Pertemuan Ke I.pptx

PERANAN DAN KEDUDUKAN MANAJEMEN PENGERTIAN REKOD AKTIF DAN MANAJEMEN REKOD AKTIF



Rekod = informasi yg dicatat, tnpa memperhatikan media karakteristiknya, dlm kegiatn operasionl suatu organisasi.



Dokumen →unit terkecil dari pemberkasan dan umumnya merup satuan surat, formulir, laporan .



Dokumen yg memiliki nilai bukti (evidence) berhubungan lgsg dg misi, kegiatan, aktivitas organisasi dsbut rekod.



Contoh2 bukan rekod yg dikutip scra luas: 1. Materi perpust dan publikasi lainnya 2. Brosur, catalog, pamphlet, &dokumen yg tdk diminta 3. Email, dan vice mail yg tdk pny nilai bisnis 4. Informasi dr internet list service dan news grup 5. Surat2 pribadi 6. Formulir kosong permintaan pembelian



JENIS2 REKOD AKTIF : 1. Rekod menurut media penyimpanannya  2. Rekod menurut penggunaannya  3. Rekod menurut penggunaanya  4. Rekod menurut nilai rekod.  5 Perkembangan rekod.  6. Internet.  7 .Pencitraan Dokumen. 

PERNAN DAN FUNGSI REKOD 3 alasan besar pentingnya penyimpanan rekod : penggunaan bisnis, mendukung akuntabilitas internal dan eksternal, penggunaan budaya  Untuk dapat menjadi bukti, menurut standar manaje men internasional (ISO: 15489-1:2001 klausal 7.2) rekod harus memiliki kualitas keaslian, integritas, kegunaan, dan keandalan  Bila rekod tidak dikelola dg baik, akan terjadi: Sering tdk memadai utk tujuan mana rekod dibutuhkan, rekod sering hilang, dan rekod dimusnahkan tlu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan 

NILAI YG TERKANDUNG DLM REKOD 1. Nilai administrative →membantu karyawan melaksa nakn operasional kantor dlm suatu perush. Cth:, buku pedoman, dan bagan struktur organisasi 2. Nilai fiscal →utk membantu menjalankan aktivitas / transaksi /bisnis yg berhubungan dg masalah keuangan. Cth:surat tagihan, neraca, laporan labarugi. 3. Nilai hukum→ merup bukti dr transaksi aktivitas atau transaksi bisnis. Cth: kontrak, perjanjian keuangan, akta pendirian, bukti kpemilikan 4. Nilai sejarah → catatan ttg operasi organisasi dan arah perkembangan organisasi selama bertahun2.

MODEL-MODEL MANAJEMEN REKOD Skilus hidup rekod ( life cycle model). adl jangka/waktu hidup suatu rekod spt yg dinyatakan dlm 5 tahap, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir. . Model kontinum adl konsep yg fleksibel & menyeluruh yg mencerminkan sejumlah isu yg mengelilingi peran rekod dlm organisasi & masyarakat kontemporer 