Program Duty Officer.docx

PEDOMAN DUTY OFFICER RUMAH SAKIT HARAPAN MULIA

JL. Raya Cibarusah No. 5, Kebon Kopi, Cibarusah Jaya, Cibarusah, Bekasi – Jawa Barat 17340 Telp: ( 021 )8995 2340 Fax. : ( 021 ) 8995 2460 Email : [email protected]

DUTY OFFICER (DUTY MANAGER) RS HARAPAN MULIA

1.

PENDAHULUAN Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan Rawat inap, Rawat jalan dan IGD. ( No. 340/MENKES/PER/III/2010 ). Rumah sakit adalah sarana pelayanan kesehatan yang didirikan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, khususnya pasien dan keluarga selama terusmenerus (24 jam). Tujuan utama pelayanan rumah sakit adalah memberikan pelayanan berkualitas untuk memenuhi kebutuhan dasar pasien dan keluarga. Sedangkan disisi lain kebutuhan alat maupun fasilitas dan kesiap siagaan dari petugas yang ada dalam rumah sakit menjadi unsur utama dalam tercapainya tujuan tersebut. Untuk menghasilkan pelayanan yang berkualitas diperlukan sumber-sumber yang memadai antara lain sumber daya manusia, standar pelayanan termasuk standar praktek profesi dan fasilitas. Sumber- sumber yang tersedia dimanfaatkan sebaikbaiknya agar berdaya guna sehingga tercapai kualitas yang tinggi dengan biaya yang efektif dan efisien. Di dalam Rumah Sakit Harapan Mulia melalui pengawasan dan pengendalian kegiatan pelayanan dan operasional merupakan tanggung jawab dan tugas dari Direktur atau General Manager. Sedangkan Direktur, General Manager merupakan jabatan struktural yang bertugas pada pagi hari saja, sedangkan untuk pengawasan dan pengendalian sore, malam dan hari libur tidak ada. Untuk mempertahankan pelayanan dan mengetahui keadaan rumah sakit pada waktu sore, malam dan hari libur dibutuhkan seorang petugas pengganti Direktur atau General Manager, yang nantinya petugas tersebut mampu mengawasi dan mengendalikan serta mengetahui keadaan serta kondisi rumah sakit yang berhubungan dengan pelayanan dan operasional rumah sakit.

2.

MAKSUD DAN TUJUAN Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager di RS HARAPAN MULIA bertujuan untuk: a. Terlaksananya upaya pengawasan pelaksanaan operasional RS. b. Mempermudah dan memperlancar pelayanan di rumah sakit c. Mengetahui keadaan dan kondisi rumah sakit selama 24 jam

d. Mendukung tercapainya kepuasan pelanggan (customer satisfaction) 3.

PEDOMAN PELKSANAAN MANAGER ON DUTY (DUTY MANAGER) a. Pengertian Konsep Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager adalah seseorang yang ditugaskan oleh pimpinan rumah sakit untuk menjadi manager operasional dan sebagai perwakilan pada operasional pada saat jam perkantoran dan administrasi rumah sakit sudah selesai. DO adalah orang yang ditugaskan untuk menangani setiap permasalahan pada saat manajemen atau Manager tidak melakukan tugas pada jam tersebut. DO bertugas pada saat pagi hari jika hari libur dan sore hari s/d jam 22 malam.

b. Persyaratan Adapun persyaratan Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager adalah sebagai berikut : 1)

Petugas yang menguasai tentang aturan dan peraturan rumah sakit

2)

Pendidikan dan pengalaman dipelayanan baik medis maupun non medis

3)

Petugas yang di tugaskan bukan hanya petugas medis (perawat dan bidan) tetapi petugas non medis maupun penunjang yang terpilih dan telah dilihat serta dinilai oleh management.

4)

Pengalaman sebagai karyawan Rumah sakit Harapan Mulia

5)

Memiliki kemampuan memimpin, Managerial dan Komunikasi Efektif

6)

Mempunyai kredibilitas sebagai perwakilan Rumah sakit, atau menangani setiap permasalahan, atau sebagai sumber informasi bagi orang yang membutuhkan informasi.

7)

Bersedia menjadi petugas Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager

c. Sistem Pendelegasian Tugas 1)

Petugas Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager bertanggung jawab kepada Direktur dan GM

2)

3)

Mewakili Direktur dan Pejabat struktural waktu 

Pagi ( jika hari libur ) Pukul 08.00 s/d 15.00 wib



Sore



Malam hari dilimpahkan kepada dokter jaga IGD

Pukul 15.00 s/d 22.00. Wib

Bertugas mengkooordinasikan kegiatan operasional dirumah sakit

4)

Sebagai perwakilan rumah sakit untuk memberikan informasi, menangani keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada saat jam tugasnya.

d. Uraian Tugas Duty Manager 1)

Mengawasi kelengkapan tenaga pada setiap unit berdasarkan jadwal dinas diruangan / unit masing-masing

2)

Mengupayakan pemenuhan kebutuhan tenaga diruangan/ unit secara insidentil

3)

Mengupayakan

kelengkapan

peralatan,

fasilitas,

dan

dan

obat-obatan

diruangan/ unit yang membutuhkan, khususnya kebutuhan darurat. 4)

Melaksanakan kunjungan keliling keseluruh ruang/ unit pelayanan agar tujuan dan standar pelayanan tetap terjamin.

5)

Memberikan

bimbingan

dan

arahan

kepada

tenaga/

karyawan

dalam

melaksanakan tugasnya, sesuai kebijakan yang berlaku. 6)

Membantu penanggungjawab shift diruangan/ unit dalam memecahkan masalah yang timbul, sehubungan dengan kegiatan pelayanan dan operasional rumah sakit.

7)

Memelihara hubungan kerjasama dengan petugas, pasien, dan keluarga pasien

8)

Mengelola dan mengkoordinasikan semua SDM (sumber daya manusia, terutama yang berdinas saat itu ) pada pelayanan pasien mulai masuk sampai keluar rumah sakit. Sehingga yang namanya duty officer di RS HARAPAN MULIA itu tidak boleh tidak tahu keadaan seisi rumah sakit pada saat dia berdinas

9)

Sebagai perwakilan rumah sakit

untuk memberikan informasi, menangani

keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada saat jam tugasnya. 10) Mewakili manajemen untuk mengontrol kegiatan seluruh karyawan dan klien di rumah sakit , pada saat jam dia bertugas. 11) Membantu

pengunjung/

pasien

yang

membutuhkan

informasi

dan

persyaratan jaminan dalam pelayanan 12) Menangani

complain dari customer

sehingga

keluhan

pelanggan

dapat

langsung diatasi (mendapatkan solusi secepatnya) sehingga RS. Harapan Mulia benar-benar komitment dalam mengutamakan customer .

13) Mengkoordinasi semua perawat yang siap on call. Jadi semua SDM siap dipanggil bila memang dibutuhkan, terutama saat emergency (gawat-darurat). 14) Sebagai perwakilan perusahaan ( Humas ) untuk memberikan informasi, menangani keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada saat jam tugasnya. Mewakili manajemen untuk mengontrol kegiatan seluruh karyawan di perusahaan, pada saat jam dia bertugas. Bertanggung jawab sepenuhnya dalam setiap pengambilan keputusan yang dilakukan olehnya pada saat jam dia bertugas, karena pada saat itu dia diwewenangkan oleh perusahaan untuk mengambil keputusan yang telah di serahkan kepadanya. 15) Bertanggung jawab atas hal-hal yang meliputi kegiatan operasional yang berhubungan secara langsung dengan tamu dan memastikan bahwa semua kegiatan itu berjalan secara berkesinambungan dengan baik 16) Menangani kesulitan / complaint pelangan 17) Menangani dan mencari solusi dalam masalah operasional di lingkungan RS 18) Membuat laporan mengenai kegiatan, keadaan rumah sakit, serta peristiwa penting yang terjadi pada sore/ malam/ hari libur, untuk di sampaikan kepada pimpinan Rumah Sakit 19) Menghadiri rapat yang diadakan oleh jajaran direksi dan pejabat struktural

e. Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dari kegiatan sebagai dutty Officer didokumentasikan pada laporan Duty Officer meliputi : 1)

Nama Petugas Duty Manager

2)

Tanggal, Shift dan jam

3)

Kesimpulan Hasil Kunjungan pada setiap Ruangan/ Unit yang dikunjunggi

4)

Nama petugas jaga

5)

Tulis petugas jaga dinas di ruangan/ unit, apakah petugas yang jaga sesuai dengan jadwal dinas atau tidak.

6)

Keluhan / Permasalahan Pasien atau pelanggan yang terjadi

7)

Pasien pulang/ refer/ Rujuk/ meninggal

8)

Permasalahan Operasional pada Ruangan/ Unit yang terjadi

9)

Jumlah total pasien

Petugas Duty Manager melaporkan kegiatan yang dilakukan pada pagi hari kepada GM dan mendokumentasikan evaluasi perbaikan yang harus dilakukan pada hari burikutnya sehingga permaslahan tidak terulang kembali. f. Jadwal dinas 1)

Jadwal dinas petugas Duty Officer dibuat oleh HRD mengetahui Kepala GA

2)

Jadwal dinas petugas Duty Officer diedarkan pada setiap unit pelayanan atau langsung diberikan masing-masing Kepala Ruangan / Unit

3)

Petugas DO hanya ada di pagi , sore hari di luar jam office hours

4)

Petugas DO pada malam hari di limpahkan ke dokter jaga IGD

5)

Kepala Ruangan/ Unit membuat jadwal dinas ruangan/ Unit dengan mengacu pada jadwal dinas petugas Duty Manager yang telah dibuat untuk menentukan shift staf dibawah tanggung jawabnya yang menjadi petugas Duty Manager.

6)

Tukar dinas petugas Duty manager / DO hanya berlaku antara petugas Duty Officer dan sepengetahuan HRD

g. Sanksi 1)

Bila petugas Duty Manager tidak bertugas tanpa memberitahukan kepada HRD akan ditindak lanjuti dengan pemanggilan kepada yang bersangkutan.

2)

Pemanggilan dilakukan sebagai bukti pelanggaran ( adanya bukti tertulis).

3)

Pemanggilan pertama adanya peringatan lisan pertama berlaku sampai 3 kali, bila terjadi keempat kalinya akan diteruskan kepada pihak HRD untuk mendapatkan SP (Surat Peringatan) I dan seterusnya.

h. Kebijakan lain 1)

Pengunduran diri atau cuti sebagai petugas Duty manager dilakukan bila yang bersangkutan dalam kondisi sakit dan memerlukan istirahat dengan menunjukkan bukti sakit / istirahat dari tim medis RS.

2)

Adanya permohonan pengunduran diri/ cuti sebagai petugas Duty manager kepada HRD yang nantinya diteruskan kepada Direktur untuk mendapatkan tindak lanjut dari hasil permohonan.

3)

Bila petugas Duty manager tidak bisa jaga maka wajib mencarikan pengganti

4)

Pemberitahuan tidak bisa jaga sebagai Putugas Duty Manager satu hari sebelumnya.

i.

Tunjangan jabatan petugas Duty Officer / Duty Manager Pimpinan management sangat berkomitmen dan mendukung diadakannya program tersebut sebagai bukti dukungan tersebut management memberikan tunjangan khusus kepada petugas yang terpilih yang akan mengemban tugas. Nominal yang akan diberikan Rp. 80.000 /sekali dinas untuk dinas pagi jika hari libur dan sore hari. Dan untuk dinas malam yang didelegakikan kepada dokter jaga igd sebesar Rp. 50.000

4. PENUTUP Demikian panduan Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager

kami buat, semoga

pedoman ini dapat dipakai sebagai acuan kerja dan bermanfaat bagi pelayanan di Rumah Sakit Harapan Mulia Pedoman ini kami buat yang pertama, untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan guna perbaikan dimasa yang akan datang.

JADWAL DINAS PETUGAS Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager RS HARAPAN MULIA