Personaliarvestuse Loeng 11.09

PERSONALIARVESTUS Heve Kirikal MSc 11.09.2007

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖSUHETE POLIITIKA  seadustele ja õigusaktidele vastavate personalidokumentide koostamine,  nende koostamiseks vajalike läbirääkimiste pidamine ning vahendajaks olemine töötaja ja tööandja vahel,  töötajate teavitamine töösuhetega seotud õigustest ja kohustustest ning firma personalipoliitikast  personaliarvestuse korraldamine ja -bürokraatia haldamine eeltoodu kirjeldamiseks   

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖSUHETE SISU (1)  Töösuhetest

tulenevate toimingute korraldamine o töölepingute sõlmimise, muutmise, peatamise ja lõpetamise korraldamine ja vormistamine; materjalide ettevalmistamine ja pooltele allakirjutamiseks esitamine o töölepingute ja tööraamatute vormistamine, hooldamine ja arhiveerimine o personalialaste käskkirjade, korralduste jm dokumentide ettevalmistamise ning haldamine.   

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖSUHETE SISU (2)  Tööandja ja töötaja kohustuste täitmist ja õiguste kasutamist kajastavate toimingute teostamine ja andmebaaside haldamise korraldamine o personaliandmebaasi haldamine: töötajate nimekirjad, ametinimetused, ISCO koodid, töötajad organisatsiooni struktuuris jms o tööaja arvestuse korraldamine: tööaja norm, tööaja tabelid, load tööinspektsioonist jms o puhkuste vormistamine: puhkuse ajakava, puhkuste registreerimine jms o kindlustuste vormistamine: õnnetusjuhtumi-, tervise-, kodu-, reisi- jms o soodustuste vormistamine: tööriided, töövahendid, parkimiskaardid jms 14.10.08 LVRKK H.Kirikal   

TÖÖSUHETE SISU (3) o haiguslehtede registreerimine (koostöös raamatupidamisega) o töölähetuste vormistamise korraldamine (koostöös raamatupidamisega) o pensionikindlustuse, kodakondsuse jms sotsiaaltoimingutega kaasnevate tõendite vormistamine, väljastamine ja registreerimine (koostöös raamatupidamisega)

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖSUHETE SISU (4)  Töökorralduslike haldustoimingute korraldamine o ametikohtade ja koosseisude arvestuse pidamine, struktuurimuudatuste ettevalmistamine o töö tasustamise ja töötajate motiveerimisega seotud otsuste / käskkirjade ettevalmistamine/ vormistamine: palga muutused, premeerimiskäskkirjad, distsiplinaarkaristused jms

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

NÕUDED PERSONALIARVESTUSELE   Paljud personalidokumendid sisaldavad isikuandmeid, mida kaitseb isikuandmete kaitse seadus ja millest tulenevalt peab personaliandmetega töötaja tagama isikuandmete kaitse.  Delikaatsete isikuandmete korral on personaliadministraator kohustatud töötajalt võtma kirjaliku nõusoleku/avalduse, et mitte kahjustada andmete esitaja huve.  Töötajate andmetega seotud dokumente hoitakse lukustatavates kappides ja dokumentides sisalduvate andmetega puutuvad kokku ainult selleks volitatud töötajad. 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖLE VORMISTAMISE PROTSEDUUR (1) Töötaja esitab tööle vormistamiseks alljärgnevad dokumendid:  Isikut tõendav dokument (pass või ID kaart)  Haridust tõendav dokument (diplom, kutsetunnistus)  Tööraamat, selle puudumisel vormikohane avaldus  1 foto  Avaldus (ei ole tööleasumisel kohustuslik)  Autojuhiload (vajadusel)  Tervisetõend (vajadusel)  Muud kutsealased kvalifikatsioonitunnistused (vajadusel) – nt keeletunnistus, tunnistus arvutioskuse kohta  Lapsevanema nõusolek (13-17 aastase tööleasumisel) 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖLE VORMISTAMISE PROTSEDUUR (2) Koosneb järgmistest tegevustest:  Tehakse dokumentidest koopiad  Täidetakse dokumentide alusel isikukaart ja varustatakse fotoga  Vormistatakse tööleping (2 eks), registreeritakse registris  Vormistatakse ametijuhend (2 eks)  Tehakse sissekanne tööraamatusse, registreeritakse registris, pannakse hoiule tulekindlasse kappi tähestikulises järjekorras  Avatakse isiklik toimik (koosneb isikukaardist, töölepingust ja muudest töötajaga seotud dokumentidest – nt koolitusleping ja dokumentide koopiatest

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖLE VORMISTAMISE PROTSEDUUR (3) Töötajat tutvustatakse organisatsioonisiseste dokumentidega:  Ametijuhend  Töösisekord  Tööohutusalased juhendid, esmalt sissejuhatav juhend  Personalipoliitikad (ärieetika nt)  Materiaalse vastutuse leping  Muud juhendmaterjalid

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

ISIKUKAART (1) Isikukaartidele kantakse töötaja isikut ja töösuhte kulgemist puudutavad andmed. Isikukaarti võib pidada digitaalselt, kuid töölepingu lõpetamisel tuleb see ümber vormistada paberkandjale. Reguleerivad õigusaktid: EV Sotsiaalministeeriumi määrus nr.23 07.02.2001 (RTL 2001,22,313) Isikukaartide täitmise täpsuse ja kannete õigeaegsuse eest vastutab tööandja.

Isikukaardi näidis.xls 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

ISIKUKAART (2) Isikukaardile märgitakse: Töötaja ees- ja perekonnanimi Isikukood Sünniaeg Haridus Lõpetatud õppeasutuse või õppeasutuste nimetus, eriala ja selle kood (ISCED) Diplomi, tunnistuse väljaandmise aeg Ülalpeetavad Elamis- või tööloa kehtivuse aeg Kodune aadress, telefon, e-mail 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

ISIKUKAART (3) Isikukaardile märgitakse: Tööleasumise kuupäev, alus Osakond, struktuuriüksuse nimetus Ametinimetus Ameti kood (ISCO) Töölepingu lõpetamise kuupäev Töölepingu lõpetamise alus Puhkuse arvestus (puhkuse periood, puhkuse puhkuse kasutamine, puhkusepäevade arv) 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

liik,

TÖÖLEPING (1) Töösuhe töötaja ja tööandja vahel saab alguse juba esimesest päevast, mil töötaja tööd alustab, vaatamata sellele, kas tööleasumise kokkulepe on kirjalikult vormistatud või mitte. Hilisemate vaidluste ja segaduste ärahoidmiseks vormistavad tööandja ja töötaja lepingu kohe esimesel päeval. Allkirjastada lepingu iga leht. Kui tööd teostatakse ilma juhtimise ja kontrollita – võib vormistada töövõtulepingu (tsiviilõiguslik leping). 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖLEPING (2) Töölepingu kohustuslikud tingimused: 1. poolte andmed (nimi, isikukood või registreerimisnumber, elu- või asukoht) 2. töölepingu sõlmimise ja töötaja tööle asumise aeg 3. töölepingu kestvus ja alus (tähtajalise lepingu korral) 4. ameti- või kutsenimetus 5. tehtava töö sisu, selle keerukuse aste (soovitav määrata tööpere ja keerukuse tase) 6. töö tegemise koht: asula, linn või piirkond       14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖLEPING (3) Töölepingu kohustuslikud tingimused: 7. tööaja norm: tundi nädalas; algus ja lõpp, tööaja liik (summeeritud aja korral selle arvestamise alused) 8. 8. palgatingimused: põhipalk ning viited palgasüsteemile ja premeerimisjuhendeile 9. põhi- ja lisapuhkuse kestvus, alused lisapuhkuseks . 10. TL lõpetamise etteteatamistähtajad või nende määramise alused 11. viide kollektiivlepingu rakendatavuse kohta 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖLEPING (4) Eritingimused ja soodustused:  Tööalased lähetused  Välislähetuse korral üle 1 kuu lisasoodustused, hüvitised, kolimisrahad jne  Lisapuhkus, puhkuselt tuleku hüvitis  Öötöö ja õhtune töö  Koolitused, õnnetusjuhtumi ja varakindlustused, tervisekindlustused  Hüvitus isikliku sõiduauto kasutamise eest 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

AMETIJUHEND Töökirjeldus + Ametinõuded = Ametijuhend Ametijuhend on personalijuhtimise põhidokument, mis koostatakse töö analüüsi käigus ning mis on aluseks personali planeerimisel, kujundamisel, hindamisel, tasustamisel, koolitamisel ja arendamisel. Sarnastel ametikohtadel – üks tüüpametijuhend AJ – peab olema osapooltega läbiarutatud ning see vormistatakse kahes eksemplaris.

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖKIRJELDUS Töökirjeldus sisaldab: Töö funktsioone;  Kohustusi, õigusi ja vastutust;  Töötingimusi;  Alluvusvahekordi

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

AMETINÕUDED Ametinõuded esitavad nõudmised antud ametikohal töötajale:  Hariduse;  Töökogemuse;  Keelteoskuse;  Arvuti kasutamise oskuse;  Auto juhtimise oskuse;  Isiksuseomaduste osas;  Kuupäev ja allkiri. 14.10.08

LVRKK H.Kirikal

TÖÖOHUTUSE KOOLITUSE KAART Töötaja kinnitab oma allkirjaga , et teda on juhendatud ohutustehniliselt ja ta on võimeline iseseisvalt tööle asuma. Esmalt tutvustatakse teda sissejuhatava juhendiga, töökohal aga otseselt tema tööd puudutavate juhenditega, mille kohta annab töötaja allkirja. Rikkumise, reeglite eiramise korral tuleb töötajale neid juhendeid uuesti allkirja vastu tutvustada.

14.10.08

LVRKK H.Kirikal

KÄSKKIRI Haldusdokument – töötaja tööleasumisel pole kohustuslik – meil on lepinguline suhe töötajaga. See on informatsiooniline sisult ja vormilt. Väga hea vahend suhtlemiseks personalispetsialisti ja raamatupidaja – palgaarvestaja vahel. Hoiab häid suhteid, väldib arusaamatusi.

14.10.08

LVRKK H.Kirikal