Proceduri De Transmitere A Informatiilor.docx

Asociatia ACSIS

Proceduri de transmitere a informatiilor - comunicare interna si externa -

Scopul procedurii: Scopul acestei proceduri este acela de a defini si reglementa modul si mijloacele de informare utilizate de catre Centrul de Consiliere si Sprijin pentru Parinti si Copii (CCS) in comunicarea interna si externa pentru asigurarea functionarii optime a acestuia, a transparentei sale si a respectarii legislatiei in vigoare.

Aria de cuprindere: Aceasta procedura se aplica intregului personal al centrului, bordului, vountarilor, beneficiarilor si potentialilor beneficiari, institutiilor si organizatiilor colaboratoare si superioare, donatorilor si sustinatorilor lui, in toate actiunile care il privesc. Comunicarea interna se refera la schimbul de mesaje ce se realizeaza in interiorul centrului, atat pe verticala cat si pe orizontala. Comunicarea este formala atunci cand mesajele sunt transmise pe canale prestabilite. Atunci cand informaţiile circula prin canale ce nu se inscriu in sfera relatiilor de subordonare, este vorba de comunicare neformala. Comunicarea interna se desfasoara in conformitate cu organigrama organizatiei. Comunicarea externa face legatura centrului cu institutii, organizatii, companii, persoane, grupuri, comunitate in probleme legate de misiunea si viziunea centrului, solicitari oficiale, informatii de ordin general sau specific.

Responsabilitati: o Coordonatorul centrului reprezinta interesele acestuia in relaţia cu personalul, cu beneficiarii si cu entitatile externe si este responsabil de punerea la dispozitie in mod nemijlocit a informatiilor cu caracter general sau cu caracter particular solicitate de catre persoanele interesate uzand in acest sens de dreptul de samantura si de stampila. o Coordonatorul centrului este responsabil cu asigurarea protectiei datelor personale, asigurandu-se ca nu vor fi divulgate date personale ale beneficairilor catre terti. o Coordonatorul centrului este responsabil sa fie informat cu privire la prevederile legale si modificarile legislative aparute in timp, cu privire la organizarea si functionarea intregului centru. o Coordonatorul centrului este responsabil de transmiterea informatiei in cadrul centrului si de preluarea informatiilor, asigurand feed-back. o Coordonatorul centrului sau o persoana desemnata de acesta, cu atributii specifice prin fisa de post, intermediază relatia centrului cu societatea civila, coordonand evenimentele si actiunile desfasurate in comunitate. o Managerul de caz, respectiv, responsabilul de caz este responsabil de informarea beneficiarilor cu privire la regulamentul de ordine interioara a centrului la includerea acestora in cadrul lui, la cerere sau ori de cate ori este cazul. o Pentru asigurarea transmiterii cat mai eficiente a informatiilor in interiorul centrului coordonatorul are responsabilitatea organizarii unor intalniri cel putin lunare cu personalul centrului, dupa un orar agreat in prealabil si cu intocmirea minutei intalnirilor, semnata de toti participantii si inregistrata. 1

Asociatia ACSIS

Comunicarea ordinii de zi sa va face cel putin cu o zi inainte, fiecare participant putand veni cu propuneri in realizarea sau completarea acesteia. o Fiecare persoana care face parte din personalul centrului va transmite informatii, cu respectarea limitelor de competenta si responsabilitate, trasate prin fisele de post si/sau alte regulamente ale organizatiei. o Orice punct de vedere personal exprimat va fi insotit de precizarea faptului ca acesta nu reprezinta punctul de vedere oficial al centrului, ci punctul sau personal de vedere. o Fiecare persoana care face parte din personalul centrului are responsabilitatea de a nu divulga in exteriorul centrului informatii care nu au caracter public si care nu le-au fost repartizate spre a fi transmise.

Documente: o de informare a institutiilor ierarhic superioare si bordului: raport de activitate, planificare strategica, plan anual de actiune, dosare personal, bilant contabil etc. o de informare a beneficiarilor: procese verbale, acorduri, chestionare etc. o de informare a personalului: ROI, ROF, proceduri de lucru, fise de post etc. o de informare partenerilor si colaboratorilor: website, contracte de parteneriat, procese-verbale, rapoarte de activitate etc. o alte documente/materiale/mijloace: communicate, publicaţii, pliante, flyere etc.

Continutul procedurii/modalitatea de transmitere a informatiilor: o Se realizează dinspre centrul de consiliere (emitator) inspre receptor (bord, donatori, beneficiari, furnizori de servicii etc) sau invers. Informatia este emisa sub formă scrisa, semnata si stampilata, inregistrata dupa care se transmite catre receptor direct pe baza de semnatura de primire, prin posta, prin email su alte canale care permit si necesita confirmarea de primire. o Coordonatorul centrului are obligatia de a se asigura de receptionarea informatiei de catre receptor. Informatiile de ordin general se transmit in exterior, in forma scrisa sau electronica de pe adresa de e-mail a centrului. o Nu vor fi folosite adresele de posta electronica personale sau telefoanele personale ale personalului centrului in comunicare. o Toate comunicarile telefonice se vor solda cu elaborarea unor note telefonice inregistrate si indosariate. o Toate documentele transmise sau primite prin posta electronica, prin posta sau prin fax in comunicarea externa vor fi inregistrate. o Informaţiile de ordin personal sunt expediate in forma scrisa prin posta, avand confirmare de primire, cu respectarea legislatiei in materie de protejare a datelor personale. o Informatiile solicitate in scris din exterior se vor repartiza persoanelor responsabile, urmand ca raspunsul sa fie dat în termenul legal. o In relatia cu beneficiarii centrului, coordonatorul acestuia va desemna persoana/persoanele responsabile. Acestea vor putea fi managerul sau responsabilul de caz ori alta persoana din echipa pluridisciplinara, cu respectarea fiselor de post, standardelor si legislatiei aferente. o Beneficiarii pot solicita si/sau transmite informatii de la/catre responsabilul de caz sau coordonatorul centrului, in scris, primind numar de inregistrare, incluzand solicitari, propuneri, etc. 2

Asociatia ACSIS

o Reclamatiile si sesizarile se fac prin intermediul registrului de reclamatii si sesizari. Acestea sunt receptionate de catre coordonatorul centrului sau de catre o peroana desemnata de catre directorul organizatiei si repartizate spre solutionare persoanelor abilitate in acest sens, in functie de specificul sesizarii sau reclamatiei. o Personalul centrului poate comunica reciproc informatii si documente de interes comun direct sau pe emailul de serviciu, cu respectarea confidentialitatii datelor. o Fiecare informare scrisa va fi inregistrata in registrele de intrari si iesiri. o Toate solicitarile de sprijin vor fi inregistrate in registrul de cazuri respectiv in registrul de apeluri telefonice.

Monitorizarea: o Procedura va fi monitorizata de catre bord in vederea stabilirii politicii viitoare. Toate persoanele care fac obiectul acestei proceduri trebuie să fie la curent cu existenta acesteia. o Toti factorii implicati in aplicarea procedurii sunt responsabili de modul in care ea este implementata, respectata si aplicata. Pentru modificarea procedurii este responsabil presedintele asociatiei. Acesta poate desemna o persoana cu atributii in intocmirea si revizuirea acesteia. Noua procedura va fi de fiecare data validata de catre bord.

3