Pip Ah

Siti - Contoh Pengurus Kewangan Cemerlang KOPERASI Kedai Buku Universiti Malaya Berhad (KKUM) merupakan antara koperasi di Malaysia yang kerap kali terpilih untuk mendapat anugerah koperasi. Kejayaan yang diraih oleh KKUM didorong oleh banyak faktor. Tidak dinafikan, salah satu sebabnya berpunca dari pengurusan akaun dan kewangan yang cekap. Pengurus Eksekutif dan Kewangan KKUM, Hajah Siti Zaliha Shaffiee adalah nama yang akan dikenang lama oleh KKUM atas sumbangannya selama 32 tahun berkhidmat. Semasa wakil PELANCAR menemuinya di rumah, di Kelang Selangor, beliau baru sahaja bersara. Hajah Siti Zaliha amat merendah diri semasa mula ditemui. Bekerja di bahagian kewangan katanya, tiada apa yang hendak diceritakan. Namun, sebaik sahaja bermula dan soalan pertama diajukan, beliau terus berkongsi pengalaman khususnya dalam mengendalikan urusan akaun dan kewangan sebuah koperasi. Hajah Siti Zaliha mula bertugas dengan KKUM pada tahun 1974, sebagai Akauntan mengendalikan urusan kewangan. Pada tahun 1991 beliau menjawat jawatan Pengurus Pentadbiran dan Kewangan. Di antara tahun 1999 hinggalah bersara, beliau memegang jawatan Pengurus Eksekutif dan Kewangan. Mempunyai Diploma Business Study daripada Institut Teknologi MARA, beliau suka, seronok dan puas bekerja dengan KKUM dan dikelilingi oleh rakan sejawat yang mesra. Susah senang dikongsi dan masalah yang timbul dibincang dan diselesai bersama. Amanah menjadi asas pegangannya. Tempat kerja menjadi rumah kedua. Dengan sikap sedemikian tidak hairanlah jika sepanjang 32 tahun berkhidmat , hanya dua tiga kali sahaja beliau tidak hadir mesyuarat. Itupun kerana cuti bersalin atau menunaikan haji. Pulang lewat dan berseorangan di pejabat menyiapkan tugas, memang perkara biasa. Berbeza dengan kebanyakan koperasi lain, KKUM melaksanakan konsep pengurusan yang berbeza. KKUM tiada Pengurus Besar. Sebaliknya, setiap bahagian, misalnya pemasaran, UC Travel, peruncitan buku, pentadbiran, dan kewangan, masing-masing diketuai oleh seorang Pengurus. Setiap Pengurus bertanggungjawab kepada Jawatankuasa Lembaga masing-masing. Contohnya, sebagai Pengurus Eksekutif dan Kewangan beliau bertanggungjawab penuh pada Jawatankuasa Lembaga Kewangan tentang semua urusan akaun dan kewangan KKUM. Bagaimanapun sebagai Pengurus Kewangan, beliau juga perlu ambil tahu kemajuan bahagianbahagian lain. KKUM menggunakan sistem perakaunan pusat (central accounting system). Oleh itu semua dokumentasi perakaunan di bahagian-bahagian lain, seperti pembayaran, penerimaan wang dan sebagainya diuruskan oleh bahagian kewangan. Beliau masih ingat semasa mula-mula bertugas dengan KKUM. Ketika itu katanya, Datin Paduka Rafidah Aziz, merupakan Bendahari KKUM. Perniagaan KKUM ketika itu hanya

bertumpu pada kedai buku. Perniagaan KKUM perit kerana masalah kewangan yang terhad. Anggota KKUM belum ramai dan yuran syer minimum pun cuma RM10.00 sahaja. Di peringkat awal, pihak Universiti Malaya banyak membantu perkembangannya. Perniagaan KKUM kemudian ditambah mengikut keperluan. KKUM kemudian mengambil alih pasar mini di kampus. Ketika itu tiada persaingan dan warga kampus memang memerlukan pasar mini untuk mendapat barang keperluan pengguna. KKUM seterusnya mengambil alih kantin di universiti, membuka agensi pengembaraan (UC Travel), dan menguruskan operasi Rumah Universiti. Operasi kantin terpaksa ditutup kerana KKUM mahu memberi tumpuan pada perniagaan Rumah Universiti. Beliau masih ingat pada kesan kemelesetan ekonomi pada tahun 1980an. Gaji kakitangan KKUM dipotong sebanyak 10 peratus. Penerimaan bayaran pula selalu tertangguh. Di sebalik keperitan itu, KKUM terus dapat bertahan. Apabila perniagaan berkembang, KKUM membeli bangunan baru di Jalan 222, Petaling Jaya dan Bahagian Kewangan dan Bahagian Pemasaran turut dipindahkan ke situ. Di pejabat baru, Hajah Siti Zaliha diberi tanggungjawab penuh untuk menguruskan kewangan KKUM dan meningkatkan sistem perakaunannya. Pada keseluruhannya KKUM kini mempunyai kira-kira 200 orang kakitangan dan mereka ditempatkan merata-rata, di outlet perniagaan KKUM. Kakitangan beliau bermula dengan empat lima orang dan bertambah kepada 12 orang. Bagi memudahkan pengurusan akaun dan kewangan beliau menjadikan setiap outlet perniagaan KKUM sebagai satu core centre. Cara ini lebih mudah untuk beliau memantau untung rugi perniagaan outlet tersebut. Dalam mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Kewangan, beliau bertanggungjawab membentangkan prestasi perniagaan dan kewangan tiap-tiap bahagian untuk memastikan tindakan-tindakan yang perlu diambil. “Cara saya mengurus, cuba dahulu sedaya upaya. Kalau perlu dari segi polisi, baru saya rujuk pada Lembaga di peringkat kami. Anggota Lembaga jarang-jarang ‘kacau’ saya. Mereka beri keyakinan dan kepercayaan penuh pada saya.” Beliau pernah mengendalikan jumlah perniagaan tertinggi sebanyak RM45 juta sebulan pada tahun 2003. Dalam masa 10 tahun kebelakangan, katanya lagi, jumlah perniagaan KKUM berlegar sekitar RM39 ke RM40 juta. Sebagai Pengurus Kewangan beliau perlu memastikan sasaran RM40 juta dicapai. Bukan satu tugas yang mudah. Tambahan pula kos overhed kini tinggi. Persaingan pula banyak. Dahulu, katanya KKUM merupakan captured market dan dianggap pembekal yang ternama. Kebebasan membuat keputusan dan kepercayaan penuh yang diberi Jawatankuasa Lembaga kepadanya, menyebabkan beliau dapat menjalankan tugas tanpa tekanan. Kepercayaan itu

dipikulnya dengan amanah tanpa ada niat untuk menyeleweng atau mengabaikan tugas sama sekali. Beliau sentiasa mengambil tahu prestasi perniagaan di semua outlet. Beliau akan memastikan setiap outlet membuat pembelian ikut keperluan. Tidak guna membuat pembelian yang banyak semata-mata kerana harganya murah. Duit yang terbeku itu katanya, boleh digunakan semula untuk perniagaan. Hajah Siti Zaliha juga memantau akaun bahagian-bahagian yang lain supaya mereka boleh memberi tumpuan pada perniagaan. Beliau mempunyai peranan mewujudkan keyakinan pembekal dengan membuat bayaran mengikut jadual. Jika pembekal hilang keyakinan dia sedar reputasi KKUM akan terjejas. KKUM mempunyai empat Jawatankuasa. Beliau akan pastikan hadir dalam semua mesyuarat tersebut, selain menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Kewangan dan Mesyuarat Lembaga KKUM. Beliau tidak mahu semasa ketiadaannya, ada perkara yang dibincang sedangkan beliau tiada untuk membuat keputusan. Untuk persiapan Mesyuarat Agung KKUM beliau menyediakan bajet, membuat perancangan kewangan dan memastikan akaun diaudit mengikut masa. Ianya bermula dengan membuat semakan stok pada akhir tahun. Pada bulan Januari atau Februari, pihaknya membuat penutupan akaun. Pada bulan Mac-April pula, juruaudit luar dipanggil untuk membuat pemeriksaan. Pada awal bulan Mei, dipastikan laporan dihantar ke Jabatan Pembangunan Koperasi kerana Mesyuarat Agung tidak boleh lewat dari bulan Jun. Beliau akan pastikan, sebulan sebelum mesyuarat agung, Laporan kewangan KKUM mendapat kelulusan dan perakuan Jabatan Pembangunan Koperasi. Katanya, “Hanya seorang sahaja Pengurus di KKUM lelaki. Yang lain adalah Pengurus wanita dan saya rasa wanita lebih setia bekerja berbanding lelaki. Mungkin kerana wanita yang bekerja, mencari rezeki halal untuk tampung pendapatan suami. Oleh itu, penyelewengan jarang dilakukan oleh wanita. Disebalik kelembutannya, Hajah Siti Zaliha tegas orangnya. Jika berlaku kehilangan atau kekurangan duit berpunca daripada kesilapan sendiri, kakitangan terbabit dikenakan tindakan membayar balik duit tersebut. Bagi kes-kes penipuan, Hajah Siti Zaleha tidak teragak-agak untuk membuat laporan polis. Hajah Siti Zaliha kini lebih banyak meluangkan masa bersama keluarga. Meskipun ibu kepada tujuh orang anak dan tiga cucu ini tiada lagi di KKUM, jasanya terus dikenang. http://www.angkasa.coop/pelancar/index.php?p=okt011-2006