empresas com menor capacidade produtiva e comercial por grupos internacionais e nacionais (por 162

exemplo a SOGRAPE) os quais não se dedicam apenas ao vinho do porto mas a todos os vinhos quer como produtores ou comerciantes, ou ainda acumulando as duas actividades3 8 . Várias razões podem explicar este fenómeno, mas as mais evidentes são duas: (1) Por um lado o espaço geográfico de produção de vinho do porto ser uma região rigorosamente demarcada não havendo fisicamente qualquer hipótese de crescimento, estando portanto o mercado e a capacidade produtiva à partida limitadas. A expansão da produção é feita à custa de inovações tecnológicas tal como a optimização de posicionamento de vides, técnicas de enxertia, produtos e fertilizantes utilizados. (2) Por outro lado o desinteresse tendencial do mercado por produtos vinícolas (é uma tendência europeia) e a perda de competitividade do vinho do porto relativamente a outras tipologias vinícolas como o xerez e outras marcas estrangeiras, condicionam a venda e produção deste produto. Comercialmente, ou seja do ponto de vista de rentabilidade tem-se verificado uma forte tendência para desenvolver colocação do vinho de porto de qualidade e portanto mais caro, como forma de repôr e mesmo ultrapassar (segundo dados dos relatórios de actividades do IVP e da CIRDD) os proveitos obtidos pela venda de grandes quantidades de produto de menor qualidade. O sector é fortemente regulado. Existem cinco entidades a exercer controlo e a cobrar diferentes tipos de taxas dos operadores. O IVP, a Comissão Inter-profissional da Região do Douro (CIRDD), a Casa do Douro, a Alfândega e a Inspecção Geral das Actividades Económicas. Esta situação de sobrecarga fiscalizadora e regulamentadora não é exclusiva de Portugal pois o facto é que o vinho sempre foi um produto intensamente regulamentado e fiscalizado. Henry Denis (Denis, citado por Moreira, Vital) [93] declarava que “o vinho é provavelmente o mais regulado dos produtos, sendo necessário pôr em acção muitos mais textos legislativos e regulamentares para produzir vinho do que para construir uma central nuclear...”. Todas e cada uma das entidades intervenientes no sector, mantêm os seus próprios interesses, perspectivas e jogos de influências sobre o funcionamento de um mercado já de si em retracção e que portanto não contribuirá para o seu desenvolvimento. 38

Dados retirados de relatórios de actividades do IVP

163

A área de actividade nuclear do ADP insere-se num contexto governamental na área da Cultura. Depende com efeito deste Ministério e ainda, numa ordem hierárquica directa, do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo . A dependência deste Ministério no entanto não é completamente esclarecedora já que as características da actividade arquivística têm pela sua natureza mais que ver com informação que propriamente com gestão cultural. Isto explica o facto de algumas das competências específicas dos Arquivos Distritais se situarem no âmbito de assessoria técnica e mesmo a Lei orgânica do IAN/TT - o Decreto -Lei 60/97 de 20 de Março - definir de forma clara a competência interventiva na política de gestão de documentos na administração pública. O ADP insere-se portanto neste último sector sendo sendo economicamente uma instituição de baixa competitividade vocacionada para o serviço público. A concorrência não se verifica pelo menos nos mesmos moldes constatados no sector privado de que são exemplos os operadores de vinho do porto. O ambiente tecnológico é exigente mercê da rápida evolução para o mundo digital particularmente no que respeita a conversão de suportes (por exemplo a digitalização de preservação e comunicação) e ainda com a utilização corrente de documentos electrónicos. Procurou-se

estabelecer

uma

síntese

comparativa

entre

as

três

organizações escolhidas, a qual é representada no quadro seguinte e que foi organizado de acordo com as seguintes variáveis: (1) a área de actividade; (2) o grau de complexidade de mercado atendendo às respectivas áreas de actividade (3) a especificidade das actividades nucleares consideradas sob o ponto de vista técnico e tecnológico (4) A estratégia de coordenação entre entidades (5) a estratégia informática dividida em três aspectos: A estratégia de informação interorganizacional, a estratégia de sistemas de informação organizacionais e finalmente as características da infra-estrutura tecnológica de rede, ou seja, a tecnologia subjacente ao estabelecimento de conexões transaccionais entre as entidades consideradas. Tabela 4.1 – Caracterização do sector de Vinho do Porto Organização Área de actividade

ADP Arquivos/documentos

IVP

EVP

Sector de vinho do porto

164

Complexidade de Mercado

Média

Especificidade das actividades nucleares

Elevada

Estratégia de coordenação

Postura proactiva relativamente a incorporação de documentos. Postura reactiva relativamente a apoio técnico, i.e., a entidade externa tem de solicitar apoio

Existe uma identificação de objectivos estratégicos e operativos estando para alguns deles Estratégia de definidos requisitos de informação Estratégia informação. É o caso informátic interorganiza da gestão de cional a utilizadores, gestão de incorporações e apoio técnico externo e comunicação de documentos Não existe neste momento um sistema automatizado e coerente que sustente as necessidades de informação identificadas. São utilizadas aplicações pontuais e sem comunicação entre si Estratégia de sistemas de informação

Média Alta: Necessidade de tecnologia capaz de avaliar qualidade de produto de forma a respeitar standards impostos pelo IVP Relativamente a IVP: Relativamente a EVP: Dependência para Postura de fiscalização realização de actividade mas recentemente nuclear de convertida para uma comercialização de vinho atitude de cooperação e do porto: Entre EVP: corresponsabilização Política de mercado; através da fórmula de concorrencial com “Contrato de Garantia”. alianças estratégicas Relativamente a ADP: eventuais e Solicitação de apoio reposicionamento de técnico no âmbito de mercado. gestão documental e Relativamente a ADP : incorporação de Não existe neste documentos definitivos. momento. Não foi inteiramente A instituição desenvolveu esclarecido este ponto na uma análise profunda de recolha de dados requisitos de informação efectuada. No entanto tanto interna como dispõem de externa centrada no especificações técnicas controlo de qualidade do detalhadas relativamente vinho do porto assim a enologia, ou seja, como no seu castas, metodologias desempenho nos agrícolas e tecnologias mercados nacional e associadas a todo o ciclo internacional embrionário e produtivo do vinho do porto. A instituição desenvolveu Desenvolvimento/Aquisiç um sistema de ão de sistema de informação de grande informação de grande porte que apoia as porte de apoio à funções nucleares de produção e controlo administrativo e armazenamento, tecnológico de vinho do integrado com a porto. Este sistema comercialização do suporta nomeadamente produto. processo designada por Desenvolvimento / “circuito administrativo Aquisição de sistema de de amostras” que apoio à área de enologia corresponde a avaliação e relativamente aos analítica e sensorial de processos específicos de amostras do produto controlo de qualidade do entregues pelos produto. Este sistema operadores e ainda a obedece aos parâmetros gestão de contas impostos pelo IVP. correntes de operadores. O EDI foi aplicado mas Adquiriu ainda outros abandonado sistemas que apoiam as funções de gestão de unidades de negócio. O EDI foi equacionado mas abandonado. Alta: análise técnica e laboratorial especializadas e acreditadas – NP EN ISO/IEC 17025)

165

Infraestrutura tecnológica de rede

Contactos telefónicos, O sistema utilizado é Com outras EVP’ este CTT, fax e email. relacional e assenta aspecto é desconhecido Estrutura de rede e numa arquitectura Com ADP: Não existe. não de aparelho; AS/400. Apenas foram dadas relações transaccionais Relativamente às EVP informações funcionais e apenas e de não há ainda qualquer não técnicas sobre os proximidade. Não são estrutura de sistemas utilizados. A exercidos controlos. comunicação e empresa estudada Não há estratégia de interacção electrónicas. (Ferreira) possui no comunicação digital ou As transacções entanto uma rede baseada em rede. processam-se de parte a privada que une as Apenas são utilizados parte através de email, diversas empresas correio electrónico, fax ctt, fax, telefone. Foi pertencentes ao grupo e CTT. O ADP não tem criado um portal SOGRAPE a que colaboradores específico gerido pelo pertence. especializados em IVP para o sector no qual informática nem estes decorrem algumas estão contemplados no transacções mediante quadro de pessoal. acesso controlado(log-in Este facto associado à e password) como escassez orçamental informação sobre contas nesta rubrica constitui correntes. Está prevista um grave impedimento a automatização de ao desenvolvimento do algumas transacções seu sistema de através de processos de informação comércio electrónico via internet.

Destacam-se ainda os seguintes aspectos: 1/ A diferença de posicionamento económico e consequente ajustamento de sistemas de informação entre o ADP e o IVP por um lado e EVP por outro. No primeiro caso ambas as organizações se enquadram no sector público e portanto de baixa competitividade em que o objecto de negócio não consiste em realizar capital mas sim assegurar actividades reguladoras num caso, essencialmente técnicas no outro. A EVP ao contrário integra o sector privado com objectivos lucrativos, consistindo portanto numa organização de elevada competitividade. 2/ Devemos distinguir ao longo desta análise e particularmente no desenho de Rede Interorganizacional de Arquivos (RIA) que existem dois tipos de empresas de vinho do porto: As grandes empresas concentracionistas que ocupam fatias de mercado próximas dos 90% e as pequenas empresas, quase todas localizadas na região demarcada que possuem características de

pequena

empresa

quase

familiar

e

que

portanto

não

detêm

possibilidades de concorrência efectiva no mesmo plano que as anteriores. Precisamente por isso e pela habitual escassez de meios e conhecimentos técnicos, não é possível a essas empresas, pelo menos neste momento, a

166

adesão a uma estrutura exigente de tecnologias de informação e comunicação.. 3/ As grandes empresas que operam no sector não se dedicam exclusivamente à produção e comercialização de vinho do porto. Tem actividades económicas diversificadas, alargadas a vários produtos vínicos ou alcoólicos. A razão para isso é que como atrás explicado, o facto da produção de vinho do porto ser insuficiente para, por si só assegurar o enriquecimento e capitalização de uma empresa que opere neste sector. A produção de vinho do porto é limitada, estando a área física de plantio circunscrita

a

uma

área

territorial

delimitada

e

sem

hipótese

de

alargamento, sendo a expansão produtiva apenas possível através de progressão de técnicas agrícolas e enológicas. Mesmo assim os ganhos obtidos com a tecnologia podem ser aleatoriamente perdidos em função de variáveis climatéricas que constituem um factor de constrangimento da actividade agrícola. Há portanto um equilíbrio produtivo dificilmente alterável. Para melhor explicitação da realidade percepcionada no universo de rede estabelecido foi elaborado um diagrama de classes (figura 4.1) em que se pretende exprimir as entidades existentes e as respectivas relações entre elas estabelecidas. Este diagrama é o primeiro de uma série de modelos construídos para suporte do processo analítico e que se enco ntram quer no texto ou nos anexos incluídos no final deste trabalho. A base metodológica seguida é a modelação UML parcialmente baseada em extensões Eriksson Penker [40] e na perspectiva apresentada por estes autores de analisar um sistema de acordo com diversas vistas ou perspectivas diferentes desse sistema: por outras palavras, cada diagrama foca uma determinada interacção específica do objecto analisado no contexto de uma determinada vista sistémica. Essa vista é naturalmente sempre parcelar visto que um modelo constitui uma representação e portanto uma aproximação de uma determinada realidade, neste caso, uma rede3 9 . Neste contexto serão incluídos para além deste diagrama de topo que representa as classes existentes na rede/sistema, diagramas de objectivos, diagramas de processos, diagramas de actividades e ainda diagramas actores/papéis., 39

Ao longo deste trabalho considera-se que uma rede tem propriedades sistémicas podendo como tal ser cons iderada (ver cap.2) [81] [82]

167

A leitura deste diagrama é feita da seguinte forma: Um agente regulador fiscaliza vários operadores e avalia a qualidade de um produto – neste caso o vinho do porto. Esta acção implica a protecção da reputação e qualidade desse mesmo produto. Tanto esta entidade reguladora como os operadores operam em mercados divididos de acordo com as suas características alfandegárias e comerciais. Normalmente

esta

divisão

é

baseada em

nacionalidades

ou

áreas

económicas gerais, por exemplo, UE, Inglaterra, Benelux, EUA, Canadá, etc. As duas entidades operam nesses mercados com objectivos diferentes: uma com propósitos comerciais e a outra com objectivos reguladores e promocionais.

Ambas

interorganizacionais documentos

são

as

entidades

nos

quais

geridos

por

são

participam

produzidos

unidades

de

em

processos

documentos.

informação

de

Esses arquivo

especializadas com capacidade para operar em rede. Os processos decorrem na rede interorganizacional sendo os documentos produzidos aí disponibilizados. Diagrama

*

Mercado * regula/estuda

transaccionaEm

1

1

relacionaseCom

*

fiscaliza

AgenteRegulador

1

Operador

*

1

*

1

1

*

* *

1

Produto

avalia/protege

fabrica

1

*

participaEm

participaEm

Processo * apoia

apoia

*

* éGeridoEm

produz 1

1..* 1

éColocadoEm

*

Rede

Documento

1

*

operaEm

*

*

gere

1..*

UnidadeInformaçãod e Arquivo

1

Figura 4.1 - Diagrama de classes do universo analisado

168

4.2 Metodologia utilizada

O objectivo principal deste trabalho é a concepção de uma rede interorganizacional de arquivos. Para atingir este objectivo, estabeleceram-se dois objectivos específicos onde, numa perspectiva de “Soft Systems Methodology” se pretendeu investigar: 1. a aplicabilidade da abordagem de RAS na análise e concepção de uma rede de arquivos, envolvendo as entidades sistema de arquivo e sistema de informação. 2. a aplicabilidade de métodos de modelação do negócio da engenharia informática à análise de processos interorganizacionais na área dos arquivos Destes objectivos de investigação específicos decorre naturalmente a avaliação da aplicação combinada destas duas abordagens. Como corolário deste processo propõe-se um modelo conceptual de rede de arquivos que englobe requisitos de natureza tecnológica – apropriados às características específicas do universo em estudo – e requisitos de metainformação aplicada tendo em consideração as vistas de identificação, integridade e autenticidade de documentos produzidos numa perspectiva de realização de transacções interorganizacionais jurídica e socialmente válidas. Os procedimentos seguidos enquadram-se no âmbito metodológico de Ciências Sociais, exigindo portanto a recolha de dados de forma a obter um corpus de informação considerado suficiente para permitir concretizar as metas definidas. O processo foi indutivo e empiricamente baseado na recolha de dados através de processos que a seguir descrevemos. A macroperspectiva adoptada foi de “grounded theory” [49] em que se vão recolhendo dados e em função da sua análise redefinindo pistas de trabalho e subsequente área de recolha de outros conjuntos de dados eventualmente adaptados a essas novas pistas de investigação. Esta via de trabalho pareceu mais adequada atendendo às contingências experimentadas de (1) inadequação de recolha directa de dados atendendo à constatação da insuficiência e incorrecção que os mesmos apresentavam. (2) a incerteza dos resultados que seriam obtidos considerando-se ser a primeira vez que se aplicava esta abordagem para este propósito específico. A utilização desta metodologia por ser mais flexível permitiu corrigir a redireccionar os 169

caminhos numa primeira fase definidos em função dos resultados que se iam obtendo. A escolha dos processos como plataforma de identificação de actores não obedeceu a qualquer base estatística, ou a hipóteses colocadas previamente mas antes a informação qualitativa, baseada em dados recolhidos que indicavam a pertinência da sua potencial inclusão no estudo de caso considerando a sua relevância do ponto de vista de transacções mantidas entre as organizações. Apenas um exemplo: Algumas questões quanto a interacções informais de actores no decorrer de processos interorganizacionais surgiram apenas após a constatação de que a modelação de alguns processos apresentada aos actores neles participantes não era por eles consideradas como inteiramente correctas, apesar das diversas actividades terem sido modeladas de acordo com dados recolhidos através de entrevistas realizadas a esses mesmos actores. Este facto levou à formulação de outras perguntas que permitissem dirigir o caminho da investigação para a possibilidade de lateralização de alguns passos formalmente declarados, por acções informais que os actores empreendiam por julgarem dessa forma acelerar o processo.

4.2.1 Métodos de recolha de dados

Os métodos de recolha de dados utilizados foram essencialmente os de observar os actores, isto é constatar através da observação directa o exercício de actividades de actores; a entrevista semi e não estruturada e ainda o questionário [104]. Verificou-se, no entanto, que este último método não era uma solução eficiente. Foi elaborado inicialmente um questionário que pretendia servir de teste, ou seja aferir da apetência dos actores para responder de forma expedita e precisa às questões sugeridas. No entanto os resultados mostraram que esta não era uma via a seguir. Primeiro porque o tempo de resposta era demasiado longo e esta apenas se verificava quando eram os actores insistentemente solicitados a fornecê-la. Segundo porque na maior parte dos casos foram apresentadas dúvidas quanto ao significado das perguntas, dúvidas essas apenas supridas com prolongados esclarecimentos presenciais. Na verdade constatou-se uma

170

inadequação

do

universo

semântico

dos

entrevistados

às

questões

formuladas apenas ultrapassável por interacção presencial. Por outro lado foi aproveitado o grupo de trabalho dentro do IVP que tinha sido constituído para a realização do projecto de implementação de sistema de arquivo para o qual o ADP tinha sido solicitado. Este grupo integrava representantes das diversas unidades orgânicas e funcionais do IVP, estando

portanto

representados

todos

os

actores

identificados

que

compõem a rede em estudo.

4.2.2 Nivel de agregação e envolvimento de actores

O nível de actores escolhido, e este pode ser qualquer nível de agregação, foi a de unidade funcional que nos pareceu o mais adequado pelas seguintes razões: (1) Caso o nível de refinamento aumentasse passando -se portanto para o de actor individual, seria constituído um universo demasiado numeroso para dar uma imagem representativa de estrutura social atendendo a que a entidade que se pretendia explorar era a de rede interorganizacional. (2) por outro lado uma aproximação com maior grau de abstracção, p.ex., o nível de função seria inadequado por não proporcionar o nível de detalhe suficiente que permitisse concluir ou recolher dados suficientemente detalhados para eventuais conclusões. Desta forma optouse pela unidade funcional situada entre o nível funcional e individual. Os elementos seleccionados eram abordados individualmente ou em grupos, fossem eles organicamente similares ou diferentes. Por outras palavras, as reuniões eram realizadas estando sempre presente o entrevistador e um ou mais representantes de uma unidade funcional determinada ou uma ou mais unidades funcionais determinadas. Haveria portanto um cenário em que os

actores 1 e 2 da unidade A estariam presentes, e outro cenário

complementar em que seriam entrevistados os actores 1 e 3 das unidades A e B, por exemplo. Os resultados práticos das entrevistas eram posteriormente apresentados aos membros do grupo convidando-se os mesmos à apresentação de correcções e propostas. Note-se que sempre se verificou participação efectiva dos elementos cujas propostas, sugestões e correcções foram de

171

forma geral integralmente incluídas de forma a refinar e aperfeiçoar o modelo social e funcional da forma mais aproximada possível da realidade percepcionada. Periodicamente foram realizadas reuniões com todos os membros do grupo de trabalho com o objectivo de proporcionar ocasião de debate e troca de opiniões

sobre

os

modelos

apresentados,

pretendendo-se

potenciar

vantagens de trabalho cooperativo. Não se julgou no entanto que essas reuniões fossem de grande utilidade, visto que em presença de um grupo numeroso de pessoas mesmo reciprocamente conhecidas desde há tempo considerável, a tendência de participação e expressão de opiniões era muito reduzida relativamente a reuniões realizadas individualmente ou em grupos sectoriais. Antes de cada reunião geral, com antecedência de cerca de uma semana, eram distribuídos documentos preparatórios da reunião quer fossem apenas informativos ou requerendo intervenção dos actores. Desta forma procurouse optimizar o tempo dispendido com cada reunião de grupo. As entrevistas sempre que possível não excederam uma hora.

4.2.3 Exploração da recolha de dados

O desenvolvimento da análise foi elaborado numa perspectiva base-topo. Ou seja, em vez de se partir da estrutura social para os processos executados dentro dessa mesma estrutura, começou-se por identificar os processos

que

decorriam

dentro

de

cada

organismo,

isolando-se

seguidamente os processos interorganizacionais, ou seja, que necessitavam de interacção entre actores de vários organismos da rede para serem levados a cabo. Esta abordagem tem a nosso ver algumas vantagens sob o ponto de vista de análise organizacional que passamos a expor: (1) O objectivo da análise eram os processos interorganizacionais balizados por um propósito específico: o estabelecimento de rede de arquivos. Uma análise que focasse inicialmente a estrutura social, i.e., as relações sociais existentes e a sua natureza (conteúdo, substância) levaria a um tempo excessivo de recolha de dados e ainda, julgamos, um enviesamento que embora susceptível de ulterior correcção face ao cruzamento dos dados

172

obtidos pela análise organizacional clássica, importaria em tempo de trabalho mais elevado. Além disso constatou-se que quando questionados sobre relações com outros actores de forma descontextualizada dos respectivos processos funcionais formalizados e identificáveis, i.e., em que as suas fronteiras eram inequivocamente percepcionadas pelos actores envolvidos, havia tendência a ignorar ou não considerar relações com todos os actores com quem efectivamente se mantinham relações. Este problema surge

de

forma

particularmente

clara

em

contextos

colectivos

de

organizações e pode exprimir-se da seguinte forma: Um actor tende a ignorar outro com o qual mantém relações formais mas em que haja uma relação de dependências unidireccional, ou seja se A depende de B (pelo menos em maior grau) mas B não depende de A, quando entrevistado B não menciona A, mas A menciona B. Obviamente uma situação deste género introduziria enviesamento de resultados. (2) Realizando o inquérito a partir de uma base solidamente construída e formalizada

de

imediatamente

processos

visível

o

organizacionais

conjunto

de

estabelecidos

actores

participantes.

torna-se Quando

chegamos a uma fase de recolha de dados da estrutura social é-nos possível comparar esta com os resultados obtidos na primeira fase o que confere uma base de aferição e validação dos resultados subsequentes. Os actores foram interrogados da seguinte forma: Identificados os processos específicos em que participavam foram-lhes colocadas as seguintes perguntas: •

Relativamente ao processo x, com quem contactavam formalmente para resolver o processo.

•

Relativamente ao processo x, com quem contactavam informalmente para resolver o processo (por exemplo para acelerar ou resolver bloqueios).

•

De que forma contactavam outros actores mencionados acima: presencialmente, telefonicamente, fax, email?

•

Relativamente ao processo x, quem tomava normalmente a iniciativa do estabelecimento de contacto?

Os

resultados

destas

entrevistas

foram

tratados

individual

e

qualitativamente sendo utilizados para desenhar a rede que representa na

173

figura 4.2 e ainda as duas matrizes de adjacência –controlo e transacção– utilizadas para aplicação de medidas RAS. Um último processo de obtenção de dados foi concretizado através de consultas ao arquivo organizacional do IVP. Foram consultados documentos primários, particularmente processos de operadores, documentos de desenvolvimento de programas informáticos e relatórios de actividades. Foram ainda recolhidas cópias de documentos estruturados como por exemplo formulários utilizados em cada processo interorganizacional identificado. Os documentos envolvidos em transacções comuns e portanto produzidos nos processos interorganizacionais identificados foram sistematicamente estudados

numa

perspectiva

diplomática,

sendo

os

resultados

representados no anexo B.

4.3. Descrição de actores 4.3.1 Critérios de inclusão de actores

Descrevemos a seguir os actores participantes na rede interorganizacional. O critério de inclusão da rede obedeceu ao principio nomotético baseado na definição de actores a incluir na rede e considerando este conjunto como limitado de acordo com critérios definidos pelo analista. Estes critérios consistiram em: 1/

Incluir

todos

os

actores

que

participavam

directamente

nas

transacções/processos interorganizacionais identificados, 2/ Incluir todos os actores com participação indirecta mas com influência directa na transacção. Esta aproximação bipolar justifica-se na medida em que há actores que são participantes directos no processo descrito, havendo outros que não tendo uma participação directa, i.e., não desempenham directamente quaisquer actividades, muitas vezes determinam a forma como esse processo deverá decorrer numa transacção específica. Por outras palavras a sua influência não se limita a uma definição de política (o que é uma influência clara mas não directa no sentido de participação material no processo) mas também

174

na interferência casuística na forma de decurso de um processo. Por exemplo no caso de definição de quotas de comercialização num determinado processo de venda. Desta forma pareceu-nos que os resultados seriam mais aproximados da realidade. Não foram incluídos os actores que participam noutros processos organizacionais fossem eles

internos e portanto exclusivos de uma

organização, ou ainda interorganizacionais mas não relacionados com o sector do vinho do porto, por exemplo a actividade de carácter cultural ou ainda

a

promoção

de

feiras

ou

exposições.

Admitimos

que

este

reducionismo da amostragem possam ter tido consequências negativas. Existem com efeito descontinuidades na estrutura e comportamento quando são alterados os níveis de agregação das unidades de análise [116]. Tratouse no entanto de uma opção de risco assumida e justificada pela impossibilidade de análise sistemática e total de toda a interacção entre as organizações consideradas.

4.3.2 Descrição de actores

Descrevem-se seguidamente os actores participantes a dois níveis: (1) O primeiro nível reporta-se às instituições envolvidas consideradas neste contexto como macro -actores. A análise de rede não se vai basear nelas pelas razões acima explicitadas. Parece-nos no entanto importante identificar e caracterizar estas organizações para melhor compreender o contexto da análise. Neste nível serão portanto descritos o Instituto do Vinho do Porto, o Arquivo Distrital do Porto e uma Empresa de Vinho do Porto. Neste último caso apenas uma empresa foi analisada. Julgamos no entanto ser possível generalizar a partir do caso observado, à semelhança dos métodos estatísticos inferenciais, as propriedades e formas de co nexão registadas ao restante universo do sector de vinho do porto, considerando uma uniformidade na tipologia e formas de desenvolvimento comuns em todos os processos considerados. Essa normalização decorre naturalmente do papel assumido pela entidade reguladora – o IVP – na determinação da forma e substância desses mesmos processos.

175

(2) Num segundo nível descrevem-se os actores, agregados ao nível de unidade funcional, que participam na rede de acordo com os critérios de selecção igualmente atrás explicados. Primeiro nível Instituto de Vinho do Porto O IVP é uma instituição pública, dependente do Ministério da Agricultura. Assume

legalmente

a

forma

de

instituto

público

com

autonomia

administrativa e financeira. Tem como funções nucleares assegurar a qualidade técnica do vinho do porto sob o ponto de vista intrínseco, i.e., assegurando a manutenção por parte das empresas produtoras das qualidades organolépticas e micrológicas do produto. Simultaneamente estabelece e gere mecanismos reguladores de comercialização e afectação de capacidades aos produtores. A cada EVP é atribuída no início do ano e em consequência dos resultados vindímicos, uma determinada capacidade de venda, i.e., de colocação de produto no mercado. Estas quotas são controladas não podendo, excepto em casos excepcionais e determinados pelo IVP, ser ultrapassadas. O controlo exercido estende-se ainda a recolha aleatória de amostras de vinho do porto quer directamente na linha de produção das empresas, quer ainda nas superfícies comerciais, ou seja, empresas que apenas exercem a comercialização do produto. Ao IVP são ainda cometidas as funções de defender a marca e imagem de marca no estrangeiro, recolher informação sobre os mercados e o sector, desenvolver iniciativas e programas de promoção do vinho do porto. Incluem-se neste último caso a gestão de unidades de negócio como os solares de vinho do Porto (Porto, Lisboa e brevemente Régua) e Lojas (Porto, Lisboa, Aeroportos). Destaca-se um aspecto importante para a contextualização do caso representado nesta comunicação. O IPV até cerca de 1997 assumiu relativamente ao sector uma política baseada em procedimentos de controlo e fiscalização. Muitas vezes designado por "polícia" do sector e sem detrimento das reais necessidades de fiscalização, particularmente na Região Demarcada do Douro, o IVP executava as suas funções num posicionamento activo de controlo. Esta política era visível na própria 176

orgânica interna na qual se destacava o papel de fiscalizador e a unidade funcional fiscalização a qual assumia a maior parte dos contactos com as empresas do sector. No entanto a tendência tem sido uma translação da posição do papel de fiscalizador para a de agente regulador de mercado, confiando nas próprias empresas e na competitividade latente do mercado para manter a qualidade do vinho do porto. Este novo posicionamento é materializado no chamado "contrato de garantia", o qual se centra no desenvolvimento de relações públicas e em aspectos essencialmente cooperativos de estabelecimento e sedimentação

de

relações

de

confiança,

a

par

de

promoção

do

desenvolvimento de uma política de incentivo à acreditação de qualidade. A sua estrutura organizacional pode ser caracterizada como um híbrido entre uma estrutura burocrática mecanicista e profissional. Isto porque inclui um conjunto de processos repetitivos particularmente localizados em acções de fiscalização e de análise tanto laboratorial como sensorial, as quais são asseguradas por profissionais com elevadas qualificações e que interactuam com instituições de investigação internacionais e de carácter multi-organizacional (universidades, laboratórios de análise, etc.) Arquivo Distrital do Porto O ADP neste contexto é a organização que introduz heterogeneidade na rede. O seu objecto de negócio é diferenciado e ele surge com relações não permanentes com um ou dois dos restantes actores. É

um

organismo

público

dependente

do

Instituto

dos

Arquivos

Nacionais/Torre do Tombo e do Ministério da Cultura. As suas competências são reguladas, tal como as de todos os Arquivos Distritais, pelo Decreto-Lei 149/83 de 5 de Abril. A sua esfera de actividade no entanto ultrapassa o domínio exclusivo de arquivos definitivos, traduzido em valorização de património arquivístico, integrando competências na área de gestão de incorporações, sendo estas facultativas ou obrigatórias, no apoio técnico às instituições do distrito, verificando-se em todas as áreas de arquivos; na conservação de documentos que inclui processos de transferência de suporte quer analógico (microfilme) quer digital; e ainda a extensão cultural e educativa. Esta última valência traduz -se em condução de visitas ao 177

arquivo, instalações e acervos. O ADP excepcionalmente mantém ainda cooperação com a Universidade do Porto, particularmente com o INESCPorto no âmbito de projectos na área de multimédia e desenvolvimento de aplicação de descrição arquivística. Sob o ponto de vista organizacional mantém uma forte componente adhocrática devido a uma estrutura interna informal e polivalente bem como pela concepção de actividades particularmente relacionadas com assessoria técnica e valorização de património arquivístico baseadas em estrutura de projectos. Mantém igualmente uma percentagem de burocracia profissional dado o estatuto profissional de arquivistas (uma licenciatura e uma especialização obrigatória) que implica normalização de qualificações. Empresa de Vinho do Porto A EVP (Empresa de Vinho do Porto) estudada nasceu do estudo e de entrevistas efectuadas a duas empresas do sector, cujas estruturas orgânicas estudadas e processos geridos são idênticos. Obteve-se portanto um perfil de EVP baseado na análise concreta de duas empresas. A empresa em que foi efectuada maior recolha de dados foi todavia a FERREIRA, que pertence ao grupo SOGRAPE. Trata-se de uma grande empresa com actividades variadas e não apenas dedicadas ao produto vinho do porto. Possui as valências funcionais de produção; comercialização e marketing e ainda de logística perfeitamente desenvolvidas, a par da componente essencial nesta área de actividades de enologia que na prática trata do apuramento da qualidade e evolução de produto. A enologia intervém ainda na definição de técnicas de plantio e tratamento da vinha. As características organizacionais apontam para duas componentes essenciais; Por um lado de burocracia mecanicista reflectida nas áreas de produção e logística e por outra de burocracia profissional manifestadas no elevado grau de qualificação académica e técnica necessárias para a área enológica. Segundo nível Os actores são seguidamente descritos da seguinte maneira: 178

É dada uma identificação codificada numérica sequencial; o nome abreviado do actor que será a sua identificação na rede. A designação do actor é o desdobramento do campo anterior.

Preferiu-se optar por este tipo de

identificação a uma exclusivamente numérica por se julgar ser mais identificativo.

É

competências;

feita as

a

descrição

funções

que

sintética

do

desempenha;

actor quais

e os

das

suas

processos

interorganizacionais em que participa (referência aos processos que são referidos a seguir) e ainda actores com que mantém relações e atributos – forma e conteúdo de acordo com terminologia RAS- dessa conexão. Referese ainda por uma questão de clarificação a macro -entidade a que cada actor está associado. Os actores foram defin idos funcionalmente, i.e., atendendo às funções desempenhadas na “rede”. No entanto cada actor desempenha dentro de cada processo identificado, o qual está integrado numa função específica, um determinado papel ou eventualmente mais que um papel representando o conteúdo da relação estabelecida entre a díade. Há portanto uma lógica de aproximação dupla: por um lado considera-se o posicionamento funcional contextualizador do processo interorganizacional em que o actor participa; paralelamente identifica-se em cada processo, o papel

ou

papéis

que

cada

actor

desempenha.

Há

portanto

um

“encapsulamento” do papel dentro do processo que por sua vez é enquadrado pela função. Para representar a realidade referida e por vezes cumulativamente presente nas relações observadas, foram mapeados através de diagramas actores/papéis os papéis que cada actor desempenha dentro

de

cada

um

dos

processos

identificados.

Esses

diagramas

encontram-se no anexo B. Tabela 4.2 - Quadro síntese de actores participantes na rede

#

Sigla

Título

1

PCIVP

Planeamento e controlo IVP

2 3

GCX FISC

Gestão de caixa Fiscalização

4

SAQ

Auditoria de qualidade

5 6

ATQ GPC

7

GINFO

8

JCP

Avaliação técnica de qualidade Gestão de património cultural Gestão de informação, análise e prospectiva Junta Consultiva de Provadores

179

9

PCADP

Planeamento e controlo ADP

10

GINC

Gestão de incorporações

11 12

GAT PROD

Gestão apoio técnico Produção

13

MARKT Marketing

14 15

COM Comercialização APROV Aprovisionamento

16

ENOL

Enologia

17

PCIVP

Planeamento e co ntrolo EVP # 01 Id_Actor: PCIVP Título: Planeamento e controlo

Entidade na rede:

Instituto do Vinho do Porto

Descrição: Entidade responsável por gestão do IVP e das suas actividades. Equivale organicamente à Direcção do IVP Funções:

Executa a política do governo para o sector aplicando as suas competências de planear actividades, processos primários e regulamentar processos de suporte

Processos em que Indirectamente em todos, na medida em que é actor participa: distribuidor de tarefas e regulador dos sistemas de actividades do IVP. Directamente lidera processos de desenvolvimento de coordenação interorganizacional # 02 Id_Actor: GCX Título: Gestão de caixa Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto Descrição: Corresponde a Se rviço de Tesouraria Funções: Arrecadar proveitos e remir custos produzidos pelo IVP Processos em que 12-Vender selos de garantia participa: # 03 Id_Actor: FISC Título: Fiscalização Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto Descrição: Organicamente Fiscalização

corresponde

à

Direcção

de

Serviços

de

Funções: Compete -lhe a coordenação e iniciativa de acções de fiscalização no plano administrativo e operativo, no sentido de

180

garantir a credibilidade continuada do produto através de práticas de produção, armazenamento e comercialização normalizadas. Compete -lhe igualmente analisar, e intervir em situações de ilegalidade ou suspeita da mesma por parte de operadores (EVP) no que toca a actividades no sector. Processos em que 03 - aprovar roupagens participa: 05 - Autorizar comercialização externa 06 - Registar nova EVP 08 - Prestar serviços não analíticos # 04 Id_Actor: SAQ Título: Serviço de Auditoria de Qualidade Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto Descrição: Corresponde ao Serviço do mesmo nome que funcionou anteriormente sob o formato de célula de auditoria de qualidade Funções: Processamento de circuito administrativo de amostras – processo subjacente a análise de amostras de vinho do porto para aprovação e renovação de registos-. Fiscalização de pontos de venda. Desenvolvimento de novo tipo de relacionamento e de responsabilização das empresas de vinho do porto. Processos em que 08 - Prestar serviços analíticos participa: 09 - Inspeccionar EVP 10 - recorrer de decisões sobre amostras # 05 Id_Actor: ATQ Título: Avaliação técnica de qualidade Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto Descrição: Corresponde à Direcção de Serviços Técnicos Funções: Avaliar sob o ponto de vista sensorial e laboratorial se a qualidade do vinho do porto analisado está conforme com padrões estabelecidos por lei. Assegurar a investigar evolução organoléptica do vinho do porto. Emitir correspondentes certificados de qualidade. Proceder a investigação experimental no sobre a composição do vinho do porto. Processos em que 05- Autorização comercialização externa participa: 08- Prestar serviços analíticos 09- Inspeccionar EVP 10- recorrer de decisões sobre amostras # 06 Id_Actor: GPC Título: Gestão de património cultural Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto, Empresa de Vinho do Porto

181

Descrição: Corresponde às funções documentação e biblioteca

de

arquivo

histórico,

centro

de

Funções: Gerir o património cultural, nomeadamente o arquivo a biblioteca e o centro de documentação. Assessorar culturalmente as iniciativas externas, nomeadamente participação em eventos permanentes ou ocasionais. Por delegação de competências nominal tem como tarefas acrescidas, a gestão da formação e a coordenação do sistema de arquivo do IVP. No contexto da EVP desenvolve igualmente funções de gestão de biblioteca, centro de documentação e arquivo Processos em que 01 – Gerir incorporações participa: 02 – Gerir sistemas de arquivo # 07 Id_Actor: GINFO Título: Gestão de informação, análise e prospectiva Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto Descrição: Corresponde a um gabinete de estudos estatísticos sobre produção e comercialização do vinho do porto. Funções: Recolher dados internos (a partir do AS400) e externos a partir de empresas de vinho do porto a que são dirigidos inquéritos estatísticos e pedidos de fornecimento de informação. Processar esses dados de forma a produzir informação sobre a situação do mercado e da produção. Proceder a “análise interpretativa aprofundada e analítica das informações estatísticas que facilitem um conhecimento antecipado dos comportamentos do mercado do vinho do porto”. Processos em que 11 – Trocar dados sobre mercados participa:

# 08 Id_Actor: JCP Título: Junta Consultiva de provadores Entidade na rede: Nenhuma. A junta é um órgão que pelas suas funções de avaliação de recursos tem representantes do IVP e Empresas do sector. Inclui representantes do sector público e privado. Descrição: Órgão colegial que reúne por interposição de recurso com o fim de analisar o vinho sujeito a pendências Funções: Prova amostra de vinho que tenha sido reprovada com o fim de dar parecer vinculativo e pericial sobre o mesmo. É elaborado um relatório com o resultado do exame de que é dado conhecimento ao IVP para efeitos de informação e validação. Processos em que 10 – Recorrer de decisões sobre amostras participa:

182

# 09 Id_Actor: PCADP Título: Planeamento e controlo Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto Descrição: Corresponde organicamente à Direcção, exercida singularmente, do ADP Funções: Planear e controlar segundo plano de actividades por si definido. Intervir em decisões, entre outras, de cooperação institucional ao nível de incorporações e assessorias técnicas Processos em que 01 – Gerir incorporações participa: 02 – Gerir sistemas de arquivo # 10 Id_Actor: GINC Título: Gestão de incorporações Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto Descrição: Função virada para o exterior e repostando-se a imcorporações tanto obrigatórias como facultativas. Funções: Gerir incorporações de núcleos documentais destinados a serem incorporados no ADP definitiva ou provisoriamente, encontrando-se neste último caso, em trânsito para outra organização de acordo com protocolos estabelecidos. As incorporações podem ser obrigatórias, sendo desse caso a iniciativa da organização solicitante, ou facultativa tomando neste caso o ADP a iniciativa do processo. Processos em que 01 - Gerir incorporações participa: # 11 Id_Actor: GAT Título: Gestão de apoio técnico Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto Descrição: Apoio técnico sob a forma de assessoria, análise organizacional e de processos, aconselhamento e acompanhamento de implementação de solução proposta. Funções: Empreende análise diagnóstico de sistemas de organizações que solicitam apoio ao ADP. A sua esfera de actividades estende-se a arquivos históricos, processos de avaliação e gestão documental e de uma forma geral de análise/diagnóstico de sistemas de informação de arquivo. Os procedimentos seguem um fluxo de trabalho normalizado embora sejam admitidas excepções de acordo com as características da entidade solicitante e a meta por ela desejada/apontada. O actor

183

coordena o processo juntamente com um actor designado pela entidade solicitante que deverá ser envolvido interactivamente no processo, assumindo a tomada de decisão e a sua implementação/ aplicação, sempre que se verificar essa necessidade. O Actor GAT tem apenas uma posição transaccional e nunca de controlo o a qual de resto seria impraticável atendendo ao facto de que a acção se desenrola numa entidade externa. Processos em que 02 – Gerir sistemas de arquivo participa: # 12 Id_Actor: PROD Título: Produção – produtores Entidade na rede: EVP – FERREIRA Descrição: Actor que executa actos de conservação e alteração de estado de armazenamento de produto. Na prática o vinho é mantido primeiro em cubas procedendo-se depois ao engarrafamento e embalagem para expedição. Tem também o sector de “secos” que trata da logística aquisitiva relativa a todos os produtos não vinícolas com rolhas, embalagens, etc. Funções: Armazena e engarrafa vinhos. Assegura as duas logísticas designadas por secos (rolhas, embalagens...) e vinhos. Diariamente o actor COM emite encomenda que é colocada na rede no sistema de informação. Esta encomenda é impressa produzindo uma listagem designado por “folhas de produção diárias” Aí o produto é designado por um código identificativo, registo, nº cliente e tipo de vinho. O actor reune-se semanalmente com COM, APROV, ENO para realizarem o “plano de encomendas” semanal. Para prepara a reunião na 6ª é emitido o pré -plano de encomenda que contém todos os serviços (encomendas) em carteira. Processos em que 09 - Inspeccionar EVP participa: # 13 Id_Actor: MARKT Título: Marketing Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto Descrição: Actor que coordena e gere a actividade de promoção e aquisição de clientes e expansão de mercados para colocação do produto Funções: Contactar clientes, Organizar acções tendentes a divulgar e promover o produto, no sentido de aumentar a carteira de clientes e expandir o mercado. Gere normalmente contactos com meios de comunicação e relações públicas. Processos em que N/A participa:

184

# 14 Id_Actor: COM Título: Comercial – Vendedores e logística Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto Descrição: Actor que trata essencialmente do aspecto logístico das encomendas e da expedição. Não angaria encomendas, sendo esse aspecto deixado ao Marketing. Tem com este actor uma relação adjacente. Funções: Trata da parte administrativa e logística necessária à comercialização do produto. Consegue as autorizações para comercialização, emitindo os documentos necessários para esse efeito. Solicita aprovação de roupagens. Estabelece os preços juntamente com o Marketing. Este actor transmite as tendências de mercado e é em função delas, do contexto vindímico, da qualidade do vinho que são decididas plataformas de preços. A Administração no entanto tem a última palavra obedecendo a critérios estratégicos. A Comercial reúne com o Marketing, Enologia e com a Produção para estabelecerem o plano de produção semanal Processos em que 03 - Aprovar roupagens participa: 04 - Autorizar comercialização interna 05 - Autorizar comercialização externa 11 -Trocar informação sobre mercados # 15 Id_Actor: APROV Título: Aprovisionamento Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto Descrição: Actor que se ocupa dos aspectos logísticos relacionados com a produção e armazenamento de produto: Tradicionalmente divide a sua actividade em dois sectores: secos (relativos a materiais de manutenção do produto como rolhas, contentores...) e molhados (constituído por tudo que tem a ver com o armazenamento directo do vinho e aguardente) Funções: Receber o vinho proveniente do Douro e armazená-lo de forma adequada e eficiente durante o tempo que for necessário. No caso do Vinho do Porto esse período denominado de repouso, pode ser muito longo o que obriga a medidas específicas de armazenamento. Deve responder às solicitações de encomendas formuladas diariamente (articulação com comercialização por forma a evitar atrasos. Processos em que 12 - Vender selos de garantia participa: # 16 Id_Actor: ENOL Título: Enologia – gestor de qualidade

185

Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto Descrição: Gere todo o ciclo de vida do vinho até este ser comercializado. A sua tarefa inicia-se na fase de pré -vindima, organizando-a de acordo com factores como a estratégia da Empresa veiculada pela Direcção ou as tendências de mercado fornecida pelo actor COM. (Saliente -se a lei do terço, i.e., para vender 100 litros, o operador tem de produzir 300). Esta obrigação prende-se com a gestão das capacidades de vinho colocadas no mercado e ainda com a necessidade do operador ter reserva de capacidade. Este actor na prática assegura a conformidade do vinho com normas e características organolépticas do vinho do porto. Este processo começa quando ainda o vinho está na terra. As suas competências cessam a partir do momento em que o vinho é vendido a não ser quando surge alguma reclamação caso em que intervém para justificar ou esclarecer. Este actor está estreitamente ligado com a produção na medida em que aí tratam de produzir o vinho de acordo com as regras impostas pela Enologia. Na produção é gerido o stock de vinho para vendas. É também aí que se realizam operações triviais sobre o vinho do porto, tais como o engarrafamento. A enologia relaciona-se com os actores COM, MARKT e PROD da seguinte forma: o COM refere as tendências do mercado (por ex., ruby ou tawny) e as quantidades, (por ex., se consegue vender “n” garrafas). A enologia trata de produzir vinho nessas quantidades e características, A PROD diz se tem capacidade para o fazer. A direcção (PCEVP) tem direito de veto que às vezes exerce. Por exemplo se todos os outros actores estão de acordo em produzir 1000 garrafas a DIR pode indeferir por a estratégia delineada ser diferente. O processo de análise do vinho do porto amazenado é contínuo sendo regularmente extraídas amostras para serem analisadas e provadas. Funções: Gerir a produção do vinho desde a preparação do terreno até ao engarrafamento, sob o ponto de vista tecnológico organoléptico e laboratorial. Processos em que 08 – Prestar Serviços analíticos participa: 10 - Recorrer de decisões sobre amostras # 17 Id_Actor: PCEVP Título: Planeamento e Controlo (EVP) Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto Descrição: Corresponde organicamente à Direcção da EVP Funções: Planear e controlar segundo plano de actividades definido. Intervir em decisões, entre outras, de estabelecimento de preços, cotas de mercado, mercados preferenciais e estratégias de produção. Processos em que 06 – Registar nova EVP participa: [01 – Gerir incorporações] [02 – Gerir sistemas de arquivo]

186

4.4 Análise de estrutura social (RAS)

4.4.1 Introdução É necessário esclarecer como entendemos a entidade complexa observada: Uma rede pode ser considerada como um sistema com várias vistas ou perspectivas as quais são prefiguradas quer pelo ponto de vista de um observador – considerado aqui tanto na acepção de cliente externo ou utilizador/participante

interno

–

como

de

diferentes

desenvolvimento e inserção de diferentes estruturas e

contextos

de

acções. Uma

primeira vista contém os actores e as conexões que os unem. Estas relações consistem em forma e conteúdo. O conteúdo reporta-se ao tipo substantivo da relação representado pelas conexões as quais são de vários tipos individuais, i. e, permitem a comunicação de tipos de recursos através de formas que são variáveis. Por ex., um recurso de informação pode ser transmitido por um actor A para um actor B voluntariamente e nesse caso a relação será um elo que se estabelece entre estes dois actores. No entanto a comunicação desse recurso pode assumir carácter de obrigatoriedade imposta quer por um dos actores envolvidos quer por uma entidade diferente, porventura externa à rede (por ex., o quadro normativo e legislativo em que a rede se integra), sendo nesse caso uma relação de controlo. Ainda como último exemplo, a informação pode ser recíproca ao ser trocada simetricamente por dois actores. Numa única relação podem coexistir estes diferentes tipos de conteúdos sendo nesse caso uma relação multiplexa. Uma segunda vista respeita à componente operativa do sistema, i.e., onde são executados processos [40], incluída em relações entre actores das quais constitui o conteúdo. Estes actores, que se podem hierarquizar em subprocessos e actividades/acções (elementos atómicos dos processos), são necessariamente

influenciados

pela

forma

e

conteúdo

das

relações

estabelecidas. Por exemplo, e como veremos adiante, a introdução de uma tecnologia destinada a automatizar um processo existente entre dois actores da rede estudada, foi apenas possível quando a relação que os ligava se modificou deixando de ter características de controlo e passando a revestir-se de carácter transaccional. Neste caso a forma de gestão do 187

processo dependeu directamente da relação que ligava os actores participantes da mesma. Uma terceira perspectiva, que é essencial considerado o objecto nuclear deste trabalho, compreende os documentos, i.e., os subprodutos das actividades acima referidas, ou se quisermos ainda, os objectos criados e manipulados nos processos. Estando estas diversas vistas interligadas, uma vez que constituem perspectivas sistémicas de uma mesma realidade – a rede ou sistema em si– qualquer alteração numa delas resulta em modificações nas restantes o que poderá permitir introduzir alterações controladas de forma a atingir resultados pretendidos. Consequentemente a análise efectuada no contexto de qualquer uma destas vistas poderá retornar resultados potencialmente esclarecedores e aplicáveis em qualquer das restantes. A rede de estudo enquadra-se num quadro determinador legal que estabelece de forma impositiva as relações existentes. Esta situação embora redutora das potencialidades de análise RAS, não invalida o facto de que a forma como as relações são estabelecidas podem diferir atendendo às formas empregues para a sua aplicação. A atitude de um actor relativamente a um determinado processo inserido numa conexão pode, por exemplo, ser de controlo mas eventualmente flexibilizado de forma a estabelecer simetria no desenrolar do processo. Alternativamente uma mesma conexão realizada com um actor que à partida se mostra hostil (quer

pelo

seu

histórico

de

irregularidades

praticadas,

quer

por

posicionamento de desrespeito sistemático de regras preconizadas) pode ser deliberadamente assimetrizada, ou seja, não ser dada margem de manobra para a concretização do processo. Estas opções são importantes no que respeita ao desempenho de uma organização e respectiva avaliação. Os recursos circulantes existentes na rede são essencialmente de dois tipos: informação e documentos. Há serviços que são prestados mas sempre em função de um elemento integrado numa das categorias referidas, o qual desencadeia a acção. Salientamos que a dicotomia informação/documento é deliberadamente introduzida, embora se considere um documento como um objecto informacional embora com características tão específicas que a sua autonomização em termos de definição de rede é, a nosso ver, justificada.

188

Um terceiro aspecto reside no objectivo desta análise atrás referido (secção 4.2). Não foram recolhidos neste trabalho suficientes dados que permitissem determinar aspectos informais, i.e., não declarados institucionalmente4 0 , relativamente a formas de trabalho e comunicação entre actores quer individuais quer funcionais. Identicamente não foram identificados factores de prestígio pessoal de actores individuais susceptíveis de influenciar rede social e, consequentemente, eventuais decisões sobre a arquitectura de rede de informação e de arquivos. Salientamos no entanto a importância que estes factores representam no comportamento organizacional. Considerando a articulação dos objectivos determinados para este trabalho, propusemo-nos seguir uma via de análise que potenciasse algumas das medidas RAS que julgadas mais adequadas. As aplicações consideradas para esta abordagem eram por um lado descritivas, i.e., permitiam uma apreensão real e caracterizadora da estrutura social em que decorrem os processos interorganizacionais identificados. Procurou-se também uma abordagem prescritiva em que fossem dadas pistas para eventuais possibilidades de soluções. Neste sentido as interrogações formuladas foram as seguintes: •

Que medidas RAS permitem percepcionar na estrutura social representada

potenciais

bloqueios

ao

óptimo

desempenho

possíveis

caminhos

de

processos identificados. •

Que

medidas

RAS

permitem

definir

para

alterações na estrutura social que venham a potenciar a eficiência da camada transaccional organizada em rede. Não se esperava que a resposta a estas questões –caso a houvesse- fosse completamente original, visto que o processo de análise social foi realizado a partir da identificação de processos e não o contrário. Nestas circunstâncias a informação sobre o funcionamento desses processos assim como a detecção de situações consideradas como susceptíveis de alteração já existia e foi tida em conta quando realizada a análise RAS. Os resultados desta deverão ser avaliados em função da sua concordância ou discordância com os resultados obtidos do primeiro nível de análise empreendido bem 40

Entre estes aspectos inclui-se o organigrama informal das organizações, ou seja, a forma como realmente decorrem e se processam as actividades. [cf. 92]

189

como o grau de eventual refinamento que pudessem eventualmente acrescentar. Qualquer que fosse o resultado este permitiria aferir, pelo menos em parte, da vantagem de aplicar esta metodologia a este caso concreto e ainda concluir da possível vantagem em aplicações futuras e em cenários idênticos ou diferentes. Para o efeito os dados recolhidos foram inscritos numa matriz bimodal e simétrica [121], sendo um modo a adjacência de actores e o segundo modo a afiliação em eventos ou neste caso concreto em cenários jurídicos de operação: o sector público e o sector privado. Julgou-se ser esta uma afiliação útil na medida em que poderia permitir refinar as observações realizadas no primeiro modo matricial, nomeadamente sob o ponto de vista de dinamismo e iniciativa na rede. O primeiro modo da matriz foi elaborado como uma matriz/grafo não direccionado sendo a informação dicotomizada na simples presença ou ausência de um actor num determinado processo. Julgou-se que, neste caso a direccionalidade, introduziria um factor de enviesamento visto que, como atrás se disse, as acções da rede decorrem num ambiente semicontrolado em que não existe opção de relacionamento (por exemplo, se a entidade EVP desejar vender o seu produto tem forçosamente de estabelecer uma relação com a entidade IVP, não lhe sendo permitida possibilidade de escolha). No entanto para a representação ser o mais fiel possível foi necessário valorar as relações entre actores, ou seja, o grafo/matriz foi ponderado. Este procedimento foi justificado pelo facto de se ter constatado que as relações estabelecidas não possuíam idênticas características: enquanto dois actores se relacionavam por vezes em mais que um processo interorganizacional, outros havia em o estabelecimento de relação comportava apenas um único processo. Nestas circunstâncias foram contadas o número de vezes que cada díade (conjunto de dois actores) estava presente num determinado processo sendo esse número cardinal utilizado para valorar a linha/ relação estabelecida entre esses actores. Após esta tarefa estar concluída foi necessário seleccionar de entre as possibilidades de análise dos dados recolhidos as mais adequadas a este caso concreto, visto que nem todas são adequadas aos objectivos formulados e por outro lado, a aplicar-se todas as medidas apenas retornaria uma descrição exaustiva e sem grande interesse para os 190

objectivos do trabalho. Utilizando como base experiências relatadas[3][53] optou-se neste contexto por utilizar as seguintes medidas: (1) Medidas gerais para caracterizar a rede como um conjunto em que se incluem a sua coesão, densidade e transitividade (2) Medidas individuais que tomam como referencial cada actor individual e as suas tipologias conectivas com o restante conjunto. Dentro destas foram escolhidas: (2.1) Adjacência, (2.2) Geodésicos, (2.3) Conectividade e (2.4) Fluxo Máximo utilizadas para caracterizar e descrever os actores individuais o ponto de vista de coesão na rede: As medidas de centralidade foram utilizadas para determinar os actores nucleares na rede, entendendo -se por isso aqueles que participam em maior número de processos e portanto se podem considerar como essenciais para o desenvolvimento e suporte de uma rede interorganizacional. O objectivo era identificar, ou confirmar, actores que pelo seu dinamismo na rede constituíssem os vértices a partir dos quais a rede de arquivos nomeadamente a infra-estrutura de informação fosse equacionada. Esta análise não se limitaria à sua identificação mas também à sua análise comparativa considerada num contexto de desempenho e ainda de objectivos estratégicos recolhidos tanto através de entrevistas realizadas como de consulta de documentos de estratégia (Por exemplo, planos e relatórios de actividades). Dentro da centralidade calcularam-se as medidas de grau de adjacência, proximidade e intermediação (Ver capítulo 2) [122] As medidas de centralidade são igualmente um indicador do grau de hierarquia existente na rede. Numa rede interorganizacional a hierarquização manifesta-se essencialmente pelo posicionamento de um actor mais ou menos central no desenrolar da acção; uma vez que não faz sentido ser utilizada a preponderância hierárquica tradicional entre duas organizações diferentes e autónomas. (3) Medidas de identificação de subgrupos destacando -se a análise de ncliques. Todos os cálculos e desenhos de grafos foram realizados com as aplicações UCINET 6 [22] e NETMINER 1.1 [98]. Apresentamos inicialmente um diagrama representativo dos actores da rede e das relações que os ligam. Notamos que não se trata de um grafo visto que apresenta algumas características não canónicas: por exemplo não são indicados os sentidos das relações assim como é atribuído significado a 191

cores e a dimensões de nós. Num grafo estes elementos são irrelevantes, sendo antes o presente desenho considerado como uma rede [121]. Esta representação foi inserida como elemento de síntese por julgarmos permitir uma mais fácil contextualização e compreensão do universo estudado. Os grafos produzidos no decurso das análises efectuados, bem como as matrizes construídas estão representados no anexo A. A leitura deste diagrama é a seguinte: As linhas não são direccionadas exprimindo

apenas

a

presença

de

um

actor

numa

relação,

consequentemente as conexões são representadas por linhas lisas. Todas as linhas, i.e., as relações que unem actores, têm expresso um número identificativo e o teor dessa mesma relação o qual apenas é composto por transacção

ou

controlo.

As

relações

que

traduzem

controlo

foram

assinaladas a vermelho. As relações multiplexas, ou seja, em que se manifesta simultaneamente controlo e transacção são representadas a lilás. As linhas tracejadas correspondem a relações interorganizacionais, i.e., estabelecidas entre actores da mesma organização e que não participam directamente nos processos a partir dos quais se traçou relacionamento social. São todavia representados porque indirectamente mantém um grau de influência no desenrolar do processo, mesmo que casuística, que julgamos pertinente representar. Por exemplo, o actor PCEVP não participa directamente em qualquer processo identificado, mas eventualmente influencia-o

ao,

por

exemplo,

determinar

quotas

de

mercado

ou

desbloquear um passo de um processo. As cores atribuídas aos círculos, ou seja aos actores, significam as organizações (ou macro -actores) a que pertencem. Assim, a cor azul referese à EVP a cor roxa ao IVP e a cor amarela ao ADP. A cor cinzenta representa o actor JCP que tem, como já referido na descrição dos actores, um posicionamento independente relativamente às três organizações. Finalmente o sombreado pretende significar os actores com maior peso na rede. Por peso consideramos neste caso o maior número de conexões observadas.

192

Rede de Actores Sociais 33. «transacção»

APROV 31. «controlo» 30. «transacção» «controlo»

PROD

GCX 32. «controlo»

ATQ 27. «controlo»

28. «transacção»

29. «transacção»

ENOL 26. «controlo»

20.«transacção» 21. «transacção»

25. «transacção»

FISC

34. «controlo»

19. «transacção» 24. «controlo» JCP

23. «transacção» «controlo»

22. «transacção» 17. «transacção» «controlo»

18.«transacção»

12. «controlo»

COM SAQ 15. «transacção»

36. «controlo»

35. «controlo» 16. «transacção»

11. «controlo»

13. «transacção» «controlo»

GINFO

MARKT 10. «controlo»

14. «transacção»

PCEVP 8. «transacção»

PCIVP

9.«transacção» 6. «transacção» 7. «transacção» «controlo»

GINC

4. «controlo»

PCADP

5. «transacção» 2. «transacção»

GPC

3. «controlo» 1. «transacção»

GAT

Figura 4.2 - Rede de Actores Sociais

4.4.2 Análise da rede 4.4.2.1 Análise global

Uma análise macroscópica da rede acima representada permite à partida retirar as seguintes conclusões:

193

São claramente perceptíveis actores que representam um peso maior no conjunto de todos os actores representados. Esta observação é facilmente concluível através da contagem dos arcos que se conectam com estes actores. São eles: FISC, ENOL, COM, SAQ; PCIVP. Esta observação é consistente com a informação recolhida e com a preponderância funcional observada no terreno. Constata-se que existem actores que não comunicam com todos os actores, estando, portanto numa posição de relativo isolamento (pendentes que se conectam com a rede apenas através de uma linha). É o caso, por exemplo, dos actores GINFO e APROV. É necessário ter-se presente que se trata de uma rede interorganizacional com funções heterogéneas e em que portanto há actores que estão conectadas por interesses variados mas que podem genericamente escapar às actividades nucleares das restantes entidades. Os actores GAT e GINC encontram-se igualmente numa posição de relativo isolamento embora estejam mais fortemente conectadas com a rede (2 linhas) Neste caso específico, este isolamento tem explicação na medida em que os actores GAT e GINC apenas contactam actores das restantes organizações em tudo o que diga respeito à esfera de funcional particular de arquivos e gestão documental. A rede está completamente conectada, o que, aliás, será confirmado pelos cálculos efectuados a partir da matriz. A análise de subgrupos ou subestruturas com maior ou menor grau de coesão mostram a existência de várias cliques que grosso modo representam relações existentes entre actores

pertencentes

desempenham

à

mesma

actividades

em

organização áreas

e

entre

funcionalmente

actores conexas

que e

complementares. Por esse facto esta análise não foi considerada como significativa visto estes subgrupos estarem fortemente relacionados de forma “artificial”, i.e. por participação comum em processos obrigatórios. No entanto desta proximidade pode-se ilidir uma possível observação: Os actores fortemente conectadas por via de uma participação mútua em processos comuns, acabam por desenvolver mecanismos informais de contacto e aconselhamento. Esta situação no entanto apenas foi observada entre actores “técnicos” [ENOL e ATQ] , [INFO e COM], [GINC e GAT] a qual muitas vezes contribui para a mais rápida decisão ou conclusão de um processo. 194

A rede forma um único componente. Um componente é um subgrafo inteiramente conectado. Uma rede pode não ser totalmente conectada mas possuir subconjuntos de actores em que essa totalidade se verifica. A ilação a retirar consiste em que se um grafo é conectado tem apenas um único componente. A transitividade consiste em 48 tríades não vacuosas i.e., que respeitam a fórmula i → x; x→ j; i→ j, obtidas através do método de adjacência num universo de 3360 possíveis conexões triplas de outros tipos. Esta medida denota a população na rede de subconjuntos triplos que definem a capacidade direccional e de circuitos da informação circulante. Este número indica a fraca transitividade constatada na rede. 4.4.2.2 Análise individual

Connection: Adjacency

Adjacência

? ? ? ? ? ?

Title: peso Relational Variable Name: peso # of Nodes: 16 # of Links: 50 Direction: No Weight: Yes

? Network Density: 0,342 ? Distribution of Degree

Measures

Figura 4.3- Grafo de adjacência

Measures

Value In-degree Out-degree

Sum Mean Std. Dev. Min. Max.

82 5,125 3,238 1 14

82 5,125 3,238 1 14

# of Isolate # of Pendant Inclusiveness(%)

0 2 100,0

0 2 100,0

Value I n- degree

Out- degree

Sum Mean Std. Dev. Min. Max.

82 5,125 3,238 1 14

82 5,125 3,238 1 14

# of Isolate # of Pendant Inclusiveness(%)

0 2 100,0

0 2 100,0

Tabela 4.3 - matriz de graus de entrada e saída

195

Tabela 4.3 – Graus de entrada e saída

4 4

6 6

3 3

GAT

4 4

GINC

1 1

PCAD P PCEVP

6 6

ENOL

5 5

APRO V COM

2 2

PROD

1 1

JCP

4 4

GINFO

9 9

GPC

9 9

ATQ

14 14

SAQ

5 5

FISC

GCX

PCIVP

indegree 6 outdegree 6

3 3

O grafo da figura 4.3 representa a adjacência de actores considerados. Nesta representação, ao contrário do diagrama 4.1, foram excluídos todos os actores que não participam directamente em processos. As linhas mais espessas representam a ponderação relativa da relação. Os valores de cada relação aparecem expressos sobre a respectiva linha. A densidade da rede que corresponde ao total de relações verificadas sobre o total de relações possíveis é de 0,342. Este valor normalmente associado à capacidade de comunicabilidade da rede e consequente transmissão de recursos, neste caso informação, é indicativo de que a capacidade de comunicação desta rede se situa em valores considerados médios. Note-se as conexões representadas foram retiradas de participação observada em processos interorganizacionais, e apenas esses, o que funcionando como restrição do universo de análise teria à partida forçosamente de reduzir o capital conectivo da rede. Esta está totalmente conectada (o número de isolados é=0; o número de módulos é =1) o que significa que cada actor pode atingir outro embora não necessariamente de forma directa. Visto tratar-se de um grafo não direccionado os graus de entrada e saída são idênticos. Estes valores representam o número de linhas incidentes somando os valores de cada linha - visto tratar-se de um grafo ponderadoem cada nó, indicando desse modo o grau de participação de cada actor na rede. Note-se que esta medida contabiliza apenas as relações adjacentes, i.e., directamente conectadas. A tabela respectiva (anexo A, quadro 2) retorna um maior peso do actor FISC que aparece isolado com 14, seguido dos actores [SAQ e ATQ] com 9 e de um conjunto composto pelos actores [PCADP, COM, PCIVP] com 6. Tentemos uma aproximação interpretativa destes resultados A preponderência do actor FISC sobre os restantes aponta para o facto da vertente de controlo e fiscalização dos operadores (ver descrição de actores) ser ainda a actividade nuclear do IVP. Este facto confirmado pelas

196

percepções dos actores envolvidos, é provado pelo grau de participação deste actor em processos interorganizacionais. A inversão política e estratégica pretendida ainda não se concretizou, pelo menos totalmente. O actor SAQ no entanto posiciona-se segundo o grau de adjacência, i.e., o número de actores que lhe estão adjacentes, em segundo lugar com 9 linhas valoradas. Este actor tem sido orgânica e funcionalmente reforçado em detrimento do actor FISC de forma a assumir o papel de principal implementador de um novo posicionamento e atitude face ao sector. O recente

desenvolvimento

deste

actor

neste

papel

explica

a

sua

desvantagem relativamente a FISC. Note-se que os dados recolhidos não são

retrospectivos

pelo

que

não

é

possível

efectuar

uma

análise

comparativa diacrónica entre os dois actores. O ATQ representa um valor de 9 o que a empata com o actor SAQ. Este facto coaduna-se com o seu papel de avaliador de qualidade do produto o que o torna um ponto de passagem incontornável em todos os processos que implicam uma análise ou parecer desse teor. Este valor no entanto é estável visto que a esfera de actuação se encontra relativamente fixada pelo menos no que diz respeito à sua participação directa no sector. As tipologias de análises e de processos estão determinadas e a sua variação efectua-se internamente ou seja apenas sobre o tipo e tecnologia de análises a realizar a não sobre a forma de envolvimento em processos interorganizacionais. Foi detectada no entanto uma forte incidência de contactos informais entre este actor e o actor ENOL normalmente reflectidos em troca de mensagens de carácter técnico muito específico e incidente sobre análise de produto. O PCADP possui um índice de grau de adjacência de 6 o que é relativamente elevado, devido aos processo estabelecidos através dos actores GINC e GAT respectivamente, o que implica 4 contactos de decisão com os actores PCEVP e PCIVP. Com efeito cada processo desencadeado, quer

seja

de

incorporações

ou

de

assessoria

técnica,

implica

o

estabelecimento de diferentes tipos de relações assumidas por actores especializados.

197

Nº de geodésicos:

Para a obtenção desta medida procedeu-se à dicotomização da matriz. Neste caso a ponderação não é necessária porque se trata de uma simples medida de distância gráfica. A informação fornecida por esse grafo e matrizes de cálculo retorna que todos os actores do grafo são atingíveis visto todos apresentarem o valor 1 na matriz intitulada “Reachability” (anexo A, quadro 10) e que o maior caminho que conecta uma díade (conjunto de dois actores) tem o valor de 5 correspondendo portanto ao diâmetro do grafo. O exemplo representado a vermelho no diagrama com o valor máximo estende-se às seguintes díades: [GINFO, GINC] [GINFO, GAT] [JCP, GINC] [JCP, GAT] [APROV, GAT] [APROV, GINC] [ENOL, GAT] [ENOL, GINC].

Tabela 4.4 matriz de distâncias geodésicas DISTANCE -------------------------------------Type of data: ADJACENCY Average distance = 2.487 Distance-based cohesion = 0.510 (range 0 to 1; larger values indicate greater cohesiveness) Distance-weighted Fragmentation = 0.490 Geodesic Distances

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

PCIVP GCX FISC SAQ ATQ GPC GINFO JCP PROD COM APROV ENOL PCEVP PCADP GINC GAT

1 P 0 2 1 1 1 1 3 2 2 2 3 2 1 1 2 2

2 G 2 0 1 1 2 3 3 2 2 2 1 2 3 3 4 4

3 F 1 1 0 1 1 2 2 2 1 1 2 2 2 2 3 3

4 S 2 1 1 0 1 3 3 1 2 2 2 1 3 3 4 4

5 A 1 2 1 1 0 2 3 1 2 2 3 1 2 2 3 3

6 G 1 3 2 2 2 0 4 3 3 3 4 3 2 2 1 1

7 G 3 3 2 3 3 4 0 4 2 1 4 4 3 4 5 5

8 J 2 2 2 1 1 3 4 0 3 3 3 2 3 3 4 4

9 P 2 2 1 2 2 3 2 3 0 1 3 3 1 2 3 3

1 0 C 2 2 1 2 2 3 1 3 1 0 3 3 2 3 4 4

1 1 A 3 1 2 2 3 4 4 3 3 3 0 3 4 4 5 5

1 2 E 2 2 2 1 1 3 4 2 3 3 3 0 3 3 4 4

1 3 P 1 3 2 2 2 2 4 3 3 3 4 3 0 1 2 2

1 4 P 1 3 2 2 2 2 4 3 3 3 4 3 1 0 1 1

1 5 G 2 4 3 3 3 1 5 4 4 4 5 4 2 1 0 1

1 6 G 2 4 3 3 3 1 5 4 4 4 5 4 2 1 1 0

Figura 4.4 - Grafo caminhos geodésicos

198

O valor de 1 que corresponde à adjacência, i.e., a conexão directa, ocorre 52 vezes. As díades cujas ligações são mais longas correspondem à conexão estabelecida entre actores com actividades funcionalm ente mais remotas, em que umas [GINC, GAT] tratam de gestão de sistemas de arquivo e de incorporação de documentos e outras como [APROV, ENOL] desenvolvem acção em cenários especificamente técnicos e de logística. Estes dois tipos de dados – a alcançe e a distância – reiteram a observação registada da conectividade da coesão de rede e consequente capacidade de comunicabilidade de recursos. O índice de coesão calculado é de 0,510 o que indica uma rede equilibrada sob essa perspectiva considerando que esta medida varia entre “0” e “1”. Conectividade e fluxo máximo

O diagrama representado permite identificar quais os nós (cutpoints) e linhas de desconexão (pontes). Trata-se de elementos que se retirados provocariam a desconexão da rede. Ou seja, representam papéis essenciais na capacidade de comunicação e transmissão de recursos da rede. No caso observado os pontos de desconexão consistem nos actores GCX, FISC e COM. Enquanto as pontes correspondem aos actores APROV e GINFO. Fazendo uma leitura interpretativa destas observações considera-se que as pontes neste caso não são particularmente significativas visto que se retiradas as respectivas relações resultariam dois actores isolados ficando o resto da rede ainda conectada. Na prática estes dois actores participam apenas num processo cada o que evidencia uma fraca conectividade na rede. Os papéis desempenhados nos processos

interorganizacionais

identificados são num caso –APROV– de

uma

transacção

de

carácter

simplesmente logístico (ver processo 12) e no segundo exemplo –GINFO– o Figura 4.5 - grafo conectividade/fluxo

fornecimento e pedido de informação específica sectorial e comercial (ver

199

processo 11). Os pontos de desconexão no entanto correspondem a actores com maior preponderância na rede, particularmente o actor FISC já identificado como o acto r

com

maior valor quanto às adjacências

verificadas e nº de processos em que participa. O actor COM com 6 adjacências constatadas no diagrama 4.2

é um interlocutor igualmente

assíduo na rede. O último actor GCX curiosamente constitui um resultado inesperado já que a sua participação na rede não é especialmente valorada. Este

facto

aponta

para

duas

realidades

talvez

insuficientemente

consideradas: (1) Os actores relacionados com aspectos financeiros por se tratarem da única (no caso do sector público) interface com o exterior relativamente a entradas e saídas de valor, assumem uma preponderância significativa embora por vezes insuficientemente reconhecida no desenho de sistemas de informação que suportem redes interorganizacionais mais centrados em processos primários.(2) Os actores que gerem processos de suporte nomeadamente de tesouraria, por se ocuparem normalmente de tarefas burocráticas e muito fechadas, i.e., incidentes sobre o mesmo universo de actuação e usufruindo neste caso específico, de aplicações informáticas

específicas,

não

são

suficientemente

enquadrados

em

processos transversais e sistemas de informação interorganizacionais. Notese ainda que o actor GCX estabelece a ligação entre um actor pendente (APROV) e a rede. A medida de fluxo máximo (Anexo A, quadro 13) permite indicar quantos actores existem entre uma díade, capazes de assegurar a ligação entre essa mesma díade; corresponde de facto às opções disponíveis para cada actor atingir um alvo. Conhecer

esta informação viabiliza a avaliação de

possibilidades de estruturar informação e a sua distribuição. Quanto maior for o valor retornado mais caminhos alternativos dispõe um determinado actor para alcançar um destinatário. Note-se que como esta rede não é direccionada, as alternativas verificadas são simétricas. No caso da rede estudada o valor máximo de 9, verifica-se numa díade [ATQ, SAQ] apenas (existem 9 pontos possíveis para transmitir recursos entre estes dois actores); o valor de 6 caminhos alternativos aplica-se a duas díades [SAQ, FISC] e [ATQ, FISC]; o valor de 5 regista-se em 8 díades [COM, FISC], [COM, SAQ], [COM, ATQ], [COM, PROD], [FISC, PROD], [SAQ, PROD], [ATQ,

PROD],

[PCIVP,

PCADP.

Estes

subconjuntos

são

os

mais 200

representativos em termos de disponibilidade na rede de circuitos alternativos. Com o valor 4 contabilizam-se 21 díades com o valor 3 surgem igualmente 21 díades com o valor 2 surgem 62 díades e finalmente com o valor 1 identificam-se 106. Percentualmente estes dados expressam-se da seguintes forma: Tabela 4.5 – caminhos alternativos # de caminhos alternativos %

1

2

24 46

3

4

5

6

9

8

13

6

3

1

O valor 0 da matriz reporta-se unicamente à diagonal ou que é regra em matrizes simétricas que

ignoram conexões recursivas. A média de caminhos alternativos aplicada à matriz é de 2,06. Observações interpretativas: O número de alternativas mais elevado, que na realidade corresponde a actores mais influente e com maior flexibilidade de negociação ou transacção na rede verifica-se em actores já reconhecidos pelas medidas anteriores como preponderantes, como é o caso de FISC. Como aspecto inovador aparece a díade [SAQ, ATQ] com maior leque de caminhos alternativos. Este facto é no entanto interpretável como actuando estes dois actores numa esfera próxima e explicável da seguinte maneira: O actor SAQ é a face visível relativamente a entidades externas do trabalho desempenhado na ATQ, ou por outras palavras a avaliação técnica de qualidade enquadrada no processo de CAA (ver processo 08), é coordenada pelo actor SAQ mas articulada com ATQ que gere tecnicamente o processo. A proximidade funcional destes dois actores pode explicar a equivalência de caminhos alternativos que ambos partilham. Centralidade:

As medidas de centralidade são as que consideramos mais ajustadas aos objectivos equacionados – detectar aspectos potenciadores de melhoria de processos- e ainda que melhor se adaptam ao cenário social e político em que operam as entidades observadas. Estas medidas de resto são de forma geral intensamente utilizadas em RAS [42] [43] [121]. O seu objectivo primordial é identificar os actores em volta dos quais as transacções, sejam de que natureza forem, se desenvolvem. Esta medida retorna igualmente a hierarquia de rede, sendo que esta condição não ocorre num cenário de

201

rede de forma escalar mas sim concêntrica. Para obter esta informação existem

três

medidas

essenciais

que,

embora

com

características

diferentes, serão aplicadas à presente rede em estudo. São elas o grau, a proximidade e a intermediação. Grau de centralidade: Esta medida baseia-se na contagem de laços existentes entre cada actor e os restantes actores da rede. Parte do princípio que quantos mais laços ligarem um actor aos restantes maior será a sua actividade na rede. A figura 4.6 indica graficamente o resultado da análise efectuada sobre a matriz

construída.

A

forma

do

diagrama é explícita relativamente aos resultados, indicando ainda para cada actor os valores correspondentes ao seu grau de centralidade. Recordemos que

este

oscila

entre

os

valores

0=periferia e 1=centro. O índice de centralização referido em baixo é um parâmetro comparativo que permite avaliar o grau de centralização total

Figura 4.6 - grau de centralidade

desta grafo/matriz, relativamente a um valor referencial teórico baseado numa topologia de estrela a qual é o modelo de grafo em que a centralização é perfeita. A interpretação sobre este diagrama permite-nos avançar à partida que o índice de centralização não é elevado (20%) o que se

coaduna

com

a

relativa

baixa

densidade

constatada.

Qualquer

interpretação posterior terá que ter em atenção este facto. Note-se que nem mesmo o actor mais central possui o valor correspondente à centralidade absoluta ficando mesmo relativamente longe dele (0,4 para um valor máximo de 1). Os resultados observados são consistentes com as medidas anteriores aparecendo como actor mais central FISC (0,4), seguido de SAQ (0,333) e ATQ (0,207). Neste contexto o actor COM situa-se num ponto relativamente periférico da rede (0,2). O actor PCADP surge com um grau de centralidade 202

relativamente elevado (0,267) o que se coaduna com o seu já constatado elevado capital conectivo. Uma observação à partida imediata é o facto de os actores mais activos (os três círculos interiores)

–segundo este

parâmetro de medição - serem essencialmente organizações provenientes do

sector

público.

Este

facto

é

explicável

pelo

cenário

operativo

enquadrador em que a iniciativa ou o controlo/coordenação de processos pertencem a estes actores. Esta observação é reforçada pelo diagrama relativo a filiação –sectores, da matriz apresentados na figura 4.7. A constatação de um maior peso nesta

medida

dos

actores

pertencentes ao sector e público aponta para uma tendência de coordenação e controlo por parte destes. Ignorando a centralidade do actor JCP pelo facto de ter sido aqui considerado

como

pertencendo

tanto ao sector público com privado visto que inclui representantes dos Figura 4.7 - modo sectores

dois sectores, e funciona como

ponto de desconexão, a observação do gráfico de centralidade baseado no grau, reforça a perspectiva da maior actividade dos actores pertencentes ao sector público. Na prática esta categorização corresponde a entidade que avalia e controla (IVP) e a entidade controlada (EVP). Neste grafo para além do actor JCO. Na primeira órbita aparecem os actores relativos ao sector público e na órbita mais distante aparecem os actores do sector privado. O grau de hierarquia ou se quisermos de preponderância participativa em actividade funcionais é claramente superior com valores de 0,667 de centralidade contra 0,333. Proximidade. Esta medida avalia a proximidade geodésica (topológica) que cada actor tem dos restantes. Parte do princípio que quanto mais próximo dois actores se encontram na rede mais fácil e rapidamente decorre a interacção. 203

Esta

medida

no

entanto

é

criticada por não exprimir uma realidade sempre consistente. Por vezes a proximidade não influi na eficiência da conexão [52] [121]. O aspecto fundamental para a eficiência

da

rede

não

reside

tanto na proximidade dos actores como sobretudo no número de caminhos disponíveis para a troca de recursos. Figura 4.8 - Proximidade

Segundo o diagrama apresentado

na figura 4.9 constata-se um índice de centralização de 40,396 o que é constitui um valor de centralidade global elevado. Este valor é diferente de medida anterior atendendo a que as distâncias médias do grafo são curtas (2,487 ver diagrama 2). Caso fossem de uma forma geral longas, i.e., cada actor tivesse um elevado número de linhas e nós a separá-los de outros actores, o valor de centralidade seria inferior. Os

resultados

apresentados

confirmam

as

observações

anteriores

apontando para o actor FISC como sendo o mais central. No entanto na segunda órbita excêntrica surge isolado o actor PCIVP. Este aspecto é particularmente interessante uma vez que sugere o facto de existir uma forte proximidade, interpretada como acesso e comunicação de informação entre este último actor e o actor FISC. Note-se que esta situação confirma a interpretação realizada de a perspectiva de fiscalização e controlo ser ainda a política predominante do IVP para o sector. O actor SAQ –potencial implementador de novas opções

estratégicas para o sector– aparece apenas na terceira circunvolução. Intermediação A medida de intermediação contabiliza a

frequência

de

vezes

que

um

determinado actor surge nos caminhos entre

caminhos

geodésicos

204

Figura 4.9 - Intermediação

estabelecidos entre díades de actores. O pressuposto subjacente consiste em que a intermediação exercida por um actor na transmissão de recursos entre dois actores reflecte uma posição de centralidade na rede, considerada como a qualidade do actor se tornar indispensável para outros actores comunicarem recursos entre si. Esta medida está relacionada com a medida acima retirada de fluxo máximo. Baseando -nos numa aproximação diferente inspirada na Teoria Actor Network esta medida retorna pontos obrigatórios de passagem, ou seja actores pelos quais outros têm necessariamente de passar para realizar transacções na rede [78]. O diagrama representado aponta o actor FISC como o mais central seguido do PCIVP. Os actores SAQ, COM surgem a alguma distância com valores situados entre 0,133 e 0,148. A interpretação evidente é serem aqueles actores os mais influentes do ponto de vista de intermediação na rede.

4.4.2.3 Identificação de subgrupos: nCliques

Uma clique é um subgrafo obrigatoriamente constituído por três4 1 ou mais nós todos adjacentes e totalmente conectados. Não podem sequer existir outro s nós fora deste subconjunto que sejam igualmente adjacentes a todos os nós dele integrantes. [Cf. 121, p.254].

Figura 4.10 - Cliques Figura 4.11 - nCliques e actores 41

Três é o número mínimo para evitar incluir díades nesta análise específica 205

Este subconjunto corresponde num contexto social a actores coesamente relacionados que agem de forma recíproca e/ou que partilham exactamente os mesmos valores sociais. Noutros cenários como a partilha de recursos ou acesso a informação o conceito é igualmente aplicável. Num contexto organizacional esta medida pode retornar actores coesamente agregados através de desempenho de funções, tarefas, ou ainda de relações informais, mesmo que inseridas em processos e actividades institucionais. Uma variante desta medida é a “nclique” em que é flexibilizada a exigência de todos os actores serem adjacentes sendo substituída por uma distância arbitrária mas necessariamente curta. No caso presente esta foi a medida utilizada e o valor de n escolhido foi “2”; ou seja, foram retornados todos os actores coesamente unidos na rede por uma distância igual ou inferior a dois caminhos geodésicos. A informação obtida através desta medida pode influir na interpretação do desempenho de processos e eventualmente ajudar a definir requisitos para a constituição de uma rede baseada nesses mesmos processos. Complementarmente procurou-se determinar que actores participavam em mais que uma clique avaliando desse modo o grau de intervenção e peso desse actor no quadro inter-institucional em que decorrem os processos identificados. O grafo apresentado mostra as cliques desenhadas com forma de losangos verdes e designada pela letra “K” seguida do número respectivo. Os actores são como nos grafos anteriores, representados por círculos vermelhos. Os resultados indicam a existência de 8 subgrupos particularmente coesos. Verifica-se a sobreposição de actores em mais que uma nclique, ou seja pertencem a mais que um subgrupo simultaneamente. Por exemplo o actor FISC pertence simultaneamente às ncliques 1, 2 e 3 (K1, K2, K3). Verificase que o actor FISC integra o maior número de ncliques (7), seguido do actor PCIVP (5), PROD, PCEVP (4); GCX, SAQ, COM, PCADP (3); ATQ, GPC (2) e finalmente GINFO, JCP, APROV, ENOL, GINC, GAT (1). A participação em mais ou menos cliques indica o maior ou menor peso de um actor na rede. Por este prisma os actores mais representativos são, por ordem decrescente: FISC, PCIVP, PROD, PCEVP aparecendo o actor FISC destacado. A inclusão de determinados tipos de actores nas cliques permite inferir da existência de coesão baseada na especialização de tarefas 206

desempenhadas e coparticipação em processos interorganizacionais. As cliques 1 e 2 incluem actores claramente especializados em actividades baseadas em tecnologia –ATQ, ENOL, JCP- a par de outros actores que participam desempenhando papéis de coordenação, apoio administrativo ao próprio conjunto nuclear de tarefas tecnologicamente especializadas. As cliques

3

a

7

representam

tarefas

incluídas

em

actividades

predominantemente administrativas e de controlo: vender selos de garantia, inspeccionar EVP, etc. A clique 8 envolve essencialmente processos externos ao sector em que os actores PCADP, GPC, GINC, GAT participam (Anexo A, diagramas 22 a 29).

4.4.3 Conclusões e Propostas

A extracção de conclusões quer simples quer prescritivas é mais difícil que a descrição e interpretação dos dados analisados. O objectivo é tentar sistematizar as observações descritivas realizadas e tentar enquadrá-las como condições de desenho de uma rede interorganizacional que suporte a realização de processos e a produção e gestão de documentos. Aponta-se sempre que se julgar adequado uma possível iniciativa a empreender no contexto da construção de uma rede interorganizacional. 1- A predominância clara do actor FISC

em todas as medidas analíticas

realizadas denota a persistência de política de monitorização por parte do IVP relativamente ao sector do Vinho do Porto. Apesar de se ter iniciado uma aproximação política diferente baseada no pacto de qualidade, responsabilização crescente por parte dos operadores, não foi ainda alcançada essa situação. No entanto se cruzarmos esta realidade com a situação e opiniões recolhidas por parte dos actores envolvidos, notamos que subsiste uma percepção disseminada da persistência de atitudes de controlo por parte do IVP. Dependendo do posicionamento institucional dos actores opinantes esta é considerada como uma situação indesejável (EVP) ou necessária (IVP). No entanto é visível a emergência do actor

SAQ, a

quem compete a tarefa de gerir a inversão de estratégia por parte do IVP, em posições relativamente centrais normalmente imediatamente a seguir

207

ao actor mais central (FISC). Note-se ainda um factor que consolida a percepção de incremento deste actor na rede: Na medida de fluxo máximo este actor dispõe para todos os restantes de tantos caminhos alternativos de comunicação e acesso a informação como o actor FISC o que indicia a estabelecimento de uma rede de comunicação ampla dentro da rede. A relação deste actor com o ATQ que significa uma relação directa com o processo técnico de avaliação de qualidade, é mesmo superior segundo a medida referida com um valor de 9 contra 6 caminhos alternativos. Estes dados acrescentados ao facto do actor SAQ ter sido recentemente criado (em 1999) pode ser interpretável como uma crescente preponderância na rede 2- Uma segunda conclusão é de que de forma geral os actores pertencentes ao sector público demonstram maior grau de actividade do que os actores pertencentes ao sector privado. Estes dados são patentes através da análise de centralidade aplicado aos dois modos da matriz. Esta conclusão não é particularmente significativa neste contexto devido às características do cenário político e organizacional em que os organismos não têm o mesmo peso ou formas interventivas relativamente ao universo em que operam. Pode no entanto ser utilizada para constatar possibilidades inerentes a este tipo de análise. No entanto, caso os actores envolvidos estivessem nas mesmas condições (com as mesmas restrições e oportunidades; objecto e objectivos) –por exemplo se fossem analisadas as actividades das diversas EVP que operam no sector- esta medida seria elucidativa para determinar da actividade e peso/hierarquia de cada organização dentro do sector.

3- Existe uma discrepância entre os actores identificados como mais influentes e centrais na rede e aqueles que mais poder detêm baseando -se esta observação na medida de centralidade de intermediação. Os actores SAQ e ATQ normalmente

ocupando as duas primeiras posições são

superados pelo actor PCIVP (2º lugar do ranking) sendo remetidos respectivamente para a 3ª e 7ª posições. Esta observação é interpretável como de facto a centralidade ou hierarquia dentro de uma rede ser mais eficientemente avaliada através da capacidade de influência de actores e 208

não especificamente pelo seu grau de participação activa. O actor PCIVP com papéis de coordenação e planeamento influi na prática na forma e substância

de

posicionamento

processos dos

seus

respectivamente 4º e 10º

interorganizacionais equivalentes

–PCADP

estabelecidos. e

PCEVP–

lugares é explicado por dois motivos: (1)

O em O

PCADP participa em processos não relacionados com o sector e que opcionais mas que uma vez desencadeados implicam uma forte influência por parte deste actor. (2) O posicionamento afastado do segundo actor indicia a sua fraca capacidade de influência na determinação das actividades da rede. 4- O teor das relações existentes é condicionada pelo seu conteúdo: As relações estabelecidas entre actores são representadas no diagrama de rede (figura 4.2) e incluem os carácter dessa relação relativamente ao seu conteúdo. Foram desta maneira identificadas dois tipos de conexões: (1) transacção em que os recursos trocados no âmbito dos processos organizacionais não obedecem a controlo expresso de qualquer dos actores ou pelo menos em que esse controlo se verifica apenas perante a superveniência de uma irregularidade constatada. Por exemplo se num pedido de compra de selos de garantia (processo 12) se detectar desconformidade com a capacidade de venda verificada na conta corrente do operador, o processo até aí transaccio nal (trata-se de uma aquisição) passa a incluir um elemento de controlo (o conjunto de actividades de inspecção administrativa desencadeadas). (2) controlo em que existe efectivamente desde o início uma atitude de controlo por parte de um dos intervenientes em processos. É o caso, por exemplo da inspecção de operadores que é feita diariamente sendo os alvos de inspecção escolhidos semi-aleatoriamente4 2 por processos informáticos. A postura, e prática, de controlo implica por parte do actor controlador a adopção de medidas ou complementarmente a proibição de procedimentos que retirem ou flexibilizem a capacidade de exercer esse mesmo controlo, traduzindo-se esta prática em muitos casos por uma não adesão a determinados processos tecnológicos

Este facto é claramente verificado

42

O processo é aleatório, excepto quando se verificam num determinado operador sucessivas irregularidades. Nessas circunstâncias a escolha desse operador para fiscalização é deliberadamente mais frequente.

209

nalguns processos interorganizacionais (Ver processo 05) e é um factor potencialmente

condicionador

da

arquitectura

da

infra-estrutura

de

informação da rede. 5- Os actores identificados como ocupando posições mais centrais deverão constituir os pólos de referência da infraestutura de informação na rede. A centralidade e peso de actores correspondem a uma participação frequente em processos interorganizacionais, a qual naturalmente se traduz em maior quantidade de documentos produzidos. Independentemente do valor que estes possam assumir (ver secção seguinte e anexo 3) este facto deverá ser reflectido na infra-estrutura de informação que suportará a rede de arquivos. Da mesma maneira o aparente padrão de distribuição das cliques identificadas por áreas de especialização pode presumivelmente ser um ponto de partida para a definição da arquitectura de rede, criando-se áreas específicas concentradoras de recursos normalmente utilizados por esses subconjuntos e definindo-se circuitos de informação quer verticais, quer transversais. 6- O actor GCX na sua condição de ponto de desconexão deve ser recentrado nos processos em que participa. Na prática esta influência traduz -se em: gestão e informação atempada e organizada de receitas entradas; maior eficiência e celeridade na sua recolha e pagamento; maior informação no processamento de transacções. o processo em que participa pode ser melhorado através de algum grau de automatização viabilizado por trabalho cooperativo em rede, nomeadamente por processos de pagamento electrónico.

4.5 Processos inter-organizacionais

A

recolha

de

dados

efectuada

permitiu

identificar

12

processos

interorganizacionais, ou seja, processos que decorrem entre actores das organizações representadas na rede: desses 12 apenas dois (1 e 2) se efectuam com a participação da entidade ADP e os restantes 10 são realizados entre as entidades IVP e EVP. Este facto enquadra-se no cenário

210

apresentado em que o foco nuclear de actividade é de facto o sector de vinho do porto, representando o ADP uma posição periférica, embora significativa no contexto da rede. Os processos identificados foram modelados e para cada um deles foi preenchida uma ficha descritiva com informação detalhada sobre cada um deles. Além disso para cada um dos processos foi igualmente elaborado um diagrama actor/papel [40] de modo a clarificar para cada processo quais os papéis ou papel desempenhados por cada actor envolvido. Esta abordagem pareceu justificável de forma a suprir a lacuna de, pela simples designação atribuídas aos actores escolhidos, não ser possível a percepção da real dimensão de participação num processo ao nível de papéis desempenhados. A opção por um critério funcional para a inclusão dos actores na rede fundamenta-se no facto de que em análise de redes de sociais os papéis exercidos são representados nos arcos e linhas e não especificamente nos nós, ou seja, nos actores [54][121]. Estes elementos encontram-se no anexo B. Representam-se a seguir dois diagramas de objectivos (figuras 4.12 e 4.13) que constituem uma vista da rede observada em que se pretendem representar alguns objectivos mantidos pela rede numa perspectiva dos macroactores IVP, IVP e ADP. Os objectivos representados são suportados pelos processos interorganizacionais identificados e que serão tratados a seguir, facilitando desta forma a contextualização do seu desempenho numa leitura

topo-base.

Foram

realizados

dois

diagramas,

um

para

a

representação dos objectivos mantidos pela díade [IVP-EVP] e outro para os objectivos sustentados na relação entre ADP e o IVP. Estes últimos são igualmente aplicáveis à EVP embora presentemente não existam por não haver relação entre estes actores. A razão para elaborar dois diagramas de objectivos separados consiste no facto de os processos sugeridos e em que o ADP participa serem completamente diversos e distintos dos que as duas outras entidades mantêm entre si. Tentar tudo representar num mesmo diagrama produziria um desenho final confuso o que contraria os objectivos de clareza e lógica de um modelo. As notações em caixas sombreadas dão conta dos principais problemas ou disfunções avançados pelos próprios actores participantes relativamente a cada objectivo identificado e comprovados pela simples análise social e processual. Note-se que apenas numa minoria de objectivos foram 211

reconhecidas situações problemáticas. A notação enquadrada em {} representa uma restrição.

Assegurar qualidade de Vinho do Porto através de regulação de mercado e controlo de operadores: objectivo qualitativo «problema» Demasiados organismos regulamentadores Manter características de produto dentro dos parâmetros qualitativos estipulados: Objectivo qualitativo

Regular mercados de forma a manter qualidade e imagem de produto : Objectivo qualitativo

{complete}

Garantir que não excedidas capacidades definidas em cada vindima: Objectivo quantitativo

promover produto para incrementar vendas em mercados: Objectivo quantitativo

{incomplete}

Garantir que a marca "vinho do porto" não é indevidamente utilizada; Objectivo qualitativo {incomplete}

{incomplete}

Acelerar processo de venda de Selos Garantia : Objectivo quantitativo

Manter as quantidades de vinho vendidas dentro das capacidades atribuídas: Objectivo quantitativo

«problema» processo demorado

Controlar administrativamente e de forma equilibrada as actividades de EVP: Objectivo qualitativo

Desenvolver processos de fiscalização de linhas de produção mais eficientes: Objectivo qualitativo «problema» Perspectiva de EVP: Demasiado controlo

Melhorar eficiência de fiscalização de veículos e actividades durante e após vindimas nas zonas de entreposto: Objectivo qualitativo

«causa» Demasiadas actividades e controlo

Melhorar a recolha de informação sobre infracções ocorridas: objectivo qualitativo

«problema» Demasiado tempo «problema» Poucos recursos

«problema» demasiada burocracia

«causa» processo manual

Aumentar a rapidez de resposta a pedidos de operadores de forma a garantir a integridade de operações: objectivo qualitativo

«acção» automatizar processo «acção» Diminuir controlo e automatizar actividades «pré-requisito» portal na Net comércio electrónico

Responder a pedidos de serviços analíticos e sensoriais em 10 dias úteis: Objectivo quantitativo

«causa» não interoperabilidade de softwares escalonamento de actividades «acção» integrar software agilizar procedimentos

«pré-requisito» avaliação de capacidade de comunicabildade entre AS/400 e software de analisadores

«pré-requisito» DAA electrónico e auto-validação

Figura 4.12 - Diagrama de objectivos

As notações de “incomplete” indicam o facto de o objectivo a que são aplicadas não ser totalmente atingido pela concretização dos sub-objectivos dependentes. Este facto decorre de nem todos os processos terem sido estudados mas apenas aqueles que decorrem entre organizações e num contexto de produção e comercialização de vinho do porto. O sector de promoção de produto, por exemplo, não foi considerado no presente trabalho. Neste primeiro diagrama detectam-se problemas estruturais e portanto impossíveis de resolução ou de apresentação de melhoria no âmbito deste trabalho: por exemplo quando actores se referem à sobre-regulamentação do sector ou quando se queixam de excessivo controlo por parte de entidades reguladoras. Tratam-se de aspectos de natureza política que escapam de todo a qualquer possibildade de alteração excepto pelas 212

entidades governamentais e decorrente alteração de estratégia política para o sector. Da mesma forma o problema “escassez de recursos” seria resolvido

pelo

recrutamento

e

formação

de

novos

quadros

que

correspondessem às solicitações do objectivo. Esse procedimento todavia está inteiramente dependente da política de recrutamento imposta pelo Governo de que o IVP depende, não constituíndo, à semelhança dos restantes, um problema directamente solucionável. Focaremos

portanto

a

nossa

atenção

nas

seguintes

disfunções

percepcionadas: (1) Demasiadas actividades no objectivo “manter as quantidades de vinho vendidas dentro capacidades atribuídas ” o que é parcialmente suportado pelo processo 05. (2) Demasiado tempo dispendido no objectivo “Responder a pedidos de serviços analíticos e sensoriais em menos de 30 dias úteis” que é suportado pelo processo 08. (3) Atraso no objectivo de “acelerar venda de selos de garantia”, que é suportado pelo processo 12 “Vender Selos de Garantia”.

Responder a solicitações de apoio técnico para gestão de arquivos de forma eficiente e abrangente: objectivo qualitativo

{incomplete}

Determinar necessidades através de análise organizacional usando os métodos mais adequados a cada caso: objectivo qualitativo

Avaliar massas documentais acumuadas: objectivo qualitativo

{incomplete} Determinar documentos a eliminar e a preservar mantendo uma proporção de =80% eliminação: objectivo quantitativo

Incorporar documentos assegurando a capacidade de comunicabilidade no mais curto espaço de tempo a incorporação: objectivo quantitativo

«problema» interlocutores dentro da organização

Assegurar a execução do plano de intervenção no sistema de arquivo proposto e aceite de forma rigorosa e eficiente: Objectivo qualitativo

«causa» demasiada informalidade na intervenção

«acção» estabelecer relação contratual {Apenas documentos de conservação definitiva} «pré-requisito» formalização de actividades e aprovação de contrato tipo

Figura 4.13 - Diagrama de Objectivos 2

213

Neste segundo diagrama as notações de «incomplete» indicam que nos domínios representados o ADP desempenha outras actividades que foram excluídas do diagrama por não se considerarem pertinentes neste contexto: O objctivo “Responder a solicitações...” inclui aspectos relacionados com fluxos

de

documentos,

controlo

de

documentos,

armazenamento

e

preservação não representados neste contexto. Da mesma forma, o subobjectivo “Determinar necessidades…” está incompleto visto que se reporta igualmente a documentação inactiva embora no presente contexto esta actividade não tenha relevância. Neste

modelo

a

situação

problemática

identificada

não

respeita

propriamente a actividades constituintes do processo mas ao modelo de relacionamento entre o ADP e uma entidade externa (neste caso o IVP) no que respeita ao processo de assessorar tecnicamente essa mesma entidade externa. Este facto necessita de uma explicação: O ADP tem exercido até ao momento a actividade de assessoria de forma gratuita, não cobrando os seus serviços. Este facto suscita um problema de relacionamento com a entidade

apoiada

pelo

motivo

de

não

se

gerar

uma

relação

de

responsabilidade efectiva ou de responsabilização de controlo por parte do ADP relativamente ao trabalho efectuado. São propostas soluções que podem ou não ser aceites mas que se o são, não encontram na entidade externa meios materiais para implementar a solução proposta. Não foi ainda encontrado um modelo de protocolo ou de responsabilização recíproca que permita a definição inequívoca de direitos e deveres entre as partes. Este facto leva a uma certa vacuidade das soluções propostas visto que normalmente não encontram cenários de aplicabilidade ou implementação prática, pelo menos em que o ADP tenha papel coordenador. Esta situação não parece susceptível de resolução senão através de uma remodelação do papel e formas de posicionamento do ADP relativamente a entidades externas que solicitem serviços de assessoria. Esse reposicionamento passa por

uma

postura

profissional

que

implique

necessariamente

uma

remuneração equilibrada do trabalho dispendido, assim como um modelo de contrato a estabelecer entre as partes. Os processos em que foram identificados situações problemáticas e que a seguir serão analisados mais atentamente são os seguintes:

214

Processo 02 - Gerir Sistemas de Arquivo Processo 05 – Autorizar comercialização externa Processo 08 – Prestar serviços analíticos Processo 12 – Vender selos de garantia

Para

os

processos

05

e

08

as

razões

originadoras

de

situações

problemáticas apontadas pelos actores foram sobretudo de carácter tecnológico. A opinião colhida é de que o IVP e as restantes entidades regulamentadoras não dispõem ou não querem disponibilizar tecnologias viabilizadoras de aceleração de processos porque receiam desse modo duas consequências: perder controlo e perder receitas. A consulta de contas correntes é já um processo realizável em linha através de um portal do IVP no qual existe uma zona reservada aos operadores em que estes podem consultar, mediante identificação e password, todos os movimentos e estados da sua conta corrente. Refira-se que a conta corrente é o instrumento –informatizado desde 1993– nuclear de controlo administrativo por parte do IVP sobre as actividades das EVP. Cada operador – que pode ser produtor; produtor/engarrafador ou armazenista é obrigatoriamente inscrito no IVP sendo-lhe de imediato atribuída uma conta corrente (Ver Anexo B: processo 06). Esta é iniciada com informação do operador, sobre as existências declaradas e verificadas sendo a partir daí atribuída a capacidade de venda, ou seja, o limite máximo de produto, expresso em litros, passível de ser vendido anualmente pelo operador. Note-se que para além do vinho do porto é também contemplada a aguardente vínica que entra no processo de enriquecimento do vinho do porto. Vão sendo progressivamente lançadas nas contas correntes todas e quaisquer alterações às existências e consequentes capacidades bem como alterações às marcas registadas, permitindo desta forma um controlo preciso da movimentação a comportamenteo produtivo e comercial de cada operador. O processo de consulta de contas correntes antes do desenvolvimento deste portal decorria de forma convencional sendo enviados mensalmente os respectivos extractos aos operdores através de CTT. Esta política de progressivo investimento na área tecnológica por parte do IVP parece levar a pensar não serem questões essencialmente tecnológicas que impedem a 215

automatização de alguns processos, mesmo porque se detectou um grau médio (embora com tendência a diminuir por motivos relacionados com carência de pessoal especializado que de resto é crónica no sector público) de infusão e difusão de recursos informáticos4 3 no IVP. A questão de controlo e neste caso isto significa manter conhecimento e ascendente funcional sobre um determinado processo considerado particularmente delicado4 4 , parece ser o factor mais significativo e que maior peso tem neste comportamento, sendo o aspecto que mais sobressai da leitura de comunicados do IVP dirigidos ao sector. Salienta-se que os restantes processos não são considerados nucleares para a rede de transacções efectuadas entre o IVP e o EVP, devido à sua natureza simplificada e ainda pelo facto das actividades aí desempenhadas não terem repercussões directas de natureza económica. Os processos 5 e 8

encontram-se

estreitamente

ligados:

Para

comercializar

vinho

é

necessária a aprovação técnico analítica, primeiro para concretizar um registo e depois para comprovar, perante a entidade cliente, i.e., que adquire o produto, que este se ajusta ao quadro regulamentar estabelecido. A comercialização é compreensivelmente uma acção fundamental para a EVP já que consiste na fonte de rendimento e portanto de sobrevivência. Processo 02 -Gerir Sistemas de Arquivo a) Descrição: Este processo é de natureza instrumental na medida em que um actor ADP - fornece assessoria a entidades externas na área específica de apoio a gestão de sistemas de arquivo. Expliquemos brevemente os conceitos expressos. O conceito de gestão de sistema de arquivo envolve uma série de áreas de intervenção que passam pela gestão de documentação inactiva, situando-se nessas circunstâncias no plano de arquivos definitivos (ou históricos); pela documentação semi-activa ou ainda pela documentação corrente na área respeitante a gestão documental. O conceito de gestão documental por si só é insuficientemente elucidativo já que o sistema de arquivo engloba todas 43

No que respeita aos conceitos de infusão e difusão aplicado a recursos informáticos ver WARD e GRIFFITHS Segundo informação recolhida no IVP a autorização de comercialização é uma área particularmente favorável a tentativas de fraudes e procedimentos fraudulentos. 44

216

as vertentes atrás referidas partindo-se do princípio que defende a totalidade e integridade da entidade arquivo. Segundo este pressuposto a unidade de referência é o documento o qual permanece idêntico, embora com

capacidades

funcionais

diferentes,

independentmente

do

seu

posicionamento no ciclo de vida. Além disso o termo gestão inclui igualmente e neste cenário, a concepção de sistemas de arquivo. b) Possibilidades de melhoria Se se olhar para o segundo diagrama de objectivos notam-se que uma das disfunções percepcionadas consiste no quadro comportamental e a qualidade ou natureza da relação social estabelecida entre o ADP e o as restantes macroentidades. Normalmente a relação estabelecida é de carácter transaccional tal como representado no diagrama de rede (figura 4.14 relações 1 e 5).

«controlo» GINC

4. «controlo»

controlo: actor GAT

PCADP

5. «transacção» 2. «transacção»

GPC

3. «controlo» 1. «transacção»

A intervenção técnica -se bem que seja pela

entidade

«out:documento»

AssessorarEntidades

pedidoAssessoria

Figura 4.14 - Extracto de diagrama RAS: pc.02

solicitada

«processo»

«in:documento»

GAT

sempre

«objectivo» Assegurar a execução do plano de intervenção no sistema de arquivo proposto e aceite de forma rigorosa e eficiente: Objectivo qualitativo

«RH»

«RH»

Arquivistas

GrupoTabalho

RelatórioProposta

Figura 4.15 - Diagrama de processo: pc. 02

externa- implica uma alteração de hábitos e maior envolvimento dos actores da entidade solicitante (ver figura 4.16). Os processos estudados são essencialmente de carácter instrumental em que são transmitidas opiniões e suporte profissional a uma entidade solicitante. Essa opinião fundamenta-se em análise organizacional realizada pelo ADP. A disfunção do processo resulta na ausência de soluções de compromisso ou de contrato a estabelecer entre estas duas entidades, por forma a viabilizar a implementação de soluções acordadas. Note-se que o próprio desenrolar do processo pressupõe uma análise participada com os actores organizacionais. A situação problemática não depende portanto do

217

fluxo ou ordenação de actividades mas sim da criação de um quadro normativo e contratual para a realização destes tipos de processo. c) Influência social verificada Neste processo a própria melhoria antecipada consiste em factores de relacionamento social. A atitude e formas de relacionamento entre o ADP e actores que solicitam os serviços têm de ser repensadas de forma a introduzir um factor de responsabilização social relativamente a um projecto de intervenção.

218









FormularPedido Apoio

«documento» ofício

MarcarReunião

AfectarArquivista

EfectuarReunião

ConstituiçãoGrupoTrabalho

AnáliseOrganizacionalDocumental Efectuada ElaborarPropostaI ntervenção

«documento» Relatório[em discussão]

«documento» Relatório[em discussão]

«documento» Relatório

«documento» Relatório[em discussão]

ProporAlterações ElaborarProtocolo «documento» relatório[versão final]

«documento» protocolo

ElaborarDocumento Implementação

«documento» DocImplementação

Figura 4.16 - Diagrama actividades: pc.02

Verifica-se, demasiada informalidade nas relações estabelecidas, entendida esta como uma ausência de contratualização ou pelo menos de definição e aceitação mútuas de regras formaliz adas que incluam os direitos e deveres das partes. Este será eventualmente um processo que virá a permitir a consecussão de projectos até agora não considerados de forma oficial e descaindo portanto numa situação dúbia e, normalmente, precocemente terminada. Esta situação é clara ao observar as conexões do actor GAT que

219

se relaciona essencalmente com o actor GPC, como representante de outras organizações. Esta escassez de capital conectivo retorna um isolamento que pode em parte explicar a ausência de capacidade "negocial" deste actor.

Processo 05 - Autorizar comercialização externa a) Descrição: Este processo executivo (ver capítulo anterior) denominado por "autorizar comercialização externa" decorre entre os actores COM com filiação na EVP e FISC com filiação no IVP. Na rede de actores sociais acima representada decorre na relação identificada com os nºs 23 e 29. Esta relação é multiplexa porque abrange processos em que controlo é exercido unilateralmente sobre um actor, mas também processos de carácter transaccional em que se Figura 4.17 - Extracto de diagrama RAS: pc. 05

verifica reciprocidade nos recursos

trocados através da conexão. As medidas de centralidade efectuadas caracterizam estes dois actores como ocupando posições centrais na rede, o que é graficamente visível pelo elevado número de linhas que partem e chegam a cada um dos actores. Desempenham portanto papéis activos e predominantes na gestão de processos interorganizacionais e troca de recursos na rede. Note-se que neste contexto não é indicada a direcção dos arcos concatenados cuja existência é significativa mas que não influencia o caso apresentado. A existência de relação multiplexa é importante mas surge na sequência de uma nova política do IVP para o sector, acima descrita, e que motiva o incremento de relações transaccionais e diminuição de controlo. Caso fosse feita uma reconstituição histórica da estrutura social que ligava estas duas entidades alguns anos atrás surgiriam de forma exlusiva relações de controlo unidireccionadas do IVP para a EVP. A análise do processo é sintetizada nos diagramas de

processo e de

actividades (figuras 4.18 e 4.19) que se apresentam em seguida.

220

O «objectivo» Manter as quantidades de vinho vendidas dentro das capacidades atribuídas: Objectivo quantitativo

«controlo» actor: FISC

primeiro

diagrama

mostra

os

inputs,

outputs,

os

recursos

utilizados essencialmente informacionais

«processo»

«in:documento»

out: documentos CDO, DAA validado

Autorizar Comercialização Externa

RCDO; DAA

documentais, o objectivo do processo directamente relacionado

«Documentos»

«informação»

Dossiê EVP

AS/400

diagrama atrás

Figura 4.18 - Diagrama de processo: pc. 05

e

com de

o

objectivos

representado

e

finalmente o actor que controla ou coordena o processo. No diagrama de actividades regista-se um ponto de bloqueio pelo facto da





Produzir RCDO ProduzirDAA

«Documento» RCDO

Consulta AS400

«Documento» DAA EmissãoCertificado Análises Consulta AS400

{Se mercado receptor="listadefinidaAS400"} Validação de Documentos

«Documento» Certificado Denominação Origem

«Documento» DAA Carimbado

«documento» certificadoAnálises

EmitirGuia Remessa ExpediçãoProduto

«Documento» Guia de Remessa

Figura 4.19 - Diagrama actividades: pc. 05

221

actividade "expedição do produto" estar dependente de três actividades diferentes. Pelo menos uma destas - carimbar o DAA - seria susceptível de ser simplificada caso a estrutura social de controlo o permitisse. O processo consiste num pedido efectuado pela EVP para comercializar vinho do porto para mercado internacional. Neste caso distingue-se entre expedição - efectuada para países membros - e exportação efectuada para países terceiros. No entanto sob o ponto de vista aqui tratado esta diferença não é relevante. O processo segue um fluxo definido em que é solicitada autorização a qual é documentalmente traduzida num ofício. Este pedido é acompanhado obrigatoriamente

de

um

DAA

(Documento

Administrativo

de

Acompanhamento) em que são incluídos dados sobre o destinatário, quantidades e qualidade do vinho a comercializar e datas de embarque. Dependendo do mercado ao qual se destina o produto (cada mercado apresenta exigências específicas ditadas pelo seu próprio direito e prática comerciais) poderá ser pedida uma declaração de denominação de origem (RCDO). Estes documentos são enviados ao IVP que desencadeia os seguintes passos: procede à conferência dos documentos, inicia um subprocesso para emissão do RCDO (que depende do aval da análise técnica de qualidade), confirma na conta corrente do operador (gerida por um SBDR que corre em AS400) se as capacidades não foram excedidas e, caso todos estes elementos sejam considerado correctos, é validado o DAA através de carimbagem e enviada cópia para o operador que fica assim autorizado a proceder à expedição. A frequência deste processo é significativa (cerca de 60 casos mensais observados) atendendo a que incide sobre um objectivo primário do EVP: vender o produto! b) Possibilidades de melhoria Observando o fluxo deste processo (figura 4.19) é vísivel que poderia ser simplificado. Os documentos obrigatórios poderiam ser disponibilizados de forma simplificada e imediata através da disponibilização de formulários através da Internet a que ambos os actores têm acesso corrente. Mesmo que esses formulários não fossem preenchíveis electronicamente, este passo pouparia o processo de aprovisionamento dos mesmos que

222

actualmente implica a deslocação periódica ao IVP para levantar estes impressos.





«Documento» RCDO

Produzir RCDO

«precondition» {DAA electrónico disponível na NET}

«postcondition» {Até superveniência de infraestrutura de assinatura digital}

Consulta AS400

Emissão de CertificadoAnálises

Preencher DAA «Documento» DAA Electrónico

«Documento» DAA impresso

ValidaçãoDAA

Vinheta aplicada pelo operador



«Documento» CDO

Expediçáo Produto {Se mercado receptor="listadefinidaAS400"}

Figura 4.20 - Diagrama actividades pc. 05: possível melhoria

Por outro lado, se preenchíveis e trasmitidos através da internet, o processo seria consideravelmente acelerado. No entanto a exigência de validação de DAA através de carimbo provoca uma ruptura neste procedimento. A prática obrigatória neste momento implica uma série de movimentações físicas para adquirir e validar os respectivos formulários: A validação presencial do DAA é uma prática coerentemente associada a um posicionamento de controlo por parte do IVP. Ou seja, este actor considera indispensável a verificação do documento em si e não apenas da informação que este contém. No entanto atendendo à prática verificada constata-se ser muito rara a desconformidade no preenchimento do DAA, além de que existem outros meios de controlo sobre as capacidades de venda, nomeadamente as declarações de capacidade e acções aleatórias de fiscalização ou ainda a informação alfandegária (no caso de países terceiros). A isto acrescenta-se a disposição comunitária que prevê a possibilidade de autenticação de DAA através da aposição de vinhetas pela própria EVP, vinhetas essas 223

distribuídas pela entidade fiscalizadora. Na figura 4.20 apresenta-se o modelo da uma possível melhoria do processo. c) Influência social verificada Tecnologicamente,

portanto,

organizacionalmente

também,

é

possível o

aspecto

simplificar legal

está

o

processo, igualmente

salvaguardado. Considerados estes factores parece claro que o aspecto social da relação é a única variável que nessita ser alterada para viabilizar a modificação de actividade do processo através de introdução de uma infraestrutura tecnológica já existente mas cujo emprego é restringido por aspectos sociais de concepção de controlo. Este aspecto é confirmado pelo facto de que apenas com a actual política do IVP de progressivo abandono do papel de fiscalizador policial estar a adopção deste processo a ser equacionada. A tendência é para desenvolver a infra-estrutura tecnológica que permita a acessibilização e comunicação em linha do DAA sendo este documento autenticado através de aposição de vinheta realizada pela própria empresa e fornecida pelo IVP. As relações existentes passariam portanto a ser de transacção ou pelo menos de controlo bilateral em que ambos os actores detêm controlo parcial na relação, manifestado em partes diferenciadas do processo. O aspecto a salientar é justamente o facto do tipo de relação que une dois acto res dentro de uma estrutura social (inter-organizacional) ter de ser alterada ou, dito de outro modo, ter de responder a determinadas características e não outras, para a melhoria de execução de um processo ser viável. Na mesma ordem de idéias a aplicação tecnológica depende essencialmente da componente social da relação e não de qualquer outro factor. A proposta de remodelação do processo representada na figura seguinte

consiste

na

construção

do

DAA

electrónico,

emitido

ou

disponibilizado em linha pelo IVP, mediante o acesso controlado da EVP à área reservada do portal mantido pelo IVP, bem como a sua subsequente auto-validação pela própria EVP mediante aplicação de vinheta e segundo processo

definido

pelas

disposições

comunitárias

determinadas

no

REGULAMENTO (CE) Nº 884/2001 DA COMISSÃO de 24 de Abril e confirmadas pela Portaria

n.º 632/99 de 11 de Agosto de 1999 e pela

circular 12/2000 do IVV. 224

Interrogado o actor COM, foram levantados obstáculos a esta solução salvo se asseguradas algumas condições que embora realizáveis tecnicamente implicariam um considerável esforço tecnológico e portanto financeiro para serem asseguradas. Tratava-se de determinar para cada ano todas a alterações realizadas à capacidade de cada EVP de forma a permitir o conhecimento em tempo real, i.e., à altura da formulação do pedido de comercialização, e nunca depois, a real capacidade de vinho declarada e transccionada. Este capacidade implicaria considerável remodelação na estrutura de informação do IVP quer ao nível de recolha de dados, a qual é em grande parte fornecida pela EVP, como ao nível do seu processamento o que implicaria alterações ao presente sistema de bases de dados relacionais. Qualquer proposta de ultrapassagem destes problemas no entanto excede o âmbito proposto deste trabalho. Refere-se neste contexto o processo 04 que corresponde à autorização de comercialização

interna

e

é

aqui

apresentado

como

exemplo

de

simplificação administrativa conseguida. Este processo seguia exactamente os mesmos trâmites do anterior. Sempre que uma EVP pretendesse comercializar o seu produto dentro do mercado interno, o que equivalia necessariamente ao seu deslocamento, e mesmo que pretendesse deslocar o produto de um local para outro com intuitos diversos da comercialização por exemplo o engarrafamento - tinha que proceder ao preenchimento de um DAA que acompanhava obrigatoriamente o produto. Não são todavia necessários os documentos de certificação de denominação de origem, dado o produto se destinar ao mercado interno. Note-se que a situação acima descrita obrigava a situações caricatas como ser necessário a burocracia de preencher e validar um DAA para deslocar uma determinada quantidade de vinho numa distância de metros, quando os pontos de partida e chegada se situassem ambos dentro do entreposto comercial de Vila Nova de Gaia. Para obviar a esta situação foi abolida a obrigatoriedade de entregar um DAA antes de cada deslocação/comercialização, passando o operador a fazê-lo através do preenchimento de uma guia contendo todos os movimentos realizados no mês a que se reportava, indicando os destinos, teor da transacção e quantidades. Neste processo a solução possível apontada par ao processo anterior é igualmente aplicável. O DAA sempre que necessário (continua a sê-lo para 225

deslocações entre entrepostos, i.e., Douro e Vila Nova de Gaia) seguiria o procedimento de acesso e validação defendido para o processo anterior juntando-se

a

esse

documento

a

guia

de

manifesto

mensalmente

preenchida. Processo 08: Análise de amostras a) Descrição: Este processo de carácter executivo (ver capítulo anterior) corresponde a uma função essencial do IVP que consiste em determinar a qualidade do produto apresentado pelos operadores. É igualmente uma condição impositiva a que os comerciantes se têm de submeter para poderem comercializar o seu produto. Por estes motivos é objecto de cuidadoso planeamento. Trata-se de um processo não complexo, no sentido de que não

apresenta

incerteza

comportamental.

Os

passos

a

dar

estão

perfeitamente definidos quer sob o ponto de vista de fluxo de trabalho, quer ainda de procedimentos técnicos -sensoriais e laboratoriais- empreendidos. Este facto torna-se claro se atentarmos ao sistema desenvolvido pelo próprio IVP para suportar informaticamente este processo: trata-se do "circuito

administrativo

de

amostras"

e

assenta

numa

plataforma

tecnológica composta por sistema AS 400 e um SBDR. As entidades definidas são os operadores; países, tipos de análises. Cada uma destas entidade está identificada e codificada. Quando a EVP entrega a amostra declara qual o tipo de análise que pretende e a que mercado (país) se destina. Esta informação determina exacamente quais os procedimentos analíticos que serão realizados sobre a amostra, visto que variam de acordo, por exemplo, com exigências específicas exigidas por cada país. O processo dentro da rede social considerada envolve 4 actores (figura 4.21) três deles nucleares para a sua realização (ENOL; SAQ e ATQ]. O teor das relações sociais estabelecidas varia entre a multiplexidade que une a díade [SAQ; ENOL] e a transacção verificada entre a díade [ATQ; SAQ]. Note-se que não existe nem pode existir contacto durante o processo entre a díade restante [ATQ; ENOL] uma vez que comprometeria a validade e isenção da avaliação de qualidade.

226

O processo está padronizado e

GCX

insere-se

ATQ

21. «transacção»

ENOL

19. «transacção»

numa

burocrática

profissional.

colaboradores

Os

envolvidos

necessitam possuir qualificações

17. «transacção» «controlo»

SAQ

estrutura

próprias

Figura 4.21 - Diagrama de RAS: pc. 08

e

exigidas

e

manual

de

uniformizadas contempladas qualidade

no do

laboratório. O tempo médio despendido para completar as análises requeridas no excede um mês sendo considerado excessivo. A diminuição deste período de tempo, mesmo atendendo a restrições inevitáveis impostas pela qualidade de avaliação e pelo facto da amostra ser avaliada sob dois pontos de vista técnicos -o sensorial que corresponde às características

organolépticas

e

o

laboratorial

característivas microscópicas do produto- foi

que

corresponde

às

considerado como de

diminuição possível. O laboratório está creditado de acordo com a norma NP EN ISO/IEC 17205 o que implica, entre outras coisas, que todos os procedimentos se encontram standardizados e documentados. Não é possível portanto encurtar tempo através de eliminação de quaisquer desses procedimentos. Os diagramas de topo deste processo, bem como o diagrama de actividades respeitante à parte do processo onde se verificam pontos de bloqueio são representados seguidamente. Os restantes diagramas de actividades, encontram-se no anexo B. b) Possibilidades de melhoria Basicamente

o

principal

ponto

disfuncional,

indicado

pelos

actores

interrogados reside no tempo dispendido para concluir o processo. Atendendo a esse facto o processo foi recentemente reestruturado quanto à forma de desempenho do fluxo de parte das suas tarefas (essas modificações são já representadas no respectivo diagrama (figura 4.23) tendo sido igualmente estabelecido um prazo máximo de 30 dias úteis para conclusão de cada caso submetido a avaliação.

227

Processo 08 Decomposição

«controlo» actor: SAQ

«meta» receber, codificar pedido e definir tipos de análise a efectuar

«documento» formulário requisição

«subprocesso» 8.1.RecepçãoAmostras

«material»

«out» Amostra codificada e caracterizada

«documento» TAS;TAL

amostra produto «informação» AS400

«meta» avaliar qualidades analíticas e organolépticas de amostra

«controlo» DST

«documento» CCQ

«subprocesso»

«meta» calcular custo e avisar EVP

«controlo» SAQ

«subprocesso»

«documento» Carta Aviso

8.3 ConclusãoProcesso

8.2.AnáliseTécnica «documento» Relatório «informação»

«RM»

AS400

equipamentos «RH»

«RH»

provadores

analistas

«informação» AS400

«controlo»

«meta»

GCX

facturar custo

«subprocesso» 8.4 CobrançaProcesso

«documento» Factura/recibo

«informação» AS400

Figura 4.22 - Diagrama processo: pc. 08

228

A realização deste processo está todavia muito dependente de tecnologia de laboratório, particularmente na ausência de integração ou sequer de articulação entre o software específico dos dispositivos analisadores do laboratório e da câmara de provadores e do Sistema de Bases de Dados Relacional

denominado

"Circuito

Administrativo

de

Amostras"

mais

particularmente do AS/400 em que este corre. Na prática o que se verifica é que os resultados que são emitdos pelos analisadores não podem ser automaticamente exportados para o AS/400 sendo necessário inseri-los manualmente. O procedimento consiste em lançar os dados parciais que correspondem aos cálculos intermédios efectuados pelos técnicos de análise, num formulário específico para o efeito (Ver anexos B e C). A seguir estes resultados alimentam os dispositivos analisadores que emitem sob a forma de relatório os resultados. Esses resultados emitidos em papel são depois introduzidos no SBDR uma vez que este é o repositório de informação que controla todas as análises efectuadas guardando os seus resultados

bem

como

informação

particularizada

das

EVP

que

os

solicitaram. O próprio certificado de qualidade, produto final esperado da maioria das análises realizadas, é emitido pelo sistema informático sob forma impressa. O tempo dispendido no carregamento destes dados leva a uma situação por todos os actores considerada como negativa (ponto de bloqueio 1 da figura 4.23).

229

Processo 08 subprocesso 08.02

«subprocessos» 08.01

RecepçãoAmostras

TriagemAmostras

AvaliaçãoSensorial

AnáliseLaboratorial

ponto de bloqueio 1

«Informação» Processo suspenso

/ AvaliaçãoNegativa {OR}

/ AvaliaçãoNegativa / AvaliaçãoPositiva

EmiteBAL

EmiteBAS

/ AvaliaçãoPositiva

EmiteRelatório «Documento» BAL, BAS Relatório

/ Consulta

AvaliaçãoFinal

«Documento» Dossiê

/ AmostraReprovada

/ AmostraAprovada

EmiteCCQ

«Documento» CCQ

«subprocessos» 08.03; 08.04

ponto de bloqueio 2

Figura 4.23 - Diagrama actividades: pc. 08

A sua resolução no entanto passa por procedimentos exclusivos de carácter informático que possibilitem o output directo dos resultados saídos dos dispositivos analisadores para o SBDR do AS/400. Foram considerados como elementos facilitadores do processos a transmissão do certificado de controlo de qualidade através de processos electrónicos mais expeditos,

230

sejam eles o correio electrónico ou a sua co locação em área específica reservada em que apenas o operador requerente tenha acesso. Dado se tratar de um documento constitutivo e probatório terá que apresentar suficientes elementos de validação por forma a garantir a sua autenticidade e fidedignidade. Neste momento após a emissão do documento, este é validado através de duas formas: a assinatura do Director de Serviços Técnicos e ainda o carimbo da Instituição (ponto de bloqueio 2 da figura 4.23). A impossibilidade de, para já, ser utilizada a assinatura digital leva a que seja necessária a utilização de outros processos; algumas das possíveis soluções passm por adição de meta-informação arquivística (ver capítulo anterior) pelo sistema informático, procedimento ainda não previsto embora sugerido no âmbito das entrevistas decorridas com os actores envolvidos. c) Influência social verificada No contexto deste processo não foram registadas influências sociais significativas excepto pela pressão habitualmente manifestada pelos operadores que entregaram amostras e esperam uma decisão que lhes permita comercializar o produto. Com efeito embora a amostra seja identificada com um número encriptado atribuído pelo sistema CAA que impede ao actor ATQ a associação da amostra que analisa com um determinado operador, este sabe naturalmente quando entregou essa amostra e ressente-se das próprias pressões sentidas decorrentes de contingências

comerciais.

Dessa

forma

são

estabelecidos

contactos

informais, telefónicos normalmente, com membros individuais do serviço de análise técnica de qualidade no sentido de acelerar o processo. Este processo no entanto não é facilmente influenciado socialmente visto que a sua celeridade está dependente de factores essencialmente tecnológicos. O tipo de relações estabelecidas todavia leva a investimentos estratégicos em equipamentos mais sofisticados e desenvolvimento de projectos de articulação de software analítico com o CAA, no sentido de dar mais depressa resposta adequada a um serviço. Processo 12- Vender selos de garantia a) Descrição: 231

Este processo essencialmente administrativo e transaccional consiste na compra por parte de uma EVP, normalmente através do seu departamento de aprovisionamento, de um conjunto normalmente volumoso de selos de garantia destinados a serem colocados nas garrafas de vinho do porto legalizando a sua venda. A aposição destes selos é obrigatória constituindo a

manifestação

material

de

garantia

do

IVP

relativamente

ao

reconhecimento de qualidade de um determinado lote ou marca de vinho. A aquisição é processada pelo actor GCX que também se encarrega da encomenda de impressão dos selos. O acto de compra não é no entanto exclusivamente transaccional visto que a seguir ao pedido ser formulado é realizada pelo actor GCX uma acção de controlo materializada na co nsulta da conta corrente do operador que solicitou a transacção no sentido de averiguar se esse actor tem direito a adquirir a quantidade de selos manifestada. Isto é explicado pelo facto de cada operador

APROV

ter

capacidade

uma

de

determinada

vendas

atribuída

anualmente pelo IVP, capacidade essa

30. «transacção» «controlo»

que não pode ser excedida, excepto em casos muito raros e sempre sujeitos a

GCX

autorização pela entidade reguladora.

Figura 4.24 - Extracto de diagrama RAS: pc. 12

Sabendo expressa

em

litros

que

essa

capacidade

é

e «controlo»

conhecendo a capacidade da

«objectivo»

Actor: GCX

Acelerar processo de venda de Selos Garantia : Objectivo quantitativo

vasilha em que o vinho será engarrafado, a comparação do número

de

selos

pedidos,

juntamente com os que foram adquiridos permite

VenderSelosGarantia

pedido de selos de garantia

«out: material» SelosGarantia

anteriormente, determinar

se

o

operador está ou não a exceder a

«processo»

«in: documento»

capacidade

permitida

de

«RecursoMaterial»

«informação»

Dinheiro

AS400

Figura 4.25 - Diagrama de processo: pc. 12

vendas. Note-se que não é permitida a acumulação se selos, ou seja, um operador apenas pode adquirir

anualmente

a

quantidade

de

selos

correspondente

à

sua 232

capacidade de vendas. Para ilustrar estes aspectos vejam-se os diagramas de processo e de actividades elaborados (figuras 4.25 e 4.26) b) Possibilidades de melhoria Neste momento a transacção é concretizada através de encomenda, realizada por telefone ou carta/fax, sendo o pagamento realizado quer presencialmente quer através de movimentação numa conta corrente mantida com o IVP. Normalmente esta última opção é a preferida pelas EVP tecnologicamente







mais

poderosas. Neste contexto a disponibilização de realização deste

PedidoVenda

processo

internet

ConsultaAS400

e

através

da

particularmente

através do portal já mantido RegistoPedido

pelo

IVP

vantajosa «Documento» LivroManualRegistos

Lançamento Venda

EmiteGuiaPagamento

considerada

pelos

actores

interrogados.

Para

concretização

remota

a da

transacção seria necessária a implantação de processos de

«Documento» FolhaCálculoControlo

«Documento» Factura

foi

comércio electrónico o que é «documento» guia de pagamento

perfeitamente possível técnica e legalmente visto ser o IVP uma entidade com autonomia

EfectuaPagamento

Emite factura

EmiteRecibo

«Documento» Recibo

ArquivaGuia

administrativa e financeira o que lhe permite o pagamento e recepção de serviços através de recurso a cartão de crédito.

EntregaSelos

Figura 4.26 - Diagrama actividades: pc. 12

233

<12: vender selos de garantia>





«precondition» {Portal na Internet}

PedidoVenda

RegistoPedido

processo automatizado

consultaAS400

/ PedidoInválido

«Documento» FacturaElectrónica

«Documento» GuiaPagamento

«Documento» ReciboElectrónico

EmiteRecibo

ArquivaGuia

EntregaSelos

«precondition» {Funcionalidades comércio electrónico}

Figura 4.27 - Diagrama de actividades pc. 12: possível melhoria

c) Influência social verificada O actor GCX que coordena este processo foi identificado na análise de centralidade/internediação como um ponto de desconexão, ou seja, caso fosse

retirado

da

rede

esta

tornar-se-ia

desconectada.

Este

facto

considerado como uma razão para a maior participação deste actor na rede é patente neste processo visto que este actor desempenha um duplo papel: por um lado de vendedor de um produto o brigatório para qualquer operador comercializar vinho do porto mas também como agente de controlo relativamente à actividade da EVP. Esta concorrência de actividades posiciona esta actor como um agente influente relativamente a actores externos. Note-se no entanto que o peso deste actor não é particularmente 234

grande relativamente a outros. O facto de durante largos anos ter estado dependente respectivamente de dois serviços diferentes levou a um apagamento de influência social visível por exemplo na nos reduzidos meios informáticos disponibilizados.

4.5.1 Relação estrutura social/processos/rede

Considerando a perspectiva atrás apresentada e que coloca esta rede numa perspectiva sistémica contendo em si diversas vistas desse sistema e suas consequentes interacções apresentamos seguidamente uma tabela em que se descrevem as medidas de RAS efectuadas, resultados obtidos e possível impacto quer ao nível dos processos interorganizacionais, quer ao nível de implementação da rede de arquivos. Tabela 4.6 – Influência RAS, processos e rede Camadas de rede

estrutura social

Impacto redefinição Processos

Identifica a capacidade da rede para transmisão e comunicação de recursos nomeadamente informação

Não aplicável

Centralidade de actores

Identifica os actores mais participativos dinâmicos da rede

Influência de actores

Denota a influência de actores dentro da rede

Automatização de actividades de processos (p05 DAA electrónico; p12 recepção de pedidos em linha e comércio electrónico aplicado a venda de selos de garantia) Redefinição do posicionamento e participação de alguns actores em

Medidas RAS/ Densidade e transitividade

no de

Impacto na estrutura de Rede

Avaliação da capacidade da rede de forma a identificar canais eficientes de comunicação de informação; avaliação através de “problema do pequeno mundo” [43] de horizontes de visualização de actores – e da actividades desempenhadas - na rede de forma a potenciar a coordenação de actividades interorganizacionais Infraestrutura tecnológica específica. Responsabilização por gestão de documentos atribuída a esses actores

Infra-estrutura de comunicação prevendo canais específicos de comunicação e acesso

235

Coesão/densidade

ncliques

Denota a capacidade de transmissão de recursos, nomeadamente informação dentro da rede Identifica conjuntos de actores particularmente coesos entre si por via de tarefas, processos, actividades ou afinidades comuns.

determinados processos interorganizacionais (p01, p02, p12) Não aplicável

a informação desses actores

Não aplicável

Desenvolvimento de processos de trabalho cooperativo (CSCW) entre actores partcipantes em cliques e entre cliques funcionalmente conexas. Definição de áreas específicas de trabalho, desenvolvimento de processos e gestão documental

Condiciona infraestrutura tecnológica da rede

236

4.6 Documentos

Um processo produz documentos ou, se quisermos, constitui o contexto de produção de documentos. Dentro da rede a utilização de um determinado tipo de documento não é um acto isento ou socialmente neutro. Por exemplo enquanto a adesão ao SBDR AS/400 existente no IVP foi bem sucedida outros sistemas que o antecederam falharam:

a implementação

do EDI fracassou não se tendo registado suficiente mobilização para conseguir o sucesso deste tipo de sistema. Da mesma forma a solução anterior ao CAA desenvolvido numa plataforma anterior ao AS/400 foi igualmente abandonada. Relativamente ao SBDR mencionado allguns processos nucleares do IVP são assegurados por este sistema (produtor de documentos) sendo correntemente utilizado pelos actores incluídos na rede analisada, não tendo estes especial apetência informática, o que é mais um factor de confirmação relativamente ao impacto que este sistema representa nos processos de trabalho. A utilização de documentos electrónicos, considerada na acepção da confiança depositada pelos actores neste tipo de documentos, depende em grande parte da percepção social que estes têm sobre o valor, utilidade, validade ou ainda eficácia dos mesmos. O emprego de documentos electrónicos é essencial no contexto de melhoria de processos acima proposta. Para a introdução destes documentos ser bem sucedida há um conjunto de factores a considerar desde a perspectiva diplomática do documento que permite aferir do peso relativo e estrutural e funcional do documento até à existência de instrumentos e processos de autenticação, ou ainda à percepção social dos actores sobre este tipo de documentos a qual, por vezes, pode levar a inesperadas resistências ao desempenho de um determinado processo. Considerado o exposto pretende-se nesta secção comentar o estudo realizado sobre os documentos produzidos nos processos identificados remetendo para o anexo C para informação mais exaustiva visto que aí se encontram categorizados Cada um dos processos acima referidos produz vários docum entos. Para determinar a estrutura de uma rede de arquivos era necessário identificar cada documento produzido em cada processo interorganizacional e 237

caracterizá-lo. Deste modo foram identificados os documentos produzidos sendo a sua posição topologicamente associada a cada passo ou actividade inclusiva de cada processo. Essa tarefa foi realizada com base na investigação efectuada pelo projecto Interpares [69] [70] tendo sido os documentos descritos quanto a um conjunto de parâmetros já referidos no capítulo anterior. A informação desenvolvida nesta secção refere-se aos documentos que são produzidos em cada processo identificado. Pretendeu-se ao realizar esta análise, caracterizar esses documentos sob diversos critérios, a seguir justificados, de forma a perceber possíveis nexos de consequência relativamente à sua disseminação e disponibilização na rede de arquivos. Atendendo

aos

critérios

definidos

serão

os

documentos

sujeitos

a

ponderação dado que nem todos obviamente representam o mesmo peso ou dão origem a idênticas acções. A razão fundamental para realizar esta análise consistia primeiro em procurar determinar o "peso" do documento no processo, obtido por variáveis relacionadas com a sua capacidade probatória e informativa. Em segundo lugar pretendia-se daí procurar determinar o tempo de persistência de cada um dos documentos na rede. Por tempo de persistência entende-se o período durante o qual um determinado documento mantenha interesse para os actores participantes relativamente ao desempenho de um determinado processo. Presume-se que após o fim do processo um documento possa ser consultado mais ou menos assiduamente em função da importância ou relevância que esse mesmo documento tenha para avaliar o desempenho do processo ou ainda resolver dúvidas relativamente ao mesmo que possam eventualmente persistir. Esta ponderação não está no entanto associada com factores como o carácter diplomático do documento. Esta pista foi seguida pela investigação levada a cabo pelo Projecto INTERPARES que constatou não ser detectado qualquer padrão revelador de associação explícita e inequívoca entre a classificação diplomática e a relevância do documento para o utilizador sob o ponto de vista de utilização corrente [cf. 69, p. 22]. A vantagem de determinar o período de persistência do documento na rede baseia-se no facto de que é inútil manter documentos disponibilizados na rede por mais tempo que o necessário, dadas as consequências de sobrecarga sob o ponto de vista de armazenamento e manutenção de 238

dispositivos de referenciação, nomeadamente perfis meta-informativos (adiante tratados) dos documentos. A acumulação indiscriminada de documentos inactivos leva a uma ausência de gestão racional de espaço e excesso de informação na rede. Note-se que este prazo de persistência não está relacionado com o valor intrínseco do documento. Este é atribuído através de uma auditoria sobre o seu valor primário e secundário, ou seja sobre a sua capacidade evidencial e posterior valor informativo repartido por vários critérios de ponderação que cobrem áreas como a história organizacional, valor social, etc. O documento, após o fim do período de persistência atribuído é retirado da rede mas continua armazenado e disponível

fora de linha para utilizadores interessados na sua consulta

durante o tempo fixado para a sua preservação e de acordo com o destino final que lhe foi atribuído. O presente trabalho não trata de mecanismos de gestão de documentos em rede, mas apenas da arquitectura e identificação dos mesmos dentro dessa estrutura. Os critérios de categorização documental aplicados são essencialmente diplomáticos e baseiam-se nos trabalhos levados a cabo por Luciana Duranti e pelo projecto INTERPARES. Neste contexto são assumidos os seguites critérios referenciais: De acordo com o referido no capítulo anterior foram categorizados diplomaticamente os documentos, os quais se distribuem por 4 grandes categorias já referidas no capítulo anterior e que a seguir se recordam: Documentos dispositivos, documentos probatórios, documentos suporte, documentos narrativos. Outros critérios de avaliação documental foram adoptados dado parecerem pertinentes atendendo aos objectivos da análise. Neste contexto é importante determinar a forma documental, bem como o suporte de produção original e final dos documentos principais. Esta última designação necessita de uma explicação: Consideram-se documentos principais aqueles que

a

instituição

considera

como

representando

oficialmente

uma

determinada posição ou transacção por esse documento veiculada ou transmitida. Ou seja: correspondem aos documentos originais. Esta designação no entanto é abandonada visto que quando situados em ambientes digitais, o seu significado é claramente diminuído. Em cenários de produção documental electrónica não existem originais, pelo menos 239

sendo esta qualidade determinada pelos atributos intrínsecos (tinta, tipo de papel, cor, etc) desse documento. A condição de "original" é alcançada não através de qualidades intrínsecas mas sim através de especificidades extrínsecas, em que se contam o contexto funcional da produção do documento, o contexto tecnológico, o contexto documental, ou seja as relações mantidas com agregados de documentos funcionalmente similares, e ainda a determinação da própria instituição produtora. A "originalidade" (unicidade) do documento é determinada de forma externa ao próprio documento através de decisão organizacional (por exemplo decide-se que embora um documento seja produzido electronicamente, será a sua versão impressa que assumirá o estatuto de documento oficial sendo a partir daí comunicada e submetida aos procedimentos correntes de arquivagem e circulação). Este facto leva à explicação da utilização do termo "documento principal" o qual pretende justamente representar a realidade descrita em que existe uma versão de documento à qual é atribuído o estatuto de original e que será

o

documento

principal,

e

outra

versão,

ou

mais

que

uma,

correspondente ao "suporte original de documento" que será categorizada como documento secundário. Por

exemplo,

numa

organização

recorre-se

generalizadamente

a

ferramentas de apoio a produtividade para suportar as actividades correntes administrativas.

Nestes

processos

são

utilizadas

sistematicamente

aplicações informáticas vulgarizadas, o processador de texto por exemplo. Assim sendo praticamente todos os documentos produzidos são -no em formato electrónico, o que não significa que essas versões digitais venham a constituir os documentos principais. Eles são na maior parte dos casos impressos vindo essa sua versão papel a constituir o documento principal. Quando se menciona o suporte do documento principal, referimo-nos precisamente a esta realidade. Note-se que nalguns casos verificam-se situações alternativas em que por exemplo os documentos electrónicos, embora não considerados como versões organizacionais, são mantidos para efeitos de suporte e acesso. Outras situações se verificam em que se procede a digitalização de documentos papel (principais) de forma a obter vantagens de eficiência sob o ponto de vista de acesso e manipulação, pese

240

embora o estatuto desses substitutos digitais não seja o de documento oficial. Sintetizam-se de seguida algumas observações efectuadas: 1. A maior parte dos documentos é produzida originalmente com ferramentas

electrónicas

de

produtividade

sendo

posteriormente

convertidos para papel através de processo de impressão. A razão para tal deve-se à necessidade de garantir o valor evidencial do documento, considerado insuficiente em suporte digital, mas também por ausência de estruturas organizacionais e técnicas suficientemente adequadas para manter um sistema de arquivo electrónico. 2. Este facto permite considerar a possibilidade de todos os documentos produzidos serem mantidos e transaccionados em formato electrónico, o que viabiliza a sua aplicação e disponibilização em rede. Para o concretizar no entanto é necessário no entanto prever formas de validação e preservação das qualidades de autenticidade e fidedignidade documentais. As formas para o conseguir passa por aplicação de elementos de validação digitais em que se incluem a assinatura digital, a implementação de esquemas de meta-informação baseados em esquemas internacionais já testados

e

a

implementação

de

uma

infraestrutura

tecnológica

suficientemente documentada de forma a permitir a demonstração de todos os passos e tramitações executadas quer pelo sistema quer pelos documentos nele produzidos. Como atrás referido de momento a utilização de assinatura digital não é viável pois embora consista numa tecnologia já amadurecida, ainda não existe em Portugal a entidade credenciadora exigida pelo Decreto -Lei 290D/99 de 2 de Agosto relativo a assinatura digital. 3. As principais formas de validação utilizadas neste momento são a assinatura manual e a carimbagem. Os documentos que permanecem em formato electrónico não possuem meios de validação, mesmo aqueles dos quais não é produzido qualquer output.

241

4. A aplicação destes processos é tecnica e organizacionalmente exigente visto requerer componentes técnicas, não apenas informáticas mas também arquivísticas, muito comsumidoras de recursos; não apenas necessárias para

a

sua

implementação

mas

também

para

a

monitorização

e

acompanhamento contínuo do processo. 5. Existem documentos produzidos em formato electrónico que assim permanecem. Dentro destes distinguimos dois tipos: (a) Os documentos produzidos em ferramentas de produtividade normalmente com recurso a folha de cálculo e que são mantidos nesse formato por motivos instrumentais. Não são considerados documentos principais mas antes repositórios de informação pesquisados sempre que alguma informação é necessária. Estão nessas condições os documentos 12.4 (b) os documentos produzidos por sistemas de bases de dados transaccionais (Ver Anexo B: documentos nº 3.3, 4.4, 5.6, 5.7, 6.4, 7.3, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 8.8, 8.9, 8.10, 8.11, 8.14, 9.6, 10.6, 10.7, 11.3, 12.3): dentro destes assumem especial

relevância,

por

apoiarem

actividades

nucleares,

o

circuito

administrativo de amostras (CAA) e a gestão de contas correntes. Ambos assentam numa arquitectura de SBDR e numa plataforma AS/400. Neste contexto assumem-se as questões básicas colocadas por sistemas desta natureza inicialmente pensados como sistemas de informação e não como sistemas de arquivo ou como sistemas potencialmente produtores de documentos [INTERPARES, p. 16]. Estas questões são sintetizadas nas seguintes interrogações colocadas perante um sistema desta natureza: •

O sistema produz documentos?

•

O sistema deveria produzir documentos?

•

O sistema é no seu todo um documento complexo?

•

Considerada a natureza e função do sistema existe presunção de autenticidade? Ou seja, documentos eventualmente produzidos possuem a qualidade de serem autênticos?

Quando se fala em documentos neste contexto referimo-nos a transacções decorridas dentro da base de dados relativamente a um determinado evento -uma análise de amostra ou uma movimentação de conta corrente, por exemplo-

e que são mantidas em formato digital ou seja não têm

expressão externa sob forma analógica (uma impressão por exemplo). No 242

caso observado o SBDR possui uma minuciosa documentação de suporte e desenvolvimento do projecto de bases de dados, nomeadamente diagramas de classes, entidades/relação, de fluxo de dados e ainda fichas de descrição de processos e de entidades. Este conjunto documental permite concluir que de facto o sistema não produz documentos na acepção específica do termo, excepto nos outputs em papel previstos para determinadas etapas de

processos.

Julgamos

também

que

dada

a

boa

qualidade

de

desenvolvimento do sistema é possível ser configurada para a introdução de critérios arquivísticos, nomeadamente suporte de meta-informação e enriquecimento de dicionário de dados com informação de teor arquivístico de forma a produzir documentos electrónicos de suficiente qualidade. Esta aplicação está disponível para suportar a transacção de processos em ambiente de rede mediante algumas alterações ao nível de implementação de rotinas de auditoria e capacidade de suporte de meta-informação. 6. De um conjunto de 82 tipologias documentais identif icadas, repartidas pelos processos analisados, 49 correspondiam a documentos de natureza probatória e 10 a documentos dispositivos, constituindo portanto uma maioria percentual de 71% (59% e 12%) respectivamente. Embora esta facto não tenha significado específico no tratamento dado a estes documentos acualmente, indica pistas relativamente a um planeamento necessário quando forem adoptados formatos electrónicos que substituam os actuais formatos em papel. Mesmo no caso de documentos electrónicos produzidos de raíz, como é o caso de parte da informação inserida no SBDR referido, deverão ser tidos em conta requisitos relativos a autenticidade e integridade destes documentos atendendo ao peso evidencial manifestado dento do processo a que respeitam. 6. De uma forma geral todos os documentos convencionais (i.e., em papel) que entram na entidade IVP são sistematicamente digitalizados, embora nem todos o sejam integralmente. Este processo é realizado tendo em conta

não

a

manuseamento

substituição

dos

originais

mas

a

simplificação

de

e incremento de acesso. Da mesma forma embora de

forma não sistemática os documentos em papel saídos são igualmente submetidos a esse processo. Esse facto potencia a capacidade de colocar 243

documentos, neste momento recebidos em papel, disponíveis numa rede, embora se deva atender às seguintes limitações: Trata-se de imagens de documentos e portanto de cópias digitais de documentos originalmente produzidos e mantidos em papel, e não de documentos incialmente pensados para serem transmitidos em formato digital. O facto de serem imagens, armazenadas em ficheiros de dimensões relativamente grandes, aumenta o seu peso sob o ponto de vista de manuseamento e armazenamento; finalmente não é possível a sua adição o que pode ser negativo num contexto transaccional de rede dado não facilitar a realização de acções requeridas no próprio documento.

4.7 Arquivos na rede

4.7.1 Rede como infra-estrutura de informação Uma rede é uma estrutura que conecta actores através de relações entre eles estabelecidas, e por onde são transferidos, trocados ou comunicados recursos, sejam eles de que tipo forem; materiais (dinheiro, bens, serviços...),

afectivos,

informacionais

(informação,

conhecimento,

documentos). Para uma rede ser formada não é necessário qualquer tipo de tecnologia e, estendendo este conceito, não é particularmente necessária tecnologia informática. No entanto quando falamos hoje em dia em redes de comunicação e de informação estamos de forma implícita e automática a considerar -e outra coisa não faria sentido- a existência de uma infra-estrutura de suporte a essa mesma transmissão de recursos baseada em tecnologia informática e de telecomunicações. No presente trabalho este constitui um pressuposto básico. Diremos então que a rede prevista é baseada em infra-estrutura tecnológica que viabiliza a toca de recursos e o desenvolvimento de transacções de forma remota entre os actores nela participantes, Trata-se portanto de uma infraestrutura de informação segundo a designação proposta por Hanseth [58].

244

Neste sentido passamos a sintetizar alguns aspectos que normalmente caracterizam e baseiam uma infraestrutura desta natureza e que têm de ser considerados para a sua projectação e implementação [58]: 1- Têm uma função de suporte e facilitadora do desempenho de actividades heterogéneas. Isto significa que uma rede, no sentido de infraestrutura de informação aplicado no contexto deste trabalho, deve abranger uma gama diversificada de actividades, não devendo ser exclusivamente pensada para o suporte de um conjunto reduzido e especializado das mesmas. Este pressuposto implica o desenvolvimento de uma rede não exclusiva de arquivos ou documentos devendo comportar outras valências directa ou indirectamente relacionadas. No caso apresentado a rede inclui suporte a processos interorganizacionais, troca e gestão de informação, produção, troca e gestão de documentos. 2- Uma infraestrutura é partilhada por uma comunidade de utilizadores eventualmente repartíveis por grupos específicos. Este aspecto denota a rede como uma entidade única partilhada por todos os actores nela conectados e que nela desempenham ou participam em actividades. Cada um dos utilizadores ou grupos de utilizadores identificados no entanto pode ter perspectivas de visualização e de acesso diferentes consoante restrições ou interesses eventualmente definidos. Este aspecto é fundamental numa rede em que coexistam processos interorganizacionais onde participam apenas alguns dos actores presentes sendo naturalmente a informação e documentos

produzidos

acessíveis

apenas

às

partes

envolvidas

na

transacção. 3- As infraestruturas são abertas no sentido de que não deve existir limites para actores envolvidos, não devendo igualmente ser imposto limite sob o ponto de vista tecnológico para a dimensão ou grau de crescimento de uma rede. Este pressuposto pode naturalmente estender-se à conectividade entre redes diferentes, ou seja, uma rede, de acordo com a teoria de sistemas, não deve ser observada como um sistema fechado e autónomo, mas sim numa perspectiva orgânica de crescimento e conectividade com outras redes. Esta condição implica por um lado dinamismo na rede 245

materializado na multiplicidade relacional, alteração das condições de desenvolvimento e alargamento, modificação de requisitos, estabelecimento de alianças e reposicionamento social, económico (alterações de estatuto económico por exemplo), político (nova legislação por exemplo), tecnológico (adopção de novas normas e soluções tecnológicas). Isto não significa que uma rede deva à partida incluir todo o tipo de actores e de valências mas sim que deve permitir, sempre que tal se justificar, a inclusão de actores que aumentem a estrutura de oportunidades disponível. Na prática este conjunto de factores precursores de complexidade e dinamismo na rede sintetiza-se no conceito de heterogeneidade [58]. Uma infraestrutura de informação é um agregado de componentes de múltiplas naturezas em permanente estado de alteração e cujos tempos de evolução não são na maior parte das vezes coincidentes. Neste sentido este tipo de estrutura é uma rede sócio-tecnológica, visto que congrega em si estes dois aspectos. 4- As infraestruturas de informação estão conectadas e interrelacionadas constituindo "ecologias" de redes [58]. Este aspecto manifesta-se no seguintes casos que podem ocorrer isolada ou simultaneamente: (a) Se numa rede é adoptado um standard diferente, por exemplo um protocolo de comunicação diferente do que se encontre instalado, coexistem durante um período de transição duas redes que assentam sobre dois protocolo diferentes e que deverão assegurar a comunicação entre si. (b) duas infraestruturas tecnologicamente diferentes, mas com pontos comuns

materializados

em

actividades

e/ou

interesses

partilháveis,

conectam-se através de dispositivos específicos (gateways) de forma a permitir a comunicação. (c)

Componentes

ou

infraestruturas

menores

e

tecnologicamente

heterogéneas e independentes conectadas num conjunto maior, passam a criar interdependências entre si de forma que que a alteração de uma reflecte-se nas outras componentes da rede. Por outro lado coexistem naturalmente camadas de redes sem -numa primeira abordagem- pontos ou interesses comuns mas que na prática, por várias ordens de razões, necessitam pragmaticamente de comunicar. Hanseth dá como exemplo deste fenómeno o caso das redes de telefone, tvcabo, comunicação de dados que evoluindo de forma independente se 246

tornaram funcionalmente conectadas por razões que se prendem com a eficiência do seu desempenho. Este aspecto de certa forma flexibiliza o conceito de que numa rede apenas faz sentido existirem actores que mantenham interesses comuns. O problema consiste em determinar qual o nível de interesses comuns e se este é imediatamente perceptível e evidente ou se outro nível de existe que aconselhe um relacionamente à partida imprevisto. As infraestruturas desenvolvem através da ampliação e melhoria da base tecnológica pré-existente. Hanseth considera este um aspecto fulcral para a compreensão e desenvolvimento de redes. O que ele designa por "installed base" (base tecnológica pré-existente) consiste na plataforma tecnológica que existe antes da constituição ou alteração de uma infra-estrutura. Esta plataforma por mais rudimentar ou simples que seja, está sempre presente o que obriga a considerá-la com o um factor incontornável para o estudo e adopção

de

novas

soluções

tecnológicas,

de

forma

a

permitir

a

interoperabilidade e conectividade da rede. Uma rede que inclua requisitos funcionais, sociais e tecnológicos de suporte a

arquivos

pressupõe

a

existência

características próprias: os

de

objectos

informativos

com

documentos. O seu objectivo é comunicar,

trocar, transferir documentos que participam em transacções as quais integram processos que fazem parte de um sistema de actvidades. A sua condição de operatividade consiste em salvaguardar a posição (interesses) dos actores envolvidos numa relação e transacção nela contidas face a elementos endógenos e exógenos, produzindo e mantendo informação de forma

a

esta

possuir

e

manter

continuadamente

qualidades

de

autenticidade, inteligibilidade e fidedignidade. Nestas circunstâncias os documentos são recursos comunicados/transferidos e não renováveis (na medida

em

que

são

únicos)

que

proporcionam

as

garantias

de

posicionamento e manutenção de interesses dos actores na rede. Como um documento não existe isoladamente mas sim como subproduto de actividades e processos estes terão igualmente que ser contemplados na rede. Trata-se portanto de suportar, entre outras, a actividade de produção e gestão de documentos. Uma relação entre actores deve ser analisada sob dois prismas: a substância e a estrutura. No segundo caso analisamos as características 247

estruturais da relação - o seu esqueleto. No primeiro caso analisamos o que essa relação permite comunicar, visto que uma relação se estabelece entre actores sempre com o propósito de realizar uma acção comum às partes envolvidas, seja ela simétrica (existe reciprocidade) ou assimétrica (a iniciativa parte de um actor) no entanto um actor não pode ter exclusivamente relações com ele mesmo sob pena de desvirtuar o conceito e aplicabilidade de rede. Uma última observação: esta rede é interorganizacional no sentido em que vários actores e organizações participam através de desenvolvimento de processos desenrolados entre os acto res. Na rede a estabelecer pretendese a troca de recursos informativos e documentais de forma a assegurar a operação

de

um

número

identificado

e

finito

de

processos

interorganizacionais. Os documentos que constituem parte dos arquivos organizacionais das diversas entidades envolvidas são produzidos no decurso desses processos. A rede de arquivos pretende apenas limitar-se a essa realidade. Dito de outro modo, apenas a parcela dos arquivos organizacionais referente aos processos interorganizacionais ident ificados estará presente na rede. A rede de arquivos constituída é portanto parcelar visto não representar o universo total dos arquivos organizacionais de cada instituição envolvida.

4.7.2 Requisitos tecnológicos

248

As variáveis e factores a considerar na concepção da infraestrutura de uma rede de suporte a informação, devem assentar nos pressupostos expostos nos parágrafos anteriores. No presente caso avançamos com algumas considerações e requisitos gerais visto que a sua especificação é neste momento inviável devido a, por um lado não ter sido feito um estudo sistemático sobre a infra-estrutura tecnológica actualmente existente e por outro lado não determos competências gerais ou específicas nessa área. Assumem-se igualmente como condicionadoras do desenho tecnológico da rede as seguintes variáveis ambientais: •

É necessário assegurar suporte legal de transacções efectuadas na rede através da produção e gestão de documentos de arquivo autênticos e fidedignos

•

Para o desenho de uma possível configuração de rede deverão ser considerados como referenciais os actores definidos através de medidas RAS como os mais centrais sob os ângulos de intermediação e proximidade: neste caso os actores FISC. SAQ. ATQ e PCIVP, e PCADP. Note-se que isto permite supor que a entidade de gestão da rede será da responsabilidade do sector público.

•

É necessária a inclusão de agentes tecnológicos, i.e., avaliar da necessidade

de

conectar

infraestrturas

de

naturezas

diferentes.

[57][58]. Um dos elementos basilares de uma rede consiste em normas (standards) pelo que devem ser estudados, ponderados e adoptados as normas consideradas mais apropriadas para cada situação e considerada. Note-se que no caso de tecnologia informática uma norma tem sempre uma utilidade cronologicamente datada visto ser a evolução tecnológica nesta área tão rápida que o tempo de duração de uma norma é quase sempre curto. Este facto no entanto não obsta a que a sua utilização não seja aplicada mas implica simultaneamente a monitorização constante do mercado e suas tendências evolutivas. É necessário avaliar o impacto dos factores de "lock-in" (adopção e fixação de uma determinada tecnologia dificilmente substituível por outra ainda que mais vantajosa) e de base instalada (infra-estrutura tecnológica préexistente) em que se incluem normas a ser substituídas por outras mais recentes [58]. Na prática instala-se uma dialéctica nascida do confronto 249

considerado por Hanseth como inevitável, entre um conjunto de tecnologias pré-existentes e correspondentes práticas estabelecidas e comunidades de utilizadores específicas, e aquelas que se pretendem adoptar. Esta coexistência tem de ser gerida de maneira a compatibilizar pontos de fricção que possam eventualmente impedir ou apenas restringir a comunicação. A tecnologia não é neutra relativamente a aspectos sociais sendo estes inscritos na própria tecnologia de forma a esta coresponder a padrões socialmente aceitáveis para o desempenho de transacções comuns entre uma comunidade de utilizadores unida em rede [57]. Tentando aplicar estes pressupostos de acção ao caso estudado e partindo do conjunto normativo potencialmente aplicáveis indicamos sob o ponto de vista conceptual (arquitectura) e lógico (meta-informação) as seguintes normas4 5 : •

RKMS (RecordKeeping Metadata System) que será alvo de aplicação prática neste trabalho (ver secção 7.4),

•

RDF (Resource Description Framework) para interoperabilidade de metainformação produzida,

•

DUBLIN-CORE,

para aplicação de meta-informação a documentos

produzidos, •

ISAD, para aplicação de meta-informação a documentos produzidos,

•

ISAAR

(cpf)

para

aplicação

de

meta-informação

a

documentos

produzidos. Para normalização da estruturação da informação •

XML,

tecnologia

para

estruturação

de

meta-informação

e

de

documentos. •

XHTML como forma de normalização e migração de sítios Web construídos em HTML.

A primeira norma referida é actualmente uma tecnologia amadurecida muito utilizada por vendedores de software o que indicia uma adesão

45

Não se distingue neste caso e ntre normas “de jure” (provenientes de organizações internacionais de normalização), “de facto” adoptadas pela prática generalizada como standards, e “PAS” (Public Available Specifications) produzidas regularmente por consórcios industriais.

250

generalizada. Para além disso as normas acima referidas adoptam esta tecnologia para representação sintáctica do seu vocabulário 4 6 Do ponto de vista tecnológico e para comunicação de informação •

TCP/IP, protocolos de transferência de dados e de ligação internet.

Note-se a possibilidade de utilizar medidas RAS para desenhar sob o po nto de infra-estrutura tecnológica, i.e, TIC, a configuração da rede considerada na distribuição dos seus dispositivos técnicos (hubs, routers, etc) [75]. Do ponto de vista de segurança e autenticação de documentos •

Algoritmo RSA, Aplicação de assinatura digital.

•

Norma ISO/IEC 9594-8 ou X.509 (versão 3) para identificação do requerente da chave digital.

Consideramos ainda necessário, atendendo aos requisitos que devem caracterizar uma rede de abertura e heterogeneidade [58] desenvolver mecanismos capazes de assegurar a conectividade entre plataformas tecnológicas diferentes ao nível quer estrutural (dispositivos activos e passivos de rede) conseguida por exemplo a partir da construção de gateways,

quer

lógica

(compreensão

de

construções

semânticas

e

sintácticas diferentes) conseguida a partir de adopção de estruturas como o RDF. É ainda fundamental a criação de estrutura de gestão de chaves privadas e públicas, considerada no quadro legal português de assinaturas digitais assimétricas (decreto -lei 290-D/99 de 2 de Agosto sobre assinatura digital) e integrada numa futura infraestrutura nacional para atribuição e gestão de assinatura digital (até à altura ainda inexistente). O seu objectivo é viabilizar a utilização de assinatura digital em documentos à partida seleccionados como receptores viáveis deste mecanismo de autenticação. Esta estrutura deverá gerir a atribuição e controlo de assinaturas digitais atribuídas e aplicadas dentro da rede que controla.

46

No caso das ISAD e ISAAR (cpf) existem DTD desenvolvidos em XML denominados respectivamente EAD (encoded Archival Description) e EAC (Encoded Archival Context)

251

A gestão de informação e de transacções pressupõe a existência de uma estrutura

virtual

que

centralize

a

realização

dos

processos

interorganizacionais identificados. Esta estrutura funcionará igualmente como ponto de referência topológica dos diversos esquemas e normas necessários para aplicar os esquemas de meta-informação definidos. Como propósito básico necessita também de assegurar a gestão dos documentos electrónicos

ou

tradicionais-

produzidos

no

decorrer

dos

processos

grangeando a sua acessibilização, comunicação e eliminação da rede sempre que os prazos estabelecidos para tal forem atingidos. Uma estrutura deste tipo encontra um formato adaptável num portal gerido por uma equipa multi-institucional ou apenas por uma única organização. Neste último cenário a escolha evidente seria o IVP atendendo à posição central ocupada pelos seus actores segundo as medidas apuradas na secção 4.3 deste capítulo. As características técnicas desse portal podem ser quase tantas quantos os seus desenvolvedores e as percepções funcionais da sua comunidade de utilizadores. Uma definição que consideramos elucidativa de um portal consiste "num ponto único integrado que permita acesso ubíquo, útil e abrangente a informação, aplicações e pessoas" [71]. No presente contexto um portal corporativo interorganizacional será o mais adequado às características desta rede. Este tipo de portal é gerido e mantido por uma única organização suportando processos funcionais entre diferentes tipos de actores multi-organizacionais, garantindo a coordenação de fluxo de trabalho dentro de cada processo assim como a produção e gestão documentais. Apontamos seguidamente algumas características e funções que um portal desta natureza deverá permitir. Para este efeito baseámo-nos na descrição de arquitectura do portal de mobilidade do IDA (Interchange of Data Between Administrations) da Comissão Europeia [65]. •

A informação deve ser agregada, ou seja, permitir o acesso a fontes heterogéneas tanto estruturadas como não estruturadas, por ex., bases de dados relacionais, bases de dados ERP, sistemas de gestão de arquivos74 7 , sistemas de correio electrónico, servidores web, etc. deve igualmente suportar qualquer formato documental. Esta conjugação de

47

O termo sistema de arquivo é utilizado na acepção restrita de sistema que gere o conjunto de documentos de arquivo produzidos por uma organização.

252

formas e fontes de informação deve ser disponibilizada ao utilizador de forma transparente. •

Deve dispôr de funções de compatibilização entre diferentes plataformas tecnológicas como por exemplo TCP/IP - OSI, SMTP - X400 ou de formatos propriedade de fabricante para SGML/HTML/XML.

•

Deverá igualmente suportar uma série de serviços como interpretação de caracteres, sendo aconselhada a utilização da norma ISO 6046 (Unicode); técnicas de compressão e descpmpressão de ficheiros gerindo diversos esquemas de compressão tanto loosy como lossless; serviços de intercâmbio de documentos nomeadamente PDF, SGML/HTML/XML, GIF, JPEG;

serviços

de

transferência

de

mensagens

e

de

ficheiros,

nomeadamente X.400, SMTP, MIME, ou FTP e HTTP; gestão de fluxos de trabalho

baseada

em

normas

da

WfMC

(Workflow

Management

Coalition); serviço de directório baseado em X.500 que pode igualmente ser

utilizado

para

atribuição

de

URI

relativos

a

organizações

participantes. •

Deve gerir conteúdos web e de documentos de forma a permitir a implementação de conjunto de processos de segurança sobre os conteúdos e documentos geridos, nomeadamente controlo de versão, entrada e saída de documentos, rotinas de auditoria gestão do ciclo de vida de documentos e ainda gestão de fluxos de trabalho para conhecer o estado exacto de cada actividade de um processo a decorrer.

•

Deve suportar funcionalidades completas de sistema de arquivo, incluindo

captura,

retenção/destino,

controlo,

adição

de

meta-

informação, armazenamento, gestão de dossiês híbridos que preveja a persistência

de

utilização

de

documentos

tradicionais

e

consequentemente a possibilidade de uma organização apesar de manter produção deste tipo de documentos participar em processos através da rede. •

Deve

permitir pesquisa e recuperação destinada a aceder de forma

eficiente à informação documental. •

Deve ter capacidade de atribuição de meta-informação e suporte de tecnologia XML de forma a permitir a aplicação das diversas normas a utilizar.

253

•

Deve assegurar suporte de acesso a informação e documentos através de diversos dispositivos como telefone, fax, computadores, servidores de forma a que diversos tipos de acesso para efectivação de transacções sejam possíveis.

•

Deve ter capacidade de suportar certificação digital de maneira a garantir o emprego deste mecanismo de autenticação.

•

Deve assegurar a produção de estatísticas completas e acessos e transacções para recolher dados abrangentes sobre o desempenho da rede.

4.7.3 Identificação de actores A constituição da rede de arquivos, considerada sob a perspectiva apresentada no início desta secção não se trata exclusivamente de uma rede especializada de arquivos mas inclui naturalmente os agentes produtores da documentação bem como o contexto funcional que dá origem à produção documental (os processos) e ainda outras possíveis valências de informação não especificamente consideradas no âmbito deste trabalho. Uma rede é por natureza heterogénea e não deve cincunscrever-se a qualquer tipo de restrição seja de actores participantes seja da natureza dos processos e actividades inclusivos participantes. De acordo com o cenário observado as entidades a incluir na rede serão de 4 tipos (figura 4.28) 1. As macroentidades que correspondem às organizações envolvidas em relações

comuns.

contextualização

de

A

sua topo,

inclusão ou

seja,

na

rede

constituem

corresponde os

a

referenciais

uma de

"responsabilização" relativos às transacções decorridas na rede. 1.1 Nesta classe incluem-se os actores que correspondem às unidades de obsrvação analisadas na rede de actores sociais formada. Na prática tratase das unidades funcionais que participam directamente nos processos organizacionais identificados. 2- Os processos interorganizacionais que constituem a base transaccional da rede em função e no decurso dos quais são criados e trocados recursos informativos e documentais.

254

3- Os documentos como subprodutos dos anteriores que asseguram um papel evidencial e informativo sobre as transacções/processos em que participarem e no decurso dos quais foram produzidos. Todos estes elementos se articulam na rede através de relações estabelecidas e em que decorrem processos interorganizacionais. O grau de envolvimento é todavia diferente assim como os atributos identificativos viabilizadores de uma identificação inequívoca na rede. 4- A classe "papéis" destina-se e representar os diferentes papéis eventualmente assumidos pelos actores dentro dos processos em que participam determinando portanto a asociação existente entre as classes "actor" e "processo".

*

*

processo -TipoCategoria -Identificador -Título -Data -Mandato -Local -Classificação -Relação -Resumo -Idioma -RegrasNegócio

relaçãoCom

relaçãoCom Actor

* participaEm 1..*

1

-tipoCategoria -Identificador -Título -Data -Mandato -Local -Classificação -Relação -Resumo -Regras

*

papel Identificador Título

*

1..*

produz

*

documento -tipoCategoria -Identificador -Título -Data -Mandato -Local -Classificação -Relação -Resumo -Idioma -Assunto -FormaDocumental -Avaliação -Controlo -Preservação -Recuperação -Acesso -Utilização -Histórico -Latência

relaçãoCom

*

Figura 4.28 - Diagrama de classes da rede

Do ponto de vista arquivístico os requisitos exigidos implicam a identificação do documento, o seu posicionamento dentro do conjunto de processos 255

interorganizacionais, os seus atributos internos e externos assim como o seu tempo de persistência na rede - chamemos-lhe latência-, i.e., o tempo que o documento deverá permanecer disponível em linha. Por outro lado deverá ser assegurada a constituição e permanência de um valor evidencial credível, i.e., que suporte eficazmente a capacidade do documento demonstrar legalmente transacções efectuadas. Não basta portanto que recaiam sobre os documentos funcionalidades de localização e recuperação, sendo igualmente imprescíndivel garantir o factor evidencial. Para este efeito baseámo-nos na atribuição de meta-informação, já referida no cap. 3. A meta-informação é genericamente utilizada em variadíssimos cenários e particularmente na Internet com o objectivo de categorizar a informação permitindo assim uma maior eficiência e precisão na sua localização e recuperação. Mais recentemente iniciativas como o RDF, ou o Dublin-Core, pretendem a introdução de semântica ou seja de significado explícito e implicito atribuido a recursos existentes de forma a permitir uma recuperação mais inteligente e direccionada aos fins do utilizador [16] [76]. A meta-informação no contexto arquivístico tem no entanto uma outra funcionalidade: prover a capacidade probatória do documento electrónico, por si só incapaz de assegurar de forma autónoma os atributos requeridos (pela lei e sociedade) para as propriedades de autenticidade e fidedignidade serem consideradas presentes. Note-se que a meta-informação sempre existiu no universo arquivístico. A construção de inventários e índices que reportam a uma unidade de informação nuclear analítica constituem metainformação descritiva dessa mesma unidade de informação. Os termos descrição

e

catalogação

(nas

bibliotecas

esta

prática,

embora

completamente diferente da existente em Arquivos, é também familiar) mais não são que métodos de construção de instrumentos de recuperação da informação, ou seja, meta-informação. No entanto num contexto digital a

aplicação

de

meta-informação

inclui

igualmente

valências

de

implementação de capacidade evidencial. Vejamos porquê: A associação de MI ao documento de forma segura e irreversível4 8 completa a informação contextual do documento que num cenário convencional, está 48

Pode haver excepções. O MOREQ por ex., prevê a possibilidade da meta- informação ser alterada pelo administrador de sistema, quando haja erro do utilizador, desde que essa alteração fique registada em rotina de aud itoria. [Cf. 66]

256

naturalmente presente. Repare-se por exemplo que ao inserir um documento tradicional4 9 num determinado dossiê estamos imediatamente a incluí-lo num contexto transaccional específico. O documento em papel traz normalmente na sua estrutura diplomática os elementos de identificação e validação necessários e suficientes para a inserção contextual e validação de autenticidade (assinaturas, carimbos, logotipos, referências). Por vezes a própria cor, no caso de formulários, é suficiente para a percepção imediata do contexto funcional em que o documento se insere. Ao inserirmos elementos

que

indicam

entre

outros,

a

data/hora

de

chegada,

o

destinatário, o emissor, o formato, a classificação, estamos a conferir ao objecto documental elementos autenticadores de que à partida ele era destituído: da mesma forma se numa transacção decorrida numa base de dados garantimos a existência de uma rotina de auditoria que a registe com os

necessários

elementos

meta-informativos

contextualizadores

da

transacção decorrida, estamos a conferir a um objecto processual e informativo - a representação da transacção -

capacidade demonstrativa

transformando-o num objecto documental. Vejamos agora como: É necessário no entanto que esta prática obedeça a alguns requisitos para ser considerada como efectiva: A meta-informação deve ser associada ao documento produzido e também a outros objectos existentes na rede e que são essencialmente dinâmicos. Por exemplo sob este ponto de vista de análise uma instituição é menos dinâmica que um processo ou documento. Trata-se de uma estrutura e é portanto relativamente fixa. Esta associação de elementos meta-informativos a um documento deve ser realizada na altura da sua produção/transmissão/recepção [13][66]. Isto porque uma dilatação do período intercalar entre esta ocorrência e a aplicação de metainformação levaria a possibilidade de deturpação -intencional ou não- desse procedimento. Este facto não impede que vários elementos metainformativos sejam acrescentados ao documento durante o seu período de vida quer activa quer inactiva, no entanto devemos ter em consideração dois factores: (1) A meta-informação é sempre acrescentada nunca sendo retirada ou de qualquer forma ocultada ou removida a camada anterior e (2) existe um 49

O termo tradicional é aqui utilizado com o significado de todo o documento que não é electrónico.

257

núcleo de elementos meta-informativos, nunca alteráveis, que deverão obrigatoriamente ser associados ao documento na altura da sua produção ou ao processo durante o seu período de desenvolvimento. [66][102][103]. A meta-informação deve incluir elementos associados automaticamente pelo sistema intermediário (informático) em que os documentos/processos ocorreram ou foram produzidos. A atribuição de meta-informação pelo sistema assegura a isenção no processo de atribuição de elementos prédefinidos e fielmente enquadradores da transacção realizada, por exemplo, a hora, data, tipo de ficheiro, estado de transmissão, etc. 4.7.4 Meta-informação Vários esquemas de meta-informação existem alguns dos quais citados nas referências

bibliográficas

apresentadas

no

final

deste

trabalho

[66][69][70][102][103]. No entanto o SPIRT é o úniico modelo que incide especificamente sobre produção de documentos em ambientes de rede. Por esse motivo foi julgado como o mais adequado ao presente objetivo. Devemos no entanto apontar a seguinte restrição: O SPIRT ainda não é um modelo terminado. A investigação desenvolvida produziu uma série de documentos que apontam conclusões parcelares e sobretudo apontam pistas de desenvolvimento. No entanto até à presente data ainda não foi publicado qualquer outro estudo qe viesse completar e elucidar acerca de algumas questões que permanecem insuficientemente desenvolvidas para a implementação de uma rede. No entanto os elementos meta-informativos bem como as classes identificadas são utilizáveis e adequados ao objectivo do presente estudo. 4.7.4.1 Modelo SPIRT/RKMS O modelo SPIRT 5 0 (Strategic Partnership with Industry - Research and Training) foi desenvolvido através de um financiamento comum por parte de Australian Research Council e representantes da indústria. O projecto desenvolveu-se enre 1998-1999 e foi coordenado pela Universidade de Monash. O objectivo nuclear do projecto consistia em especificar e codificar 50

http://rcrg.dstc.edu.au/research/spirt/deliver/index.html

258

meta-informação de forma a torná-la compreensível e passível de desenvolvimento por comunidades de utilizadores além de especialistas em arquivo. Pretende-se viabilizar o acesso a informação necessária ao exercício de competências mantendo integridade e autenticidade de transacções

efectuadas

especificamente

em

redes

de

organizações

empresariais. O projecto parte do pressuposto que, ao contrário do que tradicionalmente

se

verifica

em

ambientes

centrados

documentos devem ser actores participantes e dinâmicos

em

rede,

os

nos diferentes

processos transaccionados e que nessa perspectiva várias camadas de meta-informação deverão ser acrescentada ao longo do seu período de vida de forma a preservar a sua autenticidade e fidedignidade e significado ao longo do tempo. Este abordagem baseava-se em aspectos característicos da teoria arquivística australiana particularmente visível no conceito de "records continuum" uma abordagem que assume o documento como único ao longo do seu ciclo de vida devendo portanto ser-lhe associadas elementos descritivos e contextuais das acções em que vai participando e das transformações que sobre ele ocorrem. O projecto insere-se numa série de inciativas desenvolvidas na Austrália da qual a mais relevante é o AGLS5 1 (Australian Governement Locator Service) que constitui a rede de informação governamental . Metodologicamente utiliza ferramentas dos modelos Dublin-Core5 2 e RDF 5 3 (Resource Descrption Framework). O resultado do projecto consiste essencialmente na definição de um corpo de meta-informação - o RecordKeeping Metadata System ou RKMS. Para além deste núcleo meta-informativo, é parcialmente definida uma estrutura de representação

baseada em grafos direccionados e

directamente inspirada no RDF para representar e estruturar os elementos de meta-informação atribuídos a cada entidade na rede e respectivas relações. A definição de regras descritivas para a modelação de estruturas deste tipo não está ainda completa visto haver lacunas na forma de adaptação de determinados elementos RDF às características específicas de uma rede de arquivos baseada no modelo SPIRT [Cf. 89, p.30].

51 52 53

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/gov_online/agls/summary.html http://dublincore.org http://www.w3.org/RDF/

259

Este modelo, representado na figura 4.29 prevê

vários conjuntos de

elementos de meta-informação a aplicar aos diversos tipos de classes previstas. •

Negócio (business)

•

Sistema de arquivo (business recordkeeping)

•

Agentes (agents)

•

Documentos (records)

AMBIENTE EXTERNO

define/condiciona

relação

NEGÓCIO Função ambiental Função Actividade Transacção Acção

estabelece CompetênciasD e

relação desempenha m

Cria/Possui

dáContaDa ExecuçãoDe

relação

cria

SISTEMA DE ARQUIVO Função Ambiental Função Actividade Transacção

gere relação

relação integram

suportaActividadeDe ACTORES

DOCUMENTOS

Instituição Social Organização Unidade Orgânica Actor

Arquivos Públlicos Arquivos Provados Agregação de Documentos Objecto Documental

produzem demonstramActividadesDe

Figura 4.29 - Diagrama de classes (adaptado do modelo RKMS)

Estas classes pretendem abranger a totalidade de recursos incluíveis numa rede de arquivos e neles são identificáveis os actores aqui considerados para inclusão na rede [cf. 89, p 15]. O Negócio abrange tipos de entidades como transacção, actividade, função ou função ambiental (um tipo específico de função inclusivo do sistema de arquivo australiano e que se reporta a função social)

e nele incluimos os processos organizacionais

identificados. O Sistema de Arquivo descreve o respectivo sistema que cada organização possui [89]. Os agentes incluem pessoas/actores, grupo de trabalho organização e nesta classe consideramos os actores identificados. Os documentos incluem qualquer nível de agregação, ou seja, um objecto individual

ou

uma

agregação

composta

por

objectos

documentais 260

individuais tipologica e funcionalmente idênticos (série documental - ver cap.3). A última entidade, o sistema de arquivo é considerado como uma subclasse da entidade NEGÓCIO na medida em que representa as actividades

organizacionais

e

sociais

relacionadas

coma

gestão

de

documentos e arquivos que sedimentam as actividades desenvolvidas na classe

de

que

correspondentes

depende. a

Cada

diferentes

classe

possui

de

agregação

níveis

várias

"camadas"

idenificados

pelo

elemento (atributo) "TipoCategoria": por exemplo a classe DOCUMENTOS pode ser descrita aos níveis de agregação de documento individual, série (conjunto de documentos tipologica e funcionalmente similares), fundo (conjunto de documentos produzidos por uma organização no desempenho das suas actividades). Os elementos possuem listas de qualificadores que refinam a descrição e no caso da sua aplicação valores -que no RKMS são designados

por

"esquemas"-,

indicam

fontes

de

autoridade

que

porporcionam regras e normas definidoras desses mesmos valores (por exemplo ISO 8601 para representação de datas). Sempre que para um elemento são simultaneamente possíveis e aplicáveis vários valores, estes são designados por "componentes de valores" Utilizando uma comparação com o esquema RDF RDF

Recurso (ou sujeito)

Atributo (ou predicado)

Valor (ou objecto)

SPIRT

Entidade

Elemento

Valor

Tipo de categoria

Qualificadores

de

elementos

Qualificadores de valores = esquemas Componentes de valores

No esquema SPIRT o contexto de desenvolvimento de acções na rede e de produção documental é dado de duas formas: (1) a meta-informação descritiva associada a cada entidade na rede e (2) a classificação das relações que unem essa entidade às restantes. Estas relações podem verificar-se entre todos e cada participante na rede, sendo os seus tipos definidos através do elemento tipoCategoria. Por exemplo um determinado processo

ocorrido/transaccionado

na

rede

possui

elementos

meta-

informativos do contexto e conteúdo desse processo como data, assunto, título, e também descrição meta-informativa das relações mantidas com 261

outras

entidades

definindo

os

respectivos

tipos:

relação:actor,

relação:documento, relação:processo em que se representa sucessivamente os actores, os documentos e os processos com que se conecta. Repare-se que neste esquema e utiliz ando ainda este exemplo, a informação sobre o autor do processo ou do seu destinatário não aparece como um elemento (atributo) específico da entidade processo mas estará representada no elemento relação: ou seja o processo tem relação com um actor (ou mais) que é o seu autor. A sintaxe RKMS é expressa através de texto simples que equivale a uma espécie de pseudo-código utilizando-se linguagem natural estruturada de acordo com determinadas regras de pontuação e disposição. É igualmente utilizada a meta-linguagem XML na qual se baseia a codificação dos elementos meta-informativos a aplicar a cada entidade na rede dispostos de acordo com as formas a seguir representadas e que por maior facilidade de identificação enumeramos. (a) No RKMS existem três tipos de objectos: Entidades (recursos/Sujeitos)- elementos (atributos/predicados)- valores (objecto) (b) A declaração básica do RKMS é: Ex. è RKMS.DocumentoArquivo.Título=Documento Administrativo de Acompanhamento (c) A representação dos elementos meta-informativos relacionados com a determinada entidade e representando os seus elementos é feita da seguinte forma: •

O nome do elementoèRKMS.Negócio.Relação

•

ValorèRelacionadoCom:Documento5.1;Tipo:Processo-Documento Simples

Os dois conjuntos são unidos por uma igualdade (=) Ex.è RKMS.Negócio.Relação= RelacionadoCom:Documento5.1

262

(d) Os qualificadores de elementos são representados a seguir à definição de elemento separado desta por um (.). Ex.è RKMS.DocumentoArquivo.Título.Abreviado=DAA (e) Se o valor não for único, i.e., se existir mais que um valor possível para um elemento estamos perante componentes de valores , estes são separados por (;) <Elemento=cv1;cv2;cv3> Ex. è RKMS.Documento.Título.Abreviado.Data=DAA; 1996-02-01 (f) Os componentes de valores consistem em duas partículas: •

Um rótulo que designa o título do componente

•

O valor propriamente dito

Por exemplo: local (rótulo) Porto (valor) CP (rótulo) 4100-112 (valor) Estas partículas são separadas por (:) <...=Local: Porto; CP: 4000-112> Ex.è RKMS.Actores.Título.Abreviado.Data=Nome:SAQ; Data:19342002 Em que

RKMS.Actores.Título. Abreviado Nome SAQ Data 1934-2002

Nome de elemento Qualificador de elemento Rótulo Valor Rótulo Valor

Componente de valor Componente de valor

4.7.4.2 Esquemas para aplicação de valores Utilizando o modelo SPIRT e adoptando apenas os elementos metainformativos aí propostos, apresentamos uma aplicação possível do modelo a alguns dos actores considerados na rede. Gostaríamos de salientar que os exemplos apresentados não constituem o desenho completo da rede e logicamente não bastam para a sua aplicação prática. Este facto deve-se às seguintes razões: 263

(1) Subjacente a qualquer modelo baseado em SPIRT, tal como em RDF, há que desenvolver um esquema em XML adequado às necessidades e terminologia específica da rede considerada. A meta-informação segundo os modelos adoptados é expressa através de XML, sendo os elementos metainformativos,

resumidos

num

esquema

específico,

associado

aos

documentos e restante entidades na rede através dessa linguagem. O desenvolvimento desse esquema é pois indispensável para a concretização da rede. (2) Da mesma forma é indispensável definir e processos de adição dos elementos informativos às entidades na rede. Como vimos trata-se de uma rede onde decorrem transacções e são produzidos documentos. Sempre que tal acontece surge uma entidade nova na rede (um processo ou um documento) a que serão atribuídas camadas de meta-informação. O esquema SPIRT pressupõe, como atrás dito, a utilização de esquemas, ou seja, qualificadores de valores que consistem em fontes de autoridade utilizadas para representar um determinado valor de forma normalizada: é o caso por exemplo da norma ISO 8612 para representação de datas. O modelo utiliza um conjunto bastante abrangente de esquemas normativos e fontes de autoridade exclusivamente australianas e por esse motivo não aplicáveis num contexto português. O SPIRT, baseando -se ele próprio em grande parte nos modelos Dublin-Core e RDF, prevê no entanto a utilização de outros esquemas meta-informativos e normativos: Esta flexibilidade oferecida

permite-nos

incluir

quaisquer

esquemas

de

normalização

existentes internacional e nacionalmente e que se adequem ao teor dos elementos em questão. O problema é não existirem em Portugal suficientes esquemas

normativos

implementação

do

que

modelo

permitam proposto.

uma Por

utilização exemplo,

sistemática

à

relativamente

a

organizações existe na Austrália o NAC (Number Agency Control) em Portugal este repositório de autoridade não existe de forma normalizada. Perante esta realidade optamos sempre que tal fosse exequível pela utilização de normas internacionais e portuguesas, recorrendo ainda a esquemas classificativos utilizados generalizadamente por instituições de referência portuguesas. É o caso das datas e represenações de nomes de países por exemplo (NP) ou ainda a aplicação das normas impostas pelos CTT para representação de endereços e código postal. A questão mais 264

delicada

residia

nos

elementos

de

identificação

das

entidades,

especificamente no elemento “Identificador”. Este elemento corresponde a um URI, i.e., um identificador único universal sendo portanto um requisito obrgatório

a

unicidade

do

elemento

de

forma

a

caracterizar

inequivocamente cada entidade na rede e também a sua persistência ou seja a sua capacidade de permanência e de não alteração. Um URI pode assumir a forma de URL (Uniform Resource Locator) ou de URN (Uniform Resource Name) [17][118]. O modelo RDF em que parcialmente se baseia o SPIRT prescreve o emprego de URL como a forma mais apropriada de atribuir URI aos recursos que se pretendem identificar. Este procedimento não é, no entanto, impositivo embora seja de momento aconselhado [76][85]. Visto a rede aqui prefigurada ser de facto materialmente inexistente, não utilizamos para identificação dos recursos identificados quaisquer URLs antes recorrendo a URN baseados na ISAD (International Standard

Archival

Description)

e

ISAAR/CPF

(International

Standard

Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) [33] os quais são de resto mapeados em quadros comparativos de referência com o próprio modelo RKMS do SPIRT [cf. 89, p. 28] Estes dois documentos normativos determinam a forma de atribuição de um identificador único e persistente -o que concorda com o objectivo e sintaxe de URN [17]- para documentos produzidos, qualquer que seja o seu nível de agregação e ainda para outro tipo de entidades nomeadamente as que custodiam ou detêm os documentos. Os elemento s determinados e que consideramos adequados ao presente caso consistem na identificação do país segundo a norma ISO 8612, identificação da entidade detentora (a organização), identificação do nível de descrição e identificação da unidade de descrição docum ental. A estes elementos acrescentamos a identificação do actor e do processo. Persistia no entanto uma questão a resolver: Para a identificação destas entidades pode-se recorrer a dois processos: (1) Utilizar linguagem natural e nesse caso as designações são as mesmas com que estas entidades são referidas ao longo deste trabalho, ou seja: os processos são referidos por número sequencial, os actores por abreviaturas, sendo para os documentos propriamente ditos usadas as identificações adoptadas pelo IVP e pelo ADP a que se segue um número corrido correspondente à produção sequencial dos documentos. (2) Utilizar esquemas de codificação recolhidos da prática 265

de algumas instituições públicas o que traria vantagens relativamente ao processo anterior sob o ponto de vista de unicidade classificativa. Por exemplo, o Instituto Nacional de Estatística utiliza o CAE (Classificação de Actividades Economicas) para codificar organizações públicas e privadas agregando-as em categorias. O Registo Nacional de Pessoas Colectivas ou a Direcção Geral de Contribuições e Impostos utilizam por seu turno o Número Fiscal de Contribuinte (NC) que identifica cada organização e contribuinte individual. Uma possibilidade de codificação aplicável aos macroactores da rede seria a combinação destas duas soluções. Desta forma o ADP receberia o identificador <75123/6000022269> antecedido do identificador do país para refinar a identificação num contexto universal. Note-se que o SPIRT refere que os identificadores aplicados a entidades devem ser suficientemente explícitos de forma a identificarem de forma clara a entidade a que se aplicam. Para esse efeito propõe mesmo que se possa acrescentar em linguagem corrente o nome/designação da entidade. No entanto este tipo de codificação não é aplicável a todas as entidades da rede. Por exemplo os actores que integram uma organização, ou seja, as suas unidades orgâncias/funcionais não poderiam usufruir de uma classficação por definição aplicável apenas a organizações. Neste caso aplicou-se um sistema de abreviaturas utilzados no decorrer deste trabalho e acima referidos combinando-se dessa forma os dois métodos: codificação baseada em normas nacionais, abreviaturas de dsignações (p. Ex., SAQ) e dígitos. Vejamos alguns exemplos dos dois casos: (1) Utilizando linguagem natural e designações abreviadas a) Actores Para designar o actor SAQèPT/IVP/SAQ Para designar o actor PCIVP èPT/IVP/PCIVP Para designar o actor ENOL èPT/EVP/ENOL Para designar o actor GAT èPT/ADP/GAT ... b) Processos Para designar o processo 08è PT/IVP/SAQ/08 Em que

266

PT Código país

IVP Macroactor (organização)

de

SAQ Actor responsável

08 # processo

de

c) Documentos Para

designar

o

documento

IVP0200012-00001

è

PT/IVP/SAQ/08/IVP0200012-00001 Em que PT Código país

IVP Macroactor (organização)

de

SAQ Actor responsável

08 # processo

IVP0200012 Identificação de série (agregação de documentos)

00001 Nº específico da unidade documental individual

(2) Utilizando esquemas CAE+NC Utilizando este esquema o identificador (URI) de um processo nterorganizacional poedrá ser representado da seguinte forma: (a) Organizações ADPè

RKMS.Negócio.Identificador=

[ISO

3166;

CAE,

NC]

PT/75123/6000022269 IVPè

RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 3166; CAE, NC] PT/75123-

501176080 EVP (SOGRAPE/FERREIRA)è RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 8612; CAE, NC] PT/01132-500068372 (b) Processo Para designar o processo 08è PT/751236000022269/09000/08 em que PT (ISO 8612) Código de país

751236000022269 (CAE+NC) Código IVP

09000 (CódigoClas usado no IVP) Actor responsável

08 # processo

Estas hipóteses de codificação não são passíveis de utilização completa visto que na EVP analisada não existe código de classificação interno, o que impede

o

seu

emprego

para

codificar

actores

internos.

Nestas

circunstâncias optamos por para os níveis de identificação organizacional

267

utilizar o código CAE+NC, utilizando na identificação das entidades – actor, processo– abreviaturas para actores (por exemplo: SAQ) e dígitos para os processos. Os documentos são codificados utilizando os códigos vigentes no IVP e ADP embora se considere esta solução como não aconselhável para a implementação real na rede. Consideramos que esta metodologia constitui uma solução possível embora se considere mais adequada a utilização de URLs a qual só é naturalmente possível a partir do momento em que estes correspondam a endereços reais, situação que não se verifica neste momento. Os processos de identificação apresentados têm a vantagem de estarem realmente a ser utilizados nas instituições IVP e ADP e ainda em instituições do sector público o que confere ao esquema desenvolvido aplicabilidade prática. Sintetizando exposto, os esquemas utilizados são os seguintes: •

CAE + NC - Identificadores para entidade organizacional

•

ISO 3166-1:1997 códigos de países

•

NP EN 28601:1996 formatos data hora

•

CTT - Endereços e Códigos postais

•

ISAD – Identificadores de actores, processos, documentos

•

ISAAR - Nomes e Títulos

•

CAG - Designações de localidades

4.7.4.3 Exemplificação de modelo Entidade Actor RKMS.Actor.TipoCategoria=Empresa Privada RKMS.Actor.Identificador=[ISO 3166; ISAD; CAE+NC] PT/01132-500068372 RKMS.Actor.Título.Completo=Ferreira S.A RKMS.Actor.Data= [NP EN 28601] 1888 RKMS.Actor.Mandato= RKMS.Actor.Local=[CAG] VNG, DOURO RKMS.Actor.Classificação funcional=[CAE] Produção vitivinícola RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Instituto de Vinho do Porto;Tipo:Transacção RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:Empresas de Vinho do Porto; Tipo:Transacção RKMS.Actor.Regras de negócio=Decreto-Lei 166/86 de 26 de Junho; Regulamento (CEE) n.º 822/87, de 16 de Março

RKMS.Actor.TipoCategoria =Organismo Público RKMS.Actor.Identificador=[ISO8612; ISAD; CAE+NC] PT/75123-501176080 RKMS.Actor.Título.Completo =Instituto do Vinho do Porto RKMS.Actor.Título.Abreviado=IVP RKMS.Actor.Data= [NP EN 28601]1933-2002 RKMS.Actor.Mandato: Decreto-Lei de criação; alteração

268

RKMS.Actor.Local=[CAG] PRT, VNG, REG RKMS.Actor.Classificação funcional.DescritorActividade= [CAE] DescritorAmbiental:Administração Pública; DescritorActividades: actividades económicas; DescritorFuncional: inspecção RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Ministério da Agricultura;Tipo:Subordinação administrativa; RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Empresas de Vinho do Porto; Tipo:Agente fiscalizador RKMS.Actor.Regras de negócio= Regulamento (CEE) n.º 822/87, de 16 de Março; Decreto - Lei n.º 192/88, de 30 de Maio; Decreto- Lei n.º 75/95, de 19 de Abril RKMS.Actor.TipoCategoria = Organismo Público RKMS.Actor.Identificador: =[ISO8612; ISAD; CAE+NC] PT/75123-600022269 RKMS.Actor.Título.Completo=Arquivo Distrital do Porto RKMS.Actor.Título.Abreviado= ADP RKMS.Actor.Data.Criação=1932 RKMS.Actor.Mandato= Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril RKMS.Actor.Local=[CAG] PRT RKMS.Actor.Classificação funcional= [CAE] DescritorAmbiental:Administração Pública; DescritorActividades: actividades culturais; DescritorFuncional: gestão de arquivos RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:IANTT; Tipo:Subordinação administrativa RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:IVP; Tipo: incorporação RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:EVP; Tipo: Assessoria RKMS.Actor.Regras de negócio =Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril EntidadeNegócio (processo) RKMS.Negócio.TipoCategoria= processo RKMSNegócio.Identificador= [ISO 3166; CAE+NC; ISAD] PT/751236000022269/09000/05-000000 RKMS.Negócio.Título.Principal=Título:Autorizar comercialização externa RKMS.Negócio.Título.Atribuído=05 RKMS. Negócio.Data= [NP EN 28601] 2002.11.05/ RKMS. Negócio.Mandato= N/A RKMS. Negócio.Local=[CAG] PRT; VNG RKMS. Negócio.ClasFuncional.Descritores=DescritorAmbiental: processo interorganizacional; DescritorFuncional: fiscalização RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor Empresa de Vinho do Porto; Descrição: organização solicitante RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor Instituto do Vinho do Porto; Descrição: Organização fiscalizadora RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor COM; Descrição: Inicia processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor FISC: Descrição: Coordena Processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor ATQ; Descrição: Participa tecnicamente em processo RKMS. Negócio.Relação = RelaçãoCom: 09000/04; Tipo:Processo administrativo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 09000/08; Tipo:Processo técnico RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.1; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.2; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.3; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.4; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.5; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento

269

RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.6; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.7; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Regras=REGULAMENTO (CE) Nº 884/2001 DA COMISSÃO de 24 de Abril Documento de Arquivo RKMS.DocumentoArquivo.TipoCategoria =Documento simples RKMS.DocumentoArquivo.Identificador=IVP0900000114-005600> RKMS.DocumentoArquivo.Título.Completo =Documento Administrativo de Acompanhamento RKMS.DocumentoArquivo.Título. Abreviado=DAA RKMS.DocumentoArquivo.Título.Atribuído=5.2 RKMS.DocumentoArquivo.Data= [NP EN 28601] 2002-11-04 RKMS.DocumentoArquivo.Mandato= RKMS.DocumentoArquivo.Local= [ISO 8612] PRT RKMS.DocumentoArquivo.Classificação funcional=09-100-01-14 RKMS.DocumentoArquivo.Relação=RelaçãoCom:Actor FISC; Tipo:Produtor RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: Actor COM;Tipo:Produtor RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom:processo PT/751236000022269/09000/05-000000; Tipo:PertenceA; Definição:contexto de produção RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.1; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.3; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.4; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.5; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.6; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.7; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Resumo =Documento que acompanha expedição de 30 000 lt de vinho do porto para o mercado holandês RKMS.DocumentoArquivo.Idioma = português RKMS.DocumentoArquivo.Assunto: Descritor: comercialização, mercado externo, holanda, UE RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Suporte; Descrição:Papel RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Assinaturas; Descrição:Manuais RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Formas de Validação; Descrição:Carimbagem RKMS.DocumentoArquivo.InformaçãoAvaliação.Destino=Declaração:Eliminação; Data:5 anos após data de produção RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Registo=Data:2002-11-14; EspecificaçõesSistema:OfficeWorks RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Custódia =Declaração:FISC RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Classificação=Data:2002-11-14; Mandato: GPC RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Preservação.Armazenamento=EspecificaçõesSist ema:Pastas RKMS.DocumentoArquivo.Recuperação=EspecificaçõesSistema:base de dados de registo de documentos Officeworks RKMS.DocumentoArquivo.Acesso=FISC, COM, PCIVP, PCEVP RKMS.DocumentoArquivo.Utilização.Direitos=Regras:Ordem de Serviço interna RKMS.DocumentoArquivo.Histórico=TipoEvento:Consulta; [NP EN 28601] DataEvento:2002-11-14; Funcionário:FB

270

RKMS.DocumentoArquivo.Latência =Evento: conclusão de processo; Data: + 15 dias

Este esquema deverá ser aplicado a todos as entidades residentes na rede: as organizações; a cada processo desencadeado e a cada documento produzido no decorrer desses pro cessos, a todos os níveis de abstracção, permitem a identificação e contextualização inequívoca de todas as entidades o que retorna como vantagens a contextualização daa produção documental inserida no respectivo processo; a identificação e localização dos documentos produzidos de forma expedida; a autenticidade e fidedignidade dos documentos produzidos o que viabliza a garantia legal da execução de actividades organizacionais. O processo não é tecnologicamente simples podendo ser sujeito a uma prévia análise de risco para determinar se este esquema será aplicado a todos os actores/objectos da rede ou apenas àqueles cuja falibilidade evidencial

redunde

em

custos

tangíveis

e

intangíveis

considerados

incomportáveis.

271

CAP. 5 CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO

5.1 Conclusões A realização dete trabalho permitiu tomar consciência de alguns factores que condicionam o planeamento e desenho de uma rede. Uma rede é antes de mais uma estrutura sócio -técnica sendo portanto imprescindível tomar em consideração estas duas vertentes de forma integrada, no sentido de que a alteração de uma afecta a outra. O que se pretendeu avaliar e de certa forma testar foi na realidade a definição dos passos a dar para implementação de um rede de informação que permita o desenvolvimento de transacções e forma

consequente produção de documentos de arquivo de

arquivisticamente

controlada.

Para

o

efeito

utilizou-se

uma

abordagem centrada na metodologia de redes de actores sociais no sentido de definir e caracterizar a vertente social dos actores integrantes da rede. Recorreu-se igualmente a modelação de procesos através de UML extensões Penker Eriksson e ainda ao esquema de meta-informação RKMS produzido no âmbito de um projecto de investigação coordenado pela Universidade de Monash na Austrália. Passamos a sumariar as principais conclusões que julgamos poder retirar deste trabalho: 1. Uma rede como estrutura que viabiliza a comunicação, partilha e desempenho de

trabalho cocoperativo é uma estrutura social e técnica.

Compreender este facto e aplicá-lo na prática é basilar para a definição de uma arquitectura viável e eficaz. 2. Uma rede nunca é criada a partir do nada, existindo sempre bases tecnológicas e eventualmente sociais prévias que devem ser consideradas a avaliadas de forma a integrá-las com a nova estrutura que se pretende implementar. 3. Uma rede baseia-se necessariamente em normas consideradas como entidades que viabilizam a comunicação. No entanto numa estrutura de

272

rede coexistem sempre conjuntos por vezes nebulosos de normas articulando-se simultaneamente normas antigas (bases pré-instalada) e recentes. Esta dialéctica tem de ser assumida e gerida de forma dinâmica para conseguir o melhor resultado possível. 4. Uma rede é aberta e heterogénea sob o ponto de vista de actores partipantes, sejam eles organizações, pessoas, tecnologias, não sendo portanto desejável fechar redes restringindo-as a uma área funcional específica ou a uma base tecnológica particular. Por outro lado uma rede é simultaneamente uma estrutura que deve permanecer aberta permitindo a inclusão vistualmente infinita de novos actores, agentes e plataformas tecnológicas. 5. A identificação de documentos produzidos deve ser enquadrada no dentro dos processos funcionais organizacionais e interorganizacionais que lhes dão origem de forma a capturar de maneira evidente as diversas camadas do seu contexto de produção (tecnológicas, organizacionais, funcionais, arquivísticas, legais). 6. Os sistemas de informação e de arquivo têm como objecto a informação mas no segundo caso as acções de gestão exercidas sobre essa informação incidem sobre a sua fixação e controlo de alteração de forma a preservar a capacidade evidencial que lhe é exigida como suporte da transacção em que participa. 7. O sistema de arquivo está intrincado com o sistema de conhecimento organizacional na medida em que constitui um repositório de conhecimento explícito da organização. Esta qualidade é fortemente potenciada com a produção de documentos qualitativamente ricos. 8. As funções do sistema de arquivo prendem-se com a necessidade da organização, como sistema, demonstrar a adequação das suas acções institucionais ao quadro legal, social que constitui o ambiente externo em que opera.

273

9. A abordagem utilizada baseada em RAS revelou potencialidades interessantes constituindo uma ferramenta poderosa de análise. No entanto revelou-se algo inadequada ao contexto organizacional de estudo pelo facto das relações entre actores estarem à partida definidas por um quadro regulamentador impositivo. Neste contexto a centralidade de alguns actores é de certa forma artificial visto existir porque imposta por procedimentos funcionais vinculativos. Não foram detectados na bibliografia consultada casos de aplicação directa desta metodologia à análise organizacional com vista

a

implementação

pragmáticas

de

encontradas,

sistemas

não

de

informação.

considerando

a

As

produção

aplicações teórica

e

confinando a selecção a cenários organizacionais, enquadram-se sobretudo em processos de reestruturação, definição de infraestrutura física de rede de informação, gestão de conhecimento e de recursos humanos e aprendizagem organizacional. 10. Os processos interorganizacionais têm componentes sociais (poder, controlo), por vezes fortemente evidentes que moldam a forma de desenvolvimento do fluxo de actividades chegando a agir como elemento de resistência à adopção de novas tecnologias. Nesse sentido a identificação de pontos de clivagem social são eficientemente identificados por métodos RAS (grafos e matrizes). 5.2 Avaliação do trabalho realizado e possibilidades de trabalho futuro. 1. O presente trabalho terá permitido alguma melhoria na percepção da utilizada de RAS como ferramenta de análise organizacional polarizada fundamentalmente em aspectos sociais. Alguns méritos reconhecidos consistem na poderosa capacidade de análise através das ferramentas matemáticas disponibilizados e da sua excelente capacidade de permitir a transposição directa de resultados matematicamente expressos para ilações de natureza social. 2. Nesta perspectiva foram igualmente detectadas algumas limitações desta abordagem nomeadamente a elevada complexidade dos processos de análise assim como a necessidade do universo de análise obedecer a 274

determinadas características nomeadamente um ambiente externo que não seja demasiado regulamentador porque nesse caso os resultados obtidos se encontram

à

partida

"viciados"

não

permitindo

ilidir

conclusões

significativas. Com efeito no caso analisado algumas análises realizadas limitaram-se

a

confirmar

uma

situação

identif icada

e

baseados

em

à

partida

caracterizada. 3.

A

utilização

de

métodos

de

análise

processos

organizacionais partindo da premissa que documentos se integram em processos foi cabalmente sucedida avaliando-se esta metodologia e a construção de modelos como essenciais para a compreensão da realidade dinâmica e arquivística de uma organização 4. A construção de uma rede foi avaliada como um projecto complexo em que múltiplas variáveis de ordem social, tecnológica, organizacional têm de ser

necessariamente

consideradas,

estudadas

e

equacionadas

integradamente. Este facto induz a necessidade evidente de um cuidadoso planeamento e execução de processos tendentes a obter um cenário e programa efectivos de acção. Ainda neste contexto tornou-se clara a necessidade de cooperação multi-disciplinar intensiva. 5. Os arquivos e documentos por eles geridos não podem ser dissociados de entidades de outra natureza com informação, organização, processos, tecnologia, pessoas, todos actores de uma rede implícita de comunicação de recursos. Desta forma não é possível pensar em temos simplistas de uma rede conter apenas arquivos. Existe um conjunto de actores e serviços que lhe estão necessariamente associados e nessa condição deverão poder participar na rede. Neste contexto existem vários cenários e caminhos possíveis de pesquisa que julgamos promissores ou pelo menos interessantes: 1. O desenvolvimento da abordagem RAS aplicando-a a diferentes contextos ambientais e organizacionais no âmbito da análise organizacional para definição, desenho de sistemas de informação e de arquivo explorando 275

mais as potencialidades quantitativas e qualitativas da metodologia. Seria interessante a aplicação e estudo a redes de empresas nomeadamente empresas virtuais; 2. A aplicação de abordagens RAS a

processos ERP nomeadamente na

análise organizacional e como veículos de integração de informação e documentos dentro destes tipos de processos. 3. A redefinição de processos funcionais e nomeadamente a detecção de potenciais pontos de conexão fracos ou potencialmente fortes através de nomeadamente a exploração de teorias inseridas em Redes Sociais como a força de elos fracos [50] 4.

A

aplicação

de

problema

do

"Pequeno

mundo"

em

contextos

interorganizacionais de forma a procurar redifinir canais de comunicação e de acesso à informação. 5. Desenvolvimento de métodos e adaptação de ferramentas e medidas RAS que permitam operacionalizar a sua aplicação de forma pragmática simplificando uma metodologia à partida bastante complexa. 6. Desenvolvimento de articulação e pontos de contacto e identidade entre gestão de conhecimento e o sistema de arquivo das organizações nomeadamente aplicando o conceito de arquivo como meio de estímulo e produção de conhecimento através de, entre outros exemplos, análise documental de forma a produzir documentos qualitativamente melhores sob o ponto de vista de conteúdos, estruturação dos conteúdos e captura de contextos de produção, de forma a propiciar uma mais eficiente apreensão da informação neles contida. 7. Continuação do desenvolvimento da aplicação de esquemas de metainformação propostos nomeadamente através da construção de modelos em RDF de forma a refinar a estrutura de gestão documental em rede sob os pontos de vista de capacidade evidencial, recuperação e gestão de informação. 276

Termina-se este longo texto citanto uma frase de Gandhi que se reveste no presente contexto, de um significado particularmente adequado-"Aquilo que cada um de nós pode fazer é insignificante, mas é extraordinariamente importante que o façamos". De facto a “macro-conclusão” mais evidente de todo este trabalho é que toda a acção, independentemente da sua dimensão

ou

natureza,

independentemente

da

empreendida sua

natureza,

por

um

actor,

repercute-se

numa directa

rede, ou

indirectamente e com maior ou menor intensidade, nos restantes actores e no desempenho global da mesma.

277

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