Pkm-ai Website Katalog

1

WEB KATALOG MKKS SMP PURBALINGGA SEBAGAI MEDIA PROMOSI SEKOLAH MENENGAH PERTAMA SE-KABUPATEN PURBALINGGA Dico Tri Rosandi, Fahri Firdausillah, Nur Endhar Gustiarko Program Studi Teknik Informatika, Universitas Dian Nuswantoro

ABSTRAK Internet merupakan media yang paling efektif untuk mempromosikan sesuatu, dibandingkan media lain, Internet mempunyai jangkauan yang lebih luas dan juga penyimpanan dokumen yang memungkinkan untuk penyebaran informasi yang sama tanpa harus mengulang-ulangnya (Istanto 2001). Kebanyakan SMP di Purbalingga saat ini masih belum menggunakan Internet sebagai media promosi, salah satu alasannya karena sumber daya manusia yang ada belum mampu memanfaatkan secara optimal teknologi website yang ada seperti Blog, Forum, Wiki, dan lain sebagainya. Untuk itu diperlukan website khusus yang berfungsi sebagai media promosi SMP Purbalingga, dengan inputan yang dirancang khusus agar secara mudah dapat digunakan untuk mempromosikan SMP Purbalingga. Dengan koordinasi MKKS SMP Purbalingga, biaya pembuatan website serta sewa hosting dan domain dapat ditanggung secara kolektif oleh semua SMP Purbalingga sehingga tidak terlalu membebani masing-masing SMP. Dengan menggunakan website katalog SMP yang dapat diakses secara online melalui internet pada alamat www.mkksmppurbalingga.sch.id jumlah SMP yang melakukan promosi secara lebih efektif melalui media internet meningkat dari 20% menjadi 45% terhitung empat bulan setelah peluncuran website tersebut. Dengan koordinasi aktif dari MKKS SMP Purbalingga, jumlah tersebut akan meningkat hingga pada akhir tahun seluruh SMP di Purbalingga telah melakukan promosi dengan media internet, sehingga calon siswa dan orang tua siswa dapat melihat profil seluruh SMP melalui internet. Kata kunci: website katalog, MKKS, promosi SMP online, metode pengembangan prototyping. PENDAHULUAN Web merupakan sarana promosi yang sangat baik untuk semua orang. Karena dengan biaya yang relatif lebih terjangkau dibandingkan dengan cara promosi konvensional dengan menggunakan media cetak seperti spanduk dan baliho, web juga mempunyai keuntungan jangkauan pemasaran yang lebih luas. Dengan sekali mengunggahkan (upload) konten website kita di Internet, secara teknis semua orang di dunia bisa melihat konten tersebut.

2

Dalam Istanto (2001) Andoko menjelaskan, dibandingkan dengan media lain, internet menjangkau orang dengan lebih cepat. Untuk menjangkau sejumlah 60 juta orang, radio membutuhkan waktu 30 tahun, kemudian televisi membutuhkan waktu 15 tahun, sedangkan internet hanya membutuhkan waktu 3 tahun. Lebih jauh lagi, Istanto menjelaskan media web mempunyai kelebihan dibandingkan media lain yaitu konsistensi isi. Untuk menyebarkan konten yang sama, radio harus mengulang-ulang agar orang dapat mengetahuinya, begitu juga televisi dan koran harus mengulangulang berita untuk menjangkau lebih banyak orang. Sedangkan web hanya cukup menyimpannya ke dalam dokumen dan orang dapat membacanya kapan saja. Sekolah menengah pertama (SMP) merupakan institusi pendidikan tertinggi minimal yang harus dicapai dalam program wajib belajar sembilan tahun. Dengan mengenyam pendidikan minimal tingkat SMP, diharapkan siswa sudah mempunyai landasan pendidikan yang cukup untuk dapat ikut bersaing dalam kondisi masyarakat global saat ini. Semakin banyaknya SMP yang ada saat ini, menuntut tiap institusi untuk mempromosikan dirinya secara langsung (dengan memasang media iklan) dan juga tidak langsung (dengan cara membentuk opini publik). Berdasarkan informasi yang didapat dari Musyawarah Kerja Kepala Sekolah (MKKS) SMP Purbalingga, di kabupaten ini, kebanyakan SMP masih menggunakan metode konvesional untuk mempromosikan sekolahnya masing-masing, yaitu dengan menggunakan spanduk, brosur, dan media cetak lainnya. Sedangkan untuk dapat mengetahui profil lengkap sekolah, seperti kurikulum, prestasi, ekstra kulikuler, dan beberapa atribut unik lainnya, calon siswa atau wali siswa harus datang ke sekolah secara langsung. Misalkan seorang calon wali siswa ingin mengomparasikan sepuluh SMP yang paling cocok untuk siswanya, wali siswa tersebut harus berkunjung ke sepuluh SMP untuk mengetahui profil sekolah. Di samping itu, efektivitas metode promosi konvensional hanyalah sebatas lokal untuk daerah tertentu, atau sampai dengan satu wilayah kabupaten Purbalingga. Sehingga calon siswa yang berada di luar kota, tidak bisa terjangkau oleh metode publikasi konvensional, kecuali secara langsung datang ke daerah tersebut. Padahal target pasar dari SMP Purbalingga adalah lintas kota, bahkan ada beberapa SMP yang bertaraf Internasional dengan target pasar lingkup Nasional. Karena kendala sumber daya manusia yang kurang dalam bidang internet dan website, penggunaan internet untuk tingkat SMP masih kurang maksimal di kabupaten tersebut. Meski sudah banyak website yang menyediakan layanan Web 2.0 yang bersifat user-generated-content, yaitu pengunjung dapat membangun kontennya sendiri seperti Blog, Wiki, Forum Diskusi, dan lain sebagainya, namun masih sedikit yang mampu memanfaatkan teknologi tersebut sebagai media promosi SMP. Di samping itu, karena teknologi tersebut bersifat general-purposes (dapat digunakan untuk keperluan umum), untuk mengoperasikannya dengan tujuan khusus (seperti promosi SMP) diperlukan sumber daya manusia yang cukup mahir untuk mengoperasikannya (Albin 2003). Selanjutnya Albin juga menjelaskan, special-purposes-tool (perangkat yang digunakan untuk keperluan khusus) mempunyai kelebihan penggunaannya yang

3

relatif lebih mudah karena memang dirancang untuk keperluan tertentu, sehingga tidak diperlukan perangkat tambahan atau juga sumber daya yang mahir. Dengan melihat latar belakang sumber daya manusia di SMP Kabupaten Purbalingga yang kurang menguasai penggunaan Website dan Internet, untuk dapat mempromosikan SMP secara lebih efektif dengan menggunakan media website, diperlukan web khusus yang dirancang untuk tujuan tertentu yaitu sebagai media promosi SMP se-Kabupaten Purbalingga. Fasilitas yang disediakan web tersebut untuk memudahkan promosi website meliputi: 1. Kemudahan pengaturan akun untuk tiap SMP. Termasuk manajemen tiap SMP yang saat ini telah ada, dan juga penambahan akun baru untuk SMP yang didirikan setelah website ini dibuat. 2. Kemudahan memasukkan dan mengubah informasi untuk tiap SMP. Dengan menggunakan formulir inputan yang spesifik, sesuai dengan karakteristik SMP yang ada di Purbalingga, termasuk inputan prestasi dan kejuaraan yang diraih SMP. 3. Kemudahan untuk menavigasikan halaman informasi SMP ke website mereka, bagi SMP yang telah memiliki websitenya sendiri. 4. Kemudahan manajeman buku tamu, sebagai media komunikasi dengan pengunjung website. METODE PENGEMBANGAN WEBSITE Karena stakeholder website ini adalah orang non IT yang notabenenya kurang memahami teknis pembuatan website, sehingga daftar kebutuhan yang diberikan tidak begitu lengkap. Ini juga berakibat pada tidak sempurnanya analisa kebutuhan awal. Sebab itulah metode pengembangan yang digunakan adalah model Prototyping. Metode ini sangat cocok digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak (termasuk website) yang kebutuhannya belum bisa diketahui secara lengkap, atau kebutuhannya dapat berkembang setiap saat dengan cepat (Jayaswal, 2006). Praktiknya, dalam pengembangan website katalog SMP, tahapan-tahapan yang dilakukan berdasarkan metode pengembangan perangkat lunak Prototyping sebagaimana dijelaskan oleh Arnowitz (2007) adalah seperti di bawah ini. 1. Analisis sistem, tahap analisis mempelajari tentang spesifikasi sistem dan website. Analisis sistem bertujuan untuk menjabarkan kebutuhan pemakai sistem dan meletakan dasar–dasar untuk proses perancangan website. Analisis yang dibutuhkan meliputi analisis kebutuhan software dan hardware serta analisis yang diharapkan dari website yang sedang dibuat. Analisa kebutuhan yang dikumpulkan tidak perlu lengkap, karenan nanti akan ada tahapan tersendiri untuk mengevaluasi dan mengerjakan kembali perangkat lunak yang sudah dibuat. 2. Perancangan dan pembuatan prototype, setelah mendapatkan list kebutuhan sistem, kemudian dengan cepat membuat rancangan dengan berdasarkan

4

kebutuhan yang telah diketahui. Rancangan ini yang nantinya akan menjadi dasar pengembangan website selanjutnya sekaligus sebagai titik awal yang digunakan oleh user untuk memberikan feedback untuk pengembangan sistem selanjutnya. Prototype yang pertama kali dibuat, tampilan web dan juga menu-menu yang disediakan website tersebut. 3. Review dan validasi, stakeholder internal dilibatkan dalam proses ini untuk mengevaluasi apakah rancangan tampilan antarmuka juga inputan data SMP yang telah dibuat sudah sesuai dengan kesepakatan rapat MKKS SMP Purbalingga. Pada tahap ini reviewer akan memberikan feedback berupa list kebutuhan yang belum ter-cover dalam analisa kebutuhan awal, juga memberi rekomendasi fitur-fitur tambahan agar sistem yang dikembangkan dapat digunakan secara optimal. 4. Pengerjaan kembali (revise), pada tahap ini, sistem akan dikembangkan kembali dengan menambahkan fungsionalitas yang diperlukan dan memperbaiki beberapa modul yang belum optimal, berdasarkan feedback yang diberikan oleh reviewer. Tahap ketiga (Review) dan keempat (Revise) ini akan dilakukan berulang-ulang sampai tidak ada lagi feedback permintaan penambahan fasilitas dari reviewer. Dalam pengembangan website katalog SMP purbalingga ini, langkah ketiga dan keempat ini selalu berdasarkan hasil keputusan rapat MKKS SMP Purbalingga. Keadaan lapangan, ternyata tahap ini cukup sulit dijalankan karena hasil rapat selalu berubah dan penambahan fitur selalu ada sebagaimana yang dijelaskan Sudarmawan (2007). Untuk itu, peneliti memberikan batasan maksimal tiga kali revisi. Untuk revisi selanjutnya dimasukkan pada rekomendasi pengembangan versi selanjutnya, pada tahun berikutnya. HASIL DAN PEMBAHASAN Prinsip Desain Halaman Web Menurut Beaird (2007) desain halaman web bisa dikatakan desain adalah yang berfokus pada fungsionalitas dan penyampaian informasi yang tepat, bukan hanya pada gambar yang ditampilkan atau seberapa banyak special effect dan animasi yang digunakan. Lebih lanjut lagi, Beird juga menjelaskan persyaratan yang harus dipenuhi untuk membuat desain web yang baik adalah: (1) Pengguna dapat menyukai desain yang diberikan namun juga mampu menyerap konten yang ada, (1) Pengguna dapat berpindah halaman dengan cepat menggunakan navigasi yang mudah, (3) Pengguna mengenali setiap halaman yang dimiliki situs tersebut. Halaman Pengunjung Halaman depan pengunjung memuat tampilan minimalis berupa navigasi ke halaman website selanjutnya, yaitu halaman informasi sekolah, halaman buku tamu, dan halaman administrasi. Navigasi ke halaman profil sekolah menggunakan menu

5

Drop Down yang bisa bertambah dan berkurang sesuai dengan daftar SMP yang tercantum dalam database. Adapun dua menu yang lain yaitu buku tamu dan administrator berupa gambar tombol karena keduanya tidak berubah-ubah. Drop Down menu dalam website mempunyai kelebihan kemudahan dalam menavigasikan halaman tanpa harus menghabiskan tempat pada layar. Dengan mengklik pada menu pertama kemudian klik pada halaman yang dipilih. Selain itu, dengan menggunakan Drop Down menu, secara langsung juga menampilkan peta situs dalam satu halaman (Holter 2002).

Gambar 1. Halaman depan website katalog MKKS SMP

Halaman profil sekolah menggunakan desain liquid yang bisa berubah lebar halaman sesuai dengan resolusi monitor pengunjung. Informasi yang ditampilkan pada halaman ini adalah profil sekolah yang meliputi visi dan misi, tipe sekolah, penggunaan bahasa sehari-hari, kurikulum yang diadopsi, ekstra kulikuler yang disediakan di sekolah, serta afiliasi institusi. Selain itu juga memuat informasi kondisi geografis sekolah seperti alamat dan rute sekolah dari terminal terdekat. Selain itu juga terdapat Foto sekolah, kepala sekolah, dan wakil kepala sekolah yang dapat diunggah (upload) melalui halaman administrator. Di bawah gambar sekolah terdapat dua tautan (link) untuk menavigasikan pengunjung ke alamat email dan situs (atau blog) resmi milik sekolah tersebut, sebagaimana pada gambar 2.

6

Gambar 2. Halaman profil sekolah

Halaman Administrator Halaman administrator mempunyai empat menu halaman yaitu "homepage" untuk tampilan depan, "user" untuk manajemen pengguna, "data smp" untuk manajemen data semua SMP, "buku tamu" untuk manajemen komentar melalui buku tamu, dan "struktur" untuk manajemen struktur organisasi MKKS SMP Purbalingga, serta satu tombol "Logout" untuk keluar dari halaman administrator. Untuk mempermudah distribusi manajemen website katalog, administrator pada dikategorikan menjadi dua level, admin global yaitu administrator untuk semua SMP sekaligus mempunyai kemampuan untuk menambahkan pengguna juga mampu mengatur daftar SMP dan manajemen buku tamu. Yang kedua adalah admin sekolah yaitu administrator khusus untuk masing-masing SMP, tidak mempunyai akses ke menu "user", "buku tamu", dan "struktur". Halaman manajemen data SMP yang digunakan untuk mengatur profil SMP yang ditampilkan pada halaman profil SMP di halaman pengunjung. Pada halaman ini tersedia form inputan data profil sekolah yang meliputi: (1) Nama sekolah, (2) Alamat sekolah, (3) Telepon, fax, email, dan alamat web sekolah, (4) Gambar sekolah, (5) Kepala sekolah, (6) Wakil kepala sekolah, (7) Transportasi, (8) Terminal terdekat, (9) Visi dan misi, (10) Bahasa sehari-hari, (11) Kerjasama, (12) Ekstra

7

kulikuler, (13) Spesialisasi, (14) Kompetisi, (15) Data kesiswaan, (16) Data staff, (17) serta Penghargaan dan prestasi. Adapun implementasi tampilan halaman manajemen data SMP adalah seperti pada gambar 3.

Gambar 3. Halaman manajemen data SMP

Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan Karena berbasis web dan online, yang diperlukan agar website ini dapat diakses melalui internet adalah space (ruang) untuk hosting perangkat lunak berbasis web. Selain itu juga diperlukan domain name system (DNS) yang berfungsi sebagai ganti alamat perangkat keras untuk website yang berupa rangkaian 12 (dua belas) angka. Dengan menggunakan DNS, website dapat diakses dengan alamat khusus menggunakan karakter huruf yang lebih mudah dipahami manusia. Pada implementasinya, website katalog MKKS SMP Purbalingga menyewa ruang pada salah satu hosting website berbayar. Selain itu juga menyewa DNS khusus sebagai alamat resmi website. Sedangkan biaya sewa Hosting dan DNS, ditanggung secara kolektif oleh semua SMP Purbalingga dengan koordinasi MKKS. Hasilnya, saat ini website katalog SMP Purbalingga dapat diakses melalui internet pada alamat www.mkksmp-purbalingga.sch.id. Sedangkan untuk client, perangkat keras yang digunakan bisa bervariasi yang lebih dispesifikkan adalah keperluan perangkat lunak yaitu minimal: 1. sistem Operasi: Windows XP, Linux, Mac OS, atau yang setara;

8

2. perambah: IE6, Mozila FireFox 2.0, Opera 9.0, atau setara yang mendukung JavaScript 2.0 agar dapat menggunakan Drop Down menu untuk mengakses halaman profil sekolah. Pada saat ini hampir semua sistem operasi yang ada di pasaran, baik yang bersifat komersial seperti Windows XP, atau yang bersifat bebas seperti Ubuntu, telah memasukkan perambah dengan spesifikasi yang diperlukan. Sehingga untuk mengakses website kalatog SMP Purbalingga, cukup memasang sistem operasi yang sesuai. Kemudian secara langsung dapat digunakan untuk mengakses website tersebut begitu terhubung dengan internet. Tingkat Daya Guna Sudarmawan (2007) menjelaskan bahwa daya guna menurut ISO adalah tingkat produk dapat digunakan oleh pengguna untuk mencapai tujuan secara efektif dan tingkat kepuasan dalam menggunakannya. Beberapa faktor yang mempengaruhi daya guna suatu produk adalah efektifitas, learnability (kemudahan dipelajari), efisiensi, memorability (kemudahan diingat), tingkat kesalahan yang kecil, dan kepuasan subyektif. Produk yang dibuat, yaitu website katalog bisa dikatakan berhasil jika secara efektif dapat digunakan untuk mencapai tujuan pengguna yaitu mempromosikan SMP masing-masing melalui media Internet. Berdasarkan sumber dari MKKS, sebelum website katalog diluncurkan, kuantitas SMP yang telah melakukan promosi melalui media Internet adalah 20%. Setelah empat bulan peluncuran website katalog, jumlah SMP yang melakukan promosi melalui media Internet menggunakan website katalog tersebut meningkat menjadi kurang lebih 45%. Dengan koordinasi dengan MKKS, jumlah ini akan terus ditingkatkan hingga mencapai 100%, seluruh SMP melakukan promosi melalui media Internet. KESIMPULAN Penggunaan web sebagai media promosi memberikan peluang lebih besar untuk dapat dilihat oleh pengunjung, karena sifat internet yang terbuka dan bisa diakses siapa saja. Namun demikian diperlukan teknik khusus agar website tersebut tetap menarik dilihat pengunjung, keseimbangan antara desain halaman dan konten web merupakan komponen penting agar website menarik pengunjung dan informasi yang disediakan dapat diserap secara optimal. Dengan perangkat khusus berupa website katalog SMP Purbalingga, pihak sekolah meskipun dengan sumber daya manusia yang terbatas dalam penggunaan IT, mampu memanfaatkan dengan lebih baik dibandingkan perangkat umum seperti Blog atau Forum. Terbukti dengan peningkatan kuantitas sekolah yang mempromosikan SMP masing-masing dengan menggunakan website katalog yang dibuat.

9

DAFTAR PUSTAKA Albin, Stephen T. 2003. The Art of Software Architecture: Design Methods and Techniques. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc. Arnowitz, Jonathan. 2007. Effective Prototyping for Software Makers. Amsterdam: Morgan Kaufmann Publisher. Beaird, Jason. 2007. The Principles of Beautifull Web Design. Australia: Sitepoint Pty Ltd. Holter, Eric. Web Design Tips for The Print Designer: Benefits of Website Drop Down Menus. http://www.newfangled.com/drop_down_menus diakses pada tanggal 01 April 2009. Istanto, Freddy H. 2001. Potensi dan Kaidah Perancangan Situs-web Sebagai Media Komunikasi Visual. Nirmana Vol. 3, No. 1. Jayaswal, Bijay K., Patto, Petter C. 2006. Design for Trustworthy Software: Tools, Technique, and Metodology of Developing Robust Software. United States: Prentice Hall. Sudarmawan dan Ariyus, Dony. 2007. Interaksi Manusia dan Komputer. Yogyakarta: CV. Andi Offset.