Pkm-ai Pendaftaran Online

1 PERANGKAT LUNAK PENDAFTARAN MAHASISWA BARU BERBASIS WEB IAIN WALISONGO SEMARANG Fahri Firdausillah, Deddy Wahyu Sugiarto, Ditha Imawati Program Studi Teknik Informatika, Universitas Dian Nuswantoro ABSTRAK Penggunaan perangkat lunak berbasis web yang lebih mudah didistribusikan dibandingkan perangkat lunak desktop, sudah banyak merambah ke berbagai bidang. Aplikasi yang dulunya hanya ditemui dalam bentuk perangkat lunak desktop, saat ini sudah banyak yang bertransformasi berbasis web (Stuttart 2008). Pendaftaran mahasiswa baru IAIN Walisongo, merupakan salah satu bentuk kegiatan yang bisa dibantu dengan menggunakan perangkat lunak berbasis web secara online. Karena, dengan demikian pendaftaran bisa dilakukan di mana saja tanpa harus datang secara langsung ke sekretariat pendaftaran. Perangkat lunak pendaftaran yang dibuat ini mengakomodasi semua kebutuhan data seperti yang ada pada perangkat lunak pendaftaran sebelumnya, dengan penambahan fasilitas filter inputan untuk menjamin validitas inputan. Selain itu juga tersedianya fasilitas pencetakan bukti pendaftaran secara langsung untuk mengonfirmasi pendaftaran di sekretariat. Dengan menggunakan perangkat lunak tersebut, calon mahasiswa dari luar kota akan lebih mudah melakukan registrasi tanpa harus datang secara langsung ke sekretariat pendaftaran. Kata kunci: pendaftaran mahasiswa baru, perangkat lunak, aplikasi berbasis web, keamanan website. PENDAHULUAN Stuttart (2008) menjelaskan, pada awal periode kemunculan internet, website berupa halaman-halaman berisi informasi tanpa interaktifitas dengan pengunjung. Semua pengunjung dianggap sama, baik itu pengunjung tamu atau klien penting atau bahkan administrator. Semua hanya mampu membaca halaman. Sekarang website sama sekali berbeda dengan wajah halaman website pada kemunculan pertama kalinya, faktanya, sekarang hampir semua website adalah aplikasi yang mempunyai fungsional tinggi dan bergantung pada aliran informasi dua arah. Sekarang website mampu mendukung registrasi, login, transaksi, dan konten yang dapat dibuat secara dinamis. Aplikasi web dibuat untuk menjalankan fungsi praktis yang sangat berguna dan dapat dijalankan secara tersambung langsung (on-line). Beberapa contoh aplikasi berbasis web yang paling banyak digunakan sekarang seperti aplikasi penjualan seperti Amazon, jejaring sosial seperti Facebook, perbankan seperti klikBCA, mesin

2 pencari seperti Google, informasi interaktif seperti Wikipedia, surat elektronik seperti Yahoo Mail, web logs seperti Wordpress. Banyak juga perangkat lunak berbasis desktop yang telah berubah wajah menjadi aplikasi berbasis web. Aplikasi bisnis seperti Enterprise Resource Planning (ERP), yang sebelumnya hanya bisa diakses dengan perangkat lunak berbasis desktop, sekarang dapat diakses menggunakan browser. Tren ini berlanjut kepada pembuatan perangkat lunak seperti aplikasi pemroses kata (word processor), spreadsheet, dan lain sebagainya yang telah dibuat dengan berbasis web seperti yang ada pada Google Apps. Institut Agama Islam Negeri Walisongo (IAIN Walisongo) adalah salah satu perguruan tinggi agama Islam negeri yang berlokasi di Semarang. Meskipun demikian mahasiswa yang mendaftar pada perguruan tinggi tersebut, berasal dari beberapa kota di seluruh Indonesia. Bahkan juga ada banyak mahasiswa yang berasal dari luar Jawa. Ini menunjukkan peminat dari perguruan tinggi tersebut, berasal dari berbagai kota di Indonesia. IAIN merupakan satu-satunya perguruan tinggi Islam negeri di Semarang, dan sudah eksis sejak lama. Meskipun bertempat di Semarang, bukan berarti hanya membidik pangsa pasar yang ada di Semarang, namun juga banyak mahasiswa yang berasal dari luar daerah, bahkan dari luar pulau. Terutama setelah adanya program Takhassus (jalur khusus beasiswa) pada fakultas Ushuluddin, IAIN Walisongo semakin banyak dikenal masyarakat di seluruh Indonesia. Seperti kebanyakan perguruan tinggi lain, IAIN Walisongo membuka pendaftaran mahasiswa baru setiap tahunnya. Sekretariat pendaftaran mahasiswa baru IAIN Walisongo bertempat di kampus I perguruan tinggi tersebut, yaitu di Jl. Walisongo No 5 – 9. Sehingga semua calon mahasiswa yang ingin mendaftarkan diri harus datang ke alamat tersebut untuk melakukan registrasi. Hal tersebut tidak masalah untuk pendaftar dari kota Semarang dan beberapa kota di sekitar Semarang seperti Purwodadi, Demak, Kudus, Jepara, dan lain sebagainya. Namun untuk beberapa kota calon mahasiswa yang berasal dari luar kota, model pendaftaran seperti ini tentu saja sangat merepotkan, karena mereka harus datang berkali-kali ke sekretariat hanya untuk melakukan pendaftaran melakukan ujian, dan juga melihat hasil pengumuman. Semakin banyaknya calon mahasiswa yang berasal dari luar daerah inilah, dibutuhkan suatu sistem yang dapat memfasilitasi calon mahasiswa dari luar daerah untuk bisa mendaftar tanpa harus datang langsung ke sekretariat. Untuk memberikan solusi permasalahan tersebut IAIN walisongo membuat perangkat lunak pendaftaran online berbasis web yaitu sebagai mana dapat dilihat pada http://walisongo.ac.id/form_pendaftaran.php. Namun sistem yang sudah ada tersebut mempunyai banyak kekurangan seperti, calon mahasiswa baru tidak dapat mencetak formulir pendafatarannya sendiri, form pendaftaran masih kurang aman dan berpotensi besar dibanjiri dengan data-data sampah, dan lain sebagainya. Akibatnya sistem tersebut tidak dapat diimplementasikan. Dalam telekomunikasi, istilah online memiliki arti lain yang lebih spesifik. Suatu alat yang diasosiasikan dalam sebuah sistem yang lebih besar dapat dikatakan online bila berada dalam kontrol langsung dari sistem tersebut–dalam arti jika ia

3 tersedia saat akan digunakan oleh sistem (on-demand), tanpa membutuhkan intervensi manusia, namun tidak bisa beroperasi secara mandiri di luar dari sistem tersebut (id.wikipedia.org 2008). Perangkat lunak pendaftaran mahasiswa yang dibangun adalah perangkat lunak yang bersifat online, artinya perangkat lunak tersebut terhubung dengan internet dan dapat diakses secara langsung melalui jaringan internet. Dengan begitu perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru ini dapat diakses semua orang di seluruh dunia dengan syarat terhubung ke internet. Penelitian ini difokuskan untuk mengembangkan perangkat lunak pendaftaran mahasiswa berbasis web baru yang dapat diterapkan pada IAIN Walisongo. Dengan meneliti kekurangan yang ada pada sistem yang lama, dan menyingkronkan dengan kebutuhan data-data calon mahasiswa yang diperlukan oleh perguruan tinggi dan calon mahasiswa itu sendiri. Dari uraian sebelumnya maka penelitian ini diberi judul "Perangkat Lunak Pendaftaran Mahasiswa Baru Berbasis Web IAIN Walisongo Semarang ". METODE PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK Pada penelitian ini, metode pengembangan yang digunakan adalah model Prototyping. Metode ini sangat cocok digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak yang kebutuhannya belum bisa diketahui secara lengkap, atau kebutuhannya dapat berkembang setiap saat dengan cepat. Proses pengembangan dengan metode Prototyping dimulai dengan analisa kebutuhan secara cepat, kemudian langsung dibuat prototype-nya. Setelah prototype selesai dibangun dengan analisa kebutuhan seadanya, barulah kemudian perangkat lunak yang telah dibuat dievaluasi, apakah perangkat lunak tersebut telah memenuhi kebutuhan data administratif. Selain itu dilakukan penambahan fitur-fitur yang diperlukan berdasarkan analisa kebutuhan yang lebih lengkap. Dan berulang-ulang seperti itu seterusnya sampai perangkat lunak yang dikembangkan siap diimplementasikan pada lingkungan kerja (work environment) yang sebenarnya (Jayaswal 2006). Analisis Sistem Tahap analisis mempelajari tentang spesifikasi sistem dan rencana perangkat lunak. Analisis sistem bertujuan untuk menjabarkan kebutuhan pemakai sistem dan meletakan dasar–dasar untuk proses perancangan perangkat lunak. Analisis yang dibutuhkan meliputi analisis kebutuhan software dan hardware dan analisis kebutuhan sistem. Karena sudah pernah ada perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru yang lama, maka pada tahap analisis ini juga menganalisa perangkat lunak yang telah ada, dan mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan perangkat lunak tersebut tidak dapat diimplementasikan. Analisa kebutuhan yang dikumpulkan tidak perlu lengkap, karenan nanti akan ada tahapan tersendiri untuk mengevaluasi dan mengerjakan kembali perangkat lunak yang sudah dibuat.

4 Perancangan dan Pembuatan Prototype Setelah mendapatkan list kebutuhan sistem, kemudian dengan cepat membuat rancangan dengan berdasarkan kebutuhan yang telah diketahui. Rancangan ini yang nantinya akan menjadi dasar pengembangan sistem selanjutnya sekaligus sebagai titik awal yang digunakan oleh user untuk memberikan feedback untuk pengembangan sistem selanjutnya. Prototype yang pertama kali dibuat menampilkan keseluruhan field inputan yang diperoleh dari analisa pertama, sehingga bisa langsung teridentifkasi, apakah inputan yang ada sudah cukup atau diperlukan inputan yang lain. Prototype selanjutnya yang merupakan tindak lanjut dari feedback yang diberikan oleh reviewer yaitu diperlukannya fasilitas validasi inputan, dan pembenahan tampilan antarmuka menu dan lain sebagainya. Review dan validasi Stakeholder internal dilibatkan dalam proses ini untuk mengevaluasi apakah rancangan yang telah dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan administratif. Pada tahap ini reviewer akan memberikan feedback berupa list kebutuhan yang belum ter-cover dalam analisa kebutuhan awal, sekaligus memberikan rekomendasi fitur-fitur tambahan agar sistem yang dikembangkan dapat digunakan secara optimal. Pengerjaan Kembali (Revise) Pada tahap ini, sistem akan dikembangkan kembali dengan menambahkan fungsionalitas yang diperlukan dan memperbaiki beberapa modul yang belum optimal, berdasarkan feedback yang diberikan oleh reviewer. Tahap ketiga (Review) dan keempat (Revise) ini akan dilakukan berulang-ulang sampai tidak ada lagi feedback permintaan penambahan fasilitas dari reviewer. Dalam pengembangan perangkat lunak pendaftaran online, tahap ini merupakan tahap paling lama. Karena kebutuhan yang sering berubah-ubah karena harus konfirmasi kebenaran kebutuhan pada bidang-bidang terkait. Beberapa kali perangkat lunak harus diubah dan terkadang perubahan itu bersifat fundamental karena kesalahan konfirmasi kebutuhan data. Implementasi dan Distribusi Sistem Setelah semua tahap selesai dan tidak ada permintaan penambahan fungsionalitas, versi final sistem diluncurkan. Pada tahap ini software dibuat secara lengkap dan terintegrasi dengan suma fungsi yang diperlukan. Selanjutnya adalah pendistribusian Framework pada functional environment untuk dapat dipergunakan dalam proses pengembangan perangkat lunak berbasis web. Meski telah mencapai tahap akhir, akan selalu ada evaluasi dan peningkatan performa dan fungsional pada Framework, sehingga akan lahir perangkat lunak versi selanjutnya sebagai penyempurnaan versi yang telah diluncurkan. Implementasi ini meliputi instalasi perangkat lunak web server dan database server pada komputer server. Web server yang digunakan adalah Apache yang sudah dilengkapi dengan parser PHP untuk dapat mendukung pemrograman PHP. Sedangkan untuk database server-nya menggunakan MySQL. Setelah perangkat

5 lunak pendukung selesai dipasang pada server, kemudian aplikasi pendaftaran mahasiswa baru dipasang pada server. Dan diuji coba pada beberapa komputer klien internal IAIN Walisongo dan juga komputer eksternal (dari luar IAIN Walisongo). HASIL DAN PEMBAHASAN Perangkat Lunak Lama Untuk memberikan solusi pada permasalahan mahasiswa pendaftar yang beralamat jauh dari kota Semarang, IAIN Walisongo telah membuat perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru online dan berbasis web yang dapat diakses secara umum pada http://walisongo.ac.id/form_pendaftaran.php. Namun perangkat lunak yang dibuat ini masih memiliki banyak kekurangan, sehingga pada saat implementasi, perangkat lunak ini masih belum bisa memenuhi kebutuhan pendaftaran online yang diharapkan oleh panitia pendaftaran mahasiswa baru. Beberapa kekurangan dari perangkat lunak sebelumnya adalah sebagaimana dijelaskan di bawah ini. 1. Tidak ada filter inputan untuk data-data penting seperti nama, email, dan lain sebagainnya. Sehingga pengunjung bisa memasukkan data apa saja, termasuk data yang tidak masuk akal, misalnya memasukkan email dengan tanpa ada karakter "@", atau memasukkan huruf pada kolom nomor telepon. 2. Tidak ada pengamanan yang baik dari SPAM, banyak sekali data-data sampah yang diisikan secara otomatis oleh mesin khusus (bukan manusia). Akibatnya kebanyakan data pendaftar yang masuk, bukanlah pendaftar yang sebenarnya, namun hanya data-data yang di-generate oleh mesin yang berisi link ke alamat situs penyerang. 3. Pendaftar tidak mendapatkan bukti apapun yang menyatakan bahwa dia telah mendaftar melalui perangkat lunak tersebut. Setelah melakukan registrasi, para pendaftar tidak mendapatkan bukti pendaftaran atau bahkan nomor registrasi. Ini berakibat sulitnya kofirmasi pada sekretariat. 4. Setelah melakukan registrasi, pendaftar tidak bisa memperbaharui data yang dimasukkan secara langsung. Padahal pada waktu registrasi, ada kemungkinan pendaftar salah memasukkan data dirinya karena salah ketik atau faktor lain. Untuk memperbaiki kesalahan inputan pendaftar harus mengontak administrator basis data yang ada di sekretariat terlebih dahulu. Implementasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Online Beradasarkan analisis kebutuhan yang telah dikumpulkan sebelumnya, juga dengan pertimbangan perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru online yang telah ada. Perangkat lunak yang dibangun harus mempunyai fitur-fitur sebagai berikut: 1. Mampu menyediakan field-field data yang dibutuhkan untuk pendaftaran mahasiswa. Yaitu kode pendaftaran, nama lengkap, email, alamat, kota, telepon, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, warganegara, agama, status marital, jalur pendaftaran, asal sekolah dasar, asal sekolah menengah pertama, asal sekolah menengah atas, pendidikan non formal, prestasi olah raga, prestasi seni, nama ayah, pendidikan terakhir ayah, profesi ayah, jumlah penghasilan ayah,

6

2. 3.

4.

5. 6.

nama ibu, pendidikan terakhir ibu, profesi ibu, jumlah penghasilan ibu, dan juga tiga pilihan jurusan. Menyediakan informasi agenda pendaftaran setiap gelombangnya, termasuk juga agenda pendaftaran ulang, jadwal ujian, dan pengumuman hasil ujian. Ada filter inputan untuk memastikan data yang dimasukkan pendaftar adalah data yang valid, serta sebisa mungkin mengurangi kesalahan inputan fatal yang berakibat data tidak bisa digunakan. Sebagai contoh inputan tanggal lahir harus mengikuti pola "yyyy-mm-dd". Menggunakan CAPTCHA sebagai gerbang keamanan, untuk memastikan yang sedang melakukan registrasi secara online adalah manusia, bukan mesin yang dibuat untuk melakukan pengisian formulir secara otomatis. Selain itu inputan data dibuat secara step by step, tidak langsung dalam satu halaman, ini juga untuk menambah keamanan inputan. Pendaftar bisa mengubah kembali data pendaftarannya, sehingga kesalahan saat menginput formulir bukan masalah lagi, karena secara langsung pendaftar dapat mengoreksi kesalahan datanya sendiri. Yang juga sangat penting adalah bukti pendaftaran. Perangkat lunak pendaftaran ini juga menyediakan fitur untuk mencetak formulir pendaftaran dengan format khusus, sehingga calon mahasiswa bisa yakin kalau dirinya telah terdaftar sebagai peserta ujian. Selain itu, formulir ini juga digunakan untuk konfirmasi saat pendaftaran ulang di sekretariat pendaftaran.

Alur Pendaftaran Mahasiswa Baru Dengan perangkat lunak pendaftaran online berbasis web, alur Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru secara online adalah seperti yang ada pada gambar di bawah ini:

Gambar 1. Alur Pendaftaran Mahasiswa Baru OnLine

7

Pertama kali calon Mahasiswa mengisi Form Pendaftaran pada Website. Setelah mengisi dan memastikan tidak ada kesalahan inputan data, pendaftar bisa mencetak bukti pandaftaran. Selain itu juga form yang telah diisi otomatis masuk ke dalam database pendaftaran di IAIN. Dengan membawa kelengkapan administrasi seperti tercantum pada website, termasuk formulir bukti pendaftaran dan juga bukti transfer uang pendaftaran ke sekretariat pendaftaran mahasiswa baru di kampus I IAIN Walisongo. Contoh dari bukti formulir pendaftaran adalah sebagaimana pada Gambar 2. Pada tanggal yang tercantum dalam agenda pendaftaran, calon Mahasiswa mengikuti ujian tertulis di sekretariat. Adapun pengumuman hasil ujian diumumkan secara tertulis di pengumuman di kantor sekretariat. Selain itu juga ditampilkan di website sehingga dapat dilihat dari mana saja dengan internet. Untuk mahasiswa yang lulus ujian, melakukan registrasi ulang ke sekretariat dan persiapan mengikuti PASSKA untuk secara resmi telah terdaftar sebagai mahasiswa IAIN Walisongo.

Gambar 2. Tampilan Cetak Bukti Pendaftaran

Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak Karena berbasis web dan online, perangkat adalah space untuk hosting perangkat lunak berbasis web. Saat ini IAIN Walisongo telah menyewa hosting dengan alamat walisongo.ac.id. Untuk kepentingan modularitas, pendaftaran mahasiswa baru dilletakkan pada sub domain khusus yang dapat dikses pada alamat pmb.walisongo.ac.id.

8 Sedangkan untuk client, perangkat keras yang digunakan bisa bervariasi yang lebih dispesifikkan adalah keperluan perangkat lunak yaitu minimal: 1. sistem Operasi: Windows XP, Linux, Mac OS, atau yang setara; 2. perambah: IE6, Mozila FireFox 2.0, Opera 9.0, atau setara yang mendukung JavaScript 2.0 agar filter dan AJAX berjalan dengan baik. Pada saat ini hampir semua sistem operasi yang ada di pasaran, baik yang bersifat komersial seperti Windows XP, atau yang bersifat bebas seperti Ubuntu, telah memasukkan perambah dengan spesifikasi yang diperlukan. Sehingga untuk mengakses perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru, cukup memasang sistem operasi yang sesuai. Kemudian secara langsung dapat digunakan untuk mengakses perangkat lunak pendaftaran tersebut begitu terhubung dengan internet. KESIMPULAN Perangkat lunak pendaftaran mahasiswa baru yang dikembangkan dengan berbasis web, membuat pendaftaran mahasiswa baru IAIN Walisongo dapat dilakukan di mana saja dengan syarat terhubung dengan internet, tanpa harus datang secara langsung ke sekretariat. Dengan berbasis pengembangan prototyping, perangkat lunak yang dibuat ini, bisa dikembangkan lebih lanjut begitu ada perubahan pada analisis kebutuhan atau terdapat kesalahan-kesalahan yang fatal pada perangkat lunak. Perangkat lunak untuk pendaftaran mahasiswa baru secara online, perlu dikembangkan lagi dengan mengakomodasi validasi pembayaran dan ujian secara online. Sehingga calon mahasiswa hanya perlu datang ke kampus IAIN Walisongo setelah resmi menjadi mahasiswa. Namun untuk menuju ke sana perlu adanya penelitian tentang pembuatan perangkat lunak validasi pembayaran dan ujian berbasis web dengan tingkat keamanan yang lebih tinggi untuk mencegah tindak kecurangan dan manipulasi data (termasuk pencurian akun bank).

DAFTAR PUSTAKA Arnowitz, Jonathan. 2007. Effective Prototyping for Software Makers. Amsterdam: Morgan Kaufmann Publisher. http://id.wikipedia.org/wiki/online (diakses tanggal 10 Desember 2008). Jayaswal, Bijay K., Patto, Petter C. 2006. Design for Trustworthy Software: Tools, Technique, and Metodology of Developing Robust Software. United States: Prentice Hall. Stuttart, Dafydd and Pinto, Marcus. 2008. The Web Application Hackers's Handbook: Discovering and Exploiting Security Flaws. Indianapolis: Wiley Publishing Inc.