Proceduri De Transmitere A Informatiilor.docx

Proceduri de transmitere a informatiilor (comunicare interna si externa)

Scopul procedurii: Scopul acestei proceduri este acela de a defini modul si mijloacele de informare utilizate de catre Centrul de Consiliere si Sprijin pentru Parinti si Copii (CCS) in comunicarea interna si externa pentru asigurarea functionarii optime a acestuia si a transparentei sale.

Aria de cuprindere: Această procedură se aplică intregului personal al centrului, bordului, vountarilor, beneficiarilor si potentialilor beneficiari, institutiilor si organizatiilor colaboratoare si superioare, donatorilor si sustinatorilor lui, in toate actiunile care il privesc. Comunicarea interna se refera la schimbul de mesaje ce se realizeaza in interiorul centrului, atat pe verticala cat si pe orizontala. Comunicarea este formala atunci cand mesajele sunt transmise pe canale prestabilite. Atunci cand informaţiile circula prin canale ce nu inscriu in sfera relatiilor de subordonare, este vorba de comunicare neformala. Comunicarea interna se desfasoara in conformitate cu organigrama organizatiei. Comunicarea externa face legatura centrului cu institutii, organizatii, companii, persoane, grupuri, comunitate in probleme legate de misiunea si viziunea centrului, solicitari oficiale, informatii de ordin general sau specific.

Responsabilitati: o

o o

o o

Coordonatorul centrului reprezinta interesele acestuia in relaţia cu personalul, beneficiarii si entitatile externe si este este responsabil de punerea la dispozitie in mod nemijlocit a informatiilor cu caracter general sau cu caracter particular solicitate de catre persoanele interesate uzand in acest sens de dreptul de samantura si de stampila. Fiecare informare scrisa va fi inregistrata in registrele de intrari si iesiri. Managerul de caz, respectiv, responsabilul de caz se ocupa de informarea beneficiarilor cu privire la regulamentul de ordine interioara a centrului la includerea acestora in cadrul lui, la cerere sau de cate ori este cazul. Coordonatorul centrului este responsabil de transmiterea informatiei in cadrul centrului si de preluarea informatiilor, asigurand feed-back; Coordonatorul centrului sau o persoana desemnata de acesta intermediază relaia acestuia cu societatea civila, coordonand evenimentele si actiunile desfasurate in comunitate.

Documente: o o o

de informare a institutiilor ierarhic superioare si bordului: raport de activitate, planificare strategica, plan anual de actiune, dosare personal, bilant contabil etc. de informare a beneficiarilor: procese verbale, acorduri, chestionare etc. de informare partenerilor si colaboratorilor: website, contracte de parteneriat, ROI, proceseverbale, raportul de activitate etc.

o

alte documente/materiale/mijloace: communicate, publicaţii, pliante, flyere etc.

Continutul procedurii: Se realizează dinspre centrul de consiliere (emitator) inspre receptor (bord, donatori, beneficiari, furnizori de servicii etc) sau invers. Informatia este emisa sub formă scrisa, semnata ai stampilata, inregistrata după care se transmite catre receptor direct pe baza de semnatura de primire, prin posta, prin email su alte canale care permit si necesita confirmarea de primire. Coordonatorul centrului are obligatia de a se asigura de recepţionarea informatiei de catre receptor. Informatiile de ordin general se transmit in exterior, in forma scrisa sau electronica de pe adresa de mail a centrului. Nu vor fi folosite adresele de posta electronica personale sau telefoanele personale ale personalului centrului in comunicare. Informaţiile de ordin personal sunt expediate in forma scrisa prin posta, având confirmare de primire, cu respectarea legislatiei in materie de protejare a datelor personale. Informatiile solicitate in scris din exterior se vor repartiza persoanelor responsabile, urmand ca raspunsul sa fie dat în termenul legal. In relatia cu beneficiarii centrului, coordonatorul acestuia va desemna persoana responsabila. Aceasta va fi manager de caz sau responsabil de caz, cu respectarea standardelor si legislatiei aferente.

Monitorizarea: Procedura va fi monitorizata de catre bord in vederea stabilirii politicii viitoare. Toate persoanele care fac obiectul acestei proceduri trebuie să fie la curent cu existenta acesteia. NOTĂ: Toti factorii implicati in aplicarea procedurii sunt responsabili de modul in care ea este implementata, respectata si aplicata. Pentru modificarea procedurii este responsabil presedintele asociatiei. Acesta poate desemna o persoana cu atributii in intocmirea si revizuirea acesteia. Noua procedura va fi de fiecare data validata in bord.