Ready Reckoner For Band 3 & 4

     

   

Hotspot Policies Ready Reckoner (Band 3, 4 & 5)                  For comprehensive understanding of each Policy, please refer to the “People Policy Manual”  available with all HOD’s & Human Resources.    This policy shall be applicable to all employees of Hotspot Retails Ltd., Hotspot Distribution  Pvt.Ltd. and Cellucom Retails India Pvt. Ltd. (now hereby called in this policy manual as  Hotspot)   

TABLE OF CONTENTS Version 1.0    Private & Confidential   

   

   

                                For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

 

 

Page No‐1 

 

 

 

  Standardized Level Policy ..................................................................................................................3 Establishment Rules...........................................................................................................................6 Flexible Working Hours Policy ...........................................................................................................6 Band Wise Entitlement ......................................................................................................................8 Electronic Tools & Application Policy ................................................................................................9 Flexible Compensation Structure Policy..........................................................................................15 Employee Gratuity Policy.................................................................................................................17 Employment Of Relatives Policy......................................................................................................17 Employee Referral Policy .................................................................................................................17 Separation Policy..............................................................................................................................18 Rehire Policy.....................................................................................................................................19 Education Enhancement Policy .......................................................................................................19 Executive Health Check Up Policy ...................................................................................................19 Visiting Card/Designation Policy .....................................................................................................20 Gifts And Entertainment Policy .......................................................................................................20 Birthday Policy .................................................................................................................................21 Wedding / Wedding Anniversary Policy .........................................................................................21 Sexual Harassment Policy ................................................................................................................21                                            

 

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐2      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Standardized Level Policy      Position 

Band 

Leadership 

1 

Designation  Chairman / Managing Director / Director (Board of Directors)  Group President / CEOs / COOs 

Management 

2 

Director (Except Directors on Board)  President   Senior Vice President / Vice  President /Associate Vice President 

Operations 

Individual Contributors 

3 

General Manager  Deputy General Manager / Assistant General Manager 

4 

Senior Manager  Manager  Assistant Manager / Mgmt. Trainees  Senior Executive  Executive 

Frontline   

Version 1.0  Private & Confidential 

5 

   

Other designations below Executive 

   

Page No‐3      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

HOTSPOT GRADES AND DESIGNATIONS Ban d

Band 1

SALES

OLD GR ADE

Designation

Sto res

Zone / Region/ corporate sales

MARKETIN G

SERVICE

Chairman / Managing  Director / Director  (Board of Directors) 

COMMERCIAL

HR & Training

FINANCE & IT

Store Rollout

PROJ ECTS & ADMI N

Others

Chief Executive Officer / Chief Operating Officer

Group President /  CEOs / COOs  Director (Except  Directors on Board) 

Director

President   Band 2

Band 3

President

Sr. Vice President /  Vice  President /  Associate Vice  President 

L1(A)

General Manager 

L1

VP Service

Head Marketing

Head Sales

VP - HR

VP Projects & Admin.

CFO

Head Store Rollout

Head - Commecial

Vice President

Head Deputy General  Manager / Asst.  General  Manager 

Deputy General  Manager / Asst.  General Manager 

L2

Sr. Manager 

L2

Zonal Business Manager

Sr. Manager

Sr. Manager

Sr. Manager

Sr. Manager

Sr. Manager

Sr. Manager

Sr. Manager

Sr. Manager

Manager 

L3

Regional Sales Manager

Manager

Manager

Manager

Manager

Manager

Manager

Manager

Manager

Version 1.0    Private & Confidential   

   

   

                                For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

 

 

Page No‐4 

 

 

 

HOTSPOT GRADES AND DESIGNATIONS Ban d

Band 4

Band 5

Designati on

OLD GRAD E

Deputy Manager

L4

Assistant  Manager /  Mgmt.  Trainees 

L5

Sr. Executive 

L6

Executive 

L7

Front Line  Staff 

Version 1.0  Private & Confidential 

SALES Stores

Zone / Region/ corporate sales

MARKETI NG

SERVICE

COMMERCI AL

HR & Trainin g

FINANC E & IT

Store Rollou t

PROJEC TS & ADMIN

Others

Deputy Manager

Dy Manager

Deputy Manager

Deputy Manager

Deputy Manager

Deputy Manager

Dy Manager

Dy Manager

Area Sales Manager (ASM)

Assistant Manager / ASM

Assistant Manager

Assistant Manager

Assistant Manager

Assistant Manager

Assistant Manager

Assistant Manager

Assistant Manager

BDM / Sr. Exe

Sr. Executive / BDM

Team Leader / Team Leader Service

Sr. Executive / BDM

Sr. Executive

Sr. Executive

BDM

Sr. Store Manager

Dy BDM

Executive

Sr. Service Engineer / Sr.Exeuctive

Executive / Sr. Store Manager

Executive

Executive

Dy BDM

L8

Store Manager

Assistant BDM

Dy Executive

Service Engineer / Executive

Dy Executive / Store Manager

Dy Executive

Dy Executive

Assistant BDM

L9

Assistant Store Manager

Executive Trainee

Executive Trainee

Executive Trainee / Asst Store Manager

Executive Trainee

Executive Trainee

Executiv e Trainee

L10

Store Incharge

Dy Service Engineer / Dy. Executive Asst. Service Engineer / Asst. Executive

L11

Sr. Sales Executive

L12

Sales Executive

Sr. Field Officer / Sr. Officer

Sr. Field Officer / Sr. Officer

Sr. Field Officer / Sr. Officer

L13

Sales Assistant

Field Officer / Officer

Field Officer / Officer

Field Officer / Officer

   

   

Sr. Field Officer / Sr. Officer Field Officer / Officer

Executive Trainee

Sr. Executive

Executive

Dy Executive

Executive Trainee

Store Incharge

Page No‐5      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Sr. Executive / Sr. Project Engr Executive / Project Engr Dy Executive / Dy Project Engr

Sr. Field Officer / Sr. Officer Field Officer / Officer

Sr. Field Officer / Sr. Officer Field Officer / Officer

Sr. Field Officer Field Officer / Officer

Establishment Rules    •

WORK HOURS AND WORK DAYS    HO/ZO /RO   •

•

Office hours are from 10.00 a.m. to 7.00 p.m.   

•

Normal  workweek  for  the  Company  is  Monday  • through Saturday with 1st and 3rd Saturday being off. 

•  

STORE LEVEL  Normal  workweek  is  Monday  through  Sunday,  Store Operations not later than 1030 AM.  On  Rotation  Basis  one  day  weekly  off,  as  per  communication by Operations. 

    DRESS CODE  Monday to Friday  Male 

Saturday  Female 

Business suits, trousers,  blazers, collared shirts, ties 

Male/Female  Informal Attire (if no customer interface meetings  are scheduled) – jeans, T‐shirts etc.  

Sarees, Salwar Kameez,  Pant/Trousers and shirt,  Business Suits, Skirts (at or  below knee) 

  RECRUITMENT & SELECTION POLICY   

Responsibility Matrix for Recruitment & Selection:  Bandwise Position 

Sourcing Responsibility 

Interview & Selection  Recruitment Manager, Head HR 

•

Band 3 

Recruitment  Manager 

Band 4 

Recruitment  Manager 

Band 5 

Recruitment  Manager 

Head of the Function where opening exist / Reporting  Manager/ CEO  Head of the Function where opening exist / Reporting  Manager/  Recruitment Manager, Manager HR, Head HR  Head of the Function where opening exist / Reporting  Manager/  Recruitment Manager, Manager HR 

The  concerned  Reporting  Manager  /  Functional  Head  would  complete  the  Manpower  Requisition Form (Annexure 1), based on the approved manpower budget for the respective  department / function, for recruitments to be done against the openings and send the same  to  HR along with the Job Description of the vacant role. 

Version 1.0    Private & Confidential   

   

   

                                For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

 

 

Page No‐6 

 

 

 

•

HR would then finalize the optimal source of recruitment, based on the profile of the role to  be filled. 

•

Screening of the resumes received against the opening would be done by HR in consultation  with  the  concerned  person  who  is  responsible  for  Interview  &  Selection,  as  per  the  Responsibility Matrix. 

•

The  shortlisted  candidates  would  undergo  any  or  all  of  the  following  selection  process(es),  depending on the role for which they are being recruited: 

•

1.

Aptitude  /  Technical  Test  (applicable  only  for  technical  positions.    The  questionnaire  would be developed by the concerned function / department and given to HR.) 

2.

Preliminary Interview (would be done by HR) 

3.

Final  Interview  (depending  on  the  position  for  which  selection  is  being  done,  an  interview panel could be decided by the concerned members who are responsible for  interview & selection of the particular role). 

Compensation fixation for the candidates would be finalized by HR considering the internal  parity & compensation structure fixation guidelines 

  Flexible Working Hours Policy  The factors on which an employee can opt for variable/reduced working hours include:    i)  Child or Parent Care  ii) 

Health 

iii) 

Maternity 

iv)  Education (not included in case of reduced work hours.)    Conditions    • All employees would necessarily be required to work during the set of “core working hours”  i.e.,  from  1100  to  1600  Hrs.  on  a  daily  basis  in  the  HO  /  RO  offices  and  at  Stores  as  instructions given by operations.  •

All employees will be required to work for minimum 8.5 hours every day.  

•

All business meetings would need to be scheduled during the core working hours.  

•

The Variable Hours (working time) need to be agreed and fixed with the reporting manager  and should not change / vary.  

   

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐7      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Band Wise Entitlement        Band 3  S.NO. 

1  2  3  4 

BENEFIT/SCHEME 

Cell Phone Usage policy  Mobile Handset Policy  Group Mediclaim Insurance  Group Personal Accident Insurance coverage 

S.NO. 

1  2  3  4  5 

5 

Rs.2000/‐ Per Month  Rs. 2500/‐  Rs.2 Lakhs  Rs.10 Lakhs  Band 4 

BENEFIT/SCHEME 

ENTITLEMENTS 

Cell Phone Usage policy  Mobile Handset Policy  Group Mediclaim Insurance  Group Personal Accident Insurance coverage  Employee State Insurance (Only for those  employees who are covered under ESI) 

S.NO. 

1  2  3  4 

ENTITLEMENTS 

Rs. 1500/‐ Per Month  Rs 2500/‐  Rs. 2 Lakhs  Rs. 5 Lakhs 

ENTITLEMENTS 

Mobile Handset Policy  Group Mediclaim Insurance( Self & Family)  Group Personal Accident Insurance coverage  Employee State Insurance(Only for those  employees who are covered under ESI) 

 My Spice  My Spice  My Spice  My Spice POLICY ON 

 My Spice  My Spice  My Spice  My Spice  My Spice 

As applicable under ESI Act‐1948  Band 5 

BENEFIT/SCHEME 

Cell Phone Usage policy 

POLICY ON 

Rs. 1000/‐ Per Month (Exceptional Cases  approved by Functional Head & CEO)  Rs. 1500/‐ (Exceptional Cases)  Rs. 1 Lakh  Rs. 1 Lakh 

POLICY ON 

My Spice  My Spice  My Spice  My Spice  My Spice 

As applicable under ESI Act‐1948 

* Important: The Budgets communicated by the HOD which are less than above maximum limits (approved by CEO), if any shall over-ride the above limits.

           

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐8      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Electronic Tools & Application Policy     Under this policy, following is the entitlement matrix for various electronic Tools & Applications  but prior existing hardware will continue to use:    Electronic Tools & Applications  Entitlement  Approval Authority  Approval of HR for new  Band 1 to 3 all employees –Laptop   Desktop / Laptop*  joinees  Band 4 & 5 – Need based Laptop /  Desktop / Laptop can be replaced  Desktop as per guidelines or specific    after every 3 years (on need basis)  approval of each HOD.  Approval of Functional  Configuration to be decided by IT  Head in other cases  Department.   

  Employee Benevolent Fund Policy   Entitlement:    Event  Permanent  Disability  Death 

Loss of House /  Substantial  Assets  Accident  

  •   •    

Beneficiary  Employee 

Immediate family member –  as per the PF/Gratuity  Nomination  Employee 

Employee  

Disbursal Amount  Amount equivalent to 6 months of current TCC of the  employee, upto minimum of Rs.1,00,000/‐ and maximum  of Rs.5,00,000/‐ per case  Amount equivalent to 1 year of current TCC of the  employee, upto minimum of Rs.2,50,000/‐ and maximum  of Rs.1,000,000/‐ per case  Amount equivalent to 3 months of current TCC of the  employee (to be assessed and approved by the Employee  Benevolent Committee)  Meet with an Accident during office hours and after  office hours for his post treatment at hospital / at house  expenses not borne by ESIC / Mediclaim / Group Personal  Accidental Policy 

The  above  disbursements  are  over  and  above  the  claims  under  Group  Personal  Accident  policy.  Final decision to disburse the fund will be at Hotspot management discretion. 

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐9      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Fund Creation    • All the employees on the permanent rolls of the company will contribute from their salary to  this fund as per the table below:‐    Band 

Monthly contribution 

Band 3   

Rs. 150/‐ 

Band 4 

Rs. 100/‐ 

Band 5 

Rs. 50/‐ 

  Procedure     • In  case  of  any  mishap  to  any  of  the  employee,  as  prescribed  in  the  eligibility  criteria,  HR  Department  will  put  up  a  case  to  the  Employee  Benevolent  Committee  for  evaluation  and  approval from the relevant authorities.  •

Once approval is done the Treasurer of the fund will release the appropriate amount to the  employee / nominee of the employee. 

Travel Policy     Travel Type  Local Conveyance 

•

•

Entitlement  Band 4 & 5 Upto Sr. Executive  ‐  Two Wheeler  (Scooter/motorcycle) : Rs. 2.75 /  km 

Approval Authority  Approval of Manager’s /  HOD’s 

Band 1 to 4 Upto Asst. Manager   – Four wheeler (Car) : Rs. 5 / km 

  Scope of Travel Policy  This policy covers the following 2 categories: ‐  A. Domestic Travel: This comes into effect when  ƒ

an employee undertakes business travel to any city in India (duration of less than 30 days) or  

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐10      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

ƒ

an  employee  is  temporarily  relocated  (duration  exceeding  30  days  but  less  than  3  months)  to  another location in India 

B. Foreign Travel: This comes into effect when an employee travels to cross country destinations     A. Domestic Travel   Table I: Domestic Travel Entitlement for Duration of Less Than 30 Days    Band 

Mode of travel (one city  to another) 

Mode of travel (Local  Conveyance) 

3 

Taxi – Indica/Alto/ Wagon R 

4 

Air  ‐ Economy Train ‐ AC II  Road ‐ A/C Taxi  Train‐ AC II* Road – Taxi 

5 

Train‐ AC III Road – Bus 

Shared Taxi / Auto / Bus 

Taxi – Indica/Alto/ Wagon R 

Lodging & Boarding (on production of  bills); in Rs. 

When employees make their  own arrangements (Per diem  for Lodging & Boarding); in Rs.  A+ ‐ 3500        A ‐ 3000         B – 2500        A+ & A – 750              B & C – 500  C ‐ 2000             A+ ‐ 3000        A ‐ 2500         B – 2000        A+ & A – 600          C ‐ 1500             B & C – 350  A+ ‐ 2500        A ‐ 2000         B – 1500        C ‐ 1000            

A+ & A – 500                      B & C – 300 

Table II: Domestic Travel Entitlement for Duration of more than 30 days but less than 6 months.  Band 

Mode of travel (one city  to another) 

Mode of travel (Local  Conveyance per month) 

Lodging & Boarding 

When employees make their  own arrangements (Per diem  for Lodging & Boarding); in Rs. 

3 

Rs. 2500/‐ 

Guest House (subject to availability) 

4 

Air  ‐ Economy Train ‐  AC II Road ‐ A/C Taxi  Train‐ AC II* Road ‐ Taxi 

Rs. 2000/‐ 

Guest House (subject to availability)

5 

Train‐ AC III Road ‐ Bus 

Rs. 1500/‐ 

Guest House (subject to availability)

A+ & A – 400         B & C –  300  A+ & A – 350         B & C –  250  A+ & A – 300         B & C –  200 

  Metro/A+   Mumbai, Delhi, NCR, Kolkatta, Bangalore, Chennai  Class ‘A’  

Hyderabad, Ahmedabad, Pune, Chandigarh, Srinagar, Goa, and Shimla   

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐11      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Class ‘B’   Ambala,  Amritsar,  Jallandhar,  Ludhiana,  Jammu,  Allahabad,  Shillong,  Karnal,  Baroda,  Agra,   Jabalpur,  Udaipur,  Indore,  Gwalior,  Sikkim,  Surat,  Siliguri,  Trichy,  Madurai,  Mysore,  Raipur,  Dehradun,  Varanasi,  Kanpur,  Vishakapatnam,  Mangalore,  Coimbatore,  Cochin,  Kannur,  Gorakhpur,  Jhansi,  Nagpur,  Kohlapur,  Sholapur,  Srinagar,  Nasik,  Vasai,  Aurangabad  Mohali,  Patiala,  Pathankot,  Batinda,  Vijaywada,  Jamshedpur,  Dhanbad,  Kota,  Bhopal,  Rajkot,  Ajmer,  Bikaner, Jodhpur and capitals of all States/Union Territories (not falling in Class Metro /A).     Class ‘C’   All towns not falling in Class ‘Metro’/A+, ‘A’ and ‘B’  •

Air  travel  by  economy  may  be  permitted  if  the  distance  to  cover  is  >  500  kms.  Prior  approval from CEO has to be obtained. 

•

If the journey is not more than 4‐6 hours or overnight by train and direct train is available,  then the preferred mode of travel should be train. Reporting Managers should look into  the feasibility while approving each travel in this respect. 

  Table III: Foreign Travel      Band 

Mode of travel 

Hotel + Meals/subsistence (US $) reimbursement against bills 

When employees make their own  arrangements (Per diem for Lodging,   Boarding & Transport); in US $ 

3 

Air – Economy 

USA, Europe, Hong Kong & Japan ‐ 125, ROW  ‐ 100 

90 

4 

Air – Economy 

USA, Europe, Hong Kong & Japan ‐ 100, ROW  ‐ 75 

75 

5 

Air – Economy 

USA, Europe, Hong Kong & Japan ‐ 100, ROW * ‐ 75 

60 

    *ROW – Rest of World   

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐12      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Leave Policy     General Rules  Entitlement: 30 days paid leave in a Financial year. To be calculated on a prorate basis as per the  joining date of employee  Calculation  rationale:  Any  holiday  proceeding  /  succeeding,  or  /  falling  in  between  the  leave  period will not be included.   e.g. if an employee takes leave from a Thursday till Friday of next week, only 7 days will be considered  as leave excluding selected weekly offs of Saturday & Sunday.   Leave Encashment:   Calculation on basic salary  En‐cashed once a year  En‐cashable over 30 days of accumulation    Leave Accumulation & Encashment  Carry Forward  Earned leave up to a maximum of 15 days for each year of service can be carried forward from one Financial year  to the next.  Accumulation  Earned leave may be accumulated up to a maximum 30 days (31‐March‐2010 onward).  Any excess accumulation  beyond 30 days will automatically be encashed to the employee by the financial year end.  Encashment  Encashment will be on the basis of current Basic Salary of employee subject to TDS deduction, wherever  applicable. During the continuous services with the organization, Company can give the leave encashment once  it is beyond 30 days of leave balance (in March). At the time of separation from the organization, all leaves lying  in the leave account of an employee will be encashed and such encashment will be governed by the existing  Income Tax Law.        Employee 

Employee X  Employee Y    Employee Z 

AL Leave  Balance as on  31st March  2009  30  15  10 

Paid Leave  given during  the (FY 2009 –  2010)  30  30  30 

Maximum Leave  Allowed to Carry  Forward as on 1st  April 2010  30  30  25 

Employee to  Consume / Utilize  Leave during April  2009 to March 2010  15  15  15 

Employee to Encash  Leave during April  2009 to March 2010  15  0  0 

   

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐13      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

      Types of leave  Paid Leave  All employees are entitled for 30 working days of paid leave per annum (w.e.f. Ist‐April‐09). Employees joining  during the course of the year will be eligible for pro‐rated leave from the Date of Joining.  Maternity Leave  Maximum of 12 weeks provided the employee has worked in the company for at least 180 days prior to availing  such leave.  In case of a Cesarean delivery, maternity leave can be extended by another four weeks. However,  there will be no payment made for such extended leave and shall be considered as leave without pay.   Paternity Leave  • All permanent male employees are entitled to 5 working days of paternity leave. This is over and above  the annual general leave entitlement. The employee may suffix or prefix the annual leave to such leave.  • Paternity Leave must be taken within 15 days of the birth of the employee’s child; else the paternity  leave shall lapse.  Leave in case of Adoption  • In case on adoption of an infant, an employee will be eligible for six weeks leave maximum.  • The employees who plan to adopt a child are required to inform the Reporting Manager and HR at least  15 days in advance   • Adoption leave can be availed only twice during the tenure of the employee with the organisation   Public Holidays  The Company shall have 10 public holidays in a year for various festivals and national holidays. These will vary  from region to region and a list of holidays will be declared at the beginning of the year for each region.        Leave Calculation  Number of Paid leaves X Per Day Basic Salary     Applying & Sanctioning Leaves  ¾ All employees shall use the prescribed leave application form signed by managers followed by  submission to HR. In case of leave exceeding 3 days at a stretch, employee should submit the  leave application at least 10 days in advance to the Manager.  ¾ If the employee is not present on the duty and his leave application/ formal information is not  received by HR and Reporting Manger, the employee will be considered as absent from the  duty. 

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐14      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Flexible Compensation Structure Policy    Compensation Structure    Total Fixed Cost (FCTC) – It is a fixed component of the total compensation, which is committed  to  employee  and  is  paid  on  monthly  basis.  This  is  a  combination  of  12  flexible  elements,  as  defined below.    Total  Variable  Cost  (VCTC)  –  This  component  reinforces  the  concept  of  Pay  for  Performance  of  the Company and Individual, as applicable.   

Flexible Elements in Total Fixed Cost    Part of Monthly Salary  Elements  Basic  Provident Fund 

ESI 

Entitlements / Limits  40% of the Total Fixed Cost  Statutorily fixed at 12% of Basic as employer’s contribution. Employee also has to  contribute similar amount, which will be deducted from his/her monthly salary. However,  employees have the option of choosing voluntary PF contribution, which will be deposited  by the company in their PF account on monthly basis, but, employer’s contribution will  continue to be 12% of basic only.  4.75% of Basic + HRA / CLA + Conveyance + Special Allowance. Applicable only if the sum of  all the above elements is less than or equal to Rs.10,000/‐ per month. 

HRA 

50% of basic salary in case the employee is residing in a metro city. If HRA is opted for, then  CLA cannot be opted. 

CLA 

Any Amount. If this element is opted for, then HRA cannot be opted. 

Conveyance Allowance 

Maximum amount of upto Rs. 800/‐ per month.  If this element is opted for, then “Fuel  Expense and Car Maintenance" cannot be opted. 

Special Allowance 

Any Amount, as a resultant balancing figure. 

         

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐15      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

  Flexible Elements in Total Fixed Cost    Flexi components shall be maximum 25% of TCTC    Driver  PA  Telephone  LTA  PA  Vehicle  Band  /  Medical PA   Vehicle  PA Max.  Max.  Maintenance  Max.  Lease PA  Maximum  PA  Max.  Max.  Limits  Band 3  15,000  As defined  Rs. 1.5 Lakhs   Rs. 84,000 NIL  Up  to  One  below  month  basic  Band 4  15,000  As defined  Rs.  1  Lakhs  NIL  NIL  NIL  below  (Up  (up  to  AM  to AM only)  only)  Band 5  NIL  NIL  NIL  NIL  NIL  NIL      Flexible Elements in Total Fixed Cost:    Elements 

Entitlements / Limits 

 Monthly Reimbursements  Vehicle Lease 

Available to Assistant Managers and above only. Rental amount may be calculated based  on the age of the car. This can be upto Rs. 3000/‐ per lakh for a car < 5 years old & upto  Rs.2000/‐ per lakh for a car > 5 years old.  Note: Maximum allocation in this element can be upto 50% of Total Flexible Elements.  The car so hired must be in third party name and no self hire is allowed. 

Fuel Expenses & Car  Any amount upto Rs.200,000/‐ per annum, available to Assistant Managers & above only,  Maintenance  in case of hired car.  Driver Salary 

Any amount upto Rs.84,000/‐ per annum, available to  Managers & above only, in case of  hired car. 

Medical Domiciliary  Any amount upto Rs.15, 000/‐ per annum.  Annual Reimbursement  LTA 

Any Amount upto a maximum of 1 month Basic salary.   

Leave Travel Assistance Policy 

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐16      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

  All  permanent  employees  are  entitled  for  LTA  as  mentioned  in  their  Flexible  compensation  Structure.     • Employee can avail LTA only after completion of 1 year service with the company.   •

A  regular  employee  shall  be  entitled  to  LTA  calculated  on  monthly  pro  rata  basis  subject  to  the monetary limits applicable to him / her for the period he/she is claiming the LTA. i.e. in  case of any revision of LTA, the revised LTA will be applicable w.e.f. the date of revision. 

•

Unavailed LTA for the employee shall be paid as and when he / she claims for the same as a  taxable income if he /she does not avail leaves and submit bills as per defined procedure. 

•

The LTA can be accumulated for two successive years. As soon as the third year expires, the  first year’s credit would lapse & accumulated amount will be paid out in salary as a taxable  amount. 

Employee Gratuity Policy    All  permanent  employees  including  trainees  are  covered  by  this  policy  from  the  date  of  their  joining.    However,  employees  are  required  to  complete  5  years  of  continuous  service  with  the  Spice  Group.  Spice  Group  would  include  all  Group  Companies  for  qualifying  for  the  benefit  of  gratuity.  If an employee leaves the services of the company before completing of 5 years from  the date of his / her joining, he / she will not be eligible for disbursal of gratuity.  Gratuity would  be a part of total cost to company of the employee. 

  Employment of Relatives Policy    Family members & relatives working is permissible as long as they are not in the same function  and do not have a direct reporting relationship.      *Family   For the reference of this policy, family would be husband, wife, sons and daughters.  *Relatives  For the reference of this policy, relatives would be brothers, sisters, mother, father, father‐in‐law,  mother‐in‐law, brother‐in‐law, sister‐in‐law, daughter‐in‐law and son‐in‐law.   

Employee Referral Policy   

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐17      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

To  motivate  the  current  employees  to  partner  in  talent  acquisition  through  attractive  referral  incentives.  Band of the Referred Employee 

Referral Award Amount (Rs.) 

Band 1  Band 2  Band 3  Band 4  Band 5 

10,000  10,000  7,500        5,000  1,000 

 

 

  Below mentioned would NOT be eligible for referral bonus amount:  •

Employees in Band 1 & 2 

•

All employees in Human Resource function 

•  

Members of Owners Club 

Separation Policy 

 

Voluntary Separation  • Employees intending to resign are required to give a written notice as per the notice period  clause in the Appointment letter.  •

For  new  employment  in  Band  1  employees,  the  notice  period  will  be  three  months.  For  all  other categories notice period shall be One month only. 

•

For  other  bands,  the  standard  notice  period  is  one  month,  unless  otherwise  defined  in  the  existing employee’s Appointment Letter. 

Termination by Hotspot    Employment may be terminated by Hotspot Retails Ltd. under the following circumstances:  • The employee’s willful and continued failure substantially to perform the duties , either due  to  neglect,  insubordination,  disobedience  of  superior’s  directions,  moral  turpitude,  or  misrepresentation  of  the  their  qualifications,  experience  or  abilities  when  applying  for  the  employment  (other  than  as  a  result  of  total  or  partial  incapacity  due  to  physical  or  mental  illness).  •

The employee’s dishonesty in the performance of his or her duties hereunder. 

•

An act or acts on the employee’s part constituting a criminal offence. 

•

Violation  of  any  of  the  policies  or  procedures  provided  such  act  or  violation  damages  the  economic interests or the reputation of Hotspot Retails Ltd.  

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐18      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

Rehire Policy    •

The  policy  is  applicable  to  all  former  permanent  employees  of  Hotspot  Retails  Ltd.  and  its  businesses. 

•

The applicant should have resigned voluntarily and has at least a “Contributor” or equivalent  rating in the last appraisal cycle prior to his resignation. 

•

The applicant may have worked either with Hotspot Retails Ltd. or with any of its businesses. 

•

It may not be necessary for the applicant to have worked with the Group in the same role /  position for which he/she is applying. 

Education Enhancement Policy    •

Employees desirous of enhancing their qualifications relevant to their job, can avail of a loan  from the company subject to a maximum of 75% of the total course fees at 11% interest on  reducing balance basis.  

•

The maximum eligibility for the loan is upto 25% of the current TCTC of the employee. 

•

This loan will be recovered in a maximum of 72 EMIs.  

•

Only internet based education / courses shall be approved under this scheme 

•

The course must be recognized by a relevant Academic institution. 

•

In  addition  to  the  loan  benefit,  the  employees  will  be  sanctioned  7  days’  special  leave  in  a  year (over & above his / her leave entitlement) for the purpose of taking the examination in  pursuance of the course. 

 

Procedure  •

At  the  time  of  completion  of  2  years,  after  successful  completion  of  the  course,  if  the  employee is still with the company, he / she will be given the benefit of waiver of 50% of the  total loan amount. 

•

In  case  of  separation  from  employment  within  2  years  after  completion  of  the  course,  the  employee would be required to pay back the entire balance amount of the loan due to the  company. 

 

Executive Health Check Up Policy    This will be applicable for all the employees in Band 1 to Band 4. Cost of this check up will be paid  by the company. 

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐19      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

  Requirement  Health check‐up to be done from authorized hospitals as specified by Human Resources.  Reference letter for same to be collected from Human Resources.    Guidelines applicable for Band 1 to 4     Age Group  Employees above 40 years of age 

Frequency  Once in a year 

Employees between 30 – 40  years of age 

Once in two years 

   

Visiting Card/Designation Policy  All  employees  in  Band  4  and  above  are  eligible  to  have  visiting  cards  with  their  official  designations.  

  Gifts And Entertainment Policy    Unacceptable gifts and entertainment    Employees are strictly forbidden to accept any bribe, improper payment or inappropriate favor of  any other kind. Besides cash payments, such inappropriate payments could include  • kickbacks or kickback schemes, especially in cash forms  • unexplained rebates  • payments for advertising or other disguised allowances or expenses  • personal favors such as club memberships, entertainment and preferential treatment   

Acceptable gifts and entertainment    Some gifts are acceptable, provided they are:   ƒ

infrequent  

ƒ

not expensive in value  

ƒ

a normal part of business, and  

ƒ

not embarrassing to discuss  

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐20      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

ƒ

Also entertainment incidental to the normal course of business, such as a regular meal with  limited alcohol, is acceptable. 

 

    Birthday Policy   

•

A greeting e‐mail will be auto generated by HRIS (mySpice) software to employee email ID /  Store Email and shall be broadcasted on the first page of mySpice.  

•

The employee can avail half‐day special leave on the birthday, which will be over and above  his / her normal leave entitlements. 

 

  Wedding / Wedding Anniversary Policy    All the employees would be entitled for the gift cheque as per the details below :    • Wedding      Rs.1000/‐ (applicable only for first wedding)  •  

Wedding Anniversary 

Email Greetings sent to employee through mySpice. 

                Sexual Harassment Policy    The  Company  believes  that  all  employees,  including  other  persons  who  have  dealings  with  the  Company  have  the  right  to  be  treated  with  dignity.  Therefore,  this  policy  aims  at  creating  an  ambience  in  which  all  employees  of  Hotspot  Retails  Ltd.  can  work  together  free  from  sexual  harassment.    

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐21      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009

  

"Sexual Harassment" includes any unwelcome, sexually determined behavior, direct or by  implication, and includes any physical contact and advances, a demand or request for sexual  favors, sexually coloured remarks, unsavoury remarks, showing pornography, any other  unwelcome physical (for example, touching or brushing against any part of the body and the like,  etc.), verbal or non verbal conduct having sexual overtones.    

Version 1.0  Private & Confidential 

   

   

Page No‐22      For internal circulation only                                                                Effective Date: March 1, 2009