Presupuestos Gestion Documental

Proyecto Documental Informe de Propuesta y Presupuestos

La Gestión de Documentos

Esta inmersa dentro de otro proceso llamado Gestión de Conocimiento. Permite replicar y asegurar la proyección de los procesos de la empresa en caso de siniestro u otra complicación

Optimiza los recursos y el tiempo de trabajo de los Colaboradores que los manejan, así como alarga la vida útil de los Documentos.

Objetivos Digitalizar Preservar Reducir manipulación documental Simplificar Búsquedas Controlar y Auditar los accesos a la Información Permitir un acceso vía Web Anexar Documentos a Correos Electrónicos.

Beneficios Simplificar el trabajo documental Contribuir con un entorno colaborativo Tratar a la Información como un recurso colectivo Evitar duplicaciones Conservar la memoria de la Organización

Cuestionario. ¿Qué documentos hay en la empresa? ¿A qué proceso(s) responde(n)? ¿Cuál es el Tracking del Documento? ¿Dónde y cómo se pueden localizar? ¿Qué relación tienen con los sistemas de datos corporativos? ¿Cuáles tienen valor para el conocimiento de la empresa?

Cifras TOTAL DE DOCUMENTOS 42.100 TOTAL EN 1 AÑO 46.000 TOTAL EN 5 AÑOS 230.000

Mapa Documental

Equipos. Velocidad de procesamiento (rendimiento) Duplex v/s Simple Tipo de alimentador (manual o automático) Color v/s Blanco y Negro Capacidad de precarga Resolución Tamaño aceptado de documentos Filtros de imagen Confiabilidad Soporte técnico Relación Rendimiento / Precio

Comparación de equipos por precios de Mercado

Software de Gestión Documental Docushare Docuware

Presupuestos Office-Center, Docushare: *Las licencias de Sofware Repositorio Documental para 20 usuarios nombrados *Licencias para una estación de Digitalización Kofax Captura *Licencias de Modulo DES de Kofax para captura en Departamento. *Mantención de las licencias de software por un año, Asesoría, implementación (Instalación, Configuración, Soporte puesta en Marcha), Capacitación *1 Escáner Kodak 1320 (para digitalizar Histórico) *4 Escáner Documate 510 (para digitalizar en Departamentos) US$ 37.142 mas IVA

ValueTech, Docuware: a)Sistema documental Docuware 5.1 Una licencia concurrente para administración y una para cada punto de escaneo e indexación b)1 Escáner Fujitsu fi-6140C (fi6130C) c)Integración de sistema documental con Implicación actual de Enjoy US$ 26.930 más IVA

Observaciones Los equipos de digitalización son solamente recomendados, puesto que el hardware de obtención de imagen no es excluyente dependiendo la marca por lo tanto, Docushare o Docuware pueden utilizar tanto equipos Xerox como Fujitsu o Kodak, por lo que se escoge el Fujitsu fi6140c. En el presupuesto no están amarrados los Servicios Profesionales, por lo tanto son prescindibles al momento de la elección, aunque los proveedores recomiendan tomarlos.

Observaciones Para DocuShare existe una nota sobre costos que no estaban incluidos en el presupuesto. Hora adicional de soporte requerida adicional a lo indicado en Propuesta Técnica UF 2,30 Valor mantención de las licencias de software Docushare y Kofax Capture/VRS a partir de segundo Año US$2,747 Si se requiere una mayor cantidad de capacitaciones, estas serán evaluandas en su oportunidad Servicio de Mantenimiento Especializado según propuesta (8 hrs.) UF 17,5

Hardware: Servidores Según la características entregadas por los Proveedores de los distintos ECM, El servidor escogido para DocuShare y Docuware fue el Dell PowerEdge 2950. Valor Total: 4.800 USD (inc IVA, Flete e Importación)

Alternativas DMS Open Source

Alfresco se define en su página Web como la alternativa principal de código abierto para Gestionar el Contenido Empresarial. Su modelo OSS le permite utilizar las tecnologías abiertas y las contribuciones de la comunidad que desarrolla sistemas y Softwares en código abierto así se persigue tener un software de alta calidad, con un costo mucho más bajo. Alfresco cobra por Implementación y Mantención, por implementación cobra 2 UF/hora por Jefe de Proyecto, y 1UF/hora por Programador; cabe observar que el mínimo es de 300UF. La Mantención se hace por equipo a un costo de 32,5 UF/equipo y 11 UF por pc de testeo. Al segundo año los costos son los mismos. A todos los costos hay que incluirles IVA y considerar una UF a $22,000

Nuxeo es una Empresa francesa dedicada al desarrollo de plataformas de gestión de Contenidos Empresariales, su fuerte está en tener una interfaz amigable con el usuario la cual permite el Drag and Drop mediante un plugin para Mozilla y IExplorer; y la posibilidad de guardar en el Repositorio de Nuxeo los documentos de MSOffice directamente de la aplicación sin necesidad de abrir la interfaz de Nuxeo, esto permite tener un mayor control sobre los documentos mediante el Rigth Manager de MSOffice. Nuxeo ofrece soporte a 37.000 USD 51.0100 USD y 89.000USD por Empresa. El último precio incluye el Mantenimiento, el Upgrade y Soporte las 24hrs del día los 7 Dias de la semana, con una respuesta de 2 horas desde que se hizo el requerimiento y una respuesta de 1 día a cualquier falla de programación, vía Soporte Telefónico, EMail y AIM y capacitación tanto Técnica como de Programación. Este soporte es anual por lo que el segundo años se tendrían que cancelar 37, 51 o 89 mil dolares dependiendo del contrato, se recomienda para redes grandes.

Herramientas Destacadas. Administracion de espacios: Poseen la capacidad de crear espacios de trabajo en conjunto con otros usuarios,. Seguridad: Los User y Pass permiten entrar a los espacios de trabajo que el administrador les permita. WorkFlow: Los dos Sistemas tienen Workflow lo que prmite hacer un ruteamiento de los documentos, para aprobaciones y rechazos.

Comparación Técnica

Comparación de Costos

Conclusiones. De los Sistemas vistos y evaluados Docuware es el que tiene mayor impacto Costo/Beneficio, como se ve a continuación: Solo haría falta contratar una Licencia de Cliente por Unidad de Negocio, manteniendo un solo Servidor Central. Los usuarios vía Web son Ilimitados, por lo que no se incurre en comprar más paquetes de Licencias. En los siguientes años no se incurre en gastos de Renovación de Licencias sino en Soporte Premium que mantiene Actualizado el Sistema junto con ofrecer otros Servicios Profesionales. Los empalmes con otras Aplicaciones mantiene a Docuware incluido dentro de los proyectos ya planteados por la Empresa. En todos los casos en que se compararon a Docuware con Docushare, precio con o sin escáner, con o sin servidor, con o sin Servicios Profesionales, Docuware siempre fue el más económico. En los casos comparados con Sistemas Open Source, Docuware fue el mas económico cuando se consideraron a estos últimos con los precios de Soporte que ofrecían.

Gracias Sebastian Gamboa. http://www.linkedin.com/in/sebastiangamboa