Quo Vadis, E-mail?

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FOCUS

QUO VADIS, E-MAIL? A trentacinque anni dalla nascita, e a quindici dalla rapida diffusione grazie ad Internet, le e-mail hanno assunto un ruolo fondamentale nei processi di business, diventando una fonte primaria del patrimonio informativo aziendale. Alcuni spunti di riflessione per non metterle a repentaglio con una cattiva gestione, salvaguardarne l’integrità e utilizzarle al meglio

PREMESSA “Credo di ricordare che il testo della prima e-mail sia stato QWERTYUIOP”, ha dichiarato l’ultrasessantenne Ray Tomlinson durante un’intervista rilasciata recentemente allo storico della rete Ian Hardy. Dall’esatto istante in cui l’allora sconosciuto ingegnere digitò il testo del primo messaggio che inviò a se stesso via Arpanet (la rete antesignana di Internet) tutti i net-citizen (i cittadini del ciberspazio) iniziarono ad essergli debitori delle gioie e dei dolori derivanti dal futuro utilizzo della posta elettronica. L’enigmatico testo della prima e-mail, che in realtà altro non era che la sequenza di caratteri, da sinistra a destra, della seconda riga della tastiera di un computer, assai simile a quella che utilizziamo ancora oggi, non aveva un contenuto informativo particolare, essendo solamente un messaggio di test, e non fece molta strada, poiché si mosse tra due elaboratori che stavano nella stessa stanza. Ciò nonostante, a fine ottobre del 1971, il dado era tratto. Da allora, dopo i primi vent’anni di “rodaggio” in ambito meramente militare e scientifico, con la nascita del World-Wide Web ad opera di Tim Berners-Lee presso il CERN di Ginevra, le e-mail hanno iniziato la loro rapida diffusione nei segmenti private e business, spinte anche dalla loro potenzialità di trasferimento pressoché immediato di allegati quali fogli elettronici, documenti di testo, copie di fax, foto e file multimediali. Parallelamente, con l’ampliarsi della rete, l’aumento della sua capacità trasmissiva e il moltipli-

carsi degli utenti Internet dotati di un account di posta elettronica, il numero delle e-mail è ulteriormente cresciuto, anche per la proliferazione dei cosiddetti messaggi junk, aventi contenuti assolutamente inutili, se non addirittura molesti. La diffusione della posta elettronica e il suo utilizzo massivo come strumento di lavoro hanno infine evidenziato alcuni problemi legati alla gestione e all’archiviazione delle e-mail. Inoltre, a fronte dei diversi possibili utilizzi della posta elettronica, si sono manifestate molte incertezze interpretative relativamente alla sua intrinseca natura e al suo trattamento. TIPOLOGIE E VOLUMI Può darsi il caso, peraltro remoto, che un utente Internet non abbia un indirizzo di posta elettronica, così come può accadere, assai più frequentemente, che ne possieda più di uno. Il numero di utenti della rete, quindi, sebbene non coincida esattamente con il numero di caselle di posta elettronica realmente registrate, ne rappresenta sicuramente una buona approssimazione. Facendo riferimento ai dati pubblicati dall’International Telecommunication Union (ITU), dal 2001 al 2004 il numero italiano degli utenti della rete è quasi raddoppiato, passando, rispettivamente, da 15,6 a 28,9 milioni, con un incremento medio annuo superiore al 20%. Stime attendibili indicano per il 2005 un numero di account attivi pari a circa 30 milioni e tale ammontare potrebbe leggermente incrementarsi fino a superare i 31 milioni nel 2006, anche se in futuro sarà destinato a crescere più lentamente

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per effetto contrapposto della razionalizzazione degli indirizzi multipli e della comparsa di nuovi utenti. Oltre la distinzione in utenze private e business, gli account attivi possono essere raggruppati in tre categorie distinte, ciascuna delle quali vale all’incirca un terzo del totale: - Web mail (circa 10,4 milioni di account), quasi sempre di tipologia private e solitamente usati via browser Internet, pur essendo utilizzabili anche tramite appositi programmi di gestione della posta elettronica residenti su personal computer. Sono inoltre dotati di una discreta capacità di storage sugli e-mail server e includono nel proprio identificativo, oltre il nome stabilito dall’utente, il dominio del portale da cui viene erogato il servizio; - Client via Internet Service Provider (circa 9,6 milioni di account), principalmente di tipologia private e generalmente usati via personal computer tramite programmi di gestione della posta elettronica, poiché dotati di una ridotta capacità di storage sugli e-mail server, per la quale si rende necessario “scaricare” periodicamente la casella di posta. Includono nel proprio identificativo, oltre il nome stabilito dall’utente, il dominio dell’ISP; - Corporate (ca. 10 milioni di account), di tipologia business, usati dagli utenti via personal computer o altri device con l’ausilio di programmi di gestione di posta elettronica. Sono dotati di una capacità di storage sugli e-mail server teoricamente elevata (in ogni caso ampliabile a richiesta) e includono nel proprio identificativo, oltre il nome attribuito dall’azienda all’utente, il dominio dell’azienda stessa.

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di Luca Gargiulo*

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Relativamente al numero di e-mail per account smistate in rete, si stima che, su una base annua di 365 giorni solari, nel 2001 un utente ricevesse mediamente meno di 10 e-mail al giorno, mentre nel 2004 questo numero sia aumentato del 50% circa (passando a circa 14). Sulla base di queste assunzioni il numero totale di e-mail ricevute in Italia dal 2001 al 2004 sarebbe variato sensibilmente, da 55 a 146 miliardi. Anche per il 2005 si prevede una crescita significativa del numero medio di email ricevute (fino a 17), mentre per il 2006 ci si aspetta che questo numero vada assestandosii. Poiché sia il numero di account, sia il numero medio di e-mail ricevute per utente sono aumentati cospicuamente negli ultimi anni, al fine di comprendere in maggior dettaglio quali variabili ne abbiano influenzato la crescita, è altresì opportuno analizzare le diverse tipologie di messaggi e come queste categorie abbiano variato nel tempo il loro peso percentuale sul totale della posta elettronica movimentata. Ai fini dell’analisi, quindi, si ricorda che in letteratura si fa riferimento comune a cinque tipologie di messaggi: le junk mail, la pubblicità, le e-mail personali, le newsletter e le email di lavoro. Junk mail - Dal punto di vista concettuale ogni singola e-mail ricevuta può essere stata in qualche modo indotta dall’utente (per il fatto che abbia dato il proprio consenso a ricevere del materiale informativo, si sia registrato su un sito, ecc.), oppure giungere nella casella postale senza nessuna motivazione e da un mittente del tutto sconosciuto. Generalmente è assai semplice identificare, sia per i contenuti, sia per la veste grafica, questi messaggi, detti junk mail e derivanti da attività di spam. Quest’ultima espressione, che non è altro che l’acronimo di una carne in scatola (Spicy Pork And haM), è entrata nel linguaggio informatico mutuata da una famosa gag dei Monty Python ambientata in una trattoria inglese, per la sua ossessiva presenza in tutte le vivande proposte ai commensali. La crescita dello spam elettronico ha avuto un preoccupante picco negli an-

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ni 2003 e 2004, tanto che i programmi di gestione della posta elettronica che ne erano sprovvisti hanno adottato funzionalità specifiche per la definizione di filtri in grado di intercettare ed eliminare automaticamente i messaggi indesiderati; parallelamente, anche i gestori dei server di posta elettronica hanno messo in essere funzionalità simili, limitando a monte l’impatto dello spam sull’utenza. Pur non essendo disponibili statistiche attendibili sullo spam, si stima che le contromisure prese dai gestori delle infrastrutture di posta elettronica siano state in grado di arginare il fenomeno, contenendolo nel 2004 in un intorno del 25% della posta elettronica ricevuta. Già dal 2005, comunque, questa percentuale potrebbe contrarsi leggermente, perdendo circa due punti percentuali entro il 2006. Pubblicità - La pubblicità è una categoria di e-mail che negli ultimi quattro anni ha visto aumentare la propria incidenza sull’intero ammontare della posta elettronica consegnata. Sollecitata o “patita”, la pubblicità si attesta attualmente intorno al 22% della posta elettronica ricevuta in Italia e sembra non infastidire particolarmente l’utenza, che anzi la tollera e, marginalmente, la utilizza. Se si raffrontano i dati del 2002 con quelli del secondo quadrimestre 2005, il tasso di apertura delle e-mail pubblicitarie è diminuito notevolmente, perdendo circa

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dieci punti percentuali ed attestandosi al 27% del totale e-mail pubblicitarie recapitate; tuttavia, se si guarda al click-through, questa percentuale è pari a circa l’8% delle e-mail di pubblicità recapitate, dimostrandosi un risultato di tutto rispetto, soprattutto se raffrontato all’elevato numero di utenti raggiunto. Per gli anni a venire si prevede comunque che la pubblicità possa ulteriormente aumentare, guadagnando tre punti percentuali, fino a giungere al 25% della posta elettronica recapitata a fine 2006. e-mail personali - La posta elettronica personale, quella scambiata con amici e colleghi, senza che questa abbia attinenza con il lavoro, è rimasta sostanzialmente invariata negli ultimi quattro anni; entro il 2006, però, si prevede che questa categoria possa perdere circa due punti percentuali, attestandosi al 19% di incidenza sul totale della posta elettronica recapitata. Il potenziale aumento di questa tipologia di messaggi, infatti, è stato profondamente calmierato dal successo dei nuovi prodotti informatici di social software, tra cui si annoverano tutti gli applicativi di instant messaging che permettono la chat in tempo reale con uno o più utenti, monitorando la loro presenza online e permettendo lo scambio immediato di qualsiasi file, oltre la fruizione di contenuti multimediali, quali l’audio e la video conversation.

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messaggi vocali. Tuttavia, dopo un breve periodo di rodaggio, gli utenti dimostrarono di non gradire il servizio. Oltre la difficile fruizione di tali email, soprattutto in ambito lavorativo, trattandosi di messaggi contenenti solamente file audio, non era ovviamente possibile nessuna ricerca sui contenuti, né una eventuale indicizzazione degli stessi. Anche alla luce di queste constatazioni, è attualmente impossibile intravedere un nuovo salto tecnologico che possa cambiare radicalmente le modalità di fruizione delle email e quindi i loro volumi.

Inoltre, considerando la progressiva espansione dell’utenza private, attualmente pari ai due terzi degli account esistenti, le e-mail di lavoro hanno perso dieci punti d’incidenza percentuale sul totale della posta consegnata, attestandosi nel 2004 al 15% (45% se rapportata alle sole utenze corporate). Tuttavia, la crescente integrazione delle email nei processi aziendali e la diffusione dei telefoni di ultima generazione, che permettono la lettura della posta elettronica lontano dalla scrivania di lavoro, stanno facendo registrare una sensibile inversione di tendenza. In particolare, gli utenti dotati di PDA (personal device assistant) dimostrano una forte propensione a rispondere tempestivamente ai messaggi ricevuti (per presa conoscenza, per inoltrare i messaggi stessi ad altri, ecc.), generando in questo modo maggior traffico. Per questi motivi si prevede che entro il 2006 vi possa essere un sensibile incremento delle e-mail di lavoro, fino a raggiungere il 17% circa della posta elettronica recapitata. Ulteriori considerazioni circa la possibile evoluzione della posta elettronica portano ad osservare che a cavallo tra il 1999 e il 2000, si pensò che, con il diffondersi della banda larga, presto le e-mail sarebbero diventate dei semplici messaggi audio/video privi di testo. Alcuni programmi di gestione della posta elettronica iniziarono dunque ad offrire la possibilità di creare ed inviare

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Newsletter - Le newsletter sono una categoria di e-mail in netta regressione, avendo perso negli ultimi quattro anni circa otto punti percentuali e attestandosi nel 2004 al 17% della posta elettronica consegnata. Dopo gli anni ruggenti della new economy, la contrazione è definibile fisiologica: dal lato redazionale, vi è stata la necessità di sopprimere alcune testate o di accorparle (principalmente per problemi di budget), mentre, dal lato dell’utenza, si è manifestata una certa disaffezione, che ha portato alla disdetta di molti abbonamenti. Per il futuro non vi sono tuttavia evidenze di un’inversione di tendenza, per cui, entro il 2006, le newsletter potrebbero attestarsi intorno al 15% della posta elettronica consegnata. e-mail di lavoro - Gli anni del boom di Internet sono stati caratterizzati da un uso indiscriminato della posta elettronica; in particolare, chiunque sul lavoro sia stato dotato di un account corporate ricorda di essere stato tempestato di messaggi inoltrati “per conoscenza”. Tuttavia, le rimostranze degli utenti più giudiziosi, giustamente infastiditi dagli enormi volumi di posta elettronica da leggere, e il naturale diffondersi di una certa netiquette informatica, che ha definitivamente sancito l’utilizzo oculato e coscienzioso della forma scritta, hanno fatto mutare sostanzialmente le caratteristiche della posta elettronica scambiata in ufficio.

E-MAIL CORPORATE Se i volumi medi di e-mail recapitate si avviano verso la stabilità, è altresì vero che l’importanza delle informazioni in esse contenute continua a crescere considerevolmente, soprattutto se si considerano le e-mail di lavoro. Sugli account di tipo Web mail o Client via ISP destinati ad utenze private, ovvero non riconducibili a piccoli operatori economici o professionisti, generalmente non vengono scambiate informazioni che riguardino la sfera lavorativa. Talvolta, ciò può accadere qualora utenti dotati contemporaneamente di account private e di account aziendali non possano accedere alle caselle di posta elettronica corporate e usino le proprie utenze personali come soluzioni di back-up. Le necessità di archiviazione dei contenuti scambiati sugli account private di posta elettronica sono quindi generalmente soddisfatte, per quanto riguarda le Web mail, dai provider del servizio, che attualmente destinano all’utenza spazi di memoria che possono raggiungere anche un GByte, e, per ciò che concerne i Client via ISP, direttamente dagli hard disk dei computer utilizzati dagli utenti, dopo aver scaricato la corrispondenza dagli e-mail server. Nei paesi anglosassoni è opinione diffusa che le e-mail di lavoro recapitate su account di tipo corporate debbano essere trattate come veri e propri “oggetti di business”, di cui occorra tener traccia, poiché rivestono un ruolo cruciale dell’operatività aziendale; le e-mail prodotte in ambito lavorativo possono infatti essere utilizzate per lo scambio di messaggi e di

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documentazione, internamente ed esternamente all’azienda, o essere addirittura integrate nei processi di business, essendo direttamente inserite nei workflow e utilizzate nelle fasi decisionali e autorizzative. Per questo motivo, sebbene il legislatore italiano non si sia ancora pronunciato chiaramente in merito, i sistemi per la gestione e l’archiviazione delle e-mail di lavoro iniziano ad essere considerati anche in Italia applicazioni aziendali mission critical. Per comprendere appieno come le e-mail possano essere gestite dalle aziende e quali problematiche debbano essere affrontate occorre però riflettere su alcune questioni fondamentali che le riguardano. Dualismo - Le e-mail di lavoro si contraddistinguono per la loro doppia natura, privata e aziendale. Ogni account di tipo corporate (ad esempio: [email protected]) comprende in sé due componenti principali, la prima che identifica univocamente l’utente e la seconda che individua chiaramente l’azienda. Una risorsa cui venga assegnato un account aziendale ha diritto a utilizzarlo in ambito lavorativo e fintanto sussista il rapporto di lavoro, sciolto il quale l’account deve essere soppresso. Destinazione d’uso - Va tuttavia precisato che, in ottemperanza alle norme vigenti in materia di privacy della corrispondenza, è opinione giuridica comune che l’obbligo di utilizzo di un account aziendale ai fini strettamente lavorativi, malgrado policy aziendali più o meno restrittive, non sia una regola che possa essere applicata. Alcuni utenti che vogliono mantenere completamente separata la corrispondenza di lavoro da quella privata, oltre all’account corporate spesso si dotano di un’utenza Web mail o Client via ISP. La stragrande maggioranza degli utenti, tuttavia, gestisce sul medesimo account aziendale entrambe le tipologie di corrispondenza. In casi estremi, aziende particolarmente sensibili all’utilizzo della posta elettronica corporate (alcune banche, o agenzie di recupero crediti, ecc.) sono giunte a mascherare gli account, in modo tale che i destinatari non possano rispondere ai messaggi ricevuti, co-

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stringendoli a utilizzare altri canali, quali il fax, il telefono, o la posta tradizionale. Una restrizione analoga può essere ottenuta ponendo opportuni filtri sui server aziendali, consentendo solamente la corrispondenza elettronica tra utenti/destinatari certificati e segnalando i delivery failure in tutti gli altri casi. Separazione - Ai fini del trattamento delle e-mail di lavoro, la dualità intrinseca degli account corporate crea altre problematiche che è opportuno affrontare, valutare e risolvere. Assodato che la corrispondenza elettronica aziendale (ma non quella privata) generata da uno specifico utente faccia parte del patrimonio informativo aziendale, questa deve poter essere archiviata ed eventualmente ispezionata, così come possono esserlo gli elaborati delle attività assegnate ad una risorsa (proposte commerciali, preventivi, contratti, ecc.). In caso di archiviazione centralizzata della posta elettronica aziendale si pone però un importante problema su come debba essere trattata la corrispondenza privata e se sia corretto che questa venga memorizzata presso l’azienda. Secondo logica, qualora l’azienda propendesse per l’archiviazione centralizzata della posta elettronica, quest’ultima dovrebbe demandare all’utente assegnatario dell’account aziendale il riconoscimento e la separazione delle e-mail da considerare di competenza corporate da quelle strettamente personali. L’utente dell’account dovrebbe infine poter effettuare il trasferimento della propria corrispondenza privata su opportuni device di archiviazione (ad esempio, dischi ottici o altre memorie di massa), per poterne disporre autonomamente e liberare periodicamente lo storage aziendale dai contenuti non attinenti al business. Ridondanza e versioning - La posta elettronica di lavoro è spesso utilizzata per condividere tra colleghi o altre risorse esterne all’azienda documenti in via di elaborazione, sfruttandola come strumento di collaborative document editing. L’effetto netto di questo impiego, tuttavia, porta alla proliferazione di semilavorati, bozze e versioni definitive negli archivi di posta elettronica degli

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utenti che hanno preso parte alla realizzazione dei documenti. Allo stesso modo, sia che si tratti di semilavorati, sia che si tratti di documenti definitivi, copie ridondanti di tali file sono anche memorizzate nei rispettivi archivi di posta elettronica degli utenti che li hanno ricevuti in carbon copy. Attualmente ciò accade indistintamente nel caso in cui la posta elettronica sia residente sugli hard disk delle postazioni di lavoro dei singoli utenti, oppure sia storicizzata sui server aziendali. L’archiviazione di molte copie degli stessi documenti o di documenti simili pone quindi problemi di ridondanza e di versioning. L’esigenza di risoluzione di tali quesiti, tuttavia, non nasce dalla limitatezza delle capacità di storage o dalla reale rilevanza del costo di archiviazione sui budget informatici delle aziende, ma discende direttamente dalla necessità di razionalizzare la registrazione di particolari oggetti di business, che, all’interno della stessa impresa, non hanno ragione logica di essere duplicati, se non per esigenze di back-up. Per indirizzare correttamente il problema della ridondanza, ricordiamo che una e-mail che venga inviata da un utente ad altri all’interno della stessa azienda non è altro che una particolare record di business, che ha tra i propri attributi un mittente, uno o più destinatari, un soggetto, un messaggio ed eventuali documenti allegati. Per tale motivo, in caso di archiviazione centralizzata, sia il mittente, sia i destinatari dovrebbero poter accedere ad un unico oggetto archiviato, senza che questo venga inutilmente duplicato. Viceversa, qualora lo scambio di email di lavoro avvenga tra soggetti di aziende diverse, va da sé che, così come accade per qualsiasi altro oggetto di business che coinvolga più legal entity, questo debba essere storicizzato da tutti i soggetti giuridici coinvolti, in particolare, una volta nell’archivio delle sent e-mail dell’azienda mittente e una volta negli archivi delle received e-mail delle aziende destinatarie. Stanti gli attuali strumenti di gestione della posta elettronica, la risoluzione dei problemi di versioning delle e-mail e dei documenti in esse contenuti è un po’ più

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complessa. La scrittura di una e-mail è un evento magmatico e disorganico. Per questo motivo si pensa che l’archiviazione centralizzata della corrispondenza di lavoro, l’applicazione di buone procedure d’indicizzazione dei contenuti su basi dati aziendali uniche e la diligente abitudine da parte degli utenti di compilare opportunamente i subject e i nomi dei file allegati possano essere un primo modo per risalire facilmente al thread delle conversazioni tra utenti e di generazione progressiva dei documenti. Archiviazione - Attualmente, la tecnica più comune di archiviazione della posta elettronica di lavoro permette agli utenti di scaricare le e-mail sugli hard disk dei propri computer ed, eventualmente, ai fini di uno storage più sicuro, di riportare sui server aziendali una parte di esse giudicate maggiormente importanti. Una simile gestione presenta però due svantaggi: il primo legato alla necessita periodica di allargamento degli spazi di archiviazione dello storage aziendale destinati alle partizioni dei singoli account; il secondo connesso alla probabilità di perdita dei dati, relativamente alla quota parte di e-mail archiviate sulle memorie di massa delle postazioni di lavoro degli utenti. Ricordiamo, infatti, che alcuni programmi di gestione della posta elettronica generano file di archiviazione unici e di dimensioni via via crescenti all’aumentare delle e-mail scambiate, la cui eventuale corruzione comporta inevitabilmente la perdita integrale dei dati. CONCLUSIONI Se da un lato è assai difficile prevedere l’esatta evoluzione dei volumi di posta elettronica scambiata, dall’altro l’analisi dei dati lascia intendere che nei prossimi anni un suo uso più giudizioso potrebbe stabilizzare il numero medio annuo di e-mail ricevute per account. Inoltre, anche il numero stesso di account potrebbe oramai crescere più lentamente, mentre la lotta alle junk mail e alla pubblicità indesiderata sta dando buoni risultati, per cui, in futuro, il loro apporto, attualmente pari a circa il 50% delle e-mail ricevute, potrebbe ridimensionarsi drastica-

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mente. In ultimo, l’importanza delle informazioni contenute nelle e-mail di lavoro e la loro rilevanza ai fini del business hanno catalizzato l’attenzione degli utenti e dei gestori delle applicazioni informatiche aziendali relativamente alle tematiche di archiviazione. Le tipologie di archiviazione delle email, integralmente sui client o, in modalità ibrida, parzialmente su client e email server, sono figlie dirette dell’informatica distribuita. In linea di principio, attualmente non esistono soluzioni architetturali di archiviazione della posta elettronica che non consentano agli utenti l’invio e la ricezione della corrispondenza direttamente via personal computer, con o senza eliminazione della stessa dai server. Gli stessi account Web mail, originariamente nati per gestire la posta elettronica solamente via browser, hanno successivamente sviluppato apposite modalità di interfacciamento con i programmi di gestione della posta elettronica, per cui la loro gestione è attualmente assai simile a quella degli account client via ISP. Come abbiamo osservato, però, l’archiviazione della posta elettronica sui client degli utenti implica un elevato rischio di perdita dei dati, rischio che dovrebbe essere assolutamente evitato qualora le e-mail in questione fossero di lavoro. Inoltre, nel caso in cui il servizio di gestione delle e-mail di lavoro non contempli l’archiviazione centralizzata, l’azienda accetta implicitamente la dispersione del proprio patrimonio informativo su molte basi dati. Ciò è assolutamente inefficace qualora sia necessario reperire informazioni specifiche in modo rapido, efficiente ed esaustivo. L’assenza di un’archiviazione centralizzata delle email di lavoro peraltro non consente di ricostruire agevolmente ed esattamente il flusso dei messaggi scambiati tra gli utenti, né di risalire alla sequenza che ha portato alla generazione progressiva dei documenti. L’archiviazione della posta elettronica sui client comporta infine un rischio implicito di cancellazione delle e-mail direttamente ad opera degli utenti, spinti, ad esempio, dalla necessità di liberare spazio sugli hard disk, oppure per velocizzare le applicazioni, che potrebbero essere ap-

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pesantite dalla quantità e dalle dimensioni delle e-mail archiviate. La gestione centralizzata della posta elettronica relativa agli account corporate, con archiviazione integrale delle e-mail sui server aziendali, rappresenta sicuramente la miglior soluzione possibile per ovviare ai rischi suddetti. La maggior parte delle aziende, però, continua a privilegiare una soluzione ibrida, sbilanciata sull’archiviazione delle e-mail sui client degli utenti, destinando poche decine di Mbyte ad account sullo storage centrale. La totale archiviazione delle basi dati sullo storage aziendale centrale, d’altra parte, rappresenta una soluzione difficilmente realizzabile solamente qualora non sia supportata da un’adeguata struttura di rete, per capacità ed affidabilità. Tutte le aziende però possiedono LAN (local area network) assolutamente idonee a reggere il traffico dei dati derivante dall’accentramento dei data base, così come esistono in commercio soluzioni applicative in grado di indicizzare e gestire i loro contenuti con ottime prestazioni. Non sussistendo quindi alcun vincolo tecnologico all’archiviazione centralizzata della posta elettronica, l’unica condizione ostativa resta la sensibilità dei decisori aziendali nei confronti dell’importanza delle informazioni contenute nelle e-mail di lavoro. In molte aziende ci stanno pensando e la decisione è solo una questione di tempo. La strada è già tracciata. *Senior Manager di Bain & Company Italy

NOTE

i Stime meno conservative indicano in 37,5 e 22,6 il numero medio giornaliero di e-mail ricevute, rispettivamente, dall’utenza che dichiara di lavorare e da quella che afferma di non essere coinvolta in attività produttive; sulla base di queste assunzioni, attualmente le e-mail ricevute in Italia supererebbero i 300 miliardi.