Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Swadaya Gunung Jati

Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI Jalan Pemuda No.32 Kota Cirebon

Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barangbarang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk- produk perusahaan.

 Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-

bahan

 Bertanggung jawab atas usaha-usaha dalam proses produksi,

perkembangan desain, harga dan faktor lain.

 Bertanggung jawab meminimalisasi investasi

 TANGGUNG JAWAB BAGIAN PEMBELIAN

TUJUAN UTAMA

untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka

 Permintaan (Requisitioning)  Pembelian (Purchasing)  Penerimaan (Receiving)

 Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)

 Pengeluaran (Disbursement)  Utang usaha ( Account Payable)

 Buku Besar (General Ledger)  Pemisahan Tugas Kunci

 Menentukan tujuan dan ruang lingkup audit  Memperoleh informasi mengenai latar belakang

kegiatan yang akan diaudit

 Menentukan sumber daya yang perlu untuk

melakukan audit

 Membicarakan dengan mereka yang terlibat dalam

audit

 Melakukan pemahaman dan survey lapangan,

mengenai kegiatan dan pengendalian yang akan diaudit, mengetahui titik berat audit dan minta saran dari bagian yang diaudit

 Membuat audit program  Menentukan bagaimana, kapan dan kepada siapa

audit akan disampaikan.

 Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit

 Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan

yang berisi temuan-temuan berupa:  ketidaksesuaian dengan prosedur,  penyalahgunaan wewenang,  penyimpangan sistem, dan

 sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan.

 dan juga rekomendasi

yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuan-temuan

tersebut sehingga di masa depan dapat diminimalkan atau dihilangkan.

Sasaran strategik fungsi pembelian Perencanaan operasional/induk

Tipe dan struktur organisasi pembelian Mekanisme pengendalian pembelian

 Pesanan

Pembelian (Purchase Order)

 Permintaan Pembelian

(Purchase Requisition)

 Laporan

Penerimaan (receiving report)

 Buku besar  Cek (check)

 Faktur Vendor

(Vendor Invoice)

pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger)

 Voucher  Jurnal Pengeluaran

 Register

Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal)

kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)

 Organisasi

 Sentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan Pembelian

 Kewenangan Pembelian

 Pembelian – pembelian Darurat

 Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan

fasilitas perusahaan

 Kemampuan Analisis dalam Pembelian

 Godaan Rekanan

Penentuan kebutuhan

Otorisasi Pembelian

Pelaksanaan Pembelian

Tindak Lanjut

1

2

3

4

Penyelesaian Pengiriman

5

Penyelesaian Keuangan

6

Mekanisrne pengendalian pembelian

7

NO 1.

TEMUAN Dalam perusahaan

PENYEBAB Manajer pembelian

AKIBAT Keadaan ini sangat tidak

REKOMENDASI Perusahaan harus memiliki

terjadi rangkap jabatan, merangkap jabatan,

baik, yang mengakibatkan struktur organisasi yang jelas yang

bagian pembelian,

bagian pembelian, bagian

adanya kesempatan bagi

mengatur tentang wewenang,

bagian hutang, dan

hutang, dan bagian

pihak-pihak yang terkait

tugas, dan tanggung jawab

bagian penjualan hanya penjualan yang

untuk melakukan

masing-masing bagian. Dengan

dilakukan oleh manajer

disebabkan oleh

kecurangan yang tidak

adanya pemisahan tugas dan

pembelian.

penumpukan tugas dan

semestinya dan

otoritas setiap bagian.

wewenang manajer

memberikan beban stress Sehingga perusahaan harus

pembelian.

kerja bagi pihak yang

menambah jumlah karyawan

terkait.

dengan tujuan menutupi kekurangan orang pada posisi tertentu. Untuk menghindari penumpukan tugas dan wewenang,

serta menghindari kecurangan yang bisa saja terjadi.

NO

TEMUAN

PENYEBAB

AKIBAT

REKOMENDASI

2.

Pembelian bahan baku

Pembelian bahan baku

Adanya penumpukan

Perusahaan diharapkan di bagian

berlebihan.

yang berlebihan

beberapa barang di

produksi mampu mengidentifikasi

disebabkan oleh

gudang yang

permintaan pembelian sebaiknya

penumpukan beberapa

mengakibatkan

disesuaikan dengan kebutuhan

jenis barang digudang.

penjagaan gudang

produksi, dan ada dokumen

meningkatkan, dan biaya

pendukung yang memuat jumlah

untuk pemeliharaan

persediaan bahan baku yang

gudang menjadi

diminta.

bertambah serta

Sehingga tidak adanya kelebihan

membuat gudang menjadi penyimpanan bahan baku di penuh karena

gudang, dan lebih

berlebihannya bahan

mengefisiensikan penggunaan

baku yang disimpan.

bahan baku.

NO 3.

TEMUAN

PENYEBAB

AKIBAT

REKOMENDASI

Formulir

Tidak adanya nomor urut

Formulir permintaan

Perusahaan harus membuat SOP

permintaan

cetak pada formulir

pembelian tidak

yang mengatur proses pembelian.

pembelian tidak

permintaan pembelian

bernomor urut cetak

Perusahaan seharusnya membuat

bernomor urut

disebabkan oleh tidak

dapat mengakibatkan

nomor urut cetak pada formulir

cetak.

terjaminnya kelengkapan

kemungkinan terjadinya permintaan pembelian agar tidak

transaksi pembelian yang

kecurangan pada bagian adanya hal-hal yang tidak

dicatat dalam pencatatan

pembelian, yaitu dengan diinginkan perusahaan terjadi

akuntansi.

membuat formulir

yang bisa merugikan perusahaan.

pembelian fiktif untuk

Adanya nomor urut agar setiap

memuaskan kebutuhan

pembelian tercatat dengan baik

pribadi.

dan akurat.