Perlunya Benchmarking Dalam Usaha Perkebunan

PERLUNYA BENCHMARKING PADA PERUSAHAAN PERKEBUNAN Drs. Dadan Rusyad Nurdin Akt (Instruktur Emha Training Center)

Pengertian benchmarking adalah suatu study tentang bagaimana suatu aktivitas dan proses yang sama, yang dilakukan oleh suatu perusahaan baik internal maupun eksternal dapat menjadikan kemampuan perusahaan atau organisasi menjadi lebih baik. Tujuannya untuk menjadikan suatu perusahaan atau organisasi mempunyai kemampuan / performance lebih baik.Bagaimana membandingkan pelaksanaan suatu aktivitas dan proses yang sama disatu organinasi atau perusahaan (internal) atau membandingkan pelaksanaan suatu aktivitas dan proses yang sama di organisasi atau perusahaan sendiri dengan organisasi atau perusahaan lain (eksternal),sehingga di peroleh suatu standard kerja baru yang paling ekonomis efektif dan efisien. Sebagai contoh dari sisi internal dengan membandingkan biaya pemeliharaan Tanaman Menghasilkan kebun sawit atau karet dalam satu perusahaan. misalnya dengan standard / target yang telah di tetapkan. Dari sisi eksternal dengan membandingkan biaya pemeliharaan Tanaman Menghasilkan Kebun Sawit atau karet dengan perusahaan yang terbaik yang skala usahanya hampir sama. Juga misalnya dengan membandingkan sistem informasi manajemen penerimaan barang di perusahaan dengan DHL (suatu perusahaan kargo (pengiriman barang/paket) yang baik sistim kerjanya. Kapan waktunya ? Pelaksanaan Benchmarking ini dilaksanakan dari waktu ke waktu secara simultan, sejalan dengan perkembangan teknologi dan system, operasional yang selalu berkembang. Sehingga dapat tercapai peningkatan perbaikan yang berkesinambungan. Siapa yang harus melakukan ? Pelaksanaan benchmarking ini tidak dilakukan oleh perorangan secara individual, tetapi harus dilaksanakan oleh suatu team karena akan melibatkan berbagai disiplin ilmu dan keahlian. EMHA TRAINING CENTER & ADVISORY SERVICES

Bila dilaksanakan oleh internal perusahaan, biasanya merupakan salah satu unsur dari program Total Quality Management ( TQM ) Kunci keberhasilan benchmarking ini akan sangat tergantung pada pelaksanaannya dan jika diterapkan dengan personal yang ada yang capable serta mendapat dukungan penuh dari top managemen, hasilnya akan terlihat beberapa waktu kemudian. Tahapan pelaksanaan 1. Tetapkan apa yang akan menjadi benchmark 2. Bentuk Team 3. Identifikasi partner dalam Benchmarking 4. Kumpulkan dan analisa informasi yang diperlukan dalam Benchmarking. 5. Laksananakan kegiatan Benchmarking, pembandingan, pencocokan dan lain-lain. Contoh Internal Benchmarking : Misalnya tim benchmarking akan melakukan ”evaluasi tentang pengadaan barang”. Langkah – langkah yang harus dilaksanakan adalah : 1. Dapatkan informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang 2. Struktur organisasi bagian pengadaan 3. Standard Operating Prosedur ( SOP ) 4. Budget pengadaan 5. Daftar para pelaksana atau personel di bagian pengadaan. 6. Tetapkan tim yang bertangungjawab untuk melaksanakan Benchmarking. 7. Lakukan perbandingan antara Standard Operating Prosedur ( SOP ) dengan pelaksanaan pengadaan barang. 8. Buat daftar rekomendasi tentang Internal Benchmarking terhadap Pelaksanaan Pengadaan Barang. Dari hasil evaluasi akan diketahui apakah pelaksanaan pengadaan barang telah sesuai Standard Operating Prosedur ( SOP ) atau tidak. Contoh Pelaksanaan Internal Benchmarking 1. Prosedur pelaksaan permintaan barang atau permintaan pengadaan barang. EMHA TRAINING CENTER & ADVISORY SERVICES

Temuan : “ Formulir Permintaan Barang tidak dicetak pernumber, dan tidak diperiksa dengan seksama, sehingga sering terjadi pembelian barang dilakukan beberapa kali yang mengakibatkan kelebihan pengadaan dan terjadi barang yang dibutuhkan tidak dibeli.” Dari kasus tersebut berarti perlu dilaksanakan perbaikan dalam hal pemberian nomor yang telah tercetak dari Formulir Permintaan barang dan adanya pengecekan terhadap Form tersebut yang dituangkan dalam Daftar Monitoring Formulir Pengadaan Barang. 2. Pengawasan Anggaran Pengadaan

Temuan : “ Pengadaan Barang tidak dilakukan pengecekan dengan rencana kerja dan anggaran yang telah disetujui.” Dalam hal tersebut menunjukan lemahnya pengawasan biaya. 3. Pelaksanaan Pengadaan

Temuan : “ Seluruh pengadaan dilaksanakan dengan cara tender tidak dibatasi berapa besar nilainya.” Dalam hal tersebut perlu dievaluasi lebih lanjut apakah mungkin dapat dipisahkan untuk jenis dan jumlah tertentu yang memang harus tender atau penunjukan langsung atau tender terbatas,karena akan berpengaruh kepada ekonomis, efisien dan efektifitas pengadaan. 4. Analisa Harga Beli Temuan : “ Pengadaan Barang telah dilaksanakan dengan harga yang lebih kecil dari anggaran yang telah ditetapkan.” Dalam hal ini perlu dievaluasi lebih lanjut, tidak hanya terhadap pelaksanaan pengadaan tetapi juga terhadap Standard Operating Prosedur penyusunan anggaran.. Kesimpulan dari Internal Benchmarking 1. Pelaksaan Internal Benchmarking merupakan bagian dari review terhadap operasional perusahaan atau organisasi sehingga selalu dapat diidentifikasi masalah – masalah kritis dengan perbaikan dari masalah tersebut dapat dicapai peningkatan performance perusahaan, untuk EMHA TRAINING CENTER & ADVISORY SERVICES

lebih meningkatkan performance perusahaan, pelaksanaan eksternal Benchmarking perlu dilakukan terutama untuk masalah – masalah yang lebih strategis. 2. Dari hasil Internal Benchmarking ini dapat disusun standard baru yang lebih baik dan sesuai untuk bagian proses aktivitas atau daerah kerja yang bersangkutan. 3. Internal Benchmarking ini merupakan perbandingan yang lebih simple di bandingkan dengan aksternal bencamarking, tetapi akan memberikan bahan yang sangat berguna pada saat melaksanakan eksternal benchmarking. Eksternal Benchmarking Pada dasarnya eksternal benchmarking adalah membandingkan perusahaan kita sendiri dengan perusahaan lain, baik itu competitor, industri sejenis maupun perusahaan - perusahaan kelas atas dengan tujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan performance perusahaan kita sendiri, atau biasa disebut dengan: - Competitive Benchmarking - Industry Benchmarking - Best In Class Benchmarking. Competitive Benchmarking Pada competitive benchmarking perhatian langsung ditunjukan kepada system atau prosedur kunci sehingga dapat diketahui apa yang menjadi keunggulan kompetitif. Misalnya dalam memproses barang yang sama, perusahaan x bisa menyelesaikan dalam waktu 10 (sepuluh) hari sedangkan perusahaan kita, menyelesaikan dalam waktu 20 (dua puluh ) hari. Dalam hal tersebut, team benchmarking mungkin akan melihat factor-faktor yang berpengaruh, seperti teknologi yang dipakai, keterampilan dari para pekerja, ketepatan waktu penyediaan bahan baku dan hal lainnya. Industri Benchmarking Pada suatu benchmarking proses yang digunakan lebih banyak untuk identifikasi posisi performance perusahaan kita dalam industri perkebunan.

EMHA TRAINING CENTER & ADVISORY SERVICES

Kalau dalam competitive benchmarking kita bercermin kepada perusahaan – perusahaan besar, misalnya 4 (empat) atau 5 (lima) besar di perusahaan perkebunan, sedangkan dalam industry benchmarking lebih focus kepada identifikasi tren yang umum, seperti kualitas hasil industri, proses produksi, penjualan, personel dan lain-lain. Best In Class Benchmarking Pada Best In Class benchmarking proses identifikasi lebih ditujukan dalam hal praktek – praktek yang terbaik dalam suatu kegiatan yang sama oleh perusahaan – perusahaan yang lain. Dalam hal ini, yang lebih berperan adalah level top manajemen yang mempunyai suatu keinginan mencapai performance yang telah dicapai oleh perusahaan – perusahaan kelas atas. Kesimpulan Internal Benchmarking - Membandingkan pelaksanaan pengelolaan perusahaan dengan standard yang telah ditetapkan untuk mencapai peningkatan performance yang berkesinambungan. - Merupakan bagian dari operational review dan langkah awal dari pelaksanaan eksternal benchmarking. Eksternal Benchmarking - Membantu untuk mengidentifikasi masalah – masalah kritis yang terjadi di perusahaan dan mengambil praktek – praktek terbaik untuk peningkatan performance perusahaan. - Membantu untuk mengidentifikasi trend perusahaan dalam lingkungan industri yang sama apakah stagnan, mundur atau ada kemajuan dan menganalisanya untuk memacu kemajuan atau peningkatan performance perusahaan. Daftar Pustaka : Berbagai literature tentang Financial Management, Operational Management dan Managerial Accounting.

EMHA TRAINING CENTER & ADVISORY SERVICES