Pertemuan4-prosesmanajemenproyek-170223060109

Proses Manajemen Proyek TIPS

CEP - CCIT Fakultas Teknik Universitas Indonesia Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA) 2016 SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek Proses-proses manajemen proyek

Proses pada proyek secara umum dibagi menjadi dua kategori: 1. Project Management Processes • Terkait dengan aktivitas pengelolaan sejumlah pekerjaan di dalam proyek. 2. Product Oriented Processes • Terkait dengan aktivitas penciptaan produk tertentu di dalam proyek. Catatan : Proses itu sendiri adalah kumpulan dari tindakan dan kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai produk, hasil atau jasa yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap proses memiliki masukan (input), alat kebutuhan dan teknik penggunaannya, serta hasil keluaran (output).

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek Proses-proses manajemen proyek

5 (lima) proses utama dalam manajemen proyek: 1. Proses Inisiasi o o o 2.

Persetujuan pengerjaan proyek. Identifikasi masalah. Aktifitas persiapan pelaksanaan proyek (alokasi sumber daya yang diperlukan) Proses Perencanaan o Penentuan ruang lingkup proyek o Dokumentasi terperinci untuk panduan bagi tim selama proyek berlangsung o Perkiraan durasi, biaya, kualitas, dan parameter lain yang diperlukan

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek Proses-proses manajemen proyek

5 (lima) proses utama dalam manajemen proyek (contd.): 3. Proses Pelaksanaan Proyek o o o

Deliverables (tujuan proyek) akan dibangun Pengeksekusian project plan Koordinasi orang dan sumber daya yang ada

4. Proses Pemantauan dan Pengendalian o

Pemeriksaan, pengawasan, dan koreksi ulang selama pengerjaan

5. Proses Penutupan o o o o

SPM – TIPS

Penyerahan dokumentasi akhir dari proyek Pembubaran tim proyek Pembuatan persetujuan formal bahwa proyek telah berakhir Melakukan Post Implementation Review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek Interaksi Antar Proses

Kelompok proses ini memiliki keterkaitan yang sangat erat dengan fase di dalam siklus manajemen proyek, dimana pada setiap fase dilakukan aktivitas grup proses secara overlapping.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek Grup Proses dan Knowledge Area Manajemen Integrasi • • • • •

Membuat Project Charter Pembangunan rencana proyek Pelaksanaan rencana proyek Pengendalian kerja proyek Pengendalian perubahan terpadu • Penutupan proyek

Manajemen Biaya • Estimasi Biaya • Anggaran Biaya • Pengendalian Biaya

SPM – TIPS

Manajemen Ruang Lingkup • • • • •

Mengumpulkan persyaratan Definisi ruang lingkup Membuat WBS Verifikasi ruang lingkup Pengendalian ruang lingkup

Manajemen Waktu • • • • • •

Manajemen Kualitas • Perencanaan Kualitas • Penjaminan Kualitas • Pengendalian Kualitas

Definisi Kegiatan Pengurutan Kegiatan Estimasi Sumber Kegiatan Estimasi Durasi Kegiatan Pembuatan Jadwal Pengendalian Jadwal

Manajemen SDM • • • •

Perencanaan Sumber Daya Pencarian Tim Proyek Penentuan Tim Proyek Pengaturan Tim Proyek

Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek Grup Proses dan Knowledge Area Manajemen Komunikasi • • • •

Identifikasi Stakeholder Perencanaan Komunikasi Distribusi Informasi Pengendalian Ekspektasi Stakeholder • Laporan Kinerja

SPM – TIPS

Manajemen Resiko • • • • •

Perencanaan Manajemen Resiko Identifikasi Resiko Analisa Resiko Kualitatif Analisa Resiko Kuantitatif Perencanaan Penanggulangan Resiko • Pengawasan dan Pengendalian Resiko

Manajemen Pengadaan • • • •

Perencanaan Pengadaan Melakukan Pengadaan Mengelola Pengadaan Penutupan Pengadaan

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahap Inisiasi Proyek Tahapan Inisiasi Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek yang akan dimulai. Pada tahap ini, tim proyek akan mendefinisikan gambaran proyek secara global (Project Definition). Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu Pengerjaan Proyek, Biaya Proyek dan Informasi umum lainnya.

Tujuan tahap inisiasi: o Menentukan tujuan proyek secara rinci o Jika gambaran global sudah ada, maka tim proyek bisa menentukan tujuan-tujuan kecil yang harus dicapai untuk menunjang tujuan proyek secara keseluruhan.

o Mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menentukan keberhasilan suatu proyek o Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi proyek dan batasan untuk dijadikan acuan dalam perencanaan manajemen proyek

o Menentukan kriteria keberhasilan proyek o Persiapan dokumen Project Charter (Dokumen definisi proyek) dan dokumen Stakeholder.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahap Inisiasi Proyek Pembuatan Project Charter Membuat dokumen formal yang sah tentang proyek dan dokumen yang berisikan harapan dan keinginan-keinginan dari stakeholders. Pada multi-fase proyek, proses ini digunakan untuk mengecek dan menyaring pilihan-pilihan yang muncul dari iterasi Project Charter sebelumnya.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahap Inisiasi Proyek Identifikasi Stakeholder Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek secara umum berisi: o Scope Management o Time Management o Cost Management o Quality Management o Resource Management o Risk Management o Communication Management o Procurement Management o Integration Management

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Perencanaan Proyek Tahap ini adalah proses untuk melakukan dokumentasi dari kegiatan yang akan dikerjakan, termasuk menetapkan, mempersiapkan, memadukan dan mengkoordinasikan rencana-rencana tambahan. Proses ini menjadi sumber utama informasi tentang bagaimana proyek akan digambarkan, dijalankan, dipantau dan dikendalikan, serta akhirnya ditutup.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Mengumpulkan Persyaratan Proses pengumpulan persyaratan yang dimaksud disini adalah menetapkan dan mendokumentasikan seluruh kebutuhan stakeholder agar memenuhi tujuan proyek.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Perencanaan Ruang Lingkup Perencanaan ruang lingkup adalah proses membuat detail deskripsi dari proyek dan produk.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Work Breakdown Structure Proses yang terjadi disini adalah mengelompokkan pengerjaan proyek menjadi komponen yang lebih kecil, agar lebih mudah diatur.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Mendefinisikan Kegiatan-Kegiatan Pada tahap ini terjadi proses mencari tahu kegiatan yang akan dijalankan secara spesifik untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Mendefinisikan Urutan Kegiatan Pada tahap ini terjadi proses mencari tahu kegiatan yang akan dijalankan secara spesifik untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Prakiraan Sumber Daya Proses yang terjadi pada tahap ini adalah melakukan estimasi tipe dan jumlah dari material, pekerja, peralatan, dan stok yang dibutuhkan pada setiap kegiatan.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Prakiraan Durasi Kegiatan Adalah proses memperkirakan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu kegiatan beserta estimasi sumber dayanya.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Skema Jadwal Adalah proses menganalisa urutan kegiatan, durasi penyelesaian, kebutuhan sumber daya, dan pertimbangan kendala-kendala untuk dapat dibuat menjadi Jadwal Proyek.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Prakiraan Biaya Adalah proses melakukan perkiraan dari sumber daya yang berhubungan dengan uang untuk menyelesaikan kegiatan dalam proyek.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Anggaran Adalah proses melakukan perkiraan dari sumber daya yang berhubungan dengan uang untuk menyelesaikan kegiatan dalam proyek.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membuat Perencanaan Mutu Adalah proses mengidentifikasi kebutuhan atau standarisasi kualitas yang diinginkan untuk proyek atau produk, dan mendokumentasikan bagaimana proyek berhasil memenuhi standar tersebut.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Membangun Perencanaan SDM Adalah proses identifikasi dan dokumentasi peran dari proyek, tanggung jawab, dan keterampilan yang diperlukan, laporan relasi, dan membuat perencanaan manajemen pegawai.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Perencanaan Hubungan Kerja Adalah proses menentukan informasi kebutuhan dari stakeholder dan menetapkan metode pendekatan komunikasi nya.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Perencanaan Manajemen Resiko Adalah proses menetapkan bagaimana cara mengurus kegiatan manajemen resiko dari sebuah proyek.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Mengidentifikasi Resiko Adalah proses mencari tahu mana resiko yang dapat mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan beserta ciri resiko tersebut.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Menganalisa Resiko Kualitatif Adalah proses memprioritaskan resiko untuk dianalisa lebih lanjut atau menilai dan menggabungkan seluruh kemungkinan yang muncul beserta pengaruhnya.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Menganalisa Resiko Kuantitatif Adalah proses menganalisa dan mengurutkan dampak-dampak dari resiko yang teridentifikasi di seluruh sasaran proyek.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Perencanaan Penanggulangan Resiko Adalah proses menganalisa dan mengurutkan dampak-dampak dari resiko yang teridentifikasi di seluruh sasaran proyek.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek Perencanaan Pengadaan Adalah proses mendokumentasikan pilihan pembelian, menentukan metode pendekatan pembelian, dan mengidentifikasi penjual yang nantinya akan ditunjuk.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pelaksanaan Proyek Pelaksanaan Proyek Pada tahap ini seorang manajer proyek dan orang-orang yang telah ditunjuk sebagai penanggungjawab terhadap suatu aktifitas melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek serta memanfaatkan sumber daya nonpersonil secara efektif dan efisien.

Knowledge Area yang berkaitan dalam pelaksanaan proyek: o Manajemen Integrasi o Manajemen Kualitas o Manajemen Sumber Daya o Manajemen Komunikasi o Manajemen Pengadaan

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pelaksanaan Proyek Pelaksanaan Proyek Pada tahap ini seorang manajer proyek dan orang-orang yang telah ditunjuk sebagai penanggungjawab terhadap suatu aktifitas melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek serta memanfaatkan sumber daya nonpersonil secara efektif dan efisien.

Proses yang terjadi pada tahap ini: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mengarahkan dan mengatur proses eksekusi Menjamin kualitas Memastikan Tim Proyek Membentuk Tim Proyek Mengatur Tim Proyek Membagikan informasi proyek Menampung ekspektasi stakeholder Melakukan Pengadaan.

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pengontrolan Proyek Pengawasan Proyek Pada tahap ini juga sebuah perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui bersama stakeholder, akan dilaksanakan sesuai permintaan yang disepakati. Sebagai catatan, setiap fase yang ada harus mendapat persetujuan (approval) dari pihak manajer proyek dan pemilik proyek.

Knowledge Area yang berkaitan dalam pengontrolan proyek: o Manajemen Integrasi o Manajemen Ruang Lingkup o Manajemen Waktu o Manajemen Biaya o Manajemen Kualitas o Manajemen Komunikasi o Manajemen Resiko SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pengontrolan Proyek Pengawasan Proyek Pada tahap ini juga sebuah perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui bersama stakeholder, akan dilaksanakan sesuai permintaan yang disepakati. Sebagai catatan, setiap fase yang ada harus mendapat persetujuan (approval) dari pihak manajer proyek dan pemilik proyek.

Proses yang terjadi pada tahap ini: 1. Memantau dan mengatur kerja proyek 2. Melakukan perubahan yang terintegrasi. 3. Memeriksa ruang lingkup. 4. Mengatur ruang lingkup. 5. Mengatur jadwal. 6. Mengatur biaya.

7. Pengendalian Kualitas. 8. Membuat Laporan Kinerja. 9. Memantau dan mengendalikan resiko. 10. Mengelola Pengadaan. SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Penutupan Proyek Penutupan Proyek Pada aktivitas terakhir di dalam proyek ini, dua hal perlu diperhatikan, yaitu masingmasing terkait dengan knowledge area yang akan berkaitan dalam penutupan proyek sebagai berikut:

Knowledge Area yang berkaitan dalam penutupan proyek: o Manajemen Pengadaan o Manajemen Komunikasi

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Penutupan Proyek Penutupan Proyek Berikut adalah proses yang biasa terjadi pada tahapan penutupan proyek:

Proses yang terjadi pada tahap ini: 1. Finalisasi seluruh kegiatan (mengakhiri secara formal) 2. Menutup pengadaan

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Penutupan Proyek Latihan Mandiri Bambang adalah mahasiswa tingkat akhir di salah satu universitas di Indonesia. Sebagai mahasiswa tingkat akhir, Bambang harus menyusun skripsi sebagai syarat kelulusannya. Batas akhir dari penyelesaian tugas akhirnya adalah pada akhir bulan Mei. Hari ini Bambang ditelepon oleh teman baiknya yang bernama Budi. Budi adalah seorang pengusaha di bidang Laundry yang sekarang tinggal berbeda kota dengan Bambang. Budi mengetahui bahwa Bambang memiliki keahlian di bidang pengembangan sistem perangkat lunak. Budi meminta agar Bambang membuatkan suatu sistem perangkat lunak untuk membantunya dalam menjalankan usaha Laundry. Terkait dengan biaya tentunya tidak menjadi masalah untuk Budi selama biaya yang dibutuhkan masih dalam nilai yang wajar. Budi meminta agar Bambang menyelesaikan dengan segera dan tidak lebih dari 2 (dua) bulan masa pengerjaan sehingga usaha Laundry milik Budi dapat segera mengaplikasikan sistemnya. Tugas anda adalah membantu Bambang untuk memikirkan beberapa tahap perencanaan diantaranya ruang lingkup sistem, waktu yang dibutuhkan, biaya pengembangan sistem, sumber daya yang dibutuhkan, pengadaan suatu barang jika dibutuhkan beserta anggaran yg direncanakan, dan resiko yang mungkin terjadi dalam pengembangan sistem. SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom

Terima Kasih Dudy Fathan Ali S.Kom [email protected]

SPM – TIPS

Dudy Fathan Ali S.Kom