Pembetulan Report Azila

BAB 1 PENGENALAN

1.0

Pengenalan

Kajian ini adalah berkaitan dengan proses pentadbiran di Bahagian Pembangunan PLB Daerah Manjung. Kajian ini juga cuba mengenalpasti inovasi dalam proses pentadbiran. Ini adalah kerana inovasi yang wujud didalam proses pentadbiran adalah penting untuk peningkatan kualiti kerja serta tahap kecekapan organisasi. Kajian ini bersifat kualitatif yang menggunakan kaedah pemerhatian dan temubual sepanjang tempoh 4 bulan pengkaji menjalani latihan praktikum di Pejabat Daerah dan Tanah Manjung, Perak.

1.1

Penyataan Masalah

Pentadbiran merupakan satu aspek penting yang digunapakai dalam sesebuah organisasi bahkan ianya penting untuk membangunkan sesebuah Negara. Kajian yang dibuat ini bukan sahaja melihat kepada proses, kesan malah melihat kepada masalah-masalah yang wujud didalam pentadbiran juga telah dikenalpasti.

Antara masalah-masalah yang menarik untuk dikaji yang telah dikenalpasti itu ialah terdapat sesetengah pihak yang masih tidak memahami proses dan prosedur yang telah ditetapkan oleh PLB semasa berurusan dengan PLB. 1

Iaitu dalam

membuat bayaran kepada pelanggan terdapat beberapa proses dan prosedur yang telah ditetapkan oleh PLB agar proses ini dapat laksanakan mudah dan berkesan.

Oleh itu, diharapkan agar kajian ini dapat memberi panduan dan

pengajaran kepada pihak-pihak tertentu dalam berurusan dengan PLB.

Di samping itu, ada diantara sesetengah pihak yang masih tidak tahu pihak mana yang bertanggungjawab yang patut dihubungi.

Jesteru, melalui kajian yang

dijalankan

mengenalpasti

dapat

membantu

mereka

untuk

pihak

yang

bertanggungjawab ke atas segala bentuk pentadbiran yang melibatkan sebarang proses didalam PLB. Hal ini kerana tidak semua tugas pentadbiran dilakukan oleh PLB tetapi PLB hanya menjalankan pentadbiran yang melibatkan projek-projek pembangunan luar Bandar sahaja.

Manakala ada sesetengah pihak yang masih tidak tahu apa masalah yang sering berlaku didalam proses pentadbiran PLB iaitu masalah yang datangnya dari pihakpihak lain seperti masalah kelewatan mendapatkan peruntukan dari PPN, peruntukan yang tidak cukup dan lain-lain masalah dalaman. Oleh itu, kajian ini sekaligus dapat memberi serba sedikit penerangan tentang masalah-masalah yang sering dialami oleh PLB dan pihak-pihak yang menyebabkan masalah ini berlaku dalam menjalankan sesuatu proses pentadbiran.

Selain itu juga ketiadaan inovasi dalam pentadbiran menjadi puca kepada ketidakcekapan urusan pentadbiran PLB. Ini kerana PLB masih menggunakan sistem pentadbiran yang lama seperti sistem fail. Setiap kakitangan di PLB hanya 2

memegang fail projek yang berada dibawah tanggungjawab mereka dan fail-fail itu pula hanya diletakkan dimeja mereka sahaja. Begitu juga cara penyusunan fail dibilik fail penyusunanya yang tidak bersistem menyukarkan proses mencari fail kerana susunan fail projek yang tidak disusun mengikut nombor rujukan dan tahun.

Pengkaji juga mendapati bahawa masalah luaran menjadi faktor penyumbang kepada ketidakcekapan pentadbiran di PLB. Faktor luaran yang datangnya dari pelanggan

itu

sendiri

telah

menyukarkan

lagi

pihak

pentadbiran

PLB

mempercepatkan sesuatu urusan misalnya ada diantara pelanggan yang tahu akan proses dan prosedur yang telah ditetapkan tetapi dengan sengaja melewatlewat sesuatu urusan itu dengan tidak melengkapkan dokumen seperti yang diminta oleh PLB. Oleh itu kecekapan PLB tidak akan dicapai sekiranya perkara ini terus berlaku.

Berdasarkan daripada petikan latihan ilmiah yang dihasilkan oleh Kairil Khalid (1996) menemui bahawa Robbins (1993) ada menyatakan, pentadbiran yang cekap akan dapat mengurangkan dan menggelakka dari berlakunya masalahmasaah seperti prestasi kerja yang menurun, tahap kepuasan pelanggan menurun dan ketidakcekapan dalam urusan pentadbiran.

1.2

Objektif Kajian

Objektif adalah penting dalam sesuatu kajian. Antara objektifnya adalah yang telah dikenalpasti oleh pengkaji ialah : 3

3.1.1 mengenalpasti proses-proses pentadbiran di Bahagian Pembangunan PLB dalam mengendalikan sessuatu urusan pentadbiran. 3.1.2 Mengetahui sejauhmanakah Bahagian Pentadbiran PLB memainkan perananya dalam memenuhi kepuasan pelanggan.

3.1.3 Mengenalpasti masalah yang berlaku sepanjang proses pentadbiran yang secara tidak langsung memberi kesan kepada kualiti kerja dan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidamatan pentadbiran di PLB.

3.1.4 Mengenalpasti inovasi, kesan dan cadangan yang dapat membantu meningkatkan kualiti kerja dan tahap kepuasan pelanggan.

1.3

Skop Kajian

Skop kajian ini tertumpu kepada Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah Manjung.

Antara skop kajian yang dibincangkan didalam kajian ini adalah

berkaitan dengan proses-proses pentadbiran, inovasi yeng berlaku dalam proses pentadbiran, kesan keatas inovasi, masalah-masalah di Bahagian Pembangunan PLB

serta cadangan bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan terhadap

pelangganya iaitu kontraktor dan pembekal.

4

1.4

Kepentingan Kajian

Kajian yang dilakukan oleh pengkaji

bertujuan untuk mengenalpasti beberapa

kemungkinan yang bakal dan akan berlaku.

Secara amnya, kajian ini dibuat

adalah berkaitan dengan proses-proses yang berlaku di dalam pentadbiran di Bahagian Pembangunan PLB Daerah Manjung. Antara kepentingan-kepentingan kajian yang telah dikenalpasti oleh pengkaji ialah pengkaji dapat mengetahui bagaimana proses-proses pentadbiran berlaku. Proses ini berlaku setelah segala proses penyiapan projek dilaksanakan oleh kontraktor mengikut justifikasi yang ditetapkan oleh juruteknik melalui perincian kerja. Oleh itu, kajian ini dibuat supaya boleh menjadi bahan rujukan apabila hendak membuat urusan dengan Bahagian Pembangunan PLB Daerah Manjung kelak.

Selain itu, kepentingan lain yang ditemui oleh pengkaji adalah dapat mengetahui dan mengenalpasti inovasi dalam proses pentadbiran di PLB. Melalui kajian yang dibuat, pengkaji mendapati inovasi yang wujud didalam proses pentadbiran telah membawa kepada peningkatan kualiti kerja serta tahap kecekapan organisasi ini. Pentadbiran yang dilakukan sebelum inovasi dan selepas wujudnya inovasi telah banyak memberikan implikasi dan perubahan kearah yang lebih baik. Ini kerana inovasi yang wujud telah banyak membantu pentadbiran PLB kearah yang lebih cekap dan cepat.

Terutamanya kepada kontraktor, inovasi telah membantu

mempercepatkan urusan seperti tuntutan bayaran dan proses-proses pemilihan kontraktor.

5

Disamping itu, pengkaji juga dapat mengenalpasti sebarang bentuk masalahmasalah yang tidak dapat dielakkan berlaku sepanjang berlakunya proses pentadbiran walaupun wujudnya inovasi.

Antara masalah-masalah itu ialah

peruntukan projek, lesen tamat tempoh, kelewatan menyiapkan projek, sistem fail yang kurang sistematik, perkhidmatan kaunter pertanyaan dan pengurusan aduan awam.

Masalah seperti ini sedikit sebanyak telah memberi implikasi dan

mengganggu kelancaran proses pentadbiran di PLB.

Selain itu kajian ini dibuat adalah untuk mengenalpasti kesan kewujudan inovasi didalam pentadbiran PLB.

Inovasi yang wujud telah membantu meningkatkan

kecekapan dan kualiti pentadbiran dan tahap kepuasan pelanggan.

Setelah

wujudnya inovasi didalam proses penyediaan tender dan sebutharga telah mempercepatkan lagi proses pemilihan kontraktor dan menghapuskan bias dalam pemilihan kontraktor. Ini kerana dahulu proses pemilihan kontraktor adalah dipilih sendiri oleh Pegawai Daerah Manjung sendiri setelah wujudnya jawatankuasa sebutharga pemilihan kontraktor telah dipilih melalui satu mesyuarat yang diadakan bersama jawatankuasa sebutharga.

Selain itu pemilihan juga dinilai

berdasarkan jumlah nilai yang ditawarkan oleh kontraktor. Melalui inovasi ini tahap kepuasan pelanggan telah dapat dicapai kerana tiada bias lagi yang wujud semasa proses pemilihan.

Oleh itu, bagi memperbaiki proses pentadbiran PLB kearah yang lebih produktif, pengkaji telah mengenalpasti beberapa cadangan untuk menambahbaik proses pentadbiran. Cadangan-cadangan ini diharapkan mampu membantu Bahagian 6

PLB Pejabat Daerah dan Tanah Manjung untuk memperbaiki kualiti pentadbiran kearah yang lebih dan cekap.

Jesteru itu, diharapkan agar kajian ini dapat

membantu pihak-pihak yang terlibat serta dapat menjadi panduan yang berguna dimasa-masa akan datang semasa berurusan dengan PLB Pejabat Daerah dan Tanah Manjung.

1.5

Batasan Kajian

1.5.1 Lokasi

Lokasi kajian adalah dilakukan di Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah Manjung, Perak.

Memandangkan pengkaji berada di lokasi kajian sepanjang

tempoh 4 bulan berada disana, pengkaji hanya menggunakan kaedah temubual. Ini kerana responden pengkaji adalah terdiri daripada kontraktor di PLB oleh itu melalui kaedah ini pengkaji dapat berinteraksi secara bersemuka dengan pelanggan untuk mendapatkan maklumat dan juga pengkaji dapat menjimatkan kos.

1.5.2 masa

Masa adalah tidak terbatas kerana tempoh yang kajian yang diberikan adalah 4 bulan untuk menyiapkan kajian ini.

Ini kerana maklumat yang ada untuk

membantu pengkaji menyiapkan kajian ini telah diperolehi melalui kakitangan di Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah Manjung. 7

1.5.3 Kerjasama Responden

Kerjasama yang diberikan oleh responden membantu pengkaji untuk mendapatkan maklumat

berkenaan

tahap

kepuasan

pelanggan

terhadap

perkhidmatan

pentadbiran di Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah Manjung.

1.5.4 Pengalaman Dan Pengetahuan

Kajian ini merupakan kajian pertama pengkaji.

Sebarang pengetahuan terhad

pada pembelajaran kaedah penyelidikan, sumber rujukan yang didapati dari bukubuku di perpustakaan, maklumat yang didapati di Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah Manjung dan bantuan daripada pensyarah.

1.6

Ulasan Karya

Bahagian ini memuatkan beberapa aspek utama dalam mendifinisikan konsepkonsep yang perlu diperjelaskan agar ia dapat membantu pembaca memahami terma-terma yang digunakan dengan lebih mudah. Disamping itu pengkaji jiga menyelitkan beberapa teori yang berkaitan dengan tajuk kajian.

1.6.1 Definisi Konsep-Konsep Penting Kajian

Dalam melaksanakan kajian ini, pengkaji telah menemui beberapa istilah yang perlu kepada penerangan terlebih dahulu agar ia tidak akan mengelirukan dan

8

jelas maksud penggunaanya sebagaimana yang ingin disampaikan oleh pengkaji. Antara istilah yang penting berdasarkan kepada tajuk dan tujuan kajian ialah :

1.6.1.1 Tahap

Berdasarkan kepada Kamus Dwibahasa Terbitan Dewan Bahasa Dan Pustaka (1991), tahap boleh didefinisikan sabagai paras, garisan, takat, tingkat ataupun peringkat. Menurut pada pandangan pengkaji tahap akan dilihat berdasarkan skor jawapan yang diberikan oleh responden dan ia akan dirumuskan kepada tiga peringkat utama iaitu tinggi, sederhana, atau rendah berasakan kepada cara pengukuran yang tertentu.

1.6.1.2 Kepuasan

Kepuasan boleh dianggap suatu perasaan lega dan selesa kerana

mendapat

kemudahan yang mancukupi dengan apa yang dikehendaki dan dihajati.

1.6.1.3 Pelanggan

Manakala pelanggan pula ialah pihak yang mendapat manfaat dari produk dan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi atau jabatan. Terdapat dua jenis pelanggan iaitu pelanggan luaran dan pelanggan dalaman. Pelanggan juga ialah pihak yang mengharapkan kepada sesuatu perkhidmatan yang berkualiti. 9

permintaan dan

1.6.1.4 Organisasi

Organisasi adalah “ intricate” strategi manusia yang dibentuk untuk mencapai objektif-objektif tertentu (Argyris, 1960) di mana ia terdiri daripada manusia, matlamat budaya, teknologi, persekitaran luaran dan struktur.

Bagi Morgan,

(1986) beliau mentafsirkan bahawa organisasi adalah sesuatu yang kompleks dan merupakan fenomena parodoksi yang boleh difahami melalui pelbagai cara, ia juga boleh diurus dan dibentuk menggunakan teknik-teknik yang belum pernah digunakan sebelum ini.

1.6.1.5 Inovasi

inovasi merupakan satu proses pembaharuan dari lama kepada sesuatu yang baru. Menurut pendapat Mitchell Ditkoff (2000), perkataan “inovasi” terjemahan daripada perkataan inggeris innovation wujud sejak tahun 1440 lagi, daripada bahasa perancis innovacyon. Ia membawa maksud new ways of doing things yakni memperkenalkan sesuatu yang baru atau suatu pembaharuan (a renewal). Ia tidak semestinya tertumpu hanya pada produk atau benda, tetapi meliputi idea atau kaedah yang boleh mendorong kepada penambahbaikan, termasuk pembentukan sikap. Manakala Drucker (1985), mentakrifkan inovasi bukan hanya setakat inspirasi (idea) besar, tetapi satu bentuk kerja yang tersusun dan sistematik.

Sesuai dengan kefahaman ini, persekitaran kita menawarkan

berbagai-bagai peluang untuk melakukan inovasi, ataupun bertindak kreatif melalui

10

perubahan persepsi, set minda, dan pengetahuan baru. Oleh itu inovasi boleh dipelajari dan diintergrasikan dalam membangunkan sesebuah organisasi.

1.6.1.6 Pentadbiran

Menurut Al-Buraey (2001), mentakrifkan pentadbiran sebagai kegiatan kumpulan teratur manusia yang dilaksanakan dengan berkesan, tugas kerajaan atau rangkaianya melalui kerjasama, keharmonian dan keputusan yang rasional. Manakala menurut Ishwar Dayal (1976), pula mentakrifkan pentadbiran sebagai memastikan pencapaian sesuatu matlamat yang telah ditentukan oleh sesebuah organisasi. Ianya dilakukan dengan membuat penjelasan tentang apa yang ingin dicapai, siapa yang perlu memikul tugas dan dalam keadaan yang bagaimanakah sesuatu tugas itu perlu dilaksanakan. Dan menurut Ordway Tead (1959), pula mendefinisikan sistem pentadbiran sebagai hala tuju manusia di dalam sesebuah organisasi yang dibuat untuk mencapai sesuatu tujuan yang dikongsi bersama dengan melibatkan proses mengintegrasikan usaha supaya keputusan yang diigini dapat dicapai.

1.6.1.7 Kakitangan

Kakitangan didefinisikan sebagai kumpulan pemantau atau penolong yang bekerjasama di bawah seorang pegawai atau ketua.

(Kamus Dwibahasa

Terbitan Dewan Bahasa Dan Pustaka, 1991) Berpandukan kepada definisi tersebut dapat disimpulkan bahawa kakitangan merupakan golongan yang akan 11

melaksanakan apa jua tugas yang diarahkan oleh pihak pengurusan dan pentadbiran.

1.7

Metodologi Kajian

Metodologi kajian ialah satu set soalan atau item dalam bentuk tulisan.

Ia

merupakan alat yang dibentuk secara khusus untuk mengumpul maklumat untuk tujuan membuat analisis yang akan dapat menjawab persoalan kajian. Terdapat dua jenis sumber yang sering menjadi rujukan pengkaji bagi mengumpulkan data iaitu melalui sumber primer dan sumber sekunder.

1.7.1 Data Primer

Data primer ialah data yang dikumpulkan sendiri oleh pengkaji melalui kaedah pemerhatian dan temubual. Sebanyak sepuluh orang kontraktor telah ditemubual oleh pengkaji bagi mendapatkan maklumbalas mengenai tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan pentadbiran yang diberikan oleh Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah Manjung. Sebanyak Sembilan soalan telah ditanya kepada kontraktor. Kaedah ini digunakan oleh pengkaji kerana cara ini merupakan jalan yang terbaik untuk mendapatkan data dan maklumat. Selain itu, maklumat yang diperolehi juga adalah cara mudah dan cepat. Disamping itu juga kaedah pemerhatian dilakukan untuk mendapatkan maklumat tambahan.

12

1.7.1.1 Kaedah Pemerhatian

Bagi kaedah ini, pengkaji telah membuat pemerhatian terhadap keadaan keliling PLB untuk melihat akan keberkesanan kakitangan PLB dalam memberikan layanan serta perkhidmatan yang baik kepada pelangganya. pemerhatian yang dibuat

Berdasarkan

oleh pengkaj terhadap keadaan semasa Bahagian

Pembangunan PLB pengkaji mendapati pelanggan iaitu kontraktor diberi layanan yang baik tetapi apabila ketiadaan kakitangan dikaunter pelanggan terpaksa menunggu oleh sebab di PLB tiada kakitangan yang ditugaskan khusus untuk menjaga kaunter pertanyaan.

1.7.1.2

Kaedah Temubual

Manakala bagi kaedah ini, pengkaji telah memilih kaedah temubual dengan beberapa orang pelanggan iaitu

kontraktor.

Kaedah yang digunakan ini lebih

cepat dan tepat kerana bentuk soalan yang ditanya adalah secara bersemuka. Bagi

mendapatkan

maklumat

berkaitan

proses

pentadbiran

di

bahagian

Pembangunan Pejabat Daerah dan Tanah Manjung PLB, pengkaji telah menemubual En Aziz Satar Mad Sarin, Puan Noraini Hashim iaitu Pembantu Tadbir Bahagia Kewangan yang telah lama berkhidmat di Bahagian Pembangunan PLB dan En Zakri Md Yasin Juruteknik PLB.

Selain itu, seramai lima orang

kontraktor telah dipilih untuk ditemubual bagi mendaptkan maklumat berkaitan tahap kecekapan pentadbiran dan layanan yang diberikan oleh kakitangan PLB sewaktu berurusan dengan pelanggan. Hasil daripada temubual, pengkaji telah 13

mendapat maklumat seperti proses-proses pentadbiran yang dilakukan oleh PLB, inovasi yang wujud, serta beberapa masalah yang sering berlaku secara lebih terperinci.

Kaedah ini telah membantu pengkaji mendapatkan lebih banyak

maklumat.

1.7.2 Data Sekunder

Selain pengkaji menggunakan sumber primer, pengkaji juga telah menggunakan data sekunder bagi menambah maklumat untuk kajian ini. Antara data sekunder yang digunakan oleh pengkaji ialah seperti buku rujukan, sumber internet dan latihan ilmiah.

1.7.2.1

Buku Rujukan dan Latihan Ilmiah

Buku rujukan digunakan oleh pengkaji bagi mendapatkan maklumat tambahan berkenaan konsep-konsep berkaitan inovasi dan pentadbiran serta ulasan karya. Antara buku yang menjadi rujukan oleh pengkaji ialah Fail Meja PLB, Buku Panduan Prosedur Jabatan Kerajaan, Knowledge Innovation, The Innovation Journal : The Public Sector Innovation Journal , Rancangan Malaysia Kesembilan 2006 – 2010 dan Pembangunan Pentadbiran Menurut Perspektif Islam. Sumbersumber yang digunakan ini kebanyakkanya mempunyai perkaitan dengan konsep inovasi, pentadbiran, ulasan karya serta perkidmatan pentadbiran.

14

1.7.2.2

Sumber Internet

Sumber internet juga digunakan untuk mendapatkan maklumat tambahan yang ada kaitan dengan kajian yang dibuat seperti inovasi serta proses pentadbiran yang cekap dinamik dijalankan didalam sesebuah organisasi. Pencarian bahan melalui sumber internet ini dapat membantu mencari maklumat contoh tentang proses pentadbiran yang dijalankan oleh organisasi yang lain dan proses perlaksanaanya. Disamping itu bahan tambahan internet juga dapat memberikan maklumat-maklumat tambahan terkini yang diperlukan oleh pengkaji.

1.9

Kesimpulan

Secara keseluruhanya bab ini menceritakan berkenaan tahap kecekapan dan kepuasan pelanggan terhadap pentadbiran PLB. Dalam kajian ini juga pengkaji menyentuh pernyataan masalah, objektif kajian dan kepentingan kajian. Pengkaji memfokuskan persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan pentadbiran yang disediakan oleh PLB.

15

BAB 2 LATAR BELAKANG PEJABAT DAERAH DAN TANAH MANJUNG

2.0

Pengenalan

Pejabat Daerah dan Tanah Manjung (PDT Manjung) merupakan salah sebuah organisasi yang mempunyai peranan penting di dalam hal ehwal pentadbiran dan hal

ehwal

tanah

bertanggungjawab

di

daerah

terhadap

Manjung. urusan

Organisasi

pentadbiran

bertanggungjawab ke atas pentadbiran mukim.

ini

tanah

bukan

sahaja

sahaja

malah

Daerah Manjung mempunyai

beberapa peringkat pentadbiran iaitu di peringkat daerah, mukim, dan peringkat kampung.

Organisasi ini berperanan dalam menjalankan kerja-kerja seperti

permohonan tanah, pendaftaran urusniaga atau bukan berniaga, teknikal dan hasil, pembangunan tanah dan penguatkuasaan.

Penghulu memainkan

perananya di peringkat mukim daerah manjung ini seperti mukim Sitiawan, Lumut, Pengkalan Baharu, Lekir dan Beruas. Di daerah Manjung sektor ekonominya lebih tertumpu kepada pertanian, perkhidmatan dan perindustrian.

16

Gambar 1.1 : Kompleks Pentadbiran Pejabat Daerah Dan Tanah Manjung

2.1 Latar Belakang Penubuhan Organisasi

Kompleks pentadbiran daerah mula dibina pada 20 April 1989 diatas sebidang tanah seluas 8,636 ekar dengan keluasan lanai 4,138 meter persegi dengan kos pembinaan berjumlah RM4,482,000.00.

Pejabat daerah dan tanah manjung

merupakan sebuah organisasi yang berperanan sebagai organisasi yang mentadbir dan menguatkuasakan undang-undang tanah Negara dan peraturanperaturan tanah negeri. Segala undang-undang yang berkenaan undang-undang tanah Negara dan negeri adalah dibawah pentadbiran pejabat tanah dan daerah. Disamping itu pejabat daerah dan tanah juga berperanan bagi menjalankan dan menguatkuasakan pungutan hasil dari pelbagai jenis hasil seperti hasil tanah, cukai, lesen dan lain-lain hasil. Pejabat daerah dan tanah juga menjadi organisasi yang merancang dan melaksanakan program-program sosio-ekonomi tanah negeri. Selain itu, pejabat daerah dan tanah manjung juga turut menyedia dan meningkatkan kemudahan-kemudahan infranstruktur fizikal dan sosio-ekonomi 17

penduduk daerah Manjung terutamanya di kawasan luar Bandar malah turut berperanan dalam meningkatkan keadaan masyarakat kearah pembangunan insan bersepadu dan seimbang serta meningkatkan taraf sosio-ekonomi golongan rakyat termiskin melalui peruntukan yang diperolehi daripada kerajaan pusat dan kerajaan negeri. Sumber ini dipetik dari (http://tanah.perak.gov.my/pdtmanjung/)

2.2

Misi

Misi

organisasi

ini

adalah

untuk

memastikan

pembangunan

fizikal

dan

infranstruktur di pelbagai bidang sosio-ekonomi yang bermutu dan menyeluruh samada di bandar mahupun di luar bandar, menyediakan peluang-peluang pekerjaan dan pembangunan ekonomi yang mancukupi dan saksama di kalangan masyarakat tempatan tanpa mengira kaum, mewujudkan masyarakat yang progresif, maju, berdaya saing dan mempunyai luhur budi yang tinggi dan penyayang serta memastikan keindahan alam semulajadi dan persekitaran sentiasa terpelihara dan tidak dieksploitasi secara optimum.

2.3

Visi

Visi organisasi ini adalah menjadikan daerah Manjung sebagai salah sebuah daerah termaju, terunggul dan terkenal terutamanya di bidang pembangunan pelancongan dan maritim didalam negara ini serta di peringkat antarabangsa dan global.

18

2.4

Objektif Organisasi

Objektif adalah penting dalam sesebuah organisasi.

Antara objektif-objektif

pejabat daerah dan tanah manjung adalah:

1.4.1 Mentadbir dan mengkuatkuasa Undang-undang Tanah Negara dan Peraturan-peraturan Tanah Negeri 1.4.2 Menjalankan dan menguatkuasa pungutan hasil pelbagai hasil tanah, cukai, lesen dan lain-lain. 1.4.3 Merancang dan melaksanakan program-program sosio-ekonomi 1.4.4 Menyelaras aktiviti-aktiviti pembangunan jabatan-jabatan selaras dengan Dasar Pembangunan Nasional 1.4.5 Menyediakan dan meningkatkan kemudahan infrastruktur fizikal dan sosio-ekonomi penduduk Daerah Manjung terutamanya di kawasan luar bandar 1.4.6 Meningkatkan keadaan masyarakat ke arah pembangunan insan bersepadu dan seimbang 1.4.7 Meningkatkan taraf sosio-ekonomi golongan rakyat termiskin

19

Rajah 1.1 : Peta Daerah Manjung

20

Rajah 1.2 : Kedudukan Daerah Manjung

21

PENGKALAN BHARU

BERUAS

LUMUT SITIAWAN

PANGKOR LEKIR

Rajah 1.3 : Peta Mukim

2.5

Carta Organisasi Pentadbiran 22

Pegawai Daerah Manjung Tuan Haji Abu Bakar Said, P.M.P

Ketua Penolong Pegawai Daerah (Tanah) Haji Nordin b Mat

Ketua Penolong Pegawai Daerah (Pembangunan) Puan Marlia binti Mohd Belia

Penolong Pegawai Daerah Tanah Encik Mohd Ridzuan b Mohd Mahyudin

Penolong Pegawai Tanah Kanan Encik Supian b Manap

Penolong Teknologi Maklumat Puan Rohayu bt Hj Rashidi

23

Penolong Pegawai Tanah Kanan Penguatkuasaan Encik Mohd Nasharudin b Ariffin

Ketua Pembantu Tadbir (Pentadbiran dan Kewangan) Encik Hariri b Abdul Razak

Ketua Pembantu Tadbir (PLB) Puan Maimunah Osman

Juruteknik Kanan (PLB) Mohd Azaman bin Hussain

Ketua Pembantu Tadbir Tanah Encik Musa b Adam

Ketua Pembantu Tadbir Hasil Puan Mashihah bt Meor Hamzah

Rajah 1.4 : Pegawai-Pegawai Pejabat Daerah Dan Tanah Manjung 2.6 Piagam Jabatan 24

Piagam jabatan merupakan aspek penting di dalam organisasi yang bertujuan sebagai garis panduan kepada fungsi dan peranan yang akan dimainkan. Terdapat empat bahagian yang dipecahkan mengikut fungsi dan peranan masing-masing antaranya adalah :

2.6.1 Bahagian Pentadbiran Am

Terdapat empat piagam jabatan dalam organisasi pejabat daerah dan tanah Manjung yang merupakan

satu garis panduan kepada peranan yang akan

dimainkan oleh setiap bahagian didalam organisasi ini. Antara tugas dan peranan bahagian ini adalah seperti, setiap aduan akan dikeluarkan akaun terima dalam tempoh satu hari dan jawapan akan dijawab dalam tempoh 14 hari, menyelesaikan permohonan semua lessen dalam tempoh empat minggu, kaunter bayaran termasuklah kutipan hasil akan dibuka mengikut jadual sekurang-kurangnya pada waktu pejabat. Bagi hari-hari tertentu, masa kutipan akan dilanjutkan. Disamping itu, permohonan penilaian duti setem akan diselesaikan dalam masa empat minggu dari tarikh permohonan dan menyediakan baucer bayaran pembelian dalam masa lima hari bekerja.

2.6.2 Bahagian Pembangunan 25

Piagam bahagian pembangunan pula adalah dengan mengadakan kemudahan infranstruktur yang terbaik dan seberapa segera mengikut peruntukan yang diluluskan, juga berusaha untuk mengurangkan kadar kemiskinan penduduk serta menyediakan baucer bayaran projek dalam masa tujuh hari bekerja dari tarikh kadar atau pesanan kerajaan yang lengkap diterima dan setiap aduan akan dikeluarkan akuan terima dalam tempoh satu hari dan jawapan rasmi akan dijawab dalam tempoh 14 hari.

2.6.3 Bahagian Pentadbiran Pejabat Daerah

Bahagian pentadbiran pejabat tanah pula menekankan piagam iaitu setiap aduan akan dijawab akuan terima dalam tempoh satu hari dan jawapan akan dijawab dalam tempoh 14 hari, menyelesaikan permohonan semua lessen dalam tempoh dua bulan, serta kaunter bayaran termasuk kutipan hasil akan dibuka mengikut jadual sekurang-kurangnya masa waktu pejabat. Bagi hari-hari tertentu , masa kutipan dilanjutkan, permohonan penilaian duti setem akan diselesaikan dalam masa empat minggu dari tarikh permohonan, dokumen akan dimatikan serta merta dan menyediakan baucer bayaran pembelian bayaran dalam masa lima hari bekerja.

2.6.4 Bahagian Pentadbiran Tanah 26

Piagam bahagian pentadbiran tanah pula adalah mendaftar dengan serta merta semua permohonan tanah yang lengkap, mendaftarkan hak milik sementara bagi Rancangan Tanah Berkelompok dan Perkampungan Tersusun dalam tempoh satu hari bekerja bagi urusan secara operasi "One Stop Centre", mendaftar serahan urusniaga dan bukan urusniaga dalam tempoh 24 jam bagi setiap satu perserahan, mengeluarkan Sijil Carian Rasmi dalam tempoh dua hari bekerja bagi setiap satu sijil serta memastikan bil-bil cukai tanah dihantar kepada tuan-tuan tanah sebelum 1 Januari setiap tahun, menyelesaikan permohonan Permit Bahan Batu dalam tempoh tujuh hari setelah menerima laporan jabatan teknikal, menyelesaikan permohonan tukar syarat nyata tanah pertanian dalam tempoh satu bulan. Selain itu, menyelesaikan permohonan tukar syarat nyata tanah pertanian dalam tempoh satu bulan, mengemukakan permohonan untuk mendapatkan kebenaran pindah milik atau gadaian kepada Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Perak dalam tempoh dua minggu, setiap aduan akan dikeluarkan akuan terima dalam tempoh satu hari dan jawapan rasmi akan dijawab dalam tempoh 14 hari.

2.7 Sistem Pentadbiran

Berdasarkan sistem pentadbiran Malaysia, pentadbiran sesebuah daerah di bahagikan kepada tiga susun lapis pentadbiran iaitu lapisan pertama atau yang teratas ialah peringkat daerah, lapisan kedua ialah peringkat mukim dan lapisan ketiga ialah peringkat kampung.

27

PERINGKAT DAERAH PERINGKAT MUKIM PERINGKAT KAMPUNG

Rajah 1.5 : Peringkat Pentadbiran Daerah

2.7.1 Sistem Pentadbiran Peringkat Daerah

Sistem pentadbiran daerah manjung diketuai oleh seorang Pegawai Daerah yang berperanan sebagai Ketua Pentadbir Daerah Manjung.

Ketua Pentadbir ini

dibantu oleh dua orang Ketua Penolong Pegawai Daerah iaitu Ketua Penolong Pegawai Daerah (Pembangunan) yang bertanggungjawab terhadap urusan pembangunan dan pentadbiran manakala Ketua Penolong Pegawai Daerah (Tanah) yang bertanggungjawab terhadap urusan tanah. Ketua Penolong Pegawai Daerah (Pembangunan) akan dibantu oleh dua orang Penolong Pegawai Daerah (Pembangunan) manakala Ketua Penolong Pegawai Daerah (Tanah) dibantu oleh seorang Penolong Pegawai Daerah (Tanah).

2.7.1.1 Pentadbiran Pejabat Daerah Dan Tanah 28

Pentadbiran ini juga terbahagi kepada tiga bahagian yang masing-masing mempunyai peranan dan fungsi yang berbeza. Antaranya Bahagia Pentadbiran dan Kewangan. Bahagian ini diketuai oleh Penolong Pegawai Tadbir dengan dibantu oleh 42 anggota sokongan yang memainkan peranan dalam pengurusan kewangan, pengurusan tenaga manusia iaitu dengan mengambil kira kebajikan masyarakat setempat, disamping mengeluarkan lesen hiburan dengan teratur serta pengurusan pengendalian sewa.

Untuk Bahagian Pentadbiran Pejabat

Tanah, bahagian ini juga diketuai oleh Ketua Penolong Pegawai Daerah dan dibantu oleh seramai 48 anggota sokongan. Antara fungsi yang dimainkan oleh bahagian ini pula adalah bertugas sebagai Bahagian Pengurusan Kutipan Hasil Tanah. Hasil yang dimaksudkan disini seperti cukai, lesen serta bayaran yang diterima sebagai kutipan hasil. Juga sebagai Bahagian Pengurusan Pembangunan Tanah. Selain itu juga mempunyai kuasa untuk menguatkuasakan undang-undang tanah, pelupusan tanah serta sebagai tempat untuk daftar urusniaga tanah. Seterusnya bahagian pembangunan (PLB), bahagian ini diketuai oleh ketua penolong pegawai daerah yang mana dibantu oleh 13 orang anggota dibawahnya. Bahagian PLB berfungsi sebagai bahagian yang melaksanakan pengurusan dan perlaksanaan projek-projek kecil luar Bandar, meningkatkan kesejahteraan rakyat melalui Projek Perumahan Rakyat Termiskin (PPRT) dan menyelaras projek pembangunan luar Bandar. Selain dari tiga bahagian yang disebutkan terdapat empat lagi jabatan yang berkongsi bangunan yang sama iaitu Pejabat Agama Daerah, Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah, Pejabat Pertanian dan Bahagian Keselamatan Dalam Negeri. 29

2.7.2 Sistem Pentadbiran Peringkat Mukim

Dari segi pentadbiran, daerah manjung dibahagikan kepada lima mukim iaitu mukim Lumut, mukim Sitiawan, mukim Lekir, mukim Beruas dan mukim Pengkalan Baharu dan pentadbiran bagi setiap mukim tersebut diketuai oleh penghulu. Institusi penghulu adalah merupakan sebuah institusi yang tertua di Negara ini kerana ia telah wujud sejak pemerintahan Raja-Raja Melayu sehingga lah sekarang, tetapi peranan penghulu telah berubah dari semasa ke semasa mengikut peredaran zaman. Oleh hal yang demikian penghulu perlu memainkan peranan dalam menentukan institusi penghulu tetap kekal.

Antara fungsi

pentadbiran di peringkat mukim yang juga peranan penghulu adalah merancang dan melaksanakan program pembangunan sosio-ekonomi. Disamping itu, menyelaraskan aktiviti-aktiviti pembangunan jabatan-jabatan. Pentadbiran mukim juga menjalan dan menguatkuasakan pungutan-pungutan pelbagai hasil seperti cukai, lesen dan permit. Pentadbiran di peringkat mukim juga berkuasa untuk mentadbir, menguatkuasakan undang-undang tanah Negara, peraturan-peraturan tanah negeri selain

menguatkuasakan undang-undang tanah dan memastikan

ketenteraman awam dan mengekalkan suasana muhibbah dikalangan penduduk. Selain itu juga, penghulu mukim berperanan juga dalam menjadi perantaraan antara kerajaan dengan rakyat.

2.7.3 Sistem Pentadbiran Peringkat Kampung

30

Kebiasaanya pusat pentadbiran sesebuah kampung itu ialah di pejabat yang merupakan sebahagian daripada bangunan Dewan Orang Ramai Kampung Induk JKKK. Pejabat ini berfungsi sebagai tempat untuk mesyuarat bagi JKKK.

Di

peringkat ini ketua kampung berperanan mentadbir dan menjaga keamanan kampung yang dipegagnya. Peranan Ketua Kampung adalah menentukan segala rancangan-rancangan pembangunan masyarakat yang hendak dilaksanakan didalam kampung berjalan dengan lancar, setelah itu sesudah rancangan dibuat JKKK bertugas untuk memilih projek yang mana hendak dibuat atau diberi keutamaan dengan mengambil kira keperluan utama penduduk kampung serta projek yang kemudian di kemudiankan. Jesteru itu ketua kampung juga menjadi bahan perhubungan antara orang kampung dengan kerajaan dan badan-badan di luar kampung, selain itu menjaga keselamatan kampung dari segala anasir jahat yang dating dari luar serta membuat peraturan-peraturan yang sesuai untuk perlantikan dan tugas-tugas setiausaha jawatankuasa. Ketua kampung juga perlu melaksanakan apa juga projek atau aktiviti yang difikirkan berkaitan dengan pembangunan masyarakat.

Mukim Beruas Penghulu Mukim Beruas Mohd Khamis b. Kassism 31

Penghulu Mukim Beruas Ahmad Fairuz bin Abdullah Sani

Mukim Lumut Penghulu Mukim Lumut Hamat Khamis b. Abu Sahit

Penghulu Mukim Pangkor Haji Muhammad Marzuki bin Haji Ibrahim

Mukim Lekir Penghulu Mukim Lekir Safian bin Abdul Shukor

Mukim Pengkalan Bharu Penghulu Mukim Pengkalan Bharu Abdul Manan bin Abd. Ghani 32

Penghulu Mukim Pengkalan Bharu Mohd.Shukhairi b.Mohd. Ibrahim

Mukim Sitiawan Penghulu Mukim Sitiawan Shahriman bin Musa

Penghulu Mukim Sitiawan Syed Abdul Hanif b. Sayed Abdul Hamid

Rajah 1.6 : Penghulu Mengikut Mukim

2.8 Pentadbiran Tanah

Di dalam pentadbiran tanah ini terdapat enam unit atau bahagian yang masingmasing menjalankan fungsi, peranan dan tanggungjawab yang tertentu antaranya fungsi Unit Permohonan Tanah (Pentadbiran) yang menguruskan hal ehwal pentadbiran tanah iaitu berkaitan dengan cuti atau surat menyurat dan sebagainya. Juga memproses permohonan pemberimilikan tanah, memproses lesen dan permit, memproses permohonan perizaban tanah, memproses permohonan skim33

skim perumahan dan industri, memproses permohonan rancangan perkampungan tersusun dan memproses permohonan rancangan pertanian berkelompok. Manakala fungsi di unit pendaftaran urusniaga dan bukan urusniaga pula ialah menjalankan proses pendaftaran pindahmilik tanah dan pindahmilik pajakan tanah serta memproses pendaftaran gadaian tanah, memproses pendaftaran melepas gadaian tanah, memproses pendaftaran sijil jualan (lelongan tanah), memproses pendaftaran pajakan tanah dan memproses pendaftaran ismen.

Selain itu, fungsi untuk unit teknikal pula antaranya ialah menjalankan kerja-kerja bagi ukur tanah, menjalankan siasatan dan penyediaan laporan tanah dan menempatkan pemohon dan peserta dibawah rancangan tanah.

Fungsi unit

pembangunan tanah pula adalah memproses permohonan tukar syarat tanah, memproses permohonan pecah sempadan tanah, memproses permohonan pecah bahagian

tanah,

memproses

permohonan

cantuman

tanah,

memproses

permohonan tukar syarat tanah dan pecah sempadan serentak dan memproses permohonan serahbalik dan bermilik semula dan memproses permohonan pengambilan tanah projek negeri.

Dalam unit hasil pula, fungsi yang dimainkan adalah membuat kutipan hasil tanah seperti cukai tanah dan semua urusan bayaran tanah serta semakan cukai tanah, penyelenggaraan

rekod

perakaunan

hasil

tanah,

menguruskan

tindakan

perampasan tanah kerana tidak membayar cukai, menguruskan permohonan bayaran ansuran cukai tanah dan menguruskan pengecualian cukai tanah bagi ketua-ketua kampung.

Manakala fungsi unit penguatkuasaan pula adalah 34

menjalankan

siasatan

ke

atas

pencerobohan

tanah

kerajaan

dan

menguatkuasakan undang-undang tanah.

2.9

Aktiviti-Aktiviti Organisasi

Tidak kira mana-mana organisasi atau jabatan samada kerajaan mahupun swasta masing-masing mempunyai aktiviti atau agenda yang dijalankan sepanjang tahun tidak kira aktiviti bulanan mahupun tahunan. Bagi organisasi di pejabat daerah dan tanah manjung juga tidak lepas dari melakukan aktiviti-aktiviti seumpama itu. Antara aktiviti itu adalah:

2.9.1 Majlis Bacaan Yassin Dan Pemberian Kad Hari Lahir

Majlis bacaan yassin merupakan aktiviti bulanan yang diadakan pada setiap hari jumaat setiap awal bulan. Majlis ini diadakan bertujuan untuk merapatkan lagi hubungan silaturrahim antara kakitangan-kakitangan di PDT Manjung. Majlis ini diadakan di Bilik Gerakan PDT Manjung beserta dengan penyampaian kad-kad hari lahir bagi kakitangan yang menyambut hari lahir pada bulan-bulan tersebut acara ini berlaku di akhir majlis.

35

Gambar 1.2 : Majlis Bacaan Yassin Dan Pemberian Kad Hari Lahir

2.9.2 Rombongan PDT Manjung Ke Alor Gajah Melaka

Rombongan PDT Manjung ke PDT Alor Gajah telah diadakan pada 13 Februari 2008. Lawatan diadakan bersempena dengan kejayaan PDT Alor Gajah kerana telah

memenangi

tempat

pertama

dalam

Anugerah

Komuniti

Peringkat

Kebangsaan

Gambar 1.3 : Rombongan PDT Manjung Ke Alor Gajah Melaka

2.9.3 Lawatan Menteri Besar Perak Ke PDT Manjung

36

Lawatan menteri besar perak YAB Dato Seri Ir. Hj. Mohamad Nizar bin Jamaluddin atas urusan kerja. Lawatan

seumpama

Lawatan ini telah diadakan pada 9 Mei 2008 yang lalu. ini

sekaligus

dapat

mengeratkan

hubungan

antara

kakikatangan PDT Manjung bersama pemimpin.

Gambar 1.4 : Lawatan Menteri Besar Perak Ke PDT Manjung

2.9.4 Lawatan Instun Ke PDT Manjung

Peserta Kursus Pentadbiran dan Perundangan Tanah dari Institut Tanah dan Ukur Negara telah datang ke PDT Manjung sebagai satu lawatan pada 24 Julai 2008 yang lalu. Peserta-peserta kursus itu adalah dari Pejabat-pejabat Tanah seluruh Malaysia dan mereka adalah peserta yang sedang berkursus di INSTUN.

37

Gambar 1.5 : Lawatan Instun Ke PDT Manjung

2.9.5 Pemilihan Ketua Kampung Daerah Manjung

Pemilihan Ketua Kampung Daerah Manjung merupakan aktiviti yang pertama kali telah diadakan pada 17 Mei 2008 di Batu 10 , Lekir. Pemilihan ini adalah melalui pengundian dan akan dijalankan disemua kampung-kampung dalam Negeri Perak.

2.9.6 Sambutan Hari Kemerdekaan ke-51

Sambutan kemerdekaan ke-51 telah diadakan pada 31 Ogos 2008 di Ipoh. Sambutan diadakan dengan perarakan perbarisan kontijen daripada organisasiorganisasi kerajaan dan bukan kerajaan, sekolah-sekolah dan Pejabat Daerah Dan Tanah Manjung turut terlibat didalam perbarisan ini.

38

Gambar 1.6 : Sambutan Hari Kemerdekaan ke-51

2.10

Latar Belakang Bahagian Pembangunan Luar Bandar

2.10.1 Pengenalan

Didalam organisasi pejabat daerah dan tanah Manjung terdapat beberapa jabatan atau bahagian dibawahnya antaranya adalah Bahagian Pembangunan. Bahagian Pembangunan

lebih

fokus

kepada

Pembangunan

Luar

Bandar

(PLB).

Pembangunan Luar Bandar (PLB) dibahagikan kepada dua kategori iaitu Pembangunan Masyarakat dan Pembangunan Fizikal. Pembangunan masyarakat tertumpu kepada program-program pembasmian kemiskinan.

Ini berperanan

sebagai medium untuk menyedia dan meningkatkan kemudahan-kemudahan sosio-ekonomi kepada seluruh penduduk di daerah Manjung terutamanya penduduk di kawasan luar bandar.

Disamping meningkatkan kesedaran masyarakat setempat kearah pembangunan insan yang bersepadu dan seimbang selain meningkatkan taraf sosio-ekonomi golongan rakyat termiskin di daerah ini. melibatkan

Manakala pembangunan fizikal pula

projek-projek seperti Projek Penyelenggaraan Infrastruktur Awam 39

(PIA), Projek Penyelenggaraan Infrastruktur Asas (PIAS), Peruntukan Perlimen, Projek Menteri Besar, Projek Ameniti Sosial (PAMS), Projek Peruntukan Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN), Peruntukan Projek Kecil Negeri dan Peruntukan Menteri Besar dan sebagainya. PLB mempunyai seramai 13 orang kakitangan yang diketuai oleh Puan Marlia Binti Mohd Belia yang merupakan Ketua Penolong Pegawai Daerah.

Gambar 2.1 : Pejabat Bahagian Pembangunan PLB 2.10..2

Misi Jabatan

Misi dibentuk bertujuan untuk mengariskan matlamat sesebuah organisasi agar dapat memberi gambaran yang jelas terhadap peranan dan fungsi sesebuah organisasi itu.

Antara misi yang telah digunapakai oleh jabatan ini adalah

merancang, menyelaras dan melaksanakan pembangunan daerah, menjayakan matlamat pembangunan nasional, menjalankan dan menguatkuasakan pungutan hasil tanah, cukai, lesen dan lain-lain bagi meningkatkan usaha aktiviti kutipan hasil daerah sebagai salah satu sumber pendapatan Kerajaan Negeri. 40

Selain itu, misi jabatan adalah mempastikan perkhidmatan yang cekap dan berkesan untuk kepentingan rakyat, menyelaras aktiviti-aktiviti pembangunan jabatan selaras dengan Dasar Pembangunan Negeri dan Nasional, merancang, menyelaras dan melaksanakan dasar kerajaan didalam program pembangunan di peringkat daerah, khususnya dalam bidang infranstruktur, amenity social, kerohanian

dan

pembangunan

sumber

manusia

serta

merancang

dan

melaksanakan program-program pembangunan sosio-ekonomi melalui Program Bantuan Rumah (PBR), Program Peningkatan Pendapatan (PPP), Program Kecemerlangan Pendidikan (PKP) dan Program Latihan Kemahiran Dan Kerjaya (PLKK).

2.10.3 Objektif Jabatan

Objektif adalah penting dalam sesebuah organisasi.

Antara objektif-objektif

pejabat daerah dan tanah manjung adalah:

2.2.1 Menyedia

dan

meningkatkan

kemudahan-kemudahan

sosio-ekonomi

kepada penduduk Daerah Manjung terutamanya di kawasan luar bandar

2.2.2 Meningkatkan kesedaran masyarakat ke arah pembangunan insan bersepadu dan seimbang 2.2.3 Meningkatkan taraf sosio-ekonomi golongan rakyat termiskin luar bandar

41

2.2.4 Mewujudkan pentadbiran daerah atau mukim yang responsif kepada Dasar Pembangunan Negeri dan Nasional

2.10.4 Piagam Jabatan

Antara piagam jabatan (PLB) adalah, mengadakan kemudahan infranstruktur yang terbaik dan seberapa segera mengikut peruntukan yang diluluskan, berusaha untuk mengurangkan kadar kemiskinan penduduk terutamanya penduduk luar Bandar, menyediakan baucer bayaran projek dalam masa tujuh hari bekerja dari tarikh kadar atau pesanan kerajaan ynag lengkap diterima.

Dan setiap aduan

yang diterima akan dikeluarkan akaun terima dalam tempoh satu hari beserta jawapan rasmi pada tempoh 14 hari.

2.10.5 Carta Organisasi Bahagian Pembangunan (PLB)

PEGAWAI DAERAH 42

KETUA PENOLONG PEGAWAI DAERAH PEMBANGUNAN MASYARAKAT

PEMBANGUNAN FIZIKAL

PENOLONG PEGAWAI DAERAH l

PENOLONG PEGAWAI DAERAH II

PPT (PENGHULU)

PEMBANTU TEKNIK

PEMBANTU TADBIR

PPT (PENGHULU) PEMBANTU TEKNIK

MUKIM LUMUT MUKIM LEKIR

JURUTEKNIK

PELUKIS PELAN

PEMBANTU TADBIR PEMBANTU AM RENDAH

MUKIM BERUAS MUKIM SITIAWAN

PEMBANTU TADBIR RENDAH

MUKIM PENGKALAN BHARU

PEMBANTU TADBIR AM

PT (P/O) PENGHANTAR NOTIS

Rajah 2.1 : Carta Organisasi Bahagian Pembangunan Merujuk kepada carta, secara amnya bahagian pembangunan (PLB) adalah diketuai oleh pegawai daerah iaitu Tuan Haji Abu Bakar Said yang merupakan peneraju utama yang juga merangkap penasihat di jabatan ini. Pegawai Daerah ini 43

turut dibantu oleh Ketua Penolong Pegawai Daerah iaitu Pn Marlia Binti Mohd Belia yang berperanan didalam semua perkara berkaitan dengan perancangan dan perlaksanaan projek-projek Rancangan Malaysia Lima Tahun dan projekprojek kecil, Profail Daerah, Program Kesejahteraan Rakyat (PKR), industri, pelancongan, pertanian dan Mesyuarat Pembangunan Daerah. Antara tugas lain beliau adalah berhak untuk menandatangani baucer bayaran, mewakili pegawai daerah ke mesyuarat di peringkat mukim, daerah dan negeri.

Bahagian

pembangunan

(PLB)

dibahagikan

kepada

dua

bahagian

iaitu

pembangunan masyarakat dan pembangunan fizikal. Pembangunan msyarakat merupakan program pembangunan yang melibatkan golongan termiskin dan miskin tegar manakala pembangunan fizikal pula merupakan program dibawah peruntukan perlimen.

Dibahagian pembangunan masyarakat kakitangan yang

bertanggungjawabkan adalah Puan Azira Ramly yang juga bertindak sebagai Penolong Pegawai Tadbir.

Antara tugas yan dilakukan oleh beliau adalah

memantau segala perlaksanaan projek yang berkaitan dengan tugas beliau seperti program program pembangunan masyarakat seperti Program Bantuan Rumah (PBR), Program Peningkatan Pendapatan (PPP), Program Kecemerlangan Pendidikan (PKP) dan Program Latihan Kemahiran dan Kerjaya (PLKK). Di bahagian Pembangunan Fizikal pula melibatkan seorang pembantu teknik, seorang juruteknik kanan, tiga orang juruteknik dan seorang pelukis pelan. Segala projek

yang

telah

diluluskan

oleh

Pejabat

Pembangunan

Negeri

dipertanggungjawabkan kepada ketua dibahagian ini iaitu Encik Fauzi Rashid yang merupakan Pembantu Kanan.

Manakala tugas untuk memantau proses 44

perlaksanaan projek dan memeriksa projek yang dijalankan itu siap mengikut justifikasi seperti ditetapkan adalah dibawah kuasa seorang Juruteknik Kanan iaitu Encik Mohd Azaman Hussin. Juruteknik Kanan pula turut dibantu oleh tiga orang Juruteknik iaitu Zakri Md Yasin, Myzul Hafis Kamardin,

Noor Zafalina Abdul

Wahab dan juga dibantu oleh Pelukis Pelan iaitu Encik Azam Abdullah Sani.

Bahagian pentadbiran adalah penting dalam sesebuah organisasi. Tugas-tugas pentadbiran juga dapat membantu melicinkan operasi pentadbiran.

Pembantu

Tadbir jabatan ini diketuai oleh Puan Maimunah binti Osman yang juga Ketua Pembantu Tadbir dan dibantu oleh Puan Azira Ramly iaitu Penolong Pembantu Tadbir.

Manakala Pembantu Tadbir Kewangan terdiri daripada Puan Noraini

Hashim, Encik Ahmad Tajuddin Hj Bakri dan Encik Aziz Satar Mat Sarin dan seorang Pembantu Tadbir Rendah iaitu Puan Zuraya Bt Zainudin. Segala urusan yang melibatkan pembukaan fail, mengira kewangan serta menaip surat adalah dibawah tugas bahagian ini.

2.10.6 Kemudahan Dan Peralatan

Selain mempunyai kemudahan peralatan seperti komputer, printer, mesin fotostat, telefon, mesin faks dan pantry. PLB juga turut dilengkapi dengan sebuah bilik yang digunakan untuk menyimpan fail-fail projek. Tujuan penyimpanan fail yang tersusun ini

supaya dapat memudahkan kakitangan PLB untuk mencari dan

merujuk kembali semua fail jika terdapat sebarang masalah berbangkit berlaku.

45

Gambar 2.2 : Bilik Simpanan Fail Gambar 2.3 : Telefon Dan Mesin Faks

2.10.7 Kesimpulan

Secara kesimpulanya, Pejabat Daerah Dan Tanah Manjung merupakan satu organisasi kerajaan yang berperanan dalam memastikan pembangunan fizikal dan infranstruktur di pelbagai bidang terutamanya dalam sosio-ekonomi yang bermutu dan menyeluruh samada di Bandar mahupun di luar Bandar juga menyediakan pelbagai peluang-peluang pekerjaan dan pembangunan ekonomi yang mancukupi dan saksama dikalangan masyarakat tempatan tanpa mengira kaum. Selain itu Pejabat Tanah Dan Daerah mampu mewujudkan masyarakat yang progresif, maju, berdaya saing dan mempunyai luhur budi yang tinggi dan penyayang serta dapat memastikan keindahan alam semulajadi dan persekitaran sentiasa terpelihara dan tidak dieksploitasi secara optimum disamping menjadikan Daerah Manjung sebagai salah sebuah daerah termaju, terunggul dan terkenal terutamanya di 46

bidang pembangunan pelancongan maritime di dalam Negara serta di peringkat antarabangsa seterusnya global.

BAB 3

INOVASI DALAM PROSES PENTADBIRAN PLB

3.0

Pengenalan

Dalam dunia yang serba moden ini, aspek pengurusan pentadbiran adalah satu perkara yang tidak dapat dipisahkan dari manusia. Pengurusan pentadbiran merupakan satu proses sosial selaras dengan perkembangan manusia dan komuniti disekelilingnya.

Menurut Newman (1963), mentakrifkan pentadbiran

sebagai satu garis panduan yang berpandukan gaya kepimpinan yang mampu menyelia dan mengawal segala usaha yang dijalankan bersama oleh individu di dalam sesebuah organisasi yang mempunyai matlamat yang sama. Menurut 47

pendapatnya lagi kerja-kerja pentadbiran mempunyai perkara-perkara asas seperti perancangan, pengelolaan, mengatur, mengumpul, membuat penyeliaan dan membuat pengawalan. Manakala pentadbiran menurut Mayo (1954), adalah satu fungsi untuk menetapkan, menentukan, dan memperjelaskan sesuatu, menggubal dasar dan peraturan serta memberikan kepercayaan kepada kakitangan untuk menyelesaikan penugasan terutama penugasan yang berprestij tinggi.

3.1

Proses Pentadbiran PLB

Proses pentadbiran yang dirancang dengan baik akan menghasilkan mutu kerja yang berkualiti. Mutu kerja yang baik pula datangnya dari perancangan yang bersistematik serta berstrategi. Antara proses-proses pentadbiran yang dilakukan oleh Pejabat Pembangunan Luar Bandar PLB ialah seperti proses permohonan dan cadangan projek, proses penyediaan tender dan sebutharga, proses pengeluaran indent atau pesanan kerajaan, menyediakan baucer bayaran, menyediakan dan menyelenggara buku vot dan menyediakan bayaran bonus untuk Jawatankuasa Kemajuan Kampung.

3.1.1 Proses Permohonan Dan Cadangan Projek

48

Proses tuntutan bayaran bermula apabila menerima permohonan dan cadangan projek daripada Pejabat Pembangunan Negeri (PPN).

Pejabat Pembangunan

Negeri (PPN) akan menghantar surat permohonan projek kepada Pejabat Daerah untuk mendapatkan semua senarai cadangan projek yang akan dilaksanankan pada tahun hadapan melalui peruntukan yang diberikan.

Kemudian, pejabat

daerah akan menghantar surat kepada penghulu di lima mukim beserta dengan senarai projek. Pejabat pembangunan negeri biasanya akan memberikan tempoh masa sebulan kepada unit pembangunan PLB untuk mengemukakan cadangan projek. Setelah itu, penghulu pula akan memaklumkan perkara ini kepada ketua kampung bagi mengumpul senarai projek yang ingin dilaksanakan.

Setelah jawatankuasa keselamatan kemajuan kampung (JKKK), ketua kampung akan menyenaraikan semua projek mengikut keutamaan dan menyerahkan kembali kepada penghulu mukim untuk menyenaraikan projek di peringkat mukim pula. Pejabat daerah PLB pula akan mengumpulkan senarai projek dan satu mesyuarat akan diadakan bagi tujuan pemilihan dan penyelarasan cadangan projek.

Menurut juruteknik pembangunan PLB, Encik Zakri Md Yasin, tempoh

masa bagi penghulu mengemukakan senarai projek adalah dalam masa dua minggu dari masa penyerahan.

Menurut Encik Zakri Md Yasin dahulunya proses permohonan dan cadangan projek tidak disusun mengikut mukim tetapi hari ini segala permohonan dan cadangan projek perlu dipilih dan disusun melalui satu mesyuarat diatara penghulu mukim dan juga pejabat daerah. Setelah proses ini selesai cadangan akan di 49

hantar ke PPN untuk peringkat kelulusan. Menurut Encik Zakri Md Yasin, setelah PPN meluluskan peruntukan bagi projek yang dicadangkan peruntukan itu pula akan diagihkan mengikut keperluan projek di peringkat mukim dan kampung. Selesai menerima waran peruntukan atau surat kuasa daripada pejabat pembangunan negeri, PLB akan menyediakan sebutharga bagi projek yang telah mendapat kelulusan daripada PPN.

1 BULAN Pejabat Pembangunan Negeri PPN menghantar surat ke pejabat daerah untuk menyediakan cadangan projek untuk tahun berikutnya

Pejabat daerah pula akan menyerahkan kepada penghulu untuk mengemukakan cadangan projek

Penghulu seterusnya akan memaklumkan kepada ketua kampung untuk mengumpulkan semua cadangan projek di peringkat kampung

Setelah ketua kampung menyerahkan senarai kepada penghulu, penghulu akan menyerahkan senarai projek kembali kepada pejabat daerah 50

INOVASI Satu mesyuarat jawatankuasa akan dibuat bagi memilih projek yang bakal dilaksanakan untuk tahun hadapan

Setelah keputusan cadangan projek dibuat kertas cadangan itu akan dihantar semula ke pejabat pembangunan negeri PPN untuk proses meluluskan projek dan PLB akan menyediakan sebutharga Rajah 3.1 : Proses Aliran Permohonan Dan Cadangan Projek

3.1.2 Proses Penyediaan Tender Dan Sebutharga

Selain proses permohonan dan cadangan projek, PLB juga menjalankan kerja seperti menyediakan tender dan sebutharga. Bagi projek yang bernilai lebih dari RM20,000.00 tender dan sebutharga akan dikeluarkan oleh Pejabat Daerah Manjung manakala bagi projek yang dibawah RM20,000.00 pula disebut sebagai bekalan yang mana projek ini biasanya akan diberi terus kepada kontraktor melalui cadangan oleh Ketua Penolong Pegawai Daerah Pembangunan

KPPD (P).

Selepas mendapatkan fail permohonan cadangan projek, fail yang mengandungi senarai projek yang telah diluluskan oleh pejabat pembangunan negeri PPN akan diserahkan kepada ketua penolong pegawai daerah pembangunan untuk dibuat sebutharga.

51

Ketua penolong pegawai daerah pembangunan KPPD (P) akan menyerahkan kepada bahagian tenikal iaitu juruteknik untuk menyediakan pelan kerja bangunan, spesifikasi kerja dan perincian kerja. Antara butiran yang terkandung didalam borang sebutharga ialah nombor sebutharga, nama projek, tarikh dikeluarkan, syarat-syarat serahan borang dan tarikh dikehendaki diserahkan dan tarikh penerimaan. Kemudian borang sebutharga diminitkan kepada KPPD (P) untuk disemak dan ditandatangani. Sekiranya tiada apa-apa pindaan borang sebutharga boleh dikeluarkan tetapi masih belum boleh dijual kepada kontraktor sehinnga lawatan tapak dijalankan oleh ahli jawatankuasa yang terdiri daripada pegawai daerah, penolong pegawai daerah, pembantu teknik, juruteknik kanan, juruteknik dan kontraktor.

Pada waktu ini iklan sebutharga di papan kenyataan akan

dikeluarkan dalam tempoh seminggu.

Di tapak, juruteknik akan mencatat

kehadiran kontraktor dan menyemak kepala dan sub kepala kontraktor. Selepas lawatan dibuat kontraktor akan membeli borang sebutharga yang berharga RM20.00. (En Aziz Satar Mat Sarin Pembantu Tadbir Kewangan), penyerahan borang pada hari tarikh tutup hendaklah tidak melebihi jam 12.00 tengahari dan jika lewat borang sebutharga tidak akan diterima. Satu peti disediakan di PLB untuk menyerahkan borang sebutharga sepanjang tempoh penyerahan borang.

Setelah tamat tarikh penyerahan borang sebutharga peti sebutharga akan dibuka oleh jawatankuasa pembuka sebutharga yang terdiri daripada pegawai daerah, penolong pegawai daerah pembangunan, pembantu teknik dan juruteknik kanan. Tiap-tiap sebutharga yang dibuka akan di tanda dengan nombor siri, dicatit waktu dan tarikh dibuka dan borang itu akan ditandatangani oleh jawatankuasa pembuka 52

sebutharga dan akan disusun mengikut susunan tawaran yang terendah ke tertinggi. Selepas itu, satu mesyuarat lembaga sebutharga akan diadakan untuk memutuskan siapa yang layak. Bagi kontraktor yang layak surat tawaran akan diberikan untuk membolehkan mereka memulakan kerja.

Tentukan projek

Sediakan pelan

Serahkan pelan kepada KKPD (P)

Sediakan draf lampiran Q

Semak semua dokumen

Keluarkan borang sebutharga sediakan peti sebutharga

Buka peti sebutharga oleh jawatankuasa pembuka 53 sebutharga

3 BULAN

sediakan borang jadual

Pemilihan sebutharga

INOVASI

Keputusan sebutharga

Keluarkan indent kerja kepada kontraktor yang berjaya Rajah 3.2 : Proses Aliran Penyediaan Tender Dan Sebutharga

3.1.3 Proses Pengeluaran Indent Dan Pesanan Kerajaan L.O

Indent ialah cagaran dari bank untuk menyediakan bayaran bagi kontraktor yang

melaksanakan

sesuatu

projek.

Indent atau pesanan kerajaan L.O

ditawarkan kepada kontraktor melalui surat tawaran.

Indent atau pesanan

kerajaan L.O ini kemudianya akan dihantar kepada pegawai daerah dan ketua penolong pegawai daerah pembangunan KPPD (P) untuk disemak dan ditandatangani.

Indent dikeluarkan setelah

berjaya

menjalankan

proses

mengundi bagi calon– calon kontraktor bumiputera dan kontraktor yang berjaya sahaja akan dipilih untuk menjalankan kerja–kerja bagi menyiapkan projek. Antara projek yang biasa dijalankan oleh Pejabat Daerah Manjung adalah di bawah peruntukan YB Menteri Tenaga dan Komunikasi (KTAK), Peruntukan Ahli Parlimen Beruas, Projek Penyelenggaraan Infranstruktur Awam (PIA), Projek 54

Penyelenggaraan Infranstruktur Asas (PIAS), Projek Kecil Persekutuan, Projek Kecil Keagamaan, Projek Bekalan Air Luar Bandar (BALB) dan Program Ameniti Sosial (PAMS) iaitu dibawah peruntukan Kementerian Kemajuan Luar Bandar Dan Wilayah dan Kementerian Kewangan.

Apabila pegawai atasan telah bersetuju memilih kontraktor yang berjaya untuk sesuatu projek yang dijalankan. Menurut (En Zakri Md Yasin), Juruteknik perlu menyediakan perincian kerja bagi projek berkenaan. Perincian kerja yang telah disetujui oleh Pegawai Daerah akan diberi kepada Kerani Pentadbiran. Kerani Pentadbiran akan menaip surat indent dan borang indent kerja. Borang dan surat itu, perlu diberi kepada kontraktor yang menyiapkan projek. Antara borang yang perlu dihantar kepada kontraktor ialah surat indent, surat pengakuan dan setuju terima projek peruntukan sebanyak tiga salinan, surat tuntutan atau pengesahan projek sebanyak dua salinan, surat Kementerian Kewangan Malaysia mengenai perakuan tahap kemajuan kerja sebanyak dua salinan, surat kementerian kewangan Malaysia mengenai surat aku janji sebanyak dua salinan dan surat indent iaitu surat tawaran kerja beserta nombor projek dan kerja yang perlu dilaksanakan sebanyak dua salinan. Setelah selesai, surat-surat ini akan dihantar kepada kontraktor untuk di isi oleh kontraktor dan di cop serta di tandatangani sebelum dihantar kembali kepada unit pembangunan PLB untuk diproses ke peringkat seterusnya.

Bagi surat-surat yang diterima kembali dari

kontraktor pula ialah surat akuan penerimaan dan surat kementerian kewangan Malaysia beserta dengan gambar projek, invois, penyata kewangan dan pesanan kerajaan. 55

Menurut (En Aziz Satar Mat Sarin) Pembantu Tadbir Kewangan, setelah selesai menerima kesemua surat berkenaan setiap surat perlu di cop iaitu pada pesanan kerajaan perlu di cop nama pegawai daerah dan tarikh terima surat dari kontraktor, pada invois pula perlu di cop tarikh terima surat dari kontraktor dan invois salinan yang diakui sah, pada penyata kewangan pula perlu di cop invois yang di akui sah, pada surat akuan penerimaan perlu di cop atas nama pegawai daerah dan pada surat kementerian kewangan perlu di cop tarikh tempoh kerja bermula dan tamat serta catatkan 100% pada kerja yang perlu dilaksanakan. Surat yang telah di cop serta ditagging akan di tandatangani oleh pegawai daerah atau ketua penolong pegawai daerah pembangunan KPPD (P). Seterusnya pula, untuk menyediakan pesanan kerjaan, perlu mengisi borang senarai semak proses pembayaran. Pada borang berkenaan perlu ditanda pada ruangan invois, pesanan kerajaan asal, borang pengesahan projek, surat akuan pengesahan akuan dan borang lain-lain yang menyokong proses pembayaran. Antara surat-surat yang perlu dikepilkan sekali bersama dengan borang semak proses pembayaran ialah invois, surat pesanan kerajaan asal, surat pengesahan projek, surat pengesahan akuan bank, dan lain-lain borang yang dapat menyokong proses pembayaran. Kesemua surat yang dikepilkan sekali bersama dengan borang senarai semak proses

pembayaran perlu dihantar kepada Pejabat

SuruhanJaya Ipoh untuk menguruskan proses pembayaran kepada kontraktor yang selesai menjalankan tugas.

56

1 HARI Sediakan indent/pesanan kerajaan mengenai kerja-kerja yang telah ditawarkan melalui surat tawaran

Hantarkan inden/pesanan kerajaan kepada Ketua Penolong Pegawai Daerah Pembangunan (KPPD) (P) dan pegawai daerah untuk disemak dan ditandatagani INOVASI Sediakan lampiran tuntutan bayaran bagi setiap inden/pesanan kerajaan. Bagi pesanan kerajaan. ditambah dengan borang pengesahan penerimaan barang-barang

Daftar indent/pesanan kerajaan kedalam buku peruntukan (buku vot) kew. 88 untuk mengetahui perbelanjaan dan baki 57 peruntukan bagi sesuatu masa

indent/pesanan kerajaan yang telah lengkap dihantar kepada kontraktor atau pembekal untuk memulakan kerja atau untuk bekalan

Simpan indent/pesanan kerajaan untuk salinan pejabat di dalam fail Rajah 3.3 : Proses Aliran Menyediakan Indent/Pesanan Kerajaan L.O

3.1.4 Proses Menyediakan Baucer Bayaran

Proses kerja yang seterusnya ialah menyediakan baucer bayaran. Setelah selesai proses pengeluaran indent atau pesanan kerajaan L.O kontraktor akan menyerahkan indent kepada pejabat daerah untuk mendapatkan bayaran. Selesai prose situ, pejabat daerah manjung PLB akan menyemak semula indent tersebut samada telah ditandatangani oleh kontraktor dan menyemak semua borang tuntutan samada juruteknik telah siap atau bekalan telah dihantar untuk dibuat pembayaran. Pembantu tadbir kewangan akan menyemak semua borang tuntutan samada telah dilengkapkan dengan betul termasuk lesen kontraktor bagi memudahkan proses tuntutan bayaran dibuat kepada kontraktor. Menurut (En Aziz Mad Sarin), kontraktor yang telah tamat tempoh lesenya akan menlambatkan lagi

58

proses tuntutan dibuat.

Hal ini kerana proses menyediakan baucer bayaran

memakan masa hampir sebulan selepas kontraktor selesai menyiapkan projek.

Seterusnya setelah Pembantu Tadbir Kewangan selesai menyemak dan memastikan segala dokumen dan borang lengkap diisi oleh kontraktor indent atau pesanan kerajaan L.O akan diserahkan kepada Pegawai Daerah atau Ketua Penolong Pegawai Daerah Pembangunan KPPD (P) untuk ditandatangani dan mengesahkan segala kerja telah siap dengan memuaskan dan bayaran boleh dibuat. Selepas itu, pembantu tadbir kewangan akan menyediakan sampul surat beserta dengan nama dan alamat kontraktor yang lengkap dan kepilkan bersama baucer bayaran (Sila Lihat Lampiran 1). Baucer bayaran yang telah disiapkan akan didaftarkan didalam buku Vot sebagai bukti pengeluaran baucer bayaran dari unit pembangunan PLB dibuat dan akan dihantar kepada Pegawai Daerah dan Ketua Penolong Pegawai Daerah Pembangunan KPPD (P) untuk ditandatangani. Bagi baucer RM10,000.00 kebawah baucer ini akan ditandatangani oleh dua orang pegawai manakala baucer RM10,000.00 keatas pula akan ditandatangani oleh tiga orang pegawai. Dan proses terakhir baucer akan dihantar ke Bendahari Negeri atau Akauntan Negara sebanyak tiga salinan untuk mendapatkan bayaran.

59

Menerima indent/pesanan kerajaan dari kontraktor untuk dibuat bayaran SEBULAN Semak samada indent/pesanan kerajaan yang telah ditandatangani oleh kontraktor dan pembekal. Semak borang tuntutan samada juruteknik telah siap atau bekalan telah dihantar untuk dibuat pembayaran

Setelah didapati betul indent/pesanan kerajaan ditandatangani oleh KPPD (p) dan Pegawai Daerah untuk mengesahkan kerja telah siap dengan memuaskan dan bayaran boleh dibuat

Sediakan sampul surat beserta dengan nama dan alamat kontraktor yang lengkap dan kepilkan bersama baucer bayaran

60

Daftarkan ke dalam buku Vot (Kew.88) untuk pembayaran INOVASI Baucer yang telah lengkap dihantarkan kepada Kppd (P) untuk ditandatangani oleh Pegawai Daerah • Baucer RM10,000.00 kebawah ditandatangani oleh 2 orang pegawai •

Baucer RM10,000.00 keatas pula ditandatangani oleh 3 orang pegawai

Menghantar baucer-baucer bayaran ke Bendahari Negeri/Akauntan Negara sebanyak 3 salinan Rajah 3.4 : Proses Aliran Menyediakan Baucer Bayaran 3.1.5 Proses Menyedia Dan Menyelenggara Buku Vot

Menurut

(Pn

Noraini

Hashim)

Pembantu

Tadbir

Kewangan,

Proses

penyelengaraan buku Vot ialah proses terakhir didalam pentadbiran di PLB. Buku Vot ialah buku peruntukan perbelajaan yang digunakan untuk merekod data– data mengenai peruntukan bagi sesuatu projek. Buku vot mula dicatatkan setelah menerima peruntukan daripada Pejabat Pembangunan Negeri Ipoh. Setiap helai buku akan diberi nombor muka surat dan dibahagikan kepada berbagai pecahan kepala. Setelah siap sediakan satu fahrasat (indeks) pecahan kepala yang terdapat dalam buku vot dikulit hadapan. Manakala untuk ruangan vot isikan no kod perbelanjaan serta catitkan jumlah terimaan mengikut waran peruntukan di ruang atas sebelah kanan.

61

Tarikh

Amaun (RM)

12.2.08 / SK 018A .……………. Tarikh

Jumlah hingga tarikh (RM)

217,000.00 …………….

Butir

Tanggungan

no.baucer /

Butir

dibawa

ruj.lain

Debit

217,000.00 ……………………….

kredit

kehadapan

Tanggunga/

Tanggungan

Perbelanjaan

Baki

dikenakan

belum

bersih

Masih

(dijelaskan)

selesai

Ada

Jadual 3.1 : Contoh No Kod Perbelanjaan

Apabila

waran

peruntukan

atau

surat

kuasa

diterima

daripada

pejabat

pembangunan negeri jumlah akan dimasukkan ke dalam ruangan ‘piutang’ dan tambahkan ke dalam ruangan ‘baki masih ada’ seperti rajah dibawah :

Tarikh

Butir

Tanggungan

no.baucer /

Butir

dibawa

ruj.lain

Debit

kredit

kehadapan

12.2.08

20.2.08

Surat Kuasa SK018A diterima CIP 151624 LEE TECH ELECTRICAL & ELECT RONIC SDN.BHD

Tanggunga/

Tanggungan

Perbelanjaan

Baki

dikenakan

belum

bersih

Masih

(dijelaskan)

selesai

Ada

217,000

1

217,000

2,000.00

2,000.00

-

Jadual 3.2 : Contoh Data Yang Dimasukan Kedalam Ruangan Piutang Dan Di Tambahkan Dalam Ruangan Baki Masih Ada Seterusnya, apabila pesanan tempatan dikeluarkan atau indent dikeluarkan ‘tanggungan dikenakan’ akan dicatitkan ke dalam ruangan serta penambahan terhadap ‘tanggungan belum selesai’ serta kurangkan ‘baki masih ada’ dan

62

215,000

catitkan nombor kod perbelanjaan tetap dan lain-lain butiran di ruang yang berkaitan seperti jadual di bawah :

Tarikh

Butir

Tanggungan

no.baucer /

Butir

dibawa

ruj.lain

Debit

kredit

kehadapan

12.2.08

20.2.08

Surat Kuasa SK018A diterima CIP 151624 LEE TECH ELECTRICAL & ELECT RONIC SDN.BHD

Tanggunga/

Tanggungan

Perbelanjaan

Baki

dikenakan

belum

bersih

Masih

(dijelaskan)

selesai

Ada

217,000

1

217,000

2,000.00

2,000.00

-

Jadual 3.3 : Contoh Data ‘Tanggungan Dikenakan’,Tanggungan Belum Selesai’ Dan ‘Baki Masih Ada’ Apabila bayaran telah dibuat atau dikenakan vaucer pembayaran akan disediakan oleh pembantu tadbir kewangan

dan akan dihantar ke perbendaharaan untuk

proses bayaran. Pembantu tadbir kewangan akan mencatitkan jumlah ke dalam ruangan ‘debit’ dan tugas lain seperti menterbalikkan ruangan ‘tanggungan dikenakan’ menjadi ‘tanggungan dijelaskan’ catitan ini hendaklah menggunakkan pen yang berdakwat biru sebagai tanda telah dijelaskan. Kemudian kurangakan jumlah diruangan ‘tanggungan belum selesai’ serta tambahkan jumlah diruangan ‘perbelanjaan bersih hingga tarikh’ manakala diruangan ‘baki masih ada’ tidak berubah.

Jika terdapat perbezaan diantara jumlah diruangan ‘hutang’ dan

‘tanggungan dijelaskan’ selaraskan dengan mencampur atau menolak perbezaan itu dengan jumlah di ruangan ‘baki masih ada’. Dan proses terakhir adalah dengan menyemak perbelanjaan didalam buku vot bagi menentukan samada betulnya kemasukan jumlah amaun bagi ketiga-tiga ruangan ‘tanggungan belum selesai’, 63

215,000

‘perbelanjaan bersih hingga tarikh’ dan ‘baki masih ada’ pada satu-satu tarikh dan jika jumlahnya sama dengan peruntukan yang dibenarkan maka masukan atau catitan yang dibuat adalah betul.

64

Tarikh

Butir

Tanggungan

no.baucer /

Butir

dibawa

ruj.lain

Debit

kredit

kehadapan

12.2.08

20.2.08 20.2..0 8

20.2.08

20.2.08

20.2.08

12.3.08

18.3.08

18.3.08

18.3.08

19.3.08

24.3.08

Surat Kuasa SK018A diterima CIP 151624 LEE TECH ELECTRICAL & ELECT RONIC SDN.BHD CIP 151622 TASCOM RADIOT RONICS CIP 151625 PRIME BUILDER SDN.BHD CIP 151626 PRIME BUILDER SDN.BHD CIP 151627 PRIME BUILDER SDN.BHD CIP 151630 BALOMIN ENTER PRISE CIP 151646 PRIME BUILDER SDN.BHD CIP 151648 PRIME BUILDER SDN.BHD CIP 151650 PRIME BUILDER SDN.BHD PRIME BUILDER SDN.BHD CIP 151626 LEE TECH ELECTRICAL & ELECTRONIC SDN.BHD CIP 151624

Tanggunga/

Tanggungan

Perbelanjaan

Baki

dikenakan

belum

bersih

Masih

(dijelaskan)

selesai

Ada

217,000

217,000

1

2,000.00

2,000.00

-

215,000

2

2,500.00

4,500.00

-

212,500

3

10,000.00

14,500.00

-

202,500

4

10,000.00

24,500.00

-

192,500

5

10,000.00

34,500.00

-

182,500

6

2,000.00

36,500.00

-

180,500

7

10,000.00

46,500.00

-

170,500

8

10,000.00

56,500.00

-

160,500

9

10,000.00

66,500.00

-

150,500

4

001

10,000

(10,000.00)

56,500.00

10,000.00

150,500

1

002

2,000

(2,000.00)

54,500.00

12,000.00

150,500

Jadual 3.4 : Contoh Buku Vot Yang Telah Siap Diisi 65

3.1.6 Proses Menyediakan Bayaran Bonus

Selain menyedia dan menyelenggara buku vot PLB iaitu bahagian pentadbiran kewangan

juga

berperanan

untuk

menyediakan

bayaran

bonus

untuk

Jawatankuasa Kemajuan Kampung (JKKK) bagi Daerah Manjung. Menurut (Pn Noraini Hashim) iaitu Pembantu Tadbir Kewangan PLB proses yang berlaku semasa menyediakan bayaran bonus bagi (JKKK) ialah PLB terlebih dahulu perlu menerima senarai kehadiran mesyuarat bagi JKKK dari penghulu di setiap mukim. Setelah menerima senarai daripada penghulu disetiap mukim PLB akan menyemak semua senarai kehadiran beserta minit mesyuarat daripada JKKK. Kehadiran JKKK ke mesyuarat akan didaftarkan didalam buku kedatangan JKKK. Ini bertujuan untuk menggelakkan sebarang masalah berbangkit semasa proses pembayaran bonus kepada JKKK berlaku.

Seterusnya, PLB akan menerima surat daripada Pejabat Setausaha Kerajaan Negeri Perak yang meminta PLB untuk menyediakan, mengemukakan penyata baucer bayaran, kewangan 44 dan 48A, penyata tuntutan dan penyata ringkas yang telah disahkan oleh Pegawai Daerah atau Ketua Penolong Pegawai Daerah Pembangunan KPPD (P).

Selain itu, Pembantu Tadbir Kewangan juga perlu

menyediakan penyata tuntutan secara berasingan iaitu bagi pengerusi JKKK, setiausaha dan ahli JKKK yang lain.

Setelah semua dokumen telah

ditandatangani oleh KPPD (P) dokumen-dokumen tersebut akan dihantar semula ke Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak (PSUK), di Ipoh. 66

Menurut Pn Noraini Hashim lagi, apabila Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak menerima semua dokumen yang telah disahkan itu, PSUK akan meluluskan permohonan beserta cek elaun JKKK.

Setelah cek ditunaikan PLB akan

menghubungi pengerusi JKKK dan ketua kampung untuk memberitahu ahli JKKK yang lain supaya mengambil elaun mereka. Elaun akan di bank kan kedalam akaun ahli JKKK bagi memudahkan proses pengambilan dan ahli-ahli JKKK juga perlu menandatangani penyata tuntutan sebagai bukti telah menerima alaun daripada PLB.

Proses tuntutan pembayaran bonus JKKK ini akan mengambil

masa selama tiga minggu untuk diproses.

67

Terima senarai kehadiran mesyuarat JKKK dari Penghulu Mukim

Semak senarai kehadiran dan minit mesyuarat JKKK dan daftar senarai kehadiran dalam buku kedatangan 3 MINGGU Terima surat dari PSUK minta sediakan, kemukakan penyata baucer bayaran, kewangan 44 dan 48A, penyata tuntutan dan penyata ringkas yang disahkan

Sediakan tuntutan secara berasingan iaitu bagi pengerusi, setiausaha dan ahli JKKK

Terima semula daripada pegawai daerah dan kemukakan kepada PSUK, Ipoh

Terima cek elaun JKKK dari PSUK

Tunaikan cek dan hubungi pengerusi JKKK untuk beritahu ahli JKKK yang lain

INOVASI

Bank kan alaun dan tandatangan penyata tuntutan

Rajah 3.5 : Proses Aliran Pembayaran Bonus JKKK

68

3.2 Kesan-Kesan Inovasi Dalam Penyadbiran PLB Terdapat beberapa kesan inovasi yang telah dikenalpasti didalam proses pentadbiran PLB. Antara kesanya ialah : 3.2.1

Kesan Inovasi Ke Atas Proses Permohonan Dan Cadangan Projek

3.2.1.1 Meningkatkan dan melicinkan Proses Pentadbiran

Inovasi yang dapat dikesan dalam proses permohonan dan cadangan projek adalah setiap cadangan yang dikemukakan oleh penduduk kampung akan diserahkan

kepada

ketua

kampung,

ketua

kampung

pula

berperanan

menyerahkan semua senarai yang dicadangakan itu kepada penghulu di peringkat mukim. Setelah selesai pengutipan cadangan daripada ketua kampung, penghulu mukim akan menyerahkan senarai tersebut kepada pejabat daerah untuk menentukan projek yang perlu diberi keutamaan kepada penduduk didalam satu mesyuarat jawatankuasa.

Inovasi yang dapat dilihat adalah dahulunya proses

permohonan dan cadangan akan terus diserahkan kepada pejabat daerah unit pembangunan tetapi setelah wujudnya satu inovasi yang mana senarai projek akan diserahkan kepada wakil di setiap mukim.

Ini memudahkan proses

pentadbiran kerana penghulu dapat mengenalpasti masalah penduduk di kawasan jajahanya serta mengenalpasti tindakan yang boleh diambil bagi mempastikan penduduk dapat menikmati kehidupan yang lebih sempurna berbanding dahulu. Jesteru itu, secara tidak langsung hubungan yang erat antara pemimpin dan rakyat dapat dijanakan.

69

3.2.1.2 Memudah dan mempercepatkan Proses Kelulusan

Selain itu, inovasi yang dapat dikenalpasti didalam proses permohonan dan cadangan projek adalah apabila wujudnya satu jawatankuasa pemilihan projek. Setelah penghulu menyerahkan semua senarai permohonan dan cadangan projek, satu mesyuarat yang diketuai oleh pegawai daerah untuk sama-sama memilih permohonan dan cadangan yang perlu diberi keutamaan diadakan.

Tujuan

mesyuarat ini dibentuk adalah untuk memudahkan proses pemilihan sekaligus dapat mempercepatkan proses kelulusan projek Setelah pejabat daerah memilih permohonan dan cadangan, permohonan

itu akan diserahkan semula kepada

PPN untuk memutuskan projek yang akan dilaksanankan pada tahun hadapan. Disni PPN hanya akan memberi keutamaan kepada

projek yang melibatkan

kepentingan awam manakala projek yang tidak melibatkan kepentingan awam akan disimpan jika terdapat lebihan peruntukan. Jika permohonan itu diluluskan satu waran atau surat kuasa akan dikeluarkan untuk proses perlaksanaan. Proses meluluskan sesuatu permohonan dan cadangan ini mengambil masa hamper tiga bulan.

3.2.2 Kesan Inovasi Dalam Penyediaan Tender Dan Sebutharga 3.2.2.1 Mempercepatkan Pemilihan Kontraktor

Inovasi yang berkesan dapat melancarkan dan mempercepatkan perjalanan sesuatu urusan pekerjaan.

Oleh itu, inovasi yang terdapat dalam proses

penyediaan tender ialah dapat mempercepatkan pemilihan kontraktor. Ini kerana 70

menurut

(En

Zakri

Md

Yasin)iaitu

juruteknik

PLB,

pemilihan

dipercepatkan melalui mesyuarat jawatankuasa yang dibentuk.

kontraktor

Ini menurutnya

dahulu proses pemilihan kontraktor dipilih terus oleh orang atasan jawatankuasa tanpa melakukan mesyuarat pemilihan. Hal ini telah menyebabkan perasaan tidak puas hati dikalangan kontraktor kerana menganggap pemilihan dilakukan secara tidak adil.

Oleh itu, untuk menggelakkan perasaan tidak puas hati itu satu

mesyuarat jawatankuasa telah dibentuk bertujuan untuk proses pemilihan kontraktor yang benar-benar layak.

Pemilihan kontraktor dipilih berdasarkan

kepada beberapa kriteria iaitu nilai yang ditawarkan oleh kontraktor itu samada bersesuaian dengan peruntukan yang ada, senarai projek-projek yang pernah dilakukan oleh kontraktor berkenaan, tempoh yang dijangka boleh siap dan lainlain syarat yang ditetapkan oleh PLB. Cara yang digunakan oleh PLB dengan mengadakan mesyuarat untuk pemilihan kontraktor dianggap tidak lagi memberi kesan tidak adil kepada kontraktor.

3.2.3 Kesan Inovasi Dalam Proses Pengeluaran Indent Dan L.O 3.2.3.1 Mempercepatkan Proses Pengeluaran Indent

Inovasi yang dapat dilihat dalam proses pengeluaran indent ialah dapat mempercepatkan

proses

pebanguan negeri PPN.

mendapatkan

baucer

bayaran

daripada

pejabat

Apabila kontraktor berjaya menyiapkan projek dalam

masa yang ditetapkan proses pengeluaran indent juga akan dilakukan dengan cepat. Hal ini kerana, menurut (Pn Noraini Hashim) Pembantu Tadbir Kewangan indent hanya akan dikeluarkan oleh Pembantu Tadbir Kewangan PLB dan indent 71

ini dahulunya mengambil masa selama tiga hari berbanding sekarang yang hanya mengambil masa sehari untuk disediakan oleh pembantu tadbir. Ini kerana indent akan diberikan terus di pejabat PLB untuk kontraktor tandatangani berbanding dahulu yang mana kontraktor dibenarkan membawa pulang untuk tujuan melengkapkan segala dokumen sebelum diserahkan kepada KPPD (P) untuk ditandatangani. Jesterus, mempercepatkan proses mendapatkan baucer bayaran untuk proses tuntutan pembayaran.

3.2.4 Kesan Inovasi Dalam Proses Menyediakan Baucer Bayaran 3.2.4.1 Proses Pembayaran Dapat Dipercepatkan

Inovasi yang dapat dikesan didalam proses menyediakan baucer bayaran pula ialah proses pembayaran dapat dipercepatkan. Ini kerana, menurut (En Aziz Satar Mad Sarin) iaitu pembantu tadbir kewangan baucer bayaran dapat dipercepatkan kerana dahulunya pembayaran dibuat secara manual yang mana PLB terpaksa menunggu PPN menyerahkan baucer bayaran berbanding sekarang PLB boleh berurusan dengan PPN bagi mendapatkan baucer bayaran secara online. Selain itu, menurut En Aziz Satar Mad Sarin lagi dahulunya baucer bayaran bagi projek dibawah

nilai

RM10,000.00

memerlukan

dua

orang

pegawai

untuk

menandatangani baucer berbanding sekarang, hanya seorang pegawai diperlukan untuk menandatangani baucer. Hal ini juga dapat memudahkan kerja pembantu tadbir untuk mendapatkan tandatangan daripada pegawai.

72

3.2.5 Kesan Inovasi Dalam Proses Menyedia Dan Meyelenggara Buku Vot 3.2.5.1 Bertindak Sebagai Buku Akaun

Maklumat yang disimpan dengan cara yang selamat dan mudah dicari adalah satu langkah yang efektif. Kesan inovasi yang dapat dilihat dalam proses menyedia dan menyelenggara buku vot ialah bertindak sebagai sebuah buku yang menyimpan data berkaitan dengan akaun bagi peruntukan sesuatu projek. Selain menggunakan sisitem fail menurut (Pn Noraini Hashim), salah satu sisitem yang digunakan oleh PLB ialah buku vot. Penggunaan buku vot bertujuan memudahkan pembantu tadbir mencari maklumat serta merekodkan datat-data mengenai peruntukan bagi sesuatu projek. Disamping itu, buku vot ini mula dicatat setelah menerima peruntukan daripada Pejabat Oembangunan Negeri PPN oleh itu semua data yang dimasukkan adalah data yang terkini dan dapat memudahkan proses pencarian maklumat.

3.3

Masalah-Masalah Pentadbiran PLB

3.3.1 Peruntukkan Projek

Peruntukkan merupakan salah satu masalah yang dapat dikenalpasti di PLB. Hal ini kerana, apabila PLB kekurangan peruntukan samada dari kerajaan negeri mahupun kerajaan persekutuan sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan jayanya. Memandangkan kos binaan yang semakin meningkat dan peruntukan pula kurang kontraktor terpaksa menanggung kos tambahan. Ini kerana untuk mengelakkan kontraktor

daripada menanggung kerugian akibat kelewatan 73

menyiapkan sesuatu projek itu. Menurut En Zakri Md Yasin juruteknik PLB ada diantara kontraktor yang terpaksa meminimumkan kos pengeluaran bagi menyiapkan sesuatu projek.

Ini kerana, kontraktor bukan sahaja terpaksa

menanggung kos tambahan malah kos untuk peralatan dan teknologi juga terpaksa ditanggungnya.

3.3.2 Lesen Tamat Tempoh

Lesen kontraktor yang telah tamat tempoh merupakan masalah yang sering dialami oleh PLB dalam urusan yang melibatkan proses pembayaran.

Hal ini

kerana sebelum sesuatu proses bayaran dibuat kontraktor perlu mengikuti garis panduan yang telah ditetapkan oleh PLB iaitu kontraktor perlu mengisi dan melengkapkan borang tuntutan bersama pengesahan KPPD (P). Setelah lengkap mengisi borang satu baucer bayaran akan dikeluarkan oleh pembantu tadbir kewangan untuk diserahkan ke Pejabat Pejabat Pembangunan Negeri PPN. Kegagalan kontraktor memperbaharui lesen kontraktor menyebabkan kelewatan kepada proses pembayaran dan menganggu proses pembayaran bagi kontraktorkontraktor yang lain.

3.3.3 Kelewatan Menyiapkan Projek

Kegagalan

kontraktor

menyiapkan

projek

pada

masa

yang

ditetapkan

mengundang pelbagai masalah kepada pentadbiran PLB. Menurut (En Aziz Satar Mad Sarin), sepatutnya kontraktor yang gagal menyiapkan projek pada waktu yang 74

ditetapkan seharusnya perlu membuat surat lanjut tempoh di PLB supaya kontraktor tidak dikenankan sebarang tindakan seperti akan dikenankan denda per hari mengikut jumlah bayaran yang telah ditetapkan oleh PLB. Dan ada juga antara kontraktor yang gagal dihubungi oleh PLB atas kelewatan menyiapkan projek menyebabkan ada diantara kontraktor yang terpaksa diambil tindakan seperti denda.

Hal ini akan menyulitkan lagi keadaan sekaligus akan

melambatkan kerja-kerja pentadbiran PLB.

3.4 Lain-Lain Masalah

Selain masalah-masalah pentadbiran yang dinyatakan terdapat beberapa masalah lain yang dikenalpasti dalam pentadbiran PLB iaitu sistem fail yang kurang sisitematik, kaunter yang tidak dijaga dan tiada kotak aduan pelanggan.

3.4.1 Sistem Fail Kurang Sistematik

Sistem fail yang sitematik dapat membantu memudahkan proses pentadbiran di sesebuah organisasi. Apa yang dapat dilihat di PLB cara penyusunan fail masih lagi tidak bersistematik. Hal ini kerana fail projek yang diuruskan oleh kakitangan yang bertanggungjawab hanya diletakkan di atas meja kakitangan tersebut. Disamping itu fail projek ini juga tidak disusun mengikut nombor rujukan projek dan tahun.

Hal ini akan menyukarkan proses pencarian maklumat

jika terdapat

sebarang masalah berbangkit yang memerlukan fail itu dicari. Penyususnan yang sisitematik seperti disusun mengikut tahun dan nombor rujukan dapat membantu 75

mencari maklumat dengan mudah cepat walaupun tidak menggunakan sistem komputer.

3.4.2 Perkhidmatan Kaunter Pertanyaan

Kaunter pertanyaan adalah tempat bagi pelanggan untuk bertanya dan mendapatkan maklumat berkaitan sesuatu jabatan itu. Namun apa yang berlaku, di PLB tidak mempunyai kakitangan yang ditugaskan untuk menjaga kaunter pertanyaan. Pelanggan PLB biasanya adalah terdiri daripada kontraktor, penghulu mukim dan ketua-ketua kampung. Apabila mereka datang ke kaunter pertanyaan hanya kakitangan yang bertanggungjawab itu sahaja yang akan melayan tetamu itu.

Dan ada juga pelanggan yang terpaksa menunggu lama oleh kerana

kakitangan yang dicari itu tiada di pejabat. Hal ini memberikan imej dan tanggapan yang kurang baik terhadap pentadbiran serta kecekapan perkhidmatan oleh PLB.

3.4.3 Pengurusan Aduan Awam

Pengurusan Aduan Awam juga boleh dibuat melalui kotak aduan awam. Kotak aduan awam adalah kotak yang diletakkan dihadapan kaunter pertanyaan yang bertujuan untuk mendapat reaksi atau maklumbalas oleh pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi itu.

Namun apa yang

berlaku, PLB tidak menyediakan kotak aduan ini. Dengan adanya kotak aduan ini kakitangan di PLB bukan sahaja dapat memperbaiki kualiti perkhidmatan malah mampu meningkatkan produktiviti kerja melalui cadangan-cadangan atau teguran 76

yang dibuat oleh pelanggan yang berurusan dengan PLB. Ini sekaligus dapat mewujudkan satu inovasi jika kotak aduan ini diterima pakai sebagai satu langkah dalam mengatasi masalah seperti layanan kakitangan terhadap pelanggan serta keberkesanan tahap pentadbiran yang dijalankan oleh PLB.

3.5

Perkhidmatan Pentadbiran Bahagian Pembangunan PLB

3.5.1

Peranan PLB

Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah dan Tanah Manjung merupakan organisasi yang memainkan peranan penting didalam pentadbiran. Hal ini kerana PLB merupakan unit yang bertanggungjawab terhadap kerja-kerja seperti proses permohonan projek.

Permohonan yang dibuat perlu terlebih dahulu mendapat

kebenaran daripada Pejabat Pembangunan Negeri PPN.

PPN pula berhak

memberi peruntukan kepada mana-mana projek yang membawa banyak manfaat kepada orang awam.

Selain permohonan projek PLB juga bertanggungjawab untuk mengendalikan proses penyediaan tender dan sebutharga. Bagi projek sebutharga ianya bernilai sehingga RM200,000.00.

borang sebutharga ini biasanya dijual dengan harga

RM20.00 setiap satu di kaunter PLB dan sebutharga ini juga dijual kepada kontraktor bagi kelas F. PLB juga bertanggungjawab dalam pemilihan kontraktor yang mana satu jawatankuasa sebutharga dibentuk bertujuan untuk memilih kontraktor yang benar-benar layak seperti yang disyaratkan oleh PLB. 77

Selain itu, tanggungjawab terhadap proses yang melibatkan tuntutan bayaran oleh kontraktor dan bayaran bonus untuk Jawatankuasa Kemajuan Kampung JKKK bagi daerah manjung juga merupakan peranan yang dipikul oleh PLB. Ini kerana tuntutan bayaran dibuat apabila kontraktor selesai menyiapkan projek. Kelewatan kontraktor menyiapkan projek dalam tempoh yang ditetapkan akan menyebabkan kontraktor dikenakan tindakan seperti denda. Kontraktor yang telah menyiapkan projek tersebut akan diberikan baucer bayaran untuk membuat tuntutan bayaran di Pejabat Pembangunan Negeri PPN. Menurut En Aziz Mad Sarin apabila sampai ke tahap ini pembantu tadbir kewangan akan bertanggungjawab menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan proses pembayaran termasuk bayaran bonus untuk JKKK pada setiap bulan proses ini memakan masa selama tiga minggu.

3.5.2 Pandangan Kontraktor Terhadap Perkhidmatan PLB

Hasil temubual yang dibuat oleh pengkaji dengan lima orang kontraktor mendapati seramai tiga orang kontraktor menyatakan bahawa mereka tidak mempunyai sebarang masalah yang dihadapi sepanjang berurusan dengan PLB manakala dua orang lagi kontraktor berpendapat bahawa mereka mempunyai masalah sewaktu berurusan dengan PLB. Berdasarkan temubual yang dibuat dengan juruteknik En Zakri Md Yasin kontraktor yang mempunyai masalah sewaktu berurusan dengan PLB biasanya mereka yang tidak dapat dan tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh PLB iaitu dari segi kelewatan menyiapkan projek, PLB gagal

78

menghubungi kontraktor untuk mendapatkan surat lanjutan tempoh dan tidak mengikut sepenuhnya perincian kerja yang telah ditetapkan oleh PLB.

Selain itu, hasil temubual dengan kontraktor bersetuju pemantauan berkala oleh juruteknik ke tapak-tapak projek bagi memastikan kontraktor menjalankan kerjakerja pembinaan mengikut justifikasi yang telah ditetapkan oleh PLB.

Hal ini

kerana jika tiada pemantauan berkala dari PLB ada diantara kontraktor yang akan lewat menyiapkan projek seperti yang ditetapkan oleh PLB.

Disamping itu,

kontraktor juga bersetuju pengurusan aduan awam dan perkhidmatan pelanggan dibuat di PLB. Ini kerana apabila kontraktor ke sana mereka terpaksa menunggu lama untuk berjumpa dan berurusan dengan kakitangan di situ.

Walaupun terdapat masalah pentadbiran dan pengurusan yang tidak dapat dielakkan di PLB seperti tiada pengurusan aduan awam, perkhidmatan pelanggan dan sistem fail yang sistematik namun ianya tidak mendatangkan masalah yang besar dan kritikal.

Namun PLB masih dapat memuaskan hati pelanggannya

sewaktu berurusan. Hal ini boleh dijadikan contoh oleh organisasi lain di kompleks pentadbiran daerah manjung seperti Pejabat Pertanian atau Pejabat Kebajikan Masyarakat.

Oleh itu, PLB juga seharusnya berusaha dari masa ke semasa

mencari seberapa banyak alternatif secara berterusan bagi menangani masalah pentadbiran agar dapat meningkatkan kualiti kerja dan tahap kecekapan di masa akan datang.

79

3.6

Kesimpulan

Secara kesimpulannya, pentadbiran di PLB mempunyai beberapa proses yang perlu dilalui bagi memudahkan proses pentadbiran dijalankan. Walaupun proses ini telah dijalankan mengikut ketetapan namun ianya masih juga mendatangkan beberapa masalah yang tidak dapat dielakkan oleh PLB. Selain itu, walaupun terdapat inovasi didalam pentadbiran di PLB ini bagi meningkatkan kualiti dan tahap kecekapanya namun tanpa kerjasama dua hala dari pelanggan dan PLB ianya tidak akan berhasil. Oleh hal yang demikian segala cadangan yang ada itu perlu diikuti dan dipatuhi oleh kedua-dua pihak bagi meningkatkan kualiti dan tahap kecekapan dalam perkhidmatan dan pentadbiran PLB dimasa akan datang.

80

BAB 4 ANALISIS KES KAJIAN

4.0

Pendahuluan

Bab ini akan membincangkan hasil daripada penganalisaan kesemua data yang diperolehi oleh pengkaji melalui temubual yang dibuat. Jesteru itu, kajian yang dibuat adalah penting bagi membuktikan apa yang dikaji oleh pengkaji itu dipercayai.

Selain itu juga melalui kajian juga pengkaji dapat mengenalpasti

masalah disamping mencari jawapan kepada sesuatu persoalan ataupun penyelesaian untuk sesuatu masalah.

Oleh itu kajian ini bukanlah merupakan

pengumpulan maklumat, mengambil data atau penyusunan maklumat sematamata. Lantas kajian ini dibuat adalah untuk mengenalpasti proses pentadbiran serta masalah, implikasi dan cadangan.

Kajian juga dibuat adalah untuk

mengenalpasti tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan pentadbiran yang dijalankan oleh Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah Manjung dalam proses pentadbiran. Memandangkan pelanggan yang berurusan dengan PLB terdiri daripada kontraktor, seramai sepuluh orang kontraktor telah ditemubual bagi mendapatkan maklumbalas terhadap tahap kepuasan perkhidmatan PLB. Antara kontraktor-kontraktor yang telah ditemubual adalah Awamin Enterprise, Alamanda Enterprise, Bina Utuh Enterprise, Gugusan Bina Enterprise, Syarikat Serdang Setia, Yaqqin Enterprise, Mempanen Enterprise, Syarikat O.B.S, Satria juang Enterprise dan Zahriff Enterprise

81

4.1

Analisis Kes Kajian

Bahagian Pembangunan PLB Pejabat Daerah dan Tanah Manjung merupakan organisasi yang memainkan peranan penting didalam pentadbiran. Hal ini kerana PLB merupakan unit yang bertanggungjawab terhadap kerja-kerja seperti proses permohonan projek.

Permohonan yang dibuat perlu terlebih dahulu mendapat

kebenaran daripada Pejabat Pembangunan Negeri PPN.

PPN pula berhak

memberi peruntukan kepada mana-mana projek yang membawa banyak manfaat kepada orang awam. Selain permohonan projek PLB juga bertangguangjawab untuk mengendalikan proses penyediaan tender dan sebutharga. sebutharga ianya bernilai sehingga RM200,000.00.

Bagi projek

borang sebutharga ini

biasanya dijual dengan harga RM20.00 setiap satu di kaunter PLB dan sebutharga ini juga dijual kepada kontraktor bagi kelas F. PLB juga bertanggungjawab dalam pemilihan kontraktor yang mana satu jawatankuasa sebutharga dibentuk bertujuan untuk memilih kontraktor yang benar-benar layak seperti yang disyaratkan oleh PLB.

Selain itu, tanggungjawab terhadap proses yang melibatkan tuntutan bayaran oleh kontraktor dan bayaran bonus untuk Jawatankuasa Kemajuan Kampung JKKK bagi daerah manjung juga merupakan peranan yang dipikul oleh PLB. Ini kerana tuntutan bayaran dibuat apabila kontraktor selesai menyiapkan projek. Kelewatan kontraktor menyiapkan projek dalam tempoh yang ditetapkan akan menyebabkan kontraktor dikenakan tindakan seperti denda. Kontraktor yang telah menyiapkan projek tersebut akan diberikan baucer bayaran untuk membuat tuntutan bayaran di 82

Pejabat Pembangunan Negeri PPN. Menurut En Aziz Mad Sarin apabila sampai ke tahap ini pembantu tadbir kewangan akan bertanggungjawab menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan proses pembayaran termasuk bayaran bonus untuk JKKK pada setiap bulan proses ini memakan masa selama tiga minggu.

Hasil temubual yang dibuat oleh pengkaji dengan sepuluh orang kontraktor mendapati seramai tujuh orang kontraktor menyatakan bahawa mereka tidak mempunyai sebarang masalah yang dihadapai sepanjang berurusan dengan PLB manakala tiga orang lagi kontraktor berpendapat bahawa mereka mempunyai masalah sewaktu berurusan dengan PLB.

Berdasarkan temubual yang dibuat

dengan juruteknik En Zakri Md Yasin kontraktor yang mempunyai masalah sewaktu berurusan dengan PLB biasanya mereka yang tidak dapat dan tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh PLB iaitu dari segi kelewatan menyiapkan projek, PLB gagal menghubungi kontraktor untuk mendapatkan surat lanjutan tempoh dan tidak mengikut sepenuhnya perincian kerja yang telah ditetapkan oleh PLB.

Selain itu, hasil temubual dengan kontraktor bersetuju pemantauan berkala oleh juruteknik ke tapak-tapak projek bagi memastikan kontraktor menjalankan kerjakerja pembinaan mengikut justifikasi yang telah ditetapkan oleh PLB.

Hal ini

kerana jika tiada pemantauan berkala dari PLB ada diantara kontraktor yang akan lewat menyiapkan projek seperti yang ditetapkan oleh PLB.

Disamping itu,

kontraktor juga bersetuju pengurusan aduan awam dan perkhidmatan pelanggan

83

dibuat di PLB. Ini kerana apabila kontraktor kesana mereka terpaksa menunggu lama untuk berjumpa dan berurusan dengan kakitangan di situ.

Walaupun terdapat masalah pentadbiran dan pengurusan yang tidak dapat dielakkan di PLB seperti tiada pengurusan aduan awam, perkihmatan pelanggan dan sistem fail yang sistematik namun ianya tidak mendatangkan masalah yang besar dan kritikal.

Namun PLB masih dapat memuaskan hati pelangganya

sewaktu berurusan. Hal ini boleh dijadikan contoh oleh organisasi lain di kompleks pentadbiran daerah manjung seperti Pejabat Pertanian atau Pejabat Kebajikan Masyarakat.

Oleh itu, PLB juga seharusnya berusaha dari masa ke semasa

mencari seberapa banyak alternatif secara berterusan bagi menangani masalah pentadbiran agar dapat meningkatkan kualiti kerja dan tahap kecekapan di masa akan datang.

84

BAB 5 CADANGAN DAN KESIMPULAN

5.0

Pengenalan

Didalam bab ini pula pengkaji akan cuba merumuskan dapatan yang diperolehi daripada analisa kajian.

Pengkaji turut membentangkan kesimpulan dan

cadangan yang dirasakan relevan turut diketengahkan untuk membantu bahagian pembangunan PLB pejabat daerah manjung dalam mempertingkatkan lagi kualiti dan tahap kecekapannya didalam pentadbiran.

Diharap langkah-langkah yang

bakal diambil oleh yang terlibat akan dapat meningkatkan tahap kepuasan pelanggan khususnya kontraktor. Berdasarkan hasil kajian ini,beberapa cadangan dikemukakan seperti berikut untuk mempertingkat kecekapan pengurusan PLB.

5.1

Cadangan

Cadangan merupakan satu langkah alternatif yang digunakan bertujuan untuk menambahbaik lagi kualiti kerja dan tahap kecekapan sesuatu proses pentadbiran. Antara cadangan yang dicadangkan bagi memastikan usaha menangani isu dan masalah ini ialah :

85

5.2.1 Sentiasa Mengemaskini Sistem Fail Projek

Fail projek merupakan satu maklumat yang sangat penting kerana ianya mengandungi dokumen-dokumen sulit dan penting bagi sesuatu projek seperti invois, penyata kewangan, perincian kerja, indent kerja, sijil akuan kontraktor dan lain-lain dokumen. Selain itu, fail in juga boleh dijadikan sebagai bahan rujukan yang penting untuk masa-masa akan datang. Pengurusan sistem fail yang baik dapat menjamin keselamatan dokumen-dokumen ini.

Oleh itu, cadangan

membuat pengurusan sistem fail yang sistematik seperti menyusun fail mengikut nombor rujukan projek, tahun, peruntukan adalah langkah yang terbaik supaya memudahkan proses pencarian fail

apabila terdapat sebarang masalah

berbangkit.

5.1.2 Pemantauan Berkala

Pemantauan berkala ke tapak projek dapat mengurangkan penyelewengan kerja. Melalui temubual yang dibuat ada diantara kontraktor yang cuba mengambil kesempatan kerana tiada pantauan dibuat oleh juruteknik dari PLB.

Oleh hal

demikian cadangan pemantauan berkala dapat mengurangkan penyelewengan kerja. Ini kerana, jika adanya pemantauan dan lawatan mengejut oleh juruteknik, kontraktor akan menjalankan projek mengikut jadual yang telah ditetapkan disamping menggelak dari berlakunya projek-projek yang lewat siap dan tergendala. Disamping memantau juruteknik mestilah mencatat tahap kerja yang

86

telah dicapai oleh kontaraktor pada masa itu supaya kerja yang dibuat mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

5.1.3 Melaksanakan Pengurusan Aduan Awam

Pengurusan aduan awam adalah penting didalam sesebuah organisasi yang bertujuan untuk menilai tahap prestasi disesebuah organisasi. Ini kerana aduan yang dibuat oleh pelanggan akan digunakan untuk menambah baik kelemahan serta menggelakkan kekurangan penyampaian perkhidmatan yang berulang melalui cadangan dan kritikan yang membina oleh pelanggan yang datang semasa berurusan dengan PLB. Cadangan untuk melaksanakan pengurusan aduan awam merupakan satu alternatif baru yang masih belum ada di PLB. Oleh itu, dengan melaksanakan pengurusan aduan awam dapatlah sedikit sebanyak meningkatkan lagi kualiti kerja dan tahap kecekapan sistem pentadbiran di PLB.

5.1.4 Patuhi Peraturan Dan Etika Kerja

Etika dan peraturan kerja merupakan satu garispanduan yang perlu dipatuhi dalam mana-mana organisasi.

Peraturan

yang dibuat hendaklah diikut dan dipatuhi

supaya tidak menimbulkan sebarang masalah di masa akan datang. Misalnya kakitangan perlu mematuhi peraturan seperti datang, rehat dan pulang hendaklah seperti yang ditetapkan. Ini kerana, jika kakitangan PLB tiada di pejabat pada waktu bekerja dan ini akan menyukarkan pelanggan yang hendak berurusan dengan mereka.

Oleh itu, peraturan dan etika ini perlu dipatuhi agar dapat 87

mencerminkan imej dan kualiti serta menjadi contoh yang baik dari organisasi yang lain.

5.1.5 Mewujudkan Perkhidmatan Kaunter Pertanyaan

Kaunter pertanyaan merupakan elemen penting yang perlu ada di mana-mana organisasi bagi tujuan untuk mendapatkan info berkaitan sesebuah organisasi itu. Kaunter pertanyaan juga memudahkan pelanggan di PLB terutamanya kontraktor untuk berurusan. Memandangkan ketiadaan kakitangan yang ditugaskan untuk menjaga kaunter pertanyaan di PLB menyebabkan kontraktor menghadapi kesukaran untuk berurusan. Seringkali berlaku masalah seperti apabila kontraktor datang untuk berurusan mereka terpaksa menunggu sehingga ada kakitangan PLB datang ke kaunter untuk member layanan. Kebanyakkan pelanggan PLB adalah kontraktor yang seringkali berurusan dengan juruteknik.

jika juruteknik

tiada di pejabat kerana tugasan ke tapak projek ini akan menyukarkan kontraktor untuk berurusan dan mendapatkan maklumat.

Oleh itu petugas di kaunter

pertanyaan perlu ada bagi menggelakkan pelanggan berasa mudah marah kerana lambat memberikan layanan. Hal ini sekaligus akan mencerminkan baik buruknya imej dan kualiti pentadbiran PLB semasa memberikan layanan kepada pelangganya.

88

5.2

Kesimpulan

Kesimpulanya, secara keseluruhan hasil dan kesimpulan kajian yang diperolehi telah dapat membantu pengkaji menemui objektif khusus kajian ini . juga telah memahami beberapa proses penting yang boleh digunakan sewaktu berurusan dengan mereka. Disamping itu juga pengkaji telah dapat mengenalpasti tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan pentadbiran yang diberikan oleh PLB melalui beberapa temubual yang dibuat serta.

Dimana diharapkan proses

pentadbiran yang dibentuk oleh PLB diharap dapat menghasilkan kualiti kerja yang jauh lebih baik dan berkualiti dari sebelumnya.

89