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Data Archiving: cómo maximizar el valor de los archivos de datos Conoce el escenario actual y las ventajas del archivado de datos moderno

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ÍNDICE Gerencia y data archiving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Data archiving: el escenario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Rompiendo con el pasado: el nuevo data archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Data archiving y big data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Diferencias entre backup y data archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Cloud archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Plan de data archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

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Data archiving: cómo maximizar el valor de los archivos de datos

¿Sabes cómo maximizar el valor de tus activos de datos? ¿Puedes lograr que tus datos sean más accesibles? ¿Crees posible reducir tus costes operacionales gracias a una adecuada gestión de datos? ¿Eres consciente del potencial de mitigación del riesgo que se encierra en un data archiving bien estructurado? ¿Tienes una estrategia de data archiving?

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Data archiving: el escenario Las empresas más exitosas de hoy en día son las que han comprendido que la gestión de datos es una necesidad, equiparable al potencial del dato mismo como activo estratégico. Data archiving toma una importancia renovada hoy día y lo hace de la mano de las organizaciones que han tomado conciencia de que:

• El volumen de datos almacenados no deja de aumentar. • La variedad de los mismos continua in crescendo. • La visión 360º sobre productos, clientes y operaciones es una realidad que se materializa a través de aplicaciones heterogéneas.

• Los datos son un medio para estrechar relaciones de negocio y fortalecer vínculos. • Data archiving debe alejarse de una interpretación simplista, que lo reduce a la implementación de soluciones puntuales para correo electrónico, bases de datos y aplicaciones.

• El archivado de datos de nueva generación requiere de una visión holística, que se apoye

en un enfoque global para promover la interdependencia y la accesibilidad de la información contenida en los datos.

Cuando se gestiona de manera correcta el data archiving, tanto usuarios como gestores de datos se ven favorecidos. Los primeros, al conseguir esa mayor agilidad, esa fluidez que se creía perdida en sus consultas, transacciones, y generación de informes; que terminaba comprometiendo, no sólo su propio rendimiento, sino también el de IT. Los gestores de datos se benefician de un data archiving inteligente al ver reducidos los costes de hardware, software y soporte que el arcaísmo de esta gestión, o la incorrecta elección de herramientas o estrategia, generaban dando lugar también a un incremento de los tiempos de desarrollo y test, aumento de las labores manuales de administración de los datos y necesidad de mayor tiempo de backups, recuperaciones y clonación de bases de datos.

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Rompiendo con el pasado: el nuevo data archiving Los datos son fuente de ventaja competitiva y, mucho más gracias al potencial de analytics. Data archiving juega un papel clave a la hora de explotar el potencial de la información, ya se trate de registros históricos o de datos de reciente recopilación, al facilitar que su uso se lleve a cabo en condiciones de:

– Accesibilidad: haciendo posible una puesta a disposición del usuario que logra eliminar barreras burocráticas y se acerca a un modelo de usabilidad más intuitivo y directo, en línea con el concepto de autoservicio que impera en los modos de trabajo actuales. – Seguridad: alineado siempre con la política de autorización de acceso para minimizar el riesgo y asegurar la protección del dato, especialmente en las áreas más sensibles. – Agilidad: garantizando el dinamismo y la velocidad necesarias para que, a nivel usuario, se pueda explotar el potencial del dato con la fluidez que la generación de respuesta de negocio precisa, en el entorno de mercado actual, donde la flexibilidad y la adaptabilidad son requisitos indispensables para la supervivencia de las empresas. – Escalabilidad: mediante sistemas diseñados de forma estratégica para crecer a la vez que lo hace el volumen de datos que la organización almacena.

Mientras que, en el pasado, el archivado de datos se entendía como un mal necesario, hoy el concepto ha dado un giro para pasar a verse como una oportunidad. Los principales impulsores de la función de archivado son los primeros que dan la pista de este cambio. Hasta hace no mucho tiempo los drivers del data archiving eran: 1. Cumplimiento de la normativa legal aplicable en cada caso. 2. Adecuación a las exigencias de las auditorías. 3. Retención de registros de valor. 4. Recuperación de desastres de informática empresarial. Pero, con la irrupción de big data, se pone de manifiesto el valor estratégico de los datos. Esta visión hace que el data archiving asuma un nuevo rol, en virtud del impulsor que se posiciona por delante de los cuatro mencionados, y que no es otro que el de data analytics. La analítica avanzada se relaciona directamente con una buena función de archivado, que es la que contribuye a optimizar el potencial del dato como fuente de análisis. Cuando se lleva a cabo un análisis de esta forma, es posible:

– Hallar nuevos modos de monetizar la información archivada. – Encontrar la manera de promover la innovación. – Mejorar el servicio al cliente. – Optimizar la calidad de las relaciones con los socios de negocio, los empleados y también, por supuesto con los clientes.

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La minería de datos, la analítica predictiva y el prescriptive analytics, cuando cuentan con el soporte adecuado del data archiving consiguen mejorar los resultados empresariales en todas las áreas; algo que no puede llevarse a cabo sin una estructura de archivado adecuada, la que se obtiene de una correcta planificación de la función de data archiving.

Según datos de IDC: • Cerca de dos de cada tres empresas mantienen seis o más archivos, mediante los que almacenan información muy variada y de formato heterogéneo. En otras palabras, los datos se guardan en un número bastante reducido de ubicaciones, donde se concentran grandes volúmenes de información, complicando las tareas de recuperación.

• A pesar de ello, tan solo poco más del 10% de las organizaciones cuentan con un plan de data archiving establecido.

• Este panorama revela que, casi el 90% de las compañías, se verán abocadas a problemas derivados

de un archivado de datos precario, que estarán relacionados con la incorrecta categorización e identificación de la información, generadora de dificultades de acceso a los datos. Data archiving no ha de plantearse como la reacción a un input proveniente del exterior de la organización (tal como son las auditorías o requisitos mínimos legales), sino como una acción premeditada y bien medida, orientada a resolver las necesidades presentes y futuras del negocio.

Data archiving y big data Big data no implica simplemente velocidad, variedad y volumen, que también; sino que, hablar de grandes datos, es hacerlo de social media, de cloud, de movilidad y de nuevas tecnologías. Las posibilidades analíticas de las empresas se han democratizado, más que nunca, y hoy día casi cualquier negocio está en disposición de, a un bajo coste, usar sus datos para trazar una estrategia de futuro prometedora y realista, sobre la que avanzar con seguridad. La analítica prescriptiva es vital para las organizaciones y se nutre de información, tanto actual como procedente de registros históricos. Archivar y realizar copias de seguridad de los datos es, por tanto, esencial aunque, por lo sencillo que resulta cometer errores, se requiere de un tratamiento exquisito de este activo, de un data archiving sujeto a una estrategia.

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• Planear el archivado como una acción a largo plazo, no como una solución puntual y elaborar esquemas de archivado escalables.

• Conocer los datos y sus fuentes y estar preparado para tratar adecuadamente su heterogeneidad sin que ello suponga un problema.

• No confundir backup con data archiving.

Conocer de qué información se dispone, dónde se encuentra almacenada y por qué se conserva es imprescindible para poder enfrentarse al data archiving en tiempos de big data. Al determinar la información archivada, se debe evaluar: 1. Qué datos se desea conservar y cuáles son las razones que motivan su necesidad de almacenamiento. 2. Cuánto tiempo se mantendrán los datos en sus repositorios. 3. Qué perfiles dispondrán de acceso autorizado a estos silos informacionales. Abordar el data archiving de forma sistemática y planificada previene errores que podrían generar brechas de seguridad para los datos o menoscabar la agilidad en su uso efectivo. Esta planificación estratégica aumenta de importancia si se tiene en cuenta que, según un estudio de IDC, habrá 40 Zettabytes de datos a nivel mundial para el año 2020. Millones de terabytes que superan las previsiones y desbordan las capacidades conocidas de data archiving, haciendo imposible (y del todo desaconsejable) plantearse el archivado de datos como una cuestión operativa sin más o, como hasta ahora hacían muchas empresas, confundirlo con la implementación de soluciones de copia de seguridad.

Diferencias entre backup y data archiving La organización de las copias de seguridad y el archivado de datos son cuestiones distintas y, como tal, deben ser tratadas por separado. El plazo al que se destina el mantenimiento de la información, su tipología y su propósito son del todo diferentes, como muestra la siguiente tabla: BACKUP

DATA ARCHIVING

Plazo

Corto plazo

Largo plazo

Tipo

Copia de datos originales.

Datos originales

Uso

Recuperación de desastres informáticos.

Almacenamiento orientado al análisis y mejora de la capacidad de respuesta del negocio. Archivado de datos orientado a consultas futuras sobre información muy concreta dentro de un área.

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Mientras que las copias de seguridad se llevan a cabo para conservar determinados datos durante días o semanas, en el caso de los registros archivados se espera que su almacenamiento perdure a lo largo de los años. Estos registros contienen información primaria al 100% , no son una mera copia y, por ello, no han de emplearse para llevar a cabo recuperaciones, sino que se deben destinar a un uso que promueva la eficiencia empresarial. Las copias de seguridad de datos se utilizan para restaurar los datos en caso de pérdida, daño o destrucción. Por su parte, los archivos de datos protegen volúmenes mayores de información, datos que no se necesitan para las operaciones diarias, pero a los que puede ser preciso acceder en ocasiones, ya sea para el cumplimiento regulatorio, como referencia o para su consulta. Las copias de seguridad se emplean para la recuperación de desastres, mientras que data archiving se orienta más hacia la mejora de la capacidad de consulta. El backup sirve para restaurar archivos perdidos o dañados pero no resulta suficiente para cubrir las necesidades organizacionales de data archiving, ya que esta función requiere de:

• Capacidades de indexación y búsqueda. • Gestión del ciclo de vida del dato. • Garantía de que, tanto los archivos, como sus partes, puedan ser fácilmente localizados y recuperados.

• Prevención de duplicidades. • Gestión de metadatos. • Protección de la información sensible evitando su acceso sin autorización.

Cloud archiving El archivado de datos se puede llevar a cabo de tres formas distintas: cinta, disco y la nube. Pero, ¿cómo elegir la mejor? No se trata sólo de una elección en materia de costes, sino que también hay que valorar otras variables como:

• Accesibilidad de los datos. • Nivel de seguridad de la información. • Velocidad asociada al método de almacenamiento. Atendiendo a estos tres factores, el cloud se perfila como la opción más interesante. Esta estrategia de data archiving está siendo implementada por más organizaciones cada vez; empresas que buscan la retención de datos a largo plazo, sin dejar de observar los requisitos asociados al cumplimiento de las políticas de regulación de los datos.

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El cloud data archiving debe, no obstante, cumplir con ciertos requisitos para lograr ser efectivo: 1. Una vez en el archivo de la nube, los datos deben ser fácilmente investigable través de metadatos. 2. La información de esta forma almacenada tiene que hallarse protegida de sobre-escritura o manipulación, así como tener garantizada su seguridad mediante sistemas de recuperación de desastres informáticos adecuados. 3. Todos los datos contenidos en el cloud deben cumplir con los requisitos legales aplicables y políticas internas de retención de datos. Cuando el almacén y archivado de datos se lleva a cabo de esta forma, los beneficios empiezan a experimentarse desde el primer momento, comenzando por la visible reducción en los costes de implementación y mantenimiento y siguiendo por la flexibilidad a la hora de seleccionar entre las distintas opciones disponibles para determinar la forma y el lugar donde se quieren alojar los archivos, así como el modo en que los usuarios de negocio pueden acceder a sus datos archivados. Sin embargo, pese a las ventajas de la nube en comparación con el enfoque de almacén y archivado de datos tradicional, el data archiving en entorno cloud puede no resultar del todo aconsejable para algunas organizaciones. El límite lo pone la velocidad de acceso a la información, que siempre pierde en agilidad en comparación con los entornos locales. Por esta razón, suele resultar más interesante optar por un sistema de archivado cloud híbrido. Éste consiste en escoger lo mejor de cada alternativa y mantener internamente los datos archivados que pueden requerir de un acceso de alta velocidad, trasladando los datos de menor prioridad a modos de almacenamiento de archivos basados en la nube, para disfrutar la ventaja de su bajo coste. En cualquier caso, para decantarse por esta opción híbrida, es preciso contar con la experiencia necesario y, por supuesto, también los recursos, que permitan mantener la infraestructura de almacenamiento de archivado privado; por lo que, las organizaciones que no alcancen este nivel deberán comenzar por una infraestructura de archivado totalmente basada en la nube, una opción viable y que se adapta de forma más sencilla especialmente a sus circunstancias.

Plan de data archiving La expresión data archiving hace referencia a todas las prácticas y decisiones que apoyan la conservación a largo plazo, el uso y la accesibilidad de los contenidos de negocio con valor duradero. No se trata de una puntual, sino que es un proceso y una inversión que se conecta directamente con los objetivos de los distintos proyectos que la organización asume. La información a archivar se almacena de forma ordenada en base a su potencial cultural, histórico o probatorio. Preservar este tipo de datos permite apoyar el desarrollo del negocio siempre que el data archiving responda a un plan responsable que respete y tenga en cuenta el ciclo de vida del dato.

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Data archiving procura beneficios como:

• Ahorro en costes de hardware y software. • Incremento del rendimiento (con el mismo hardware existente) desde el corto plazo. • Mayor rapidez y eficiencia en soporte y mantenimiento de aplicaciones. • Prevención de los costes asociados con la lentitud y complejidad de las búsquedas y acciones de descubrimiento de datos.

• Satisfacción de la demanda usuaria. • Cumplimiento de requisitos legales y políticas internas.

Pero, para alcanzar estas ventajas, el archivado de datos no puede llevarse a cabo sin planificación. Es preciso diseñar una estrategia de data archiving que comienza por: 1. Identificar lo antes posible los datos que se desean archivar y dónde se quieren almacenar. 2. Determinar los metadatos que se necesitan acerca de la información que se está recogiendo. 3. Escoger formatos de almacén de datos preferiblemente interoperables, para prevenir su desfase temporal en el medio plazo y evitar problemas de integración o compatibilidad. 4. Asegurarse de que se cuenta con la infraestructura necesaria para alojar de forma ordenada todos los datos que se necesita conservar. 5. Desarrollar una política de retención de datos electrónicos que permita llevar a cabo el correcto mantenimiento de los registros y documentos de uso habitual, así como de las referencias importantes para el futuro; eliminar los registros o documentos que ya no son necesarios y organizar toda la información de manera que su búsqueda y acceso sean sencillos. Al planear una estrategia para el archivado de datos de negocio hay que tener claros aspectos como:

• La tasa de crecimiento de datos en línea de la organización y su visibilidad. • La necesidad de acceso a los datos de los usuarios de negocio a lo largo del tiempo. • Las capacidades de descubrimiento de datos de la organización. • La efectividad en el control de los costes de mantenimiento de datos en línea, los relaciona-

dos con las acciones de migración, los del propio archivado y los de gestión de almacenamiento de datos a largo plazo.

• El grado de cumplimiento de las políticas de retención de datos y normativa legal aplicable. Una estrategia de archivado integradora y racional, con vistas en el largo plazo, es la mejor forma de promover el valor del dato y lograr que la consecución de beneficios económicos provenientes de las diversas formas de explotar este activo sea una realidad. Descubrir el valor de data archiving pasa por entender su relación con el análisis de negocio y escoger la herramienta adecuada para ponerlo en práctica; una elección que debe respetar el dinamismo del entorno de mercado actual, evitar los cuellos de botella, garantizar la seguridad, mejorar el acceso y promover la contextualización.

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