Gestion Documental

TEMA 8. LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 8.1 INTRODUCCIÓN Es evidente la importancia que tiene la gestión de los documentos para la empresa hoy en día y constatamos la evolución vertiginosa de las tecnologías de la información y de la comunicación. Estas tecnologías de la información y de la comunicación (TICs) se nos hacen indispensables para la gestión empresarial. En el plano teórico, la adaptación a las nuevas circunstancias pasa por la proposición de modelos que se basan en la gestión adecuada de los “activos intangibles” y el “capital intelectual”, lo que globalmente se conoce por gestión del conocimiento. (BUSTELO-RUESTA, C, 2000). Desde un enfoque práctico, para conseguir una buena gestión de la información del conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestión documental. 8.1.1. Definición de Sistema de Gestión Documental. SGD. La gestión documental comprende la gestión de: los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos, como dice Carlota Bustelo. Pero nosotros nos vamos a referir más al término gestión documental, al control automatizado de documentos electrónicos, desde su creación inicial hasta su archivo final como dicen MARTÍNEZ e HILERA, 1997. Para CODINA, 1994, un SGD es un sistema que permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de fuentes de información constituidas por documentos y, por tanto, sirve para explotar el conocimiento que contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios del sistema. 8.1.2. Beneficios que obtienen las organizaciones que implantan un SGD Sistema de Gestión Documental. Son para MARTINEZ-SÁNCHEZ, JM; HILERA-GONZALEZ, JR, 1997: ƒ

El aprovechamiento del capital intelectual de la organización, ya que el conocimiento se crea una vez y es reutilizado muchas veces.

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La gestión del flujo de trabajo, mediante el control del flujo de información a través de todas las fases de un proceso de trabajo.

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Se favorece un trabajo en equipo más efectivo, acelerando las actividades críticas para la organización (por ejemplo las ventas).

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Al disponer de la documentación de manera inmediata, se puede mejorar el proceso de producción (si existe) y el servicio al cliente.

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Permite una rápida respuesta a eventos o imprevistos que puedan surgir.

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8.2 LA GESTIÓN IMPLANTACIÓN.

DOCUMENTAL:

ASPECTOS

PREVIOS

A

SU

Para ADELA D´ALÒS, 2006, la gestión documental puede ser informática o no, y se plantea que lo importante es fijar pautas corporativas respecto a: la creación de los documentos, sus contenidos y su registro. FIG. 8.1 Consideraciones respecto al documento, al contenido y registro de archivo.

Fuente. D´ALÒS-MONER, A, 2006.

Nos plantea que previo a la implementación de un sistema de gestión documental habría que hacer una serie de reflexiones acerca de ¿por qué se necesita gestionar documentos?, ¿para qué? , ¿qué se espera conseguir?, ¿cuáles son las prioridades? 8.2.1. Algunas preguntas obligadas que debe hacerse la organización son: •

¿Hay que evitar duplicidades de documentos y el uso de versiones no actualizadas?

•

¿Se están extraviando documentos críticos o registros de archivo?

•

¿Se necesita acortar los tiempos de recuperación?

•

¿Hay que compartir conocimiento corporativo?

•

¿Se quiere asegurar que una documentación debe poder leerse dentro de unos años, es decir, hay que asegurar la perdurabilidad de los documentos?

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•

¿Necesita gestionar el volumen de correo electrónico que contiene información relevante para la empresa?, ¿hace falta guardarlo?, ¿qué hay que guardar y cómo hacerlo con seguridad?

En definitiva hay que tener pautas corporativas para fijar: ¾ Criterios de archivo y recuperación. ¾ Política de versiones. ¾ Cómo nombrar los documentos. ¾ Cuál debe ser la política de expurgo y preservación de los documentos.

FIG. 8.2 Aspectos previos a la implantación de un SGD en una organización.

Fuente. D´ALÒS-MONER, A, 2006.

8.3 OBJETIVOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Son: 1. Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.

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2. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc. 3. Conservar la memoria de la organización, más allá de los individuos que trabajan en ella, y así poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre los aspectos en los que hay experiencia acumulada. (BUSTELO-RUESTA, C, 2000.). 8.3.1. Análisis de la gestión documental de los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos: A) Los archivos en papel. La mayoría de las empresas aún no han abandonado el soporte en papel, incluso hay una cultura de imprimir en papel los documentos electrónicos, lo cual supone una redundancia. Además como por ahora los documentos electrónicos no tienen validez legal, aunque ya se ha empezado con la factura electrónica, todavía nos queda mucho tiempo en que determinados documentos tendrán que conservarse en papel. La gestión de los documentos en papel es un grave problema para las empresas por el espacio que ocupan, por la multiplicidad de copias que se hacen y por el kaos en sus sistemas de archivo El sistema de gestión documental debe establecer: 1) los documentos que deben conservarse en papel, eliminando las copias innecesarias, 2) cómo se deben almacenar para hacerlos accesibles y 3) la forma en que deben eliminarse todos los demás. B) Los documentos electrónicos. Casi el 100% de los documentos que genera una empresa lo hace en formato electrónicos, pero como hemos dicho antes el documento electrónico es sólo un estado intermedio que sirve para la realización del documento en papel. Otro problema que se plantea es el almacenamiento en la memoria del ordenador de dichos elementos electrónicos, porque si bien cada vez es más barata la memoria de almacenamiento, la verdadera dificultad es buscar los ficheros y generar copias de seguridad de los mismos, considerándose un serio problema de gestión. La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas que cumplan las siguientes funciones: 1. Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos. 2. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento. 3. Establecer un sistema de salvaguarda de la integridad de los documentos.

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4. Establecer un sistema de búsqueda eficaz. C) El correo electrónico. El correo electrónico se ha implantado de manera masiva en la empresa debido a las ventajas que tiene como sistema de comunicación para la toma de decisiones en el trabajo, negociaciones con clientes o contrataciones de trabajos. En muchas empresas, las personas son conscientes de su importancia y para preservar la información que contienen, como hemos comentado antes, los imprimen en papel y los guardan en archivo, incluso pasan los registros de entrada y salida una vez se han impreso. D) Las bases de datos. La proliferación de bases de datos en ocasiones está sustituyendo a los documentos como soporte de la información para la organización. Desde el punto de vista documental el problema se plantea al preguntarnos qué parte de los contenidos de la base de datos (BD) constituye el documento que se ha de gestionar. Hay quien piensa que una BD sólo contiene información para hacer cálculos u operaciones; otra opinión es que la BD es el resultado de las actividades de la empresa y por eso se puede considerar documento de gestión. Bases de datos y documentos, modalidades. D1. Los documentos se generan en unas aplicaciones diferentes del sistema de datos. Los documentos se elaboran por un lado con las herramientas ofimáticas o de forma manual y los datos se graban aparte en las bases de datos. D2. Los documentos se generan a partir de los datos introducidos en las bases de datos. Se capturan los datos en una base de datos, que incorpora la funcionalidad de imprimir o crear documento. Pueden ser documentos que se generan con una plantilla o informes agregados de datos procedentes de la manipulación de dicha base de datos. D3. Los datos se capturan por su inclusión en un documento. Los datos se introducen en partes normalizados de determinados documentos que hay que generar. De esta forma los documentos son una especie de formularios electrónicos. D4. Los datos sustituyen a los documentos. Supone la desmaterialización de los documentos ya que estos dejan de existir.

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Se pueden producir dos situaciones: D4.1. El documento desmaterializado se puede volver a generar en cualquier momento (mientras se conserve la base de datos). Es como una foto fija, una imagen. Por ejemplo, como ocurre con el recibo de la nómina, en algunas organizaciones. D4.2. El registro del documento desmaterializado cambia o desaparece al incorporarse nuevos datos o grabar sobre los existentes. 8.3.2. Algunas consideraciones sobre la gestión de documentos en base de datos. 1. Las decisiones sobre la conservación de los registros de una BD, han de tomarse en la etapa de diseño del sistema, como parte del calendario de conservación y eliminación. 2. La conservación de documentos de BD es compleja porque los elementos que los componen, estructura y datos, pueden cambiar con el tiempo. 3. Cuando se realiza un cambio en la estructura lógica, la documentación de la anterior estructura debe conservarse el tiempo necesario para mantener los registros anteriores. FIG.8.3 Evolución en la estructura de los elementos electrónicos

Fuente. MARTINEZ-SÁNCHEZ, JM; HILERA-GONZALEZ, JR, 1997

8.4 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Son: 1. Infraestructura. 2. Servicios de autor.

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3. Servicios de almacenamiento. 4. Servicios de búsqueda. 5. Servicios de biblioteca. 6. Servicios de presentación y distribución. 7. Servicios de trabajo corporativo (grupware). 1. Infraestructura. Servidores y computadores sobre los que funciona el software de gestión documental. 2. Servicios de autor. Herramientas que van desde los procesadores de texto convencionales hasta editores de hipertexto o hipermedia que permite incluir imágenes y sonido con es el HTML (Hiyper Text Markup Lenguage). 3. Servicios de almacenamiento. La estructura de la documentación está cambiando desde documentos estáticos se está modificando, pasando de documentos estáticos a documentos dinámicos que obliga a utilizar bases de datos relacionales (ODMS: Objet Database Management System). 4. Servicios de búsqueda. Suele hacerse mediante INDICES (que son bases de datos con localizadores) que señalan el lugar donde se almacenan los documentos. Siendo algunos de ellos: ƒ

Método de texto completo, Full Text.

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Método de las palabras clave.

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Método de palabras clave y relaciones. Permite buscar documentos, por ejemplo, a partir de la palabra viajar con hotel o avión, etc.

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Método de palabras derivadas. Reconoce, por ejemplo, conducir, conductor, conducido, etc.

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Utilización de descriptores Son términos extraídos de lenguajes documentales: listas de autoridades, encabezamiento de materias, tesauros, etc.

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Conexiones con hipertexto o hipermedia.

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Índices permutados. Permite la selección de palabras clave dentro o fuera de contexto. -7-

5. Servicios de biblioteca. Suele utilizarse este término para referirse a los mecanismos de control de quién utiliza los documentos y qué documentos. Esto puede hacerse mediante funciones de: ƒ

Retención y destrucción de documentos, estableciendo el tiempo de mantenimiento de un documento y asegurando que su destrucción afecte a todas sus versiones.

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Control de versiones, para evitar que una nueva versión de un documento sea reemplazada por una anterior.

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Controles de acceso, que aseguren el acceso a través de varios niveles de seguridad.

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Replicaciones para permitir guardar copias de documentos en cualquier lugar de la red.

6. Servicios de presentación y distribución. En diferentes formatos: páginas Web, CD-ROM, papel o impresión bajo demanda prepago. 7. Servicios de trabajo corporativo (grupware).1 A través de: Comunicación basada en correo electrónico. Colaboración mediante bases de datos compartidas. Coordinación basada en el flujo de trabajo (workflow)2 . 8.5 LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ADMINISTRACIÓN. Es un tema de actualidad el planteamiento de la necesidad de la sustitución del papel por documentos electrónicos. Si bien es verdad que la Administración ha comenzado a implantar la administración electrónica en trámites o procesos concretos, empezando por los que son más demandados por la sociedad, también es verdad que muchos procesos electrónicos se abordan sin reparar en la necesidad de abordarlo conjuntamente con la gestión de los documentos electrónicos que se van a producir. (BUSTELO, C; GRANDE MORALES, E. 2008) 8.5.1. Para que los documentos electrónicos sustituyan definitivamente al papel se deben plantear estas cuestiones: 1. Qué documentos o información constituye la evidencia de proceso. 1

Grupware: herramientas con las que las personas pueden trabajar juntas en un marco colectivo de comunicación, colaboración y coordinación SAGREDO, 1996. 2 Sistema de flujo de trabajo o workflow es aquel que permite definir, ejecutar y gestionar procesos y tareas (unidades de trabajo) en base a unas reglas. Grupo ESTROFA del CSI, 1996.

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La determinación de qué es documentación corporativa o evidencias es el paso previo. Las evidencias podrían guardarse en forma de objetos-documentos por ejemplo pdf o en forma de un conjunto de datos que representan evidencia documental, siempre que cumplan con las condiciones de disponibilidad, acceso, integridad, autenticidad, confidencia y conservación. 2. Cómo se puede asegurar la integridad y autenticidad de los documentos. La forma de asegurar una buena gestión es diversa y pueden estar determinadas por los formatos, los lugares de almacenamiento, las firmas electrónicas o el blindaje de datos. 3. Qué información asociada se guarda con los documentos para hacerlos comprensibles y localizables? Para manejar y gestionar un sistema documental es imprescindible contar con una estructura de clasificación, que es la base conceptual para tener la documentación identificada y organizada en categorías que representan las funciones y actividades de nuestra organización. Para que los documentos sean recuperables, legibles y fáciles de buscar será necesario contar con elementos de descripción de los mismos (metadatos) que sen lo más homogéneos posible. 4. Cómo se plantea el acceso a los documentos en el presente y a lo largo de todo el ciclo de vida en que deban conservarse. Sabemos que un requerimiento esencial de la gestión documental es que los documentos sean accesibles cuando se necesiten por diversas circunstancias o para diversos fines. Todo esto debe ser compatible con unos criterios de seguridad y niveles de acceso a esa documentación. 5. Cómo se plantea la conservación y almacenamiento de los documentos. Las tendencias van a formatos abiertos, tecnologías abiertas y planteamientos de crecimiento. 6. Qué rastro queda de las operaciones realizadas sobre los documentos. Con los documentos electrónicos es posible técnicamente la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los documentos. 8.6 CMS. SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS. Los sistemas de gestión de contenidos CMS (Content Management Systems) son el software que permite la entrada de los contenidos digitales de cualquier clase, permite su gestión y su recuperación. (SERRANO-COBOS, J ,2007). Recibe otros nombres SGD (Sistema de Gestión Documental), EMC (Enterprise Content Management), DAM (Digital Aset Management) y se comercializa bajo distintas marcas o licencias .Hay más de tres mil, por ejemplo Share Point server de Microsoft o KnowledgeShare de Lotus y Xerox.

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FIG.8.4 Posicionamiento en el mercado mundial de CMS de pago.

Fuente. Citado por SERRANO-COBOS, J.2007

8.6.1. Funciones propias de un CMS. Su denominador común suele constar de: -

Un repositorio de datos común.

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Separación del contenido de la presentación del mismo.

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Edición wysiwyg3, con editor de texto Word o similar.

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Flujo de trabajo o workfow en la edición o aprobación de la publicación de contenidos, junto a la automatización de tareas.

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Check in check out, regla por la que un usuario no puede editar el texto que estoy escribiendo hasta que lo guardo yo.

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Control de versiones, de forma que se pueda ver quién ha modificado qué y cuando.

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Wysiwyg, acrónimo de What You See Is What You Get (en inglés, "lo que ves es lo que obtienes")

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Gestión de metadatos, lo que incluye la clasificación del contenido.

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Reutilización del contenido una vez introducido.

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Integración de diversos formatos de contenido (texto, sonido, imagen, video, etc.).

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Interoperatividad multicanal para poder generar versiones impresas, en pdf, móviles, etc., desde un formato inicial de entrada.

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Personalización tipo mi portal.

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Traducción multilingüe.

Cada día se añaden más capacidades, pero debemos elegir el que mejor se adapte a nuestra organización. BIBLIOGRAFIA BUSTELO, C; GRANDE MORALES, E. (2008) administración electrónica y gestión documental. Consideraciones a la luz de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. El Profesional de la Información. Vol.17 nº 1, 106-111. BUSTELO-RUESTA, C, (2000). Gestión documental en las empresas una aproximación práctica. Comunicación presentada en VII Jornadas Españolas de Documentación (Fesabid 2000). Bilbao, 19-21, de octubre de 2000. CODINA, L. (1994). Sistemas de gestión documentales: estado del arte y estrategias de utilización. Binary, junio 1994, 114-119. D´ALÒS-MONER, A, (2006). La gestión documental: aspectos previos a su implantación. El profesional de la Información. Vol. 15 nº 3, 222-226. GRUPO ESTROFA DEL CSI, (1996). Especificaciones para el Tratamiento de Flujos Automatizados (ESTROFA). Madrid. Ministerio para las Administraciones Públicas. Consejo Superior de Informática, 1996, 7pp. MARTINEZ-SÁNCHEZ, JM; HILERA-GONZALEZ, JR, (1997). Los sistemas de gestión documental en el ámbito del trabajo corporativo. Revista General de Información y Documentación. Vol. 7 nº 2. Servicio de Publicaciones Universidad Complutense. Madrid. SAGREDO, L. (1996). El trabajo en grupo en la Internet. Actas del I Congreso Nacional de Usuarios de Internet, Madrid, Asociación de Usuarios de Internet, 1996, 213-239. SERRANO-COBOS, J (2007). Evolución de los sistemas de gestión de contenidos (CMS). Del mainframe al open source. El profesional de la información. Vol16. Nº3, 213-215

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