Perencanaan Kebutuhan Dan Pemeliharaan Fasilitas

PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS ATAU PERALATAN

Oleh Mustikasari, SKp., MARS 1

PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS ATAU PERALATAN ↕ MANAJEMEN LOGISTIK MANAJEMEN

LOGISTIK 2

Manajemen adalah SENI memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh ORANG LAIN (Siagiaan, 1992) INPUT

PROSES

OUTPUT

LOGISTIK UANG PERALATAN PERLENGKAPAN

PRODUKSI

JASA

METODE TEKNOLOGI SDM

3

Logistik: bahan u kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai 



Bahan farmasi – Obat-obatan – Bahan farmasi – Alat medik habis pakai Bahan non farmasi – Bahan makanan – Alat tulis kantor – Alat rumah tangga dan kebersihan habis pakai – Barang cetakan – Linen – Suku cadang peralatan dan perlengkapan 4

PENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIK 

Bisa menjawab APA tujuan & BAGAIMANA cara mencapai tujuan



Jawabannya: – Tersedianya (ketersediaan) bahan – Logistik setiap saat dibutuhkan, meliputi:  jenis dan jumlahnya  spesifikasi/ kualitas  waktu

– Secara EFISIEN

5

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK  Perencanaan  Penganggaran  Pengadaan  Penyimpanan  Penyaluran

(distribusi)  Penghapusan  Pengendalian 6

SIKLUS LOGISTIK PERENCANAAN

PENGHAPUSAN

PENGANGGARAN PENGENDALIAN

PENDISTRIBUSIAN

PENGADAAN PENYIMPANAN 7

PROPORSI KEBUTUHAN KEMAMPUAN MENURUT TINGKATAN MANAJERIAL Managerial Skill

MS

HS

TS TOP MIDDLE LOWER WORKER

Technical Skill 8

PERENCANAAN (1) Pengertian  Umum :proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan  Khusus : merencanakan pemenuhan kebutuhan logistik, yg pelaksanaannya dilakukan semua calon pemakai (user), kemudian diajukan sesuai dgn alur yang berlaku di masing-masing organisasi 9

PERENCANAAN (2) Top management Middle/ low management

Top manajer → perencanaan kebijakan: -Master program -Alokasi dana logistik -Prosedur pengadaan

Planning for non programmed decisions Planning for programmed Decisions (routine)

Middle/low manajer → perencanaan sifatnya rutin : -Kebutuhan operasional -Kegiatan operasional -Jabaran kebutuhan untuk masing-masing unit/ departemen, 10 periode bulanan s.d. harian

PERENCANAAN (3) Tahapan perencanaan logistik ↔ bisa jwb:  Apa yang dibutuhkan  Dimana dibutuhkan  Kapan dibutuhkan  Jumlah yang dibutuhkan  Biaya/ anggaran yang harus dipersiapkan  Siapa yg mengurus barang tsb, yg menggunakan, yg bertanggung jawab  Mengapa diperlukan barang tsb  Bagaimana cara pengadaannya 11

PERENCANAAN (4) Penetuan kebutuhan yang perlu dipertimbangkan:  Berdasarkan pemakaian yang lalu  Perkiraan dengan menggunakan – Swot analysis – Statistik – Epidemiologi (tren penyakit, informasi catatan medik)  Sisa persediaan  Slow moving, fast moving  Rekomendasi dari komite medis  Prioritas berdasarkan VEN – Vital → life saving – Esensial → kausal pada sumber penyakit – Non esesnsial → penunjang 12

Contoh: Tahapan Prosedur Perencanaan Kebutuhan Obat dan barang farmasi (lihat lampiran 1) RUANGAN USER RUANGAN USER

Kepala Instalasi

Instalasi farmasi

Daftar usulan

Pengendali Program Pengendali Anggaran Pengendali Pembeliaan

Penyimpanan Gudang Farmasi

Panitia Penerimaan

Supplier Rekanan 13

PENGANGGARAN (1)

 Perencanaan

↔ Penganggaran  Perencanaan + penentuan kebutuhan → Dana yang ada  Fungsi penganggaran: semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya.

14

PENGANGGARAN (2) Penjadualan:   

Anggaran jangka panjang Anggaran jangka menengah Anggaran jangka pendek

Yang perlu diperhatikan menyusun anggaran:  Peraturan-peraturan yang terkait (lampiran 2)  Perkembangan politik, ekonomi, sosial & teknologi  Hal-hal lain yg berhubungan dengan anggaran  Pengaturan anggaran : misal sumber biaya pendapatan banyak → pengaturan logistik ? 15

PENGANGGARAN (3) Organisasi penyusun anggaran: PEMBAGIAN

ORANG

TUGAS

Komite Anggaran

Organisasi ad hok → Direksi

Memberikan

arahan, telaahan

Penyusun Anggaran

Organisasi operasional: Manajer Unit Yan Medis Manajer Unit Penunjang Medis Manajer Penunjang Umum

Penyusunan usulan anggaran

Bagian Anggaran

Organisasi organik: sub bagian anggaran

Penyediaan metode, teknik analisis, data dan informasi yang dibutuhkan dlm proses penyusunan anggaran

& negosiasi Memberi persetujuan usulan anggaran

16

PENGANGGARAN (4) Sumber anggaran RS:  RS

Pemerintah

– Dana subsidi : Bappenas

DepKes Pemda – Penerimaan RS  RS

Swasta

– Dana Subsidi : Yayasan

Donatur – Penerimaan RS – Dana dari Pihak Ketiga

Biaya alokasi: -SDM -Bahan langsung (logistik) -Pemeliharaan -Investasi 17

PENGANGGARAN (5)

ALOKASI ANGGARAN LOGISTIK  Obat-obatan dan bahan farmasi  Alat tulis kantor  Cetakan  Alat rumah tangga  Bahan makanan  Alat kebersihan  Suku cadang

40-50% Keseluruhan Anggaran RS

18

DIAGRAM ANGGARAN LOGISTIK PERENCANAAN KEBUTUHAN PERSEDIAAN AKHIR JUMLAH YANG HARUS DIBELI PERSEDIAAN MINIMAL

PRAKIRAAN HARGA

ANGGARAN PEMBELIAN

REALISASI BIAYA

VARIANCE 19

PENGADAAN (1)  Fungsi

pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan/ disetujui dalam fungsi sebelumnya  Caranya : – – – – – – –

Purchasing (membeli) Leasing (menyewa) Meminjam Hibah/ pemberian Menukaran Produce (membuat) Repair (memperbaiki)

20

PENGADAAN (2)  Langkah-langkah: – – – –

Pilih metode pengadaan Pilih pemasok dan siapkan dokumen kontrak Pantau status pemesanan Penerimaan dan pemeriksaan

 Pengadaan

barang/ jasa barang pemerintah → anggaran pemerintah: pelelangan umum, terbatas, pemilihan langsung dan pengadaan langsung – – – –

Keppres 16 thn 1984 Keppres 17 thn 1990 Keppres 18 thn 1992 Keppres 80 thn 2003 (yang berlaku sekarang) 21

PENYIMPANAN (1)  Penyimpanan

merupakan suatu kegiatan & usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan/ inventory di tempat penyimpanan.  Gunanya: – Kualitas barang dapat dipertahankan – Barang terhindar dari kerusajan fisik – Pencarian barang mudah dan cepat – Barang aman dari pencurian

22

PENYIMPANAN (2)  Langkah-langkah:

– Perencanaan ruang penyimpanan – Perencanaan & pengoperasian alat

pengatur barang – Penyelenggaraan prosedur penyimpanan – Pengamanan

23

PENYIMPANAN (3) Hal-hal yang perlu diperhatikan  Lokasi

 Desain

Aksesibilitas – Kemudahan bergerak Utilitas Pemadam kebakaran Komunikasi Bebas banjir - Kemudahan Mampu menampung barang perawatan yang disimpan – Sirkulasi udara – Keamanan • Jenis barang – Sirkulasi udara – – – – –

• •

Prosedur penyimpanan Pemakaian alat bantu 24

PENYIMPANAN (4)  Pengelompokkan

– – – – – – –

barang yang disimpan: Kelompok pelayanan Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas → ruang pendingin Ukuran berat Ukuran volume Fast atau slow moving Abjad Fifo (first in-first out) 25

PENYIMPANAN (5) Tempat:  Di User (cash box)  Di Depot – Gudang pembantu – Gudang Kecil  Di Gudang Besar – Gudang Utama 26

PENDISTRIBUSIAN  Pendistribusian

harus sesuai dengan :

Permintaan Tepat waktu Tepat jumlah Spesifikasi  Mendapat persetujuan pihak berwenang ↔ perencanaan (pengeluaran barang). Utk RS pemerintah : Bendaharawan barang  Mekanisme pengeluaran sesuai prinsip FIFO – – – –

27

Contoh Bentuk Pendistribusian: 1. Konvensional RAWAT JALAN RAWAT INAP BEDAH PUSAT RAWAT DARURAT

GUDANG

2. Desentralisasi GUDANG

DEPO RJ ---------------- RAWAT JALAN DEPO RI ----------------- RAWAT INAP DEPO BP ---------------- BEDAH PUSAT DEPO RD --------------- RAWAT DARURAT 28

PENGHAPUSAN (1)  Penghapusan

adalah kegiatan untuk menghilangkan dari daftar inventaris bahan/ barang.  Barang yang dihapus → sudah lewat batas – Rusak – Hilang Sesuai dengan peraturan yg – Kadaluarsa Berlaku di RS baik swasta Maupun pemerintah 29

PENGHAPUSAN (2)  Prosedur

penghapusan: – Bentuk : Berita acara penghapusan

Pelaporan – Caranya:

Dimusnahkan: dibakar atau ditanam  Pemanfaatan kembali (recycling)  Penjualan/ lelang → RS pemerintah : ke kas negara  Hibah 

30

PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (1)  Pengendalian

adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang & telah berlangsung.  Tujuannya: – Terarah Sesuai perencanaan → efisiensi – terkendali dan efektif 31

PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (2)  Landasan

hukum pengawasan: – Keppres No. 16 tahun 1974 – Berbagai peraturan per UU – ICW – Peraturan-peraturan pengurusan barang sesuai dengan kebijakan yang berlaku di RS

32

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (1) 1.

Biaya pemesanan (ordering cost, procurement cost) biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan/ barang, sejak dari penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang. Antara lain : - biaya administrasi - biaya pemilihan vendor/ pemasok - biaya pengangkutan & bongkar muat - biaya penerimaan - biaya pemeriksaan barang 33

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (2) 2.

Biaya penyimpanan (holding cost, carrying cost) biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang yg dinyatakan dlm persentase harga barang atau dalam bentuk rupiah per unit barang. Antara lain : - biaya gudang/ sewa gudang - administrasi pergudangan - gaji pelaksana pergudangan, upah buruh - biaya listrik - biaya kerusakan, kehilangan, penyusutan barang selama dalam penyimpanan 34

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (3) 3.

Biaya kekurangan persediaan (shortage cost, stock out cost) biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan. Antara lain : - biaya terhentinya produksi karena tidak ada bahan/ menganggur - biaya administrasi tambahan - biaya tertundanya penerimaan keuntungan - biaya pengadaan darurat, supaya konsumen tidak kecewa

35

PERHITUNGAN BIAYA 1.

Buffer stock Buffer stock/ persediaan penyangga/ persediaan minimum/ stock pengamanan, diperlukan untuk menghindari terjadinya kekosongan karena ketidakpastian pemakaian. - Vital → 20% pemakaian yang lalu - Essensial → 10% pemakaian yg lalu - Non essensial → 0-5% pemakaian yg lalu

36

PERHITUNGAN BIAYA 2.

Kebutuhan/ Permintaan/ pemesanan (demand) d = D/ Q x S Keterangan : d = biaya kebutuhan/ permintaan / pemesanan D = jumlah kebutuhan barang (unit/tahun) Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan) S = biaya pemesanan (rupiah / pesanan)

37

PERHITUNGAN BIAYA 3.

Penyimpanan h = Q/ 2 x H Keterangan : h = biaya penyimpanan (% thd nilai barang) Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan) H = holding cost (biaya penyimpanan) per unit per year (rupiah/ unit/ tahun)

38

PERHITUNGAN BIAYA 4.

Economic order quantity (EOQ) → jumlah pesanan ekonomis dalam penerapannya harus memperhatikan asumsi-asumsi ini: - barang yang disimpan dan dipesan hanya satu macam - kebutuhan/ permintaan barang adalah konstan & diketahui - biaya pemesanan & biaya penyimpanan konstan & diketahui - barang yg dipesan diterima dlm suatu saat tertentu - harga barang tetap dan tidak tergantung dari jumlah yang dibeli (tidak ada potongan kuantitas) - waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan 39

PERHITUNGAN BIAYA  EOQ

terjadi bila biaya pemesanan = biaya penyimpanan, maka: DS = QH Q 2 2 DS = Q2H D = jml keb. barang (unit/ thn) Q2 = 2 DS S = biaya pemesanan (rupiah/ H pesanan Q* = 2 DS H

Q = jumlah pesanan (unit/pesanan) H = biaya penyimpanan (rupiah/ unit/ tahun) 40

PERHITUNGAN BIAYA 5.

Total cost (total biaya persediaan) TC = (D/Q) S + (QH)/2 + PD Keterangan : TC = total cost= total biaya persediaan (rupiah/thn) D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per tahun (unit/ thn) Q = jumlah setiap kali pesan (unit/ pesanan) S = ordering or set-up cost per order or per set-up (biaya pemesanan (rupiah/pesanan) H = h x C = holding cost (biaya penyimpanan) per unit per year (rupiah/ unit/ tahun) P = harga/ price per unit C = harga barang (rupiah/ unit) h = biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang) 41

PERHITUNGAN BIAYA 6.

Optimum order size Q* = { (2SD) / IP } Keterangan : Q* = jumlah optimum setiap kali pesan S = ongkos pesan atau set up cost setiap kali pesan (rupiah/ pesanan) D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per tahun (unit/ thn) IP = holding cost ( pengganti, karena harga per unit berubah sesuai dengan discount yang ditawarkan) 42

PERHITUNGAN BIAYA 7.

Frekuensi pesanan ekonomis F = D/Q Keterangan : F = Frekuensi pesanan ekonomis (kali/tahun) D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per tahun (unit/ thn) Q = jumlah setiap kali pesan (unit/ pesanan)

43

PERHITUNGAN BIAYA 8.

Jangka waktu antar tiap pesanan (hari) T = jumlah hari kerja per tahun frekuensi pesanan

44

Daftar rujukan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

KARS-UI. (2001). Manajemen logistik dan obat RS. (modul). Depok FKM-UI. Sanderson, E.D. (1982). Hospital purchasing and inventory management. London: An Aspen Publication. ---------------------. (1985). Effective hospital material management. London: An Aspen Publication. Sondang, P.S. (1992). Fungsi-fungsi manajerial. Jakarta: Bumi Aksara. Subagya, M.S. (1994). Manajemen logistik. Cetakan ke empat. Van Horne, and James, C. (1990). Fundamentals of financial management. 7th edition. London: Prentice Hall Inc. Warman, J. (1993). Manajemen pergudangan. Jakarta: Pustaka Sinar harapan. 45

46

Latihan soal 1.

Ruangan Irna Lt. 1 kanan RS X selama setahun dikeluarkan sebanyak 200 liter savlon dan terjadi kekosongan selama 2 (dua) bulan. Kenaikan pengunjung diperkirakan untuk tahun depan 5%. Hitung perkiraan kebutuhan savlon untuk tahun depan.

47

Latihan soal 2.

Suatu rumah sakit memproduksi bahan linen, membutuhkan komponen bahan baku sebanyak 12.000 unit selama 1 tahun. Biaya pemesanan komponen tersebut adalah Rp. 50.000,- untuk setiap kali pemesanan, tidak tergantung dari jumlah komponen yang dipesan. Sedangkan biaya penyimpanan (per unit/thn) adalah sebesar 10% dari nilai persediaan. Harga komponen tersebut adalah Rp. 3.000,- per unit. Berdasarkan data tersebut di atas tentukan: a. EOQ yang dapat memberikan total biaya persediaan terendah b. Frekuensi pesanan ekonomis per tahun c. Jangka waktu antar tiap pesanan d. Biaya kebutuhan per hari

48