Visión o Customer 360 La experiencia de cliente como factor diferenciador y competitivo
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ÍNDICE Customer 360. Cerrando el círculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 DATOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 VISIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 RECORRIDO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 CERRANDO EL CÍRCULO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 MIRANDO HACIA DELANTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
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Customer 360. Cerrando el círculo ¿Puede tu empresa garantizar el mismo nivel de servicio a 10 clientes que a 10.000? ¿Sabes cómo quiere cada cliente que te dirijas a él? ¿Cuentas con los medios necesarios para ser asertivo y lograr mucho con muy poco? ¿Tienes clara la diferencia entre experiencias y meras transacciones? En un análisis recientemente publicado por Gartner se cuantificó el impacto de la mala gestión de datos, identificando que los clientes que terminan molestándose por errores cometidos por la empresa causan una reducción del 25% en las ganancias potenciales de ingresos. No sólo se trata de una cuestión de costes. Cada empresa llega a la conclusión de que todo sería más fácil con la visión customer 360 por motivos diferentes. En algunas ocasiones es porque no han sabido retener a un cliente, otras porque han empezado a percibir señales de abandono desde que se le contactó para una promoción vía telefónica, al mismo tiempo que, desde otro departamento, intentaban sin éxito resolver un problema técnico a través del email; puede ser porque se haya detectado que las campañas de correo electrónico no parecen tener demasiado éxito o porque existan dificultades a la hora de, por ejemplo, hacer la transición del soporte ofrecido a través de un chat a un centro de atención telefónica.
Lo cierto es que los problemas son una cuestión de perspectiva y, cuando la visión que se tiene sobre un cliente es completa, y se ejerce el control sobre todos sus datos de forma efectiva; no sólo es más fácil resolverlos, sino que se empieza a notar que este tipo de cuestiones cada vez ocurren con menos frecuencia, hasta que terminan casi por desaparecer.
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Hay que saber cómo gestionar la variedad, la velocidad y el volumen, pero también hace falta encontrar una solución que sea escalable, para adaptarse al crecimiento de la empresa y sus activos informacionales; que sea capaz de asegurar la integración de los datos y su calidad y, sobre todo, con una interfaz sencilla de usar, que resulte útil y atractiva para el personal a todos los niveles.
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Como cliente, me gustaría que supieseis desde cuándo lo soy, cuándo hice mi último pedido, si empleo la opción de tracking para saber cuándo lo recibiré en mi domicilio y si alguna vez he necesitado recurrir al soporte online o la atención telefónica para resolver alguna cuestión relacionada con vuestros productos /servicios. No me preocupa el canal que uso cada vez, es una decisión práctica, sino que toda mi información esté siempre disponible para quien me atenderá.
A veces no sabemos realmente a quién tenemos delante o al otro lado de la línea. Falta integración, la sincronización es insuficiente, se carece de una comunicación efectiva. Trabajar así es como intentar avanzar a ciegas y el reto diario que se nos plantea es el intentar no cometer errores difíciles de solucionar. Tenemos claro que nos estamos jugando al cliente.
Según un estudio de Walker, para el año 2020, la experiencia del cliente superará a precio y producto como factor diferenciador clave de la marca.
DATOS Qué datos hacen falta para alcanzar la visión customer 360 La visión de cliente 360º está compuesta por datos estructurados y desestructurados. Antes de big data y cuando todavía no era posible disponer de herramientas como las que las empresas tienen hoy día al alcance de la mano, no era factible siquiera plantearse conocerlo todo de un cliente en tiempo real. Hoy sí que lo es. Customer 360 se nutre de datos como: A. Datos demográficos:
• Nombre y apellido. • Información de contacto (dirección, teléfono, móvil e email). • Opciones de privacidad. B. Datos fiscales: • Número/s de cuenta. • Número/s de tarjeta de crédito. C. Datos procedentes de las transacciones: • Pedidos realizados. • Presupuestos solicitados. • Devoluciones practicadas. • Solicitudes de servicio.
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D. Datos procedentes de las interacciones: • Intercambio de emails. • Emails de campañas publicitarias abiertos. • Anuncios cliqueados. • Llamadas al servicio de atención telefónica. • Utilización del servicio de chat de la web corporativa. • Historial de búsquedas y navegación en el sitio de la empresa en internet. • Opiniones vertidas online sobre la compañía y/o sus productos /servicios. • Participación en medios de comunicación social. E. Datos que informan sobre el entorno del cliente: • Ocupación y estado laboral.. • Contactos del entorno familiar. • Contactos del entorno social. • Jerarquías entre relaciones. • Otros datos relativos a los activos, como vehículo propio, smartphone, tablet, etc. F. Datos sobre sus preferencias, gustos y hábitos: • Áreas de interés. • Dispositivos de navegación utilizados prioritariamente. • Menciones a los productos o la marca en medios de comunicación social. • Opiniones compartidas sobre la competencia en redes sociales. • Datos procedentes del análisis de valor de cliente. • Datos obtenidos tras la analítica orientada a definir el riesgo potencial del cliente.
Estos datos se recogen de una gran variedad de fuentes que van desde el CRM hasta los sensores del IoT, de la información procedente de un call center a la que se comparte desde un establecimiento físico. Para ello hay que estar preparado para la omnicanalidad (Aberdeen Group afirma que las empresas con las estrategias de compromiso con el cliente en todos los canales más fuertes conservan un promedio de 89% de sus clientes, en comparación con el 33% de las empresas que no centran tanto sus esfuerzos en la omnicanalidad) puesto que es la única vía de garantizar el nivel de penetración necesario si se quiere:
• Proveer al cliente de una experiencia sin fisuras a través de cualquier medio. • Optimizar los resultados de las campañas de marketing y el rendimiento de la web corporativa en el presente y el futuro. • Mejorar las posibilidades del Departamento de Ventas. • Impulsar la productividad de los empleados de la organización. • Garantizar la buena imagen de la empresa, con el cliente interno y externo.
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El factor decisivo es la personalización. Todos queremos obtener el mejor servicio, el más eficiente y no nos preocupa si se trata de un canal o de otro. En función de la comodidad y el pragmatismo a veces se llama, a veces se envía un email y a veces se recurre al chat online. Pero siempre esperamos la misma calidad en la respuesta y ser inmediatamente reconocidos.
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Una estrategia omnicanal es el complemento necesario de un modelo de negocio basado en la visión de cliente 360 grados. Cuando no existe este vínculo, la principal perjudicada es la experiencia de cliente.
Según Deloitte, el 62% de las empresas entiende la experiencia del cliente como un factor diferenciador competitivo y, de ellas, el 92% ofrecen múltiples canales de contacto.
VISIÓN Customer 360: cuestión de interacción El término customer 360 se ha utilizado en la industria desde hace varios años para definir los puntos de vista pasado, presente y futuro sobre las interacciones de cada cliente con la empresa. Estas perspectivas confluyen en una sola que informa acerca todo lo que sucede cada vez que un cliente entra en contacto de alguna forma con la organización. Este conocimiento, en continua actualización, informa y orienta a los procesos que ayudarán a optimizar su experiencia, al tiempo que se emplean simultáneamente para hacer la interacción tan eficaz y eficiente como sea posible.
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Cuando se consigue se notan importantes diferencias con la actuación de otras empresas que carecen de esta visión y obligan al cliente a repetir datos una y otra vez, requieren la regeneración de claves de información para ver cada historial de consumidor, presentan dificultades a la hora de contextualizar o no aconsejan con claridad sobre una línea de acción a emprender en cada momento y según quién es el cliente que se tiene delante o al otro lado del teléfono/email/chat. Alcanzar el nivel de visibilidad customer 360 no se trata simplemente de tener una base de datos unificada de toda la actividad de cada cliente, sino de ser capaz de reunir las piezas clave de información sobre él, las que son relevantes y desembocan en la configuración de un entorno de conocimiento tan completo que permite al usuario de negocio desenvolverse con soltura en cada interacción. Para ello, la organización tiene que proveer de: • Registros históricos: debe tratarse de un compendio seleccionado en base a un significado, no un mero listado de datos. Es importante también que sea sencillo de asimilar y preste el apoyo suficiente a la finalidad para la que se recogen, aportar un contexto. • Datos en tiempo real: es el presente, es el hoy y también es el ahora mismo. Informan acerca del modo de relacionarse cada cliente con la empresa, pero también de lo que sucede en estos contactos. El contexto es esencial también aquí para poder ponerlo todo en perspectiva al ritmo necesario. • Predicciones sobre el futuro de la relación con el cliente: este conocimiento servirá para guiar las acciones y determinar qué oportunidades se deben aprovechar, qué mensajes hay que enviar y cómo han de ser compartidos y cuáles son las estrategias que prometen mejores perspectivas. La visión de 360 grados genera una identidad del cliente que aporta a la organización y sus usuarios una instantánea en la que se reflejan, desde los datos básicos sobre el cliente, a su actividad e historial, su percepción de valor, sus relaciones, instrucciones para contextualizar la interacción y acciones probables sobre la base de los datos disponibles. Todo ello sin bombardear al usuario de negocio con grandes volúmenes de información innecesaria, que aumentarían la carga de trabajo injustificadamente; una sobreexposición que hay que evitar puesto que carece de propósito: la clave está en tener acceso a los datos correctos, y sólo a ésos, en el momento adecuado y el lugar preciso. Hay que centrarse en lo relevante y lo que está directamente relacionado con el proceso que se está llevando a cabo. Desde el punto de vista de la empresa, menos es más. Y, por su parte, a los clientes no les interesa lo que sucede en cada área o dentro de cada departamento, a ellos les traen sin cuidado los procesos internos, las políticas o las jerarquías; no ven canales, agentes y promociones sino que ante sus ojos se trata de una empresa y un producto o servicio, el que les interesa.
Por eso, Customer 360 resume lo mínimo que un cliente espera de la organización: que les identifiquen y les atiendan con esta misma claridad.
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Resulta verdaderamente molesto el tener que repetir la misma información personal a cada interlocutor en el proceso de una misma llamada. Esto debe cambiar. Realmente lo intentamos cada vez, pero nos faltan datos, nos falta información sobre el cliente que está al otro lado, y eso no puede improvisarse.
Un estudio de Accenture demuestra que el 89% de los clientes se sienten frustrados porque tienen que repetir sus problemas a varias personas distintas antes de que se les dé una respuesta.
RECORRIDO Master Data Management para lograr una visión de cliente 360 Todos los negocios giran en torno a sus clientes. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la información crítica acerca de ellos está dispersa en los sistemas de CRM, bases de datos de gestión de pedidos y sistemas de apoyo, por no hablar de las hojas de cálculo de comercialización y perfiles de redes sociales. Por ello, una visión de cliente 360 es siempre dinámica, ya que debe adaptarse rápidamente a los cambios a medida que se suceden las interacciones y tienen lugar nuevos contactos en puntos distintos. Habrá datos, como la dirección postal que permanecerán invariables, pero existen otros que muy probablemente variarán con cada transacción. Las empresas se preocupan por si los datos que tienen son correctos, si existen registros duplicados, si pueden hallar la forma más eficaz de enriquecer su información o si las definiciones que emplean a diario son iguales a través de las diferentes áreas y sucursales. Es la vertiente de Master Data Management (MDM) que tanta importancia tiene en la consecución de la visión customer 360 puesto que, para alcanzar esta última, hace falta asegurar una gestión efectiva de datos. Según Bill O'Kane, director de investigación de Gartner: "Se deben entender los beneficios de la disciplina MDM para CRM y hacerlo parte de su estrategia. MDM es fundamental para crear la vista de 360 grados del cliente requerida para asegurarle una experiencia optimizada". Este proceso de garantía podría resumirse en cinco pasos:
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1. Descubrimiento. Realizando una evaluación del estado actual de los datos se pueden explorar las relaciones entre elementos de datos a través de los distintos conjuntos de datos, identificar fallos y referirlos a expertos en la materia. A continuación, supervisar la calidad de los datos mediante la creación de reglas para verificar y validar los datos utilizados en los sistemas y aplicaciones empresariales. Así, es posible conocer de qué información se dispone, de dónde proviene y qué falta por conseguir para lograr la perspectiva 360 que se busca.
2. Limpieza. Organizar las tablas y establecer relaciones entre ellas es la primera fase de un proceso de limpieza de datos. Este mapeo y normalización logra que se limpien eficazmente datos defectuosos y mejora la vinculación de registros con fines de de-duplicación y consolidación de datos maestros, eliminando o modificando todo lo que es incorrecto, incompleto o está duplicado. De esta forma ya se puede reconocer a cada cliente y realizar con precisión un seguimiento de su actividad.
3. Perfilado de datos y data matching. La existencia de varios registros a través de las diferentes líneas de negocio haciendo referencia a un mismo cliente es demasiado habitual pero puede resolverse con una gestión de MDM de calidad eliminando duplicados, consolidando y sincronizando datos y consiguiendo que los procesos de negocio mejoren su rendimiento, al basarse en datos más exactos, aumentando sus probabilidades de proveer al cliente de una experiencia satisfactoria, el fin de la visión customer 360.
4. Enriquecimiento de datos. Enriquecer los datos para ampliar el conocimiento del cliente es contextualizar, ir más allá de lo básico (dirección sexo, edad) para crear un verdadero punto de vista basado en la inteligencia de negocio que se añade a la identidad de cada consumidor, completándola. IoT o la geo-codificación son sólo algunas de las posibilidades que permiten añadir profundidad a su comprensión de los clientes para tomar decisiones más informadas y mejorar la comunicación con ellos, reduciendo a la vez los costes de operación.
5. Normalización. Cuando la calidad está garantizada, MDM se ocupa de organizar, ordenar y normalizar. de crear estándares y lograr que se cumplan para que, apoyado por un buen Gobierno de los Datos, el nivel de conocimiento alcanzado se mantenga y siga creciendo en las mismas buenas condiciones.
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Tenéis toda la información disponible acerca de cada cliente, sólo falta utilizarla de una forma eficaz en cada interacción: de la web al servicio post venta, del email al establecimiento a pie de calle. Sabemos que los datos están ahí, pero lo difícil es encontrarlos, acceder a los que verdaderamente resultan relevantes en el momento adecuado. Una interfaz más userfriendly o formación específica ampliarían nuestro campo de maniobra.
Los datos de un estudio de Walker sobre la experiencia de cliente revelan que, para ser relevantes de aquí a dentro de cinco años, las empresas deben centrarse en la movilización de grandes volúmenes de datos para crear una única fuente de la verdad y hacer accesible la inteligencia de clientes a lo largo de toda la empresa.
CERRANDO EL CÍRCULO Informatica customer 360: retos superados Dificultades de colaboración entre departamentos, reporting de baja calidad, campañas de marketing que no funcionan, iniciativas de up-sell y cross- sell frustradas, inversiones que no dan la talla en términos de ROI, baja productividad de los empleados y, lo peor de todo: clientes insatisfechos, frustrados e incluso enfadados. ¿Qué se está haciendo mal? Hay empresas que aún necesitan unos años y algo de madurez para entender que necesitan alcanzar una visión 360 de sus clientes, hay otras que lo intentan pero no logran llegar a ese punto. Lo que les sucede es que no pueden superar algunos de los retos que aparecen en el camino, como:
Los silos de información. Es demasiado habitual que existan silos informacionales en las empresas, un problema que revela que se adolece de una pobre gestión de datos y suele empeorar a la velocidad que crece big data cuando se trata de una organización grande, global y dinámica. El centro de llamadas, el canal de redes sociales orientado a dar servicio al cliente y los canales de autoservicio se desconectan unos de otros garantizando una mala experiencia al cliente. Esto ocurre porque las diferentes unidades de negocios operan en sus propios mundos, usando sus propios procesos y aplicaciones para generar sus propios datos que rara vez se comparten con otras áreas. CRM, facturación, pedidos, catálogo de productos y atención al cliente pueden estar haciendo uso de diferentes versiones de la información obtenida en el punto de venta, el almacén o procedentes de los sistemas heredados. A menudo, almacenan la información creando superposiciones, distintas versiones de la verdad y aumentando las probabilidades de conflicto. Lo que está claro es que la visión de cliente 360 consigue mejorar el servicio que se ofrece. Además, a la vez que consigue este objetivo contribuye a impulsar la productividad de los usuarios de negocio. ¿Por qué? La respuesta
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es sencilla, una perspectiva del cliente integrada eficazmente pone a disposición de cualquier persona de la empresa, tanto la información sobre cada consumidor, como las posibles líneas de acción a tomar que entran dentro de su alcance, en función de las circunstancias. Esto proporciona un ahorro en forma de tiempos de espera más cortos, mejores resultados de la interacción, reducción del tiempo y la inversión en formación de la plantilla de las áreas de atención al cliente y aumento de los ingresos por retención de clientes y mejores conversiones de ventas.
Los datos. Pocos no bastan y muchos son demasiados. La cuestión es: ¿cuáles son los que se necesitan para esa visión 360? Saber diferenciar lo relevante de lo que no lo es y saber priorizar es tan importante como contar con las herramienta adecuadas para facilitar la interacción usuaria con los datos. La información es un activo muy valioso que no deja de crecer, no así el conocimiento, que requiere de un trabajo de fondo para el que es imprescindible que se reúnan las condiciones óptimas en lo relativo a los datos (su recogida, almacenamiento, procesamiento y gestión en general), la cultura de empresa y el talento, que puede verse impulsado por la elección tecnológica adecuada, que no es sino la que simplifica la interacción usuaria y facilita un trabajo más intuitivo y eficaz.
La integración. El logro de una visión de cliente 360 representa un gran reto para la integración. Los datos proceden de todas partes: equipos de servicio al cliente, marketing, ventas y exigen un sistema capaz de mantener el ritmo y de garantizar la flexibilidad necesaria. Y es que la sincronización de datos no es tan simple como copiar y pegar en diferentes sistemas. Por ejemplo, los nombres mal escritos, algo bastante frecuente, pueden confundir a los sistemas informáticos y terminar produciendo la duplicación de registros. Y éste es sólo uno de los muchos problemas que plantea la consolidación de datos. Afortunadamente, las mejores plataformas de integración incluyen tecnología de gestión de datos maestros que pueden resolver este tipo de cuestiones.
La complejidad. Este mundo de hoy, tan complejo, fragmentado e interconectado plantea un escenario duro en el que la aparición de nuevas fuentes de datos se añade a la lista de obstáculos a la visión 360 de cliente. Los datos provienen de muchos lugares y presentan diferentes estructuras, tanto interna como externamente. Pueden ser históricos o recibirse en tiempo real, llegar del GPS o de las redes sociales. Esta complejidad exige a las organizaciones el contar con la tecnología adecuada para acceder, consolidar, analizar y combinar estos datos. Algo que no siempre sucede y, mucho menos si se tiene en cuenta que el volumen de datos generados no deja de amentar. Informatica Cloud Customer 360 (o su versión on premise) es la forma más directa y eficaz de superar todos estos desafíos ya que:
• A segura la validez e integridad de los registros de clientes al trabajar sobre la calidad de datos y su integración.
• C onsolida los datos de varios sistemas para proporcionar una visión única de cada cliente. • F acilita la gestión y sincronización de los procesos de negocio en toda la empresa. • P ermite visualizar jerarquías y realizar análisis de espacios en blanco en Salesforce.
De esta forma, el negocio puede empezar a experimentar las ventajas de adquirir la visión de cliente 360, que conlleva importantes beneficios como:
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• R educción de costes al proporcionar una única fuente de datos de clientes integrada limpia. •M inimización del tiempo de salida al mercado de nuevos productos y servicios, al proporcionar una visión precisa de los patrones de compra del cliente y los paquetes de servicios de productos.
•M ejora la comprensión de la opinión de los clientes sobre los productos y servicios de la compañía y sobre su interacción con la empresa.
• C ontribuye a la optimización de cada contacto con el cliente gracias a un mejor acceso a la información y al sistema de recomendaciones.
• A umenta la eficacia a la hora de proporcionar un servicio al cliente personalizado y proactivo e identificar los segmentos de clientes más rentables.
• Impulsa la calidad y la productividad en la organización al completo y, en especial en todas las áreas que entran en contacto directo con el cliente.
• S u utilización está relacionada con un incremento notable de la satisfacción del cliente, que reduce la tasa de abandono y eleva los márgenes de beneficios.
Verdaderamente, significaría algo el que vuestro negocio fuese proactivo y se anticipase a mis necesidades, acertando a la hora de prever mi próxima necesidad y enviándome una buena oferta personalizada. Una iniciativa así, marcaría la diferencia. Tenemos los datos, están organizados, son accesibles, sabemos cómo usarlos, pero nuestro alcance está muy limitado por las capacidades de analytics. Sería interesante combinar la visión customer 360 con una analítica avanzada que hiciera posible que nos pusiéramos un paso por delante. Según datos de Genesys, mejorando la experiencia de cliente se consigue aumentar la retención en un 42%, aumentar su satisfacción en un 33% e incrementar las posibilidades de up sell y cross sell en un 32%.
MIRANDO HACIA DELANTE Customer 360 journey: mejores prácticas La experiencia del cliente es como un viaje y, en este recorrido, la organización tiene la brújula que puede ayudarle a orientarse hacia las mejores decisiones. Customer 360 es la visión más clara de la realidad y también la más completa.
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Así, Big Data, Master Data Management y Analytics son los tres pilares sobre los que se asienta, permitiendo a las empresas ir más allá de los datos en sí o la tecnología, impidiendo que el producto o el servicio sea el fin último, y ocupándose de dar perspectiva a cada acción que el negocio emprende. Es una cuestión de percepción a doble vertiente. Por un lado, la de la empresa, que gana visibilidad y ello le ayuda a aumentar la consistencia de sus respuestas y, por otro, la de los clientes, que consiguen que cada interacción que experimentan tenga el máximo valor. Precisamente por eso, es en primera línea donde más se nota si la atención se pone o no en el verdadero objetivo, si existen conocimientos y si se sabe cómo tomar la iniciativa correcta y hacerlo a tiempo. Pero llegar hasta aquí no significa cerrar el círculo. Hace falta seguir mirando hacia delante y recordar que:
• E s preferible ir a lo seguro y empezar en un entorno pequeño, manejable y muy controlado, para después ir creciendo de forma sólida.
•N o hay que esperar más, merece la pena ponerse en marcha con los datos que están disponibles en la actualidad.
• R esulta imprescindible priorizar. No todos los datos son igual de relevantes y se necesita fil-
trar la información para quedarse sólo con la que proporciona los conocimientos adecuados.
• P ara mejorar no hay que centrarse únicamente en el consumidor, sino también en los clien-
tes potenciales y los usuarios de negocio. Unos por la posibilidad de que algún día sean objetivo directo de las acciones de la empresa y otros porque tienen mucho que decir en la visión customer 360, al ser quienes entran en contacto directo con datos y clientes.
• E vitar centrarse en determinado tipo de datos. El ciclo de vida completo de los clientes existentes y potenciales a través de todos los puntos de contacto aporta un conocimiento de valor que permite obtener una perspectiva externa. En este sentido, puede resultar enriquecedor recurrir a fuentes externas a la compañía.
• C omplementar datos y tecnología con programas de capacitación que promuevan el desarrollo de talento de los usuarios de negocio, para ayudarles a ganar en agilidad y cualificarles para una gestión más eficiente. Es el cambio cultural que se necesita para apoyar este modelo de negocio y que no puede darse sin el soporte de la Alta Dirección.
• T omar un enfoque iterativo para el análisis y la activación de los datos que facilite el acercarse al estudio de cada cliente como un viaje, en lugar de considerarlo como un proyecto de una sola vez.
El negocio no va a dejar de producir y almacenar datos. El cliente no va a rebajar sus expectativas. La visión customer 360 es el medio para combinar la exploración de datos, su gestión, acceso, integración y análisis en la forma idónea de poder evitar problemas y aprovechar nuevas oportunidades. A veces no hay segundas oportunidades para hacer un uso eficaz del mayor activo de la empresa y mejorar la experiencia del cliente.
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