Projeto Groupware Radiobras

PROJETO GROUPWARE

- DOCUMENTOS DE PLANEJAMENTO DO PROJETO VERSÃO 0.2

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RADIOBRÁS – EMPRESA BRASILEIRA DE COMUNICAÇÃO DEMOCRATIZANDO O ACESSO À INFORMAÇÃO COM SOFTWARE LIVRE

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Sumário 1. DEFINIÇÃO DO ESCOPO....................................................................................................8 1.1 Introdução.......................................................................................................................................8 1.2 Definição do escopo.......................................................................................................................8 1.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) - em 4 níveis.........................................................................8 1.4 Dicionário da EAP...........................................................................................................................9 1.5 Marcos do projeto...........................................................................................................................9 1.6 Decomposição da EAP + estimativas de tempo e custo................................................................9 1.7 Sequenciamento das atividades...................................................................................................11

2. DECLARAÇÃO DO ESCOPO............................................................................................13 2.1 Introdução.....................................................................................................................................13 2.2 Justificativa do projeto..................................................................................................................13 2.3 Entregas do projeto.......................................................................................................................13 2.4 Objetivos do projeto......................................................................................................................14 2.5 Requisitos das entregas do projeto..............................................................................................14 2.6 Critérios de aceitação e requisitos de aprovação.........................................................................16 2.7 Detalhes de suporte......................................................................................................................16

3. PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO..................................................................19 3.1 Introdução.....................................................................................................................................19 3.2 Com relação às mudanças...........................................................................................................19 3.3 Critérios para requisição de mudanças........................................................................................19

4. PLANO ORGANIZACIONAL..............................................................................................20 4.1 Introdução.....................................................................................................................................20 4.2 Distribuição de funções e responsabilidades...............................................................................20 4.2.1 Descrição de responsabilidades...............................................................................................20

4.3 Organograma................................................................................................................................21

5. REQUISITOS DE RECURSOS...........................................................................................22 5.1 Documentação de requisitos dos recursos...................................................................................22

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6. PLANO DE GERENCIAMENTO DE PESSOAL.................................................................23 6.1 Introdução.....................................................................................................................................23 6.2 Alocação de pessoal.....................................................................................................................23 6.2.1 Coordenadores de atividade.....................................................................................................23 6.2.2 Consultores em administração de redes/sistemas....................................................................23 6.2.3 Consultores em programação de computadores......................................................................23 6.2.4 Instrutores.................................................................................................................................23 6.2.5 Suporte técnico.........................................................................................................................24

6.3 Histograma de recursos................................................................................................................24

7. ESTIMATIVA DE CUSTOS.................................................................................................25 7.1 Introdução.....................................................................................................................................25 7.2 Estimativa de Custos do Projeto...................................................................................................25 7.2.1 Recursos Humanos...................................................................................................................25 7.2.2 Aquisição de bens materiais.....................................................................................................25 7.2.3 Custo total estimado.................................................................................................................26

7.3 Detalhes de apoio.........................................................................................................................26 7.3.1 Descrição do trabalho estimado embasado na EAP.................................................................26

8. PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE.............................................................28 8.1 Introdução.....................................................................................................................................28 8.2 Definições operacionais................................................................................................................28 8.3 Listas de verificação.....................................................................................................................30

9. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS....................................................................31 9.1 Introdução.....................................................................................................................................31 9.2 Tarefas de gerenciamento de riscos............................................................................................31 9.2.1 Identificação dos riscos.............................................................................................................31 9.2.2 Estratégias de gerenciamento e resposta aos riscos................................................................31 9.2.3 Monitoramento e atividades de minimização dos riscos...........................................................31 9.2.4 Revisão dos riscos....................................................................................................................32

9.3 Organização e responsabilidades................................................................................................32 9.4 Ferramentas e técnicas................................................................................................................32 4

9.5 Matriz de riscos.............................................................................................................................34 9.5.1 Riscos técnicos.........................................................................................................................34 9.5.2 Riscos não-técnicos..................................................................................................................35

10. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES................................................36 10.1 Introdução...................................................................................................................................36 10.2 Informações recebidas...............................................................................................................36 10.2 Informações divulgadas..............................................................................................................36

11. PLANO DO PROJETO.....................................................................................................37 11.1 Introdução...................................................................................................................................37 11.2 Descrição do problema...............................................................................................................37 11.3 Escopo do documento................................................................................................................37 11.4 Definições, siglas e abreviaturas................................................................................................37 11.5 Solução proposta........................................................................................................................38 11.5.1 Segurança...............................................................................................................................38 11.5.2 Ambiente do usuário...............................................................................................................38 11.5.3 Restrições do produto.............................................................................................................38 11.5.4 Critérios de qualidade do produto...........................................................................................39

11.6 Descrição dos envolvidos no projeto..........................................................................................39 11.6.1 Envolvidos...............................................................................................................................39 11.6.2 Usuários..................................................................................................................................40

11.7 Prioridades do projeto.................................................................................................................40 11.8 Lista de riscos.............................................................................................................................40 11.9 Documentação e Treinamento...................................................................................................41 11.9.1 Documentos do Projeto/Produto.............................................................................................41 11.9.2 Treinamento............................................................................................................................41

11.10 Documentos anexos.................................................................................................................41

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HISTÓRICO DE REVISÕES Autor do documento original: Diogo C. Gonzaga,

Chefe da Divisão de Tecnologia de Informação e Comunicação da Radiobrás Data

Versão

27/01/06

0.2

Descrição Atualizações na estimativa de custos e marcos do projeto.

Autor Diogo Gonzaga

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1. DEFINIÇÃO DO ESCOPO 1.1 Introdução O objetivo deste documento é registrar todas as atividades do projeto.

1.2 Definição do escopo O escopo do projeto é a implementação de um sistema de correio eletrônico em software livre, com suporte à anti-vírus e anti-spam; e um serviço de comunicação corporativa em grupo (Groupware), com suporte à checagem de mensagens eletrônicas na web, agenda

eletrônica, gerenciamento de pequenos projetos e tarefas e integração com dispositivos portáteis.

1.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) - em 4 níveis

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1.4 Dicionário da EAP É no dicionário da EAP que as descrições dos componentes de trabalho são registradas. Esse item contém uma descrição do nível dos pacotes de trabalho e os detalhes relativos às atividades dentro de cada pacote, como podemos observar abaixo: Definição de requisitos Inclui requisitos de software e hardware, afim de que ao final da etapa de planejamento, as principais definições se tornem conhecidas. Por exemplo: servidores que serão utilizados, sistema operacional, sistema de correio eletrônico, groupware, anti-vírus, etc. Implementação Constitui a implementação dos serviços definidos: instalação, configuração e integração dos sistemas definidos no projeto, e substituição dos serviços antigos. Inclui também atividades que contribuem para o desenvolvimento da comunicação institucional interna. O objetivo final desta atividade é a mudança organizacional que deverá ser promovida através da implementação dos novos sistemas. Treinamento e testes Os pacotes de trabalho incluídos neste nível, dependem da consolidação do trabalho técnico efetivado nas outras definições descritas na EAP. Constitui treinamento de usuários e técnicos, e execução de testes do sistema.

1.5 Marcos do projeto Os marcos do projeto podem ser identificados na própria EAP e na sua decomposição, ou na tabela apresentada no próximo item desse mesmo documento, através das atividades assinaladas com um “*”.

1.6 Decomposição da EAP + estimativas de tempo e custo Abaixo se encontra a decomposição da EAP:

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1. Definição de requisitos

1.1 Requisitos de hardware 1.1.1 Definir servidores √ 1.1.2 Redefinir estrutura da rede √ 1.2 Requisitos de software 1.2.1 Definir sistema Groupware √ 1.2.2 Definir sistema de envio e recebimento de e-mails √ 1.2.3 Produzir documentação para usuários √ 1.2.4 Produzir documentação para técnicos 2. Implementação

2.1 Instalação e configuração 2.1.1 Instalar e configurar sistemas √ 2.1.2 Integrar autenticação da rede aos sistemas √ 2.1.3 Customizações no design do sistema groupware 2.2 Substituição dos serviços 2.2.1 Migração das informações antigas 2.2.2 Padronizar o uso dos serviços implementados 2.2.3 Desativar os antigos serviços 3. Treinamento e testes

3.1 Treinamento 3.1.1 Definir ementa do curso √ 3.1.2 Treinar as equipes de TI √ 3.1.3 Treinar área fim 3.1.4 Treinar área meio 3.1.5 Treinar sucursal RJ √ 3.2 Requisitos para teste 3.2.1 Definir critérios para testes √ 3.2.2 Elaborar teste do sistema √ 3.2.3 Testar integridade do banco de dados do sistema √

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Na tabela a seguir pode-se visualizar as estimativas de custo e tempo para cada atividade do pacote de trabalho relacionado: Tarefa

Responsável pela atividade

1.1.1 * 1.1.2 * 1.2.1 * 1.2.2 * 1.2.3 * 1.2.4 2.1.1 * 2.1.2 * 2.1.3 2.2.1 2.2.2 2.2.3 3.1.1 * 3.1.2 * 3.1.3 3.1.4 3.1.5 * 3.2.1 * 3.2.2 * 3.2.3 *

Coord. atividade Coord. atividade Consult. redes Consult. redes Coord. atividade Consult. redes Consult. redes Consult. redes Consult. programação/redes Consult. redes Coord. atividade Coord. atividade Coord. atividade Coord. atividade Instrutores Instrutores Coord. atividade Coord. atividade Consult. redes Consult. programação/redes TOTAL ± 210 (horas)

Estimativa de tempo (em horas) 12 36 40 32 248 132 56 18 24 6 273 13 8 10 260 104 15 10 48 19 1364

Custo estimado R$ 75.655,00 R$ 540,00 R$ 480,00 R$ 384,00 R$ 3.720,00 R$ 1.584,00 R$ 672,00 R$ 216,00 R$ 288,00 R$ 72,00 R$ 4.095,00 R$ 195,00 R$ 120,00 R$ 150,00 R$ 1.300,00 R$ 520,00 R$ 2.244,64 R$ 150,00 R$ 576,00 R$ 228,00 R$ 93.189,64

1.7 Sequenciamento das atividades O método do Diagrama de Precedência foi utilizado para definir o sequenciamento das atividades do projeto, representado no gráfico a seguir.

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2. DECLARAÇÃO DO ESCOPO 2.1 Introdução A finalidade deste documento é registrar as metas, entregas e requisitos, de modo a usálos como referências para decisões futuras. Serve também para informar a todos os interessados no projeto, qual será exatamente o resultado obtido quando o trabalho estiver terminado.

A declaração do escopo é a linha de base do projeto. Isso significa que, caso surja dúvidas ou novas propostas, elas poderão ser analisadas e comparadas ao que foi

registrado, anteriormente. Os critérios nela estabelecidos também serão usados para verificar se o projeto foi concluído com êxito.

2.2 Justificativa do projeto O sistema de correio eletrônico utilizado na RADIOBRÁS, atende parcialmente a demanda da empresa. Em primeiro lugar porque a empresa detentora da propriedade do software não garante a continuidade no desenvolvimento e nas correções de erros e falhas de segurança. E, em segundo lugar, porque o software causa sobrecarga nos servidores e apresenta vários problemas, os quais podemos citar: travamento, vulnerabilidades de segurança, mal aproveitamento do espaço em disco e memória utilizada nos servidores, entre outros. Os fatores citados acima nos remete à conclusão de que a substituição dos serviços de correio eletrônico é uma demanda empresarial.

2.3 Entregas do projeto As principais entregas do projeto estão identificadas a seguir: –

Dois servidores de médio porte que serão utilizados para disponibilizar o serviço de envio e recebimento de mensagens eletrônicas e comunicação em grupo.

–

Instalação, configuração e teste de usabilidade dos softwares propostos pelo 13

projeto. –

Modificações no sistema groupware, de acordo com as necessidades e características da organização.

–

Implementação do suporte à criptografia, de acordo com os padrões usados na web.

–

Treinamento para os técnicos de suporte da área de TI.

–

Treinamento para os usuários dos demais departamentos da empresa.

–

Treinamento para os usuários da sucursal do Rio de Janeiro.

–

Migração das informações do serviço atual (Exchange) para o sistema OpenGroupware.

–

Desativação do serviço atual.

2.4 Objetivos do projeto Todas as áreas da empresa passarão a utilizar um único sistema para: administrar contatos e agendar compromissos, gerenciar projetos simples, verificar e-mails e conectar-se com dispositivos portáteis (palm-tops e celulares). Tudo sem onerar custo adicional para a Radiobrás, e sem provocar impactos negativos na produtividade dos funcionários que passarão a utilizar o novo sistema. Pois, todos os recursos necessários para a execução do projeto já estão disponíveis na empresa. O novo sistema permitirá aos administradores da rede: checar automaticamente os vírus, controlar os processos de envio e recebimento de mensagens eletrônicas, através de relatórios agendados de forma automatizada, e ainda obter informações de registros de acesso ao servidor e ao sistema de comunicação - Groupware. O projeto irá gerar uma economia de, aproximadamente, R$ 600.000,00 (seiscentos mil reais), somente em licenças de software.

2.5 Requisitos das entregas do projeto Os servidores deverão possuir capacidade de armazenamento em disco e memória

suficientes para servir como repositório das informações que nele serão armazenadas, como mensagens eletrônicas, contatos e projetos. 14

O sistema de envio e recebimento de mensagens eletrônicas deverá possuir suporte integrado

com

sistemas

armazenamento de registros.

anti-vírus,

anti-spam,

cotas

de

espaço

em

disco

e

O sistema groupware deverá possuir suporte à criptografia das informações transmitidas na rede interna e externa, de acordo com os padrões da Web. O treinamento será ministrado in loco. Exceto para aqueles que necessitem da utilização

de recursos mais avançados do sistema groupware, apenas o módulo básico será efetivado na capacitação. Apresentando, apenas, as funcionalidades similares ao sistema atual: acesso e envio de mensagens eletrônicas e contatos. Os participantes desta etapa,

inclusive funcionários da sucursal do Rio de Janeiro, deverão confirmar a participação integral no treinamento, através da sua assinatura na lista de presença do curso. A descrição do conteúdo da ementa do curso pode ser consultada no item detalhes de suporte, nesse mesmo tópico. Na sucursal do Rio de Janeiro, a lista de presença deverá ser assinada pelo usuário, logo após o término da apresentação e treinamento do sistema groupware. Em brasília, a lista de presença será será controlada pelo coordenador de treinamento. Este (coordenador) deverá acompanhar toda a execução da etapa de treinamento e, no momento em que a lista de participação for assinada, as críticas, em relação ao instrutor ou em relação ao software, deverão ser documentadas. A migração das informações antigas para o novo sistema, não poderá ser realizada, na íntegra, de modo automático. Algumas informações só poderão ser importadas para o novo sistema a partir de intervenções técnicas, com a presença do usuário, no ato do treinamento. Com relação às listas de distribuição de mensagens eletrônicas, estas serão acessíveis e cadastradas no sistema de diretórios da rede (LDAP). Este processo ocorrerá durante a execução da atividade “padronizar o uso dos serviços implementados”. A desativação do serviço de e-mail atual só será efetivada quando todas as etapas forem concluídas com êxito.

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2.6 Critérios de aceitação e requisitos de aprovação Seguindo os critérios de qualidade a serem seguidos, especificados no plano de qualidade, o projeto será considerado concluído a partir do momento em que: a grande

maioria dos usuários (80% no mínimo), inclusive aqueles alocados na sucursal do Rio de Janeiro, estiverem devidamente capacitados para usar o sistema; e os antigos serviços forem desativados.

2.7 Detalhes de suporte A especificação técnica dos sistemas que serão instalados nos servidores está logo a seguir:

Sistema FreeBSD

Versão 4.11

Descrição Sistema operacional

Serviço Correio eletrônico

Debian

Stable Sistema operacional

Postfix

2.2.5

Sistema de envio e recebimento de Correio eletrônico mensagens eletrônicas (smtp)

mailwatch

1.0.2

Gerenciamento de mensagens eletrônicas via web

Correio eletrônico

clamav

0.87

Anti­vírus

Correio eletrônico

SpamAssassin

3.1.0

Anti­spam

Correio eletrônico

Cyrus

2.1.18 Servidor de armazenamento de Correio eletrônico mensagens eletrônicas (imap e pop3)

Apache

1.3.33 Servidor de páginas Web

Groupware

Postgresql

7.4.7

Groupware

Servidor de banco de dados

Groupware

A seguir pode-se visualizar o levantamento realizado pela equipe do projeto, junto ao Departamento de Recursos Humanos da empresa, a respeito do número de funcionários, destacados por departamentos:

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Número de Funcionários

Consolidado: Radiobrás Nov-2005 Áreas

Total por área

% 1,37

Presidência

14

Gestão

76

7,46 2,75 8,24

Jornalismo

507

49,75

Operações

225

22,08

Auditoria

10

0,98

Comercial

75

7,36

1.019

100,00%

Jurídica Finanças

28 84

Total de funcionários

Dados fornecidos pelo Racursos Humanos da Radiobrás em 12/2005

Gráfico: Porcentagens de cargos por Diretoria 0,98% 2,75%

7,36%

8,24% 7,46%

Presidência Auditoria

22,08%

Jurídica Finanças Jornalismo Operações Gestão Comercial

49,75%

Estamos partindo da premissa que o treinamento dos usuários será realizado in loco pela equipe de instrutores do projeto. Porém, ainda existe a possibilidade de aquisição de uma sala ou laboratório de treinamento. Os requisitos necessários para a levar acabo esta alternativa, estão discriminados logo a seguir:

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Recurso Sala para treinamento

Quantidade 1

Computadores

10 a 20

Quadro branco

1

Canetas para quadro branco

4

Apagadores para quadro branco

2

Data show

1

Coordenador de atividade

1

Instrutores

2

A seguir, o conteúdo do plano de capacitação do OpenGroupware, independente da alternativa para o local do treinamento: Módulo

Assunto

Descrição

Básico

Introdução

Apresentação do programa, conceitos e funções da ferramenta.

Básico

Contatos

Adicionar, excluir, pesquisar, atualizar, importar e configurar contatos.

Básico

Empresas

Adicionar, excluir, pesquisar, atualizar, importar e configurar contatos.

Básico

Correio

Visualizar, apagar, escrever e enviar mensagens eletrônicas.

Básico

Preferências Preferências de visualização; preferências de correio eletrônico.

Intermediário Agenda

Visualizar compromissos, adicionar entradas de calendário e compromisso, notificação de conflitos, atualização de evento no calendário, editar compromisso, excluir um evento no calendário.

Intermediário Preferências Configurações gerais do OpenGroupware.

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3. PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO 3.1 Introdução A finalidade do plano de gerenciamento do escopo é descrever como as modificações do escopo serão gerenciadas e incorporadas ao projeto. Também examina e registra a probabilidade de ocorrência de mudanças no escopo. Isto é, alterações nas metas, entregas ou requisitos.

3.2 Com relação às mudanças As mudanças significativas, que causem forte impacto na declaração do escopo, não serão permitidas, a menos que o gerente do projeto as julgue relevantes e imprescindíveis para a realização da próxima etapa do projeto. A redefinição de atividades ou alterações na declaração, poderão ser efetivadas quando não forem definidos critérios de execução ou existirem apenas proposições de atividades. O gerente de projeto não possui autoridade suficiente para aprovar solicitações de mudanças que causam impacto no custo do projeto. Este tipo de solicitação deve ser discutido com o demandante do projeto.

3.3 Critérios para requisição de mudanças As requisições de mudanças na declaração do escopo, deverão ser realizadas e justificadas com antecedência, em caráter formal, através de um questionário elaborado pelo gerente do projeto, e assinado pelo requisitante.

As mudanças menos relevantes, que não causem impactos sensíveis em outros processos do planejamento ou na execução do projeto, poderão ser solicitadas informalmente, através de e-mails ou reuniões. Vale ressaltar que, a definição de prioridade nas mudanças requisitadas estarão sob a responsabilidade do gerente e da equipe responsável pelo projeto.

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4. PLANO ORGANIZACIONAL 4.1 Introdução Os dados contidos nesse documento concentram-se nos recursos humanos do planejamento do projeto. Seu objetivo é documentar as funções e responsabilidades de

indivíduos e grupos para cada elemento do projeto e, em seguida, registrar as relações de subordinação de cada um.

4.2 Distribuição de funções e responsabilidades Neste contexto, as funções do projeto referem-se ao gerente do projeto e aos integrantes da equipe do projeto. Recurso

Fase de projeto

Implementação

Treinamento

Testes

Consultor em administração de redes/sistemas

P

R

P

P

Consultor em Programação de computadores

­

P

­

P

Instrutor

P

­

R

P

Suporte técnico

P

P

P

P

Coordenadores de atividade

P

R

R

R

Legenda da tabela: P = participante; R = responsável; - = sem participação

4.2.1 Descrição de responsabilidades Coordenador de atividade: será responsável pela coordenação de todos os membros da equipe do projeto.

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Consultor: será responsável pela implementação/customização dos sistemas e correio eletrônico e groupware. Trabalhará sob demanda, de acordo com as necessidades do projeto. Instrutor: será responsável pelo treinamento dos usuários e das equipes técnicas da área de TI. Participará dos processos de planejamento e testes do sistema. Suporte técnico: participará de todas as fases do projeto, dando o apoio necessário em cada uma delas.

4.3 Organograma Abaixo o gráfico que descreve o organograma organizacional, que define as características de subordinação no projeto.

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5. REQUISITOS DE RECURSOS 5.1 Documentação de requisitos dos recursos Abaixo estão descritos todos os requisitos, coletados a partir de análise prévia, necessários para desenvolver o ciclo de vida do projeto Recurso

Requisito

Qtde.

Servidores de rede

Multi­processado e espaço em disco superior a 120 GB; placa  de rede Gigabit. Memória RAM superior a 1 GB.

2

Apostila impressa

Apostilas impressas e encadernadas do OpenGroupware, de preferência coloridas.

10

Consultores em administração de redes/sistemas

Conhecimento avançado em administração de redes e sistemas operacionais unix, linux e windows.

2

Consultor esem Programação de computadores

Conhecimento intermediário/avançado em linguagens de programação livres.

3

Instrutores

Possuir didática para ministrar aulas e conhecimento na área técnica de TI em ferramentas de comunicação em grupo.

10

Coordenadores de atividades

Possuir conhecimento em coordenação de equipes, habilidade de comunicação, e experiência na área técnica de TI.

3

Os consultores serão necessários durante todo o ciclo de vida do projeto. Atuarão sob demanda da gerência do projeto. Os instrutores irão atuar durante a fase de treinamento do sistema. Todos os outros recursos participarão ativamente do projeto durante todo o desenvolvimento do ciclo de vida.

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6. PLANO DE GERENCIAMENTO DE PESSOAL 6.1 Introdução Esse plano documenta como e quando os recursos humanos entram e saem do projeto. Trata-se de um plano subsidiário ao do projeto.

6.2 Alocação de pessoal Os recursos humanos participantes no projeto, sem exceção, fazem parte do quadro de funcionários da Radiobrás. Portanto, todos os indivíduos alocados em atividades específicas ou gerenciais, serão realocados em suas áreas de origem, ao final do projeto. 6.2.1 Coordenadores de atividade Os coordenadores de atividade participarão desde o início até o encerramento do projeto. Eles terão a responsabilidade de coordenar as equipes e atividades do projeto, de acordo com a área de atuação pela qual foram designados. 6.2.2 Consultores em administração de redes/sistemas Esses profissionais atuarão, sob demanda, em todas as fases do projeto. Serão responsáveis por coordenar a instalação, configuração e implementação dos sistemas. A sua participação é imprescindível para lograr o projeto com êxito. 6.2.3 Consultores em programação de computadores Será responsável pelas customizações nos códigos dos sistemas utilizados no projeto.

Atuarão conforme a necessidade do projeto, no que diz respeito aos testes e modificações nos sistemas. 6.2.4 Instrutores Os instrutores serão alocados no projeto de capacitação e treinamento nos sistemas que serão implementados.

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6.2.5 Suporte técnico Participará de todas as fases do projeto, dando o apoio necessário em cada uma delas.

6.3 Histograma de recursos Os histogramas a seguir, mostra o total de horas planejadas para concluir o projeto:

Horas necessárias

Histograma (planejado) de Recursos 700 650 600 550 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0

660

364

332

43

Coord. atividade

Consult. redes

Consult. programação

Instrutores

Equipe do projeto

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7. ESTIMATIVA DE CUSTOS 7.1 Introdução O objetivo do processo de Estimativa de Custos é definir quanto o projeto vai custar. Na elaboração dessas estimativas, devem-se contabilizar todos os custos do projeto, incidentes ao longo de todo o seu ciclo de vida, bem como períodos de garantia e custos contínuos. Na verdade, os custos ultrapassam o valor orçado, tendo em vista a necessidade de tempo reserva para cada atividade definida na EAP.

7.2 Estimativa de Custos do Projeto A seguir, uma estimativa consolidada dos custos do projeto. Os valores descritos podem possuir uma margem de erro de até ±10%. 7.2.1 Recursos Humanos

Profissional Coord. atividade Consult. redes Consult. programação Instrutores TOTAL

Total de horas  necessárias 625 332 43 364 1364

Valor por hora trabalhada R$ 15,00 R$ 12,00 R$ 12,00 R$ 5,00 ­

Custo total R$ 9.375,00 R$ 3.984,00 R$ 516,00 R$ 1.820,00 R$ 15.695,00

7.2.2 Aquisição de bens materiais Material Utilidade Equipamento servidor Correio eletrônico Equipamento servidor Groupware Resma de papel Rascunho/impressão Toner para impressora Impressão TOTAL ­

Quantidade 1 1 5 1 ­

Valor unitário ­ ­ R$ 15,00 R$ 600,00 ­

Valor total R$ 43.000,00 R$ 31.800,00 R$ 75,00 R$ 600,00 R$ 75.475,00

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7.2.3 Custo total estimado Embasando-se nas informações contidas nos itens anteriores, a seguir a tabela que mostra o custo total estimado para a conclusão do projeto. Classificação Mão de obra Bens materiais Passagens aéreas Diárias Locomoção TOTAL

Valor estimado R$ 15.695,00 R$ 75.475,00 R$ 651,24 R$ 1.208,40 R$ 160,00 R$ 93.189,64

7.3 Detalhes de apoio Este item diz respeito às informações do método de desenvolvimento das estimativas e das premissas que embasaram o processo de estimativa de custos, bem como quaisquer outros dados que devam ser documentados.

7.3.1 Descrição do trabalho estimado embasado na EAP Os fundamentos da análise estimada de custos para cada pacote de trabalho da EAP, foram os seguintes: –

Custos por hora trabalhada de cada profissional, segundo a média salarial estimada de todos os profissionais alocados no projeto.

–

Aquisições realizadas ao longo das fases de execução e planejamento do projeto.

A equipe de Suporte e/ou Atendimento ao usuário não está incluída na estimativa dos custos, pois o trabalho desenvolvido por estes profissionais estão relacionados aos processos contínuos, durante e após a implementação do projeto. A

estimativa

de

custos

dos

profissionais

foi

embasada

na

atribuição

de 26

responsabilidades delegadas para cada pacote de trabalho da EAP. Ou seja, caso haja necessidade do trabalho de um profissional Coordenador de Atividade, que recebe R$ 15,00 por hora, para 12 horas no projeto, o resultado do cálculo será o seguinte: 12 x 15 = R$ 180,00. Nos pacotes de trabalho das Definições de Requisitos e na atividade de treinamento da

sucursal do Rio de Janeiro, foi incluído o valor das seguintes aquisições: 2 servidores de médio porte, passagens aéreas de ida e volta (para um funcionário) e diárias.

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8. PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE 8.1 Introdução O plano de gerenciamento da qualidade determina como a equipe de gerência do projeto vai aplicar a política de qualidade e documenta os recursos necessários para a execução

do plano da qualidade, as responsabilidades da equipe na implementação da qualidade e todos os processos e procedimentos a serem usados pela equipe e pela organização para cumprir os requisitos de qualidade.

8.2 Definições operacionais As definições operacionais dizem o que está sendo medido, e como, no processo de Controle de Qualidade. Abaixo, podemos visualizar a lista de definições ou métricas do projeto:

Indicador Custo

Prazo

Objetivo

Ações

Tem como objetivo controlar as etapas para não permitir custos adicionais no projeto, além do orçamento destinado para os recursos humanos do projeto.

A execução do projeto será avaliada. O Gerente do Projeto será responsável por registro das avaliações e pela tomada de decisões necessárias para  a adequação e para busca de isenção de custos.

Tem como objetivo não permitir que o projeto ultrapasse 195 dias úteis.

As variações de prazos do projeto serão medidas periodicamente “feedback” entre a equipe do projeto. Horas extras e ampliação do quadro técnico do projeto poderão ser aplicadas, desde que não interfiram no indicador de custo. O Gerente do projeto será responsável por registro das avaliações e pela tomada de decisões necessárias para adequação em tempo hábil.

Se não houver isenção de custo em alguma atividade, o gerente do projeto não tem autoridade para aprová­la.

● Fase de Definições Acompanhamento do Produto

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Indicador Flexibilidade/ Manutenabilidade

Objetivo

Ações

Gerenciar   os   esforços O Gerente  do Projeto  deverá  garantir  que os programas necessários   que   garantam   a estão   sendo   especificados   e   desenvolvidos   seguindo   as atualização da aplicação. normas constantes da metodologia adotada pela empresa, que   consta   nas   normas   de   uso   dos   recursos computacionais. Uma forma de medir seria registrar N. de atualizações e comparar o grau de dificuldade para cada atualização/customização do sistema (em %). Para responder positivamente perguntas como: Flexibilidade – posso mudá­lo? Manutenabilidade – Posso consertá­lo?

Documentação técnica

Garantir que o programa seja Elaborar   documentação   do   produto,   para   os   técnicos   e devidamente documentado. também para os usuários. Poder responder positivamente perguntas como: Técnico – Posso (re)instalar, ou (re)configurar o sistema através de uma metodologia padronizada, especificada na documentação do sistema? Usuário – Posso usar e customizar o ambiente de uso do sistema,   sem   maiores   dificuldes,   através   da documentação?

● Fase de Implementação do Produto/Serviço

Portabilidade

Garantir   mudanças   de Garantir que os aplicativos possam ser transferidos de um ambiente,   sem   diminuir ambiente de sistema de hardware e/ou software para outro. qualidade do aplicativo. Poder responder positivamente a pergunta: O aplicativo poderá ser usado em outra plataforma? (relacionar as plataformas e quantificar (N))

Reusabilidade

Garantir  que  o programa  ou módulos   possam   ser   usados em   outras   aplicações   ou projetos.

O Gerente  do Projeto  deverá  garantir  qeu  os programas sejam   desenvolvidos/customizados   seguindo   as   normas constantes da metodologia adotada pela empresa (software livre). Uma forma de medir seria, registra o N. de vezes cada   módulo   pode   ser   reutilizado.   Poder   responder positivamente a pergunta: Será capaz de reutilizar parte do software?

● Fase de Capacitação/treinamento e Utilização do Produto

Quantificação

Garantir   a   utilização   do Treinar o mínimo de 80% dos 1019 usuários dos sistemas aplicativo   pelo   maior de informações da empresa, totalizando 816 capacitados. número de usuários possível.

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Indicador Eficiência

Objetivo

Ações

Garantir   a   utilização   do A quantidade de recursos de computação e código exigida aplicativo   com   os   recursos para que o programa execute sua função. estimados. Medida: quantificar recursos de máquina. Poder responder positivamente a pergunta: Ele rodará em meu hardware sem apresentar travamentos ou bruscas variações de performance?

Usabilidade

Garantir   o   mínimo   de O   esforço   para   aprender,   operar,   preparar   a   entrada   e esforço  possível  para  usar  o interpretar a saída de um programa. aplicativo. Medida: Quantificar o tempo gasto para aprendizado. Poder responder positivamente a pergunta: Ele foi projetado para o usuário?

● Fase de Testes

Integridade e segurança

Garantir   a   segurança   do A   medida   que   o   acesso   ao   aplicativo   ou   a   dados   por aplicativo. pessoas não­autorizadas pode ser controlado. Medida: N. de acessos não autorizados. Ou ainda, N. de registros de erros do sistema. Poder responder positivamente a pergunta: O   aplicativo   não   apresenta   falhas   de   segurança   já relatadas, sem correção? A estrutura do banco de dados suporta  o gerenciamento eficiente de grandes quantidades de informações?

8.3 Listas de verificação As lista de verificação são uma maneira de saber se as etapas necessárias de um processo foram executadas: à medidas que são concluídas, vão sendo retiradas da lista. A decomposição da EAP, descrita no item 1.6 da página 9 desse documento, pode servir como lista de verificação do projeto.

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9. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS 9.1 Introdução A proposta destes documento é apresentar e descrever os ricos associados ao projeto e o processo de gerenciamento destes riscos. Seu escopo abrange a definição das características dos riscos do projeto, a forma de

manifestação destes durante do projeto e o plano de contingência aplicável. As atividades e responsabilidades, necessárias ao processo de gerenciamento destes riscos, também são estabelecidos através deste documento.

9.2 Tarefas de gerenciamento de riscos Esta seção descreve brevemente as tarefas necessárias para o efetivo gerenciamento dos riscos presentes neste projeto. 9.2.1 Identificação dos riscos A abordagem utilizada para identificar os riscos do projeto foi a entrevista técnica com a equipe do projeto e especialistas no assunto em pauta. 9.2.2 Estratégias de gerenciamento e resposta aos riscos A minimização, prevenção e eliminação dos riscos técnicos, serão monitoradas e efetivadas pela própria equipe do projeto. O status de cada risco iminente ou provável será encaminhado junto com os relatórios de desempenho, à medida em que o projeto avançar.

9.2.3 Monitoramento e atividades de minimização dos riscos O monitoramento dos riscos deverá ser realizado por cada coordenador de atividade do projeto, de acordo com a classificação do risco. Nas reuniões com a equipe, os

participantes e responsáveis pelas atividades de prevenção aos riscos, deverão informar ao gerente do projeto o status de cada risco.

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9.2.4 Revisão dos riscos A inclusão e revisão dos riscos se dará em todos os momentos do projeto, de acordo

com o seu desenvolvimento. As proposições de riscos serão realizadas nas reuniões com a equipe de projeto.

9.3 Organização e responsabilidades Esta seção apresenta os grupos ou pessoas que estarão envolvidas nas atividades de gerenciamento de riscos do projeto e uma descrição das tarefas e responsabilidades de cada um destes envolvidos.

Nome

Cargo no projeto

Reinaldo Barboza

Coordenador de atividade

Patrícia Santos

Coordenadora de atividade

Érico Rebelo

Coordenador de atividade

Diogo Gonzaga

Gerente do projeto

Gicele Martins

Demandante do projeto

Pedro Frazão

Stakeholder

9.4 Ferramentas e técnicas Esta seção apresenta a lista de ferramentas e/ ou técnicas que serão utilizadas para armazenar informações, avaliar e monitorar o status dos riscos, ou gerar relatórios que viabilizem o gerenciamento dos riscos identificados. Os riscos do projeto estão armazenados neste documento. Todos os riscos que podem afetar o projeto de alguma forma, possuem uma série de características específicas, que são definidas como atributos. Abaixo a listagem dos atributos: •

Tipo de risco – define o tipo de risco que pode se manifestar durante o ciclo de vida de desenvolvimento. Dois tipos são possíveis:

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o Risco Técnico – relativo às características tecnológicas que podem afetar negativamente o projeto, caso as mesmas não sejam administradas de forma eficiente.

o Risco Não Técnico – relativo a variáveis externas

(política, norma

governamental, entre outros) que podem afetar o projeto.

•

Qualificação – relativa ao grau de controle do risco durante o ciclo de vida do projeto. Dois tipos são possíveis:

o Risco Direto – riscos sobre os quais o projeto tem um alto grau de controle. o Risco Indireto – riscos sobre os quais o projeto tem um baixo grau de controle.

•

Probabilidade de Ocorrência – relativo ao grau de ocorrência do risco durante o ciclo de vida do projeto. Três valores são aceitáveis: o Alta – riscos com um alto grau de manifestação durante o projeto. o Médio – riscos com médio grau de manifestação durante o projeto. o Baixo – riscos com baixo grau de manifestação durante o projeto.

•

Prioridade – relativa à necessidade de eliminação e controle do risco. É definido por um número seqüencial atribuído a cada risco.

•

Magnitude – relativo ao grau de impacto do risco no projeto. Três valores são aceitáveis:

o Alta – riscos de alto impacto no projeto. o Médio – riscos de médio impacto no projeto. o Baixo – riscos de baixo impacto no projeto.

•

Situação do risco – definida como um atributo do risco, que pode possuir os seguintes valores: o Eliminado: indica que o risco está eliminado do projeto. 33

o Não Eliminado: indica que o risco está presente no projeto. o Controlado: indica que o risco esta presente no projeto, O controle destes atributos deverá ser realizado através de visões implementadas na ferramenta em questão. Estas visões permitirão a visualização e o controle das

características dos riscos (atributos) e a visualização da rastreabilidade existente entre estes riscos e os requisitos do sistema.

9.5 Matriz de riscos Esta seção apresenta e detalha os riscos técnicos e não técnicos aplicáveis ao projeto, descrevendo suas características essenciais e o plano de contingência adotado para as possíveis soluções. 9.5.1 Riscos técnicos Prioridade Magnitude

Descrição

Indicador

Plano de contingência

1

Alta

Parada total do serviço Travamentos no serviço Comprimir o cronograma de atual de correio eletrônico. de e­mail Exchange 5.5; treinamento dos usuários e alocar sensível aumento do mais técnicos. Configurar o tamanho da base de servidor de correio eletrônico dados do servidor. livre com o padrão da organização. Recuperar o último backup em outro servidor.

2

Alta

Processo de treinamento inadequado ou de baixa qualidade.

3

Média

Perda das informações de Notificação de usuários. Redefinir método de recuperação contatos e agenda dos de informações pessoais de usuários. usuários.

4

Baixa

Perda de mensagens eletrônicas (e­mail) anteriores à execução do projeto.

Alto número de Descobrir a causa do problema e notificações e dúvidas de complementar o plano de usuários. treinamento dos técnicos da TI.

Notificação de usuários. Reconfiguração do servidor antigo e recuperação do último backup realizado.

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9.5.2 Riscos não-técnicos Prioridade Magnitude

Descrição

Indicador

Plano de contingência

Demandas do gerente do projeto não encaminhadas/atendidas pelo demandante ou pela diretoria.

Cancelar a execução do plano do projeto e enviar memorando ao demandante e aos stakeholders do projeto, juntamente com a última atualização do relatório de desempenho.

1

Alta

Definição do projeto em baixa prioridade, pela diretoria da organização.

2

Média

Saída de membros chaves Pedidos de demissão, da equipe do projeto ou da realocação do empresa. profissional na sua área de origem, caso tenha sido cedido

Descobrir a causa do problema e complementar o plano de treinamento dos técnicos da TI.

3

Baixa

Saída do presidente ou ­ diretores da empresa antes do término do projeto.

Encaminhamento de memorando e cópia do último relatório de desempenho do projeto à nova diretoria.

35

10. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 10.1 Introdução O plano de gerenciamento das comunicações documenta os tipos de necessidades informacionais dos principais interessados no projeto (stakeholders), o momento de distribuição das informações e a maneira como serão transmitidas.

10.2 Informações recebidas Stakeholder

Informação recebida

Mídia

Periodicidade

Gabinete

Informações   sumarizadas Impressa do projeto

Mensal

Usuários

Informações   sumarizadas Intranet;   Radiograma; Semanal do projeto Rádio Informa;  Fique por Dentro; e reuniões

Gerente do projeto

Status   das   atividades   do Software   de   gerência   de Diariamente projeto projetos;   reuniões   com   a equipe do projeto.

10.2 Informações divulgadas Stakeholder

Informação divulgada

Mídia

Consultoria interna

Requisitos levantados

Gerente do projeto

Informações   sumarizadas Impressa do projeto

Coordenadores   atividades do projeto Imprensa

Reunião

Periodicidade Uma vez Mensal

de Relatório de progresso do Software   de   gerência   de Diariamente projeto projetos;   reuniões   com   a equipe do projeto. Informações   consolidadas Agência   Brasil,   Rádio Uma vez, na conclusão do sobre   a   conclusão   do Nacional,   Clipping   da projeto. projeto Radiobrás, Br­Linux.

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11. PLANO DO PROJETO 11.1 Introdução O plano do projeto tem o objetivo de, ao longo de toda a Execução e Controle, monitorar o desempenho do projeto.

11.2 Descrição do problema O software de correio eletrônico e groupware usado atualmente, não atende as necessidades da Radiobrás. Portanto, este projeto tem como objetivo principal a substituição dos sistemas atuais por um sistema de comunicação em grupo (groupware) e de correio eletrônico com recursos avançados, dentre eles o suporte à anti-vírus e antispam, agenda eletrônica compartilhada, gestão simplificada de projetos, tarefas, entre outros recursos descritos ao longo desse documento.

11.3 Escopo do documento O desenvolvimento do plano do projeto utiliza as informações de todos os outros processos abordados neste documento e as conjuga em um formato lógico e conciso. O plano do projeto é usado durante os processos de Execução e Controle como referência para a tomada de decisões e o desempenho, com base nos detalhes registrados. Este plano do projeto está relacionado com Projeto Groupware.

11.4 Definições, siglas e abreviaturas A seguir, as definições de todos os termos, acrônimos e abreviações necessários para a correta interpretação do Plano do Projeto.

RFC (Request for Comments) – Documentos acadêmicos publicados na internet, usados para especificar e criar padrões de sistemas ou hardwares.

Postgresql – Sistema de banco de dados em software livre. 37

Stakeholder – Interessado/integrante no projeto.

11.5 Solução proposta 11.5.1 Segurança As soluções de correio eletrônico e groupware em software livre são consideradas seguras pelo fato de serem imunes à pragas virtuais (vírus, spyware, etc) e porque seu código-fonte é aberto, o que possibilita uma rápida adequação do software, caso haja relato de defeitos no código.

O sistema OpenGroupware possibilita ao administrador da rede receber relatórios diários sobre estatísticas de acesso, tentativas de acesso ao sistema, entre outras informações. O pacote de softwares de correio eletrônico possibilitam maior controle na gestão do envio e recebimento de mensagens eletrônicas; checagem e atualizações de informação sobre vírus e spam, em tempo real. 11.5.2 Ambiente do usuário O sistema de correio eletrônico funciona dentro dos padrões de comunicação especificados nas RFC's. Ou seja, toda a comunicação com os servidores poderá ser realizada através de qualquer software cliente de correio eletrônico (MS-Outlook, mozillamail, thunderbird, evolution, etc) A plataforma do sistema de comunicação em grupo (groupware) é via Web, e as informações inseridas por ele, são armazenadas no banco de dados Postgresql, instalado no servidor.

11.5.3 Restrições do produto O módulo de agenda eletrônica compartilhada do sistema Groupware não possui integração com o MS-Outlook. Este recurso só poderá ser utilizado pelo cliente de correio eletrônico Evolution ou na web, através do software OpenGroupware.

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11.5.4 Critérios de qualidade do produto Os sistemas de groupware e correio eletrônico irão funcionar em servidores de médio

porte, com capacidade de memória e processamento superiores às necessidades dos usuários da empresa. Durante o ciclo de vida do projeto, os sistemas serão monitorados afim de identificar, evitar e controlar problemas técnicos relacionados à performance e segurança.

11.6 Descrição dos envolvidos no projeto Para poder oferecer produtos e serviços que atendam às reais necessidades da empresa com eficiência, é necessário identificar e incluir todos os envolvidos como parte do processo de Modelagem de Negócios. 11.6.1 Envolvidos Nome

Perfil

Eugênio Bucci Pedro Frazão José Roberto Garcez Bruno Vichi Henri Kobata Gicele Martins Diogo Gonzaga Patrícia Santos

Presidente da Radiobrás Diretor de TI e Finanças Diretor de Jornalismo Diretor Jurídico Diretor de RH Assessora de TI Chefe da Divisão de TICs Suporte e atendimento ao usuário, documentação e treinamento Juliana Fuzer Suporte e atendimento ao usuário, documentação e treinamento Reinaldo Barboza Consultor em adm. de redes/sistemas George Fleury Consultor em adm de redes/sistemas Wendelmaques da silva Programador Érico Rebelo Programador Roberson Melo Patrícia Oliveira Carlos Roberto de Oliveira

Programador visual Programador visual Suporte e atendimento ao usuário

Responsabilidades Stakeholder Stakeholder Stakeholder Stakeholder Stakeholder Demandante do projeto Gerente do Projeto Coordenadora de treinamento Instrutor Coordenador de implementação e consultor em redes/sistemas Consultor em redes/sistemas Consultor em programação Coordenador de testes e consultor em programação Consultor em programação Consultora em programação Instrutor

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Nome

Perfil

Responsabilidades

Wilson Souto

Suporte e atendimento ao usuário Suporte e atendimento ao usuário Suporte e atendimento ao usuário Suporte e atendimento ao usuário Suporte e atendimento ao usuário Suporte e atendimento ao usuário Suporte e atendimento ao usuário Suporte e atendimento ao usuário no Rio de Janeiro

Instrutor

Nome

Perfil

Responsabilidades

Shirleide Barbosa Zélia Mário Márcio

Assessora Assessora Assessor

Participante do grupo de trabalho Participante do grupo de trabalho Participante do grupo de trabalho

Nieson Santos Roberto Ferreira Marcelo Ribeiro Ricardo Santos Luiz Cláudio Renan José José Ribamar Martins

Instrutor Instrutor Instrutor Instrutor Instrutor Instrutor Instrutor

11.6.2 Usuários

11.7 Prioridades do projeto Necessidade Treinamento Promover mudança organizacional Sistema de correio eletrônico

Prioridade Alta Alta

Solução Atual ­ ­

Alta

Exchange 5.5

Sistema de comunicação em grupo (groupware)

Alta

Exchange 5.5 + MS­ Outlook

Solução Proposta Plano de treinamento Plano de treinamento e acompanhamento Software livre com postfix, cyrus, spamassassin e clamav OpenGroupware e Mozilla­ thunderbird

11.8 Lista de riscos O processo de identificação dos riscos e seus impactos, podem ser encontrados no item 9.5 da página 32, neste documento. 40

11.9 Documentação e Treinamento 11.9.1 Documentos do Projeto/Produto Ao término da implementação dos sistemas propostos, serão entregues os seguintes documentos aos stakeholders: ●

Plano do Projeto

●

Diagramas

●

Atas de reuniões

●

Solicitações de mudanças

●

Manual do usuário

11.9.2 Treinamento A falta de um ambiente adequado, nos remete à alternativa de treinamento realizado in loco na maioria dos departamentos da empresa. O material didático deverá ser o manual oficial do OpenGroupware, traduzido para o português pela própria equipe do projeto.

11.10 Documentos anexos Documento

Descrição

Termo de Abertura Estudo de viabilidade Cronograma de atividades Formulário para requisição de mudanças

Termo de abertura do Projeto Estudo de viabilidade técnica e econômica Cronograma do plano do Projeto Formulário de proposições para requisição de mudanças no escopo do projeto

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