Potokoler Pelantikan Pejabat.docx

POTOKOLER PELANTIKAN PEJABAT 1. 2. 3.

Cek kembali susunan acara, perhatikan detail susunan acara. Saat gladi bersih, pastikan semua item sudah pas dan sudah dipratekkan Contoh script pelantikan Assalamu’alaikum Wr. Wb SUSUNAN ACARA PELANTIKAN, SERAH TERIMA JABATAN SERTA PENGAMBILAN SUPAH PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN INSTIT SENI INDONESIA PADANGPANJANG SENIN, 16 JANUARI 2017

1. 2. 3. 4. 5.

6.

7. 8.

Pembukaan oleh Protokol Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an oleh xxxxxxxxxxxxxx, SE. Menyanyikan lagu Indonesia Raya Pembacaan Surat Keputusan Rektor ISI Padangpanjang oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan dan Kepegawaian Pengambilan Sumpah Jabatan a. Kepada pejabat yang disebutkan namanya dimohon untuk mengambil tempat Dr. xxxxxxxx S.Sn, M.Sn Xxxxxxxxxxx S, Ag, M.Hum Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn b. Rohaniawan dimohon untuk mendampingi Pejabat yang akan diambil sumpahnya c. Pengambilan Sumpah Jabatan oleh Rektor ISI Padangpanjang diikuti oleh Pejabat yang dilantik ---------------------------d. Rohaniawan dan pejabat yang telah dilantik dimohon untuk kembali ke tempat Penandatanganan Berita Acara Sumpah Jabatan a. Kepada Pejabat yang disebutkan namanya dimohon maju ke depan Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn b. Bapak Rektor dimohon untuk menyaksikan penandanganan Berita Acara Sumpah Jabatan c. Pejabat yang menandatangani berita acara sumpah jabatan dimohon untuk kembali ke tempat Pembacaan Naskah Pelantikan oleh Rektor ISI Padangpajang Penandanganan Naskah Serah Terima Jabatan secara simbolis

9.

10.

11.

12.

13. 14. 15.

16.

a. Kepada Pejabat yang disebut namanya di mohon untuk maju ke depan Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn sebagai Pejabat lama Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn sebagai Pejabat baru b. Bapak Rektor dimohon untuk menyaksikan penandanganan serah terima jabatan c. Pejabat lama dan baru dimohon untuk kembali ketempat Penyerahan Piagam Penghargaan dan ucapan terimakasih kepada pejabat lama dari Rektor ISI Padangpanjang a. Kepada pejabat yang disebut namanya dimohon maju kedepan Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn b. Kepada Bapak Rektor dimohon ke depan untuk menyerahkan piagam Penghargaan …. c. Rektor dan Pejabat lama dimohon untuk kembali ke tempat Penandanganan Fakta Integritas oleh Pejabat yang baru dilantink secara simbolis a. Kepada pejabat yang disebut namanya dimohon maju kedepan Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn b. Kepada Bapak Rektor dimohon ke depan untuk menyaksikan penandatanganan fakta integritas ……… c. Pejabat yang menandatangani dipersilahkan untuk kembali ke tempat Pengambilan Sumpah Pegawai Negeri Sipil ISI Padangpanjang a. Kepada Pegawai Negeri Sipil yang disebut namanya mohon mengambil tempat Dr. xxxxxxxx S.Sn, M.Sn Xxxxxxxxxxx S, Ag, M.Hum Xxxxxxxxxxx S.H Xxxxxxxxxxx S.E Xxxxxxxxxxx S.Sn, M.Sn b. Rohaniawan dimohon mengambil tempat c. Pengambilan sumpah pegawai negeri sipil oleh Rektor ISI Padangpanjang, diikuti bersama-sama oleh pegawai negeri sipil yang diambil sumpahnya d. Rohaniawan dipersilahkan untuk kembali ke tempat Penandatangan Berita Acara Sumpah Pemuda Negeri Sipil a. Kepada saksi dimohon untuk mengambil tempat b. Kepada pengawai negeri sipil/yang disebut namanya/dimohon maju ke depan c. Rektor ISI Padangpanjang dimohon menyaksikan Penandatanganan Berita Acara. Saksi dan Pegawai Negeri Sipil yang baru diambil sumpahnya, dimohon untuk kembali ketempat Sambutan oleh Rektor ISI Padangpanjang Pembacaan Do’a oleh Rohaniawan Pemberian ucapan selamat kepada pejabat yang baru dilantik dan ucapan terima kasih pada pejabat lama/serta Pemberian ucapan selamat kepada Pegawai Negeri Sipil yang baru diambil sumpahnya/didahului oleh Rektor dan diikuti undangan lainnya Sesi foto bersama Bapak Rektor beserta jajarannya /dan pejabat yang baru dilantik / serta Pegawai Negeri Sipil yang baru diambil sumpahnya

17.

Penutup : Dengan demikian, selesailah acara Pelantikan, Serah Terima Jabatan serta Pengambilan Sumpah PNS di lingkungan ISI Padangpanjang atas perhatian dan partisipasi kita semua diucapkan terimakasih. Wasalammu’alaikum Wr Wb Begini tata cara pelantikan dan pengambilan sumpah jabatan administrator, pengawas dan fungsional Kepala BKN Bima Haria Wibisana sebagaimana dikutip dari laman resmi sekretaris Negara telah menandatangani peraturan kepala (Perka) BKN Nomor 7 tahun 2017 tentang tata cara peantikan dan pengambilan sumpah jabatan administrator, jabatan pengawas, jabatan fungsional dan jabatan pimpinan tinggi pada tanggal 15 Juli 2017. Itu artinya, pelaksanaan dan tata car apelantikan dan pengambilan sumpah jabatan akan berlansung secara seragam di seluruh Indonesia. Dalam lampiran perka itu disebutkan, setiap PNS yang diangkat menjadi pejabat administrator dan pejabat pengawas wajib dilantik dan mengangkat sumpah/janji jabatan menurut agama atau kepercayaannya kepada TUHAN Yang Maha Esa. Untuk itu PNS yang akan dilantik dan diangkat sumpah/janji Jabatan sebagaimana dimaksud, diundang secara tertulis paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal pelantikan dan pengambilan sumpah janji jabatan. Perka ini juga menegaskan, bahwa pelantikan dan pengambilan sumpah/janji Jabatan administrator dan jabatan pengawas dilakukan paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak keputusan pengangkatannya ditetapkan. Selain itu, Perka ini juga mengatus bahwa, Sumpah/janji Jabatan administrator dan jabatan pengawas dimbil oleh PPK di lingkungannya masing-masing. PPK sebagaimana dimaksud dapat menunjuk pejabat lain di lingkungannya untuk mengambil sumpah/janji Jabatan. Adapun bunyi sumpah/janji jabatan untuk administrator dan pengawas adalah sebagai berikut : Demi Allah, saya bersumpah: bahwa saya, akan setia dan taat kepada Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 serta akan menjalankan segala peraturan perundang-undangan dengan selurus-lurusnya, demi dharma bakti saya kepada bangsa dan Negara. Bahwa saya dalam menjalankan tugas jabatan akan menjunjung etika jabatan, bekerja dengan sebaik-baiknya dan dengan penuh rasa tanggung jawab; bahwa saya, akan menjaga integritas, tidak menyalahgunakan kewenangan, serta menghindarkan diri dati perbuatan terscela.

Untuk mereka yang beragama non muslim kata di awal sumpah, “Demi Allah….. disesuaikan dengan agama masing-masing. Adapun dalam hal PNS berkeberatan untuk mengucapkan sumpah karena keyakinan tentang agama atau kepercayaannya kepada Tuhan Yang Masa Esa, menurut perka BKN ini, PNS yang bersangkutan mengucapkan janji jabatan. Dalam hal seorang PNS mengucapkan janji jabatan sebagaimana dimaksud, maka kalimat Demi Allah, saya bersumpah diganti dengan kalimat: Demi Tuhan Yang Maha Esa, saya menyatakan dan barjanji dengan sungguh-sungguh, “bunyi perka BKN ini. Menurut perka BKN ini, setiap pengambilan sumpah/janji Jabatan dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh pejabat yang mengambil sumpah/janji jabatan PNS yang mengangkat sumpah/janji jabatan dan saksi. Adapun susunan acara pelantikan dan pengambilan sumpah/janji jabatan, menurut perka BKN ini, paling kurang memuat: a. Menyanyikan dan/atau mendengarkan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya b. Pembacaan Surat Keputusan Pengangkatan dalam jabatan; c. Pembacaan naskah pelantikan d. Pengambilan sumpah/janji jabatan e. Penantanganan berita acara pelantikan dan pengambilan sumpah/janji jabatan. TATA CARA PENGATURAN KUNJUNGAN TAMU NEGARA 1. Acara kunjungan tamu Negara disajikan oleh : Drs.Noersal samad, MA (UI) I. PERENCANAAN A. PERSIAPAN PENDAHULUAN Peninjauan ke lokasi upacara Permintaan data cuaca pada saat upacara menyusun beberapa kemungkinan tata ruang dan tempat Penentuan alat/perlengkapan upacara  Alat pengeras suara  Dekorasi  Permadani merah  Kalung bunga  Bendera-bendera pada ruang upacara  Surat undangan  Susunan acara  Akomodasi  Transportasi  Keamanan upacara B. DF

II. DFF 2. Penentuan biaya yang diperlukan 3. Akomodasi RAGAM KUNJUNGAN Djumala mengatakan, kunjungna kerja (working visit) adalah saat seorang kepala Negara atau pemerintahan datang untuk membicarakan hal-hal teknis dan bersifat spesifik. Sang pimpinan bisanya hanya didampingi dua menteri terkait saat kunjungan kerja ke Indonesia. Sehingga, penyambutan dilakukan sangat sederhana. Treatment-nya datang, kemudian diterima (Presiden), diskusi meja bundar kecil. Setelah itu makan siang informal. Tidak pakai lilin, bunga dan music” “kata Djumala ketika berbincang dengan CNN Indonesia.com Contoh kunjungan kerja ini, kata Djumala, adalah saat perdana menteri Malaysia Najab Razak pada 11 Oktober 2015 di Istana Bogor, keduanya membahas rencana pembelian lahan sawit dan penanganan kabut asap di Indonesia. Berikutnya adalah kunjungan resmi (official visit) dan tingkatnya di atas kunjungan kerja. Dalam kunjungan jenis ini, kepala Negara atau pemerintahan sahabat biasanya membata banyak menteri dan sujumlah delegasi resmi seperti pengusaha karena ruang lingkup pembahasan mulai luas. Gaya “Meriah” Jokowi Menyambut Tamu Negara Sahabat/Perdana Menteri Jepang H.E. Shinzo Abe dan Ny. Akie Abe mengunjungi Presiden Joko Widodo di Istana Bogor. (CNN Indonesia/ Paca Syurkani/pool). Jokowi dan Abe membahas banyak isu seperti kereta semi-cepat, investasi irigasi dan konservasi pantai, pembangunan pelabuhan Patimban (Kabupaten Subang), kemaritiman, hingga pengambangan nuklir dan rudal Korea Utara. “Kemarin di Bogor itu biasa. Di airport tidak ada penyambutan, dentuman hanya 19 kali, culture of performance-nya juga Cuma satu” ucap Djumala. Agenda Iriana dan Akie melihat-lihat kerajinan tangan di Instana, kata Djumala, tak bisa disebut Spouse Program. Menurutnya, itu untuk mengisi waktu ketika sang suami sedang Veranda Talk. Spouse Program dan kemeriahan sesungguhnya dapat dilihat dalam kunjungna kenegaraan (state visit). Kunjungan ini merupakan yang tertinggi dan terbesar. Perbedaan penyambutan secara teori akan terlihat signifikan. Mulai dari penyambutan di landasan udara, jumlah dentuman, penampilan khas daerah, hingga agenda khusus kedua Ibu Negara.

“di airport pakai tari-tarian, bunga dan bendera. Dentumannnya 21 kali. Performance-nya besarbesaranan. Ibu Negara juga keluar sendiri,”kata Djumala. Ia menuturkan, saat pemerintahan Susilo Bambang Yudhoyono, biasanya seluruh petinggi kunjungan kerja diwajibkan mengenakan dress code black tie (jas berdasi kupu-kupu) saat makan malam resmi di istana. Namun, hal ini tak diwajibkan saat era Jokowi. Penyambutan ini berbeda karena pembahasan kunjungan kenegaraan sudah sangat besar “ada strategic partenership, issues, dan agreement. Jauh lebih luas lagi, “tegasnya. Contohnya saat menyambut presiden Ukraina Petro Poroshenko Agustus 2016 lalu. Ia dan Jokowi menandatangani nota kesepahaman bidang pertahanan, pertanian, pendidikan diplomatic, serta bebas visa diplomatic dan dinas. Tiga hari di Indonesia, Petro dan Marlina, istrinya, berkunjung ke Yogyakarta danBali guna pertemuan Sri Sultan Hamengku Buwono X dan Gubernur Bali terkait kerja sama ekonomi, ini merupakan kunjungan pertama dalam 20 tahun terakhir. Gaya ‘Meriah’ Jokowi menyambut Tamu Negara Sahabat Presiden Joko Widodo, bersama anak-anak berpakaian adat Indonesia, menyambut Presiden Ukraina Petro Poroshenko di Istana Negara. (CNN Indonesia/Christie Stefanie) Fleksibel Djumala menegaskan, seluruh prosesi bagi ketiga jenis kunjungan bersifat fleksibel dan tak harus dilakukan mutlak sesuai teori keprotokolah. Menurutnya, semua tergantung pada kondisi di lapangan dan Negara masing-masing. Menurutnya, tak memerlukan waktu lama mempersiapkan kelengkapan penyambutan. Tidak ada standar pasti mengenai pemberitahuan kedatangan pimpinan Negara ke Indonesia. Ia menceritakan, ada yang memberi tahu seminggu, sebulan, hingga setahun sebelum kedatangan. “seperti waktu Singapura ke sini, Cuma seminggu. Kalau besar, biasanya dua tiga bulan, confirmed. Tapi kalau pengaturan bulannya bisa setahun sebelumnya, “tuturnya. Dalam masa persiapan, biasanya ia paling sering bernegosiasi mengenai pengamanan dengan Negara tamu. Seperti Abe, perwakilan Jepang meminta agar sejumlah pasukan pengamanan menreka turut menjaga bersama Paspampres Indonesia. “Pengamanan di Indonesia kan kami yang bertanggung jawab, percayakan kepada kami. Akhirnya, (pasukan pengamanan) Abe Cuma dua boleh masuk,’ katanya. Menurutnya hanya masalah pengamanan yang selama ini menjadi perhatian dan paling sering didiskusikan jelang menerima kunjungan tamu Negara. Dalam undang-undang sendiri dikenal tiga tata aturan keprotokolan yakti Tata Tempat, Tata Upacara, danTata Penghormatan. Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Sedangkan, tata

penghormatan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Dalam keprotokolan Negara Republic Indonesia sendiri terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler yakni asas kebangsaan, asas ketertiban dan kepastian hokum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselaransan, dan asas timbale balik. 1. Asas Kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistic (kebinekaan) dengan tetap menjaga prinsip Negara kesatuan Republik Indonesia 2. Asak ketertiban dan kepastian hukum adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum. 3. Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan adalah keprotokolah harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan, antara individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan Negara. 4. Asas timbale balik adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari Negara lain. Tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri antara lain : 1. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, pejabat pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu, dan/atau tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam Negara, pemerintahan, dan masyarakat. 2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan 3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa Disamping asas-asas yang mengatur keprotokolan serta tujuan adanya keprotokolan, secara kontekstual keprotokolan Negara sendiri atas kenegaraan, kebangsaan, pergaulan dan acara. Adapun penjelasannya sebagai berikut : a. Kenegaraan; seperti yang tercantum dalam buku pedoman protokol 2005 dari encyclopedia britanica 18962 bahwa kenegaraan meliputi norma yang mengatur terciptanya hubungan baik di dalam bangsa itu sendiri maupun dengan bangsa dan Negara lain, scope dari kenegaraan ini adalah kunjungan tamu Negara, kunjungan kepala Negara RI keluar negeri. b. Kebangsaan; pengaturan dilakukan selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Kebangsaan ini meliputi presean, kunjungan pejabat RI dan tamu asing ke daerah serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera kebangsaan.

c. Pergaulan; seperangkat peraturan tentang perilaku dalam tata pergaulan resmi dan dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah Negara serta wakil-wakilnya. d. Acara; pengaturan kegiatan yang bersifat resmi termasuk pemberian penghormatan dan pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya. Kegiatan keprotokolan termasuk ke dalam kegiatan yang terencana, terstruktur, teratur, rati dan terorganisir. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang sefatnya umum atau kenegaraan dan kegiatan yang berkaitan dengan lembaga perguruan tinggi. Jenis kegiatan yang sifatnya umum misalnya, upacara pelantikan dan serah terima jabatan, upacara penangdatanganan naskah kerja sama, upacara sumpah pegawai, peresmian gedung baru, seminar, symposium, diskusi dan lain sebagainya. Kegiatan seperti ini juga berlaku di instansi-instansi dan universitas atau lembaga pendidikan. Namun secara lebih spesifik, kegiatan yang ada di perguruan tinggi antara lain; upacara dies natalis, upacara wisuda, upacara pengukuhan guru besar, upacara kenaikan pangkat doctor dan lain-lain. Aktivitas keprotokolan sendiri secara lebih luas terdiri dari lima hal yakni tata ruang, tata upacara, tata tempat, tata busana, dan tata warkat. Terdapat lima hal tersebut terdapat aturanaturan yang perlu diperhatikan. Untuk memasuki dunia protokoler, pemahaman dan penerapan atas aturan-aturan tersebut sangatlah penting. Adapun penjelasan mengenai aturan-aturan tersebut antara lain: 1. Tata ruang Tata ruang adalah pengaturan ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. a. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk dimaksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya. b. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksnaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya. Dalam prakteknya, protokoler harus memerhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail, misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain; a. Ruang harus sesuai dengna kebutuhan (jumlah kursi dan meja) b. Papan nama petunjuk yang diperlukan c. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat d. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan 2. Tata upacara Tata upcara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan; a. Jenis kegiatan; b. Bahasa pengantar yang dipergunakan;

c. Materi aktivitas. Dalam tata upacara, haruslan direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan pembicaraan atau pemberi sambutan tersebut, dengan menghubunginya beberapa wkatu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara. 3. Tata tempat (preseance) Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Yang dimaksudkan di sini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, keduudkan administratif/ structural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan keputuran presiden nomor 265 tahun 1968. Adapun dalam aturannya, terdapat pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance antara lain: a. Golongan very important personal (VIP) pihak yang didahulukan karena jabatannya atau kedudukannya. b. Golongan Very Important citizen (VIC) pihak yang didahulukan karena derajatnya, misalnya bangsawan dan sebagainya. Pedoman dalam Preseance a. Aturan dasar preseance 1) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan atau mendahului, 2) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang berdiri di sebelah kanan b. Aturan umum tata tempat 1) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap sebagai tempat pertama adalah yang menghadap pintu keluar sedangkan untuk yang duduk di dekap pintu dianggap sebagai tempat paling terakhir. 2) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yakni jika orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang utama c. Aturan tempat duduk Aturan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut 1) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi 2) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.

d. Aturan urutan memasuki kendaraan Selanjutnya ialah tata urutan memasuki kendarana. Untuk undangan resmi atau kenegaraan diperlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang sangat matang. Tipe kendaraan juga bahkan mempengaruhi pengaturan tersebut. Untuk pengemudi pun ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler yang juga akan mempengaruhi penampilannya. Ada beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kendaraan mobil atau kereta api yakni sebagai berikut : 1) Pesawat udara: seseorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir sedangkan ketika menuruni pesawat orang yang utama tersebut akan turun lebih dahulu 2) Kapal laut: seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan turun lebih dahulu pula. 3) Kendaraan mobil atau kereta : seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan akan mendahului yang lain. Namun demikian, apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang tidak memungkinkan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian. 4) Untuk letak kendaraan, hendaknya ke kiri. Hal ini berarti arah kendaraan yang akan menuju, berada di sebelah kiri kita 5) Seeseorang yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan sedangkan yang berikutnya di sebelah kiri 6) Apabila telah sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkan orang utama untuk dapat turun terlebih dahulu 7) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri dan orang ketiga duduk di bagian tengah 8) Jika mobil memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya. e. Tata busana

f. da 4. Tata Busana Tata busana yang dimaksud disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan dan dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. Adapun terdapat jenis tata busana yang perlu diketahui antara lain: a. pakaian sipil lengkap (PSL)

b. Pakaian Sipil Harian (PSH) c. Pakaian Dinas Lapangan (PDL) d. Pakaian Dinas Harian (PDH) e. Pakaian DInas Upacara I, II, III, (PDU) untuk kalangan militer f. Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu) g. Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri) h. Toga (untuk perguruan tinggi/Institut) 5. Tata Warkat Tata warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan, dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikna antara lain: a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan b. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tujuan kegiatan yang ingin tercapai sendiri c. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya. d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya e. Dalam undangan perlu dijelaskan bahwa undangan tersebut diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduk g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan h. Menentukan batas waktu penerimaan tamu i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz) j. Undangan dikirim dalam waktu relative tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan(seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim) Selain kelima aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam melaksanakan kegiatan keprotokolan. Hal ini yang akan menunjang dan menentukan keberhasilan dalam melaksanakan kegiatan, antara lain: a. Tata cara; setiap kegiatan acara harus dilakukah secara tertib dan khidmat serta setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakukan harus berdasarkan aturan dan urutan yang telah ditentukan. b. Tata karma; yaitu etiket dalam pemberian penghormatan c. Aplikasi aturan-aturan; yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan. Hal ini harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi pada saat kegiatan.

Seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa salah satu jenis kegiatan protocol adalah protokol lembaga pendidikan. Setiap lembaga pendidikan pada umumnya memiliki kegiatan yang memerlukan keprotokolan dan dalam pelaksanaanya tak jarang sekolah maupun perguruan tinggi melibatkan peran aktif siswa dan mahasiswa mereka. Sebagai contoh, di Sekolah Menengah Atas pada umumnya terdapat unit kegiatan siswa atau yang biasa disebut dengan ektrakulikuler, salah satu nya adalah Praja Muda Karana (Pramuka). Pada pramuka ini terdapat bagian yang dinamakan unit dan saka. Salah satu unit yang ada pada pramuka yakni unit protokoler. Unit protokoler inilah yang kemudian sering kali dilibatkan baik dalam kegiatan sekolah maupun kegiatan kepramukaan di tingkat cabang. Demikian pula dengan mahasiswa, dewasa ini mahasiswa mulai dilibatkan dalam aktivitas dan kegiatan yang diadakan de perguruan tinggi. Mahasiswa sendiri dalam pertauran pemerintah RI No. 30 tahun 1990 adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar di perguruan tinggi tertentu. Selanjutnya menurut Sarwono (1978) mahasiswa adalah setiap orang yang secara resmi terdaftar untuk mengikuti pelajaran di perguruan tinggi dengan batas usia sekitar 18-30 tahun. Mahasiswa merupakan suatu kelompok dalam masyarakat yang memperoleh statusnya karena ikatan dengan perguruan tinggi. Pengertian mahasiswa menurut Knopfemacher (dalam Suwono, 1978) merupakan insane-insan calon sarjana yang dalam keterlibatannya dengan perguruan tinggi (yang makin menyatu dengna masyarakat), di didik dan diharapkan menjadi calon intelektual. Pada implementasinya pengertian mahasiswa memiliki arti yang jauh lebih luas dari sekedar fungsi administrative mereka sebagai seorang pelajar pada perguruan tinggi. Seperti yang diungkapkan oleh bung karno “Berilah aku lima pemuda, niscaya aku akan merubah dunia.” Beliau mengungkapkan betapa besarnya kekuatan yang dimiliki oleh pemuda yang pada saat itu, mereka berperan dalam menentang segala bentuk penjajahan yang menyengsarakan rakyat. Hal ini menunjukkan peran pema agen perubahan. Sikap seperti inilah yang juga harus diilhami oleh pemuda di zaman sekarang. Sebagai generasi penerus yang berpendidikan mahasiswa memegang sebuah amanah besar dipundaknya. Hal ini berkaitan dengan ekspektasi masyarakat pada sosok mahasiswa. Sebagai mahasiswa berbagai macam label pun disandangnya. Mahasiswa dipandang sebagai Direct Of Change, mahasiswa dengan jumlah sumber daya-nya yang banyak dipandang mampu melakukan perubahan secara langsung. Dalam hal ini tentunya perubahan yang membawa kea rah yang lebih baik. Mahasiswa dianggap mampu menjawab keinginan masyarakat atas perubahan. Masih berkaitan pula dengan perubahan, mahasiswa dianggap sebagai Direct Of Change, dalam hal ini manusia sebagai masing-masing individu harus mampu untuk menjadi tonggak perubahan, segala hal yang dilakukannya harus berbasis pada kegiatna positif yang menghasilkan

perubahan kea rah kemajuan bangsa. Setiap individu memiliki beban moral yang sama dalam hal pencapaian suatu perubahan yang diinginkan masyarakat. Selanjutnya yang tidak kalah penting adalah peran mahasiswa sebagai Iron Stock, mahasiswa diharapkan menjadi sosok tangguh yang memiliki kemampuan dan moralitas yang baik sebagai generasi penerus bangsa yang nantinya sudah barang tentu akan menggantikan generasi sebelumnya. Dalam hal ini, mahasiswa juga merupakan asset, cadangan dan tonggak harapan bangsa dimasa depan. Untuk itu, mahasiswa perlu menjadi sosok yang mampu diandalkan oleh bangsa ini, sosok yang terpercaya dengan disertai kemampuan yang memadai menjadi ujung tonggak harapan masyarakat. Berkaitan pula dengan mahasiswa sebagai generasi penerus masa depan, mahasiswa pun dianggap sebagai Moral Force, dalam hal ini mahasiswa dituntut untuk menjadi sosok bermoral baik yang kelas dapat menjadi panutan masyarakat. Dengan demikian sikap dan perilaku mahasiswa akan sangat menjadi perhatian masyarakat karena pada hakekatnya sikap dan perilaku yang ditunjukkan oleh mahasiswa tersebut merupakan representasi atau wujud konkret dari pendidikan yang selama ini mereka dapatkan hingga membentuk satu pola piker tertentu yang sangat mempengaruhi pola perilaku mereka. Terdapat satu hal yang sejak dahulu hingga saat ini terlibat sebagai salah satu hal yang menonjol dari mahasiswa dan juga berkaitan dengan peran dan fungsi mahasiswa sendiri sebagai komunikator politik, yakni mahasiswa sebagai Social Control, mahasiswa sebagai sosok yang dengan intelektualitasnya dituntut mampu menjadi pengontrol kehidupan sosial yang ada di masyarakat dan mampu melakukan tindakan real terhadap hal-hal yang terjadi pada masyarakat. Di masyarakat sendiri banyak pandangan yang beredar mengenai predikat mahasiswa saat ini. Pandangan tersebut muncul dari berbagai prespektif yang beragam. Masyarakat pedesaan misalnya, mereka sangat menilai tinggi seorang mahasiswa, mereka sangat menghormati dan menghargai seseorang dengan predikat mahasiswa. Mahasiswa dianggap memiliki status sosial tinggi dan diidentikan sebagai seseorang yang akan menjadi pegawai negeri, pekerja kantor dan lain sebagainya.ketika seorang mahasiswa mendatangi suatu desa, biasanya mereka akan mendapatkan penjamuan dan penghormatan yang luar biasa dari masyarakatnya. Sedangkan, pada masyarakat kota biasanya mereka memandang mahasiswa sama seperti mereka memandang siswa pada umumnya baik SMP maupun SMA yakni sebagai seorang pelajar yang sedang menempuh pendidikan, namun perbedaanya, mahasiswa dianggap lebih dewasa dan memiliki kematangan. Ada pula yang mengatakan bahwa mahasiswa memiliki posisi diantara masyarakat dan pemerintah. Mahasiswa dalam hal hubungan masyarakat ke pemerintah dapat berperan sebagai control politik, yaitu mengawasi dan membahas segala pengambilan keputusan beserta

keputusan yang telah dihasilkan sebelumnya. Hal ini sesuai dengan peran mahasiswa yang telah disebutkan di atas yakni sebagai Social Control. Mahasiswa pun dipandang sebagai seseorang yang dapat berperan sebagai penyalur aspirasi rakyat, hal ini dimulai dengan melakukan interkasi sosial dengan masyarakat dilanjutkan dengan analisis masalah yang tepat maka diharapkan mahasiswa mampu menyampaikan realita yang terjadi di masyarakat beserta solusi ilmiah dan bertanggung jawab dalam menjawab berbagai masalah yang terjadi di masyarakat. Mahasiswa dalam hal hubungan pemerintah ke masyarakat dapat berperan sebagai penyambung lidah pemerintah. Mahasiswa diharapkan mampu membantu mensosialisasikan berbagai kebijakan yang diambil oleh pemerintah. Mohamad Hatta, wakil presiden RI memberikan pandangannya terhadap sosok mahasiswa. Beliau mengatakan bahwa mahasiswa memiliki peran dalam membentuk manusia susila dan democrat yang memiliki ciriciri : 1. Memiliki keincafan tanggung jawab atas kesejateraan masyarakat 2. Cakup dan mandiri dalam memelihara dan memajukan ilmu pengetahuan 3. Cakap memangku, jabatan atau pekerjaan di masyarakat Hal tersebut di atas merupakan hal yang berkaitan dengan peran mahasiswa di masyarakat yakni predikat yang melekat di diri mahasiswa yang kemudian menjadi penting adanya untuk disadari oleh mahasiswa itu sendiri agar kelak menjadi mahasiswa yang siap terjun dan mengabdi pada masyarakat. Terkait dengan hal tersebut, untuk dapat memenuhi perannya dalam masyarakat sebagai salah satu aspek utama dan tak kalah penting adalah sosok mahasiswa sebagai insan akademika yang memiliki peranan intelektual. Inilah yang pada dasarnya menjadi tugas utama seorang mahasiswa. Insane akademis itu sendiri memiliki dua ciri yaitu: memiliki sense of crisis, dan guardian of value. Dalam hal ini, insan akademis harus memiliki kepekaan dan sikap kritis terhadap masalah yang terjadi di sekitarnya saat ini. Insan akademis harus selalu mengembangkan dirinya sehingga mereka bisa menjadi generasi yang tanggap dan mampu menghadapi tantangan masa depan. Dalam hal tersebut, insane akademis sebagai orang yang selalu mengikuti watak ilmu, hal ini juga berhubungan dengna peran mahasiswa sebagai guardian of value (penjaga nilai), dimana mahasiswa harus mencari nilai kebenaran itu sendiri, kemudian meneruskannya kepada masyarakat serta yang terpenting adalah menjaga nilai kebenaran tersebut. Ada banyak kontribusi yang dapat dilakukan mahasiswa untuk masyarakat. Namun demikian dalam hal ini mahasiswa sendiri harus sadar betul dengan fungsi dan peran utama mereka, yakni untuk bergelut dalam ilmu pengetahuan sebagai kontribusi utama mahasiswa terhadap masyarakat. Mahasiswa harus benar-benar menggunakan potensinya dalam menggali ilmu dan pengetahuan. Hal ini sangat penting berkaitan dengan persaingan yang semakin ketat di luar sana. Indonesia sesungguhnya membutuhkan individu yang bukan hanya cakap namun juga

cerdas. Mendasari semua hal yang dilakukannya atas dasar ilmu dan pengetahuan sehingga dapat mencapai Indonesia yang maju dan mampu bersaing di kancah dunia. Namun demikian, seberapa besar pun prestasi yang dimiliki oleh seorang mahasiswa tanpa kemampuan mengaplikasikannya, ilmu yang mereka miliki tersebut akan terasa percuma. Seperti yang pernah dikatakan oleh seorang dosen Universitas Padjajaran bahwa di masa kini untuk memasuki dunia kerja saja tidak bisa kita hanya mengandalkan angka yang tinggi pada indeks prestasi. Lebih daripada itu, pengalaman dalam berorganisasi merupakan satu syarat penting yang harus dimiliki oleh seorang lulusan perguruan tinggi. Banyak contoh membuktikan bahwa mereka, orang yang sukses sebagai pemimpin, pengusaha, dan status sosial lainnya rata-rata dari mereka pasti pernah merasakan dinamika dalam berorganisasi, merasakan suka duka, susah senang, masin pahitnya berbagai hal dalam organisasi sehingga secara otomatis mereka akan terlatih untuk menjalankan organisasi dengan ruang lingkup yang jauh lebih besar, terlatih untuk menghadapi berbagai kesulitan dan mengubahnya menjadi tantangan, memiliki problem solving yang baik serta mampu bertahan dalam upaya dan usaha hingga mereka bisa meraih kesuksesan seperti saat ini. Berkolerasi dengan kehidupan berorganisasi dalam duani perkuliahan, menjadi protokoler adalah salah satu ajang dalam belajar berorganisasi. Dalam protokoler kita mempelajari bagaimana mengorganisasikan sebuah acara, mengelola dan mengatur kegiatna agar berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan. Menjadi protokoler berate kita pun akan belajar menghadapi banyak orang dan berhubungan dengan banyak pihak, maka kita akan bertemu dengan beragam karakter. Dalam hal ini misalnya, kita tidak bisa menuntut untuk tidak mau berhubungan dengan orang yang pendiam, acuh tak acuh atau orang yang tempramen dan pemarah sekalipun melainkan kita dengan dengan segala sikap seorang protokoler harus mampu melakukan dan membangun komunikasi yang baik dengan banyak orang dan banyak karakter. Menjadi protokoler juga berarti mengajarkan kita untuk mampu mengambil keputusan dengan cepat namun cermat. Dalam setiap kegiatna yang dilaksanakan oleh seorang protokoler, tidak selamanya kita bisa mengacu terkadang harus dilakukan oleh seorang protokoler takkala berada dalam suatu kondisi dan keadaan tertentu. Dalam kegiatan protokoler seperti halnya dalam berorganisasi kita belajar untuk saling memahami perasaan orang lain, baik orang yang menajadi tamu kita maupun rekan kerja kita sendiri. Selain hal tersebut, saling menghormati dan menyayangi pun menjadi sikap yang perlu dijunjung dan diterapkan. Dengan sikap demikian maka akan tercipta iklim organisasi yang baik serta dan tugas yang diemban pun akan terasa lebih ringan. Banyak hal keorganisasian yang dapat kita ambil dari kegiatan keprotokolan. Seperti yang kita ketahui bersama saat ini masih belum banyak universitas yang memiliki organisasi yang bergerak dibidang keprotokolan sehingga beruntunglah bagi universitas dengan unit kegiatan

yang bergerak dibidang keprotokolan karena dengan adanya unit kegiatan mahasiswa yang bergerak dibidang keprotokolan, mahasiswa bukan hanya dapat belajar dari kegiatan keprotokolannya saja namun juga dari organisasi protokoler tersebut. Tidak mudah memang menjalankan dua peran ini menjadi mahasiswa dan menjadi seorang protokoler. Namun , mengemban dua predikat ini sekaligus yakni mahasiswa protokoler memberikan nilai tambah tersendiri bagi mahasiswa tersebut. Kelebihan tersebut antara lain terletak pada kemampuan organisasi dan terbentuknnya sikap mental dan perilaku serta pribadi protokoler dalam diri mahasiswa. Sudah barang tentu terdapat perbedaan antara kepribadian mahasiswa pada umumnya dengan mahasiswa protokoler. Seorang mahasiswa protokoler akan memiliki pribadi yang lebih matang, dan berkarakter. Pribadi tersebut antara lain: Disiplin, mahasiswa protokoler akan terbiasa dengan aturan yang berlaku sehingga menjadikan mereka pribadi yang disiplij, disiplin di sisni bukan hanya disiplin terhadap peraturan namun juga terhadap waktu. Dalam kegiatan protokol waktu adalah sesuatu yang berharga. Keterlambatan dapat menjadi kesalahan yang fatal dalam suatu kegiatan keprotokolan, keterlambatan acara dapat mempengaruhi rangkaian acara selanjutnya sehingga penting bagi protokoler untuk berdisiplin terhadap waktu yang telah ditetapkan. Seorang mahasiswa protokoler yang terbiasa melakukan kegiatan keprotokolan akan lebih peka dan menghargai waktu. Selain kedisiplinan yang akan menjadi kepribadian seorang mahasiswa protokoler keinginan untuk memberikan yang terbaik juga merupakan bagian dari kepribadian seorang protokoler. Dalam kegiatan keprotokolan, bekerja dengan iklas dan sepenuh hati adalah suatu kewajiban. Kepuasan semua pihak yang merupakan cerminan dari suksesnya acara adalah bagian dari keberhasilan seorang protokoler. Keinginan untuk melakukan segala sesuatunya dengan sebaik mungkin selalu tertanam di jiwa seorang protokoler. Dalam keseharian keinginan untuk selalu memberikan yang terbaik ini juga sangat berguna, dengan memiliki mindset untuk selalu bisa memberikan yang terbaik untuk orang lain akan membuat diri kita terdorong untuk selalu berupaya keras dan memiliki semangat juang tinggi dalam segala hal. Seorang protokoler cenderung sangat memerhatikan sesuatu hal sekecil apapun itu atau dengan kata lain detail terhadap banyak hal hingga hal yang sekecil sekalipun. Sikap tersebut pada akhirnya membiasakan seorang protokoler untuk teliti dalam segala hal. Dengan sikap seperti itu maka kesalahan yang memungkinkan terjadi, sekecil apapun itu, dapat diminimalisir adanya. Kemampuan mengontrol diri dengan baik juga tertanam dalam diri seorang protokoler. Hal ini karena segala situasi termasuk situasi yang buruk sekalipun seorang protokoler harus mampu melakukan control diri yang baik, baik secara emosional maupun sikap dan perilaku. Demikian pula dalam keseharian control diri ini sangat diperlukan.

Senang membangun hubungan baik dengan orang lain adalah salah satu cirri seorang protokoler. Kepada siapapun seorang protokoler tidak boleh segan untuk memberikan senyum terbaiknya. Membangun relasi yang baik dengan banyak orang bukan hanya berguna ketika dalam kegiatan keprotokolan saja namun juga di kehidupan sehari-hari. Dan yang tidak kalah penting dari pribadi seorang protokoler adalah rasa percaya diri. Dalam berhubungan dengan orang lain, dibutuhkan rasa percaya diri yang tinggi. Seorang prokotoler tidak boleh rendah diri melainkan rendah hati. Ketika berhadapan dengan siapapun seorang protokoler harus selalu tampil percaya diri. Rasa percaya diri ini kemudian akan memancarkan sikap diri yang positif dan menyenangkan. Menjadi mahasiswa protokoler ternyata merupakan hal yang sangat menyenangkan. Memahami tata aturan dan hal lain berkaitan dengan keprotokolan sangatlah bermanfaat. Manfaat terseu=but akan dapat dirasakan bukan hanya hari ini namun juga di masa depan kelak. Namun demikian, tak ada sesuatu yang luar biasa yang dihasilkan dari proses yang instan. Semua hal membutuhkan proses yang matang, dan proses tersebut membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Demikian pula dengan kepribadian protokoler, kepribadian ini akan terbentuk seiring berjalannya waktu. Sikap positif dan karakter manusia organisasi yang baik akan terbentuk seiring bertambahnya pengalaman.

JENIS-JENIS DAN SIFAT ACARA 1. Acara sangat formal, contohnya adalah pelantikan pejabat, penganugrahan tanda jasa, peringatan hari-hari besar nasional, penyambutan kunjungan pejabat, pengukuhan, wisuda, penerimaan mahasiswa bru, dan ijab Kabul dalam pernikahan. Acara di atas memiliki aturan protokoler yang relative baku, oleh karena itu MC tidak diperkenankan untuk berinprovisasi. 2. Acara formal, contohnya adalah seminar, rapat kerja, workshop, symposium, sarasehan, lokakarya dan diskusi panel. MC atau moderator boleh melakukan inprovisasi sepanjang ada relevansinya dengan permasalahan, tetapi jika tidak menguasainya lebih baik tidak berinprovisasi. 3. Acara semi formal, contohnya adalah pernikahan (diluar acara ijab Kabul), launching, konser paduan suara, syukuran, pertunangan, dan acara ulang tahun organisasi atau lembaga. Untuk acara tersebut memiliki tata cara yang tidak terlalu baku, tapi tetap harus tersaji secara apik dengan ketentuan yang telah dirancang MC sesuai dengan kebutuhan. Dalam acara ini MC diperbolehkan berinprovisasi tetapi harus yang relevan dengan sajian acara. 4. Acara non formal, contohnya adalah acara pemeran, konser musik, pentas seni, ulang tahun, fashion show. Untuk acara di atas jarang diperlukanprotokoler, tapi diperlukan MC yang pandai berimprovisasi sehingga menasik penonton untuk ikut gembira dan terkesan.

5. Acara kokmbinasi, acara gabungan dua atau lebih acara yang disajikan, yang di dalamnya terdiri dari kemungkinan acara seperti kombinasi acara formal dan semiformal. Acara tersebut diperlukan MC yang serba bisa, baik untuk mengekpresikan acara formal maupun acara informal. Sifat acara Pada ketiga acara tersebut diterapkan ketentuan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan 1. Acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan diselenggarakan oleh negara, dilaksanakan oleh panitia Negara yang diketuai oleh Menteri Sekretaris Negara, dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden dan undangan lainnya. Contohnya adalah upacara Proklamasi Kemerdekaan RI. 2. Acara resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh pejabat Negara dan atau pejabat pemerintah serta undangan lainnya. 3. Acara yang dipersamakan dengan acara resmi adalah acara yang diatur dan diselenggarakan oleh organisasi non pemerintah atau swasta yang dihadiri oleh pejabat Negara dan atau pejabat pemerintah dan undangan lainnya. Upacara Akademik 1. Penerimaan mahasiswa baru 2. Wisuda sarjana atau lulusan 3. Dies natalis atau milad 4. Penganugerahan kehormatan akademik 5. Ujian terbuka doctor 6. Pelantikan pejabat (rector atau dekan) 7. Orasi ilmiah 8. Pembukaan seminar, symposium, lokakarya dll Upacara non akademik 1. Pelantikan pejabat Negara 2. Penandanganan MoU (kerjasama) 3. Penghormatan Jenazah, Purnabakti dll 4. Penerimaan tamu resmi 5. Jamuan resmi 6. Peresmian fasilitas lembaga AKTIVITAS KEPROTOKOLAN 1. Tata ruang ialah pengaturan ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.

Misalnya aktivitas untuk upacara pelantikan dan serah terima jabatan akan berlainan dengan tata ruang yang akan dipergunakan untuk upacara wisuda sarjana. a. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya b. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya. Penunjang lain seperti palu, gong, nampan/alasnya dan lain-lain. Yang perlu diperhatikan : a. Ruang harus sesuai dengan kegutuhan (jumlah kursi dan meja) b. Pengaturan pemasangan bendera kebangsaan merah putih, disesuaikan dengan ruangan c. Gambar presiden dan wakil presiden d. Lambing Garuda Pancasila e. Papan nama petunjuk yang diperlukan f. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat g. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai: a. Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi b. Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya. c. Khusus pemandu acara (MC), dapat di sajikan sebagai berikut : 1) Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC, sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi, volume suara yang konstan dan mantap, kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing. Kepekaanterhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan. Sifat yang tidak mudah tersinggung, berkepribadian. 2) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksana kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggp membaca situasi 3) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik 4) Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena kegiatan) 5) Pandai mengatur volume suara 6) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (member komentar) pidato seseorang 7) Mampu menguasai massa 2. Tata upacara, ialah tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengna jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan.

a. Jenis kegiatan b. Bahasa pengantar yang dipergunakan c. Materi aktivitas Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara danalat penunjang lain. Pengisi acara, missal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara. 3. Tata tempat, ialah norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ke tata negaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administrative/ structural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968. Tata tempat pada hakekatnya meliputi: a. Tata tempat duduk, mempunyai aturan dasar. Preseance berarti urutan yaitu siapa yang berhadk mendapatkan prioritas dalam suatu urutan atau tata urutan atau tata tempat duduk. Secara umum tata urutan antara lain: 1) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului 2) Apakah mereka duduk berjajar, orang yang duduk di sebelah kanan orang yang paling utama, dianggap mempunyai kedudukan yang lebih tinggi dari pada duduk sebelah kirinya. 3) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menhadap pintu keluar. Yang duduk di dekap pintu dianggap paling terakhir. 4) Bila ada dua orang, yang kanan adalah yang pertama (2, 1) 5) Bila ada tiga orang, yang kanan adalah yang pertama (3, 2, 1) Cara penempatan/penerapan harus ditetapkan terlebih dahulu tempat yang pertama kemudian baru yang lain dengan ketentuan yang berada disebelah kanan dari tempat yang pertama adalah dianggap lebih tinggi dari yang duduk di sebelah kirinya. b. Tata urutan memasuki kendaraan, tata urutan memasuki kendaraan bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kendaraan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya. Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kendaraan mobli atau kerea api sebagai berikut; 1) Pesawat udara: seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu. 2) Kapal laut; orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun lebih dahulu

3) Kendaraan mobil, orang yang paling utama, baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian. 4) Letak kendaraan hendaknya dihadapankan ke kiri, artinya arah kendaraan akan menuju, berada di sebelah kiri 5) Yang utama di tempat duduk sebelah kanan, sedangkan berikutnya di sebelah kiri 6) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu. 7) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk dibelakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah. 8) Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengan diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya. c. Tata urutan kedatangan dan kepergian /pulang 4. Tata busana ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukanatau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan. Jenis tata busana yang perlu diketahui: a. pakaian sipil lengkap (PSL) b. Pakaian Sipil Harian (PSH) c. Pakaian Dinas Lapangan (PDL) d. Pakaian Dinas Harian (PDH) e. Pakaian DInas Upacara I, II, III, (PDU) untuk kalangan militer f. Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu) g. Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri) h. Toga (untuk perguruan tinggi/Institut) Perlu diketahui termasuk di dalam tata busana ialah sepatu yang dipakai, topi, tanda kebesaran/kehormatan yang merupakan kelengkapannya. Sedangkan pakaian batik lenagn panjang sebenarnya hanya dianggap sebagai pakaian resmi dalam suatu jamuan makan yang bersifat resmi, sedang dalam suatu upacara masih belum dianggap resmi, hanya disebut sebagai pakaian “rapi”. Hal tersebut tergantung pada catatan yang disebutkan di dalam undangan mengenai jenis pakaian yang perlu dikenakan. 5. Tata warkat Tata warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan, dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikna antara lain:

a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan b. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tujuan kegiatan yang ingin tercapai sendiri c. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya. d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya e. Dalam undangan perlu dijelaskan bahwa undangan tersebut diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduk g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan h. Menentukan batas waktu penerimaan tamu i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz) j. Undangan dikirim dalam waktu relative tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan(seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim)

BAGAIMANA CARA MENGATURNYA? 1.

Tata cara: setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan 2. Tata karma: yaitu etiket dalam pemberian penghormatan 3. Aplikasi aturan-aturan : yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi sebelum lahir undang-undang keprotokolan departemen pendidikan dan kebudayaan telah mengeluarkan sebuah pedoman keprotokolan yang berdasarkan keputusan menteri nomor 0298 tahun 1984 di lingkungan departemen P dan K (sekarang disebut Departeman Pendidikan Nasional 2005), bahwa keprotokolan mengatur tata cara pergaulan antar pejabat yang dilibatkan dalam suatu kegiatan tertentu yang bersifat resmi berdasarkan norma, kesepakatan atau kelaziman yang berlaku dalam tata pergaulan tersebut. JENIS-JENIS KEGIATAN Jenis kegiatan yang diatur oleh Surat Keputusan Menteri P&K nomor 0298 tahun 1984, tentang keprotokolan yang tadinya digunakandalam lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, tiga tahun kemudian dituangkan dalam undang-undang nomor 8 tahun 1987 tentang keprotokolan. Jenis kegiatan keprotokolan tersebut meliputi:

1. Umum/Kenegaraan 2. Universitas/Perguruan Tinggi/Kedinasan instansi Jenis kegiatan yang bersifat umum, dapat pula berlaku di tingkat Universitas /Perguruan Tinggi/Kedinasan instansi, antara lain berbentu: 1. Upacara Pelantikan dan serah terima jabatan, jenis kegiatan banyak terjadi di kalangan pemerintah dan perguruan tinggi, yang perlu diperhatikan: a. Tata ruang b. Kelengkapan upacara, dan c. Urutan acara: 1) Pembukaan 2) Pembacaan surat keputusan (tidak dibaca keselurahan) 3) Pelantikan pejabat baru, didahului dengan pengambilan sumpah jabatan menurut agama/kepercayaan yang dilantik, didampingi rohaniwan yang bersangkutan, kemudian penandantangan, saksi 4) Pembayaan naskah berita acara serah terima 5) Penandatanganan berita acara 6) Sambutan tunggal pejabat yang melantik 7) Penutup dengan pemberian ucapan selamat kepada pejabat baru dan pejabat lama 8) Ramah tamah Adakalanya di dalam acara setelah penandatanganan naskah berita acara, diselipkan penyerahan memorandum akhir jabatan dari pejabat yang lama kepad ayang melantik dan atau penyematan tanda jabatan yang dapat berupa kalung atau lencana jabatan oleh pejabat yang melantik. 2. Upacara penandanganan naskah kerjasama, yang perlu diperhatikan adalah : a. Tata ruang b. Kelengkapan upacara c. Urutan acara 1) Pembukaan 2) Pembacaan naskah kerjasama oleh petugas 3) Penandatangan naskah kerjasama oleh pemimpin 4) Saling menyerahkan naskah kerjasama 5) Sambutan-sambutan a) Sambutan tuan rumah b) Sambutan pihak tamu c) Ramah tamah 3. Upacara sumpah pegawai 4. Upacara peresmian/pembukaan gedung baru 5. Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya, seminar adalah pertemuan ilmiah untuk membahas suatu masalah tertentu. Dalam seminar hal yang pokok

adalah terdapatnya makalah atau paper yang dibahas, diperlukan penyaji bahan makalah, moderator atau pengaturan seminar dan pembahas untuk setiap jenis makalah dan panitia pengarah, yang akan membuat kesimpulan mengenai hasil seminar. Berkaitan dengan seminar, protokoler yang memperhatikan tata ruang, tata tempat dan perlengkapan seminar. Mengenai urutan acara, secara protokoler diatur sebagai berikut : 1. Pembukaan seminar diresmikan oleh pejabat terkait, dihadiri oleh undangan dan peserta seminar 2. Pembukaan upacara seminar, diikuti oleh peserta seminar, membahas sesuatu topic berupa makalah 3. Susunan ruangan, tempat dan pengaturannya berbeda dengan upacara pembukaan pada saat seorang pejabat secara resmi membuka (sekitar satu jam) 4. Dengan kata lain penyelenggaraan seminar dibagi dalam dua kegiatan, seminar dibuka oleh seorang pejabat dan seminar yang dipimpin oleh seorang moderator dankemungkinan terdapat beberapa penyaji dengan berbeda makalah. (biasanya pejabat dan undangan lain tidak hadir dalam seminar tersebut). Yang perlu diketahui protokol: 1. Tata busana dalam suatu seminar, pada upacara pembukaan hendaknya PSL 2. Pakaian sipil lengkap, sedangkan dalam persidangan seminar, pakaian rapih 3. Protocol dalam acara ini hendaknya dapat mengatur akomodasi setiap peserta Seminar, juga tiket kepulanganserta penjemputan, kedatangan dan keberangkatan. Urutan-urutan acara 1. Pembukaan 2. Sambutan-sambutan Panitia pelaksana seminar Pejabat atasan pelaksana seminar dilanjutkan dengan peresmian pembukaan seminar Istirahat Pidato pengarahan pejabat tertentu Persidangan seminar Symposium sejenis seminar, hanya perbedaannya adalah dalam suatu symposium disamping disajikan makalah, juga dilakukan suatu form yang disebut sebagai “floor” artinya pembahasan tidak hanya dilakukan oleh seorang atau dua pembahas, melanikan oleh peserta symposium. Dalam symposium tidak dilakukan suatu kesimpulan sebagai hasil pertemuan yang diumumkan. Tata upacara, tata ruang dan tata tempat tidak jauh berbeda dengan bentuk seminar. 1. Upacara wisuda, penyelenggaraan upacara wisuda sarjana, nampaknya di berbagai perguruan tinggi sudah lazim, namun menurut pengamatan masih terdapat beberapa hal yang perlu

dibenahi, baik tata cara protokolnya, maupun teknis pelaksanaannya tata cara itu sendiri. Hal yang perlu di perhatikan : a. Tata ruang, dibagi tiga bagian yaitu tata ruang untuk kelompok pimpinan universitas, untuk kelopok wisuda dan kelompok orang tua wisudawan b. Tata tempat Perlengkapan yang diperlukan a. Tata busana b. Tata upacara 1) Pembukaan oleh rector 2) Pelantikan wakil lulusan/sarjana utama oleh rector, didahului amanat rector 3) Penyampaian ijazah 4) Sambutan-sambutan 5) Upacara promosi doctor Upacara semacam ini diatur oleh Departemen Pendidikan Nasional, hanya diperkenankan kepada perguruan tinggi tertentu yang memiliki program studi pascasarjana, baik perguruan tinggi negeri maupun swasta. Hal yang perlu diperhatikan : a. Tata ruang b. Tata tempat c. Seorang pedel/pembawa barisan tim penguji yang juga akan mengatur jalannya ujian promosi d. Tata busana e. Tata upacara Upacara pengukuhan guru besar Seorang sebelum dikukuhkan sebagai guru besar, terlebihdahulu dilakukan upacara pelantikan yang bersangkutan sebagai guru besar. Sekaligus sebagai anggota senat Universitas. Biasanya dasar yang dipakai untuk melantik seseorang sebagai guru besar adalah surat keputusan menteri pendidikan nasional. Hal yang perlu diperhatikan secara protokoler adalah sebagai berikut a. Tata ruang diatur sebagimana terlihat pada b. Tata tempat, dibagi menjadi tiga bagian, masing-masing untuk para guru besar yang bertoga, undangan VIP dan undangan bagi keluarga guru besar yang dikukuhkan yang kesemuanya di lakukan berdasarkan preseance c. Tata busana bagi semua guru besar, toga dengan dasi kupu-kupu berwarna putih. Bagi undangan VIP pakaian sipil lengkap, TNI dan Polisi menyesuaikan d. Tata upacara 1) Pembukaan 2) Pidato pengukuhan oleh guru besar yang bersangkutan

3) Pemberian ucapan selamat kepada Guru Besar yang bersangkutan disertai keluarganya 4) Ramah tamah Lain-lain 1) Pada waktu selesai pemberian ucapan dibagikan buku pidato pengakuhan kepada hadirin 2) Pada tata warkat hendaknya diperhatikan: a) Batas waktu penerimaan tamu b) Tata busana yang diperlukan c) RSVP bagi undangan VIP 3) Untangan hendaknya dikirimkan selambat-lambatnya satu minggu sebelumnya hari kegiatan Upacara Bendera Upacara dapat dilakukan setiap tanggal 17 bulan berjalan atau pada hari yang dianggap penting seperti hari peringatan yang bersifat nasional maupun lokal. Hal yang perlu diperhatikan oleh protocol : tata ruang, biasanya dilakukan di lapangan terbuka, tata perlengkapan, bendera, mimbar upacara, sound system, naskah-naskah yang akan diucapkan, petugas bendera, komandan upacara dan sebagainya, tata busana, pakaian sipil harian (PSH), Tata urutan upacara : 1. Barisan peserta upacara disiapkan oleh komandan upacara 2. Pembina upacara memasuki lapangan upacara 3. Pembina upacara menuju mimbar upacara 4. Penghormatan umum kepada Pembina upacara 5. Laporan komandan upacara kepada pembina upacara 6. Pengibaran sang merah putih diiringi lagu kebangsaan Indonesia Raya. Suara paduan suara pengibaran sang saka ini dibarengi dengan penghormatan kepada bendera, dipimpin oleh Komandan Upacara. Tidak dibenarkan peserta upacara memberikan penghormatan kepada sang saka merah putih dengan menyanyikan lagu kebangsaan. 7. Mengheningkan cipta dipimpin oleh Pembina Upacara 8. Pembacaan naskah Pembukaan UUD 1945 9. Pembacaan naskah Pancasila oleh Pembina Upacara ditirukan oleh semua peserta upacara 10. Sambutan tunggal Pembina Upacara 11. Do’a (kalau diperlukan) 12. Penghormatan umum kepada Pembina upacara 13. Laporan Komandan upacara 14. Pembina upacara meninggalkan lapangan upacara 15. Upacara dibubarkan oleh komandan upacara 16. Selesai

Upacara Dies Natalis Pada upacara dies natalis dilaksanakan dalam suasana lebih khidmat dari pada upacara yang lain, baik mengenai acara yang dilangsu dalam rangkaian kegiatan dies maupun upacara itu sendiri. Tata ruang pada upacara ini dapat dikatakan hampi sama dengan upacara pengukuhan guru besar Tata tempat duduk berpedoman pada preseance Perlengkapan yang diperlukan a. Mimbar pidato b. Sound system c. Meja dan kursi d. Dekorasi, bendera dan bendera universitas fakultas e. Buku pidato dies, buku tamu f. Petugas pelaksana upacara, taplak meja secukupnya g. Tanda penghargaan/ tanda Daftar pustaka 1. De Vito, Joseph A. (1994), The Public Speaking Guide. New York: Harper College 2. Helena Olli, Public Speaking, PT Indeks, Jakarta, 2007 3. Prochnow, Herbert V (1987), Penuntun menuju sukses dan berpidato, Bandung, CV Pionir 4. Rakhmat, Jalaluddin (2000, cetakan ke 6) Retorika Modern, Pendekatan Praktis. Bandung, Remaja Rosdakarya. 5. Susanto, Astrid (1975), Pendapat Umum, Bandung, Binacipta 6. Suyuti, Achmad. 2002. Cara Cepat Menjadi Orator, Da’I dan MC, Profesional, Pekalongan: Cinta Ilmu Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/Perguruan Tinggi 1. Upacara dies natalis 2. Upacara wisuda sarjana 3. Upacara pengukuhan guru besar 4. Upacara promoso doctor/doctor honoris causa

PERSYARATAN MENJADI PROTOKOLER: 1. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia 2. Bermental kuat dan kepribagian tangguh 3. Trampil dan cekatan menguasai situasi 4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat

5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul 6. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang 7. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri 8. Rendah hati tetapi rendah diri 9. Penampilan menarik 10. Pandai berbusana sesuai dengan suasana 11. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik 12. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur manajemen 13. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi: a. Jenis kegiatan umum/kenegaraan b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/Perguruan tinggi 1. Upacara dies natalis 2. Upacara wisuda sarjana 3. Upacara pengukuhan guru besar 4. Upacara promosi doctor/ doctor causa Aktivitas Protokoler 1. Tata ruang, adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas 2. Tata upacara, adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya 3. Tata tempat, kata preseace berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. 4. Tata busana ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksanaan kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. 5. Tata warkat, adalah pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Tata cara mengatur kegiatan Protokol. Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki: a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan b. Tata karma, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan c. Aplikasi aturan-aturan yaitu, penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi. KETENTUAN UMUM

Pasal I Dalam undang-undang ini yang dimaksud dengan : 1. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat. Tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam Negara, pemerintahan, atau masyarakat. 2. Acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia Negara secara terputus, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain. 3. Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintah serta undangan lain. 4. Tata tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara. Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi 5. Tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraanatau acara resmi 6. Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat Negara, pejabat pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi 7. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga Negara sebagaimana dimaksud dalam undang-undang dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-undang. 8. Pejabat pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah 9. Tamu Negara adalah pemimpin Negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke Negara Indonesia 10. Tokoh masyarakat tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat pengaturan keprotokolan 11. Dewan perwakilan rakyat daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsure penyelenggara pemerintah daerah A. Pengertian Keprotokolan Dalam KBBI Moeliono (1990:704) berpendapat bahwa protocol adalah peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenan dengan penyambutan tamu negara. Protokoler adalah orang yang melaksanakan kegiatan protocol. Sedangkan keprotokolan adalah norma atau aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, barbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprotokolan di Indonesia adalah undangundang protokol yaitu peraturan perundang-undangan di bidang “domain” keprotokolan dan yang berkaitan “related” dengan keprotokolan.

B. Sejarah Kata Keprotokolan Secara etimologi istilah protocol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocol, bahasa Latin protocol (um) dan bahasa Yunani protocollon. Awalnya, istilah protocol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luad tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keseluruhan naskah yang isiny terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya, protocol berarti kebiasaan dan peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatic. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal. Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan sebelumnya. Tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara. Keprotokolan di Indonesia diatur dalam undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam Negara, pemerintahan atau masyarakat. C. Jenis Kegiatan Protokol Kegiatan protocol dibagi ke dalam dua bagian berikut pembagiannya 1. Jenis kegiatan umum/kenegaraan, jenis kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentu: a. Upacara pelantikan dan serah terima jabatan b. Upacara penandatanganan naskah kerjasama c. Upacara sumpah pegawai d. Upacara peresmian / pembukaan gedung baru e. Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya. 2. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/Perguruan tinggi a. Upacara dies natalis b. Upacara wisuda sarjana c. Upacara pengukuhan guru besar d. Upacara promosi doctor / doctor Honoris Causa D. Aktivitas Protokoler Menjadi protokoler adalah tugas yang tidaklah mudah oleh sebab itu, kita harus memahami tugas/ aktivitas apa saja yang akan dilaksanakan oleh protokoler demi kelancaran kegiatan / acara yang telah dilaksanakan. Ada lima aktivitas protokoler yakni meliputi:

1. Tata ruang adalah pengaturan penyiapan ruangan yang akan dijadikan tempat kegiatan/acara pada penataan ini setiap unsure baik barang maupun personil disusun secara tertib dan terkendali. 2. Tata upacara adalah pengaturan atau penyiapan susunan/rangkaian acara yang akan dilaksanakan dari awal hingga akhir acara. Biasanya acara akan dipandu oleh pembawa acara/MC 3. Tata tempat adalah pengaturan atau penyiapan lokasi tempat acara dilaksanakan 4. Tata busana, adalah pengaturan atau penyiapan busana apa saja yang akan dikenakan dalam acara sesuai dengan konsepan acara yang telah disusun. 5. Tata warkat, adalah pengaturan atau penyiapan surat menyurat yang terkait acara E. Syarat Menjadi Protokoler Agar mampu menjadi protokoler yang baik, maka setiap orang harus mengetahui dan memahami hal besar dan kecil dari protokoler itu sendiri. Hal yang harus diketahui dan dipahami dinataranya adalah syarat menjadi protokoler. Syarat ini hendakny benar-benar dipelajari oleh protokoler yakni protokoler harus: 1. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antara manusia sehingga mampu mendalami acara dengan baik dan memudahkan penyampaian pikiran kepada pendengar dalam komunikasi satu arah 2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh yang dapat membuat pekanya rasa tidak mudah menyerah dan timbul kepercayaan diri 3. Terampil dan cekatan menguasai situasi sehingga acara dapat berjalan dengan efektif dan efisien tanpa ada hal-hal yang melenceng jauh dari agenda yang telah disusun. 4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat seperti adanya jiwa kepemimpinan 5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul 6. Sangat memahami perasaan orang lain 7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang 8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri 9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri sikap ini penting karena dengan rendah hati kita mampu menghargai orang disekeliling dengan baik. Karena sekecil apapun tugas seseorang tetap memiliki tanggung jawab besar dalam menyukseskan acara 10. Penampinan menarik untuk membuat orang lain memperhatikan kita maka, sudah selayaknyalah kita tampil dengan tampilan semenarik mungkin. Dari segi cara berbicara, gerak tubuh, ketegasan jalan dan lainnya. Menarik bukan berarti harus mahal, mewah, dan meriah namun, yang terpenting adalah keserasian dengan tema acara 11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana yakni tidak berlebihan dalam memakai busana yang terpenting adalah keserasian dengan tema acara 12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik berbahasa dengan senatural mungkin sehingga terpancar aura yang baik dan enak dipandang

13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur manajemen 14. Menguasai istilah baru dan bahasa asing poin ini penting terutama untuk komunikasi, yang nantinya akan mampu membuat acara lebih eksklusif.

ACARA KUNJUNGAN TAMU NEGARA I.

Perencanaan A. Persiapan Pendahuluan 1. Peninjauan ke lokasi upacara 2. Permintaan data cuaca pada saat upacara 3. Menyusun beberapa kemungkinan tata ruang dan tempat 4. Penentuan alat-alat perlengkapan upacara a. Alat pengeras suara b. Dekorasi c. Permadani merah d. Kalungan bunga e. Bendera-bendera pada ruang upacara f. Surat undangan g. Susunan acara h. Akomodasi i. Transportasi j. Keamanan upacara Penentuan biaya yang diperlukan B. Penyusunan Acara 1. Penentuan tata ruang dan tata dalam keadaan cuaca baik maupun buruk 2. Penyusunan jadwal pelaksanaan 3. Penyusunan pembagian tugas pelaksana 4. Pembuatan dafta kegiatan 5. Pembuatan bagan upacara 6. Kedatangan 7. Pengantaran 8. Upacara lain Mempersiapkan seluruh perlengkapan dan kelengkapan upacara 1. Petugas dan kendaraan barang 2. Kalung bunga 3. Pengeras suara 4. Podium kehormatan 5. Lagu-lagu kebangsaan 6. Pejabat pendamping (suite of honour)

7. Ajudan yang diperbantukan kepada tamu Negara 8. Barisan jaga kehormatan 9. Kelompok pembawa bendera dan panji-panji 10. Para undangan 11. Kendaraan tamu Negara dan rombongan 12. Penyusunan urut-urutan pemakaian kendaraan 13. Fasilitas kegiatan para wartawan 14. Akomodasi 15. Photo tamu Negara dan Presiden RI 16. Paying 17. Daftar urutan kegiatan (check list) 18. VIP room di bandara Pembuatan daftar nama pejabat yang diundang 1. Kedatangan 2. Pemberangkatan 3. Kunjungan kehormatan 4. Pertukaran tanda mata 5. Pemberian tanda jasa/bintang kehormatan 6. Pesta kenegaraan 7. Jamuan minum teh 8. Peninjauan/kunjungan ke daerah 9. Konferensi pers 10. Luncheon 11. Pembuatan dan penyampaian surat undangan 12. Penyusunan dan penerbidan buku acara 13. Pembuatan tanda pengenal “panitia & petugas” II.

UPACARA PENYAMBUTAN TAMU NEGARA DI BANDARA A. Upacara Penyambutan Tamu Negara di Bandara 1. Pendahuluan a. Seluruh perlengkapan upacara sudah siap b. Pasukan masuk formasi dan persiapan c. Para undangan tiba di tempat upacara d. Wakil Presiden RI dan Ibu tiba di tempat upacara e. Presiden RI beserta Ibu tiba di tempat upacara 2. Acara utama a. Pada saat pesawat terbang mendekati daerah upacara dan panji Presiden/ Kepala Pemerintahan Tamu Negara telah tampak, gendering/sangkala memperdengarkan lagu “Tanda Siap”

1) Para undangan dan pasukan jaga kehormatan mengambil sikap sempurna 2) Para undangan menempatkan dirinya sesuai dengan urutan tata tempat yang ditetapkan 3) Masyarakat tamu negara di Indonesia menempatkan dirinya pada urutan tata tempat yang paling akhir. b. Pesawat Tamu Negara Tiba di Tempat Upacara Kepala Protokol Negara bersama-sama dengan Duta besar tamu Negara, naik ke pesawat dan mempersilahkan tamu Negara dan rombongan resmi untuk turun dari pesawat. Rombingan staf dan wartawan turun melalui pintu belakang dan langsung menuju ke kendaraan yang akan membawa mereka ke tempat menginap. Rombongan wartawan mengambil tempat di podium wartawan. c. Acara di tangga pesawat 1) Tamu Negara disambu oleh Presiden/Wakil Presiden beserta Ibu dan pejabat pendamping dan Gubernur DKI Jakarta 2) Pengalungan bunga kepada tamu Negara dan Nyonya dilakukan oleh seorang putri Indonesia 3) Presiden/Wakil Presiden RI memperkenalkan para Menteri pendamping dan ajudanyang diperbantukan kepada Tamu Negara 4) Setelah itu tamu Negara memperkenalkan para Menteri pendampingnya kepada Presiden/Wakil Presiden RI 5) Selesai acara perkenalan, Kepala Protokol Negara mempersilahkan Presiden/Wakil Presiden RI dan tamu Negara beserta rombongan menuju ke mimbar upacara kehormatan 6) Isteri tamu Negara dan Ibu Negara RI berdiri di mimbar belakang tamu Negara dan Presiden 7) Wakil presiden dan ibu berdiri di samping mimbar kehormatan 3. Salam Kebangsaan a. Pasukan jaga kehormatan member aba-aba “Hormat Senjata” dengan sangkur terpasang pada waktu tamu Negara dan Presiden/Wakil Presiden RI berada di mimbar b. Korsik memperdengarkan lagu kebangsaan Negara tamu dan disusul oleh lagu kebangsaan Indonesia Raya c. Baterai Artileri Kehormatan memberikan 21 kali tembakan penghormatan (untuk tingkat perdana menteri 19 kali tembakan kehormatan) d. Dari awal sampai akhir penembakan diusahakan bersama dengan lamanya diperdengarkan kedua lagu kebangsaan e. Hadirin / undangan menyampaikan penghormatan

f. Pasukan jaga kehormatan memerintahkan “Tegak Senjata” setelah kedua lagu kebangsaan selesai diperdengarkan 4. Laporan komandan upacara a. Sangkakala meniumkan “tanda laporan” b. Selesai tiupan sangkakala, dan up maju ke depan mimbar dan lapor: “lapor, upacara dalam rangka penyambutan tamu Negara dan pemeriksaan pasukan siap untuk dimulai”. c. Selesai laporan, dan up tidak kembali ke tempat, tetapi siap untuk mengikuti acara pemeriksaan pasukan 5. Pemeriksaan Pasukan a. Setelah tamu Negara dan Presiden RI turun 3 langkah dari mimbar, korsik memperdengarkan lagu “Mars Pemeriksaan”, sampai 3 langkah sebelum tamu Negara dan Presiden ke Mimbar b. Pada waktu pemeriksaan pasukan : 1) Dan up berjalan 1 langkah ke samping kanan Presiden dan setengah langkah di belakang Presiden 2) ADC berjalan 1.5 langkah di belakang Presiden c. Pemeriksaan dimulai dari rombongan pembawa bendera kebangsaan d. Panji-panji memberikan penghormatan sampai tamu negera dan Presiden melewati kelompok pembawa panji-panji e. Dan kompi memberikan aba-aba Hormat Senjata f. Aba-aba tegak senjata diberikan bila Dan Kompi berikutnya telah memberikan aba-aba Hormat Senjata g. Dan Kompi terakhir memberikan aba-aba Tegak senjaga bila tamu Negara dan Presiden telah melalui kompinya h. Tamu Negara dan presiden kembali ke mimbar, Dan Up kembali ke tempat laporan dan melapor “Lapor pemeriksaan selesai”. 6. Acara Penutup : “Penghormatan Pasukan” a. Pasukan jaga kehormatan memberi aba-aba “Hormat Senjata” b. Hadirin/undangan sikap sempurna c. Pada saat aba-aba “Hormat Senjata” KORSIK memperdengarkan lagu INSPEKTUR UPACARA d. Panji-panji turut menghormat e. Pasukan “Tegak Senjata” setelah lagu Inspektur Upacara f. Selesai acara penghormatan, tamu Negara dan Presiden RI dengan diantar oleh Kepala Protokol Negara turun dari mimbar g. Didahului oleh Kepala Protokon Negara, tamu Negara dan Presiden beserta rombongan resmi diantar dan di perkenalkan kepada para pejabat tinggi

Indonesia, Corps Diplomatik, anggota Staf Kedutaan Besar Tamu Negara yang berada di Jakarta dan masyarakat asing yang menjemput di Bandara h. Sementara acara tersebut di atas berlangsung, anggota- anggota rombongan lainnya telah mengambil tempatnya masing-masing di dalam mobil yang telah ditentukan i. Kepala Protokol Negara memperkenalkan ajudan-ajudan yang di tunjuk mengawal tamu Negara kepada tamu Negara j. Kepala Protokol Negara mempersilahkan tamu Negara beserta Presiden dan Ibu untuk mengambil tempat di kendaraan y ang akan menuju ke Wisma Negara di Jakarta.