Presentacion Met De Seguimiento Primera Parte
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Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia
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“PLAN NACIONAL DE LECTURA Y BIBLIOTECAS A NIVEL NACIONAL” EJEMPLO EN LA METODOLOGÍA DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA, MS
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia
Temario I. INTRODUCCIÓN. 1.1. ALCANCE DE LA METODOLOGÍA PROPUESTA. 1.2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA. II. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL 2.1. MARCO GENERAL 2.1.1. INFORMES QUE SE DEBEN ELABORAR. 2.2. ESQUEMA DEL SEGUIMIENTO. III. FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN. 3.1 EJEMPLO DE SEGUIMIENTO 3.1.1 MODULO 1 - IDENTIFICACION DEL PROYECTO 3.1.2 MODULO 2 - SEGIMIENTO A LA PROGRAMACION DEL PROYECTO 3.1.3 MODULO 3 – SEGIMIENTO CUALITATIVO DEL PROYECTO
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1. Introducción Cuando se trata de realizar una evaluación de las inversiones y acciones del estado desde sus Proyectos de Inversión -en los que se han invertido los escasos recursos de la Nación- es frecuente y familiar encontrarse, con el atraso en la ejecución, sobre costos en la inversión, malas especificaciones, deficiente ejecución de las inversiones, falta de recursos para el mantenimiento y operación, no cumplimiento de las metas propuestas, pérdida de información y memoria institucional e histórica de los proyectos que permiten una juiciosa evaluación durante la ejecución y operación de los mismos.
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1. Introducción Con la Metodología de Seguimiento, MS, se pretende ofrecer un instrumento para la recolección de valiosa información que existe en las inversiones físicas adelantadas, que no ha sido sistematizada ni socializada, información requerida para una juiciosa evaluación en las diferentes etapas del proyecto, además de ser material útil para la identificación y selección de proyectos exitosos. El diligenciamiento de esta metodología sirve para hacer seguimiento de programas y proyectos de inversión pública. Presenta un método o marco de referencia a seguir para la recolección de información en los diferentes formatos de manera que formalicen la sistematización de la información, permitan hacer evaluaciones, interpretaciones de la misma, generando un lenguaje coherente, único de evaluar y hacer
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1. Introducción seguimiento, de manera que se puedan presentar en forma oportuna y adecuada las revisiones, no solo de los diferentes órganos de control, sino de los ciudadanos que finalmente son la razón del que hacer cotidiano de los funcionarios públicos. Es importante tener en cuenta que el objetivo central de todo proyecto de inversión pública, debe ser solucionar un problema o una necesidad sentida en una población determinada. Con la MS, se pretende revisar la evaluación exante que permitió el desarrollo de proyecto, analizar las condiciones que permitieron la selección e implementación del mismo, verificar generación de empleo, la promoción en el consumo de bienes y servicios, la adecuada asignación de recursos del Presupuesto de Inversión Pública, objetivos que se buscaban al poner en marcha el proyecto.
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1.1 Alcance de la metodología de seguimiento Con la Metodología se puede hacer el seguimiento de programas y proyectos de inversión, así como alimentar el sistema que para tal fin diseñe el Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi. La metodología incluye un marco conceptual, teórico y práctico, a partir de las cuales, las entidades podrán desarrollar el seguimiento a sus programas y proyectos. En la Metodología de Seguimiento, se describen el proceso general y los formatos que deben ser diligenciados, a partir de los cuales podrá realizarse seguimiento al avance de cualquiera de las etapas de preinversión, inversión, operación y mantenimiento además de realizar el informe consolidado del proyecto, denominado informe final del proyecto.
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1.1 Alcance de la metodología de seguimiento Con el establecimiento de un sistema de seguimiento, se podrá ejercer la labor de monitoreo sobre los gastos que se realicen, de esta forma se podrán observar y detectar las posibles desviaciones que respecto a la evaluación exante se presenten en los proyectos para tomar los correctivos necesarios. Es mediante la comparación de los datos iniciales y los datos de avance de los diferentes componentes, actividades, costos, avance de cronogramas, cumplimiento de metas, la gestión presupuestal, entre otros, con los que se podrá realizar la evaluación de la etapa en análisis y el informe final de los mismos una vez ésta haya concluido.
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1.1 Alcance de la Metodología de seguimiento Un sistema de SEGUIMIENTO permite ejercer MONITOREO sobre un PROGRAMA O PROYECTO
1. Evaluación por etapas (informes de avance) 2. Informe final (una vez concluya)
Identificar desviaciones que con respecto a la evaluación exante se presenten en los proyectos para tomar los correctivos necesarios, mediante la comparación de: • Datos iniciales • Datos de avance de los diferentes componentes, actividades, costos • Avance de cronogramas • Cumplimiento de metas • Gestión presupuestal • entre otros.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento La Metodologia de seguimiento se basa en la observación del proceso de ejecución física de los proyectos y de los costos en los que se ha incurrido, así como del cumplimiento de metas en cada una de las etapas de los mismos, en la revisión minuciosa de la información presentada en la evaluación exante en los diferentes módulos que permitieron definir la alternativa de solución en la cual se invierten los recursos; y especialmente la información contenida en el modulo de programación, donde se recolecta la información que da las bases para el seguimiento futuro del proyecto, desde el punto de vista presupuestal, financiero – físico y de metas de los indicadores.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento La programación físico – financiera mostrará cómo se ejecutaron efectivamente los gastos, se lograron los productos y componentes, se desarrollaron las actividades del proyecto y se lograron los beneficios e ingresos programados en la línea base. El punto de partida lo constituye la información obtenida en el proceso de evaluación exante, es decir, la realizada en la Metodología General Ajustada, MGA, la cual debe ser presentada para el concepto de viabilidad y financiamiento y registrada en el Banco de Proyectos.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento Módulos de la Metodología: 1. Identificación _ Revisión del problema que se quiere solucionar, así como las alternativas de solución para alcanzar el objetivo establecido. 2. Preparación _ Para la preparación de las alternativas existen varios estudios específicos que se deben revisar, entre otros: legal, mercado, técnico, institucional, administrativo, ambiental, financiero. 3. Programación _ Revisar las bases que sirven para el seguimiento, desde el punto de vista financiero – físico y de las metas de los indicadores.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento El punto de partida lo constituye la información obtenida en el proceso de evaluación exante es decir, la realizada en la
Metodología General Ajustada de identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública, MGA
Esta contiene toda la información requerida para poner en marcha el proceso de ejecución) Debe ser presentada para el concepto de viabilidad y financiamiento y registrada en el Banco de Proyectos
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Mediante la metodología de seguimiento se puede hacer seguimiento al proyecto de inversión en las etapas: Etapa de preinversión
Etapa de ejecución o inversión
Etapa de mantenimiento y operación
o Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. o Informe Final Etapa de Preinversión de Proyecto, IFPP o Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. o Informe Final Etapa de Inversión del Proyecto, IFIP.
o Informe de seguimiento de cada una de las dos primeras vigencias programadas. o Informe Final Etapa de Operación y/o Mantenimiento del Proyecto, IFMP (a los dos años)
Informe Final Consolidado de las tres etapas, IFC
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
2.1 MARCO GENERAL Existen tres eventos diferentes en la evaluación de programas y proyectos. o Evaluación Exante o Seguimiento. o Evaluación Expost. EVALUACIÓN EXANTE: Es el resultado del análisis efectuado a partir de la oportuna información de las alternativas de solución propuestas. Con base en este análisis se decide la alternativa de solución o proyecto a ejecutar.
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
EL SEGUIMIENTO: Es la recolección y análisis de información útil, en forma continua, para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto. Está información debe estar referenciada a los resultados esperados en la línea base de los programas o proyectos. LA EVALUACIÓN EXPOST: Consiste en una valoración más exhaustiva y sistemática de una intervención del estado y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) para determinar su relevancia, eficiencia, efectividad, impacto y sostenibilidad. El objetivo fundamental de ésta, es incorporar las lecciones aprendidas para mejorar las decisiones relacionadas con mantener, ampliar, reorientar, crear o eliminar una política, un programa o un arreglo institucional.
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
La evaluación no es otra cosa que la aplicación de métodos sistemáticos de investigación tendientes a evaluar el diseño, puesta en marcha y efectividad de las políticas, programas y proyectos adelantados. Con la observación física del proceso de ejecución del proyecto y los costos en los que se ha incurrido en cada una de las etapas, se pretende el análisis de variables tales como: •Relevancia (que sea sobresaliente, prioritario). •Eficiencia (productividad, se refiere al uso óptimo de los recursos asignados en programas, subprogramas y proyectos). •Eficacia (el grado con el que una acción alcanza los resultados esperados).
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
•Producción (actual y futura de los bienes y servicios propuestos). •Efectos (es el resultados de la utilización de los bienes o servicios producidos). • Impacto (se refiere al resultado de los efectos esperados; miden la contribución del programa. • Proyecto sobre el diagnostico inicial, como resultado de la operación del mismo).
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
De igual manera es importante aclarar que con está metodología es valido igualmente hacer seguimiento a programas. Para el Gapi, una suma de proyectos es un programa. Dicho en otras palabras el proyecto es la unidad básica de planeación en la que se estructura un programa. De igual manera, en ambos casos deben estar claramente definidos los componentes del gasto, los objetivos programados, los estudios requeridos, etc, que es la estructura básica que utiliza la Metodología General Ajustada, MGA; estructura sobre la que se hace seguimiento. Cuando se piensa en evaluación dentro del ciclo del proyecto, se deben tener en cuenta varios tipos, de acuerdo con el cuadro No. 1.
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Cuadro No 1: Tipo de evaluación en las etapas del ciclo del proyecto
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2.1.1 INFORMES QUE SE DEBEN ELABORAR Los informes que se deberán desarrollar o diligenciar al utilizar la metodología de seguimiento en cada etapa del proyecto serán los siguientes: Etapa de preinversión: Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. Informe Final Etapa de Preinversión de Proyecto, IFPP Etapa de inversión: Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. Informe Final Etapa de Inversión del Proyecto, IFIP. Etapa de operación: Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. Informe Final Etapa de Mantenimiento del Proyecto, IFMP. Informe Final Consolidado de las tres etapas, IFC.
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2.2 Esquema del seguimiento El sistema diseñado para el seguimiento de programas y proyectos de inversión pública, se basa en dos elementos básicos: la programación y la ejecución. El objetivo de este sistema es detectar las desviaciones, a través de la emisión de señales de alerta, producto de la comparación de dichos elementos. Se analiza la información que proviene de la línea base del proyecto, para cada uno de los períodos o vigencias de las etapas de preinversión, inversión y operación; discriminada así: Información de identificación: o Identificación del proyecto. o Análisis de la situación con proyecto. o Análisis de la participación comunitaria.
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2.2 Esquema del seguimiento o Análisis del avance en estudios, licencias y permisos requeridos. o Análisis de riesgos del proyecto. Programación del proyecto: o Programación físico financiera. o Programación de metas. o Programación de fuentes de financiación. o Programación total amortización de crédito y pago de financiación. o Ponderación en el uso de factores de origen nacional. o Información general de los diferentes estudios realizados. o Información estudio técnico. o Resumen de evaluación financiera y económica. o Cuantificación de ingresos y beneficios.
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2.2 Esquema del seguimiento Seguimiento cualitativo y cuantitativo: o Seguimiento cualitativo (preguntas abiertas con rangos de calificación) o Seguimiento cuantitativo (programa físico financiero, indicadores). o Información adicional. Es importante tener en cuenta que los formatos presentados en la metodología de evaluación exante, permite consignar la información para las tres etapas del proyecto: preinversión, inversión, mantenimiento y operación, por lo tanto está metodología podrá alimentar un informe final de ejecución (para cada una de las etapas del mismo); lo cual permitirá la sistematización del ciclo del proyecto.
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3. FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 3.1. Módulo 1 - Identificación del proyecto: En este modulo se debe traer toda la información general del programa o proyecto desarrollada en la evaluación exante del mismo; se puede complementar con información que a discreción de la persona encargada de realizar la tarea de seguimiento sea importante a tener en cuenta en el seguimiento. Los formatos que se diligencian son los siguientes: Formato SI - 01: Selección del tipo de reporte a elaborar del proyecto. Formato SI - 02: Identificación del proyecto. Formato SI - 03: Situación actual con la ejecución del proyecto. Formato SI - 04: Análisis de la participación Comunitaria y Veeduría Ciudadana. Formato SI - 05: Estudios, licencias y permisos. Formato SI - 06: Análisis de riesgos del proyecto.
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Para diligenciar el formato SI - 01: Selección del tipo de reporte a elaborar del proyecto, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
En la primera parte del formato, se debe seleccionar el tipo de tarea a ejecutar marcando Si o No, para: 1. La tarea que va ejecutar: Informe de avance en cada vigencia por cada etapa. Informe consolidado de la terminación de una etapa. Informe final de seguimiento del proyecto de inversión (terminación de preinversión e inversión y en los dos primeros años de operación)
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Para diligenciar el formato SI - 01: Selección del tipo de reporte a elaborar del proyecto, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
2. La etapa del proyecto a la que va a hacer seguimiento o informe consolidado: Preinversión. Inversión. Mantenimiento y operación.
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PLAN NACIONAL DE LECTURA Y BIBLIOTECAS FORMATO SI - 01: SELECCIÓN DEL TIPO DE REPORTE A ELABORAR E IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO 1. Informe de avance.
Se ejecuto la preinversión e inversión, en la primera y segunda vigencias.
Etapa Preinversión Etapa Inversión
SI
Etapa Mantenimiento u Operación 2. Informe consolidado de la terminación de una etapa. Etapa Preinversión Etapa Inversión Etapa Mantenimiento u Operación
SI
Se ejecuto: la preinversión en el 2004, la ejecución en el 2005 y está en operación para 2006, se esta desarrollando el informe de seguimiento consolidado o Informe Final Etapa de Inversión del Proyecto, IFIP
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia FORMATO SI – 02 IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
n Esta informació proviene de la ficha EBI del proyecto
Código de registro en el Banco de Proyectos.
1190 – 00127 - 0000
Nombre proyecto.
del
Implementación del Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas a Nivel Nacional.
Nombre ejecutora:
entidad
Ministerio de Cultura/ Biblioteca Nacional
Persona responsable:
Mary Giraldo Rengifo
Cargo:
Directora encargada de la Biblioteca Nacional
Dirección:
Calle 24 # 5 - 60
Teléfonos:
3-41-40-28
E-Mail:
[email protected]
Fecha elaboración estudio:
de del
01 de enero 2003
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En la segunda parte del formato, SI-02 la persona encargada del seguimiento deberá diligenciar la información solicitada, si selecciona NO en el renglón “Igual a la anterior”. De seleccionar SI, la información es igual a la registrada en la MGA ENTIDAD QUE EJECUTA Y EFECTUA EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Igual a la anterior
SI
NO
Nombre entidad ejecutora:
Ministerio de Cultura
Persona responsable:
Catalina Ramírez
Cargo:
Asesora del proyecto
Dirección: Teléfonos:
X
Calle 24 # 5 - 60 3-41-40-28
E-Mail:
[email protected]
Se escogió NO por lo que debe llenarse la información del formato
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Tercera parte del formato SI-02:
Esta información proviene de la ficha EBI Objetivo general del proyecto o del ID-12 Descripción del objetivo de la MGA
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
1. Objetivo general del proyecto.
El objetivo fundamental es promover la lectura mejorando el acceso a la información y estimulando el interés de la población colombiana hacia los libros y demás medios de difusión del conocimiento, factores que se requieren para reforzar los componentes democráticos del proyecto estatal, y desarrollar la capacidad de la población, esencial para mejorar la productividad y contribuir al desarrollo económico.
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Tercera parte del formato SI-02: INFORMACIÓN DEL PROYECTO 2. Descripción del proyecto
El proyecto pondrá en acción la planeación de las bibliotecas a nivel nacional para reordenar, ordenar, orientar, aumentar y potenciar los recursos bibliotecarios del país y los componentes que soportan su razón ser como un servicio público básico para la comunidad. Adecuar y fortalecer la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y el Sistema Nacional de Información, mediante programas de dotación, sistematización, formación e infraestructura física. Crear para la Red de Bibliotecas Públicas un Sistema de Catalogación.
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Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto: Población objetivo – Población atendida. Esta información se diligencia desde el formato ID-02 – IDENTIFICACIÒN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y ESPERADA de la MGA
ID-04 de la MGA ZONA O ÁREA AFECTADA POR EL PROBLEMA O NECESIDAD
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO.
EVALUACIÓN EXANTE
SITUACIÓN ESPERADA
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN CON PROYECTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO La población afectada es de: Se espera que la población con 12 millones de población rural escasos recursos sea la primera con escasos recursos. en ser atendida aproximadamente 8’000.000 hab, para el 2005
Se atendió una población de: 5’108.659 HAB, de 17 departamentos y 150 municipios en 2005. Fuente DANE.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto: Análisis de la situación – Causa principal del problema. FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
SITUACIÓN ESPERADA
Describa la situación existente en relación con el problema o necesidad.
Describa la situación esperada en relación con el problema o necesidad.
•Colombia registra índices de hábitos de lectura precarios, que se reflejan en niveles de consumo de libros y de utilización de las bibliotecas. Se estima que de un total de 13.023.964 hab, en edad de trabajar, más del 30% no leen.
• Realizar el fortalecimiento del 87.5% de las bibliotecas publicas, para el 2005. •Dar prelación a los municipios que se reportan sin bibliotecas publicas, que están estimados para 2004 en 105. • Realizar una Encuesta Nacional de Hábitos de Lectura, para el 2006. •Realizar en el 2005 asesoría técnica para mejorar la prestación de los servicios, dotaciones por 1.521.000 volúmenes para bibliotecas.
•En competencias lectoras Colombia ocupa el lugar 30 entre 35 países, siendo la razón fundamental la dificultad que representa para nuestros estudiantes entender lo que leen.
SEGUIMIENTO SITUACIÓN CON PROYECTO
Describa la situación actual en relación con el problema o necesidad.
•Se realizo dotación de 821.600 volúmenes para bibliotecas en el 2005. •710 promotores y bibliotecarios fueron capacitados en el 2005. • Aumento del índice de lectura a 2.4 libros/año en 2005. • Existe un sitio Web (portal) paras las bibliotecas y la lectura, donde se tiene acceso a la información y servicios ofrecidos. www.senderos.gov.co.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
•En el caso Colombiano los canales de distribución y comercialización de libros revelan niveles de crecimiento muy bajos y altísima concentración en el centro del país. En un año se venden 0.72 libros por habitante y el 60% es en el centro del país. •La calidad de los servicios y cobertura de las bibliotecas son limitados, hay bibliotecas con déficit de cobertura de hasta el 75%.
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN ESPERADA
SITUACIÓN CON PROYECTO
• Ampliar los canales de distribución y comercialización de libros y disminuir la concentración. Se espera que la participación de las ventas en ciudades que tenían el 1% de participación aumente al 5%, para el 2005. • Capacitar al personal encargado de prestar los servicios en las bibliotecas, se espera que el número de egresados sea de aproximadamente 1.500 para el 2007.
• Se incremento el acceso a los libros y por ende a la información por lo que la concentración en el centro del país en el 2005 bajo al 47% y aumento la comercialización en capitales como Santa Marta, Tunja, Manizales y Popayán en un 3% • Se crearon nuevas facultades de formación de bibliotecólogos, en Bogota y Armenia en el 2005, cuyo número de egresados asciende a 2.000
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
Establezca cual es la causa principal del problema y cómo evolucionara la situación si no se toma alguna medida.
•La ineficiencia de una política pública,que no solo cumpla con el objetivo de mejorar su efectividad sino también de lograr una mayor cobertura nacional, mas del 35% de las bibliotecas cuentan con déficit de cobertura del 50%. .
SITUACIÓN ESPERADA
Mencione cual es la situación esperada
• Fortalecimiento de las bibliotecas
públicas, mejorar los niveles de cobertura en un 90% y la calidad de las bibliotecas y los sistemas que la integran, interviniendo en la ampliación y mejoramiento de sus colecciones, equipos, infraestructura y servicios, esto para el 2005.
SEGUIMIENTO SITUACIÓN CON PROYECTO
Establezca respecto a la causa principal del problema su evolución después de implantar el proyecto.
• Para fortalecer las bibliotecas publicas del país en desarrollo del Plan Nacional de Lecturas y Bibliotecas en el 2005, se desarrollaron acciones regionales para la consolidación o fortalecimiento encaminados a consolidar la Red Nacional de Bibliotecas, en los cuales se divulgaron las políticas del Gobierno Nacional en materia de lecturas y bibliotecas. Se fortalecieron 150 municipios, con un total de 337.582 títulos
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
Describa en qué condiciones se está prestando el servicio actualmente y/o se están produciendo los bienes.
• Dinámica negativa del mercado interno del libro, 40% de las ventas son del extranjero. • Débil estrategia integral de promoción y fomento de la lectura, solo el 45% de la PEA (Población Económicamente Activa) es lectora.
SITUACIÓN ESPERADA
Describa en qué condiciones se prestará el servicio o se producirán los bienes en el futuro.
•En el caso de los responsables de las bibliotecas, para el 2005 se adelantaran programas de capacitación en temas técnicos y operativos, que contribuyan a mejorar la gestión de la prestación de los servicios en un 48%. •Disminuir la concentración de la oferta de libros para dinamizar el mercado interno en el 2006. •Se busca para el 2006 consolidar un modelo de biblioteca publica que contribuya a la formación de lectores informados.
SEGUIMIENTO SITUACIÓN CON PROYECTO
Describa en qué condiciones se está prestando el servicio y/o se están produciendo los bienes después de implantar el proyecto.
• Para aumentar la calidad de los servicios bibliotecarios se capacito a 710 bibliotecarios, maestros y personas de la comunidad en gestión bibliotecaria y por promoción de lectura, se generaron 157 técnicos y 245 profesionales. • Se dinamizaron los mercados locales del libro, revirtiendo el proceso de estancamiento del mercado interno que se ha observado en los últimos años; para el 2005 la concentración de la oferta de libros en el centro del país disminuyo en un 1.5%
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO
SITUACIÓN ESPERADA
SITUACIÓN CON PROYECTO
Establezca cómo evolucionará la situación si no se toma alguna medida para solucionarlo.
Mencione la situación esperada
Establezca cómo se comporto la situación con la implantación del proyecto
• Los índices de hábitos de lectura siguen siendo precarios con relación a otros países; solo el 45% de la población lee. • La desestimulación de los jóvenes por la lectura puede aumentar; en competencias lectoras Colombia ocupa el lugar 30 entre 35 países.
• Incrementar los índices de lectura
en un 60% para el 2005 y de la misma manera incentivar a los jóvenes por la lectura. • incremento en la capacidad de las bibliotecas en cuanto al número de publicaciones ofrecidas al publico en un 38% para el 2005. •Capacitación de 500 personas encargadas de la prestación de los servicios bibliotecarios para el 2006.
• La capacitación de los bibliotecarios en cuanto al manejo y a la calidad de la prestación de los servicios mejoro en el 2005; se capacitaron 300 personas. •Se contrataron 20 bibliotecólogas, quienes durante el primer semestre del año 2005 prestaron asistencia técnica y verificaron la entrega de las dotaciones a los municipios. • Durante el 2005 se conformo la colección de 25’ 658.326 libros con destino a los municipios seleccionados para ser beneficiados.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO
SITUACIÓN ESPERADA
SITUACIÓN CON PROYECTO
Describa en qué condiciones se prestará el servicio o se producirán los bienes en el futuro.
Situación esperada
Cuales son las condiciones en que se prestara el servicio
• Los niveles de cobertura y calidad de las bibliotecas pueden verse potenciados ampliando y mejorando colecciones, infraestructura, equipos y servicios. • Los mercados locales del libro se pueden dinamizar , revirtiendo el proceso de estancamiento del mercado interno de los últimos años. • Las estrategias de promoción y fomento de la lectura se consolidarían, tanto en el nivel de educación formal como no formal.
• Mejorar para el 2005 los niveles
de cobertura y calidad de las bibliotecas en un 70%
• Para en 2005 hay 500 bibliotecas
•Realizar los suficientes incentivos educativos para mejorar la educación formal y no formal, en el 2005 se tienen proyectados 30 eventos a nivel nacional.
•Dotación de 2.602.000 volúmenes para bibliotecas en el primer trimestre del 2005.
fortalecidas.
•En el 2005 se logro el cubrimiento de 150 municipios sin bibliotecas. •Para el 2005 se realizaron 35 eventos para fomentar la lectura en los jóvenes.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
Indicadores iniciales INDICADORES DE GESTION Código: 0700G006 Nombre: Bibliotecas públicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional para el fortalecimiento. Formula: BPF = BPt1 – BPt0 Descripción: Número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional en un periodo t1 – t0, donde: BPF : Variación en el número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional BPt1 : Número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional en un periodo t1. BPt0 : Número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional en un periodo t0 Unidad : Número.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
INDICADORES DE GESTION Nombre: Bibliotecas públicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional para el fortalecimiento Medicion : Donde: t0 : 2001 t1 : 2002 BPt0 : 50 BPt1 : 150
BPF = 150-50 BFP = 50 El resultado implica que durante el periodo de estudio se atendieron 50 bliotecas por parte de la Red de Bibliotecas Públicas.
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FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN CON PROYECTO
INDICADORES DE GESTION Nombre: Bibliotecas públicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional para el fortalecimiento Medición : Donde: t0 : 2004 t1 : 2005 BPt0 : 0 BPt1 : 500
BPF = 500 -0 BFP = 500 El resultado implica que durante el periodo 2004-2005 y con la implantación del plan se atendieron 500 bibliotecas.
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“PLAN NACIONAL DE LECTURA Y BIBLIOTECAS A NIVEL NACIONAL” EJEMPLO EN LA METODOLOGÍA DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA, MS
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Temario I. INTRODUCCIÓN. 1.1. ALCANCE DE LA METODOLOGÍA PROPUESTA. 1.2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA. II. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL 2.1. MARCO GENERAL 2.1.1. INFORMES QUE SE DEBEN ELABORAR. 2.2. ESQUEMA DEL SEGUIMIENTO. III. FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN. 3.1 EJEMPLO DE SEGUIMIENTO 3.1.1 MODULO 1 - IDENTIFICACION DEL PROYECTO 3.1.2 MODULO 2 - SEGIMIENTO A LA PROGRAMACION DEL PROYECTO 3.1.3 MODULO 3 – SEGIMIENTO CUALITATIVO DEL PROYECTO
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1. Introducción Cuando se trata de realizar una evaluación de las inversiones y acciones del estado desde sus Proyectos de Inversión -en los que se han invertido los escasos recursos de la Nación- es frecuente y familiar encontrarse, con el atraso en la ejecución, sobre costos en la inversión, malas especificaciones, deficiente ejecución de las inversiones, falta de recursos para el mantenimiento y operación, no cumplimiento de las metas propuestas, pérdida de información y memoria institucional e histórica de los proyectos que permiten una juiciosa evaluación durante la ejecución y operación de los mismos.
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1. Introducción Con la Metodología de Seguimiento, MS, se pretende ofrecer un instrumento para la recolección de valiosa información que existe en las inversiones físicas adelantadas, que no ha sido sistematizada ni socializada, información requerida para una juiciosa evaluación en las diferentes etapas del proyecto, además de ser material útil para la identificación y selección de proyectos exitosos. El diligenciamiento de esta metodología sirve para hacer seguimiento de programas y proyectos de inversión pública. Presenta un método o marco de referencia a seguir para la recolección de información en los diferentes formatos de manera que formalicen la sistematización de la información, permitan hacer evaluaciones, interpretaciones de la misma, generando un lenguaje coherente, único de evaluar y hacer
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1. Introducción seguimiento, de manera que se puedan presentar en forma oportuna y adecuada las revisiones, no solo de los diferentes órganos de control, sino de los ciudadanos que finalmente son la razón del que hacer cotidiano de los funcionarios públicos. Es importante tener en cuenta que el objetivo central de todo proyecto de inversión pública, debe ser solucionar un problema o una necesidad sentida en una población determinada. Con la MS, se pretende revisar la evaluación exante que permitió el desarrollo de proyecto, analizar las condiciones que permitieron la selección e implementación del mismo, verificar generación de empleo, la promoción en el consumo de bienes y servicios, la adecuada asignación de recursos del Presupuesto de Inversión Pública, objetivos que se buscaban al poner en marcha el proyecto.
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1.1 Alcance de la metodología de seguimiento Con la Metodología se puede hacer el seguimiento de programas y proyectos de inversión, así como alimentar el sistema que para tal fin diseñe el Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi. La metodología incluye un marco conceptual, teórico y práctico, a partir de las cuales, las entidades podrán desarrollar el seguimiento a sus programas y proyectos. En la Metodología de Seguimiento, se describen el proceso general y los formatos que deben ser diligenciados, a partir de los cuales podrá realizarse seguimiento al avance de cualquiera de las etapas de preinversión, inversión, operación y mantenimiento además de realizar el informe consolidado del proyecto, denominado informe final del proyecto.
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1.1 Alcance de la metodología de seguimiento Con el establecimiento de un sistema de seguimiento, se podrá ejercer la labor de monitoreo sobre los gastos que se realicen, de esta forma se podrán observar y detectar las posibles desviaciones que respecto a la evaluación exante se presenten en los proyectos para tomar los correctivos necesarios. Es mediante la comparación de los datos iniciales y los datos de avance de los diferentes componentes, actividades, costos, avance de cronogramas, cumplimiento de metas, la gestión presupuestal, entre otros, con los que se podrá realizar la evaluación de la etapa en análisis y el informe final de los mismos una vez ésta haya concluido.
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1.1 Alcance de la Metodología de seguimiento Un sistema de SEGUIMIENTO permite ejercer MONITOREO sobre un PROGRAMA O PROYECTO
1. Evaluación por etapas (informes de avance) 2. Informe final (una vez concluya)
Identificar desviaciones que con respecto a la evaluación exante se presenten en los proyectos para tomar los correctivos necesarios, mediante la comparación de: • Datos iniciales • Datos de avance de los diferentes componentes, actividades, costos • Avance de cronogramas • Cumplimiento de metas • Gestión presupuestal • entre otros.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento La Metodologia de seguimiento se basa en la observación del proceso de ejecución física de los proyectos y de los costos en los que se ha incurrido, así como del cumplimiento de metas en cada una de las etapas de los mismos, en la revisión minuciosa de la información presentada en la evaluación exante en los diferentes módulos que permitieron definir la alternativa de solución en la cual se invierten los recursos; y especialmente la información contenida en el modulo de programación, donde se recolecta la información que da las bases para el seguimiento futuro del proyecto, desde el punto de vista presupuestal, financiero – físico y de metas de los indicadores.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento La programación físico – financiera mostrará cómo se ejecutaron efectivamente los gastos, se lograron los productos y componentes, se desarrollaron las actividades del proyecto y se lograron los beneficios e ingresos programados en la línea base. El punto de partida lo constituye la información obtenida en el proceso de evaluación exante, es decir, la realizada en la Metodología General Ajustada, MGA, la cual debe ser presentada para el concepto de viabilidad y financiamiento y registrada en el Banco de Proyectos.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento Módulos de la Metodología: 1. Identificación _ Revisión del problema que se quiere solucionar, así como las alternativas de solución para alcanzar el objetivo establecido. 2. Preparación _ Para la preparación de las alternativas existen varios estudios específicos que se deben revisar, entre otros: legal, mercado, técnico, institucional, administrativo, ambiental, financiero. 3. Programación _ Revisar las bases que sirven para el seguimiento, desde el punto de vista financiero – físico y de las metas de los indicadores.
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1.2 Estructura de la Metodología de seguimiento El punto de partida lo constituye la información obtenida en el proceso de evaluación exante es decir, la realizada en la
Metodología General Ajustada de identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública, MGA
Esta contiene toda la información requerida para poner en marcha el proceso de ejecución) Debe ser presentada para el concepto de viabilidad y financiamiento y registrada en el Banco de Proyectos
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Mediante la metodología de seguimiento se puede hacer seguimiento al proyecto de inversión en las etapas: Etapa de preinversión
Etapa de ejecución o inversión
Etapa de mantenimiento y operación
o Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. o Informe Final Etapa de Preinversión de Proyecto, IFPP o Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. o Informe Final Etapa de Inversión del Proyecto, IFIP.
o Informe de seguimiento de cada una de las dos primeras vigencias programadas. o Informe Final Etapa de Operación y/o Mantenimiento del Proyecto, IFMP (a los dos años)
Informe Final Consolidado de las tres etapas, IFC
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
2.1 MARCO GENERAL Existen tres eventos diferentes en la evaluación de programas y proyectos. o Evaluación Exante o Seguimiento. o Evaluación Expost. EVALUACIÓN EXANTE: Es el resultado del análisis efectuado a partir de la oportuna información de las alternativas de solución propuestas. Con base en este análisis se decide la alternativa de solución o proyecto a ejecutar.
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
EL SEGUIMIENTO: Es la recolección y análisis de información útil, en forma continua, para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto. Está información debe estar referenciada a los resultados esperados en la línea base de los programas o proyectos. LA EVALUACIÓN EXPOST: Consiste en una valoración más exhaustiva y sistemática de una intervención del estado y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) para determinar su relevancia, eficiencia, efectividad, impacto y sostenibilidad. El objetivo fundamental de ésta, es incorporar las lecciones aprendidas para mejorar las decisiones relacionadas con mantener, ampliar, reorientar, crear o eliminar una política, un programa o un arreglo institucional.
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
La evaluación no es otra cosa que la aplicación de métodos sistemáticos de investigación tendientes a evaluar el diseño, puesta en marcha y efectividad de las políticas, programas y proyectos adelantados. Con la observación física del proceso de ejecución del proyecto y los costos en los que se ha incurrido en cada una de las etapas, se pretende el análisis de variables tales como: •Relevancia (que sea sobresaliente, prioritario). •Eficiencia (productividad, se refiere al uso óptimo de los recursos asignados en programas, subprogramas y proyectos). •Eficacia (el grado con el que una acción alcanza los resultados esperados).
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
•Producción (actual y futura de los bienes y servicios propuestos). •Efectos (es el resultados de la utilización de los bienes o servicios producidos). • Impacto (se refiere al resultado de los efectos esperados; miden la contribución del programa. • Proyecto sobre el diagnostico inicial, como resultado de la operación del mismo).
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2. MARCO LÓGICO Y CONCEPTUAL
De igual manera es importante aclarar que con está metodología es valido igualmente hacer seguimiento a programas. Para el Gapi, una suma de proyectos es un programa. Dicho en otras palabras el proyecto es la unidad básica de planeación en la que se estructura un programa. De igual manera, en ambos casos deben estar claramente definidos los componentes del gasto, los objetivos programados, los estudios requeridos, etc, que es la estructura básica que utiliza la Metodología General Ajustada, MGA; estructura sobre la que se hace seguimiento. Cuando se piensa en evaluación dentro del ciclo del proyecto, se deben tener en cuenta varios tipos, de acuerdo con el cuadro No. 1.
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Cuadro No 1: Tipo de evaluación en las etapas del ciclo del proyecto
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2.1.1 INFORMES QUE SE DEBEN ELABORAR Los informes que se deberán desarrollar o diligenciar al utilizar la metodología de seguimiento en cada etapa del proyecto serán los siguientes: Etapa de preinversión: Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. Informe Final Etapa de Preinversión de Proyecto, IFPP Etapa de inversión: Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. Informe Final Etapa de Inversión del Proyecto, IFIP. Etapa de operación: Informe de seguimiento de cada una de las vigencias programadas. Informe Final Etapa de Mantenimiento del Proyecto, IFMP. Informe Final Consolidado de las tres etapas, IFC.
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2.2 Esquema del seguimiento El sistema diseñado para el seguimiento de programas y proyectos de inversión pública, se basa en dos elementos básicos: la programación y la ejecución. El objetivo de este sistema es detectar las desviaciones, a través de la emisión de señales de alerta, producto de la comparación de dichos elementos. Se analiza la información que proviene de la línea base del proyecto, para cada uno de los períodos o vigencias de las etapas de preinversión, inversión y operación; discriminada así: Información de identificación: o Identificación del proyecto. o Análisis de la situación con proyecto. o Análisis de la participación comunitaria.
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2.2 Esquema del seguimiento o Análisis del avance en estudios, licencias y permisos requeridos. o Análisis de riesgos del proyecto. Programación del proyecto: o Programación físico financiera. o Programación de metas. o Programación de fuentes de financiación. o Programación total amortización de crédito y pago de financiación. o Ponderación en el uso de factores de origen nacional. o Información general de los diferentes estudios realizados. o Información estudio técnico. o Resumen de evaluación financiera y económica. o Cuantificación de ingresos y beneficios.
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2.2 Esquema del seguimiento Seguimiento cualitativo y cuantitativo: o Seguimiento cualitativo (preguntas abiertas con rangos de calificación) o Seguimiento cuantitativo (programa físico financiero, indicadores). o Información adicional. Es importante tener en cuenta que los formatos presentados en la metodología de evaluación exante, permite consignar la información para las tres etapas del proyecto: preinversión, inversión, mantenimiento y operación, por lo tanto está metodología podrá alimentar un informe final de ejecución (para cada una de las etapas del mismo); lo cual permitirá la sistematización del ciclo del proyecto.
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3. FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 3.1. Módulo 1 - Identificación del proyecto: En este modulo se debe traer toda la información general del programa o proyecto desarrollada en la evaluación exante del mismo; se puede complementar con información que a discreción de la persona encargada de realizar la tarea de seguimiento sea importante a tener en cuenta en el seguimiento. Los formatos que se diligencian son los siguientes: Formato SI - 01: Selección del tipo de reporte a elaborar del proyecto. Formato SI - 02: Identificación del proyecto. Formato SI - 03: Situación actual con la ejecución del proyecto. Formato SI - 04: Análisis de la participación Comunitaria y Veeduría Ciudadana. Formato SI - 05: Estudios, licencias y permisos. Formato SI - 06: Análisis de riesgos del proyecto.
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Para diligenciar el formato SI - 01: Selección del tipo de reporte a elaborar del proyecto, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
En la primera parte del formato, se debe seleccionar el tipo de tarea a ejecutar marcando Si o No, para: 1. La tarea que va ejecutar: Informe de avance en cada vigencia por cada etapa. Informe consolidado de la terminación de una etapa. Informe final de seguimiento del proyecto de inversión (terminación de preinversión e inversión y en los dos primeros años de operación)
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Para diligenciar el formato SI - 01: Selección del tipo de reporte a elaborar del proyecto, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
2. La etapa del proyecto a la que va a hacer seguimiento o informe consolidado: Preinversión. Inversión. Mantenimiento y operación.
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PLAN NACIONAL DE LECTURA Y BIBLIOTECAS FORMATO SI - 01: SELECCIÓN DEL TIPO DE REPORTE A ELABORAR E IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO 1. Informe de avance.
Se ejecuto la preinversión e inversión, en la primera y segunda vigencias.
Etapa Preinversión Etapa Inversión
SI
Etapa Mantenimiento u Operación 2. Informe consolidado de la terminación de una etapa. Etapa Preinversión Etapa Inversión Etapa Mantenimiento u Operación
SI
Se ejecuto: la preinversión en el 2004, la ejecución en el 2005 y está en operación para 2006, se esta desarrollando el informe de seguimiento consolidado o Informe Final Etapa de Inversión del Proyecto, IFIP
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n Esta informació proviene de la ficha EBI del proyecto
Código de registro en el Banco de Proyectos.
1190 – 00127 - 0000
Nombre proyecto.
del
Implementación del Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas a Nivel Nacional.
Nombre ejecutora:
entidad
Ministerio de Cultura/ Biblioteca Nacional
Persona responsable:
Mary Giraldo Rengifo
Cargo:
Directora encargada de la Biblioteca Nacional
Dirección:
Calle 24 # 5 - 60
Teléfonos:
3-41-40-28
E-Mail:
[email protected]
Fecha elaboración estudio:
de del
01 de enero 2003
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En la segunda parte del formato, SI-02 la persona encargada del seguimiento deberá diligenciar la información solicitada, si selecciona NO en el renglón “Igual a la anterior”. De seleccionar SI, la información es igual a la registrada en la MGA ENTIDAD QUE EJECUTA Y EFECTUA EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Igual a la anterior
SI
NO
Nombre entidad ejecutora:
Ministerio de Cultura
Persona responsable:
Catalina Ramírez
Cargo:
Asesora del proyecto
Dirección: Teléfonos:
X
Calle 24 # 5 - 60 3-41-40-28
E-Mail:
[email protected]
Se escogió NO por lo que debe llenarse la información del formato
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Tercera parte del formato SI-02:
Esta información proviene de la ficha EBI Objetivo general del proyecto o del ID-12 Descripción del objetivo de la MGA
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
1. Objetivo general del proyecto.
El objetivo fundamental es promover la lectura mejorando el acceso a la información y estimulando el interés de la población colombiana hacia los libros y demás medios de difusión del conocimiento, factores que se requieren para reforzar los componentes democráticos del proyecto estatal, y desarrollar la capacidad de la población, esencial para mejorar la productividad y contribuir al desarrollo económico.
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Tercera parte del formato SI-02: INFORMACIÓN DEL PROYECTO 2. Descripción del proyecto
El proyecto pondrá en acción la planeación de las bibliotecas a nivel nacional para reordenar, ordenar, orientar, aumentar y potenciar los recursos bibliotecarios del país y los componentes que soportan su razón ser como un servicio público básico para la comunidad. Adecuar y fortalecer la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y el Sistema Nacional de Información, mediante programas de dotación, sistematización, formación e infraestructura física. Crear para la Red de Bibliotecas Públicas un Sistema de Catalogación.
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Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto: Población objetivo – Población atendida. Esta información se diligencia desde el formato ID-02 – IDENTIFICACIÒN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y ESPERADA de la MGA
ID-04 de la MGA ZONA O ÁREA AFECTADA POR EL PROBLEMA O NECESIDAD
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO.
EVALUACIÓN EXANTE
SITUACIÓN ESPERADA
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN CON PROYECTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO La población afectada es de: Se espera que la población con 12 millones de población rural escasos recursos sea la primera con escasos recursos. en ser atendida aproximadamente 8’000.000 hab, para el 2005
Se atendió una población de: 5’108.659 HAB, de 17 departamentos y 150 municipios en 2005. Fuente DANE.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto: Análisis de la situación – Causa principal del problema. FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
SITUACIÓN ESPERADA
Describa la situación existente en relación con el problema o necesidad.
Describa la situación esperada en relación con el problema o necesidad.
•Colombia registra índices de hábitos de lectura precarios, que se reflejan en niveles de consumo de libros y de utilización de las bibliotecas. Se estima que de un total de 13.023.964 hab, en edad de trabajar, más del 30% no leen.
• Realizar el fortalecimiento del 87.5% de las bibliotecas publicas, para el 2005. •Dar prelación a los municipios que se reportan sin bibliotecas publicas, que están estimados para 2004 en 105. • Realizar una Encuesta Nacional de Hábitos de Lectura, para el 2006. •Realizar en el 2005 asesoría técnica para mejorar la prestación de los servicios, dotaciones por 1.521.000 volúmenes para bibliotecas.
•En competencias lectoras Colombia ocupa el lugar 30 entre 35 países, siendo la razón fundamental la dificultad que representa para nuestros estudiantes entender lo que leen.
SEGUIMIENTO SITUACIÓN CON PROYECTO
Describa la situación actual en relación con el problema o necesidad.
•Se realizo dotación de 821.600 volúmenes para bibliotecas en el 2005. •710 promotores y bibliotecarios fueron capacitados en el 2005. • Aumento del índice de lectura a 2.4 libros/año en 2005. • Existe un sitio Web (portal) paras las bibliotecas y la lectura, donde se tiene acceso a la información y servicios ofrecidos. www.senderos.gov.co.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
•En el caso Colombiano los canales de distribución y comercialización de libros revelan niveles de crecimiento muy bajos y altísima concentración en el centro del país. En un año se venden 0.72 libros por habitante y el 60% es en el centro del país. •La calidad de los servicios y cobertura de las bibliotecas son limitados, hay bibliotecas con déficit de cobertura de hasta el 75%.
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN ESPERADA
SITUACIÓN CON PROYECTO
• Ampliar los canales de distribución y comercialización de libros y disminuir la concentración. Se espera que la participación de las ventas en ciudades que tenían el 1% de participación aumente al 5%, para el 2005. • Capacitar al personal encargado de prestar los servicios en las bibliotecas, se espera que el número de egresados sea de aproximadamente 1.500 para el 2007.
• Se incremento el acceso a los libros y por ende a la información por lo que la concentración en el centro del país en el 2005 bajo al 47% y aumento la comercialización en capitales como Santa Marta, Tunja, Manizales y Popayán en un 3% • Se crearon nuevas facultades de formación de bibliotecólogos, en Bogota y Armenia en el 2005, cuyo número de egresados asciende a 2.000
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
Establezca cual es la causa principal del problema y cómo evolucionara la situación si no se toma alguna medida.
•La ineficiencia de una política pública,que no solo cumpla con el objetivo de mejorar su efectividad sino también de lograr una mayor cobertura nacional, mas del 35% de las bibliotecas cuentan con déficit de cobertura del 50%. .
SITUACIÓN ESPERADA
Mencione cual es la situación esperada
• Fortalecimiento de las bibliotecas
públicas, mejorar los niveles de cobertura en un 90% y la calidad de las bibliotecas y los sistemas que la integran, interviniendo en la ampliación y mejoramiento de sus colecciones, equipos, infraestructura y servicios, esto para el 2005.
SEGUIMIENTO SITUACIÓN CON PROYECTO
Establezca respecto a la causa principal del problema su evolución después de implantar el proyecto.
• Para fortalecer las bibliotecas publicas del país en desarrollo del Plan Nacional de Lecturas y Bibliotecas en el 2005, se desarrollaron acciones regionales para la consolidación o fortalecimiento encaminados a consolidar la Red Nacional de Bibliotecas, en los cuales se divulgaron las políticas del Gobierno Nacional en materia de lecturas y bibliotecas. Se fortalecieron 150 municipios, con un total de 337.582 títulos
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
Describa en qué condiciones se está prestando el servicio actualmente y/o se están produciendo los bienes.
• Dinámica negativa del mercado interno del libro, 40% de las ventas son del extranjero. • Débil estrategia integral de promoción y fomento de la lectura, solo el 45% de la PEA (Población Económicamente Activa) es lectora.
SITUACIÓN ESPERADA
Describa en qué condiciones se prestará el servicio o se producirán los bienes en el futuro.
•En el caso de los responsables de las bibliotecas, para el 2005 se adelantaran programas de capacitación en temas técnicos y operativos, que contribuyan a mejorar la gestión de la prestación de los servicios en un 48%. •Disminuir la concentración de la oferta de libros para dinamizar el mercado interno en el 2006. •Se busca para el 2006 consolidar un modelo de biblioteca publica que contribuya a la formación de lectores informados.
SEGUIMIENTO SITUACIÓN CON PROYECTO
Describa en qué condiciones se está prestando el servicio y/o se están produciendo los bienes después de implantar el proyecto.
• Para aumentar la calidad de los servicios bibliotecarios se capacito a 710 bibliotecarios, maestros y personas de la comunidad en gestión bibliotecaria y por promoción de lectura, se generaron 157 técnicos y 245 profesionales. • Se dinamizaron los mercados locales del libro, revirtiendo el proceso de estancamiento del mercado interno que se ha observado en los últimos años; para el 2005 la concentración de la oferta de libros en el centro del país disminuyo en un 1.5%
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO
SITUACIÓN ESPERADA
SITUACIÓN CON PROYECTO
Establezca cómo evolucionará la situación si no se toma alguna medida para solucionarlo.
Mencione la situación esperada
Establezca cómo se comporto la situación con la implantación del proyecto
• Los índices de hábitos de lectura siguen siendo precarios con relación a otros países; solo el 45% de la población lee. • La desestimulación de los jóvenes por la lectura puede aumentar; en competencias lectoras Colombia ocupa el lugar 30 entre 35 países.
• Incrementar los índices de lectura
en un 60% para el 2005 y de la misma manera incentivar a los jóvenes por la lectura. • incremento en la capacidad de las bibliotecas en cuanto al número de publicaciones ofrecidas al publico en un 38% para el 2005. •Capacitación de 500 personas encargadas de la prestación de los servicios bibliotecarios para el 2006.
• La capacitación de los bibliotecarios en cuanto al manejo y a la calidad de la prestación de los servicios mejoro en el 2005; se capacitaron 300 personas. •Se contrataron 20 bibliotecólogas, quienes durante el primer semestre del año 2005 prestaron asistencia técnica y verificaron la entrega de las dotaciones a los municipios. • Durante el 2005 se conformo la colección de 25’ 658.326 libros con destino a los municipios seleccionados para ser beneficiados.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE
SEGUIMIENTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO
SITUACIÓN ESPERADA
SITUACIÓN CON PROYECTO
Describa en qué condiciones se prestará el servicio o se producirán los bienes en el futuro.
Situación esperada
Cuales son las condiciones en que se prestara el servicio
• Los niveles de cobertura y calidad de las bibliotecas pueden verse potenciados ampliando y mejorando colecciones, infraestructura, equipos y servicios. • Los mercados locales del libro se pueden dinamizar , revirtiendo el proceso de estancamiento del mercado interno de los últimos años. • Las estrategias de promoción y fomento de la lectura se consolidarían, tanto en el nivel de educación formal como no formal.
• Mejorar para el 2005 los niveles
de cobertura y calidad de las bibliotecas en un 70%
• Para en 2005 hay 500 bibliotecas
•Realizar los suficientes incentivos educativos para mejorar la educación formal y no formal, en el 2005 se tienen proyectados 30 eventos a nivel nacional.
•Dotación de 2.602.000 volúmenes para bibliotecas en el primer trimestre del 2005.
fortalecidas.
•En el 2005 se logro el cubrimiento de 150 municipios sin bibliotecas. •Para el 2005 se realizaron 35 eventos para fomentar la lectura en los jóvenes.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
Indicadores iniciales INDICADORES DE GESTION Código: 0700G006 Nombre: Bibliotecas públicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional para el fortalecimiento. Formula: BPF = BPt1 – BPt0 Descripción: Número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional en un periodo t1 – t0, donde: BPF : Variación en el número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional BPt1 : Número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional en un periodo t1. BPt0 : Número de bibliotecas publicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional en un periodo t0 Unidad : Número.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN SIN PROYECTO
INDICADORES DE GESTION Nombre: Bibliotecas públicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional para el fortalecimiento Medicion : Donde: t0 : 2001 t1 : 2002 BPt0 : 50 BPt1 : 150
BPF = 150-50 BFP = 50 El resultado implica que durante el periodo de estudio se atendieron 50 bliotecas por parte de la Red de Bibliotecas Públicas.
Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Formato SI - 03: Situación sin proyecto vs con proyecto:
FORMATO SI – 03 SITUACIÓN SIN PROYECTO VS CON PROYECTO. EVALUACIÓN EXANTE SITUACIÓN CON PROYECTO
INDICADORES DE GESTION Nombre: Bibliotecas públicas a las que se ha brindado apoyo a través de la red a nivel nacional para el fortalecimiento Medición : Donde: t0 : 2004 t1 : 2005 BPt0 : 0 BPt1 : 500
BPF = 500 -0 BFP = 500 El resultado implica que durante el periodo 2004-2005 y con la implantación del plan se atendieron 500 bibliotecas.
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