Ppt 19-selesai.docx

Perencanaan Contingency, Fallback dan Contingency Reserves   

Perencanaan Contingency (kemungkinan) adalah tindakan yang telah dilakukan pada tim sebuah proyek yang akan diambil jikan teridentifikasi sebuah kejadian yang beresiko. Perencanaan Fallback (mundur) adalah perencanaan yang dilakukan untuk proyek yang memiliki akibat dari risiko yang tinggi, yang dilakukan pada saat penentuan tujuan proyek. Perencanaan Contingency reserve adalah ketentuan yang dipegang oleh sponsor proyek yang dapat digunakan untuk mengurangi biaya atau risiko jika terjadi perubahan cakupan atau kualitas dari proyek tersebut.

Sumber risiko yang umum terjadi pada Teknologi Informasi   

Telah dikembangkan sebuah alat ukur untuk menilai dari potensial risiko pada bidang teknologi informasi yang ada oleh Standish Group. McFarlan telah mengembangkan sebuah kuisioner untuk menilai suatu risiko. Terdapat katagori lain untuk membantu mengidentifikasi potensial risiko,sebagai berikut  Risiko pasar : akankah produk baru akan bermanfaat bagi suatu organisasi atau dapat mudah dipasarkan oleh yang lain ? akankah pengguna produk dapat menggunakan dan menerima produk atau layanan yang diberikan ?  Risiko keuangan : dapatkan organisasi mampu melakukan proyek ? apakah proyek ini cara terbaik untuk menggunakan sumber daya keuangan perusahaan ?  Risiko teknologi : Apakah proyek layak secara teknis ? mungkinkah teknologinya sudah using sebelum produk berguna dapat diproduksi ?

Tabel 10-3 Lembar potensial risiko dari teknologi informasi

Success Criterion

Points

User Involvement

19

Executive Management support

16

Clear Statement of Requirements

15

Proper Planning

11

Realistic Expectations

10

Smaller Project Milestones

9

Competent Staff

8

Ownership

6

Clear Visions and Objectives

3

Hard-Working, Focused Staff

3

Total

100

Berikut merupakan kuisioner risiko yang dikembangkan oleh McFarlan 1.

2.

3.

4.

What is the project estimate in calendar (elapsed) time? ( ) 12 months or less

Low = 1 point

( ) 13 months to 24 months

Medium = 2 points

( ) Over 24 months

High = 3 points

What is the estimated number of person days for the system? ( ) 12 to 375

Low = 1 point

( ) 375 to 1875

Medium = 2 points

( ) 1875 to 3750

Medium = 3 points

( ) Over 3750

High = 4 points

Number of departments involved (excluding IT) ( ) One

Low = 1 point

( ) Two

Medium = 2 points

( ) Three or more

High = 3 points

Is additional hardware required for the project? ( ) None

Low = 0 points

( ) Central processor type change

Low = 1 point

( ) Peripheral/storage device changes Low = 1 ( ) Terminals

Med = 2

( ) Change of platform, for example High = 3 PCs replacing mainframes

Terdapat sebuah pengalaman yang dapat diambil dari kisah David Anderson yang merupakan seorang project manager dari Kaman Sciences Corp. yang menjelaskan kepada CIO Enterprise Magazine bahwa dalam proyek harus fokus pada bisnis yang ada terlebih dahulu, bukan teknologinya. Setelah David Anderson menghabiskan waktu berminggu-munggu serta ribuan US dollar untuk menyediakan sistem keuangan baru dan sumer daya manusia berbasis server-client. Anderson memilih teknologi tercanggih dan menerobos dari proyek yang seharusnya, hal ini membuat Anderson dan tim proyek menyadari kesalahan tersebut.

Identifikasi Risiko Identifikasi risiko merupakan proses untuk memahami potensi apa yang tidak diinginkan dapat timbul yang berkaitan dengan proyek

Beberapa alat dan teknik dalam melakukan identifikasi risiko sebagai berikut :    

Brainstorming The Delphi Technique Interviewing SWOT analysis

Berikut merupakan potensial risiko dalam area divisi Tabel 10.5 Potensial risiko dari masing-masing divisi area Knowledge Area

Risk Conditions

Integration

Inadequate planning; poor resource allocation; poor integration management; lack of post-project review

Scope

Poor definition of scope or work packages; incomplete definition of quality requirements; inadequate scope control

Time

Errors in estimating time or resource availability; poor allocation and management of float; early release of competitive products

Cost

Estimating errors; inadequate productivity, cost, change, or contingency control; poor maintenance, security, purchasing, etc.

Quality

Poor attitude toward quality; substandard design/materials/workmanship; inadequate quality assurance program

Human Resources

Poor conflict management; poor project organization and definition of responsibilities; absence of leadership

Communications

Carelessness in planning or communicating; lack of consultation with key stakeholders

Risk

Ignoring risk; unclear assignment of risk; poor insurance management

Procurement

Unenforceable conditions or contract clauses; adversarial relations

Analisa Risiko Kuantitatif  

Menilai kemungkinan dan dampak risiko yang teridentifikasi untuk menentukan besarnya dan prioritasnya Alat dan teknik kuantifikasi risiko termasuk  matriks probabilitas / dampak  10 teknik pelacakan item risiko teratas  Penilaian para ahli

Commented [D1]: By Dzhokar 02311540000027

Tabel 10.6 Probababilitas matriks sampel/dampak untuk penilaian resiko kualitatif

Top 10 Risk Item Tracking Adalah panduan untuk memelihara kesadaran resiko sepanjang masa proyek dengan menetapkan tinjauan berkala dari 10 hal resiko proyek teratas. Daftar peringkat saat ini, peringkat sebelumnya, berapa kali risiko muncul pada daftar selama periode waktu tertentu, dan ringkasan kemajuan yang dibuat dalam menyelesaikan item risiko.

Tabel 10.7 Contoh top 10 risk item tracking

Monthly Ranking Risk Item

This

Last

Month

Month

Number Risk Resolution of Months Progress

Inadequate planning

1

2

4

Working on revising the entire project plan

Poor definition of scope

2

3

3

Holding meetings with project customer and sponsor to clarify scope

Absence of leadership

3

1

2

Just assigned a new project manager to lead the project after old one quit

Poor cost estimates

4

4

3

Revising cost estimates

Poor time estimates

5

5

3

Revising schedule estimates

Expert Judgement Banyak organisasi mengandalkan perasaan intuitif dan pengalaman para ahli di masa lalu untuk membantu mengidentifikasi potensi risiko proyek. Para ahli dapat mengkategorikan risiko sebagai tinggi, sedang, atau rendah dengan atau tanpa teknik yang lebih canggih Analisis Resiko Kuantitatif Sering mengikuti analisis risiko kualitatif, tetapi keduanya dapat dilakukan bersama atau secara terpisah. Proyek besar, kompleks yang melibatkan teknologi mutakhir seringkali membutuhkan analisis risiko kuantitatif yang luas.Teknik utama termasuk Analisis pohon keputusan dan Simulasi Decision Trees and Expected Monetary Value (EMV) Pohon keputusan adalah metode diagram yang digunakan untuk membantu Anda memilih tindakan terbaik dalam situasi di mana hasil di masa depan tidak pasti. EMV adalah jenis pohon keputusan di mana Anda menghitung nilai moneter yang diharapkan dari suatu keputusan berdasarkan probabilitas peristiwa risiko dan nilai moneter

Contoh Expected Moneraty Value (EMV) Simulation Simulasi menggunakan representasi atau model sistem untuk menganalisis perilaku atau kinerja sistem yang diharapkan. Analisis Monte Carlo mensimulasikan hasil model berkali-kali untuk memberikan distribusi statistik dari hasil yang dihitung. Untuk menggunakan simulasi Monte Carlo, Anda harus memiliki tiga perkiraan (kemungkinan besar, pesimistis, dan optimistis) ditambah perkiraan kemungkinan perkiraan berada di antara nilai-nilai optimis dan kemungkinan besar Apa yang benar? McDonnell Aircraft Company menggunakan simulasi Monte Carlo untuk membantu mengukur risiko pada beberapa proyek rekayasa desain canggih. Proyek National Aerospace Plan (NASP) melibatkan banyak risiko. Tujuan dari proyek multi-miliar dolar ini adalah untuk merancang dan mengembangkan kendaraan yang dapat terbang ke luar angkasa menggunakan pendekatan satu tahap ke orbit. Pendekatan satu-tahap-ke-orbit berarti kendaraan harus mencapai kecepatan Mach 25 (25 kali kecepatan suara) tanpa pendorong roket. Sebuah tim insinyur dan profesional bisnis bekerja sama pada pertengahan 1980-an untuk mengembangkan model perangkat lunak untuk memperkirakan waktu dan biaya pengembangan NASP. Model ini kemudian dihubungkan dengan perangkat lunak simulasi Monte Carlo untuk menentukan sumber biaya dan risiko jadwal untuk proyek. Hasil simulasi kemudian digunakan untuk menentukan bagaimana perusahaan akan menginvestasikan dana penelitian dan pengembangan internal. Meskipun proyek NASP dihentikan, penelitian yang dihasilkan telah membantu mengembangkan bahan yang lebih maju dan sistem propulsi yang digunakan pada banyak pesawat modern.

Contoh Hasil Simulasi Monte Carlo untuk Jadwal Proyek

Contoh Hasil Simulasi Monte Carlo untuk Biaya Proyek Perencanaan Respons Risiko Setelah mengidentifikasi dan mengukur risiko, Anda harus memutuskan bagaimana meresponsnya Empat strategi utama: Penghindaran risiko: menghilangkan ancaman atau risiko tertentu, biasanya dengan menghilangkan penyebabnya Penerimaan risiko: menerima konsekuensi seandainya risiko

terjadi Pemindahan risiko: mengalihkan konsekuensi dari risiko dan tanggung jawab untuk pengelolaannya kepada pihak ketiga Mitigasi risiko: mengurangi dampak dari suatu peristiwa risiko dengan mengurangi kemungkinan kejadiannya Strategi Mitigasi Risiko Umum untuk Risiko Teknis, Biaya, dan Jadwal

Pemantauan dan Pengendalian Risiko Pemantauan risiko melibatkan mengetahui status mereka Mengontrol risiko melibatkan melaksanakan rencana manajemen risiko saat risiko terjadi Penanganan masalah adalah respons yang tidak direncanakan terhadap peristiwa berisiko yang harus dilakukan ketika tidak ada rencana darurat Keluaran utama pemantauan dan pengendalian risiko adalah tindakan korektif, permintaan perubahan proyek, dan pembaruan untuk rencana lain Kontrol Respon Risiko Kontrol respons risiko melibatkan pelaksanaan proses manajemen risiko dan rencana manajemen risiko untuk merespons peristiwa risiko. Risiko harus dipantau berdasarkan tonggak dan keputusan yang dibuat terkait risiko dan strategi mitigasi. Terkadang diperlukan penyelesaian atau respons yang tidak direncanakan terhadap peristiwa berisiko Menggunakan Perangkat Lunak untuk Membantu dalam Manajemen Risiko Proyek Basis data dapat melacak risiko. Banyak departemen TI memiliki basis data pelacakan masalah. Spreadsheet dapat membantu melacak dan mengukur risiko. Perangkat lunak manajemen risiko yang lebih canggih, seperti alat simulasi Monte Carlo, membantu dalam menganalisis risiko proyek Hasil Manajemen Risiko Proyek yang Baik

Tidak seperti manajemen krisis, manajemen risiko proyek yang baik sering tidak diperhatikan Proyek yang dikelola dengan baik tampaknya hampir tanpa usaha, tetapi banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk menjalankan proyek dengan baik. Manajer proyek harus berusaha untuk membuat pekerjaan mereka terlihat mudah untuk mencerminkan hasil proyek yang dikelola dengan baik

Commented [D2]: By Ifaldi