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2019

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

P I N A R

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ELABORO

REVISO

COORDINO

APROBO

SANDRA LILIANA MURIEL LIDER DE GESTION DOCUMENTAL

COMITÉ INSTITUCIONAL DE ARCHIVOL

ETELVINA DIAZ B. SUBGERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

PAULA ANDREA TINTINAGO GERENTE Y

Tabla de Contenido 1. INTRODUCCION............................................................................................................ 2 2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL ......................................................................... 4 3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS. ............................................................. 21 4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA ........................................................ 23 5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS. .............................................................................. 24 6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS .......................................................... 29 7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA .................................................................... 32 8. CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. ............ 33 9. OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ........ 35 10. BIBLIOGRAFIA........................................................................................................... 36

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1. INTRODUCCION El Hospital San Vicente Ferrer Andalucía, Surge como una necesidad de brindar a la comunidad mejores condiciones y perspectivas de salud; el Hospital tiene su origen con la compra de un lote con destino a la construcción del edificio para el hospital (Escritura pública No. 24 de febrero 17 de 1960). La Gobernación del Valle del Cauca mediante resolución Nro. 4.317 de noviembre 18 de 1965 le reconoce Personería Jurídica, mediante la cual habilita al HOSPITAL SAN VICENTE FERRER para que entre a ejercer derechos y contraer Obligaciones civiles y en el año de 1968 se expiden los estatutos del centro hospitalario San Vicente Ferrer por la junta directiva El Hospital San Vicente Ferrer es una Empresa Social del Estado de primer nivel de atención presta sus servicios de salud en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud, leyes 100 de 1993, 1122 de 2007, 1438 de 2011 y sus decretos reglamentario, por la ley Estatutaria 1751 de febrero 16 de 2015, “por la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones” así como por las demás normas de ley que regulan la gestión administrativa y de prestación de servicios de las empresas del Estado que le sean aplicables. El Hospital SAN VICENTE FERRER E.S.E., como parte integral del sistema de salud, debe adoptar las políticas de gestión institucional orientadas por el estado para el manejo de los documentos y principalmente de la información pública. El siguiente documento recopila el marco conceptual, normativo y las estrategias adoptadas por la E.S.E. para garantizar una prestación de servicios de salud que contengan todos los principios que rigen el concepto de CALIDAD: accesibilidad, oportunidad, integralidad, universalidad, complementariedad, equidad, continuidad. etc. MISION EL Hospital San Vicente Ferrer de Andalucía Valle del Cauca, es una Empresa Social del Estado, de primer nivel de atención enfocado en una política de promoción de la salud y CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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prevención de la enfermedad con suficiente grado de accesibilidad, participación social, eficiencia, oportunidad y calidez, en beneficio de la comunidad del municipio y su área de influencia. VISION El Hospital San Vicente Ferrer de Andalucía Valle del Cauca, en el año 2020, será reconocido en el mercado como una organización socialmente responsable, seguro, verde, sostenible e innovador, atendiendo los desafíos y tendencias del sector salud. POLITICA DE CALIDAD Liderar una cultura organizacional para la calidad, fundamentada en el desarrollo humano, seguridad del usuario y participación social con el fin de facilitar el mejoramiento de las condiciones de bienestar y calidad de vida en la población atendida. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS • Transparencia • Honestidad • Responsabilidad • Respeto y buen trato • Compromiso • Compañerismo y cooperación • Trabajo en Equipo • Calidad de Servicio • Confidencialidad • Integridad y mejoramiento continuo de los Procesos • Lealtad POLITICA DE CALIDAD Construir una nueva cultura organizacional para la calidad, fundamentada en el desarrollo humano, la participación social, el trabajo en equipo con el fin facilitar el mejoramiento de las condiciones de bienestar y calidad de vida en la población. OBJETIVOS DE CALIDAD • Implementar estrategias que fortalezcan las actividades de promoción de la salud y CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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prevención de la enfermedad. • Promover la satisfacción permanente de las necesidades y expectativas de nuestros usuarios • Fomentar espacios de comunicación organizacional que beneficie la retroalimentación entre usuarios internos y externos. • Desarrollar acciones de seguimiento y control que permitan el mejoramiento continuo de los procesos institucionales. Consecuentes con el reto Misional y el logro de las metas antes descritas, el hospital define su enfoque en la gestión documental a través del proyecto denominado Plan Institucional de Archivos. El cual sale del análisis DOFA que se hace en el mismo y del diagnóstico de archivos que se ha venido generando a través de las continuas auditorías internas y externas a la institución. A partir de allí el Hospital identifica los aspectos críticos de la gestión documental de la E.S.E., los cuales prioriza como necesidades a satisfacer, establece los objetivos a desarrollar a través de las actividades propuestas en el Plan Institucional de Archivo – PINAR, estableciendo las metas, las fechas de realización y los indicadores para cada uno de ellos; asimismo, se presenta una propuesta de las necesidades de recursos físicos, tecnológicos, de talento humano y de infraestructura y una herramienta de medición, seguimiento y control de la ejecución del plan. El Plan Institucional de Archivos – PINAR, pretende dar solución a la problemática en materia de archivística que se va generando en los archivos de gestión administrativos y de los servicios con la Historia Clínica, el cual decanta el problema al momento de la transferencia al archivo central. 2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL 2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS) A partir del continuo trabajo del coordinador de gestión documental, en los procesos de capacitación de personal, seguimiento a los archivos de gestión, auditorias de control interno, auditorias de los entes de control y seguimiento al plan de mejoramiento, se establecen pues los puntos a mencionar. CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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2.1.1 DEBILIDADES COORDINACION DEL AREA 2.1.1.1 ADMINISTRATIVAS 

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Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos administrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad. A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso no se ve articulado al Sistema de Gestión de Calidad, en cuanto al manejo de las responsabilidades de la administración de archivo (central y de gestión) encontrándose inexistente en la práctica. Los procesos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales. Dada las características del Sistema Integrado de Gestión, el comité institucional de archivo dispone de poco tiempo para la administración y toma de decisiones en materia de gestión documental. Los funcionarios del Hospital San Vicente Ferrer, no cuentan con la cultura de gestionar la correspondencia de manera electrónica por presentar conceptos como CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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de que, “si no es en papel no es importante, por ende no lo va a leer”, cultura afianzada por los cargos directivos parcialmente. Existen vacíos funcionales y de responsabilidades en materia de archivos de gestión.

2.1.1.2 PERSONAL  

Insuficiente personal por contrato o planta para desarrollar las tareas de organización de archivos, tanto en gestión como en central en ciertas dependencias identificadas; Jurídica, archivo central, historias clínicas y proceso asistencial. Se da capacitación al personal pero este no genera la retroalimentación necesaria con la organización de su archivo gestión ocasionando retrasos en la conformación de la etapa activa de los expedientes.

2.1.1.3 ESPACIO   

Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento de los archivos. Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias. Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la documentación.

2.1.1.3 PRESUPUESTO 

Existe por inversión un proyecto para digitalización del archivo central pero no hay uno independiente para las labores archivísticas. Para el 2015 no cuenta con recursos este proyecto y solo se asigna un presupuesto para cajas de archivo por valor de 4.000.000.

2.1.1.3 ARCHIVISTICAS CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en algunas dependencias en ciertos aspectos y se requiere que en la administración de los archivos de gestión se incluyan actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción, conservación y consulta de documentos. Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos archivos de gestión. Falta de descripción archivística en documentos del archivo central. Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las comunicaciones que requieren, pudiendo ser estas gestionadas a través de los correos electrónicos, lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de documentación.

2.1.1.4 NORMALIZACION   



La tabla de retención documental debe de ser ajustada según los bancos terminológicos y la circular externa 003 de 2015 del AGN y tener en cuenta la realidad productora en gestión documental de las dependencias. Falta mayor capacitación y seguimiento en la aplicación de la tabla de retención documental. Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de gestión. Se debe articular el Sistema de Gestión de Calidad con el proceso de gestión documental pero hace falta su documentación integral, dado que se tienen hacer funciones que no son correspondientes a la de gestión documental, como por ejemplo el seguimiento a la codificación de las comunicaciones que generan los funcionarios. Las herramientas de especificación y definición en procedimientos, instructivos y guías para correspondencia, archivo central y archivos de gestión no están siendo tenidos en cuenta por los funcionarios, estos son capacitados pero deben de entender que la consulta de los manuales y guías es constante por la continua afluencia y aplicación de procesos institucionales que generan sobrecarga de CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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funciones e inconsistencias en materia de gestión documental por errores humanos e involuntarios. Se debe actualizar la Norma Fundamental en conjunto con el procedimiento de ventanilla única para dejar bien detallado los fines y funciones que le corresponde a cada guía, manual o procedimiento.

DEBILIDADES AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO 





Personal insuficiente: El auditor considera que el personal dispuesto en el proceso no es suficiente para desarrollar las actividades propias del mismo, esto teniendo en cuenta que el líder del proceso tiene a su cargo diversas funciones que impiden en ocasiones la concentración en labores relacionadas netamente con gestión documental. El líder del proceso tiene a su cargo responsabilidades adicionales como: Coordinación de archivo de historias clínicas. Archivos de gestión: A pesar de los avances encontrados en materia de implementación de la ley general de archivo en los archivos de gestión, el particular considera que estos deben ajustarse de mejor forma a la normatividad vigente. Algunos dueños de proceso y colaboradores de la institución no han acatado las directrices y disposiciones establecidas en la ley 594 de 2000. Algunas de las falencias encontradas en los archivos verificados de gestión son las siguientes:  No utilización del rotulo de gestión documental  No se sigue orden cronológico  Se tiene dos o más vigencias en el mismo legajo sin considerar el cierre de año.  Se encuentran documentos archivados al revés  Archivos de gestión sin utilización de carpetas colgantes  Utilización de AZ en unidades funcionales como estadística y sistemas  Falta de colocación de fechas extremas  Algunos archivos de gestión reposan sobre escritorios o muebles ante la ausencia de archivadores.

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Controles del proceso (visitas de verificación): Se han efectuado visitas de verificación de archivos de gestión sin embargo no existe evidencia de las mismas, estas visitas carecen de programación, documentación y periodicidad. Archivo de historias clínicas: El archivo de historias clínicas de la institución depende directamente de la Coordinación de archivo, el particular considera que este archivo debe ser responsabilidad del Área estadística. Soportes enviados por proveedores: Los soportes enviados por proveedores como el laboratorio clínico, carecen de procesos documentales, se evidencian facturas y soportes enviados por dicho proveedor que deben ser procesados en su totalidad por los colaboradores de la E.S.E. para proceder a archivar estos de forma correcta, es de vital importancia considerar que los proveedores generan entradas a nuestros procesos y estas deben cumplir de igual forma con los requisitos de ley. Las deficiencias de los proveedores pueden ser generadoras de reprocesos y traumatismos al interior de nuestra Institución.

2.1.2 FORTALEZAS COORDINACION DEL AREA  

   

Se puede evidenciar que el 90% de los líderes de proceso están capacitados por lo que solo es necesario un seguimiento en auditoria interna y dejar plan de mejoramiento. La política cero papel ha generado un impacto positivo y considerable por lo que la consecución de la información en medios electrónicos y la socialización de esta, es más fácil, gracias a la metodología en google drive establecida con mecanismos documentados y con los niveles de seguridad necesarios. La mayoría de la fuerza de trabajo ha asumido el nuevo mecanismo de comunicación interno facilitando la fluidez de la información. La mayoría de los procesos documentales se encuentran documentados y articulados con la normatividad general. . Se encuentra establecido el PGD con todas las herramientas necesarias para desarrollar el proceso de gestión documental en la institución. CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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La institución presenta gestión e implementación en materia archivística y en su ajuste a la norma. Se cuenta con espacios adaptables para los archivos de gestión.

FORTALEZAS AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO 

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Unidad de correspondencia: Se evidencia el buen manejo de los procesos de recepción, radicación, distribución y conservación de documentos en la Unidad de correspondencia de la Institución, los procedimientos implementados y los formatos estandarizados han permitido el funcionamiento eficiente de la unidad funcional, los mecanismos facilitan el manejo responsable de la documentación. Actualización de procesos archivísticos: El equipo humano que labora en la dependencia denominada archivo ha logrado organizar y clasificar gran cantidad de información de vigencias anteriores que eran responsabilidad de administraciones pasadas, el desorden administrativo que imperaba en el archivo central y en los archivos de gestión ha sido remplazado por buena organización. Consulta: las buenas prácticas de organización y clasificación implementadas en el archivo permiten en la actualidad que cualquier servidor o ciudadano consulte de forma efectiva la memoria administrativa e histórica de la Institución. Talento humano: El talento humano que posee el proceso para desarrollar las actividades propias es idóneo, comprometido y demuestra buenos resultados en la gestión. Asesoría: La persona responsable del proceso demuestra compromiso, voluntad y gestión en torno a la actividad denominada asesoría a los colaboradores en materia de gestión documental. Acceso a la información: se evidencio que la información de los archivos de gestión y de archivo central es de fácil acceso, no se evidenciaron talanqueras u obstáculos a la consulta de documentación esto es de vital importancia de cara al buen gobierno y a la transparencia administrativa. Procedimientos y formatos estandarizados: La existencia de procedimientos documentados realizados de acuerdo a las necesidades de las actividades desarrolladas en el proceso han permitido mejorar la efectividad del mismo. CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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 Tabla de retención documental: Existe tabla de retención documental que es un requisito fundamental de la ley 594 de 2000, esta debe ser actualizada.  Capacitación: Existen evidencias suficientes de capacitaciones dictadas a los colaboradores de la institución en materia de gestión documental.  Distribución: El procedimiento de distribuir los documentos producidos y recepcionados funciona de manera organizada, los mecanismos para cumplir con las necesidades de este procedimiento son acordes.  Producción documental: La Institución ha avanzado de manera importante en lo relacionado con la producción de documentos, a pesar de tener una estructura organizacional compleja se puede evidenciar que los documentos producidos cumplen con los principios de estandarización y normalización.  Transferencias documentales: Se pudo evidenciar que las diferentes unidades funcionales de la Institución realizan el proceso de transferencia documental. 2.1.3 OPORTUNIDADES   

La entidad se encuentra en la cuarta fase de la política cero papel en la vinculación la empresa externa a los mecanismos cero papel. No es necesaria la asesoría externa para adelantar o implementar el sistema de gestión documental por su grado de avance en el Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. El área de gestión documental por su grado de madurez, capacita y asesora a empresas del sector en materia de Política Cero Papel y lo concerniente a normatividad; casos como empresas de la región.

2.1.4 AMENAZAS    

Incertidumbre por los espacios asignados para almacenamiento de archivo los cuales son insuficientes al largo plazo. Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para asumir la responsabilidades de la gestión documental. Posible reestructuración administrativa Rotación constante de personal que no permite establecimiento del proceso ni CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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mejora continua en seguimiento del ciclo PHVA. Perdida de la información del hospital

2.2 EJES ARTICULADORES 

Los ejes articuladores permiten establecer las necesidades primarias y ayuda a la vinculación e identificación de los factores indispensables para generar la solución y medir el impacto de las mismas.

Administración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos. Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso a trámites y servicios. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura tecnológica e seguridad informática. Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión. 2.3 ASPECTOS CRITICOS Figura 1. Tabla de aspectos críticos y ejes articuladores.

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Fuente: Manual PINAR, Archivo General de la Nación. Analizando la situación y agrupando los aspectos en El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. se concluye: TABLA 1: Aspectos críticos y riesgos, Fuente: Coordinador de gestión documental. # ASPECTO CRITICO RIESGO Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos administrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de 1 socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y 2 se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión

Políticas y actos administrativos que se quedan en el papel y que solo se comunican en un mínimo porcentaje si se socializa, si bien la socialización es importante, debe ser fuente continuada de consulta ya que para eso son elaboradas Pérdida o demora en la consecución de la información por falta de control que genera desorganización y caos visual

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documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad. Los procesos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales. Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento de los archivos. Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.

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Perdida de la información de la dependencia y la no creación de sentido de pertenencia frente al nuevo funcionario de área

Uso de espacios innecesarios y de poca fluidez para encontrar la información relevante. Sobrecosto por pérdida o no ubicación de la información. Pérdida de la información institucional y de la eficiencia en la consecución de la misma

Por otro lado se realizó un diagnóstico a la situación actual de la E.S.E sobre la gestión Documental y se tomará como referencia esta encuesta: CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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TABLA 2: Encuesta de situación actual. Fuente: Coordinador de Gestión Documental. NO 1. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS EXISTE EXISTE PORQUE? Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos 1.1 X administrativos, legales, funcionales y técnicos, Se cuentan con todos los instrumentos 1.2 archivísticos socializados e implementados. x Se cuenta con procesos de 1.3 seguimiento, evaluación y mejora para X la gestión documental. Se tiene establecida la política de 1.4 X gestión documental. los instrumentos archivísticos 1.5 involucran la documentación X electrónica, Se cuenta con procesos y flujos 1.6 documentales X normalizados y medibles. Se documentan procesos o actividades 1.7 de gestión de X documentos. se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las 1.8 X necesidades documentales y de POCO ESPACIO EN archivo, ARCHIVO el personal de la entidad conoce la 1.9 importancia de los documentos e X interioriza las políticas y directrices CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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concernientes a la gestión de los documentos se cuenta con el presupuesto adecuado 1.10. para atender las necesidades documentales y de archivo, TOTAL 2. ACCESO A LA INFORMACIÓN 2.1

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2.3

2.4

2.5 2.6

Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos. Se cuenta con un esquema de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos. Se cuenta con un esquema de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación. se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos, El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas

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POCA APROPIACION PRESUPUESTAL

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EXISTE

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a la administración de la información de la entidad. se ha establecido la caracterización de 2.7 usuarios de acuerdo a sus necesidades X de información, se cuenta con iniciativas para fomentar 2.8 el uso de nuevas tecnologías para X optimizar el uso del papel, se tiene implementada la estrategia de 2.9 gobierno en línea -GELse cuenta con canales(locales en línea) 2.10. de servicio, atención y orientación al X ciudadano TOTAL

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3. PRESERVACION DE LA INFORMACIÓN EXISTE

3.1

3.2 3.3 3.4

Se cuenta con procesos de herramientas normalizados para la X preservación y conservación a largo plazo de los documentos. se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a ostros sistemas X de gestión, se cuenta con archivos centrales e históricos la conservación y preservación se basa en la X normativa, requisitos legales,

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3 NO EXISTE PORQUE?

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SOLO CENTRAL

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NOMBRE:

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO (PINAR)

PROCESO:

GESTION DE LA INFORMACION

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ARCHIVO

administrativos y técnicos que le aplican a la entidad se cuenta con un sistema integrado de 3.5 conservación -X SICSe cuenta con una infraestructura adecuada para el 3.6 almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica. Se cuenta con procesos documentados 3.7 de valoración yX disposición final. Se tiene implementados los estándares 3.8 que garanticen la preservación y conservación de los documentos. se cuenta con esquema de migración y 3.9 conversión norma tizados se cuenta con modelos o esquemas de 3.10. X continuidad del negocio, TOTAL 4. ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGUIRIDAD se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que 4.1 respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información, se cuenta con herramientas 4.2 tecnológicas, acordes a las

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FECHA:

X

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LA FISICA PRESENTA COMPLICACIONES A LARGO PLAZO

x X

7

4

EXISTE

NO EXISTE PORQUE?

X

X

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4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8

NOMBRE:

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO (PINAR)

PROCESO:

GESTION DE LA INFORMACION

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ARCHIVO

necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos, Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros. se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios de contenidos orientados a gestión de los documentos, las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico, cumpliendo con los procesos establecidos se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas, se cuenta con tecnología asociada al servicio del

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ciudadano, que le permita la participación e interacción, se cuenta con modelos para la 4.9 identificación, evaluación y análisis de X riesgos, Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso 4.10. humano, al entorno físico y electrónico, X al acceso y los sistemas de información. 10

TOTAL

5. FORTALECIMINETO Y ARTICULACIÓN EXISTE 5.1

5.2

5.3

5.4

5.5 5.6

la gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión, Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad. se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad, se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales. se tiene implementadas acciones para la gestión del cambio,

0 NO EXISTE PORQUE?

X

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X X

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ARCHIVO

Se cuenta con procesos de mejora X continua. se cuenta con instancias asesoras que formulen 5.8 X lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad, se tienen identificados los roles y 5.9 responsabilidades del personal y las X áreas frente a los documentos, la alta dirección está comprometida con 5.10. el desarrollo de la función archivística de la entidad,

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5.7

X

ALINEACION PRESUPUESTO

DEL

DILIGENCIADA POR: AUXILIAR DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO DE 2017 3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS. Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores, para ello se aplicó la tabla de criterios de evaluación (tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR) El responsable de la gestión documental confrontó cada uno de los aspectos críticos con los criterios de evaluación de los 5 ejes articuladores propuestos por el Archivo General de la Nación, de la siguiente manera. Figura 2. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300% TABLA 3. Aspectos críticos vs ejes articuladores. Fuente. Coordinador gestión documental. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300%

El resultado final de la matriz de prioridades de El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. Fue CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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el siguiente: TABLA 4. Matriz de prioridades, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. Vista óptima: aumentar zoom al 140% Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado: TABLA 5, Total por ASPECTO CRÍTICO, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. #

1

2

3

4

5

ASPECTO CRITICO

TOTAL POR ASPECTO CRITICO

Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos administrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Los procesos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.

34

33

30

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TABLA 6, Total por EJE ARTICULADOR, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. EJES ARTICULADORES #

ASPECTO CRITICO

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD

ACCESO A LA INFORMACION

PRESERVACION DE LA INFORMACION

TOTAL SOLUCIONES DIRECTAS

TOTAL POR EJE ARTICULADOR

50

29

28

25

15

147

4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA Para la formulación de la visión estratégica, se propone por la alta gerencia el orden de la tabla 5 y 6 teniéndose en cuenta que el total de la muestra de aspectos críticos fueron 34 y se priorizaron 5 con los lineamientos normalmente aplicados por el Archivo General de la Nación en el Manual de Implementación del PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS. A partir de El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. formula el siguiente plan estratégico: El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E establecerá mecanismos de medición y cumplimiento de los actos administrativos que se emana la alta gerencia a través de los procesos de auditoría, seguimiento, control y planeación y de esto se desprenderá las respectivas felicitaciones o sanciones que diera el cumplimiento o incumplimiento de estos. La vinculación y desvinculación de los funcionarios tendrá un protocolo para el procedimiento que en caso contrario repercutirá en investigaciones penales y de liquidación hasta no normalizar la correcta entrega del puesto de trabajo y de los activos tanto de información como de propiedad, planta y equipo. Los respectivos informes de los diferentes procesos que decanten en una falta de apropiación de los archivos de gestión decantará en el respectivo llamado de atención a la hoja de vida del funcionario o por el contrario de tratarse de personal contratista, se hará comunicación oficial transmitiendo la falta grave en la que está incurriendo la prestación del servicio a través de los diferentes líderes de procesos para que hagan su respectivo seguimiento y control informando en todo momento la situación administrativa de la observación. La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los mecanismos que ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos.

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5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS. Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado. TABLA 7, Objetivos vs aspectos críticos FUENTE: Coordinador de gestión documental. #

ASPECTO CRITICO

OBJETIVO

1

Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos administrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal.

Hacer el seguimiento de los diferentes procesos a través de los informes y seguimientos que hacen niveles estratégicos, seguimiento y control ejecutando el respectivo correctivo.

2

Los procesos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales.

Ejecutar una jornada de capacitación, auditoría y control por parte del coordinador de gestión documental.

3

Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental.

Ejecutar una auditoría de gestión documental para identificar a los líderes de procesos que en su gestión no aplican los controles establecidos en los manuales del proceso documental.

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El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.

5

Alinear las necesidades de infraestructura y tecnológica con la ejecución presupuestal 2018 para garantizar la adecuación física y de herramientas que permitan reducir y optimizar la consecución de la información. . La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo adecuación de los espacios central y de gestión en algunas áreas para custodiar físicos necesarios y de los la información producida y transferidas por las mecanismos que ayuden a dependencias. optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos.

Establecer un procedimiento de desvinculación de estricto cumplimiento desde la subgerencia administrativa y financiera donde se garantice el retorno de los activos de información y de propiedad planta y equipo a la empresa social del estado.

A partir de lo anterior, la E.S.E identifico los planes y proyectos asociados a los objetivos CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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obteniendo la siguiente información: TABLA 8, PLANES Y PROYECTOS, FUENTE: Coordinador de gestión documental. PLANES Y # ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PROYECTOS ASOCIADOS 1 Dentro de la cultura del autocontrol, no hay Hacer el Auditoría adopción, seguimiento o articulación de las seguimiento de los interna, políticas o actos administrativos emitida por diferentes Sistema de la alta gerencia por motivos como, falta de procesos a través gestión de socialización, cultura laboral, apropiación de los informes y calidad. desde la alta gerencia, sobrecarga de seguimientos que Balance Score funciones, falta de seguimiento, evaluación hacen niveles Card de indicadores y rotación de personal. estratégicos, seguimiento y control ejecutando el respectivo correctivo. 2 Los procesos administrativos presentan Ejecutar una PIC, auditoría vacíos en cuanto a la identificación del flujo jornada de interna. de documentos en especial para el manejo capacitación, Sistema de de las copias, normatividades o documentos auditoría y control gestión de personales. por parte del calidad. coordinador de Balance Score gestión Card documental.

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Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental.

4

El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.

5

Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.

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Ejecutar una auditoría de gestión documental para identificar a los líderes de procesos que en su gestión no aplican los controles establecidos en los manuales del proceso documental. Establecer un procedimiento de desvinculación de estricto cumplimiento desde la subgerencia administrativa y financiera donde se garantice el retorno de los activos de información y de propiedad planta y equipo a la empresa social del estado. Alinear las necesidades de infraestructura y tecnológica con la ejecución

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Auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card

Auditoria interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card

Plan de compras, plan operativo anual de inversiones,

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presupuestal 2018 proyecto de para garantizar la modernización adecuación física y de la gestión. de herramientas que permitan reducir y optimizar la consecución de la información. . La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los mecanismos que ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos. CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS Para la formulación de proyectos la alta gerencia tendrá en cuenta una metodología interna de la siguiente manera: Nombre del plan o proyecto. Responsable del Plan o Proyecto. Actividades y su tiempo de ejecución. Responsable de la actividad. Indicadores del plan o proyecto. NOMBRE: MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA INSTITUCIONAL OBJETIVO: Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión documental Alcance: este plan incluye la valoración, mejoramiento y dotación de la infraestructura y elementos tecnológicos del archivo y sus depósitos. RESPONSABLE: Alta gerencia

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TABLA 9, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental. ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Identificar las Alta gerencia mejoras a realizar en la infraestructura presupuestar la Alta gerencia inversión a realizar ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Estudiar posibles traslados oficina

Alta gerencia

FECHA INICIO

FECHA FINAL

ESTRATEGIA

10/11/2019

estudios y diseños

10/12/2019

estudios y diseños

FECHA INICIO

FECHA FINAL

10/06/2019

ESTRATEGIA

OBSERVACI ONES

OBSERVACI ONES

estudios y diseños

de

Mejorar las condiciones de los depósitos

2019 Alta gerencia

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Estudiar y Alta gerencia establecer mecanismos tecnológicos para la mejora de la gestión documental electrónica Presentar el oficina de proyecto planeación a la alta dirección

Disponibilidad presupuestal

Realizar proceso de contratación

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Alta gerencia presupuesto

el contratación

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Estudios de conveniencia y gestión de proyectos.

proyecto MGA

y 20/02/2019

manual de 01/03/2019 30/06/2019 contratación

Supervisar la adecuación de la infraestructura y del componente tecnológico.

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INDICADORES TABLA 10, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental. INDICADOR ESTUDIO LOCACIONES

DE

INDICE

SENTIDO

Áreas/intervenida

creciente

META 50%

Mejorar las área o situación Condiciones de infraestructura y analizada/área o creciente componente tecnológico situación mejorada

70%

7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA Para la creación del mapa de ruta, el Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. tuvo en cuenta el tiempo de ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa: TABLA 11, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental. Corto plazo (1 año)

Mediano plazo (1 a 4 años)

Largo plazo

Plan o proyecto

Tiempo 2017

2018

2019

2020

2021

2022

2023

2024

2025

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Auditoría interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card Auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card Auditoria interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card Plan de compras, plan operativo anual de inversiones, proyecto de modernización de la gestión. Auditoría interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card

8. CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. La alta gerencia estable un cuadro de control básico para la medición de los objetivos propuestos, los mismos pueden aumentar según las necesidades de la entidad. TABLA 11, Cuadro de seguimiento y control, FUENTE: Coordinador de gestión documental. MEDICION TRIMESTRAL

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PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

INDICADORES

META TRIME 1 STRAL

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GRAFICO

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OBSERVACIO NES

Proyecto de mejoramiento de sede administrativa( Adecuación archivo) ESTUDIO DE LOCACIONES

Digitalización de la Socialización información producida en los archivos de gestión de la institución a partir de enero de 2019

100%

50%

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PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score PERSONAL Card. CAPACITADO

%

Proyecto de dotación de elementos de oficina y adquisición EQUIPOS de software, ADQUIRIDOS

%

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9. OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Los objetivos establecidos para cumplir con la política de gestión documental del Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. 1. Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión Documental. 2. Creación de instrumentos archivísticos para los archivos de gestión. 3. Establecer los programas específicos para los archivos de gestión. 4. Formular procesos de gestión documental. 5. Actualizar las tablas de Retención Documental, al igual que los inventarios documentales. 6. Formular políticas para la preservación de la información. 7. Mejorar las condiciones de almacenamiento en los archivos. 8. Capacitar a los funcionarios de El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. en temas de gestión documental. 9. Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo. 10. Determinar y adquirir una herramienta tecnológica para la gestión Documental y de digitalización del patrimonio documental de la E.S.E.

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10. BIBLIOGRAFIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR (2014), PINAR SABANALARGA ANTIOQUIA, Página WEB.

CUADRO CONTROL DE APROBACIONES ELABORÓ: Sandra Liliana Muriel Méndez ( Líder de Archivo) FIRMA:

REVISÓ: Erika Puerta Hernández (Representante Alta Dirección) FIRMA:

APROBÓ: Paula Andrea Tintinago Solarte (Gerente) FIRMA:

CUADRO CONTROL DE CAMBIOS REVISÓN 1 2

FECHA 01/01/2018 01/01/2019

QUIEN SOLICITA EL CAMBIO Sandra Liliana Muriel Méndez Sandra Liliana Muriel Méndez

ESPECIFICAR EL CAMBIO Creación del Plan Actualización del plan

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