Presentation Kesekret.

Artikel 5 PRESENTED BY SULARNO SAPUTRO NPM : 4122508210044 universitas Winaya Mukti Bandung Turangga Campus semester II 2009 Email :SularnoSaputro@yahoo. com www.sularnosaputroblogspot.com

• • • • • • • •

KESEKRETARISAN ETIMOLOGI Bahasa Perancis:Secretaire Bahasa Inggris:Secretary Bahasa Latin:Secretum, Secretarius Bahasa Belanda:Secretaris DEFINISI Orang yang dapat menyimpan rahasia dan dipercaya menyimpan rahasia kantor, yang bertugas membantu dalam pelaksanaan tugas pimpinan.

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

TUGAS SEKRETARIS : 1. Tugas Rutin : (tugas yang melekat dengan job description) Mengurus dan mengendalikan surat Menangani dan menata arsip Melayani tamu kantor Menelepon dan menerima telepon Mengatur agenda kerja pimpinan Mengetik naskah/ laopran Tugas Instruktif : (tugas berdasarkan perintah/instruksi pimpinan) Mempersiapkan rapat Membuat notulen rapat Membuat surat keluar Mempersiapkan surat perjalanan dinas pimpinan Mengurus hal-hal tertentu di bank Tugas Kreatif : (tugas yang dilakukan karena murni kreatifitas dari sekrt. tsb) Membuat rencana kerja sekretaris Mempelajari pengetahuan yg menunjang pekerjaannya Membuat kliping koran dari saingan Mengusahakan pengembangan kepribadian Mengatur ruang kerja agar bersih dan nyaman Tugas koordinatif : Sekretaris harus melakukan koordinasi dengang orang/bagian lain agar seluruh tugasnya dapat terlaksana dengan baik. Tugas koordinatif ini dilaksanakan secara terselubung pada saat melaksanakan tugas rutin, instruktif dan kreatif.

• Tugas Sekretaris berdasarkan Keadaan • • • • • •

dalam Organisasi : Sebagai operator Sebagai public relation Sebagai resepsionis Sebgai arsiparis Sebagai typist Sebagai pembantu pribadi

• Berdasarkan Bidang Spesialisasi / Khusus, •

seperti : Sekretaris Bidang Hukum, Sekretaris Bidang Medis, Teknik, Akuntansi, Olah Raga, Politik, Budaya dll.

• Tugas Skretaris berdasarkan Hubungan • • • •

Sekretaris dengan Pimpinan : Penjaga Manager ; sebagai filter dalam menerima tamu agarpimpinan / manager dapat bekerja efektif, efisiensi dan profesional Asisten Pribadi ; membantu pimpinan dalam pekerjaan administratif seperti mengonsep surat, mempersiapkan rapat/presentasi, menata dan menyimpan dokumen pimpinan Perawat dan Pelindung ; membantu pimpinan dalam hal teknis, dalam hal menyediakan keperluan pribadi seperti menyediakan obat apabila pimpinan dalam kondisi kurang sehat Penasehat ; sekretaris Madang diminta oleh pimpinan untuk mengajukan ide, masukan bagi pimpinan seperti dalam mengumpulkan bahan informasi untuk pengambilan keputusan pimpinan.

• Syarat DASAR Sekretaris : • Berpendidikan ; pendidikan sekretaris yang ditunjang • • •

keterampilan seperti : bahasa asing, computer, akuntansi dll Keterampilan dan mampu bekerja ; mampu menganalisis atau membuat prioritas dalam penyelesaian pekerjaan Berwawasan luas ; mengetahui dan menguasai aspek manajemen hot issue yang berkembang secara umum Berkepribadian ( menarik, simpatik, luwes, enerjik, supel, cekatan, santun, ramah, berkomunikasi dengan baik, mampu mengendalikan diri terhadap permasalahan pekerjaan, Jujur, suka bekerjasama, sopan tetapi tegas, teliti, rajin, berhati-hati, simpatik terhadap pegawai lain, dapat menyesuaikan diri pada sikon yang ada)

• • • • • • • • • • •

Mengapa tertarik untuk menjadi Skretaris ? Dengan bekerja seorang sekretaris, akan memperoleh uang dan akan menikmati kehidupan yang mapan Demi kelas dan status sosial yang tinggi Menjadi sekretaris sebagai profesi, sehingga menjadi orang yang diperhitungkan dalam perusahannya. (tentukan pilihan anda) Mengapa Pimpinan memilih Skretaris Pria : Pimpinan sering ke luar kota, singga lebih tepat didampingi sekretaris pria Sekretaris sering ditugaskan keluar kota Mayoritas karyawannya pria, sehingga lebih cocok dan aman apabila sekretaris pria Aktivitas pimpinan seringkali berlangsung hingga larut malam Pria lebih menggunakan rasio daripada wanita yang banyak menggunakan emosi (perasaan)

• Mengapa tertarik untuk menjadi

Skretaris ? • Dengan bekerja seorang sekretaris, akan memperoleh uang dan akan menikmati kehidupan yang mapan • Demi kelas dan status sosial yang tinggi • Menjadi sekretaris sebagai profesi, sehingga menjadi orang yang diperhitungkan dalam perusahannya. • (tentukan pilihan anda)

• Mengapa Pimpinan memilih Skretaris Pria : • Pimpinan sering ke luar kota, singga lebih tepat didampingi sekretaris pria • Sekretaris sering ditugaskan keluar kota • Mayoritas karyawannya pria, sehingga lebih cocok dan aman apabila sekretaris pria • Aktivitas pimpinan seringkali berlangsung hingga larut malam • Pria lebih menggunakan rasio daripada wanita yang banyak menggunakan emosi (perasaan

• • • •

Fungsi Sekretaris : Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan Menangani informasi untuk pimpinan Menjadi jembatan penghubung (sebagai filter)

• • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Sifat-sifat Yang harus dihindari oleh Sekretaris : Sering tidak hadir dengan alasan yg tidak tepat Membocorkan/membicarakan rahasia perusahaan Cepat marah Ketus, pelupa, lalai, ceroboh, congkak Menggunakan telepon kantor untuk pribadi Sering melihat jam Senang gossip, jahil, usil, sok tahu Merampas pekerjaan orang lain Bertindak lamban (bias menimbulkan kebosanan) Sering tidak hadir dengan alas an tidak tepat Menggunakan telepon kantor untuk pribadi Terlalu sering menerima tamu pribadi Sering memperpanjang waktu istirahat yg telah ditetapkan Mengemukan keluhan yg tidak tepat salurannya Memberikan kritik kepada pegawai lain, di depan pegawai lain Pinjam meminjam uang atau perlengkapan dari pihak lain Ramah yang berlebihan Menerima sesuatu atau hadiah yg tidak pada tempatnya

• • • • • • • • • • • • •

SEKRETARIAT : Suatu tempat dimana sekretaris bekerja Suatu kantor atau badan, dimana para pegawai dipercaya dan melakukan pemeliharaan warkat-warkat untuk melakukan fungsi dan tugas kesekretariatan KANTOR : Tempat ; gedung, out dorr dll Wadah ; tempat berkumpulnya orang-orang Proses ; manajerial Tempat diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menggandakan, menyimpan sampai menyalurkan informasi TATA USAHA : Office work ; pekerjaan kantor Clerical work ; pekerjaan tulis menulis Paper work ; pekerjaan kertas / mencatat Adalah ; rangkaian aktivitas mulai dari menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

• • • • • • • • •

Proses Penanganan Informasi : Penerimaan......Pencatatan.............Pengklasifikasian............ Pengolahan..............Penyimpanan.......Pengetikan................ Penggandaan.............pengiriman (data dan informasi) FUNGSI / PERAN KANTOR BAGI ORGANISASI : Sebagai Pusat Pelayanan External Service (dengan masyarakat, relasi, pemerintah) Internal service ( dengan pegawai ybs, unit organisasi, prosedur/mekanisme kerja) 2. Sebagai Pusat Data Dan Informasi Semua data dari semua bagian, dari semua unit organisasi, harus melayani bagian-bagian lain tentang data itu Sebagai pusat informasi harus ditangani oleh personil yang memiliki kemampuan untuk : – Mengetahui informasi apa yang perlu diproses – Bagaimana cara memprosesnya – Argumentasi rasional tentang penggunaan komputer dan pemilihan program aplikasi yang tepat

• 3. Sebagai Urat Nadi Organisasi Yang Menerima Dan Mengirimkan Informasi Dari Dan Ke Seluruh Bagian Organisasi